Dom Higijena Metodologija za modeliranje poslovnih procesa preduzeća koje pruža usluge drumskog transporta u programu MS Visio na primjeru transportne kompanije EcoTrans doo.

Higijena

Metodologija za modeliranje poslovnih procesa preduzeća koje pruža usluge drumskog transporta u programu MS Visio na primjeru transportne kompanije EcoTrans doo.

Obuka se izvodi na personalnim računarima.

Kurs je posvećen opisivanju poslovnih procesa pomoću popularnog uređivača poslovne grafike Microsoft Visio. koji je jednostavan za učenje i istovremeno vam omogućava da brzo i efikasno kreirate poslovne modele.

Tokom obuke se pregledaju najčešće metodologije (notacije) za modeliranje poslovnih procesa koje podržava Visio i razvijaju se praktične vještine u izradi grafičkih dijagrama procesa u MS Visiou.

Program kursa je namenjen stručnjacima koji se bave opisom, analizom i optimizacijom poslovnih procesa.

Osnovne funkcije Microsoft Visio potrebne za crtanje dijagrama poslovnih procesa.
- Rad sa listovima grafikona. Korištenje skupova oblika. Rad sa uzorcima figura. Dodavanje oblika dijagramu. Crtanje dinamičkih linija povezivanja između oblika. Lijepljenje spojnih linija na oblike. Dinamičko i statičko lijepljenje. Podesite opcije hvatanja i lepljenja. Korištenje funkcije Auto Connect. Promjena veličine i položaja oblika. Promijenite veličinu i poziciju okvira za tekst oblika. Ručice oblika: odabir, rotacija, tekstualno polje, kontrola, tačka povezivanja. Formatiranje oblika. Kopiranje oblika i njihovog formata. Automatsko poravnavanje i postavljanje figura. Grupiranje oblika i njihovo kombiniranje u kontejnere. Skaliranje, promjena veličine i izgleda stranice dijagrama. Konfiguriranje parametara stranice grafikona i ispis.
Osnovna pravila za izradu dijagrama procesa.
- Izgradnja mreže procesa najvišeg nivoa. Proces dekompozicije. Određivanje ciljeva opisa procesa. Definiranje granica procesa: ulazi, izlazi, dobavljači i potrošači. Izrada procesnih dijagrama gornjeg i donjeg nivoa. Pravila za prikaz logike izvršenja procesa. Pravila za korištenje događaja i logičkih operatora. Prikaz odgovornih i izvršnih procesa.
Metodologije i standardi za opisivanje poslovnih procesa koje podržava Microsoft Visio.
- Najčešće korišćene metodologije i standardi (notacije) za opisivanje poslovnih procesa, podržani od strane softverskog proizvoda Microsoft Visio. IDEF0 dijagram procesa. Tipičan dijagram toka procesa. Dijagram toka procesa sa plivačkim stazama. ARIS VAC (Value Added Chain Diagram) procesni dijagram. ARIS EPC (Event driven Process Chain) dijagram procesa. BPMN (model i notacija poslovnog procesa) dijagram procesa. Komparativna analiza, prednosti, mane i područja primjene notacije. Prikazivanje ručnih i automatiziranih procesa na dijagramu. Postavljanje parametara vremena i troškova za procese, vremenskih i kvalitetnih zahtjeva i drugih potrebnih podataka.
MS Visio servis funkcionira kao primijenjen na zadatak opisivanja poslovnih procesa.
- Dekompozicija i instalacija hiperlinkova na ugniježđene dijagrame poslovnih procesa. Postavite i uredite zaštitu za oblike dijagrama. Postavite oblike grafikona za povezivanje s raznim vanjskim datotekama, dokumentima i resursima. Kreiranje i uređivanje atributa dijagramskih objekata. Dodavanje i uređivanje polja svojstava (atributa) za oblike. Kreiranje i uređivanje skupova oblika. Generisanje izveštaja na osnovu grafičkih grafikona. Generiranje HTML publikacije grafičkog dijagrama.

Vladimir Repin

CEO Vladimir Repin Management LLC

Član ABPMP Rusije

Menadžment Consultant

Poslovni trener

Kandidat tehničkih nauka

U članku se razmatraju pitanja odabira oznake za opisivanje procesa u svrhu naknadne regulacije. Upoređuju se najčešće korišćene notacije toka rada, kao što su: “Jednostavan dijagram toka” u MS Visio, “Procedura” u Business Studio, ARIS eEPC notacija i druge. Kada se porede notacije, glavni fokus je na kreiranju dijagrama procesa koji su jednostavni i razumljivi zaposlenima u organizaciji.

Za poslovne analitičare kompanija, teze o kojima se govori u članku predstavljaju ozbiljan razlog za razmišljanje o tome koliko su efikasni pristupi koje koriste u izradi grafičkih dijagrama organizacionih procesa.

Uvod

Jedan od najvažnijih ciljeva kreiranja grafičkih dijagrama procesa je njihova naknadna upotreba u regulatornim dokumentima organizacije. Ove šeme, po pravilu, koriste zaposleni koji nisu obučeni za složene notacije, nemaju veštine sistemske analize itd. Jednostavnost i jasnoća šema su im veoma bitne. Složene, zbunjujuće dijagrame koji sadrže mnogo različitih simbola ljudi slabo razumiju, što ih čini teškim za korištenje u praksi. Stoga je u praktične svrhe važno pravilno odabrati i koristiti notaciju (metodologiju) za opisivanje procesa. Koje kriterije treba koristiti za odabir takve notacije? Kako međusobno upoređivati različite notacije? Pogledajmo nekoliko primjera opisivanja poslovnog procesa koristeći popularne notacije i pokušajmo odgovoriti na ova pitanja.

Poređenje notacija

Za poređenje, odabrane su sljedeće oznake opisa procesa:

“Jednostavan dijagram toka” (prikazivanje kretanja dokumenata, korištenjem bloka “Rješenje”);
„Jednostavan blok dijagram“ (bez prikaza kretanja dokumenata, bez korištenja blokova „Rješenje“);
„Procedura“ sistema Business Studio (jedan od moguće opcije zastupanje);
ARIS eEPC.

Jednostavan i intuitivan proces odabran je kao testni slučaj. Rezultati opisa ovog procesa prikazani su na Sl. 1-4.

Rice. 1. Procesni dijagram u notaciji “Jednostavna dijagram toka” u MS Visio (sa kretanjem dokumenata, korištenjem bloka “Rješenje”)

U dijagramu predstavljenom na sl. 1, redoslijed procesnih operacija tokom vremena prikazan je debelim strelicama, a kretanje dokumenata je prikazano tankim tačkastim strelicama. Blokovi rješenja koriste se na klasičan način. Oni prikazuju informacije (pitanja) o kojima „zavisi“ dalji tok procesa. Ovaj pristup korištenju “dijamanata” je vrlo čest. Ali zapravo, cjelokupna logika donošenja odluka i formiranja određenih izlaza (dokumenata) treba da bude sadržana u operacijama procesa. Ako razmislite o tome, vrijednost (značenje) crtanja ovih “dijamanata” nije očigledna. Kakvi su to objekti: procesne operacije, događaji? Čini se da nije ni jedno ni drugo. To su prije operateri za donošenje odluke na osnovu nekog uslova. Ali mi razvijamo dijagram procesa za ljude, a ne pišemo kompjuterski program na posebnom jeziku. U kompjuterskom programu, „dijamant“ bi bio punopravna operacija za poređenje uslova itd. Ali dijagram procesa treba da prikazuje stvarne objekte – procese koje obavljaju ljudi, dokumenti, itd. informacioni sistemi itd. Razmislite da li je ispravno prikazati "dijamante" odvojeno od procesa procesa na dijagramu? Umjesto toga možete:

Opisati logiku donošenja odluka u obliku niza operacija na dijagramu procesa koji se razmatra;
Opišite logiku u obliku dijagrama koraka odgovarajućeg podprocesa, prelazeći na sljedeći nivo;
Opišite logiku u tekstu (u tekstualnim atributima operacije) i potom je prikažite u propisima o izvršavanju procesa.

Hajde da formulišemo „prednosti“ i „protiv“ metode korišćenja „dijamanata“ o kojoj je bilo reči (slika 1).

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (sa kretanjem dokumenta, korištenjem bloka "Rješenje")

Na sl. Slika 2 prikazuje primjer istog procesa, samo opisanog bez upotrebe blokova i dokumenata “Solution”. Lako je provjeriti da ovaj dijagram ima 24 grafička elementa manje od dijagrama na sl. 1. Šema Fig. 2 izgleda mnogo jednostavnije. Grafički elementi ne zasljepljuju oči, a sa stanovišta informativnog sadržaja, ovaj dijagram je prilično razumljiv i dostupan krajnjem korisniku. Ako za svaku procesnu operaciju u tekstu opišete zahtjeve za njenu implementaciju, onda kombinacijom tabelarnih i grafičkih oblika prikaza možete sasvim adekvatno opisati proceduru izvođenja procesa zaposlenima u kompaniji.

Rice. 2. Dijagram procesa u notaciji "Jednostavna dijagram toka" u MS Visio (bez pomicanja dokumenta, bez korištenja bloka "Rješenje")

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 2 su prikazane ispod.

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (bez pomicanja dokumenta, bez korištenja bloka "Rješenje")

Općenito, upotreba dijagrama u formatu sličnom onima prikazanim na Sl. 2 je pogodan i za programere i za zaposlene koji rade na ovim šemama.

Na sl. Slika 3 prikazuje dijagram procesa generiran u notaciji “Procedure” okruženja modeliranja Business Studio. Shema ima nekoliko karakteristika. Prvo, blokovi "Odluka" se koriste na nestandardan način - ne kao grafički element za prikaz pitanja i grananja, već kao punopravna procesna operacija povezana s donošenjem odluka. U Business Studio, „dijamant“ ima gotovo sve atribute punopravnog procesa, ali se ne može razložiti (možda će programeri sistema to omogućiti s vremenom). Upotreba „dijamanta“ (umjesto četverougla) čini dijagram vizualnijim. Istovremeno, možete unijeti bilo koju tekstualnu informaciju u atribute „dijamanta“: opis, početak, završetak, zahtjevi za rokove, itd.

Druga karakteristika dijagrama procesa prikazanog na Sl. 3, je primjena strelica. Da biste prikazali niz operacija, možete koristiti strelicu sa jednim vrhom — strelicom „prednost“. Možete koristiti dvosmjernu strelicu da prikažete kretanje dokumenta. Međutim, u Business Studio-u možete se snaći sa upotrebom samo jedne vrste strelica – strelica „prednost“. Istovremeno, potreban broj dokumenata koji su definisani u direktorijumu objekata aktivnosti može se povezati sa imenovanim strelicama.

Ovaj pristup omogućava:

Značajno smanjiti broj grafičkih elemenata na dijagramu procesa, a istovremeno;
U procesnim propisima prikazati potrebne informacije o ulaznim i odlaznim dokumentima.

Dakle, bez zatrpavanja dijagrama nepotrebnim elementima, ipak možemo u potpunosti opisati proces i učitati sve potrebne informacije u propise.

Činjenica da naziv strelice ne ovisi o dokumentima koji su uz nju priloženi omogućava nam da imenujemo strelice na dijagramu na najrazumljiviji i najprikladniji način za zaposlenike. Na primjer, skup određenih dokumenata može se povezati sa strelicom prioriteta „Pripremljen je skup izvještaja“. Naziv strelice u ovom slučaju ukazuje izvođaču na događaj koji je završio prethodnu operaciju pod nazivom „Generiraj izvještaj o naplati za taj dan“. (Imajte na umu da je u metodologiji kompanije STU strelica nakon operacije procesa entitet, a ne događaj. Nakon bloka „Odluke“ možete prikazati mogući rezultati rješenja).

Rice. 3. “Procedura” sistema Business Studio (opcija sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”)

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 3 su prikazane ispod.

“Procedura” sistema Business Studio (opcija sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”)

Kada koristite Business Studio, notacija procedure se može koristiti na malo drugačije načine. Autor članka je sklon pristupu prikazanom na sl. 3.

Na sl. Slika 4 prikazuje dijagram procesa koji se razmatra, razvijen u ARIS eEPC notaciji. Imajte na umu da se neke procesne operacije nisu uklapale u dijagram. Ovaj delimični dijagram jednostavnog procesa, napisan u ARIS eEPC notaciji, sadrži četiri logičke izjave i osam događaja! Osoba koja čita dijagram mora biti u stanju ispravno protumačiti sve ove logičke operatore. Bez posebne obuke i određenih vještina čitanja ovakvih dijagrama, malo je vjerovatno da će običan zaposlenik moći razumjeti logiku dotičnog procesa bez detaljnog opisa teksta ili pomoći kvalificiranog poslovnog analitičara.

Imajte na umu da dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji zauzima značajno mjesto više prostora nego dijagrami prikazani na sl. 1-3. Složenost formiranja takve sheme je također znatno veća.

Rice. 4. Procesni dijagram u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio)

Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio)

Općenito, ako nećete kupiti SAP R/3, onda odabir i korištenje ARIS eEPC notacije nije, sa stanovišta autora članka, optimalno rješenje. Vrijedi obratiti pažnju na vizualnije i intuitivnije zapise opisa procesa za izvođače. Međutim, nekima bi ARIS eEPC notacija mogla biti vizualnija i razumljivija. U određenoj mjeri, ovo je stvar ukusa.

Opis procesa za kasniju automatizaciju

Zanimljivo je razmotriti gornji primjer opisa poslovnog procesa ako je predstavljen u BPMN 2.0 notaciji. Ova notacija je namijenjena da opiše “izvršne” procese, tj. procese koje BPM sistem podržava.

Vaše mišljenje o korištenju BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, generalni direktor kompanije Business Console, dijeli:

„Na sl. Slika 5 prikazuje isti proces u BPMN notaciji. Kao što vidimo, ova figura je slična onoj na Sl. 1: u BPMN notaciji, zadaci su prikazani kao pravokutnici, viljuške kao dijamanti, a podaci kao ikona slična dokumentu. Kontrolni tokovi su pune linije, tokovi podataka su tačkasti.

Treba uzeti u obzir da ovaj dijagram uključuje samo mali dio BPMN notacije: samo jedna vrsta viljuške od 5 dostupna u paleti, jedna vrsta zadatka od 8. Osim šire palete, ovu notaciju odlikuje mogućnost modeliranja ne samo izoliranog toka posla, već i nekoliko procesa međusobno komuniciraju putem poruka ili podataka. Osim toga, ova notacija je stroža: ne definira samo ikone, već i pravila po kojima se one mogu međusobno kombinirati. Potreba za ovakvim pravilima diktirana je činjenicom da je BPMN notacija usmjerena ne samo na to da će je ljudi čitati, već i na direktno izvršenje posebnim softver— „motor“ BPM sistema.

U isto vrijeme, kao što pokazuje ovaj primjer, kada se koristi ograničeni podskup palete, BPMN se ispostavlja da nije ništa komplikovaniji od konvencionalnog dijagrama toka. Pa, za one koji žele profesionalno savladati BPMN, preporučujemo specijalizovanu obuku bpmntraining.ru.”

Rice. 5. Procesni dijagram u BPMN 2.0 notaciji

Životna praksa

Na sl. Slika 6 prikazuje fragment dijagrama procesa koji su razvili poslovni analitičari vrlo specifične kompanije u notaciji koju su izmislili. Dijagram je izgrađen na principima "Jednostavnog dijagrama toka" - blok "Rješenje" se koristi u svojoj klasičnoj verziji. Osim toga, dijagram prikazuje mnoge druge simbole koji se koriste na nestandardan način.

Rice. 6. Primjeri dijagrama procesa za jednu od kompanija

Prilikom formiranja dijagrama Sl. 6, poslovni analitičari su se očigledno „borili“ za jasnoću i maksimalnu razumljivost za prosječnog korisnika. Oni su nastojali da minimiziraju, ili čak eliminišu tekstualne komentare na dijagramima procesa. Izvođači su jednostavno odštampani dijagramom A3 formata, nakon čitanja koje je odmah postalo jasno: šta raditi, kako, koje dokumente koristiti itd.

Shema koja se razmatra nije, naravno, primjer jednostavnosti i jasnoće. Ali formiran je da prenese maksimalno korisne informacije onima koji su uključeni u proces.

zaključci

Dakle, očigledno je da prilikom opisivanja procesa treba težiti jednostavnosti i jasnoći za zaposlene.

Upotreba složenih, formaliziranih notacija pri opisivanju procesa dovodi do:

Poteškoće u korišćenju (tumačenju) dijagrama od strane običnih zaposlenih;
Nemogućnost (teškoće) organizovanja rada za opisivanje procesa od strane zaposlenih u odeljenjima koji nisu prošli posebnu obuku;
Značajno povećanje troškova rada poslovnih analitičara za formiranje šema;
Dodatne poteškoće pri dokumentovanju kola (veliki volumen, itd.).

Stoga ne biste trebali zatrpati dijagram procesa raznim grafičkim elementima. Ali ako ih koristite, bolje je da nose korisne informacije za zaposlene, a ne samo posljedica formalne primjene modeliranja notacija.

http://finexpert.ru/ - komunikacijsko okruženje za profesionalce http://bpm3.ru/ - procesi, projekti, efikasnost

Tokovi posla su važna i gotovo obavezna komponenta SharePoint portala, oni su osnova toka dokumenata i mnogih drugih poslovnih procesa. Nije iznenađujuće da postoje sistemi poput Nintexa koji pokušavaju da prošire i dopune mogućnosti standardnih tokova posla.

Iz svog iskustva sa Nintexom mogu to reći ovaj sistem nije bez svojih nedostataka: visoka cena, periodične greške, opšta sporost sistema (iako je to tipično za sav SharePoint) - sve me to tera da koristim standardni mehanizam toka posla. Međutim, Nintex ima važna prednost- vizualizacija dijagrama i trenutna drzava proces. Zahvaljujući tome, kreiranje tokova posla je pojednostavljeno, a mogu ih kreirati čak i ljudi koji su prilično daleko od programiranja (menadžeri sadržaja, poslovni analitičari itd.). SharePoint 2010 ima slična prilika Kreirajte tok posla na osnovu vizuelnog dijagrama koristeći Visio 2010 i SharePoint Designer 2010.

Kreirajte dijagram u Visio-u

Visio 2010 ima novi šablon - Microsoft SharePoint Workflow (prisutan samo u Premium izdanju Visio-a). Dijagram dobijen iz ovog šablona može se eksportovati u Designer za dalji rad.
Dakle, otvorite Visio i potražite predložak u kategoriji Dijagram toka.

Nakon otvaranja predloška, elementi dijagrama će se nalaziti s lijeve strane - uvjeti, radnje, početak i kraj (snimka ekrana prikazuje samo „brze“ radnje, općenito ih ima mnogo više):

Sada razmišljamo o logici poslovnog procesa i sastavljamo dijagram koristeći potrebne elemente. Na primjer, napravio sam jednostavan proces odobrenja poslovanja:

postoje 2 liste - “Primljeno” i “Odgovorni”
u listi „Odgovorni“ nalaze se kategorije zahtjeva (prijedlog/pitanje/žalba, itd.) i odgovarajuće odgovorne osobe
korisnik kreira stavku u prijemnom sandučetu i specificira kategoriju
tok posla pronalazi osobu odgovornu za ovu kategoriju i kreira zadatak za nju
odgovorna osoba reaguje na zadatak, a status zahteva u Inbox listi se menja

Naravno, teško je ovo shvatiti riječima, pa ću vam odmah dati gotov dijagram toka posla:

Nema ništa komplikovano u kreiranju dijagrama, samo treba da zamislite logiku poslovnog procesa. Oznake za elemente su prilično jasne, ikone sprečavaju zabunu. Nakon kreiranja, izvezite proces u datoteku za SharePoint Designer:

Vezivanje procesa za podatke u SharePoint Designeru

Otvorite Designer, povežite se na željenu lokaciju, idite u folder Workflows. Na traci kliknite na dugme „Uvezi iz Visio-a” i navedite datoteku sa sačuvanim dijagramom. Pišemo naziv toka posla i listu za koju ga povezujemo (u u ovom slučaju- „Dolaze“). Dizajner će sam generisati kod i komentare za njega, sve što treba da uradimo je da naznačimo polja iz kojih ćemo dobiti podatke (konkretno, u ovom slučaju, imao sam nekih manjih problema zbog korišćenja polja tipa Lookup, ali obično; sve je jednostavno):

Nakon što finalizirate tok posla, idite na postavke. Tu ukazujemo neophodno stanje pokretanje (pokreće se automatski kada se stavka kreira), a takođe označite opciju „Prikaži vizualizaciju toka posla na stranici sa statusom“ (potrebno je da aktivirate mogućnosti SharePoint Server Enterprise na kolekciji lokacija). Upravo to čini vrijednim kreiranje tokova posla u Visio-u. Sada idemo na stranicu, kreiramo bilo koju stavku u Inbox listi, idite na listu zadataka i dovršite zadatak, a zatim otvorite prozor statusa toka posla:

Dakle, vidimo prilično lijep dijagram toka posla, koji označava sve završene faze. Da je proces zaustavljen u bilo kojoj fazi (na primjer, čekao je naše odobrenje), to bi također bilo zabilježeno na dijagramu. Zahvaljujući tome, svaki korisnik će moći vidjeti u kojoj je fazi odobrenja njegov zahtjev.

Zaključak

Kao rezultat toga, navest ću pozitivne i negativne strane koristeći Visio za kreiranje tokova posla (po mom subjektivnom mišljenju).
Pros:

Lako se kreira, ne morate biti programer
Korisnik može lako vidjeti i razumjeti status zahtjeva

minusi:

Zahteva SharePoint Enterprise Server i Visio Premium

Kada se porede notacije, glavni fokus je na kreiranju dijagrama procesa koji su jednostavni i razumljivi zaposlenima u organizaciji.

Uvod

Jedan od najvažnijih ciljeva kreiranja grafičkih dijagrama procesa je njihova naknadna upotreba u regulatornim dokumentima organizacije. Po pravilu, ove šeme koriste zaposleni koji nisu obučeni za složene notacije, nemaju vještine analize sistema itd. Jednostavnost i jasnoća dijagrama im je veoma važna. Složene, zbunjujuće dijagrame koji sadrže mnogo različitih simbola ljudi slabo razumiju, što ih čini teškim za korištenje u praksi. Stoga je u praktične svrhe važno pravilno odabrati i koristiti notaciju (metodologiju) za opisivanje procesa. Koje kriterije treba koristiti za odabir takve notacije? Kako međusobno upoređivati različite notacije? Pogledajmo nekoliko popularnih oznaka i pokušajmo odgovoriti na ova pitanja.

Poređenje notacija

Za poređenje, odabrane su sljedeće oznake opisa procesa:

“Jednostavan dijagram toka” (prikazivanje kretanja dokumenata, korištenjem bloka “Rješenje”);
„Jednostavan blok dijagram“ (bez prikaza kretanja dokumenata, bez korištenja blokova „Rješenje“);
“Procedura” sistema Business Studio (jedna od mogućih opcija prezentacije);
ARIS eEPC.

Jednostavan i intuitivan proces odabran je kao testni slučaj. Rezultati opisa ovog procesa prikazani su na Sl. 1-4.

Rice. 1. Dijagram procesa u notaciji “Simple Flowchart” u MS Visio (sa kretanjem dokumenata, korištenjem bloka “Odluka”).

Na dijagramu Sl. 1. Redoslijed procesnih operacija tokom vremena prikazan je debelim strelicama, a kretanje dokumenata tankim tačkastim strelicama. Blokovi rješenja koriste se na klasičan način. Oni prikazuju informacije (pitanja) o kojima „zavisi“ dalji tok procesa. Ovaj pristup korištenju “dijamanata” je vrlo čest. Ali zapravo, cjelokupna logika donošenja odluka i formiranja određenih izlaza (dokumenata) treba da bude sadržana u operacijama procesa. Ako razmislite o tome, vrijednost (značenje) crtanja ovih “dijamanata” nije očigledna. Kakvi su to objekti: procesne operacije, događaji? Čini se da nije ni jedno ni drugo. To su prije operateri za donošenje odluke na osnovu nekog uslova. Ali mi razvijamo dijagram procesa za ljude, a ne pišemo kompjuterski program na posebnom jeziku. U kompjuterskom programu, "dijamant" bi bio punopravna operacija za poređenje uslova itd. Ali dijagram procesa treba da prikaže stvarne objekte - procese koje obavljaju ljudi, dokumente, informacione sisteme itd. Razmislite o tome: da li je ispravno prikazati "dijamante" odvojeno od procesa procesa na dijagramu? Umjesto toga možete:

a) opisati logiku donošenja odluka u obliku niza operacija na dijagramu procesa koji se razmatra;
b) opisati logiku u obliku dijagrama koraka odgovarajućeg podprocesa, prelazeći na niži nivo;
c) opisati logiku u tekstu (u tekstualnim atributima operacije) i potom je prikazati u propisima o izvršavanju procesa.

Hajde da formulišemo „prednosti“ i „protiv“ metode korišćenja „dijamanata“ o kojoj je bilo reči (slika 1).

"Jednostavan dijagram toka" u MS Visio (sa kretanjem dokumenta, korištenjem bloka "Rješenje")
"Pros"	"Minusi"
Vizualni prikaz “logike” odabira određenih izlaznih procesa. Fokusiranje pažnje izvođača na grananje tačke odluke/procesa u zavisnosti od uslova.	Premještanje logike odlučivanja “izvan” procesne operacije (netačno sa stanovišta formalne dekompozicije procesa). Nezgodno je dokumentovati proces (morate duplirati „rombe” sa tekstom kada kreirate tekstualni opis operacije). Procesni dijagram postaje preopterećen informacijama. „Dijamanti“ se često koriste previše formalno, bez stvarne potrebe.

Na sl. 2. prikazuje primjer istog procesa, samo opisanog bez upotrebe blokova i dokumenata “Solution”. Lako je provjeriti da ovaj dijagram ima 24 grafička elementa manje od dijagrama na sl. 1. Šema Fig. 2. izgleda mnogo jednostavnije. Grafički elementi ne zasljepljuju oči, a sa stanovišta informativnog sadržaja, ovaj dijagram je prilično razumljiv i dostupan krajnjem korisniku. Ako za svaku procesnu operaciju u tekstu opišete zahtjeve za njenu implementaciju, onda kombinacijom tabelarnih i grafičkih oblika prikaza možete sasvim adekvatno opisati proceduru izvođenja procesa zaposlenima u kompaniji.

Rice. 2. Dijagram procesa u notaciji “Jednostavna dijagram toka” u MS Visio (bez pomicanja dokumenta, bez korištenja bloka “Odluka”).

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 2. prikazani su ispod.

Općenito, upotreba dijagrama u formatu sličnom onima prikazanim na Sl. 2 je pogodan i za programere i za zaposlene koji rade na ovim šemama.

Na sl. 3. Prikazan je dijagram procesa, formiran u notaciji “Procedure” okruženja za modeliranje Business Studio. Shema ima nekoliko karakteristika. Prvo, blokovi "Odluka" se ne koriste na standardni način - ne kao grafički element za prikaz pitanja i grananja, već kao punopravna procesna operacija povezana s donošenjem odluka. U Business Studio, „dijamant“ ima gotovo sve atribute punopravnog procesa, ali se ne može razložiti (možda će programeri sistema to omogućiti s vremenom). Upotreba „dijamanta“ (umjesto četverougla) čini dijagram vizualnijim. Istovremeno, možete unijeti bilo koju tekstualnu informaciju u atribute "dijamanta": opis, početak, završetak, zahtjevi rokova itd.

Druga karakteristika dijagrama procesa prikazanog na Sl. 3., je upotreba strelica. Da biste prikazali niz operacija, možete koristiti strelicu sa jednim vrhom - strelicom „prednost“. Možete koristiti dvosmjernu strelicu da prikažete kretanje dokumenta. Ali u Business Studiju možete koristiti samo jednu vrstu strelica - strelice „prednost“. Istovremeno, potreban broj dokumenata koji su definisani u direktorijumu objekata aktivnosti može se povezati sa imenovanim strelicama. Ovaj pristup omogućava:

značajno smanjiti broj grafičkih elemenata u dijagramu procesa, a istovremeno:
prikazati u procesnim propisima potrebne informacije o ulaznim i odlaznim dokumentima.

Dakle, bez zatrpavanja dijagrama nepotrebnim elementima, ipak možemo u potpunosti opisati proces i učitati sve potrebne informacije u propise.

„Prednosti“ i „protiv“ grafičkog prikaza procesa u obliku prikazanom na Sl. 3. prikazani su ispod.

Rice. 3. “Procedura” sistema Business Studio (opcija sa netradicionalnom upotrebom blokova “Solution”).

Kada koristite Business Studio, notacija procedure se može koristiti na malo drugačije načine. Autor članka je sklon pristupu prikazanom na sl. 3.

Imajte na umu da dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji zauzima znatno više prostora od dijagrama prikazanih na Sl. 1-3. Složenost formiranja takve sheme je također znatno veća.

Rice. 4. Dijagram procesa u ARIS eEPC notaciji (ugrađen u Business Studio).

Opis procesa za kasniju automatizaciju

Zanimljivo je pogledati dotični dijagram procesa ako je opisan u BPMN 2.0 notaciji. Ova notacija ima za cilj da opiše "izvršne" procese, tj. procese koje podržava BPM sistem.

Vaše mišljenje o korištenju BPMN 2.0. dionica A.A. Belaichuk - generalni direktor kompanije "Business Console":

Na sl. Slika 5 prikazuje isti proces u BPMN notaciji. Kao što vidimo, ova slika je slična slici 1: u BPMN notaciji, zadaci su prikazani kao pravougaonici, viljuške kao rombovi, a podaci kao ikona slična dokumentu. Kontrolni tokovi su pune linije, tokovi podataka su tačkasti.

Treba uzeti u obzir da ovaj dijagram koristi samo mali dio BPMN notacije: samo jedan tip viljuške od 5 dostupnih u paleti, jedan tip zadatka od 8. Pored šire palete, ova notacija je odlikuje se sposobnošću modeliranja ne samo izolovanog toka posla, već i nekoliko procesa koji međusobno komuniciraju putem poruka ili podataka. Osim toga, ova notacija je stroža: ne definira samo ikone, već i pravila po kojima se one mogu međusobno kombinirati. Potreba za ovakvim pravilima diktirana je činjenicom da je BPMN notacija usmjerena ne samo na činjenicu da će je ljudi čitati, već i na direktno izvršavanje posebnim softverom - "motorom" BPM sistema.

Rice. 5. Procesni dijagram u BPMN 2.0 notaciji.

Životna praksa

Na sl. Slika 6 prikazuje fragment dijagrama procesa koji su razvili poslovni analitičari vrlo specifične kompanije u notaciji koju su izmislili. Dijagram je izgrađen na principima "jednostavnog blok dijagrama" - blok "rješenje" se koristi u svojoj klasičnoj verziji. Osim toga, dijagram prikazuje mnoge druge simbole koji se koriste na nestandardan način.

Prilikom formiranja dijagrama na sl. 6, poslovni analitičari su se očigledno „borili“ za jasnoću i maksimalnu razumljivost za prosječnog korisnika. Oni su nastojali da minimiziraju, ili čak eliminišu tekstualne komentare na dijagramima procesa. Izvođači su jednostavno odštampani dijagramom A3 formata, nakon čitanja koje je odmah postalo jasno: šta raditi, kako, koje dokumente koristiti itd.

Shema koja se razmatra nije, naravno, primjer jednostavnosti i jasnoće. Ali formiran je da prenese maksimalno korisne informacije onima koji su uključeni u proces.

zaključci

Dakle, očigledno je da prilikom opisivanja procesa treba težiti jednostavnosti i jasnoći za zaposlene.
Upotreba složenih, formaliziranih notacija pri opisivanju procesa dovodi do:

poteškoće u korišćenju (tumačenju) dijagrama od strane običnih zaposlenih;
nemogućnost (poteškoće) organizovanja rada za opisivanje procesa od strane zaposlenih u odjeljenjima koji nisu prošli posebnu obuku;
značajno povećanje troškova rada poslovnih analitičara za formiranje šema;
dodatne poteškoće pri dokumentovanju kola (veliki volumen, itd.);

Stoga ne biste trebali zatrpati dijagram procesa raznim grafičkim elementima. Ali čak i ako se koriste, bolje je da nose korisne informacije za zaposlene, a ne da budu samo posljedica formalne primjene modeliranja notacija.

, dr, vanredni profesor, izvršni direktor doo "", rukovodilac. Katedra za upravljanje poslovnim procesima Nacionalne obrazovne ustanove visokog stručnog obrazovanja „IEF „Synergy“, osnivač portala www.FineXpert.ru

- komunikacijsko okruženje za profesionalce

objavljeno u rubrici:

pronađite više članaka

Iz svog iskustva u radu sa Nintexom, mogu reći da ovaj sistem nije bez svojih nedostataka: visoka cijena, periodične greške, opšta sporost sistema (iako je to tipično za sav SharePoint) - sve me to tjera da koristim standardni mehanizam toka posla. . Međutim, Nintex ima važnu prednost – vizualizaciju dijagrama i trenutnog stanja procesa. Zahvaljujući tome, kreiranje tokova posla je pojednostavljeno, a mogu ih kreirati čak i ljudi koji su prilično daleko od programiranja (menadžeri sadržaja, poslovni analitičari itd.). SharePoint 2010 ima sličnu mogućnost kreiranja toka posla na osnovu vizuelnog dijagrama koristeći Visio 2010 i SharePoint Designer 2010.

Kreirajte dijagram u Visio-u

Nakon otvaranja predloška, elementi dijagrama će se nalaziti s lijeve strane - uvjeti, radnje, početak i kraj (snimka ekrana prikazuje samo „brze“ radnje, općenito ih ima mnogo više):

Sada razmišljamo o logici poslovnog procesa i sastavljamo dijagram koristeći potrebne elemente. Na primjer, napravio sam jednostavan proces odobrenja poslovanja:

postoje 2 liste - “Primljeno” i “Odgovorni”
u listi „Odgovorni“ nalaze se kategorije zahtjeva (prijedlog/pitanje/žalba, itd.) i odgovarajuće odgovorne osobe
korisnik kreira stavku u prijemnom sandučetu i specificira kategoriju
tok posla pronalazi osobu odgovornu za ovu kategoriju i kreira zadatak za nju
odgovorna osoba reaguje na zadatak, a status zahteva u Inbox listi se menja

Naravno, teško je ovo shvatiti riječima, pa ću vam odmah dati gotov dijagram toka posla:

Vezivanje procesa za podatke u SharePoint Designeru

Otvorite Designer, povežite se na željenu lokaciju, idite u folder Workflows. Na traci kliknite na dugme „Uvezi iz Visio-a” i navedite datoteku sa sačuvanim dijagramom. Pišemo naziv toka posla i listu za koju ga povezujemo (u ovom slučaju „Primljeno“). Dizajner će sam generisati kod i komentare za njega, sve što treba da uradimo je da naznačimo polja iz kojih ćemo dobiti podatke (konkretno, u ovom slučaju, imao sam nekih manjih problema zbog korišćenja polja tipa Lookup, ali obično; sve je jednostavno):

Nakon što finalizirate tok posla, idite na postavke. Tamo ukazujemo na neophodan uslov za pokretanje (pokreće se automatski kada se element kreira), a takođe označavamo opciju „Prikaži vizuelizaciju toka posla na stranici sa statusom“ (potrebno je da aktivirate mogućnosti SharePoint Server Enterprise na kolekciji lokacija). Upravo to čini vrijednim kreiranje tokova posla u Visio-u. Sada idemo na stranicu, kreiramo bilo koju stavku u Inbox listi, idite na listu zadataka i dovršite zadatak, a zatim otvorite prozor statusa toka posla: