Domov Potažený jazyk Jak správně psát obchodní dopisy? Druhy a struktura obchodního dopisu. Korespondence stran

Potažený jazyk

Jak správně psát obchodní dopisy? Druhy a struktura obchodního dopisu. Korespondence stran

Občanský zákoník Ruské federace ukládá daňovým inspektorům povinnost ověřit pravost informací obsažených v dokumentech předložených k registraci LLC. Mimo jiné musí zkontrolovat právní adresu zakládané organizace. Pro zjednodušení tohoto úkolu požadují zaměstnanci registračního úřadu od žadatele záruční list na adresu sídla.

Záruční list pro registraci LLC

Textem takového dopisu a podpisem se právnická nebo fyzická osoba zaručuje, že je připravena pronajmout nemovitost, kterou vlastní. legálně oblasti, jakmile LLC projde státní registrací. Pronajímatel se také zaručuje, že mu prostory ze zákona patří a uzavřením nájemní smlouvy neporušuje zájmy třetích osob. K dopisu je přiložena kopie osvědčení státní registrace vlastnictví.

Kancelářský prostor nemusí být kancelářským prostorem. Adresu výrobních prostor (skladu, dílny) je povoleno použít jako právní adresu, pokud je to jediné výkonná agentura LLC se tam skutečně může nacházet, pokud zajišťuje nerušený příjem korespondence zaslané do LLC. Pokud se žadatel pokusí zaregistrovat LLC v garáži, registrační orgán může mít nároky - bude muset být prokázána reálnost uspořádání kanceláře.

V případě „nákupu“ oficiální adresy byste měli být opatrní. Spolehněte se pouze na společnost s dobrou pověstí, jinak vám hrozí zamítnutí registrace. Vaše „kancelář“ se může ukázat jako místo hromadné registrace firem, ruiny nebo budova ve výstavbě, vojenská jednotka nebo kliniku. Stává se, že adresa jako taková neexistuje. Bylo by dobré vše zkontrolovat.

Pokud se adresa v osvědčení o vlastnictví a záručním listě mírně liší, v dokumentech pro registraci LLC uveďte adresu v dopise, protože bude uvedena v nájemní smlouvě.

Záruční list není mezi požadovanými dokumenty pro registraci LLC, ale jeho absence může vést k zamítnutí registrace. Neúspěšný majitel vlastní podnikání může hájit svůj případ u soudu, kde finanční úřady prokážou, že neměly možnost ověřit si správnost právní adresy. Plénum Nejvyššího rozhodčího soudu totiž absenci záruční listiny nepovažuje za důkaz nespolehlivosti právní adresy. Jakékoli soudní řízení je však nepříjemnou procedurou, a to ještě při prvním kroku k vlastnímu podnikání. Proto doporučujeme stáhnout si vzor záručního listu na právní adresu, připravit dokument a odeslat jej spolu s žádostí o registraci LLC.

Aktuální vzor záručního listu pro poskytnutí právní adresy naleznete na našich webových stránkách.

Záruční list nemusí být ověřen notářem. Stačí, když vlastník potvrdí skutečnost stávající dohody v telefonní rozhovor se zaměstnancem registračního úřadu.

Záruční list od právnické osoby

Co se týče obsahu dopisu, neexistuje jediný vzor záručního listu pro poskytnutí adresy. Můžete použít náš vzor, zachovat logiku dokumentu a nezapomenout uvést požadované informace, jako například:

v „záhlaví“ - podrobnosti o pronajímateli a název federální daňové služby, kde má být společnost registrována;
podrobná adresa, plocha pronajímaných prostor a jejich charakteristika - jak bude uvedeno v nájemní smlouvě;
jméno vedoucího vytvářené LLC a název jeho společnosti;
potvrzení o připravenosti převést prostory do užívání na základě nájemní smlouvy.

Pro registraci LLC není nutné uvádět datum v záručním listě. Můžete to uvést, ale na tom nezáleží - záruční list nemá datum vypršení platnosti.

Upozornění: v záručním listě majitel uvádí, že při registraci LLC uzavře s vedoucím LLC nájemní smlouvu, není však povinen tak učinit. Záručním listem stvrzuje, že nemá nic proti tomu, že na adrese nemovitosti, kterou vlastní, bude evidována konkrétní právnická osoba. V konečném důsledku je to, zda uzavřít dohodu nebo od této myšlenky upustit, svobodnou volbou vlastníka a záruční list pro něj není dekretem. Pokud tedy chcete mít jistotu, že metry čtvereční zůstanou vaše, sepište s pronajímatelem předběžnou dohodu.

To vše funguje v opačná strana: vedoucí LLC není povinen si na základě registrace společnosti pronajmout kancelář od osoby, která poskytla při registraci LLC záruční list k pronájmu. Pokud odmítnete předběžné dohody, budete muset změnu sídla oznámit správci daně. To se provádí ve tvaru P13001 nebo P14001. První se používá, pokud byla v listině uvedena adresa sídla, což znamená, že s její změnou bude muset být upraven text listiny. Druhá forma je vhodná pro ty LLC, jejichž charta neztrácí význam po změně právní adresy.

Záruční list na právní adresu od fyzické osoby

Pokud registrujete LLC na domácí adrese manažera, nebudete k registraci právní adresy potřebovat záruční list. V tomto případě bude vyžadován souhlas vlastníka areálu a případně dalších osob v něm registrovaných. Požadavky si ověřte u kontrolního úřadu, kde se plánujete zaregistrovat.

Záruční list na právní adresu od fyzické osoby je nezbytný v situaci, kdy vlastníkem prostor pronajatých organizaci je fyzická osoba. Je formátován podobně jako dopis od právnická osoba. Zde se již nebudou zobrazovat pouze údaje o společnosti. Pouze příjmení, jméno, patronymie občana, jeho souhlas s registrací takové a takové LLC na takové a takové adrese, ujištění, že je vlastníkem, že neporušuje zájmy státu a třetích osob uzavřením smlouvy. nájemní smlouva a tak dále.

Zajímavé je, že vlastník nebytového prostoru má právo vystavit si záruční list, pokud vystupuje jako zakladatel LLC a chce využívat prostory, které vlastní, jako právní adresu. Takový dopis je sepsán jako záruka za pronájem poskytnutá právnické osobě fyzickou osobou. Registrační orgán nebude zmaten tím, že se jméno vedoucího LLC a pronajímatele shoduje.

Kdokoli vystupuje jako pronajímatel, musí být připraven na kontaktování zaměstnancem registračního orgánu na kontaktní číslo uvedené v záručním listě. Tento normální postup, protože zaměstnanec, který přijal dokumenty pro registraci LLC, se musí ujistit, že poskytnuté informace jsou správné. Pokud pronajímatel není k dispozici nebo nereaguje, existuje šance, že LLC nebude registrována, protože záruční list je neplatný.

Záruční list k zaplacení (vzor), proč je dokument potřebný, jak jej správně sestavit, vzory sepsání záručního listu na zaplacení dluhu a provedení práce

Co je to záruční list, jak jej správně napsat, vzory psaní záručního listu. Záruční list je dokument, který potvrzuje úmysly jedné strany provést určité kroky ve prospěch druhé strany nebo například úmysl dodržet jakékoli podmínky ve vztahu k druhé straně. Kompetentně napsaný záruční list je klíčem k vaší důvěře v jeho provedení.

(kliknutím otevřete)

Záruční list - co to je?

Záruční list platby (vzor)- jedná se především o dokument obsahující záruku plnění závazků převzatých jednou stranou vůči druhé. Takovými povinnostmi může být poskytování jakýchkoli služeb, plnění odlišné typy práce, splácení dluhů a tak dále.

Nejběžnějším typem záručního listu je záruční list na úhradu dluhu.

Správně vypracovaný dokument je zárukou jeho realizace

Aby byl záruční list vypracován kompetentně a správně, měli byste dodržovat následující doporučení:

Vhodný styl psaní – při psaní dopisu je třeba se držet obchodní styl, protože záruční list je především dokument.
Účelnost a stručnost - neměli byste psát příliš mnoho, postačí stručně a výstižně uvést, co je potřeba.
Specifičnost - vylučte slova, která v sobě nesou nejistotu, vyplatí se formulovat věty jasně pomocí slov jako např. garantujeme, zavazujeme se.
Jistota a srozumitelnost – text záručního listu by měl být jasný a jednoduchý.
Pravopis a interpunkční chyby v dopise.

Záruční listy za právnickou osobu musí vždy obsahovat potřebné náležitosti a podpis jednatele.

Povinné údaje pro právnickou osobu:

Název organizace a její podrobnosti
Požadované kontaktní údaje
Podstata odvolání v dopise
datum podpisu
Razítko organizace, stejně jako podpis odpovědné osoby

Podrobnosti pro jednotlivce:

Údaje o pasu a adresa bydliště
Podstata odvolání v dopise
Podpis

Příprava dokumentu

Vzhledem k tomu, že zákon jasně nestanoví formulář pro sepsání záručního listu na zaplacení dluhu, potvrzení o provedení služeb a prací, o zaměstnání a dalších typech tohoto dopisu, je jeho psaní poměrně jednoduché.

Při psaní záručního listu stojí za to vzít v úvahu pouze to, že pokud je dopis sepsán jménem, musí být sepsán na hlavičkovém papíře právnické osoby a obsahovat potřebné údaje. Od jednotlivce může být sepsán záruční list v jakékoli písemné formě.

Ukázky sepisování záručních listů

Záruční list na zaplacení dluhu (dokument musí být vypracován na hlavičkovém papíře organizace, musí být podepsán hlavním účetním i manažerem a musí být opatřen pečetí společnosti).

V obchodních a občanských činnostech je často nutné kontaktovat úředníky.

Každá žádost musí být písemná. Oficiální dopisy jsou zasílány při nejrůznějších příležitostech. Může to být: požadavek na provedení platby, požadavek na poskytnutí produktů bez platby, nárok na splacení dluhu atd.

K oficiálním odvoláním speciální formuláře neplatí. Legislativa Ruská Federace předpokládá volné psaní. Ale kromě toho existují obecně uznávané normy. Jejich použití umožňuje aplikovat právní status na dopisy. Absence nezbytné podmínky a atributy nedovolují, aby byly považovány za oficiální korespondenci.

Proto se před formálním kontaktováním příjemce musíte seznámit s bezplatnými vzorky a příklady. Lze je získat pomocí odkazů pod touto publikací. Tento vysvětlující článek může posloužit jako dobrá pomůcka při psaní.

Struktura a atributy úředních dopisů

Úřední korespondence probíhá na listech formátu A4. Navíc pro firmy (právnické osoby) se používá firemní hlavičkový papír. Již předpokládá přítomnost registračních identifikačních informací.

Tento požadavek nevylučuje potřebu „čepice“. Píše se v pravém horním sektoru listu. Označuje jméno přijímající organizace a úředníka. Dále je možné do něj napsat název podniku, oddělení, manažera, odesílatele.

Naproti vlevo je místo pro vytváření odchozích/příchozích značek. Obsahují číslo, datum a město. V souladu s tím je odchozí nastaven odesílatelem a příchozí - příjemcem. Pro příjemce nutný požadavek je označení pozice a osoby registrující dokument.

Dále (níže) je samotný text. U některých písmen je možné napsat název (nepovinné). Pod textem musíte uvést celé jméno funkce oprávněné osoby, její příjmení, jméno, patronymii, kontaktní telefon, údaje o účinkujícím (pokud se předpokládá). Naproti těmto údajům je umístěn podpis oprávněné osoby. Tento podpis je ověřen razítkem vysílající organizace.

Řeč a způsob psaní dopisů

Vzhledem k tomu, že se uvažuje o oficiální korespondenci, předpokládá se, že řeč bude věcná. To znamená, že text by neměl obsahovat žádné literární výrazy (přirovnání, metafory, alegorie). Je třeba si uvědomit, že osoba, která zprávu obdržela, s největší pravděpodobností nemá dostatek času na čtení zbytečných literárních frází.

Struktura textu úřední dopis Obecně se přijímá následující: informační část je uvedena na začátku. Popisuje vztah mezi odesílatelem a příjemcem. Dále v textu je třeba popsat podstatu problému.

Popis musí být stručný a podložený konečnými daty, čísly a důkazy.

Poté je nutné navrhnout požadovaný vývoj událostí směřujících k vyřešení problému.

Níže je uveden standardní formulář a vzor úředního dopisu, jehož verzi si můžete zdarma stáhnout.

GOST 7.0.8-2013 „Systém norem pro informace, knihovny a publikování. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice“ sjednotil základní významy pojmů, které budeme dále používat:

destinace- údaje obsahující informace o příjemci dokumentu;
detaily dokumentu– prvek návrhu dokumentu.

Navíc je třeba věnovat pozornost novému termínu atribut, která se aktivně využívá při práci s elektronickou vědeckou a technickou dokumentací a je považována za povinné komponent rekvizity dokument. Pravidla pro registraci údajů o „adresátovi“ stanovená GOST R 6.30-2003 stanoví různé možnosti jeho design - v nich jsou hlavní atributy požadavku „adresáta“ formalizovány nebo jinak formalizovány.

A nakonec termín destinace je třeba odlišit od zastaralého konceptu adresát, která je nicméně uvedena v příloze Pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech (schválených nařízením vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477) ve smyslu autor, tj. odesílatel dokumentu(a především písmena).

Vzhledem k tomu, že korespondence obvykle zabírá více než 80 % toku dokumentů organizací, zvážíme pravidla pro registraci údajů „adresáta“ na příkladu oficiálních úředních dopisů, které jsou vypracovány v papírové podobě a zasílány příjemci především prostřednictvím pošta.

V procesu vedení korespondence by manažeři, zaměstnanci a služba správy záznamů organizace měli vzít v úvahu následující faktory:

technologický, což znamená, že organizace bude svůj dopis zasílat prostřednictvím pošt nebo služeb společností, které doručují korespondenci. Tyto společnosti a Ruská pošta jednají během procesu doručení jako nezávislé třetí strany. Při psaní dopisu je třeba vzít v úvahu, jak bude odeslán, zabalen, že pořadí a pořadí zápisu atributů poštovní adresy stanoví Pravidla poskytování poštovních služeb, která jsou schválena usneseními vlády Ruské federace a jsou pravidelně aktualizovány;
manažerské, protože Dopis může obsahovat:
- charakteristický manažerské rozhodnutí, návrh, zpráva nebo reklamace - může být adresována vyšší organizaci nebo rovnocennému partnerovi, klientovi;
- závazný příkaz nebo normativní právní úkon, který je zasílán podřízeným organizacím k provedení nebo informaci.
  To znamená, že účel vytvoření a obsah dokumentu, místo autorské organizace v systému managementu a vztah k příjemci dopisu ovlivňují design náležitosti „adresáta“. Kromě toho musí být dopis zaslán místu (organizace, úředník, specialista, strukturální jednotka), kde je pravomoc vyřešit problém uvedený v dokumentu, konečně a ve věci samé. Pokud máte k této organizaci více dotazů/návrhů, které spolu nesouvisí a jejichž řešení je v kompetenci různé osoby, pak je lepší napsat každému „konečnému příjemci“ samostatný dopis. A pokud nevíte, kdo bude pověřen prací na vašich otázkách, můžete je uvést v dopise adresovaném generální ředitel nebo jej adresujte obecně organizaci;
faktor etikety– nutnost dodržovat přijatá pravidla zdvořilosti s přihlédnutím ke konkrétní situaci obchodní komunikace, postavení a postavení adresáta (právnická nebo fyzická osoba, nadřízená nebo podřízená organizace, dopis je zasílán poprvé nebo stálému dopisovateli apod.).

Formulář dopisu organizace

Pro vedení korespondence téměř každá organizace vyvíjí a schvaluje svůj vlastní dopisní formulář. Složení jeho detailů a příklady provedení naleznete:

v GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“ (obrázky B.2 - B.4) a
Metodická doporučení pro vypracování pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválena. nařízením Rosarkhivu ze dne 23. prosince 2009 č. 76 (bod 3.3.1 s přílohami).
Organizace platí velká pozornost vytvoření formy dopisu a dokonce jeho zařazení do „firemního“ slohu, což je naprosto fér, protože je „tváří“ právnické osoby, tvoří obraz autora dopisu a jeho dojem. Ale nejde jen o kvalitu papíru a barvy barvy použité k výrobě formy. Ve formuláři je uveden úplný a zkrácený název organizace, organizační a právní forma a podřízenost. Nejdůležitější je zajistit, aby informace o autorovi, které jsou na nich uvedeny, byly správně formátovány, seznam všech způsobů, jak kontaktovat autora. v vnější prostředí to vyjadřuje známky stability, ochoty kontaktovat, otevřenosti a „dobré vůle“ organizace.

Umístění podrobností ve formuláři může být:

podélný(jako v příkladu 1) popř
roh:
- vycentrovaný(jako v příkladu 2) popř
- vlajka(atributy jsou umístěny ve stejné boční zóně, ale text každého řádku začíná od okraje levého okraje).

Podélné a rohové formuláře mají pro atribut „adresát“ odlišné umístění, je označeno oranžovou výplní (srovnej příklady 1 a 2).

Atributy atributu „addressee“.

Navíc odpověď na otázku „Kde?“, tzn. registraci atributu „poštovní adresa“ považuje GOST za nepovinnou. Pokud do toho zapadá, pak se jeho prvky zapisují v pořadí stanoveném Pravidly poskytování poštovních služeb (to je stanoveno Metodická doporučení o vypracování pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, příloha č. 11). Uvedení poštovní adresy na samotném dopise se stává pohodlným při použití obálky s okénkem, ve které budou viditelné všechny údaje o adresátovi (komu a kam je třeba dopis doručit), pak tyto informace nemusí být duplikovat na obálku ručně nebo nalepením „štítku“. Při velkých objemech korespondence tento přístup výrazně šetří čas i peníze.

Pokud je dopis adresovaný vládní agentura, orgán místní samospráva, nejvyšší orgán, vyšší organizace, pak se atribut „mailing address“ stále nevydává (je uveden pouze na obálce). Viz příklady 3 a 4.

Pokud je dopis odeslán prvnímu šéf této „nadřazené organizace“, pak je název organizace zahrnut do pozice, viz příklady 5 a 6. Pozice i celé jméno se zapisují v dativu.

Příklad 1

Sbalit show

Příklad 2

Sbalit show

Příklad 3

Sbalit show

Příklad 4

Sbalit show

Příklad 5

Sbalit show

Příklad 6

Sbalit show

Pokud dopis adresované třetí straně peer nebo downline organizaci, pak „adresát“ dopisu může obsahovat poštovní adresu, která je nejlépe oddělena od názvu organizace řádkováním 1,5–2 a začíná malým písmenem, jak předepisuje GOST R 6.30-2003 (například „ ulice“ nebo „pr.“):

Příklad 7

Sbalit show

Pokud je dopis adresovaný k manažerovi organizace, pak pozice obsahuje celý název organizace s uvedením organizační a právní formy:

Příklad 8

Sbalit show

Pokud je dopis adresován vedoucímu organizace, se kterou komunikace neprobíhá poprvé, je lepší neuvádět poštovní adresu.

Pokud je dopis adresovaný zástupce vedoucího nebo jiný oficiální(a ne první manažer), pak jsou povoleny možnosti (s přidáním poštovní adresy nebo bez něj) a měli byste věnovat pozornost velikosti písmen a řádkování. Oslovování úředníka se vždy provádí v dativním případě; pokud je název organizace oddělen od její pozice, pak se píše v nominativním případě:

Příklad 9

Sbalit show

Příklad 10

Sbalit show

Pokud je dopis adresovaný strukturální jednotka organizace, poté v atributu „adresát“ nejprve uveďte název organizace (zavedené zkratky jsou povoleny) a teprve poté - tuto strukturální jednotku v nominativním případě.

V příkladech 7, 10 a 11 je vhodné použít řádkování, aby se oddělily atributy atributu „adresát“, aby se urychlilo vnímání a izolace informací příjemcem, ale není to striktní požadavek.

Příklad 11

Sbalit show

Příklad 12

Sbalit show

Pokud je dopis adresován vedoucímu strukturální jednotky, pak je název organizace (v nominativním případě) zahrnut v atributu „adresát“ a název jednotky je součástí celého názvu pozice v dativní případ:

Příklad 13

Sbalit show

Stanovuje GOST R 6.30-2003 metoda zobecněného návrhu adresátů při zasílání dopisů několika homogenním organizacím nebo několik strukturální dělení jedna organizace. Tato metoda poskytuje:

na samotném dopise návrh zobecněného jména adresátů;
dodatečné sestavení samostatného seznamu pro poštovní dopisy, který obsahuje jejich konkrétní jména a poštovní adresy.

Příklad 14

Sbalit show

Příklad 15

Sbalit show

V článku „Vytváření obálek v MS Word“ se dozvíte, jak upravit adresu odesílatele, rychle vytvořit mnoho obálek podle dané šablony a seznamu adresátů, ozdobit je pozadím nebo designem (nápady na zdobení obálky pro 23. února a březen 8 je navrženo

Seznam adresátů nebo Seznam adresátů je generován vykonavatelem dopisu na základě klasifikátoru organizací a jejich adres, který se obvykle shromažďuje ve službě správy kanceláře v důsledku operací evidence dokumentů (v EDMS nebo v tabulkách Word, Excel). Na každé obálce, ve které je každá kopie dopisu zapečetěna, je uvedeno konkrétní jméno a adresa organizace v souladu se seznamem adresátů. Na základě tohoto seznamu lze tisk informací na obálky konfigurovat automaticky i prostřednictvím aplikace Word.

Nutno podotknout, že tento způsob obvykle používá vyšší organizace při zasílání dopisů svým podřízeným orgánům.

nicméně pokud nejsou více než 4 příjemci jednoho dopisu, pak jsou všichni příjemci zaregistrováni v dokumentu samotném, pak se obejdete bez seznamu adresátů (slovo „Kopírovat“ se neobjeví před 2., 3. a 4. příjemcem). Toto omezení počtu adresátů v jednom dopise je stanoveno GOST R 6.30-2003 a zdravým rozumem. V tomto případě je adresa napsána v pravém horním rohu jako seznam údajů o „adresátovi“ pro každý orgán/organizaci, ale všechny kopie takového dopisu jsou podepsány jako originály a každá kopie je zapečetěna v samostatné obálce. na které je vydána odpovídající konkrétní poštovní adresa.

Tento způsob adresování je vhodné použít, když potřebujete upozornit na porušení nebo významné události, a to především nadřízeným, dozorovým a regulačním orgánům. Všichni příjemci tak uvidí, komu dalšímu byl tento dopis zaslán.

Příklad 16

Sbalit show

Pokud je třeba zaslat dopis stejného obsahu (např. nabídkový dopis) více „nezávislým“ organizacím, pak je lepší vydat každý dopis ve stavu originálu, tzn. U každého uveďte jednotlivého adresáta. V čem registrační čísla tato písmena budou jiná.

Registrace údajů „adresáta“ při údržbě korespondence s Jednotlivci má své vlastní vlastnosti. Prvním atributem je příjmení v dativu, poté iniciály a poté poštovní adresa:

Příklad 17

Sbalit show

Při adresování dopisu úředníkovi s uvedením jeho postavení se píší iniciály před příjmení (viz příklady 9, 10, 13), protože hlavní identifikace příjemce je podle pracovní pozice. Při adresování dopisu soukromé osobě jsou uvedeny její iniciály za příjmení (příklad 17), neboť naše identifikace jako občana se provádí především příjmením. Při zápisu příjmení a iniciál se oddělují mezerou, iniciály se mezerou neoddělují, tzn. "I.I. Ivanov“, ale ne „já. I. Ivanov.“

Jak správně obchodní korespondence zkracovat dvojitá jména a dvojité patronymie adresáta, psané s pomlčkou, například Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Viz odpověď na otázku „Jak se správně v obchodní korespondenci zkracuje zdvojená jména a zdvojená prostřední jména adresáta psaná s pomlčkou? »

Aby nedošlo k chybám při oslovování, je nutné na webových stránkách organizací zjistit přesné poštovní adresy, celá jména a pracovní pozice manažerů a další informace, které pomohou nejlépe navázat komunikaci v první fázi vnímání dokumentů . Můžete se pokusit získat podobné informace od tajemníka nebo je získat z dokumentů obdržených od této organizace.

Zvláštní pozornost věnujte používání velkých a malých písmen v názvech organizací a pozic. Normy ruského jazyka navrhují psát pozici s malým (malým) písmenem, ale konkrétní vysoký post lze také psát s velké písmeno, je-li poskytnuta ustavující dokumenty a místní předpisy přijímající organizace. Věnujte pozornost těmto jemnostem.

Faktor etikety

Odvolání– konvenční fráze etikety, řečová formule, která vyjadřuje úctu a přátelský, zdvořilý postoj k adresátovi. Doporučuje se to ukončit vykřičník, zdůrazňující význam jak otázky, tak apelu na tuto osobu.

Nejčastěji kontaktováni křestním jménem a patronymem(Příklad 18), mnohem méně často - podle pozice(Příklad 20). Druhá možnost je striktně podnikatelského charakteru a využívá se při oslovování osoby zastávající vysokou úřední pozici ve státních a obecních orgánech nebo velké organizaci. Ještě méně často se stýkají podle příjmení bez iniciál(Příklad 19) - zdůrazňuje „vzdálenost“, formálnost vztahu mezi autorem a adresátem, typickou spíše pro korespondenci se soukromou osobou.

Příklad 18

Adresa křestním jménem a patronymem

Sbalit 20

Další způsob zvláště uctivého přístupu k adresátovi se projevuje v „rámci etikety“: "Milý..." – "S hlubokou úctou,", který se používá při oslovování výše postavené osoby (předseda představenstva, vedoucí vyššího orgánu nebo řídícího orgánu apod.), stejně jako v případě vydání blahopřání např. k výročí.

Odvolání "Drahý..." i v případě blahopřání adresátovi je třeba jej používat opatrně, protože V oficiálních vztazích je třeba stále udržovat určitý manažerský odstup.

Odvolání "Milý" je v současné době považováno za zastaralé, nadbytečné - neodpovídající normám moderního ruského obchodního stylu spisovný jazyk.

Postupně vznikala speciální manipulační pravidla při práci s výzvami občanů. V reakci na jejich dopisy "nejlepší postupy" vládní agentury a místní samosprávy doporučují následující řečové vzorce:

Příklad 22

Sbalit show

Ale bez ohledu na problém vznesený v odvolání občana, bez ohledu na situaci (konflikt, stížnost nebo odvolání v osobní záležitosti, poprvé nebo opakované atd.), univerzální formule apeluje na občany je adresován jménem a patronymem (jako v příkladu 18).

Obchodní organizace, když korespondují se zákazníky a zvažují jejich stížnosti, se mohou řídit stejnými doporučeními.

Jak napsat obchodní dopis, který se neztratí v „informačním smetí“ a bude přečten? Pravidla, doporučení, příklady

Slovo je přístupný obchodní nástroj. V obchodním světě je nemožné najít člověka, který ve své práci nepoužívá slova.

Moderní podnikání se postupně mění v korespondenční podnikání. Pomocí dopisů – elektronických nebo klasických – probíhá komunikace s klienty, obchodními partnery a zaměstnavateli. Dopis staví autora buď jako profesionála, nebo jako osobu, se kterou byste neměli pokračovat ve vztahu.

Profesionál musí umět psát

To je jasné
účinně
vážně
Zajímavý

A nikdy není pozdě se to naučit. Začněme od základů: pochopte rozdíl mezi obchodním a běžným psaním.

Jak se služební dopis liší od běžného dopisu? Specifika obchodního dopisu

Dopis je krátký text o jedné nebo dvou stranách, jehož účelem je předat adresátovi informaci o něčem.

Povaha informace a vztah mezi odesílatelem a příjemcem dopisu rozdělují korespondenci na

obchodní (formální)
osobní (neformální)

Pro obchodní dopis charakteristický:

stručnost
přesnost
uvažování a logika
informační obsah
hodnotící a emoční neutralita
standardizace:
používají se úřední formuláře
používají se ustálené figury řeči, speciální úřednické termíny a konstrukce
počet témat - 1-2
cílení
jasně definovaný řetězec příkazů (pokud je to nutné)

Jaké typy obchodních dopisů existují?

Určuje druh obchodního dopisu

1. Účel jeho psaní

Komerční účely

Chcete uzavřít obchod a navrhnout jeho konkrétní podmínky – sepište nabídkový dopis (nabídku) pro adresáta

Pokud jste se nerozhodli o podmínkách transakce, které jsou pro vás přijatelné, zašlete žádost
Chcete svého příjemce informovat o porušení smluvních povinností z jeho strany? Napište reklamační dopis (stížnost)

Neziskové účely

Poděkujte v děkovném dopise
Potvrďte své závazky záručním listem a svůj souhlas potvrzovacím listem
Pište newslettery, pokud si myslíte, že vaše informace budou pro příjemce zajímavé
Připomeňte si důležité dohody, závazky, pokuty pomocí upomínek
Blahopřejte v dopisech s blahopřáním, požádejte v dopisech s žádostí, kondolujte v kondolenčních dopisech
Pokud potřebujete poslat důležité dokumenty nebo materiální aktiva, nezapomeňte si připravit průvodní dopis pro váš náklad

2. Příjemce

Pokud dopis adresujete více příjemcům najednou, pak píšete okružní dopis

Váš dopis se může dotýkat několika témat současně, díky čemuž je automaticky mnohostranný

4. Struktura

Regulovaná písmena zahrnují sestavení textové části dopisu podle určitého vzoru, zatímco neregulovaná písmena mají volnou formu prezentace

5. Forma odjezdu

v obálce
elektronický
faxem

Struktura obchodního dopisu: úvod, tělo, závěr

Struktura standardního obchodního dopisu vyžaduje pečlivější zvážení.

Správně naformátovaný dopis musí vyhovovat následující schéma:

Podívejme se blíže na některé body schématu:

1. Nadpis

Typicky toto je souhrn dopisová témata.

Důležité: Pokud chcete, aby si příjemce váš dopis přečetl, napište název správně.

Nejsou vloženy žádné hlavičky obchodní korespondence typické pro začátečníky, kteří nemají základní dovednosti v oblasti obchodní korespondence.

2. Odvolání

má tradiční tvar "Drahý"
velkými písmeny uprostřed řádku

Důležité: Používání zkratek je zakázáno!

3.Preambule

seznamuje adresáta s hlavní myšlenkou dopisu
připraví adresáta na správné vnímání následných informací obsažených v dopise

4. Hlavní část textu zdůvodňuje klíčovou myšlenku uvedenou v preambuli

V této části dopisu

jasně uvádíte podstatu návrhu/odvolání
uveďte argumenty: fakta, čísla, další specifika k tématu dopisu. názor odborníka, vlastní pozitivní/negativní zkušenost

Pro snazší odůvodnění můžete použít následující schéma:

Důležité: Poslední odstavec by měl obsahovat frázi označující konkrétní krok nebo očekávaný výsledek a vybízet adresáta k akci

5. Na závěr:

6. V okně „Podpis“ musí být uvedeny informace o adresátovi:

pracovní pozice

Jak neudělat chybu při výběru stylu psaní?

V obchodní korespondenci musíte neustále volit styl psaní a tón komunikace s adresátem. Jak suché, formální, nebo naopak jak živé, vřelé a lidské by mělo být vaše sdělení?

Osobní styl v obchodní korespondenci zdůrazňuje individuální vlastnosti osoby, která dopis píše
Při použití formálního stylu jsou prezentována fakta a na jejich základě jsou vyvozovány příslušné závěry.
Osobní styl zahrnuje komunikaci mezi autorem dopisu a adresátem za stejných podmínek
Formální styl demonstruje jasný řetězec velení a sílu, se kterou je čtenář dopisu nucen počítat.

Chcete-li zvolit správný styl komunikace v obchodním dopise, zvažte:

v jakých váhových kategoriích jste vy a váš příjemce?
chcete vyjednávat přátelsky nebo vyvíjet tlak z pozice síly

Jak se držet zvoleného stylu?

Osobní styl

Přítomnost osobních zájmen: já, my, ty
Například: Omlouvám se vám a upřímně doufám, že se podobné chyby již nebudou opakovat.
Přímá odvolání a žádosti
Například: Nenechávejte prosím osobní věci bez dozoru
Použití emocionálních hodnotících výrazů: hvězdné mládí, ohlušující selhání

Formální styl

Nahrazení osobních zájmen abstraktními podstatnými jmény
Například: Správa kina se upřímně omlouvá za změnu programu večerních představení
Nahrazení osobních žádostí a žádostí prohlášeními
Například: Nenechávejte prosím osobní věci bez dozoru
Používání běžného klerikalismu: Upozorňuji, vzhledem k tomu, že

Formální styl se absolutně nehodí, pokud píšete děkovný nebo kondolenční dopis, tedy takové obchodní dopisy, ve kterých potřebujete vyjádřit city. V situaci, kdy píšete žádost nebo nabídkový dopis, je také lepší držet se osobního stylu.

Co je to reklamační dopis a jak jej napsat? Jak se liší od jiných typů dopisů?

Důležité: Při psaní dopisu zaměřte pozornost adresáta na přesně to, co od něj očekáváte. Uveďte také konkrétní termíny pro realizaci vámi stanovených úkolů.

Vzor reklamačního dopisu vám pomůže správně jej sestavit:

Co je dopis s odpovědí a jak jej napsat?

Existují dva typy dopisů s doporučením:

dopis o odmítnutí
dopis s kladnou odpovědí

Skládání obou typů písmen má dva hlavní pravidla(za předpokladu, že byl podnětný dopis vypracován správně):
1. Dopis s odpovědí zachovává slovní zásobu a řečové vzorce iniciativního dopisu
2. Text odpovědi by neměl obsahovat informace o

datum sepsání iniciativního dopisu
jeho registrační číslo

Níže je uveden příklad přátelského a správného dopisu o odmítnutí:

Odmítnutí však nemusí být vždy měkké. Jsou situace, kdy je nutný tvrdý a přísný komunikační styl. Níže je uvedena šablona zamítacích dopisů pro všechny příležitosti, od tvrdých po měkké:

Informační dopis: jeho rozdíl od dopisů s odpovědí a dopisů se stížnostmi

Informační dopis je multifunkční:

zprávy (například o změnách cen v cenících)
oznamuje (o znovuzvolení členů představenstva)
oznamuje (o odeslání zboží)
prohlašuje (o úmyslech)
potvrzuje (převzetí zboží)
připomíná (splnění závazků převzatých ze smlouvy)
inzeruje a informuje (o společnosti obecně, o zboží/službách zejména)

Možná nejvíc aktuální problém Dnes je otázkou, jak správně sestavit reklamní a informační dopis.

1. Nedostatek struktury
2. Přítomnost slangu nebo neformálního jazyka v textu dopisu
3. Nedbalý design
4. Množství pravopisných, syntaktických, stylistických chyb
5. Nedostatek spolehlivých faktů a objektivních informací v dopise
6. Porušení základních pravidel zdvořilosti (zejména u stížností)
7. Používání těžkopádných a nejasných vět v textu
8. Nedostatek logiky v prezentaci látky
9. Nedostatek vysvětlení zkratek
10. Celková neostrost textu, pokud je sestavován bez cíle

Co dalšího potřebujete vědět o obchodních dopisech?

1. Pro moderní obchodní korespondenci se používá metoda blokové struktury skládání textu.
Tato metoda šetří čas a zachovává celkový styl veškeré obchodní dokumentace. Charakteristický metoda - otevřená interpunkce nebo absence teček/čárek (například při vytváření seznamů)

2. Pro nadpis dopisu lze použít bezpatkové písmo (například Arial). Takové písmo je na podvědomé úrovni vnímáno jako stabilní a pevné.

3. V hlavním textu by měly být použity patkové fonty (Times News Roman). Patky usnadňují vašim očím pohyb od písmene k písmenu, takže čtení je rychlejší.