पत्रकारिता में पत्राचार क्या है: समाचार पत्रों से उदाहरण। व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार

इसमें हम जिस पत्राचार पर चर्चा करेंगे पाठ्यक्रम कार्य, किसी उद्यम में सूचना प्रसारित करने का एक साधन है। संक्षेप में यह अध्याय बताता है सामान्य सिद्धांतशब्द "व्यावसायिक पत्राचार" या "आधिकारिक पत्राचार"।

आधिकारिक पत्राचार विभिन्न प्रकार के, जो एक संगठन, दूसरे संगठन की संस्था, संस्था की ओर से भेजा जाता है, हालांकि इसे एक अधिकारी को संबोधित किया जा सकता है, और एक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जा सकता है, जो व्यावसायिक पत्राचार का प्रतिनिधित्व करता है।

व्यावसायिक पत्राचार में एक रिपोर्ट, रिपोर्ट, प्रमाणपत्र, सारांश, आधिकारिक या शामिल हो सकता है कवर पत्रवगैरह। उनकी किस्में:

· एक पूछताछ

· अनुस्मारक पत्र

· अनुरोध

· सूचना

· तार

· टेलीफोन संदेश

एक व्यावसायिक पत्र संगठनों और संस्थानों की गतिविधियों में सूचना के आदान-प्रदान और विभिन्न प्रक्रियाओं के परिचालन प्रबंधन के साधनों में से एक है।

लिखित की सारी विविधता के साथ व्यावसायिक संपर्कइसका आरंभकर्ता निर्णय लेता है विशिष्ट कार्य. कई वर्षों के अभ्यास से व्यावसायिक पत्राचारभाषा मॉडल विकसित किए गए जिससे आधिकारिक संदेश के उद्देश्यों, कारणों और लक्ष्यों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करना संभव हो गया।

कार्यात्मक प्रभाव के अनुसार पत्राचार के प्रकार और विभाजन तालिका 1 में प्रस्तुत किए गए हैं।

तालिका 1. इसकी कार्यप्रणाली द्वारा पत्राचार का वितरण

व्यापार पत्राचार समारोह	व्यावसायिक पत्राचार का प्रकार
सूचना	Ш सेवा नोट Ш कवर लेटर Ш पत्र संदेश
प्रलोभन	Ш आदेश Ш नोट
किसी चीज़ को कानूनी दर्जा देना	Ш समझौता Ш पावर ऑफ अटॉर्नी
रिश्तों को शुरू करना और बनाए रखना	Ш मदद Ш गारंटी पत्र Ш संदर्भ पत्र Ш निमंत्रण पत्र
चेतावनी, मांग, इनकार की अभिव्यक्ति	Ш अनुस्मारक पत्र Ш प्रतिक्रिया पत्र

पत्राचार के पंजीकरण और लेखांकन के प्रकार

उद्यम में आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार की रिकॉर्डिंग के संगठन के दौरान, यह प्रक्रिया बदल गई, तकनीकी प्रगति के अनुसार विकसित हुई और अंततः वह रूप ले लिया जो प्रत्येक पीसी उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध है - संदर्भ सूचना प्रणाली या स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन लॉग। लेकिन इन स्वचालित प्रणालियों का अध्ययन शुरू करने के लिए, आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के पंजीकरण और लेखांकन के अन्य तरीकों से परिचित होना और इस प्रक्रिया के विकास के चरणों का पता लगाना आवश्यक है।

आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के पंजीकरण और लेखांकन के तरीके:

1. कागजी विधि.

एक नियम के रूप में, इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के बारे में सभी जानकारी कागज पर मैन्युअल रूप से दर्ज की जाती है (विशेष रूप से निर्दिष्ट फॉर्म और फॉर्म)। प्रेषक/प्राप्तकर्ता का नाम (संगठन का नाम) और पता, तिथि, नामकरण और क्रमांक अंकित हैं। फ़ायदा यह विधिइसकी सस्तीता और सरलता में निहित है, लेकिन यदि एक वर्ष में 20 से अधिक पंजीकरण भी होते हैं, तो किसी विशेष पंजीकरण के बारे में आवश्यक जानकारी की खोज कहीं अधिक जटिल हो जाती है। आपको कागज की टूट-फूट, उसकी शेल्फ लाइफ और अभिलेखागार में दस्तावेज़ रिकॉर्ड के रखरखाव को भी ध्यान में रखना चाहिए।

2. इलेक्ट्रॉनिक मैनुअल विधि.

कागज विधि के अनुरूप, केवल इतना अंतर है कि कागज के स्थान पर इनका उपयोग किया जाता है शब्द दस्तावेज़या एक्सेल. स्प्रेडशीट और फॉर्म भरे जाते हैं और रिपोर्टिंग की जाती है। यह तरीका महंगा भी नहीं है, हल्का और उपयोग में आसान है, लेकिन इसके नुकसान भी हैं। एक रिपोर्टिंग कर्मचारी को बुनियादी कंप्यूटर ज्ञान की आवश्यकता होती है। इस पद्धति में कोई डेटा बैकअप नहीं है और, फिर से, आवश्यक जानकारी ढूंढना मुश्किल हो सकता है। इसके अलावा, यदि कोई पीसी या सॉफ़्टवेयर विफल हो जाता है, तो सूचना संग्रह खो सकता है या मरम्मत से परे क्षतिग्रस्त हो सकता है; बैकअप प्रतियों को नियमित रूप से अद्यतन किया जाना चाहिए और इसकी भी अपनी असुविधाएँ हैं।

3. इलेक्ट्रॉनिक स्वचालित विधि.

ये इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ (EDMS) हैं, जो दस्तावेज़ों (पत्राचार) को दर्ज करने, संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने और संपूर्ण तकनीकी प्रक्रिया को प्रदर्शित करने पर केंद्रित हैं। जीवन चक्रदस्तावेज़। इन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों को इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के स्वचालित पंजीकरण के लिए लॉग भी कहा जाता है। ये प्रणालियाँ संपूर्ण उद्यम के जीवन को मौलिक रूप से सरल बनाती हैं, क्योंकि सभी पत्राचार का पंजीकरण और लेखांकन मानव संसाधनों के हस्तक्षेप के बिना, पूरी तरह से स्वचालित रूप से होता है।

आने वाले पत्रों (और सामान्य रूप से आने वाले पत्राचार) का प्रसंस्करण उस क्षण से शुरू होता है जब दस्तावेज़ आपके संगठन में पहुंचता है। हमें इस कार्य प्रक्रिया का वर्णन उन कारकों के विश्लेषण से शुरू करना चाहिए जिनका इसके संगठन पर सीधा प्रभाव पड़ता है। मेरी राय में, ये हैं:

• पत्राचार वितरण की विधि;
• दस्तावेज़ की सामग्री;
• दस्तावेज़ के लेखक;
• दस्तावेज़ निष्पादन के लिए स्थापित समय सीमा।

मेल वितरण विधि

पत्राचार भेजने की विधियाँ हमारे पास उपलब्ध पत्राचार भेजने की विधियों के समान हैं। यह स्पष्ट है कि जैसे ही मैंने दस्तावेज़ भेजा, मुझे वह प्राप्त हो गया।

पत्र-व्यवहार करने की सबसे प्राचीन पद्धति है संदेशवाहक. उसके नीचे या तो एक "काम करने वाला लड़का" या एक विशेष संचार अधिकारी छिपा हो सकता है।

विशेष संचार सेवाओं का उपयोग आमतौर पर सरकारी एजेंसियों द्वारा किया जाता है जो राष्ट्रीय महत्व के "प्रेषण" भेजते हैं।

उदाहरण 1

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इस प्रकार, रूस के विदेश मंत्रालय और विभिन्न देशों में स्थित रूसी संघ के दूतावासों के बीच डाक पत्राचार किया जाता है। विदेशों. याद रखें, ऐसी ही एक सोवियत फिल्म थी - "डिप्लोमैटिक कूरियर"। आज भी, जब हरे रंग की टोपी में एक आदमी आपके संस्थान की दहलीज पर दिखाई देता है, तो एक साधारण इंसान का दिल तेजी से धड़कने लगता है: हाँ, मैं सबसे महत्वपूर्ण राज्य मामलों को सुलझाने में भाग लेता हूं (मजाक कर रहा हूं)!

लेकिन हर चुटकुले में सच्चाई का एक अंश भी होता है, क्योंकि, लिफाफा खोलने पर, आप स्टाम्प शीट पर अमर क्लासिक का पाठ आसानी से पढ़ सकते हैं: "एक ऑडिटर आपसे मिलने आ रहा है।"

यदि आपके संगठन में डिलीवरी सेवा (कूरियर सेवा) है, तो विशेष रूप से महत्वपूर्ण और जरूरी दस्तावेजों की डिलीवरी (अंदर)। गृहनगर) आप केवल उस पर भरोसा करेंगे। साथ ही आप निश्चिंत हो जाएंगे कि दस्तावेज पहुंच जाएंगे जितनी जल्दी हो सकेऔर जैसा कि वे कहते हैं, हाथ से हाथ स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

और दूसरे शहर में दस्तावेजों की डिलीवरी, एक नियम के रूप में, विशेषज्ञों को सौंपी जाती है डाक कंपनियाँ. सौभाग्य से, आज हमारे पास एक विकल्प है। यह सब कंपनी की प्रतिष्ठा, आपके बटुए के आकार और आवश्यक डिलीवरी समय पर निर्भर करता है। इसके अलावा, डाक कंपनियों पर बड़े पैमाने पर मेलिंग आयोजित करने का भरोसा किया जाता है, उदाहरण के लिए, नए साल की छुट्टियों के लिए उपहार।

क्लासिक डिलीवरी विधि आधिकारिक पत्रहमारे देश के क्षेत्र के भीतर और इसकी सीमाओं से परे, दोनों के माध्यम से मेल किया जा रहा है एफएसयूई रूसी पोस्ट: सरल, पंजीकृत पत्र, रसीद की पावती वाले पत्र, मूल्यवान पत्र, आदि। हमें बस इस बात का अफसोस है कि इस राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम का इतना व्यापक नेटवर्क, ऐसा ब्रांड, जो आज नहीं बनाया गया है, डाक सेवा बाजार में युवा और अक्सर पश्चिमी कंपनियों से कमतर है। वह ऐसे ही पिछड़ जाती है महत्वपूर्ण संकेतक, जैसे सेवा संस्कृति और कार्य प्रौद्योगिकी।

द्वारा ईमेलप्रायः विभिन्न प्रकार की सूचना सामग्री, निमंत्रण, विज्ञापन आदि वितरित किये जाते हैं।

हालाँकि, आज कई सरकारी एजेंसियाँ आधिकारिक अंतरविभागीय संचार को व्यवस्थित करने के लिए ई-मेल (समर्पित संचार चैनल) का उपयोग करती हैं। उदाहरण के लिए, एक पत्र इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी किया जा सकता है, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जा सकता है, ईडीएमएस में पंजीकृत किया जा सकता है और एक बटन के एक क्लिक के साथ संवाददाता को भेजा जा सकता है। सुंदरता।

कभी-कभी ई-मेल द्वारा आपको अत्यावश्यक दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां प्राप्त होती हैं, जिनकी कागज पर डिलीवरी बाद में नियमित मेल द्वारा की जाएगी (इसके लिए, आधुनिक कार्यालय कार्य में "डिलीवरी" जैसे शब्द का उपयोग किया जाता है)।

तो हम उसमें देखते हैं आधुनिक संगठनपत्र-व्यवहार प्राप्त हो सकता है विभिन्न तरीके. और चुना गया विकल्प सीधे दस्तावेज़ की सामग्री, उसकी प्रासंगिकता/अत्यावश्यकता पर निर्भर करता है, जो इसकी आगे की प्रक्रिया को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करता है।

यह राशि आधुनिक साधनपत्राचार का वितरण केवल भेजने वाले पक्ष के लिए सुविधाजनक है। लेकिन यह पत्राचार प्राप्त करने वाले कर्मचारियों पर "अधिभार" डाल सकता है।

उदाहरण 2

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मान लीजिए कि आप एक छोटी लेकिन काफी सक्रिय रूप से विकसित हो रही कंपनी में काम करते हैं। प्रीस्कूल सेवा में दो या अधिकतम तीन लोग होते हैं। और पूरे दिन आप रिसेप्शन पर दौड़ते हैं, कोरियर से मेल स्वीकार करते हैं, और आउटलुक देखते हैं (ध्यान दें कि कोरियर और ईमेल एक शेड्यूल के अनुसार काम नहीं करते हैं)। आपने अभी भी स्थानीय डाकघर से प्राप्त पत्राचार के पहाड़ को नहीं सुलझाया है (यह अच्छा है कि कम से कम रूसी पोस्ट दिन में एक बार पत्राचार वितरित करता है; साथ ही, कई संगठन स्वतंत्र रूप से डाकघर में पत्राचार प्राप्त करते हैं, इतना महत्वपूर्ण नहीं सौंपते) डाकिया के लिए प्रक्रिया, जो एक व्यक्ति भी है: बीमार हो सकता है, छुट्टी पर जा सकता है, या बस नहीं आ सकता)।

और फिर दहलीज पर एक कूरियर दिखाई देता है। आप सब कुछ छोड़ देते हैं - और एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए उसके पास जाते हैं जिसके साथ आप शेष कार्य दिवस के लिए दौड़ेंगे...

दस्तावेज़ के लेखक

दूसरा महत्वपूर्ण कारक, आने वाले पत्राचार को संसाधित करने की प्रक्रिया को प्रभावित करना दस्तावेज़ का लेखकत्व है। बेशक, आपके उद्योग के मंत्री की ओर से प्राप्त दस्तावेजों को तत्काल संसाधित किया जाना चाहिए और तुरंत समीक्षा के लिए प्रमुख को हस्तांतरित किया जाना चाहिए।

आधुनिक कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं में दस्तावेजों के कुछ समूहों के लिए विशेष मार्गों का विकास शामिल है, जो एक निश्चित सामग्री के दस्तावेजों की विशेषता है।

उदाहरण 3

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यदि आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो प्राप्त मानक दस्तावेज़ को एक ही समय में सभी इच्छुक पार्टियों को उचित मार्ग से भेजा जा सकता है, या आप दस्तावेज़ के मार्ग को इस तरह से व्यवस्थित कर सकते हैं कि यह स्वचालित रूप से एक से स्थानांतरित हो जाए कर्मचारी से अगले तक.

आप दस्तावेज़ों के अलग-अलग समूहों के लिए "रिवर्स" मार्ग भी विकसित कर सकते हैं, अर्थात। नेता से कलाकार तक नहीं, बल्कि कलाकार से नेता तक।

• किसी मांग, अनुरोध, प्रस्ताव, शिकायत आदि वाले पत्र। किसी भी कार्रवाई या निर्णय के निष्पादन की आवश्यकता वाले अनुरोध पत्र;
• आपके द्वारा भेजे गए पहल दस्तावेजों पर प्रतिक्रिया पत्र;
• संदर्भ और सूचना पत्र.

केवल नाम से" पूछताछ पत्र"यह स्पष्ट है कि इस प्रकारदस्तावेज़ों को सावधानीपूर्वक विस्तार की आवश्यकता होती है, और इस समूह के दस्तावेज़ के साथ काम करने में पंजीकरण से लेकर निष्पादन के नियंत्रण तक आने वाले पत्राचार के प्रसंस्करण के सभी चरण शामिल हो सकते हैं। इस प्रकार के पत्रों में तथाकथित शामिल हैं परिपत्र, उच्च संगठनों से अधीनस्थों को भेजा जाता है। इन पत्रों में, आपके संगठन को कोई भी कार्य दिया जाता है जिसके लिए अनिवार्य और कभी-कभी तत्काल निष्पादन की आवश्यकता होती है। इसलिए, आधिकारिक पत्रों की इस श्रेणी के लिए, दो कारक महत्वपूर्ण हैं: निष्पादन की आवश्यकता और, परिणामस्वरूप, निष्पादन की समय सीमा।

उत्तर पत्रआपकी किसी भी समस्या को हल करने के लिए अन्य संगठनों को भेजे गए आपकी पूछताछ, अनुरोध, प्रस्ताव, मांग और अन्य पहल पत्रों के प्रतिक्रिया दस्तावेज हैं। अधिकतर, प्रतिक्रिया पत्रों की आवश्यकता नहीं होती है आगे की कार्रवाई, इस मुद्दे पर विचार शुरू करने वाले कर्मचारियों को उनके स्थानांतरण को छोड़कर।

सूचना पत्रस्वाभाविक रूप से "निष्पादन की आवश्यकता" का तत्व शामिल नहीं है और अक्सर निष्पादन के अधीन नहीं होते हैं - उनके पास है छोटा जीवन: मैंने इसे पढ़ा, नोट किया और कूड़े में फेंक दिया।

निष्पादन की अवधि

आप किस बिंदु पर निष्पादन अवधि की गणना शुरू करते हैं (आदेश जारी होने के दिन से या उसके अगले दिन से)? क्या इसे कैलेंडर या कार्य दिवसों में गिना जाना चाहिए? उन दस्तावेज़ों का क्या करें जिनकी समय सीमा सप्ताहांत पर पड़ती है? यदि समय सीमा बिल्कुल निर्दिष्ट नहीं है तो क्या होगा? आपको इन सवालों के जवाब लेख "समय सीमा कैसे निर्धारित करें?" में मिलेंगे। » पत्रिका संख्या 8' 2011 के पृष्ठ 12 पर

निष्पादन की समय सीमा रिकॉर्ड रखने के लिए मानक निर्देशों द्वारा स्थापित की जा सकती है और 1 महीने तक बढ़ाई जा सकती है। लेकिन के लिए व्यक्तिगत प्रजातिदस्तावेज़ निष्पादन की समय सीमा विशेष द्वारा निर्धारित की जाती है नियमों, जिसके अनुसार उनकी गणना दिनों में की जा सकती है, उदाहरण के लिए, संगठन द्वारा पत्र प्राप्त होने के क्षण से। इसलिए, अलग-अलग समय सीमा वाले दस्तावेजों के लिए, उन्हें संसाधित करने के लिए अलग-अलग प्रक्रियाएं विकसित करने की सलाह दी जाती है।

हमने पिछले छह महीने में अपनी पत्रिका में इस महत्वपूर्ण विषय पर विस्तार से चर्चा की, कई लेख प्रकाशित किए।

और अब हमने दिखाया है कि आने वाले पत्राचार के साथ काम करने की प्रक्रिया बनाते समय आपको किन बातों पर ध्यान देने की आवश्यकता है। में आधुनिक दुनियासख्त समय सीमा और नियम, सूचना का एक विशाल प्रवाह, इस सूचना प्रवाह की गति को एक दिशा में निर्देशित करना स्वीकार्य नहीं है, इस तेज़ और उग्र पहाड़ी नदी में दम घुटना बहुत आसान है;

आने वाले पत्राचार के साथ काम करने की प्रक्रिया के चरण

आने वाले पत्राचार के साथ काम करने की प्रक्रिया को विभाजित किया जा सकता है चरणों:

• स्वागत समारोह;
• छंटाई;
• पत्राचार का पंजीकरण;
• प्रबंधन निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ताओं को दस्तावेज़ भेजना;
• निष्पादन के लिए दस्तावेज़ भेजना;
• दस्तावेजों का निष्पादन;
• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण का संगठन;
• मामलों में निष्पादित दस्तावेजों का गठन।

आने वाले पत्राचार के साथ काम करने की प्रक्रिया, किसी भी अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया की तरह, इसके घटक तत्वों के अलावा, आवश्यक रूप से इसकी उत्पादन गतिविधियों का वर्णन या विनियमन करती है प्रतिभागियों. प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार की एक विशिष्ट भूमिका होती है। में इस मामले मेंभूमिकाएँ इस प्रकार वितरित की जा सकती हैं:

• पर्यवेक्षक- यह किसी संस्था या संरचनात्मक इकाई का प्रमुख होता है। अपने नाम पर प्राप्त दस्तावेजों की समीक्षा करता है, उन पर प्रबंधन निर्णय लेता है और निष्पादन के परिणाम का मूल्यांकन करता है।
• जिम्मेदार निष्पादक- संस्था के एक कर्मचारी को प्रमुख के संकल्प में "जिम्मेदार कार्यकारी" के रूप में दर्शाया गया है। प्रबंधक के संकल्प के अनुसार, इसके आगे के निष्पादन के लिए एक दस्तावेज़ प्राप्त करता है, सह-निष्पादकों के काम को व्यवस्थित करता है, और दस्तावेज़ के निष्पादन की प्रगति पर नियंत्रक को रिपोर्ट करता है।
• निर्वाहक- संस्था के एक कर्मचारी को प्रमुख के संकल्प में "निष्पादक" के रूप में दर्शाया गया है। प्रबंधक के संकल्प के अनुसार, इसके आगे के निष्पादन के लिए एक दस्तावेज़ प्राप्त करता है, दस्तावेज़ के तहत निर्देशों के निष्पादन की प्रगति पर प्रबंधक या नियंत्रक को रिपोर्ट करता है। यदि कोई जिम्मेदार निष्पादक है, तो वह सह-निष्पादक है।
• नियंत्रक- संस्था के एक कर्मचारी को प्रमुख के संकल्प में "नियंत्रक" के रूप में दर्शाया गया है या जो संगठन के आंतरिक नियामक दस्तावेजों के आधार पर ऐसा है। दस्तावेज़ निष्पादन की प्रगति पर जिम्मेदार निष्पादक और सह-निष्पादकों से रिपोर्ट प्राप्त करता है। दस्तावेज़ पर काम पूरा करने और उसे नियंत्रण से हटाने का निर्णय लेता है।
• सचिव- प्रधान सचिव. प्रबंधक को आगे की रिपोर्ट करने के लिए कागज पर दस्तावेज़ प्राप्त करता है, पंजीकरण सामग्री में दस्तावेज़ों की आवाजाही पर नोट्स बनाता है।
• लिपिक- पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान का कर्मचारी। प्राप्त करने, सॉर्ट करने, पंजीकरण करने, पंजीकरण सामग्री में दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दर्ज करने, समाधान के लिए दस्तावेज़ भेजने, निष्पादन के लिए दस्तावेज़ भेजने, दस्तावेज़ की प्रगति की निगरानी करने के लिए जिम्मेदार है। दस्तावेज़ के निष्पादन पर काम पूरा होने पर निष्पादकों से रिपोर्ट प्राप्त करता है, और नियंत्रक को रिपोर्ट भेजता है। नियंत्रक की ओर से, दस्तावेजों को संशोधन के लिए लौटाता है या उन्हें नियंत्रण से हटा देता है।

इसके अलावा, मेरे दृष्टिकोण से, ऐसी अवधारणाओं को पेश करना आवश्यक है सेवा पत्र का जीवन चक्र चरणया दस्तावेज़ की स्थिति, जिसके आधार पर प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार की अपनी स्पष्ट रूप से परिभाषित भूमिकाएँ/जिम्मेदारियाँ हो सकती हैं (तालिका 1 देखें)।

आने वाले पत्राचार प्राप्त करना

हम संगठन को दस्तावेजों की प्राप्ति के तीन स्रोतों पर विचार करेंगे: संघीय राज्य एकात्मक उद्यम "रूसी पोस्ट" का डाक विभाग, कूरियर और ई-मेल।

पत्राचार का वितरण डाकघर सेयह आमतौर पर दिन में एक बार किया जाता है, अधिकतर सुबह में।

डाकघर से आने वाले दस्तावेज़ों के साथ एक डाक रजिस्टर भी दर्शाया जा सकता है कुलडाक सामग्री आपके पते पर पहुंचा दी गई। यदि आपके संगठन के नाम पर पंजीकृत मेल प्राप्त हुआ है, तो उनके लिए एक अलग डाक रजिस्टर संकलित किया जाएगा। एक नियम के रूप में, इन रजिस्टरों में न केवल आपको अन्य संगठनों से भेजा गया पत्राचार शामिल है, बल्कि आपके द्वारा भेजा गया पत्राचार भी शामिल है, लेकिन किसी कारण से आपके पते पर वापस आ गया है। वापसी का कारण गलत तरीके से निर्दिष्ट प्राप्तकर्ता का पता, डाक सूचनाओं की डिलीवरी कि आपका पत्र प्राप्तकर्ता को भेज दिया गया है, आदि हो सकते हैं।

यदि आपको पंजीकृत पत्र प्राप्त होते हैं, तो ध्यान रखें कि आपके संवाददाता के पास आपके संगठन को दस्तावेज़ की डिलीवरी के तथ्य को सत्यापित करने का अधिकार और अवसर है। इसलिए, मैं अनुशंसा करता हूं कि प्राप्त लिफाफे पर हस्ताक्षर, डिलीवरी की तारीख और समय डालने से पहले रजिस्टर के साथ सावधानीपूर्वक तुलना करें। चूँकि ऐसा काम हर दिन करना पड़ता है, आप एक विशेष टिकट बना सकते हैं जिससे ऐसे दस्तावेज़ भरने में लगने वाला समय कम हो जाएगा। कभी-कभी डाक रजिस्टर पर आपके हस्ताक्षर को मुहर के साथ प्रमाणित करने की आवश्यकता होती है। यदि आपके पास दस्तावेज़ प्रसंस्करण को अग्रेषित करने के लिए एक विशेष मुहर है, तो आपको प्रत्येक रजिस्टर के साथ आधिकारिक मुहर की तलाश में नहीं जाना पड़ेगा। एक नियम के रूप में, कूरियर और डाकघर कर्मचारियों के लिए, मुहर छाप पर पत्राचार भेजने/प्राप्त करने वाले संगठन का नाम पर्याप्त है।

उदाहरण 4

अभियान टिकटों और मुहरों के नमूने

संक्षिप्त दिखाएँ

यदि आप के साथ काम कर रहे हैं कूरियर वितरण, तो आपको दस्तावेज़ की प्राप्ति के लिए भी हस्ताक्षर करना होगा, और कुछ मामलों में (उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज़ एक विशेष संचार अधिकारी द्वारा वितरित किया गया था) और एक मुहर के साथ अपने हस्ताक्षर को प्रमाणित करना होगा।

तो, पत्र प्राप्त हो गया है. आपने अपने पास मौजूद दस्तावेज़ों के साथ डाक रजिस्टरों की जाँच कर ली है। यदि रजिस्टर और के बीच विसंगतियां पाई जाती हैं वास्तविक उपस्थितिदस्तावेज़, तो इसकी सूचना तुरंत उस संगठन को दी जानी चाहिए जिसने पत्राचार वितरित किया है और एक संबंधित रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए।

ध्यान! आप रजिस्टरों पर तभी हस्ताक्षर कर सकते हैं जब आप पूरी तरह से आश्वस्त हों कि उनमें दर्शाए गए सभी दस्तावेज़ सुरक्षित और सुदृढ़ रूप से वितरित किए गए हैं।

यह जांचने का कष्ट करें कि सभी लिफाफे आपके संगठन को संबोधित हैं। गलती से वितरित की गई डाक वस्तुएँ तुरंत डाकघर या उन्हें वितरित करने वाले कूरियर को वापस कर दी जाती हैं, जिसके बारे में रजिस्टर में संबंधित प्रविष्टि भी की जाती है। उदाहरण के लिए, "पंजीकृत पत्र क्रमांक 120320113516 ग़लती से वितरित हो गया".

दस्तावेज़ों की डिलीवरी ईमेल द्वाराअंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के ढांचे के भीतर और इस प्रक्रिया में भाग नहीं लेने वाले विभिन्न संगठनों और नागरिकों के बीच किया जा सकता है।

ईमेल द्वारा दस्तावेज़ प्राप्त करना भी पत्राचार की पूर्णता और अखंडता की जाँच से शुरू होता है। सबसे पहले आपको यह जांचना चाहिए कि प्राप्तकर्ता का नाम सही है या नहीं। आख़िरकार, न केवल लिफाफे में त्रुटियाँ हो सकती हैं। अगर आपको वह मिल जाए ईमेलगलत पते पर भेजा गया है या संदेश में अनुलग्नक नहीं हैं, तो तुरंत संवाददाता को इस बारे में सूचित करें।

आने वाले पत्राचार की प्राथमिक छँटाई

आने वाले पत्राचार को संसाधित करने का दूसरा चरण पते के आधार पर इसकी प्रारंभिक छँटाई है, और फिर पंजीकृत और अपंजीकृत पत्राचार में।

जैसा कि हम जानते हैं, दस्तावेजों का पंजीकरण संगठन में अपनाए गए कार्यालय कार्य के स्वरूप पर निर्भर करता है। केंद्रीकृत रूप में, संगठन द्वारा प्राप्त सभी दस्तावेज़ एक संरचनात्मक इकाई में पंजीकृत होते हैं। विकेंद्रीकृत प्रणाली में, प्रत्येक विभाग स्वतंत्र रूप से "अपने" दस्तावेज़ पंजीकृत करता है। ऑफिस के कामकाज के मिले-जुले रूप से यह संभव है विभिन्न विकल्पउदाहरण के लिए, पंजीकरण का स्थान न केवल इस बात पर निर्भर हो सकता है कि दस्तावेज़ किसके नाम से प्राप्त हुआ है, बल्कि इसकी सामग्री पर भी निर्भर करता है।

इसलिए, लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का नाम ध्यान से पढ़ें और मेल बाहर निकालें। के लिए मेल छँटाईआप सेल, फ़ोल्डर, मेलबॉक्स आदि के साथ विशेष रैक का उपयोग कर सकते हैं। निःसंदेह, नियमित मेलबॉक्सों में भी कुछ ऐसा ही अंतर्निहित है। यह सॉर्ट करने का सबसे सुविधाजनक तरीका है: आप निश्चिंत हो सकते हैं कि प्राप्तकर्ता के अलावा कोई भी उसका मेल नहीं पढ़ेगा या छीन नहीं पाएगा। यदि आप इस उद्देश्य के लिए फ़ोल्डरों का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे कड़ाई से निर्दिष्ट स्थान पर हैं, जिससे दस्तावेज़ों में भ्रम की स्थिति से बचा जा सकेगा।

मेल का समाधान कर दिया गया है, केवल वही दस्तावेज़ बचे हैं जो आपकी संरचनात्मक इकाई में पंजीकृत हैं। आइए अब लिफाफे खोलें और उनकी सामग्री से परिचित हों। वैसे, "व्यक्तिगत रूप से" शिलालेख वाले लिफाफे, एक नियम के रूप में, किसी के द्वारा नहीं खोले जाते हैं, बल्कि प्राप्तकर्ता को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं।

प्रत्येक संगठन में निश्चित रूप से होता है पंजीकरण के अधीन नहीं दस्तावेजों की सूची. बेशक, प्रचार सामग्री, बधाई आदि पंजीकरण के अधीन नहीं हैं। मैं इस सूची में सदस्यता प्रकाशन जोड़ना चाहता था, लेकिन अनुभव से पता चलता है कि यदि पंजीकरण नहीं है, तो उनका लेखांकन अभी भी आवश्यक है।

उसी तरह, लेखांकन दस्तावेज़ - खाते, अधिनियम, आदि - पंजीकरण के अधीन नहीं हैं। लेकिन अगर आपके पास पहले से ही ऐसे दस्तावेज़ हैं, तो आपको पता होना चाहिए: जो कुछ भी पंजीकृत नहीं है वह निश्चित रूप से खो जाएगा। और दस्तावेजों का नुकसान हो सकता है विभिन्न प्रकारआपके संगठन के विरुद्ध दंड. इसलिए, लेखांकन दस्तावेजों को भी पंजीकृत किया जा सकता है, लेकिन उन्हें एक अलग समूह में अलग करने की सलाह दी जाती है और, जैसा कि आधुनिक ईडीएमएस हमें अनुमति देता है, उनके प्रसंस्करण के लिए विशेष मार्गों को मॉडल करने के लिए।

इसलिए, मुझे गहरा अफसोस है कि अपंजीकृत दस्तावेजों की सूची बेहद छोटी है।

आगे, अपने अनुभव से निर्देशित होकर, मैं सलाह दूंगा प्राप्त दस्तावेज़ों के कुल द्रव्यमान में से चुनेंजो प्रबंधन को तत्काल रिपोर्ट करने के अधीन हैं। आप पहले उन्हें पंजीकृत करेंगे. फिर उन दस्तावेज़ों का चयन करें जिनकी समय सीमा किसी नियामक द्वारा निर्धारित की गई है कानूनी कार्यऔर बहुत कम, उदाहरण के लिए, 3 कार्य दिवस।

एक नियम के रूप में, उच्च या पर्यवेक्षण संगठनों से प्राप्त दस्तावेज़ जिनमें आपके संगठन के संबंध में कोई निर्देश या आवश्यकताएं शामिल हैं, तत्काल रिपोर्टिंग के अधीन हैं।

हम यह भी ध्यान देते हैं कि स्टैम्प वाले दस्तावेज़, उदाहरण के लिए, "डीएसपी", अक्सर अलग-अलग लेखांकन रजिस्टरों में पंजीकृत होते हैं।

तो, आपने आने वाले सभी पत्राचार को देख लिया है और उसकी प्रारंभिक छँटाई कर ली है। और अब हम इसका पंजीकरण शुरू करने के लिए तैयार हैं।

आने वाले पत्राचार का पंजीकरण

प्राप्त दस्तावेजों का पंजीकरण पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कर्मचारियों को सौंपा गया है, और कार्यालय के काम के विकेन्द्रीकृत रूप में - सचिवों या क्लर्कों को सौंपा गया है संरचनात्मक विभाजन.

पंजीकरण में इस तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए पंजीकरण सामग्री में कुछ दस्तावेज़ मेटाडेटा दर्ज करना शामिल है कि दस्तावेज़ संगठन द्वारा प्राप्त किया गया है, जो भविष्य में न केवल संरचनात्मक प्रभागों और स्थान के बीच दस्तावेज़ की आवाजाही को ट्रैक करना संभव बना देगा। इसका भंडारण, बल्कि इसके निष्पादन का परिणाम भी।

पंजीकरण किया जा सकता है:

• कागज पर (इस मामले में, आने वाले दस्तावेजों के पंजीकरण का एक मानक जर्नल बनाए रखा जाता है या नियंत्रण और पंजीकरण कार्ड (बाद में आरके के रूप में संदर्भित) जारी किए जाते हैं),
• और इलेक्ट्रॉनिक रूप में:
  • ईडीएमएस उपयोगकर्ता के लिए दृश्यमान रूप से यह एक ही जर्नल में या एक अलग पंजीकरण कार्ड में पंजीकृत दस्तावेज़ के मेटाडेटा को भरने जैसा लग सकता है;
  • यदि ईडीएमएस के लिए अभी तक कोई पैसा नहीं है, तो आप व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले कार्यालय कार्यक्रम एमएस एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें हम परिचित लॉगबुक के रूप में एक स्प्रेडशीट रख सकते हैं। फिर आप अपनी रुचि की जानकारी को तुरंत क्रमबद्ध, फ़िल्टर और पा सकते हैं।

बेशक, ईडीएमएस सुविधाजनक है। सबसे पहले, यह आपको विभिन्न निर्देशिकाओं का उपयोग करने की अनुमति देता है (उदाहरण के लिए, संवाददाताओं की एक निर्देशिका, डाक वितरण के प्रकारों की एक निर्देशिका, संगठन के कर्मचारियों की एक निर्देशिका, आदि)। दूसरे, ईडीएमएस की मदद से किसी दस्तावेज़ के जीवन चक्र को ट्रैक करना, कोई भी रिपोर्टिंग फॉर्म तैयार करना और, सबसे महत्वपूर्ण बात, दस्तावेज़ों के साथ सामूहिक कार्य को व्यवस्थित करना आसान है।

आने वाले पत्राचार को पंजीकृत करते समय, एक नियम के रूप में, विवरणों का एक मानक सेट उपयोग किया जाता है, जो आने वाले पत्र को संसाधित करने के पहले चरण में पंजीकरण लॉग या आरसी में दर्ज किया जाता है:

• आने वाले दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
• दस्तावेज़ के पंजीकरण (रसीद) की तारीख;
• प्राप्त दस्तावेज़ की तिथि और पंजीकरण संख्या;
• संवाददाता के बारे में जानकारी (संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक; पद और पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम);
• सारांशपत्र;
• वितरण विधि (यदि पत्र पंजीकृत मेल द्वारा वितरित किया जाता है, तो आप पंजीकरण सामग्री में पंजीकृत मेल की संख्या डाल सकते हैं, जो एक लिफाफे में कई दस्तावेज़ आने पर सुविधाजनक है);
• प्राप्त पत्र की प्रतियों की संख्या;
• प्राप्त प्रति की संख्या;
• प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी (उस व्यक्ति का पूरा नाम और स्थिति जिसके नाम से पत्र प्राप्त हुआ था, हालाँकि इसे किसी विशिष्ट अधिकारी को इंगित किए बिना संगठन को ही संबोधित किया जा सकता है);
• प्रबंधन निर्णय लेने, परिचित कराने या निष्पादन के लिए आने वाले दस्तावेज़ को किसको (पूरा नाम और पद) स्थानांतरित किया जाता है।

इसके अलावा, आधुनिक ईडीएमएस का उपयोग करके आने वाले पत्रों को पंजीकृत करने का मुख्य तत्व कजाकिस्तान गणराज्य के लिए एक दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि संलग्न करना है। यदि दस्तावेज़ संगठन द्वारा कागज पर प्राप्त किया गया था, तो इसे स्कैन किया जाता है और परिणामी फ़ाइल कजाकिस्तान गणराज्य से जुड़ी होती है। यदि दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्त हुआ था, तो उसकी फ़ाइल केवल पंजीकरण कार्ड से जुड़ी होती है। आधुनिक ईडीएमएस आपको सीधे प्राप्त दस्तावेजों को स्वचालित रूप से पंजीकृत करने की अनुमति देता है ईमेलया खुले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ से ही।

यदि आपका संगठन अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में भागीदार है या आप और आपके संवाददाता एक ही ईडीएस का उपयोग करते हैं, तो पंजीकरण (यानी, आपके सिस्टम में आरके फ़ील्ड को प्रारंभिक भरना) स्वचालित रूप से किया जा सकता है।

पंजीकरण सामग्री में प्राप्त पत्र के बारे में सारी जानकारी दर्ज करने के बाद, आइए इसे "पंजीकृत" का दर्जा दें। इसके बाद, कागज पर प्राप्त दस्तावेजों पर पंजीकरण मोहर लगाना न भूलें। यह आमतौर पर दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ के निचले दाएं कोने में स्थित होता है और इसमें निम्नलिखित तत्व होते हैं:

• संगठन का नाम;
• दस्तावेज़ के पंजीकरण की तारीख (कभी-कभी प्राप्ति का समय जोड़ा जाता है);
• आने वाली पंजीकरण संख्या(इसके लेखक द्वारा दस्तावेज़ को निर्दिष्ट संख्या से भ्रमित न हों)।

उदाहरण 5

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उदाहरण 6

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जैसा कि आप प्राप्त दस्तावेज़ के विवरण (उदाहरण 6 से) और पंजीकरण सामग्री (उदाहरण 5 से जर्नल) से देख सकते हैं, हमने न केवल नए प्राप्त दस्तावेज़ के बारे में मेटाडेटा दर्ज किया, बल्कि यह भी संकेत दिया कि प्राप्त पत्र एक प्रतिक्रिया है (कॉलम देखें) जर्नल के 6).

दुर्भाग्य से, केवल इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण फॉर्म ही आपको किसी दस्तावेज़ के बारे में आवश्यक जानकारी को पूरी तरह से रिकॉर्ड करने की अनुमति देते हैं।

उदाहरण के लिए, ईडीएमएस हमें न केवल यह इंगित करने की अनुमति देगा कि प्राप्त पत्र एक प्रतिक्रिया है, बल्कि एक लिंकिंग सिस्टम का उपयोग करके, दो दस्तावेजों की आरसी को एक परिसर में संयोजित करने की भी अनुमति देगा।

अब कल्पना करें कि प्रतिक्रिया पत्र शुरू में कर कार्यालय को मेल द्वारा नहीं, बल्कि फॉर्म में भेजा गया था ईमेलऔर कर कार्यालय में पहले ही पंजीकृत किया जा चुका है। और आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों की सराहना करेंगे, जब सिस्टम स्वयं कुछ मापदंडों के अनुसार नए पंजीकृत दस्तावेज़ का विश्लेषण करता है और रजिस्ट्रार को सूचित करता है कि यह दस्तावेज़ पहले ही पंजीकृत हो चुका है और वर्तमान में फिर से पंजीकृत किया जा रहा है। कल्पना कीजिए कि लॉगबुक को पलटने और नकल की पहचान करने में आपको कितना समय लगेगा!

इसके अलावा, ईडीएमएस क्लर्क को एक संवाददाता से प्राप्त समान पत्रों की एक निश्चित संख्या को पंजीकृत करने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, बैंक को कर कार्यालय से आवाजाही के बारे में जानकारी के लिए एक साथ 15 अनुरोध प्राप्त हुए धनबैंक ग्राहक खातों पर. 15 समान अक्षर, केवल पंजीकरण संख्या और बैंक ग्राहक के नाम में एक दूसरे से भिन्न, जिसके बारे में जानकारी मांगी गई है। ईडीएमएस कजाकिस्तान गणराज्य के उपयुक्त क्षेत्रों में दोहराई गई जानकारी की प्रतिलिपि बनाकर, पहले से पंजीकृत दस्तावेज़ के आधार पर आसानी से एक नया दस्तावेज़ तैयार करेगा। उपयोगकर्ता को केवल व्यक्तिगत डेटा दर्ज करना होगा।

कवर लेटर का पंजीकरण. जैसा कि आप जानते हैं, महत्वपूर्ण दस्तावेज़ (संविदात्मक दस्तावेज़, परिपत्र पत्र, आदि) कवर लेटर की सहायता से भेजे या भेजे जाते हैं। इस संबंध में, क्लर्क अक्सर आश्चर्य करते हैं कि किस दस्तावेज़ को पंजीकृत किया जाए - कवरिंग लेटर या वह दस्तावेज़ जो इसके साथ आता है? इस स्थिति में, आपको इस प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता है: भविष्य में दस्तावेज़ों को खोजने के लिए आप किन मापदंडों का उपयोग करेंगे? अक्सर इसे "संलग्न" दस्तावेज़ के डेटा के अनुसार बनाए रखना पड़ता है। इसलिए, "संलग्न" दस्तावेज़ को मुख्य दस्तावेज़ के रूप में मानना ​​​​और कवरिंग लेटर को एक लिंक किए गए दस्तावेज़ के रूप में संलग्न करना अधिक सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, आने वाले ईडीएमएस दस्तावेज़ "बिजनेस" के पंजीकरण कार्ड में इस उद्देश्य के लिए एक विशेष टैब है, जिसे "साथ दस्तावेज़" कहा जाता है।

प्रबंधक को समीक्षा के लिए दस्तावेज़ जमा करना

कागज पर पंजीकृत आने वाले दस्तावेजों की मूल प्रतियां प्रबंधक को उनकी आगे की रिपोर्ट के लिए सचिव को हस्तांतरित कर दी जाती हैं। में बड़ी कंपनियांप्रबंधक को दस्तावेज़ भेजने से पहले, सहायक मसौदा प्रस्ताव तैयार करता है, जो विशेष रूपों, तथाकथित "धावक" पर तैयार किए जाते हैं। "धावक" में केवल प्रबंधक का विवरण हो सकता है: उसकी स्थिति और अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, या एक मानक रूप। विकास के दौरान आदर्श फॉर्म"धावक" विशेष ध्यानसंकल्प की सामग्री को दिया जाना चाहिए, संकल्प के पाठ को लिखने के लिए एक स्थान प्रदान करना आवश्यक है, उस अधिकारी का नाम इंगित करना जिसे इस दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा जाएगा, साथ ही नाम भी जिम्मेदार निष्पादक और सह-निष्पादकों की। नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ जमा करने और दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा पर एक निशान लगाने के लिए एक स्थान प्रदान करना भी उचित है (इसे दिनों में नहीं, बल्कि एक विशिष्ट तिथि के रूप में इंगित करना बेहतर है)। अगले पृष्ठ पर उदाहरण 7 देखें।

में हाल ही मेंबड़े संगठनों में ईडीएमएस की शुरुआत के साथ, कागजी दस्तावेज़ प्रबंधक को हस्तांतरित नहीं किए जाते हैं, केवल एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति उसे भेजी जाती है। ईडीएमएस एक मसौदा प्रस्ताव की तैयारी के साथ समस्या को हल करना संभव बनाता है, जिसे सहायक प्रबंधक द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी तैयार किया जाता है और इसके आगे के शोधन और अनुमोदन के उद्देश्य से प्रबंधक को भेजा जाता है।

लेकिन चलिए कागजी कार्रवाई पर वापस आते हैं।

पल क्लर्क से प्रबंधक के सचिव तक दस्तावेज़ों का स्थानांतरणबहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि अक्सर "लापता दस्तावेजों की खोज" की घोषणा करना आवश्यक होता है, जबकि वे प्रबंधक के कार्यालय में चुपचाप पड़े रहते हैं। इसलिए, क्लर्क से सचिव और वापस दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के तथ्य के लिए सख्त रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है।

इसके लिए यह अभी भी जरूरी है प्रबंधक से निष्पादक तक दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए केवल एक मार्ग छोड़ें: प्रबंधक - सचिव - लिपिक - निष्पादक। अन्यथा, प्रबंधक, जो दस्तावेजों को सीधे निष्पादकों को "हाथ से हाथ" स्थानांतरित करता है, स्वयं दस्तावेजों के अनियंत्रित आंदोलन के लिए पूर्व शर्त बनाता है, जिससे न केवल असामयिक निष्पादन होता है, बल्कि दस्तावेजों का नुकसान भी होता है।

यदि आप केवल "कागजी" कार्यालय कार्य करते हैं, तो प्रबंधक (या उसके सचिव) को दस्तावेजों के हस्तांतरण के तथ्य को रिकॉर्ड करने का एकमात्र विकल्प हस्तांतरित दस्तावेजों की एक सूची (संख्याओं की सूची) होगी।

यदि आप ईडीएमएस में काम करते हैं, तो आने वाले पत्राचार प्राप्त करने वाला सचिव केवल सिस्टम में पंजीकृत दस्तावेजों के साथ कागज पर प्रेषित दस्तावेजों की उपलब्धता की जांच कर सकता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के जीवन चक्र के चरणों का उपयोग करना भी सुविधाजनक है। आपको याद होगा कि पंजीकरण के बाद, हम सिस्टम में पंजीकृत दस्तावेजों के लिए "पंजीकृत" चरण निर्धारित करते हैं। सचिव, कागज पर दस्तावेज़ प्राप्त करने और सिस्टम डेटा के साथ उनकी जाँच करने के बाद, उन्हें एक नई स्थिति दे सकता है: "विचार के लिए।"

जिस प्रबंधक ने दस्तावेज़ प्राप्त किया है, और उस पर लिया गया प्रबंधन निर्णय, उसे एक संकल्प के रूप में औपचारिक रूप देता है, जो दस्तावेज़ पर ही लिखा होता है (उदाहरण 8 में आने वाले पत्र के एक टुकड़े पर इटैलिक में पाठ देखें) या इससे जुड़े "स्लाइडर" पर तैयार किया गया है (उदाहरण 7)। प्रबंधक के संकल्प वाला "रनर" दस्तावेज़ का एक अभिन्न अंग है और इसके साथ आगे भंडारण के अधीन है।

उदाहरण 7

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संकल्प के पाठ में स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए कि किसे क्या और कब करना है, और इसमें इसके आवेदन की तारीख और प्रबंधक के हस्ताक्षर भी शामिल होने चाहिए। वैसे, यदि ड्राफ्ट "रनर" में ऐसी जानकारी शामिल है जो अंतिम रिज़ॉल्यूशन में भिन्न होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, प्रबंधक ने इवानोव को निष्पादक के रूप में नियुक्त करने का निर्णय लिया, न कि पेट्रोवा को, जिसे सहायक ने पहले ही ड्राफ्ट रिज़ॉल्यूशन में शामिल कर लिया था) "रनर"), तो "रनर" को दोबारा प्रिंट करने के बजाय या यदि आप इसमें मैन्युअल सुधार करते हैं, तो आप दस्तावेज़ पर ही एक रिज़ॉल्यूशन तैयार कर सकते हैं।

उदाहरण 8

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प्रबंधक के संकल्प के साथ कागजी दस्तावेजों को सचिव द्वारा आगे के निष्पादन के लिए पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसके बारे में सचिवालय के लेखांकन दस्तावेजों में एक संबंधित प्रविष्टि की जाती है, या दस्तावेजों की वापसी के तथ्य को चरण बदलकर दर्ज किया जाता है। दस्तावेज़ का जीवन चक्र, जिसे निम्नलिखित दर्जा दिया गया है - "निष्पादन के लिए"।

निष्पादन के लिए दस्तावेज़ भेजना

आने वाले पत्राचार के साथ काम करने के इस चरण में, पूर्वस्कूली शिक्षा सेवा के कर्मचारियों को दो कार्यों का सामना करना पड़ता है:

• सबसे पहले, प्रबंधक के संकल्प को पंजीकरण सामग्री (संकल्प का पाठ (यानी प्रबंधक के निर्देश), साथ ही नाम) में स्थानांतरित करें अधिकारियों, जिस पर दस्तावेज़ निष्पादन और नियंत्रण कार्य करने के लिए भेजा जाएगा);
• दूसरे, दस्तावेज़ों को निष्पादन या समीक्षा के लिए संरचनात्मक इकाइयों में स्थानांतरित करें।

यह मत भूलिए कि यदि प्रबंधक का संकल्प दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा को इंगित करता है या "नियंत्रण के लिए" / "नियंत्रण" चिह्न लगाया जाता है, तो पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा को इस दस्तावेज़ के निष्पादन की निगरानी करने की आवश्यकता है। पंजीकरण लॉग में, नियंत्रण का चिह्न "पंजीकरण संख्या" कॉलम में दर्ज किया जा सकता है (यह पहले आता है और तुरंत दिखाई देता है), या "रिज़ॉल्यूशन" कॉलम में (उदाहरण 9 में), या विशेष रूप से निर्दिष्ट कॉलम में।

आधुनिक ईडीएमएस दस्तावेजों को स्वचालित रूप से नियंत्रण में रखने की अनुमति देता है जब पंजीकरण सामग्री में कुछ पैरामीटर दर्ज किए जाते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ की नियोजित निष्पादन तिथि। इसके अलावा, इस स्थिति में, आप दस्तावेज़ जीवन चक्र के चरणों को "नियंत्रण में" चरण निर्दिष्ट करके उपयोग कर सकते हैं।

पेपर मीडिया के साथ काम करते समय, क्लर्कों को किसी तरह दस्तावेजों को निष्पादकों को हस्तांतरित करना होगा। उदाहरण के लिए, क्लर्क उन्हें संरचनात्मक इकाइयों के उन्हीं फ़ोल्डरों, कक्षों या मेलबॉक्सों में रख देते हैं और दस्तावेज़ों के लिए इन इकाइयों के कर्मचारियों के आने की प्रतीक्षा करते हैं। कुछ संगठन विभागों के बीच दस्तावेज़ वितरित करने के लिए आंतरिक कोरियर का उपयोग करते हैं, एक निर्धारित कार्यक्रम के अनुसार दस्तावेज़ वितरित करते हैं।

और ईडीएमएस में काम करते समय, प्रबंधक का संकल्प जारी होने के तुरंत बाद इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ स्वचालित रूप से निष्पादकों को भेज दिए जाते हैं। और दस्तावेज़ जादुई "ओके" बटन दबाने के कुछ ही सेकंड के भीतर ठेकेदार को भेज दिया जाता है।

आइए अब आने वाले पत्र का एक नमूना प्रदर्शित करें और बताएं कि प्रसंस्करण के किस चरण में उस पर क्या निशान दिखाई देते हैं और - साथ ही - पंजीकरण जर्नल में कौन सी जानकारी दर्ज की जाती है।

उदाहरण 8

आने वाले दस्तावेज़ को स्वयं और पंजीकरण जर्नल में संसाधित करने के चरणों का प्रतिबिंब

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दस्तावेजों का निष्पादन

दस्तावेजों के निष्पादन (उनके लिए आने वाले पत्र और निर्देश) की जिम्मेदारी निष्पादक के रूप में नियुक्त संगठन के कर्मचारियों की है:

• सिर का संकल्प;
• नौकरी की जिम्मेदारियां;
• अनुमोदित व्यवसाय प्रक्रिया.

शास्त्रीय कार्यालय कार्य के नियमों द्वारा निर्देशित, दस्तावेज़ के साथ कलाकार के कार्य की प्रगति और उसका परिणाम पंजीकरण सामग्री में परिलक्षित होता है (उदाहरण के लिए, कॉलम/फ़ील्ड "निष्पादन की प्रगति" और "निष्पादन रिपोर्ट") में। दस्तावेज़ पर, एक नियम के रूप में, निष्पादन की प्रगति के विवरण के बिना दस्तावेज़ के निष्पादन पर केवल एक निशान लगाया जाता है (संबंधित प्रविष्टि दस्तावेज़ के निचले क्षेत्र में की जाती है)

इस स्तर पर क्लर्क का कार्य केवल कलाकारों से किए गए कार्य पर रिपोर्ट स्वीकार करना और यदि आवश्यक हो, तो उन्हें पंजीकरण फॉर्म में स्थानांतरित करना है। किसी दस्तावेज़ के निष्पादन की प्रगति पर प्रविष्टियाँ करने का आधार जिम्मेदार निष्पादक द्वारा किए गए कार्य पर लिखित या मौखिक रिपोर्ट है।

कॉलम "निष्पादन की प्रगति" में दस्तावेज़ के साथ काम के मुख्य चरण या वे कारण दर्ज किए जाते हैं जो दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा को बढ़ाने (स्थगित करने) के आधार के रूप में कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, "08/25/2011 को साझेदार के साथ एक बैठक हुई, एक प्रारंभिक समझौता हुआ, एक सहयोग समझौते के विकास के लिए दस्तावेज़ भेजे गए"या "इस तथ्य के कारण कि अतिरिक्त सत्यापन की आवश्यकता है और भुगतान दस्तावेजों की प्रतियां 08/11/2011 को मांगी गई थीं, मैं आपसे निष्पादन तिथि को 08/20/2011 तक स्थगित करने के लिए कहता हूं".

कॉलम "निष्पादन पर नोट" में संपूर्ण दस्तावेज़ के निष्पादन के बारे में जानकारी दर्ज की गई है: “15 अगस्त, 2011 को, अलाटियर ओजेएससी का एक डेस्क ऑडिट किया गया था। निरीक्षण रिपोर्ट 18 अगस्त, 2011 को प्रबंधन को सौंपी गई थी।". यदि दस्तावेज़ का निष्पादन प्रतिक्रिया पत्र द्वारा निष्पादित किया जाता है, तो प्रतिक्रिया दस्तावेज़ की तिथि और संख्या इंगित की जाती है, उदाहरण के लिए, "पूर्व। क्रमांक 1561/12 दिनांक 08/25/2011".

यदि आप ईडीएमएस में काम करते हैं, तो तथाकथित "खाली" रिपोर्टों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए: जब जिन कर्मचारियों को निष्पादन के लिए दस्तावेज प्राप्त हुए हैं, वे केवल "निष्पादित" चिह्नित करते हैं, इस तथ्य के बारे में सोचे बिना कि वे एक कीस्ट्रोक के साथ रिपोर्ट कर रहे हैं दस्तावेज़ का निष्पादन, न कि उसे पढ़ने पर। केवल वही दस्तावेज़ निष्पादित माना जाता है जिसके लिए इसमें उठाए गए सभी मुद्दों का समाधान हो चुका है। जिम्मेदार निष्पादक की "पूर्ण" या "निष्पादित" जैसे पाठ वाली "रिक्त" रिपोर्ट, क्लर्क द्वारा निष्पादन के बारे में विशिष्ट जानकारी बताए बिना, स्वीकार नहीं की जानी चाहिए, और आदेश को संशोधन के लिए भेजा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ को निष्पादित करने के बाद, निष्पादक उस पर (दस्तावेज़ के निचले हाशिये पर) निष्पादन पर एक निशान लगाने के लिए बाध्य है। यदि कोई कार्रवाई की जाती है, तो प्रदर्शन रिपोर्ट में निष्पादक इस कार्रवाई का वर्णन करता है, कार्रवाई की तारीख, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और निष्पादन चिह्न के पंजीकरण की तारीख डालता है। उदाहरण 9 देखें। वे कागजी कार्रवाई के साथ यही करते हैं। ईडीएमएस में काम करते समय, ऐसी जानकारी तुरंत सिस्टम में दर्ज की जा सकती है या ठेकेदार द्वारा अपने हस्ताक्षर के साथ एक कागजी दस्तावेज़ पर फिर से तैयार की जा सकती है, और फिर उन्हें स्वयं या क्लर्क द्वारा ईडीएमएस में स्थानांतरित भी किया जा सकता है। इस बिंदु पर, दस्तावेज़ अपने जीवन चक्र के अगले चरण - "निष्पादन रिपोर्ट" में चला जाता है।

निष्पादन नियंत्रण का संगठन

दस्तावेज़ों के निष्पादन पर नियंत्रण अनिवार्य रूप से पूरी तरह से नियंत्रक द्वारा नियुक्त कर्मचारी के कंधों पर पड़ता है। पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान सेवा के कर्मचारियों को केवल नियंत्रण के "तकनीकी" पक्ष को बनाए रखने का काम सौंपा गया है: दस्तावेज़ के निष्पादन के तथ्य की जाँच "पूर्ण / पूर्ण नहीं", साथ ही समय सीमा का अनुपालन।

दुर्भाग्य से, विषयों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल फॉर्म असुविधाजनक है, जो दस्तावेजों के निष्पादन के परिचालन नियंत्रण की अनुमति नहीं देता है। नियंत्रण फ़ंक्शन को स्वचालित मोड में बनाए रखना ईडीएमएस के फायदों में से एक है, जो आपको विभिन्न पहलुओं में नियंत्रण में दस्तावेजों के बारे में जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है: व्यक्तिगत कर्मचारियों और समग्र रूप से एक विशिष्ट विभाग द्वारा निष्पादन के तहत दस्तावेजों को देखें; दस्तावेज़ जिनकी निष्पादन अवधि एक निश्चित तिथि पर समाप्त हो रही है, आदि।

बेशक, समय सीमा पर ध्यान केंद्रित करके और तदनुसार दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करके वर्तमान नियंत्रण करना सबसे सुविधाजनक है। मध्यवर्ती नियंत्रण के बारे में मत भूलिए, जो स्थापित नियंत्रण तिथि से कई दिन पहले किया जाता है। आज, मध्यवर्ती नियंत्रण करने के लिए, वे "अनुस्मारक" की एक प्रणाली का उपयोग करते हैं जो कलाकारों को स्वचालित रूप से भेजा जाता है।

एक दस्तावेज़ के लिए कई दस्तावेज़ स्वीकार किये जा सकते हैं प्रबंधन निर्णयजो कई आदेशों के रूप में जारी किया जाएगा. इसके अलावा, वे स्थापित कर सकते हैं अलग-अलग शर्तेंप्रदर्शन! और प्रत्येक निर्देश को नियंत्रण में रखा जाना चाहिए, जिससे भविष्य में न केवल संपूर्ण दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण होगा, बल्कि प्रत्येक निर्देश को अलग से भी नियंत्रित किया जा सकेगा।

इसलिए, आज "निर्देश" और "संकल्प", एक साधारण "संकल्प" और "नियंत्रण संकल्प", एक सामान्य "निर्देश" और "नियंत्रण आदेश" या "नियंत्रण दस्तावेज़" की अवधारणाओं के बीच अंतर किया जाता है। एक दस्तावेज़ में एक ही समय में कई नियमित और नियंत्रण निर्देश हो सकते हैं। इस मामले में, उदाहरण के लिए, यदि किसी वरिष्ठ प्रबंधक के संकल्प में एक भी नियंत्रण आदेश नहीं है, तो दस्तावेज़ को समग्र रूप से नियंत्रण नहीं माना जाएगा।

यदि आपके पास इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली नहीं है, तो हम एक पंजीकरण जर्नल को कागज़ के रूप में नहीं, बल्कि कम से कम रखने की सलाह देते हैं स्प्रेडशीटएमएस एक्सेल या एमएस एक्सेस में। यदि आपको एक दस्तावेज़ के तहत जारी किए गए कई आदेशों को नियंत्रित करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें अलग-अलग पंक्तियों के रूप में तालिका में दर्ज कर सकते हैं:

• जिसमें से पहले में आप सभी फ़ील्ड भरें,
• और बाद के सभी में आप केवल आने वाली संख्या और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (इसे पहचानने के लिए) दोहराते हैं, और उन कॉलमों को भी भरते हैं जिनमें जारी आदेश और उसके निष्पादन के बारे में व्यक्तिगत जानकारी होती है।

यदि आदेशों के निष्पादन की जानकारी समय पर दर्ज की जाती है, तो डीओयू सेवा द्वारा नियंत्रण कार्यों का कार्यान्वयन कम बोझिल होगा, क्योंकि आने वाले और बाहर जाने वाले दोनों दस्तावेजों को संसाधित किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक आउटगोइंग दस्तावेज़ पंजीकृत कर रहे हैं, जो कुछ आने वाले दस्तावेज़ का प्रतिक्रिया पत्र भी है, तो आलसी मत बनो और आने वाले पत्र की पंजीकरण सामग्री में जानकारी दर्ज करें, और यदि संभव हो तो इसे नियंत्रण से हटा दें।

दस्तावेज़ को केवल नियंत्रक द्वारा नियंत्रण से हटाया जाता है। ठेकेदार, दस्तावेज़ के निष्पादन पर रिपोर्ट करने के बाद, केवल इसे नियंत्रण से हटाने के लिए कहता है (उदाहरण 9 से आने वाले पत्र पर चिह्न संख्या 3 देखें)। यदि अन्य कर्मचारी भी स्थिति में बदलाव को "नोटिस" करते हैं तो वे ऐसा करने के लिए "कह" सकते हैं।

किसी दस्तावेज़ को नियंत्रण से हटा दिए जाने के बाद, पंजीकरण सामग्री में नियंत्रण के चिह्न को "नियंत्रण से हटा दिया गया" चिह्न से बदल दिया जाता है: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, चिह्न अपना चमकीला (अक्सर लाल) रंग खो देता है, और पंजीकरण लॉग में चमकीले अक्षर को आसानी से काटा जा सकता है। दस्तावेज़ पर लगाया गया नियंत्रण चिह्न स्वयं नहीं बदला गया है (हमारे उदाहरण 9 में यह "नियंत्रण" स्टांप है; इसे काटा नहीं गया है)।

इस समय, दस्तावेज़ को एक नई स्थिति पर सेट किया जा सकता है - “निष्पादित।” नियंत्रण से हटा दिया गया।"

मामलों में दस्तावेजों का गठन

कार्यालय कार्य में निष्पादित आने वाले पत्रों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार मामलों में बनाया जाता है:

• दस्तावेज़ों की सामग्री (विषय वस्तु) के अनुसार (उदाहरण के लिए, रिपोर्ट भेजने/प्राप्त करने के बारे में पत्राचार एक फ़ाइल में बनता है);
• भौगोलिक दृष्टि से (एक क्षेत्र से आने/भेजने वाले दस्तावेज़ एक फ़ाइल में बनते हैं);
• संवाददाता आधार पर (एक संवाददाता के साथ पत्राचार एक फ़ाइल में बनता है), इत्यादि।

"इनकमिंग" और "आउटगोइंग" नामों के साथ मामले बनाने की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब इनमें उत्पन्न दस्तावेजों के बीच अलग अलग बातें, घनिष्ठ संबंध स्थापित होगा। उदाहरण के लिए, आने वाले दस्तावेज़ में प्रतिक्रिया दस्तावेज़ की संख्या और तारीख के साथ-साथ उस मामले की संख्या भी बताई जानी चाहिए जिसमें यह दायर किया गया है। पंजीकरण सामग्री में बिल्कुल वही जानकारी शामिल होनी चाहिए। अन्यथा, आपको या तो अनुरोध पत्र या उसके उत्तर के लिए लंबे समय तक खोज करनी होगी।

नामकरण के अनुसार केस संख्या जिसमें दस्तावेज़ निष्पादन के बाद दायर किया जाएगा, उसके पंजीकरण संख्या का हिस्सा हो सकता है। यह दस्तावेज़ के लेखक द्वारा निर्दिष्ट संख्या और पत्र के प्राप्तकर्ता द्वारा निर्दिष्ट आने वाली संख्या दोनों पर समान रूप से लागू होता है।

क्लर्क दस्तावेज़ पर उचित शिलालेख बनाता है: "फ़ाइल संख्या 01-15 के लिए," और वही जानकारी पंजीकरण सामग्री में स्थानांतरित कर दी जाती है (उदाहरण 9 में देखें, जर्नल का अंतिम 15वां कॉलम और उस पर संख्या 4 अंकित करें) आने वाला पत्र)।

आने वाले पत्राचार के साथ काम करने के लिए अक्सर विभिन्न प्रकार की विश्लेषणात्मक रिपोर्ट तैयार की जाती हैं:

• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण पर रिपोर्ट (मात्रात्मक और गुणात्मक दोनों संकेतक प्रदान किए जाते हैं);
• सामान्य रूप से और संरचनात्मक प्रभागों द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की संख्या पर रिपोर्ट;
• आने वाले दस्तावेज़ों के विषय पर या उन क्षेत्रों पर रिपोर्ट जिनके साथ पत्राचार किया जाता है, आदि।

इसलिए, आज कागज पर दस्तावेज़ों के साथ काम करने के पुराने रूप पृष्ठभूमि में लुप्त हो रहे हैं, जिससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मार्ग प्रशस्त हो रहा है। जर्नल पंजीकरण फॉर्म केवल विशेष रूप से गुप्त संस्थानों में ही जीवित रहता है, और कार्यालय प्रक्रियाओं में इसका स्थान इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों और "सभी ट्रेडों के जैक" एमएस एक्सेल द्वारा आत्मविश्वास से कब्जा कर लिया गया है।

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किसी उद्यम की व्यावसायिक गतिविधि के पूर्वानुमान की अवधारणा और विशेषताएं आधुनिक स्थितियाँ. उद्यम में व्यावसायिक गतिविधियों के संगठन का विश्लेषण गेमिंग उद्योगवेगास-अजार्ट एलएलसी, अपनी विकास रणनीति में सुधार के लिए सिफारिशें।

थीसिस, 06/20/2010 को जोड़ा गया


एक आधुनिक बाजार अर्थव्यवस्था में एक उद्यम की व्यावसायिक गतिविधि की अवधारणा, इसकी विशिष्टताएं और कार्यान्वयन की विशेषताएं। व्यवसाय योजना की सामग्री और संरचना, इसकी तैयारी के कारण और उद्देश्य, विकास के चरण और मुख्य घटक।

परीक्षण, 04/15/2010 को जोड़ा गया


व्यावसायिक कार्य का सार और उद्देश्य। उपभोक्ता सहयोग के विकास की अवधारणा रूसी संघ. ई-कॉमर्स, इसके गुण और संभावनाएं इससे आगे का विकास. किसी उद्यम में व्यावसायिक कार्य को बेहतर बनाने के मुख्य तरीके।

पाठ्यक्रम कार्य, 03/25/2011 जोड़ा गया

प्रबंधन दस्तावेजों के एक बड़े समूह के लिए एक सामान्यीकृत नाम जो संस्थानों और व्यक्तियों के साथ संचार के साधन के रूप में कार्य करता है, कुछ संचार करता है, कुछ के बारे में सूचित करता है।

आधिकारिक पत्रों का उपयोग प्रबंधन गतिविधियों में उत्पन्न होने वाले कई परिचालन मुद्दों को हल करने के लिए किया जाता है, इसलिए पत्रों की सामग्री की विविधता: अनुरोध, अधिसूचनाएं, निमंत्रण, दावे, परिवर्तन, स्पष्टीकरण, कार्य, संदेश, स्पष्टीकरण, अनुस्मारक, पुष्टि, सिफारिशें, प्रस्ताव, टिप्पणियाँ, अनुरोध, आवश्यकताएँ, आदि।

चूंकि सेवा पत्र उद्यमों, संस्थानों और संगठनों के बीच एक संपर्क कड़ी के रूप में कार्य करते हैं, वे संस्थान के आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों का 80% तक हिस्सा लेते हैं। इसलिए, दस्तावेज़ प्रवाह को कम करने के प्रयास में, आपको सबसे पहले दस्तावेज़ों के इस समूह को तैयार करने की वैधता पर ध्यान देना चाहिए। पत्र केवल उन मामलों में लिखा जाना चाहिए जहां मौखिक संचार (फोन पर या व्यक्तिगत बातचीत में समस्या को हल करना) के माध्यम से समस्या को हल करना असंभव है। 79

आधिकारिक पत्र का पाठ सरल होना चाहिए, अर्थात। एक मुद्दे को कवर करें. इससे न केवल प्राप्तकर्ता संस्थान (मुख्य रूप से पंजीकरण, नियंत्रण, फाइलिंग) में पत्र को संसाधित करने के लिए तकनीकी संचालन सरल हो जाएगा, बल्कि दस्तावेज़ के निष्पादन में भी तेजी आएगी, क्योंकि यदि पत्र में कई प्रश्न हैं, तो एक प्रति बनाई जाती है अथवा प्रश्नों के निष्पादन का क्रम स्थापित किया जाता है। इसलिए, यदि एक ही पते वाले के साथ कई मुद्दों को हल करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक के लिए एक अलग दस्तावेज़ तैयार किया जाना चाहिए। एक ही पत्र में कई मुद्दे तभी बताए जाते हैं, जब वे आपस में जुड़े हुए हों।

पत्र के पाठ में, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं। पहला भाग उन उद्देश्यों को निर्धारित करता है जिन्होंने दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने के लिए प्रेरित किया, और उच्च अधिकारियों के निर्णयों का भी संदर्भ दिया जा सकता है जो दस्तावेज़ को तैयार करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। पत्र। दूसरा भाग दस्तावेज़ का मुख्य भाग निर्धारित करता है जिसके लिए इसे तैयार किया गया था: निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव, टिप्पणियाँ, आदि। जानकारी की मात्रा में निरंतर वृद्धि को ध्यान में रखते हुए, जिससे प्रबंधन कर्मचारियों को पत्र में निहित जानकारी की धारणा को बढ़ाने के लिए परिचित होना पड़ता है, पत्र के पाठ की प्रस्तुति के पारंपरिक क्रम को बदलने की सिफारिश की जा सकती है और दूसरे भाग में साक्ष्य और तर्क रखकर इसे मुद्दे के सार से शुरू करें।

पहले से चर्चा किए गए सरल मुद्दों पर पत्रों में स्पष्टीकरण के बिना एक मुख्य भाग शामिल हो सकता है।

उदाहरण के लिए: "हम आपसे कंप्यूटर ऑपरेटरों की प्रतियोगिता के लिए 15 कंप्यूटर आवंटित करने के लिए कहते हैं।"

सेवा पत्र का मुख्य उद्देश्य प्रोत्साहन देना है कोकार्रवाई, विश्वास दिलाना, दिखाना, समझाना। यह पाठ की स्पष्टता, स्पष्टता और संक्षिप्तता द्वारा प्राप्त किया जाता है। शब्दों को सटीक रूप से अर्थ प्रतिबिंबित करना चाहिए। शब्दाडंबर से दस्तावेज़ के सार को उजागर करना कठिन हो जाता है।

प्रस्तुत तथ्य वस्तुनिष्ठ, सत्यापित होने चाहिए और डिजिटल डेटा सटीक होना चाहिए। पत्र का स्वर तटस्थ होना चाहिए।

GOST R 6.30-97 कहता है: "प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग पत्रों में किया जाता है:

प्रथम व्यक्ति बहुवचन ("कृपया अग्रेषित करें", "विचार के लिए देखें");

पहले व्यक्ति एकवचन("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "कृपया उजागर करें");

तीसरे व्यक्ति एकवचन से ("मंत्रालय आपत्ति नहीं करता", "VNIIDAD इसे संभव मानता है")।*

अभिभाषक के प्रति सम्मान क्रियाविशेषण वाक्यांशों द्वारा व्यक्त किया जा सकता है जैसे:

"आपके प्रस्तावों पर ध्यानपूर्वक विचार करने के बाद...", "आपकी टिप्पणियों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करने के बाद..."।

पत्रों में प्रतिबिंबित मुद्दों की विविधता के बावजूद, कार्यों को उचित ठहराने के लिए प्रारंभिक और अंतिम वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का एक सीमित सेट उपयोग किया जाता है: "विनिमय के रूप में...", "अपवाद के रूप में...", "संबंध में...", "के अनुरूप..." और इसी तरह।

निर्णय लेने के कारणों का भी उपयोग करके तैयार किया जाता है सहभागी वाक्यांश: "विचार करना", "विचार करना", "ध्यान में रखना", "विचार करना", "निर्देशित करना"वगैरह।

चूंकि पत्र एक फॉर्म पर तैयार किया गया है, इसलिए इसका पाठ लेखक संस्थान के नाम से शुरू नहीं होना चाहिए, यह पहले से ही फॉर्म में शामिल है।

पत्र एक विशेष लेटरहेड पर जारी किये जाते हैं। पाठ के अलावा, दस्तावेज़ के लेखक को पत्र का शीर्षक (ए 4 प्रारूप के लिए) तैयार करना होगा, "किस बारे में" प्रश्न का उत्तर देना होगा, हस्ताक्षरकर्ता का पता, स्थिति, उपनाम और प्रारंभिक अक्षर, उसका उपनाम, पहला नाम इंगित करना होगा। , संरक्षक नाम और टेलीफोन नंबर (संकलक का विवरण), अनुलग्नकों की उपलब्धता की जांच करें (यदि वे हैं)। 80

यदि कोई पत्र 4 से अधिक पतों पर भेजा जाता है, तो उसका प्रवर्तक डाक के लिए एक सूची प्रस्तुत करने के लिए बाध्य है।

संस्था से भेजे गए पत्रों को दो समूहों में बांटा गया है - सक्रियऔर प्रतिक्रिया।यदि पत्र एक प्रतिक्रिया है, तो प्रवर्तक उस पहल दस्तावेज़ की तारीख और संख्या इंगित करता है जिसका वह जवाब दे रहा है। प्रतिक्रिया पत्र को अंतिम रूप देते समय ये विवरण पहल पत्र से फॉर्म में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। पत्र टाइप करते समय, टाइपिस्ट को GOST के संबंधित अनुभाग द्वारा निर्देशित किया जाता है।

सूचना की प्रकृति के अनुसार पत्रों को बड़ी संख्या में किस्मों में विभाजित किया जाता है।

कवर पत्र- बार-बार तैयार किया जाने वाला दस्तावेज़ जो प्राप्तकर्ता को सूचित करता है कि पत्र से जुड़े दस्तावेज़ उसे भेज दिए गए हैं। यदि संलग्न दस्तावेजों को स्पष्ट करना या कुछ जोड़ना आवश्यक है तो एक कवर लेटर तैयार करने की अनुमति है: समय सीमा बताएं, देरी का कारण बताएं, कठिन बिंदुओं को स्पष्ट करें, आदि। यदि भेजे जा रहे दस्तावेज़ में कोई संबोधन भाग नहीं है (उदाहरण के लिए, संगठनात्मक, नियामक, प्रशासनिक दस्तावेज़ भेजते समय), या यदि भेजे जाने वाले कई दस्तावेज़ों की सूची रिकॉर्ड करना आवश्यक है, तो एक कवरिंग लेटर भी तैयार किया जाता है। इस प्रकार के अक्षर इन शब्दों से शुरू होते हैं: "हम भेजते हैं", "हम निर्देशित करते हैं", "हम लौटते हैं", "संलग्न"आदि, फिर भेजे जा रहे दस्तावेज़ के शीर्षक और खोज विशेषताएँ (दिनांक और संख्या) इंगित की जाती हैं। आमतौर पर, कवर लेटर का पाठ बहुत छोटा होता है, A5 प्रारूप पर फिट बैठता है और इसमें कोई स्वतंत्र शीर्षक नहीं होता है। उदाहरण के लिए:

अन्य सभी मामलों में, जब कवर लेटर में कोई जानकारी नहीं होती है, तो यह अनावश्यक होगा और इसे तैयार नहीं किया जाना चाहिए।

निमंत्रण पत्र प्राप्तकर्ता को किसी भी चल रहे कार्यक्रम में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं। उन्हें विशिष्ट व्यक्तियों और संस्थानों दोनों को संबोधित किया जा सकता है। अक्सर ये अक्षर शब्दों से शुरू होते हैं "हम आपको आमंत्रित करते हैं"या "हम आपसे भाग लेने के लिए कहते हैं।"

वे घटना की प्रकृति को प्रकट करते हैं, इसमें भाग लेने के लिए समय और शर्तों का संकेत देते हैं।

उदाहरण के लिए: 81

सूचना मेल- किसी तथ्य या घटना के बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करता है। प्रायः सूचना पत्रों की सहायता से वे किसी संगठन की गतिविधियों, उनके उत्पादों या प्रकाशित साहित्य को बढ़ावा देते हैं। उदाहरण के लिए:

स्वावलंबी एवं सहकारी संस्थाओं के निर्माण के साथ ही इस प्रकार के पत्र व्यापक हो गए। इसका उद्देश्य प्राप्तकर्ता को दी गई सेवाओं का लाभ उठाने के लिए प्रोत्साहित करना है। पत्रों का पाठ विशिष्ट, स्पष्ट और जानकारी से भरपूर है। ऐसे पत्रों में लेखक संगठन का पता या टेलीफोन नंबर अलग से दर्शाया जाता है। नीचे एक विज्ञापन पत्र को प्रारूपित करने का एक उदाहरण दिया गया है। 82

अधिसूचना पत्रइसकी शैली निमंत्रण पत्र और सूचना पत्र के करीब है। इसे एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता के लिए संकलित किया जाता है और अक्सर यह किसी अनुरोध का उत्तर होता है। इन शब्दों से शुरू होता है: "हम आपको सूचित करेंगे।" "हम सूचित करते हैं", "हम आपको सूचित करते हैं"इत्यादि, तो कोई भी तथ्य बताया जाता है। उदाहरण के लिए:

यदि ऐसा पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित है, तो यह उस व्यक्ति का अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक इंगित करता है जिसे यह भेजा गया है।

पुष्टिकरण पत्र- किसी भी शिपमेंट (पत्र, टेलीग्राम, स्थानांतरण, पार्सल, माल, क़ीमती सामान, आदि) की प्राप्ति के बारे में एक संदेश होता है, कि पहले से तैयार किया गया दस्तावेज़ लागू रहता है (उदाहरण के लिए, एक समझौता, निर्देश, आदि)। एक पत्र किसी भी तथ्य, कार्य, टेलीफोन वार्तालाप की पुष्टि कर सकता है। इस प्रकार का लेखन "पुष्टि करना" क्रिया से प्राप्त शब्दों से शुरू होता है। उदाहरण के लिए: 83

ऐसे पत्र भेजना एक अनिवार्य हिस्सा है व्यापार संबंध. उन्हें भेजने की समयबद्धता प्राप्तकर्ता को समस्या को नियंत्रण से हटाने की अनुमति देती है और उन्हें अनुस्मारक पत्र भेजना समाप्त कर देती है।

अनुस्मारक पत्र- इसमें किसी दायित्व को पूरा करने या किसी घटना को अंजाम देने की समय सीमा के निकट आने या समाप्त होने का संकेत होता है। ऐसा पत्र विशेष रूप से संक्षिप्त हो सकता है और इसमें एक अंतिम भाग हो सकता है।

इस प्रकार का पत्र आमतौर पर शब्द से शुरू होता है "याद दिलाएँ", उदाहरण के लिए,

प्रत्याभूत के पत्र- इसमें निर्धारित दायित्वों की पूर्ति सुनिश्चित करने वाला एक दस्तावेज। इसमें, प्राप्तकर्ता को आमतौर पर किसी चीज़ (कार्य का स्थान, अनुसंधान, आदि) के भुगतान या प्रावधान की गारंटी दी जाती है। इन पत्रों में एक उच्च कानूनी कार्य होता है, इसलिए पाठ की प्रस्तुति अत्यंत स्पष्ट और सटीक होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए:

गारंटी पत्र पर आमतौर पर दो हस्ताक्षर (प्रबंधक और लेखाकार) होते हैं और मुहर लगी होती है।

पहल पत्र -ये ऐसे पत्र हैं जिनके उत्तर की आवश्यकता होती है। ऐसे पत्रों की एक बड़ी श्रेणी किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए प्राप्तकर्ता से अनुरोध (सुझाव, अनुरोध) व्यक्त करती है। यह सबसे सामान्य प्रकार का पत्र है, जिसका विषय सीमित नहीं है। हालाँकि, उनकी प्रकृति पूछे गए प्रश्न के सकारात्मक या नकारात्मक समाधान की संभावना मानती है। उदाहरण के लिए: 84

उत्तर पत्र- अपनी सामग्री में वे पहल पत्रों पर निर्भर हैं, क्योंकि उनके पाठ का विषय पहले ही निर्धारित किया जा चुका है और पहल पत्र में पूछे गए प्रश्न के समाधान की प्रकृति बताना बाकी है: प्रस्ताव की स्वीकृति या अस्वीकृति, की पूर्ति प्रार्थना। उत्तर हमेशा एक विशिष्ट और स्पष्ट रूप में बताया जाना चाहिए: क्या सभी अनुरोधों को किस हद तक, किस समय सीमा के भीतर संतुष्ट किया जा सकता है। यदि पत्र में इनकार है, तो इसका उचित कारण होना चाहिए। उदाहरण के लिए:

23. व्यक्तिगत दस्तावेज़ तैयार करना (बायोडाटा, आत्मकथा, बयान, पावर ऑफ अटॉर्नी, रसीद)

व्यावसायिक पत्र की मुख्य विशेषताओं में से एक उनके लेखन की शैली और भाषा है।

औपचारिक व्यवसाय शैली एक शैली है जो गतिविधि के कानूनी और प्रशासनिक-सार्वजनिक क्षेत्रों में कार्य करती है। इसका उपयोग दस्तावेज़, व्यावसायिक कागजात और पत्र लिखते समय किया जाता है सरकारी संस्थान, अदालत, साथ ही अंदर भी अलग - अलग प्रकारव्यापार मौखिक संचार. यह अपनी सापेक्ष स्थिरता और अलगाव से प्रतिष्ठित है। आधिकारिक व्यावसायिक शैली विभिन्न शैलियों के दस्तावेजों की शैली है: अंतर्राष्ट्रीय संधियाँ, राज्य अधिनियम, कानूनी कानून, विनियम, चार्टर, निर्देश, आधिकारिक पत्राचार, व्यावसायिक कागजात, आदि।

आधिकारिक पत्रों की भाषा और शैली की एक विशेषता स्थिर (टेम्पलेट, मानकीकृत) भाषाई अभिव्यक्तियों का उपयोग है, जो उच्च स्तर की सटीकता के साथ व्यावसायिक संचार की नियमित रूप से आवर्ती स्थितियों को प्रतिबिंबित करना संभव बनाती है।

दस्तावेज़ों की भाषा और शैली के लिए आवश्यकताएँ:

1. प्रयुक्त शब्दों और शब्दों की स्पष्टता;

2. प्रस्तुति का तटस्थ स्वर;

3. शाब्दिक, व्याकरणिक, शैलीगत मानदंडों का अनुपालन, प्रस्तुति की सटीकता और स्पष्टता सुनिश्चित करना;

4. पाठ की शब्दार्थ पर्याप्तता और संक्षिप्तता।

संचार लक्ष्यों के मुख्य समूह (संज्ञानात्मक, व्यावहारिक और संज्ञानात्मक-व्यावहारिक) समान रूप से अंतर्निहित हैं वाणिज्यिक पत्राचार. व्यावसायिक पत्राचार में, पूछताछ पत्र या प्रतिक्रिया पत्र संज्ञानात्मक उद्देश्यों से मेल खाते हैं। से वाणिज्यिक पत्रों के लिए व्यावहारिक उद्देश्योंप्रस्ताव पत्र को संदर्भित करता है.

वाणिज्यिक पत्राचार एक वाणिज्यिक लेनदेन के निष्कर्ष और निष्पादन को औपचारिक बनाता है, पंजीकृत करता है, एक अनुबंध तैयार करने से पहले करता है और इसमें इसके कार्यान्वयन की प्रगति को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ शामिल होते हैं।

पत्र के लहजे में विनम्रता और सटीकता - व्यावसायिक पत्राचार में निहित गुण होने चाहिए। पत्र भेजे गए राजनेताओंऔर अधिकारियों को नियमित व्यावसायिक पत्रों की तुलना में अधिक औपचारिक और सम्मानजनक लहजा रखना चाहिए। पता, लिफाफे पर पता, अभिवादन और समापन वाक्यांश (अभिवादन के अनुरूप) में प्रत्येक देश और प्रत्येक वर्ग के अधिकारी के लिए विशिष्ट आम तौर पर स्वीकृत आधिकारिक पते का उपयोग किया जाना चाहिए।

भाषा एकीकरण की विशेषता आधिकारिक दस्तावेज़ इसमें मानक भाषा मॉडल की एक प्रणाली का निर्माण शामिल है जो व्यावसायिक संचार की विशिष्ट स्थितियों को दर्शाता है। साथ ही, "एक मॉडल को तार्किक और वाक्यात्मक निर्माण दोनों के रूप में समझा जाता है जो अधिकतम संख्या में प्रबंधन स्थितियों को कवर करता है।"

टाइपिंग संचार स्थितियों के दृष्टिकोण से सबसे महत्वपूर्ण कारक लक्ष्य कारक है, क्योंकि यह एक भाषण अधिनियम को निष्पादित करने का लक्ष्य है जो बनाए जा रहे दस्तावेज़ के प्रकार और शैली को निर्धारित करता है।

व्यावसायिक संचार के आरंभकर्ता अपने लिए जो लक्ष्य निर्धारित करते हैं, वह न केवल भाषा मॉडल की पसंद से निर्धारित होता है, बल्कि, सबसे ऊपर, व्यवसायिक पेपर के विषयगत और कार्यात्मक प्रकार से भी निर्धारित होता है।

लक्ष्य	दस्तावेज़ का प्रकार	भाषा मॉडल
सूचना	सेवा ज्ञापन, कवर पत्र, संदेश पत्र, आदि।	हम आपको आपका अनुरोध भेजते हैं... हम आपको सूचित करते हैं कि... हम आपको सूचित करते हैं कि... हम आपको सूचित करते हैं कि...
प्रलोभन	आदेश, निर्देश, निर्देश, आदि।	तथ्य की जांच का आदेश दें... इसे अमल में लाएं... इसके लिए अतिरिक्त अवसर खोजें...
रिश्तों को शुरू करना और बनाए रखना	प्रत्याभूत के पत्र	हम गारंटी देते हैं कि... कंपनी... गारंटी देती है...
अनुरोध - पत्र	हम आपसे पूछते हैं... मैं आपसे इस मुद्दे को सुलझाने का आग्रह करता हूं... हम आपको शामिल करना चाहते हैं... कृपया हमें बताएं...
चेतावनी, मांग, इनकार की अभिव्यक्ति	निमंत्रण पत्र	हमारा निमंत्रण स्वीकार करें... मैं आपको आमंत्रित करता हूं... हम इसमें आपकी भागीदारी के लिए बहुत आभारी होंगे...
अनुस्मारक पत्र	हम आपको याद दिलाते हैं कि... हम आपको फिर से सूचित कर रहे हैं...
मांग - पत्र	हम इसके विरुद्ध दावा कर रहे हैं... हम आधिकारिक तौर पर आपके समक्ष दावा दायर कर रहे हैं...
प्रतिक्रिया पत्र	आपके प्रस्ताव को इस कारण से अस्वीकार कर दिया गया है निम्नलिखित कारण...दुर्भाग्य से, हम आपके प्रस्ताव पर सकारात्मक प्रतिक्रिया नहीं दे सकते...

इस प्रकार, दस्तावेज़ के सभी अर्थ संबंधी पहलुओं को स्थिर तार्किक रूपों - मॉडल के रूप में लागू किया जाता है। परिणामस्वरूप, एक आधिकारिक पेपर तैयार करने की प्रक्रिया एक निश्चित तार्किक अनुक्रम में मानक भाषा मॉडल के संयोजन तक सीमित हो जाती है।