व्यावसायिक पत्र सही ढंग से कैसे लिखें? व्यावसायिक पत्र के प्रकार और संरचना। पार्टियों का पत्राचार

रूसी संघ का नागरिक संहिता कर निरीक्षकों को एलएलसी पंजीकरण के लिए प्रस्तुत दस्तावेजों में निहित जानकारी की प्रामाणिकता को सत्यापित करने के लिए बाध्य करता है। अन्य बातों के अलावा, उन्हें बनाए जा रहे संगठन के कानूनी पते की जांच करनी होगी। इस कार्य को सरल बनाने के लिए, पंजीकरण प्राधिकरण के कर्मचारियों को आवेदक से कानूनी पते पर गारंटी पत्र की आवश्यकता होती है।

एलएलसी पंजीकरण के लिए गारंटी पत्र

ऐसे पत्र और हस्ताक्षर के पाठ से, एक कानूनी इकाई या व्यक्ति गारंटी देता है कि वह अपनी संपत्ति को किराए पर देने के लिए तैयार है। कानूनी तौर परजैसे ही एलएलसी राज्य पंजीकरण पास कर लेता है, क्षेत्र। मकान मालिक यह भी गारंटी देता है कि परिसर कानून द्वारा उसका है और पट्टा समझौते का समापन करके, वह तीसरे पक्ष के हितों का उल्लंघन नहीं करता है। पत्र के साथ प्रमाणपत्र की एक प्रति संलग्न है राज्य पंजीकरणस्वामित्व.

किसी कार्यालय स्थान का कार्यालय स्थान होना आवश्यक नहीं है। किसी उत्पादन परिसर (गोदाम, कार्यशाला) के पते को कानूनी पते के रूप में उपयोग करने की अनुमति है, यदि केवल कार्यकारी एजेंसीएक एलएलसी वास्तव में वहां स्थित हो सकता है यदि यह एलएलसी को भेजे गए पत्राचार की निर्बाध प्राप्ति सुनिश्चित करता है। यदि आवेदक गैरेज में एलएलसी पंजीकृत करने का प्रयास करता है, तो पंजीकरण प्राधिकारी के पास दावे हो सकते हैं - कार्यालय व्यवस्था की वास्तविकता को साबित करना होगा।

कानूनी पता "खरीदने" के मामले में, आपको सावधान रहना चाहिए। केवल अच्छी प्रतिष्ठा वाली कंपनी पर भरोसा करें, अन्यथा आपको पंजीकरण से वंचित होने का जोखिम है। आपका "कार्यालय" कंपनियों के सामूहिक पंजीकरण का स्थान, खंडहर या निर्माणाधीन इमारत बन सकता है, सैन्य इकाईया एक क्लिनिक. ऐसा होता है कि पता इस रूप में मौजूद नहीं है। हर चीज़ की दोबारा जाँच करना एक अच्छा विचार होगा।

यदि स्वामित्व प्रमाण पत्र और गारंटी पत्र में पता थोड़ा अलग है, तो एलएलसी पंजीकृत करने के दस्तावेजों में, पत्र में एक को इंगित करें, क्योंकि यह पट्टा समझौते में दिखाई देगा।

एलएलसी पंजीकृत करने के लिए गारंटी पत्र आवश्यक दस्तावेजों में से नहीं है, लेकिन इसकी अनुपस्थिति के परिणामस्वरूप पंजीकरण से इनकार किया जा सकता है। असफल स्वामी खुद का व्यवसायअदालत में अपने मामले का बचाव कर सकते हैं, जहां कर अधिकारी यह साबित करेंगे कि उनके पास कानूनी पते की सटीकता को सत्यापित करने का अवसर नहीं था। सुप्रीम आर्बिट्रेशन कोर्ट का प्लेनम, वास्तव में, गारंटी पत्र की अनुपस्थिति को कानूनी पते की अविश्वसनीयता के सबूत के रूप में नहीं मानता है। हालाँकि, कोई भी कानूनी कार्यवाही एक अप्रिय प्रक्रिया है, और इससे भी अधिक आपके अपने व्यवसाय की दिशा में पहले कदम पर। इसलिए, हम कानूनी पते पर गारंटी पत्र का एक नमूना डाउनलोड करने, दस्तावेज़ तैयार करने और इसे एलएलसी पंजीकरण के लिए आवेदन के साथ जमा करने की सलाह देते हैं।

आप हमारी वेबसाइट पर कानूनी पते के प्रावधान के लिए गारंटी पत्र का वर्तमान नमूना पा सकते हैं।

गारंटी पत्र को नोटरी द्वारा प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है। यह पर्याप्त है कि मालिक मौजूदा समझौते के तथ्य की पुष्टि करता है दूरभाष वार्तालापपंजीकरण प्राधिकारी के एक कर्मचारी के साथ।

कानूनी इकाई से गारंटी पत्र

जहां तक ​​पत्र की सामग्री का सवाल है, पते के प्रावधान के लिए गारंटी का कोई एक नमूना पत्र नहीं है। आप दस्तावेज़ के तर्क को बनाए रखते हुए और आवश्यक जानकारी को इंगित करना न भूलते हुए हमारे नमूने का उपयोग कर सकते हैं, जैसे:

• "हेडर" में - पट्टेदार का विवरण और संघीय कर सेवा का नाम जहां कंपनी पंजीकृत होनी चाहिए;
• विस्तृत पता, किराए पर लिए जा रहे परिसर का क्षेत्रफल और उसकी विशेषताएं - जैसा कि पट्टा समझौते में निर्दिष्ट किया जाएगा;
• बनाई जा रही एलएलसी के प्रमुख का नाम और उसकी कंपनी का नाम;
• पट्टा समझौते के तहत उपयोग के लिए परिसर को स्थानांतरित करने की तैयारी की पुष्टि।

एलएलसी पंजीकृत करने के लिए गारंटी पत्र में तारीख बताना आवश्यक नहीं है। आप इसे इंगित कर सकते हैं, लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता - गारंटी पत्र की कोई समाप्ति तिथि नहीं होती है।

कृपया ध्यान दें: गारंटी पत्र में, मालिक कहता है कि एलएलसी पंजीकृत होने पर वह एलएलसी के प्रमुख के साथ एक पट्टा समझौता करेगा, लेकिन वह ऐसा करने के लिए बाध्य नहीं है। गारंटी पत्र के साथ, वह प्रमाणित करता है कि उसे इस तथ्य से कोई आपत्ति नहीं है कि उसके स्वामित्व वाली अचल संपत्ति के पते पर एक विशिष्ट कानूनी इकाई पंजीकृत की जाएगी। अंततः, किसी समझौते में प्रवेश करना या इस विचार को त्यागना मालिक की स्वतंत्र पसंद है, और गारंटी पत्र उसके लिए कोई डिक्री नहीं है। इसलिए, यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वर्ग मीटर आपका ही रहेगा, तो मकान मालिक के साथ प्रारंभिक समझौता करें।

ये सब काम करता है विपरीत पक्ष: एलएलसी का प्रमुख, कंपनी के पंजीकरण के आधार पर, उस व्यक्ति से कार्यालय किराए पर लेने के लिए बाध्य नहीं है जिसने एलएलसी पंजीकृत करते समय पट्टे के लिए गारंटी पत्र प्रदान किया था। यदि आप प्रारंभिक समझौतों से इनकार करते हैं, तो आपको कानूनी पते में बदलाव के बारे में कर प्राधिकरण को सूचित करना होगा। यह P13001 या P14001 फॉर्म में किया जाता है। पहले का उपयोग तब किया जाता है जब चार्टर में कानूनी पता दर्शाया गया हो, जिसका अर्थ है कि इसके परिवर्तन के साथ चार्टर के पाठ को समायोजित करना होगा। दूसरा फॉर्म उन एलएलसी के लिए उपयुक्त है जिनका चार्टर कानूनी पता बदलने के बाद प्रासंगिकता नहीं खोता है।

किसी व्यक्ति से कानूनी पते पर गारंटी पत्र

यदि आप प्रबंधक के घर के पते पर एलएलसी पंजीकृत कर रहे हैं, तो आपको कानूनी पते को पंजीकृत करने के लिए गारंटी पत्र की आवश्यकता नहीं होगी। इस मामले में, परिसर के मालिक और संभवतः, इसमें पंजीकृत अन्य व्यक्तियों से सहमति की आवश्यकता होगी। उस निरीक्षण कार्यालय से आवश्यकताओं की जाँच करें जहाँ आप पंजीकरण कराने की योजना बना रहे हैं।

किसी व्यक्ति से कानूनी पते पर गारंटी पत्र उस स्थिति में आवश्यक है जहां किसी संगठन को पट्टे पर दिए गए परिसर का मालिक एक व्यक्ति है। इसे एक पत्र के समान ही स्वरूपित किया गया है कानूनी इकाई. केवल कंपनी का विवरण अब यहां दिखाई नहीं देगा. केवल नागरिक का उपनाम, नाम, संरक्षक, ऐसे और ऐसे पते पर ऐसे एलएलसी को पंजीकृत करने के लिए उसकी सहमति, आश्वासन कि वह मालिक है, कि वह निष्कर्ष निकालकर राज्य और तीसरे पक्ष के हितों का उल्लंघन नहीं करता है पट्टा समझौता, इत्यादि।

दिलचस्प बात यह है कि गैर-आवासीय परिसर के मालिक को खुद को गारंटी पत्र जारी करने का अधिकार है यदि वह एलएलसी के संस्थापक के रूप में कार्य करता है और अपने स्वामित्व वाले परिसर को कानूनी पते के रूप में उपयोग करना चाहता है। ऐसा पत्र किसी व्यक्ति द्वारा कानूनी इकाई को दी गई किराये की गारंटी के रूप में तैयार किया जाता है। पंजीकरण प्राधिकरण इस तथ्य से भ्रमित नहीं होगा कि एलएलसी के प्रमुख और पट्टेदार का नाम मेल खाता है।

जो कोई भी पट्टेदार के रूप में कार्य करता है उसे गारंटी पत्र में दर्शाए गए संपर्क नंबर का उपयोग करके पंजीकरण प्राधिकरण के किसी कर्मचारी द्वारा संपर्क करने के लिए तैयार रहना चाहिए। यह सामान्य प्रक्रिया, क्योंकि जिस कर्मचारी ने एलएलसी पंजीकरण के लिए दस्तावेज़ स्वीकार किए हैं, उसे यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रदान की गई जानकारी सही है। यदि मकान मालिक उपलब्ध नहीं है या जवाब नहीं देता है, तो संभावना है कि गारंटी पत्र को अमान्य मानते हुए एलएलसी पंजीकृत नहीं किया जाएगा।

भुगतान के लिए गारंटी पत्र (नमूना) दस्तावेज़ की आवश्यकता क्यों है, इसे सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए, ऋण के भुगतान और कार्य के प्रदर्शन के लिए गारंटी पत्र लिखने के नमूने

गारंटी पत्र क्या है, इसे सही तरीके से कैसे लिखें, गारंटी पत्र लिखने के नमूने। गारंटी पत्र एक दस्तावेज है जो एक पक्ष के दूसरे पक्ष के पक्ष में कुछ कार्य करने के इरादे की पुष्टि करता है या, उदाहरण के तौर पर, दूसरे पक्ष के संबंध में किसी भी शर्त का पालन करने के इरादे की पुष्टि करता है। एक सक्षम रूप से लिखा गया गारंटी पत्र इसके निष्पादन में आपके विश्वास की कुंजी है।

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गारंटी पत्र - यह क्या है?

भुगतान गारंटी पत्र (नमूना)- यह, सबसे पहले, एक दस्तावेज है जिसमें एक पक्ष द्वारा दूसरे के संबंध में ग्रहण किए गए दायित्वों के कार्यान्वयन की गारंटी होती है। ऐसे दायित्व किसी भी सेवा, प्रदर्शन का प्रावधान हो सकते हैं अलग - अलग प्रकारकाम, ऋण भुगतान, इत्यादि।

गारंटी पत्र का सबसे आम प्रकार ऋण के भुगतान के लिए गारंटी पत्र है।

एक सही ढंग से तैयार किया गया दस्तावेज़ इसके कार्यान्वयन की गारंटी है

गारंटी पत्र को सक्षम और सही ढंग से तैयार करने के लिए, आपको निम्नलिखित सिफारिशों का पालन करना चाहिए:

• उपयुक्त लेखन शैली - पत्र लिखते समय आपको इसका पालन करना होगा व्यापार शैली, आख़िरकार, गारंटी पत्र, सबसे पहले, एक दस्तावेज़ है।
• समीचीनता और संक्षिप्तता - आपको बहुत अधिक नहीं लिखना चाहिए; जो आवश्यक है उसे संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से बताना पर्याप्त होगा।
• विशिष्टता - ऐसे शब्दों को बाहर करें जिनमें अनिश्चितता हो; उदाहरण के लिए, हम गारंटी देते हैं, हम कार्य करते हैं जैसे शब्दों का उपयोग करके वाक्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करना उचित है।
• निश्चितता और स्पष्टता - गारंटी पत्र का पाठ स्पष्ट और सरल होना चाहिए।
• वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियाँएक पत्र में.

कानूनी इकाई की ओर से गारंटी पत्र में हमेशा आवश्यक विवरण और प्रबंधक के हस्ताक्षर होने चाहिए।

कानूनी इकाई के लिए अनिवार्य विवरण:

• संगठन का नाम और उसका विवरण
• आवश्यक संपर्क विवरण
• पत्र में अपील का सार
• हस्ताक्षर करने की तिथि
• संगठन की मुहर, साथ ही जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर

व्यक्तियों के लिए विवरण:

• पासपोर्ट विवरण और आवासीय पता
• पत्र में अपील का सार
• हस्ताक्षर

दस्तावेज़ की तैयारी

चूंकि कानून स्पष्ट रूप से ऋण के भुगतान, सेवाओं और काम के पूरा होने की पुष्टि, रोजगार और इस पत्र के अन्य प्रकारों के लिए गारंटी पत्र लिखने के लिए एक फॉर्म प्रदान नहीं करता है, इसलिए इसे लिखना काफी सरल है।

गारंटी पत्र लिखते समय, केवल इस बात पर विचार करना उचित है कि यदि पत्र किसी की ओर से तैयार किया गया है, तो इसे कानूनी इकाई के लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए और इसमें आवश्यक विवरण शामिल होने चाहिए। किसी व्यक्ति की ओर से गारंटी पत्र किसी भी लिखित रूप में लिखा जा सकता है।

गारंटी दस्तावेज़ लिखने के नमूने

ऋण के भुगतान के लिए गारंटी पत्र (दस्तावेज़ को संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए, मुख्य लेखाकार, साथ ही प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए, और कंपनी की मुहर के साथ चिपका होना चाहिए)।

व्यावसायिक और नागरिक गतिविधियों में अक्सर अधिकारियों से संपर्क करना आवश्यक होता है।

प्रत्येक अनुरोध लिखित रूप में होना चाहिए। आधिकारिक पत्र विभिन्न अवसरों पर भेजे जाते हैं। यह हो सकता है: भुगतान करने की आवश्यकता, भुगतान के बिना उत्पाद प्रदान करने का अनुरोध, ऋण चुकौती का दावा, इत्यादि।

आधिकारिक अपील के लिए विशेष रूपलागू नहीं होता। विधान रूसी संघस्वतंत्र लेखन मानता है। लेकिन इसके अलावा, आम तौर पर स्वीकृत मानदंड भी हैं। उनके उपयोग से पत्रों पर कानूनी स्थिति लागू करना संभव हो जाता है। अनुपस्थिति आवश्यक शर्तेंऔर विशेषताएँ उन्हें आधिकारिक पत्राचार के रूप में मानने की अनुमति नहीं देती हैं।

इसलिए, प्राप्तकर्ता से औपचारिक रूप से संपर्क करने से पहले, आपको निःशुल्क नमूनों और उदाहरणों से खुद को परिचित करना होगा। उन्हें इस प्रकाशन के नीचे दिए गए लिंक का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है। लिखते समय यह व्याख्यात्मक लेख एक अच्छी मदद के रूप में काम कर सकता है।

आधिकारिक पत्रों की संरचना और विशेषताएँ

आधिकारिक पत्राचार A4 शीट पर किया जाता है। इसके अलावा, कंपनियों (कानूनी संस्थाओं) के लिए कंपनी लेटरहेड का उपयोग किया जाता है। यह पहले से ही पंजीकरण की पहचान करने वाली जानकारी की उपस्थिति मानता है।

यह आवश्यकता "टोपी" की आवश्यकता को समाप्त नहीं करती है। यह शीट के ऊपरी दाएँ क्षेत्र में लिखा गया है। यह प्राप्तकर्ता संगठन और अधिकारी का नाम दर्शाता है। इसमें उद्यम, विभाग, प्रबंधक, प्रेषक का नाम लिखना भी संभव है।

बाईं ओर विपरीत दिशा में आउटगोइंग/इनकमिंग चिह्न बनाने का स्थान है। उनमें नंबर, तारीख और शहर शामिल है। तदनुसार, आउटगोइंग प्रेषक द्वारा निर्धारित किया जाता है, और आने वाला प्राप्तकर्ता द्वारा निर्धारित किया जाता है। प्राप्तकर्ता के लिए आवश्यक आवश्यकतायह दस्तावेज़ को पंजीकृत करने वाले व्यक्ति की स्थिति और व्यक्ति का संकेत है।

अगला (नीचे) पाठ ही है. कुछ पत्रों के लिए शीर्षक लिखना संभव है (वैकल्पिक)। पाठ के अंतर्गत आपको अधिकृत व्यक्ति की स्थिति का पूरा नाम, उसका अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक, संपर्क फ़ोन नंबर, कलाकार का विवरण (यदि कोई अपेक्षित है) अवश्य इंगित करना होगा। इस डेटा के सामने अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर होते हैं। यह हस्ताक्षर भेजने वाली संस्था की मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

वाणी और पत्र लिखने का ढंग

चूँकि यह आधिकारिक पत्राचार है जिस पर विचार किया जा रहा है, भाषण को व्यवसायिक माना जाता है। अर्थात्, पाठ में कोई साहित्यिक अभिव्यक्ति (तुलना, रूपक, रूपक) नहीं होनी चाहिए। यह समझा जाना चाहिए कि जिस व्यक्ति को संदेश प्राप्त हुआ है उसके पास अनावश्यक साहित्यिक वाक्यांशों को पढ़ने के लिए पर्याप्त समय नहीं है।

पाठ संरचना सरकारी पत्रनिम्नलिखित को आम तौर पर स्वीकार किया जाता है: सूचना भाग शुरुआत में दिया गया है। यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच संबंध का वर्णन करता है। आगे पाठ में समस्या के सार का वर्णन करना आवश्यक है।

विवरण संक्षिप्त होना चाहिए और अंतिम तिथियों, आंकड़ों और साक्ष्यों द्वारा समर्थित होना चाहिए।

इसके बाद, समस्या को हल करने के उद्देश्य से घटनाओं के वांछित विकास का प्रस्ताव देना आवश्यक है।

नीचे एक मानक प्रपत्र और एक आधिकारिक पत्र का नमूना है, जिसका एक संस्करण मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

GOST 7.0.8-2013 "सूचना, पुस्तकालय और के लिए मानकों की प्रणाली प्रकाशित करना. रिकार्ड रखना और संग्रह करना। नियम और परिभाषाएँ" ने उन अवधारणाओं के मूल अर्थों को समेकित किया जिनका हम आगे उपयोग करेंगे:

• गंतव्य- दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी युक्त विवरण;
• दस्तावेज़ विवरण- दस्तावेज़ डिज़ाइन का तत्व।

साथ ही आपको नए टर्म पर भी ध्यान देने की जरूरत है गुण, जिसे इलेक्ट्रॉनिक वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करते समय सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है और माना जाता है अनिवार्य अवयवरंगमंच की सामग्रीदस्तावेज़। GOST R 6.30-2003 द्वारा स्थापित "पताकर्ता" विवरण दर्ज करने के नियम प्रदान करते हैं विभिन्न विकल्पइसका डिज़ाइन - उनमें अपेक्षित "पता प्राप्तकर्ता" की मुख्य विशेषताओं को अलग ढंग से औपचारिक रूप दिया गया है या औपचारिक रूप नहीं दिया गया है।

और अंत में, शब्द गंतव्यपुरानी अवधारणा से अलग होना चाहिए पत्र पानेवाला, जो फिर भी संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के नियमों के परिशिष्ट में उल्लिखित है (15 जून, 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित) अर्थ में लेखक, अर्थात। दस्तावेज़ भेजने वाला(और सबसे ऊपर पत्र).

चूँकि पत्राचार आमतौर पर संगठनों के दस्तावेज़ प्रवाह का 80% से अधिक हिस्सा लेता है, हम आधिकारिक आधिकारिक पत्रों के उदाहरण का उपयोग करके "पताकर्ता" विवरण दर्ज करने के नियमों पर विचार करेंगे, जो कागज के रूप में तैयार किए जाते हैं और प्राप्तकर्ता को मुख्य रूप से भेजे जाते हैं। मेल.

पत्राचार आयोजित करने की प्रक्रिया में, प्रबंधकों, कर्मचारियों और संगठन की रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा को निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखना चाहिए:

• तकनीकी, जिसका अर्थ है कि संगठन अपना पत्र डाकघरों के माध्यम से या पत्राचार वितरित करने वाली कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करके भेजेगा। ये कंपनियां और रूसी पोस्ट डिलीवरी प्रक्रिया के दौरान स्वतंत्र तीसरे पक्ष के रूप में कार्य करते हैं। एक पत्र लिखते समय, आपको यह ध्यान रखना होगा कि इसे कैसे भेजा जाएगा, पैक किया जाएगा, कि डाक पते की विशेषताओं के पंजीकरण का क्रम और अनुक्रम डाक सेवाओं के प्रावधान के नियमों द्वारा स्थापित किया गया है, जो प्रस्तावों द्वारा अनुमोदित हैं। रूसी संघ की सरकार के और समय-समय पर अद्यतन किए जाते हैं;
• प्रबंधकीय, क्योंकि पत्र में ये शामिल हो सकते हैं:
  • विशिष्ट प्रबंधन निर्णय, प्रस्ताव, रिपोर्ट या दावा - इसे किसी उच्च संगठन या समान भागीदार, ग्राहक को संबोधित किया जा सकता है;
  • अनिवार्य आदेश या मानक कानूनी कार्य, जिसे निष्पादन या सूचना हेतु अधीनस्थ संगठनों को भेजा जाता है।
    अर्थात्, दस्तावेज़ के निर्माण और सामग्री का उद्देश्य, प्रबंधन प्रणाली में लेखक संगठन का स्थान और पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ संबंध अपेक्षित "पताकर्ता" के डिज़ाइन को प्रभावित करते हैं। इसके अलावा, पत्र को उस बिंदु (संगठन, अधिकारी, विशेषज्ञ, संरचनात्मक इकाई) को भेजा जाना चाहिए जहां दस्तावेज़ में निर्धारित मुद्दे को अंततः और गुण-दोष के आधार पर हल करने का अधिकार है। यदि आपके पास इस संगठन के लिए कई प्रश्न/सुझाव हैं जो एक-दूसरे से संबंधित नहीं हैं और जिनका समाधान सक्षमता के अंतर्गत है अलग-अलग व्यक्ति, तो प्रत्येक "अंतिम प्राप्तकर्ता" को एक अलग पत्र लिखना बेहतर है। और यदि आप नहीं जानते कि आपके प्रश्नों पर काम करने के लिए किसे नियुक्त किया जाएगा, तो आप उन्हें संबोधित एक पत्र में डाल सकते हैं महानिदेशकया इसे आम तौर पर संगठन को संबोधित करें;
• शिष्टाचार कारक- विशिष्ट स्थिति को ध्यान में रखते हुए, विनम्रता के स्वीकृत नियमों का पालन करने की आवश्यकता व्यावसायिक संपर्क, प्राप्तकर्ता की स्थिति और स्थिति (कानूनी या व्यक्तिगत, वरिष्ठ या अधीनस्थ संगठन, पत्र पहली बार या स्थायी संवाददाता को भेजा जाता है, आदि)।

संगठन पत्र प्रपत्र

पत्राचार संचालित करने के लिए लगभग हर संगठन अपना स्वयं का पत्र प्रपत्र विकसित और अनुमोदित करता है। इसके विवरण की संरचना और डिज़ाइन के उदाहरण यहां पाए जा सकते हैं:

• GOST R 6.30-2003 में “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" (आंकड़े बी.2 - बी.4) और
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें अनुमोदित की गईं। रोसारखिव के आदेश दिनांक 23 दिसंबर 2009 संख्या 76 (परिशिष्टों के साथ खंड 3.3.1) द्वारा।
  संगठन भुगतान करते हैं बहुत ध्यान देनाएक पत्र प्रपत्र विकसित करना और यहां तक ​​कि इसे "कॉर्पोरेट" शैली की पुस्तक में शामिल करना, जो बिल्कुल उचित है, क्योंकि वह एक कानूनी इकाई का "चेहरा" है, पत्र के लेखक की छवि और उसकी छाप बनाता है। लेकिन यह केवल कागज की गुणवत्ता और फॉर्म बनाने के लिए उपयोग किए गए पेंट के रंगों के बारे में नहीं है। प्रपत्र संगठन का पूरा और संक्षिप्त नाम, संगठनात्मक और कानूनी रूप और अधीनता दर्शाता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि लेखक के बारे में जो जानकारी उस पर इंगित की गई है वह सही ढंग से प्रारूपित है, लेखक से संपर्क करने के सभी तरीकों को सूचीबद्ध करना. में बाहरी वातावरणयह संगठन की स्थिरता, संपर्क करने की इच्छा, खुलेपन और "सद्भावना" के संकेत देता है।

फॉर्म में विवरण का स्थान यह हो सकता है:

• अनुदैर्ध्य(जैसा कि उदाहरण 1 में है) या
• कोना:
  • केंद्रित(जैसा कि उदाहरण 2 में है) या
  • झंडा(विशेषताएँ एक ही पार्श्व क्षेत्र में स्थित हैं, लेकिन प्रत्येक पंक्ति का पाठ बाएँ हाशिये से शुरू होता है)।

अनुदैर्ध्य और कोने के रूपों में "पता प्राप्तकर्ता" विशेषता के लिए एक अलग स्थान होता है; इसे नारंगी भरण द्वारा दर्शाया जाता है (उदाहरण 1 और 2 की तुलना करें)।

"पता प्राप्तकर्ता" विशेषता के गुण

इसके अलावा, प्रश्न का उत्तर "कहाँ?", अर्थात्। GOST द्वारा "मेलिंग पता" विशेषता का पंजीकरण वैकल्पिक माना जाता है. यदि यह फिट बैठता है, तो इसके तत्व डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा प्रदान किए गए अनुक्रम में लिखे गए हैं (यह स्थापित है) पद्धति संबंधी सिफ़ारिशेंसंघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास पर, परिशिष्ट संख्या 11)। एक खिड़की के साथ एक लिफाफे का उपयोग करते समय पत्र पर डाक पता इंगित करना सुविधाजनक हो जाता है, जिसमें प्राप्तकर्ता के बारे में सभी डेटा दिखाई देगा (किसको और कहां पत्र वितरित किया जाना है), तो यह जानकारी नहीं होनी चाहिए लिफाफे पर मैन्युअल रूप से या "लेबल" चिपकाकर डुप्लिकेट किया गया। बड़ी मात्रा में पत्राचार के साथ, यह दृष्टिकोण समय और धन की काफी बचत करता है।

यदि पत्र संबोधित है सरकारी एजेंसी, निकाय स्थानीय सरकार, सर्वोच्च प्राधिकारी, उच्च संगठन, तो "मेलिंग पता" विशेषता अभी भी जारी नहीं की गई है (यह केवल लिफाफे पर दर्शाया गया है)। उदाहरण 3 और 4 देखें।

यदि पत्र सबसे पहले भेजा जाता है इस "श्रेष्ठ संगठन" के प्रमुख, तो संगठन का नाम पद में शामिल किया गया है, उदाहरण 5 और 6 देखें। पद और पूरा नाम दोनों मूल मामले में लिखे गए हैं।

उदाहरण 1

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उदाहरण 2

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उदाहरण 3

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उदाहरण 4

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उदाहरण 5

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उदाहरण 6

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यदि पत्र किसी तीसरे पक्ष के सहकर्मी या डाउनलाइन संगठन को संबोधित, तो पत्र के "पतेदार" में एक डाक पता शामिल हो सकता है, जो संगठन के नाम से 1.5-2 लाइन रिक्ति से अलग किया जाता है और GOST R 6.30-2003 द्वारा निर्धारित एक छोटे अक्षर से शुरू होता है (उदाहरण के लिए, " सड़क" या "पीआर")

उदाहरण 7

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यदि पत्र संबोधित है प्रबंधक कोसंगठन, तो स्थिति में संगठन का पूरा नाम शामिल है जो संगठनात्मक और कानूनी रूप को दर्शाता है:

उदाहरण 8

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यदि पत्र किसी ऐसे संगठन के प्रमुख को संबोधित है जिसके साथ पहली बार संचार नहीं किया जा रहा है, तो डाक पते का उल्लेख न करना बेहतर है।

यदि पत्र संबोधित है उप प्रबंधक या अन्य अधिकारी(और पहले प्रबंधक नहीं), तो विकल्पों की अनुमति है (डाक पते के साथ या उसके बिना), और आपको मामलों और लाइन रिक्ति पर ध्यान देना चाहिए। किसी अधिकारी को संबोधित करना हमेशा मूल मामले में किया जाता है; यदि संगठन का नाम उसके पद से अलग कर दिया जाए तो नामवाचक मामले में लिखा जाता है:

उदाहरण 9

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उदाहरण 10

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यदि पत्र संबोधित है संगठन की संरचनात्मक इकाई, फिर "पता प्राप्तकर्ता" विशेषता में, पहले संगठन का नाम इंगित करें (स्थापित संक्षिप्ताक्षरों की अनुमति है), और उसके बाद ही - नाममात्र मामले में यह संरचनात्मक इकाई।

प्राप्तकर्ता द्वारा जानकारी की धारणा और अलगाव को तेज करने के लिए "पताकर्ता" विशेषता की विशेषताओं को अलग करने के लिए उदाहरण 7, 10 और 11 में लाइन स्पेसिंग का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, लेकिन यह कोई सख्त आवश्यकता नहीं है।

उदाहरण 11

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उदाहरण 12

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यदि पत्र किसी संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को संबोधित है, तो संगठन का नाम (नाममात्र मामले में) "पताकर्ता" विशेषता में शामिल किया गया है, और इकाई का नाम पद के पूरे नाम में शामिल किया गया है। मूल मामला:

उदाहरण 13

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GOST R 6.30-2003 स्थापित करता है कई सजातीय संगठनों को पत्र भेजते समय अभिभाषकों के सामान्यीकृत डिजाइन की एक विधिया अनेक संरचनात्मक विभाजन एक संगठन. यह विधि प्रदान करती है:

• पत्र पर ही, अभिभाषकों के सामान्यीकृत नाम का डिज़ाइन;
• पत्रों को भेजने के लिए एक अलग सूची का अतिरिक्त संकलन, जिसमें उनके विशिष्ट नाम और डाक पते शामिल हैं।

उदाहरण 14

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उदाहरण 15

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अपने प्रेषक के पते को कैसे अनुकूलित करें, किसी दिए गए टेम्पलेट और मेलिंग सूची के अनुसार जल्दी से कई लिफाफे कैसे बनाएं, उन्हें पृष्ठभूमि या डिज़ाइन के साथ सजाएं (23 फरवरी और मार्च के लिए एक लिफाफे को सजाने के लिए विचार) जानने के लिए लेख "एमएस वर्ड में लिफाफे बनाना" देखें। 8 का सुझाव दिया गया है

मेलिंग सूची या मेलिंग सूचीसंगठनों के वर्गीकरणकर्ता और उनके पते के आधार पर पत्र के निष्पादक द्वारा उत्पन्न किया जाता है, जो आमतौर पर दस्तावेज़ पंजीकरण संचालन (ईडीएमएस या वर्ड, एक्सेल तालिकाओं में) के परिणामस्वरूप कार्यालय प्रबंधन सेवा में जमा होता है। प्रत्येक लिफाफे पर जिसमें पत्र की प्रत्येक प्रति सील की जाती है, मेलिंग सूची के अनुसार संगठन का विशिष्ट नाम और पता दर्शाया जाता है। इस सूची के आधार पर, लिफाफे पर मुद्रण जानकारी को वर्ड के माध्यम से भी स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।

यह ध्यान रखना आवश्यक है कि इस पद्धति का उपयोग आमतौर पर एक उच्च संगठन द्वारा अपने अधीनस्थ निकायों को पत्र भेजते समय किया जाता है।

तथापि यदि एक पत्र के 4 से अधिक प्राप्तकर्ता नहीं हैं, तो सभी प्राप्तकर्ता दस्तावेज़ पर ही पंजीकृत हैं, फिर आप मेलिंग सूची के बिना कर सकते हैं ("कॉपी" शब्द दूसरे, तीसरे और चौथे प्राप्तकर्ताओं से पहले प्रकट नहीं होता है)। एक पत्र में अभिभाषकों की संख्या पर यह सीमा GOST R 6.30-2003 और सामान्य ज्ञान द्वारा स्थापित की गई है। इस मामले में, संबोधन को ऊपरी दाएं कोने में प्रत्येक निकाय/संगठन के लिए "पता प्राप्तकर्ता" के विवरण की सूची के रूप में तैयार किया जाता है, लेकिन ऐसे पत्र की सभी प्रतियों पर मूल के रूप में हस्ताक्षर किए जाते हैं, और प्रत्येक प्रति को एक अलग लिफाफे में सील कर दिया जाता है। जिस पर संबंधित विशिष्ट डाक पता जारी किया जाता है।

जब आपको उल्लंघनों या महत्वपूर्ण घटनाओं के बारे में मुख्य रूप से उच्च-स्तरीय, पर्यवेक्षी और नियामक अधिकारियों को सूचित करने की आवश्यकता होती है, तो इस संबोधन पद्धति का उपयोग करना सुविधाजनक होता है। इस तरह, सभी प्राप्तकर्ता देख सकेंगे कि यह पत्र और किसे भेजा गया है।

उदाहरण 16

संक्षिप्त दिखाएँ

यदि एक ही सामग्री का एक पत्र (उदाहरण के लिए एक प्रस्ताव पत्र) कई "स्वतंत्र" संगठनों को भेजने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक पत्र को मूल स्थिति में जारी करना बेहतर है, यानी। प्रत्येक पर, एक व्यक्तिगत पता इंगित करें। जिसमें पंजीकरण संख्याये अक्षर अलग होंगे.

बनाए रखते समय "पता प्राप्तकर्ता" विवरण का पंजीकरण के साथ पत्राचार व्यक्तियों की अपनी विशेषताएँ हैं। पहली विशेषता मूल मामले में उपनाम है, फिर प्रारंभिक और फिर डाक पता:

उदाहरण 17

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किसी अधिकारी को उसकी स्थिति दर्शाते हुए पत्र संबोधित करते समय आद्याक्षर लिखे जाते हैं पहलेअंतिम नाम (उदाहरण 9, 10, 13 देखें), क्योंकि प्राप्तकर्ता की मुख्य पहचान नौकरी के शीर्षक से होती है। किसी निजी व्यक्ति को पत्र संबोधित करते समय उसके प्रथमाक्षर का संकेत दिया जाता है पीछेउपनाम (उदाहरण 17), चूंकि नागरिक के रूप में हमारी पहचान मुख्य रूप से उपनाम से होती है। उपनाम और आद्याक्षर पंजीकृत करते समय, उन्हें एक रिक्त स्थान से अलग किया जाता है, अर्थात् आद्याक्षर को एक स्थान से अलग नहीं किया जाता है; “आई.आई. इवानोव", लेकिन "आई" नहीं। आई. इवानोव।"

सही तरीके से कैसे करें व्यावसायिक पत्राचारसंक्षिप्त दोहरे नाम और पते वाले के दोहरे संरक्षक, एक हाइफ़न के साथ लिखे गए, उदाहरण के लिए, खोज़-अखमद सुल्तानोविच, खलीमत अब्रेक-ज़ौरोव्ना? प्रश्न का उत्तर देखें "व्यावसायिक पत्राचार में, हाइफ़न के साथ लिखे गए पते वाले के दोहरे नामों और दोहरे मध्य नामों को संक्षिप्त करने का सही तरीका क्या है? »

संबोधित करते समय गलतियाँ न करने के लिए, संगठनों की वेबसाइटों पर सटीक डाक पते, प्रबंधकों के पूर्ण नाम और नौकरी के शीर्षक और अन्य जानकारी का पता लगाना आवश्यक है जो दस्तावेज़ धारणा के पहले चरण में संचार को बेहतर ढंग से स्थापित करने में मदद करेगा। . आप सचिव से समान जानकारी प्राप्त करने का प्रयास कर सकते हैं, या इस संगठन से प्राप्त दस्तावेजों से इसे प्राप्त कर सकते हैं।

संगठनों और पदों के नाम में बड़े और छोटे अक्षरों के प्रयोग पर विशेष ध्यान दें। रूसी भाषा के मानदंड किसी पद को लोअरकेस (छोटे) अक्षर से लिखने का सुझाव देते हैं, लेकिन विशिष्ट उच्च पदके साथ भी लिखा जा सकता है बड़ा अक्षर, यदि प्रदान किया गया हो घटक दस्तावेज़और स्थानीय नियमोंप्राप्तकर्ता संगठन. इन सूक्ष्मताओं पर ध्यान दें.

शिष्टाचार कारक

निवेदन- एक पारंपरिक शिष्टाचार वाक्यांश, एक भाषण सूत्र जो प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान और मैत्रीपूर्ण, विनम्र रवैया व्यक्त करता है। इसे समाप्त करने की अनुशंसा की गयी है विस्मयादिबोधक चिह्न, इस व्यक्ति से प्रश्न और अपील दोनों के महत्व पर जोर दिया गया।

सबसे अधिक बार संपर्क किया गया प्रथम नाम और संरक्षक नाम से(उदाहरण 18), बहुत कम बार - स्थिति के अनुसार(उदाहरण 20). दूसरा विकल्प पूरी तरह से व्यावसायिक प्रकृति का है और इसका उपयोग राज्य और नगर निकायों या किसी बड़े संगठन में उच्च आधिकारिक पद पर बैठे व्यक्ति को संबोधित करते समय किया जाता है। यहां तक ​​कि वे कम ही संपर्क करते हैं प्रारंभिक नाम के बिना अंतिम नाम से(उदाहरण 19) - यह "दूरी", लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच रिश्ते की औपचारिकता पर जोर देता है, जो किसी निजी व्यक्ति के साथ पत्राचार के लिए विशिष्ट है।

उदाहरण 18

प्रथम नाम और संरक्षक नाम से पता

पतन 20

अभिभाषक के प्रति विशेष रूप से सम्मानजनक रवैये का एक और तरीका "शिष्टाचार फ्रेम" में प्रकट होता है: "प्रिय..." – "गहरे सम्मान के साथ,", जिसका उपयोग किसी उच्च-रैंकिंग वाले व्यक्ति (निदेशक मंडल के अध्यक्ष, उच्च प्राधिकारी या प्रबंधन निकाय के प्रमुख, आदि) को संबोधित करते समय, साथ ही बधाई जारी करने के मामले में, उदाहरण के लिए, एक सालगिरह पर किया जाता है।

निवेदन "महँगा..."यहां तक ​​कि अभिभाषक को बधाई देने के मामले में भी इसका प्रयोग सावधानी से किया जाना चाहिए, क्योंकि आधिकारिक संबंधों में, कुछ प्रबंधकीय दूरी अभी भी बनाए रखी जानी चाहिए।

निवेदन "प्रिय"वर्तमान में पुराना, अनावश्यक माना जाता है - आधुनिक रूसी व्यापार शैली के मानदंडों के अनुरूप नहीं साहित्यिक भाषा.

विशेष हैंडलिंग नियम धीरे-धीरे उभरे नागरिकों की अपील के साथ काम करते समय. उनके पत्रों के जवाब में "सर्वोत्तम अभ्यास" सरकारी एजेंसियोंऔर स्थानीय सरकारें निम्नलिखित भाषण फ़ार्मुलों की अनुशंसा करती हैं:

उदाहरण 22

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लेकिन नागरिक की अपील में उठाए गए मुद्दे की परवाह किए बिना, स्थिति की परवाह किए बिना (संघर्ष, शिकायत या व्यक्तिगत मुद्दे पर अपील, पहली बार या बार-बार, आदि), यह अभी भी है सार्वभौमिक सूत्रनागरिकों से अपीलनाम और संरक्षक नाम से संबोधित किया जाता है (उदाहरण 18 में)।

वाणिज्यिक संगठन, जब ग्राहकों के साथ पत्राचार करते हैं और उनकी शिकायतों पर विचार करते हैं, तो उन्हीं सिफारिशों द्वारा निर्देशित किया जा सकता है।

एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें जो "सूचना कचरे" में खो न जाए और पढ़ा जा सके? नियम, सिफ़ारिशें, उदाहरण

यह शब्द एक सुलभ व्यावसायिक उपकरण है। व्यवसाय जगत में ऐसा व्यक्ति मिलना असंभव है जो अपने काम में शब्दों का प्रयोग न करता हो।

आधुनिक व्यवसाय धीरे-धीरे पत्राचार व्यवसाय में बदलता जा रहा है। पत्रों की मदद से - इलेक्ट्रॉनिक या पारंपरिक - ग्राहकों, व्यापार भागीदारों और नियोक्ताओं के साथ संचार होता है। पत्र में लेखक को या तो एक पेशेवर या एक ऐसे व्यक्ति के रूप में दर्शाया गया है जिसके साथ आपको संबंध जारी नहीं रखना चाहिए।

एक पेशेवर को लिखने में सक्षम होना चाहिए

• यह स्पष्ट है
• प्रभावी रूप से
• ज़ोर देकर
• दिलचस्प

और यह सीखने में कभी देर नहीं होती। आइए बुनियादी बातों से शुरू करें: व्यवसाय और नियमित लेखन के बीच अंतर को समझें।

एक सेवा पत्र नियमित पत्र से किस प्रकार भिन्न है? व्यावसायिक पत्र की विशिष्टताएँ

पत्र एक या दो पृष्ठों का संक्षिप्त पाठ होता है, जिसका उद्देश्य किसी बात के बारे में जानकारी प्राप्तकर्ता तक पहुँचाना होता है।

सूचना की प्रकृति और प्रेषक और पत्र के प्राप्तकर्ता के बीच संबंध पत्राचार को विभाजित करते हैं

• व्यवसाय (औपचारिक)
• व्यक्तिगत (अनौपचारिक)

के लिए व्यावसायिक पत्रविशेषता:

• संक्षिप्तता
• शुद्धता
• तर्क और तर्क
• जानकारी सामग्री
• मूल्यांकनात्मक और भावनात्मक तटस्थता
• मानकीकरण:
• आधिकारिक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है
• भाषण के स्थिर अलंकारों, विशेष लिपिकीय शब्दों और निर्माणों का उपयोग किया जाता है
• विषयों की संख्या - 1-2
• को लक्षित
• आदेश की स्पष्ट रूप से परिभाषित श्रृंखला (यदि आवश्यक हो)

व्यावसायिक पत्र किस प्रकार के होते हैं?

व्यावसायिक पत्र का प्रकार निर्धारित होता है

1. इसे लिखने का उद्देश्य

वाणिज्यिक प्रयोजनों

• आप एक सौदा समाप्त करना चाहते हैं और इसकी विशिष्ट शर्तों का प्रस्ताव करना चाहते हैं - प्राप्तकर्ता के लिए एक प्रस्ताव पत्र (प्रस्ताव) तैयार करें

• यदि आपने लेनदेन की स्वीकार्य शर्तों पर निर्णय नहीं लिया है, तो अनुरोध पत्र भेजें
• क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को उसकी ओर से संविदात्मक दायित्वों के उल्लंघन के बारे में सूचित करना चाहते हैं? दावा पत्र लिखें (शिकायत)

गैर-लाभकारी उद्देश्य

• धन्यवाद पत्र में धन्यवाद दें
• गारंटी पत्र के साथ अपने दायित्वों की पुष्टि करें और पुष्टि पत्र के साथ अपनी सहमति की पुष्टि करें
• यदि आपको लगता है कि आपकी जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर होगी तो सूचना पत्र लिखें
• अनुस्मारक पत्रों के साथ महत्वपूर्ण समझौतों, दायित्वों, दंडों के बारे में याद दिलाएँ
• बधाई पत्रों में बधाई दें, अनुरोध पत्रों में पूछें, संवेदना पत्रों में शोक व्यक्त करें
• यदि आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति भेजने की आवश्यकता है, तो अपने कार्गो के लिए एक कवर लेटर तैयार करना सुनिश्चित करें

2. प्राप्तकर्ता

यदि आप एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को पत्र संबोधित कर रहे हैं, तो आप एक वृत्ताकार पत्र लिख रहे हैं

आपका पत्र एक ही समय में कई विषयों को छू सकता है, जो स्वचालित रूप से इसे बहुआयामी बनाता है

4. संरचना

विनियमित पत्रों में एक निश्चित पैटर्न के अनुसार पत्र के पाठ भाग को संकलित करना शामिल होता है, जबकि अनियमित पत्रों में प्रस्तुति का एक स्वतंत्र रूप होता है

5. प्रस्थान का स्वरूप

• एक लिफाफे में
• इलेक्ट्रोनिक
• फैक्स द्वारा

व्यावसायिक पत्र की संरचना: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष

एक मानक व्यावसायिक पत्र की संरचना पर अधिक सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है।

सही ढंग से प्रारूपित पत्र का अनुपालन होना चाहिए निम्नलिखित चित्र:

आइए योजना के कुछ बिंदुओं पर करीब से नज़र डालें:

1. शीर्षक

आमतौर पर यही है सारांशपत्र विषय.

महत्वपूर्ण: यदि आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपका पत्र पढ़े तो शीर्षक सही लिखें।

कोई हेडर नहीं व्यावसायिक पत्राचारयह उन शुरुआती लोगों के लिए विशिष्ट है जिनके पास बुनियादी व्यावसायिक पत्राचार कौशल नहीं है।

2. अपील

• पारंपरिक रूप है "प्रिय"
• पंक्ति के मध्य में बड़े अक्षर से लिखें

महत्वपूर्ण: संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग निषिद्ध है!

3.प्रस्तावना

• प्राप्तकर्ता को पत्र के मुख्य विचार से परिचित कराता है
• पत्र में निहित बाद की जानकारी की सही धारणा के लिए प्राप्तकर्ता को तैयार करता है

4. पाठ का मुख्य भाग प्रस्तावना में निर्धारित मुख्य विचार की पुष्टि करता है

पत्र के इस भाग में

• आप प्रस्ताव/अपील का सार स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं
• तर्क प्रदान करें: पत्र के विषय पर तथ्य, आंकड़े, अन्य विशिष्टताएँ। विशेषज्ञ की राय, अपना सकारात्मक/नकारात्मक अनुभव

औचित्य में आसानी के लिए, आप निम्नलिखित चित्र का उपयोग कर सकते हैं:

महत्वपूर्ण: अंतिम पैराग्राफ में एक वाक्यांश होना चाहिए जो एक विशिष्ट कदम या अपेक्षित परिणाम का संकेत देता हो और प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करता हो

5. निष्कर्ष में:

6. "हस्ताक्षर" विंडो में, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी अवश्य दर्शाई जानी चाहिए:

• नौकरी का नाम

लेखन शैली चुनने में गलती कैसे न करें?

व्यावसायिक पत्राचार में, आपको लगातार लिखने की शैली और प्राप्तकर्ता के साथ संचार के लहजे के संबंध में चुनाव करना पड़ता है। आपका संदेश कितना शुष्क, औपचारिक या, इसके विपरीत, कितना जीवंत, गर्मजोशी भरा और मानवीय होना चाहिए?

• व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्तिगत शैली पत्र लिखने वाले व्यक्ति के व्यक्तिगत गुणों पर जोर देती है
• औपचारिक शैली का उपयोग करते समय, तथ्य प्रस्तुत किए जाते हैं और उनके आधार पर उचित निष्कर्ष निकाले जाते हैं।
• व्यक्तिगत शैली में पत्र के लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच समान शर्तों पर संचार शामिल होता है
• औपचारिक शैली आदेश की एक स्पष्ट श्रृंखला और एक शक्ति को प्रदर्शित करती है जिसे पत्र के पाठक मानने के लिए मजबूर हो जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र में सही संचार शैली चुनने के लिए, इस पर विचार करें:

• आप और आपका प्राप्तकर्ता किस भार वर्ग में हैं?
• आप सौहार्दपूर्ण ढंग से बातचीत करना चाहते हैं या मजबूत स्थिति से दबाव डालना चाहते हैं

चुनी हुई शैली से कैसे जुड़े रहें?

व्यक्तिगत शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों की उपस्थिति: मैं, हम, आप
  उदाहरण के लिए: मैं आपसे माफी मांगता हूं और पूरी उम्मीद करता हूं कि ऐसी गलतियां दोबारा नहीं होंगी।
• सीधी अपील और अनुरोध
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• भावनात्मक मूल्यांकनात्मक अभिव्यक्तियों का उपयोग: सितारा यौवन, बहरा कर देने वाली विफलता

औपचारिक शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों को अमूर्त संज्ञाओं से बदलना
  उदाहरण के लिए: शाम के शो का शेड्यूल बदलने के लिए सिनेमा प्रशासन ईमानदारी से माफी मांगता है
• व्यक्तिगत अपीलों और अनुरोधों को बयानों से बदलना
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• सामान्य नौकरशाही का उपयोग: मैं आपका ध्यान इस तथ्य की ओर दिलाता हूं

यदि आप कृतज्ञता पत्र या शोक पत्र लिख रहे हैं, यानी वे व्यावसायिक पत्र जिनमें आपको भावनाओं को व्यक्त करने की आवश्यकता है, तो औपचारिक शैली बिल्कुल उपयुक्त नहीं है। ऐसी स्थिति में जहां आप अनुरोध पत्र या प्रस्ताव पत्र लिख रहे हों, व्यक्तिगत शैली पर कायम रहना भी बेहतर है।

शिकायत पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें? यह अन्य प्रकार के पत्रों से किस प्रकार भिन्न है?

महत्वपूर्ण: पत्र लिखते समय, प्राप्तकर्ता का ध्यान इस बात पर केंद्रित करें कि आप उससे किन कार्यों की अपेक्षा करते हैं। अपने कार्यों के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट समय सीमा भी बताएं।

शिकायत पत्र टेम्पलेट आपको इसे सही ढंग से लिखने में मदद करेगा:

प्रतिक्रिया पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें?

सलाह पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• इनकार का पत्र
• सकारात्मक प्रतिक्रिया वाला पत्र

दोनों प्रकार के अक्षरों की रचना में दो-दो हैं सामान्य नियम(बशर्ते कि पहल पत्र सही ढंग से तैयार किया गया हो):
1. प्रतिक्रिया पत्र पहल पत्र की शब्दावली और भाषण पैटर्न को बरकरार रखता है
2. प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में इसके बारे में जानकारी नहीं होनी चाहिए

• पहल पत्र तैयार करने की तिथि
• इसका रजिस्ट्रेशन नंबर

मैत्रीपूर्ण और सही इनकार पत्र का एक उदाहरण नीचे दिया गया है:

हालाँकि, इनकार का हमेशा नरम होना ज़रूरी नहीं है। ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं जब एक सख्त और कठोर संचार शैली आवश्यक होती है। कठोर से नरम तक, सभी अवसरों के लिए अस्वीकृति पत्रों का एक टेम्पलेट नीचे दिया गया है:

सूचना पत्र : प्रतिक्रिया पत्र एवं शिकायत पत्र से इसका अंतर

सूचना पत्र बहुक्रियाशील है:

• रिपोर्ट (उदाहरण के लिए, मूल्य सूची में मूल्य परिवर्तन के बारे में)
• सूचित करता है (निदेशक मंडल के सदस्यों के पुनः चुनाव की)
• सूचित करता है (माल के शिपमेंट के बारे में)
• (इरादों की) घोषणा करता है
• पुष्टि करता है (माल की प्राप्ति)
• याद दिलाता है (अनुबंध के तहत ग्रहण किए गए दायित्वों की पूर्ति की)
• विज्ञापन और सूचना देता है (सामान्यतः कंपनी के बारे में, विशेष रूप से वस्तुओं/सेवाओं के बारे में)

शायद सबसे ज्यादा सामयिक मुद्दाआज सवाल यह है कि विज्ञापन और सूचना पत्र को सही ढंग से कैसे लिखा जाए।

1. संरचना का अभाव
2. पत्र के पाठ में कठबोली भाषा या अनौपचारिक भाषा की उपस्थिति
3. मैला डिज़ाइन
4. वर्तनी, वाक्यविन्यास, शैलीगत त्रुटियों की प्रचुरता
5. पत्र में विश्वसनीय तथ्यों एवं वस्तुनिष्ठ जानकारी का अभाव
6. विनम्रता के बुनियादी नियमों का उल्लंघन (विशेषकर शिकायत पत्रों में)
7. पाठ में बोझिल एवं अस्पष्ट वाक्यों का प्रयोग
8. सामग्री के प्रस्तुतीकरण में तर्क का अभाव
9. संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या का अभाव
10. यदि पाठ को लक्ष्यहीन ढंग से संकलित किया गया है तो उसका सामान्य धुंधलापन

व्यावसायिक पत्रों के बारे में आपको और क्या जानने की आवश्यकता है?

1. आधुनिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए पाठ रचना की ब्लॉक संरचना विधि का उपयोग किया जाता है।
यह विधि समय बचाती है और सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ों की समग्र शैली को बनाए रखती है। विशेषताविधि - खुले विराम चिह्न या अवधि/अल्पविराम की अनुपस्थिति (उदाहरण के लिए, सूचियाँ बनाते समय)

2. पत्र के शीर्षक के लिए एक सेन्स-सेरिफ़ फ़ॉन्ट (उदाहरण के लिए, एरियल) का उपयोग किया जा सकता है। यह फ़ॉन्ट अवचेतन स्तर पर स्थिर और ठोस माना जाता है।

3. बॉडी टेक्स्ट में सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स (टाइम्स न्यूज़ रोमन) का उपयोग किया जाना चाहिए। सेरिफ़ आपकी आंखों के लिए एक अक्षर से दूसरे अक्षर पर जाना आसान बनाते हैं, जिससे पढ़ना तेज़ हो जाता है।

महत्वपूर्ण: कुछ ऐसे पत्र भी होते हैं जो हमेशा हाथ से ही लिखे जाते हैं!
ये बधाई के पत्र हैं, संवेदना के पत्र हैं, कृतज्ञता के पत्र हैं

एक बड़ी संख्या की उपयोगी जानकारीव्यावसायिक पत्रों के प्रारूपण पाठ के संबंध में साशा करेपिना के वीडियो में पाया जा सकता है।

वीडियो: कवर लेटर और बायोडाटा कैसे लिखें

वीडियो: "कहानीकारों से सीखना।" ग्रंथ बेचने का रहस्य