Kas ir korespondence žurnālistikā: piemēri no laikrakstiem. Lietišķās korespondences veidi

Sarakste, par kuru mēs runāsim šajā sadaļā kursa darbs, ir informācijas pārsūtīšanas līdzeklis uzņēmumā. Īsāk sakot, šī nodaļa atklāj jēdziena “darba korespondence” vai “oficiālā sarakste” vispārējo jēdzienu.

Oficiālā sarakste dažādi veidi, kas tiek nosūtīts vienas organizācijas, citas organizācijas iestādes, iestādes vārdā, lai gan tas var būt adresēts vienai amatpersonai, un to parakstījusi viena amatpersona, pārstāv lietišķo korespondenci.

Lietišķā sarakste var ietvert ziņojumu, ziņojumu, sertifikātu, kopsavilkumu, oficiālu vai pavadvēstuli utt. To šķirnes:

· Izziņa

· Atgādinājuma vēstule

· Pieprasīt

· Paziņojums

· Telegramma

· Telefona ziņa

Biznesa vēstule ir viens no informācijas apmaiņas un dažādu procesu operatīvās vadības līdzekļiem organizāciju un iestāžu darbībā.

Ar visu rakstiskās biznesa komunikācijas dažādību izlemj tās iniciators tipiski uzdevumi. Daudzu gadu prakses laikā lietišķā sarakste tika izstrādāti valodu modeļi, kas ļāva skaidri un kodolīgi izteikt oficiālā vēstījuma motīvus, iemeslus un mērķus.

Korespondences veidi un iedalījums pēc to funkcionālās ietekmes parādīti 1. tabulā.

1. tabula. Korespondences sadalījums pēc funkcionēšanas

Lietišķās sarakstes funkcija	Lietišķās korespondences veids
Informēšana	Ш Servisa piezīme Ш Pavadvēstule Ш Vēstules ziņojums
Pamudinājums	Ш Pasūtījums Ш Piezīme
Juridiskā statusa piešķiršana kaut kam	Ш Līgums Ш Pilnvara
Attiecību uzsākšana un uzturēšana	Ш Palīdzība Ш Garantijas vēstule Ш Atsauces vēstule Ш Uzaicinājuma vēstule
Brīdinājuma, pieprasījuma, atteikuma izteikšana	Ш Atgādinājuma vēstule Ш Atbildes vēstule

Korespondences reģistrācijas un uzskaites veidi

Organizējot ienākošās un izejošās korespondences uzskaiti uzņēmumā, šis process mainījās, attīstījās atbilstoši tehnikas progresam un galu galā ieguva ikvienam personālā datora lietotājam pieejamo formu - uzziņu informācijas sistēmas vai automatizētus dokumentu plūsmas žurnālus. Bet, lai sāktu pētīt šīs automatizētās sistēmas, ir jāiepazīstas ar citām ienākošās un izejošās korespondences reģistrēšanas un uzskaites metodēm un jāizseko šī procesa attīstības posmiem.

Ienākošās un izejošās korespondences reģistrācijas un uzskaites metodes:

1. Papīra metode.

Parasti visa informācija par ienākošo un izejošo korespondenci tiek ierakstīta manuāli uz papīra (īpaši paredzētas veidlapas un veidlapas). Tiek norādīts sūtītāja/saņēmēja nosaukums (organizācijas nosaukums) un adrese, datums, nomenklatūra un sērijas numuri. Priekšrocība šī metode slēpjas tās lētumā un vienkāršībā, taču pat ja gadā ir vairāk nekā 20 reģistrācijas, tad vajadzīgās informācijas meklēšana par konkrēto reģistrāciju kļūst daudz sarežģītāka. Jāņem vērā arī papīra nolietojums, tā glabāšanas laiks un dokumentu uzskaites uzturēšana arhīvā.

2. Elektroniskā manuālā metode.

Analogs papīra metodei, ar vienīgo atšķirību, ka papīra vietā tiek izmantoti tie Word dokumenti vai Excel. Tiek aizpildītas izklājlapas un veidlapas un tiek veikta atskaite. Šī metode arī nav dārga, tā ir viegla un viegli lietojama, taču tai ir arī savi trūkumi. Ziņojošajam darbiniekam ir nepieciešamas pamata datora zināšanas. Šai metodei nav datu dublēšanas, un atkal var būt grūti atrast nepieciešamo informāciju. Tāpat, ja rodas datora vai programmatūras kļūme, informācijas arhīvi var tikt pazaudēti vai sabojāti neatgriezeniski; rezerves kopijas ir regulāri jāatjaunina, un tas arī rada savas neērtības.

3. Elektroniskā automātiskā metode.

Tās ir elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas (EDMS), kas vērstas uz dokumentu ievadīšanu, glabāšanu un izgūšanu (korespondenci) un visa tehniskā procesa attēlošanu. dzīves cikls dokumentu. Šīs informācijas tehnoloģiju sistēmas tiek sauktas arī par žurnāliem ienākošās un izejošās korespondences automātiskai reģistrācijai. Šīs sistēmas radikāli vienkāršo visa uzņēmuma dzīvi, jo visas korespondences reģistrācija un uzskaite notiek pilnībā automātiski, bez cilvēkresursu iejaukšanās.

Ienākošo vēstuļu (un vispār ienākošās korespondences) apstrāde sākas no brīža, kad dokuments nonāk jūsu organizācijā. Šis darba process jāsāk aprakstīt ar faktoru analīzi, kas tieši ietekmē tā organizāciju. Manuprāt, tie ir:

• korespondences piegādes veids;
• dokumenta saturs;
• dokumenta autors;
• noteiktie dokumentu noformēšanas termiņi.

Pasta piegādes veids

Korespondences piegādes metodes ir līdzīgas mūsu rīcībā esošajām korespondences nosūtīšanas metodēm. Skaidrs, ka tieši tad, kad nosūtīju dokumentu, to arī saņēmu.

Senākā korespondences piegādes metode ir kurjers. Zem viņa var paslēpties vai nu "uzdevuma zēns", vai īpašs sakaru virsnieks.

Speciālos sakaru pakalpojumus parasti izmanto valsts aģentūras, kas sūta valsts nozīmes “sūtījumus”.

1. piemērs

Sakļaut šovu

Tādā veidā tiek veikta pasta korespondence starp Krievijas Ārlietu ministriju un Krievijas Federācijas vēstniecībām, kas atrodas dažādās ārzemju Valstis. Atcerieties, ka bija tāda padomju filma - “Diplomātiskais kurjers”. Arī šodien, kad uz jūsu iestādes sliekšņa parādās vīrs zaļā cepurītē, vienkārša mirstīgā sirds sāk pukstēt straujāk: jā, es piedalos svarīgāko valsts lietu risināšanā (joks)!

Taču katrā jokā ir arī kāds patiesības grauds, jo, atverot aploksni, uz pastmarkas lapas var viegli izlasīt nemirstīgās klasikas tekstu: “Pie tevis nāk revidents.”

Ja jūsu organizācijai ir piegādes pakalpojums (kurjerpakalpojums), tad īpaši svarīgu un steidzamu dokumentu piegāde (iekšā dzimtajā pilsētā) jūs uzticēsities tikai viņai. Tajā pašā laikā jūs būsiet pārliecināts, ka dokumenti nonāks pēc iespējas ātrāk un tiks nodoti, kā saka, no rokas rokā.

Un dokumentu piegāde uz citu pilsētu, kā likums, tiek uzticēta speciālistam pasta uzņēmumi. Par laimi, šodien mums ir izvēle. Tas viss ir atkarīgs no uzņēmuma reputācijas, jūsu maka lieluma un nepieciešamā piegādes laika. Tāpat pasta kompānijām uzticas organizēt masveida sūtījumus, piemēram, dāvanas Jaungada brīvdienās.

Klasisks piegādes veids oficiālas vēstules gan mūsu valsts teritorijā, gan ārpus tās robežām, tiek sūtīts caur FSUE Krievijas pasts: vienkāršas, ierakstītas vēstules, vēstules ar saņemšanas apliecinājumu, vērtīgas vēstules utt. Atliek tikai nožēlot, ka tik plašs tīkls, kāds ir šim valsts uzņēmumam, šāds zīmols, kas šodien netika izveidots, pasta pakalpojumu tirgū ir zemāks par jauniem un bieži vien Rietumu uzņēmumiem. Viņa atpaliek šādi svarīgi rādītāji, piemēram, apkalpošanas kultūru un darba tehnoloģiju.

Autors e-pasts Visbiežāk tiek piegādāti dažāda veida informatīvie materiāli, ielūgumi, reklāma u.c.

Tomēr mūsdienās daudzas valsts aģentūras izmanto e-pastu (speciālus saziņas kanālus), lai organizētu oficiālu starpresoru saziņu. Piemēram, vēstuli var izsniegt elektroniski, parakstīt ar elektronisko ciparparakstu, reģistrēt EDMS un nosūtīt korespondentam ar vienu pogas klikšķi. Skaistums.

Dažreiz pa e-pastu jūs saņemat steidzamu dokumentu elektroniskas kopijas, kuru piegāde papīra formātā vēlāk tiks veikta pa parasto pastu (šim nolūkam mūsdienu biroja darbā tiek lietots tāds termins kā “piegāde”).

Tātad mēs to redzam moderna organizācija var saņemt korespondenci Dažādi ceļi. Un izvēlētais variants ir tieši atkarīgs no dokumenta satura, tā aktualitātes/steidzamības, kas būtiski ietekmē tā turpmāko apstrādi.

Šī summa mūsdienīgi līdzekļi korespondences piegāde ir ērta tikai sūtītājai pusei. Bet tas var “pārslogot” darbiniekus, kuri saņem korespondenci.

2. piemērs

Sakļaut šovu

Pieņemsim, ka strādājat nelielā, bet diezgan aktīvi augošā uzņēmumā. Pirmsskolas dienestā ir divi vai ne vairāk kā trīs cilvēki. Un visas dienas garumā jūs skrienat uz reģistratūru, pieņemat pastu no kurjeriem, skatāties programmā Outlook (ņemiet vērā, ka kurjeri un e-pasts nedarbojas pēc grafika). Jūs joprojām neesat sakārtojis no vietējā pasta saņemto korespondences kalnu (labi, ka vismaz Krievijas pasts piegādā korespondenci reizi dienā; tajā pašā laikā daudzas organizācijas patstāvīgi saņem korespondenci pastā, neuzticot tik svarīgu procedūru pastniekam, kurš arī ir cilvēks: var saslimt, doties atvaļinājumā vai vienkārši neierasties).

Un tad uz sliekšņa parādās kurjers. Jūs nometat visu - un dodieties pie viņa, lai saņemtu īpaši svarīgu dokumentu, ar kuru jūs skrienat visu atlikušo darba dienu...

Dokumenta autors

Otrkārt svarīgs faktors, kas ietekmē ienākošās korespondences apstrādes procesu, ir dokumenta autorība. Protams, jūsu nozares ministra vārdā saņemtie dokumenti ir steidzami jāizstrādā un nekavējoties jānodod vadītājam izskatīšanai.

Mūsdienu biroja darba procesi ietver īpašu maršrutu izstrādi noteiktām dokumentu grupām, kas raksturīgi noteikta satura dokumentiem.

3. piemērs

Sakļaut šovu

Ja tiek izmantota elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma, tad saņemto standarta dokumentu var nosūtīt pa atbilstošu maršrutu visiem interesentiem vienlaikus, vai arī var sakārtot dokumenta maršrutu tā, lai tas tiktu automātiski pārsūtīts no viena. darbinieks nākamajam.

Varat arī izstrādāt “reversos” maršrutus atsevišķām dokumentu grupām, t.i. nevis no vadītāja uz izpildītājiem, bet no izpildītājiem uz vadītāju.

• vēstules, kurās ir kāds pieprasījums, lūgums, priekšlikums, sūdzība, t.i. pieprasījuma vēstules, kas prasa veikt jebkādas darbības vai lēmumus;
• atbildes vēstules uz jūsu nosūtītajiem iniciatīvas dokumentiem;
• uzziņas un informatīvās vēstules.

Tikai pēc vārda " pieprasījuma vēstules"Tas ir skaidrs šis tips dokumenti ir rūpīgi jāizstrādā, un darbs ar šīs grupas dokumentu var ietvert visus ienākošās korespondences apstrādes posmus no reģistrācijas līdz izpildes kontrolei. Šāda veida burti ietver t.s apļveida, kas nosūtīti no augstākām organizācijām uz padotajām. Šajās vēstulēs jūsu organizācijai ir doti visi uzdevumi, kas prasa obligātu un dažkārt steidzamu izpildi. Tāpēc šai oficiālo vēstuļu kategorijai ir svarīgi divi faktori: izpildes nepieciešamība un līdz ar to izpildes termiņi.

Atbildēt uz vēstulēm ir atbildes dokumenti uz Jūsu jautājumiem, pieprasījumiem, priekšlikumiem, prasībām un citām iniciatīvas vēstulēm, kas nosūtītas citām organizācijām, lai atrisinātu Jūsu problēmas. Visbiežāk atbildes vēstules nav nepieciešamas turpmākās darbības, izņemot to nodošanu darbiniekiem, kuri ierosināja šī jautājuma izskatīšanu.

Informatīvas vēstules pēc būtības nesatur elementu “izpildes nepieciešamība” un visbiežāk nav pakļauti izpildei - tiem ir īss mūžs: Izlasīju, pieņēmu zināšanai un izmetu miskastē.

Izpildes periods

Kurā brīdī jūs sākat rēķināt izpildes termiņu (no rīkojuma izdošanas dienas vai dienu pēc tā)? Vai tas jāskaita kalendārajās vai darba dienās? Ko darīt ar dokumentiem, kuru termiņš iekrīt nedēļas nogalē? Ko darīt, ja termiņš vispār nav norādīts? Atbildes uz šiem jautājumiem atradīsiet rakstā “Kā noteikt termiņus? » žurnāla Nr.8’ 2011. gada 12. lpp

Izpildes termiņus var noteikt standarta lietvedības instrukcijās un pagarināt līdz 1 mēnesim. Bet priekš atsevišķas sugas dokumentu noformēšanas termiņus nosaka spec noteikumi, saskaņā ar kuru tos var aprēķināt dienās, piemēram, no brīža, kad organizācija saņem vēstuli. Tāpēc dokumentiem ar dažādiem termiņiem vēlams izstrādāt dažādus procesus to apstrādei.

Šo svarīgo tēmu mēs detalizēti apspriedām mūsu žurnālā pēdējo pusgadu, publicējot vairākus rakstus.

Un tagad mēs esam parādījuši, kam jāpievērš uzmanība, veidojot procesu darbam ar ienākošo korespondenci. Mūsdienu pasaulē, kurā valda stingri termiņi un noteikumi, milzīga informācijas plūsma, nav pieļaujams šīs informācijas plūsmas kustību virzīt vienā virzienā, šajā straujajā un trakojošajā kalnu upē ir ļoti viegli aizrīties.

Procesa posmi darbam ar ienākošo korespondenci

Darba procesu ar ienākošo korespondenci var iedalīt posmos:

• uzņemšana;
• šķirošana;
• korespondences reģistrācija;
• dokumentu nosūtīšana adresātiem vadības lēmumu pieņemšanai;
• dokumentu nosūtīšana izpildei;
• dokumentu noformēšana;
• dokumentu noformēšanas kontroles organizēšana;
• noformēto dokumentu formēšana lietās.

Darba process ar ienākošo korespondenci, tāpat kā jebkurš cits biznesa process, papildus tā sastāvdaļām noteikti apraksta vai regulē tā ražošanas darbības. dalībniekiem. Katram procesa dalībniekam ir noteikta loma. IN šajā gadījumā lomas var sadalīt šādi:

• uzraugs- tas ir iestādes vai struktūrvienības vadītājs. Pārskata uz viņa vārda saņemtos dokumentus, pieņem par tiem vadības lēmumus un izvērtē izpildes rezultātu.
• Atbildīgais izpildītājs- iestādes darbinieks, kas vadītāja lēmumā norādīts kā “Atbildīgā izpildvara”. Saskaņā ar Pārziņa lēmumu saņem dokumentu tā turpmākai izpildei, organizē līdzizpildītāju darbu un ziņo Kontrolierim par dokumenta izpildes gaitu.
• Izpildītājs- iestādes darbinieks, kas vadītāja rezolūcijā norādīts kā “Izpildītājs”. Saskaņā ar Pārziņa lēmumu saņem dokumentu tā turpmākai izpildei, atskaitās Pārzinim vai Pārzinim par dokumentā esošo norādījumu izpildes gaitu. Ja ir Atbildīgais izpildītājs, viņš ir līdzizpildītājs.
• Kontrolieris- iestādes darbinieks, kas vadītāja rezolūcijā norādīts kā “Kontrolleris” vai kurš tāds ir, pamatojoties uz organizācijas iekšējiem normatīvajiem dokumentiem. Saņem Atbildīgā izpildītāja un līdzizpildītāju atskaites par dokumentu noformēšanas gaitu. Pieņem lēmumu pabeigt darbu pie dokumenta un noņemt to no kontroles.
• sekretārs- galvenais sekretārs. Saņem dokumentus uz papīra tālākai atskaitei Pārvaldniekam, izdara atzīmes par dokumentu kustību reģistrācijas materiālos.
• Ierēdnis- pirmsskolas izglītības iestādes darbinieks. Atbild par saņemšanu, šķirošanu, reģistrēšanu, informācijas par dokumentu ievadīšanu reģistrācijas materiālos, dokumenta nosūtīšanu risināšanai, dokumenta nosūtīšanu izpildei, dokumenta virzības uzraudzību. Saņem no izpildītājiem atskaites par darba pabeigšanu pie dokumenta izpildes, un nosūta atskaites Kontrolierim. Pārziņa vārdā atdod dokumentus pārskatīšanai vai noņem tos no kontroles.

Tāpat, no mana viedokļa, ir nepieciešams ieviest tādus jēdzienus kā pakalpojuma vēstules dzīves cikla posms vai dokumenta statuss, atkarībā no kuriem katram procesa dalībniekam var būt savas skaidri noteiktas lomas/pienākumi (skat. 1. tabulu).

Ienākošās korespondences saņemšana

Mēs apsvērsim trīs dokumentu saņemšanas avotus organizācijai: federālā valsts vienotā uzņēmuma "Krievijas pasts" pasta departaments, kurjers un e-pasts.

Korespondences piegāde no pasta nodaļas To parasti veic vienu reizi dienā, visbiežāk no rīta.

Dokumentiem, kas pienāk no pasta nodaļas, var pievienot pasta reģistru, kurā norādīts Kopā pasta sūtījumi piegādāti uz jūsu adresi. Ja uz jūsu organizācijas vārda ir saņemts ierakstīts pasts, par tiem tiks izveidots atsevišķs pasta reģistrs. Parasti šajos reģistros tiek iekļauta ne tikai korespondence, kas jums sūtīta no citām organizācijām, bet arī jūsu sūtītā korespondence, kas kaut kādu iemeslu dēļ atgriezta uz jūsu adresi. Atgriešanas iemesli var būt nepareizi norādīta adresāta adrese, pasta paziņojumu piegāde par Jūsu vēstules piegādi adresātam u.c.

Ja saņemat ierakstītas vēstules, ņemiet vērā, ka jūsu korespondentam ir tiesības un iespēja pārbaudīt dokumenta piegādes faktu jūsu organizācijai. Tāpēc iesaku rūpīgi salīdzināt saņemtās aploksnes ar reģistru, pirms uzlikt parakstu, piegādes datumu un laiku. Tā kā šāds darbs ir jādara katru dienu, varat izgatavot īpašu zīmogu, kas samazinās šādu dokumentu aizpildīšanas laiku. Dažreiz jūsu paraksts pasta reģistrā ir jāapliecina ar zīmogu. Ja jums ir speciāls zīmogs dokumentu pārsūtīšanai, tad jums nebūs jādodas meklēt oficiālu zīmogu ar katru reģistru. Parasti kurjeriem un pasta darbiniekiem uz zīmoga nospieduma pietiek ar korespondences nosūtīšanas/saņēmējas organizācijas nosaukumu.

4. piemērs

Ekspedīcijas zīmogu un zīmogu paraugi

Sakļaut šovu

Ja jums ir darīšana ar kurjera piegāde, tad būs arī jāparakstās par dokumenta saņemšanu un atsevišķos gadījumos (piemēram, ja dokumentu piegādāja speciāls sakaru darbinieks) un paraksts jāapliecina ar zīmogu.

Tātad korespondence ir saņemta. Jūs esat pārbaudījis pasta reģistrus ar jūsu rīcībā esošajiem dokumentiem. Ja tiek konstatētas neatbilstības starp reģistru un dokumentu faktisko pieejamību, par to nekavējoties jāziņo organizācijai, kas piegādāja korespondenci, un jāsastāda attiecīgs akts.

Uzmanību! Jūs varat parakstīt reģistrus tikai tad, kad esat pilnībā pārliecināts, ka visi tajos norādītie dokumenti ir piegādāti sveiki un veseli.

Nesteidzieties pārbaudīt, vai visas aploksnes ir adresētas jūsu organizācijai. Kļūdas dēļ piegādātie pasta sūtījumi nekavējoties tiek atgriezti pasta nodaļā vai tos piegādājušajam kurjeram, par ko arī tiek izdarīts attiecīgs ieraksts reģistrā. Piemēram, “Ierakstīta vēstule Nr. 120320113516 piegādāta kļūdaini”.

Dokumentu piegāde pa e-pastu var veikt gan starpresoru elektroniskās dokumentu plūsmas ietvaros, gan starp dažādām organizācijām un iedzīvotājiem, kas šajā procesā nepiedalās.

Arī dokumentu saņemšana pa e-pastu sākas ar sarakstes pilnīguma un integritātes pārbaudi. Vispirms ir jāpārbauda, ​​vai saņēmēja vārds ir pareizs. Galu galā kļūdas var būt ne tikai aploksnēs. Ja jūs to atradīsit e-pasts Ja ziņojums tika piegādāts uz nepareizu adresi vai ziņojumā nav pietiekami daudz pielikumu, nekavējoties informējiet par to korespondentu.

Ienākošās korespondences primārā šķirošana

Otrais ienākošās korespondences apstrādes posms ir tās sākotnējā šķirošana pēc adresātiem un pēc tam ierakstītā un nereģistrētā korespondencē.

Kā zināms, dokumentu reģistrācija ir atkarīga no organizācijā pieņemtās biroja darba formas. Centralizētā veidā visi organizācijas saņemtie dokumenti tiek reģistrēti vienā struktūrvienībā. Decentralizētā sistēmā katrs departaments patstāvīgi reģistrē “savus” dokumentus. Ar jauktu biroja darba formu iespējamas dažādas iespējas, piemēram, reģistrācijas vieta var būt atkarīga ne tikai no tā, kura vārda dokuments saņemts, bet arī no tā satura.

Tāpēc uzmanīgi izlasiet adresāta vārdu uz aploksnēm un izklājiet pastu. Priekš pasta šķirošana varat izmantot īpašus statīvus ar šūnām, mapēm, pastkastēm utt. Protams, kaut kas līdzīgs ir raksturīgs parastajām pastkastēm. Šis ir ērtākais šķirošanas veids: varat būt drošs, ka neviens, izņemot adresātu, viņa pastu nelasīs un neatņems. Ja šim nolūkam izmantojat mapes, noteikti pārliecinieties, ka tās atrodas stingri norādītā vietā, kas ļaus izvairīties no neskaidrībām dokumentos.

Pasts ir sakārtots, palikuši tikai tie dokumenti, kas reģistrēti Jūsu struktūrvienībā. Tagad atvērsim aploksnes un iepazīsimies ar to saturu. Starp citu, aploksnes ar uzrakstu “Personīgi”, kā likums, neviens neatver, bet tiek nodots adresātam.

Katrai organizācijai noteikti ir nereģistrējamo dokumentu saraksts. Protams, reklāmas materiāli, apsveikumi u.c. nav jāreģistrējas. Vēlējos šim sarakstam pievienot abonēšanas izdevumus, taču pieredze rāda, ka ja ne reģistrācija, tad to uzskaite tomēr ir nepieciešama.

Tādā pašā veidā grāmatvedības dokumenti - konti, akti utt. - nav jāreģistrē. Bet, ja jau esat saskārušies ar šādiem dokumentiem, jums jāzina: viss, kas nav reģistrēts, noteikti tiks zaudēts. Un dokumentu nozaudēšana var izraisīt dažāda veida sodi pret jūsu organizāciju. Līdz ar to grāmatvedības dokumentus var arī reģistrēt, taču vēlams tos izdalīt atsevišķā grupā un, kā ļauj mūsdienu EDMS, modelēt speciālus to apstrādes maršrutus.

Tāpēc, man par lielu nožēlu, nereģistrēto dokumentu saraksts ir ārkārtīgi īss.

Tālāk, vadoties pēc savas pieredzes, es ieteikšu no kopējās saņemto dokumentu masas atlasiet tiem, par kuriem nekavējoties jāziņo vadībai. Vispirms jūs tos reģistrēsit. Pēc tam atlasiet dokumentus, kuru termiņu nosaka kāds normatīvais akts tiesību akts un ļoti īss, piemēram, 3 darba dienas.

Parasti par dokumentiem, kas saņemti no augstākstāvošām vai uzraugošām organizācijām, kuros ir norādījumi vai prasības attiecībā uz jūsu organizāciju, ir nekavējoties jāziņo.

Tāpat atzīmējam, ka dokumenti ar zīmogu, piemēram, “DSP”, visbiežāk tiek reģistrēti atsevišķos grāmatvedības reģistros.

Tātad, jūs esat izskatījis visu ienākošo korespondenci un veicis tās sākotnējo šķirošanu. Un tagad mēs esam gatavi sākt to reģistrēt.

Ienākošās korespondences reģistrācija

Saņemto dokumentu reģistrācija tiek uzticēta pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbiniekiem, bet decentralizētā biroja darba formā - sekretārēm vai lietvedēm. strukturālās nodaļas.

Reģistrācija ietver noteiktu dokumenta metadatu ievadīšanu reģistrācijas materiālos, lai fiksētu faktu, ka dokuments ir saņemts organizācijā, kas nākotnē ļaus izsekot ne tikai dokumenta kustībai starp struktūrvienībām un atrašanās vietu. tā uzglabāšanu, bet arī tās izpildes rezultātu.

Reģistrāciju var veikt:

• kā uz papīra (šajā gadījumā tiek uzturēts standarta ienākošo dokumentu reģistrācijas žurnāls vai tiek izsniegtas kontroles un uzskaites kartes (turpmāk tekstā RK),
• un elektroniskā formā:
  • vizuāli EDMS lietotājam tas var izskatīties kā reģistrētā dokumenta metadatu aizpildīšana tajā pašā žurnālā vai atsevišķā reģistrācijas kartē;
  • ja vēl nav naudas EDMS, tad var izmantot plaši izmantoto biroja programmu MS Excel, tajā saglabājot izklājlapu mums pazīstamā žurnāla veidā. Tad jūs varat ātri kārtot, filtrēt un atrast interesējošo informāciju.

Protams, EDMS ir ērts. Pirmkārt, tas ļauj izmantot dažādus direktorijus (piemēram, korespondentu direktoriju, pasta piegādes veidu direktoriju, organizācijas darbinieku direktoriju utt.). Otrkārt, ar EDMS palīdzību ir viegli izsekot dokumenta dzīves ciklam, ģenerēt jebkādas atskaites veidlapas un, pats galvenais, organizēt kolektīvu darbu ar dokumentiem.

Reģistrējot ienākošo korespondenci, parasti tiek izmantots standarta rekvizītu kopums, kas tiek ievadīts reģistrācijas žurnālā vai RC ienākošās vēstules apstrādes pirmajā posmā:

• ienākošā dokumenta reģistrācijas numurs;
• dokumenta reģistrācijas (saņemšanas) datums;
• saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs;
• ziņas par korespondentu (organizācijas nosaukums - dokumenta autors; vēstuli parakstījušās personas amats un pilns vārds);
• vēstules kopsavilkums;
• piegādes veids (ja vēstule tiek piegādāta ierakstītā vēstulē, reģistrācijas materiālos varat ievietot ierakstītā pasta numuru, kas ir ērti, ja vienā aploksnē pienāk vairāki dokumenti);
• saņemtās vēstules kopiju skaits;
• saņemtās kopijas numurs;
• ziņas par adresātu (pilns tās personas vārds un amats, uz kuras vārda vēstule saņemta, lai gan tā var būt adresēta pašai organizācijai, nenorādot konkrētu amatpersonu);
• kam (pilns vārds un amats) tiek nodots ienākošais dokuments vadības lēmuma pieņemšanai, iepazīšanai vai izpildei.

Tāpat galvenais ienākošo vēstuļu reģistrēšanas elements, izmantojot mūsdienu EDMS, ir dokumenta elektroniskā attēla pievienošana Kazahstānas Republikai. Ja organizācija dokumentu saņēma papīra formātā, tas tiek skenēts un iegūtais fails tiek pievienots Kazahstānas Republikai. Ja dokuments tika saņemts elektroniski, tad tā fails tiek vienkārši pievienots reģistrācijas kartei. Mūsdienu EDMS ļauj automātiski reģistrēt saņemtos dokumentus tieši no E-pasts vai no paša atvērtā elektroniskā dokumenta.

Ja jūsu organizācija ir starpresoru elektronisko dokumentu plūsmas dalībniece vai jūs ar korespondentu izmantojat vienu EDS, reģistrācija (t.i., sākotnējā RK lauku aizpildīšana jūsu sistēmā) var tikt veikta automātiski.

Pēc tam, kad reģistrācijas materiālos būsim ievadījuši visu informāciju par saņemto vēstuli, piešķirsim tai statusu “Reģistrēts”. Tālāk neaizmirstiet uz papīra saņemtajiem dokumentiem uzlikt reģistrācijas zīmogu. Tas parasti atrodas dokumenta pirmās lapas apakšējā labajā stūrī un sastāv no šādiem elementiem:

• organizācijas nosaukums;
• dokumenta reģistrācijas datums (dažkārt tiek pievienots saņemšanas laiks);
• ienākošais reģistrācijas numurs(nejaukt ar numuru, ko dokumentam piešķīris tā autors).

5. piemērs

Sakļaut šovu

6. piemērs

Sakļaut šovu

Kā redzams no saņemtā dokumenta detaļām (no 6. piemēra) un reģistrācijas materiāliem (žurnāls no 5. piemēra), mēs ne tikai ievadījām metadatus par tikko saņemto dokumentu, bet arī norādījām, ka saņemtā vēstule ir atbilde (skat. kolonnu Žurnāla 6).

Diemžēl tikai elektroniskās reģistrācijas veidlapas ļauj vispilnīgāk ierakstīt nepieciešamo informāciju par dokumentu.

Piemēram, EDMS ļaus ne tikai norādīt, ka saņemtā vēstule ir atbilde, bet arī, izmantojot saistīšanas sistēmu, apvienot divu dokumentu RC vienā kompleksā.

Tagad iedomājieties, ka atbildes vēstule sākotnēji tika nosūtīta nodokļu inspekcijai nevis pa pastu, bet gan formā e-pasts un jau ir reģistrēts nodokļu inspekcijā. Un jūs novērtēsiet elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības, kad sistēma pati analizēs tikko reģistrēto dokumentu pēc noteiktiem parametriem un informē reģistratūru, ka šis dokuments jau ir reģistrēts un pašlaik tiek atkārtoti reģistrēts. Iedomājieties, cik daudz laika jums vajadzētu, lai šķirstu žurnālu un noteiktu dublēšanos!

Tāpat EDMS palīdzēs ierēdnim reģistrēt noteiktu skaitu līdzīgu vēstuļu, kas saņemtas no viena korespondenta. Piemēram, banka no nodokļu dienesta vienlaikus saņēma 15 pieprasījumus pēc informācijas par apriti Nauda bankas klientu kontos. 15 vienādi burti, kas atšķiras viens no otra tikai ar reģistrācijas numuru un bankas klienta vārdu, par kuru tiek pieprasīta informācija. EDMS viegli izveidos jaunu, pamatojoties uz jau reģistrētu dokumentu, iekopējot atkārtotu informāciju attiecīgajos Kazahstānas Republikas laukos. Lietotājam būs jāievada tikai individuāli dati.

Motivācijas vēstuļu reģistrācija. Kā zināms, ar pavadvēstuļu palīdzību tiek nosūtīti vai nosūtīti svarīgi dokumenti (līguma dokumentācija, apkārtraksti u.c.). Šajā sakarā ierēdņiem bieži rodas jautājums, kuru dokumentu reģistrēt – pavadvēstuli vai dokumentu, ko tai pievieno? Šajā situācijā jums ir jāatbild uz jautājumu: kādus parametrus jūs izmantosit, lai meklētu dokumentus nākotnē? Visbiežāk tas ir jāuztur pēc “pavadītā” dokumenta datiem. Tāpēc par galveno dokumentu ērtāk ir uzskatīt “pavaddokumentu”, bet pavadvēstuli pievienot kā saistīto dokumentu. Piemēram, ienākošā EDMS dokumenta “BIZNESA” reģistrācijas kartītē šim nolūkam ir speciāla cilne, ko sauc par “Pavaddokuments”.

Dokumentu nosūtīšana vadītājam izskatīšanai

Reģistrēto ienākošo dokumentu oriģināli papīra formātā tiek nodoti sekretārei tālākai atskaitei vadītājam. Lielajos uzņēmumos pirms dokumentu nosūtīšanas vadītājam palīgs sagatavo lēmumu projektus, kas tiek sastādīti uz īpašām veidlapām, tā sauktajiem “skrējējiem”. “Skrējējs” var ietvert tikai informāciju par vadītāju: viņa amatu un uzvārdu, vārdu, uzvārdu vai standarta veidlapu. Attīstības laikā standarta forma"skrējējs" Īpaša uzmanība jāattiecina uz rezolūcijas saturu, jāparedz vieta rezolūcijas teksta rakstīšanai, jānorāda tās amatpersonas nosaukums, kurai tiks uzticēta šī dokumenta izpildes kontrole, kā arī uzvārdi. atbildīgā izpildītāja un līdzizpildītāju. Tāpat vēlams paredzēt vietu atzīmes uzlikšanai uz dokumenta nodošanas kontrolei un dokumenta noformēšanas termiņu (labāk to norādīt nevis dienās, bet gan kā konkrētu datumu). Skatiet 7. piemēru nākamajā lapā.

IN Nesen Ieviešot EDMS lielajās organizācijās, papīra dokumenti vadītājam netiek nodoti, viņam tiek nosūtīta tikai elektroniskā kopija. EDMS ļauj atrisināt problēmu ar lēmuma projekta sagatavošanu, kuru arī elektroniskā veidā sagatavo vadītāja palīgs un nosūta vadītājam tālākai precizēšanai un apstiprināšanai.

Bet atgriezīsimies pie dokumentu kārtošanas.

Mirklis dokumentu nodošana no lietvedes vadītājas sekretārei ir ļoti svarīgi, jo diezgan bieži ir jāizsludina “pazudušo dokumentu meklēšana”, kamēr viņi klusi guļ vadītāja kabinetā. Tāpēc dokumentu nodošana no ierēdņa sekretāram un atpakaļ prasa visstingrāko uzskaiti.

Šim nolūkam tas joprojām ir nepieciešams atstāt tikai vienu maršrutu dokumentu pārvietošanai no pārvaldnieka līdz izpildītājam: vadītājs - sekretārs - ierēdnis - izpildītājs. Pretējā gadījumā vadītājs, kurš dokumentus tieši nodod izpildītājiem “no rokas rokā”, pats rada priekšnoteikumus nekontrolētai dokumentu kustībai, kas noved ne tikai pie savlaicīgas noformēšanas, bet arī pie dokumentu nozaudēšanas.

Ja veicat tikai “papīra” biroja darbu, vienīgā iespēja reģistrēt dokumentu nodošanas faktu vadītājam (vai viņa sekretāram) būs pārsūtīto dokumentu saraksts (numuru saraksts).

Ja strādājat EDMS, tad sekretārs, kurš saņem ienākošo korespondenci, var pārbaudīt pārsūtīto dokumentu pieejamību tikai uz papīra ar sistēmā reģistrētajiem dokumentiem. Tāpat ir ērti izmantot elektroniskā dokumenta dzīves cikla posmus. Atceraties, ka pēc reģistrācijas sistēmā reģistrētajiem dokumentiem uzstādījām posmu “Reģistrēts”. Sekretārs, saņemot dokumentus papīra formātā un pārbaudot tos ar sistēmas datiem, var tiem piešķirt jaunu statusu: “Izskatīšanai”.

Pārzinis, kurš saņēmis dokumentu, un par to pieņemto vadības lēmumu, to noformē rezolūcijas veidā, ko raksta uz paša dokumenta (tekstu kursīvā uz ienākošās vēstules fragmenta sk. 8.piemērā) vai ir noformēts uz tam pievienotā “slīdņa” (7. piemērs). “Skrējējs”, kas satur pārvaldnieka rezolūciju, ir dokumenta neatņemama sastāvdaļa, un tas ir turpmāk glabājams kopā ar to.

7. piemērs

Sakļaut šovu

Lēmuma tekstā skaidri jānorāda, kam un kad kas jādara, kā arī jāiekļauj tā piemērošanas datums un vadītāja paraksts. Starp citu, ja “skrējēja” projektā ir informācija, kurai galīgajā rezolūcijā jābūt citai (piemēram, vadītājs nolēma par izpildītāju iecelt Ivanovu, nevis Petrovu, kuru palīgs jau bija iekļāvis lēmuma projektā par “skrējējs”), tad tā vietā, lai atkārtoti izdrukātu “skrējēju” vai Ja tajā manuāli veicat labojumus, varat noformēt rezolūciju pašā dokumentā.

8. piemērs

Sakļaut šovu

Papīra dokumentus ar vadītājas lēmumu sekretāre nodod tālākai noformēšanai pirmsskolas izglītības iestādes nodaļai, par ko tiek izdarīts attiecīgs ieraksts sekretariāta grāmatvedības dokumentos vai tiek fiksēts dokumentu atgriešanas fakts, mainot izglītības iestādes posmu. dokumenta dzīves cikls, kuram tiek piešķirts šāds statuss – “Izpildei”.

Dokumentu nosūtīšana izpildei

Šajā darba ar ienākošo korespondenci posmā pirmsskolas izglītības dienesta darbiniekiem ir divi uzdevumi:

• pirmkārt, pārsūtīt pārvaldnieka lēmumu reģistrācijas materiālos (lēmuma teksts (t.i., pārvaldnieka norādījumi), kā arī uzvārdi ierēdņiem, uz kuru dokuments tiks nosūtīts izpildei un kontroles funkcijas veikšanai);
• otrkārt, nodot dokumentus struktūrvienībām izpildei vai izskatīšanai.

Neaizmirstiet, ka, ja vadītāja rezolūcijā ir norādīts dokumenta izpildes termiņš vai ir ievietota atzīme “Par kontroli” / “Kontrole”, tad pirmsskolas izglītības iestādes dienestam ir jāuzrauga šī dokumenta izpilde. Reģistrācijas žurnālā kontroles zīmi var ievadīt ailē “Reģistrācijas numurs” (tā ir pirmajā vietā un ir uzreiz redzama), vai ailē “Rezolūcija” (kā 9. piemērā), vai speciāli tam paredzētā ailē.

Mūsdienu EDMS ļauj automātiski kontrolēt dokumentus, kad reģistrācijas materiālos tiek ievadīti noteikti parametri, piemēram, plānotais dokumenta izpildes datums. Turklāt šajā situācijā varat izmantot dokumenta dzīves cikla posmus, piešķirot tam posmu “Pārvaldībā”.

Strādājot ar papīra nesējiem, ierēdņiem kaut kā jānodod dokumenti izpildītājiem. Piemēram, lietveži tos ieliek tajās pašās struktūrvienību mapēs, šūnās vai pastkastītēs un gaida, kad šo struktūrvienību darbinieki ieradīsies pēc dokumentiem. Dažas organizācijas izmanto iekšējos kurjerus, lai piegādātu dokumentus starp nodaļām, piegādājot dokumentus saskaņā ar noteiktu grafiku.

Un, strādājot EDMS, elektroniskie dokumenti izpildītājiem tiek nosūtīti automātiski uzreiz pēc vadītāja rezolūcijas izdošanas. Un dokuments tiek nosūtīts darbuzņēmējam dažu sekunžu laikā pēc burvju pogas “Ok” nospiešanas.

Tagad demonstrēsim ienākošās vēstules paraugu un norādīsim, kādos apstrādes posmos uz tās parādās atzīmes un tajā pašā laikā kāda informācija tiek ievadīta reģistrācijas žurnālā.

8. piemērs

Ienākošā dokumenta apstrādes posmu atspoguļojums uz sevi un reģistrācijas žurnālā

Sakļaut šovu

Dokumentu noformēšana

Atbildība par dokumentu (ienākošo vēstuļu un norādījumu) noformēšanu gulstas uz organizācijas darbiniekiem, kas iecelti par izpildītājiem saskaņā ar:

• galvas izšķirtspēja;
• darba pienākumi;
• apstiprināts biznesa process.

Vadoties pēc klasiskā biroja darba noteikumiem, izpildītāja darba gaita ar dokumentu un tā rezultāts tiek atspoguļots reģistrācijas materiālos (piemēram, ailēs/laukos “Izpildes gaita” un “Izpildes pārskats”). Uz paša dokumenta parasti tiek uzlikta tikai atzīme par dokumenta izpildi, nesniedzot informāciju par izpildes gaitu (atbilstošs ieraksts tiek veikts dokumenta apakšējā laukā)

Lietnieka uzdevums šajā posmā ir tikai pieņemt atskaites no izpildītājiem par paveikto un nepieciešamības gadījumā pārsūtīt uz reģistrācijas veidlapām. Pamats ierakstu izdarīšanai par dokumenta izpildes gaitu ir atbildīgā izpildītāja rakstisks vai mutisks pārskats par paveikto.

Ailē “Izpildes gaita” tiek ierakstīti galvenie darba posmi ar dokumentu vai iemesli, kas bija par pamatu dokumenta izpildes termiņa pagarināšanai (pārcelšanai). Piemēram, “25.08.2011 notika tikšanās ar partneri, tika panākta iepriekšēja vienošanās, nosūtīti dokumenti sadarbības līguma izstrādei” vai “Ņemot vērā to, ka ir nepieciešama papildu pārbaude un maksājuma dokumentu kopijas tika pieprasītas 2011.08.11., lūdzu pārcelt izpildes datumu uz 20.08.2011..

Ailē “Piezīme par izpildi” tiek ievadīta informācija par dokumenta izpildi kopumā: “2011. gada 15. augustā tika veikts OJSC Alatyr dokumentālais audits. Pārbaudes akts vadībai iesniegts 2011.gada 18.augustā.”. Ja dokumenta noformēšana tiek noformēta ar atbildes vēstuli, tad norāda atbildes dokumenta datumu un numuru, piemēram, “Piem. Nr. 1561/12, datēts ar 25.08.2011..

Ja strādājat EDMS, īpaša uzmanība jāpievērš tā sauktajām “tukšajām” atskaitēm: kad darbinieki, kuri saņēmuši dokumentus izpildei, vienkārši atzīmē “Izpildīts”, nedomājot par to, ka ar vienu taustiņa nospiešanu viņi ziņo par dokumenta izpildi, nevis tā lasīšanu. Par izpildītu tiek uzskatīts tikai tas dokuments, kuram ir atrisināti visi tajā izvirzītie jautājumi. “Tukšs” atbildīgā izpildītāja ziņojums ar tekstu “Pabeigts” vai “Izpildīts”, nenorādot konkrētu informāciju par lietvedes izpildi, nav pieņemams, un rīkojums jānosūta pārskatīšanai.

Pēc dokumenta noformēšanas izpildītājam ir pienākums uz tā (uz dokumenta apakšējās malas) ievietot atzīmi par izpildi. Ja tiek veikta kāda darbība, veicējs izpildes pārskatā šo darbību apraksta, norāda darbības datumu, personīgo parakstu un izpildraksta reģistrācijas datumu. Skatīt 9. piemēru. Tas ir tas, ko viņi dara dokumentu kārtošanā. Strādājot EDMS, šādu informāciju var nekavējoties ievadīt sistēmā vai atkārtoti noformēt darbuzņēmējs uz papīra dokumenta ar savu parakstu, un pēc tam to arī pats vai ierēdnis pārsūta EDMS. Šajā brīdī dokuments pāriet uz nākamo tā dzīves cikla posmu - “Izpildes ziņojums”.

Izpildes kontroles organizēšana

Kontrole pār dokumentu noformēšanu būtībā pilnībā gulstas uz kontroliera ieceltā darbinieka pleciem. Pirmsskolas izglītības iestādes dienesta darbiniekiem ir uzticēta tikai kontroles “tehniskās” puses uzturēšana: dokumenta “izdarīts/nav aizpildīts” noformēšanas fakta, kā arī termiņu ievērošanas pārbaude.

Diemžēl žurnāla forma tēmu reģistrēšanai ir neērta, kas neļauj operatīvi kontrolēt dokumentu noformēšanu. Kontroles funkcijas uzturēšana automātiskajā režīmā ir viena no EDMS priekšrocībām, kas ļauj iegūt informāciju par pārbaudāmajiem dokumentiem dažādos aspektos: skatīt izpildes dokumentus gan atsevišķiem darbiniekiem, gan konkrētai nodaļai kopumā; dokumenti, kuru izpildes termiņš beidzas noteiktā datumā utt.

Protams, visērtāk ir veikt kārtējo kontroli, koncentrējoties uz termiņiem un atbilstoši sakārtojot dokumentus. Neaizmirstiet par starpkontroli, kas tiek veikta vairākas dienas pirms noteiktā kontroles datuma. Mūsdienās, lai veiktu starpposma kontroli, viņi izmanto “atgādinājumu” sistēmu, kas izpildītājiem tiek nosūtīta automātiski.

Vienam dokumentam var pieņemt vairākus dokumentus vadības lēmumi, kas tiks izdots vairāku pasūtījumu veidā. Turklāt tie var būt instalēti dažādi termini sniegums! Un katra instrukcija ir jākontrolē, kas nākotnē novedīs pie kontroles ne tikai pār dokumenta izpildi kopumā, bet arī katras instrukcijas atsevišķi.

Tāpēc mūsdienās tiek nošķirti jēdzieni “instrukcija” un “rezolūcija”, parastā “rezolūcija” un “kontroles rezolūcija”, parasta “instrukcija” un “kontroles rīkojums” vai “kontroles dokuments”. Vienā dokumentā vienlaikus var būt vairākas parastās un kontroles instrukcijas. Šādā gadījumā, piemēram, ja augstākstāvoša vadītāja rezolūcijai nav viena kontroles rīkojuma, tad pats dokuments kopumā netiks uzskatīts par kontroli.

Ja jums nav elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas, iesakām glabāt Reģistrācijas žurnālu nevis papīra formā, bet vismaz izklājlapā MS Excel vai MS Access. Ja nepieciešams kontrolēt vairākus viena dokumenta ietvaros izdotus rīkojumus, varat tos ievadīt tabulā kā atsevišķas rindas:

• pirmajā no kurām jūs aizpildāt visus laukus,
• un visos turpmākajos atkārtojiet tikai ienākošo numuru un dokumenta saņemšanas datumu (lai to identificētu), kā arī aizpildiet tās ailes, kurās ir individuāla informācija par izdoto rīkojumu un tā izpildi.

Kontroles funkciju īstenošana no DOU dienesta puses būs mazāk apgrūtinoša, ja informācija par pasūtījumu izpildi tiks ievadīta savlaicīgi, jo tiek apstrādāti gan ienākošie, gan izejošie dokumenti. Piemēram, ja reģistrējat izejošo dokumentu, kas vienlaikus ir arī atbildes vēstule kādam ienākošam dokumentam, tad neesiet slinki un ievadiet informāciju ienākošās vēstules reģistrācijas materiālos, un, ja iespējams, izņemiet to no kontroles.

Dokumentu no kontroles noņem tikai kontrolieris. Izpildītājs, ziņojis par dokumenta noformēšanu, tikai lūdz izņemt to no kontroles (skat. atzīmi Nr.3 uz ienākošās vēstules no 9.piemēra). To var “lūgt” arī citi darbinieki, ja “pamana” situācijas izmaiņas.

Pēc dokumenta izņemšanas no kontroles kontroles zīme reģistrācijas materiālos tiek aizstāta ar zīmi “noņemts no kontroles”: elektroniskajās dokumentu pārvaldības sistēmās zīme zaudē savu košo (bieži sarkano) krāsu, un reģistrācijas žurnālā spilgtu burtu var vienkārši izsvītrot. Kontrolzīme, kas atrodas uz paša dokumenta, netiek mainīta (mūsu 9. piemērā tas ir zīmogs “Kontrole”; tas nav izsvītrots).

Šobrīd dokumentam var iestatīt jaunu statusu - “Izpildīts. Noņemts no kontroles."

Dokumentu noformēšana lietās

Biroja darbā noformētās ienākošās vēstules tiek veidotas lietās pēc šādiem kritērijiem:

• atbilstoši dokumentu saturam (priekšmetam) (piemēram, sarakste par atskaišu nosūtīšanu/saņemšanu tiek veidota vienā failā);
• ģeogrāfiski (no viena reģiona pienākošie/sūtītie dokumenti tiek veidoti vienā failā);
• uz korespondenta pamata (sarakne ar vienu korespondentu tiek veidota vienā failā) utt.

Lietu veidošana ar nosaukumiem “Ienākošais” un “Izejošais” ir pieļaujama tikai tad, ja starp šajās ģenerētajiem dokumentiem dažādas lietas, tiks izveidots ciešs savienojums. Piemēram, ienākošajā dokumentā jānorāda atbildes dokumenta numurs un datums, kā arī lietas numurs, kurā tas iesniegts. Tieši tādai pašai informācijai jābūt arī reģistrācijas materiālos. Pretējā gadījumā jums būs ilgi jāmeklē vai nu lūguma vēstule, vai atbilde uz to.

Lietas numurs saskaņā ar nomenklatūru, kurā dokuments tiks iesniegts pēc noformēšanas, var būt daļa no tā reģistrācijas numura. Tas vienlīdz attiecas gan uz dokumenta autora piešķirto numuru, gan uz ienākošo numuru, ko piešķīris vēstules adresāts.

Lietvedis uz dokumenta izdara attiecīgu uzrakstu: “Lietai Nr. 01-15”, un tā pati informācija tiek pārnesta uz reģistrācijas materiāliem (sk. 9. piemērā, Žurnāla pēdējo 15. aili un atzīmi Nr. 4 uz ienākošā vēstule).

Darbam ar ienākošo korespondenci bieži tiek sagatavoti dažāda veida analītiskie ziņojumi:

• pārskats par dokumentu noformēšanas kontroli (tiek sniegti gan kvantitatīvie, gan kvalitatīvie rādītāji);
• atskaites par saņemto dokumentu skaitu kopumā un pa struktūrvienībām;
• atskaites par ienākošo dokumentu tēmu vai par reģioniem, ar kuriem notiek sarakste utt.

Tāpēc mūsdienās novecojušās formas darbam ar dokumentiem uz papīra pazūd otrajā plānā, dodot vietu elektroniskai dokumentu pārvaldībai. Žurnālu reģistrācijas veidlapa paliek dzīva tikai īpaši slepenās iestādēs, un tās vietu biroja procesos pārliecinoši ieņem elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas un “visu amatu džeks” MS Excel.

Nosūtiet savu labo darbu zināšanu bāzē ir vienkārši. Izmantojiet zemāk esošo veidlapu

Labs darbs uz vietni">

Studenti, maģistranti, jaunie zinātnieki, kuri izmanto zināšanu bāzi savās studijās un darbā, būs jums ļoti pateicīgi.

Līdzīgi dokumenti

Lietišķā vēstule kā oficiālas korespondences forma. Pateicības vēstules izmantošana, lai atzītu notikušo faktu, darbību vai situāciju. Visizplatītākie biznesa vēstuļu veidi. Sūdzības izmantošana, lai izteiktu sūdzības par pakalpojumu.

abstrakts, pievienots 03.11.2014


Komercdarbības būtība, galvenie mērķi un saturs mazumtirdzniecībā. Mazumtirdzniecības uzņēmuma komercdarbība kā pārvaldības objekts. Uzņēmuma komercdarbības vadības sistēmas efektivitātes analīzes metodika.

diplomdarbs, pievienots 19.03.2012


Tirdzniecības uzņēmuma komercdarbības būtība. Iekšējās un ārējā vide uzņēmumiem. KSUP "Teplichnoye" komercpārdošanas darbības analīze. Pasākumi komercdarbības intensificēšanai lauksaimniecības produkcijas realizācijā.

diplomdarbs, pievienots 12.12.2007


Komercdarbības būtība un nozīme. Komerciālie pakalpojumi. Mūsdienu tendences uzņēmuma komercpakalpojumu darbā. AS "Dzirkstošie vīni" komercpakalpojuma darbības analīze. Komercdarba organizācijas pilnveidošana.

kursa darbs, pievienots 01.06.2004


Komercstruktūras vadītāja jēdziena un tēla veidu izskatīšana; psiholoģiskie mehānismi tā veidošanās: halo efekts, dominējošā vajadzība, atbilstība uztveres stereotipiem. Komercstruktūras ideāla vadītāja tēls.

kursa darbs, pievienots 31.08.2013


Uzņēmuma komercdarbības prognozēšanas jēdziens un iezīmes mūsdienu apstākļos. Komercdarbības organizācijas analīze uzņēmumā spēļu industrija Vegas-Azart LLC, ieteikumi tās attīstības stratēģijas uzlabošanai.

diplomdarbs, pievienots 20.06.2010


Uzņēmuma komercdarbības jēdziens, specifika un īstenošanas iezīmes mūsdienu tirgus ekonomikā. Biznesa plāna saturs un struktūra, tā sagatavošanas iemesli un mērķis, izstrādes stadijas un galvenās sastāvdaļas.

tests, pievienots 15.04.2010


Komercdarba būtība un mērķi. Koncepcija patērētāju sadarbības attīstībai Krievijas Federācija. E-komercija, tās īpašības un perspektīvas tālākai attīstībai. Galvenie veidi, kā uzlabot komerciālo darbu uzņēmumā.

kursa darbs, pievienots 25.03.2011

Vispārināts nosaukums lielai pārvaldības dokumentu grupai, kas kalpo kā saziņas līdzeklis ar iestādēm un privātpersonām, kaut ko paziņojot, par kaut ko paziņojot.

Oficiālās vēstules tiek izmantotas, lai atrisinātu daudzus operatīvos jautājumus, kas rodas vadības darbībās, līdz ar to arī vēstuļu satura dažādība: pieprasījumi, paziņojumi, uzaicinājumi, pretenzijas, izmaiņas, precizējumi, uzdevumi, ziņojumi, precizējumi, atgādinājumi, apstiprinājumi, ieteikumi, priekšlikumi, komentāri, pieprasījumi, prasības utt.

Tā kā dienesta vēstules darbojas kā saikne starp uzņēmumiem, iestādēm un organizācijām, tās aizņem līdz pat 80% no iestādes ienākošās un izejošās dokumentācijas. Tāpēc, cenšoties samazināt dokumentu plūsmu, vispirms jāpievērš uzmanība šīs dokumentu grupas noformēšanas pamatotībai. Vēstule jāraksta tikai gadījumos, kad problēmu nav iespējams atrisināt mutvārdu saziņas ceļā (problēmas risināšana pa tālruni vai personiskā sarunā). 79

Oficiālās vēstules tekstam jābūt vienkāršam, t.i. aptver vienu jautājumu. Tas ne tikai vienkāršos tehniskās darbības vēstules apstrādei saņēmējā iestādē (galvenokārt reģistrācija, kontrole, noformēšana), bet arī paātrinās dokumenta noformēšanu, jo, ja vēstulē ir vairāki jautājumi, tiek izgatavota kopija. vai tiek noteikta jautājumu izpildes kārtība. Tāpēc, ja ar vienu adresātu jārisina vairāki jautājumi, katram jāsastāda atsevišķs dokuments. Vairāki jautājumi ir norādīti vienā vēstulē tikai tad, ja tie ir savstarpēji saistīti.

Vēstules teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā ir izklāstīti dokumenta sastādīšanas motīvi, kā arī var sniegt atsauces uz augstāku institūciju lēmumiem, kas bijuši par pamatu vēstules sastādīšanai. vēstule. Otrajā daļā ir izklāstīta galvenā dokumenta daļa, kurai tas tika sagatavots: secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, komentāri utt. Ņemot vērā nemitīgo informācijas apjoma pieaugumu, ar kuru vadības darbiniekiem jāiepazīstas, lai uzlabotu vēstulē ietvertās informācijas uztveri, var ieteikt mainīt tradicionālo vēstules teksta pasniegšanas kārtību un sāciet to ar jautājuma būtību, otrajā daļā ievietojot pierādījumus un argumentus.

Vēstules par vienkāršiem iepriekš apspriestiem jautājumiem var sastāvēt no vienas galvenās daļas, bez paskaidrojumiem.

Piemēram: "Datoroperatoru konkursam lūdzam atvēlēt 15 datorus."

Pakalpojuma vēstules galvenais mērķis ir iedrošināt Uz rīkoties, pārliecināt, parādīt, izskaidrot. Tas tiek panākts ar teksta skaidrību, skaidrību un īsumu. Vārdiem precīzi jāatspoguļo nozīme. Daudzvārdība apgrūtina dokumenta būtības izcelšanu.

Uzrādītajiem faktiem jābūt objektīviem, pārbaudītiem, un digitālajiem datiem jābūt precīziem. Vēstules tonim jābūt neitrālam.

GOST R 6.30-97 nosaka: “Burtos tiek izmantotas šādas noformējuma formas:

Daudzskaitļa pirmās personas (“lūdzu uz priekšu”, “norādīt izskatīšanai”);

Pirmā persona vienskaitlis(“Es uzskatu par nepieciešamu”, “lūdzu izcelt”);

No vienskaitļa trešās personas (“ministrija neiebilst”, “VNIIDAD uzskata par iespējamu”).”*

Cieņu pret adresātu var izteikt ar adverbiālām frāzēm, piemēram:

“rūpīgi izvērtējot jūsu priekšlikumus...”, “Rūpīgi izpētot jūsu komentārus...”.

Neskatoties uz vēstulēs atspoguļoto problēmu dažādību, darbību attaisnošanai tiek izmantots ierobežots sākuma un beigu frāžu un izteicienu kopums: "Kā apmaiņu...", "Izņēmuma kārtā...", "Saistībā...", "Saskaņā ar..." un tā tālāk.

Lēmumu pieņemšanas iemesli tiek formulēti arī, izmantojot līdzdalības frāzes: “ņemot vērā”, “ņemot vērā”, “ņemot vērā”, “ņemot vērā”, “vadoties pēc” utt.

Tā kā vēstule ir sastādīta uz veidlapas, tās teksts nedrīkst sākties ar autoriestādes nosaukumu, tā jau ir iekļauta pašā veidlapā.

Vēstules tiek izsniegtas uz īpašas veidlapas. Papildus tekstam dokumenta autoram jāformulē vēstules nosaukums (A4 formātam), atbildot uz jautājumu “par ko”, jānorāda adresāts, amats, parakstītāja uzvārds un iniciāļi, viņa uzvārds, vārds. , tēva vārds un tālruņa numurs (sastādītāja informācija), pārbaudiet pielikumu pieejamību (ja tādi ir). 80

Ja vēstule tiek nosūtīta uz vairāk nekā 4 adresēm, tās sūtītāja pienākums ir iesniegt sarakstu sūtīšanai.

No iestādes nosūtītās vēstules iedala divās grupās - proaktīvi Un atbildi. Ja vēstule ir atbilde, autors norāda iniciatīvas dokumenta datumu un numuru, uz kuru viņš atbild. Šie dati tiek pārsūtīti uz veidlapu no iniciatīvas vēstules, pabeidzot atbildes vēstuli. Rakstot burtu, mašīnrakstītājs vadās pēc attiecīgās GOST sadaļas.

Saskaņā ar informācijas raksturu burti tiek sadalīti daudzās šķirnēs.

Motivācijas vēstule- bieži sastādīts dokuments, kas informē adresātu, ka vēstulei pievienotie dokumenti viņam ir nosūtīti. Pavadvēstules sastādīšana ir pieļaujama, ja ir nepieciešams kaut ko precizēt vai papildināt pievienotos dokumentus: norādīt termiņu, izskaidrot kavēšanās iemeslu, precizēt sarežģītus punktus utt. Pavadvēstuli sastāda arī tad, ja nosūtāmajam dokumentam nav adresācijas daļas (piemēram, nosūtot organizatoriskos, normatīvos, administratīvos dokumentus), vai ja nepieciešams fiksēt vairāku sūtāmo dokumentu sarakstu. Šīs šķirnes burti sākas ar vārdiem: “Mēs sūtām”, “Mēs virzām”, “Mēs atgriežam”, “Pievienots”” utt., tad tiek norādīti nosūtāmā dokumenta virsraksti un meklēšanas raksturlielumi (datums un numurs). Parasti pavadvēstules teksts ir ļoti īss, iekļaujas A5 formātā un tam nav atsevišķa virsraksta. Piemēram:

Visos citos gadījumos, kad pavadvēstulē nav nekādas informācijas, tā būs lieka un nav noformējama.

Uzaicinājuma vēstules aicina adresātu piedalīties jebkurā notiekošā pasākumā. Tie var būt adresēti gan konkrētām personām, gan iestādēm. Bieži vien šie burti sākas ar vārdiem "Mēs jūs aicinām" vai "Mēs lūdzam jūs piedalīties."

Tie atklāj pasākuma būtību, norāda laiku un nosacījumus dalībai tajā.

Piemēram: 81

Informācijas pasts- informē adresātu par jebkuru faktu vai notikumu. Visbiežāk ar informatīvo vēstuļu palīdzību popularizē kādu organizāciju darbību, to produkciju vai publicēto literatūru. Piemēram:

Šāda veida vēstules kļuva plaši izplatītas līdz ar pašatbalstošu un kooperatīvu organizāciju izveidi. Tās mērķis ir mudināt saņēmēju izmantot piedāvātos pakalpojumus. Vēstuļu teksts ir konkrēts, skaidrs un informācijas pilns. Šādās vēstulēs atsevišķi norāda autororganizācijas adresi vai tālruņa numuru. Zemāk ir piemērs, kā formatēt reklāmas vēstuli. 82

Paziņojuma vēstule tā stils ir tuvs ielūguma vēstulēm un informatīvajām vēstulēm. Tā ir sastādīta konkrētam adresātam un visbiežāk ir atbilde uz pieprasījumu. Sākas ar vārdiem: "Mēs jūs informēsim." "Mēs informējam", "Mēs jūs informējam" utt., tad tiek norādīti jebkuri fakti. Piemēram:

Ja šāda vēstule ir adresēta konkrētai personai, tajā norāda tās personas uzvārdu, vārdu un patronimitāti, kurai tā nosūtīta.

Apstiprinājuma vēstule- satur ziņojumu par jebkura sūtījuma (vēstules, telegrammas, pārveduma, pakas, preču, vērtslietu u.c.) saņemšanu, ka iepriekš sastādīts dokuments paliek spēkā (piemēram, līgums, instrukcijas u.c.) . Vēstule var apstiprināt jebkuru faktu, darbību, telefona sarunu. Šāda veida rakstīšana sākas ar vārdiem, kas atvasināti no darbības vārda “apstiprināt”. Piemēram: 83

Šādu vēstuļu nosūtīšana ir obligāta sastāvdaļa biznesa attiecības. To nosūtīšanas savlaicīgums ļauj adresātam novērst problēmu no kontroles un novērš atgādinājuma vēstuļu nosūtīšanu.

Atgādinājuma vēstule- satur norādi par jebkura pienākuma izpildes vai pasākuma izpildes termiņa tuvošanos vai beigām. Šāda vēstule var būt īpaši kodolīga un satur vienu beigu daļu.

Šāda veida burti parasti sākas ar vārdu "Atgādināt", piemēram,

Garantijas vēstule- dokuments, kas nodrošina tajā noteikto saistību izpildi. Tajā adresātam parasti tiek garantēta samaksa vai kaut kā nodrošināšana (darba vieta, izpēte utt.). Šīm vēstulēm ir paaugstināta juridiskā funkcija, tāpēc teksta noformējumam jābūt ārkārtīgi skaidram un precīzam.

Piemēram:

Garantijas vēstulēm parasti ir divi paraksti (vadītāja un grāmatveža), un tie ir apzīmogoti.

iniciatīvas vēstules - Tās ir vēstules, uz kurām ir jāatbild. Liela šādu vēstuļu kategorija izsaka lūgumu (ieteikumu, lūgumu) adresātam atrisināt radušās problēmas. Šis ir visizplatītākais burtu veids, kura tēma nav ierobežota. Tomēr to būtība paredz uzdotā jautājuma pozitīva vai negatīva risinājuma iespēju. Piemēram: 84

Atbildēt uz vēstulēm- savā saturā tie ir atkarīgi no iniciatīvas vēstulēm, jo ​​to teksta tēma jau ir noteikta un atliek norādīt iniciatīvas vēstulē uzdotā jautājuma risinājuma būtību: priekšlikuma pieņemšana vai noraidīšana, priekšlikuma izpilde. Lūgums. Atbilde vienmēr ir jānorāda konkrētā un skaidrā veidā: vai visus pieprasījumus var apmierināt, cik lielā mērā, kādā termiņā. Ja vēstulē ir atteikums, tam jābūt labi pamatotam. Piemēram:

23. Personas dokumentu noformēšana (CV, autobiogrāfija, izziņas, pilnvara, kvīts)

Viena no biznesa vēstules galvenajām iezīmēm ir to rakstīšanas stils un valoda.

Formāls biznesa stils ir stils, kas kalpo juridiskajai un administratīvi-sabiedriskajai darbības sfērai. To izmanto, rakstot dokumentus, biznesa dokumentus un vēstules valdības institūcijas, tiesa, kā arī iekšā dažādi veidi lietišķā mutiskā komunikācija. Tas izceļas ar relatīvo stabilitāti un izolētību.Oficiālais biznesa stils ir dažādu žanru dokumentu stils: starptautiskie līgumi, valsts akti, juridiskie likumi, noteikumi, hartas, instrukcijas, oficiāla sarakste, biznesa dokumenti u.c.

Oficiālo dokumentu valodas un stila iezīme ir stabilu (veidņu, standartizētu) valodas izteiksmju izmantošana, kas ļauj ar augstu precizitātes pakāpi atspoguļot regulāri atkārtotas lietišķās komunikācijas situācijas.

Prasības attiecībā uz dokumentu valodu un stilu:

1. lietoto vārdu un terminu nepārprotamība;

2. neitrāls prezentācijas tonis;

3. leksikas, gramatikas, stilistikas normu ievērošana, nodrošinot prezentācijas precizitāti un skaidrību;

4. teksta semantiskā pietiekamība un kodolīgums.

Galvenās komunikācijas mērķu grupas (kognitīvais, praktiskais un kognitīvi praktiskais) ir vienlīdz raksturīgas komerciālā sarakste. Komerciālā sarakstē pieprasījuma vēstules vai atbildes vēstules atbilst kognitīviem mērķiem. Uz komerciālām vēstulēm no praktiskiem mērķiem atsaucas uz piedāvājuma vēstuli.

Komerckorespondence formalizē, reģistrē komercdarījuma noslēgšanu un izpildi, notiek pirms līguma sastādīšanas un satur tā izpildes gaitu regulējošus dokumentus.

Vēstules toni raksturo pieklājība un precizitāte - īpašības, kas raksturīgas biznesa sarakstei. Vēstulēm, kas adresētas valsts amatpersonām un valsts amatpersonām, jābūt formālākām un cieņpilnākām nekā parastajām biznesa vēstulēm. Adrese, adrese uz aploksnes, sveiciens un beigu frāze (saskaņā ar sveicienu) jāizmanto vispārpieņemtas oficiālās adreses, kas raksturīgas katrai valstij un katrai ierēdņu klasei.

Oficiālo dokumentu valodas unifikācijas iezīmes sastāv no standarta valodas modeļu sistēmas izveidošanas, kas atspoguļo tipiskas biznesa komunikācijas situācijas. Tajā pašā laikā "modelis tiek saprasts gan kā loģiska, gan sintaktiska konstrukcija, kas aptver maksimālo vadības situāciju skaitu."

Būtiskākais faktors no komunikācijas situāciju rakstīšanas viedokļa ir mērķa faktors, jo tieši runas akta veikšanas mērķis nosaka veidojamā dokumenta veidu un stilu.

Mērķi, ko lietišķās komunikācijas iniciators sev izvirza, nosaka ne tikai valodu modeļu izvēle, bet galvenokārt biznesa darba tematiskais un funkcionālais veids.

Mērķis	Dokumenta veids	Valodu modeļi
Informēšana	Pakalpojuma piezīme, pavadvēstule, ziņojuma vēstule utt.	Mēs nosūtām jums jūsu pieprasīto... Paziņojam, ka... Informējam, ka... Paziņojam, ka...
Pamudinājums	Pavēle, instrukcija, instrukcija utt.	Uzdot izmeklēšanu par faktu... Nodod ekspluatācijā... Atrodi papildu iespējas...
Attiecību uzsākšana un uzturēšana	Garantijas vēstule	Mēs garantējam, ka... Uzņēmums... garantē...
Pieprasījuma vēstule	Mēs lūdzam jūs... Es aicinu atrisināt problēmu... Mēs vēlamies jūs iesaistīt... Lūdzu, informējiet mūs...
Brīdinājuma, pieprasījuma, atteikuma izteikšana	Ielūguma vēstule	Pieņemiet mūsu ielūgumu... Ļaujiet man jūs uzaicināt... Būsim ļoti pateicīgi par jūsu dalību...
Atgādinājuma vēstule	Atgādinām, ka... Vēlreiz informējam...
Pieprasījuma vēstule	Mēs iesniedzam prasību pret... Mēs oficiāli iesniedzam jums prasību par...
Atbildes vēstule	Jūsu piedāvājums ir noraidīts, jo šādus iemeslus... Diemžēl mēs nevaram pozitīvi atbildēt uz jūsu priekšlikumu par ...

Tādējādi visi dokumenta semantiskie aspekti tiek realizēti stabilu loģisko formu - modeļu veidā. Rezultātā oficiālā dokumenta sagatavošanas process tiek samazināts līdz standarta valodu modeļu apvienošanai noteiktā loģiskā secībā.