Mājas Higiēna Metodika autopārvadājumu pakalpojumu sniedzēja uzņēmuma biznesa procesu modelēšanai programmā MS Visio, izmantojot transporta uzņēmuma EcoTrans LLC piemēru.

Higiēna

Metodika autopārvadājumu pakalpojumu sniedzēja uzņēmuma biznesa procesu modelēšanai programmā MS Visio, izmantojot transporta uzņēmuma EcoTrans LLC piemēru.

Apmācības notiek uz personālajiem datoriem.

Kurss ir veltīts biznesa procesu aprakstīšanai, izmantojot populāro biznesa grafikas redaktoru Microsoft Visio. kas ir viegli apgūstams un tajā pašā laikā ļauj ātri un efektīvi izveidot biznesa modeļus.

Apmācību laikā tiek apskatītas Visio atbalstītās visizplatītākās biznesa procesu modelēšanas metodoloģijas (notācijas) un attīstītas praktiskās iemaņas grafisko procesu diagrammu konstruēšanā MS Visio.

Kursa programma ir paredzēta speciālistiem, kas nodarbojas ar biznesa procesu aprakstu, analīzi un optimizāciju.

Microsoft Visio pamatfunkcijas, kas nepieciešamas biznesa procesu diagrammu zīmēšanai.
- Darbs ar diagrammu lapām. Formu komplektu izmantošana. Darbs ar figūru paraugiem. Formu pievienošana diagrammai. Dinamisku savienojošo līniju zīmēšana starp formām. Savienojošo līniju līmēšana pie formām. Dinamiskā un statiskā līmēšana. Iestatiet saspiešanas un līmēšanas iespējas. Izmantojot funkciju Auto Connect. Formu izmēra un novietojuma maiņa. Mainiet formu tekstlodziņa izmēru un novietojumu. Formu rokturi: atlase, pagriešana, teksta lauks, vadīkla, savienojuma punkts. Formu formatēšana. Formu kopēšana un to formāts. Automātiska figūru izlīdzināšana un izvietošana. Formu grupēšana un apvienošana konteineros. Mērogošana, diagrammas lapas izmēra un izskata maiņa. Diagrammas lapas parametru konfigurēšana un drukāšana.
Pamatnoteikumi procesu diagrammu konstruēšanai.
- Augstākā līmeņa procesu tīkla veidošana. Procesa sadalīšanās. Procesa apraksta mērķu noteikšana. Procesa robežu definēšana: ievade, izvade, piegādātāji un patērētāji. Augšējā un apakšējā līmeņa procesu diagrammu uzbūve. Procesa izpildes loģikas parādīšanas noteikumi. Notikumu un loģisko operatoru lietošanas noteikumi. Atbildīgu un procesu izpildi.
Microsoft Visio atbalstīto biznesa procesu aprakstīšanas metodoloģijas un standarti.
- Visbiežāk izmantotās metodikas un standarti (apzīmējumi) biznesa procesu aprakstīšanai, ko atbalsta Microsoft Visio programmatūras produkts. IDEF0 procesa diagramma. Tipiska procesa plūsmas diagramma. Procesa plūsmas diagramma ar Swimmer Lanes. ARIS VAC (Value Added Chain Diagram) procesa diagramma. ARIS EPC (Event driven Process Chain) procesa diagramma. BPMN (Business Process Model and Notation) procesu diagramma. Salīdzinošā analīze, priekšrocības, trūkumi un apzīmējumu pielietošanas jomas. Manuālo un automatizēto procesu attēlošana diagrammā. Laika un izmaksu parametru iestatīšana procesiem, laika un kvalitātes prasības un citi nepieciešamie dati.
MS Visio pakalpojums darbojas atbilstoši biznesa procesu aprakstīšanas uzdevumam.
- Hipersaišu sadalīšana un uzstādīšana uz ligzdotām biznesa procesu diagrammām. Iestatiet un rediģējiet diagrammu formu aizsardzību. Iestatiet diagrammas formas, lai izveidotu saites uz dažādiem ārējiem failiem, dokumentiem un resursiem. Diagrammu objektu atribūtu izveide un rediģēšana. Rekvizītu lauku (atribūtu) pievienošana un rediģēšana formām. Formu kopu izveide un rediģēšana. Atskaišu ģenerēšana, pamatojoties uz grafiskām diagrammām. Grafiskās diagrammas HTML publikācijas ģenerēšana.

Vladimirs Repins

izpilddirektors Vladimira Repina pārvaldības SIA

Krievijas ABPMP biedrs

Vadības konsultants

Biznesa treneris

Tehnisko zinātņu kandidāts

Rakstā apskatīti jautājumi par notācijas izvēli procesu aprakstīšanai turpmākās regulēšanas nolūkos. Tiek salīdzināti bieži lietotie Work Flow apzīmējumi, piemēram: “Vienkāršā blokshēma” programmā MS Visio, “Procedure” programmā Business Studio, ARIS eEPC notācija un citi. Salīdzinot apzīmējumus, galvenā uzmanība tiek pievērsta vienkāršu un organizācijas darbiniekiem saprotamu procesu diagrammu veidošanai.

Uzņēmumu biznesa analītiķiem rakstā aplūkotās tēzes ir nopietns iemesls aizdomāties par to, cik efektīvas ir viņu pieejas, veidojot organizācijas procesu grafiskās diagrammas.

Ievads

Viens no svarīgākajiem grafisko procesu diagrammu izveides mērķiem ir to turpmāka izmantošana organizācijas normatīvajos dokumentos. Šīs shēmas parasti izmanto darbinieki, kuri nav apmācīti sarežģītos apzīmējumos, kuriem nav sistēmas analīzes iemaņu utt. Viņiem ļoti svarīga ir shēmu vienkāršība un skaidrība. Sarežģītas, mulsinošas diagrammas, kurās ir daudz dažādu simbolu, cilvēkiem ir slikti saprotamas, kas apgrūtina to izmantošanu praksē. Tāpēc praktiskos nolūkos ir svarīgi pareizi izvēlēties un izmantot notāciju (metodoloģiju) procesu aprakstīšanai. Kādi kritēriji būtu jāizmanto, lai izvēlētos šādu apzīmējumu? Kā salīdzināt dažādus apzīmējumus savā starpā? Apskatīsim vairākus biznesa procesa aprakstīšanas piemērus, izmantojot populārus apzīmējumus, un mēģināsim atbildēt uz šiem jautājumiem.

Apzīmējumu salīdzinājums

Salīdzinājumam tika izvēlēti šādi procesa apraksta apzīmējumi:

“Vienkārša blokshēma” (dokumentu kustības attēlošana, izmantojot bloku “Risinājums”);
“Vienkārša blokshēma” (bez dokumentu kustības attēlošanas, neizmantojot blokus “Risinājums”);
Business Studio sistēmas "procedūra" (viena no iespējamie varianti pārstāvība);
ARIS eEPC.

Kā pārbaudes gadījums tika izvēlēts vienkāršs un intuitīvs process. Šī procesa aprakstīšanas rezultāti ir parādīti attēlā. 1-4.

Rīsi. 1. Procesu diagramma MS Visio apzīmējumā “Vienkāršā blokshēma” (ar dokumentu pārvietošanu, izmantojot bloku “Risinājums”)

Diagrammā, kas parādīta attēlā. 1, procesa darbību secība laika gaitā tiek parādīta, izmantojot biezas bultiņas, un dokumentu kustība tiek parādīta, izmantojot plānas punktētas bultiņas. Šķīduma bloki tiek izmantoti klasiskā veidā. Tie parāda informāciju (jautājumus), no kuras “atkarīga” turpmākā procesa gaita. Šī pieeja "dimantu" lietošanai ir ļoti izplatīta. Bet faktiski visa lēmumu pieņemšanas loģika un noteiktu rezultātu (dokumentu) veidošana ir jāiekļauj procesa darbībās. Ja padomājat, šo "dimantu" zīmēšanas vērtība (nozīme) nav acīmredzama. Kādi ir šie objekti: procesa operācijas, notikumi? Šķiet, ka nav ne viens, ne otrs. Tie drīzāk ir operatori, lai pieņemtu lēmumu, pamatojoties uz kādu nosacījumu. Bet mēs izstrādājam procesu diagrammu cilvēkiem, nevis rakstām datorprogrammu īpašā valodā. Datorprogrammā “dimants” būtu pilnvērtīga operācija apstākļu salīdzināšanai utt. Bet procesu diagrammā ir jāparāda reāli objekti - cilvēku veiktie procesi, dokumenti, informācijas sistēmas utt. Padomājiet, vai tas ir pareizi diagrammā parādīt “dimantus” atsevišķi no procesa darbībām? Tā vietā varat:

Apskatāmā procesa diagrammā aprakstiet lēmumu pieņemšanas loģiku darbību secības veidā;
Aprakstiet loģiku diagrammas veidā par atbilstošā apakšprocesa soļiem, pārejot uz nākamo līmeni;
Aprakstiet loģiku tekstā (operācijas teksta atribūtos) un pēc tam attēlojiet to procesa izpildes noteikumos.

Formulēsim iepriekš aplūkotās “dimantu” izmantošanas metodes “plusus” un “mīnusus” (1. att.).

"Vienkārša blokshēma" programmā MS Visio (ar dokumenta pārvietošanu, izmantojot bloku "Risinājums")

Attēlā 2. attēlā parādīts tā paša procesa piemērs, tikai aprakstīts, neizmantojot blokus un dokumentus “Risinājums”. Ir viegli pārbaudīt, vai šajā diagrammā ir par 24 mazāk grafisko elementu nekā diagrammā 1. 1. Shēma Zīm. 2 izskatās daudz vienkāršāk. Grafiskie elementi neapžilbina acis, un no informācijas satura viedokļa šī diagramma ir diezgan saprotama un pieejama gala lietotājam. Ja katrai procesa darbībai tekstā apraksta prasības tās ieviešanai, tad, apvienojot tabulu un grafiskās prezentācijas formas, var diezgan adekvāti aprakstīt procesa izpildes kārtību uzņēmuma darbiniekiem.

Rīsi. 2. Procesu diagramma MS Visio apzīmējumā “Vienkāršā blokshēma” (bez dokumenta pārvietošanas, neizmantojot bloku “Risinājums”).

Procesa grafiskā attēlojuma “plusi” un “mīnusi” attēlā parādītajā formā. 2 ir parādīti zemāk.

"Vienkārša blokshēma" programmā MS Visio (bez dokumenta pārvietošanas, neizmantojot bloku "Risinājums")

Kopumā diagrammu izmantošana formātā, kas ir līdzīga tiem, kas parādīti attēlā. 2 ir ērts gan izstrādātājiem, gan darbiniekiem, kas strādā pie šīm shēmām.

Attēlā 3. attēlā parādīta Business Studio modelēšanas vides apzīmējumā “Procedure” ģenerēta procesu diagramma. Shēmai ir vairākas funkcijas. Pirmkārt, bloki “Lēmums” tiek izmantoti nestandarta veidā - nevis kā grafisks elements jautājuma attēlošanai un sazarojumam, bet gan kā pilnvērtīga procesa darbība, kas saistīta ar lēmumu pieņemšanu. Biznesa studijā “dimantam” ir gandrīz visi pilnvērtīga procesa atribūti, taču to nevar sadalīt (iespējams, sistēmas izstrādātāji laika gaitā to padarīs iespējamu). Izmantojot “dimantu” (četrstūra vietā), diagramma kļūst vizuālāka. Tajā pašā laikā "dimanta" atribūtos varat ievadīt jebkuru teksta informāciju: apraksts, sākums, pabeigšana, termiņa prasības utt.

Attēlā parādītā procesa diagrammas otrā iezīme. 3, ir bultu pielietojums. Lai parādītu darbību secību, varat izmantot bultiņu ar vienu galu - bultiņu "prioritāte". Lai parādītu dokumenta kustību, varat izmantot divvirzienu bultiņu. Tomēr Business Studio var iztikt, izmantojot tikai viena veida bultiņas - “priekšrocības” bultiņas. Tajā pašā laikā nepieciešamo dokumentu skaitu, kas ir definēti darbību objektu direktorijā, var saistīt ar nosauktajām bultiņām.

Šī pieeja ļauj:

Ievērojami samazināt grafisko elementu skaitu procesa diagrammā, un tajā pašā laikā;
Parādīt procesa noteikumos nepieciešamo informāciju par ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem.

Tādējādi, nepārblīvējot diagrammu ar nevajadzīgiem elementiem, mēs tomēr varam pilnībā aprakstīt procesu un augšupielādēt visu nepieciešamo informāciju nolikumā.

Tas, ka bultiņas nosaukums nav atkarīgs no tai pievienotajiem dokumentiem, ļauj nosaukt diagrammā esošās bultiņas darbiniekiem saprotamākajā un ērtākajā veidā. Piemēram, konkrētu dokumentu kopu var saistīt ar prioritātes bultiņu “Atskaišu kopa ir sagatavota”. Bultiņas nosaukums šajā gadījumā norāda izpildītājam notikumu, kas pabeidza iepriekšējo darbību ar nosaukumu “Ģenerēt datu vākšanas atskaiti”. (Ņemiet vērā, ka STU uzņēmuma metodoloģijā bultiņa pēc procesa darbības ir entītija, nevis notikums. Pēc bloka “Lēmumi” var parādīt iespējamos rezultātus risinājumi).

Rīsi. 3. Biznesa studijas sistēmas “Procedūra” (opcija ar netradicionālu “Risinājuma” bloku izmantošanu)

Procesa grafiskā attēlojuma “plusi” un “mīnusi” attēlā parādītajā formā. 3 ir parādīti zemāk.

Business Studio sistēmas “Procedūra” (opcija ar netradicionālu “Risinājuma” bloku izmantošanu)

Lietojot Business Studio, procedūru apzīmējumu var izmantot nedaudz atšķirīgi. Raksta autors sliecas uz pieeju, kas parādīta attēlā. 3.

Attēlā 4. attēlā parādīta aplūkojamā procesa diagramma, kas izstrādāta ARIS eEPC apzīmējumā. Ņemiet vērā, ka dažas procesa darbības neietilpa diagrammā. Šī vienkāršā procesa daļējā diagramma, kas uzrakstīta ar ARIS eEPC apzīmējumu, satur četrus loģiskos paziņojumus un astoņus notikumus! Personai, kas lasa diagrammu, jāspēj pareizi interpretēt visus šos loģiskos operatorus. Bez īpašas apmācības un dažām prasmēm šādu diagrammu lasīšanā parasts darbinieks, visticamāk, nespēs saprast attiecīgā procesa loģiku bez detalizēta teksta apraksta vai kvalificēta biznesa analītiķa palīdzības.

Ņemiet vērā, ka procesa diagramma ARIS eEPC apzīmējumā aizņem ievērojami vairāk vietas nekā diagrammas, kas parādītas attēlā. 1-3. Arī šādas shēmas veidošanas sarežģītība ir ievērojami augstāka.

Rīsi. 4. Procesa diagramma ARIS eEPC notācijā (iebūvēta Business Studio)

Procesa diagramma ARIS eEPC notācijā (iebūvēta Business Studio)

Kopumā, ja netaisāties pirkt SAP R/3, tad ARIS eEPC apzīmējuma izvēle un lietošana no raksta autora viedokļa nav optimālais risinājums. Ir vērts pievērst uzmanību apzīmējumiem, lai aprakstītu procesus, kas ir vizuālāki un izpildītājiem intuitīvāki. Tomēr dažiem ARIS eEPC apzīmējums var šķist vizuālāks un saprotamāks. Zināmā mērā tas ir gaumes jautājums.

Procesa apraksts turpmākiem automatizācijas nolūkiem

Interesanti ir aplūkot iepriekš minēto biznesa procesa apraksta piemēru, ja tas ir parādīts BPMN 2.0 apzīmējumā. Šis apzīmējums ir paredzēts, lai aprakstītu “izpildāmos” procesus, t.i., procesus, kurus atbalsta BPM sistēma.

Jūsu viedoklis par BPMN 2.0 izmantošanu. Uzņēmuma Business Console ģenerāldirektors A. A. Belaičuks piekrīt:

"Attēlā. 5. attēlā ir attēlots tas pats process BPMN apzīmējumā. Kā redzam, šis skaitlis ir līdzīgs attēlam. 1: BPMN apzīmējumā uzdevumi ir attēloti kā taisnstūri, dakšiņas kā rombiņi un dati kā dokumentam līdzīga ikona. Vadības plūsmas ir nepārtrauktas līnijas, datu plūsmas ir punktētas.

Jāņem vērā, ka šī diagramma ietver tikai maza daļa BPMN apzīmējumi: paletē pieejams tikai viens dakšu veids no 5, viens uzdevuma veids no 8. Papildus plašākai paletei šis apzīmējums izceļas ar iespēju modelēt ne tikai izolētu darbplūsmu, bet arī vairākus procesus. mijiedarboties savā starpā, izmantojot ziņojumus vai datus. Turklāt šis apzīmējums ir stingrāks: tas nosaka ne tikai ikonas, bet arī noteikumus, saskaņā ar kuriem tās var apvienot savā starpā. Šādu noteikumu nepieciešamību nosaka fakts, ka BPMN apzīmējums ir vērsts ne tikai uz to, ka cilvēki to izlasīs, bet arī uz tiešu izpildi ar speciālu palīdzību. programmatūra— BPM sistēmas “dzinējs”.

Tajā pašā laikā, kā parādīts šajā piemērā, izmantojot ierobežotu paletes apakškopu, BPMN izrādās ne sarežģītāks par parasto blokshēmu. Tiem, kas vēlas profesionāli apgūt BPMN, mēs iesakām specializētu apmācību bpmntraining.ru.

Rīsi. 5. Procesa diagramma BPMN 2.0 apzīmējumā

Dzīves prakse

Attēlā 6. attēlā parādīts procesa diagrammas fragments, ko izstrādājuši ļoti konkrēta uzņēmuma biznesa analītiķi viņu izgudrotajā apzīmējumā. Diagramma ir veidota, izmantojot “Vienkāršās blokshēmas” principus - bloks “Risinājums” tiek izmantots tā klasiskajā versijā. Turklāt diagrammā ir parādīti daudzi citi simboli, kas tiek izmantoti nestandarta veidā.

Rīsi. 6. Procesu diagrammas piemēri vienam no uzņēmumiem

Veidojot diagrammu Fig. 6, biznesa analītiķi acīmredzami "cīnījās" par skaidrību un maksimālu saprotamību vidusmēra lietotājam. Viņi centās samazināt vai pat novērst teksta komentārus par procesu diagrammām. Izpildītāji tika vienkārši izdrukāti ar A3 formāta diagrammu, kuru izlasot uzreiz viss kļuva skaidrs: ko darīt, kā, kādus dokumentus izmantot utt.

Apskatāmā shēma, protams, nav vienkāršības un skaidrības piemērs. Bet tas tika izveidots, lai sniegtu maksimāli noderīgu informāciju procesā iesaistītajiem.

secinājumus

Tātad ir skaidrs, ka, aprakstot procesus, jātiecas pēc vienkāršības un skaidrības darbiniekiem.

Sarežģītu, formalizētu apzīmējumu izmantošana, aprakstot procesus, noved pie:

Grūtības, izmantojot (interpretējot) diagrammas parastajiem darbiniekiem;
Nodaļu darbinieku, kuri nav izgājuši īpašu apmācību, nespēja (grūtības) organizēt darbu, lai aprakstītu procesus;
Būtisks biznesa analītiķu darbaspēka izmaksu pieaugums shēmu veidošanai;
Papildu grūtības, dokumentējot shēmas (liels apjoms utt.).

Tāpēc nevajadzētu pārblīvēt procesa diagrammu ar dažādiem grafiskiem elementiem. Bet, ja jūs tos izmantojat, labāk ir nēsāt noderīga informācija darbiniekiem, nevis vienkārši modelēšanas apzīmējumu formālas piemērošanas sekas.

http://finexpert.ru/ - komunikācijas vide profesionāļiem http://bpm3.ru/ - procesi, projekti, efektivitāte

Darbplūsmas ir svarīga un gandrīz obligāta SharePoint portāla sastāvdaļa; tās ir dokumentu plūsmas un daudzu citu biznesa procesu pamatā. Nav pārsteidzoši, ka ir tādas sistēmas kā Nintex, kas mēģina paplašināt un papildināt standarta darbplūsmu iespējas.

No savas pieredzes ar Nintex varu to teikt šī sistēma nav bez trūkumiem: augstas izmaksas, periodiskas kļūdas, vispārējs sistēmas lēnums (lai gan tas ir raksturīgs visiem SharePoint) - tas viss liek man izmantot standarta darbplūsmas mehānismu. Tomēr Nintex ir svarīga priekšrocība- diagrammas vizualizācija un pašreizējais stāvoklis process. Pateicoties tam, tiek vienkāršota darbplūsmu izveide, un tās var izveidot pat cilvēki, kuri ir diezgan tālu no programmēšanas (satura pārvaldnieki, biznesa analītiķi utt.). SharePoint 2010 ir līdzīga iespēja Izveidojiet darbplūsmu, pamatojoties uz vizuālu diagrammu, izmantojot Visio 2010 un SharePoint Designer 2010.

Izveidojiet diagrammu programmā Visio

Visio 2010 ir jauna veidne — Microsoft SharePoint Workflow (pastāv tikai Visio Premium izdevumā). No šīs veidnes iegūto diagrammu var eksportēt uz Designer turpmākam darbam.
Tāpēc atveriet Visio un meklējiet veidni kategorijā Plūsmas diagramma.

Pēc veidnes atvēršanas diagrammas elementi atradīsies kreisajā pusē - nosacījumi, darbības, sākums un beigas (ekrānuzņēmums parāda tikai “ātrās” darbības, kopumā to ir daudz vairāk):

Tagad mēs pārdomājam biznesa procesa loģiku un sastādām diagrammu, izmantojot nepieciešamos elementus. Piemēram, es veicu vienkāršu uzņēmuma apstiprināšanas procesu:

ir 2 saraksti - “Iesūtne” un “Atbildīgais”
sarakstā “Atbildīgie” ir norādītas pieprasījumu kategorijas (ieteikums/jautājums/sūdzība utt.) un atbilstošās atbildīgās personas
lietotājs iesūtnē izveido vienumu un norāda kategoriju
darbplūsma atrod atbildīgo par šo kategoriju un izveido viņam uzdevumu
atbildīgā persona reaģē uz uzdevumu, un pieprasījuma statuss sarakstā Iesūtne mainās

Protams, to ir grūti uztvert vārdos, tāpēc es jums nekavējoties sniegšu gatavu darbplūsmas diagrammu:

Diagrammas izveidē nav nekā sarežģīta, jums vienkārši jāiedomājas biznesa procesa loģika. Elementu etiķetes ir diezgan skaidras, ikonas novērš neskaidrības. Pēc izveides eksportējiet procesu uz failu SharePoint Designer:

Procesa saistīšana ar datiem programmā SharePoint Designer

Atveriet Designer, izveidojiet savienojumu ar vēlamo vietni, dodieties uz mapi Darbplūsmas. Lentē noklikšķiniet uz pogas “Importēt no Visio” un norādiet failu ar saglabāto diagrammu. Mēs ierakstām darbplūsmas nosaukumu un sarakstu, ar kuru mēs to saistām (in šajā gadījumā- “Ienākošie”). Dizainers pats ģenerēs tam kodu un komentārus; mums atliek tikai norādīt laukus, no kuriem iegūt datus (konkrēti, šajā gadījumā man bija nelielas problēmas, jo tika izmantots Lookup tipa lauks, bet parasti viss ir vienkārši):

Pēc darbplūsmas pabeigšanas dodieties uz iestatījumiem. Mēs tur norādām nepieciešamais nosacījums palaist (automātiski palaist, kad tiek izveidots vienums), kā arī atzīmējiet opciju “Rādīt darbplūsmas vizualizāciju statusa lapā” (vietņu kolekcijā ir jāaktivizē SharePoint Server Enterprise iespējas). Tieši tāpēc ir vērts izveidot darbplūsmas programmā Visio. Tagad dosimies uz vietni, izveidosim jebkuru vienumu iesūtnes sarakstā, pārejam uz uzdevumu sarakstu un pabeigsim uzdevumu, un pēc tam atveram darbplūsmas statusa logu:

Tātad, mēs redzam diezgan jauku darbplūsmas diagrammu, kas iezīmē visus pabeigtos posmus. Ja process būtu apstājies kādā posmā (piemēram, tas gaidīja apstiprinājumu no mums), tad arī tas tiktu atzīmēts diagrammā. Pateicoties tam, katrs lietotājs varēs redzēt, kurā apstiprināšanas stadijā ir viņa pieprasījums.

Secinājums

Rezultātā es minēšu pozitīvo un negatīvās puses izmantojot Visio, lai izveidotu darbplūsmas (manā subjektīvā skatījumā).
Plusi:

Viegli izveidot, nav jābūt programmētājam
Lietotājs var viegli apskatīt un saprast pieprasījuma statusu

Mīnusi:

Nepieciešams SharePoint Enterprise Server un Visio Premium

Salīdzinot apzīmējumus, galvenā uzmanība tiek pievērsta vienkāršu un organizācijas darbiniekiem saprotamu procesu diagrammu veidošanai.

Uzņēmumu biznesa analītiķiem rakstā aplūkotās tēzes ir nopietns iemesls aizdomāties par to, cik efektīvas ir viņu pieejas, veidojot organizācijas procesu grafiskās diagrammas.

Ievads

Viens no svarīgākajiem grafisko procesu diagrammu izveides mērķiem ir to turpmāka izmantošana organizācijas normatīvajos dokumentos. Parasti šīs shēmas izmanto darbinieki, kuri nav apmācīti sarežģītos apzīmējumos, kuriem nav sistēmu analīzes prasmju utt. Viņiem ļoti svarīga ir diagrammu vienkāršība un skaidrība. Sarežģītas, mulsinošas diagrammas, kurās ir daudz dažādu simbolu, cilvēkiem ir slikti saprotamas, kas apgrūtina to izmantošanu praksē. Tāpēc praktiskos nolūkos ir svarīgi pareizi izvēlēties un izmantot notāciju (metodoloģiju) procesu aprakstīšanai. Kādi kritēriji būtu jāizmanto, lai izvēlētos šādu apzīmējumu? Kā salīdzināt dažādus apzīmējumus savā starpā? Apskatīsim vairākus populārus apzīmējumus un mēģināsim atbildēt uz šiem jautājumiem.

Apzīmējumu salīdzinājums

Salīdzinājumam tika izvēlēti šādi procesa apraksta apzīmējumi:

“Vienkārša blokshēma” (dokumentu kustības attēlošana, izmantojot bloku “Risinājums”);
“Vienkārša blokshēma” (bez dokumentu kustības attēlošanas, neizmantojot blokus “Risinājums”);
Business Studio sistēmas “procedūra” (viens no iespējamajiem prezentācijas variantiem);
ARIS eEPC.

Kā pārbaudes gadījums tika izvēlēts vienkāršs un intuitīvs process. Šī procesa aprakstīšanas rezultāti ir parādīti attēlā. 1-4.

Rīsi. 1. Procesu diagramma MS Visio apzīmējumā “Vienkāršā blokshēma” (ar dokumentu kustību, izmantojot bloku “Lēmums”).

Diagrammā att. 1. Procesa darbību secība laika gaitā tiek parādīta, izmantojot biezas bultiņas, un dokumentu kustība tiek parādīta ar plānām punktētām bultiņām. Šķīduma bloki tiek izmantoti klasiskā veidā. Tie parāda informāciju (jautājumus), no kuras “atkarīga” turpmākā procesa gaita. Šī pieeja "dimantu" lietošanai ir ļoti izplatīta. Bet faktiski visa lēmumu pieņemšanas loģika un noteiktu rezultātu (dokumentu) veidošana ir jāiekļauj procesa darbībās. Ja padomājat, šo "dimantu" zīmēšanas vērtība (nozīme) nav acīmredzama. Kādi ir šie objekti: procesa operācijas, notikumi? Šķiet, ka nav ne viens, ne otrs. Tie drīzāk ir operatori, lai pieņemtu lēmumu, pamatojoties uz kādu nosacījumu. Bet mēs izstrādājam procesu diagrammu cilvēkiem, nevis rakstām datorprogrammu īpašā valodā. Datorprogrammā “dimants” būtu pilnvērtīga operācija apstākļu salīdzināšanai utt. Bet procesu diagrammā ir nepieciešams parādīt reālus objektus - cilvēku veiktos procesus, dokumentus, informācijas sistēmas utt. Padomājiet par to: vai ir pareizi diagrammā parādīt “dimantus” atsevišķi no procesa darbības? Tā vietā varat:

a) apraksta lēmumu pieņemšanas loģiku darbību secības veidā aplūkojamā procesa diagrammā;
b) apraksta loģiku diagrammas veidā par atbilstošā apakšprocesa soļiem, pārejot uz zemāku līmeni;
c) aprakstīt loģiku tekstā (operācijas teksta atribūtos) un pēc tam attēlot procesa izpildes noteikumos.

Formulēsim iepriekš aplūkotās “dimantu” izmantošanas metodes “plusus” un “mīnusus” (1. att.).

"Vienkārša blokshēma" programmā MS Visio (ar dokumenta pārvietošanu, izmantojot bloku "Risinājums")
"Profi"	"Mīnusi"
Atsevišķu procesa rezultātu atlases “loģikas” vizuāls attēlojums. Izpildītāja uzmanības fokusēšana uz lēmuma punktu/procesa sazarojumu atkarībā no apstākļiem.	Lēmumu pieņemšanas loģikas pārvietošana “ārpus” procesa darbības (nepareiza no formālās procesa dekompozīcijas viedokļa). Procesu ir neērti dokumentēt (veidojot darbības teksta aprakstu, ir jādublē “dimanti” ar tekstu). Procesa diagramma kļūst par informācijas pārslodzi. "Dimanti" bieži tiek izmantoti pārāk formāli, bez reālas vajadzības.

Attēlā 2. parādīts tā paša procesa piemērs, tikai aprakstīts, neizmantojot blokus un dokumentus “Risinājums”. Ir viegli pārbaudīt, vai šajā diagrammā ir par 24 mazāk grafisko elementu nekā diagrammā 1. 1. Shēma Zīm. 2. izskatās daudz vienkāršāk. Grafiskie elementi neapžilbina acis, un no informācijas satura viedokļa šī diagramma ir diezgan saprotama un pieejama gala lietotājam. Ja katrai procesa darbībai tekstā apraksta prasības tās ieviešanai, tad, apvienojot tabulu un grafiskās prezentācijas formas, var diezgan adekvāti aprakstīt procesa izpildes kārtību uzņēmuma darbiniekiem.

Rīsi. 2. Procesu diagramma MS Visio apzīmējumā “Vienkāršā blokshēma” (bez dokumenta pārvietošanas, neizmantojot bloku “Lēmums”).

Procesa grafiskā attēlojuma “plusi” un “mīnusi” attēlā parādītajā formā. 2. ir parādīti zemāk.

Kopumā diagrammu izmantošana formātā, kas ir līdzīga tiem, kas parādīti attēlā. 2 ir ērts gan izstrādātājiem, gan darbiniekiem, kas strādā pie šīm shēmām.

Attēlā 3. Tiek parādīta procesu diagramma, kas izveidota Business Studio modelēšanas vides apzīmējumā “Procedure”. Shēmai ir vairākas funkcijas. Pirmkārt, bloki “Lēmums” netiek izmantoti standarta veidā - nevis kā grafisks elements jautājuma attēlošanai un atzarojumam, bet gan kā pilnvērtīga procesa darbība, kas saistīta ar lēmumu pieņemšanu. Biznesa studijā “dimantam” ir gandrīz visi pilnvērtīga procesa atribūti, taču to nevar sadalīt (iespējams, sistēmas izstrādātāji laika gaitā to padarīs iespējamu). Izmantojot “dimantu” (četrstūra vietā), diagramma kļūst vizuālāka. Tajā pašā laikā "dimanta" atribūtos varat ievadīt jebkuru teksta informāciju: apraksts, sākums, pabeigšana, termiņa prasības utt.

Attēlā parādītā procesa diagrammas otrā iezīme. 3., ir bultu izmantošana. Lai parādītu darbību secību, varat izmantot bultiņu ar vienu galu - bultiņu “prioritāte”. Lai parādītu dokumenta kustību, varat izmantot divvirzienu bultiņu. Bet tieši Business Studio var izmantot tikai viena veida bultiņas - “priekšspējas” bultiņas. Tajā pašā laikā nepieciešamo dokumentu skaitu, kas ir definēti darbību objektu direktorijā, var saistīt ar nosauktajām bultiņām. Šī pieeja ļauj:

ievērojami samazināt grafisko elementu skaitu procesa diagrammā un tajā pašā laikā:
procesa nolikumā parādīt nepieciešamo informāciju par ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem.

Tādējādi, nepārblīvējot diagrammu ar nevajadzīgiem elementiem, mēs tomēr varam pilnībā aprakstīt procesu un augšupielādēt visu nepieciešamo informāciju nolikumā.

Procesa grafiskā attēlojuma “plusi” un “mīnusi” attēlā parādītajā formā. 3. ir parādīti zemāk.

Rīsi. 3. Business Studio sistēmas “Procedūra” (opcija ar netradicionālu “Risinājuma” bloku izmantošanu).

Lietojot Business Studio, procedūru apzīmējumu var izmantot nedaudz atšķirīgi. Raksta autors sliecas uz pieeju, kas parādīta attēlā. 3.

Rīsi. 4. Procesu diagramma ARIS eEPC notācijā (uzbūvēta Business Studio).

Procesa apraksts turpmākiem automatizācijas nolūkiem

Interesanti aplūkot attiecīgo procesa diagrammu, ja tā ir aprakstīta BPMN 2.0 apzīmējumā. Šis apzīmējums ir paredzēts, lai aprakstītu "izpildošos" procesus, t.i. BPM sistēmas atbalstītie procesi.

Jūsu viedoklis par BPMN 2.0 izmantošanu. akcijas A.A. Belaičuks - uzņēmuma "Biznesa konsole" ģenerāldirektors:

Attēlā 5. attēlā ir attēlots tas pats process BPMN apzīmējumā. Kā redzams, šis skaitlis ir līdzīgs 1. att.: BPMN apzīmējumā uzdevumi ir attēloti kā taisnstūri, dakšiņas kā dimanti un dati kā dokumentam līdzīga ikona. Vadības plūsmas ir nepārtrauktas līnijas, datu plūsmas ir punktētas.

Jāņem vērā, ka šajā diagrammā ir izmantota tikai neliela daļa no BPMN apzīmējuma: tikai viens dakšu veids no 5 pieejamajiem paletē, viens uzdevuma veids no 8. Papildus plašākai paletei šis apzīmējums ir izceļas ar spēju modelēt ne tikai izolētu darbplūsmu, bet arī vairākus procesus, kas mijiedarbojas savā starpā, izmantojot ziņojumus vai datus. Turklāt šis apzīmējums ir stingrāks: tas nosaka ne tikai ikonas, bet arī noteikumus, saskaņā ar kuriem tās var apvienot savā starpā. Šādu noteikumu nepieciešamību nosaka fakts, ka BPMN apzīmējums ir vērsts ne tikai uz to, ka to lasīs cilvēki, bet arī uz tiešu izpildi, izmantojot īpašu programmatūru - BPM sistēmas “dzinēju”.

Rīsi. 5. Procesa diagramma BPMN 2.0 apzīmējumā.

Dzīves prakse

Veidojot diagrammu attēlā. 6, biznesa analītiķi acīmredzami "cīnījās" par skaidrību un maksimālu saprotamību vidusmēra lietotājam. Viņi centās samazināt vai pat novērst teksta komentārus par procesu diagrammām. Izpildītāji tika vienkārši izdrukāti ar A3 formāta diagrammu, kuru izlasot uzreiz viss kļuva skaidrs: ko darīt, kā, kādus dokumentus izmantot utt.

Apskatāmā shēma, protams, nav vienkāršības un skaidrības piemērs. Bet tas tika izveidots, lai sniegtu maksimāli noderīgu informāciju procesā iesaistītajiem.

secinājumus

Tātad ir skaidrs, ka, aprakstot procesus, jātiecas pēc vienkāršības un skaidrības darbiniekiem.
Sarežģītu, formalizētu apzīmējumu izmantošana, aprakstot procesus, noved pie:

grūtības parastajiem darbiniekiem izmantot (interpretēt) diagrammas;
nodaļu darbinieku, kuri nav izgājuši īpašu apmācību, nespēja (grūtības) organizēt darbu, lai aprakstītu procesus;
ievērojams biznesa analītiķu darbaspēka izmaksu pieaugums shēmu veidošanai;
papildu grūtības, dokumentējot shēmas (liels apjoms utt.);

Tāpēc nevajadzētu pārblīvēt procesa diagrammu ar dažādiem grafiskiem elementiem. Bet pat tad, ja jūs tos izmantojat, ir labāk, ja tie satur darbiniekiem noderīgu informāciju, nevis vienkārši modelēšanas apzīmējumu formālas piemērošanas sekas.

, Ph.D., asociētais profesors, LLC "izpilddirektors", vadītājs. Valsts profesionālās augstākās izglītības iestādes “IEF “Sinerģija” Biznesa procesu vadības katedra, portāla www.FineXpert.ru dibinātājs

- komunikācijas vide profesionāļiem

ievietots sadaļā:

atrast vairāk rakstu

No savas pieredzes darbā ar Nintex varu teikt, ka šī sistēma nav bez trūkumiem: augstas izmaksas, periodiskas kļūdas, vispārējs sistēmas lēnums (lai gan tas ir raksturīgi visiem SharePoint) - tas viss liek man izmantot standarta darbplūsmas mehānismu. . Tomēr Nintex ir svarīga priekšrocība - diagrammas vizualizācija un pašreizējā procesa stāvokļa. Pateicoties tam, tiek vienkāršota darbplūsmu izveide, un tās var izveidot pat cilvēki, kuri ir diezgan tālu no programmēšanas (satura pārvaldnieki, biznesa analītiķi utt.). SharePoint 2010 ir līdzīga iespēja izveidot darbplūsmu, pamatojoties uz vizuālu diagrammu, izmantojot Visio 2010 un SharePoint Designer 2010.

Izveidojiet diagrammu programmā Visio

Tagad mēs pārdomājam biznesa procesa loģiku un sastādām diagrammu, izmantojot nepieciešamos elementus. Piemēram, es veicu vienkāršu uzņēmuma apstiprināšanas procesu:

ir 2 saraksti - “Iesūtne” un “Atbildīgais”
sarakstā “Atbildīgie” ir norādītas pieprasījumu kategorijas (ieteikums/jautājums/sūdzība utt.) un atbilstošās atbildīgās personas
lietotājs iesūtnē izveido vienumu un norāda kategoriju
darbplūsma atrod atbildīgo par šo kategoriju un izveido viņam uzdevumu
atbildīgā persona reaģē uz uzdevumu, un pieprasījuma statuss sarakstā Iesūtne mainās

Protams, to ir grūti uztvert vārdos, tāpēc es jums nekavējoties sniegšu gatavu darbplūsmas diagrammu:

Procesa saistīšana ar datiem programmā SharePoint Designer

Atveriet Designer, izveidojiet savienojumu ar vēlamo vietni, dodieties uz mapi Darbplūsmas. Lentē noklikšķiniet uz pogas “Importēt no Visio” un norādiet failu ar saglabāto diagrammu. Mēs ierakstām darbplūsmas nosaukumu un sarakstu, ar kuru mēs to saistām (šajā gadījumā “Iesūtne”). Dizainers pats ģenerēs tam kodu un komentārus; mums atliek tikai norādīt laukus, no kuriem iegūt datus (konkrēti, šajā gadījumā man bija nelielas problēmas, jo tika izmantots Lookup tipa lauks, bet parasti viss ir vienkārši):

Pēc darbplūsmas pabeigšanas dodieties uz iestatījumiem. Tur mēs norādām nepieciešamo palaišanas nosacījumu (automātiski palaist, kad tiek izveidots elements), kā arī atzīmējam opciju “Rādīt darbplūsmas vizualizāciju statusa lapā” (vietņu kolekcijā ir jāaktivizē SharePoint Server Enterprise iespējas). Tieši tāpēc ir vērts izveidot darbplūsmas programmā Visio. Tagad dosimies uz vietni, izveidosim jebkuru vienumu iesūtnes sarakstā, pārejam uz uzdevumu sarakstu un pabeigsim uzdevumu, un pēc tam atveram darbplūsmas statusa logu: