Jak wysyłać proste listy od organizacji. Kiedy wysłać biuletyn e-mailowy – dzień i godzina

Tradycyjnie wiele uwagi poświęca się procesom przygotowania i ewidencjonowania dokumentów, natomiast praktycznie nie bierze się pod uwagę ich doręczenia adresatowi, w szczególności za pośrednictwem usług pocztowych. Tymczasem tutaj jest mnóstwo trudności. Im więcej e-maili wyśle ​​firma, tym bardziej palące pytanie o tym, jak usprawnić procedurę wysyłki i uczynić ją maksymalnie efektywną przy minimalnych kosztach.

W tym artykule przyjrzymy się rodzajom przesyłek pocztowych, procedurze ich rejestrowania i wyszukiwania, a także sposobom automatyzacji procesu wysyłania korespondencji pocztą.

Kto powinien zająć się wysyłką?

Jeśli wolumen korespondencji w organizacji jest wystarczająco duży, proces wysyłki poczty musi zostać scentralizowany. Zazwyczaj obowiązki te przypisuje się sekretarzowi lub kurierowi. Ich zadaniem jest tak zorganizować ten proces, aby poświęcić mu jak najmniej czasu.

Rzeczywiście takie podejście do wysyłania listów, gdy sami wykonawcy udają się na pocztę, jest irracjonalne i odpowiednie tylko dla tych organizacji, w których ilość przesyłek liczona jest w jednostkach. Wady tego podejścia są oczywiste:

• trudno ustalić, czy wykonawca rzeczywiście udał się na pocztę;
• im częściej wykonawca pisze listy, tym częściej jest zmuszony odwiedzać pocztę, wydając swoje godziny pracy, a co za tym idzie pieniądze pracodawcy na podróż;
• przy dużym natężeniu pracy wykonawcy zmuszeni są udać się na pocztę po godzinach pracy, co w konsekwencji odpowiednio się zwiększa.

Współpracujemy z Pocztą Rosyjską

Większość organizacji współpracuje dziś z Pocztą Rosyjską, głównie dlatego, że oferuje ona najkorzystniejsze stawki za wysyłkę, dostarcza przesyłki w dowolne miejsce w kraju i może udokumentować odbiór korespondencji przez adresata, co jest bardzo ważne w przypadku sporu sądowego.

Dla porównania: niepaństwowe ekspresowe usługi pocztowe współpracują tylko z nimi osady gdzie mają oddziały; czasami mogą powiadomić Cię o dostawie tylko SMS-em, a ich usługi są droższe.

Praca Poczty Rosyjskiej jest ściśle regulowana. Zaleca się, aby pracownik odpowiedzialny za wysyłanie korespondencji zapoznał się z następującymi dokumentami regulacyjnymi:

• Ustawa federalna z dnia 17 lipca 1999 r. nr 176-FZ „O usługach pocztowych” (zmieniona 6 grudnia 2011 r.);
• Regulamin świadczenia usług pocztowych zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 kwietnia 2005 r. nr 221;
• Procedura przyjmowania i doręczania krajowych przesyłek poleconych, zatwierdzona zarządzeniem Federalnego Państwowego Przedsiębiorstwa Unitarnego „Poczta Rosyjska” z dnia 17 maja 2012 r. Nr 114-p;
• Procedura przyjmowania, doręczania i przekazywania paczek krajowych, zatwierdzona zarządzeniem Federalnego Państwowego Przedsiębiorstwa Unitarnego „Poczta Rosyjska” z dnia 24 stycznia 2007 r. Nr 28-p;
• Wytyczne dotyczące przyjmowania przesyłek międzynarodowych (zmienione 17.10.2013 w momencie pisania tego artykułu).

Jeżeli natłok listów nie pozwala na ich ogólne oddanie w kolejce, istnieje możliwość zawarcia umowy z pocztą umowa o świadczenie usług korporacyjnych. W takim przypadku w określone dni pracownik poczty będzie przychodził do organizacji i odbierał pisma przygotowane przez sekretarkę lub kuriera. Podczas następnej wizyty pracownik poczty przyniesie wypełnione dokumenty przewozowe. Szczegółowe informacje informacja o tej usłudze zamieszczona jest na stronie internetowej Poczty www.russianpost.ru, a także jest łatwo dostępny u operatorów infolinii.

Jakie są rodzaje liter?

Wszystkie przesyłki pocztowe dzielą się na dwie kategorie: zarejestrowany I niezarejestrowany. Różnica między nimi jest zasadnicza: na żądanie nadawcy urząd pocztowy ma obowiązek odnaleźć przesyłkę poleconą lub udzielić informacji o jej lokalizacji. Ślad po przesyłce niezarejestrowanej ginie w chwili umieszczenia jej przez nadawcę w skrzynce pocztowej. Z kolei pismo zarejestrowane na poczcie zostanie wydane adresatowi za podpisem, pismo niezarejestrowane zostanie wrzucone do skrzynki lub po prostu przekazane sekretarzowi i nikt nie będzie mógł udowodnić, że pismo dotarło.

Dlatego lepiej wysyłać dokumenty listem poleconym lub zwykłym, którego zaginięcie nie będzie wiązać się z żadnymi konsekwencjami prawnymi ani finansowymi, np. kartki z pozdrowieniami na święta. A wszystko, co przynajmniej teoretycznie mogłoby stać się przedmiotem sporu, zdecydowanie zaleca się rejestrować drogą pocztową.

Głównym rodzajem korespondencji rejestrowanej jest listy polecone I paczki. W przeciwieństwie do zwykłych listów, odbiorca zostanie powiadomiony o odbiorze listu poleconego specjalnym pokwitowaniem i otrzyma kopertę z rąk pracownika poczty, jak już wspomniano, za podpisem.

Możesz uzupełnić przesyłkę rejestrowaną inwentaryzacja załącznika. Jest to dokument opisujący cechy ilościowe i kosztowe przesyłki pocztowej. Jeden egzemplarz inwentarza umieszcza się w kopercie na górze załącznika do korespondencji, drugi wydaje się nadawcy wraz z pokwitowaniem. Po otrzymaniu pisma z inwentarzem adresat nie będzie mógł powoływać się na to, że nie przesłano mu żadnych dokumentów.

Uważać na!

Nie ma konieczności zaklejania koperty ze spisem zawartości przed wysłaniem: operator poczty ma obowiązek upewnić się, czy w kopercie rzeczywiście znajdują się wszystkie dokumenty wskazane w inwentarzu.

Wreszcie, szczególną uwagę należy podać proste powiadomienia o otrzymywaniu listów poleconych. Zawiadomienie ma postać kartki przyklejonej do koperty. Po otrzymaniu listu adresat podpisuje kartę, po czym jest ona wysyłana do nadawcy. Zwrócone powiadomienie jest dokumentem urzędowo potwierdzającym otrzymanie pisma. Okres przechowywania zgłoszeń wynosi 5 lat.

Po zwróceniu awizacji informacja o jej dostępności może zostać odnotowana w Dzienniku rejestracji poczty (patrz niżej). Jest mało prawdopodobne, że będziesz musiał skrupulatnie przepisywać z karty, kto otrzymał list i kiedy. Jeśli wykonawca potrzebuje tych informacji, zawsze może skontaktować się z sekretarzem. Najczęściej wystarczająca jest informacja o otrzymaniu pisma. Skanowanie powiadomień ma sens tylko wtedy, gdy firma wdrożyła elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS). EDMS posiada możliwość „powiązania” pliku powiadomień z informacją o dokumencie wychodzącym. Jest to bardzo wygodne: kontrahent w każdej chwili może sprawdzić, czy pismo dotarło do adresata.

Rozłóż go na półkach

Wykonawcy, którzy przynoszą pisma przeznaczone do wysłania do sekretariatu, oprócz wskazania pełnego adresu wraz z kodem pocztowym, zobowiązani są do zamieszczenia w piśmie adnotacji o rodzaju przedmiotu. Opcjonalnie w biurze można umieścić tace z napisami: „Listy proste”, „Listy polecone”, „Listy polecone z awizem”, „Listy polecone z awizem i inwentarzem” itp. Wtedy performerzy będą mogli w każdej chwili zostawić listy do wysłania, nie rozpraszając pracowników biurowych.

Nasza rada

W regulaminie przesyłania korespondencji zaleca się zaznaczenie, że nieprawidłowo wypełniona korespondencja, a także pisma niezawierające adresu i kodu pocztowego, pomimo ich pilności, zostaną zwrócone kontrahentowi.

Przygotowanie poczty do wysłania

Jeśli istnieje możliwość zautomatyzowania dowolnego procesu, nie zaniedbuj go. Jeśli więc sekretarz nadal ręcznie pisze koperty wysyłkowe, powinien zwrócić uwagę na zestaw funkcji edytor tekstu Microsoft Word na etykietowaniu kopert, nadaniu im identyfikacji wizualnej, a także drukowaniu kopert na listę mailingową. Innymi słowy, zamiast opisywać każdą kopertę ręcznie, możesz jednorazowo określić w programie:

• adres zwrotny nadawcy;
• korporacyjny styl koperty.

Po wprowadzeniu do programu listy adresów odbiorców (listy dystrybucyjnej) wystarczy włożyć plik kopert do drukarki i ustawić polecenie „Drukuj”. Opisane funkcje znajdują się na zakładce Mailingi (Utwórz ® Koperty,Naklejki).

Przy okazji

Oprócz adresu, na kopercie można wydrukować także indeks odbiorcy i sformatować go zgodnie z zasadami pisania indeksów. Aby to zrobić, musisz zainstalować specjalną czcionkę na swoim komputerze. Łatwo go znaleźć w Internecie - wystarczy wpisać w wyszukiwarce zapytanie „Czcionka dla indeksu”. Plik czcionki ma rozszerzenie .ttf. Po pobraniu należy przejść do folderu „Mój komputer”, następnie w folderze „Panel sterowania” znaleźć folder „Czcionki” i umieścić w nim plik czcionki.

Na ryc. 1 możesz zobaczyć jak wygląda gotowa do druku koperta utworzona w programie MS Word.

Ryż. 1

Gdy zestaw listów do wysłania będzie gotowy, należy go wypełnić pierwsze dwie kolumny Formularz 103 „Lista do nadania przesyłek pocztowych”. Ten wymóg dotyczący poczty dotyczy wszystkich organizacji, jeśli wysyłają 5 lub więcej listów. Dyspozytor musi wyświetlić listę wszystkich zarejestrowanych wysłanych wiadomości e-mail. Pozostałe kolumny wypełnia operator pocztowy. Wykaz drukowany jest w dwóch egzemplarzach, podpisany przez osobę odpowiedzialną za wysyłkę, po czym jego podpis jest poświadczany pieczęcią. Jeden egzemplarz wypełnionego rejestru pozostanie na poczcie, drugi zostanie zwrócony organizacji. Będzie zawierać kod identyfikacyjny przesyłki umożliwiający jej śledzenie.

Formularz ten jest dostępny na stronie internetowej Poczty Rosyjskiej. Jedyna wada: plik można pobrać jedynie w formacie .jpg, tj. w formie obrazu, więc formularz będzie musiał zostać odtworzony ręcznie i zapisany jako szablon.

Śledzenie poczty e-mail

Przesyłki polecone można śledzić na stronie internetowej Poczty Rosyjskiej. Po lewej stronie strony głównej znajduje się odnośnik „Monitorowanie przesyłek pocztowych” (rys. 2). Przechodzimy przez to klikając „Szczegóły” i znajdujemy się na żądanej stronie.

Ryż. 2

Teraz należy podać unikalny kod (identyfikator poczty), który operator przydziela każdej przesyłce. Kod ten można znaleźć na paragonie lub na liście w formularzu 103 (kolumna 3). Kod składa się z 14 cyfr. Wpisz go w polu „Mail ID”, następnie w polu poniżej wpisz pięciocyfrowy kod zabezpieczający i kliknij „Znajdź” (rys. 3).

Otworzy się tabela, która pozwala prześledzić ścieżkę naszego listu (Przykład 1).

Przykład 1

Informacje o ruchu liter

Działanie	Data	Lokalizacja operacji		Atrybut operacji	Waga (kg)	Ogłoszenie wartość (rub.)	Narzuta płatność (rub.)	Adresowane
		Indeks	Nazwa OPS					Indeks	Adres
				Jednostka
Przetwarzanie				Opuścił centrum sortowania
Przetwarzanie				Dotarł do miejsca dostawy
Prezentacja				Dostawa do adresata

Przy okazji

Kwestia mocy prawnej informacji o przemieszczaniu się pisma jest dość kontrowersyjna. Wydaje się, że jest wyczerpujące dla organizacji monitorującej jej pisma, ale może nie zostać zaakceptowane jako dowód w sądzie.
Korespondencja z Pocztą Rosyjską będzie miała gwarantowaną moc prawną. Musisz wysłać oficjalny list z prośbą do urzędu pocztowego, załączając kopię pokwitowania lub formularz 103. W odpowiedzi otrzymasz list na papierze firmowym Poczty Rosyjskiej zawierający niezbędne informacje, które nie będą budzić żadnych wątpliwości jako dowód w sąd.

Rozliczanie wysłanych listów

Każde wyjście dokumentów z organizacji musi być rejestrowane, niezależnie od tego, jakiego rodzaju są to dokumenty i jaka jest droga ich wyjścia. Listy nie są wyjątkiem. Zalecamy, aby pracownik odpowiedzialny za wysyłanie poczty zapisywał każdy list w specjalnym dzienniku (Przykład 2). Ponieważ obowiązek prowadzenia takiego dziennika nie jest zapisany w art dokumenty regulacyjne a to tylko kwestia wygody i kontroli; każda firma może samodzielnie opracować formę magazynu.

Nasza rada

Aby nie wpisywać do dziennika za każdym razem tego samego tekstu, można stosować skróty, np.: „Poczta” – PR , poczta ekspresowa - PE , prosty list - P , zwyczaj - Z , powiadomienie - U , spis - O itp.
Możesz także skrócić nazwy działów.

Przykład 2

Dziennik korespondencji pocztowej

	Usługi pocztowe	Rodzaj listu	Miejsce docelowe	Indeks	Adres	Spis treści	Wykonawca	Data wysłania	Numer śledzenia	Powiadomienie	Notatka
			Iwanow K.I.		ul. Puszkina, 56, lok. 43, Moskwa	Zaproszenie na wystawę
			Plantacja herbaty spółka z ograniczoną odpowiedzialnością		ul. Korablestroiteley, 454, biuro. 34, Wołgograd	Nr ref. nr 3324-3 z dnia 14 czerwca 2014 r	Dział produkcji
			Zerkalo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością		ul. 7. Sadovaya, 33, Togliatti, region Samara.	Nr ref. nr 3354-2 z dnia 15 czerwca 2014 r	Dział techniczny
			Promregiongaz, OJSC		ul. Szkolnaja, 3, z. 353-B, Irkuck	Nr ref. nr 3465-6 z dnia 17.06.2014r	Obsługa prawna				Zwrot – odbiorca nie stawił się po list

Wypełnianie kolumn tabeli

1. Numer seryjny. Kolumna jest ważna do wygenerowania raportu z pracy urzędu: od razu widać, ile listów wysłano kanałami pocztowymi.
2. Usługi pocztowe. Istotne, jeśli organizacja korzysta z usług nie tylko poczty rosyjskiej, ale także poczty ekspresowej.
3. Rodzaj listu. Kolumna przydaje się w sprawach kontrowersyjnych lub gdy konieczne jest udowodnienie, że adresat otrzymał pismo.
4. Miejsce docelowe. W kolumnie podane jest nazwisko i inicjały indywidualny lub nazwa organizacji otrzymującej. Dla ułatwienia filtrowania zalecamy wypełnienie kolumny zaczynając np. od nazwiska lub nazwy organizacji Iwanow K.A. Lub Herbaciarnia Plantacja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
5. Indeks. Umieszczony w osobnej kolumnie, aby ułatwić jego skopiowanie i wklejenie w odpowiednie miejsce podczas tworzenia koperty (patrz wcześniej). Jeśli sekretarz woli pisać koperty ręcznie, możesz wraz z adresem wpisać indeks.
6. Adres. Wskazany jest adres pocztowy odbiorcy.
7. Opis zawartości. Kolumna ta zawiera informacje szczególnie potrzebne w przypadkach, gdy prowadzona jest aktywna korespondencja z kontrahentem. Pozwala nie pomylić się w przesyłkach i dokładnie wiedzieć, który dokument został wysłany w danym dniu. Nie ma potrzeby zbyt szczegółowego wypełniania kolumny – wystarczą np. dane rejestrowe dokumentu Nr ref. Nr 4543 z dnia 23.05.2014r.
8. Wykonawca. Wskazana jest nazwa wydziału, którego pracownik przyniósł pismo do wysłania, lub nazwisko tego pracownika. Zalecamy określenie działu, ponieważ... jest bardziej trwałą jednostką w organizacji niż pracownik.
9. Data wysłania. Wskazany jest dzień, w którym pismo zostało przekazane operatorowi pocztowemu lub wrzucone do skrzynki pocztowej.
10. Numer śledzenia. Kolumna do wskazania kodu, za pomocą którego można prześledzić losy listu na stronie internetowej Poczty Rosyjskiej.
11. Powiadomienie. Pole wskazujące, że powiadomienie o otrzymaniu pisma zostało zwrócone.
12. Notatka. Tradycyjna kolumna do wskazywania dodatkowe informacje(na przykład o zwróceniu listu, jak w przykładzie 2).

Szukaj według magazynu

Ponieważ w dzienniku nie są wymagane odręczne podpisy, prowadzi się je w formie elektronicznej (np. w programie MS Excel). Celem powstania tego magazynu jest możliwość szybkiego odnalezienia każdego pisma wysłanego przez firmę. Aby to zrobić, potrzebujesz:

• napraw górną linię nazwą kolumny, abyś zawsze ją widział;
• wyposażyć go w filtr.

Wszystko to znacznie przyspieszy wyszukiwanie liter w tabeli.

Aby mieć pewność, że górny wiersz tabeli będzie zawsze widoczny podczas przewijania logu należy przejść do zakładki Pogląd. Tutaj, na pasku narzędzi Okno wybierz drużynę Zamroź obszary i w menu rozwijanym - Zamroź górny rząd(ryc. 4). Teraz, nawet jeśli w rejestrze jest wiele pozycji, nazwy kolumn zostaną ustalone na górze tabeli.

Ryż. 4

Pozostaje tylko włączyć opcję filtrowania zawartości kolumn. Aby to zrobić, na pasku narzędzi Redagowanie kliknij ikonę Sortowanie i filtrowanie, a następnie w wyskakującym oknie - Filtr(ryc. 5).

Ryż. 5

W prawym dolnym rogu nazwy kolumny pojawi się przycisk ze strzałką - jest to filtr. Klikając strzałkę konkretnej kolumny, możesz posortować dowolne jej wartości. Na przykład musimy wyświetlić wszystkie listy wysłane do OJSC Promregiongaz. Klikając w strzałkę – widzimy całą listę odbiorców ujętych w rejestrze. Odznaczamy wartość „Wybierz wszystko” i umieszczamy ją w polu wyboru obok Promregiongaz OJSC. Kliknij przycisk OK i widzimy wszystkie listy wysyłane do tej organizacji (ryc. 6).

Ryż. 6

Jeśli list został wysłany do kogoś tylko raz, łatwiej będzie nacisnąć skrót klawiaturowy klawisz kontrolny + F aby wyświetlić linię wyszukiwania, wpisz w nią informacje (nazwisko, tytuł, miasto itp.) i naciśnij Znajdź następny(ryc. 7). Program znajdzie i podświetli żądaną komórkę.

Ryż. 7

Regulamin przesyłania dokumentów pocztą

Zasady przesyłania dokumentów pocztą mogą stanowić część instrukcji pracy biurowej lub samodzielny dokument. Według własnego uznania organizacja może je uzupełnić procedurą przesyłania dokumentów pocztą ekspresową. Oto fragment instrukcji papierkowej, który opisuje procedurę wysyłania pism pocztą (Przykład 3).

Przykład 3

Fragment instrukcji pracy biurowej

„Zasady przesyłania dokumentów przesyłką ekspresową”

7. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW WYCHODZĄCYCH POCZTĄ

7.1. Przesyłanie dokumentów drogą pocztową (w tym przesyłką ekspresową) realizuje Biuro.

7.2. Listy przyjmowane są do wysyłki codziennie z wyjątkiem weekendów i ferie, od 9:00 do 13:00 i od 14:00 do 18:00 (w dni skrócone i przedświąteczne - do 17:00).

7.3. Przed wysłaniem dokumentów wykonawca ma obowiązek sprawdzić obecność wszystkich stron dokumentu oraz poprawność ich umiejscowienia, projektu i adresowania, obecność podpisów, wiz, wniosków, danych rejestracyjnych, odniesienia do numeru i daty żądania (w przypadku udzielenia odpowiedzi na zapytanie). Do dokumentu załączany jest adres nadania wraz z kodem pocztowym oraz wzmianka o rodzaju przesyłki pocztowej: list zwykły, list polecony, list polecony z prostym zawiadomieniem, list polecony z opisem załącznika, przesyłka ekspresowa itp. W przypadku braku podanych informacji korespondencja jest zwracana wykonawcy. Korespondencja błędnie sformatowana oraz korespondencja o charakterze nieoficjalnym nie będzie przyjęta do wysyłki i zostanie zwrócona wykonawcy.

7.4. Dokumenty wysyłane są pocztą dwa razy w tygodniu: w poniedziałek i czwartek o godzinie 15:00. Zleceniobiorca może samodzielnie kierować pilną korespondencję. Korespondencja otrzymana w Kancelarii po godzinie 15:00 w poniedziałek i czwartek wysyłana jest następnego dnia wysłania.

7,5. Dokumenty wysyłane są przesyłką ekspresową w dniu otrzymania przesyłki do Urzędu lub w następnym dniu roboczym, jeżeli przesyłka została otrzymana po godzinie 15:00 (w skrócone dni robocze po godzinie 14:00).

7.6. Przyjmując dokumenty do wysłania, specjalista Urzędu sprawdza obecność podpisów, sygnatur i załączników określonych w dokumencie głównym lub towarzyszącym.

7.7. Korespondencja przyjęta do wysyłki jest wprowadzana do Dziennika nadań pocztowych (załącznik nr 5) i następnie konwertowana.

7.8. Korespondencja przekonwertowana ujęta jest w Wykazie nadawania przesyłek paczkowych (załącznik nr 6). Wykaz drukowany jest w dwóch egzemplarzach i podpisywany przez pracownika Urzędu odpowiedzialnego za wysyłkę korespondencji. Podpis jest poświadczony pieczęcią „Dla dokumentów”. Kolumny wypełnia operator pocztowy. Jeden egzemplarz wykazu zwraca się do Urzędu i włącza do akt.

7.9. Po otrzymaniu zawiadomienia o doręczeniu korespondencji pracownik Urzędu dokonuje zaznaczenia w rubryce 11 Dziennika Rejestracji Pocztowej i składa zawiadomienie do akt.

Przyjrzeliśmy się głównym elementom procesu wysyłania dokumentów pocztą. Mamy nadzieję, że te informacje pomogą Państwu w bardziej optymalnej organizacji pracy.

Tak, głównym powodem, dla którego zaczęliśmy rzadziej publikować artykuły, jest właśnie częściowa zmiana aktywności... Dobrze jest być blogerem, ale jest mało prawdopodobne, aby w krótkim czasie zarobić duże pieniądze (nawet małe!) . Reklama od Google Adsense, niewątpliwie przynosi owoce, ale niestety co miesiąc nie mamy czasu, aby osiągnąć próg 100 dolarów, a co za tym idzie, nie możemy wypłacić dochodu. A biorąc pod uwagę obecną sytuację życiową, naprawdę potrzebujemy teraz pieniędzy. Nic kryminalnego, po prostu mieszkanie, w którym obecnie mieszkamy, zostało wystawione na sprzedaż i… kupno własnego gniazda może nastąpić w najbliższej przyszłości. Dlatego jesteśmy w trybie „walizkowym” aktywnego zarabiania pieniędzy i oszczędzania pieniędzy. Swoją drogą, czy nikt nie jest zainteresowany zakupem luksusowego trzyrublowego rubla (79/46/11) w Nowogrodzie N.? 🙂

Pomimo tego, że biznes informacyjny przeżywa obecnie trudne chwile, tylko w nim, a także na programach partnerskich, można szybko zarobić (choć baza abonentów na pewno nie będzie zbędna do ich dystrybucji). Uruchomiliśmy ponownie naszą usługę mailingową, podłączyliśmy 5 serwerów nadawczych i, przepraszam, wysyłamy listy ze podwójnym zapałem. Zatem o której godzinie najlepiej wysłać newsletter? Może czas przejść do założonego tematu artykułu...

Najlepszy czas na wysyłkę biuletynu e-mailowego

Warto od razu zaznaczyć, że optymalne godziny wysyłki zależą od rodzaju przesyłanych treści. Jeśli wykorzystujesz dystrybucję poczty e-mail zgodnie z jej pierwotnym przeznaczeniem, np. do regularnej komunikacji biznesowej z partnerami, to najlepiej wysyłać ją w godzinach 11:00 – 15:00. Jeśli zostanie wysłany wcześniej, odbiorca może być zajęty załatwianiem porannych spraw w pracy i po prostu nie będzie miał czasu na sprawdzanie poczty i dalsze czytanie przychodzącej korespondencji. W późniejszym czasie pojawi się ryzyko, że odbiorcy nie będzie już w swoim miejscu pracy.

Jeżeli mailing ma na celu rozpowszechnianie informacji konsumenckich (nasz temat!), to w takim przypadku należy uwzględnić optymalne godziny jego realizacji czas wieczorny, tj. od 17 do 20 godzin. Wybór tego okresu wynika z faktu, że wieczorem ludzie najczęściej sprawdzają własne skrzynki pocztowe, ponieważ w ciągu dnia ludzie nie mają wolnego czasu na czytanie poczty osobistej; 🙂 Oczywiście możesz nie zgodzić się z naszą konkluzją, ale biorąc pod uwagę liczbę sprzedaży, najbardziej udany „wyczerp” odnotowuje się właśnie podczas wieczornych mailingów.

Najlepszy dzień tygodnia na wysyłkę newslettera

Wybór dni tygodnia zależy również od grupy docelowej. Optymalne dni na przesyłanie informacji biznesowych to wtorek, środa i czwartek. Listy wysłane w poniedziałek mogą pozostać bez należytej uwagi, gdyż początek tygodnia w niemal wszystkich przedsiębiorstwach kojarzy się z planowaniem działań na kolejne dni, odbyciem spotkań i rozwiązaniem narosłych przez weekend spraw + nastrój w poniedziałki #Chcę morze, #chcę iść do łóżka, #w ogóle nic mi się nie chce.

W piątek większość pracowników jest już zajęta myślami o nadchodzącym weekendzie, a nawet stara się wcześniej wyjść z pracy. Dlatego nawet ważne informacjełatwo może pozostać nieprzeczytana.

NA rynek konsumencki Najbardziej skuteczne mailingi to te wysyłane od czwartku do wczesnej niedzieli wieczorem. To właśnie w tym czasie ludzie mają możliwość zapoznania się z napływającymi ofertami bez zbędnego pośpiechu.

Jeśli jednak zależy Ci na szybkich i finansowych wynikach w biznesie informacyjnym, wysyłaj mailingi codziennie i przekonaj się, w którym dniu Twoja baza jest najbardziej aktywna. Wraz z nadejściem ciepłej pogody i otwarciem sezonów daczy i wsi, dzienne statystyki mogą zmienić się o 180 stopni. Jacy ogrodnicy i ogrodnicy będą sprawdzać pocztę w środku weekendu? Tylko najbardziej leniwi.

Optymalna częstotliwość wysyłania newsletterów

Tworząc harmonogram wysyłek, należy wziąć pod uwagę dwie rzeczy: cechy psychologiczne osoba:

Dlatego też za średnią częstotliwość wysyłki przyjmuje się jeden newsletter co jeden lub dwa dni. Oczywiście tę zasadę nie dotyczy zaproszeń do udziału w różnych wydarzeniach oraz codziennych wiadomości.

Ogólnie rzecz biorąc, sukces marketingu e-mailowego w dużej mierze zależy od rodzaju promowanych produktów lub usług. Duży wpływ ma także czas istnienia produktu lub usługi na rynku. Z reguły przesyłanie informacji promocyjnych o najnowszych nowościach stymuluje sprzedaż znacznie bardziej niż w przypadku ofert powszechnych.

Kiedy najlepiej wysłać newsletter? Koncentrując się na działalności naszej bazy i artykuły promocyjne który oferujemy, najbardziej efektywny czas to czwartek/piątek/sobota po godzinie 17:00 czasu moskiewskiego. Jednak w żadnym wypadku nie zachęcamy do wysyłania wiadomości w te same dni. Musisz spróbować wszystkiego, ponieważ absolutnie każda opcja tymczasowa może zadziałać.

Życzymy dużych zarobków i tylko aktywnych subskrybentów. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę również te artykuły.

Czy zauważyłeś, że każda firma indywidualnie próbuje wysłać e-maile mniej więcej w w tym samym czasie? Przychodzą zazwyczaj późnym wieczorem lub w nocy, wcześnie rano. To zabawne, jak publiczność śpi. W rezultacie, zanim się obudzisz, Twoja skrzynka pocztowa będzie pełna. Sądzimy, że znasz to z pierwszej ręki. Usuwanie większości przychodzących wiadomości staje się częścią bardzo irytującego porannego rytuału. Być może spodoba ci się czytanie o marketingu opartym na danych, ale nie o 7 rano.

Czasy, kiedy sprawdzaliśmy pocztę dwa razy dziennie – rano i wieczorem – odeszły w zapomnienie. Ale niektóre firmy niestety nadal przestrzegają tego harmonogramu. Ta strategia jest tak stara, jak klejnot iMac lub komputer typu gateway gromadzący kurz w piwnicy. Wysiłek włożony w tworzenie wysokiej jakości treści zostanie zmarnowany, jeśli wybierzesz niewłaściwy moment na wysłanie wiadomości e-mail.

Sugerujemy, abyś wiedział, kiedy jest najlepszy czas na wysyłanie listów. Aby się tego dowiedzieć, zastosowaliśmy najbardziej naukową metodę: subskrybowaliśmy 100 różnych list mailingowych i rejestrowaliśmy czas otrzymania listów.

Zamów e-mail marketing dla biznesu

Wyślij je w godzinach 11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 lub 14:00 – 15:00

Ta strategia jest odpowiednia w przypadkach, gdy współczynnik otwarć e-maili jest niski, a liczba subskrybentów spada.

Nawiasem mówiąc, w okresie objętym badaniem w określonych odstępach czasu nie dotarł ani jeden list. Poniżej znajduje się wykres:

Który z poniższych przedziałów jest optymalny? Największy potencjał ma okres pomiędzy godziną 14:00 a 15:00. 11:00 – 12:00 i 13:00 – 14:00 są zbyt blisko lunchu, list może zaginąć. Nawet jeśli poruszasz zabawny temat i spodziewasz się, że ludzie przeczytają go podczas przerwy, nadal dobrym pomysłem jest wysłanie go między drugą a trzecią po południu. W ten sposób Twoi odbiorcy będą mogli zrobić sobie przerwę podczas przeglądania swoich e-maili. Ludzie zawsze sprzątają e-maile rano, ale później są zmęczeni i potrzebują „odłożenia na później”. Twoja wiadomość będzie przydatna w takich przypadkach.

Lub od 10:00 do 11:00

Jeśli nie chcesz być jedyną osobą wysyłającą e-maile w określonym czasie, jest na to idealny moment. Kiedy przeprowadzaliśmy badanie, prawie nie było wiadomości od 10 do 11, a raczej dotarła tylko jedna wiadomość. Dlatego są duże szanse, aby przeciwstawić się takiej konkurencji.

Jak widać na powyższym wykresie, tylko w kilku okresach przychodziło niewiele listów. Ale pod względem użyteczności nie są one na tym samym poziomie, co okres od 10 do 11. Na przykład od 9 do 10 zwykle zaczyna się dzień roboczy, a od 16 do 17 kończy. Oznacza to, że będziesz musiał ciężko walczyć o uwagę publiczności. Aby uniknąć takiego rozwoju wydarzeń, wybierz okres od 10 do 11. Do tego czasu czytelnicy usiądą już w swoim miejscu pracy, kawa zacznie działać, a w skrzynce odbiorczej będzie zero. Zdecydowanie to najlepszy czas za ciekawe listy.

Dodatkowo odkryliśmy pewną dziwność: między 10 a 11 eksperci i liderzy opinii wysyłają listy. Otrzymaliśmy jedną wiadomość, ale to nie ma znaczenia. Ważne jest to, że różnica daje szansę na wyróżnienie się.

Od 18:00 do 19:00 - nigdy

Ten najgorszy czas Dla biuletyn e-mailowy. Jest tak zajęty, że w czasie naszego badania otrzymaliśmy ponad 10% e-maili o określonej godzinie. To prawie 3 razy więcej niż powinno być przeciętnie. Wykres wyraźnie pokazuje dane.

Jak widać, jeśli zdecydujesz się wysłać list w tym okresie, będziesz musiał powalczyć o uwagę odbiorców. Pamiętaj jednak: od 18:00 do 19:00 wysyłanych jest około 50 razy więcej e-maili. Jeśli nie chcesz, aby wiadomość wisiała w Twojej skrzynce pocztowej jak ciężar, zalecamy nie wysyłanie listów w tym okresie. Nie jest jasne, dlaczego marki zdecydowały się na wysyłanie cotygodniowych biuletynów w tym konkretnym czasie. Ludzie po prostu wracają do domu i odpoczywają. Chętniej otworzą e-mail z informacją o hobby, ciekawych lub aktywnych zajęciach.

W takim przypadku będziesz musiał konkurować z mnóstwem innych wiadomości o uwagę użytkowników lub zaakceptować fakt, że zostałeś zignorowany.

Unikaj czasu po 21:00 i przed 7:00

Jeden z najbardziej proste sposoby Jeśli wiadomość e-mail trafi do kosza rano, oznacza to, że została wysłana późno w nocy. Oczekujesz, że ludzie będą spać i rano przeczytają wiadomość. Niektóre firmy uważają, że chcemy poznać najświeższe informacje marketingowe w media społecznościowe o 6:00. Jest to jednak ostatnie życzenie w takim momencie. Inaczej wyglądałaby sprawa, gdyby wiadomość dotyczyła dostarczenia kawy do łóżka. Niestety, wiele firm korzysta z tej przestarzałej techniki.

Na pocztę możemy udać się w każdej chwili, nie musimy budzić się w określonym momencie, żeby zapoznać się z wiadomościami czy przeczytać list. Wiadomości wysyłane nocą mogą trafić tak daleko na listę, że ludzie nigdy do nich nie dotrą.

W trakcie badania ponad 60% e-maili otrzymaliśmy w godzinach od 21:00 do 7:00.

Około 40% z nich przybyło pomiędzy godziną 21:00 a 2:00. Przy tych wszystkich wiadomościach będziesz musiał „konkurować” o uwagę użytkowników. Większość Twoich odbiorców śpi, a ci, którzy nie śpią, nie będą w tym momencie chcieli czytać newslettera. W związku z tym list odkłada się do rana, a następnie po prostu usuwa lub zapomina o nim. W rezultacie cała twoja praca jest daremna. Nie pozwól więc, aby treść poszła na marne tylko dlatego, że jest w złym momencie.

Środa i sobota to dobre rozwiązanie

Analogicznie do pory dnia, ważne jest również zwrócenie uwagi na dzień tygodnia. Jeśli wyślesz wiadomość w określone dni, stanie się ona swego rodzaju „latarnią” wysokiej jakości treści.

Jeśli temat dotyczy relaksu i hobby, preferuj sobotę. Publiczność jest bardziej otwarta na tekst, gdy czyta o czymś, co można wdrożyć już dziś. Ludzie będą mieli także więcej czasu na „przetrawienie” tego, co przeczytali. W obu przypadkach spróbuj wysłać wiadomość zarówno w środę, jak i w sobotę, aby zobaczyć, co będzie dla Ciebie najlepsze.

Dlaczego niedziela nie znalazła się na TOP liście? W rzeczywistości wiadomość wysłana tego dnia po prostu zaginie w bałaganie i wyląduje w koszu w poniedziałek rano. Co więcej, w niedzielę ludzie mogą nie mieć czasu na czytanie.

Czwartek to najgorszy dzień na wysyłanie e-maili

Ustalenie optymalnych dni na listy nie było takie proste. Na szczęście najgorsze okazało się łatwiejsze.

Tego dnia wysyła się dwa razy więcej listów niż w środę i sobotę. Prawie 25% wszystkich wiadomości przyszło w czwartek.

Część ekspertów twierdziła, że ​​wtorek i czwartek są lepsze czasy do wysyłki. Ludzie od lat ślepo podążali za tymi radami. W rezultacie stały się najgorszym rozwiązaniem.

Wnioski

Teraz będziemy musieli zrezygnować z subskrypcji 100 mailingów lub całkowicie usunąć adres e-mail. Eksperyment dostarczył jednak cennych informacji na temat optymalnego czasu wysyłania e-maili.

Pamiętać:

1. Publikuj między 11:00 a 12:00, 13:00 a 14:00 lub 14:00 a 15:00.
2. Kolejny dobry okres to godziny od 9 do 10 rano.
3. Jeśli wiadomość ma charakter służbowy, wyślij ją w odpowiednich godzinach.
4. Unikaj wysyłania e-maili w ruchliwych okresach (kiedy ludzie przychodzą do pracy lub wychodzą z niej), np. o 8:00 lub 17:00.
5. Wiadomości wysyłane w nocy lub wcześnie rano to zły pomysł.
6. Czwartek to najgorszy dzień na wysyłkę.
7. Lepiej też nie pisać w poniedziałki i piątki.
8. Optymalnym dniem tygodnia jest środa.

Najważniejsze jest, aby przetestować te wskazówki na swoich odbiorcach.