Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej zobowiązuje inspektorów podatkowych do sprawdzenia autentyczności informacji zawartych w dokumentach złożonych do rejestracji LLC. Muszą między innymi sprawdzić adres prawny tworzonej organizacji. Aby uprościć to zadanie, pracownicy punktu rejestracyjnego wymagają listu gwarancyjnego od wnioskodawcy na adres siedziby.
List gwarancyjny na rejestrację LLC
Treścią takiego pisma i podpisem osoba prawna lub osoba fizyczna gwarantuje, że jest gotowa wynająć posiadaną nieruchomość. prawnie obszar, gdy tylko LLC przejdzie rejestrację stanową. Wynajmujący gwarantuje także, że lokal z mocy prawa należy do niego i zawierając umowę najmu nie narusza interesów osób trzecich. W załączeniu do pisma kopia zaświadczenia o rejestracja państwowa własność.
Przestrzeń biurowa nie musi być przestrzenią biurową. Dopuszczalne jest wykorzystywanie adresu lokalu produkcyjnego (magazynu, warsztatu) jako adresu prawnego, jeżeli jest on jedyny agencja wykonawcza Rzeczywiście może tam znajdować się spółka LLC, jeśli zapewni to niezakłócony odbiór korespondencji kierowanej do LLC. Jeśli wnioskodawca spróbuje zarejestrować spółkę LLC w garażu, organ rejestracyjny może mieć roszczenia - trzeba będzie udowodnić rzeczywistość aranżacji biura.
W przypadku „kupowania” legalnego adresu należy zachować ostrożność. Polegaj tylko na firmie o dobrej reputacji, w przeciwnym razie ryzykujesz odmowę rejestracji. Twoim „biurem” może okazać się miejsce masowej rejestracji firm, ruin czy budynku w budowie, jednostka wojskowa lub klinikę. Zdarza się, że adres jako taki nie istnieje. Dobrze byłoby wszystko dokładnie sprawdzić.
Jeżeli adres w świadectwie własności i liście gwarancyjnym jest nieco inny, w dokumentach rejestracyjnych LLC należy wskazać adres w piśmie, ponieważ pojawi się on w umowie najmu.
List gwarancyjny nie znajduje się wśród dokumentów wymaganych do rejestracji spółki LLC, ale jego brak może skutkować odmową rejestracji. Nieudany właściciel własny biznes może bronić swojej sprawy przed sądem, gdzie organy podatkowe udowodnią, że nie miały możliwości sprawdzenia prawidłowości adresu siedziby. Plenum Naczelnego Sądu Arbitrażowego bowiem nie uważa braku listu gwarancyjnego za dowód nierzetelności adresu prawnego. Wszelkie postępowania sądowe są jednak nieprzyjemną procedurą, a tym bardziej już na pierwszym etapie w stronę własnego biznesu. Dlatego zalecamy pobranie przykładowego listu gwarancyjnego na adres siedziby firmy, przygotowanie dokumentu i złożenie go wraz z wnioskiem o rejestrację LLC.
Aktualny wzór listu gwarancyjnego dotyczącego podania adresu prawnego znajdziesz na naszej stronie internetowej.
List gwarancyjny nie wymaga poświadczenia notarialnego. Wystarczy, że właściciel potwierdzi fakt istnienia umowy w rozmowa telefoniczna z pracownikiem organu rejestrującego.
List gwarancyjny od osoby prawnej
Jeśli chodzi o treść pisma, nie ma jednego przykładowego listu gwarancyjnego dotyczącego podania adresu. Możesz skorzystać z naszego wzoru, zachowując logikę dokumentu i nie zapominając o wskazaniu wymaganych informacji, takich jak:
- w „nagłówku” - dane wynajmującego i nazwa Federalnej Służby Podatkowej, w której firma ma być zarejestrowana;
- dokładny adres, powierzchnia wynajmowanego lokalu i jego charakterystyka – zostaną określone w umowie najmu;
- imię i nazwisko szefa tworzonej spółki LLC i nazwa jego firmy;
- potwierdzenie gotowości przekazania lokalu do używania na podstawie umowy najmu.
Nie jest konieczne podanie daty w dokumencie gwarancyjnym dotyczącym rejestracji spółki LLC. Możesz to wskazać, ale to nie ma znaczenia - list gwarancyjny nie ma daty ważności.
Uwaga: w liście gwarancyjnym właściciel oświadcza, że zawrze umowę najmu z szefem LLC po zarejestrowaniu LLC, ale nie jest do tego zobowiązany. Listem gwarancyjnym oświadcza, że nie ma nic przeciwko temu, aby pod adresem posiadanej przez niego nieruchomości zarejestrowana została konkretna osoba prawna. Ostatecznie to, czy zawrzeć umowę, czy porzucić ten pomysł, jest wolnym wyborem właściciela, a list gwarancyjny nie jest dla niego dekretem. Dlatego jeśli chcesz mieć pewność, że metry kwadratowe pozostaną Twoje, sporządź z wynajmującym wstępną umowę.
Wszystko to działa w Odwrotna strona: szef LLC nie jest zobowiązany, na podstawie rejestracji spółki, do wynajęcia biura od osoby, która przy rejestracji LLC przedstawiła poręczenie najmu. Jeśli odmówisz zawarcia umów przedwstępnych, będziesz musiał powiadomić organ podatkowy o zmianie adresu siedziby. Dokonuje się tego w formularzu P13001 lub P14001. Pierwszy stosuje się, jeżeli w karcie został wskazany adres siedziby, co oznacza, że wraz z jego zmianą konieczne będzie dostosowanie tekstu karty. Drugi formularz jest odpowiedni dla tych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, których statut nie traci na znaczeniu po zmianie adresu prawnego.
List gwarancyjny na adres prawny od osoby fizycznej
Jeśli rejestrujesz spółkę LLC pod adresem domowym menedżera, nie będziesz potrzebować listu gwarancyjnego do zarejestrowania adresu prawnego. W takim przypadku wymagana będzie zgoda właściciela lokalu i ewentualnie innych osób w nim zarejestrowanych. Sprawdź wymagania w urzędzie kontrolnym, w którym planujesz się zarejestrować.
List gwarancyjny na adres siedziby od osoby fizycznej jest niezbędny w sytuacji, gdy właścicielem lokalu wynajmowanego organizacji jest osoba fizyczna. Ma format podobny do listu z osoba prawna. Tylko dane firmy nie będą się już tutaj pojawiać. Tylko nazwisko, imię, patronimika obywatela, jego zgoda na zarejestrowanie takiej a takiej spółki LLC pod takim a takim adresem, pewność, że jest właścicielem, że nie narusza interesów państwa i osób trzecich poprzez zawarcie umowy umowa najmu i tak dalej.
Co ciekawe, właściciel lokalu niemieszkalnego ma prawo wystawić sobie poręczenie, jeżeli występuje jako założyciel spółki z oo i chce wykorzystać posiadany lokal jako adres prawny. List taki sporządzany jest jako gwarancja leasingu udzielona osobie prawnej przez osobę fizyczną. Organ rejestracyjny nie będzie zdezorientowany faktem, że nazwisko szefa LLC i wynajmującego pokrywają się.
Kto pełni funkcję wynajmującego, musi być przygotowany na kontakt pracownika punktu rejestrowego pod numerem kontaktowym wskazanym w dokumencie gwarancyjnym. Ten normalna procedura, ponieważ pracownik, który przyjął dokumenty do rejestracji LLC, musi upewnić się, że podane informacje są prawidłowe. Jeśli wynajmujący nie jest dostępny lub nie odpowie, istnieje ryzyko, że LLC nie zostanie zarejestrowana, biorąc pod uwagę nieważność listu gwarancyjnego.
Poręczenie zapłaty (próbka), dlaczego dokument jest potrzebny, jak poprawnie go sporządzić, próbki napisania listu gwarancyjnego na spłatę długu i wykonanie pracy
Co to jest list gwarancyjny, jak go poprawnie napisać, próbki pisania listu gwarancyjnego. List gwarancyjny to dokument potwierdzający zamiar jednej strony dokonania określonych czynności na rzecz drugiej strony lub np. zamiar dotrzymania jakichkolwiek warunków w stosunku do drugiej strony. Kompetentnie napisany list gwarancyjny jest kluczem do pewności jego wykonania.
(kliknij, aby otworzyć)
List gwarancyjny – co to jest?
List gwarancyjny płatności (próbka)– jest to przede wszystkim dokument zawierający gwarancję wykonania zobowiązań podjętych przez jedną stronę w stosunku do drugiej. Takimi zobowiązaniami może być świadczenie dowolnych usług, wykonanie różne rodzaje praca, spłata długów i tak dalej.
Najpopularniejszym rodzajem poręczenia jest list gwarancyjny spłaty zadłużenia.
Prawidłowo sporządzony dokument jest gwarancją jego realizacji
Aby list gwarancyjny został sporządzony kompetentnie i poprawnie, należy przestrzegać następujących zaleceń:
- Odpowiedni styl pisania – pisząc list, musisz się go trzymać styl biznesowy, bo list gwarancyjny to przede wszystkim dokument.
- Celowość i zwięzłość - nie należy pisać za dużo, wystarczy krótko i zwięźle określić, co jest potrzebne.
- Konkretność – wyklucz słowa niosące ze sobą niepewność, warto formułować zdania w sposób jasny, używając takich słów jak np. gwarantujemy, zobowiązujemy się.
- Pewność i przejrzystość – tekst poręczenia powinien być jasny i prosty.
- Ortografia i błędy interpunkcyjne w liście.
Listy gwarancyjne wystawione w imieniu osoby prawnej muszą zawsze zawierać niezbędne dane i podpis zarządzającego.
Dane obowiązkowe dla osoby prawnej:
- Nazwa organizacji i jej dane
- Wymagane dane kontaktowe
- Istota odwołania w piśmie
- data podpisania
- Pieczęć organizacji, a także podpis osoby odpowiedzialnej
Szczegóły dla osób fizycznych:
- Dane paszportowe i adres zamieszkania
- Istota odwołania w piśmie
- Podpis
Przygotowanie dokumentu
Ponieważ prawo nie przewiduje jasno formy napisania listu gwarancyjnego spłaty długu, potwierdzenia wykonania usług i pracy, zatrudnienia i innych rodzajów tego listu, napisanie go jest dość proste.
Pisząc list gwarancyjny, warto wziąć pod uwagę jedynie to, że jeśli list jest sporządzany w imieniu, musi być sporządzony na papierze firmowym osoby prawnej i zawierać niezbędne dane. Od osoby fizycznej list gwarancyjny może zostać wystawiony w dowolnej formie pisemnej.
Próbki pisania dokumentów gwarancyjnych
List gwarancyjny spłaty zadłużenia (dokument musi być sporządzony na papierze firmowym organizacji, podpisany przez głównego księgowego i kierownika oraz opatrzony pieczęcią firmową).
W działalności komercyjnej i cywilnej często konieczne jest skontaktowanie się z urzędnikami.
Każde żądanie musi mieć formę pisemną. Oficjalne pisma wysyłane są przy różnych okazjach. Może to być: żądanie dokonania płatności, żądanie dostarczenia produktów bez zapłaty, roszczenie o spłatę zadłużenia i tak dalej.
Do oficjalnych apeli specjalne formularze nie dotyczy. Ustawodawstwo Federacja Rosyjska zakłada swobodne pisanie. Ale poza tym istnieją ogólnie przyjęte normy. Ich użycie pozwala na nadanie pism statusu prawnego. Brak niezbędne warunki i atrybutów nie pozwala na uznanie ich za korespondencję urzędową.
Dlatego zanim formalnie skontaktujesz się z odbiorcą, musisz zapoznać się z bezpłatnymi próbkami i przykładami. Można je uzyskać, korzystając z łączy znajdujących się pod niniejszą publikacją. Ten artykuł wyjaśniający może być dobrą pomocą podczas pisania.
Struktura i atrybuty pism urzędowych
Korespondencja urzędowa prowadzona jest na kartkach formatu A4. Ponadto w przypadku firm (osób prawnych) używany jest papier firmowy. Zakłada już obecność informacji identyfikujących rejestrację.
Wymóg ten nie eliminuje konieczności stosowania „ograniczenia”. Jest zapisany w prawym górnym sektorze arkusza. Wskazuje nazwę organizacji otrzymującej i urzędnika. Można w nim także wpisać nazwę przedsiębiorstwa, działu, kierownika, nadawcy.
Naprzeciwko po lewej stronie znajduje się miejsce do oznaczania wyjść/przychodów. Zawierają numer, datę i miasto. Odpowiednio, wychodzący jest ustawiany przez nadawcę, a przychodzący - przez odbiorcę. Dla odbiorcy niezbędny wymóg jest wskazaniem stanowiska i osoby rejestrującej dokument.
Dalej (poniżej) znajduje się sam tekst. Dla niektórych liter istnieje możliwość napisania tytułu (opcjonalnie). Pod tekstem należy podać pełną nazwę stanowiska osoby upoważnionej, jej nazwisko, imię, patronimię, numer telefonu kontaktowego, dane wykonawcy (jeśli taki jest oczekiwany). Podpis osoby upoważnionej umieszcza się obok tych danych. Podpis ten jest poświadczony pieczęcią organizacji wysyłającej.
Mowa i sposób pisania listów
Ponieważ rozważana jest korespondencja oficjalna, przyjmuje się, że przemówienie miało charakter rzeczowy. Oznacza to, że tekst nie powinien zawierać żadnych wyrażeń literackich (porównań, metafor, alegorii). Należy rozumieć, że osoba, która otrzymała wiadomość, najprawdopodobniej nie ma czasu na przeczytanie niepotrzebnych fraz literackich.
Struktura tekstu list oficjalny Ogólnie przyjmuje się, że na początku podawana jest część informacyjna. Opisuje relację pomiędzy nadawcą a odbiorcą. W dalszej części tekstu należy opisać istotę problemu.
Opis musi być zwięzły i poparty datami końcowymi, liczbami i dowodami.
Następnie należy zaproponować pożądany rozwój wydarzeń mających na celu rozwiązanie problemu.
Poniżej znajduje się standardowy formularz oraz wzór pisma urzędowego, którego wersję można pobrać bezpłatnie.
GOST 7.0.8-2013 „System standardów dotyczących informacji, bibliotek i wydawniczy. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Terminy i definicje” skonsolidowała podstawowe znaczenia pojęć, którymi będziemy się dalej posługiwać:
- miejsce docelowe- dane zawierające informację o odbiorcy dokumentu;
- szczegóły dokumentu– element projektu dokumentu.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na nowy termin atrybut, który jest aktywnie wykorzystywany podczas pracy z elektroniczną dokumentacją naukową i techniczną i jest uważany za obowiązkowy część rekwizyty dokument. Zasady rejestracji danych „adresata” ustanowione przez GOST R 6.30-2003 stanowią różne opcje jego projekt - w nich główne atrybuty wymaganego „adresata” są sformalizowane lub niesformalizowane w inny sposób.
I wreszcie termin miejsce docelowe należy odróżnić od przestarzałej koncepcji adresat, o czym jednak mowa w załączniku do Regulaminu pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych (zatwierdzonego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 czerwca 2009 r. nr 477) w znaczeniu autor, tj. nadawca dokumentu(i ponad wszystko listy).
Ponieważ korespondencja zajmuje zwykle ponad 80% obiegu dokumentów organizacji, zasady rejestrowania danych „adresata” rozważymy na przykładzie oficjalnych pism urzędowych, które są sporządzane w formie papierowej i wysyłane do odbiorcy głównie za pośrednictwem Poczta.
W procesie prowadzenia korespondencji menedżerowie, pracownicy i służba zarządzania dokumentacją organizacji powinni wziąć pod uwagę następujące czynniki:
- techniczny, co oznacza, że organizacja wyśle swój list za pośrednictwem urzędów pocztowych lub korzystając z usług firm dostarczających korespondencję. Firmy te i Poczta Rosyjska działają jako niezależne strony trzecie podczas procesu dostawy. Pisząc list, należy wziąć pod uwagę sposób jego wysłania, zapakowania, że kolejność i kolejność rejestracji atrybutów adresu pocztowego są określone w Regulaminie świadczenia usług pocztowych, które są zatwierdzane uchwałami Rządu Federacji Rosyjskiej i są okresowo aktualizowane;
- kierowniczy, ponieważ List może zawierać:
- konkretny decyzja zarządu, propozycja, raport lub roszczenie - może być skierowane do organizacji wyższej lub równorzędnego partnera, klienta;
- nakaz obowiązkowy lub normatywny akt prawny, który jest wysyłany do podległych organizacji w celu wykonania lub informacji.
Oznacza to, że cel utworzenia i treść dokumentu, miejsce organizacji autora w systemie zarządzania oraz relacje z odbiorcą listu wpływają na projekt rekwizytu „adresata”. Ponadto pismo należy skierować do punktu (organizacji, urzędnika, specjalisty, jednostki strukturalnej), w którym istnieje kompetencja do ostatecznego i merytorycznego rozwiązania sprawy określonej w dokumencie. Jeśli masz kilka pytań/sugestii do tej organizacji, które nie są ze sobą powiązane, a których rozwiązanie leży w kompetencjach różne osoby, wówczas lepiej napisać osobny list do każdego „ostatecznego odbiorcy”. A jeśli nie wiesz, kto zostanie przydzielony do pracy nad Twoimi pytaniami, możesz umieścić je w zaadresowanym do Ciebie piśmie dyrektor generalny lub skierować go ogólnie do organizacji;
- czynnik etykiety– konieczność przestrzegania przyjętych zasad grzeczności, biorąc pod uwagę konkretną sytuację komunikacja biznesowa, status i stanowisko adresata (prawny lub indywidualny, organizacja nadrzędna lub podległa, list jest wysyłany po raz pierwszy lub do stałego korespondenta itp.).
Formularz pisma organizacyjnego
Aby prowadzić korespondencję, prawie każda organizacja opracowuje i zatwierdza własny formularz listowy. Skład jego detali i przykłady projektów można znaleźć:
- w GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” (rysunki B.2 - B.4) oraz
- Zatwierdzono zalecenia metodologiczne dotyczące opracowania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych. zarządzeniem Rosarchowa z dnia 23 grudnia 2009 r. nr 76 (pkt 3.3.1 z załącznikami).
Organizacje płacą duże skupienie opracowanie formularza listu, a nawet włączenie go do księgi w stylu „korporacyjnym”, co jest całkowicie uczciwe, ponieważ jest „twarzą” osoby prawnej, tworzy wizerunek autora listu i jego wrażenie. Ale nie chodzi tylko o jakość papieru i kolory farby użytej do wykonania formy. W formularzu podaje się pełną i skróconą nazwę organizacji, formę organizacyjno-prawną oraz podporządkowanie. Najważniejsze jest to, aby informacja o autorze, która jest na niej wskazana, była prawidłowo sformatowana, wymienia wszystkie możliwości kontaktu z autorem. W otoczenie zewnętrzneświadczy to o stabilności, chęci kontaktu, otwartości i „dobrej woli” organizacji.
Lokalizacja szczegółów w formularzu może być:
- wzdłużny(jak w przykładzie 1) lub
- narożnik:
- wyśrodkowany(jak w przykładzie 2) lub
- flaga(atrybuty znajdują się w tej samej strefie bocznej, ale tekst w każdym wierszu zaczyna się od lewego marginesu).
Formy podłużne i narożne mają inne umiejscowienie atrybutu „adresat”, co jest zaznaczone pomarańczowym wypełnieniem (por. Przykłady 1 i 2).
Atrybuty atrybutu „adresat”.
Ponadto odpowiedź na pytanie „Gdzie?”, tj. rejestracja atrybutu „adres pocztowy” jest uznawana przez GOST za opcjonalną. Jeśli pasuje, jego elementy są zapisywane w kolejności określonej w Regulaminie świadczenia usług pocztowych (jest to ustalone Zalecenia metodologiczne w sprawie opracowywania instrukcji pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych, załącznik nr 11). Podanie adresu pocztowego na samym piśmie jest wygodne w przypadku koperty z okienkiem, w której widoczne będą wszystkie dane o adresacie (do kogo i gdzie należy dostarczyć list), wówczas informacji tej nie trzeba podawać powielane na kopercie ręcznie lub poprzez naklejenie „etykiety”. Przy dużych wolumenach korespondencji takie podejście pozwala znacząco zaoszczędzić czas i pieniądze.
Jeśli list zostanie zaadresowany agencja rządowa, organ samorząd, najwyższy autorytet, wyższa organizacja, wówczas atrybut „adres do korespondencji” w dalszym ciągu nie jest wystawiany (jest on wskazany jedynie na kopercie). Zobacz przykłady 3 i 4.
Jeśli list zostanie wysłany do pierwszego szef tej „wyższej organizacji”, wówczas w stanowisku umieszcza się nazwę organizacji, patrz przykłady 5 i 6. Zarówno stanowisko, jak i imię i nazwisko zapisuje się w celowniku.
Przykład 1
Zwiń pokaz
Przykład 2
Zwiń pokaz
Przykład 3
Zwiń pokaz
Przykład 4
Zwiń pokaz
Przykład 5
Zwiń pokaz
Przykład 6
Zwiń pokaz
Jeśli list adresowane do strony trzeciej lub organizacji typu downline, wówczas „adresat” listu może zawierać adres pocztowy, który najlepiej oddzielić od nazwy organizacji odstępem 1,5–2 wierszy i zaczynać się od małej litery zgodnie z GOST R 6.30-2003 (na przykład „ ulica” lub „pr.”):
Przykład 7
Zwiń pokaz
Jeśli list zostanie zaadresowany Do menedżera organizacji, wówczas stanowisko zawiera pełną nazwę organizacji ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej:
Przykład 8
Zwiń pokaz
Jeśli list jest adresowany do szefa organizacji, z którą komunikacja nie jest prowadzona po raz pierwszy, lepiej nie podawać adresu pocztowego.
Jeśli list zostanie zaadresowany zastępca kierownika lub inny urzędnik(a nie pierwszy menadżer), wówczas dozwolone są opcje (z dodaniem adresu pocztowego lub bez), należy przy tym zwrócić uwagę na wielkość liter i odstępy między wierszami. Adresowanie do urzędnika zawsze odbywa się w celowniku; jeżeli nazwa organizacji jest oddzielona od jej stanowiska, wówczas jest ona zapisywana w mianowniku:
Przykład 9
Zwiń pokaz
Przykład 10
Zwiń pokaz
Jeśli list zostanie zaadresowany jednostka strukturalna organizacji, następnie w atrybucie „adresat” najpierw podaj nazwę organizacji (dozwolone są ustalone skróty), a dopiero potem - tę jednostkę strukturalną w przypadku mianownika.
Wskazane jest stosowanie odstępów między wierszami w przykładach 7, 10 i 11 w celu oddzielenia atrybutów atrybutu „adresat”, aby przyspieszyć postrzeganie i izolowanie informacji przez odbiorcę, ale nie jest to rygorystyczny wymóg.
Przykład 11
Zwiń pokaz
Przykład 12
Zwiń pokaz
Jeżeli pismo jest adresowane do kierownika jednostki strukturalnej, wówczas nazwa organizacji (w przypadku mianownika) jest zawarta w atrybucie „adresat”, a nazwa jednostki jest zawarta w pełnej nazwie stanowiska w przypadek celownika:
Przykład 13
Zwiń pokaz
GOST R 6.30-2003 ustanawia metoda uogólnionego projektowania adresatów przy wysyłaniu listów do kilku jednorodnych organizacji lub kilka podziały strukturalne jedna organizacja. Ta metoda zapewnia:
- na samym liście projekt uogólnionej nazwy adresatów;
- dodatkowe zestawienie odrębnego wykazu dla listów nadawczych, który zawiera ich szczegółowe nazwy i adresy pocztowe.
Przykład 14
Zwiń pokaz
Przykład 15
Zwiń pokaz
Zobacz artykuł „Tworzenie kopert w MS Word”, aby dowiedzieć się, jak spersonalizować swój adres nadawcy, szybko utworzyć wiele kopert według zadanego szablonu i listy mailingowej, ozdobić je tłem lub wzorem (pomysły na ozdobienie koperty na 23 lutego i marca Sugerowanych jest 8
Lista mailingowa lub lista mailingowa generowany jest przez wykonawcę pisma na podstawie klasyfikatora organizacji i ich adresów, który zwykle jest gromadzony w usłudze zarządzania biurem w wyniku operacji rejestracji dokumentów (w EDMS lub w tabelach Word, Excel). Na każdej kopercie, w której zapieczętowany jest każdy egzemplarz pisma, wskazana jest konkretna nazwa i adres organizacji, zgodnie z listą mailingową. Na podstawie tej listy można automatycznie skonfigurować drukowanie informacji na kopertach nawet w programie Word.
Należy zauważyć, że metoda ta jest zwykle stosowana przez wyższą organizację podczas wysyłania pism do podległych jej organów.
Jednakże jeżeli nie ma więcej niż 4 odbiorców jednego pisma, wówczas wszyscy odbiorcy są zarejestrowani na samym dokumencie, wówczas można obejść się bez listy mailingowej (słowo „Kopia” nie pojawia się przed drugim, trzecim i czwartym odbiorcą). To ograniczenie liczby adresatów w jednym liście ustala GOST R 6.30-2003 i zdrowy rozsądek. W takim przypadku adresowanie jest sporządzane w prawym górnym rogu jako zestawienie danych „adresata” dla każdego organu/organizacji, przy czym wszystkie kopie takiego pisma są podpisywane jako oryginały, a każda kopia jest zapieczętowana w osobnej kopercie na który podany jest odpowiedni konkretny adres pocztowy.
Ten sposób adresowania jest wygodny w użyciu, gdy trzeba powiadomić o naruszeniach lub istotnych zdarzeniach, przede wszystkim do organów wyższego szczebla, nadzorujących i regulacyjnych. Dzięki temu wszyscy odbiorcy zobaczą, do kogo jeszcze został wysłany ten list.
Przykład 16
Zwiń pokaz
Jeżeli list o tej samej treści (np. list ofertowy) ma zostać wysłany do kilku „niezależnych” organizacji, wówczas lepiej jest nadać każdemu listowi status oryginału, tj. Na każdym wskaż indywidualnego adresata. W której numery rejestracyjne te litery będą inne.
Rejestracja danych „adresata” przy prowadzeniu korespondencja z osoby ma swoją własną charakterystykę. Pierwszym atrybutem jest nazwisko w celowniku, następnie inicjały, a na końcu adres pocztowy:
Przykład 17
Zwiń pokaz
Kierując list do urzędnika, wskazując jego stanowisko, zapisuje się inicjały zanim nazwisko (patrz przykłady 9, 10, 13), ponieważ główną identyfikacją odbiorcy jest stanowisko. Adresując list do osoby prywatnej, podaje się jej inicjały za nazwisko (Przykład 17), gdyż nasza identyfikacja jako obywateli odbywa się przede wszystkim po nazwisku. Przy rejestracji nazwiska i inicjałów oddziela się je spacją, inicjałów nie oddziela się spacją, tj. „I.I. Iwanow”, ale nie „Ja. I. Iwanow.”
Jak poprawnie korespondencja biznesowa skracać podwójne nazwiska i podwójne patronimiki adresata, pisane łącznikiem, na przykład Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Zobacz odpowiedź na pytanie „Jak prawidłowo skracać w korespondencji biznesowej podwójne imiona i nazwiska adresatów pisane łącznikiem? »
Aby nie popełnić błędów podczas adresowania, na stronach internetowych organizacji należy znaleźć dokładne adresy pocztowe, imiona i nazwiska oraz stanowiska menedżerów oraz inne informacje, które pomogą najlepiej nawiązać komunikację na pierwszym etapie postrzegania dokumentu . Możesz spróbować uzyskać podobne informacje od sekretarza lub uzyskać je z dokumentów otrzymanych od tej organizacji.
Zwróć szczególną uwagę na użycie wielkich i małych liter w nazwach organizacji i stanowisk. Normy języka rosyjskiego sugerują pisanie stanowiska małą (małą) literą, ale konkretną wysoki słupek można również pisać za pomocą Wielka litera, jeśli jest podany dokumenty założycielskie i lokalne przepisy prawne organizacja odbiorcy. Zwróć uwagę na te subtelności.
Czynnik etykiety
Odwołanie- konwencjonalne sformułowanie etykiety, formuła mowy wyrażająca szacunek i przyjazne, grzeczne podejście do adresata. Zaleca się to zakończyć wykrzyknik, podkreślając wagę zarówno pytania, jak i apelu do tej osoby.
Najczęściej kontaktowany według imienia i nazwiska(Przykład 18), znacznie rzadziej - według pozycji(Przykład 20). Druga opcja ma charakter ściśle biznesowy i stosowana jest w przypadku zwracania się do osoby zajmującej wysokie stanowisko służbowe w organach państwowych, samorządowych lub dużej organizacji. Jeszcze rzadziej się kontaktują według nazwiska bez inicjałów(Przykład 19) – podkreśla to „dystans”, formalność relacji autora z adresatem, typową raczej dla korespondencji z osobą prywatną.
Przykład 18
Adres według imienia i patronimiki
Zwiń 20
Inny sposób szczególnie pełnego szacunku stosunku do adresata przejawia się w „ramach etykiety”: "Droga..." – „Z głębokim szacunkiem”, którego używa się, gdy zwracamy się do osoby wyższej rangi (prezes zarządu, szef organu wyższego szczebla lub organu zarządzającego itp.), a także w przypadku składania gratulacji np. z okazji rocznicy.
Odwołanie "Drogi..." nawet w przypadku gratulacji dla adresata należy go używać ostrożnie, ponieważ W stosunkach oficjalnych należy nadal zachować pewien dystans menedżerski.
Odwołanie "Droga" jest obecnie uważany za przestarzały, zbędny - nie odpowiadający normom współczesnego rosyjskiego stylu biznesowego język literacki.
Stopniowo pojawiały się specjalne zasady postępowania podczas pracy z apelami obywateli. W odpowiedzi na ich listy „najlepsze praktyki” agencje rządowe i samorządy zalecają następujące formuły mowy:
Przykład 22
Zwiń pokaz
Jednak niezależnie od kwestii poruszonej w odwołaniu obywatela, niezależnie od sytuacji (konflikt, skarga lub odwołanie w sprawie osobistej, po raz pierwszy lub powtarzane itp.), nadal jest to uniwersalna formuła apeluje do obywateli jest adresowany po imieniu i nazwisku (jak w przykładzie 18).
Organizacje komercyjne korespondując z klientami i rozpatrując ich reklamacje mogą kierować się tymi samymi zaleceniami.
Jak napisać list biznesowy, który nie zaginie w „śmieciach informacyjnych” i zostanie przeczytany? Zasady, zalecenia, przykłady
Słowo jest dostępnym narzędziem biznesowym. W świecie biznesu nie sposób znaleźć osoby, która w swojej pracy nie używa słów.
Nowoczesny biznes stopniowo przekształca się w biznes korespondencyjny. Za pomocą listów – elektronicznych lub tradycyjnych – odbywa się komunikacja z klientami, partnerami biznesowymi i pracodawcami. List pozycjonuje autora albo jako profesjonalistę, albo jako osobę, z którą nie należy kontynuować relacji.
Profesjonalista musi umieć pisać
- Jest jasne
- efektywnie
- usilnie
- Ciekawy
I nigdy nie jest za późno, aby się tego nauczyć. Zacznijmy od podstaw: zrozum różnicę między biznesem a zwykłym pisaniem.
Czym list serwisowy różni się od zwykłego listu? Specyfika listu biznesowego
List to krótki, jedno- lub dwustronicowy tekst, którego celem jest przekazanie adresatowi informacji o czymś.
Charakter informacji oraz relacja pomiędzy nadawcą a odbiorcą pisma dzielą korespondencję
- biznes (formalny)
- osobisty (nieformalny)
Dla list biznesowy Charakterystyka:
- zwięzłość
- dokładność
- rozumowanie i logika
- Treść informacji
- neutralność wartościująca i emocjonalna
- normalizacja:
- stosowane są oficjalne formularze
- stosowane są stabilne figury retoryczne, specjalne terminy i konstrukcje urzędnicze
- liczba tematów - 1-2
- kierowanie
- jasno określona struktura dowodzenia (jeśli to konieczne)
Jakie są rodzaje listów biznesowych?
Określa rodzaj listu biznesowego
1. Cel napisania
Komercyjne cele
- Chcesz zawrzeć umowę i zaproponować jej szczegółowe warunki - przygotuj list ofertowy (ofertę) dla adresata
- Jeśli nie zdecydowałeś się na akceptowalne dla Ciebie warunki transakcji, wyślij list z prośbą
- Chcesz poinformować swojego odbiorcę o naruszeniu przez niego zobowiązań umownych? Napisz pozew (reklamację)
Cele non-profit
- Podziękuj w liście z podziękowaniami
- Potwierdź swoje zobowiązania listem gwarancyjnym i swoją zgodę listem potwierdzającym
- Pisz biuletyny, jeśli uważasz, że Twoje informacje będą interesujące dla odbiorcy
- Przypomnij o ważnych umowach, zobowiązaniach, karach za pomocą pism przypominających
- Gratuluj w listach gratulacyjnych, pytaj w listach z prośbami, kondolencje w listach kondolencyjnych
- Jeśli potrzebujesz wysłać ważne dokumenty lub aktywa materialne, pamiętaj o przygotowaniu listu motywacyjnego dla swojego ładunku
2. Odbiorca
Jeśli adresujesz list do kilku odbiorców jednocześnie, to piszesz list okólny
Twój list może dotyczyć kilku tematów jednocześnie, co automatycznie czyni go wieloaspektowym
4. Struktura
Listy regulowane polegają na zestawieniu części tekstowej listu według określonego schematu, natomiast listy nieuregulowane mają dowolną formę prezentacji
5. Forma wyjazdu
- w kopercie
- elektroniczny
- faksem
Struktura listu biznesowego: wstęp, rozwinięcie, zakończenie
Struktura standardowego listu biznesowego wymaga dokładniejszego rozważenia.
Prawidłowo sformatowany list musi być zgodny poniższy schemat:
Przyjrzyjmy się bliżej niektórym punktom schematu:
1. Nagłówek
Zazwyczaj tak jest streszczenie tematy listów.
Ważne: wpisz poprawnie tytuł, jeśli chcesz, aby odbiorca przeczytał Twój list.
Brak nagłówków korespondencja biznesowa typowe dla początkujących, którzy nie mają podstawowych umiejętności w zakresie korespondencji biznesowej.
2. Apelacja
- ma tradycyjną formę „Drogi”
- pisane wielką literą w środku wiersza
Ważne: używanie skrótów jest zabronione!
3.Preambuła
- wprowadza adresata w główną ideę listu
- przygotowuje adresata do prawidłowego odbioru kolejnych informacji zawartych w piśmie
4. Główna część tekstu uzasadnia kluczową myśl zawartą w preambule
W tej części listu
- jasno wskazujesz istotę wniosku/odwołania
- podaj argumenty: fakty, liczby, inne szczegóły dotyczące tematu listu. opinia eksperta, własne pozytywne/negatywne doświadczenia
Dla ułatwienia uzasadnienia można skorzystać z poniższego diagramu:
Ważne: Ostatni akapit powinien zawierać frazę wskazującą konkretny krok lub oczekiwany rezultat i zachęcać adresata do podjęcia działania
5. Podsumowując:
6. W oknie „Podpis” należy podać informację o adresacie:
- stanowisko
Jak nie popełnić błędu w wyborze stylu pisania?
W korespondencji biznesowej nieustannie trzeba dokonywać wyborów dotyczących stylu pisania i tonu komunikacji z adresatem. Jak suche, formalne lub odwrotnie, jak żywe, ciepłe i ludzkie powinno być Twoje przesłanie?
- Osobisty styl w korespondencji biznesowej podkreśla indywidualne cechy osoby piszącej list
- Stosując styl formalny, przedstawia się fakty i na ich podstawie wyciąga się odpowiednie wnioski.
- Styl osobisty obejmuje komunikację między autorem listu a adresatem na równych zasadach
- Styl formalny ukazuje wyraźny łańcuch dowodzenia i siłę, z którą czytelnik listu musi się liczyć.
Aby wybrać odpowiedni styl komunikacji w liście biznesowym, rozważ:
- w jakich kategoriach wagowych jesteś Ty i Twój odbiorca?
- Czy chcesz negocjować polubownie lub wywierać presję z pozycji siły?
Jak trzymać się wybranego stylu?
Osobisty styl
- Obecność zaimków osobowych: ja, my, ty
Na przykład: Przepraszam Cię i mam szczerą nadzieję, że podobne błędy nie powtórzą się. - Bezpośrednie apele i prośby
Na przykład: Proszę nie pozostawiać przedmiotów osobistych bez nadzoru - Użycie emocjonalnych wyrażeń oceniających: gwiazdorska młodość, ogłuszająca porażka
Oficjalny styl
- Zastępowanie zaimków osobowych rzeczownikami abstrakcyjnymi
Na przykład: Administracja kina serdecznie przeprasza za zmianę harmonogramu wieczornych seansów - Zastępowanie osobistych odwołań i próśb oświadczeniami
Na przykład: Proszę nie pozostawiać przedmiotów osobistych bez nadzoru - Stosowanie potocznego klerykalizmu: Zwracam uwagę, że
Styl formalny absolutnie nie jest odpowiedni, jeśli piszesz list z wdzięcznością lub list kondolencyjny, czyli listy biznesowe, w których musisz wyrazić uczucia. W sytuacji, gdy piszesz list z prośbą lub listem ofertowym, również lepiej trzymać się osobistego stylu.
Co to jest list reklamacyjny i jak go napisać? Czym różni się od innych rodzajów listów?
Ważne: Pisząc list, skup uwagę adresata na tym, jakich dokładnie działań od niego oczekujesz. Wskaż także konkretne terminy realizacji postawionych przez Ciebie zadań.
Wzór listu reklamacyjnego pomoże Ci w jego prawidłowym skomponowaniu:
Co to jest list z odpowiedzią i jak go napisać?
Istnieją dwa rodzaje listów z poradami:
- list z odmową
- list z pozytywną odpowiedzią
Komponowanie obu rodzajów listów ma dwa Główne zasady(pod warunkiem, że list inicjacyjny został sporządzony prawidłowo):
1. W liście z odpowiedzią zachowano słownictwo i wzorce mowy zawarte w piśmie inicjatywnym
2. Treść odpowiedzi nie powinna zawierać informacji nt
- data sporządzenia pisma inicjującego
- jego numer rejestracyjny
Poniżej znajduje się przykład przyjaznego i prawidłowego listu odmownego:
Jednak odmowa nie zawsze musi być miękka. Są sytuacje, w których konieczny jest twardy i rygorystyczny styl komunikacji. Poniżej znajduje się wzór listów odmownych na każdą okazję, od twardej do miękkiej:
List informacyjny: czym się różni od listów z odpowiedzią i listów reklamacyjnych
List informacyjny jest wielofunkcyjny:
- raporty (np. o zmianach cen w cennikach)
- powiadamia (o ponownym wyborze członków zarządu)
- powiadamia (o wysyłce towaru)
- deklaruje (o zamiarach)
- potwierdza (odbiór towaru)
- przypomina (o wypełnieniu zobowiązań podjętych w ramach umowy)
- reklamuje i informuje (o firmie w ogóle, a w szczególności o towarach/usługach)
Być może najbardziej temat aktualny Dziś pytanie jak poprawnie napisać list reklamowo-informacyjny.
1. Brak struktury
2. Obecność slangu lub języka nieformalnego w tekście listu
3. Niechlujny projekt
4. Mnóstwo błędów ortograficznych, składniowych, stylistycznych
5. Brak w piśmie wiarygodnych faktów i obiektywnych informacji
6. Naruszenie podstawowych zasad grzeczności (szczególnie w listach reklamacyjnych)
7. Używanie w tekście zdań uciążliwych i niejasnych
8. Brak logiki w prezentacji materiału
9. Brak objaśnień skrótów
10. Ogólne rozmycie tekstu, jeśli jest on tworzony bez celu
Co jeszcze musisz wiedzieć o listach biznesowych?
1. W nowoczesnej korespondencji biznesowej stosuje się metodę kompozycji tekstu o strukturze blokowej.
Ta metoda pozwala zaoszczędzić czas i zachować ogólny styl całej dokumentacji biznesowej. Charakterystyka metoda - otwarta interpunkcja lub brak kropek/przecinków (np. przy tworzeniu list)
2. W tytule listu można zastosować czcionkę bezszeryfową (np. Arial). Taka czcionka jest postrzegana na poziomie podświadomości jako stabilna i solidna.
3. W treści tekstu należy stosować czcionkę szeryfową (Times News Roman). Szeryfy ułatwiają oczom przechodzenie od litery do litery, dzięki czemu czytanie jest szybsze.
Ważne: są listy, które zawsze pisane są wyłącznie ręcznie!
Są to listy gratulacyjne, listy kondolencyjne, listy wdzięczności
Duża liczba przydatna informacja dotyczące redagowania tekstów listów biznesowych można znaleźć w filmie Sashy Karepiny.
Wideo: Jak pisać listy motywacyjne i życiorysy
Wideo: „Uczenie się od gawędziarzy”. Sekrety sprzedaży tekstów
