List z prośbą- jedna z najczęstszych opcji korespondencja biznesowa. Wśród przedsiębiorców z takich pism korzysta się, gdy przedstawiciele jednej organizacji kontaktują się z drugą z prośbą o usługę. Takie wiadomości można wykorzystać w całości różne sytuacje np. jeśli zachodzi potrzeba uzyskania informacji o produktach, obejrzenia próbek towarów, spotkania z osobą podróżującą służbowo, skoordynowania niektórych działań itp.
Zasady pisania listu motywacyjnego
Zwracamy uwagę na ogólny wzór takiego dokumentu do pobrania:
AKTA
Z oczywistych względów wniosek nie ma standardowego wzoru, mimo to jest formą dokumentu urzędowego. Dlatego przy jego sporządzaniu należy przestrzegać pewnych norm określonych w zasadach pracy biurowej i etyka biznesu. Zanim przejdziemy bezpośrednio do podstawowych zasad jego przygotowania, należy zaznaczyć, że może być on adresowany albo do określonej grupy osób (np. menedżerów, pracowników działu księgowości, prawników itp.), albo do konkretnego adresata.
Jak każdy inny dokument, ten list musi zawierać część wprowadzająca, a mianowicie:
- informacje o firmie wysyłającej składającej żądanie i firmie, do której jest ono kierowane;
- powód żądania („z powodu opóźnienia”, „z powodu otrzymania”, „na podstawie wyników” itp.);
- odniesienia do podstawy („na podstawie ustnego porozumienia”, „na podstawie negocjacji”, „na podstawie rozmowa telefoniczna„itd.);
- cel odwołania („rozwiązanie problemu”, „unikanie konfliktu”, „eliminacja naruszeń” itp.).
Śledzony przez Głównym elementem bezpośrednio związane z żądaniem. Należy go wyrazić dowolną formą pochodną czasownika „pytać” („prosimy”, „składamy prośbę” itp.), a ponieważ taki przekaz jest w każdym razie prośbą o jakąś usługi, musi być napisany z szacunkiem. Dobrze, jeśli prośbę poprzedzi komplement („znać swoje wielkie możliwości”, „podziwiać talenty organizacyjne” itp.).
Jeżeli list zawiera kilka żądań jednocześnie, należy je wskazać w oddzielnych akapitach lub akapitach.
Niepisane zasady korespondencji pomiędzy organizacjami stanowią, że odpowiedź na wieloetapowy wniosek można przesłać także w jednej wiadomości, z osobnymi komentarzami do każdego punktu. Należy zaznaczyć, że tego typu korespondencja zmniejsza objętość obiegu dokumentów, a co za tym idzie, skraca czas czytania i przetwarzania takich pism.
Jeżeli list oznacza otrzymanie odpowiedzi w określonym terminie, należy to zaznaczyć w tekście wiadomości tak poprawnie, jak to możliwe.
Z reguły pisma wysyłają i odbierają sekretarze organizacji (w dużych firmach robią to całe działy). Po skompilowaniu lub przeczytaniu przekazują je kierownikowi przedsiębiorstwa do przeglądu. Wyjątkiem są wiadomości oznaczone jako „poufne” lub „doręczenie osobiste” – takie pisma wysyłane są bezpośrednio do adresata.
Instrukcja pisania listu motywacyjnego
Ponieważ wiadomość ta stanowi część korespondencji firmowej, należy w pierwszej kolejności wskazać jej autora, czyli: nazwę firmy wysyłającej, jej aktualny adres oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie należy podać informacje o adresacie: także nazwę firmy i konkretnego odbiorcę. Dalej w środku wiersza możesz od razu wskazać, że jest to list z prośbą (ale nie jest to konieczne).
Dalsza część pisma dotyczy samego żądania. W pierwszej kolejności warto to uzasadnić, a dopiero potem wyrazić istotę żądania. Na koniec pismo należy podpisać (lepiej, jeśli zrobi to szef firmy lub upoważniona, zaufana osoba), a także wskazać datę powstania dokumentu.
Jak wysłać list
List można wysłać e-mailem lub faksem – jest to szybkie i wygodne, ale zachowawcza wysyłka Pocztą Rosyjską pozwoli na solidną i atrakcyjną prezentację listu. Możesz na przykład złożyć wniosek na piśmie odręcznie pięknym kaligraficznym pismem lub wydrukować tekst na dobrym, drogim papierze.
Dbałość o takie drobne szczegóły uzmysłowi adresatowi, jak pełen szacunku jest wobec niego przeciwnik, a także po raz kolejny podkreśli wagę prośby. Trzeba tylko pamiętać, że korespondencja listem zwykłym zajmuje dużo czasu, dlatego wiadomość należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dokument dotarł do adresata na czas.
Po wysłaniu listu
Wiadomość ta, jak każdy inny dokument, musi zostać zarejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej. W ten sam sposób odbiorca pisma rejestruje nadejście korespondencji. W przypadku nieporozumień, które zdarzają się w relacjach biznesowych, odnotowanie faktu wysłania i otrzymania pism pomoże szybko zrozumieć sytuację.
Przykłady pisania pism z prośbą o wyjaśnienia
Zrozumieliśmy więc, że list z prośbą to list zawierający prośbę do odbiorcy. Celem tekstu jest nakłonienie odbiorcy do wykonania działania korzystnego dla nadawcy. Pismo musi zawierać sformułowaną prośbę i jej uzasadnienie. Wskazane jest takie sformułowanie żądania, aby uzasadnić, dlaczego spełnienie żądania powinno być korzystne dla odbiorcy. Nadawca musi nie tylko znać zasady komponowania tekstu, ale także brać pod uwagę niuanse psychologiczne. Następnie rozważymy konkretne przykładowe szablony w zależności od sytuacji.
List z prośbą o środki
Pismo sporządza się w przypadku konieczności uzyskania przydziału środków od państwa, sponsorów lub osób fizycznych.
Od Organizacji Pozarządowej „Pomoc Emerytom”
Członek Zgromadzenia Ustawodawczego
Iwanow I.I.
Witam, Iwanie Iwanowiczu. Jestem przedstawicielem organizacji non-profit „Pomoc dla Emerytów”. Pomagamy samotnym emerytom: przynosimy żywność, pomagamy w sprzątaniu i naprawach.
Nasza organizacja istnieje od 5 lat. Wcześniej udawało nam się sami finansować naszą działalność, jednak w związku z ekspansją organizacji pozarządowych środki zaczęły się kończyć. Potrzebujemy pieniędzy na wynajem lokali, płace pracownikom i zakup sprzętu.
Na niedawnym posiedzeniu Rządu Prezydent wspomniał o trudnej sytuacji emerytów i rencistów i zauważył, że należy pilnie zmienić tę sytuację. W związku z tym proszę o kwotę 200 000 rubli na potrzeby organizacji pozarządowej „Pomoc dla Emerytów”.
Z poważaniem, Petrova A.A.
Wyjaśnienie:
Powyższy tekst został opracowany zgodnie ze wszystkimi zasadami. On ma:
- Nazwa organizacji non-profit i wyjaśnienie jej działalności.
- Prośba o pieniądze, wyjaśnienie ich potrzeby (potrzebne są pieniądze na czynsz i pensje).
- Wspomnienie Prezydenta. Konieczne jest uzasadnienie korzyści ze sponsoringu dla urzędnika. Czym interesuje się poseł? W wzrost kariera. Pomoc organizacji pomoże osiągnąć ten cel.
Wskazana jest również konkretna kwota środków potrzebnych organizacji komercyjnej.
Pismo z prośbą o dostawę towaru
List zazwyczaj wysyłany jest do partnerów firmy. Warto w tekście uzasadnić obopólne korzyści dla obu firm.
Do szefa firmy „AAA”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy BBB
Petrova B.B.
Witam, Iwanie Iwanowiczu. Chcielibyśmy zamówić w Państwa firmie zestaw produktów (do określenia). Zainteresowaliśmy się Waszym produktem na wystawie regionalnej.
Jeżeli wyrażasz zgodę, prosimy o poinformowanie nas o dogodnych dla Ciebie warunkach dostawy. Gwarantujemy terminową płatność. Mamy nadzieję, że będzie to początek wzajemnie korzystnej współpracy.
Nasze kontakty: (określ).
Pozdrawiam, Borys Borysowicz.
List z prośbą o rabat
Zazwyczaj takie SMS-y wysyłane są do dostawców firmy. Na przykład organizacja organizuje wystawy. Ma dostawcę - drukarnię, która dostarcza broszury, stojaki, książeczki itp. Koszt usług jest dość wysoki. Nadszedł kryzys i firmie trudno było płacić za produkty poligraficzne. Może to być powód, aby poprosić o zniżkę.
Do szefa firmy Wostok
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Zapad”
Petrova B.B.
Witam, Iwan Iwanow. Naszą organizację dotknął kryzys finansowy. Liczba zawartych z nami umów spadła o 20%. Niestety kryzys dotknął nie tylko nas, ale także naszych klientów. Ludzie nie mogą płacić za nasze usługi tej samej kwoty co wcześniej. W związku z tym przygotowaliśmy 25% zniżki na bilety.
W związku z trudną sytuacją finansową nasza firma zwraca się do Państwa z prośbą o 15% rabatu na pozostałe pół roku współpracy w ramach umowy.
Do wszystkich naszych dostawców wysłaliśmy listy z prośbą o rabat. Jeśli 20% naszych partnerów zapewni nam korzystne warunki, nasza firma przetrwa trudne czasy i nie zamknie się. Właściciele i operatorzy telekomunikacyjni dali nam już zniżkę.
Pozdrawiam, Borys Pietrow.
Wyjaśnienie:
List zawiera następujące ważne punkty:
- Wyjaśnienie potrzeby rabatu.
- Wskazanie dokładnej kwoty rabatu i terminu.
- Pośrednia wskazówka, że jeśli drukarnia nie udzieli rabatu, firma rozwiąże umowę.
Tekst musi być napisany w taki sposób, aby list został przeczytany do końca i zgodził się na zaproponowane warunki.
Pismo z prośbą o obniżenie czynszu
Czynsz pochłania budżety większości organizacji. Jej redukcja pozwala spółce utrzymać się na rynku w trudnych czasach. Pismo należy wysłać do wynajmującego.
Szef firmy „Plus”
Iwanow P. P.
Od szefa firmy „Minus”
Petrova I. I.
Witam, Petr Pietrowicz. Naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Siła nabywcza konsumenci spadły, dochody przedsiębiorstw spadły. W związku z powyższym prosimy o zmniejszenie wynajem na 10%.
Przez całą naszą współpracę nigdy nie zwlekaliśmy z płatnościami. Mamy nadzieję, że zrobicie nam ustępstwa, a my utrzymamy nasze relacje biznesowe. Gwarantujemy terminową płatność czynszu, pomimo trudnych warunków finansowych.
Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.
Wyjaśnienie:
Warto w piśmie wspomnieć, że spółka wcześniej w całości wywiązywała się ze swoich zobowiązań. Wynajmujący musi mieć pewność, że będzie nadal dokonywał płatności. Odbiorca musi także zrozumieć, że jeśli nie zgodzi się na proponowane warunki, najemca odmówi mu usług.
Pismo z wezwaniem do zapłaty długu
Długi bardzo często powstają w interakcjach pomiędzy firmami. Jeżeli organizacja jest zdecydowana na dalszą współpracę z kontrahentem, który zaciągnął dług, wysyłany jest wniosek.
Iwanow I.I.
Sidorova P. P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, prosimy Cię o spłatę długu wobec naszej firmy w wysokości 200 000 rubli. Przez cały ten czas kontynuowaliśmy z Państwem współpracę, mając nadzieję na kontynuację naszych relacji biznesowych. Obecnie jesteśmy jednak zmuszeni zawiesić świadczenie usług ze względu na brak płatności.
Kwota twojego długu wynosi 200 000 rubli. Prosimy o dokonanie wpłaty do dnia 1 marca 2017 r. Jeżeli dług nie zostanie spłacony, będziemy zmuszeni rozstrzygnąć sprawę na drodze sądowej.
Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.
Wyjaśnienie:
List musi zawierać następujące punkty:
- Dokładna kwota zadłużenia.
- Termin, do którego należy spłacić dług.
- Środki, które firma podejmie w przypadku nieotrzymania płatności.
W tekście można wspomnieć o długoterminowej, udanej współpracy z organizacją. To powinna być prośba, a nie żądanie. Wymaganie sporządza się według innego wzoru.
Pismo z prośbą o odroczenie płatności do dostawcy
Organizacja dostarczyła firmie partię produktów, ale nie zapłaciła za nią. Powstał dług, ale dłużnik nie ma środków na spłatę. W takim przypadku warto napisać pismo z prośbą o odroczenie.
Do szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorow P. P.
Od szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”
Ivanova I. I.
Drogi Piotrze Pietrowiczu, nie spłaciliśmy długu w wysokości 200 000 rubli. Nie cofamy się przed zadłużeniem, jednak obecnie ze względu na trudną sytuację finansową nie jesteśmy w stanie spłacić całości.
Od 2 lat utrzymujemy z Państwem udane relacje biznesowe i nie dotrzymujemy terminów płatności. Dziś prosimy o rozłożenie płatności na raty. Nasza firma jest gotowa spłacić dług w dwóch etapach:
- Wpłacimy 100 000 rubli przed 1 marca 2017 r.
- 100 000 rubli zostanie zdeponowanych przed 1 kwietnia 2017 r.
Obiecujemy terminowe dokonywanie płatności. Dzięki za zrozumienie.
Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.
Pismo z prośbą o płatność na rzecz innej organizacji
Dług spółki może spłacić inna organizacja. Oczywiście osoba prawna nie będzie płacić za akcje w ten sposób. Zazwyczaj wezwanie kierowane jest do dłużnika spółki lub innej osoby, która ma zobowiązania wobec spółki.
Do szefa firmy „Pieniądze zaraz przyjdą”
Iwanow I.I.
Od szefa firmy „Gdzie są pieniądze”
Sidorova P. P.
Drogi Iwanie Iwanowiczu, masz dług wobec naszej firmy na kwotę 300 000 rubli. Nasza organizacja miała także dług wobec innej firmy w wysokości 200 000 rubli. Prosimy o spłatę naszego długu wobec wierzyciela w wysokości 200 000 rubli. W zamian udostępnimy Ci plan ratalny dla pozostałej części zadłużenia, o który wcześniej prosiłeś. Dzięki za zrozumienie.
Pozdrawiam, Petr Pietrowicz.
List z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu
Wszystkie firmy mogą borykać się ze złożonymi problemami, których nie da się rozwiązać bez pomocy z zewnątrz. W razie potrzeby można wysłać list z prośbą o pomoc, na przykład w przypadku organizacji wydarzeń. Petycja jest wysyłana do organizacji komercyjnych i agencji rządowych.
Dyrektor firmy „AAA”
Pietrow B.B.
Z organizacja publiczna
„Dajemy dobro”
Drogi Borysie Borysowiczu, jestem przedstawicielem organizacji społecznej „Dawanie Dobra”. Organizujemy i organizujemy przyjęcia dla dzieci z domu dziecka.
Prosimy o pomoc w zorganizowaniu zapasów żywności na święta. Oczywiście wspomnimy o Tobie i Twojej firmie podczas wydarzenia. Przedstawiciele będą obecni na uroczystości zgromadzenie legislacyjne, społeczeństwo.
Można się z nami skontaktować telefonicznie XXX
Pozdrawiam, Iwan Iwanowicz.
Zreasumowanie
Połączmy wszystkie zasady pisania listu motywacyjnego. Najpierw musisz się przedstawić i porozmawiać o swoich działaniach. Nie należy jednak przeciągać części wprowadzającej. Naszym celem jest zachęcenie odbiorcy do zapoznania się z listem. Jeśli tekst będzie za długi, odbiorca raczej nie przeczyta go do końca. Następnie musisz zacząć przedstawiać swoją prośbę. Wymagana jest dokładność: wskazanie terminów, wysokości środków. Ważne jest, aby zrozumieć, że odbiorca musi odczuć korzyść. Dlatego w piśmie należy wskazać, dlaczego spełnienie żądania byłoby korzystne dla organizacji. Na koniec trzeba pożegnać się grzecznie i bez przypodobania.
Integralną i ważną częścią współczesnej korespondencji biznesowej jest list motywacyjny. Zaprezentowane w artykule próbki i przykłady sformułowań, a także wskazane zasady jego pisania pomogą Ci poprawnie skomponować niezbędny tekst i sformatować go zgodnie ze zwyczajami pracy biurowej. Oferujemy Państwu przewodnik krok po kroku dotyczący pisania tego typu odwołania.
Informacje ogólne
Zapytanie ma znaczenie w przypadkach, gdy jego autor potrzebuje uzyskać od innych osób jakiekolwiek informacje, dokumenty, dokonać transakcji lub innych czynności biznesowych. Można go wysłać albo do konkretnej osoby (menedżera, dyrektora, kierownika działu itp.), albo do całej organizacji jako całości. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z ogólnie przyjętymi korespondencja biznesowa zasady
List jest twarzą firmy; nawet małe rzeczy mają znaczenie. Wydrukuj go na papierze firmowym podpisanym przez osobę upoważnioną i opatrzonym pieczątką (jeśli jest dostępna). Bądź odpowiedzialny za wybór czcionki, jej rozmiaru i rozmieszczenia tekstu na stronie. Nie zaniedbuj marginesów, czerwonych linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie powstaje już po samym spojrzeniu na dokument.
Krok 1: Określenie odbiorcy
Jeśli napiszesz bezosobowy list do konkretnej firmy, najprawdopodobniej trafi on do recepcji lub biura, następnie do kierownika i ostatecznie do bezpośredniego wykonawcy. W „nagłówku” tekstu podaj poprawną pełną nazwę organizacji, najlepiej podać także adres siedziby;
Jak wspomniano powyżej, optymalną opcją jest wskazanie konkretnego adresata, czyli osobiście skierowanej prośby o pomoc. Zawsze staraj się zwracać do siebie po imieniu i nazwisku. Na przykład: „Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!” lub „Szanowny Panie Schwartz!” W ten sposób po pierwsze wyrazisz szacunek danej osobie, a po drugie prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią pewne obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.
W niektórych sytuacjach logiczne byłoby wykorzystanie jako adresata grupy osób, konkretnego zespołu lub jego części. Ma to również znaczenie w przypadku, gdy wniosek wysyłany jest na kilka adresów. Używaj sformułowań typu: „Drodzy koledzy!”, „Drodzy księgowi!” itp.
Etap 2: Komplement
Dobrze, jeśli oficjalny list z prośbą zawiera komplement pod adresem adresata. Robiąc to, wydajesz się odpowiadać na jego naturalne pytanie: „Dlaczego zadajesz mi to pytanie?” Możesz zanotować przeszłe zasługi i cechy osobiste danej osoby, status firmy itp. Stosuj w szczególności sformułowania: „Twoja firma jest wiodącym dostawcą…”, „Pomogłeś wielu osobom w rozwiązaniu skomplikowanych problemów w tym obszarze…”, „Twoja organizacja jest wiodącym na rynku ekspertem w swojej dziedzinie. ..” itp. Nie zapominaj, że komplement padnie, gdy prośba (próbki i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter i adresat musi się podobać. Zwróć jego uwagę na cechy i zasługi istotne dla spełnienia Twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej granicy pomiędzy dobrym i właściwym komplementem a niegrzecznym pochlebstwem.
Etap 3: Uzasadnij prośbę
Każda prośba musi być uzasadniona, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego się z nim kontaktujesz. Dlatego warto wprowadzić go w sedno sprawy. Na tym etapie zalecamy wybranie trzech najbardziej przekonujących argumentów, które należy ułożyć w tekście listu według następującego schematu: średnia siła, słaby, najsilniejszy.
Prośba może mieć różny stopień skomplikowania i trzeba być przygotowanym na to, że adresat nie zawsze będzie zainteresowany jej spełnieniem. W związku z tym musi być przekonany, że jego wdrożenie niesie ze sobą ewentualne zyski. Zainteresuj odbiorcę, aby poważnie potraktował Twój dokument.
List z prośbą może zawierać propozycję wykorzystania określonej możliwości, która jest dla niego atrakcyjna.
Przykłady sformułowań
- „Zawsze przedsiębiorczy i ludzie biznesu dążył nie tylko do sukcesu materialnego, ale także do rozwoju osobistego, aby ludzie na zawsze go zapamiętali dobre uczynki, aby zyskać ich szacunek.”
- „Oczywiście Twoim głównym celem jest poprawa poziomu życia mieszkańców miasta”. Sformułowania tego możesz użyć w szczególności wtedy, gdy piszesz list z prośbą do posła, np. o udostępnienie lokalu przedszkole, aranżacja placu zabaw itp.
Możesz także wyrazić problem istotny dla adresata, pokazać mu, jak Twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub wykorzystaniu pewnych możliwości.
Zdarza się, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie, albo jest to niestosowne w tym kontekście. W takim przypadku najlepszym wyjściem jest rozmowa o znaczeniu Twojej prośby. Opisz sytuację tak dokładnie i szczegółowo, jak to możliwe, tak aby dotknęła Twojej duszy. Jeśli w Twojej historii nie ma a priori wzruszającego momentu, podaj fakty i skup się na związkach przyczynowo-skutkowych. Opowiedz nam o tym, co się stanie, jeśli Ci odmówią lub wręcz przeciwnie, zgodzą się na pomoc.
Krok 4: Przedstaw swoją prośbę
Kiedy adresat jest psychicznie przygotowany na przyjęcie Twojej prośby, można to stwierdzić. Staraj się, aby Twój tekst był zwięzły, unikaj długich lub zawiłych zdań, a także dwuznaczności i aluzji. Zapytanie ofertowe (przykłady i przykłady sformułowań w tekście) powinno być zwięzłe i jasne w treści. Jeśli więc prosisz o zakup dowolnego sprzętu dla firmy, podaj kompletność, cenę i ilość:
„Aby wyposażyć oddział ratunkowy, szpital potrzebuje nowe auto, którego koszt wynosi 3,5 miliona rubli. Prosimy o pomoc w jego zakupie.”
Albo np. prośba o obniżenie czynszu powinna być konkretna: „Prosimy o obniżenie czynszu za lokal do poziomu 500 rubli. za m2 przed stabilizacją sytuacja ekonomiczna».
Etap 5: Podsumowanie
Na końcu listu musisz podsumować swoją prośbę. Powtórz to jeszcze raz i skup się na tym, że adresat odniesie korzyść, jeżeli udzieli Ci wnioskowanej pomocy. Treść żądania powinna jednak zostać nieco zmodyfikowana. Wracając do tego samego przykładu obniżenia czynszu, proponujemy następujące sformułowanie:
„Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do 500 rubli. za mkw. w okresie stabilizacji obecnej sytuacji gospodarczej, będziesz mógł pomóc w utrzymaniu ponad 20 miejsc pracy, a także nie poniesiesz strat z tytułu całkowita nieobecność Zapłata."
Pamiętaj, że ważne jest, aby powtórzyć nie tylko prośbę, ale także korzyść, jaką można uzyskać z jej realizacji i nie musi ona być materialna. Wiele dużych firm chętnie występuje w roli sponsorów, inwestorów i angażuje się w działalność charytatywną.
Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu procesu krok po kroku, nie będziesz miał pytania, jak napisać list motywacyjny. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i pewne niuanse. Sugerujemy przestudiowanie również innego przykładu.
Przykład
Drogi Feliksie Pietrowiczu!
Państwa firma od kilku lat organizuje w przedsiębiorstwie szkolenia praktyczne dla studentów, pomagając im zastosować w praktyce wiedzę zdobytą na uczelni.
Jako kierownik działu HR jesteś osobą zainteresowaną pozyskaniem nowych pracowników, młodych, obiecujących inżynierów oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dziś ten zawód jest jednym z najbardziej poszukiwanych. Wielu uczniów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.
W związku z tym prosimy Państwa o zorganizowanie spotkania głównego inżyniera z kandydatami i studentami I-II roku w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 w Państwa przedsiębiorstwie.
Mówiąc o zaletach i tajemnicach zawodu dzisiaj, kładziesz solidny fundament pod kształcenie specjalistów i profesjonalistów jutra. Być może za kilka lat któreś z nich wyniesie Twoje przedsiębiorstwo na nowy poziom rozwoju.
Z szacunkiem i wdzięcznością,
Rektor Uniwersytetu I.Zh.Bychkov
Po zapoznaniu się z informacjami o wymaganiach, jakie musi spełniać wniosek, wzorami i przykładami sformułowań, z łatwością poradzisz sobie z jego pisaniem w praktyce.
1) List biznesowy zazwyczaj składa się z:
tytuł;
tekst główny;
zakończenia.
Nagłówek zawiera:
nazwa firmy (instytucji) wysyłającej pismo;
adres pocztowy i telegraficzny;
telegraf i telefaks;
numery telefoniczne;
sprawdzanie konta;
data wyjazdu: miesiąc zapisuje się słownie. Zwykle te szczegóły są obecne na papierze firmowym.
W nagłówku obok daty zazwyczaj znajduje się odnośnik do treści listu lub powodu, dla którego został on napisany.
Przykład:
„W sprawie (w sprawie)…”
„W kwestii dostawy (zamówienia)”.
„Na Nie. z..."
„Pod twoim nr. z..."
W liście biznesowym umieść oryginalny numer. Nie zaleca się umieszczania numeru wychodzącego na pismach kierowanych za granicę. Tam są one ograniczone datą wysłania i treścią pisma.
W korespondencji biznesowej oprócz adresu i nazwy firmy lub instytucji zapisanej na kopercie, wymienione atrybuty umieszcza się także w nagłówku (w prawej górnej części listu).
Jeżeli pismo jest adresowane do firmy lub założyciela, należy najpierw w mianowniku podać nazwę firmy (instytucji), a następnie adres pocztowy. W dokumencie wysyłanym do kierownika (organizacji) nazwa organizacji jest zawarta w tytule stanowiska menedżera.
Przykład: „Do Prezesa firmy... Pan...” W piśmie kierowanym do osoby prywatnej należy najpierw wpisać adres pocztowy, a następnie nazwisko i inicjały adresata. Nazwę odbiorcy możesz poprzedzić słowem Attn., na przykład Attn. Pan. Czarny (uwaga, pan Black).
Jeżeli znane jest stanowisko adresata, wskazane jest podanie go po nazwisku. Na przykład: Dot. Pan. Black, kierownik działu (uwaga, pan Black, kierownik działu). Zwracając się do poszczególnych osób, używa się nieformalnego wyrażenia Drogi. Na przykład: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowny Panie. Brawn, Dear John, a w przypadku kontaktu z firmą - formalnie Dears Sirs (Europa), Gentleman (USA).
Należy pamiętać, że nazwiska, adresy, adresy, każde słowo tytułu urzędowego, stanowisk, nazw przedmiotów korespondencji pisane są za pomocą Wielka litera(ABC komunikacja biznesowa// Biznes dla każdego. M., 1991. Wydanie 1.S. 33, 34).
Po adresie zwykle następuje zdanie wprowadzające. Formułuje się go w zależności od rodzaju listu i jego przeznaczenia.
W prawej górnej części listu nazwa firmy - w mianowniku umieszczony jest odbiorca listu, a następnie adres pocztowy.
W dokumencie wysyłanym do menadżera nazwa organizacji zawarta jest w tytule stanowiska menadżera.
W piśmie adresowanym do osoby prywatnej wpisz najpierw adres pocztowy, a następnie nazwisko i inicjały adresata.
Po apelu zwykle następuje zdanie wprowadzające, którego formułowanie zależy od rodzaju pisma i jego celu.
Dlatego wprowadzenie charakteryzuje się dużą różnorodnością. Jednocześnie istnieje wiele zwrotów etykiety, które są najczęściej używane podczas pisania i są stereotypowe. Znajomość ich lub posiadanie ich pod ręką skraca czas pisania wiadomości i w wielu przypadkach poprawia kulturę pisania. Przykłady z niektórych stabilnych formuł etykiety:
Otrzymaliśmy Twój list nr... z dnia 1 listopada tego roku, z którego z radością się dowiedzieliśmy
(z przyjemnością dowiedzieliśmy się), że...
Otrzymaliśmy Twój list z dnia 15 maja tego roku. wraz z załączonymi do niego dokumentami.
Jesteśmy zadowoleni z szybkiej reakcji na naszą prośbę.
Dziękujemy za list od... lub nr. ...W odpowiedzi informujemy...
Potwierdzamy otrzymanie Twojego listu od... wraz ze wszystkimi załącznikami
Niniejszym potwierdzamy otrzymanie Pańskiego listu z dnia 14 marca br. i informujemy, że...
Jesteśmy niezmiernie zaskoczeni Waszym listem od..., w którym informujecie...
Z zaskoczeniem dowiedzieliśmy się z Państwa telegramu (teleksu), że...
W uzupełnieniu do naszego pisma z 12 lutego br. Informujemy Cię, że...
Pozwól, że napiszę do Ciebie...
Musimy Ci przypomnieć...
Przypominamy (informujemy) po raz kolejny...-
Przykro nam (wyrażamy ubolewanie) z powodu Twojej odmowy (milczenie).
Niestety w dalszym ciągu nie otrzymaliśmy odpowiedzi na nasz list od... i zmuszeni jesteśmy ponownie Państwa przypomnieć (zapytać).
W związku z Państwa listem od... informujemy, że z przykrością...
W odpowiedzi (odpowiadając, powołując się) na Państwa list informujemy, że...
W potwierdzeniu naszego telegramu od... informujemy, że...
W potwierdzeniu naszej rozmowy telefonicznej, która odbyła się 5 czerwca br., informujemy, że...
Przyjmujemy do wiadomości Twój list od. i zgłoś.
Jesteśmy zmuszeni o tym poinformować.
Informujemy Cię, że...
Chcielibyśmy cię poinformować...
Informujemy...
Na Twoją prośbę wyślemy Ci...
Przepraszamy za opóźnienie w odpowiedzi na Państwa list od...
Proszę przyjąć nasze przeprosiny.
Dziękujemy (jesteśmy Państwu wdzięczni, wyrażamy naszą wdzięczność) za świadczoną usługę (pomoc, wsparcie).
Treść listu uzależniona jest od problemów i zadań, które należy rozwiązać drogą korespondencyjną. List biznesowy nie powinien być długi. Często treść ogranicza się do jednego lub kilku zdań wyrażających prośbę, zgodę lub odmowę.
Przykłady zwrotów, które mogą stanowić podstawę krótkich listów:
Uprzejmie prosimy o poinformowanie nas o terminie dostawy...
Prosimy o przyspieszenie wysyłki...
Proszę nas o tym powiadomić.
Prosimy o informację o podjętej decyzji w tej sprawie... Prosimy o przesłanie... Potrzebujemy dodatkowych informacji na temat...
Prosimy o informację, czy nasza oferta jest dla Państwa akceptowalna. Prosimy o potwierdzenie przyjęcia naszego zamówienia do realizacji. Twoja prośba o... została spełniona.
W odpowiedzi na Twój list od... informujemy, że Twoja prośba o dostawę... została rozpatrzona pozytywnie.
Niniejszym informujemy, że Twoje zapytanie (zamówienie, oferta) zostało przez nas przyjęte. W odpowiedzi na Państwa żądania... informujemy, że podjęliśmy następujące działania... W odpowiedzi na Państwa prośbę (zamówienie) z przykrością informujemy (musimy, jesteśmy zmuszeni poinformować), że nie możemy (nie mamy możliwość), aby ją (to) spełnić. Niestety jesteśmy zmuszeni odrzucić Twoją ofertę. Niestety, Twoja prośba nie może zostać spełniona z powodu następujące powody...
Twoja prośba (propozycja) jest rozpatrywana. Po otrzymaniu wyników przeglądu niezwłocznie Państwa o tym poinformujemy.
Twoja propozycja zostanie przyjęta z przyjemnością (wdzięcznością), jeśli zgodzisz się na wprowadzenie w niej następujących zmian...
Twoje zamówienie zostanie zrealizowane pod warunkiem (np. jeśli zgodzisz się na późniejszy termin dostawy potrzebnego Ci towaru. Termin wysyłki jest dla nas akceptowalny.).
Pisząc główny tekst listu, stosuje się następujące zwroty:
W związku (zgodnie) z Twoją prośbą... W związku z powyższym... Jednocześnie... Po pierwsze... Po drugie... itd. Przede wszystkim...
Poza tym... poza tym... Niemniej jednak... pomimo... Następnie jesteśmy zmuszeni... Nie trzeba dodawać, że...
Uważamy to za konieczne (ważne, konieczne, właściwe).
Zgodnie z Twoją prośbą (załączone dokumenty).
Jesteśmy tego absolutnie pewni.
Wyrażamy naszą pewność...
Dotyczy to Twojej prośby (sugestii)...
Fakt jest taki.
Inaczej jesteśmy zmuszeni. W obecnej sytuacji... Naszym zdaniem...
Nie zgadzamy się z Twoim punktem widzenia z następujących powodów... W przypadku Twojej odmowy (brak płatności). Dalej piszesz. Oprócz.
Oprócz powyższego (powyżej, o którym mowa powyżej), informujemy Państwa...
Konieczne jest (konieczne, konieczne, musi, chcieć, uważać za konieczne) do dodania (zaznaczone, zauważone).
W związku z powyższym (wymienionym powyżej) następuje (chcemy, musimy, potrzebujemy).
Podsumowanie (zawarcie, podsumowanie, podsumowanie). Zatem (podsumowując). Aby uniknąć opóźnień... Trzeba (trzeba, trzeba) przyznać, że... Mamy z tym trudności. Faktycznie...
W związku z Twoją prośbą (komentarzem) zwracamy uwagę, że
Co...
Wyrażamy żal (wątpliwość, zdziwienie, satysfakcję). Żałujemy...
Na naszą obronę pragniemy poinformować... W odpowiedzi na Państwa zarzuty pragniemy Państwa poinformować. Przyznajemy...Sami też byśmy od Was kupili...
Dostawy zostaną zrealizowane (zrealizowane).
Potwierdzamy odbiór...
Zwróć swoją uwagę na...
Bez wątpienia (oczywiście) wiesz.
Na końcu listu biznesowego znajdują się prośby o napisanie lub poinformowanie, a także życzenia, nadzieje na dalszą współpracę, otrzymanie zamówień itp. Tutaj również mogą pojawić się przeprosiny i podziękowania.
List kończy się formułą grzecznościową wskazującą stanowisko, nazwisko i inicjały osoby podpisującej list, a w niektórych przypadkach zostaje opatrzona pieczęcią.
Podobnie jak w przypadku innych elementów konstrukcyjnych listu biznesowego, na końcu stosuje się wyrażenia stabilne, na przykład:
Prosimy o zaznaczenie swojej zgody. Z poważaniem. Proszę napisać o swojej decyzji. Z poważaniem.
Prosimy o potwierdzenie otrzymania zamówienia i poświęcenie mu należytej uwagi. Z poważaniem...
Mamy nadzieję na szybką reakcję. Z poważaniem.
Uprzejmie prosimy o nie zwlekanie z udzieleniem odpowiedzi. Z poważaniem. Daj nam znać. Z poważaniem. Prosimy o poinformowanie nas o podjętych środkach. Z poważaniem. Oczekujemy Twojej odpowiedzi w nadchodzących dniach. Z poważaniem. Będziemy wdzięczni za szybką odpowiedź. Z poważaniem. Mamy nadzieję otrzymać odpowiedź w najbliższej przyszłości, za co z góry dziękujemy. Z poważaniem...
Liczę na przychylną odpowiedź. Z poważaniem. Mamy nadzieję, że spełnicie naszą prośbę. Z poważaniem. Czekamy na Państwa zamówienia (zatwierdzenie, zgoda, potwierdzenie). Z poważaniem. Z wyrazami szacunku i nadzieją na dalszą współpracę... Z góry dziękuję za wykonaną usługę. Z poważaniem... W nadziei na pozytywne rozwiązanie problemu. Z poważaniem. Jeżeli potrzebujesz pomocy (pomocy), skontaktuj się z nami. Z poważaniem...
Mając nadzieję na owocną współpracę. Z poważaniem. Po otrzymaniu pisma prosimy o pisemne potwierdzenie (telegraf, fax.). Z poważaniem. Zapewniamy, że... Pozdrawiamy.
Jeżeli do listu załączona jest dokumentacja, rysunki itp., wówczas na końcu wskazywana jest obecność załącznika, np.:
„Załącznik: od nr…”
Zgodnie z oficjalną etykietą odpowiedź podpisuje pracownik na równym (lub wyższym) stanowisku. Jeśli więc pod listem inicjatywnym podpisał się dyrektor (prezes, przewodniczący), to odpowiedź na nie podpisuje także ten sam dyrektor, lub w skrajnym przypadku jego zastępca.
xxxxxxx
3.11. 5.
W obrocie gospodarczym występują dokumenty ściśle urzędowe, sporządzane według jednego szablonu lub zgodnie z przyjętymi standardami (np.) oraz dokumenty niemal nieformalne, sporządzane, gdy konieczne jest rozwiązanie nieoczekiwanej sprawy, zwrócenie się o pomoc lub wyrażenie wdzięczność. Błędnie uważa się, że „darmowa” forma jest łatwiejsza w użyciu; wręcz przeciwnie, aby napisać przekonujące odwołanie lub pismo, trzeba będzie włożyć w to znacznie więcej wysiłku niż wypełnienie standardowego formularza.
Do drugiej kategorii dokumentów zalicza się szeroką gamę żądań, których próbki można znaleźć poniżej. Kompetentne i jasne skomponowanie takiego przekazu jest czasami nie mniej ważne niż. Poniżej znajdują się przykłady pism z prośbą o pomoc: instrukcja krok po kroku o stworzeniu idealnego dokumentu i wskazówkach, jak wysłać go do odbiorcy.
Instrukcja pisania listu motywacyjnego
Oraz wiadomości z prośbą o pomoc i oczywiste powody nie można sporządzić według jednego modelu: stosując ujednoliconą formę, po prostu nie da się dostosować do konkretnych okoliczności. Rzeczywiście, aby prośba odniosła pożądany skutek, niezwykle ważne jest uwzględnienie osobowości odbiorcy, jego statusu społecznego, aktualnej sytuacji finansowej i innych czynników. Ponadto pismo musi mieć charakter wyraźnie poufny: jeśli jest to ściśle poufne oficjalny dokument, odbiorca, który domyślnie jest w korzystniejszej sytuacji, najprawdopodobniej będzie wolał odpowiedzieć rezygnacją z subskrypcji lub po prostu odmówić dialogu, wysyłając wiadomość do kosza.
Ważny: W całym liście musisz zachować ciepły i pełen szacunku ton. Nie wolno nam zapominać, że list z prośbą nie jest żądaniem oficjalnym; może zostać łatwo zignorowany lub odrzucony przez odbiorcę. Sam szacunek bez wystarczającej motywacji nie przyniesie rezultatów, ale przynajmniej może utrzymać uwagę czytelnika, zmuszając go do dotarcia do końca tekstu.
Zanim zaczniesz pisać list z prośbą o rozwiązanie problemu, odroczenie płatności lub udzielenie rabatu, warto zdecydować się na adresata. W zależności od okoliczności mogą to być:
- osoba prywatna – na przykład zamożny inwestor lub wpływowy naukowiec;
- indywidualny przedsiębiorca lub właściciel spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- osoba prawna jako całość, jeżeli nadawca nie zna nazwiska dyrektora lub nie ma dla niego sensu, kto dokładnie odpowie na wiadomość;
- urzędnik publiczny dowolnego szczebla - od burmistrza małego miasteczka po gubernatora lub odpowiedzialnego kierownika dowolnej struktury.
Naturalnie, list wysłany do przeciętnego przedsiębiorcy będzie się bardzo różnił duchem od oficjalnego komunikatu z prośbą o pomoc do prezesa państwowej korporacji. Jednakże struktura wszystkich pism z prośbą jest w przybliżeniu taka sama; Wystarczy, że kompilator zorientuje się, które elementy muszą znajdować się w dowolnej literze, które można zmieniać, a z których lepiej całkowicie zrezygnować. Jest to o wiele trudniejsze niż, ale nadal możliwe. Poniższe instrukcje pomogą Ci zrozumieć sytuację.
Drugą kwestią, którą należy doprecyzować przed napisaniem wniosku, jest konstrukcja dokumentu. Jak już wspomniano, nie ma jednolitej formy przekazu, ale plan ogólny wszelkie listy biznesowe są prawie takie same - należy ich przestrzegać. Oficjalna lub półformalna prośba o pomoc, pomoc lub usługi składa się z następujących bloków:
- "Czapka". Składa się z logo organizacji, dodatkowych wzorów (zaleca się użycie własnego projektu, a nie gotowych; nie zaszkodzi zatrudnić do tego profesjonalnego projektanta) oraz nazwy organizacji wysyłającej, jeśli ta nie jest częścią znak graficzny, marka. Wbrew powszechnemu przekonaniu, w „czapce” umieść symbole państwowe Federacja Rosyjska zawierający flagę i herb jest opcjonalny, zwłaszcza jeśli nadawcą jest osoba prywatna, indywidualny przedsiębiorca lub mała firma niemająca powiązań z agencjami rządowymi. Obecność flagi i herbu raczej nie wpłynie na decyzję odbiorcy, jednak (nieudolnie użyte) atrybuty te wzbudzą u czytelnika podejrzenia co do wiarygodności wnioskodawcy.
- Część wprowadzająca. Obejmuje:
- oficjalne nazwy firmy wysyłającej (pełne i skrócone) lub nazwisko, imię i patronimik nadawcy pisma z prośbą;
- dane adresata, w tym NIP, OGRN, kody statystyczne, numery rejestracyjne i rachunek bieżący;
- dane kontaktowe: pełny adres z kodem pocztowym, numery telefonów, adres e-mail, konta komunikatorów i w sieciach społecznościowych i tak dalej;
- opcjonalnie - imię lub nazwisko, imię i patronimika odbiorcy, w zależności od tego, czy jest to osoba prawna czy fizyczna;
- powitanie oddzielone od tekstu głównego pustą linią i wyróżnione większą czcionką;
- wskazania podstawy odwołania (wystąpienie opóźnienia, analiza wyników, obecność ustnego porozumienia, rozmowy telefoniczne itp.);
- cel wniosku (eliminacja nieporozumień, szybkie rozwiązanie problemu lub natychmiastowa pomoc danej osobie).
- Tekst główny. W treści pisma należy podać (w miarę możliwości zwięźle, zrozumiale i literackim językiem rosyjskim) istotę żądania: spłatę długu, przeprowadzenie prac remontowych, udzielenie pomocy finansowej schronisku lub udzielenie rabatu. Już na samym początku tekstu należy podkreślić, że list jest właśnie prośbą; Najłatwiej to zrobić, używając odpowiednich pochodnych: „Szczerze proszę”, „Prosimy”, „Nasza organizacja prosi”, „Składam do Ciebie prośbę” - i inne. Jak już wspomniano, list z prośbą nie jest wymogiem, a tym bardziej rozkazem, dlatego od początku do końca wiadomości należy bezwzględnie zachować pełen szacunku ton, pamiętając, że zainteresowana osoba w tym przypadku- nadawca, a nie czytelnik. Jedynym wyjątkiem są wiadomości z prośbą o spłatę zadłużenia; ale i w tym przypadku nie należy zapominać o szacunku dla adresata. Nie zaszkodzi też dodać na początku listu kilka ciepłych słów (jeśli nadawca i odbiorca dobrze się znają) lub formalnych komplementów, jeśli nadawca i odbiorca nie komunikowali się wcześniej lub interakcja miała charakter ściśle biznesowy struktura. Jeśli w jednym liście znajduje się kilka próśb, które zasadniczo się od siebie różnią lub są ze sobą powiązane, należy każdemu z nich nadać osobny akapit lub jeszcze lepiej stworzyć listę punktowaną, która będzie miała znaczną przewagę wizualną nad tekstem ciągłym.
- Wniosek. Jeżeli list ma dla nadawcy szczególne znaczenie, warto w tym miejscu jeszcze raz (krótko i przekonująco) wezwać czytelnika do działania. Można to zrobić albo w dwóch, trzech zdaniach, które stanowią kwintesencję tekstu głównego, albo za pomocą przyciągającego uwagę hasła. Jednak nie powinieneś dać się zbytnio ponieść emocjom; list z prośbą musi mieć charakter poufny i nie może mieć charakteru komercyjnego ani reklamowego. Lepiej, żeby jego styl był nieskomplikowany, niż celowo weryfikowany, wzbudzający w czytelniku wątpliwości co do szczerości nadawcy. Jest to szczególnie ważne, jeśli w piśmie znajduje się prośba o pomoc lub wsparcie.
- Pożegnanie i podpis. nie zawsze jest umieszczony. Jeśli celem sporządzenia dokumentu jest uzyskanie pomocy lub wsparcia, sensowne jest użycie innej formuły zamiast tej, na przykład „Z góry dziękuję”, „Z góry dziękuję”, „Dziękuję za uwagę ”, „Dziękuję bardzo za pomoc” i tak dalej. Niezależnie od użytego wyrażenia, jest ono z pewnością i bezwarunkowo oddzielone od samego podpisu przecinkiem, a także, jeśli pozwala na to miejsce, nowym wierszem. Znak interpunkcyjny nie ma w tym wypadku znaczenia funkcjonalnego, lecz graficznego, ułatwiającego czytelnikowi dostrzeżenie tekstu; to samo dotyczy przeniesienia podpisu do następnej linii.
- Data i pieczęć. Bezpośrednio po podpisie na dole listu należy umieścić datę jego powstania lub, jeśli została napisana wcześniej, datę wysłania. Złożenie pieczątki i podpisu osobistego nie jest konieczne, ale zdecydowanie zalecane: jest to kolejny wyraz szacunku dla adresata. Nawet jeśli wiadomość przesyłana jest drogą elektroniczną (choć zaleca się korzystanie z dokumentów papierowych), na końcu strony warto umieścić elektroniczne kopie odcisku pieczęci (pieczęci) i osobisty podpis nadawcy lub poświadczające dokument pieczęcią. ulepszony elektroniczny podpis cyfrowy.
Rada: jeżeli dla adresata ważne jest otrzymanie odpowiedzi na wniosek w określonym terminie, należy o tym wspomnieć w tekście głównym: np. „Czekamy na Twoją odpowiedź najpóźniej do... ” lub „Mamy nadzieję otrzymać wyjaśnienia do…”. W przeciwnym razie odbiorca, który nie jest związany żadnymi obowiązkami w stosunku do dokumentu, może opóźnić odpowiedź, co stworzy dodatkowe trudności dla nadawcy.
Wysyłając list z prośbą o pomoc lub spłatę długu należy zwrócić uwagę, że w organizacjach obsługą korespondencji przychodzącej zajmuje się sekretarz lub osoba upoważniona. Dlatego wnioskodawca, który chce, aby jego wiadomość została odczytana bezpośrednio przez kierownika lub dyrektora, musi zanotować na kopercie adnotację „Osobiście do ręki”, „Poufne” lub „Do rozpatrzenia… (nazwisko i inicjały adresata). ” Jeśli jednak w dokumencie znajduje się żądanie nie naruszające tajemnicy osobistej, handlowej lub przemysłowej, nie stanie się nic katastrofalnego, jeśli wiadomość zostanie najpierw odczytana i zarejestrowana przez sekretarza, a dopiero potem przekazana dyrektorowi lub kierownikowi.
Kilka wskazówek, jak napisać wiadomość z prośbą o pomoc:
- List musi być napisany dobrym językiem rosyjskim, bez błędów i literówek. Jest to nie tylko oznaka umiejętności czytania i pisania nadawcy, ale także dowód jego szacunku dla odbiorcy. Jeżeli autor dokumentu nie zadał sobie trudu ponownego przeczytania tekstu, to co najmniej nierozsądne jest mówienie o szczerości ciepłych słów, jakie skierował do adresata.
- Jeśli nie da się zastosować papieru firmowego (np. go po prostu nie ma), warto chociaż spróbować wybrać atrakcyjną czcionkę za pomocą różne rozmiary i style. List z prośbą powinien być nie tylko przekonujący, ale także miły dla oka – w przeciwnym razie adresat może nie uzbroić się w cierpliwość i przerwać czytanie w połowie, nie dochodząc do sedna.
- Pamiętając, że wiadomość z prośbą o pomoc lub wsparcie nie jest dokumentem ściśle urzędowym, pisząc ją należy unikać biurokratycznego języka i zbyt długich zdań. Im łatwiej odbiorca zapozna się z dokumentem i zrozumie istotę żądania, tym większe jest prawdopodobieństwo, że odpowie i podejmie niezbędne działania.
Błędy przy pisaniu listu z prośbą
Aby w końcu zrozumieć zasady i cechy pisania listów motywacyjnych, warto rozważyć mały przykład zawierający błędy typowe dla niedoświadczonych autorów:
Drogi A. D. Valensky!
Prosimy o datki na rzecz naszego Funduszu Ochrony Środowiska dzikie jeże Region moskiewski dowolna kwota zaczynająca się od 500 tysięcy rubli. Na odpowiedź czekamy do 25 sierpnia tego roku. Nasz rachunek bieżący to 1234567890.
Petrov L.M., zastępca pierwszego prezesa Fundacji.
Lista błędów popełnionych w piśmie i przykłady poprawnych rozwiązań:
- „Drogi Valensky A.D.” Prawidłowa opcja:„Drogi Andrieju Denisowiczu!” (wspomnienie imienia i patronimii działa lepiej na odbiorcę niż chłodno formalne zwracanie się do nazwiska).
- W liście z prośbą całkowicie brakuje przyjaznych słów i komplementów. Prawidłowa opcja:„Wiemy, że od dawna i produktywnie pracujecie nad odtworzeniem rzadkich populacji jeży i prowadzicie własne małe zoo, a także jesteście laureatami nagrody państwowej „Pomóżmy Jeżom” za lata 2009, 2011 i 2015.”
- W tym przykładzie nie ma przekonujących argumentów. Prawidłowa opcja:„Nie tylko wydajesz niezależne badania i komunikują się z czołowymi ekspertami w dziedzinie eugeniki jeży, ale także aktywnie pomagają różnym organizacjom ekologicznym, a także wielokrotnie wyrażali chęć sponsorowania wszelkich działań związanych z tworzeniem sprzyjającego środowiska emocjonalnego dla tych ssaków.”
- „Prosimy o wpłaty…” Pisząc do jednej osoby, zwłaszcza w liście biznesowym, a zwłaszcza jeśli zawiera on prośbę, zaimek „Ty” należy pisać dużą literą. Używając innej pisowni - wyraźny znak brak szacunku lub przynajmniej nieuwaga kompilatora, co jest całkowicie niewłaściwe w takiej wiadomości. Poprawny przykład:„Prosimy o datki”.
- Główna część wniosku zawiera albo za mało, albo za dużo szczegółów. Należy szerzej opisać istotę działalności Fundacji, ale jednocześnie zapewnić czytelnikowi możliwość samodzielnego wyboru wysokości darowizny. Nie ma wyraźnej potrzeby wskazywania konkretnej daty otrzymania odpowiedzi: wzmiankę o niej należy albo uzasadnić, albo wykluczyć z treści pisma. Poprawny przykład: « W związku z Państwa zainteresowaniem problematyką zwracamy się z uprzejmą prośbą o przekazanie datku na rzecz naszej Fundacji, która od 2009 roku gromadzi informacje o liczebności populacji jeży w obwodzie moskiewskim i warunkach ich bytowania, a także opracowuje projekty relokacji zwierząt znajdujących się w niekorzystnej sytuacji do większej liczby wygodne miejsca. Możesz dokonać przelewu na nasze konto bankowe 1234567890 lub kontaktując się z naszym przedstawicielem wybrać inny dogodny sposób pomocy jeżom. Jeżeli nie jest to dla Państwa trudne, prosimy o odpowiedź na pismo najpóźniej do 25 sierpnia br.: już na początku września rozpoczynamy zakrojony na szeroką skalę i kosztowny projekt, w którym i Państwo mogą wziąć udział.”
- Brakuje również powyższego wniosku i wniosku. Prawidłowy przykład: „ Liczymy na Państwa zrozumienie i współczucie. Zawsze jesteśmy gotowi odpowiedzieć na wszelkie pytania i uwzględnić wszelkie uwagi. Zdrowe i szczęśliwe jeże- przyszłość naszej ekologii!
- W wiadomości z prośbą o darowiznę nie ma ostatecznej formuły grzeczności. To, podobnie jak większość innych błędów, wskazuje albo na niezdolność nadawcy do napisania listu biznesowego (jak więc można mu powierzyć pieniądze?), albo na jego wyraźny brak szacunku dla adresata. Poprawny przykład:
Z góry dziękuję za twoją pomoc!
Zastępca Pierwszego Prezesa Fundacji
L. M. Pietrow.
Przykłady listów z prośbą
Choć listy z prośbą są pisane w dowolnej formie, dla piszącego, zwłaszcza takiego, który nie miał wcześniej takiego doświadczenia, przydatne będzie zapoznanie się z przykładami najczęściej spotykanych komunikatów.
O podziale pieniędzy
Jeśli chcesz zwrócić się o pomoc lub korzyści do inwestora, sponsora lub pożyczkodawcy, powinieneś wystosować pismo z prośbą o fundusze.
O dostawie towaru
Czasami trzeba poprosić dostawcę o przesunięcie terminu dostawy towaru w tę czy inną stronę lub o jak najszybsze złożenie zamówienia na nową partię.
O odroczeniu płatności
O obniżce czynszu
Jeżeli wynajmujący zdecyduje się na podwyżkę czynszu lub jakiś czas po zawarciu umowy najemca zorientuje się, że mógłby wydać mniej, można spróbować zaradzić sytuacji wysyłając pismo do drugiej strony z prośbą o obniżenie czynszu .
O udzielaniu rabatów
Nie zawsze sprzedawca produktu lub usługi oferuje stałym lub szczególnie dochodowym klientom udział w programie rabatowym. Wysłanie pisma z prośbą o rabat pomoże osiągnąć uczciwość przy jednoczesnym zachowaniu doskonałych relacji między stronami.
O spłacie zadłużenia
Od czasu do czasu nawet najbardziej szanowany pożyczkobiorca lub klient zapomina o kolejnej racie lub obowiązku zapłaty za zakup. List z prośbą o spłatę długu pomoże delikatnie zwrócić uwagę na jego niewłaściwe zachowanie.
O pomoc w rozwiązaniu problemu
Jeśli pytanie nie jest ściśle sektor finansowy a obywatel lub organizacja potrzebuje kompleksowej pomocy, może wyjść z sytuacji pisząc i wysyłając pisma do kilku wpływowych odbiorców z prośbą o pomoc w rozwiązaniu problemu.
Funkcje wysyłania listu z prośbą
Istnieje kilka wskazówek dotyczących wysyłania formalnych wiadomości z prośbą o pomoc lub wsparcie:
- Lepiej jest korzystać z papierowych wersji dokumentu niż z wersji elektronicznej, wysłane kurierem lub listem poleconym za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej. Takie podejście pokaże nie tylko szczególne zainteresowanie nadawcy, ale także jego chęć posunięcia się do tego stopnia, aby uzyskać odpowiedź na określone wydatki, co z pewnością wywrze pozytywne wrażenie na odbiorcy.
- W niektórych przypadkach warto napisać list odręcznie(oczywiście pismem odręcznym, łatwym do odczytania i miłym dla oka) i na dobrym papierze. Ta metoda raczej nie sprawdzi się w przypadku wysyłek masowych, ale z pewnością pomoże zainteresować konkretnego odbiorcę.
- Listy do obowiązkowy są zarejestrowane w dzienniku dokumentów wychodzących organizacji wysyłającej, a po otrzymaniu - w dzienniku dokumentów przychodzących odbiorcy. Jeżeli korespondencja toczy się pomiędzy osobami prywatnymi, nie ma konieczności rejestrowania wiadomości.
Podsumujmy to
List z prośbą o pomoc powinien być napisany poprawnie i możliwie najkrócej. Do zaprojektowania dokumentu lepiej zastosować papier firmowy, a jeśli nie jest to możliwe, przynajmniej wybrać atrakcyjną czcionkę. Gotowy list lepiej wysłać kurierem lub pocztą.
Wiadomość musi zawierać wstęp, kilka ciepłych słów skierowanych do odbiorcy, uzasadnienie i istotę prośby. Podsumowując, warto zastosować tradycyjne formuły grzecznościowe: „Z góry dziękuję” lub „Z wyrazami szacunku”. Zaleca się poświadczenie dokumentu podpisem kierownika oraz pieczęcią lub pieczęcią organizacji, a w przypadku przesłania przez e-mail- zeskanowane obrazy podpisu i odcisku pieczęci lub elektronicznego podpisu cyfrowego.
Zapytanie ofertowe to prośba o uzyskanie niezbędnych informacji, towarów, usług, dokumentów, o przedstawienie rekomendacji, o zorganizowanie spotkania itp. Przy jego sporządzaniu należy uzasadnić potrzebę realizacji żądania. Może być adresowany do konkretnego do osoby Lub osoba prawna— organizacje. Ten typ pisma mogą zawierać więcej niż jedno żądanie.
Biznes
„Drogi Iwanie Iwanowiczu!
Twoja firma od kilku lat uczestniczy w Programie Poradnictwa Karierowego dla kandydatów, pomagając im w podjęciu decyzji o wyborze zawodu.
Jako menedżer HR jesteś zainteresowany szkoleniem specjalistów, a my jesteśmy gotowi pomóc uczniom w rozpoczęciu kształcenia mistrzów swojego rzemiosła. Dziś zawód menedżera jest jednym z najczęstszych, ale wielu kandydatów nie ma jasnego pojęcia o jego znaczeniu.
W związku z tym prosimy o zorganizowanie spotkania dyrektora generalnego z kandydatami w dniu 23 marca o godzinie 15.00 w siedzibie Państwa firmy.
Opowiadając chłopakom dziś o tajnikach zawodu, kładziesz podwaliny pod szkolenie prawdziwych profesjonalistów jutro. Być może za kilka lat któreś z nich przeniesie Twoją firmę na nowy poziom rozwoju.
Z szacunkiem i wdzięcznością,
Dyrektor centrum zatrudnienia
P.P. Pietrow”
O pomocy charytatywnej
Prawa kolumna tabeli przedstawia pełny tekst listu, lewa kolumna zawiera wykaz zastosowanych technik.
Zaczynamy od komplementu dla obdarowanej osoby Drogi Pawle Iwanowiczu!
Twoje przedsiębiorstwo jest jednym z największych w regionie, a Ty jako jego dyrektor należysz do elity biznesowej naszego regionu.
Odbiorcy oferujemy atrakcyjną ofertę Ludzie przedsiębiorczy, przedsiębiorczy przez cały czas dążyli nie tylko do osiągnięcia sukcesu materialnego, ale także do pozostawienia swojego śladu w historii miasta, regionu i kraju oraz bycia zapamiętanym za swoje dobre uczynki. Pokazujemy, jak możemy pomóc wykorzystać tę szansę A dzisiaj, kiedy nasz kraj opiera się na młodzieży, trudno znaleźć bardziej potrzebną, świętą sprawę niż pomoc młodym mężczyznom i kobietom z rodzin znajdujących się w niekorzystnej sytuacji.
W naszym mieście są już tacy, którzy taką pomoc niosą – pod patronatem Prezydenta Miasta działa nasz ośrodek charytatywny Dziedzictwo, działający dzięki darowiznom od mieszkańców, ucząc trudną młodzież rzemiosła ludowego.
Pokazujemy wagę naszej prośby. „Bierzemy to sobie do serca” Dzieciom z trudnych rodzin często brakuje ciepła, a jednym z najcieplejszych i najbardziej słonecznych zajęć jest garncarstwo. Dlatego chcemy otworzyć w naszym ośrodku pracownię garncarską. Wyrabiając tradycyjną ceramikę i pamiątki dla gości ośrodka i turystów, dzieci będą mogły nauczyć się nowego zawodu i zasłużyć na wdzięczność innych – a to jest bardzo ważne dla ich adaptacji społecznej. Wyrażamy naszą prośbę Do wyposażenia pracowni garncarskiej potrzebujemy pieca do wypalania ceramiki - prosimy o pomoc w jego zakupie. Koszt pieca z instalacją wynosi 2 miliony rubli. Zapraszamy do zrobienia kroku w naszą stronę Cała dokumentacja projektowa i kosztorysowa dotycząca jego zakupu i montażu została już przygotowana, a my chętnie ją Ci udostępnimy, abyś wiedział dokładnie, w jaki sposób zostaną wykorzystane Twoje środki. Podsumujmy: jeśli pomożesz, będzie szczęście
