Dom Higiena Metodologia modelowania procesów biznesowych przedsiębiorstwa świadczącego usługi transportu drogowego w programie MS Visio na przykładzie firmy transportowej EcoTrans LLC.

Higiena

Metodologia modelowania procesów biznesowych przedsiębiorstwa świadczącego usługi transportu drogowego w programie MS Visio na przykładzie firmy transportowej EcoTrans LLC.

Szkolenia prowadzone są na komputerach osobistych.

Kurs poświęcony jest opisowi procesów biznesowych z wykorzystaniem popularnego edytora grafiki biznesowej Microsoft Visio. który jest łatwy do nauczenia, a jednocześnie pozwala szybko i sprawnie tworzyć modele biznesowe.

Podczas szkolenia omawiane są najpopularniejsze metodyki (notacje) modelowania procesów biznesowych wspieranych przez Visio oraz rozwijane są praktyczne umiejętności konstruowania graficznych diagramów procesów w MS Visio.

Program kursu skierowany jest do specjalistów zajmujących się opisem, analizą i optymalizacją procesów biznesowych.

Podstawowe funkcje Microsoft Visio niezbędne do rysowania diagramów procesów biznesowych.
- Praca z arkuszami wykresów. Korzystanie z zestawów kształtów. Praca z przykładowymi figurami. Dodawanie kształtów do diagramu. Rysowanie dynamicznych linii łączących pomiędzy kształtami. Przyklejanie linii łączących do kształtów. Klejenie dynamiczne i statyczne. Ustaw opcje przyciągania i klejenia. Korzystanie z funkcji automatycznego łączenia. Zmiana rozmiaru i położenia kształtów. Zmień rozmiar i położenie pola tekstowego kształtów. Uchwyty kształtu: zaznaczenie, obrót, pole tekstowe, sterowanie, punkt połączenia. Formatowanie kształtów. Kopiowanie kształtów i ich format. Automatyczne wyrównywanie i rozmieszczanie figur. Grupowanie kształtów i łączenie ich w pojemniki. Skalowanie, zmiana rozmiaru i wyglądu strony diagramu. Konfigurowanie parametrów strony wykresu i drukowanie.
Podstawowe zasady konstruowania diagramów procesów.
- Budowanie sieci procesów najwyższego poziomu. Rozkład procesu. Określenie celów opisu procesu. Definicja granic procesu: wejścia, wyjścia, dostawcy i konsumenci. Budowa diagramów procesów poziomu górnego i dolnego. Reguły wyświetlania logiki wykonania procesu. Zasady stosowania zdarzeń i operatorów logicznych. Wyświetlanie odpowiedzialnych i realizujących się procesów.
Metodologie i standardy opisu procesów biznesowych wspierane przez Microsoft Visio.
- Najczęściej stosowane metodyki i standardy (notacje) do opisu procesów biznesowych, wspierane przez oprogramowanie Microsoft Visio. Schemat procesu IDEF0. Typowy schemat przebiegu procesu. Schemat przepływu procesu z torami pływackimi. Schemat procesu ARIS VAC (diagram łańcucha wartości dodanej). Schemat procesu ARIS EPC (łańcuch procesów sterowanych zdarzeniami). Schemat procesu BPMN (Business Process Model and Notation). Analiza porównawcza, zalety, wady i obszary zastosowań oznaczeń. Wyświetlanie procesów ręcznych i zautomatyzowanych na diagramie. Ustalanie parametrów czasowych i kosztowych procesów, wymagań czasowych i jakościowych oraz innych niezbędnych danych.
Funkcje usługi MS Visio w zastosowaniu do zadania opisu procesów biznesowych.
- Dekompozycja i instalacja hiperłączy do zagnieżdżonych diagramów procesów biznesowych. Ustaw i edytuj ochronę kształtów diagramów. Konfiguruj kształty wykresów, aby łączyć się z różnymi zewnętrznymi plikami, dokumentami i zasobami. Tworzenie i edycja atrybutów obiektów diagramów. Dodawanie i edytowanie pól właściwości (atrybutów) kształtów. Tworzenie i edycja zestawów kształtów. Generowanie raportów w oparciu o wykresy graficzne. Generowanie publikacji HTML diagramu graficznego.

Włodzimierz Repin

Dyrektor generalny Władimir Repin Management LLC

Członek ABPMP Rosja

Konsultant zarządzania

Trener biznesu

Kandydat nauk technicznych

W artykule omówiono zagadnienia wyboru notacji opisującej procesy na potrzeby późniejszej regulacji. Porównano często używane notacje Work Flow, takie jak: „Prosty schemat blokowy” w MS Visio, „Procedura” w Business Studio, notacja ARIS eEPC i inne. Porównując notacje, główny nacisk położony jest na tworzenie diagramów procesów, które są proste i zrozumiałe dla pracowników organizacji.

Dla analityków biznesowych przedsiębiorstw omówione w artykule tezy stanowią poważny powód do zastanowienia się nad efektywnością stosowanych przez nich podejść do opracowywania graficznych diagramów procesów organizacyjnych.

Wstęp

Jednym z najważniejszych celów tworzenia graficznych diagramów procesów jest ich późniejsze wykorzystanie w dokumentach regulacyjnych organizacji. Ze schematów tych z reguły korzystają pracownicy, którzy nie są przeszkoleni w zakresie skomplikowanych zapisów, nie mają umiejętności analizy systemów itp. Bardzo ważna jest dla nich prostota i przejrzystość schematów. Skomplikowane, mylące diagramy zawierające wiele różnych symboli są słabo zrozumiałe dla ludzi, co utrudnia ich wykorzystanie w praktyce. Dlatego ze względów praktycznych istotny jest właściwy dobór i zastosowanie notacji (metodologii) do opisu procesów. Jakimi kryteriami się kierować przy wyborze takiego zapisu? Jak porównać ze sobą różne notacje? Przyjrzyjmy się kilku przykładom opisu procesu biznesowego przy użyciu popularnych notacji i spróbujmy odpowiedzieć na te pytania.

Porównanie zapisów

Dla porównania wybrano następujące oznaczenia opisu procesu:

„Prosty schemat blokowy” (wyświetlający ruch dokumentów za pomocą bloku „Rozwiązanie”);
„Prosty schemat blokowy” (bez wyświetlania ruchu dokumentów, bez użycia bloków „Rozwiązanie”);
„Procedura” systemu Business Studio (jedna z możliwe opcje reprezentacja);
ARIS eEPC.

Jako przypadek testowy wybrano prosty i intuicyjny proces. Wyniki opisu tego procesu przedstawiono na rys. 1-4.

Ryż. 1. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentów, z wykorzystaniem bloku „Rozwiązanie”)

Na schemacie przedstawionym na ryc. 1 sekwencję operacji procesowych w czasie pokazano grubymi strzałkami, a przepływ dokumentów cienkimi przerywanymi strzałkami. Bloki rozwiązań wykorzystuje się w sposób klasyczny. Wyświetlają informacje (pytania), od których „zależy” dalszy przebieg procesu. Takie podejście do używania „diamentów” jest bardzo powszechne. Ale tak naprawdę cała logika podejmowania decyzji i tworzenia określonych wyników (dokumentów) powinna mieścić się w operacjach procesu. Jeśli się nad tym zastanowić, wartość (znaczenie) rysowania tych „diamentów” nie jest oczywista. Jakiego rodzaju są to obiekty: operacje procesowe, zdarzenia? Wydaje się, że nie jest to ani jedno, ani drugie. Są to raczej operatory umożliwiające podjęcie decyzji w oparciu o jakiś warunek. Ale opracowujemy diagram procesu dla ludzi, a nie piszemy program komputerowy w specjalnym języku. W programie komputerowym „diament” byłby pełnoprawną operacją porównywania warunków itp. Ale diagram procesu musi pokazywać rzeczywiste obiekty - procesy wykonywane przez ludzi, dokumenty, Systemy Informacyjne itp. Zastanów się, czy słuszne jest pokazywanie na diagramie „diamentów” oddzielnie od operacji procesu? Zamiast tego możesz:

Opisz logikę podejmowania decyzji w postaci sekwencji operacji na schemacie rozpatrywanego procesu;
Opisz logikę w formie diagramu kroków odpowiedniego podprocesu, przechodząc do następnego poziomu;
Opisz logikę w tekście (w atrybutach tekstowych operacji), a następnie wyświetl ją w regulaminie realizacji procesu.

Sformułujmy „za” i „wady” omówionego powyżej sposobu wykorzystania „diamentów” (ryc. 1).

„Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentu, przy użyciu bloku „Rozwiązanie”)

Na ryc. Rysunek 2 pokazuje przykład tego samego procesu, opisanego jedynie bez użycia bloków i dokumentów „Rozwiązanie”. Łatwo sprawdzić, że diagram ten ma o 24 elementy graficzne mniej niż diagram na ryc. 1. Schemat Ryc. 2 wygląda znacznie prościej. Elementy graficzne nie raziły w oczy, a z punktu widzenia treści informacyjnych schemat ten jest w miarę zrozumiały i przystępny dla końcowego użytkownika. Jeśli dla każdej operacji procesu opiszesz tekstowo wymagania dotyczące jego realizacji, to łącząc tabelaryczne i graficzne formy prezentacji, możesz w miarę adekwatnie opisać procedurę realizacji procesu dla pracowników firmy.

Ryż. 2. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (bez ruchu dokumentu, bez użycia bloku „Rozwiązanie”)

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. 2 pokazano poniżej.

„Prosty schemat blokowy” w MS Visio (bez przenoszenia dokumentu, bez użycia bloku „Rozwiązanie”)

Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie diagramów w formacie podobnym do tych przedstawionych na ryc. 2 jest wygodny zarówno dla programistów, jak i pracowników pracujących nad tymi schematami.

Na ryc. Rysunek 3 przedstawia diagram procesu wygenerowany w notacji „Procedura” środowiska modelującego Business Studio. Schemat ma kilka funkcji. Po pierwsze, bloki „Decyzja” wykorzystywane są w niestandardowy sposób – nie jako element graficzny do wyświetlania pytania i rozgałęzień, ale jako pełnoprawna operacja procesowa związana z podejmowaniem decyzji. W Business Studio „diament” ma prawie wszystkie atrybuty pełnoprawnego procesu, ale nie można go rozłożyć (być może z czasem twórcy systemu umożliwią to). Użycie „diamentu” (zamiast czworokąta) sprawia, że diagram jest bardziej wizualny. Jednocześnie w atrybutach „diamentu” możesz wpisać dowolne informacje tekstowe: opis, początek, zakończenie, wymagania dotyczące terminu itp.

Drugą cechą diagramu procesu przedstawioną na rys. 3, jest zastosowanie strzałek. Aby wyświetlić sekwencję operacji, możesz użyć strzałki z pojedynczą końcówką - strzałki „pierwszeństwa”. Możesz użyć dwustronnej strzałki, aby pokazać ruch dokumentu. Jednak w Business Studio można obejść się tylko jednym typem strzałek – strzałkami „pierwszeństwa”. Jednocześnie wymaganą liczbę dokumentów zdefiniowanych w katalogu obiektów działalności można powiązać z nazwanymi strzałkami.

Dzięki takiemu podejściu możliwe jest:

Znacząco zmniejsz liczbę elementów graficznych na schemacie procesu, a jednocześnie;
Wyświetlanie w regulaminie procesu niezbędnych informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących.

Tym samym, nie zaśmiecając diagramu niepotrzebnymi elementami, możemy jednak w pełni opisać proces i wgrać do regulaminu wszystkie niezbędne informacje.

Fakt, że nazwa strzałki nie jest zależna od dołączonych do niej dokumentów, pozwala nazwać strzałki na schemacie w sposób jak najbardziej zrozumiały i wygodny dla pracowników. Na przykład zestaw określonych dokumentów można powiązać ze strzałką pierwszeństwa „Przygotowano zestaw raportów”. Nazwa strzałki w tym przypadku wskazuje wykonawcy zdarzenie, które zakończyło poprzednią operację o nazwie „Wygeneruj raport odbioru za dany dzień”. (Zauważ, że w metodologii firmy STU strzałka po operacji procesu oznacza byt, a nie zdarzenie. Po bloku „Decyzje” możesz pokazać możliwe rezultaty rozwiązania).

Ryż. 3. „Procedura” systemu Business Studio (opcja z nietradycyjnym wykorzystaniem bloków „Rozwiązanie”)

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. Poniżej pokazano 3.

„Procedura” systemu Business Studio (opcja z nietradycyjnym wykorzystaniem bloków „Rozwiązanie”)

W przypadku korzystania z Business Studio notacji Procedura można używać na nieco inne sposoby. Autor artykułu skłania się ku podejściu zaprezentowanemu na ryc. 3.

Na ryc. Na rysunku 4 przedstawiono schemat rozpatrywanego procesu opracowany w notacji ARIS eEPC. Należy pamiętać, że niektóre operacje procesu nie zmieściły się na diagramie. Ten częściowy diagram prostego procesu, zapisany w notacji ARIS eEPC, zawiera cztery instrukcje logiczne i osiem zdarzeń! Osoba czytająca diagram musi być w stanie poprawnie zinterpretować wszystkie te operatory logiczne. Bez specjalnego przeszkolenia i umiejętności czytania takich diagramów zwykły pracownik nie będzie w stanie zrozumieć logiki danego procesu bez szczegółowego opisu tekstowego lub pomocy wykwalifikowanego analityka biznesowego.

Należy pamiętać, że diagram procesu w notacji ARIS eEPC zajmuje dużo miejsca więcej przestrzeni niż na schematach przedstawionych na ryc. 1-3. Złożoność tworzenia takiego schematu jest również znacznie wyższa.

Ryż. 4. Schemat procesu w notacji ARIS eEPC (zbudowany w Business Studio)

Diagram procesu w notacji ARIS eEPC (zbudowany w Business Studio)

Generalnie, jeśli nie zamierzasz kupować SAP R/3, to wybór i używanie notacji ARIS eEPC nie jest z punktu widzenia autora artykułu rozwiązaniem optymalnym. Warto zwrócić uwagę na bardziej wizualne i intuicyjne dla wykonawców zapisy opisujące proces. Jednak niektórzy mogą uznać notację ARIS eEPC za bardziej wizualną i zrozumiałą. Do pewnego stopnia jest to kwestia gustu.

Opis procesu dla celów późniejszej automatyzacji

Warto rozważyć powyższy przykład opisu procesu biznesowego, jeśli jest on przedstawiony w notacji BPMN 2.0. Notacja ta ma na celu opisanie procesów „wykonywalnych”, czyli procesów, które obsługuje system BPM.

Twoja opinia na temat korzystania z BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, dyrektor generalny firmy Business Console, dzieli się:

„Na ryc. Rysunek 5 przedstawia ten sam proces w notacji BPMN. Jak widzimy, rysunek ten jest podobny do rys. 1: w notacji BPMN zadania są przedstawiane jako prostokąty, widełki jako romby, a dane jako ikona przypominająca dokument. Przepływy kontrolne są liniami ciągłymi, przepływy danych są kropkowane.

Należy wziąć pod uwagę, że ten schemat dotyczy tylko mała część Notacje BPMN: tylko jeden typ forka z 5 dostępnych w palecie, jeden typ zadania z 8. Oprócz szerszej palety, notację tę wyróżnia możliwość modelowania nie tylko izolowanego przepływu pracy, ale także kilku procesów współdziałanie ze sobą za pośrednictwem wiadomości lub danych. Ponadto zapis ten jest bardziej rygorystyczny: określa nie tylko ikony, ale także zasady, według których można je ze sobą łączyć. Potrzeba takich reguł jest podyktowana faktem, że notacja BPMN nastawiona jest nie tylko na to, aby ludzie ją przeczytali, ale także na bezpośrednie wykonanie przez specjalne oprogramowanie— „silnik” systemu BPM.

Jednocześnie, jak pokazuje ten przykład, przy wykorzystaniu ograniczonego podzbioru palety BPMN okazuje się nie bardziej skomplikowany niż konwencjonalny schemat blokowy. Cóż, tym, którzy chcą profesjonalnie opanować BPMN, polecamy specjalistyczne szkolenie bpmntraining.ru.”

Ryż. 5. Schemat procesu w notacji BPMN 2.0

Praktyka życiowa

Na ryc. Rysunek 6 przedstawia fragment diagramu procesu opracowanego przez analityków biznesowych bardzo konkretnej firmy w wymyślonej przez nich notacji. Schemat zbudowany jest w oparciu o zasady „Prostego schematu blokowego” - blok „Rozwiązanie” zastosowano w jego klasycznej wersji. Ponadto na schemacie przedstawiono wiele innych symboli zastosowanych w niestandardowy sposób.

Ryż. 6. Przykładowy diagram procesu dla jednej z firm

Podczas tworzenia diagramu Ryc. 6, analitycy biznesowi oczywiście „walczyli” o przejrzystość i maksymalną zrozumiałość dla przeciętnego użytkownika. Starali się zminimalizować, a nawet wyeliminować tekstowe komentarze na diagramach procesów. Wykonawcom po prostu wydrukowano diagram w formacie A3, po przeczytaniu którego wszystko stało się jasne: co robić, jak, jakich dokumentów użyć itp.

Rozważany schemat nie jest oczywiście przykładem prostoty i przejrzystości. Został jednak utworzony, aby przekazywać maksymalnie przydatne informacje osobom zaangażowanym w proces.

wnioski

Oczywistym jest więc, że opisując procesy należy dążyć do prostoty i przejrzystości dla pracowników.

Stosowanie złożonych, sformalizowanych notacji przy opisie procesów prowadzi do:

Trudności w posługiwaniu się (interpretacją) diagramów przez zwykłych pracowników;
Niemożność (trudność) zorganizowania pracy w celu opisania procesów przez pracowników działów, którzy nie przeszli specjalnego szkolenia;
Znaczący wzrost kosztów pracy analityków biznesowych w celu tworzenia programów;
Dodatkowe trudności przy dokumentowaniu obwodów (duża objętość itp.).

Dlatego nie należy zaśmiecać diagramu procesu różnymi elementami graficznymi. Ale jeśli z nich korzystasz, lepiej, żeby niosły przydatna informacja dla pracowników, a nie być po prostu konsekwencją formalnego zastosowania zapisów modelujących.

http://finexpert.ru/ - środowisko komunikacji dla profesjonalistów http://bpm3.ru/ - procesy, projekty, wydajność

Przepływy pracy są ważnym i niemal obowiązkowym elementem portalu SharePoint; stanowią podstawę przepływu dokumentów i wielu innych procesów biznesowych. Nic dziwnego, że istnieją systemy takie jak Nintex, które starają się rozszerzać i uzupełniać możliwości standardowych przepływów pracy.

Z mojego doświadczenia z Nintex mogę to powiedzieć ten system nie jest pozbawiony wad: wysoki koszt, okresowe błędy, ogólna powolność systemu (choć jest to typowe dla wszystkich SharePoint) - wszystko to zmusza mnie do korzystania ze standardowego mechanizmu przepływu pracy. Jednak Nintex tak ważna zaleta- wizualizacja diagramu i stan aktulany proces. Dzięki temu tworzenie przepływów pracy jest uproszczone i mogą je tworzyć nawet osoby, którym do programowania jest dość daleko (menedżerowie treści, analitycy biznesowi itp.). SharePoint 2010 ma podobna szansa Utwórz przepływ pracy na podstawie diagramu wizualnego za pomocą programów Visio 2010 i SharePoint Designer 2010.

Utwórz diagram w programie Visio

Visio 2010 posiada nowy szablon - Microsoft SharePoint Workflow (obecny tylko w wersji Premium Visio). Diagram uzyskany z tego szablonu można wyeksportować do programu Designer w celu dalszej pracy.
Otwórz więc Visio i poszukaj szablonu w kategorii Schemat blokowy.

Po otwarciu szablonu po lewej stronie znajdą się elementy diagramu - warunki, akcje, początek i koniec (zrzut ekranu pokazuje tylko „szybkie” akcje, ogólnie jest ich znacznie więcej):

Teraz zastanawiamy się nad logiką procesu biznesowego i sporządzamy diagram wykorzystujący niezbędne elementy. Jako przykład wykonałem prosty proces zatwierdzania firmy:

są 2 listy - „Skrzynka odbiorcza” i „Odpowiedzialny”
na liście „Odpowiedzialne” znajdują się kategorie wniosków (sugestia/pytanie/skargi itp.) i odpowiadające im osoby odpowiedzialne
użytkownik tworzy element w skrzynce odbiorczej i określa kategorię
obieg wyszukuje osobę odpowiedzialną za tę kategorię i tworzy dla niej zadanie
osoba odpowiedzialna reaguje na zadanie i zmienia się status zgłoszenia w skrzynce odbiorczej

Oczywiście trudno to uchwycić słowami, więc od razu podam gotowy schemat przepływu pracy:

W tworzeniu diagramu nie ma nic skomplikowanego; wystarczy wyobrazić sobie logikę procesu biznesowego. Etykiety elementów są dość przejrzyste, ikony zapobiegają pomyłkom. Po utworzeniu wyeksportuj proces do pliku dla SharePoint Designer:

Powiązanie procesu z danymi w programie SharePoint Designer

Otwórz Projektanta, połącz się z żądaną witryną, przejdź do folderu Przepływy pracy. Na wstążce kliknij przycisk „Importuj z Visio” i określ plik z zapisanym diagramem. Piszemy nazwę przepływu pracy i listę, z którą go wiążemy (w w tym przypadku- "Przychodzące"). Projektant sam wygeneruje do niego kod i komentarze; wystarczy, że wskażemy pola, z których mają zostać pobrane dane (konkretnie w tym przypadku miałem drobne problemy ze względu na użycie pola typu Lookup, ale zwykle wszystko jest proste):

Po sfinalizowaniu przepływu pracy przejdź do ustawień. Tam wskazujemy warunek konieczny uruchom (uruchamiaj się automatycznie po utworzeniu elementu), a także zaznacz opcję „Pokaż wizualizację przepływu pracy na stronie statusu” (należy aktywować możliwości SharePoint Server Enterprise w zbiorze witryn). Właśnie dlatego warto tworzyć przepływy pracy w Visio. Przejdźmy teraz do serwisu, utwórzmy dowolną pozycję na liście Skrzynki odbiorczej, przejdźmy do listy zadań i zakończmy zadanie, a następnie otwórzmy okno statusu przepływu pracy:

Widzimy więc całkiem ładny diagram przepływu pracy, który zaznacza wszystkie ukończone etapy. Jeżeli proces na którymkolwiek etapie zatrzymał się (np. czekał na naszą akceptację), wówczas również zostałoby to odnotowane na diagramie. Dzięki temu każdy użytkownik będzie mógł zobaczyć na jakim etapie akceptacji jest jego wniosek.

Wniosek

W rezultacie dam pozytywne i strony negatywne używanie Visio do tworzenia przepływów pracy (moim subiektywnym zdaniem).
Plusy:

Łatwy w tworzeniu, nie trzeba być programistą
Użytkownik może łatwo sprawdzić i zrozumieć status żądania

Wady:

Wymaga programu SharePoint Enterprise Server i programu Visio Premium

Porównując notacje, główny nacisk położony jest na tworzenie diagramów procesów, które są proste i zrozumiałe dla pracowników organizacji.

Wstęp

Jednym z najważniejszych celów tworzenia graficznych diagramów procesów jest ich późniejsze wykorzystanie w dokumentach regulacyjnych organizacji. Z reguły ze schematów tych korzystają pracownicy, którzy nie są przeszkoleni w zakresie skomplikowanych notacji, nie mają umiejętności analizy systemów itp. Prostota i przejrzystość schematów jest dla nich bardzo ważna. Skomplikowane, mylące diagramy zawierające wiele różnych symboli są słabo zrozumiałe dla ludzi, co utrudnia ich wykorzystanie w praktyce. Dlatego ze względów praktycznych istotny jest właściwy dobór i zastosowanie notacji (metodologii) do opisu procesów. Jakimi kryteriami się kierować przy wyborze takiego zapisu? Jak porównać ze sobą różne notacje? Przyjrzyjmy się kilku popularnym notacjom i spróbujmy odpowiedzieć na te pytania.

Porównanie zapisów

Dla porównania wybrano następujące oznaczenia opisu procesu:

„Prosty schemat blokowy” (wyświetlający ruch dokumentów za pomocą bloku „Rozwiązanie”);
„Prosty schemat blokowy” (bez wyświetlania ruchu dokumentów, bez użycia bloków „Rozwiązanie”);
„Procedura” systemu Business Studio (jedna z możliwych opcji prezentacji);
ARIS eEPC.

Jako przypadek testowy wybrano prosty i intuicyjny proces. Wyniki opisu tego procesu przedstawiono na rys. 1-4.

Ryż. 1. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentów, z wykorzystaniem bloku „Decyzja”).

Na schemacie rys. 1. Kolejność operacji procesowych w czasie pokazano grubymi strzałkami, a ruch dokumentów cienkimi przerywanymi strzałkami. Bloki rozwiązań wykorzystuje się w sposób klasyczny. Wyświetlają informacje (pytania), od których „zależy” dalszy przebieg procesu. Takie podejście do używania „diamentów” jest bardzo powszechne. Ale tak naprawdę cała logika podejmowania decyzji i tworzenia określonych wyników (dokumentów) powinna mieścić się w operacjach procesu. Jeśli się nad tym zastanowić, wartość (znaczenie) rysowania tych „diamentów” nie jest oczywista. Jakiego rodzaju są to obiekty: operacje procesowe, zdarzenia? Wydaje się, że nie jest to ani jedno, ani drugie. Są to raczej operatory umożliwiające podjęcie decyzji w oparciu o jakiś warunek. Ale opracowujemy diagram procesu dla ludzi, a nie piszemy program komputerowy w specjalnym języku. W programie komputerowym „diament” byłby pełnoprawną operacją porównywania warunków itp. Ale diagram procesu musi pokazywać rzeczywiste obiekty - procesy wykonywane przez ludzi, dokumenty, systemy informacyjne itp. Zastanów się: czy słuszne jest pokazywanie na diagramie „diamentów” oddzielnie od operacji procesu? Zamiast tego możesz:

a) opisać logikę podejmowania decyzji w postaci sekwencji operacji na schemacie rozpatrywanego procesu;
b) opisać logikę w formie diagramu etapów odpowiedniego podprocesu, przechodzącego na niższy poziom;
c) opisać logikę w tekście (w atrybutach tekstowych operacji), a następnie wyświetlić ją w regulaminie realizacji procesu.

Sformułujmy „za” i „wady” omówionego powyżej sposobu wykorzystania „diamentów” (ryc. 1).

„Prosty schemat blokowy” w MS Visio (z ruchem dokumentu, przy użyciu bloku „Rozwiązanie”)
„Zalety”	„Minusy”
Wizualne przedstawienie „logiki” wyboru określonych wyjść procesu. Skupienie uwagi performera na punkcie decyzyjnym/rozgałęzieniu procesu w zależności od warunków.	Przeniesienie logiki podejmowania decyzji „poza” działanie procesowe (niewłaściwe z punktu widzenia formalnej dekompozycji procesów). Dokumentowanie procesu jest niewygodne (trzeba zduplikować „romby” z tekstem podczas tworzenia tekstowego opisu operacji). Diagram procesu staje się przeciążeniem informacyjnym. „Diamenty” są często używane zbyt formalnie, bez prawdziwej potrzeby.

Na ryc. 2. pokazuje przykład tego samego procesu, tylko opisanego bez użycia bloków i dokumentów „Rozwiązanie”. Łatwo sprawdzić, że diagram ten ma o 24 elementy graficzne mniej niż diagram na ryc. 1. Schemat Ryc. 2. wygląda znacznie prościej. Elementy graficzne nie raziły w oczy, a z punktu widzenia treści informacyjnych schemat ten jest w miarę zrozumiały i przystępny dla końcowego użytkownika. Jeśli dla każdej operacji procesu opiszesz tekstowo wymagania dotyczące jego realizacji, to łącząc tabelaryczne i graficzne formy prezentacji, możesz w miarę adekwatnie opisać procedurę realizacji procesu dla pracowników firmy.

Ryż. 2. Schemat procesu w notacji „Prosty schemat blokowy” w MS Visio (bez ruchu dokumentu, bez użycia bloku „Decyzja”).

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. 2. pokazano poniżej.

Ogólnie rzecz biorąc, stosowanie diagramów w formacie podobnym do tych przedstawionych na ryc. 2 jest wygodny zarówno dla programistów, jak i pracowników pracujących nad tymi schematami.

Na ryc. 3. Przedstawiono diagram procesu utworzony w notacji „Procedura” środowiska modelującego Business Studio. Schemat ma kilka funkcji. Po pierwsze, bloki „Decyzja” nie są wykorzystywane w sposób standardowy - nie jako element graficzny do wyświetlania pytania i rozgałęzień, ale jako pełnoprawna operacja procesowa związana z podejmowaniem decyzji. W Business Studio „diament” ma prawie wszystkie atrybuty pełnoprawnego procesu, ale nie można go rozłożyć (być może z czasem twórcy systemu umożliwią to). Użycie „diamentu” (zamiast czworokąta) sprawia, że diagram jest bardziej wizualny. Jednocześnie w atrybutach „diamentu” możesz wpisać dowolne informacje tekstowe: opis, początek, zakończenie, wymagania dotyczące terminu itp.

Drugą cechą diagramu procesu przedstawioną na rys. 3., to użycie strzałek. Aby wyświetlić sekwencję operacji, możesz użyć strzałki z pojedynczą końcówką - strzałki „pierwszeństwa”. Możesz użyć dwustronnej strzałki, aby pokazać ruch dokumentu. Ale w Business Studio można używać tylko jednego rodzaju strzałek - strzałek „pierwszeństwa”. Jednocześnie wymaganą liczbę dokumentów zdefiniowanych w katalogu obiektów działalności można powiązać z nazwanymi strzałkami. Dzięki takiemu podejściu możliwe jest:

znacząco zmniejszyć ilość elementów graficznych na schemacie procesu, a jednocześnie:
wyświetlać w regulaminie procesu niezbędne informacje o dokumentach przychodzących i wychodzących.

Tym samym, nie zaśmiecając diagramu niepotrzebnymi elementami, możemy jednak w pełni opisać proces i wgrać do regulaminu wszystkie niezbędne informacje.

„Zalety” i „wady” graficznego przedstawienia procesu w postaci przedstawionej na ryc. 3. pokazano poniżej.

Ryż. 3. „Procedura” systemu Business Studio (opcja z nietradycyjnym wykorzystaniem bloków „Rozwiązanie”).

W przypadku korzystania z Business Studio notacji Procedura można używać na nieco inne sposoby. Autor artykułu skłania się ku podejściu zaprezentowanemu na ryc. 3.

Należy zauważyć, że diagram procesu w notacji ARIS eEPC zajmuje znacznie więcej miejsca niż diagramy przedstawione na rys. 1-3. Złożoność tworzenia takiego schematu jest również znacznie wyższa.

Ryż. 4. Schemat procesu w notacji ARIS eEPC (zbudowany w Business Studio).

Opis procesu dla celów późniejszej automatyzacji

Ciekawie jest przyjrzeć się omawianemu diagramowi procesu, jeśli jest on opisany w notacji BPMN 2.0. Zapis ten ma na celu opisanie procesów „wykonujących”, tj. procesów wspieranych przez system BPM.

Twoja opinia na temat korzystania z BPMN 2.0. akcje A.A. Belaichuk – Dyrektor Generalny firmy „Business Console”:

Na ryc. Rysunek 5 przedstawia ten sam proces w notacji BPMN. Jak widać, rysunek ten przypomina rys. 1: w notacji BPMN zadania są przedstawiane jako prostokąty, widełki jako romby, a dane jako ikona przypominająca dokument. Przepływy kontrolne są liniami ciągłymi, przepływy danych są kropkowane.

Należy wziąć pod uwagę, że na tym schemacie wykorzystano jedynie niewielką część notacji BPMN: tylko jeden rodzaj widełek z 5 dostępnych w palecie, jeden rodzaj zadania z 8. Oprócz szerszej palety, notacja ta jest wyróżnia się możliwością modelowania nie tylko izolowanego przepływu pracy, ale także kilku procesów, oddziałujących ze sobą za pomocą komunikatów lub danych. Ponadto zapis ten jest bardziej rygorystyczny: określa nie tylko ikony, ale także zasady, według których można je ze sobą łączyć. Potrzeba takich reguł jest podyktowana faktem, że notacja BPMN nastawiona jest nie tylko na to, aby była czytana przez ludzi, ale także na bezpośrednie wykonanie przez specjalne oprogramowanie – „silnik” systemu BPM.

Jednocześnie, jak pokazuje ten przykład, przy wykorzystaniu ograniczonego podzbioru palety BPMN okazuje się nie bardziej skomplikowany niż konwencjonalny schemat blokowy. Otóż tym, którzy chcą profesjonalnie opanować BPMN, polecamy specjalistyczne szkolenia.

Ryż. 5. Schemat procesu w notacji BPMN 2.0.

Praktyka życiowa

Na ryc. Rysunek 6 przedstawia fragment diagramu procesu opracowanego przez analityków biznesowych bardzo konkretnej firmy w wymyślonej przez nich notacji. Schemat zbudowany jest w oparciu o zasady „Prostego diagramu blokowego” - blok „Rozwiązanie” zastosowano w jego klasycznej wersji. Ponadto na schemacie przedstawiono wiele innych symboli zastosowanych w niestandardowy sposób.

Tworząc diagram na ryc. 6, analitycy biznesowi oczywiście „walczyli” o przejrzystość i maksymalną zrozumiałość dla przeciętnego użytkownika. Starali się zminimalizować, a nawet wyeliminować tekstowe komentarze na diagramach procesów. Wykonawcom po prostu wydrukowano diagram w formacie A3, po przeczytaniu którego wszystko stało się jasne: co robić, jak, jakich dokumentów użyć itp.

Rozważany schemat nie jest oczywiście przykładem prostoty i przejrzystości. Został jednak utworzony, aby przekazywać maksymalnie przydatne informacje osobom zaangażowanym w proces.

wnioski

Oczywistym jest więc, że opisując procesy należy dążyć do prostoty i przejrzystości dla pracowników.
Stosowanie złożonych, sformalizowanych notacji przy opisie procesów prowadzi do:

trudności w posługiwaniu się (interpretacją) diagramów przez zwykłych pracowników;
niemożność (trudność) zorganizowania pracy w celu opisania procesów przez pracowników działów, którzy nie przeszli specjalnego szkolenia;
znaczny wzrost kosztów pracy analityków biznesowych w celu tworzenia programów;
dodatkowe trudności przy dokumentowaniu obwodów (duża objętość itp.);

Dlatego nie należy zaśmiecać diagramu procesu różnymi elementami graficznymi. Ale nawet jeśli są stosowane, lepiej, aby niosły ze sobą przydatne dla pracowników informacje, a nie były jedynie konsekwencją formalnego stosowania zapisów modelowych.

, dr, profesor nadzwyczajny, dyrektor wykonawczy LLC „”, kierownik. Katedra Zarządzania Procesami Biznesowymi Państwowej Instytucji Edukacyjnej Wyższego Kształcenia Zawodowego „IEF „Synergy”, założyciel portalu www.FineXpert.ru

- środowisko komunikacji dla profesjonalistów

zamieszczono w dziale:

znajdź więcej artykułów

Z moich doświadczeń w pracy z Nintex mogę powiedzieć, że system ten nie jest pozbawiony wad: wysoki koszt, okresowe błędy, ogólna powolność systemu (choć jest to typowe dla wszystkich SharePoint) - to wszystko zmusza mnie do korzystania ze standardowego mechanizmu przepływu pracy . Nintex ma jednak ważną zaletę – wizualizację diagramu i aktualnego stanu procesu. Dzięki temu tworzenie przepływów pracy jest uproszczone i mogą je tworzyć nawet osoby, którym do programowania jest dość daleko (menedżerowie treści, analitycy biznesowi itp.). SharePoint 2010 ma podobną możliwość tworzenia przepływu pracy na podstawie diagramu wizualnego przy użyciu Visio 2010 i SharePoint Designer 2010.

Utwórz diagram w programie Visio

Po otwarciu szablonu po lewej stronie znajdą się elementy diagramu - warunki, akcje, początek i koniec (zrzut ekranu pokazuje tylko „szybkie” akcje, ogólnie jest ich znacznie więcej):

Teraz zastanawiamy się nad logiką procesu biznesowego i sporządzamy diagram wykorzystujący niezbędne elementy. Jako przykład wykonałem prosty proces zatwierdzania firmy:

są 2 listy - „Skrzynka odbiorcza” i „Odpowiedzialny”
na liście „Odpowiedzialne” znajdują się kategorie wniosków (sugestia/pytanie/skargi itp.) i odpowiadające im osoby odpowiedzialne
użytkownik tworzy element w skrzynce odbiorczej i określa kategorię
obieg wyszukuje osobę odpowiedzialną za tę kategorię i tworzy dla niej zadanie
osoba odpowiedzialna reaguje na zadanie i zmienia się status zgłoszenia w skrzynce odbiorczej

Oczywiście trudno to uchwycić słowami, więc od razu podam gotowy schemat przepływu pracy:

Powiązanie procesu z danymi w programie SharePoint Designer

Otwórz Projektanta, połącz się z żądaną witryną, przejdź do folderu Przepływy pracy. Na wstążce kliknij przycisk „Importuj z Visio” i określ plik z zapisanym diagramem. Piszemy nazwę przepływu pracy oraz listę, z którą go wiążemy (w tym przypadku „Skrzynka odbiorcza”). Projektant sam wygeneruje do niego kod i komentarze; wystarczy, że wskażemy pola, z których mają zostać pobrane dane (konkretnie w tym przypadku miałem drobne problemy ze względu na użycie pola typu Lookup, ale zwykle wszystko jest proste):

Po sfinalizowaniu przepływu pracy przejdź do ustawień. Tam wskazujemy niezbędny warunek uruchomienia (uruchamia się automatycznie po utworzeniu elementu), a także zaznaczamy opcję „Pokaż wizualizację przepływu pracy na stronie statusu” (należy aktywować możliwości SharePoint Server Enterprise w zbiorze witryn). Właśnie dlatego warto tworzyć przepływy pracy w Visio. Przejdźmy teraz do serwisu, utwórzmy dowolną pozycję na liście Skrzynki odbiorczej, przejdźmy do listy zadań i zakończmy zadanie, a następnie otwórzmy okno statusu przepływu pracy: