Otwarcie firmy zajmującej się organizacją wakacji nie jest dziś trudne - próg wejścia do firmy nie przekracza 300 tysięcy rubli. Dlatego z roku na rok rośnie liczba młodych agencji eventowych. Chociaż jednej lub dwóm firmom na dziesięć udaje się awansować. Głównym zadaniem takich agencji jest organizacja wesel i imprez firmowych, ponieważ usługi te są najbardziej poszukiwane wśród ludności.
Wybór lokalu pod otwarcie agencji eventowej
Otwarcie agencji zajmującej się organizacją wakacji rozpoczyna się od znalezienia powierzchni biurowej. Chociaż po raz pierwszy w pracy możesz się bez tego obejść. Pozwala to znacząco zaoszczędzić koszty stałe firmy. Wraz ze wzrostem bazy klientów wzrasta zapotrzebowanie na biuro. Wygodniej jest tu spotykać się z klientami, a w ogóle obecność biura oznacza pewną solidność firmy.
Na szczęście wielkość pokoju nie jest aż tak istotna. Optymalna wielkość to pokój o powierzchni 20-30 m2, wynajmowany w centralnej części miasta. Koszt wynajmu, w zależności od regionu, waha się od 500 do 3000 rubli za 1 m2. Wskazane jest urządzenie pokoju w jasnym i niepowtarzalnym stylu, zainstalowanie mebli tapicerowanych, kilku komputerów, faksu, kolorowej drukarki i dużego ekranu do pokazywania klientom próbek bieżących wydarzeń. Wszystko to będzie kosztować od 70 do 100 tysięcy rubli.
Jaki sprzęt wybrać dla tego biznesu
Specyfika branży organizowania wakacji polega na tym, że można ją rozpocząć od zera lub odwrotnie, wydając setki tysięcy rubli.
Guru biznesu zalecają, aby na początku nie kupować najdroższego sprzętu. Większość potrzebnych rzeczy można po prostu wypożyczyć. Nagłośnienie może zapewnić np. DJ, kostiumy i dekoracje – prezenter. Powinieneś kupować drogi sprzęt w miarę potrzeb, zgodnie ze wzrostem bazy klientów.
Pierwszą rzeczą, którą możesz kupić po promocji swojej firmy, jest sprzęt audio: głośniki, wzmacniacz dźwięku, mikrofon, konsola miksująca, oświetlenie i laptop. Koszt całego zestawu zaczyna się od 100 tysięcy rubli. Można wtedy pomyśleć o zakupie kamery wideo, profesjonalnego aparatu fotograficznego i samochodu osobowego dla agencji.
Rekrutacja do agencji eventowej
W pierwszych etapach agencja start-up będzie potrzebować co najmniej:
- Menadżer konta. Menedżer jest potrzebny do odbierania i obsługi połączeń, których w sezonie można odebrać nawet 50 dziennie, a także do komunikacji z konkretnymi klientami. Wynagrodzenie menedżera to zwykle praca na akord - 5 tysięcy rubli. plus procent (5-10%) od zamówienia.
— Dekorator sali (festiwal). Również jeden z kluczowych pracowników agencji wakacyjnej. Z wyobraźni i doświadczenia zawodowego tego specjalisty wiele zależy. Jego wynagrodzenie musi wynosić co najmniej 30% wartości zamówienia.
— Kierowca z samochodem osobowym, który dowiezie personel do siedziby klienta. Wynagrodzenie 10-15 tysięcy rubli miesięcznie.
Poza tym występować szeroki zasięg zamówienia będą wymagały zatrudnienia muzyków, kamerzystów, fotografów, DJ-ów, prezenterów i tak dalej. Jednak tylko duże i dobrze promowane organizacje są w stanie utrzymać dużą kadrę. Dla start-upów taki model biznesowy jest zasadniczo nieopłacalny.
Dlatego kluczowym sukcesem start-upowej agencji eventowej jest szerokie znajomości z wykonawcami. Umiejętności komunikacyjne dyrektora i umiejętność komunikowania się z nim kreatywni ludzie- klucz do sukcesu tego biznesu. Konieczne będzie nawiązanie relacji umownych z różnymi wykonawcami. Na przykład usługi DJ-a będą kosztować 5-6 tysięcy rubli za wieczór. Usługi muzyków na żywo (skrzypek, gitarzysta itp.) Są nieco droższe - od 6 tysięcy rubli za godzinę pracy.
Na pewno potrzebny będzie gospodarz wydarzenia (toastmaster). Jednocześnie wskazane jest posiadanie w serwisie zarówno drogich, jak i „tanich” wykonawców. Usługi zwykłego wykonawcy szacuje się na 5-7 tysięcy rubli za wieczór. Do tej kategorii zaliczają się aspirujący prezenterzy i pracownicy domów kultury. Ich programy są często nudne i monotonne.
Kolejna kategoria obejmuje prezenterów bardziej doświadczonych i kreatywnych. Ich usługi kosztują od 8 do 15 tysięcy rubli. Taki mistrz toastów jest w stanie wpaść na pomysły w kilka minut oryginalny scenariusz na jakiekolwiek wakacje.
I wreszcie ostatnia kategoria obejmuje najdroższych „elitarnych” prezenterów, których usługi zaczynają się od 30 tysięcy rubli za wieczór. Tacy wykonawcy mogą nie tylko spędzić wieczór, ale także samodzielnie wykonać kompozycje muzyczne lub zatańczyć. Sprawiają, że każdy wieczór jest naprawdę niezapomniany. Takie prezentery oferowane są klientom zamożnym, dużym firmom i innym klientom VIP.
Marża na usługi stron trzecich wynosi nie więcej niż 10-15%. Ustalanie cen powyżej średniej rynkowej, zwłaszcza dla młodej firmy, nie jest wskazane – konkurencja w tym segmencie rynku jest dość duża.
Jak wykorzystać reklamę do promowania swojej firmy eventowej
Rozpoczynająca działalność firma potrzebuje reklamy jak powietrza. Jednak jej skuteczność często zależy od jakości samej agencji. Ponad 80% klientów przychodzi do nas za namową znajomych lub przyjaciół. Oznacza to, że głównym kanałem promocji agencji jest zwykła poczta pantoflowa.
Wystarczająco skuteczna metoda uważa się za bezpośrednią rozmowę telefoniczną z klientami. Jednocześnie ważne jest monitorowanie kalendarza urlopowego potencjalnych klientów. Kiedy w konkretnej firmie jest rocznica, urodziny dyrektora lub ważne święto zawodowe - wszystko to pozwoli ci zarobić bardzo dobre pieniądze, jeśli zrobisz wtedy zamieszanie.
Przydałoby się stworzyć własną stronę wizytówkową w Internecie. Dziś prawie każda mniej lub bardziej renomowana agencja jest reprezentowana w katalogu online. Stworzenie własnej strony internetowej, wypełnienie jej informacjami i promocja zajmie co najmniej 40 tysięcy rubli.
Ile można zarobić na tym biznesie?
Organizacja wakacji to działalność wyłącznie sezonowa. Szczyt zamówień przypada na okres czerwiec – wrzesień, kiedy trwa sezon ślubny, a także w grudniu podczas imprez firmowych. Według ekspertów otwarcie firmy lepiej zaplanować na wiosnę, aby do czasu rozpoczęcia wesela zyskać „początkową” reputację.
Musisz być przygotowany na to, że przez pierwsze 5-6 miesięcy pracy Twoje dochody będą ujemne. Dobrze, jeśli w tym czasie ilość zamówień wynosi 2-3 miesięcznie w cenie 30-40 tys. za każde. Dzięki temu będziesz mógł opłacić czynsz za lokal i wynagrodzenie personel. Ostatecznie okres osiągnięcia przez agencję stałego zysku zależy od efektywności organizacji biznesowej i wynosi średnio 1-2 lata.
Jaki system podatkowy wybrać dla agencji eventowej
Forma organizacyjna agencji wakacyjnej może być zwyczajowa indywidualna przedsiębiorczość. Na szczęście procedura rejestracji jest tak prosta, jak to tylko możliwe, a koszt minimalny. Jako system podatkowy możesz zastosować uproszczony system podatkowy (USN 6% lub 15%) lub zakupić patent.
Ile pieniędzy potrzebujesz, aby rozpocząć działalność gospodarczą?
Koszty otwarcia małej agencji, jak wspomniano powyżej, zaczynają się od 200-300 tysięcy rubli. Główne koszty to założenie biura, zakup sprzętu nagłaśniającego i reklama. Ale tych kosztów można również uniknąć. Rozpoczynając działalność gospodarczą, możesz obejść się bez biura - zacznij od zwykłej wizyty w przedszkolach. Zawieś w nich broszury reklamowe, negocjuj z dyrektorami. Potencjalna baza klientów jednego przedszkola to około 70 osób. Średni „czek” na jedno wakacje wynosi 500 rubli na dziecko. Całkowity dochód z jednego przedszkole- 35 tysięcy rubli. Część środków zostanie przeznaczona na opłacenie animatorów, fotografa i muzyka. Całkowity zysk z jednego przedszkola wynosi średnio 10 tysięcy rubli.
Oczywiście organizacji wakacji nie można nazwać prostym. Za pozorną łatwością otwarcia biznesu kryje się mnóstwo żmudnej pracy. Trzeba pracować z muzykami i artystami – ludźmi z natury kreatywnymi. I niestety nie zawsze są punktualni i uczynni.
Dlatego taki biznes jest bardziej odpowiedni dla młodych i energicznych ludzi, którzy mogą zbudować odnoszący sukcesy biznes wyłącznie na ambicjach i determinacji. Gdzieś możesz osobiście wcielić się w rolę Świętego Mikołaja, DJ-a czy fotografa na weselu. Tacy ludzie mogą otworzyć firmę prawie bez kapitał początkowy, bazując na własnej oryginalności i twórczym myśleniu.
Biznesplan krok po kroku: od czego zacząć
Jeśli w dużych miastach panuje dość silna konkurencja w branży organizacji wakacji, to w małych miastach nisza jest często praktycznie pusta. Ale w każdym razie otwierając własną agencję, musisz wiedzieć, jak duże będzie zapotrzebowanie na jej usługi. Dlatego konieczna jest wnikliwa analiza rynku, ocena wypłacalności społeczeństwa i jego potrzeb. Może się zdarzyć, że wielu mieszkańców małego miasteczka nie skorzysta z usług agencji, bo po prostu ich na to nie stać lub uważają, że bezpieczniej i taniej jest zorganizować wszystko samodzielnie. Ważne jest, aby stworzyć portret docelowych klientów, a następnie zdecydować się na listę usług. Następnie należy rozwiązać problemy z finansowaniem, wyposażeniem, kadrą, reklamą i pozyskiwaniem klientów.
Jakie dokumenty są potrzebne
Organizując firmę, kody OKVED można określić jako 90.01, 92.03. Związane są one z działalnością związaną z organizacją wakacji. Do prowadzenia działalności gospodarczej nie jest wymagane żadne specjalne zezwolenie. Do rejestracji indywidualnej działalności gospodarczej wystarczy przygotować standardowy pakiet dokumentów.
Jakie usługi może świadczyć agencja eventowa?
Lista usług agencji wakacyjnej może obejmować usługi zakupu produktów i doboru menu, dekorację stołu, aranżację muzyczną, wideo i fotograficzną, dostawę bukietów, organizację programu wakacyjnego. Listę usług można znacznie rozszerzyć, ale ta lista wystarczy, aby zorganizować biznes od podstaw.
Dziś z okazji rocznicy, ślubu, narodzin dziecka czy chrztu nie wystarczy sama uczta.
Dusza potrzebuje czegoś niezwykłego, niezapomnianego na całe życie. Poza tym czasami warto się popisać. Zorganizowanie wszystkiego nie jest łatwe ani tanie.
Dlatego zaczęli korzystać z usług profesjonalistów. Agencje eventowe cieszą się coraz większą popularnością. Dlatego ten typ biznes jest bardzo interesujący dla przedsiębiorców. Konieczne jest dokładniejsze omówienie wszystkich głównych aspektów charakterystycznych dla tej dziedziny działalności.
O czym musisz pamiętać otwierając agencję eventową?
Biznesplan takiej organizacji jest dość prosty. Najpierw potrzebujesz biura. Oto twarz przyszłej agencji. Nie może być nudno i standardowo. Biuro powinno pokazywać, że pracują tu kreatywni ludzie, którzy potrafią zamienić życie w wakacje. Musisz także prawidłowo podejść do doboru personelu. Czasami toastmistrz na weselu budzi grozę, a klaun w restauracji dla dzieci wprawia w smutek. Nie powinno tak być.
Zanim otworzysz agencję wakacyjną, będziesz musiał przygotować i załatwić wiele rzeczy. Na przykład musisz kupić sprzęt: sprzęt muzyczny, projektory, ekrany, dekoracje itp. Będziesz musiał kupić pojazdy. A to są dodatkowe koszty.
Wiele będzie zależeć od modelu pojazd. Dobrze byłoby oznaczyć go logo organizacji i jakimś zabawnym zdjęciem. Tylko świetna opcja będzie, jeśli wszystkie powyższe będzie można wynająć z zyskiem.
Działania promocyjne i rejestracja
Musisz być przygotowany na to, że będą wydatki na reklamę i marketing, ponieważ konkurencja na tym rynku jest dość poważna. Będziesz także musiał zarejestrować swoją działalność gospodarczą. Jako formę organizacyjno-prawną należy wybrać LLC.
Ten wybór jest najbardziej optymalny, ponieważ wśród stali klienci będzie wiele firm i korporacji. Przedsiębiorca będzie musiał także wybrać określony rodzaj opodatkowania. Aby otworzyć agencję organizującą wakacje, nie będziesz potrzebować żadnych licencji ani specjalistycznych dokumentów.
Biznesplan należy dokładnie zaplanować
Zanim założysz własną firmę, musisz zaplanować wszystkie swoje dochody i wydatki na papierze. Jest to główna część biznesplanu. Najpierw musisz sporządzić listę usług, które będzie świadczyć agencja. Na przykład organizowanie uroczystości, takich jak urodziny, przyjęcia dla dzieci, wesela, imprezy firmowe poza siedzibą firmy, imprezy skeczowe itp.
Każda usługa zakłada konkretny scenariusz wakacji. Ponadto dla każdego elementu tworzona jest lista wszystkiego, co niezbędne. Np. sala bankietowa, sala ze sceną, transport, balony, gołębie na wesele, dekoracja kwiatowa, muzycy, aktorzy, kostiumy, sprzęt fotograficzny i wideo itp. W ten sposób pojawi się przybliżony kosztorys dla każdego rodzaju wydarzenia przynajmniej „od początku do końca”.
Przyda się analiza, jak duży jest ruch na tym rynku w mieście, w którym zostanie otwarta agencja organizacji wakacji. Jeśli pojawią się nowe pomysły, biznesplan będzie wymagał uzupełnienia.
Lokal biznesowy
Jak zorganizować agencję organizującą wakacje, aby przynosiła jak największy zysk? Jest to możliwe tylko wtedy, gdy mądrze wybierzesz lokalizację biura.
Byłoby lepiej, gdyby było to biznesowe centrum miasta. Skupiają się tam centra biznesowe posiadające wiele biur (a to są potencjalni klienci usług agencji), centra handlowe przy ogromnym ruchu potencjalnych klientów prywatnych.
Tereny takie zazwyczaj są dobrze skomunikowane, co oznacza, że klienci z innych części miasta będą mogli do nich łatwo dojechać.
Biuro powinno składać się z kilku pomieszczeń. Sala konferencyjna powinna być urządzona kreatywnie i kosztownie. Biuro dla menadżerów może i prostsze (to back office), ale powinno zapewniać komfort pracy. I wreszcie sala do prób, ustawiania sprzętu, przygotowywania fonogramu itp. To minimum. Przecież dyrektor i księgowy mogą początkowo dzielić biuro z menadżerami.
Zakup mebli i całego niezbędnego wyposażenia
Do biura potrzebne będą meble, sprzęt biurowy, komputery, laptopy i artykuły papiernicze. Jest to dodatek do specjalnego wyposażenia opisanego powyżej. Personel, którego będziesz potrzebować, to księgowy, kierownik sprzedaży (jeden lub więcej), menedżer kreatywny (jeden lub więcej) i projektant.
Ważne, aby menadżer sprzedaży był mistrzem negocjacji, umiał rozmawiać z każdym klientem, był osobą czarującą i uśmiechniętą. Musi tworzyć i stale uzupełniać i dostosowywać bazę klientów. Wtedy nie zapomni pogratulować ci urodzin, Nowego Roku i parapetówki.
Byłoby miło wiedzieć, kiedy są urodziny dzieci i ukochanych siostrzeńców, aby pamiętać nawet najbardziej nieoczekiwane okazje na święta wszystkich dochodowych klientów. Pozostali pracownicy, jak aktorzy, muzycy, kelnerzy, sprzątacze, oczywiście nie muszą być zatrudniani na stałe, ale korzystają z ich usług od czasu do czasu.
Witryna będzie mogła zwiększyć rentowność
Aby zwiększyć dochód, jaki będzie generować agencja organizacji wakacji, biznes plan należy uzupełnić o klauzulę szczegółowy opis działalność reklamową. Ponadto konieczne jest zapoznanie się z klientem pełne spektrum usług świadczonych przez organizację. Dlatego będziesz potrzebować strony internetowej. W związku z tym promowanie zasobu będzie wiązało się z kosztami.
Dobrym pomysłem byłoby zamieścić ogłoszenie w prasie, negocjować z urzędem stanu cywilnego, aby zaoferował Twoje usługi i przeprowadzić mailingi. Możesz zatrudnić ekipę promotorów, która będzie roznosić na ulicach ulotki z informacjami o agencji. Wraz z rozwojem agencji nie da się już obejść bez marketera.
Główną przeszkodą w rozpoczęciu działalności gospodarczej jest brak pieniędzy.
Zatem wyobraźnię ogranicza jedynie budżet. W końcu agencja może składać się z dwóch uczniów, którzy dekorują salę balonami i rozśmieszają dzieci w kostiumach klaunów. A może cały zespół kreatywny, który zabiera 500 osób na łono natury, organizuje skoki spadochronowe, turniej paintballowy, wędkarstwo, polowanie na niedźwiedzie, a wieczorem śpiewa dla nich Elton John.
Biznesplan agencji wakacyjnej powinien także opisywać prawne aspekty działalności firmy. Forma organizacji, statut, kapitał docelowy itp. Możesz inwestować w biznes ze środków własnych lub pożyczonych. W Rosji banki nie udzielają kredytów na pomysł na przedsiębiorczość opartą wyłącznie na biznesplanie. Istnieją programy wspierające mały i średni biznes, ale i tam konieczne jest, aby firma działała już jakiś czas pomyślnie i oczekiwane są inwestycje w jej dalszy rozwój.
Pożyczka musi być czymś zabezpieczona: zabezpieczenie jest wysoce płynne i dwukrotnie lub więcej razy przekracza kwotę pożyczki. Inwestorzy prywatni również potrzebują gwarancji. Co więcej, mają one zazwyczaj wyższe stopy procentowe. Czyli łatwo policzyć na ile można w danym przypadku liczyć. Tak wygląda rozumienie budżetu projektu.
Jakie wydatki poniesie przedsiębiorca?
Warto podsumować to co zostało opisane powyżej i zagłębić się w szczegóły kosztów. Będą potrzebne do:
- Wynajem lokalu. Będziesz musiał wydać na to około 300 tysięcy rubli rocznie.
- Prace naprawcze i wykończeniowe. Będziesz musiał wydać co najmniej 50 tysięcy rubli.
- Zakup całego niezbędnego sprzętu kosztuje około 100 tysięcy rubli.
- Wynagrodzenie menedżerów wynosi około 400 tysięcy rubli rocznie.
Okazuje się zatem, że przed otwarciem agencji zajmującej się organizacją wakacji trzeba zebrać kwotę równą co najmniej 850 tysięcy rubli.
Czy na początku należy spodziewać się dużych zysków?
Biznesplan to długa i żmudna praca, którą być może trzeba będzie zlecić profesjonalistom i zlecić firmie zewnętrznej. Możesz napisać to sam, ale musisz wziąć pod uwagę pewne niuanse. Będziesz potrzebować porady prawnika, księgowego, specjalisty ds. optymalizacji podatkowej, pośrednika w handlu nieruchomościami, doświadczonego rekrutera, marketera, menadżera ds. relacji z mediami, projektanta. Wszystkie te usługi kosztują. W przypadku zamówienia zewnętrznego wszystkie te koszty leżą po stronie wykonawcy.
Agencje eventowe mają wyraźnie sezonowy charakter. Szczyt przypada na lato i wczesną jesień. Zimą imprezy firmowe są często rezerwowane w okresie świąt Bożego Narodzenia i Nowego Roku. Ale jak radzą doświadczeni przedsiębiorcy, warto otworzyć firmę na wiosnę, aby mieć czas na zdobycie bazy klientów.
Na początku nie warto nawet myśleć o dochodach przekraczających 40 tys. Dopiero po pewnym czasie, gdy liczba zamówień będzie wystarczająco duża, można liczyć na zysk równy 70 tysięcy rubli. Naturalnie rentowność tylko wzrośnie. Zwrot działalności nastąpi po około dwóch latach aktywnej działalności.
Mamy nadzieję, że ta recenzja pomogła zrozumieć pytanie, jak otworzyć agencję organizującą wakacje. W każdym razie powodzenia we wszystkich swoich przedsięwzięciach i pomyślności!
Co trzeba zrobić, aby zorganizować wspaniałe i niezapomniane wakacje? Kiedyś wierzono, że wystarczy stół z przekąskami i napojami, dziś sytuacja się zmieniła. Teraz zwykła uczta nie wystarczy – aby święto było udane, trzeba wymyślić coś zachwycającego – występ, konkursy i ognistą zabawę. Dlatego coraz częściej wesela, przyjęcia firmowe, a nawet prezentacje powierzane są częściowo lub w całości wyspecjalizowanym agencjom. Zabawa i dobry humor może być opłacalne, dlatego warto szczegółowo zrozumieć, jak otworzyć agencję wakacyjną.
Jaka będzie Twoja agencja?
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zdecydować, jaka będzie specjalizacja Twojego przedsiębiorstwa. Przyjęcia dla dzieci i rodziny, wesela, imprezy firmowe – dość trudno będzie objąć wszystko na raz. Chociaż jeśli masz wystarczające doświadczenie w tej dziedzinie, dużą kadrę i możliwości finansowe do wdrożenia różne projekty, możesz otworzyć agencję ogólną.
Przygotowujemy dokumenty
Aby otworzyć agencję organizującą wakacje, najlepiej zdecydować się na zarejestrowanie się jako indywidualny przedsiębiorca – w ten sposób prowadzenie księgowości jest znacznie łatwiejsze. OKVED w tym przypadku musisz wybrać 92,3 i 92,72 - te kody wskazują wszystkie rodzaje działań, które będą potrzebne podczas świąt, uroczystości i przyjęć.
Agencja eventowa nie potrzebuje licencji, dlatego po przejściu prostej procedury rejestracyjnej można od razu przystąpić do pracy.
Lokal i wyposażenie: czego potrzebujesz
Aby przetrwać przy minimalnych nakładach inwestycyjnych, niektóre agencje rozpoczynają pracę i szukają zleceń nie mając lokalu – własnego lub wynajętego. W tym przypadku spotkania z potencjalnymi klientami zaplanowane są na przykład w kawiarni. Trudno nazwać to dobrą decyzją: renomowani klienci raczej nie zwrócą się do takiej organizacji, co oznacza, że nie można liczyć na wysokie zarobki.
Wynajmij powierzchnię biurową i odpowiednio ją udekoruj - to pierwsza rzecz, którą musisz zrobić, rozpoczynając działalność rozrywkową. Ponadto warto zlokalizować biuro w prestiżowej okolicy i podejść do jego projektu z pewną dozą wyobraźni. Designerska dekoracja, zdjęcia z udanych wydarzeń, sprzęt do oglądania slajdów i filmów - wszystko to będzie wskazywać na profesjonalizm.
Biuro może być małe – po prostu sala konferencyjna do spotkań z klientami i biuro, w którym będą pracować menadżerowie. Oprócz tego potrzebny będzie magazyn, w którym będzie można przechowywać kostiumy, sprzęt i rekwizyty (z czasem będzie on dość duży), jednak nie ma konieczności łączenia go z biurem: można znaleźć tańszy lokal.
Dla agencji wakacyjnej bardzo ważne jest posiadanie własnego środka transportu – minibusa lub minivana. Wynajmowanie samochodu za każdym razem, gdy go potrzebujesz, będzie dość drogie.
Pracownicy agencji
Aby rozpocząć działalność związaną z organizacją wakacji, potrzebujesz dwóch specjalistów - kierownika sprzedaży (będzie zajmował się reklamą firmy i pozyskiwaniem klientów) oraz menedżera kreatywnego (tego, który będzie odpowiedzialny za kreatywną część procesu: pisanie scenariuszy , generowanie pomysłów, opracowywanie koncepcji). Jeśli planujesz samodzielnie wykonać jedną z tych funkcji, początkowo pomoże to obniżyć koszty, ale należy to zrobić tylko wtedy, gdy nie wątpisz w swój profesjonalizm i nie masz odpowiedniego doświadczenia, jeśli nie, lepiej powierzyć te kwestie tym którzy radzą sobie z nimi na właściwym poziomie.
Twoja agencja będzie również potrzebować animatora (toastmastera) i kierowcy (jeśli nie masz samochodu, możesz poszukać kierowcy z własnym transportem, będzie to kosztować nieco więcej).
Pozostała część personelu może być niezależna, ale na początek będziesz potrzebować solidnej bazy kreatywnych zespołów i artystów, których możesz przyciągnąć do udziału w swoich projektach, jeśli zajdzie taka potrzeba. To może być:
- DJ-e,
- muzycy,
- śpiewacy lub zespoły muzyczne,
- artyści cyrkowi: klauni, akrobaci, magicy, żonglerzy itp.,
- organizatorzy pokazów ogniowych
- grupy taneczne lub tancerze egzotyczni,
- pirotechnika.
Ponadto Twoja agencja może potrzebować:
- dekoratorzy,
- kwiaciarnie,
- fotografowie,
- kamerzyści.
Reklama agencji
Z czasem dobra reklama Agencja zdobędzie zadowolonych klientów: ludzie zazwyczaj dzielą się swoimi wrażeniami z wakacji - wesel, rocznic, imprez firmowych. Publikują w Internecie filmy i zdjęcia, chętnie odpowiadają na pytania, opowiadają, dokąd poszli i ile kosztowała ta przyjemność. Zatem samo perfekcyjne wykonywanie swojej pracy jest już dobrą strategią reklamową.
Jednak na początku będziesz musiał upewnić się, że zostaniesz zauważony. Najbardziej odpowiedni do tego różne rodzaje reklama - wizytówki i broszury, ogłoszenia w lokalnym radiu i telewizji.
Ważna część kampania reklamowa– stworzenie strony internetowej dla Twojej agencji. Coraz częściej potencjalni konsumenci usług szukają odpowiedniego wykonawcy w Internecie i trzeba o tym pamiętać. Strona internetowa agencji wakacyjnej, podobnie jak biuro, powinna być jasna, ciekawa i przyciągająca wzrok. Powinno mieć dokładna informacja o oferowanych przez Ciebie usługach, współrzędnych offline firmy i oczywiście formularzu informacja zwrotna z możliwością zamówienia połączenia od menadżera.
Innym sposobem, aby poinformować klientów o sobie, jest reklamowanie się w popularnych grupach i społecznościach na portalach społecznościowych (oczywiście nie w żadnych grupach, ale tylko w tych, które są związane z Twoją lokalizacją).
Dochody i wydatki
Aby dokładnie zrozumieć nadchodzące wydatki, zanim zaczniesz organizować wakacje, będziesz musiał sporządzić szczegółowy biznesplan, biorąc pod uwagę sytuację w Twoim miejscowość. Aby to zrobić, musisz zbadać nasycenie rynku, popyt i możliwości wzrostu.
Według przybliżonych szacunków zakup rekwizytów i sprzętu będzie wymagał około 200 tysięcy rubli (jeśli wypożyczysz sprzęt, początkowa inwestycja może być mniejsza, ale nie jest to zbyt wygodne i znacznie mniej opłacalne, więc lepiej go kupić).
Wynajęcie biura będzie kosztować około 20–25 tys., wynagrodzenie stałych pracowników wyniesie około 60–90 tys. miesięcznie. Pozostali uczestnicy projektu mogą otrzymać określoną część wynagrodzenia za urlopy, w których uczestniczą.
Jeżeli w pierwszych miesiącach pracy agencji nie będzie zbyt wielu zamówień (2–3 zamówienia po 50 tys. rubli), a następnie ich liczba i koszt wzrosną (6–8 zamówień po 70–80 tys. rubli), agencja może zwróci się w ciągu zaledwie kilku miesięcy - roku.
Jedziesz do pracy - jak jechać na wakacje? Jest to całkiem możliwe, jeśli otworzysz własną firmę organizującą święta i uroczystości! Taka agencja może stać się całkiem dochodowa, ponieważ w naszym życiu jest wiele świąt - nasze urodziny, urodziny naszych dzieci, zakończenie szkoły, Nowy Rok, rocznice, rocznice, 8 marca, święta firmowe itp. A każdy chce, żeby uroczystości były zorganizowane i przyjemne. Tym właśnie zajmują się tzw. agencje wakacyjne, czyli w modzie agencje eventowe. Jak rozpocząć taki biznes od zera - o tym porozmawiamy Dalej.
Biznesplan dla agencji zajmującej się organizacją wakacji
Planując biznes, pamiętaj o sporządzeniu biznesplanu uwzględniającego Twój budżet i wszystkie wydatki. Biznesplan dotyczący organizacji wakacji pomoże Ci stworzyć całościowy obraz Twojego przyszłego biznesu, na którym będziesz mógł bezpiecznie bazować, podejmując rzeczywiste działania. Wzór takiego biznesplanu możesz pobrać u nas. Pobierz biznesplan agencji zajmującej się organizacją wakacji
Biznes w organizacji wakacji
Rejestracji działalności gospodarczej
Można się zarejestrować i jak przedsiębiorca indywidualny oraz jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Pierwsza opcja jest szybsza i prostsza, ale druga jest znacznie bardziej obiecująca pod względem dalszy rozwój. Jeśli zamierzasz organizować imprezy firmowe (a jest to jedna z głównych działalności agencji wakacyjnych), to nawiążesz współpracę osoby prawne dlatego bardziej wskazane byłoby natychmiastowe zarejestrowanie spółki LLC. Poza tym zapewne w organizacji wakacji zwrócisz się o pomoc do innych organizacji, na przykład klubów paintballowych, centrów rozrywki czy restauracji. Na tego typu działalność nie trzeba uzyskiwać zezwolenia.
Konkurs
Najpierw musisz przeanalizować rynek w swoim mieście pod kątem obecności takich agencji. Jeśli znajdziesz agencje o doskonałej reputacji, które istnieją na rynku od dłuższego czasu, dość trudno będzie z nimi konkurować. W takim przypadku musisz wymyślić jakąś nietypową cechę, którą będzie posiadać tylko Twoja firma, aby wyróżnić się na tle konkurencji. Może to być niestandardowe podejście do organizowania wakacji, dostęp do nietypowych lokalizacji czy niesamowicie dowcipni prezenterzy, których będzie cytować całe miasto. Wejście na rynek ze standardowym zestawem usług, jeśli w mieście jest już „rekin” takiego biznesu, jest również możliwe. Ale w tym przypadku absolutnie nie jest faktem, że będziesz w stanie osiągnąć sukces w tym biznesie.
Wyszukaj lokal
Pomieszczenia potrzebne na biuro, w którym będą głównie prowadzone negocjacje z klientami oraz magazynowane będą materiały i zaopatrzenie. Na początku możesz obejść się bez biura, umawiając się z klientami w kawiarniach, restauracjach lub w ich lokalu. Należy jednak pamiętać, że posiadanie biura doda firmie wiarygodności. Wystarczy 20-30 metrów kwadratowych powierzchni. Lepiej jest zlokalizować swoje biuro w centralnej części miasta, aby każdy z Twoich klientów mógł je szybko i łatwo odnaleźć. Może to być pokój w jednym z centrów biznesowych lub w oddzielnym budynku na parterze. Biuro powinno składać się z trzech odrębnych pomieszczeń oraz przedsionka. W jednym pomieszczeniu będziesz prowadzić negocjacje z klientami, w innym będą pracować Twoi pracownicy, w trzecim będziesz przechowywać zapasy, narzędzia, dekoracje i kostiumy.
Sprzęt
Do sprzętu biurowego będziesz potrzebować standardowego sprzętu biurowego - komputerów, drukarek, skanerów itp. I pamiętaj, aby mieć sprzęt projekcyjny, abyś mógł wyraźnie pokazać klientom przykłady dekoracji świątecznych i innych ważna informacja. Niezbędne będą także meble (miękkie sofy lub fotele) do pokoju recepcyjnego oraz biurko dla recepcjonisty.
Do użytku na imprezach potrzebny będzie sprzęt audio - głośniki, wzmacniacze, miksery, oświetlenie, mikrofony. Wszystko to możesz kupić od ręki lub wypożyczyć tylko w te dni, kiedy taki sprzęt jest potrzebny. Nie należy jednak zwlekać z zakupem. Lepiej przy pierwszej okazji kupić cały sprzęt, niż wydawać pieniądze na wynajem, a nawet narażać się na nieprzewidziane wydatki w przypadku konieczności zapłaty odszkodowania za uszkodzone lub zepsute urządzenia. Ale wszystko może się zdarzyć.
Agencja nie może obejść się bez kostiumów i scenografii. Na początek dobrze jest mieć co najmniej kilka zestawów obu na różne rodzaje uroczystości. Z biegiem czasu będziesz kupować nowe, poszerzając w ten sposób różnorodność świadczonych usług.
Ostatnim rodzajem niezbędnego sprzętu jest sprzęt foto i wideo. Na początku musi być profesjonalistką lub przynajmniej półprofesjonalną. W dzisiejszych czasach prawie wszystkie święta i uroczystości są nagrywane kamerą, więc bez tej technologii nie można się obejść.
Usługi i klienci
Wszystkich klientów agencji organizujących wakacje można podzielić na dwie kategorie – osoby fizyczne i przedsiębiorstwa. Klienci indywidualni złożą u Państwa zamówienia na urodziny, przyjęcia dla dzieci, rocznice rodzinne i wesela. Przedsiębiorstwa zlecą organizację imprez firmowych - urodziny firmowe, obchody Nowego Roku, 8 marca i inne daty. Najbardziej opłaca się być firmą świadczącą szeroki zakres usług, czyli organizującą wszystkie wymienione święta dla klientów prywatnych i korporacyjnych. Niektóre agencje podejmują się także organizacji konferencji, szkoleń, seminariów, a także organizacji loterii dla osób prywatnych.
Każdy rodzaj wakacji wymaga specjalnego podejścia. Najpierw należy wysłuchać życzeń klienta dotyczących tego, gdzie i jak chce spędzić wakacje. Bardzo ważny jest tutaj także budżet, jakim dysponuje Klient. Jeśli jest mały, warto doradzić klientowi, jak zorganizować urlop tak, aby zmieścił się w budżecie i był zadowolony.
Często klienci przychodzą nie z konkretnymi propozycjami, ale po prostu z chęcią dobrego wypoczynku i świętowania randki. Na przykład młoda para przyjdzie do ciebie i wyrazi swoje życzenia „wesele piękne, ale tak, żeby było niezwykłe i niezapomniane dla gości, a nasz budżet jest taki.” Następnie Twoi menedżerowie kreatywni w drodze negocjacji (często dość długich) z klientami dochodzą do jednego scenariusza świętowania. Musisz oferować swoim klientom szeroką gamę pomysłów, dopóki nie usłyszysz od nich. „Naprawdę tego chcemy!”.
Personel
Wszyscy pracownicy agencji muszą być ludźmi proaktywnymi, aktywnymi i kreatywnymi. To po prostu niezbędna zasada obowiązująca całą kadrę, bo to ludzie będą wspierać cały biznes. Agencja organizująca wydarzenia potrzebuje:
- Menedżerowie obsługi klienta. Osoby te muszą być towarzyskie, posiadać dar przekonywania i skutecznego współdziałania. Menedżerowie przeprowadzą wstępne spotkania z klientami, negocjują z nimi oraz opracowują plan i budżet działań;
- Dekorator. Inaczej mówiąc – dekorator przedpokoju. W rzeczywistości ozdobi pokój przed świętami za pomocą różnych dekoracji i elementów wnętrza. Dekorator musi mieć gust artystyczny i najlepiej posiadać wykształcenie w zakresie projektowania;
- Kwiaciarnia. To także dekorator, ale ozdabia pokoje kwiatami. Oprócz współpracy z lokalem kwiaciarnia wykona także kompozycje kwiatowe dla Panny Młodej i przyjęcia urodzinowe;
- Menedżerowie kreatywni. Są to pracownicy, którzy tworzą scenariusze wydarzeń - piszą teksty do prezentera, wymyślają konkursy, opracowują spektakle i programy pokazowe itp. W zasadzie nie wykształcenie jest tutaj tak ważne, jak niekonwencjonalny umysł, zaradność i umiejętność kreatywnego myślenia. Jak pokazuje praktyka, byli specjaliści KVN często pracują w tym kierunku;
- Prezenterzy. Na początek zatrudnij jednego gospodarza, który będzie pracował we wszystkie święta. W miarę rozwoju biznesu i powiększania się bazy klientów, możliwe będzie dodanie kilku kolejnych prezenterów, różniących się sposobem prowadzenia wydarzeń. W ten sposób możesz dać klientom możliwość samodzielnego wyboru gospodarza swojej uroczystości;
- Fotografowie i kamerzyści. Jeśli zatrudnisz ich z własnym sprzętem, możesz zaoszczędzić na zakupie sprzętu foto i wideo, jednak w tym przypadku będziesz musiał zaoferować im wyższe wynagrodzenie;
- DJ. Osoba odpowiedzialna za oprawę muzyczną wydarzeń. DJ powinien bez problemu poradzić sobie z posiadanym sprzętem nagłośnieniowym i oczywiście mieć dobry gust muzyczny;
- Kierowca. Agencja musi posiadać własny samochód, a najlepiej minibus. Będziesz musiał w jakiś sposób dostarczyć pracowników na miejsce uroczystości, a także zabrać tam niezbędny sprzęt.
Ponadto agencja musi posiadać szerokie kontakty biznesowe. Mogą to być zespoły muzyczne, znani prezenterzy, tancerze, klauni, żonglerzy, magicy, pirotechnicy, projektanci pracujący z określonymi materiałami itp. Specjaliści tacy mogą być zapraszani do współpracy przy poszczególnych wydarzeniach. Polecamy stworzyć własną bazę danych osób, z którymi możesz współpracować i zbierać opinie na ich temat. Nieodpowiedzialny lub niepoważny partner będzie w stanie zrujnować całe Twoje zamówienie, co pociągnie za sobą złe problemy z Twoją reputacją.
Twoi klienci mogą zlecić Ci wszystko, od ekstrawaganckiego pokazu ognia po wykonanie niezwykłych sztuczek magicznych lub gotowanie egzotycznych potraw – i zawsze powinieneś być w stanie znaleźć ludzi, którzy potrafią to zrobić. W przeciwnym razie stracisz klientów i obniżysz swoją reputację, ponieważ nie będziesz w stanie spełnić pragnień klienta.
Musisz zrozumieć, że jest to wykwalifikowany i kreatywny personel główna wartość agencje zajmujące się organizacją wakacji. Można mieć luksusowe dekoracje i drogi sprzęt, ale wszystko to będzie bezużyteczne, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, co z tym zrobić. Można spróbować znaleźć naprawdę wartościowych fachowców, zapłacić im godziwe wynagrodzenie i wtedy nie trzeba się martwić o jakość świadczonych usług. Można także zatrudnić amatorów, którzy dopiero rozpoczynają karierę w organizacji eventów. Ale bądź przygotowany na to, że firma pójdzie dłuższą drogą do sukcesu, ucząc się na własnych błędach.
Reklama
Specyfika pracy agencji eventowych jest taka, że około 80% klientów trafi do Państwa w oparciu o rekomendacje znajomych i przyjaciół. „Ci goście prowadzili nasze wesele, naprawdę nam się podobało! Zamów u nich także imprezę firmową"- będzie to znacznie silniejsze niż reklama znaleziona w Internecie. Skąd jednak pozyskać pierwszych klientów? Najprawdopodobniej będą to Twoi znajomi, krewni i przyjaciele. Dzięki nim możesz zbudować portfolio, którego agencja eventowa potrzebuje jak powietrze. Możesz reklamować swoje usługi w Internecie i mediach bez portfolio, ale nie będzie to zbyt skuteczne. W końcu potencjalni klienci będą chcieli przede wszystkim zobaczyć Twoje wydarzenia, które już zorganizowałeś i usłyszeć opinie od poprzednich klientów. Możesz promować taki biznes niemal wszędzie: w telewizji, radiu, mediach drukowanych, na forach internetowych i w sieciach społecznościowych.
Stwórz stronę internetową dla swojej agencji, zawierającą wszystkie niezbędne informacje o Twojej działalności i promuj ją za jej pośrednictwem Wyszukiwarki, a także w innych zasobach Internetu.
Wyrób sobie nawyk prowadzenia kalendarza wydarzeń swoich klientów. Oznacza to, że jeśli kiedyś zorganizowałeś dla firmy imprezę firmową, zadzwoń do niej w przyszłym roku przed tą datą i ponownie zaoferuj swoje usługi. Dowiedz się o datach urodzin szefów firmy, a także zaproponuj zorganizowanie dla nich uroczystości. Zrób to samo z klientami prywatnymi, którzy zamówili u Ciebie rocznice lub rocznice.
Zysk
Organizacja i prowadzenie uroczystości to zajęcie dość sezonowe. Najwięcej zamówień otrzymacie w okresie letnim (wesela) oraz w grudniu (imprezy firmowe sylwestrowe). W związku z tym zyski w tych miesiącach będą wyższe niż w pozostałych. Biznes spłaca się po około roku, ale wszystko zależy od wielkości inwestycji start-upowej. Nawet w dobrej sytuacji przez pierwsze sześć miesięcy będziesz mieć nie więcej niż 2-3 zamówienia miesięcznie. Chcąc szybko pokryć wszystkie inwestycje, nie należy zawyżać cen usług, jeśli nie ma się jeszcze wystarczającego doświadczenia. Lepiej najpierw popracować nad swoją reputacją i zdobyć zaufanie klientów. A potem za 1-2 lata będziesz w stanie osiągnąć stabilne wysokie zyski.
Organizacja wakacji to trudny biznes. Ale jest to bardzo interesujące, zwłaszcza dla tych, którzy nie lubią siedzieć spokojnie, w których ciągle rodzą się nowe twórcze pomysły, którzy chcą dawać ludziom radość. Jeśli jesteś właśnie taką osobą, masz wszelkie szanse, aby zostać odnoszącym sukcesy właścicielem firmy zajmującej się organizacją uroczystości i świąt!
