Ang sulat na tatalakayin natin dito gawaing kurso, ay isang paraan ng pagpapadala ng impormasyon sa isang negosyo. Sa madaling salita, ipinapakita ng kabanatang ito ang pangkalahatang konsepto ng terminong "pagsusulatan sa negosyo" o "opisyal na pagsusulatan".
Opisyal na sulat iba't ibang uri, na ipinadala sa ngalan ng isang organisasyon, institusyon ng isa pang organisasyon, institusyon, bagama't maaari itong i-address sa isang opisyal, at pinirmahan ng isang opisyal, ay kumakatawan sa mga sulat sa negosyo.
Maaaring kasama sa sulat sa negosyo ang isang ulat, ulat, sertipiko, buod, opisyal o sumasaklaw na sulat, atbp. Ang kanilang mga varieties:
· Isang pagtatanong
· Liham ng paalala
· Hiling
· Paunawa
· Telegrama
· Mensahe sa telepono
Ang isang liham ng negosyo ay isa sa mga paraan ng pagpapalitan ng impormasyon at pamamahala ng pagpapatakbo ng iba't ibang mga proseso sa mga aktibidad ng mga organisasyon at institusyon.
Sa lahat ng iba't ibang nakasulat na komunikasyon sa negosyo, nagpasya ang nagpasimula nito karaniwang mga gawain. Sa paglipas ng maraming taon ng pagsasanay sulat sa negosyo binuo ang mga modelo ng wika na naging posible upang malinaw at maigsi na ipahayag ang mga motibo, dahilan at layunin ng opisyal na mensahe.
Ang mga uri at dibisyon ng mga sulat ayon sa kanilang epekto sa pagganap ay ipinakita sa Talahanayan 1.
Talahanayan 1. Pamamahagi ng mga sulat sa pamamagitan ng paggana nito
|
Pag-andar ng sulat sa negosyo |
Uri ng sulat sa negosyo |
|
Nagpapaalam |
Ш Tala ng serbisyo Ш Cover letter Ш Mensahe ng liham |
|
Pag-uudyok |
Ш Utos Ш Tandaan |
|
Pagbibigay ng legal na katayuan sa isang bagay |
Ш Kasunduan Ш Power of attorney |
|
Pagsisimula at pagpapanatili ng mga relasyon |
Ш Tulong Ш Liham ng garantiya Ш Liham ng sanggunian Ш Liham ng paanyaya |
|
Pagpapahayag ng babala, kahilingan, pagtanggi |
Ш Liham ng paalala Ш Liham ng tugon |
Mga uri ng pagpaparehistro at accounting ng mga sulat
Sa panahon ng samahan ng pag-record ng mga papasok at papalabas na sulat sa enterprise, ang prosesong ito ay nagbago, binuo alinsunod sa teknikal na pag-unlad, at sa huli ay kinuha ang form na magagamit sa bawat gumagamit ng PC - mga sistema ng impormasyon ng sanggunian o mga awtomatikong log ng pamamahala ng dokumento. Ngunit upang simulan ang pag-aaral ng mga automated system na ito, kinakailangan na maging pamilyar sa iba pang mga paraan ng pagrehistro at pag-account para sa mga papasok at papalabas na sulat, at upang masubaybayan ang mga yugto ng ebolusyon ng prosesong ito.
Mga paraan ng pagpaparehistro at accounting ng mga papasok at papalabas na sulat:
1. Paraan ng papel.
Bilang isang patakaran, ang lahat ng impormasyon tungkol sa mga papasok at papalabas na sulat ay manu-manong naitala sa papel (espesyal na itinalagang mga form at mga form). Ang pangalan (pangalan ng organisasyon) at address ng nagpadala/tatanggap, petsa, katawagan at mga serial number ay ipinahiwatig. Advantage ang pamamaraang ito namamalagi sa mura at pagiging simple nito, ngunit kahit na mayroong higit sa 20 mga pagrehistro sa isang taon, kung gayon ang paghahanap para sa kinakailangang impormasyon tungkol sa isang partikular na pagpaparehistro ay nagiging mas kumplikado. Dapat mo ring isaalang-alang ang pagkasira ng papel, ang buhay ng istante nito, at ang pagpapanatili ng mga rekord ng dokumento sa mga archive.
2. Elektronikong manu-manong pamamaraan.
Katulad sa paraan ng papel, na may pagkakaiba lamang na sa halip na papel ang mga ito ay ginagamit Mga dokumento ng salita o Excel. Ang mga spreadsheet at mga form ay pinupunan at isinasagawa ang pag-uulat. Ang pamamaraang ito ay hindi rin mahal, ito ay magaan at madaling gamitin, ngunit mayroon din itong mga kakulangan. Ang isang nag-uulat na empleyado ay nangangailangan ng pangunahing kaalaman sa computer. Ang pamamaraang ito ay walang anumang backup ng data at, muli, ang paghahanap ng kinakailangang impormasyon ay maaaring maging mahirap. Gayundin, kung may nangyaring pagkabigo sa PC o software, ang mga archive ng impormasyon ay maaaring mawala o masira nang hindi na maayos;
3. Electronic na awtomatikong paraan.
Ito ay mga electronic document management system (EDMS), na nakatuon sa pagpasok, pag-iimbak at pagkuha ng mga dokumento (correspondence), at pagpapakita ng buong teknikal na proseso ikot ng buhay dokumento. Ang mga information technology system na ito ay tinatawag ding Logs para sa awtomatikong pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na sulat. Ang mga sistemang ito ay radikal na pinasimple ang buhay ng buong negosyo, dahil ang pagpaparehistro at accounting ng lahat ng mga sulat ay ganap na awtomatikong nangyayari, nang walang interbensyon ng mga mapagkukunan ng tao.
Ang pagproseso ng mga papasok na liham (at mga papasok na sulat sa pangkalahatan) ay magsisimula sa sandaling dumating ang dokumento sa iyong organisasyon. Dapat nating simulan na ilarawan ang proseso ng trabaho na ito sa pagsusuri ng mga salik na may direktang epekto sa organisasyon nito. Sa aking palagay, ito ay:
- paraan ng paghahatid ng sulat;
- nilalaman ng dokumento;
- may-akda ng dokumento;
- itinatag na mga deadline para sa pagpapatupad ng dokumento.
Paraan ng paghahatid ng koreo
Ang mga paraan para sa paghahatid ng mga sulat ay katulad ng mga pamamaraan sa aming pagtatapon para sa pagpapadala ng mga sulat. Malinaw na tulad ng ipinadala ko ang dokumento, natanggap ko ito.
Ang pinaka sinaunang paraan ng paghahatid ng sulat ay courier. Sa ilalim ay maaari niyang itago ang alinman sa isang "errand boy" o isang espesyal na opisyal ng komunikasyon.
Ang mga espesyal na serbisyo sa komunikasyon ay kadalasang ginagamit ng mga ahensya ng gobyerno na nagpapadala ng mga "dispatch" na may kahalagahan sa bansa.
Halimbawa 1
I-collapse ang Palabas
Sa ganitong paraan, ang mga sulat sa koreo ay isinasagawa sa pagitan ng Ministry of Foreign Affairs ng Russia at ng mga embahada ng Russian Federation na matatagpuan sa iba't ibang ibang bansa. Tandaan, mayroong isang pelikulang Sobyet - "Diplomatic Courier". Kahit ngayon, kapag lumitaw ang isang lalaking naka-green cap sa threshold ng iyong institusyon, ang puso ng isang mortal ay nagsisimulang tumibok nang mas mabilis: oo, nakikibahagi ako sa paglutas ng pinakamahalagang mga usapin ng estado (biro lang)!
Ngunit mayroon ding butil ng katotohanan sa bawat biro, dahil, sa pagbukas ng sobre, madali mong mabasa ang teksto ng walang kamatayang klasiko sa stamp sheet: "Isang auditor ay darating upang makita ka."
Kung ang iyong organisasyon ay may serbisyo sa paghahatid (courier service), pagkatapos ay paghahatid ng partikular na mahalaga at apurahang mga dokumento (sa loob ng bayan) magtitiwala ka lang sa kanya. Kasabay nito, sigurado ka na ang mga dokumento ay darating sa lalong madaling panahon at ililipat, gaya ng sinasabi nila, mula sa kamay hanggang sa kamay.
At ang paghahatid ng mga dokumento sa ibang lungsod, bilang panuntunan, ay ipinagkatiwala sa dalubhasa mga kumpanya ng koreo. Sa kabutihang palad, ngayon mayroon tayong pagpipilian. Ang lahat ay nakasalalay sa reputasyon ng kumpanya, ang laki ng iyong pitaka at ang kinakailangang oras ng paghahatid. Gayundin, ang mga kumpanya ng koreo ay pinagkakatiwalaang mag-organisa ng mga mass mailing, halimbawa, mga regalo para sa mga pista opisyal ng Bagong Taon.
Klasikong paraan ng paghahatid opisyal na mga liham kapwa sa loob ng teritoryo ng ating bansa at lampas sa mga hangganan nito, ay ipinapadala sa pamamagitan ng koreo FSUE Russian Post: simple, rehistradong mga liham, mga liham na may pagkilala sa resibo, mahahalagang liham, atbp. Kailangan lang nating ikinalulungkot na ang napakalawak na network na mayroon itong negosyong pag-aari ng estado, ang gayong tatak, na hindi nilikha ngayon, ay mas mababa sa merkado ng mga serbisyo sa koreo kaysa sa mga kabataan at madalas na mga kumpanyang Kanluranin. Nahuhuli siya ng ganito mahahalagang tagapagpahiwatig, gaya ng kultura ng serbisyo at teknolohiya sa trabaho.
Sa pamamagitan ng e-mail Kadalasan, ang iba't ibang uri ng mga materyales sa impormasyon, imbitasyon, advertising, atbp. ay inihahatid.
Gayunpaman, ngayon maraming mga ahensya ng gobyerno ang gumagamit ng e-mail (nakalaang mga channel ng komunikasyon) upang ayusin ang opisyal na interdepartmental na komunikasyon. Halimbawa, ang isang liham ay maaaring mailabas sa elektronikong paraan, pinirmahan gamit ang isang elektronikong digital na lagda, nakarehistro sa EDMS at ipinadala sa koresponden sa isang pag-click ng isang pindutan. kagandahan.
Minsan sa pamamagitan ng e-mail nakakatanggap ka ng mga elektronikong kopya ng mga kagyat na dokumento, ang paghahatid kung saan sa papel ay isasagawa sa ibang pagkakataon sa pamamagitan ng regular na koreo (para dito, sa modernong trabaho sa opisina ang isang termino tulad ng "paghahatid" ay ginagamit).
Kaya nakikita natin iyon sa modernong organisasyon maaaring makatanggap ng sulat iba't ibang paraan. At ang napiling opsyon ay direktang nakasalalay sa nilalaman ng dokumento, ang kaugnayan/pagkamadalian nito, na makabuluhang nakakaapekto sa karagdagang pagproseso nito.
Ang daming ito modernong paraan ang paghahatid ng sulat ay maginhawa lamang para sa nagpapadalang partido. Ngunit maaari itong "mag-overload" sa mga empleyado na tumatanggap ng sulat.
Halimbawa 2
I-collapse ang Palabas
Sabihin nating nagtatrabaho ka sa isang maliit ngunit medyo aktibong umuunlad na kumpanya. Mayroong dalawa, o higit sa tatlo, ang mga tao sa serbisyo sa preschool. At buong araw kang tumakbo sa reception, tumanggap ng mail mula sa mga courier, tumingin sa Outlook (tandaan na ang mga courier at email ay hindi gumagana ayon sa isang iskedyul). Hindi mo pa rin naayos ang bundok ng mga sulat na natanggap mula sa lokal na tanggapan ng koreo (mabuti na hindi bababa sa Russian Post ang naghahatid ng sulat isang beses sa isang araw; sa parehong oras, maraming mga organisasyon ang independiyenteng tumatanggap ng sulat sa post office, hindi ipinagkatiwala ang ganoong mahalagang pamamaraan sa kartero, na isa ring tao : maaaring magkasakit, magbakasyon, o hindi na lang sumipot).
At pagkatapos ay lumilitaw ang isang courier sa threshold. Ihulog mo ang lahat - at pumunta sa kanya upang makatanggap ng isang partikular na mahalagang dokumento kung saan tatakbo ka para sa natitirang araw ng trabaho...
May-akda ng dokumento
Pangalawa mahalagang salik, ang pag-impluwensya sa proseso ng pagproseso ng mga papasok na sulat ay ang pagiging may-akda ng dokumento. Siyempre, ang mga dokumentong natanggap sa ngalan ng ministro ng iyong industriya ay dapat na maproseso nang mapilit at agad na ilipat sa ulo para sa pagsusuri.
Ang mga modernong proseso ng trabaho sa opisina ay nagsasangkot ng pagbuo ng mga espesyal na ruta para sa ilang mga grupo ng mga dokumento, katangian ng mga dokumento ng isang tiyak na nilalaman.
Halimbawa 3
I-collapse ang Palabas
Kung gumagamit ka ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, kung gayon ang natanggap na karaniwang dokumento ay maaaring ipadala kasama ang naaangkop na ruta sa lahat ng mga interesadong partido nang sabay-sabay, o maaari mong ayusin ang ruta ng dokumento sa paraang awtomatiko itong mailipat mula sa isa. empleyado sa susunod.
Maaari ka ring bumuo ng "reverse" na mga ruta para sa mga indibidwal na grupo ng mga dokumento, i.e. hindi mula sa pinuno hanggang sa mga gumaganap, ngunit mula sa mga gumaganap hanggang sa pinuno.
- mga liham na naglalaman ng anumang kahilingan, kahilingan, panukala, reklamo, i.e. mga liham ng kahilingan na nangangailangan ng pagganap ng anumang mga aksyon o desisyon;
- mga sulat ng tugon sa mga inisyatiba na dokumento na iyong ipinadala;
- sanggunian at mga liham ng impormasyon.
Sa pangalan lang" mga liham ng pagtatanong"Maliwanag naman yun ganitong klase ang mga dokumento ay nangangailangan ng maingat na elaborasyon, at ang pagtatrabaho sa isang dokumento ng pangkat na ito ay maaaring kasama ang lahat ng mga yugto ng pagproseso ng mga papasok na sulat, mula sa pagpaparehistro hanggang sa kontrol ng pagpapatupad. Ang mga titik ng ganitong uri ay kinabibilangan ng tinatawag na pabilog, na ipinadala mula sa mas matataas na organisasyon hanggang sa mga nasa ilalim. Sa mga liham na ito, binibigyan ang iyong organisasyon ng anumang mga gawain na nangangailangan ng mandatory at kung minsan ay agarang pagpapatupad. Samakatuwid, para sa kategoryang ito ng mga opisyal na liham, dalawang salik ang mahalaga: ang pangangailangan para sa pagpapatupad at, bilang kinahinatnan, ang mga deadline para sa pagpapatupad.
Tumugon sa mga titik ay mga dokumento ng pagtugon sa iyong mga katanungan, kahilingan, panukala, kahilingan at iba pang mga liham na inisyatiba na ipinadala sa ibang mga organisasyon upang malutas ang alinman sa iyong mga problema. Kadalasan, hindi kinakailangan ang mga sulat ng tugon karagdagang aksyon, maliban sa kanilang paglipat sa mga empleyadong nagpasimula ng pagsasaalang-alang sa isyung ito.
Mga liham ng impormasyon likas na hindi naglalaman ng elemento ng "pangangailangan ng pagpapatupad" at kadalasan ay hindi napapailalim sa pagpapatupad - mayroon silang maikling buhay: Binasa ko, nag-take note at itinapon sa basurahan.
Panahon ng pagpapatupad
Sa anong punto ka magsisimulang kalkulahin ang panahon ng pagpapatupad (mula sa araw na inilabas ang order o sa araw pagkatapos nito)? Dapat ba itong bilangin sa kalendaryo o araw ng trabaho? Ano ang gagawin sa mga dokumento na ang deadline ay bumagsak sa katapusan ng linggo? Paano kung ang deadline ay hindi tinukoy sa lahat? Makakakita ka ng mga sagot sa mga tanong na ito sa artikulong "Paano matukoy ang mga deadline? » sa pahina 12 ng magazine No. 8’ 2011
Ang mga deadline para sa pagpapatupad ay maaaring itatag sa pamamagitan ng karaniwang mga tagubilin para sa pag-iingat ng rekord at pinalawig sa 1 buwan. Ngunit para sa indibidwal na species Ang mga deadline ng pagpapatupad ng mga dokumento ay itinakda ng espesyal mga regulasyon, ayon sa kung saan maaari silang kalkulahin sa mga araw, halimbawa, mula sa sandaling natanggap ang liham ng organisasyon. Samakatuwid, para sa mga dokumento na may iba't ibang mga deadline, ipinapayong bumuo ng iba't ibang mga proseso para sa pagproseso ng mga ito.
Tinalakay namin ang mahalagang paksang ito nang detalyado sa aming magasin noong nakaraang anim na buwan, na naglalathala ng ilang artikulo.
At ngayon ipinakita namin kung ano ang kailangan mong bigyang pansin kapag bumubuo ng isang proseso para sa pagtatrabaho sa mga papasok na sulat. Sa modernong mundo ng mahigpit na mga deadline at panuntunan, isang malaking daloy ng impormasyon, ito ay hindi pinahihintulutan upang idirekta ang paggalaw ng impormasyong ito daloy sa isang direksyon ito ay napakadaling mabulunan sa mabilis at rumaragasang ilog ng bundok.
Mga yugto ng proseso ng pagtatrabaho sa mga papasok na sulat
Ang proseso ng pagtatrabaho sa mga papasok na sulat ay maaaring nahahati sa mga yugto:
- pagtanggap;
- pag-uuri;
- pagpaparehistro ng sulat;
- pagpapadala ng mga dokumento sa mga tatanggap para sa paggawa ng mga desisyon sa pamamahala;
- pagpapadala ng mga dokumento para sa pagpapatupad;
- pagpapatupad ng mga dokumento;
- organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento;
- pagbuo ng mga naisagawang dokumento sa mga kaso.
Ang proseso ng pagtatrabaho sa mga papasok na sulat, tulad ng anumang iba pang proseso ng negosyo, bilang karagdagan sa mga elementong bumubuo nito, ay kinakailangang naglalarawan o nag-regulate ng mga aktibidad sa produksyon nito mga kalahok. Ang bawat kalahok sa proseso ay may partikular na tungkulin. SA sa kasong ito Ang mga tungkulin ay maaaring ipamahagi tulad nito:
- Superbisor- ito ang pinuno ng isang institusyon o yunit ng istruktura. Sinusuri ang mga dokumentong natanggap sa kanyang pangalan, gumagawa ng mga desisyon sa pamamahala sa mga ito, at sinusuri ang resulta ng pagpapatupad.
- Responsableng tagapagpatupad- isang empleyado ng institusyon na ipinahiwatig sa resolusyon ng Pinuno bilang "Responsableng Tagapagpaganap". Tumatanggap, alinsunod sa resolusyon ng Tagapamahala, ng isang dokumento para sa karagdagang pagpapatupad nito, inaayos ang gawain ng mga co-executor, at nag-uulat sa Controller sa pag-usad ng pagpapatupad ng dokumento.
- Tagapagpatupad- isang empleyado ng institusyon na ipinahiwatig sa resolusyon ng Pinuno bilang "Executor". Tumatanggap, alinsunod sa resolusyon ng Manager, ng isang dokumento para sa karagdagang pagpapatupad nito, nag-uulat sa Manager o Controller sa pag-usad ng pagpapatupad ng mga tagubilin sa ilalim ng dokumento. Kung may Responsible Executor, co-executor siya.
- Controller- isang empleyado ng institusyon na ipinahiwatig sa resolusyon ng Pinuno bilang "Controller" o kung sino ito batay sa mga panloob na dokumento ng regulasyon ng organisasyon. Tumatanggap ng mga ulat mula sa Responsible Executor at mga co-executor sa progreso ng pagpapatupad ng dokumento. Gumagawa ng desisyon na kumpletuhin ang trabaho sa dokumento at alisin ito sa kontrol.
- Kalihim- punong Kalihim. Tumatanggap ng mga dokumento sa papel para sa karagdagang pag-uulat sa Manager, gumagawa ng mga tala sa paggalaw ng mga dokumento sa mga materyales sa pagpaparehistro.
- Clerk- empleyado ng institusyong pang-edukasyon sa preschool. Responsable para sa pagtanggap, pag-uuri, pagrehistro, pagpasok ng impormasyon tungkol sa dokumento sa mga materyales sa pagpaparehistro, pagpapadala ng dokumento para sa resolusyon, pagpapadala ng dokumento para sa pagpapatupad, pagsubaybay sa pag-unlad ng dokumento. Tumatanggap ng mga ulat mula sa mga gumaganap sa pagkumpleto ng trabaho sa pagpapatupad ng dokumento, at nagpapadala ng mga ulat sa Controller. Sa ngalan ng Controller, ibinabalik ang mga dokumento para sa rebisyon o inaalis ang mga ito sa kontrol.
Gayundin, mula sa aking pananaw, kinakailangan na ipakilala ang mga konsepto tulad ng yugto ng siklo ng buhay ng isang liham ng serbisyo o katayuan ng dokumento, depende kung alin ang bawat kalahok sa proseso ay maaaring magkaroon ng sarili nilang malinaw na tinukoy na mga tungkulin/responsibilidad (tingnan ang Talahanayan 1).
Pagtanggap ng mga papasok na sulat
Isasaalang-alang namin ang tatlong mapagkukunan ng pagtanggap ng mga dokumento sa organisasyon: ang postal department ng Federal State Unitary Enterprise "Russian Post", courier at e-mail.
Paghahatid ng sulat mula sa post office Ito ay karaniwang isinasagawa isang beses sa isang araw, kadalasan sa umaga.
Ang mga dokumentong dumarating mula sa isang post office ay maaaring samahan ng isang postal register na nagpapahiwatig kabuuan postal item na inihatid sa iyong address. Kung ang rehistradong mail ay natanggap sa pangalan ng iyong organisasyon, isang hiwalay na rehistro ng koreo ang bubuuin para sa kanila. Bilang isang tuntunin, kasama sa mga rehistrong ito hindi lamang ang mga sulat na ipinadala sa iyo mula sa ibang mga organisasyon, kundi pati na rin ang mga sulat na ipinadala mo, ngunit ibinalik sa iyong address para sa ilang kadahilanan. Ang mga dahilan para sa pagbabalik ay maaaring isang maling tinukoy na address ng tatanggap, paghahatid ng mga postal notification ng paghahatid ng iyong sulat sa addressee, atbp.
Kung nakatanggap ka ng mga rehistradong liham, tandaan na ang iyong kasulatan ay may karapatan at pagkakataong suriin ang katotohanan ng paghahatid ng dokumento sa iyong organisasyon. Samakatuwid, inirerekumenda kong maingat na ihambing ang mga natanggap na sobre sa rehistro bago maglagay ng lagda, petsa at oras ng paghahatid dito. Dahil ang ganitong gawain ay kailangang gawin araw-araw, maaari kang gumawa ng isang espesyal na selyo na magbabawas sa oras para sa pagpuno ng mga naturang dokumento. Minsan ang iyong lagda sa rehistro ng koreo ay kailangang sertipikado ng selyo. Kung mayroon kang espesyal na selyo para sa pagpapasa ng pagproseso ng dokumento, hindi mo na kailangang maghanap ng opisyal na selyo sa bawat rehistro. Bilang isang patakaran, para sa mga courier at mga empleyado ng post office, ang pangalan ng organisasyon na nagpapadala/ tumatanggap ng sulat ay sapat na sa seal imprint.
Halimbawa 4
Mga halimbawa ng mga selyo at selyo ng ekspedisyon
I-collapse ang Palabas
Kung ikaw ay nakikitungo sa paghahatid ng courier, pagkatapos ay kailangan mo ring pumirma para sa pagtanggap ng dokumento, at sa ilang mga kaso (halimbawa, kung ang dokumento ay inihatid ng isang espesyal na opisyal ng komunikasyon) at patunayan ang iyong pirma gamit ang isang selyo.
Kaya, ang sulat ay natanggap. Sinuri mo ang mga rehistro ng koreo gamit ang mga dokumentong iyong itapon. Kung ang mga pagkakaiba ay natagpuan sa pagitan ng rehistro at ang aktwal na pagkakaroon ng mga dokumento, dapat itong agad na iulat sa organisasyon na naghatid ng sulat at dapat na gumawa ng kaukulang ulat.
Pansin! Maaari mong pirmahan ang mga rehistro lamang kapag lubos kang nakatitiyak na ang lahat ng mga dokumentong nakasaad sa mga ito ay naihatid nang ligtas at maayos.
Magkaroon ng problema upang suriin kung ang lahat ng mga sobre ay naka-address sa iyong organisasyon. Ang mga postal na item na naihatid nang hindi sinasadya ay agad na ibinalik sa post office o sa courier na naghatid sa kanila, kung saan ang isang kaukulang entry ay ginawa din sa rehistro. Halimbawa, “Maling naihatid ang rehistradong sulat No. 120320113516”.
Paghahatid ng mga dokumento gamit ang email maaaring isagawa kapwa sa loob ng balangkas ng daloy ng elektronikong dokumento ng interdepartmental, at sa pagitan ng iba't ibang organisasyon at mamamayan na hindi nakikilahok sa prosesong ito.
Ang pagtanggap ng mga dokumento sa pamamagitan ng email ay nagsisimula din sa pagsuri sa pagiging kumpleto at integridad ng sulat. Una sa lahat, dapat mong suriin kung tama ang pangalan ng tatanggap. Pagkatapos ng lahat, hindi lamang mga sobre ang maaaring magkaroon ng mga pagkakamali. Kung nahanap mo yan email Kung ang mensahe ay naihatid sa maling address o walang sapat na mga attachment sa mensahe, pagkatapos ay agad na ipaalam sa correspondent ang tungkol dito.
Pangunahing pag-uuri ng mga papasok na sulat
Ang ikalawang yugto ng pagproseso ng mga papasok na sulat ay ang paunang pag-uuri nito ayon sa mga addressee, at pagkatapos ay sa nakarehistro at hindi rehistradong sulat.
Tulad ng alam natin, ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay nakasalalay sa anyo ng trabaho sa opisina na pinagtibay sa organisasyon. Sa isang sentralisadong anyo, ang lahat ng mga dokumento na natanggap ng organisasyon ay nakarehistro sa isang yunit ng istruktura. Sa isang desentralisadong sistema, ang bawat departamento ay nakapag-iisa na nagrerehistro ng "nito" na mga dokumento. Sa isang halo-halong anyo ng trabaho sa opisina, ang iba't ibang mga pagpipilian ay posible, halimbawa, ang lugar ng pagpaparehistro ay maaaring nakasalalay hindi lamang sa kung kaninong pangalan ang dokumento ay natanggap, kundi pati na rin sa nilalaman nito.
Kaya, maingat na basahin ang pangalan ng addressee sa mga sobre at ilatag ang mail. Para sa pag-uuri ng mail maaari kang gumamit ng mga espesyal na rack na may mga cell, folder, mailbox, atbp. Siyempre, ang isang bagay na katulad ay likas sa mga regular na mailbox. Ito ang pinaka-maginhawang paraan ng pag-uuri: makatitiyak kang walang sinuman maliban sa tatanggap ang magbabasa o mag-aalis ng kanyang mail. Kung gumagamit ka ng mga folder para sa layuning ito, siguraduhing tiyakin na ang mga ito ay nasa isang mahigpit na itinalagang lugar, na maiiwasan ang pagkalito sa mga dokumento.
Naayos na ang mail, tanging ang mga dokumentong iyon na nakarehistro sa iyong structural unit ang natitira. Ngayon buksan natin ang mga sobre at kilalanin ang mga nilalaman nito. Siya nga pala, mga sobre na may nakasulat na "Personal", bilang panuntunan, ay hindi binuksan ng sinuman, ngunit inililipat sa addressee.
Ang bawat organisasyon ay tiyak na mayroon listahan ng mga dokumentong hindi napapailalim sa pagpaparehistro. Siyempre, hindi napapailalim sa pagpaparehistro ang mga materyal na pang-promosyon, pagbati, atbp. Nais kong magdagdag ng mga publikasyon ng subscription sa listahang ito, ngunit ipinapakita ng karanasan na kung hindi pagpaparehistro, kailangan pa rin ang kanilang accounting.
Sa parehong paraan, ang mga dokumento ng accounting - mga account, kilos, atbp. - ay hindi napapailalim sa pagpaparehistro. Ngunit kung nakatagpo ka na ng mga naturang dokumento, dapat mong malaman: lahat ng hindi nakarehistro ay tiyak na mawawala. At ang pagkawala ng mga dokumento ay maaaring humantong sa iba't ibang uri mga parusa laban sa iyong organisasyon. Samakatuwid, ang mga dokumento ng accounting ay maaari ding irehistro, ngunit ipinapayong paghiwalayin ang mga ito sa isang hiwalay na grupo at, tulad ng pinapayagan sa amin ng modernong EDMS, na mag-modelo ng mga espesyal na ruta para sa kanilang pagproseso.
Samakatuwid, sa aking labis na panghihinayang, ang listahan ng mga hindi rehistradong dokumento ay napakaikli.
Dagdag pa, sa gabay ng aking karanasan, magpapayo ako mula sa kabuuang masa ng natanggap na mga dokumento, piliin ang mga napapailalim sa agarang pag-uulat sa pamamahala. Irehistro mo muna sila. Pagkatapos ay piliin ang mga dokumento na ang deadline ay itinakda ng ilang regulasyon legal na kilos at napakaikli, halimbawa, 3 araw ng trabaho.
Bilang panuntunan, ang mga dokumentong natatanggap mula sa mas mataas o nangangasiwa na mga organisasyon na naglalaman ng anumang mga tagubilin o kinakailangan tungkol sa iyong organisasyon ay napapailalim sa agarang pag-uulat.
Napansin din namin na ang mga dokumento na may selyo, halimbawa, "DSP", ay kadalasang nakarehistro sa magkahiwalay na mga rehistro ng accounting.
Kaya, tiningnan mo ang lahat ng mga papasok na sulat at isinagawa ang paunang pag-uuri nito. At ngayon ay handa na kaming simulan ang pagrehistro nito.
Pagpaparehistro ng mga papasok na sulat
Ang pagpaparehistro ng mga natanggap na dokumento ay ipinagkatiwala sa mga empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, at sa isang desentralisadong anyo ng trabaho sa opisina - sa mga kalihim o klerk mga istrukturang dibisyon.
Kasama sa pagpaparehistro ang pagpasok ng ilang metadata ng dokumento sa mga materyales sa pagpaparehistro upang maitala ang katotohanan na ang dokumento ay natanggap ng organisasyon, na sa hinaharap ay gagawing posible na subaybayan hindi lamang ang paggalaw ng dokumento sa pagitan ng mga istrukturang dibisyon at ang lugar ng imbakan nito, kundi pati na rin ang resulta ng pagpapatupad nito.
Maaaring isagawa ang pagpaparehistro:
- tulad ng sa papel (sa kasong ito, ang isang karaniwang Journal ng pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento ay pinananatili o kontrol at mga card sa pagpaparehistro (mula dito ay tinutukoy bilang RK) ay inisyu),
- at sa elektronikong anyo:
- biswal para sa gumagamit ng EDMS na ito ay maaaring magmukhang pagpuno sa metadata ng nakarehistrong dokumento sa parehong Journal o sa isang hiwalay na registration card;
- kung wala pang pera para sa isang EDMS, maaari mong gamitin ang malawakang ginagamit na programa sa opisina na MS Excel, na nag-iingat ng isang spreadsheet dito sa anyo ng logbook na pamilyar sa atin. Pagkatapos ay maaari mong mabilis na pag-uri-uriin, i-filter at mahanap ang impormasyong interesado ka.
Siyempre, maginhawa ang EDMS. Una, pinapayagan ka nitong gumamit ng iba't ibang mga direktoryo (halimbawa, isang direktoryo ng mga kasulatan, isang direktoryo ng mga uri ng paghahatid ng koreo, isang direktoryo ng mga empleyado ng organisasyon, atbp.). Pangalawa, sa tulong ng isang EDMS, madaling masubaybayan ang siklo ng buhay ng isang dokumento, bumuo ng anumang mga form sa pag-uulat, at, higit sa lahat, ayusin ang sama-samang gawain gamit ang mga dokumento.
Kapag nagrerehistro ng mga papasok na sulat, bilang panuntunan, ginagamit ang isang karaniwang hanay ng mga detalye, na ipinasok sa log ng pagpaparehistro o RC sa unang yugto ng pagproseso ng papasok na liham:
- numero ng pagpaparehistro ng papasok na dokumento;
- petsa ng pagpaparehistro (pagtanggap) ng dokumento;
- petsa at numero ng pagpaparehistro ng natanggap na dokumento;
- impormasyon tungkol sa kasulatan (pangalan ng organisasyon - ang may-akda ng dokumento; posisyon at buong pangalan ng taong pumirma sa liham);
- buod ng liham;
- paraan ng paghahatid (kung ang liham ay naihatid sa pamamagitan ng rehistradong koreo, maaari mong ilagay ang numero ng rehistradong mail sa mga materyales sa pagpaparehistro, na maginhawa kapag dumating ang ilang mga dokumento sa isang sobre);
- bilang ng mga kopya ng liham na natanggap;
- numero ng natanggap na kopya;
- impormasyon tungkol sa addressee (buong pangalan at posisyon ng taong kung saan ang pangalan ay natanggap ang sulat, bagaman maaari itong i-address sa mismong organisasyon nang hindi nagsasaad ng isang partikular na opisyal);
- kung kanino (buong pangalan at posisyon) inilipat ang papasok na dokumento para sa paggawa ng desisyon sa pamamahala, pamilyar o pagpapatupad.
Gayundin, ang pangunahing elemento ng pagrehistro ng mga papasok na titik gamit ang modernong EDMS ay ang attachment ng isang elektronikong imahe ng isang dokumento sa Republika ng Kazakhstan. Kung ang dokumento ay natanggap ng organisasyon sa papel, ito ay na-scan at ang resultang file ay naka-attach sa Republika ng Kazakhstan. Kung ang dokumento ay natanggap nang elektroniko, ang file nito ay naka-attach lamang sa registration card. Pinapayagan ka ng modernong EDMS na awtomatikong magrehistro ng mga natanggap na dokumento nang direkta mula sa Email o mula mismo sa bukas na elektronikong dokumento.
Kung ang iyong organisasyon ay kalahok sa interdepartmental electronic na daloy ng dokumento o ikaw at ang iyong correspondent ay gumagamit ng parehong EDS, ang pagpaparehistro (ibig sabihin, paunang pagpuno sa mga field ng RK sa iyong system) ay maaaring awtomatikong isagawa.
Pagkatapos nating maipasok ang lahat ng impormasyon tungkol sa natanggap na liham sa mga materyales sa pagpaparehistro, italaga natin ito sa katayuang "Nakarehistro". Susunod, huwag kalimutang maglagay ng selyo sa pagpaparehistro sa mga dokumentong natanggap sa papel. Karaniwan itong matatagpuan sa kanang sulok sa ibaba ng unang pahina ng dokumento at binubuo ng mga sumusunod na elemento:
- pangalan ng organisasyon;
- petsa ng pagpaparehistro ng dokumento (kung minsan ang oras ng pagtanggap ay idinagdag);
- papasok numero ng pagpaparehistro(hindi malito sa numerong itinalaga sa dokumento ng may-akda nito).
Halimbawa 5
I-collapse ang Palabas
Halimbawa 6
I-collapse ang Palabas
Tulad ng makikita mo mula sa mga detalye ng natanggap na dokumento (mula sa Halimbawa 6) at mga materyales sa pagpaparehistro (Journal mula sa Halimbawa 5), hindi lamang namin inilagay ang metadata tungkol sa bagong natanggap na dokumento, ngunit ipinahiwatig din namin na ang natanggap na sulat ay isang tugon (tingnan ang column 6 ng Journal).
Sa kasamaang palad, ang mga electronic registration form lamang ang nagbibigay-daan sa iyo upang lubos na maitala ang kinakailangang impormasyon tungkol sa isang dokumento.
Halimbawa, ang EDMS ay magbibigay-daan sa amin hindi lamang upang ipahiwatig na ang natanggap na sulat ay isang tugon, ngunit din, gamit ang isang linking system, upang pagsamahin ang RC ng dalawang dokumento sa isang complex.
Ngayon isipin na ang sulat ng tugon ay orihinal na ipinadala sa tanggapan ng buwis hindi sa pamamagitan ng koreo, ngunit sa form email at nakarehistro na sa tanggapan ng buwis. At mapapahalagahan mo ang mga benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento, kapag pinag-aaralan mismo ng system ang bagong rehistradong dokumento ayon sa ilang mga parameter at ipinaalam sa registrar na ang dokumentong ito ay nairehistro na at kasalukuyang muling nakarehistro. Isipin kung gaano katagal ang aabutin mo upang i-flip ang logbook at tukuyin ang mga duplikasyon!
Gayundin, tutulungan ng EDMS ang klerk na magrehistro ng tiyak na bilang ng mga katulad na liham na natanggap mula sa isang kasulatan. Halimbawa, nakatanggap ang bangko ng 15 kahilingan mula sa tanggapan ng buwis nang sabay-sabay para sa impormasyon tungkol sa paggalaw ng Pera sa mga account ng kliyente sa bangko. 15 magkaparehong mga titik, na naiiba sa isa't isa lamang sa numero ng pagpaparehistro at pangalan ng kliyente ng bangko kung kanino hinihiling ang impormasyon. Ang EDMS ay madaling makakagawa ng bago batay sa isang nakarehistrong dokumento, na kinokopya ang paulit-ulit na impormasyon sa mga naaangkop na larangan ng Republika ng Kazakhstan. Kakailanganin lamang ng user na magpasok ng indibidwal na data.
Pagpaparehistro ng mga cover letter. Tulad ng alam mo, ang mga mahahalagang dokumento (dokumentasyon ng kontrata, mga pabilog na liham, atbp.) ay ipinapadala o ipinapadala sa tulong ng mga cover letter. Kaugnay nito, madalas na iniisip ng mga klerk kung aling dokumento ang irerehistro - ang sumasaklaw na liham o ang dokumentong kasama nito? Sa sitwasyong ito, kailangan mong sagutin ang tanong: anong mga parameter ang gagamitin mo upang maghanap ng mga dokumento sa hinaharap? Kadalasan kailangan itong panatilihin ayon sa data ng "sinamahan" na dokumento. Samakatuwid, mas maginhawang isaalang-alang ang "sinamahan" na dokumento bilang pangunahing dokumento, at ilakip ang sumasaklaw na sulat bilang isang naka-link na dokumento. Halimbawa, sa registration card ng papasok na dokumento ng EDMS na "NEGOSYO" mayroong isang espesyal na tab para sa layuning ito, na tinatawag na "Kasamang Dokumento".
Pagpapadala ng mga dokumento sa manager para sa pagsusuri
Ang mga orihinal ng mga nakarehistrong papasok na dokumento sa papel ay inililipat sa kalihim para sa kanilang karagdagang ulat sa tagapamahala. Sa malalaking kumpanya, bago magpadala ng mga dokumento sa manager, ang katulong ay naghahanda ng mga draft na resolusyon, na iginuhit sa mga espesyal na form, ang tinatawag na "runners". Ang "runner" ay maaari lamang maglaman ng mga detalye ng manager: ang kanyang posisyon at apelyido, unang pangalan, patronymic, o may karaniwang form. Sa panahon ng pag-unlad karaniwang anyo"runner" Espesyal na atensyon dapat ibigay sa nilalaman ng resolusyon, kinakailangang magbigay ng lugar para sa pagsulat ng teksto ng resolusyon, upang ipahiwatig ang pangalan ng opisyal na pagkakatiwalaan ng kontrol sa pagpapatupad ng dokumentong ito, pati na rin ang mga pangalan ng responsableng tagapagpatupad at kasamang tagapagpatupad. Maipapayo rin na magbigay ng isang lugar para sa paglalagay ng marka sa pagsusumite ng dokumento para sa kontrol at ang deadline para sa pagpapatupad ng dokumento (mas mahusay na ipahiwatig ito hindi sa mga araw, ngunit bilang isang tiyak na petsa). Tingnan ang Halimbawa 7 sa susunod na pahina.
SA Kamakailan lamang Sa pagpapakilala ng EDMS sa malalaking organisasyon, ang mga dokumento ng papel ay hindi inilipat sa tagapamahala, isang elektronikong kopya lamang ang ipinadala sa kanya. Ginagawang posible ng EDMS na lutasin ang isyu sa paghahanda ng isang draft na resolusyon, na inihanda din ng assistant manager sa electronic form at ipinadala sa manager para sa layunin ng higit pang pagpipino at pag-apruba nito.
Ngunit bumalik tayo sa mga papeles.
sandali paglipat ng mga dokumento mula sa klerk patungo sa sekretarya ng tagapamahala ay napakahalaga, dahil madalas na kinakailangan na ipahayag ang isang "paghahanap para sa mga nawawalang dokumento", habang tahimik silang nakahiga sa opisina ng tagapamahala. Samakatuwid, ang katotohanan ng paglilipat ng mga dokumento mula sa klerk patungo sa sekretarya at pabalik ay nangangailangan ng pag-iingat ng mahigpit na mga rekord.
Para dito kailangan pa rin mag-iwan lamang ng isang ruta para sa paggalaw ng mga dokumento mula sa tagapamahala hanggang sa tagapagpatupad: manager - secretary - clerk - executor. Kung hindi man, ang tagapamahala, na direktang naglilipat ng mga dokumento sa mga tagapagpatupad "mula sa kamay hanggang sa kamay," ang kanyang sarili ay lumilikha ng mga paunang kondisyon para sa hindi makontrol na paggalaw ng mga dokumento, na humahantong hindi lamang sa hindi napapanahong pagpapatupad, kundi pati na rin sa pagkawala ng mga dokumento.
Kung nagsasagawa ka lamang ng "papel" na gawain sa opisina, kung gayon ang tanging pagpipilian para sa pagtatala ng katotohanan ng paglilipat ng mga dokumento sa manager (o sa kanyang sekretarya) ay isang listahan (listahan ng mga numero) ng mga inilipat na dokumento.
Kung nagtatrabaho ka sa isang EDMS, ang sekretarya na tumatanggap ng mga papasok na sulat ay maaari lamang suriin ang pagkakaroon ng mga ipinadalang dokumento sa papel kasama ang mga dokumentong nakarehistro sa system. Maginhawa ring gamitin ang mga yugto ng siklo ng buhay ng isang elektronikong dokumento. Naaalala mo na pagkatapos ng pagpaparehistro, itinakda namin ang yugto ng "Rehistrado" para sa mga dokumentong nakarehistro sa system. Ang kalihim, na nakatanggap ng mga dokumento sa papel at sinusuri ang mga ito gamit ang data ng system, ay maaaring magtalaga sa kanila ng isang bagong katayuan: "Para sa pagsasaalang-alang."
Ang tagapangasiwa na nakatanggap ng dokumento, at ang desisyon ng pamamahala na ginawa tungkol dito, ay ginagawang pormal ito sa anyo ng isang resolusyon, na nakasulat sa mismong dokumento (tingnan ang teksto sa italics sa isang fragment ng papasok na liham sa Halimbawa 8) o ay iginuhit sa “slider” na nakakabit dito (Halimbawa 7). Ang "runner" na naglalaman ng resolution ng manager ay isang mahalagang bahagi ng dokumento at napapailalim sa karagdagang storage dito.
Halimbawa 7
I-collapse ang Palabas
Ang teksto ng resolusyon ay dapat na malinaw na ipahiwatig kung sino ang kailangang gawin kung ano at kailan, at naglalaman din ng petsa ng aplikasyon nito at ang pirma ng tagapamahala. Sa pamamagitan ng paraan, kung ang draft na "runner" ay naglalaman ng impormasyon na dapat ay naiiba sa panghuling resolusyon (halimbawa, nagpasya ang tagapamahala na italaga si Ivanov bilang tagapagpatupad, at hindi si Petrova, na isinama na ng katulong sa draft na resolusyon sa "runner"), pagkatapos ay sa halip na i-print muli ang "runner" o Kung gagawa ka ng mga manu-manong pagwawasto dito, maaari kang gumawa ng isang resolusyon sa mismong dokumento.
Halimbawa 8
I-collapse ang Palabas
Ang mga dokumento ng papel na may resolusyon ng tagapamahala ay inilipat ng kalihim sa departamento ng institusyong pang-edukasyon sa preschool para sa karagdagang pagpapatupad, tungkol sa kung saan ang isang kaukulang entry ay ginawa sa mga dokumento ng accounting ng sekretaryat, o ang katotohanan ng pagbabalik ng mga dokumento ay naitala sa pamamagitan ng pagbabago ng yugto ng cycle ng buhay ng dokumento, na nakatalaga sa sumusunod na katayuan - "Para sa pagpapatupad".
Pagpapadala ng mga dokumento para sa pagpapatupad
Sa yugtong ito ng pagtatrabaho sa mga papasok na sulat, ang mga empleyado ng serbisyo sa edukasyon sa preschool ay nahaharap sa dalawang gawain:
- una, ilipat ang resolusyon ng tagapamahala sa mga materyales sa pagpaparehistro (ang teksto ng resolusyon (i.e. mga tagubilin ng tagapamahala), pati na rin ang mga pangalan mga opisyal, kung saan ipapadala ang dokumento para sa pagpapatupad at para sa pagsasagawa ng control function);
- pangalawa, ilipat ang mga dokumento sa mga yunit ng istruktura para sa pagpapatupad o pagsusuri.
Huwag kalimutan na kung ang resolusyon ng tagapamahala ay nagpapahiwatig ng deadline para sa pagpapatupad ng dokumento o ang markang "Para sa kontrol" / "Kontrol", kung gayon ang serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay kailangang subaybayan ang pagpapatupad ng dokumentong ito. Sa log ng pagpaparehistro, ang tanda ng kontrol ay maaaring ilagay sa column na "Numero ng pagpaparehistro" (nauuna ito at agad na makikita), o sa column na "Resolution" (tulad ng sa Halimbawa 9), o sa isang espesyal na itinalagang column.
Pinapayagan ng modernong EDMS ang mga dokumento na awtomatikong mailagay sa ilalim ng kontrol kapag ang ilang mga parameter ay ipinasok sa mga materyales sa pagpaparehistro, halimbawa, ang nakaplanong petsa ng pagpapatupad ng dokumento. Bilang karagdagan, sa sitwasyong ito, maaari mong gamitin ang mga yugto ng ikot ng buhay ng dokumento sa pamamagitan ng pagtatalaga nito sa yugtong "Under Control".
Kapag nagtatrabaho sa papel na media, ang mga klerk ay dapat kahit papaano ay maglipat ng mga dokumento sa mga tagapagpatupad. Halimbawa, inilalagay ng mga klerk ang mga ito sa parehong mga folder, cell o mailbox ng mga istrukturang yunit at hintayin ang mga empleyado ng mga yunit na ito na dumating para sa mga dokumento. Ang ilang mga organisasyon ay gumagamit ng mga panloob na courier upang maghatid ng mga dokumento sa pagitan ng mga departamento, na naghahatid ng mga dokumento ayon sa isang nakatakdang iskedyul.
At kapag nagtatrabaho sa isang EDMS, awtomatikong ipinapadala ang mga elektronikong dokumento sa mga tagapagpatupad kaagad pagkatapos mailabas ang resolusyon ng tagapamahala. At ang dokumento ay ipinadala sa kontratista sa loob ng ilang segundo pagkatapos ng pagpindot sa magic na "Ok" na buton.
Ngayon ipakita natin ang isang sample ng isang papasok na liham at ipahiwatig kung anong mga yugto ng pagproseso kung anong mga marka ang lilitaw dito at - sa parehong oras - kung anong impormasyon ang ipinasok sa Registration Journal.
Halimbawa 8
Pagninilay ng mga yugto ng pagproseso ng isang papasok na dokumento sa sarili nito at sa Registration Journal
I-collapse ang Palabas
Pagpapatupad ng mga dokumento
Ang responsibilidad para sa pagpapatupad ng mga dokumento (mga papasok na liham at mga tagubilin para sa kanila) ay nakasalalay sa mga empleyado ng organisasyon na itinalaga bilang mga tagapagpatupad alinsunod sa:
- resolution ng ulo;
- mga responsibilidad sa trabaho;
- naaprubahan na proseso ng negosyo.
Ginagabayan ng mga alituntunin ng klasikal na gawaing pang-opisina, ang pag-unlad ng gawain ng tagapalabas kasama ang dokumento at ang resulta nito ay makikita sa mga materyales sa pagpaparehistro (halimbawa, sa mga hanay/patlang na "Progreso ng pagpapatupad" at "Ulat sa pagpapatupad"). Sa mismong dokumento, bilang panuntunan, isang marka lamang ang inilalagay sa pagpapatupad ng dokumento nang walang mga detalye ng pag-unlad ng pagpapatupad (ang kaukulang entry ay ginawa sa mas mababang larangan ng dokumento)
Ang gawain ng klerk sa yugtong ito ay tumanggap lamang ng mga ulat mula sa mga gumaganap sa gawaing ginawa at, kung kinakailangan, ilipat ang mga ito sa mga form ng pagpaparehistro. Ang batayan para sa paggawa ng mga entry sa progreso ng pagpapatupad ng isang dokumento ay isang nakasulat o pasalitang ulat ng responsableng tagapagpatupad sa gawaing ginawa.
Sa hanay na "Progreso ng pagpapatupad" ang mga pangunahing yugto ng trabaho kasama ang dokumento o ang mga dahilan na nagsilbing batayan para sa pagpapalawig (pagpapaliban) ng deadline para sa pagpapatupad ng dokumento ay ipinasok. Halimbawa, "08/25/2011 isang pulong ang ginanap kasama ang kasosyo, isang paunang kasunduan ang naabot, ang mga dokumento ay ipinadala para sa pagbuo ng isang kasunduan sa pakikipagtulungan" o "Dahil sa katotohanan na ang karagdagang pag-verify ay kinakailangan at ang mga kopya ng mga dokumento sa pagbabayad ay hiniling noong 08/11/2011, hinihiling ko sa iyo na ipagpaliban ang petsa ng pagpapatupad sa 08/20/2011".
Sa column na "Note on execution" ang impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng dokumento sa kabuuan ay ipinasok: “Noong Agosto 15, 2011, isinagawa ang desk audit ng Alatyr OJSC. Ang ulat ng inspeksyon ay isinumite sa pamamahala noong Agosto 18, 2011.. Kung ang pagpapatupad ng dokumento ay isinagawa ng isang sulat ng tugon, kung gayon ang petsa at numero ng dokumento ng tugon ay ipinahiwatig, halimbawa, “Ex. No. 1561/12 na may petsang 08/25/2011".
Kung nagtatrabaho ka sa isang EDMS, ang espesyal na pansin ay dapat bayaran sa tinatawag na "blangko" na mga ulat: kapag ang mga empleyado na nakatanggap ng mga dokumento para sa pagpapatupad ay minarkahan lamang ang "Naisagawa", nang hindi iniisip ang katotohanan na sa isang keystroke ay nag-uulat sila sa pagpapatupad ng dokumento, at hindi sa pagbabasa nito. Tanging ang dokumento kung saan nalutas ang lahat ng mga isyu na iniharap dito ay itinuturing na naisakatuparan. Ang isang "blangko" na ulat mula sa responsableng tagapagpatupad na may teksto tulad ng "Nakumpleto" o "Naisagawa", nang hindi nagsasaad ng partikular na impormasyon tungkol sa pagpapatupad ng klerk, ay hindi dapat tanggapin, at ang utos ay dapat ipadala para sa rebisyon.
Matapos maisagawa ang dokumento, ang tagapalabas ay obligadong maglagay ng marka sa pagpapatupad dito (sa ilalim na margin ng dokumento). Kung may nagawang aksyon, inilalarawan ng tagapalabas sa ulat ng pagganap ang pagkilos na ito, ilalagay ang petsa ng pagkilos, personal na lagda at ang petsa ng pagpaparehistro ng marka ng pagpapatupad. Tingnan ang Halimbawa 9. Ito ang ginagawa nila sa papeles. Kapag nagtatrabaho sa EDMS, ang naturang impormasyon ay maaaring agad na maipasok sa system o muling iguhit ng kontratista sa isang papel na dokumento kasama ang kanyang pirma, at pagkatapos ay ililipat din sila sa EDMS nang mag-isa o ang klerk. Sa puntong ito, ang dokumento ay lumilipat sa susunod na yugto ng siklo ng buhay nito - "Ulat ng Pagpapatupad".
Organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad
Ang kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento ay ganap na nakasalalay sa mga balikat ng empleyado na hinirang ng controller. Ang mga empleyado ng serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool ay ipinagkatiwala lamang sa pagpapanatili ng "teknikal" na bahagi ng kontrol: pagsuri sa katotohanan ng pagpapatupad ng dokumento na "tapos / hindi nakumpleto", pati na rin ang pagsunod sa mga deadline.
Sa kasamaang palad, ang form ng journal para sa pagrerehistro ng mga paksa ay hindi maginhawa, na hindi pinapayagan ang kontrol sa pagpapatakbo ng pagpapatupad ng mga dokumento. Ang pagpapanatili ng control function sa awtomatikong mode ay isa sa mga pakinabang ng EDMS, na nagbibigay-daan sa iyo upang makakuha ng impormasyon tungkol sa mga dokumentong nasa ilalim ng kontrol sa iba't ibang aspeto: tingnan ang mga dokumentong nasa ilalim ng pagpapatupad kapwa ng mga indibidwal na empleyado at ng isang partikular na departamento sa kabuuan; mga dokumento na ang panahon ng pagpapatupad ay mag-e-expire sa isang tiyak na petsa, atbp.
Siyempre, ito ay pinaka-maginhawa upang isagawa ang kasalukuyang kontrol sa pamamagitan ng pagtutok sa mga deadline at pag-uuri ng mga dokumento nang naaayon. Huwag kalimutan ang tungkol sa intermediate control, na isinasagawa ilang araw bago ang itinatag na petsa ng kontrol. Ngayon, upang magsagawa ng intermediate na kontrol, gumagamit sila ng isang sistema ng "mga paalala" na awtomatikong ipinapadala sa mga gumaganap.
Maraming mga dokumento ang maaaring tanggapin para sa isang dokumento mga desisyon sa pamamahala, na ibibigay sa anyo ng ilang mga order. Bukod dito, maaari silang na-install magkaibang termino pagganap! At ang bawat pagtuturo ay dapat ilagay sa ilalim ng kontrol, na sa hinaharap ay hahantong sa kontrol sa pagpapatupad ng hindi lamang ang dokumento sa kabuuan, kundi pati na rin ang bawat pagtuturo nang hiwalay.
Samakatuwid, ngayon ang isang pagkakaiba ay ginawa sa pagitan ng mga konsepto ng "pagtuturo" at "resolution", isang ordinaryong "resolution" at isang "control resolution", isang ordinaryong "pagtuturo" at isang "control order" o "control document". Ang isang dokumento ay maaaring magkaroon ng ilang regular at kontrol na mga tagubilin sa parehong oras. Sa kasong ito, halimbawa, kung ang resolusyon ng isang superyor na tagapamahala ay walang iisang control order, kung gayon ang dokumento mismo sa kabuuan ay hindi ituturing na kontrol.
Kung wala kang electronic document management system, inirerekumenda namin na panatilihing hindi papel ang Registration Log, ngunit hindi bababa sa isang spreadsheet sa MS Excel o MS Access. Kung kailangan mong kontrolin ang ilang mga order na ibinigay sa ilalim ng isang dokumento, maaari mong ilagay ang mga ito sa talahanayan bilang magkahiwalay na linya:
- sa una ay punan mo ang lahat ng mga patlang,
- at sa lahat ng mga kasunod ay uulitin mo lamang ang papasok na numero at petsa ng pagtanggap ng dokumento (upang makilala ito), at punan din ang mga column na iyon na naglalaman ng indibidwal na impormasyon tungkol sa ibinigay na order at pagpapatupad nito.
Ang pagpapatupad ng mga function ng kontrol ng serbisyo ng DOU ay hindi gaanong mabigat kung ang impormasyon sa pagpapatupad ng mga order ay ipinasok sa isang napapanahong paraan, dahil parehong naproseso ang mga papasok at papalabas na dokumento. Halimbawa, kung nagrerehistro ka ng papalabas na dokumento, na isa ring sulat ng tugon sa ilang papasok na dokumento, huwag maging tamad at magpasok ng impormasyon sa mga materyales sa pagpaparehistro ng papasok na sulat, at, kung maaari, alisin ito sa kontrol.
Ang dokumento ay tinanggal mula sa kontrol ng controller lamang. Ang kontratista, na nag-ulat tungkol sa pagpapatupad ng dokumento, ay humihiling lamang na alisin ito sa kontrol (tingnan ang marka Blg. 3 sa papasok na liham mula sa Halimbawa 9). Ang ibang mga empleyado ay maaari ding "humiling" na gawin ito kung "napansin" nila ang isang pagbabago sa sitwasyon.
Matapos alisin ang isang dokumento mula sa kontrol, ang tanda ng kontrol sa mga materyales sa pagpaparehistro ay pinapalitan ng karatulang "inalis mula sa kontrol": sa mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang tanda ay nawawala ang maliwanag (madalas na pula) na kulay, at sa pagrehistro ng log ang ang maliwanag na titik ay maaaring i-cross out. Ang control mark na inilagay sa mismong dokumento ay hindi binago (sa aming Halimbawa 9 ito ang "Control" stamp; hindi ito na-cross out).
Sa sandaling ito, maaaring itakda ang dokumento sa isang bagong katayuan - "Naisagawa." Inalis sa kontrol."
Pagbuo ng mga dokumento sa mga kaso
Ang mga papasok na liham na isinagawa sa trabaho sa opisina ay binubuo sa mga kaso ayon sa sumusunod na pamantayan:
- ayon sa nilalaman (paksa) ng mga dokumento (halimbawa, ang mga sulat tungkol sa pagpapadala/pagtanggap ng mga ulat ay nabuo sa isang file);
- sa heograpiya (mga dokumentong dumarating/ipinadala mula sa isang rehiyon ay nabuo sa isang file);
- sa isang batayan ng kasulatan (ang pakikipag-ugnayan sa isang kasulatan ay nabuo sa isang file), at iba pa.
Ang paglikha ng mga kaso na may mga pangalang "Papasok" at "Palabas" ay pinahihintulutan lamang kung sa pagitan ng mga dokumentong nabuo sa mga ito iba't ibang bagay, magkakaroon ng malapit na koneksyon. Halimbawa, dapat ipahiwatig ng papasok na dokumento ang numero at petsa ng dokumento ng tugon, pati na rin ang bilang ng kaso kung saan ito isinampa. Ang eksaktong parehong impormasyon ay dapat na nakapaloob sa mga materyales sa pagpaparehistro. Kung hindi, kakailanganin mong maghanap ng mahabang panahon para sa alinman sa isang sulat ng kahilingan o isang sagot dito.
Ang numero ng kaso ayon sa nomenclature kung saan isasampa ang dokumento pagkatapos ng pagpapatupad ay maaaring bahagi ng numero ng pagpaparehistro nito. Pareho itong nalalapat sa parehong numero na itinalaga ng may-akda ng dokumento at ang papasok na numero na itinalaga ng tatanggap ng liham.
Ginagawa ng klerk ang naaangkop na inskripsiyon sa dokumento: "Para sa file No. 01-15," at ang parehong impormasyon ay inililipat sa mga materyales sa pagpaparehistro (tingnan sa Halimbawa 9, ang huling ika-15 na hanay ng Journal at markahan ang No. 4 sa papasok na liham).
Ang iba't ibang uri ng analytical na ulat ay kadalasang inihahanda para sa pagtatrabaho sa mga papasok na sulat:
- ulat sa kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento (parehong quantitative at qualitative indicator ay ibinigay);
- mga ulat sa bilang ng mga dokumento na natanggap sa pangkalahatan at ng mga istrukturang dibisyon;
- mga ulat sa paksa ng mga papasok na dokumento o sa mga rehiyon kung saan isinasagawa ang pagsusulatan, atbp.
Samakatuwid, ngayon ang mga hindi napapanahong paraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento sa papel ay kumukupas sa background, na nagbibigay-daan sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang form ng pagpaparehistro ng journal ay nananatiling buhay lamang sa partikular na mga lihim na institusyon, at ang lugar nito sa mga proseso ng opisina ay kumpiyansa na inookupahan ng mga electronic document management system at ang "jack of all trades" na MS Excel.
Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba
Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga mag-aaral, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.
Mga katulad na dokumento
Liham pangnegosyo bilang isang anyo ng opisyal na sulat. Paggamit ng liham ng pasasalamat upang kilalanin ang isang katotohanan, aksyon, o sitwasyon na naganap. Ang pinakakaraniwang uri ng mga liham pangnegosyo. Paggamit ng reklamo upang ipahayag ang mga reklamo tungkol sa isang serbisyo.
abstract, idinagdag noong 03/11/2014
Ang kakanyahan, pangunahing layunin at nilalaman ng mga komersyal na aktibidad sa tingian kalakalan. Ang mga komersyal na aktibidad ng isang retail enterprise bilang isang object ng pamamahala. Pamamaraan para sa pagsusuri sa pagiging epektibo ng sistema ng pamamahala ng aktibidad sa komersyal ng negosyo.
thesis, idinagdag noong 03/19/2012
Ang kakanyahan ng komersyal na aktibidad ng isang negosyo sa pagbebenta. Panloob at panlabas na kapaligiran mga negosyo. Pagsusuri ng mga aktibidad sa komersyal na pagbebenta ng KSUP "Teplichnoe". Mga hakbang upang paigtingin ang mga komersyal na aktibidad para sa pagbebenta ng mga produktong pang-agrikultura.
thesis, idinagdag noong 12/12/2007
Ang kakanyahan at kahalagahan ng komersyal na aktibidad. Mga serbisyong komersyal. Mga modernong tendensya sa gawain ng mga komersyal na serbisyo ng negosyo. Pagsusuri ng mga aktibidad ng komersyal na serbisyo ng JSC "Sparkling Wines". Pagpapabuti ng organisasyon ng komersyal na gawain.
course work, idinagdag noong 01/06/2004
Pagsasaalang-alang ng konsepto at mga uri ng imahe ng pinuno ng isang komersyal na istraktura; mga sikolohikal na mekanismo ang pagbuo nito: epekto ng halo, nangingibabaw na pangangailangan, pagsunod sa mga stereotype ng pang-unawa. Ang imahe ng isang perpektong pinuno ng isang komersyal na istraktura.
course work, idinagdag noong 08/31/2013
Ang konsepto at tampok ng pagtataya ng komersyal na aktibidad ng isang negosyo sa modernong kondisyon. Pagsusuri ng organisasyon ng mga komersyal na aktibidad sa negosyo industriya ng paglalaro Vegas-Azart LLC, mga rekomendasyon para sa pagpapabuti ng diskarte sa pag-unlad nito.
thesis, idinagdag noong 06/20/2010
Ang konsepto ng komersyal na aktibidad ng isang negosyo, ang mga detalye nito at mga tampok ng pagpapatupad sa isang modernong ekonomiya ng merkado. Ang nilalaman at istraktura ng isang plano sa negosyo, ang mga dahilan at layunin ng paghahanda nito, mga yugto ng pag-unlad at mga pangunahing bahagi.
pagsubok, idinagdag noong 04/15/2010
Ang kakanyahan at layunin ng komersyal na gawain. Konsepto para sa pagbuo ng kooperasyon ng consumer Pederasyon ng Russia. E-commerce, mga ari-arian at mga prospect nito karagdagang pag-unlad. Ang mga pangunahing paraan upang mapabuti ang komersyal na trabaho sa isang negosyo.
course work, idinagdag 03/25/2011
Isang pangkalahatang pangalan para sa isang malaking grupo ng mga dokumento ng pamamahala na nagsisilbing isang paraan ng komunikasyon sa mga institusyon at indibidwal, pakikipag-usap ng isang bagay, pag-abiso tungkol sa isang bagay.
Ang mga opisyal na liham ay ginagamit upang malutas ang maraming mga isyu sa pagpapatakbo na lumitaw sa mga aktibidad sa pamamahala, kaya ang pagkakaiba-iba ng nilalaman ng mga liham: mga kahilingan, mga abiso, mga imbitasyon, mga paghahabol, mga pagbabago, mga paglilinaw, mga gawain, mga mensahe, mga paglilinaw, mga paalala, mga pagkumpirma, mga rekomendasyon, mga panukala, komento, kahilingan, kinakailangan, atbp.
Dahil ang mga liham ng serbisyo ay nagsisilbing ugnayan sa pagitan ng mga negosyo, institusyon at organisasyon, sinasakop nila ang hanggang 80% ng papasok at papalabas na dokumentasyon ng institusyon. Samakatuwid, sa pagsisikap na bawasan ang daloy ng dokumento, dapat mo munang bigyang pansin ang bisa ng pagguhit ng grupong ito ng mga dokumento. Ang isang liham ay dapat isulat lamang sa mga kaso kung saan imposibleng malutas ang isyu sa pamamagitan ng oral na komunikasyon (paglutas ng isyu sa telepono o sa isang personal na pag-uusap). 79
Ang teksto ng opisyal na liham ay dapat na simple, i.e. takpan ang isang isyu. Ito ay hindi lamang magpapasimple sa mga teknikal na operasyon para sa pagproseso ng liham sa institusyon ng tatanggap (pangunahin ang pagpaparehistro, kontrol, pag-file), ngunit mapabilis din ang pagpapatupad ng dokumento, dahil kung mayroong maraming mga katanungan sa liham, isang kopya ang gagawin o ang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad ng mga tanong ay itinatag. Samakatuwid, kung maraming isyu ang kailangang lutasin sa isang addressee, dapat gumawa ng hiwalay na dokumento para sa bawat isa. Ang ilang mga isyu ay nakasaad sa isang liham lamang kung magkakaugnay ang mga ito.
Ang teksto ng liham, bilang panuntunan, ay binubuo ng dalawang bahagi. ang sulat. Ang ikalawang bahagi ay nagtatakda ng pangunahing bahagi ng dokumento kung saan ito iginuhit: mga konklusyon, kahilingan, panukala, komento, atbp. Isinasaalang-alang ang patuloy na paglaki sa dami ng impormasyon na kailangang maging pamilyar sa mga empleyado ng pamamahala, upang mapahusay ang pang-unawa sa impormasyong nakapaloob sa liham, maaari itong irekomenda na baguhin ang tradisyonal na pagkakasunud-sunod ng presentasyon ng teksto ng liham at simulan ito sa esensya ng isyu, paglalagay ng ebidensya at argumento sa ikalawang bahagi.
Ang mga liham sa mga simpleng isyu na tinalakay nang maaga ay maaaring binubuo ng isang pangunahing bahagi, nang walang paliwanag.
Halimbawa: "Hinihiling namin sa iyo na maglaan ng 15 mga computer para sa kumpetisyon ng mga operator ng computer."
Ang pangunahing layunin ng isang liham ng serbisyo ay upang hikayatin Upang aksyon, kumbinsihin, ipakita, ipaliwanag. Ito ay nakakamit sa pamamagitan ng kalinawan, kalinawan at kaiklian ng teksto. Ang mga salita ay dapat na tumpak na sumasalamin sa kahulugan. Pinahihirapan ng verbosity na i-highlight ang kakanyahan ng dokumento.
Ang mga katotohanang ipinakita ay dapat na layunin, na-verify, at ang digital na data ay dapat na tumpak. Ang tono ng liham ay dapat na neutral.
Ang GOST R 6.30-97 ay nagsasaad: "Ang mga sumusunod na anyo ng pagtatanghal ay ginagamit sa mga liham:
First person plural (“mangyaring isulong”, “refer for consideration”);
Unang tao isahan(“Isinasaalang-alang ko na kinakailangan”, “paki-highlight”);
Mula sa pangatlong panauhan na isahan (“ang ministeryo ay hindi tumututol”, “Itinuturing ng VNIIDAD na posible”).”*
Ang paggalang sa kausap ay maaaring ipahayag sa pamamagitan ng mga pariralang pang-abay tulad ng:
“maingat na isinaalang-alang ang iyong mga panukala...”, “Maingat na pinag-aralan ang iyong mga komento...”.
Sa kabila ng iba't ibang isyu na makikita sa mga liham, isang limitadong hanay ng mga pasimula at panghuling parirala at ekspresyon ang ginagamit upang bigyang-katwiran ang mga aksyon: "Bilang palitan...", "Bilang eksepsiyon...", "Kaugnay nito...", "Alinsunod sa..." at iba pa.
Ang mga dahilan para sa paggawa ng mga desisyon ay binabalangkas din gamit ang mga participial na parirala: "isinasaalang-alang", "isinasaalang-alang", "isinasaalang-alang", "isinasaalang-alang", "ginagabayan ng" atbp.
Dahil ang liham ay iginuhit sa isang form, ang teksto nito ay hindi dapat magsimula sa pangalan ng institusyon ng may-akda;
Ang mga liham ay ibinibigay sa isang espesyal na letterhead. Bilang karagdagan sa teksto, ang may-akda ng dokumento ay dapat bumalangkas ng pamagat ng liham (para sa A4 format), na sumasagot sa tanong na "tungkol saan", ipahiwatig ang addressee, posisyon, apelyido at inisyal ng pumirma, ang kanyang apelyido, unang pangalan , patronymic at numero ng telepono (mga detalye ng compiler), suriin ang pagkakaroon ng mga attachment (kung mayroon sila). 80
Kung ang isang liham ay ipinadala sa higit sa 4 na mga address, ang nagmula nito ay obligadong magsumite ng isang listahan para sa pagpapadala ng koreo.
Ang mga liham na ipinadala mula sa institusyon ay nahahati sa dalawang grupo - maagap At tugon. Kung ang liham ay tugon, ipinapahiwatig ng may-akda ang petsa at numero ng dokumento ng inisyatiba kung saan siya tumutugon. Ang mga detalyeng ito ay inililipat sa form mula sa liham ng inisyatiba kapag tinatapos ang sulat ng tugon. Kapag nag-type ng isang liham, ang typist ay ginagabayan ng may-katuturang seksyon ng GOST.
Ayon sa likas na katangian ng impormasyon, ang mga titik ay nahahati sa isang malaking bilang ng mga varieties.
Covering letter- isang madalas na iginuhit na dokumento na nagpapaalam sa addressee na ang mga dokumentong nakalakip sa sulat ay ipinadala sa kanya. Ang pagguhit ng isang cover letter ay pinahihintulutan kung kinakailangan upang linawin o magdagdag ng isang bagay sa mga nakalakip na dokumento: ipahiwatig ang deadline, ipaliwanag ang dahilan ng pagkaantala, linawin ang mahihirap na punto, atbp. Ang isang sumasaklaw na liham ay iginuhit din kung ang dokumentong ipinapadala ay walang bahagi ng pagtugon (halimbawa, kapag nagpapadala ng mga dokumentong pang-organisasyon, regulasyon, administratibo), o kung kinakailangan na magtala ng listahan ng ilang mga dokumentong ipinapadala. Ang mga titik ng iba't ibang ito ay nagsisimula sa mga salita: "Nagpapadala kami", "Kami ay nagdidirekta", "Kami ay bumabalik", "Nakalakip"" atbp., pagkatapos ay ang mga heading at mga katangian ng paghahanap (petsa at numero) ng dokumentong ipinapadala ay ipinahiwatig. Kadalasan, ang teksto ng isang cover letter ay napakaikli, umaangkop sa A5 na format at walang independiyenteng heading. Halimbawa:
Sa lahat ng iba pang mga kaso, kapag ang cover letter ay walang anumang impormasyon, ito ay magiging kalabisan at hindi dapat iguhit.
Iniimbitahan ng mga liham ng imbitasyon ang addressee na makibahagi sa anumang nagaganap na kaganapan. Maaari silang i-address sa parehong partikular na indibidwal at institusyon. Kadalasan ang mga titik na ito ay nagsisimula sa mga salita "Iniimbitahan ka namin" o "Hinihiling namin sa iyo na lumahok."
Inihayag nila ang likas na katangian ng kaganapan, ipahiwatig ang tiyempo at mga kondisyon para sa pakikilahok dito.
Halimbawa: 81
Mail ng impormasyon- nagpapaalam sa addressee tungkol sa anumang katotohanan o kaganapan. Kadalasan, sa tulong ng mga liham ng impormasyon, itinataguyod nila ang mga aktibidad ng anumang organisasyon, kanilang mga produkto, o nai-publish na literatura. Halimbawa:
Ang ganitong uri ng mga liham ay naging laganap sa paglikha ng mga self-supporting at cooperative na organisasyon. Ang layunin nito ay hikayatin ang tatanggap na samantalahin ang mga serbisyong inaalok. Ang teksto ng mga liham ay tiyak, malinaw, at puno ng impormasyon. Sa ganitong mga liham, ang address o numero ng telepono ng organisasyon ng may-akda ay nakasaad nang hiwalay. Nasa ibaba ang isang halimbawa kung paano mag-format ng isang liham sa advertising. 82
Sulat ng abiso ang istilo nito ay malapit sa mga liham ng paanyaya at liham ng impormasyon. Ito ay pinagsama-sama para sa isang partikular na addressee at kadalasan ay isang tugon sa isang kahilingan. Nagsisimula sa mga salitang: "Ipapaalam namin sa iyo." "Ipinapaalam namin", "Ipinapaalam namin sa iyo" atbp., kung gayon ang anumang mga katotohanan ay nakasaad. Halimbawa:
Kung ang naturang sulat ay naka-address sa isang partikular na tao, ito ay nagpapahiwatig ng apelyido, unang pangalan, at patronymic ng taong pinadalhan nito.
Liham ng kumpirmasyon- naglalaman ng mensahe tungkol sa pagtanggap ng anumang kargamento (liham, telegrama, paglilipat, parsela, kalakal, mahahalagang bagay, atbp.), na ang isang dati nang iginuhit na dokumento ay nananatiling may bisa (halimbawa, isang kasunduan, mga tagubilin, atbp.) . Maaaring kumpirmahin ng isang liham ang anumang katotohanan, aksyon, pag-uusap sa telepono. Ang ganitong uri ng pagsulat ay nagsisimula sa mga salitang nagmula sa pandiwa na "upang kumpirmahin." Halimbawa: 83
Ang pagpapadala ng gayong mga liham ay isang ipinag-uutos na bahagi relasyon sa negosyo. Ang pagiging maagap ng pagpapadala sa kanila ay nagbibigay-daan sa addressee na alisin ang isyu mula sa kontrol at alisin ang pagpapadala sa kanila ng mga paalala.
Liham ng paalala- naglalaman ng indikasyon ng papalapit o pag-expire ng deadline para sa pagtupad sa anumang obligasyon o pagsasagawa ng isang kaganapan. Ang gayong liham ay maaaring maging maigsi at naglalaman ng isang huling bahagi.
Ang ganitong uri ng liham ay karaniwang nagsisimula sa salita "Ipaalala", Halimbawa,
Liham ng garantiya- isang dokumentong tinitiyak ang katuparan ng mga obligasyong nakasaad dito. Sa loob nito, ang addressee ay karaniwang garantisadong pagbabayad o pagkakaloob ng isang bagay (isang lugar ng trabaho, pananaliksik, atbp.). Ang mga liham na ito ay may mas mataas na legal na tungkulin, kaya ang presentasyon ng teksto ay dapat na napakalinaw at tumpak.
Halimbawa:
Ang mga liham ng garantiya ay karaniwang may dalawang lagda (ang tagapamahala at ang accountant) at nakatatak.
Mga liham ng inisyatiba - Ito ay mga liham na nangangailangan ng tugon. Ang isang malaking kategorya ng naturang mga liham ay nagpapahayag ng isang kahilingan (mungkahi, kahilingan) sa addressee upang malutas ang anumang mga isyu. Ito ang pinakakaraniwang uri ng mga liham, na ang paksa ay hindi limitado. Gayunpaman, ipinapalagay ng kanilang kalikasan ang posibilidad ng isang positibo o negatibong solusyon sa tanong na ibinibigay. Halimbawa: 84
Tumugon sa mga titik- sa kanilang nilalaman ay umaasa sila sa mga liham ng inisyatiba, dahil ang paksa ng kanilang teksto ay naitakda na at nananatili itong nagsasaad ng kalikasan ng solusyon sa tanong na iniharap sa liham ng inisyatiba: pagtanggap o pagtanggi sa panukala, katuparan ng ang kahilingan. Ang sagot ay dapat palaging nakasaad sa isang tiyak at malinaw na anyo: kung ang lahat ng mga kahilingan ay maaaring matugunan, hanggang saan, sa loob ng anong panahon. Kung ang liham ay naglalaman ng pagtanggi, dapat itong maging maayos na pangangatwiran. Halimbawa:
23. Pag-drawing ng mga personal na dokumento (resume, autobiography, statements, power of attorney, resibo)
Isa sa mga pangunahing katangian ng liham-pangkalakal ay ang istilo at wika ng kanilang pagsulat.
Pormal na istilo ng negosyo ay isang istilo na nagsisilbi sa legal at administratibo-pampublikong larangan ng aktibidad. Ginagamit ito kapag nagsusulat ng mga dokumento, mga papeles sa negosyo at mga liham mga institusyon ng pamahalaan, hukuman, pati na rin sa iba't ibang uri komunikasyon sa bibig ng negosyo. Ito ay nakikilala sa pamamagitan ng kamag-anak na katatagan at paghihiwalay nito Ang istilo ng opisyal na negosyo ay ang estilo ng mga dokumento ng iba't ibang genre: mga internasyonal na kasunduan, mga batas ng estado, mga ligal na batas, mga regulasyon, mga charter, mga tagubilin, mga opisyal na sulat, mga papeles sa negosyo, atbp.
Ang isang tampok ng wika at istilo ng mga opisyal na dokumento ay ang paggamit ng matatag (template, standardized) na mga expression ng wika, na ginagawang posible na ipakita ang regular na paulit-ulit na mga sitwasyon ng komunikasyon sa negosyo na may mataas na antas ng katumpakan.
Mga kinakailangan para sa wika at istilo ng mga dokumento:
1. hindi malabo ng mga salita at terminong ginamit;
2. neutral na tono ng pagtatanghal;
3. pagsunod sa mga pamantayang leksikal, gramatika, pangkakanyahan, tinitiyak ang katumpakan at kalinawan ng presentasyon;
4. semantic sufficiency at conciseness ng teksto.
Ang mga pangunahing grupo ng mga layunin sa komunikasyon (cognitive, praktikal at cognitive-practical) ay pantay na likas sa komersyal na sulat. Sa komersyal na sulat, ang mga liham ng pagtatanong o mga sulat ng tugon ay tumutugma sa mga layuning nagbibigay-malay. Sa mga komersyal na liham mula sa praktikal na layunin tumutukoy sa liham ng alok.
Ang mga komersyal na sulat ay pormal, nagrerehistro ng konklusyon at pagpapatupad ng isang komersyal na transaksyon, nauuna ang pagguhit ng isang kontrata at naglalaman ng mga dokumento na kumokontrol sa pag-unlad ng pagpapatupad nito.
Ang tono ng liham ay dapat na nailalarawan sa pamamagitan ng pagiging magalang at katumpakan - mga katangiang likas sa mga sulat sa negosyo. Ang mga liham na iniharap sa mga opisyal ng gobyerno at mga opisyal ng gobyerno ay dapat na mas pormal at magalang kaysa sa mga regular na liham pangnegosyo. Ang address, address sa sobre, pagbati at pangwakas na parirala (naaayon sa pagbati) ay dapat gumamit ng karaniwang tinatanggap na opisyal na mga address na partikular sa bawat bansa at bawat klase ng opisyal.
Mga tampok ng pag-iisa ng wika ng mga opisyal na dokumento binubuo sa pagbuo ng isang sistema ng mga karaniwang modelo ng wika na sumasalamin sa mga tipikal na sitwasyon ng komunikasyon sa negosyo. Kasabay nito, "ang isang modelo ay nauunawaan bilang parehong lohikal at syntactic na konstruksyon na sumasaklaw sa maximum na bilang ng mga sitwasyon sa pamamahala."
Ang pinakamahalagang kadahilanan mula sa punto ng view ng pag-type ng mga sitwasyon ng komunikasyon ay ang layunin na kadahilanan, dahil ito ay ang layunin ng pagsasagawa ng isang speech act na tumutukoy sa uri at istilo ng dokumentong nilikha.
Ang layunin na itinakda ng nagpasimula ng komunikasyon sa negosyo para sa kanyang sarili ay tinutukoy hindi lamang sa pamamagitan ng pagpili ng mga modelo ng wika, ngunit, higit sa lahat, sa pamamagitan ng pampakay at functional na uri ng papel ng negosyo.
| Target | Uri ng dokumento | Mga modelo ng wika |
| Nagpapaalam | Service memo, cover letter, message letter, atbp. | Ipinapadala namin sa iyo ang iyong hiniling... Inaabisuhan ka namin na... Ipinapaalam namin sa iyo na... Inaabisuhan ka namin na... |
| Pag-uudyok | Utos, tagubilin, tagubilin, atbp. | Mag-utos ng imbestigasyon sa katotohanan... Isagawa... Humanap ng mga karagdagang pagkakataon para sa... |
| Pagsisimula at pagpapanatili ng mga relasyon | Liham ng garantiya | Ginagarantiya namin na... Ang Kumpanya... ginagarantiyahan... |
| Liham ng kahilingan | Hinihiling namin sa iyo... Hinihimok kitang lutasin ang isyu... Gusto ka naming isangkot... Mangyaring ipaalam sa amin... | |
| Pagpapahayag ng babala, kahilingan, pagtanggi | Liham ng paanyaya | Tanggapin ang aming imbitasyon... Hayaan mong imbitahan kita... Lubos kaming magpapasalamat sa iyong pakikilahok sa... |
| Liham ng paalala | Ipinapaalala namin sa iyo na... Muli naming ipinapaalam sa iyo... | |
| Liham ng kahilingan | Gumagawa kami ng paghahabol laban sa... Opisyal kaming naghahain ng claim sa iyo para sa... | |
| Liham ng tugon | Ang iyong alok ay tinanggihan dahil sa ang mga sumusunod na dahilan... Sa kasamaang palad, hindi kami makatugon nang positibo sa iyong panukala para sa ... |
Kaya, ang lahat ng semantiko na aspeto ng dokumento ay ipinatupad sa anyo ng mga matatag na lohikal na anyo - mga modelo. Bilang resulta, ang proseso ng pagguhit ng isang opisyal na papel ay nabawasan sa pagsasama-sama ng mga karaniwang modelo ng wika sa isang tiyak na lohikal na pagkakasunud-sunod.
