Mga dokumento ng korespondensiya. Etika ng pagsusulatan sa negosyo

Sa nakalipas na mga dekada, ang mga sulat sa negosyo sa pamamagitan ng email ay nakakuha ng napakalaking katanyagan at naging isa sa mga pangunahing paraan ng komunikasyon sa negosyo. Ngayon mahirap makahanap ng isang tao na hindi gagamit ng e-mail sa pagsasagawa ng interpersonal na komunikasyon. Sa kabila nito, marami ngayon ang nagtatanong: para masunod ang lahat ng alituntunin? Paano gumamit ng karampatang liham upang mabuo ang addressee mabuting impresyon tungkol sa nagpadala?

Inilalarawan ng artikulong ito ang mga regulasyon sulat sa negosyo Sa pamamagitan ng e-mail, A praktikal na payo na ipinakita sa artikulo ay makakatulong sa iyo na matuto ng wastong komunikasyon sa negosyo kapag gumuhit mga email.

Sinisimulan ng maraming tao ang kanilang araw ng trabaho sa pamamagitan ng pagsuri sa kanilang mailbox para sa mga bagong mensahe. Ngunit, sa kasamaang-palad, sa kabila ng paglaganap ng pamamaraang ito ng pagpapalitan ng impormasyon, marami ang hindi alam kung paano gamitin nang tama ang wika ng pagsusulatan sa negosyo, na nagkakamali sa mga email para sa isang impormal na paraan ng komunikasyon.

Salamat sa bilis ng paghahatid, pinapasimple nito ang pagpapalitan ng mahalaga mga opisyal na dokumento, mga porma, pahayag, ngunit kahit dito nagkakamali ang mga tao sa pagpapadala ng mga liham. Kadalasan nangyayari na kapag gumagawa ng isang email kapag nagpapalitan ng anumang mga file, ang mga tatanggap sa ilang kadahilanan ay hindi sumulat ng kasamang mga sanaysay at hindi nagpasok ng mga paksa, na maaaring makapagpalubha sa gawain ng mga tatanggap. Ang layunin ng artikulong ito ay sagutin ang tanong: kung paano magpadala ng isang sulat sa pamamagitan ng e-mail at sumunod sa lahat ng mga patakaran ng nakasulat na komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail?

Kapag bumubuo ng mga email, dapat punan ang lahat ng mga field na ibinigay

Ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay nag-oobliga sa nagpadala ng liham na punan ang lahat ng mga patlang na ibinigay sa e-mail, tulad ng address at pangalan ng tatanggap at nagpadala ng liham. Ang isang paksa ay dapat ilarawan na maikling naglalarawan sa kakanyahan ng liham na ipinadala. Kadalasan, ang kapalaran ng ipinadalang liham at ang bilis ng paglutas ng problemang nakasaad dito ay nakasalalay sa wastong inilarawan na paksa. Ang isang email ng negosyo ay dapat magsimula sa isang pagbati - ang simpleng pagpapakita ng paggalang sa tatanggap ay napakahalaga kapag naaayon. Pagkatapos ng pagbati, dapat mayroong isang teksto na tinatawag na "katawan ng liham", at sa dulo ay dapat mag-iwan ng pirma, halimbawa, "Na may paggalang, Petr Ivanovich Brisov."

Pagbati sa mga sulat sa negosyo

Ito ay nagkakahalaga ng karagdagang pagtutuon ng iyong pansin sa puntong ito, dahil ang isang kilos ng paggalang ay napakahalaga sa anumang aspeto mga komunikasyon sa negosyo. Ang pinakamainam na parirala sa pagbati ay "Magandang hapon" o "Kumusta." Ang pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay naglilimita sa nagpadala mula sa paggamit ng mga pariralang " Magandang gabi"o" Magandang umaga”, dahil maaaring basahin ng tatanggap ang sulat nang matagal pagkatapos itong matanggap. Hindi rin tama ang paggamit ng mga kolokyal na pananalita na ginagamit sa pagbati.

Pagkatapos ng isang salita o parirala ng pagbati, dapat mong tugunan ang tatanggap sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, at kung ang pangalan ay hindi alam ng nagpadala, ang sandaling ito ay maaaring laktawan. Pagkatapos ay maaari kang magpatuloy sa paglalahad ng layunin ng liham.

Mga naka-attach na file sa mga email ng negosyo

Kung ang pangunahing layunin ng liham ay hindi lamang isang nakasulat na salaysay at pagtatanghal ng kakanyahan ng isyu, kundi pati na rin ang pagpapadala ng isang file, kung gayon mas mainam na ilakip muna ang ipinadalang bagay. Madalas na nangyayari na maraming mga nagpadala, dahil sa kawalan ng pansin, na nagpahayag ng kakanyahan ng isyu sa katawan ng liham, nakalimutan na ilakip ang kinakailangang attachment. Ang ganitong kapabayaan ay maaaring negatibong makaapekto sa reputasyon ng negosyo ng nagpadala ng liham pangnegosyo.

Ang email address ay dapat na makikilala at maigsi

Ang mga patakaran ng pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay nangangailangan ng nagpadala na magkaroon ng isang makikilalang electronic na pangalan, na dapat maglaman ng makatotohanang impormasyon tungkol sa pangalan ng nagpadala. Mukha silang napaka-unconcise at tanga opisyal na mga liham at mga kahilingan kapag ang email address ay naglalaman ng mga impormal na expression o salita, halimbawa, ang email address na "limon_petya". Ito ay mukhang napakawalang-galang para sa isang may sapat na gulang. Upang magsagawa ng mga sulat sa negosyo, mas mahusay na lumikha ng isang hiwalay na email at obserbahan ang etika sa email ng negosyo.

Gamit ang quick Reply (Response) function upang tumugon sa mga naunang natanggap na email

Ang Reply o Response function (sa pinaikling bersyon nito ay mukhang Re:) ay tumutulong sa user sa mabilis na paraan Tumugon sa mga naunang ipinadalang mensahe mula sa nagpadala. Ang function na ito ay mayroon ding unibersal na kakayahang magbasa ng mga nakaraang sulat sa isang kausap sa isang partikular na paksa. Ngunit ang mga patakaran ng pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay nag-oobliga sa nagpadala na palitan ang pangalan ng paksa ng liham ng negosyo kung ang kakanyahan ng talakayan ay binago sa panahon ng pagsusulatan.

Bago magpadala ng liham pangnegosyo, dapat kang mag-proofread para sa mga error sa spelling at bantas.

Pinapasimple ng e-mail ang pagpapalitan ng impormasyon, ngunit sa panahon ng pagsusulatan sa negosyo hindi mo dapat pabayaan ang mga patakaran ng wikang Ruso, dahil ang isang walang ingat na pagkakamali ay maaaring makaapekto sa awtoridad ng nagpadala. Bago magpadala ng liham, dapat mong suriin ang teksto ng ilang beses at maingat na suriin ito para sa pagbabaybay at mga pagkakamali sa bantas. Maraming email client ang may feature na spell check, kaya dapat mong bigyang pansin ang mga salitang may salungguhit na pula. Kung mayroon kang mga pagdududa tungkol sa tamang spelling, dapat kang humingi ng tulong sa Internet o suriin ang spelling gamit ang isang spelling dictionary.

Ang addressee field ay dapat na mapunan sa huling.

Upang maiwasan ang pagpapadala ng hindi natapos o hindi na-edit na mga liham, ang address ng tatanggap ng isang liham pangnegosyo ay dapat ilagay sa pinakahuling sandali bago ipadala. Kasama rin ang panuntunang ito sa mga pangunahing kaalaman sa pagsusulatan sa email ng negosyo. Nangyayari na kapag pinupunan ang field ng addressee, maaaring mag-alok ang email ng isang listahan ng mga dating ginamit na tatanggap; dito dapat mo ring ituon ang iyong pansin upang hindi magkamali na magpadala ng isang binubuong liham ng negosyo sa isang third-party na addressee.

Pagbubuo ng isang liham pangnegosyo

Ang mga patakaran para sa pag-istruktura ng teksto ay nalalapat hindi lamang sa papel na media, kundi pati na rin sa mga patakaran ng pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng e-mail. Hindi palaging maginhawa para sa tatanggap na magbasa ng malalaking volume ng teksto ng mga titik sa screen ng monitor. Upang gawing simple ang puntong ito, dapat mong hatiin ang teksto sa mga lohikal na nabuong maliliit na talata at iwasan ang mga kumplikadong pangungusap kapag nagsusulat ng teksto ng mga liham pangnegosyo. Ang pinakamainam na haba ng isang pangungusap sa isang liham ng negosyo ay dapat na hindi hihigit sa labinlimang salita.

Ang kakanyahan ng isang liham ng negosyo ay dapat na nakasaad sa kakanyahan

Bilang karagdagan sa tinukoy na paksa ng liham pangnegosyo, dapat ding maging interesado ang tatanggap sa malinaw na nabuong una at pangalawang pangungusap ng pangunahing teksto. Ang gawain ng nagpadala ay sabihin sa simula ng liham ang kakanyahan ng problema o isyu kung saan tinutugunan niya ang tatanggap. Dapat ipahiwatig ng unang pangungusap ang layunin kung saan ipinapadala ang liham pangnegosyo. Sample: "Ipinapaalam namin sa iyo na ang mga tuntunin ng obligasyon sa ilalim ng kontrata No. 45 ng 01/02/2017 "Sa supply ng bulk materials" ay magtatapos na. Upang i-renew ang kontrata, kailangan mong magsumite ng pangalawang pakete ng mga dokumento." Salamat sa itinalagang layunin, ang tatanggap ay may pagkakataong suriin pangunahing ideya liham pangnegosyo. Kung ang teksto ng liham ay masyadong malaki, pagkatapos ay mas mahusay na gamitin ang pag-andar ng paglakip ng isang bagay bilang isang attachment sa form tekstong dokumento, ngunit sa parehong oras, ang kasamang sanaysay na nagha-highlight sa liham-pangkalakal ay dapat iwanang may text box. Halimbawa: "Nagpapadala kami sa iyo ng elektronikong kopya ng sulat mula sa kumpanyang Mak-Stroy LLC para sa iyong pagsusuri." Hinihiling namin sa iyo na ipaalam sa amin ang iyong desisyon sa isyu ng pagpapalawig ng kontrata No. 45 ng 01/02/2017 "Sa supply ng bulk materials" hanggang sa deadline na tinukoy sa sulat."

Ang bawat email ng negosyo ay dapat may tugon.

Umiiral negatibong mga halimbawa sulat sa negosyo, kapag binabalewala ng tatanggap ang liham pangnegosyo sa ilang kadahilanan. Minsan may mga pagkakataon talaga na hindi maibigay ang sagot dahil sa ilang mga sitwasyon, halimbawa, maaaring tumagal ng ilang araw bago malutas ang problema, o ang tatanggap ay nag-iisip at hindi agad makasagot sa tanong na ibinigay. Sa kasong ito, ang isang maikling komento sa bagay na ito ay dapat ibigay, halimbawa, "Kumusta, Pyotr Ivanovich. Natanggap ko ang iyong sulat, ngunit ngayon ay nahihirapan akong tumugon, dahil kailangan kong kumunsulta sa senior management. Iuulat ko ang iyong problema sa CEO ng aming kumpanya at magbibigay ng opisyal na tugon sa pagtatapos ng linggo. Taos-puso, Sales Department Manager Belov Ivan Gennadievich.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na kung ang isang tugon ay hindi ibinigay sa loob ng tatlong araw ng trabaho, kung gayon ang katotohanan na ang tatanggap ng isang liham ng negosyo ay nananatiling tahimik ay maaaring masuri bilang hindi papansin at pagtanggi na makipag-usap sa nagpadala.

Kapag sumusulat ng mga sulat ng tugon, dapat mong sagutin ang lahat ng mga itinanong.

Kung ang liham na ipinadala sa tatanggap ay isang interrogative na kalikasan, kung gayon kapag bumubuo ng liham dapat mong bigyan ang mga sagot sa mga tanong sa pagkakasunud-sunod na naroroon sa natanggap na teksto ng liham ng negosyo. Kung may mga tinanong, umaasa ang nagpadala na makatanggap ng mga tiyak na sagot sa kanila. Kapag bumubuo ng isang liham, hindi mo dapat bilangin ang iyong mga sagot; kailangan mo lamang sabihin ang iyong mga saloobin sa pagkakasunud-sunod. Upang masagot ang lahat ng mga tanong na ibinibigay, kailangan mo munang muling basahin ang natanggap na liham pangnegosyo nang maraming beses, at kung mayroong masyadong maraming mga katanungan, mas mahusay na isulat ang mga ito nang hiwalay upang maiwasan ang mga ito na hindi makaligtaan. Kung imposibleng sagutin ang ilan sa mga tanong na ibinibigay, ito ay nagkakahalaga na ituro iyon sa sandaling ito sa ilang kadahilanan ay hindi maibigay ang sagot.

Huwag gumamit nang labis ng mga pagdadaglat, emosyonal na disenyo at malalaking titik

May mga negatibong halimbawa ng mga sulat sa negosyo kapag pinalabnaw ito ng mga nagpadala sa pamamagitan ng paggamit ng mga impormal na palatandaan sa anyo ng mga emoticon. Ang kanilang paggamit ay popular kapag nakikipag-usap sa sa mga social network, gayunpaman, ang mga alituntunin ng pagsusulatan sa negosyo ay hindi tinatanggap ang gayong mga pagpapakita ng mga emosyon, dahil maaaring hindi alam ng tatanggap ang kanilang tunay na kahulugan at kunin ang mga ito para sa isang hindi maintindihan na hanay ng mga pagkakamali sa bantas.

Dapat mo ring iwasan ang pagsulat ng teksto sa malalaking titik. Sa Internet, ang isang set ng mga salita na nakasulat sa malalaking titik ay tinatawag na "flashy phrases" at mas madalas kaysa sa hindi ang mga ganitong parirala ay may negatibong konotasyon. Ang tatanggap, kapag nagbabasa ng isang elektronikong liham ng negosyo, ay maaaring suriin nang negatibo ang gayong font, na magkakaroon ng masamang epekto sa pang-unawa ng kahulugan. Kung sa isang liham ng negosyo kailangan mong bigyang-diin ang kahalagahan ng anumang punto, mas mahusay na gumamit ng mga pambungad na parirala, halimbawa, "Pakitandaan na kailangan mong magbigay ng isang pakete ng mga dokumento upang i-renew ang kontrata nang hindi lalampas sa 02/10/2017 ” o “Pakitandaan na ang mga dokumento na dapat isumite ang extension ng kontrata bago ang 02/10/2017.”

Huwag magpadala ng sensitibong impormasyon sa pamamagitan ng email

Kapag nagpapadala ng personal o kumpidensyal na impormasyon, mas mainam na tanggihan ang mga elektronikong mailbox, dahil may banta ng impormasyong naharang ng mga umaatake para gamitin para sa kanilang sariling makasariling layunin. Maaaring kabilang sa naturang impormasyon ang: mga numero ng telepono, mga password mula sa mga bank card, mga personal na bank account, atbp. Mahalagang tandaan na ang impormasyon ay nakaimbak sa mail agent server at maaaring nakawin kung na-hack.

Ang pirma ng nagpadala ay dapat nasa dulo ng sulat.

Gaya ng nabanggit kanina, ang bawat liham na ipinadala ay dapat maglaman ng isang tiyak na lagda. Kadalasan, nagpapakilala ang mga developer ng mailbox ng signature block function, kung saan maaari mong ilagay ang iyong titulo sa trabaho, pangalan at numero ng telepono ng contact. Kasunod nito, awtomatikong lalabas ang block na ito sa dulo ng bawat titik, na magpapadali sa pag-type. Mahalagang magsulat ng isang pirma nang tama upang ang tatanggap ay magkaroon ng pagkakataon na matugunan nang tama ang nagpadala kapag tumugon sa liham. Maaaring ganito ang hitsura ng isang halimbawa ng lagda: "Sa paggalang, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Pagguhit ng mga konklusyon, mapapansin na upang maunawaan kung paano magsagawa ng mga sulat sa negosyo sa pamamagitan ng email, hindi mo kailangang makabisado ang mga karagdagang at kumplikadong mga pangunahing kaalaman. Kailangan mo lamang sumunod sa mga pangunahing tuntunin ng kagandahang-asal at obserbahan ang mga pamantayan ng wikang Ruso.

Usapang negosyo Imposibleng isipin nang walang sulat, dahil ang isang personal na pagpupulong upang malutas ang mga isyu sa pakikipagtulungan ay hindi laging posible. Karamihan sa mga pagpindot sa mga problema sa pagsusulatan sa negosyo

Ang komunikasyon sa negosyo ay hindi maiisip nang walang sulat, dahil ang isang personal na pagpupulong upang malutas ang mga isyu sa pakikipagtulungan ay hindi laging posible. Nakakatulong ang pakikipagsulatan sa negosyo na malutas ang pinakamabibigat na problema maikling oras, ngunit ang hindi pagsunod sa mga alituntunin ng kagandahang-asal o hindi makatwirang istruktura ng liham ay maaaring makapinsala sa pakikipagsosyo o mapalayo sa isang potensyal na kliyente. Tulad ng sa pormal na negosasyon, may ilang mga patakaran: ang format ng liham at ang istilo ng komunikasyon.

Pangkalahatang mga tuntunin para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo

1. Bago sumulat ng isang liham, magpasya sa mga katangian nito:

uri ng liham (pantakip, garantiya, utos, paalala, paunawa, atbp.; liham ng pagtatanghal o pag-anyaya ng tugon);

antas ng accessibility para sa addressee (kung maaari mong sabihin ang lahat ng mga kinakailangang punto sa isang titik o kakailanganin mo ng isang segundo, paglilinaw ng isa);

pagkamadalian ng paghahatid (kung ang liham ay apurahan, mas mabuting ipadala ito sa pamamagitan ng rehistradong koreo o sa pamamagitan ng e-mail).

2. Gumawa ng liham gamit ang mga kasalukuyang template, batay sa uri nito, at umaasa din sa GOST R 6.30-2003. “Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon."

3. Anumang liham pangnegosyo ay may sumusunod na pangkalahatang istraktura:

• pangalan ng nagpapadalang organisasyon;
• petsa ng pagsulat;
• address ng tatanggap, indikasyon ng isang partikular na kasulatan;
• pambungad na address;
• isang indikasyon ng paksa at layunin ng liham;
• pangunahing teksto;
• konklusyon (pormula ng kagandahang-asal);
• pirma ng nagpadala;
• indikasyon ng aplikasyon at pamamahagi ng mga kopya (kung mayroon man).

4. Kapag naghahanda ng liham pangnegosyo, gamitin ang text editor na Microsoft Word:

gumamit ng Times New Roman typeface, laki ng font 12-14 points, line spacing – 1-2 points;

Ilagay ang mga numero ng pahina ng liham sa kanang bahagi sa ibaba;

kapag nagpi-print ng text sa A4 format, gumamit ng 1.5–2 line spacing, A5 format o mas mababa - isang line spacing. Palaging tina-type ang mga detalye na may isang line spacing.

5. Kung ikaw ay nagsasalita sa ngalan ng isang organisasyon at nagnanais na magpadala ng nakalimbag na liham, siguraduhing gumamit ng letterhead ng kumpanya, dahil ang presensya nito ay magiging business card iyong kumpanya. Mag-ingat kapag naghahanda ng isang opisyal na form; ang kasanayang ito ay dapat na sapilitan para sa sinumang empleyado ng opisina.

6. Para sa internasyonal na sulat, ang liham ay dapat na nakasulat sa wika ng addressee o sa Ingles(bilang pinakakaraniwan sa mga relasyon sa negosyo).

7. Panatilihin ang isang tama, parang negosyo na tono. Simulan ang sulat gamit ang isang address, na, depende sa antas ng iyong pagiging malapit sa correspondent, ay maaaring magsimula sa alinman sa mga salitang "Mahal + Buong Pangalan" o "Mahal + Buong Pangalan." Tandaan, ang mga salita sa isang address o sa isang indikasyon ng addressee ay hindi dapat paikliin sa anumang kaso (halimbawa, "iginagalang" bilang "uv." o "pinuno ng departamento" bilang "pinuno ng departamento") - ito ang mga patakaran pakikitungo sa negosyo. Laging tapusin ang iyong liham na may pasasalamat sa iyong pakikipagtulungan. Bago ang lagda ay dapat mayroong pariralang "Na may paggalang, ..." o "Taos-puso sa iyo, ...". Ang pagtugon sa "ikaw" sa opisyal na sulat ay hindi katanggap-tanggap, kahit na nagpapanatili ka ng matalik na relasyon sa koresponden.

8. Maingat na piliin ang iyong bokabularyo, iwasan ang mga kamalian at hindi malinaw na mga parirala, at labis na paggamit ng mga propesyonalismo. Ang liham ay dapat na maunawaan.

9. Hatiin ang mga nilalaman ng liham sa mga makabuluhang talata upang hindi ito mahirap unawain at mahirap maunawaan ng tatanggap.. Sundin ang panuntunan: ang una at huling mga talata ay dapat maglaman ng hindi hihigit sa apat na naka-print na linya, at ang natitira - hindi hihigit sa walo.

10. Tumugon sa mga email ng negosyo ayon sa tinatanggap na etiquette: para sa isang nakasulat na kahilingan - sa loob ng 10 araw pagkatapos matanggap; para sa mga liham na ipinadala sa pamamagitan ng fax o email - sa loob ng 48 oras, hindi kasama ang mga katapusan ng linggo.

Pagsusulatan sa intra-organisasyon ng negosyo

Ang mga sulat sa negosyo sa pagitan ng mga empleyado ng kumpanya ay mas pinasimple kumpara sa mga sulat na ipinadala sa isang third party.

• maging maigsi;
• maging isang negosyo na kalikasan;
• dapat ipahiwatig ng sulat ang petsa;
• Sa dulo ng liham ay may politeness formula at isang lagda.

Ang isang halimbawa ng intra-organizational na pakikipag-ugnayan sa negosyo ay maaaring isang liham ng pagbati sa ngalan ng manager o team, na naka-address sa bayani ng araw o isang empleyado na nakatanggap ng promosyon.

Kapag tinatalakay ang mga proyekto sa pagsulat, iilan lamang sa mga mandatoryong elemento ng isang liham pangnegosyo ang karaniwang ginagamit - na nagpapahiwatig ng paksa, apela, buod ang kakanyahan ng isyu at ang politeness formula na may nakalimbag na lagda.

Tandaan na ang anyo ng titik at kinakailangang template kailangan mong pumili batay sa antas ng pagsusulatan sa negosyo at ang uri ng impormasyong gusto mong ibigay sa tatanggap.

1 448 0 Sa pagdating ng ikadalawampu't isang siglo at ang malawakang paggamit ng mga computer, ang mga sulat sa negosyo sa papel ay halos namatay - ito ay ginagamit lamang kung saan ang isang labis na antas ng pormalidad ay kinakailangan. Ngunit hindi ito nangangahulugan na ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo ay namatay din. Kahit sa mga email, dapat silang sundin.

Mga panuntunan para sa pagsulat ng liham sa negosyo

Kapag umupo ka para magsulat ng liham pangnegosyo sa unang pagkakataon, malamang na malito ka. Pagkatapos ng lahat, ito ay hindi katulad ng pag-drop ng isang mensahe sa isang kaibigan o kamag-anak. Paano makipag-ugnayan sa iyong kausap? Dapat ba akong gumamit ng mga emoticon o hindi? Paano punan ang lahat ng maraming field na ito?

Dapat kang magsimula sa pagkakasunud-sunod at tandaan na magsimula pangkalahatang tuntunin paghawak ng mga email mula sa trabaho.

• Pagsusulit. Kung ang pagsusulatan sa negosyo ay hindi ang iyong pangunahing larangan ng aktibidad, maaari mong suriin ang iyong mail nang dalawang beses - sa umaga, pagdating mo sa trabaho, at pagkatapos ng tanghalian. Kung ang pakikipag-usap sa mga kliyente at kasosyo sa negosyo ay bahagi ng iyong pang-araw-araw na aktibidad, mas madaling mag-install ng email client na magpapakita ng mga notification tungkol sa mga titik sa iyong desktop.
• Sagot. Ang hindi binibigkas na kagandahang-asal ay nangangailangan na ang sagot sa isang liham ay isulat nang mabilis hangga't maaari, samakatuwid ay maaari mo lamang balewalain ang mga titik kung mayroong isang bagay na hindi matitiis ang pagkagambala. Ang mga opisyal na alituntunin ay nagsasaad na ang isang liham ay dapat sagutin nang maaga sampung araw kung ito ay natanggap sa pamamagitan ng koreo, at dalawang araw nang maaga kung ito ay natanggap sa pamamagitan ng fax.
• Imbakan. Dapat mong tiyakin na ang mga email ay hindi mapupunta sa spam folder. Bilang karagdagan, hindi sila maaaring tanggalin: kung hindi man, kung sitwasyon ng tunggalian, hindi magiging posible na bumaling lamang sa sulat at tingnan kung sino ang tama.
• Paggamit. Magagamit mo lang ang email address ng kumpanya kapag naaayon sa ngalan nito. Kung sa ilang kadahilanan ay kailangan mong gumamit ng isang personal na E-mail para sa pagsusulatan, dapat mong tiyakin na ito ay mukhang opisyal at hindi naglalaman ng malaswa o bulgar na mga salita.
  Inayos namin ang storage, inisip ang mga oras ng pagtugon at kung aling E-mail ang gagamitin. Ang lahat ng ito ay madaling tandaan at maaari kang magpatuloy sa susunod na hakbang: May dumating na business letter. Paano ito sasagutin nang hindi sinasaktan ang iyong kausap?
• Tama. Ang mga liham tulad ng "Kumusta Vasya, natanggap ko ang iyong liham at naisip ko..." ay dapat na nakalaan para sa personal na sulat. Ang pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo ay nangangailangan ng kawastuhan at pagiging magalang. Hindi ka maaaring gumamit ng slang, expressive, o bastos na expression. Hindi ka maaaring gumamit ng mga emoticon, kahit na ilang taon ka nang nakikipagtulungan sa iyong kausap. Hindi mo maaaring tawagan ang iyong sarili bilang "ikaw" at maging pamilyar - ang liham ay dapat na magalang at tuyo.
• Mahusay. Ang karunungang bumasa't sumulat ay isang tagapagpahiwatig ng pag-unlad ng kultura, antas ng intelektwal, isang paraan upang mapanatili ang reputasyon ng kumpanya at magsulat ng isang sulat sa istilo. Kung hindi ka mahusay sa nakasulat na wikang Ruso - na kadalasang nangyayari at hindi naman talaga dahilan ng kahihiyan - gumamit ng mga espesyal na serbisyo upang suriin ang grammar, spelling, at bantas.
• Sapat. Kahit na ang pinaka may kakayahan at tamang sagot ay maaaring masayang kung ang kausap ay hindi naiintindihan ang iyong pinag-uusapan. Samakatuwid, dapat mong iwasan ang paggamit ng mga propesyonal na termino o bigyan sila ng paliwanag. Gayundin, hindi ka dapat gumamit ng mga salita na masyadong kumplikado o hindi masyadong karaniwan, na maaaring malito ang kausap. At, siyempre, hindi ka dapat magsingit ng mga salita na ang kahulugan ay pinagdududahan mo.
• Lohikal. Kung hindi mo alam ang sagot, hilingin sa iyong kausap na maghintay, alamin at magsulat ng isa pang liham. Kung alam, suriin na ito ay ipinakita sa liham nang pare-pareho, lohikal at malinaw, at pagkatapos lamang ipadala ito.
• Maganda. Ang disenyo ay hindi mas mahalaga kaysa sa nilalaman. Dapat kang gumamit ng mga talata, sipiin ang tanong at pagkatapos lamang magbigay ng sagot, gumamit ng mga numero at bullet na listahan.

Upang tumugon sa isang papasok na liham, sapat na gawin ito nang may kakayahan, tama, sapat at lohikal. Ngunit paano magsulat muna ng isang liham?

Una, kailangan mong i-format ito nang tama:

• Paksa . Ang patlang na "Paksa" sa katawan ng email ay hindi dapat balewalain, dahil ito ay sa pamamagitan ng pagbabasa nito na ang kausap ay bubuo ng unang impresyon kung ano ang kinakailangan sa kanya. Sa isip, dapat itong magmukhang ganito: "Pangalan ng negosyo, Kakanyahan ng problema" - "JSC Romashka". Mga gamit sa salamin."
• Lagda . Binibigyang-daan ka ng karamihan sa mga serbisyo sa email na mag-set up ng isang awtomatikong lagda, na dapat kasama ang: "Pangalan, posisyon, kumpanya" - "I.V. Makarova, punong accountant ng Romashka OJSC." Ang form na ito ay magbibigay-daan sa tatanggap na madaling malaman kung sino ang kanyang tinutugunan at kung paano sisimulan ang kanyang tugon.
• Pagbati . Ang pagbati ay hindi dapat pamilyar - walang "Hello", "magandang araw", "aloha" o iba pang katulad na mga pagpipilian. Ang isang neutral na "Hello" o "Good afternoon" ang pinakamainam.
• apela . Ang mga address sa pamamagitan ng pangalan - "Anya" - sa halip na ang buong pangalan - "Anna Dmitrievna" ay mukhang pamilyar at maaaring masira ang buong impresyon ng liham. Samakatuwid, mas mahusay na pumili ng isang address sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
• Ang haba . Ang mga liham na masyadong mahaba ay nakakaubos ng oras at mahirap basahin. Samakatuwid, ang pinakamainam na volume ay itinuturing na isa na umaangkop sa isang karaniwang pahina ng isang text editor.

Pangkalahatang mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga liham, tugon at mga bagong liham - ang pag-aaral na isulat ang lahat ng ito ay hindi mahirap. Ngunit may ilang higit pang mga nuances na dapat tandaan:

• Nilalaman . Ang liham ay dapat maglaman ng dahilan kung bakit ito isinulat, isang pare-parehong paglalarawan nito, at pagkatapos ay mga tanong at mungkahi.
• Kahalagahan . Karamihan sa mga serbisyo ng email ay may checkbox na "Mahalaga!" na maaari mong suriin kapag nagsusulat. Pagkatapos ay mai-highlight ang naturang sulat sa folder ng tatanggap.

MAHALAGA! Hindi ka maaaring gumamit lamang ng isang checkbox - kung hindi, ang isang tunay na kagyat na sulat ay malulunod lamang sa kasaganaan ng mga hindi pinag-iisipan na naka-highlight.

• Pagtatapos ng dialogue . Ayon sa mga alituntunin ng hindi binibigkas na kagandahang-asal, ang taong nagsimula nito ay nagtatapos sa sulat.
• Oras. Ang pagpapadala ng mga liham sa pagtatapos ng araw ng trabaho at sa Biyernes ng hapon ay hindi lamang masamang anyo, kundi isang walang saysay na ideya - gayon pa man, ang sagot ay darating lamang sa susunod na umaga o kahit sa Lunes.
• Kagalang-galang . Dapat ka naming batiin sa nalalapit na holiday. Salamat sa iyong pagtugon. Kung hindi posible na tumugon kaagad sa isang agarang sulat, dapat na maabisuhan ang addressee tungkol dito.
• Mga kalakip . Ang anumang attachment ay dapat na naka-archive at ang tatanggap ay dapat na maabisuhan tungkol dito nang hiwalay sa katawan ng liham.

MAHALAGA! Ang mga patakaran ng pagsusulatan ng elektronikong negosyo ay nangangailangan ng pagkaasikaso sa kausap - kailangan mong hayaan siyang magsalita, magtanong, at huwag humingi ng anuman sa anyo ng isang ultimatum.

Mga uri ng pagsusulatan sa email

Ang mga tuntunin na namamahala sa pagsusulatan ay maaaring bahagyang mag-iba depende sa kung saan ipinadala ang liham.

• Panloob na sulat ay nagpapahiwatig na ipinapayong tumugon sa mga liham sa parehong araw, upang hindi hadlangan ang gawain ng iyong sariling negosyo, at gayundin na ang tono ng liham ay maaaring medyo mas pamilyar kaysa sa ibang mga kaso.

MAHALAGA! Magiging magandang ideya na bumuo ng isang solong template para sa panloob na sulat, ayon sa kung saan ang mga empleyado ay maaaring sumulat ng mga liham nang mabilis, nang hindi pinag-iisipan ang kanilang mga utak sa istraktura.

• Panlabas na sulat ay nagpapahiwatig ng isang mas mataas na antas ng pormalidad, pati na rin ang pangangailangan na i-filter ang propesyonal na slang - kadalasan ang isang interlocutor mula sa ibang kumpanya ay hindi lamang mauunawaan ang mga partikular na salita.
• Internasyonal na sulat nagpapahiwatig ng higit na pormalidad, gayundin ang pangangailangang isaalang-alang ang mga time zone. Kaya, hindi ka dapat magpadala ng liham sa New York sa umaga at asahan na ang sagot ay darating sa malapit na hinaharap, nag-aalala at nagmamadali, dahil ang empleyado na dapat sumagot sa liham ay malamang na nakahiga pa rin sa kama.

Gayunpaman, walang malaking pagkakaiba. Ang pagiging magalang, literacy at ang kakayahang malinaw na bumalangkas ng isang kahilingan ay pinahahalagahan sa lahat ng dako.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo

Upang ihanda ang dokumento, gamitin Microsoft Word at ang mga sumusunod na patakaran:

• letterhead ng organisasyon;
• Times New Roman font;
• malawak na mga patlang;
• laki 12-14 p.;
• line spacing - 1-2 p.;
• Ilagay ang mga numero ng pahina ng titik sa kanang bahagi sa ibaba.

Kung ito ay internasyonal na sulat, kung gayon ang liham ay nakasulat sa wika ng addressee.

Istraktura ng isang liham ng negosyo:

1. apela;
2. Preamble;
3. Pangunahing teksto;
4. Konklusyon;
5. Lagda;
6. Aplikasyon.

Ano pa ang mahalagang tandaan:

• Tugunan ang iyong kausap gamit ang "ikaw".
• Kung sumusulat ka ng tugon sa isang natanggap na liham, gumawa ng tala tungkol dito sa pinakadulo simula, halimbawa: “Sa iyong kahilingan, na may petsang 01/01/2020...”
• Kung ang liham ay natanggap nang may pagsalakay, huwag maging katulad ng iyong kalaban at huwag gumamit ng agresibo, nagsusumamo na mga ekspresyon o isang nag-uutos na tono sa iyong sulat.
• Isulat ang bawat bagong kaisipan sa isang bagong linya, upang ang impormasyon ay mas mahusay na mapagtanto. Huwag gumawa ng mahabang talata. Pinakamataas na 5-7 pangungusap.
• Iwasan ang mga salitang nakasulat na Caps Lock ( sa malaking titik) - ang nasabing teksto ay itinuturing na isang banta.
• Huwag kalimutang isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng nagpadala at ang petsa na ipinadala ang sulat.
• Sa mga sulat sa negosyo, huwag gumamit ng mga emoticon o panipi.
• Huwag gamitin mga salitang banyaga, pumili ng kasingkahulugan ng Ruso.
• Sumulat sa isang font. Huwag gumamit ng may kulay na teksto o labis na salungguhit, bolding, atbp.
• Maging magalang sa iyong kausap at bukas sa komunikasyon. Linawin ang kanyang opinyon at tanungin kung ano ang kanyang palagay tungkol dito. Magpakita ng empatiya at paggalang.
• Panoorin kung paano tumugon sa iyo ang iyong kalaban.

Mga karaniwang parirala na katanggap-tanggap para sa paggamit

Upang hindi mag-isip sa bawat oras sa kung anong anyo ang ilalagay ang iyong mga saloobin, maaari mong gamitin ang mga karaniwang parirala na tinatanggap para sa mga sulat sa negosyo:

• apela. "Kumusta, mahal na Igor Petrovich"- kung kilala mo nang personal ang tatanggap. "Hello, Mr. Smirnov"- kung sumulat ka sa kanya sa unang pagkakataon sa iyong buhay. Ang militar ay karaniwang tinutugunan "Kumusta, Kasamang Koronel Smirnov".
• Pansinin. Karaniwang halimbawa mga parirala: "Ipinapaalam namin sa iyo na...". Maaari itong palitan sa "Mangyaring ipaalam", "ipinapaalam namin sa iyo", "ipinapaalam namin sa iyo".
• Paliwanag. Upang ipaalam sa addressee ang tungkol sa layunin ng liham sa pinakadulo simula, maaari mong gamitin ang mga sumusunod na konstruksyon: "Bilang tugon sa iyong kahilingan...", "Para sa layunin ng pagsasagawa ng trabaho...", "Upang magbigay ng tulong...", "Alinsunod sa iyong mga kagustuhan...".
• Hiling. Ang kahilingan sa sulat ay dapat ayon sa pormula "Tinatanong ka namin...".
• Alok. “Maaari kaming mag-alok sa iyo...”, “Inirerekomenda namin sa iyo...”.
• Kumpirmasyon. “Kinukumpirma namin...”, “Natanggap namin...”.
• Pagtanggi. "Ang iyong panukala ay tinanggihan...", "Para sa mga kadahilanang inilarawan sa ibaba, hindi kami maaaring sumang-ayon...", "Ang iyong panukala ay nasuri at nakitang hindi nakakatulong.".

Ang pormalidad ay ang pinakamahusay na kasama para sa pagsusulatan sa negosyo, ngunit mahalaga na ang kahulugan ay hindi mawala sa likod ng mga opisyal na parirala. Magandang halimbawa ang isang liham ng negosyo ay magiging ganito:

Kumusta, Igor Petrovich!

Kaugnay ng pagpapalawak, kailangang dagdagan ng OJSC Romashka ang mga batch ng mga hilaw na materyales para sa produksyon ng mga kagamitan ng 25%. Ang aming pakikipagtulungan sa kumpanya ng Margaritka ay tumagal ng 5 taon at sa ngayon ay wala kaming anumang dahilan para sa mga reklamo. Samakatuwid, iminumungkahi naming talakayin ang mga posibilidad ng pagtaas ng mga suplay at ang mga paghihirap na maaaring lumitaw.

Inaasahan ang produktibong pagtutulungan, CEO JSC "Romashka", Smirnov G.V.

******************************************************************************

Kapag sumulat tayo ng liham sa isang kaibigan o kamag-anak, maaari nating balewalain ang mga pagkakamali at mga bantas, paikliin ang mga salita ayon sa gusto natin, at gumamit ng slang. Ang pangunahing bagay ay upang gawing malinaw kung ano ang pinag-uusapan natin. Ngunit kung sumulat tayo sa isang estranghero o isang hindi pamilyar na tao at nais na makakuha ng sagot mula sa kanya, dapat nating isaalang-alang ang ilang mga patakaran.

Mga tuntunin ng komunikasyon

1 . Palaging ipahiwatig ang paksa ng liham.

Ang field na "Subject" ay dapat punan sa anumang kaso at ito ay lubos na kanais-nais na ito ay tumutugma sa nilalaman ng mensahe.

Halimbawa, kung gusto mong gumawa ng appointment para sa isang konsultasyon sa ika-5 ng Marso, isulat ang: “Mag-sign up para sa isang konsultasyon (03/05).”

2. Kapag tumutugon sa isang liham, i-save ang iyong kasaysayan ng sulat.

Kapag nakatanggap ka ng liham mula sa isang tao, maaari mong sagutin ito sa tatlong paraan:

1. Kopyahin ang address ng nagpadala at sumulat sa kanya ng isang bagong liham.
2. Mag-click sa field ng espesyal na tugon sa ibaba ng mensahe.
3. Gamitin ang button na "Tumugon".

Para sa mga sulat sa negosyo, dapat kang tumugon sa ikatlong paraan, iyon ay, mag-click sa pindutang "Tumugon". Magbubukas ang isang bagong email, na mauulit ang natanggap mo. Ang paksa ay pareho, tanging ang prefix na "Re:", ang orihinal na teksto ay ganap na sinipi.

Ito ang karaniwang form ng pagtugon at hindi mo dapat baguhin ang anuman tungkol dito. Ang iyong sagot ay dapat na naka-print bago ang sinipi na teksto. Ginagawa ito upang maalala ng bawat kalahok sa pag-uusap ang napag-usapan anumang oras.

3. Palaging kumustahin at tawagan ang iyong kausap bilang "ikaw".

Anumang mensahe ay dapat magsimula sa isang pagbati. At mas mabuti kung ito ay indibidwal. Kung naaangkop, tawagan ang kausap sa pamamagitan ng pangalan, kung hindi - sa pamamagitan ng unang pangalan at patronymic.

Maipapayo na tapusin ang liham sa sumusunod na pagbuo: Taos-puso, ... (unang pangalan/apelyido o unang pangalan/patronymic).

Halimbawa: Kumusta, Alexey Petrovich. Mangyaring ipadala ang kontrata kay Ivan Mikhailovich. Pinakamahusay na pagbati, Ilya Krivosheev

4 . Tumugon nang mabilis hangga't maaari.

Kung mas maaga kang tumugon sa isang mensahe, mas mabuti. Tamang-tama sa loob ng ilang oras. Ngunit posible rin ito sa loob ng ilang araw. Kung mas matagal kang maghintay na tumugon, mas malala ang epekto nito sa iyong reputasyon.

Tulad ng para sa teksto ng mensahe, kapag isinusulat ito dapat mo ring sundin ang ilang mga patakaran.

Sumulat nang partikular, ngunit sa detalye

Huwag hulaan ang ibang tao kung ano ang ibig mong sabihin. Kung ang problema ay hindi halata, ilarawan ito sa mas maraming detalye hangga't maaari: kung paano mo nakuha ang resulta na mayroon ka, kung ano ang eksaktong nais mong makamit at kung ano ang kinakailangan mula sa iyong kausap.

Ngunit hindi ito nangangahulugan na kailangan mong ipahiwatig ang lahat ng mga detalye nang detalyado. Laktawan ang mga hindi kinakailangang bagay - pahalagahan ang oras ng ibang tao.

Subukang magsulat ng maikli at sa punto

Hindi na kailangan, halimbawa, na pag-usapan kung ano ang kalagayan ng iyong asawa, biyenan at iba pang mga kamag-anak.

Tulad ng para sa laki, perpektong isang "screen" (walang pag-scroll). Maximum - laki ng teksto na kasya sa isang A4 sheet.

Gumamit ng common sense at common decency

Maging magalang, matulungin, salamat sa iyong mga liham at oras.

Ang talagang HINDI mo kayang gawin

1 . Pang-aabuso sa mga bantas.

Isang tandang pananong ay sapat na. Hindi sila dapat duplicate. Gayundin, huwag masyadong gumamit ng mga ellipse.

Isang halimbawa ng "masamang" liham:

2. Gumamit ng iba't ibang mga font, laki ng titik at kulay.

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga site at program ng mail na baguhin ang mga setting na ito. Maaari kang pumili ng hindi pangkaraniwang font, gawing mas malaki o mas maliit ang mga titik, kulayan ang teksto iba't ibang Kulay. Ngunit ito ay hindi naaangkop sa mga sulat sa negosyo!

Mas mainam na huwag baguhin ang anumang bagay at iwanan ang lahat bilang ito bilang default. Ang tanging bagay na katanggap-tanggap ay upang i-highlight ang ilang mga salita sa bold o italics. Ngunit kung kinakailangan lamang!

Isang halimbawa ng "masamang" liham:

3. Magsingit ng mga smiley na larawan.

Mag-iwan ng masaya at malungkot na mukha, bulaklak at puso para sa personal na sulat. SA mga liham pangnegosyo Mas mainam na huwag gumamit ng mga emoticon - alinman sa teksto o mga larawan.

Isang halimbawa ng "masamang" liham:

4 . I-print ang teksto sa malalaking titik.

Ang pag-type ng teksto sa malalaking titik sa Internet ay itinuturing na masamang asal. Nalalapat ito sa parehong negosyo at personal na sulat, pati na rin sa komunikasyon sa mga social network, Skype, mga forum at iba pang mga lugar. Bukod dito, naaangkop ito sa parehong buong teksto at mga indibidwal na salita.

Ang Caps Lock keyboard key ay responsable para sa malalaking titik. Iyon ay, kung ang lahat ng iyong mga titik ay nai-type sa malalaking titik, kailangan mo lamang itong pindutin nang isang beses at bitawan.

Bukod dito, huwag i-print ang "Paksa" ng liham sa malalaking titik - ito ang taas ng kawalang-galang!

Sa isang tala. Ang pag-type ng mga indibidwal na salita at buong teksto sa malalaking titik ay parang sumisigaw. At ang pagsigaw ay pagsalakay, na higit pa sa mga liham pangkultura.

Kung talagang kailangan mong i-highlight ang isang bagay sa teksto, mas mahusay na gawin ito gamit ang bold o italics.

At maipapayo rin na iwasan ang mga salitang "Urgent", "Mahalaga" at iba pa na nagpapahayag ng pagkainip sa linya ng paksa ng liham.

Karunungang bumasa't sumulat

Hindi ka dapat maging masyadong mahigpit tungkol dito, ngunit subukang magsulat ng tama sa iyong mga liham. Ilang simpleng tip:

• Ang bawat pangungusap ay dapat magsimula sa malaking titik. Upang i-type ito, pindutin nang matagal ang Shift key.
• Dapat may tuldok sa dulo ng bawat pangungusap. Sa layout ng keyboard ng Russian, ito ay matatagpuan sa ibabang hilera sa kanan (bago ang Shift).
• Upang mag-type ng kuwit, pindutin nang matagal ang Shift at pindutin ang period key.
• Huwag maglagay ng puwang bago ang kuwit o tuldok. Dapat may puwang pagkatapos nila.

At isa pang tip para sa mga may alam man lang kung paano gamitin ang Word text editor (Writer). I-type muna ang liham sa programang ito. Iha-highlight nito ang mga error na may pulang linya at sa pamamagitan ng pag-right click sa naturang salita, maaari mo itong itama.

Kopyahin at i-paste ang natapos na teksto sa field ng titik. Ngunit bago ipasok, dapat mong huwag paganahin ang pag-format upang maidagdag ito nang walang pag-format mula sa Mga programa ng salita(Manuulat).

Sa mail.ru, upang gawin ito, mag-click sa inskripsyon na "Alisin ang disenyo" sa itaas.

Sa Yandex.Mail - ang pindutang "Huwag paganahin ang disenyo" sa kanan.

Pagkatapos i-paste, maaaring i-on muli ang hitsura.

Ang sinumang nagsusumikap na magmukhang disente sa mga lupon ng negosyo ay palaging gumagamit. At palagi niyang naaalala ang pangunahing bagay - ang email ay hindi dapat masira ang addressee, o ang reputasyon ng kumpanya kung saan siya ay kinatawan, o ang imahe ng negosyo.

Ang kakayahang tama at may kakayahang magsagawa ng elektronikong sulat sa negosyo ay ang pangunahing bahagi ng imahe ng isang modernong tagapamahala. Ito ay parehong tanda ng pangkalahatang antas ng kultura at isang tagapagpahiwatig ng personal na propesyonalismo. Alinsunod sa kung paano nagagawa ng isang tao na bumalangkas at gawing pormal ang kanyang mga iniisip, ang isang tao ay may kumpiyansa na hatulan ang kanyang saloobin sa iba at sa kanyang sarili nang personal. Ang isang walang ingat na nakasulat na email ay madaling masira ang reputasyon ng negosyo ng may-akda sa mga mata ng mga kasosyo at kasamahan.

Mga panuntunan para sa pagsusulatan ng negosyo sa pamamagitan ng email

1. Gamitin ang iyong email address sa trabaho para sa mga layuning pangnegosyo lamang. Kung magpadala ka ng sulat mula sa isang server ng trabaho habang nasa trabaho, ito ay nai-save, parehong papalabas at papasok na mail. Maaaring basahin ng iyong employer ang sulat anumang oras. Magsagawa lamang ng mga sulat sa negosyo sa loob ng mga dingding ng opisina.

2. Malinaw na maunawaan kung kanino ang iyong mensahe ay tinutugunan at kung kanino ang impormasyong nilalaman nito ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Kanino nakadirekta ang iyong sulat? Sa kliyente? Sa isang partner? Kasamahan? Sa isang subordinate? Sa amo? Ang addressee ay ipinahiwatig sa "to" na hanay, ang mga interesado ay ipinahiwatig sa "kopya". Huwag magpadala ng mga karagdagang kopya, lalo na sa iyong boss. Kung binanggit ang mga third party sa email, kadalasang kasama rin sila sa column na "kopya".

3. Bumuo ng layunin ng mensahe para sa iyong sarili. Anong layunin ang itinakda mo para sa iyong sarili: ano ang sinisikap mong makamit mula sa mambabasa ng iyong liham? Anong reaksyon ang inaasahan mo? Ang tatanggap, na nabasa ang iyong mensahe, ay dapat na maunawaan kaagad kung ano ang kailangan mo mula sa kanya. Mga panuntunan para sa pagsasagawa ng elektronikong sulat:

Kung gusto mong magdala ng indibidwal na pananaw sa mga kaganapan - mula sa unang tao (kami, ako)
Kung ang iyong mensahe ay isang pagtatanong o likas na pagtuturo - mula sa pangalawang tao (ikaw, ikaw)
Kung nagsusulat ka ng isang liham bilang tagamasid sa labas at nais mong ipaalam sa addressee ang tungkol sa mga nagawang katotohanan o kaganapan - sa ika-3 tao (sila, siya, siya).

4. Huwag iwanang walang laman ang field na “paksa”. Karamihan sa mga taong nakatanggap ng email ay nagsisimulang suriin ang sulat sa pamamagitan ng pagtingin sa field ng paksa. Ang isang tao ay gumagawa ng desisyon na basahin ang isang liham sa loob ng ilang segundo, kaya ang nilalaman ng liham ay dapat na maipakita sa linya ng paksa. Ang paksa ay dapat na maikli, tiyak at nagbibigay-kaalaman.

5. Panatilihing malinaw ang nilalaman: address at pagbati, pangunahing bahagi, buod, lagda, mga contact. Dapat naglalaman ang anumang liham etiquette sa email. Huwag maging tamad at huwag laktawan ang anumang bahagi ng tinatanggap na nilalaman; ang isang wastong na-format na sulat ay isang tagapagpahiwatig ng iyong propesyonalismo.

6. Ang pagtugon at pagbati sa kausap ay isang tagapagpahiwatig ng iyong paggalang sa kanya. Kung maaari, simulan ang bawat liham sa isang personal na mensahe at pagbati. Ang isang tanda ng pagiging magalang ay ang tawagin ang iyong kausap sa pamamagitan ng pangalan. Pagkatapos ng address, maglagay ng kuwit kung gusto mong bigyan ang mensahe ng pang-araw-araw na karakter. At kung nais mong bigyang-diin ang pormalidad at kahalagahan, gumamit ng tandang padamdam, kahit na ang liham na ito ay naka-address sa isang kasamahan na madalas mong kausap.

7. Sumunod sa prinsipyo: maikli at malinaw (KY). Ang isa sa mga pangunahing panuntunan ng pagsusulatan sa email ng negosyo ay ang "minimum na salita - maximum na impormasyon." Ilahad ang iyong mga saloobin nang partikular (malinaw), pare-pareho, maigsi at sa paraang madaling maunawaan. Dapat na maikli ang mga pangungusap, ginagawa nitong mas madali para sa addressee na ihatid ang kinakailangang impormasyon. Mayroong isa Ang ginintuang tuntunin ng mga email– bahagi, isang paksa – isang liham. Mas mainam na magpadala ng ilang email (bawat isa ay may isang paksa) kaysa sa isang malaking mensahe na may ilang hindi nauugnay na ideya.

8. Huwag gawing liham pangnegosyo ang impormal na komunikasyon. Walang emosyon sa email! Kung ikaw ang mga probisyon na itinakda sa iyong email Kung nais mong bigyang-diin ang emosyonal, ang emosyonal na subtext ay dapat na nakatago sa likod ng isang neutral, panlabas, mahinahon at tamang tono ng presentasyon. Ito ay nakakamit sa pamamagitan ng nilalaman, hindi sa pamamagitan ng wika.

9. Sumunod sa isang malinaw na istraktura ng pangunahing teksto ng liham. Kadalasan, ang isang liham ay binubuo ng tatlong bahagi:

Ang dahilan ng pagsulat ng liham (dahilan, batayan). Ang bahaging ito ay kadalasang maikli hangga't maaari
Pare-parehong paglalahad ng kakanyahan ng isyu
Mga solusyon, kahilingan, mungkahi, konklusyon

10. Hitsura Ang mensahe ay dapat na napakadaling maunawaan. Hatiin ang teksto sa mga talata, na dapat maglaman ng hindi hihigit sa lima hanggang anim na linya. Mas mainam na paghiwalayin ang mga talata sa isa't isa na may blangkong linya. Pumili ng isang kulay at isang font, upang ang teksto ay mas mahusay na nakikita. Mas mainam na huwag gumamit ng mga tandang padamdam, emoticon, pagdadaglat, o cursive na elemento maliban kung talagang kinakailangan.

11. Isulat nang tama. Ang illiterate na pagsulat ay nagpapahiwatig na ang may-akda ay hindi sapat na pinag-aralan. Ang iyong reputasyon sa negosyo ay sinisiraan ng mga typo at error sa text. Bago magpadala ng sulat, etiquette sa email Inirerekomenda na muli mong basahin nang mabuti ang liham. Maaaring suriin ng maraming email program at text editor ang bantas at spelling, at kung may nakitang mga error, nag-aalok sila ng mga opsyon sa pagwawasto. Ang serbisyong ito ay kinakailangan upang magsulat ng mga email.

12. Isaalang-alang kung anong dokumentasyon ang kailangang isama sa mga kalakip. Hindi mo dapat isama sa katawan ng liham Detalyadong impormasyon, mas mainam na ipadala ito bilang isang hiwalay na file. Sa linya ng paksa ng email, tiyaking ipahiwatig kung aling file ang iyong ipinapasok, kung hindi, maaaring ituring ito ng tatanggap bilang isang virus. Ang lahat ng mga file ay dapat na ma-scan gamit ang anti-virus software bago ipadala.

13. Palaging magsulat ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan at mag-subscribe. Ipapakita nito sa iyo ang magandang panig at ipapakita ang iyong propesyonal na kalidad. Ang lagda ay hindi dapat higit sa lima o anim na linya. Dapat itong binubuo ng pangalan ng kumpanya, ang iyong pangalan at apelyido, at ang iyong posisyon. Karaniwan, para sa mga panlabas na tatanggap, ang iyong email address, numero ng telepono, at address ng website ng kumpanya ay ipinahiwatig din.

14. Ang pahabol ay napakabihirang ginagamit sa mga sulat sa negosyo. Kung gagamit ka ng pahabol sa iyong mensahe, ito ay isang indikasyon na hindi mo pa napag-isipan ang nilalaman ng liham.

15. Lamang sa mga espesyal na kaso binigay ang read receipt. Karaniwan, ang isang nabasang resibo ay dapat na itakda lamang para sa mga panlabas na tatanggap at kapag ang isang tugon ay inaasahan mula sa tatanggap.

16. Gamitin lamang ang checkbox na "mataas na kahalagahan" kapag ito ay talagang kinakailangan. Kung naglalaman ang email ng mahalagang impormasyon na nangangailangan ng agarang atensyon, itakda ang kahalagahan sa "mataas." Iha-highlight nito ang iyong email sa iyong inbox. Ngunit hindi inirerekumenda na abusuhin ang function na ito nang walang pangangailangan.

17. Basahin muli ang liham bago ipadala. Ang lahat ba ay maikli, tiyak, naiintindihan, at mayroon bang anumang hindi naaangkop na impormasyon o mga pagkakamali sa gramatika? Tama ba ang mga detalye ng tatanggap? Suriin ang pagkakasunod-sunod at lohika ng presentasyon.

18. Tumugon kaagad sa mga email. Ang abiso ng pagtanggap ng isang liham ay tanda ng paggalang sa mga kasamahan o kasosyo, isang tanda ng mabuting asal. Kung sa ngayon ay hindi mo masagot ang sulat, kailangan mong ipaalam sa may-akda at ipangako na sasagutin mo kaagad sa unang pagkakataon. Sagutin ang lahat ng mga tanong na ibinibigay nang pare-pareho. Huwag simulan ang iyong tugon bilang isang bagong liham. Kung ang isang liham ay hindi nasagot sa loob ng 48 oras, maaaring isipin ng tatanggap na ang kanyang sulat ay hindi pinansin o nawala.

19. Ang nagpasimula ng sulat ay nagtatapos sa elektronikong diyalogo.

20. Tandaan mo yan Mga panuntunan para sa pagsusulatan sa email, o sa halip ang kanilang pagsunod ay isang tagapagpahiwatig ng isang modernong propesyonal na tagapamahala.