Bir kuruluştan basit mektuplar nasıl gönderilir? E-posta bülteni ne zaman gönderilmeli - gün ve saat

Belgelerin hazırlanması ve kaydedilmesi süreçlerine geleneksel olarak büyük önem verilmektedir, ancak bunların muhatabına, özellikle posta hizmetleri yoluyla teslim edilmesi pratikte dikkate alınmamaktadır. Bu arada burada pek çok zorluk var. Bir şirket ne kadar çok e-posta gönderirse, daha acil soru Gönderme prosedürünün nasıl kolaylaştırılacağı ve minimum maliyetle mümkün olduğunca verimli hale getirileceği hakkında.

Bu yazıda posta türlerine, bunları kaydetme ve arama prosedürüne ve ayrıca posta yoluyla yazışma gönderme sürecini otomatikleştirmenin yollarına bakacağız.

Postayla kim ilgilenmeli?

Bir kuruluştaki yazışma hacmi yeterince büyükse, posta gönderme sürecinin merkezileştirilmesi gerekir. Tipik olarak bu görevler bir sekretere veya kuryeye verilir. Bu süreci mümkün olduğunca az zaman harcayacak şekilde organize etmek onların görevidir.

Aslında, sanatçıların kendileri postaneye gittiklerinde mektup göndermeye yönelik bu yaklaşım mantıksızdır ve yalnızca posta hacminin birim olarak sayıldığı kuruluşlar için uygundur. Bu yaklaşımın dezavantajları açıktır:

• sanatçının gerçekten postaneye gidip gitmediğini takip etmek zor;
• sanatçı ne kadar sık ​​\u200b\u200bmektup yazarsa, postaneyi o kadar sık ​​ziyaret etmek zorunda kalır ve zamanını harcar. çalışma saatleri ve dolayısıyla işverenin seyahat parası;
• iş yoğunluğu nedeniyle sanatçılar mesai saatleri dışında postaneye gitmek zorunda kalıyor ve bu da buna bağlı olarak artıyor.

Russian Post'la çalışıyoruz

Bugün çoğu kuruluş Russian Post ile çalışıyor çünkü en uygun nakliye ücretlerini sunuyor, ürünleri ülkenin herhangi bir yerine teslim ediyor ve dava durumunda çok önemli olan yazışmaların alıcı tarafından alındığını belgeleyebiliyor.

Karşılaştırma için: devlet dışı ekspres posta hizmetleri yalnızca yerleşim yerlerişubelerinin olduğu yerler; bazen teslimatı sadece SMS mesajıyla bildirebilirler ve hizmetleri daha pahalıdır.

Russian Post'un çalışmaları sıkı bir şekilde düzenlenmektedir. Yazışma göndermekten sorumlu çalışanın aşağıdaki düzenleyici belgelere aşina olması tavsiye edilir:

• 17 Temmuz 1999 tarihli ve 176-FZ sayılı “Posta Hizmetlerine İlişkin” Federal Kanun (6 Aralık 2011'de değiştirildiği şekliyle);
• 15 Nisan 2005 tarih ve 221 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kurallar;
• Federal Devlet Üniter Teşebbüsü "Rus Postası"nın 17 Mayıs 2012 tarih ve 114-p tarihli emriyle onaylanan yurt içi taahhütlü postaların alınması ve teslimi prosedürü;
• Federal Devlet Üniter Teşebbüsü "Rus Postası"nın 24 Ocak 2007 tarih ve 28-p tarihli emriyle onaylanan yurt içi paket postanın alınması, teslim edilmesi ve teslim edilmesi prosedürü;
• Uluslararası posta kabulüne ilişkin yönergeler (bu makalenin yazıldığı tarihte 17.10.2013 tarihinde değiştirilen şekliyle).

Mektupların hacmi onları genel olarak teslim etmenize izin vermiyorsa, sıraya girerek postaneyle bir sözleşme yapmak mümkündür. kurumsal hizmet sözleşmesi. Bu durumda belirlenen günlerde bir postane çalışanı kuruluşa gelerek sekreter veya kuryenin hazırladığı mektupları alacaktır. Bir sonraki ziyaretinizde posta görevlisi tamamlanmış sevkıyat belgelerini getirecektir. Detaylı bilgi Bu hizmetle ilgili bilgiler posta web sitesinde yayınlanır www.russianpost.ru ve ayrıca yardım hattı operatörlerinden de kolaylıkla temin edilebilir.

Ne tür harfler var?

Tüm posta öğeleri iki kategoriye ayrılır: kayıtlı Ve kayıtsız. Aralarındaki fark temeldir: gönderenin talebi üzerine postane, kayıtlı öğeyi bulmak veya konumu hakkında bilgi vermekle yükümlüdür. Kayıtlı olmayan bir gönderinin izi, göndericinin onu posta kutusuna koyduğu anda kaybolur. Buna karşılık, postaneye kayıtlı bir mektup muhatabına imza karşılığında verilecek, kayıtsız bir mektup bir kutuya atılacak veya basitçe sekretere teslim edilecek ve hiç kimse mektubun alındığını kanıtlayamayacak.

Bu nedenle, örneğin kaybı herhangi bir hukuki veya mali sonuç getirmeyecek belgelerin kayıtsız veya basit mektupla gönderilmesi daha iyidir. tebrik kartları tatiller için. Ve en azından teorik olarak bir anlaşmazlığa konu olabilecek her şeyin posta yoluyla kaydedilmesi şiddetle tavsiye edilir.

Ana kayıtlı yazışma türü taahhütlü mektuplar Ve parseller. Basit mektupların aksine, alıcıya kayıtlı bir mektubun alındığı özel bir makbuzla bildirilecek ve daha önce de belirtildiği gibi imza karşılığında bir posta işçisinin elinden bir zarf alacaktır.

Kayıtlı bir gönderiye destek verebilirsiniz ekin envanteri. Bu, bir posta öğesinin nicelik ve maliyet özelliklerini açıklayan bir belgedir. Envanterin bir kopyası posta ekinin üstündeki bir zarfa konur, diğeri ise makbuzla birlikte gönderene verilir. Envanter içeren bir mektup alan muhatap, kendisine herhangi bir belge gönderilmediğini iddia edemeyecektir.

Dikkat etmek!

Zarfı göndermeden önce içindekilerin bir envanteriyle mühürlemeye gerek yoktur: postane operatörü, envanterde belirtilen tüm belgelerin gerçekten zarfın içinde olduğundan emin olmak zorundadır.

Nihayet, özel ilgi verilmeli basit bildirimler taahhütlü mektupların alınması hakkında. Bildirim, zarfın üzerine yapıştırılmış bir karttır. Mektubu aldıktan sonra muhatap kartı imzalar ve ardından gönderene gönderilir. İade edilen bildirim, mektubun alındığını resmi olarak onaylayan bir belgedir. Bildirimlerin saklama süresi 5 yıldır.

Bildirim geri döndükten sonra, bildirimin kullanılabilirliğine ilişkin bilgiler Posta Kayıt Defterine kaydedilebilir (aşağıya bakınız). Mektubu kimin aldığını ve hangi tarihte aldığını karttan titizlikle kopyalamanız gerekmeyecektir. Sanatçının bu bilgiye ihtiyacı olursa her zaman sekreterle iletişime geçebilir. Çoğu zaman mektubun alındığına dair bilgi yeterlidir. Bildirimlerin taranması yalnızca şirketin bir elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) uygulaması durumunda anlamlıdır. EDMS, bildirim dosyasını giden belge hakkındaki bilgilere "bağlama" yeteneğine sahiptir. Bu çok kullanışlıdır: Yüklenici, mektubun muhatabına teslim edilip edilmediğini istediği zaman kontrol edebilir.

Raflara yerleştirin

Sekretere gönderilmek üzere mektup getiren icracıların, posta koduyla birlikte açık adresi belirtmenin yanı sıra, mektubun üzerine mektubun türü hakkında da bir not koyması gerekmektedir. Bir seçenek olarak, ofise şu yazıların bulunduğu tepsiler koyabilirsiniz: “Basit harfler”, “Kayıtlı mektuplar”, “Bildirimli kayıtlı mektuplar”, “Bildirim ve envanterli kayıtlı mektuplar” vb. Böylece sanatçılar, ofis çalışanlarının dikkatini dağıtmadan istedikleri zaman gönderilmek üzere mektup bırakabilecekler.

Tavsiyemiz

Yazışmaların gönderilmesine ilişkin düzenlemelerde, yanlış doldurulmuş yazışmaların yanı sıra adresi veya posta kodu olmayan mektupların aciliyetlerine rağmen yükleniciye iade edileceğinin belirtilmesi tavsiye edilir.

Gönderim için posta hazırlanıyor

Herhangi bir süreci otomatikleştirme fırsatı varsa bunu ihmal etmeyin. Bu nedenle, eğer sekreter posta zarflarını hala elle yazıyorsa, bir dizi işleve dikkat etmelidir. metin editörü Microsoft Word Zarfların etiketlenmesi, onlara kurumsal kimlik verilmesi ve posta listesi için zarfların yazdırılması konusunda uzmanlaştık. Başka bir deyişle, her zarfı elle etiketlemek yerine programda bir kez belirtebilirsiniz:

• gönderenin iade adresi;
• zarfın kurumsal tarzı.

Alıcı adreslerinin listesi (dağıtım listesi) programa girildikten sonra geriye kalan tek şey yazıcıya bir yığın zarf yerleştirmek ve “Yazdır” komutunu ayarlamaktır. Açıklanan işlevler sekmesinde bulunabilir Postalar (Oluştur ® Zarflar,Çıkartmalar).

Bu arada

Adresin yanı sıra, alıcının indeksini de zarfın üzerine yazdırabilir ve indeks yazma kurallarına göre biçimlendirebilirsiniz. Bunu yapmak için bilgisayarınıza özel bir yazı tipi yüklemeniz gerekir. İnternette bulmak kolaydır - bir arama motoruna "Dizin için yazı tipi" sorgusunu girmeniz yeterlidir. Yazı tipi dosyası .ttf uzantısına sahiptir. İndirdikten sonra “Bilgisayarım” klasörüne gitmeniz, ardından “Denetim Masası” klasöründe “Yazı Tipleri” klasörünü bulmanız ve yazı tipi dosyasını buraya yerleştirmeniz gerekir.

Şek. Şekil 1'de MS Word'de oluşturulan baskıya hazır bir zarfın neye benzediğini görebilirsiniz.

Pirinç. 1

Gönderilecek mektup seti hazır olduğunda doldurmanız gerekir. ilk iki sütun Form 103 “Paket posta öğelerinin gönderilmesi için liste.” Bu posta zorunluluğu, 5 veya daha fazla mektup gönderen tüm kuruluşlar için geçerlidir. Gönderici, gönderilen tüm kayıtlı e-postaları listelemelidir. Kalan sütunlar postane operatörü tarafından doldurulur. Liste, sevkıyattan sorumlu kişi tarafından imzalanmış iki nüsha halinde basılır ve ardından imzası bir mühürle onaylanır. Tamamlanan kaydın bir kopyası postanede kalacak, ikincisi kuruluşa iade edilecektir. Takip için gönderi kimlik kodunu içerecektir.

Bu form Russian Post web sitesinde mevcuttur. Tek dezavantajı: dosya yalnızca .jpg formatında indirilebilir, yani. resim biçiminde olduğundan formun manuel olarak çoğaltılması ve şablon olarak kaydedilmesi gerekecektir.

E-posta izleme

Kayıtlı posta öğeleri Russian Post web sitesinde takip edilebilir. Ana sayfanın solunda “Posta öğelerinin takibi” bağlantısı bulunmaktadır (Şek. 2). “Detaylar”a tıklayarak üzerinden geçiyoruz ve kendimizi istenilen sayfada buluyoruz.

Pirinç. 2

Artık operatör tarafından her gönderiye atanan benzersiz bir kodu (posta tanımlayıcı) girmeniz gerekiyor. Bu kodu makbuzda veya Form 103'teki listede (sütun 3) bulabilirsiniz. Kod 14 haneden oluşur. “Posta Kimliği” alanına girin, ardından beş haneli güvenlik kodunu aşağıdaki alana girin ve “Bul”a tıklayın (Şek. 3).

Mektubumuzu takip etmenizi sağlayacak bir tablo açılacaktır (Örnek 1).

Örnek 1

Harflerin hareketi hakkında bilgi

Operasyon	Tarih	Operasyonun yeri		Operasyon özelliği	Ağırlık (kg)	Duyuru değer (ovmak)	Kaplama ödeme (ovmak)	Adreslendi
		Dizin	OPS'nin adı					Dizin	Adres
				Birim
İşleme				Sıralama merkezinden ayrıldı
İşleme				Teslimat yerine ulaştı
Sunum				Alıcıya teslimat

Bu arada

Bir mektubun hareketi ile ilgili bilgilerin yasal gücü konusu oldukça tartışmalıdır. Mektuplarını denetleyen bir kuruluş için kapsamlı gibi görünüyor ancak mahkemede delil olarak kabul edilmeyebilir.
Russian Post ile yazışmalar yasal gücü garanti edecektir. Postaneye, makbuzun veya Form 103'ün bir kopyasını ekleyerek resmi bir talep mektubu göndermeniz gerekir. Yanıt olarak, Rus Posta antetli kağıdında, gerekli bilgileri içeren, kanıt olarak herhangi bir soru sormayacak bir mektup alacaksınız. mahkeme.

Gönderilen mektupların muhasebeleştirilmesi

Kuruluştan herhangi bir belge çıkışı, ne tür belgeler olduğuna ve çıkış yollarının ne olduğuna bakılmaksızın kaydedilmelidir. Mektuplar istisna değildir. Posta göndermekten sorumlu çalışanın her mektubu özel bir günlüğe kaydetmesini öneririz (Örnek 2). Böyle bir günlük tutma yükümlülüğü Sözleşmede yer almadığından düzenleyici belgeler ve bu sadece kolaylık ve kontrol meselesidir; her şirket derginin biçimini bağımsız olarak geliştirebilir.

Tavsiyemiz

Günlüğe her seferinde aynı metni girmemek için kısaltmalar kullanabilirsiniz, örneğin: "Postane" - halkla ilişkiler , ekspres posta - EP , basit mektup - P , gelenek - Z , bildiri - sen , envanter - HAKKINDA vesaire.
Ayrıca departman adlarını da kısaltabilirsiniz.

Örnek 2

Posta posta günlüğü

	Posta servisi	Mektup türü	Varış noktası	Dizin	Adres	İçerik Envanteri	İcracı	Gönderilme tarihi	Takip numarası	Bildiri	Not
			Ivanov K.I.		st. Puşkina, 56, daire. 43, Moskova	Sergiye davet
			Çay plantasyonu, LLC		st. Korablestroiteley, 454, ofis. 34, Volgograd	Ref. 14 Haziran 2014 tarih ve 3324-3 sayılı	Üretim departmanı
			Zerkalo, LLC		st. 7. Sadovaya, 33, Togliatti, Samara bölgesi.	Ref. 15 Haziran 2014 tarih ve 3354-2 sayılı	Teknik departman
			Promregiongaz, OJSC		st. Shkolnaya, 3, of. 353-B, İrkutsk	Ref. 17.06.2014 tarih ve 3465-6 sayılı	Yasal hizmet				İade - alıcı mektuba gelmedi

Tablo sütunlarının doldurulması

1. Seri numarası. Sütun, ofisin çalışmaları hakkında bir rapor oluşturmak için önemlidir: Posta kanalları aracılığıyla kaç mektubun gönderildiğini hemen görebilirsiniz.
2. Posta servisi. Kuruluşun yalnızca Rus Posta hizmetlerini değil aynı zamanda ekspres posta hizmetlerini de kullanması durumunda geçerlidir.
3. Mektup türü. Sütun, tartışmalı durumlarda veya muhatabın mektubu aldığını kanıtlamanın gerekli olduğu durumlarda faydalıdır.
4. Varış noktası. Sütun soyadını ve baş harflerini gösterir bireysel veya alıcı kuruluşun adı. Filtreleme kolaylığı için, örneğin kuruluşun soyadı veya adıyla başlayan sütunun doldurulmasını öneririz. Ivanov K.A. veya Çayevi plantasyon, LLC.
5. Dizin. Zarf oluştururken kopyalayıp doğru yere yapıştırmayı kolaylaştırmak için ayrı bir sütuna yerleştirilir (daha önce bakın). Sekreter zarfları elle yazmayı tercih ederse adresle birlikte indeksi de yazabilirsiniz.
6. Adres. Alıcının posta adresi belirtilir.
7. İçeriğin açıklaması. Bu sütun, özellikle karşı tarafla aktif yazışmaların olduğu durumlarda gerekli olan bilgileri içerir. Gönderilerde kafanızın karışmamasını ve belirli bir günde hangi belgenin gönderildiğini tam olarak bilmenizi sağlar. Sütunu çok fazla ayrıntılı olarak doldurmanıza gerek yoktur; örneğin yalnızca belgenin kayıt verileri yeterlidir. Ref. 23.05.2014 tarih ve 4543 sayılı.
8. İcracı. Gönderilecek mektubu çalışanın getirdiği departmanın adı veya bu çalışanın soyadı belirtilir. Departmanı belirtmenizi öneririz, çünkü... organizasyonda çalışandan daha kalıcı bir birimdir.
9. Gönderildiği tarih. Mektubun posta operatörüne teslim edildiği veya posta kutusuna bırakıldığı gün belirtilir.
10. Takip numarası. Russian Post web sitesinde mektubun kaderini takip edebileceğiniz kodu belirten bir sütun.
11. Bildiri. Mektubun alındığına dair bildirimin iade edildiğini gösteren bir kutu.
12. Not. Belirtmek için geleneksel sütun Ek Bilgiler(örneğin, Örnek 2'deki gibi bir mektubun geri gönderilmesi hakkında).

Dergiye göre ara

Dergide el yazısı imza gerekmediğinden elektronik ortamda (örneğin MS Excel'de) tutulur. Bu dergiyi oluşturmanın amacı şirketin gönderdiği herhangi bir mektubu hızlı bir şekilde bulabilmektir. Bunu yapmak için ihtiyacınız olan:

• her zaman görebilmeniz için üst satırı sütunun adıyla sabitleyin;
• bir filtreyle donatın.

Bütün bunlar tablodaki harflerin aranmasını önemli ölçüde hızlandıracaktır.

Günlükte gezinirken tablonun üst satırının her zaman görünür olmasını sağlamak için sekmeye gitmeniz gerekir. Görüş. Burada araç çubuğunda Pencere bir takım seç Alanları dondur ve açılır menüde - Üst satırı dondur(Şekil 4). Artık kayıt defterinde çok sayıda konum olsa bile sütunların adları tablonun üst kısmında sabitlenecektir.

Pirinç. 4

Geriye kalan tek şey sütun içeriklerini filtreleme seçeneğini etkinleştirmektir. Bunu yapmak için araç çubuğunda Düzenleme simgeye tıklayın Sıralama ve Filtreleme, ardından açılır pencerede - Filtre(Şekil 5).

Pirinç. 5

Sütun adının sağ alt köşesinde oklu bir düğme görünecektir - bu filtredir. Belirli bir sütunun okuna tıklayarak, değerlerinden herhangi birini sıralayabilirsiniz. Örneğin OJSC Promregiongaz'a gönderilen tüm mektupları görüntülememiz gerekiyor. Oku tıkladığınızda kayıtta yer alan alıcıların tam listesini görüyoruz. “Tümünü seç” değerinin işaretini kaldırıp Promregiongaz OJSC'nin karşısındaki onay kutusuna koyuyoruz. Düğmeye tıklayın TAMAM ve bu kuruluşa gönderilen tüm mektupları görüyoruz (Şekil 6).

Pirinç. 6

Mektup birine yalnızca bir kez gönderildiyse klavye kısayoluna basmak daha kolay olacaktır. Ctrl + F Arama satırını görüntülemek için içine bilgileri girin (soyadı, unvan, şehir vb.) ve tuşuna basın. Sonrakini bul(Şekil 7). Program istenen hücreyi bulacak ve vurgulayacaktır.

Pirinç. 7

Belgelerin posta yoluyla gönderilmesine ilişkin düzenleme

Belgelerin posta yoluyla gönderilmesine ilişkin kurallar, ofis işleri talimatlarının bir parçası veya bağımsız bir belge olabilir. Kuruluş, kendi takdirine bağlı olarak, belgeleri ekspres postayla gönderme prosedürünü ekleyebilir. Burada, postayla mektup gönderme prosedürünü özetleyen evrak talimatlarının bir parçası bulunmaktadır (Örnek 3).

Örnek 3

Ofis işleri için talimatlar parçası

“Ekspres postayla belge gönderme kuralları”

7. GİDEN BELGELERİN POSTA HİZMETİYLE GÖNDERİLMESİ

7.1. Belgelerin posta yoluyla gönderilmesi (ekspres posta dahil) Ofis tarafından gerçekleştirilir.

7.2. Mektuplar hafta sonları ve hafta sonları hariç her gün gönderilmek üzere kabul edilir. tatiller 9:00 - 13:00 ve 14:00 - 18:00 arası (kısaltılmış günlerde ve tatil öncesi günlerde - 17:00'a kadar).

7.3. Belgeleri göndermeden önce, icracı belgenin tüm sayfalarının varlığını ve konumlarının, tasarımının ve adreslerinin doğruluğunu, imzaların, vizelerin, başvuruların, kayıt verilerinin varlığını, talebin numarasına ve tarihine atıfları kontrol etmekle yükümlüdür. (talebe yanıt verilmesi durumunda). Posta kodu da dahil olmak üzere gönderen adresi belgeye eklenir ve posta öğesinin türü hakkında bir not yapılır: basit mektup, taahhütlü mektup, basit bildirimli taahhütlü mektup, ek açıklamasını içeren taahhütlü mektup, ekspres posta , vesaire. Belirtilen bilgilerin eksik olması durumunda yazışma yükleniciye iade edilir. Yanlış formattaki yazışmalar ve resmi olmayan nitelikteki yazışmalar gönderim için kabul edilmeyecek ve yükleniciye iade edilecektir.

7.4. Dokümanlar haftada iki kez posta yoluyla gönderilir: Pazartesi ve Perşembe günleri saat 15:00'te. Yüklenici acil yazışmaları bağımsız olarak gönderebilir. Pazartesi ve Perşembe günleri saat 15:00'ten sonra ofise ulaşan yazılar, gönderimin ertesi günü gönderilir.

7.5. Belgeler, ürünün Ofise ulaştığı gün veya saat 15:00'ten sonra (kısaltılmış iş günlerinde saat 14:00'ten sonra) teslim alınmışsa bir sonraki iş gününde ekspres posta yoluyla gönderilir.

7.6. Göndermek üzere belgeleri alırken, Ofis uzmanı imzaların, referans numaralarının ve ana veya beraberindeki belgede belirtilen eklerin varlığını kontrol eder.

7.7. Gönderim için kabul edilen yazışmalar Posta Gönderim Defterine (Ek 5) girilir ve dönüştürülür.

7.8. Dönüştürülen yazışmalar paket posta gönderim listesine dahil edilmiştir (Ek 6). Liste iki nüsha olarak yazdırılır ve yazışmaların gönderilmesinden sorumlu Ofis çalışanı tarafından imzalanır. İmza, “Belgeler için” mührü ile onaylanmıştır. Sütunlar posta operatörü tarafından doldurulur. Listenin bir kopyası Ofise iade edilerek dosyaya konur.

7.9. Yazışmaların teslim edildiğine dair bildirimi aldıktan sonra, Ofisin bir çalışanı Posta Kayıt Defterinin 11. sütununa bir işaret koyar ve bildirimi dosyaya kaydeder.

Belgeleri postayla gönderme sürecinin ana bileşenlerine baktık. Bu bilgilerin çalışmanızı daha iyi organize etmenize yardımcı olacağını umuyoruz.

Evet, makaleleri daha az yayınlamaya başlamamızın ana nedeni, tam olarak faaliyetteki kısmi değişikliktir... Blog yazarı olmak iyidir, ancak kısa sürede çok fazla para (küçük bile olsa!) kazanmanız pek olası değildir. . Reklam Google Adsense, şüphesiz meyve veriyor ama maalesef her ay 100 dolarlık eşik tutarına ulaşacak vaktimiz olmuyor ve dolayısıyla geliri nakde çeviremiyoruz. Ve hayattaki mevcut durum göz önüne alındığında, şu anda gerçekten paraya ihtiyacımız var. Suç teşkil eden bir şey yok, sadece şu anda yaşadığımız daire satışa çıkarıldı ve... kendi yuvamızı satın almak yakın gelecekte gerçekleşebilir. Bu yüzden aktif olarak para kazanma ve tasarruf etme konusunda “bavul” modundayız. Bu arada, kimse N. Novgorod'da üç rublelik lüks bir ruble (79/46/11) satın almakla ilgilenmiyor mu? 🙂

Bilgi işinin şu anda zor zamanlar geçirmesine rağmen, yalnızca bunda ve ayrıca bağlı kuruluş programlarında hızlı bir şekilde para kazanmak mümkündür (her ne kadar dağıtımları için bir abone tabanı kesinlikle gereksiz olmayacaktır). Posta hizmetimizi yeniden kurduk, 5 gönderim sunucusunu birbirine bağladık ve kusura bakmayın, çifte heyecanla mektup gönderiyoruz. Peki, bülten göndermek için en uygun zaman hangisidir? Belki de yazının belirtilen konusuna geçmenin zamanı gelmiştir…

E-posta bülteni göndermenin en iyi zamanı

En uygun posta saatlerinin gönderilen içeriğin türüne bağlı olduğunu hemen belirtmekte fayda var. E-posta dağıtımını orijinal amacı için, örneğin ortaklarla düzenli iş iletişimi için kullanıyorsanız, bunu sabah 11 ile öğleden sonra 3 arasında göndermek en iyisidir. Daha erken gönderilirse, alıcı sabah iş sorunlarını çözmekle meşgul olabilir ve postayı kontrol etmeye ve gelen yazışmaları okumaya zaman bulamayabilir. Daha sonraki bir zamanda, alıcının artık işyerinde olmama riski ortaya çıkacaktır.

Posta, tüketici bilgilerini (konumuz!) dağıtmak için organize edilmişse, bu durumda uygulanması için en uygun saatler tanınmalıdır. akşam vakti yani 17 ila 20 saat arası. Bu dönemin seçimi, gün içinde insanların kişisel postalarını okumak için boş zamanları olmadığından, ev hanımlarının ve ev hanımlarının sayılmaması nedeniyle, insanların çoğunlukla kendi posta kutularını akşamları kontrol etmesiyle açıklanmaktadır; 🙂 Doğal olarak, bizim sonucumuzla aynı fikirde olmayabilirsiniz, ancak satış sayısına göre en başarılı "tükenme" tam olarak akşam postaları sırasında kaydedilir.

Haber bülteni göndermek için haftanın en iyi günü

Haftanın günlerinin seçimi de hedef kitleye bağlıdır. İş bilgilerinin gönderilmesi için en uygun günler Salı, Çarşamba ve Perşembe'dir. Pazartesi günü gönderilen mektuplar, hemen hemen tüm işletmelerde haftanın başlangıcı, önümüzdeki günler için faaliyetlerin planlanması, toplantıların yapılması ve hafta sonu biriken sorunların çözülmesi + Pazartesi günkü ruh hali ile ilişkili olduğundan, gereken özen gösterilmeden kalabilir. deniz, #yatmak istiyorum, #hiçbir şey istemiyorum.

Cuma günü çoğu çalışan, yaklaşan hafta sonunu düşünmekle meşgul, hatta işten erken ayrılmaya çalışıyor. Bu nedenle bile önemli bilgi kolaylıkla okunmadan kalabilir.

Açık tüketici pazarı En etkili postalar Perşembe gününden Pazar akşamının erken saatlerine kadar gönderilen postalardır. İşte bu dönemde insanlar, gelen teklifleri fazla acele etmeden tanıma fırsatına sahip oluyor.

Ancak bilgi işinde hızlı ve parasal sonuçlar elde etmek istiyorsanız, her gün posta gönderin ve tabanınızın hangi gün en aktif olduğunu kendiniz görün. Sıcak havaların gelmesi, yazlık ve köy sezonlarının açılmasıyla birlikte günlük istatistikler 180 derece değişebiliyor. Ne tür bahçıvanlar ve bahçıvanlar hafta sonunun en yoğun saatlerinde postalarını kontrol eder? Sadece en tembel olanı.

Bülten göndermek için en uygun sıklık

Posta planınızı oluştururken dikkate almanız gereken iki şey vardır: psikolojik özellikler kişi:

Bu nedenle ortalama postalama sıklığının bir veya iki günde bir bülten olduğu kabul edilir. Elbette bu kuralçeşitli etkinliklere katılım davetleri ve günlük haberler için geçerli değildir.

Genel olarak, e-posta pazarlamasının başarısı büyük ölçüde tanıtılan ürün veya hizmetlerin türüne bağlıdır. Bir ürün veya hizmetin piyasada bulunma süresinin de büyük etkisi vardır. Kural olarak, en son yeni ürünler hakkında promosyon bilgileri göndermek, satışları yaygın tekliflere göre çok daha fazla teşvik eder.

Bülten göndermek için en iyi zaman ne zamandır? Üssümüzün faaliyetlerine odaklanmak ve promosyon ürünleri Sunduğumuz en etkili zaman Moskova saatiyle 17.00'den sonraki Perşembe/Cuma/Cumartesi günleridir. Ancak hiçbir durumda sizi aynı günlerde mesaj göndermeye teşvik etmiyoruz. Her şeyi denemelisiniz çünkü herhangi bir geçici seçenek kesinlikle işe yarayabilir.

Size büyük kazançlar ve sadece aktif aboneler diliyoruz. Bu yazıları da dikkate almayı unutmayın.

Her bir şirketin göndermeye çalıştığını fark ettiniz mi? e-postalar yaklaşık olarak aynı zamanda? Genellikle akşam geç saatlerde veya gece, sabah erkenden gelirler. Seyircinin uykuda olması çok komik. Sonuç olarak, uyandığınızda posta kutunuz doludur. Buna ilk elden aşina olduğunuzu düşünüyoruz. Gelen mesajların çoğunu silmek çok sinir bozucu bir sabah ritüelinin parçası haline gelir. Veriye dayalı pazarlama hakkında okumaktan keyif alabilirsiniz, ancak sabah 7'de değil.

Günde iki kez (sabah ve akşam) e-postalarımızı kontrol ettiğimiz günler unutulmaya yüz tuttu. Ancak maalesef bazı şirketler hala bu programı takip ediyor. Bu strateji, bodrumda toz toplayan mücevher benzeri iMac veya ağ geçidi bilgisayarı kadar eskidir. E-postanızı göndermek için yanlış zamanı seçerseniz, kaliteli içerik için gösterdiğiniz çaba boşa gider.

Mektup göndermek için en iyi zamanın ne zaman olduğunu anlamanızı öneririz. Bunu öğrenmek için en bilimsel yöntemi kullandık: 100 farklı e-posta listesine abone olduk ve mektupları aldığımız zamanı kaydettik.

İşletmeler için E-posta Pazarlama Siparişi Verme

11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 veya 14:00 – 15:00 saatleri arasında gönderin.

Bu strateji, e-posta açılma oranlarının düşük olduğu ve abone sayısının düştüğü durumlar için uygundur.

Bu arada, çalışma süresi boyunca belirtilen aralıklarla tek bir mektup gelmedi. Grafik aşağıdadır:

Aşağıdaki aralıklardan hangisi optimaldir? Saat 14:00 ile 15:00 arası en büyük potansiyele sahiptir. 11:00 - 12:00 ve 13:00 - 14:00 öğle yemeğine çok yakın olduğundan mektup kaybolabilir. Komik bir konuyu işliyor olsanız ve insanların teneffüs sırasında bu konuyu okumasını bekliyor olsanız bile, konuyu öğleden sonra iki ile üç arasında göndermek yine de iyi bir fikirdir. Bu şekilde hedef kitleniz e-postalarına göz atarken biraz ara verebilir. İnsanlar her zaman sabahları e-postalarını temizler, ancak daha sonra yorulurlar ve biraz "ertelemeye" ihtiyaç duyarlar. Bu gibi durumlarda mesajınız işinize yarayacaktır.

Veya 10:00 - 11:00 arası

Belirli bir dönemde e-posta gönderen tek kişi olmak istemiyorsanız ideal bir zaman vardır. Araştırmayı yaptığımızda 10'dan 11'e kadar neredeyse hiç mesaj gelmiyordu, daha doğrusu tek mesaj geliyordu. Bu nedenle, bu tür rekabete dayanma şansı yüksektir.

Yukarıdaki grafikte de görebileceğiniz gibi, az sayıda mektubun geldiği dönemler vardı. Ancak kullanışlılık açısından 10'dan 11'e kadar olan dönemle aynı seviyede değiller. Mesela iş günü genellikle 9'dan 10'a kadar başlıyor ve 16'dan 17'ye kadar bitiyor. Bu, izleyicinin dikkatini çekmek için çok mücadele etmeniz gerektiği anlamına gelir. Olayların bu şekilde gelişmesini önlemek için 10'dan 11'e kadar bir süre seçin. Bu zamana kadar okuyucular işyerlerine çoktan oturmuş olacak, kahve etkisini göstermiş olacak ve gelen kutusunda sıfır olacak. Kesinlikle bu en iyi zaman ilginç mektuplar için.

Ayrıca bazı tuhaflıklar da keşfettik: 10 ile 11 arasında uzmanlar ve kanaat önderleri mektup gönderiyor. Bir mesaj aldık ama önemli değil. Önemli olan aradaki farkın öne çıkma fırsatı sunmasıdır.

18:00 - 19:00 arası - asla

Bu en kötü zamanİçin e-posta bülteni. O kadar yoğun ki araştırmamız sırasında belirtilen saatte e-postaların %10'undan fazlasını aldık. Bu ortalama olması gerekenden neredeyse 3 kat daha fazla. Grafik verileri açıkça göstermektedir.

Gördüğünüz gibi bu dönemde mektup göndermeye karar verirseniz dinleyicilerin dikkatini çekmek için rekabet etmek zorunda kalacaksınız. Ancak unutmayın: akşam 6'dan akşam 7'ye kadar yaklaşık 50 kat daha fazla e-posta geliyor. Mesajın posta kutunuzda ölü gibi kalmasını istemiyorsanız bu süre zarfında mektup göndermemenizi öneririz. Markaların neden bu özel zamanda haftalık haber bültenleri göndermeye karar verdikleri belli değil. İnsanlar evlerine dönüyor ve dinleniyorlar. Hobiler, ilginç veya aktif aktiviteler hakkında bilgi içeren bir e-postayı açma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

Bu durumda, kullanıcıların dikkatini çekmek için tonlarca başka mesajla rekabet etmek veya göz ardı edildiğinizi kabul etmek zorunda kalacaksınız.

Saat 21:00'den sonra ve 7:00'den önce vakit geçirmekten kaçının

En çok biri basit yollar Bir e-postanın sabah çöp kutusuna düşmesi, gece geç saatlerde gönderildiği anlamına gelir. İnsanların uykuda olmasını ve sabah mesajı okumasını bekliyorsunuz. Bazı şirketler en son pazarlama haberlerini bilmek istediğimizi düşünüyor sosyal medya 6:00'da. Ancak böyle bir zamanda bu son dilektir. Mesajın kahvenin yatağa teslim edilmesiyle ilgili olması farklı bir konu olurdu. Ne yazık ki artık geçerliliğini yitirmiş olan bu tekniği kullanan birçok şirket var.

Postaneye her an gidebiliriz, haber almak veya mektup okumak için belli bir saatte uyanmamıza gerek yok. Gece gönderilen mesajlar ise listede o kadar alt sıralarda yer alabilir ki insanlar onlara asla ulaşamaz.

Araştırma sırasında e-postaların %60'ından fazlasını akşam 21.00 ile sabah 7.00 arasında aldık.

Bunların yaklaşık %40’ı 21:00 ile 2:00 saatleri arasında geldi. Tüm bu mesajlarla kullanıcıların dikkatini çekmek için “rekabet etmeniz” gerekecek. Dinleyicilerinizin çoğu uykuda ve uyanık olanlar şu anda haber bültenini okumak istemeyecek. Buna göre mektup sabaha ertelenir ve ardından basitçe silinir veya unutulur. Sonuç olarak tüm emekleriniz boşa gidiyor. Bu nedenle, zamanlama yanlış olduğu için içeriğin boşa gitmesine izin vermeyin.

Çarşamba ve cumartesi iyi bir çözüm

Günün periyoduna benzetilerek haftanın gününe dikkat etmek de önemlidir. Belirtilen günlerde mesaj gönderirseniz, bunlar kaliteli içeriğin bir tür "işareti" haline gelecektir.

Konu rahatlama ve hobiler olduğunda cumartesiyi tercih edin. Bugün uygulanabilecek bir şey hakkında okurken izleyici metni daha kolay algılar. İnsanların okuduklarını “sindirmek” için daha fazla zamanları olacak. Her iki durumda da, sizin için neyin işe yaradığını görmek için hem Çarşamba hem de Cumartesi günü göndermeyi deneyin.

Pazar neden TOP listesine girmedi? Aslında, o gün gönderilen bir mesaj karışıklıkta kaybolacak ve Pazartesi sabahı çöp kutusuna gidecektir. Üstelik pazar günü insanların okumaya vakti olmayabilir.

Perşembe e-posta göndermek için en kötü gün

Mektuplar için en uygun günleri belirlemek o kadar kolay olmadı. Neyse ki en kötüsünün daha kolay olduğu ortaya çıktı.

Bu günde çarşamba ve cumartesi günlerine göre iki kat daha fazla mektup gönderiliyor. Tüm mesajların neredeyse %25'i Perşembe günü geldi.

Bazı uzmanlar Salı ve Perşembe günleri olduğunu savundu. daha iyi günler posta için. İnsanlar yıllardır körü körüne tavsiyelere uydular. Sonuç olarak en kötü çözüm haline geldiler.

Sonuçlar

Artık 100 e-posta aboneliğinden çıkmamız veya e-posta adresini tamamen silmemiz gerekecek. Ancak deney size e-posta göndermek için en uygun zaman konusunda değerli bilgiler verdi.

Hatırlamak:

1. 11:00 - 12:00, 13:00 - 14:00 veya 14:00 - 15:00 saatleri arasında yayınlayın.
2. Bir başka iyi dönem sabah 9'dan 10'a kadardır.
3. Mesaj işle ilgiliyse uygun saatlerde gönderin.
4. Sabah 8 ya da akşam 5 gibi yoğun saatlerde (insanların işe geldiği ya da işten ayrıldığı zamanlar) e-posta göndermekten kaçının.
5. Gece veya sabahın erken saatlerinde gönderilen mesajlar kötü bir fikirdir.
6. Perşembe posta göndermek için en kötü gün.
7. Ayrıca pazartesi ve cuma günleri yazmamak daha iyidir.
8. Haftanın en uygun günü Çarşamba'dır.

Önemli olan bu ipuçlarını hedef kitleniz üzerinde test etmektir.