Talep mektubu- en yaygın seçeneklerden biri iş yazışmaları. Girişimciler arasında bu tür mektuplar, bir kuruluşun temsilcileri bir hizmet talebiyle başka bir kuruluşla iletişime geçtiğinde kullanılır. Bu tür mesajlar tamamen kullanılabilir farklı durumlarörneğin, ürünler hakkında bilgi edinme, ürün örneklerini görme, iş amaçlı seyahat eden biriyle tanışma, bazı eylemleri koordine etme vb. ihtiyaç varsa.
Talep mektubu yazma kuralları
İndirmek için böyle bir belgenin genel şablonunu dikkatinize sunuyoruz:
DOSYALAR
Açık nedenlerden dolayı, talep mektubunun standart bir şablonu yoktur, ancak buna rağmen resmi bir belge şeklidir. Bu nedenle, onu hazırlarken ofis işi kurallarının belirlediği belirli normlara uymalısınız ve iş ahlakı. Doğrudan hazırlanmasına ilişkin temel kurallara geçmeden önce, bir grup kişiye (örneğin yöneticiler, muhasebe departmanı çalışanları, avukatlar vb.) veya belirli bir muhataba hitap edilebileceğini belirtmekte fayda var.
Diğer belgeler gibi, bu mektup içermelidir giriş kısmı yani:
- Talebi yapan gönderen şirket ve talebin yöneltildiği şirket hakkında bilgi;
- talebin nedeni (“gecikme nedeniyle”, “alınma nedeniyle”, “sonuçlara göre” vb.);
- esasa ilişkin atıflar (“sözlü anlaşmaya dayalı”, “müzakerelere dayalı”, “temsilciye dayalı” telefon görüşmesi", vesaire.);
- itirazın amacı (“sorunu çözmek”, “çatışmayı önlemek”, “ihlalleri ortadan kaldırmak” vb.).
Bundan sonra ne olacak ana kısım doğrudan taleple ilgilidir. "Sormak" fiilinin herhangi bir türevi ("size soruyoruz", "bir ricada bulunuyoruz" vb.) kullanılarak ifade edilmelidir ve böyle bir mesaj her halükarda bir tür talep için bir dilekçedir. hizmet, saygılı bir şekilde yazılmalıdır. İsteğin önünde bir iltifat olması ("büyük yeteneklerinizi bilmek", "organizasyon yeteneklerinize hayran olmak" vb.) iyi olur.
Mektup aynı anda birkaç istek içeriyorsa, bunlar ayrı paragraflarda veya paragraflarda belirtilmelidir.
Kuruluşlar arasındaki yazışmaların dile getirilmemiş kuralları, çok aşamalı bir talebe yanıtın, her öğeye ayrı yorumlar eklenerek tek bir mesajla da gönderilebileceğini belirtir. Bu tür yazışmaların belge dolaşım hacmini azalttığını ve dolayısıyla bu tür mektupların okunması ve işlenmesi için gereken süreyi azalttığını belirtmek gerekir.
Mektup belirli bir süre içinde yanıt almayı ima ediyorsa, bu durum mesaj metninde mümkün olduğunca doğru bir şekilde belirtilmelidir.
Kural olarak, mektuplar kuruluşun sekreterleri tarafından gönderilir ve alınır (büyük şirketlerde bunu tüm departmanlar yapar). Derledikten veya okuduktan sonra bunları inceleme için işletmenin başkanına iletirler. "Gizli" veya "kişisel teslimat" olarak işaretlenen mesajlar istisnadır; bu tür mektuplar doğrudan muhatabına gönderilir.
Talep mektubu yazma talimatları
Bu mesaj kurumsal yazışmaların bir parçası olduğundan, öncelikle yazarın belirtilmesi gerekmektedir: gönderen firmanın adı, gerçek adresi ve iletişim telefon numarası. Daha sonra muhatap hakkında bilgi girmeniz gerekir: ayrıca şirketin adı ve belirli alıcı. Daha sonra satırın ortasında bunun bir talep mektubu olduğunu hemen belirtebilirsiniz (ancak bu gerekli değildir).
Mektubun bir sonraki kısmı talebin kendisiyle ilgilidir. Öncelikle bunu gerekçelendirmeniz ve ancak o zaman talebin özünü ifade etmeniz önerilir. Sonunda, mektubun imzalanması gerekir (bunun şirket başkanı veya yetkili, güvenilir bir kişi tarafından yapılması daha iyidir) ve ayrıca belgenin oluşturulma tarihini de belirtmelidir.
Bir mektup nasıl gönderilir
Mektup e-posta veya faks yoluyla gönderilebilir - bu hızlı ve kullanışlıdır, ancak Rus Posta yoluyla muhafazakar bir şekilde göndermek, mektubun sağlam ve çekici bir şekilde sunulmasına olanak sağlayacaktır. Örneğin, güzel kaligrafi el yazısıyla elle yazılı olarak bir talepte bulunabilir veya metni iyi, pahalı bir kağıda yazdırabilirsiniz.
Bu kadar küçük ayrıntılara dikkat edilmesi, karşı tarafın kendisine ne kadar saygılı davrandığını muhatap açısından netleştirecek ve talebin önemini bir kez daha vurgulayacaktır. Unutulmaması gereken tek şey, normal posta yoluyla gönderilen mektupların uzun zaman aldığı, bu nedenle belgenin alıcıya zamanında teslim edilmesi için mesajın önceden gönderilmesi gerektiğidir.
Mektubu gönderdikten sonra
Bu mesaj, diğer belgeler gibi, giden belgelerin günlüğüne kaydedilmelidir. Aynı şekilde mektubun alıcısı da yazışmanın geldiğini kaydeder. İş ilişkilerinde yanlış anlaşılmalar yaşanması durumunda, mektup gönderip alma gerçeğinin kayıt altına alınması, durumun hızlı bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
Açıklamalı istek mektubu yazma örnekleri
Yani bir talep mektubunun, alıcıya yönelik bir talep içeren bir mektup olduğunu anladık. Metnin amacı alıcıyı, göndericinin yararına olacak bir eylemi gerçekleştirmeye teşvik etmektir. Mektup formüle edilmiş bir talebi ve gerekçesini içermelidir. Talebin, alıcının talebe uymasının neden faydalı olması gerektiğini gerekçelendirecek şekilde formüle edilmesi tavsiye edilir. Gönderen yalnızca metni oluşturma kurallarını bilmekle kalmamalı, aynı zamanda psikolojik nüansları da dikkate almalıdır. Daha sonra duruma bağlı olarak belirli örnek şablonları ele alacağız.
Fon talep mektubu
Mektup, fon tahsisinin devletten, sponsorlardan veya bireylerden alınması gerekiyorsa hazırlanır.
“Emeklilere Yardım” STK'sından
Yasama Meclisi Üyesi
İvanov I.I.
Merhaba İvan İvanoviç. Kâr amacı gütmeyen “Emeklilere Yardım” kuruluşunun temsilcisiyim. Yalnız emeklilere yardım ediyoruz: yiyecek getiriyoruz, temizlik ve onarım işlerinde yardım ediyoruz.
Kuruluşumuz 5 yıldır varlığını sürdürmektedir. Daha önce faaliyetlerimizi kendimiz finanse ediyorduk ancak STK'ların yaygınlaşması nedeniyle fonlar tükenmeye başladı. Bina kiralamak, çalışanlara maaş ödemek ve ekipman satın almak için paraya ihtiyacımız var.
Geçtiğimiz günlerde yapılan bir Hükümet toplantısında Cumhurbaşkanı, emeklilerin içinde bulunduğu zor duruma değindi ve bu durumun acilen değiştirilmesi gerektiğini kaydetti. Bu bağlamda sizlerden “Emeklilere Yardım” adlı STK'nın ihtiyaçları için 200.000 ruble rica ediyorum.
Saygılarımla, Petrova A.A.
Açıklama:
Yukarıdaki metin tüm kurallara uygun olarak derlenmiştir. Şunları içerir:
- NPO'nun adı ve faaliyetlerinin açıklaması.
- Para talebi, gerekliliğinin açıklanması (kira ve maaşlar için paraya ihtiyaç vardır).
- Başkanın sözü. Sponsorluğun faydalarını resmi görevli açısından gerekçelendirmek gerekir. Milletvekili neyle ilgileniyor? İÇİNDE kariyer gelişimi. Organizasyona yardım etmek bu hedefe ulaşılmasına yardımcı olacaktır.
Ticari organizasyonun ihtiyaç duyduğu fon miktarı da belirtilir.
Malların teslimi için talep mektubu
Mektup genellikle şirketin ortaklarına gönderilir. Metinde her iki şirketin karşılıklı yararının gerekçelendirilmesi tavsiye edilir.
"AAA" şirketinin başkanına
İvanov I.I.
BBB şirketinin başkanından
Petrova B.B.
Merhaba İvan İvanoviç. Şirketinizden bir ürün seti sipariş etmek istiyoruz (belirtilecektir). Bölgesel bir sergide ürününüzle ilgilenmeye başladık.
Kabul ediyorsanız, lütfen size uygun teslimat şartları ve koşulları hakkında bizi bilgilendirin. Zamanında ödeme garantisi veriyoruz. Bunun karşılıklı yarar sağlayan işbirliğinin başlangıcı olacağını umuyoruz.
Kişilerimiz: (belirtin).
Saygılarımla Boris Borisoviç.
İndirim talep eden mektup
Tipik olarak bu tür mesajlar şirketin tedarikçilerine gönderilir. Örneğin bir kuruluş sergiler düzenliyor. Broşür, stant, kitapçık vb. sağlayan bir matbaa tedarikçisi var. Hizmetlerin maliyeti oldukça yüksektir. Kriz geldi ve şirketin baskı ürünleri için ödeme yapması zorlaştı. Bu da indirim istemek için bir neden olabilir.
Vostok şirketinin başına
İvanov I.I.
"Zapad" şirketinin başkanından
Petrova B.B.
Merhaba Ivan Ivanov. Kuruluşumuz finansal krizden etkilendi. Bizimle yapılan sözleşme sayısı %20 azaldı. Maalesef kriz sadece bizi değil müşterilerimizi de etkiledi. İnsanlar hizmetlerimiz için eskisi gibi aynı tutarı ödeyemiyor. Bu nedenle biletlerde %25 indirim sağladık.
Mali durumun zor olması nedeniyle firmamız, sözleşme kapsamında kalan altı aylık işbirliği için sizden %15 indirim talep etmektedir.
Tüm tedarikçilerimize indirim talep eden mektuplar gönderdik. Ortaklarımızın %20'si bize uygun koşullar sağlarsa şirketimiz zor günleri atlatır ve kapanmaz. Ev sahiplerimiz ve telefon şirketimiz bize zaten indirim yaptı.
Saygılarımla Boris Petrov.
Açıklama:
Mektupta şu önemli noktalar yer alıyor:
- İndirim ihtiyacının açıklanması.
- Tam indirim tutarının ve zamanlamasının belirtilmesi.
- Matbaanın indirim yapmaması durumunda şirketin sözleşmeyi feshedeceğine dair dolaylı bir gösterge.
Metin, mektubun sonuna kadar okunacağı ve önerilen koşulların kabul edileceği şekilde yazılmalıdır.
Kira indirimi talep yazısı
Kira çoğu kuruluşun bütçesini tüketiyor. Azalması, şirketin zor zamanlarda ayakta kalmasına olanak tanır. Mektup ev sahibine gönderilmelidir.
"Plus" şirketinin başkanı
Ivanov P.P.
"Eksi" şirketinin başkanından
Petrova I.I.
Merhaba Petr Petrovich. Şirketimiz finansal krizden etkilendi. Satın alma gücü Tüketiciler azaldı, işletme gelirleri azaldı. Bu bağlamda, azaltmanızı rica ediyoruz. kira%10 oranında.
İşbirliğimiz boyunca ödemeleri hiçbir zaman geciktirmedik. Umarız bize taviz verirsiniz ve biz de bu tavrımızı sürdürürüz. iş ilişkileri. Zor mali koşullara rağmen kiranın zamanında ödenmesini garanti ediyoruz.
Saygılarımla Ivan Ivanovich.
Açıklama:
Mektupta şirketin daha önce yükümlülüklerini tam olarak yerine getirdiğini belirtmek önemlidir. Ev sahibi, ev sahibinin ödeme yapmaya devam edeceğinden emin olmalıdır. Alıcı ayrıca önerilen şartları kabul etmemesi durumunda kiracının hizmetlerini reddedeceğini de anlamalıdır.
Borcun ödenmesine ilişkin talep mektubu
Borçlar sıklıkla şirketler arasındaki etkileşimlerde ortaya çıkar. Kuruluşun borç altına giren karşı tarafla daha fazla işbirliği yapmayı taahhüt etmesi durumunda talep mektubu gönderilir.
İvanov I.I.
Sidorova P.P.
Sevgili Ivan Ivanovich, sizden şirketimize olan 200.000 ruble tutarındaki borcunuzu ödemenizi rica ediyoruz. Bunca zaman boyunca iş ilişkimizi sürdürmeyi umarak sizinle işbirliği yapmaya devam ettik. Ancak ödemelerin yapılmaması nedeniyle artık hizmet sunumunu askıya almak zorunda kalıyoruz.
Borcunuzun miktarı 200.000 ruble. 1 Mart 2017 tarihine kadar ödemenizi rica ediyoruz. Eğer borç ödenmezse sorunu mahkemede çözmek zorunda kalacağız.
Saygılarımla Petr Petrovich.
Açıklama:
Mektup aşağıdaki hususları içermelidir:
- Tam borç miktarı.
- Borcun ödenmesi gereken tarih.
- Ödemelerin alınmaması durumunda şirketin alacağı önlemler.
Metin, kuruluşla uzun vadeli başarılı bir işbirliğinden söz ediyor olabilir. Bu bir talep değil rica olmalıdır. Gereksinim farklı bir şablon kullanılarak hazırlanır.
Tedarikçiye ödemenin ertelenmesi talep mektubu
Kuruluş, şirkete bir grup ürün sağladı ancak bunun için ödeme yapmadı. Bir borç doğmuştur ama borçlunun ödeme gücü yoktur. Bu durumda erteleme talep eden bir mektup yazmak mantıklıdır.
Şirketin başkanına “Para nerede”
Sidorov P.P.
Şirketin başkanından “Para gelmek üzere”
Ivanova I.I.
Sevgili Petr Petrovich, 200.000 rublelik borcumuzu ödemedik. Borcumuzdan çekinmiyoruz ama maddi durumumuz zor olduğundan artık tam ödeme yapamıyoruz.
2 yıldır sizinle başarılı iş ilişkileri sürdürdük ve ödeme tarihlerini kaçırmadık. Bugün taksitle ödeme istiyoruz. Şirketimiz borcunu iki aşamada ödemeye hazırdır:
- 1 Mart 2017'den önce 100.000 ruble yatıracağız.
- 1 Nisan 2017'den önce 100.000 ruble yatırılacak.
Ödemelerinizi zamanında yapacağınıza söz veriyoruz. Anlayışınız için teşekkürler.
Saygılarımla Ivan Ivanovich.
Başka bir kuruluş için ödeme talep eden mektup
Şirketin borcu başka bir kuruluş tarafından ödenebilir. Elbette tüzel kişilik bu şekilde hisseler için ödeme yapmayacaktır. Tipik olarak şirketin borçlusuna veya şirkete karşı yükümlülükleri olan başka bir kişiye bir talep mektubu gönderilir.
Şirketin başkanına “Para gelmek üzere”
İvanov I.I.
Şirketin başkanından “Para nerede”
Sidorova P.P.
Sevgili Ivan Ivanovich, şirketimize 300.000 ruble tutarında borcunuz var. Kuruluşumuzun başka bir şirkete de 200.000 ruble tutarında borcu vardı. Sizden alacaklıya olan 200.000 ruble tutarındaki borcumuzu ödemenizi rica ediyoruz. Karşılığında, daha önce talep ettiğiniz borcun bakiyesi için size bir taksit planı sunacağız. Anlayışınız için teşekkürler.
Saygılarımla Petr Petrovich.
Sorunun çözümünde yardım talep mektubu
Tüm şirketler dışarıdan yardım almadan çözülemeyecek karmaşık sorunlarla karşı karşıya kalabilir. Örneğin etkinliklerin düzenlenmesi için gerekirse yardım talep mektubu gönderilebilir. Dilekçe ticari kuruluşlara ve devlet kurumlarına gönderilir.
"AAA" şirketinin yöneticisi
Petrov B.B.
İtibaren kamu kuruluşu
"İyilik veriyoruz"
Sevgili Boris Borisovich, ben “Giving Good” adlı kamu kuruluşunun temsilcisiyim. Yetimhanedeki çocuklar için partiler düzenliyor ve düzenliyoruz.
Tatil için yiyecek tedarikinin düzenlenmesi konusunda yardımlarınızı rica ediyoruz. Etkinlikte elbette sizden ve firmanızdan bahsedeceğiz. Kutlamalarda temsilciler de hazır bulunacak yasama meclisi, halk.
Bizimle XXX numaralı telefondan iletişime geçebilirsiniz.
Saygılarımla Ivan Ivanovich.
Özetlemek gerekirse
Talep mektubu yazmanın tüm kurallarını birleştirelim. Öncelikle kendinizi tanıtmanız ve faaliyetlerinizden bahsetmeniz gerekiyor. Ancak giriş kısmı uzatılmamalıdır. Amacımız alıcıyı mektubu okumaya teşvik etmektir. Metin çok uzunsa alıcının metni sonuna kadar okuması pek olası değildir. Daha sonra isteğinizi sunmaya başlamanız gerekir. Doğruluk gereklidir: son teslim tarihlerinin belirtilmesi, fon miktarı. Alıcının faydayı hissetmesi gerektiğini anlamak önemlidir. Bu nedenle yazıda, talebe uymanın kuruluş açısından neden faydalı olacağı belirtilmelidir. Sonunda kibarca ve yaltaklanmadan veda etmelisiniz.
Modern ticari yazışmaların ayrılmaz ve önemli bir parçası talep mektubudur. Makalede sunulan ifade örnekleri ve örnekleri ile belirtilen yazım kuralları, gerekli metni doğru bir şekilde oluşturmanıza ve ofis işi geleneklerine uygun olarak biçimlendirmenize yardımcı olacaktır. Bu tür bir itirazı yazmak için size adım adım bir kılavuz sunuyoruz.
Genel bilgi
Talep mektubu, yazarının başka kişilerden herhangi bir bilgi, belge alması, bir işlem yapması veya diğer ticari faaliyetlerde bulunması gerektiği durumlarda geçerlidir. Belirli bir kişiye (yönetici, direktör, bölüm başkanı vb.) veya bir bütün olarak organizasyonun tamamına gönderilebilir. Yardım talebiniz genel kabul görmüş kurallara uygun olmalıdır iş yazışmaları tüzük.
Mektup bir şirketin yüzüdür; en küçük şeyler bile önemlidir. Yetkili bir kişi tarafından imzalanmış ve mühürlü (varsa) şirketin antetli kağıdına yazdırın. Yazı tipinin seçiminden, boyutundan ve metnin sayfaya yerleştirilmesinden sorumlu olun. Kenar boşluklarını, kırmızı çizgileri ve paragrafları ihmal etmeyin. Çoğu zaman ilk izlenim sadece bir belgeye bakılarak oluşturulur.
1. Adım: Alıcıyı belirtme
Belirli bir şirkete kişisel olmayan bir mektup yazarsanız, büyük olasılıkla bu mektup resepsiyona veya ofise, ardından yöneticiye ve en sonunda doğrudan icracıya gidecektir. Metnin "başlığında" kuruluşun doğru tam adını belirtin; yasal adresi de eklemek en iyisidir.
Yukarıda belirtildiği gibi, en uygun seçenek belirli bir muhatabı, yani kişisel olarak ele alınan bir yardım talebini belirtmektir. Kendinize her zaman adınız ve soyadınızla hitap etmeye çalışın. Örneğin, "Sevgili Alexander Viktorovich!" veya "Sevgili Bay Schwartz!" Bu şekilde öncelikle kişiye olan saygınızı ifade edeceksiniz ve ikinci olarak belirli bir kişiye yönelik bir talep, ona belirli yükümlülükler, bunun değerlendirilmesi ve uygulanması konusunda sorumluluk yüklemektedir.
Bazı durumlarda muhatap olarak bir grup insanı, belirli bir ekibi veya onun bir kısmını kullanmak mantıklı olabilir. Bu aynı zamanda talep mektubunun birden fazla adrese gönderildiği durumlarda da geçerlidir. "Sevgili meslektaşlarım!", "Sevgili muhasebeciler!" gibi ifadeler kullanın. vesaire.
Aşama 2: İltifat
Resmi talep mektubunun muhatabına yönelik bir iltifat içermesi iyidir. Bunu yaparak onun doğal sorusuna cevap veriyor gibi görünüyorsunuz: "Neden bana bu soruyu soruyorsun?" Bir kişinin geçmiş değerlerini ve kişisel niteliklerini, şirketin durumunu vb. not edebilirsiniz. Özellikle şu formülasyonları kullanın: “Şirketiniz lider bir tedarikçidir…”, “Bu alandaki karmaşık sorunların çözümünde birçok kişiye yardımcı oldunuz…”, “Kuruluşunuz alanında pazarın önde gelen uzmanlarından biridir. ..” vb. Talep mektubunun (metindeki örnekler ve örnekler) standart dışı nitelikte olduğu ve muhatabın beğenilmesi gerektiği durumlarda iltifatın gelmesinin uygun olduğunu unutmayın. Talebinizin yerine getirilmesiyle ilgili niteliklere ve erdemlere dikkatini çekin. Ancak, iyi ve doğru bir iltifat ile kaba dalkavukluk arasındaki çok ince çizgiyi geçmenizi önermiyoruz.
Aşama 3: Talebi gerekçelendirin
Herhangi bir talebin gerekçeli olması gerekir çünkü muhatabın onunla neden iletişime geçtiğinizi bilmesi gerekir. Bu nedenle konuyu konunun özüne taşımak mantıklıdır. Bu aşamada, mektubun metninde aşağıdaki şemaya göre düzenlenmesi gereken en ikna edici üç argümanı seçmenizi öneririz: orta güçte, zayıf, en güçlü.
Talebin farklı karmaşıklık düzeyleri olabilir ve muhatabın her zaman bu talebi yerine getirmekle ilgilenmeyeceği gerçeğine hazırlıklı olmanız gerekir. Bu bağlamda, uygulamanın kendisi için de geçerli olduğuna ikna edilmelidir. potansiyel faydalar. Belgenizi ciddiye alması için alıcının ilgisini çekin.
Bir talep mektubu, kendisi için cazip olan belirli bir fırsatın uygulanmasına yönelik bir teklif içerebilir.
İfade örnekleri
- “Her zaman girişimci ve iş adamları insanlar tarafından sonsuza kadar hatırlanmak için sadece maddi başarı için değil, aynı zamanda kişisel gelişim için de çabaladı. iyi işler onların saygısını kazanmak için."
- "Elbette asıl amacınız şehirdeki vatandaşların yaşam standartlarını iyileştirmek." Bu ifadeyi özellikle bir milletvekiline, örneğin kendisine yer sağlamak için bir talep mektubu yazarken kullanabilirsiniz. anaokulu, oyun alanının düzenlenmesi vb.
Ayrıca muhatabı ilgilendiren bir sorunu dile getirebilir, talebinizin ona bu sorunu çözmede veya belirli fırsatları gerçekleştirmede nasıl yardımcı olabileceğini ona gösterebilirsiniz.
Karşı tarafa sunacak hiçbir şeyiniz olmadığı veya bu bağlamda uygunsuz olduğu görülür. Bu durumda en iyi çıkış yolu isteğinizin önemi hakkında konuşmaktır. Durumu mümkün olduğunca doğru ve eksiksiz anlatın ki ruhunuza dokunsun. Hikayenizde önceden yürek ısıtan bir an yoksa gerçekleri belirtin ve neden-sonuç ilişkilerine odaklanın. Sizi reddederlerse veya tam tersine yardım etmeyi kabul ederlerse ne olacağını bize anlatın.
4. Adım: İsteğinizi belirtin
Muhatap zihinsel olarak isteğinizi kabul etmeye hazır olduğunda bu belirtilebilir. Uzun veya karmaşık cümlelerden, belirsizlik veya imalardan kaçınarak metninizi kısa ve öz tutun. Talep mektubu (metin içindeki ifade örnekleri ve örnekleri) kısa ve anlaşılır olmalıdır. Dolayısıyla, bir şirket için herhangi bir ekipman satın almak istiyorsanız, eksiksizliğini, fiyatını ve miktarını belirtin:
“Acil servisin donatılması için hastanenin ihtiyacı var. yeni araba maliyeti 3,5 milyon ruble. Sizden bunu satın almamıza yardımcı olmanızı rica ediyoruz."
Veya örneğin kiranın düşürülmesi talebi spesifik olmalıdır: “Sizden mülkün kirasını 500 ruble seviyesine düşürmenizi rica ediyoruz. stabilizasyondan önce metrekare başına ekonomik durum».
Aşama 5: Özet
Mektubun sonunda talebinizi özetlemeniz gerekiyor. Bunu bir kez daha tekrarlayın ve muhatabın size istenen yardımı sağlaması durumunda fayda sağlayacağı gerçeğine odaklanın. Ancak talebin metninin biraz değiştirilmesi gerekiyor. Kiranın azaltılmasıyla ilgili aynı örneğe dönersek, aşağıdaki formülasyonu öneriyoruz:
“Kirayı 500 rubleye düşürmeyi kabul edersen. Mevcut ekonomik durumun istikrara kavuşması sırasında m2 başına 20'den fazla işin korunmasına yardımcı olabileceksiniz ve ayrıca kayıplara maruz kalmayacaksınız. tam yokluködeme."
Unutmayın, sadece talebin değil, uygulanmasından elde edilebilecek faydanın da tekrarlanması önemlidir ve bunun maddi olması gerekmez. Birçok büyük şirket isteyerek sponsor, yatırımcı olarak hareket ediyor ve hayır işlerine katılıyor.
Artık süreci adım adım inceledikten sonra talep mektubu nasıl yazılır sorusuyla karşılaşmayacağınızı düşünüyoruz. Sadece ticari yazışmaların tüm kurallarını ve bazı nüansları dikkate almak yeterlidir. Başka bir örneği de incelemenizi öneririz.
Örnek
Sevgili Felix Petrovich!
Şirketiniz birkaç yıldır işletmedeki öğrenciler için uygulamalı eğitimler düzenleyerek onların üniversitede edindikleri bilgileri uygulamaya koymalarına yardımcı oluyor.
İK departmanının başkanı olarak siz, yeni çalışanları, genç ve gelecek vaat eden mühendisleri ve yüksek nitelikli uzmanları çekmekle ilgilenen bir kişisiniz. Bugün bu meslek en çok talep görenlerden biridir. Birçok öğrenci onun yeteneklerini, inceliklerini ve önemini öğrenmek ister.
Bu bağlamda 25 Nisan günü saat 17:00'de işletmenizde başmühendis adayları ve 1-2.sınıf öğrencileriyle bir toplantı düzenlemenizi rica ediyoruz.
Bugün mesleğin avantajlarından ve sırlarından bahsederek yarının uzman ve profesyonellerinin yetiştirilmesine güvenilir bir temel atıyorsunuz. Belki birkaç yıl sonra bunlardan biri işletmenizi yeni bir gelişim düzeyine taşıyacaktır.
Saygı ve minnetle,
Üniversite Rektörü I.Zh.Bychkov
Bir talep mektubunun hangi gereksinimleri karşılaması gerektiği hakkındaki bilgileri, ifade örneklerini ve örneklerini inceledikten sonra, bunu pratikte yazmayı kolayca halledebilirsiniz.
1) Bir iş mektubu genellikle aşağıdakilerden oluşur:
başlık;
ana metin;
sonlar.
Başlık şunları içerir:
mektubu gönderen şirketin (kurumun) adı;
posta ve telgraf adresi;
teletip ve telefaks;
telefon numaraları;
cari hesap;
ayrılış tarihi: ay kelime olarak yazılır. Genellikle bu ayrıntılar antetli kağıtta bulunur.
Tarihin yanındaki başlıkta genellikle mektubun içeriğine veya yazılma nedenine bir bağlantı bulunur.
Örnek:
"Saygılarımla (ilgili olarak)..."
“Teslimat (sipariş) konusunda.”
“Hayır Hayır. itibaren..."
“Hayır. itibaren..."
Bir iş mektubuna orijinal numarayı yazın. Yurt dışına gönderilen mektuplara giden numara yazılması önerilmez. Orada gönderme tarihi ve mektubun içeriği ile sınırlıdırlar.
Ticari yazışmalarda, zarfın üzerinde yazan şirket veya kurumun adresi ve adının yanı sıra, adı geçen nitelikler de başlıkta (mektubun sağ üst kısmında) yer alır.
Mektup bir şirkete veya kurucuya yönelikse, önce aday durumda şirketin (kurumun) adını ve ardından posta adresini belirtin. Başkana (kuruluş) gönderilen bir belgede, yöneticinin pozisyonu unvanında kuruluşun adı yer alır.
Örnek: “Şirket Başkanına... Sayın...” Özel bir kişiye gönderilen mektupta, önce posta adresini, ardından muhatabın soyadını ve adının baş harflerini yazın. Alıcının adının önüne Dikkat sözcüğünü ekleyebilirsiniz, örneğin Dikkat. Bay Siyah (Bay Black'in dikkatine).
Muhatabın konumu biliniyorsa, adından sonra bunun belirtilmesi tavsiye edilir. Örneğin: Dikkat. Bay Siyah, Daire Başkanı (Dikkat Bay Siyah, Daire Başkanı). Bireylere hitap ederken resmi olmayan Sevgili ifadesi kullanılır. Örneğin Sayın Bay, Sayın Bayan, Sayın Bay. Brawn, Sevgili John ve bir şirketle iletişime geçtiğinizde - resmi Dears Sirs (Avrupa), Gentleman (ABD).
İsimlerin, adreslerin, adreslerin, resmi unvanın her kelimesinin, pozisyonların, yazışma nesnelerinin adlarının yazıldığı unutulmamalıdır. büyük harf(ABC iş iletişimi// Herkes için iş. M., 1991. Sayı 1.S. 33, 34).
Adresin ardından genellikle bir giriş cümlesi gelir. Mektubun türüne ve amacına göre formüle edilir.
Mektubun sağ üst kısmına şirketin adı - mektubun alıcısı - aday durumda ve ardından posta adresi yazılır.
Yöneticiye gönderilen belgede yöneticinin görev unvanında kuruluşun adı yer almaktadır.
Özel kişiye gönderilen bir mektupta, önce posta adresini, ardından muhatabın soyadını ve adının baş harflerini yazın.
İtirazın ardından genellikle mektubun türüne ve amacına bağlı olarak formüle edilen bir giriş cümlesi gelir.
Bu nedenle, giriş büyük bir çeşitlilik ile karakterize edilir. Aynı zamanda yazarken en sık kullanılan ve basmakalıp olan bir takım görgü kuralları cümleleri de vardır. Bunları bilmek veya elinizin altında bulundurmak, mesaj yazma süresini kısaltır ve çoğu durumda yazma kültürünü geliştirir. Bazı sabit görgü kuralları formüllerinden örnekler:
Bu yılın 1 Kasım tarihli ve ... numaralı mektubunuzu aldık ve bunu öğrenmekten mutluluk duyduk
(Öğrendiğimize memnun olduk)...
Bu yılın 15 Mayıs tarihli mektubunuzu aldık. Ekindeki belgelerle birlikte.
Talebimize hızlı bir şekilde yanıt verilmesinden memnuniyet duyuyoruz.
Mektup için teşekkür ederiz... veya Hayır. ...Yanıt olarak sizi bilgilendiriyoruz...
Mektubunuzun tüm ekleriyle birlikte alındığını onaylıyoruz.
Bu yılın 14 Mart tarihli mektubunuzu aldığımızı teyit eder ve sizi bilgilendiririz...
Rapor ettiğiniz... mektubunuz bizi son derece şaşırttı...
Telgrafınızdan (teleks) şunu öğrendiğimizde şaşırdık:
Bu yıl 12 Şubat tarihli mektubumuza ek olarak. Size şunu bildiriyoruz...
Sana yazmama izin ver...
Hatırlatmamız gerekiyor...
Bir kez daha hatırlatıyoruz (bilgilendiriyoruz)...-
Reddetmeniz (sessizlik) nedeniyle üzgünüz (pişmanlığınızı ifade ederiz).
Ne yazık ki, mektubumuza yanıtınızı hala alamadık... ve size tekrar hatırlatmak (sormak) zorunda kalıyoruz.
Mektubunuzla bağlantılı olarak... üzülerek bildiririz ki...
Mektubunuza yanıt olarak (cevap vererek, atıfta bulunarak) size şunu bildiririz:
Telgrafımızın onaylanmasında... size şunu bildiriyoruz...
Bu yıl 5 Haziran'da gerçekleştirdiğimiz telefon görüşmemizin teyidi olarak şunu bildiririz ki...
Mektubunuzu not ediyoruz. ve rapor edin.
Bunu size bildirmek zorunda kalıyoruz.
Size şunu bildiriyoruz...
Sizi bilgilendirmek isteriz...
Dikkatinize sunuyoruz...
İsteğiniz üzerine size göndereceğiz...
Mektubunuza yanıt vermekte geciktiğimiz için lütfen bizi bağışlayın...
Lütfen özürlerimizi kabul edin.
Sağlanan hizmet (yardım, destek) için teşekkür ederiz (size minnettarız, şükranlarımızı sunarız).
Mektubun içeriği yazışma yoluyla çözülmesi gereken sorunlara ve görevlere bağlıdır. Bir iş mektubunda uzun olmamalıdır. Çoğu zaman içerik bir talebi, anlaşmayı veya reddi ifade eden bir veya birkaç cümleyle sınırlıdır.
Kısa harflerin temelini oluşturabilecek kelime öbeklerine örnekler:
Teslimat süresi konusunda tarafımıza bilgi vermenizi rica ederiz...
Lütfen kargoyu hızlandırın...
Lütfen bize bildirin.
Lütfen konuyla ilgili kararınızı bize bildirin... Göndermenizi rica ediyoruz... Hakkında ek bilgiye ihtiyacımız var...
Teklifimizin sizin için kabul edilebilir olup olmadığını lütfen bize bildirin. Lütfen yürütme emrimizi kabul ettiğinizi onaylayın. Talebiniz... kabul edildi.
Mektubunuza cevaben... teslimat talebinizin olumlu sonuçlandığını size bildiririz.
Talebinizin (sipariş, teklif) tarafımızca kabul edildiğini bildiririz. Taleplerinize cevaben... aşağıdaki önlemleri aldığımızı bildiririz... Talebinize (siparişinize) cevaben, üzgün olduğumuzu (bildirmeliyiz, size bildirmek zorundayız) ( (bunu) yerine getirme fırsatımız yok. Ne yazık ki teklifinizi reddetmek zorunda kaldık. Maalesef talebiniz şu nedenlerden dolayı karşılanamıyor: aşağıdaki nedenler...
Talebiniz (teklifiniz) değerlendirme aşamasındadır. İnceleme sonuçları elimize ulaştığında sizi hemen bilgilendireceğiz.
Aşağıdaki değişiklikleri yapmayı kabul etmeniz durumunda teklifiniz memnuniyetle (minnettarlıkla) kabul edilecektir...
Siparişiniz şu şartlara tabi olarak yerine getirilecektir (örneğin, ihtiyacınız olan mallar için daha sonraki bir teslimat tarihini kabul etmeniz durumunda. Sevkiyat tarihinin bizim için kabul edilebilir olması).
Bir mektubun ana metnini yazarken aşağıdaki ifadeler kullanılır:
Talebiniz ile bağlantılı olarak (uygun olarak)... Yukarıdakilerle bağlantılı olarak... Aynı zamanda... Birinci olarak... ikinci olarak... vb. Öncelikle...
Üstelik... üstelik... buna rağmen... buna rağmen... Sonra mecbur kalıyoruz... Söylemeye gerek bile yok...
Gerekli olduğunu düşünüyoruz (önemli, gerekli, uygun).
Talebiniz doğrultusunda (ekteki belgeler).
Kesinlikle eminiz.
Güvenimizi ifade ediyoruz...
Bu sizin isteğiniz (öneri) ile ilgilidir...
Önemli olan şu ki.
Aksi halde mecbur kalıyoruz. Mevcut durumda... Bizce...
Aşağıdaki nedenlerden dolayı görüşünüze katılmıyoruz... Reddetmeniz (ödeme yapmamanız) durumunda. Sonra yazarsın. Ayrıca.
Yukarıdakilere ek olarak (yukarıda belirtilenler), sizi bilgilendiririz...
Eklenmesi (işaretlenmesi, fark edilmesi) gereklidir (gerekli, gerekli, gerekir, istenir, gerekli görülür).
Yukarıdakilerin (yukarıda belirtilenler) ışığında, şu sonuç çıkıyor (istiyoruz, yapmalıyız, ihtiyacımız var).
Özetleme (sonuçlandırma, özetleme, özetleme). Böylece (sonuç olarak). Gecikmeyi önlemek için... Bunu kabul etmek gerekir (zorunludur, gerekir)... Zorlanıyoruz. Aslında...
Talebiniz (yorumunuz) ile ilgili olarak şunu belirtmek isteriz ki
Ne...
Pişmanlığımızı ifade ederiz (şüphe, şaşkınlık, memnuniyet). Üzgünüz...
Savunmamızda bilgilendirmek isteriz... Siteminize cevaben bilgilendirmek isteriz. İtiraf ediyoruz... Biz de sizden alırdık...
Teslimatlar yapılacaktır (gerçekleştirilecektir).
Alındığını onaylıyoruz...
Lütfen aklınızda bulundurun...
Şüphesiz (belli ki) biliyorsunuz.
Bir iş mektubunun sonunda yazma veya bilgilendirme taleplerinin yanı sıra dilekler, daha fazla işbirliği için umutlar, sipariş alma vb. bulunur. Burada özür ve teşekkür de olabilir.
Mektup, mektubu imzalayan kişinin konumunu, soyadını ve adının baş harflerini belirten bir nezaket formülüyle biter, bazı durumlarda mühür de basılır.
Bir iş mektubunun diğer yapısal öğelerinde olduğu gibi, sonunda sabit ifadeler kullanılır, örneğin:
Lütfen onayınızı belirtin. Samimi olarak. Lütfen kararınızı yazın. Samimi olarak.
Siparişinizin alındığını teyit etmenizi ve gerekli özeni göstermenizi rica ederiz. Samimi olarak...
Hızlı bir yanıt almayı umuyoruz. Samimi olarak.
Cevabınızı geciktirmemenizi rica ederiz. Saygılarımızla. Lütfen bize bildirin. Samimi olarak. Aldığınız önlemler hakkında bizleri bilgilendirmenizi rica ederiz. Samimi olarak. Önümüzdeki günlerde yanıtınızı bekliyoruz. Samimi olarak. Hızlı yanıtınızı memnuniyetle karşılarız. Samimi olarak. Yakın gelecekte bir yanıt almayı umuyoruz ve şimdiden teşekkür ederiz. Samimi olarak...
Olumlu bir yanıt almayı umuyoruz. Samimi olarak. Talebimizi yerine getireceğinizi umuyoruz. Samimi olarak. Siparişlerinizi (onay, onay, onay) bekliyoruz. Samimi olarak. Saygı ve daha fazla işbirliği umuduyla... Verilen hizmet için şimdiden teşekkür ederiz. Saygılarımızla... Soruna olumlu bir çözüm bulunması ümidiyle. Saygılarımızla. Yardıma (yardıma) ihtiyacınız varsa lütfen bizimle iletişime geçin. Samimi olarak...
Verimli işbirliği umuduyla. Samimi olarak. Mektubu aldıktan sonra yazılı olarak (telgraf, faks.) teyit etmenizi rica ediyoruz. Samimi olarak. Sizi temin ederiz ki... Saygılarımla.
Mektuba belgeler, çizimler vb. Eklenmişse, sonunda bir ekin varlığı belirtilir, örneğin:
"Ek: No'dan..."
Resmi görgü kurallarına göre yanıt mektubu eşit (veya daha yüksek) pozisyondaki bir çalışan tarafından imzalanır. Dolayısıyla, eğer girişim mektubu direktör (başkan, başkan) tarafından imzalandıysa, buna verilen yanıt aynı direktör veya aşırı durumlarda onun yardımcısı tarafından da imzalanır.
xxxxxxxx
3.11. 5.
Ticari işlemlerde, tek bir şablona göre veya kabul edilen standartlara (örneğin) uygun olarak hazırlanmış kesinlikle resmi belgeler ve beklenmedik bir sorunu çözmek, yardım istemek veya ifade etmek gerektiğinde hazırlanan neredeyse gayri resmi belgeler vardır. minnettarlık. Yanlışlıkla "serbest" formun kullanımının daha kolay olduğuna inanılıyor; aksine ikna edici bir itiraz veya mektup yazmak için standart bir form doldurmaktan çok daha fazla çaba harcamanız gerekecektir.
İkinci belge kategorisi, aşağıda örneklerini bulabileceğiniz çok çeşitli talep mektuplarını içerir. Böyle bir mesajı yetkin ve net bir şekilde oluşturmak bazen bundan daha az önemli değildir. Aşağıda yardım talep eden mektup örnekleri verilmiştir: adım adım talimatlar mükemmel belgeyi oluşturma ve onu alıcıya göndermeyle ilgili ipuçları.
Talep mektubu yazma talimatları
Yardım isteyen mesajlar ve bariz nedenler tek bir modele göre oluşturulamaz: birleşik bir form kullanarak belirli koşullara uyum sağlamak imkansızdır. Nitekim bir talebin istenen etkiyi yaratabilmesi için alıcının kişiliğini, sosyal durumunu, mevcut mali durumunu ve diğer faktörleri dikkate almak son derece önemlidir. Ayrıca mektubun açıkça gizli nitelikte olması gerekir: eğer kesinlikle resmi belge varsayılan olarak daha avantajlı bir konumda olan alıcı, büyük olasılıkla aboneliği iptal ederek yanıt vermeyi veya yalnızca diyaloğu reddederek mesajı çöp kutusuna göndermeyi tercih edecektir.
Önemli: Mektup boyunca sıcak ve saygılı bir üslup kullanmalısınız. Bir talep mektubunun resmi bir talep olmadığını, alıcı tarafından kolaylıkla göz ardı edilebileceğini veya reddedilebileceğini unutmamalıyız. Saygı, yeterli motivasyon olmadan tek başına sonuç üretmeyecektir ancak en azından okuyucunun dikkatini çekerek onu metnin sonuna ulaşmaya zorlayabilir.
Bir sorunu çözmek, ödemeleri ertelemek veya indirim sağlamak için talep mektubu yazmaya başlamadan önce muhatabı belirlemeniz mantıklı olacaktır. Koşullara bağlı olarak bunlar şunlar olabilir:
- özel bir kişi – örneğin zengin bir yatırımcı veya etkili bir bilim insanı;
- bireysel girişimci veya limited şirketin sahibi;
- gönderen, müdürün adını bilmiyorsa veya mesaja tam olarak kimin cevap vereceği onun için bir anlam ifade etmiyorsa, bir bütün olarak tüzel kişilik;
- küçük bir kasabanın belediye başkanından valiye veya herhangi bir yapının sorumlu başkanına kadar her seviyedeki kamu görevlisi.
Doğal olarak vasat bir girişimciye gönderilen bir mektup, bir devlet şirketinin başkanından yardım isteyen resmi bir mesajdan ruhen çok farklı olacaktır. Ancak tüm talep mektuplarının yapısı yaklaşık olarak aynıdır; Derleyicinin herhangi bir harfte hangi unsurların bulunması gerektiğini, hangilerinin değiştirilebileceğini ve hangilerinin tamamen terk edilmesinin daha iyi olduğunu anlaması yeterlidir. Bunu yapmak çok daha zor ama yine de mümkün. Aşağıdaki talimatlar durumu anlamanıza yardımcı olacaktır.
Talep mektubu yazmadan önce açıklığa kavuşturulması gereken ikinci konu ise belgenin yapısıdır. Daha önce de belirtildiği gibi, birleşik bir mesaj biçimi yoktur, ancak genel plan herhangi bir iş mektubu neredeyse aynıdır - buna uyulmalıdır. Yardım, yardım veya hizmetlere yönelik resmi veya yarı resmi bir talep aşağıdaki bloklardan oluşturulur:
- "Kapak". Kuruluşun logosundan, ek desenlerden (hazır tasarımlardan ziyade kendi tasarımınızı kullanmanız önerilir; bunun için profesyonel bir tasarımcı tutmaktan zarar gelmez) ve gönderen kuruluşun (eğer ikincisi kuruluşun bir parçası değilse) adından oluşur. logo. Popüler inanışın aksine, devlet sembollerini “şapka”ya dahil edin Rusya Federasyonu Bayrak ve arma da dahil olmak üzere, özellikle gönderenin özel bir kişi, bireysel girişimci veya devlet kurumlarıyla hiçbir bağlantısı olmayan küçük bir şirket olması durumunda isteğe bağlıdır. Bayrağın ve armanın varlığının alıcının kararını etkilemesi pek olası değildir, ancak (eğer beceriksizce kullanılırsa) bu nitelikler okuyucuda başvuru sahibinin güvenilirliği konusunda şüphe uyandıracaktır.
- Giriş kısmı.Şunları içerir:
- gönderen şirketin resmi adları (tam ve kısaltılmış) veya talep mektubunu hazırlayanın soyadı, adı ve soyadı;
- TIN, OGRN, istatistiksel kodlar dahil olmak üzere muhatabın ayrıntıları, kayıt numaraları ve cari hesap;
- iletişim bilgileri: posta koduyla birlikte tam adres, telefon numaraları, e-posta adresi, mesajlaşma hesapları ve sosyal ağlar ve benzeri;
- isteğe bağlı olarak - tüzel kişilik veya birey olmasına bağlı olarak alıcının adı veya soyadı, adı ve soyadı;
- ana metinden boş bir satırla ayrılmış ve daha büyük bir yazı tipi kullanılarak vurgulanmış bir selamlama;
- temyiz gerekçesinin göstergeleri (gecikmenin meydana gelmesi, sonuçların analizi, sözlü bir anlaşmanın varlığı, telefon görüşmeleri vb.);
- Talep mektubunun amacı (yanlış anlamaların ortadan kaldırılması, bir sorunun derhal çözülmesi veya bir kişiye derhal yardım edilmesi).
- Ana metin. Mektubun metni, talebin özünü (mümkün olduğunca kısa, anlaşılır ve edebi Rusça olarak) belirtmelidir: bir borcun ödenmesi, onarım çalışmalarının yapılması, barınağa mali yardım sağlanması veya indirim sağlanması. Metnin en başında mektubun tam olarak bir rica olduğunu vurgulamak gerekir; Bunu yapmanın en kolay yolu uygun türevleri kullanmaktır: "İçtenlikle soruyorum", "Size soruyoruz", "Kuruluşumuz soruyor", "Sizden bir ricada bulunuyorum" - ve diğerleri. Daha önce de belirtildiği gibi, bir talep mektubu bir zorunluluk değildir, bir emir değildir, bu nedenle, mesajın başından sonuna kadar, ilgili kişinin bu durumda- gönderen, okuyucu değil. Tek istisna, borcun geri ödenmesini isteyen mesajlardır; ancak bu durumda bile muhataba saygıyı unutmamak gerekir. Ayrıca, mektubun başına birkaç sıcak söz eklemekten (gönderen ve alıcı birbirini iyi tanıyorsa) veya mektubu yazan ve alıcı daha önce iletişim kurmamışsa veya etkileşim kesin bir iş çerçevesinde gerçekleşmişse resmi iltifatlardan zarar gelmez. çerçeve. Bir harf, temelde farklı veya birbiriyle ilişkili birden fazla istek içeriyorsa, bunların her birine kendi paragrafı verilmelidir, hatta daha iyisi, sürekli metne göre önemli bir görsel avantaja sahip madde işaretli bir liste oluşturulmalıdır.
- Çözüm. Mektubun gönderen için özel bir anlamı varsa, burada okuyucuyu bir kez daha (kısa ve ikna edici bir şekilde) harekete geçirmeye çağırmaya değer. Bu, ana metnin özeti olan iki veya üç cümleyle yapılabileceği gibi dikkat çekici bir slogan yardımıyla da yapılabilir. Ancak kendinizi fazla kaptırmamalısınız; Talep mektubu gizli olmalı ve ticari veya reklam niteliğinde olmamalıdır. Okuyucuya gönderenin samimiyeti hakkında şüpheler uyandıracak şekilde, tarzının kasıtlı olarak doğrulanmasından ziyade karmaşık olmaması daha iyidir. Mektupta yardım veya destek talebi yer alıyorsa bu özellikle önemlidir.
- Veda ve imza. her zaman yerleştirilmez. Bir belge hazırlamanın amacı yardım veya destek sağlamaksa, bunun yerine başka bir formül kullanmak mantıklıdır, örneğin, "Şimdiden teşekkür ederim", "Şimdiden teşekkür ederim", "İlginiz için teşekkür ederiz" ”, “Yardımınız için çok teşekkür ederim” vb. Hangi ifade kullanılırsa kullanılsın, kesinlikle ve koşulsuz olarak imzanın kendisinden virgülle ve ayrıca yer izin verirse yeni bir satırla ayrılır. Bu durumda noktalama işaretinin işlevsel değil grafiksel bir anlamı vardır, bu da okuyucunun metni algılamasını kolaylaştırır; aynı durum imzanın bir sonraki satıra taşınması için de geçerlidir.
- Tarih ve damga. Mektubun altındaki imzanın hemen ardından, yazım tarihini veya önceden yazılmışsa gönderim tarihini belirtmeniz gerekir. Damga ve kişisel imza koymak gerekli değildir, ancak şiddetle tavsiye edilir: bu, muhatap için başka bir saygı göstergesidir. Mesaj elektronik biçimde gönderilse bile (kağıt belgelerin kullanılması tavsiye edilmesine rağmen), sayfanın sonuna mühür baskısının (damga) ve gönderenin kişisel imzasının veya belgenin tasdikinin elektronik kopyalarını yerleştirmeye değer. geliştirilmiş elektronik dijital imzaya sahiptir.
Tavsiye: muhatabın, bir talep mektubuna belli bir süre içerisinde yanıt alması önemliyse, bunun ana metinde belirtilmesi gerekir: örneğin, “En geç yanıtınızı bekliyoruz... ” veya “Açıklamaları almayı umuyoruz...”. Aksi takdirde, belgeye ilişkin herhangi bir yükümlülük altına girmeyen alıcı, yanıtı geciktirebilir ve bu da gönderen açısından ek zorluklar yaratacaktır.
Yardım veya borcun ödenmesi için talep mektubu gönderilirken, kuruluşlarda gelen yazışmaların işlenmesinin bir sekreter veya yetkili bir kişi tarafından yürütüldüğüne dikkat edilmelidir. Bu nedenle, mesajının doğrudan başkan veya direktör tarafından okunmasını isteyen başvuru sahibinin, zarfın üzerine "Şahsen elde", "Gizli" veya "Değerlendirilmek üzere ... (muhatabın soyadı ve adının baş harfleri) not alması gerekir. ” Ancak belgede kişisel, ticari veya sınai sırları etkilemeyen bir talep yer alıyorsa, mesajın önce sekreter tarafından okunup kaydedilmesi ve daha sonra direktör veya müdüre iletilmesi durumunda sakınca olmayacaktır.
Yardım isteyen bir mesaj yazmaya ilişkin bazı ipuçları:
- Mektup, hatasız veya yazım hatası olmadan iyi bir Rusça ile yazılmalıdır. Bu sadece gönderenin okuryazarlığının bir işareti değil, aynı zamanda alıcıya olan saygısının da kanıtıdır. Belgenin yazarı metni yeniden okuma zahmetine girmemişse, en azından alıcıya karşı kullandığı sıcak sözlerin samimiyetinden bahsetmek mantıksızdır.
- Antetli kağıt kullanmak mümkün değilse (örneğin, mevcut değilse), en azından kullanarak çekici bir yazı tipi seçmeye çalışmalısınız. farklı boyutlar ve stiller. Bir talep mektubu sadece ikna edici olmamalı, aynı zamanda göze de hoş gelmelidir - aksi takdirde muhatap sabırlı olmayabilir ve asıl konuya gelmeden okumayı ortasında bırakabilir.
- Yardım veya yardım isteyen bir mesajın kesinlikle resmi bir belge olmadığını unutmadan, bunu yazarken bürokratik dilden ve aşırı uzun cümlelerden kaçınmaya çalışmalısınız. Alıcının belgeyi okuması ve talebin özünü anlaması ne kadar kolay olursa, yanıt verme ve gerekli önlemleri alma olasılığı da o kadar artar.
Talep mektubu yazarken yapılan hatalar
İstek mektubu yazmanın kurallarını ve özelliklerini nihayet anlamak için, deneyimsiz yazarlara özgü hataları içeren küçük bir örneği düşünmelisiniz:
Sevgili A. D. Valensky!
Sizlerden Koruma Fonumuza bağışta bulunmanızı rica ediyoruz yabani kirpi Moskova bölgesi 500 bin ruble'den başlayan herhangi bir miktar. Yanıtınızı bu yılın en geç 25 Ağustos tarihine kadar bekliyoruz. Cari hesabımız 1234567890.
Petrov L.M., Vakfın Birinci Başkan Yardımcısı.
Mektupta yapılan hataların listesi ve doğru çözüm örnekleri:
- “Sevgili Valensky A.D!” Doğru seçenek:“Sevgili Andrey Denisoviç!” (alıcı için ilk adı ve soyadını belirtmek, soyadına soğuk ve resmi bir şekilde hitap etmekten daha iyidir).
- Talep mektubunda dostça sözler ve iltifatlar tamamen eksiktir. Doğru seçenek:"Nadir kirpi popülasyonlarını yeniden canlandırmak ve kendi küçük hayvanat bahçenize sahip olmak için uzun süredir ve verimli bir şekilde çalıştığınızı ve aynı zamanda 2009, 2011 ve 2015 yıllarında "Kirpilere Yardım Edelim" eyalet ödülünün de sahibi olduğunuzu biliyoruz."
- Örnekte ikna edici bir argüman yok. Doğru seçenek:"Sadece harcamakla kalmıyorsun bağımsız araştırma ve kirpi öjenisi alanında önde gelen uzmanlarla iletişim kuruyor, aynı zamanda çeşitli çevre kuruluşlarına aktif olarak yardım ediyor ve ayrıca bu memeliler için uygun bir duygusal ortam yaratılmasıyla ilgili her türlü eyleme sponsor olma isteklerini defalarca dile getiriyorlar.
- “Bağış yapmanızı rica ediyoruz…” Özellikle iş mektubunda bir kişiye yazarken ve özellikle bir rica içeriyorsa “Sen” zamirini büyük harfle yazmak gerekir. Farklı bir yazım kullanmak - açık bir işaret böyle bir mesajda tamamen uygunsuz olan derleyicinin saygısızlığı veya en azından dikkatsizliği. Doğru örnek:"Sizden bağış yapmanızı rica ediyoruz."
- Talep mektubunun ana kısmı ya çok az ya da çok fazla ayrıntı içeriyor. Vakfın çalışmalarının özü daha ayrıntılı olarak anlatılmalı, ancak aynı zamanda okuyucuya bağış miktarını bağımsız olarak seçme fırsatı da sunulmalıdır. Yanıtın kesin olarak alındığı tarihi belirtmeye gerek yoktur: Yanıtın belirtilmesi ya gerekçeli olmalı ya da mektubun içeriğinden çıkarılmalıdır. Doğru örnek: « Soruna gösterdiğiniz ilgiyle bağlantılı olarak, 2009'dan bu yana Moskova bölgesindeki kirpi popülasyonlarının büyüklüğü ve onların varoluş koşulları hakkında bilgi toplayan ve aynı zamanda gelişmekte olan Vakfımıza uygun bir bağışta bulunmanızı içtenlikle rica ediyoruz. dezavantajlı hayvanların daha fazla yere taşınmasına yönelik projeler rahat yerler. 1234567890 numaralı banka hesabımıza havale yapabilir veya temsilcimizle iletişime geçerek kirpilere yardım etmenin başka uygun bir yolunu seçebilirsiniz. Eğer sizin için zor değilse, lütfen mektuba bu yıl en geç 25 Ağustos'a kadar yanıt verin: Eylül ayının başında sizin de katılabileceğiniz büyük ölçekli ve pahalı bir projeyi başlatıyoruz."
- Yukarıdaki talep ve sonuç yazısı da eksiktir. Doğru örnek: " Anlayışınızı ve sempatinizi umuyoruz. Soruları yanıtlamaya ve her türlü yorumu dikkate almaya her zaman hazırız. Sağlıklı ve mutlu kirpi- ekolojimizin geleceği!
- Bağış isteyen mesajda nezaketin nihai bir formülü yoktur. Bu, diğer birçok hata gibi, ya gönderenin bir iş mektubu yazamadığının (o zaman ona para konusunda nasıl güvenilebilir?) ya da muhatabına açıkça saygısızlık ettiğinin göstergesidir. Doğru örnek:
Yardımınız için şimdiden teşekkür ederiz!
Vakfın Birinci Başkan Yardımcısı
L. M. Petrov.
Talep mektubu örnekleri
İstek mektupları serbest biçimde yazılsa da, yazarın, özellikle de daha önce böyle bir deneyimi olmayan birinin, en yaygın mesaj örneklerine aşina olması yararlı olacaktır.
Para tahsisi hakkında
Bir yatırımcıdan, sponsordan veya borç verenden yardım veya fayda istemeniz gerekiyorsa, fon talep eden bir mektup yazmalısınız.
Malların teslimi hakkında
Bazen tedarikçiden malların teslim süresini şu veya bu yönde değiştirmesini veya mümkün olan en kısa sürede yeni bir parti için sipariş vermesini istemek gerekebilir.
Ertelenmiş ödeme hakkında
Kira indirimi hakkında
Ev sahibi kirayı artırmaya karar verirse veya sözleşme imzalandıktan bir süre sonra kiracı daha az harcayabileceğini fark ederse, karşı tarafa kirada indirim talep eden bir mektup göndererek durumu düzeltmeyi deneyebilirsiniz.
İndirim sağlama hakkında
Düzenli veya özellikle kârlı müşterilerin bir indirim programına katılımını sunan kişi her zaman bir ürün veya hizmetin satıcısı değildir. İndirim isteyen bir mektup göndermek, taraflar arasında mükemmel ilişkileri sürdürürken adaletin sağlanmasına da yardımcı olacaktır.
Borç ödemesi hakkında
Zaman zaman en saygın borçlu veya müşteri bile bir sonraki taksiti veya bir satın alma işlemi için ödeme yükümlülüğünü unutur. Borcun ödenmesini isteyen bir mektup, onun uygunsuz davranışını nazikçe belirtmeye yardımcı olacaktır.
Sorunun çözümünde yardım hakkında
Soru kesinlikle değilse finans sektörü ve bir vatandaş veya kuruluşun kapsamlı yardıma ihtiyacı varsa, sorunun çözümünde yardım isteyen birkaç etkili alıcıya mektup yazıp göndererek bu durumdan kurtulabilirler.
Talep mektubu göndermenin özellikleri
Yardım veya yardım isteyen resmi mesajların gönderilmesine ilişkin çeşitli kurallar vardır:
- Belgenin elektronik versiyonları yerine kağıt versiyonlarını kullanmak daha iyidir, Rus Posta yoluyla kurye veya taahhütlü posta yoluyla gönderilir. Bu yaklaşım, gönderenin yalnızca özel ilgisini değil, aynı zamanda belirli harcamalara yanıt almak için gitmeye istekli olduğunu da gösterecek ve bu da alıcı üzerinde kesinlikle olumlu bir izlenim yaratacaktır.
- Bazı durumlarda elle mektup yazmak mantıklıdır(elbette okunması kolay ve göze hoş gelen bir el yazısıyla) ve iyi bir kağıt üzerine. Bu yöntemin toplu postalar için uygun olması pek mümkün değildir, ancak belirli bir alıcının ilgisini çekmeye kesinlikle yardımcı olacaktır.
- Mektuplar zorunlu gönderen kuruluşun giden belgelerinin günlüğüne kayıtlıdır ve alındıktan sonra - alıcının gelen belgelerinin günlüğünde. Yazışmalar özel kişiler arasında yapılıyorsa mesajların kaydedilmesine gerek yoktur.
Özetleyelim
Yardım isteyen bir mektup doğru ve mümkün olduğunca kısa yazılmalıdır. Bir belge tasarlamak için antetli kağıt kullanmak daha iyidir ve bu mümkün değilse en azından çekici yazı tipleri seçin. Bitmiş mektubu kurye veya posta yoluyla göndermek daha iyidir.
Mesaj bir giriş bölümü, alıcıya yönelik birkaç sıcak söz, talebin gerekçesi ve özünü içermelidir. Sonuç olarak geleneksel nezaket formüllerini kullanmalısınız: "Şimdiden teşekkür ederim" veya "Saygılarımla." Belgenin yöneticinin imzası ve kuruluşun mührü veya kaşesi ile tasdik edilmesi ve eğer tarafından gönderilmesi tavsiye edilir. e-posta- imza ve mühür baskısının veya elektronik dijital imzanın taranmış görüntüleri.
Talep mektubu, gerekli bilgileri, malları, hizmetleri, belgeleri almak, tavsiyelerde bulunmak, bir toplantı düzenlemek vb. İçin bir taleptir. Bunu hazırlarken, talebi yerine getirme ihtiyacını gerekçelendirmeniz gerekir. Belirli bir kişiye yönelik olabilir bir bireye veya tüzel kişilik— kuruluşlar. Bu tür mektuplar birden fazla istek içerebilir.
İşletme
“Sevgili İvan İvanoviç!
Şirketiniz birkaç yıldır başvuru sahiplerine yönelik Kariyer Rehberlik Programına katılıyor ve onların meslek seçimlerine karar vermelerine yardımcı oluyor.
Bir İK yöneticisi olarak, profesyonellerin yetiştirilmesiyle ilgileniyorsunuz ve biz de okul çocuklarının kendi zanaatlarında ustalar yetiştirmeye başlamalarına yardımcı olmaya hazırız. Günümüzde yöneticilik mesleği en yaygın olanlardan biridir, ancak başvuranların çoğu bunun anlamı hakkında net bir fikre sahip değildir.
Bu kapsamda 23 Mart günü saat 15.00'da şirketinizin bazında genel müdürün başvuranlarla bir toplantı düzenlemesini rica ediyoruz.
Bugün çocuklara mesleğin sırlarını anlatarak, yarın gerçek profesyoneller yetiştirmenin temelini atıyorsunuz. Belki birkaç yıl içinde bunlardan biri şirketinizi yeni bir gelişim düzeyine taşıyacaktır.
Saygı ve minnetle,
İş bulma merkezi müdürü
P.P. Petrov"
Hayırsever yardımlar hakkında
Tablonun sağ sütunu mektubun tam metnini gösterir, sol sütun ise kullanılan teknikleri listeler.
Alıcıya iltifat ederek başlıyoruz Sevgili Pavel İvanoviç!
İşletmeniz bölgedeki en büyük girişimlerden biri ve siz de onun yöneticisi olarak bölgemizin iş elitlerinin bir parçasısınız.
Alıcıya cazip bir fırsat sunuyoruz İş zihniyetli, girişimci insanlar her zaman sadece maddi başarı elde etmek için değil, şehrin, bölgenin, ülkenin tarihine iz bırakmak ve iyi işleriyle anılmak için çabalamışlardır. Bu fırsatın gerçekleşmesine nasıl yardımcı olabileceğimizi gösteriyoruz Ve ülkemizin gençliğe güvendiği günümüzde, dezavantajlı ailelerden gelen genç erkek ve kadınlara yardım etmekten daha gerekli, kutsal bir amaç bulmak zordur.
Şehrimizde halihazırda bu tür yardımlar sağlayanlar var - belediye başkanının himayesinde, yardım merkezimiz "Miras" vatandaşlardan gelen bağışlarla faaliyet gösteriyor ve gençlere zor halk sanatlarını öğretiyor.
Talebimizin önemini gösteriyoruz. "Buna önem veriyoruz" Zor ailelerin çocukları genellikle sıcaklıktan yoksundur ve en sıcak, en güneşli el sanatlarından biri çömlekçiliktir. Bu nedenle merkezimizde çömlek atölyesi açmak istiyoruz. Merkeze gelen ziyaretçilere ve turistlere geleneksel çömlek ve hediyelik eşyalar yapılarak çocuklar yeni bir meslek öğrenip başkalarının takdirini kazanabilecekler ve bu onların sosyal uyumları için çok önemli. Talebimizi dile getiriyoruz Bir çömlek atölyesini donatmak için seramik pişirmek için bir fırına ihtiyacımız var - sizden onu satın almamıza yardım etmenizi istiyoruz. Sobanın kurulumlu maliyeti 2 milyon ruble. Sizi yönümüze doğru bir adım atmaya davet ediyoruz Satın alınması ve kurulumuna ilişkin tüm tasarım ve tahmin belgeleri zaten hazırlanmıştır ve fonlarınızın tam olarak nasıl kullanılacağını bilmeniz için bunları size sağlamaktan mutluluk duyacağız. Özetleyelim: Yardım ederseniz mutluluk olur
