ಇದರಲ್ಲಿ ನಾವು ಚರ್ಚಿಸುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಕೋರ್ಸ್ ಕೆಲಸ, ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರವಾನಿಸುವ ಸಾಧನವಾಗಿದೆ. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ, ಈ ಅಧ್ಯಾಯವು ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸುತ್ತದೆ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ"ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ" ಅಥವಾ "ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ" ಎಂಬ ಪದ.
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ, ಇದು ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ, ಇನ್ನೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಂಸ್ಥೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರವಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ, ಆದರೂ ಇದನ್ನು ಒಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಒಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಸಹಿ ಮಾಡಲಾಗಿದ್ದರೂ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುತ್ತದೆ.
ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ವರದಿ, ವರದಿ, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರ, ಸಾರಾಂಶ, ಅಧಿಕೃತ ಅಥವಾ ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು ಹೊದಿಕೆ ಪತ್ರಇತ್ಯಾದಿ ಅವುಗಳ ಪ್ರಭೇದಗಳು:
· ವಿಚಾರಣೆ
· ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ
· ವಿನಂತಿ
· ಸೂಚನೆ
· ಟೆಲಿಗ್ರಾಮ್
· ದೂರವಾಣಿ ಸಂದೇಶ
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ವಿವಿಧ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಮಾಹಿತಿ ವಿನಿಮಯ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸಾಧನಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ.
ಬರಹದ ಎಲ್ಲಾ ವೈವಿಧ್ಯತೆಯೊಂದಿಗೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನಅದರ ಪ್ರಾರಂಭಕ ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತಾನೆ ವಿಶಿಷ್ಟ ಕಾರ್ಯಗಳು. ಹಲವು ವರ್ಷಗಳ ಅಭ್ಯಾಸ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಅಧಿಕೃತ ಸಂದೇಶದ ಉದ್ದೇಶಗಳು, ಕಾರಣಗಳು ಮತ್ತು ಗುರಿಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವಂತೆ ಭಾಷಾ ಮಾದರಿಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಅವುಗಳ ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಪ್ರಭಾವದ ಪ್ರಕಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಕಾರಗಳು ಮತ್ತು ವಿಭಾಗವನ್ನು ಕೋಷ್ಟಕ 1 ರಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಕೋಷ್ಟಕ 1. ಅದರ ಕಾರ್ಯಚಟುವಟಿಕೆಯಿಂದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿತರಣೆ
|
ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಕಾರ್ಯ |
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಕಾರ |
|
ಮಾಹಿತಿ ನೀಡುತ್ತಿದೆ |
Ш ಸೇವಾ ಟಿಪ್ಪಣಿ Ш ಕವರ್ ಲೆಟರ್ Ш ಪತ್ರ ಸಂದೇಶ |
|
ಪ್ರೇರಣೆ |
Ш ಆದೇಶ Ш ಗಮನಿಸಿ |
|
ಯಾವುದೋ ಒಂದು ಕಾನೂನು ಸ್ಥಾನಮಾನವನ್ನು ನೀಡುವುದು |
Ш ಒಪ್ಪಂದ Ш ಪವರ್ ಆಫ್ ಅಟಾರ್ನಿ |
|
ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು |
ಸಹಾಯ Ш ಖಾತರಿ ಪತ್ರ Ш ಉಲ್ಲೇಖ ಪತ್ರ Ш ಆಮಂತ್ರಣ ಪತ್ರ |
|
ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿ, ಬೇಡಿಕೆ, ನಿರಾಕರಣೆ |
Ш ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ Ш ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಪತ್ರ |
ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರದ ವಿಧಗಳು
ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಸಂಘಟನೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಬದಲಾಗಿದೆ, ತಾಂತ್ರಿಕ ಪ್ರಗತಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅಂತಿಮವಾಗಿ ಪ್ರತಿ ಪಿಸಿ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಲಭ್ಯವಿರುವ ರೂಪವನ್ನು ಪಡೆದುಕೊಂಡಿದೆ - ಉಲ್ಲೇಖ ಮಾಹಿತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಅಥವಾ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ದಾಖಲೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ಲಾಗ್‌ಗಳು. ಆದರೆ ಈ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು, ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ನೋಂದಾಯಿಸುವ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಹಾಕುವ ಇತರ ವಿಧಾನಗಳೊಂದಿಗೆ ಪರಿಚಿತರಾಗಿರುವುದು ಮತ್ತು ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ವಿಕಾಸದ ಹಂತಗಳನ್ನು ಪತ್ತೆಹಚ್ಚಲು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ.
ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ವಿಧಾನಗಳು:
1. ಪೇಪರ್ ವಿಧಾನ.
ನಿಯಮದಂತೆ, ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ಹಸ್ತಚಾಲಿತವಾಗಿ ದಾಖಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ರೂಪಗಳು ಮತ್ತು ರೂಪಗಳು). ಕಳುಹಿಸುವವರ/ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಹೆಸರು (ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು) ಮತ್ತು ವಿಳಾಸ, ದಿನಾಂಕ, ನಾಮಕರಣ ಮತ್ತು ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅನುಕೂಲ ಈ ವಿಧಾನಅದರ ಅಗ್ಗದತೆ ಮತ್ತು ಸರಳತೆಯಲ್ಲಿದೆ, ಆದರೆ ಒಂದು ವರ್ಷದಲ್ಲಿ 20 ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ನೋಂದಣಿಗಳಿದ್ದರೂ ಸಹ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ನೋಂದಣಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಹುಡುಕಾಟವು ಹೆಚ್ಚು ಜಟಿಲವಾಗಿದೆ. ಕಾಗದದ ಸವೆತ ಮತ್ತು ಕಣ್ಣೀರು, ಅದರ ಶೆಲ್ಫ್ ಜೀವನ ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸಹ ನೀವು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
2. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಕೈಪಿಡಿ ವಿಧಾನ.
ಕಾಗದದ ವಿಧಾನಕ್ಕೆ ಸದೃಶವಾಗಿದೆ, ಒಂದೇ ವ್ಯತ್ಯಾಸದೊಂದಿಗೆ ಕಾಗದದ ಬದಲಿಗೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಪದ ದಾಖಲೆಗಳುಅಥವಾ ಎಕ್ಸೆಲ್. ಸ್ಪ್ರೆಡ್‌ಶೀಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ವಿಧಾನವು ಸಹ ದುಬಾರಿ ಅಲ್ಲ, ಇದು ಬೆಳಕು ಮತ್ತು ಬಳಸಲು ಸುಲಭವಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ಇದು ಅದರ ನ್ಯೂನತೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ವರದಿ ಮಾಡುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಮೂಲಭೂತ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಜ್ಞಾನದ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಈ ವಿಧಾನವು ಯಾವುದೇ ಡೇಟಾ ಬ್ಯಾಕಪ್ ಅನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಮತ್ತೆ, ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ, ಪಿಸಿ ಅಥವಾ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಅಸಮರ್ಪಕ ಕಾರ್ಯವು ಸಂಭವಿಸಿದಲ್ಲಿ, ಮಾಹಿತಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳು ಕಳೆದುಹೋಗಬಹುದು ಅಥವಾ ದುರಸ್ತಿಗೆ ಮೀರಿ ಹಾನಿಗೊಳಗಾಗಬಹುದು ಬ್ಯಾಕ್‌ಅಪ್ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ನವೀಕರಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಇದು ಅದರ ಅನಾನುಕೂಲತೆಗಳನ್ನು ಸಹ ಹೊಂದಿದೆ.
3. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ವಿಧಾನ.
ಇವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳು (EDMS), ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದು, ಸಂಗ್ರಹಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಹಿಂಪಡೆಯುವುದು (ಕರೆಸ್ಪಾಂಡೆನ್ಸ್) ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣ ತಾಂತ್ರಿಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವುದರ ಮೇಲೆ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಿದೆ. ಜೀವನ ಚಕ್ರದಾಖಲೆ. ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ನೋಂದಣಿಗಾಗಿ ಈ ಮಾಹಿತಿ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಲಾಗ್‌ಗಳು ಎಂದೂ ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಂಪೂರ್ಣ ಉದ್ಯಮದ ಜೀವನವನ್ನು ಆಮೂಲಾಗ್ರವಾಗಿ ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಎಲ್ಲಾ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಗಳ ನೋಂದಣಿ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲಗಳ ಹಸ್ತಕ್ಷೇಪವಿಲ್ಲದೆ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರಗಳ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು (ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ) ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಬಂದ ಕ್ಷಣದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಅದರ ಸಂಘಟನೆಯ ಮೇಲೆ ನೇರ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುವ ಅಂಶಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯೊಂದಿಗೆ ನಾವು ಈ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವಿವರಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು. ನನ್ನ ಅಭಿಪ್ರಾಯದಲ್ಲಿ, ಇವುಗಳು:
- ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿತರಣೆಯ ವಿಧಾನ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ವಿಷಯಗಳು;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಗಡುವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಮೇಲ್ ವಿತರಣಾ ವಿಧಾನ
ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ತಲುಪಿಸುವ ವಿಧಾನಗಳು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ನಮ್ಮ ವಿಲೇವಾರಿ ವಿಧಾನಗಳಿಗೆ ಹೋಲುತ್ತವೆ. ನಾನು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದಂತೆಯೇ, ನಾನು ಅದನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದೇನೆ ಎಂಬುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆ.
ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ತಲುಪಿಸುವ ಅತ್ಯಂತ ಪ್ರಾಚೀನ ವಿಧಾನವಾಗಿದೆ ಕೊರಿಯರ್. ಅದರ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಅವನು "ತಪ್ಪು ಹುಡುಗ" ಅಥವಾ ವಿಶೇಷ ಸಂವಹನ ಅಧಿಕಾರಿಯನ್ನು ಮರೆಮಾಡಬಹುದು.
ವಿಶೇಷ ಸಂವಹನ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯ "ರವಾನೆಗಳನ್ನು" ಕಳುಹಿಸುವ ಸರ್ಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆ 1
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ಈ ರೀತಿಯಾಗಿ, ರಷ್ಯಾದ ವಿದೇಶಾಂಗ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಚಿವಾಲಯ ಮತ್ತು ವಿವಿಧ ಸ್ಥಳಗಳಲ್ಲಿ ನೆಲೆಗೊಂಡಿರುವ ರಷ್ಯಾದ ಒಕ್ಕೂಟದ ರಾಯಭಾರ ಕಚೇರಿಗಳ ನಡುವೆ ಅಂಚೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವಿದೇಶಿ ದೇಶಗಳು. ನೆನಪಿಡಿ, ಅಂತಹ ಸೋವಿಯತ್ ಚಲನಚಿತ್ರ ಇತ್ತು - “ಡಿಪ್ಲೊಮ್ಯಾಟಿಕ್ ಕೊರಿಯರ್”. ಇಂದಿಗೂ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೊಸ್ತಿಲಲ್ಲಿ ಹಸಿರು ಟೋಪಿಯಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಕಾಣಿಸಿಕೊಂಡಾಗ, ಕೇವಲ ಮನುಷ್ಯರ ಹೃದಯವು ವೇಗವಾಗಿ ಬಡಿಯಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತದೆ: ಹೌದು, ನಾನು ಪ್ರಮುಖ ರಾಜ್ಯ ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುತ್ತೇನೆ (ಕೇವಲ ತಮಾಷೆ)!
ಆದರೆ ಪ್ರತಿ ಜೋಕ್‌ನಲ್ಲಿಯೂ ಸತ್ಯದ ಧಾನ್ಯವಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ, ಲಕೋಟೆಯನ್ನು ತೆರೆದ ನಂತರ, ನೀವು ಸ್ಟಾಂಪ್ ಶೀಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಅಮರ ಕ್ಲಾಸಿಕ್‌ನ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಓದಬಹುದು: "ನಿಮ್ಮನ್ನು ನೋಡಲು ಆಡಿಟರ್ ಬರುತ್ತಿದ್ದಾರೆ."
ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ವಿತರಣಾ ಸೇವೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ (ಕೊರಿಯರ್ ಸೇವೆ), ನಂತರ ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಪ್ರಮುಖ ಮತ್ತು ತುರ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ವಿತರಣೆ (ಒಳಗೆ ಹುಟ್ಟೂರು) ನೀವು ಅವಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ನಂಬುತ್ತೀರಿ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ದಾಖಲೆಗಳು ತಲುಪುತ್ತವೆ ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿರುತ್ತೀರಿ ಆದಷ್ಟು ಬೇಗಮತ್ತು ಅವರು ಹೇಳಿದಂತೆ, ಕೈಯಿಂದ ಕೈಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಂದು ನಗರಕ್ಕೆ ದಾಖಲೆಗಳ ವಿತರಣೆಯನ್ನು ನಿಯಮದಂತೆ, ವಿಶೇಷತೆಗೆ ವಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಅಂಚೆ ಕಂಪನಿಗಳು. ಅದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಇಂದು ನಮಗೆ ಆಯ್ಕೆ ಇದೆ. ಇದು ಎಲ್ಲಾ ಕಂಪನಿಯ ಖ್ಯಾತಿ, ನಿಮ್ಮ ಕೈಚೀಲದ ಗಾತ್ರ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ವಿತರಣಾ ಸಮಯವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ, ಪೋಸ್ಟಲ್ ಕಂಪನಿಗಳು ಸಾಮೂಹಿಕ ಮೇಲಿಂಗ್ಗಳನ್ನು ಆಯೋಜಿಸಲು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹವಾಗಿವೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಹೊಸ ವರ್ಷದ ರಜಾದಿನಗಳಿಗೆ ಉಡುಗೊರೆಗಳು.
ಕ್ಲಾಸಿಕ್ ವಿತರಣಾ ವಿಧಾನ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಗಳುನಮ್ಮ ದೇಶದ ಭೂಪ್ರದೇಶದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಗಡಿಯ ಆಚೆಗೆ ಎರಡೂ ಮೂಲಕ ಮೇಲ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತಿದೆ FSUE ರಷ್ಯನ್ ಪೋಸ್ಟ್: ಸರಳ, ನೋಂದಾಯಿತ ಪತ್ರಗಳು, ರಶೀದಿಯ ಸ್ವೀಕೃತಿಯೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರಗಳು, ಬೆಲೆಬಾಳುವ ಪತ್ರಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ. ಈ ಸರ್ಕಾರಿ ಸ್ವಾಮ್ಯದ ಉದ್ಯಮ ಹೊಂದಿರುವ ಅಂತಹ ವ್ಯಾಪಕವಾದ ನೆಟ್‌ವರ್ಕ್, ಇಂದು ರಚಿಸದ ಅಂತಹ ಬ್ರ್ಯಾಂಡ್, ಅಂಚೆ ಸೇವೆಗಳ ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯಲ್ಲಿ ಯುವ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಪಾಶ್ಚಿಮಾತ್ಯ ಕಂಪನಿಗಳಿಗಿಂತ ಕೆಳಮಟ್ಟದಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ನಾವು ವಿಷಾದಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. ಅವಳು ಈ ರೀತಿ ಹಿಂದುಳಿದಿದ್ದಾಳೆ ಪ್ರಮುಖ ಸೂಚಕಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಸೇವಾ ಸಂಸ್ಕೃತಿ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ.
ಮೂಲಕ ಇಮೇಲ್ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ಮಾಹಿತಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳು, ಆಮಂತ್ರಣಗಳು, ಜಾಹೀರಾತುಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ವಿತರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಆದಾಗ್ಯೂ, ಇಂದು ಅನೇಕ ಸರ್ಕಾರಿ ಏಜೆನ್ಸಿಗಳು ಅಧಿಕೃತ ಅಂತರ ವಿಭಾಗೀಯ ಸಂವಹನವನ್ನು ಸಂಘಟಿಸಲು ಇ-ಮೇಲ್ (ಮೀಸಲಾದ ಸಂವಹನ ಚಾನಲ್‌ಗಳು) ಅನ್ನು ಬಳಸುತ್ತವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪತ್ರವನ್ನು ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನವಾಗಿ ನೀಡಬಹುದು, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಿಜಿಟಲ್ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಬಹುದು, EDMS ನಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಿ ಮತ್ತು ಒಂದು ಬಟನ್ನ ಒಂದು ಕ್ಲಿಕ್ನೊಂದಿಗೆ ವರದಿಗಾರರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು. ಸೌಂದರ್ಯ.
ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ನೀವು ತುರ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತೀರಿ, ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ವಿತರಣೆಯನ್ನು ನಂತರ ನಿಯಮಿತ ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ (ಇದಕ್ಕಾಗಿ, ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ "ವಿತರಣೆ" ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ).
ಆದ್ದರಿಂದ ನಾವು ಅದನ್ನು ನೋಡುತ್ತೇವೆ ಆಧುನಿಕ ಸಂಸ್ಥೆಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಬಹುದು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ. ಮತ್ತು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿದ ಆಯ್ಕೆಯು ನೇರವಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ವಿಷಯ, ಅದರ ಪ್ರಸ್ತುತತೆ / ತುರ್ತು, ಅದರ ಮುಂದಿನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ.
ಈ ಮೊತ್ತ ಆಧುನಿಕ ಎಂದರೆಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿತರಣೆಯು ಕಳುಹಿಸುವ ಪಕ್ಷಕ್ಕೆ ಮಾತ್ರ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಇದು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು "ಓವರ್ಲೋಡ್" ಮಾಡಬಹುದು.
ಉದಾಹರಣೆ 2
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ನೀವು ಸಣ್ಣ ಆದರೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಸಕ್ರಿಯವಾಗಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಹೊಂದುತ್ತಿರುವ ಕಂಪನಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಹೇಳೋಣ. ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಸೇವೆಯಲ್ಲಿ ಇಬ್ಬರು ಅಥವಾ ಹೆಚ್ಚೆಂದರೆ ಮೂರು ಜನರಿದ್ದಾರೆ. ಮತ್ತು ದಿನವಿಡೀ ನೀವು ಸ್ವಾಗತಕ್ಕೆ ಓಡುತ್ತೀರಿ, ಕೊರಿಯರ್‌ಗಳಿಂದ ಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು ಔಟ್‌ಲುಕ್ ಮೂಲಕ ನೋಡಿ (ಕೊರಿಯರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸಿ). ಸ್ಥಳೀಯ ಅಂಚೆ ಕಛೇರಿಯಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪರ್ವತವನ್ನು ನೀವು ಇನ್ನೂ ವಿಂಗಡಿಸಿಲ್ಲ (ಕನಿಷ್ಠ ರಷ್ಯನ್ ಪೋಸ್ಟ್ ದಿನಕ್ಕೆ ಒಮ್ಮೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನೀಡುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು; ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸ್ವತಂತ್ರವಾಗಿ ಅಂಚೆ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತವೆ, ಅಂತಹ ಪ್ರಮುಖತೆಯನ್ನು ವಹಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಪೋಸ್ಟ್‌ಮ್ಯಾನ್‌ಗೆ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ, ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಕೂಡ : ಅನಾರೋಗ್ಯಕ್ಕೆ ಒಳಗಾಗಬಹುದು, ರಜೆಯ ಮೇಲೆ ಹೋಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಸರಳವಾಗಿ ತೋರಿಸದಿರಬಹುದು).
ತದನಂತರ ಹೊಸ್ತಿಲಲ್ಲಿ ಕೊರಿಯರ್ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ನೀವು ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಬಿಡಿ - ಮತ್ತು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಪ್ರಮುಖ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಅವನ ಬಳಿಗೆ ಹೋಗಿ, ಅದರೊಂದಿಗೆ ನೀವು ಉಳಿದ ಕೆಲಸದ ದಿನವನ್ನು ಚಲಾಯಿಸುತ್ತೀರಿ ...
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕ
ಎರಡನೇ ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶ, ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಮೇಲೆ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರುವುದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕರ್ತೃತ್ವವಾಗಿದೆ. ಸಹಜವಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯಮದ ಸಚಿವರ ಪರವಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತುರ್ತಾಗಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ತಕ್ಷಣವೇ ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕು.
ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳು ಕೆಲವು ಗುಂಪುಗಳ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ವಿಶೇಷ ಮಾರ್ಗಗಳ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ದಾಖಲೆಗಳ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು.
ಉದಾಹರಣೆ 3
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ನೀವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಎಲ್ಲಾ ಆಸಕ್ತಿ ಪಕ್ಷಗಳಿಗೆ ಒಂದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾದ ಮಾರ್ಗದಲ್ಲಿ ಕಳುಹಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಒಂದರಿಂದ ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನೀವು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೊಳಿಸಬಹುದು. ಮುಂದಿನ ಉದ್ಯೋಗಿ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಗುಂಪುಗಳಿಗಾಗಿ ನೀವು "ರಿವರ್ಸ್" ಮಾರ್ಗಗಳನ್ನು ಸಹ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಬಹುದು, ಅಂದರೆ. ನಾಯಕನಿಂದ ಪ್ರದರ್ಶಕರಿಗೆ ಅಲ್ಲ, ಆದರೆ ಪ್ರದರ್ಶಕರಿಂದ ನಾಯಕನಿಗೆ.
- ಯಾವುದೇ ಬೇಡಿಕೆ, ವಿನಂತಿ, ಪ್ರಸ್ತಾವನೆ, ದೂರು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಪತ್ರಗಳು, ಅಂದರೆ. ಯಾವುದೇ ಕ್ರಮಗಳು ಅಥವಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ವಿನಂತಿಯ ಪತ್ರಗಳು;
- ನೀವು ಕಳುಹಿಸಿದ ಉಪಕ್ರಮದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಪತ್ರಗಳು;
- ಉಲ್ಲೇಖ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ಪತ್ರಗಳು.
ಹೆಸರಿನಿಂದ ಮಾತ್ರ " ವಿಚಾರಣೆಯ ಪತ್ರಗಳು"ಇದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆ ಈ ರೀತಿಯಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ವಿವರಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಈ ಗುಂಪಿನ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಎಲ್ಲಾ ಹಂತಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು, ನೋಂದಣಿಯಿಂದ ಮರಣದಂಡನೆಯ ನಿಯಂತ್ರಣದವರೆಗೆ. ಈ ಪ್ರಕಾರದ ಅಕ್ಷರಗಳು ಕರೆಯಲ್ಪಡುವದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿವೆ ವೃತ್ತಾಕಾರದ, ಉನ್ನತ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಅಧೀನ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಕಡ್ಡಾಯ ಮತ್ತು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ತುರ್ತು ಮರಣದಂಡನೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಯಾವುದೇ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಗಳ ಈ ವರ್ಗಕ್ಕೆ, ಎರಡು ಅಂಶಗಳು ಮುಖ್ಯವಾಗಿವೆ: ಮರಣದಂಡನೆಯ ಅಗತ್ಯ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಮರಣದಂಡನೆಗೆ ಗಡುವು.
ಉತ್ತರ ಪತ್ರಗಳುನಿಮ್ಮ ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ನಿಮ್ಮ ವಿಚಾರಣೆಗಳು, ವಿನಂತಿಗಳು, ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳು, ಬೇಡಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಉಪಕ್ರಮ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿವೆ. ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರಗಳು ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಮುಂದಿನ ಕ್ರಮಗಳು, ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಅವರ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ.
ಮಾಹಿತಿ ಪತ್ರಗಳುಅಂತರ್ಗತವಾಗಿ "ಮರಣದಂಡನೆಯ ಅವಶ್ಯಕತೆ" ಎಂಬ ಅಂಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಮರಣದಂಡನೆಗೆ ಒಳಪಡುವುದಿಲ್ಲ - ಅವುಗಳು ಸಣ್ಣ ಜೀವನ: ನಾನು ಅದನ್ನು ಓದಿದೆ, ಟಿಪ್ಪಣಿ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಅದನ್ನು ಕಸದ ಬುಟ್ಟಿಗೆ ಎಸೆದಿದ್ದೇನೆ.
ಮರಣದಂಡನೆಯ ಅವಧಿ
ಯಾವ ಹಂತದಲ್ಲಿ ನೀವು ಮರಣದಂಡನೆ ಅವಧಿಯನ್ನು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತೀರಿ (ಆದೇಶವನ್ನು ನೀಡಿದ ದಿನದಿಂದ ಅಥವಾ ಅದರ ನಂತರದ ದಿನದಿಂದ)? ಇದನ್ನು ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ಅಥವಾ ಕೆಲಸದ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಎಣಿಕೆ ಮಾಡಬೇಕೇ? ವಾರಾಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಗಡುವು ಬೀಳುವ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು? ಗಡುವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸದಿದ್ದರೆ ಏನು? ಲೇಖನದಲ್ಲಿ ಈ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ನೀವು ಕಾಣಬಹುದು “ಗಡುವನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ಧರಿಸುವುದು? » ನಿಯತಕಾಲಿಕ ಸಂಖ್ಯೆ 8’ 2011 ರ ಪುಟ 12 ರಲ್ಲಿ
ಮರಣದಂಡನೆಗೆ ಗಡುವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್ಗಾಗಿ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಸೂಚನೆಗಳ ಮೂಲಕ ಸ್ಥಾಪಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು 1 ತಿಂಗಳವರೆಗೆ ವಿಸ್ತರಿಸಬಹುದು. ಆದರೆ ಫಾರ್ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಜಾತಿಗಳುದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆ ಗಡುವನ್ನು ವಿಶೇಷ ಮೂಲಕ ಹೊಂದಿಸಲಾಗಿದೆ ನಿಯಮಗಳು, ಅದರ ಪ್ರಕಾರ ಅವರು ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಬಹುದು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಕ್ಷಣದಿಂದ. ಆದ್ದರಿಂದ, ವಿಭಿನ್ನ ಗಡುವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ, ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ವಿಭಿನ್ನ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಕಳೆದ ಆರು ತಿಂಗಳ ಹಿಂದೆ ನಮ್ಮ ನಿಯತಕಾಲಿಕದಲ್ಲಿ ಈ ಪ್ರಮುಖ ವಿಷಯವನ್ನು ನಾವು ವಿವರವಾಗಿ ಚರ್ಚಿಸಿದ್ದೇವೆ, ಹಲವಾರು ಲೇಖನಗಳನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸಿದ್ದೇವೆ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸುವಾಗ ನೀವು ಗಮನ ಕೊಡಬೇಕಾದದ್ದನ್ನು ಈಗ ನಾವು ತೋರಿಸಿದ್ದೇವೆ. IN ಆಧುನಿಕ ಜಗತ್ತುಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ಗಡುವು ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳು, ಮಾಹಿತಿಯ ದೊಡ್ಡ ಹರಿವು, ಈ ಮಾಹಿತಿಯ ಹರಿವಿನ ಚಲನೆಯನ್ನು ಒಂದು ದಿಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ ನಿರ್ದೇಶಿಸಲು ಅನುಮತಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಈ ವೇಗದ ಮತ್ತು ಕೆರಳಿದ ಪರ್ವತ ನದಿಯಲ್ಲಿ ಉಸಿರುಗಟ್ಟಿಸುವುದು ತುಂಬಾ ಸುಲಭ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಹಂತಗಳು
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು ಹಂತಗಳು:
- ಆರತಕ್ಷತೆ;
- ವಿಂಗಡಿಸುವುದು;
- ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನೋಂದಣಿ;
- ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು;
- ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು;
- ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆ;
- ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮೇಲೆ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಸಂಘಟನೆ;
- ಪ್ರಕರಣಗಳಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ರಚನೆ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ, ಯಾವುದೇ ಇತರ ವ್ಯವಹಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಂತೆ, ಅದರ ಘಟಕ ಅಂಶಗಳ ಜೊತೆಗೆ, ಅದರ ಉತ್ಪಾದನಾ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ಅಗತ್ಯವಾಗಿ ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ನಿಯಂತ್ರಿಸುತ್ತದೆ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು. ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪಾತ್ರವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ. IN ಈ ವಿಷಯದಲ್ಲಿಪಾತ್ರಗಳನ್ನು ಈ ರೀತಿ ವಿತರಿಸಬಹುದು:
- ಮೇಲ್ವಿಚಾರಕ- ಇದು ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ. ಅವನ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ, ಅವುಗಳ ಮೇಲೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
- ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕ- "ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ" ಎಂದು ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ನಿರ್ಣಯದಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾದ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿ. ನಿರ್ವಾಹಕರ ನಿರ್ಣಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ, ಅದರ ಮುಂದಿನ ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ, ಸಹ-ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರ ಕೆಲಸವನ್ನು ಆಯೋಜಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಪ್ರಗತಿಯ ಕುರಿತು ನಿಯಂತ್ರಕರಿಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
- ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ- ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ನಿರ್ಣಯದಲ್ಲಿ "ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕ" ಎಂದು ಸೂಚಿಸಲಾದ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿ. ನಿರ್ವಾಹಕರ ನಿರ್ಣಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ, ಅದರ ಮುಂದಿನ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಸೂಚನೆಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಪ್ರಗತಿಯ ಕುರಿತು ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಅಥವಾ ನಿಯಂತ್ರಕರಿಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕರಿದ್ದರೆ, ಅವರು ಸಹ-ನಿರ್ವಾಹಕರು.
- ನಿಯಂತ್ರಕ- ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ನಿರ್ಣಯದಲ್ಲಿ "ನಿಯಂತ್ರಕ" ಎಂದು ಸೂಚಿಸಲಾದ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆಂತರಿಕ ನಿಯಂತ್ರಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಅಂತಹವರು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್‌ನ ಪ್ರಗತಿಯ ಕುರಿತು ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕರು ಮತ್ತು ಸಹ-ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಿಂದ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.
- ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ- ಮುಖ್ಯ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ. ಮ್ಯಾನೇಜರ್ಗೆ ಮತ್ತಷ್ಟು ವರದಿ ಮಾಡಲು ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ, ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತದೆ.
- ಗುಮಾಸ್ತ- ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿ. ಸ್ವೀಕರಿಸಲು, ವಿಂಗಡಿಸಲು, ನೋಂದಾಯಿಸಲು, ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಲು, ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ಗಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು, ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಪ್ರಗತಿಯನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಲು ಜವಾಬ್ದಾರಿ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಕೆಲಸದ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರದರ್ಶಕರಿಂದ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಕಕ್ಕೆ ವರದಿಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಯಂತ್ರಕರ ಪರವಾಗಿ, ಪರಿಷ್ಕರಣೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಿಂತಿರುಗಿಸುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕುತ್ತದೆ.
ಅಲ್ಲದೆ, ನನ್ನ ದೃಷ್ಟಿಕೋನದಿಂದ, ಅಂತಹ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಗಳನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ ಸೇವಾ ಪತ್ರದ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಹಂತಅಥವಾ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸ್ಥಿತಿ, ಯಾವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವವರು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವ್ಯಾಖ್ಯಾನಿಸಲಾದ ಪಾತ್ರಗಳು/ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು ಎಂಬುದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ (ಕೋಷ್ಟಕ 1 ನೋಡಿ).
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ
ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಸ್ವೀಕೃತಿಯ ಮೂರು ಮೂಲಗಳನ್ನು ನಾವು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತೇವೆ: ಫೆಡರಲ್ ಸ್ಟೇಟ್ ಯುನಿಟರಿ ಎಂಟರ್ಪ್ರೈಸ್ "ರಷ್ಯನ್ ಪೋಸ್ಟ್" ನ ಅಂಚೆ ಇಲಾಖೆ, ಕೊರಿಯರ್ ಮತ್ತು ಇ-ಮೇಲ್.
ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿತರಣೆ ಅಂಚೆ ಕಛೇರಿಯಿಂದಇದನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದಿನಕ್ಕೆ ಒಮ್ಮೆ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ.
ಅಂಚೆ ಕಛೇರಿಯಿಂದ ಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳು ಸೂಚಿಸುವ ಪೋಸ್ಟಲ್ ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಜೊತೆಗೆ ಇರಬಹುದು ಒಟ್ಟುಅಂಚೆ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ತಲುಪಿಸಲಾಗಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿತ ಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದರೆ, ಅವರಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪೋಸ್ಟಲ್ ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಅನ್ನು ಸಂಕಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ನಿಯಮದಂತೆ, ಈ ರೆಜಿಸ್ಟರ್‌ಗಳು ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ನಿಮಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ನೀವು ಕಳುಹಿಸಿದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸಹ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ, ಆದರೆ ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಹಿಂದಿರುಗಿದವು. ಹಿಂತಿರುಗಿಸುವಿಕೆಗೆ ಕಾರಣಗಳು ತಪ್ಪಾಗಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವಾಗಿರಬಹುದು, ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ತಲುಪಿಸುವ ಅಂಚೆ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳ ವಿತರಣೆ, ಇತ್ಯಾದಿ.
ನೀವು ನೋಂದಾಯಿತ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ತಲುಪಿಸುವ ಸತ್ಯವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ವರದಿಗಾರರಿಗೆ ಹಕ್ಕು ಮತ್ತು ಅವಕಾಶವಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಡಿ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಅದರ ಮೇಲೆ ಸಹಿ, ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ವಿತರಣಾ ಸಮಯವನ್ನು ಹಾಕುವ ಮೊದಲು ರಿಜಿಸ್ಟರ್ನೊಂದಿಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಲಕೋಟೆಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಹೋಲಿಸಲು ನಾನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ. ಅಂತಹ ಕೆಲಸವನ್ನು ಪ್ರತಿದಿನ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿರುವುದರಿಂದ, ಅಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವ ಸಮಯವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ವಿಶೇಷ ಸ್ಟಾಂಪ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಮಾಡಬಹುದು. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಪೋಸ್ಟಲ್ ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಸಹಿಯನ್ನು ಮುದ್ರೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಫಾರ್ವರ್ಡ್ ಮಾಡಲು ನೀವು ವಿಶೇಷ ಮುದ್ರೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ನಂತರ ನೀವು ಪ್ರತಿ ರಿಜಿಸ್ಟರ್ನೊಂದಿಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಮುದ್ರೆಯನ್ನು ಹುಡುಕಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ. ನಿಯಮದಂತೆ, ಕೊರಿಯರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಪೋಸ್ಟ್ ಆಫೀಸ್ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ / ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು ಸೀಲ್ ಮುದ್ರೆಯಲ್ಲಿ ಸಾಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆ 4
ದಂಡಯಾತ್ರೆಯ ಅಂಚೆಚೀಟಿಗಳು ಮತ್ತು ಮುದ್ರೆಗಳ ಮಾದರಿಗಳು
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ನೀವು ವ್ಯವಹರಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ ಕೊರಿಯರ್ ವಿತರಣೆ, ನಂತರ ನೀವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸ್ವೀಕೃತಿಗಾಗಿ ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವಿಶೇಷ ಸಂವಹನ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ತಲುಪಿಸಿದ್ದರೆ) ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಹಿಯನ್ನು ಸೀಲ್ನೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಿ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲಾಗಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಇತ್ಯರ್ಥದಲ್ಲಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಪೋಸ್ಟಲ್ ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ಗಳನ್ನು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದ್ದೀರಿ. ರಿಜಿಸ್ಟರ್ ಮತ್ತು ನಡುವೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳು ಕಂಡುಬಂದರೆ ನಿಜವಾದ ಲಭ್ಯತೆದಾಖಲೆಗಳು, ನಂತರ ಇದನ್ನು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ವಿತರಿಸಿದ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ತಕ್ಷಣವೇ ವರದಿ ಮಾಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಅನುಗುಣವಾದ ವರದಿಯನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು.
ಗಮನ! ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸುರಕ್ಷಿತವಾಗಿ ಮತ್ತು ಉತ್ತಮ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ತಲುಪಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ನೀವು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಖಚಿತವಾದಾಗ ಮಾತ್ರ ನೀವು ರೆಜಿಸ್ಟರ್‌ಗಳಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಬಹುದು.
ಎಲ್ಲಾ ಲಕೋಟೆಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ತಿಳಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ತೊಂದರೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ. ತಪ್ಪಾಗಿ ತಲುಪಿಸಿದ ಅಂಚೆ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಪೋಸ್ಟ್ ಆಫೀಸ್‌ಗೆ ಅಥವಾ ಅವುಗಳನ್ನು ತಲುಪಿಸಿದ ಕೊರಿಯರ್‌ಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ರಿಜಿಸ್ಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಅನುಗುಣವಾದ ನಮೂದನ್ನು ಸಹ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ನೋಂದಾಯಿತ ಪತ್ರ ಸಂಖ್ಯೆ 120320113516 ತಪ್ಪಾಗಿ ತಲುಪಿಸಲಾಗಿದೆ".
ದಾಖಲೆಗಳ ವಿತರಣೆ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕಇಂಟರ್ ಡಿಪಾರ್ಟ್ಮೆಂಟಲ್ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಚೌಕಟ್ಟಿನೊಳಗೆ ಮತ್ತು ಈ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸದ ವಿವಿಧ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ನಾಗರಿಕರ ನಡುವೆ ಎರಡೂ ನಡೆಸಬಹುದು.
ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸಂಪೂರ್ಣತೆ ಮತ್ತು ಸಮಗ್ರತೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದರೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಹೆಸರು ಸರಿಯಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ನೀವು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಇದು ಕೇವಲ ಲಕೋಟೆಗಳಲ್ಲ, ಅದು ದೋಷಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ನೀವು ಅದನ್ನು ಕಂಡುಕೊಂಡರೆ ಇಮೇಲ್ಸಂದೇಶವನ್ನು ತಪ್ಪಾದ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ತಲುಪಿಸಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ಸಾಕಷ್ಟು ಲಗತ್ತುಗಳಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ತಕ್ಷಣವೇ ಈ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿಗಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ವಿಂಗಡಣೆ
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಎರಡನೇ ಹಂತವು ವಿಳಾಸದಾರರಿಂದ ಅದರ ಆರಂಭಿಕ ವಿಂಗಡಣೆಯಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಂತರ ನೋಂದಾಯಿತ ಮತ್ತು ನೋಂದಾಯಿಸದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಾಗಿದೆ.
ನಮಗೆ ತಿಳಿದಿರುವಂತೆ, ದಾಖಲೆಗಳ ನೋಂದಣಿ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಿಕೊಂಡ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ರೂಪವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಕೇಂದ್ರೀಕೃತ ರೂಪದಲ್ಲಿ, ಸಂಸ್ಥೆಯು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಂದು ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ. ವಿಕೇಂದ್ರೀಕೃತ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ಇಲಾಖೆಯು ಸ್ವತಂತ್ರವಾಗಿ "ಅದರ" ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುತ್ತದೆ. ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಮಿಶ್ರ ರೂಪದೊಂದಿಗೆ, ಇದು ಸಾಧ್ಯ ವಿವಿಧ ಆಯ್ಕೆಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೋಂದಣಿಯ ಸ್ಥಳವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಯಾರ ಹೆಸರನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದರ ಮೇಲೆ ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಅದರ ವಿಷಯದ ಮೇಲೂ ಅವಲಂಬಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ಲಕೋಟೆಗಳ ಮೇಲೆ ವಿಳಾಸದಾರರ ಹೆಸರನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಓದಿ ಮತ್ತು ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹಾಕಿ. ಫಾರ್ ಮೇಲ್ ವಿಂಗಡಣೆನೀವು ಕೋಶಗಳು, ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳು, ಮೇಲ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳೊಂದಿಗೆ ವಿಶೇಷ ಚರಣಿಗೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಸಹಜವಾಗಿ, ಸಾಮಾನ್ಯ ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ಗಳಲ್ಲಿ ಇದೇ ರೀತಿಯ ಏನಾದರೂ ಅಂತರ್ಗತವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ವಿಂಗಡಿಸಲು ಇದು ಅತ್ಯಂತ ಅನುಕೂಲಕರ ಮಾರ್ಗವಾಗಿದೆ: ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ ಯಾರೂ ಅವರ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಓದುವುದಿಲ್ಲ ಅಥವಾ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತವಾಗಿ ಹೇಳಬಹುದು. ಈ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನೀವು ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ, ಅವರು ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಮರೆಯದಿರಿ, ಇದು ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಗೊಂದಲವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುತ್ತದೆ.
ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ನಿಮ್ಮ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳು ಮಾತ್ರ ಉಳಿದಿವೆ. ಈಗ ಲಕೋಟೆಗಳನ್ನು ತೆರೆಯೋಣ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ವಿಷಯಗಳೊಂದಿಗೆ ಪರಿಚಯ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳೋಣ. ಅಂದಹಾಗೆ, "ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ" ಎಂಬ ಶಾಸನದೊಂದಿಗೆ ಲಕೋಟೆಗಳು, ನಿಯಮದಂತೆ, ಯಾರಿಂದಲೂ ತೆರೆಯಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯು ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ ಹೊಂದಿದೆ ನೋಂದಣಿಗೆ ಒಳಪಡದ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ. ಸಹಜವಾಗಿ, ಪ್ರಚಾರ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳು, ಅಭಿನಂದನೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ ನೋಂದಣಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿಲ್ಲ. ನಾನು ಈ ಪಟ್ಟಿಗೆ ಚಂದಾದಾರಿಕೆ ಪ್ರಕಟಣೆಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ, ಆದರೆ ನೋಂದಣಿ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಅವರ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ ಇನ್ನೂ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಅನುಭವ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.
ಅದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ, ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳು - ಖಾತೆಗಳು, ಕಾಯಿದೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ - ನೋಂದಣಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ನೀವು ಈಗಾಗಲೇ ಅಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಎದುರಿಸಿದ್ದರೆ, ನೀವು ತಿಳಿದಿರಬೇಕು: ನೋಂದಾಯಿಸದ ಎಲ್ಲವೂ ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ ಕಳೆದುಹೋಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ನಷ್ಟವು ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿರುದ್ಧ ದಂಡಗಳು. ಆದ್ದರಿಂದ, ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಹ ನೋಂದಾಯಿಸಬಹುದು, ಆದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಗುಂಪಿನಲ್ಲಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕಿಸಲು ಮತ್ತು ಆಧುನಿಕ EDMS ನಮಗೆ ಅನುಮತಿಸಿದಂತೆ, ಅವುಗಳ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ವಿಶೇಷ ಮಾರ್ಗಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ನನ್ನ ಆಳವಾದ ವಿಷಾದಕ್ಕೆ, ನೋಂದಾಯಿಸದ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ ಅತ್ಯಂತ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿದೆ.
ಮುಂದೆ, ನನ್ನ ಅನುಭವದಿಂದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ, ನಾನು ಸಲಹೆ ನೀಡುತ್ತೇನೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಒಟ್ಟು ದ್ರವ್ಯರಾಶಿಯಿಂದ, ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ತಕ್ಷಣದ ವರದಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುವವರು. ನೀವು ಮೊದಲು ಅವುಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುತ್ತೀರಿ. ನಂತರ ಕೆಲವು ನಿಯಂತ್ರಕದಿಂದ ಗಡುವನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ ಕಾನೂನು ಕಾಯಿದೆಮತ್ತು ಬಹಳ ಕಡಿಮೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, 3 ಕೆಲಸದ ದಿನಗಳು.
ನಿಯಮದಂತೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಯಾವುದೇ ಸೂಚನೆಗಳು ಅಥವಾ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಉನ್ನತ ಅಥವಾ ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣಾ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳು ತಕ್ಷಣದ ವರದಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತವೆ.
ಸ್ಟಾಂಪ್ನೊಂದಿಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಡಿಎಸ್ಪಿ", ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ರೆಜಿಸ್ಟರ್ಗಳಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ ಎಂದು ನಾವು ಗಮನಿಸುತ್ತೇವೆ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನೋಡಿದ್ದೀರಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಆರಂಭಿಕ ವಿಂಗಡಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿದ್ದೀರಿ. ಮತ್ತು ಈಗ ನಾವು ಅದನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಸಿದ್ಧರಿದ್ದೇವೆ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನೋಂದಣಿ
ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆ ಸೇವೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ವಿಕೇಂದ್ರೀಕೃತ ರೂಪದಲ್ಲಿ - ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು ಅಥವಾ ಗುಮಾಸ್ತರಿಗೆ ವಹಿಸಿಕೊಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳು.
ಸಂಸ್ಥೆಯು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದೆ ಎಂಬ ಅಂಶವನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮೆಟಾಡೇಟಾವನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಇದು ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳು ಮತ್ತು ಸ್ಥಳದ ನಡುವಿನ ದಾಖಲೆಯ ಚಲನೆಯನ್ನು ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗಿಸುತ್ತದೆ. ಅದರ ಸಂಗ್ರಹಣೆ, ಆದರೆ ಅದರ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಫಲಿತಾಂಶವೂ ಸಹ.
ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಬಹುದು:
- ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ (ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ನೋಂದಣಿ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಜರ್ನಲ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ನಿಯಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳನ್ನು (ಇನ್ನು ಮುಂದೆ RK ಎಂದು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ) ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ),
- ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ:
- ದೃಷ್ಟಿಗೋಚರವಾಗಿ EDMS ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಇದು ಒಂದೇ ಜರ್ನಲ್ನಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್ನಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮೆಟಾಡೇಟಾವನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವಂತೆ ಕಾಣಿಸಬಹುದು;
- EDMS ಗೆ ಇನ್ನೂ ಹಣವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ವ್ಯಾಪಕವಾಗಿ ಬಳಸಿದ ಕಚೇರಿ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ MS ಎಕ್ಸೆಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು, ಅದರಲ್ಲಿ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ ಅನ್ನು ನಾವು ಪರಿಚಿತವಾಗಿರುವ ಲಾಗ್‌ಬುಕ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ನಂತರ ನೀವು ತ್ವರಿತವಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಬಹುದು, ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡಬಹುದು ಮತ್ತು ನೀವು ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಬಹುದು.
ಸಹಜವಾಗಿ, EDMS ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ. ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಇದು ವಿವಿಧ ಡೈರೆಕ್ಟರಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವರದಿಗಾರರ ಡೈರೆಕ್ಟರಿ, ಪೋಸ್ಟಲ್ ಡೆಲಿವರಿ ಪ್ರಕಾರಗಳ ಡೈರೆಕ್ಟರಿ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಡೈರೆಕ್ಟರಿ, ಇತ್ಯಾದಿ). ಎರಡನೆಯದಾಗಿ, EDMS ಸಹಾಯದಿಂದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಜೀವನ ಚಕ್ರವನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುವುದು, ಯಾವುದೇ ವರದಿ ಮಾಡುವ ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು, ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಾಮೂಹಿಕ ಕೆಲಸವನ್ನು ಆಯೋಜಿಸುವುದು ಸುಲಭ.
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುವಾಗ, ನಿಯಮದಂತೆ, ಪ್ರಮಾಣಿತ ವಿವರಗಳ ಗುಂಪನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಮೊದಲ ಹಂತದಲ್ಲಿ ನೋಂದಣಿ ಲಾಗ್ ಅಥವಾ ಆರ್ಸಿಗೆ ನಮೂದಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
- ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಯ ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ದಾಖಲೆಯ ನೋಂದಣಿ ದಿನಾಂಕ (ರಶೀದಿ);
- ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಯ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ವರದಿಗಾರನ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ (ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು - ದಾಖಲೆಯ ಲೇಖಕ; ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸ್ಥಾನ ಮತ್ತು ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು);
- ಸಾರಾಂಶಅಕ್ಷರಗಳು;
- ವಿತರಣಾ ವಿಧಾನ (ಪತ್ರವನ್ನು ನೋಂದಾಯಿತ ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ತಲುಪಿಸಿದರೆ, ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ನೋಂದಾಯಿತ ಮೇಲ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಹಾಕಬಹುದು, ಇದು ಒಂದು ಲಕೋಟೆಯಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ದಾಖಲೆಗಳು ಬಂದಾಗ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುತ್ತದೆ);
- ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರದ ಪ್ರತಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರತಿಯ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ವಿಳಾಸದಾರರ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ (ಅವರ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸ್ಥಾನ, ಆದರೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಧಿಕಾರಿಯನ್ನು ಸೂಚಿಸದೆ ಅದನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ತಿಳಿಸಬಹುದು);
- ಯಾರಿಗೆ (ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸ್ಥಾನ) ಒಳಬರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರ, ಪರಿಚಿತತೆ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಅಲ್ಲದೆ, ಆಧುನಿಕ EDMS ಅನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಒಳಬರುವ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುವ ಮುಖ್ಯ ಅಂಶವೆಂದರೆ ರಿಪಬ್ಲಿಕ್ ಆಫ್ ಕಝಾಕಿಸ್ತಾನ್ಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಚಿತ್ರದ ಲಗತ್ತು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯು ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ, ಅದನ್ನು ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ರಿಪಬ್ಲಿಕ್ ಆಫ್ ಕಝಾಕಿಸ್ತಾನ್ಗೆ ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನವಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ, ಅದರ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್ಗೆ ಸರಳವಾಗಿ ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೇರವಾಗಿ ನೇರವಾಗಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲು ಆಧುನಿಕ EDMS ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ ಇಮೇಲ್ಅಥವಾ ತೆರೆದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಯಿಂದಲೇ.
ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯು ಅಂತರ ವಿಭಾಗೀಯ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವವರಾಗಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ನೀವು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ವರದಿಗಾರರು ಒಂದೇ EDMS ಅನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ, ನೋಂದಣಿ (ಅಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಿಸ್ಟಂನಲ್ಲಿ RK ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ಆರಂಭಿಕ ಭರ್ತಿ) ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಕೈಗೊಳ್ಳಬಹುದು.
ನಾವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರದ ಬಗ್ಗೆ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಿದ ನಂತರ, ಅದನ್ನು "ನೋಂದಾಯಿತ" ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸೋಣ. ಮುಂದೆ, ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೇಲೆ ನೋಂದಣಿ ಸ್ಟಾಂಪ್ ಹಾಕಲು ಮರೆಯಬೇಡಿ. ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮೊದಲ ಪುಟದ ಕೆಳಗಿನ ಬಲ ಮೂಲೆಯಲ್ಲಿದೆ ಮತ್ತು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:
- ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ನೋಂದಣಿ ದಿನಾಂಕ (ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ರಶೀದಿಯ ಸಮಯವನ್ನು ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ);
- ಒಳಬರುವ ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ(ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಅದರ ಲೇಖಕರಿಂದ ನಿಯೋಜಿಸಲಾದ ಸಂಖ್ಯೆಯೊಂದಿಗೆ ಗೊಂದಲಕ್ಕೀಡಾಗಬಾರದು).
ಉದಾಹರಣೆ 5
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ಉದಾಹರಣೆ 6
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ (ಉದಾಹರಣೆ 6 ರಿಂದ) ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ವಿವರಗಳಿಂದ ನೀವು ನೋಡುವಂತೆ (ಉದಾಹರಣೆ 5 ರಿಂದ ಜರ್ನಲ್), ನಾವು ಹೊಸದಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಕುರಿತು ಮೆಟಾಡೇಟಾವನ್ನು ನಮೂದಿಸಿದ್ದೇವೆ ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರವು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸೂಚಿಸಿದ್ದೇವೆ (ಕಾಲಮ್ ನೋಡಿ. ಜರ್ನಲ್ನ 6).
ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ನೋಂದಣಿ ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು ಮಾತ್ರ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಬಗ್ಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ದಾಖಲಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರವು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸೂಚಿಸಲು EDMS ನಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಲಿಂಕ್ ಮಾಡುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು, ಎರಡು ದಾಖಲೆಗಳ RC ಅನ್ನು ಒಂದು ಸಂಕೀರ್ಣಕ್ಕೆ ಸಂಯೋಜಿಸಲು ಸಹ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ತೆರಿಗೆ ಕಛೇರಿಗೆ ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಅಲ್ಲ, ಆದರೆ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಈಗ ಊಹಿಸಿ ಇಮೇಲ್ಮತ್ತು ಈಗಾಗಲೇ ತೆರಿಗೆ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮತ್ತು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಪ್ರಯೋಜನಗಳನ್ನು ನೀವು ಪ್ರಶಂಸಿಸುತ್ತೀರಿ, ಸಿಸ್ಟಮ್ ಸ್ವತಃ ಹೊಸದಾಗಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕೆಲವು ನಿಯತಾಂಕಗಳ ಪ್ರಕಾರ ವಿಶ್ಲೇಷಿಸಿದಾಗ ಮತ್ತು ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಈಗಾಗಲೇ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಸ್ತುತ ಮತ್ತೆ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರ್ಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ಲಾಗ್‌ಬುಕ್ ಅನ್ನು ತಿರುಗಿಸಲು ಮತ್ತು ನಕಲುಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಎಷ್ಟು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಎಂದು ಊಹಿಸಿ!
ಅಲ್ಲದೆ, ಒಬ್ಬ ವರದಿಗಾರರಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂಖ್ಯೆಯ ರೀತಿಯ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಲು ಗುಮಾಸ್ತರಿಗೆ EDMS ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಚಲನವಲನದ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ತೆರಿಗೆ ಕಚೇರಿಯಿಂದ 15 ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದೆ. ಹಣಬ್ಯಾಂಕ್ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಖಾತೆಗಳಲ್ಲಿ. 15 ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ಅಕ್ಷರಗಳು, ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವಿನಂತಿಸಿದ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ನ ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಪರಸ್ಪರ ಭಿನ್ನವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಈಗಾಗಲೇ ನೋಂದಾಯಿತ ದಾಖಲೆಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ EDMS ಸುಲಭವಾಗಿ ಹೊಸದನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತದೆ, ರಿಪಬ್ಲಿಕ್ ಆಫ್ ಕಝಾಕಿಸ್ತಾನ್‌ನ ಸೂಕ್ತ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಕಲಿಸುತ್ತದೆ. ಬಳಕೆದಾರರು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾವನ್ನು ಮಾತ್ರ ನಮೂದಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಕವರ್ ಲೆಟರ್ಗಳ ನೋಂದಣಿ. ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿರುವಂತೆ, ಪ್ರಮುಖ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು (ಒಪ್ಪಂದದ ದಾಖಲೆಗಳು, ವೃತ್ತಾಕಾರದ ಪತ್ರಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ) ಕವರ್ ಲೆಟರ್ಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ನಿಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ, ಗುಮಾಸ್ತರು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಯಾವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಬೇಕೆಂದು ಆಶ್ಚರ್ಯ ಪಡುತ್ತಾರೆ - ಕವರಿಂಗ್ ಲೆಟರ್ ಅಥವಾ ಅದರ ಜೊತೆಯಲ್ಲಿರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್? ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ, ನೀವು ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ: ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಲು ನೀವು ಯಾವ ನಿಯತಾಂಕಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತೀರಿ? ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಇದನ್ನು "ಜೊತೆಗೆ" ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಡೇಟಾದ ಪ್ರಕಾರ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು. ಆದ್ದರಿಂದ, "ಜೊತೆಗೆ" ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಮುಖ್ಯ ದಾಖಲೆಯಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಲು ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಕವರಿಂಗ್ ಲೆಟರ್ ಅನ್ನು ಲಿಂಕ್ ಮಾಡಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಆಗಿ ಲಗತ್ತಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಳಬರುವ EDMS ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ "ಬ್ಯುಸಿನೆಸ್" ನ ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್ನಲ್ಲಿ ಈ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ವಿಶೇಷ ಟ್ಯಾಬ್ ಇದೆ, ಇದನ್ನು "ಜೊತೆಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ
ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ನೋಂದಾಯಿತ ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೂಲಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಿಗೆ ಅವರ ಮುಂದಿನ ವರದಿಗಾಗಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. IN ದೊಡ್ಡ ಕಂಪನಿಗಳುಮ್ಯಾನೇಜರ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರವಾನಿಸುವ ಮೊದಲು, ಸಹಾಯಕನು ಡ್ರಾಫ್ಟ್ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್‌ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಾನೆ, ಇದನ್ನು "ರನ್ನರ್ಸ್" ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುವ ವಿಶೇಷ ರೂಪಗಳಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. "ರನ್ನರ್" ಮ್ಯಾನೇಜರ್ನ ವಿವರಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಹೊಂದಿರಬಹುದು: ಅವನ ಸ್ಥಾನ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು, ಮೊದಲ ಹೆಸರು, ಪೋಷಕ, ಅಥವಾ ಪ್ರಮಾಣಿತ ರೂಪವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ. ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪ್ರಮಾಣಿತ ರೂಪ"ಓಟಗಾರ" ವಿಶೇಷ ಗಮನನಿರ್ಣಯದ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ನೀಡಬೇಕು, ನಿರ್ಣಯದ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಸ್ಥಳವನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ, ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಮೇಲೆ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ವಹಿಸುವ ಅಧಿಕಾರಿಯ ಹೆಸರನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು, ಹಾಗೆಯೇ ಹೆಸರುಗಳು ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕರು ಮತ್ತು ಸಹ-ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರು. ನಿಯಂತ್ರಣಕ್ಕಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಸಲ್ಲಿಕೆ ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಗಡುವಿನ ಮೇಲೆ ಗುರುತು ಹಾಕಲು ಸ್ಥಳವನ್ನು ಒದಗಿಸುವುದು ಸಹ ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ (ಇದನ್ನು ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಅಲ್ಲ, ಆದರೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿನಾಂಕವಾಗಿ ಸೂಚಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ). ಮುಂದಿನ ಪುಟದಲ್ಲಿ ಉದಾಹರಣೆ 7 ನೋಡಿ.
IN ಇತ್ತೀಚೆಗೆದೊಡ್ಡ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ EDMS ನ ಪರಿಚಯದೊಂದಿಗೆ, ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮ್ಯಾನೇಜರ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ನಕಲನ್ನು ಮಾತ್ರ ಅವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಡ್ರಾಫ್ಟ್ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ತಯಾರಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು EDMS ಸಾಧ್ಯವಾಗಿಸುತ್ತದೆ, ಇದನ್ನು ಸಹಾಯಕ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ತಯಾರಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅದರ ಮತ್ತಷ್ಟು ಪರಿಷ್ಕರಣೆ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆಯ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಆದರೆ ಕಾಗದದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಿಂತಿರುಗಿ ನೋಡೋಣ.
ಕ್ಷಣ ಗುಮಾಸ್ತರಿಂದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಬಹಳ ಮುಖ್ಯ, ಏಕೆಂದರೆ ಅವರು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಸದ್ದಿಲ್ಲದೆ ಮಲಗಿರುವಾಗ “ಕಾಣೆಯಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಹುಡುಕಾಟ” ವನ್ನು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಘೋಷಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಗುಮಾಸ್ತರಿಂದ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಮತ್ತು ಹಿಂದಕ್ಕೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಅಂಶವು ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಗತ್ಯವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಇದು ಇನ್ನೂ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ ಮ್ಯಾನೇಜರ್‌ನಿಂದ ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಟರ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಚಲನೆಗೆ ಕೇವಲ ಒಂದು ಮಾರ್ಗವನ್ನು ಬಿಡಿ: ಮ್ಯಾನೇಜರ್ - ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ - ಕ್ಲರ್ಕ್ - ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಟರ್. ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, "ಕೈಯಿಂದ ಕೈಗೆ" ನೇರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಸ್ವತಃ ದಾಖಲೆಗಳ ಅನಿಯಂತ್ರಿತ ಚಲನೆಗೆ ಪೂರ್ವಾಪೇಕ್ಷಿತಗಳನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತಾನೆ, ಇದು ಅಕಾಲಿಕ ಮರಣದಂಡನೆಗೆ ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ದಾಖಲೆಗಳ ನಷ್ಟಕ್ಕೂ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ.
ನೀವು "ಕಾಗದ" ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಮಾತ್ರ ನಡೆಸಿದರೆ, ಮ್ಯಾನೇಜರ್ (ಅಥವಾ ಅವರ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ) ಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಸತ್ಯವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವ ಏಕೈಕ ಆಯ್ಕೆಯು ವರ್ಗಾವಣೆಗೊಂಡ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ (ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಪಟ್ಟಿ) ಆಗಿರುತ್ತದೆ.
ನೀವು EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ರವಾನೆಯಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ಲಭ್ಯತೆಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಹಂತಗಳನ್ನು ಬಳಸಲು ಸಹ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ. ನೋಂದಣಿಯ ನಂತರ, ಸಿಸ್ಟಮ್ನಲ್ಲಿ ನೋಂದಾಯಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ನಾವು "ನೋಂದಾಯಿತ" ಹಂತವನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿದ್ದೇವೆ ಎಂದು ನೀವು ನೆನಪಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ. ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ, ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಂತರ ಮತ್ತು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಡೇಟಾದೊಂದಿಗೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದಾಗ, ಅವರಿಗೆ ಹೊಸ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಬಹುದು: "ಪರಿಗಣನೆಗಾಗಿ."
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಮತ್ತು ಅದರ ಮೇಲೆ ಮಾಡಿದ ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರವು ಅದನ್ನು ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಅದನ್ನು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗಿದೆ (ಉದಾಹರಣೆ 8 ರಲ್ಲಿ ಒಳಬರುವ ಅಕ್ಷರದ ತುಣುಕಿನ ಮೇಲೆ ಇಟಾಲಿಕ್ಸ್ನಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ನೋಡಿ) ಅಥವಾ ಚಿತ್ರಿಸಲಾಗಿದೆ ಅದಕ್ಕೆ ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ "ಸ್ಲೈಡರ್" ಮೇಲೆ (ಉದಾಹರಣೆ 7). ಮ್ಯಾನೇಜರ್ನ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಹೊಂದಿರುವ "ರನ್ನರ್" ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಭಾಗವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅದರೊಂದಿಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ.
ಉದಾಹರಣೆ 7
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ನಿರ್ಣಯದ ಪಠ್ಯವು ಯಾರು ಏನು ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದರ ಅರ್ಜಿಯ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಸಹಿಯನ್ನು ಸಹ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಅಂದಹಾಗೆ, ಡ್ರಾಫ್ಟ್ “ರನ್ನರ್” ಅಂತಿಮ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್‌ನಲ್ಲಿ ವಿಭಿನ್ನವಾಗಿರಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಇವನೊವ್ ಅವರನ್ನು ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಟರ್ ಆಗಿ ನೇಮಿಸಲು ನಿರ್ಧರಿಸಿದರು, ಮತ್ತು ಸಹಾಯಕರು ಈಗಾಗಲೇ ಡ್ರಾಫ್ಟ್ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಿದ್ದ ಪೆಟ್ರೋವಾ ಅಲ್ಲ. "ರನ್ನರ್"), ನಂತರ "ರನ್ನರ್" ಅನ್ನು ಮರುಮುದ್ರಣ ಮಾಡುವ ಬದಲು ಅಥವಾ ನೀವು ಅದಕ್ಕೆ ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ತಿದ್ದುಪಡಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದರೆ, ನೀವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ನಲ್ಲಿಯೇ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಬಹುದು.
ಉದಾಹರಣೆ 8
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ನಿರ್ಣಯದೊಂದಿಗೆ ಪೇಪರ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯವರು ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಮುಂದಿನ ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ವರ್ಗಾಯಿಸುತ್ತಾರೆ, ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ಸಚಿವಾಲಯದ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಅನುಗುಣವಾದ ನಮೂದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಳುವಿಕೆಯ ಅಂಶವನ್ನು ಹಂತವನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸುವ ಮೂಲಕ ದಾಖಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಜೀವನ ಚಕ್ರ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ಸ್ಥಿತಿಯನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ - "ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು".
ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸೇವೆಯ ನೌಕರರು ಎರಡು ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಎದುರಿಸುತ್ತಾರೆ:
- ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಮ್ಯಾನೇಜರ್ನ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಅನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಿ (ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್‌ನ ಪಠ್ಯ (ಅಂದರೆ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಸೂಚನೆಗಳು), ಹಾಗೆಯೇ ಹೆಸರುಗಳು ಅಧಿಕಾರಿಗಳು, ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ);
- ಎರಡನೆಯದಾಗಿ, ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮರಣದಂಡನೆ ಅಥವಾ ಪರಿಶೀಲನೆಗಾಗಿ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಿ.
ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಗಡುವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿದರೆ ಅಥವಾ "ನಿಯಂತ್ರಣಕ್ಕಾಗಿ" / "ನಿಯಂತ್ರಣ" ಮಾರ್ಕ್ ಅನ್ನು ಇರಿಸಿದರೆ, ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸೇವೆಯು ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಮರೆಯಬೇಡಿ. ನೋಂದಣಿ ಲಾಗ್ನಲ್ಲಿ, ನಿಯಂತ್ರಣದ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು "ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ" ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬಹುದು (ಇದು ಮೊದಲು ಬರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ತಕ್ಷಣವೇ ಗೋಚರಿಸುತ್ತದೆ), ಅಥವಾ "ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್" ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ (ಉದಾಹರಣೆ 9 ರಂತೆ), ಅಥವಾ ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ.
ಆಧುನಿಕ EDMS ಕೆಲವು ನಿಯತಾಂಕಗಳನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಿದಾಗ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಯೋಜಿತ ಮರಣದಂಡನೆ ದಿನಾಂಕ. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಈ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ, "ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ" ಹಂತವನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸುವ ಮೂಲಕ ನೀವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಹಂತಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು.
ಪೇಪರ್ ಮಾಧ್ಯಮದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ, ಗುಮಾಸ್ತರು ಹೇಗಾದರೂ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಗುಮಾಸ್ತರು ಅವುಗಳನ್ನು ಅದೇ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳು, ಕೋಶಗಳು ಅಥವಾ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಗಳ ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ಗಳಲ್ಲಿ ಇರಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಈ ಘಟಕಗಳ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಬರಲು ಕಾಯುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಇಲಾಖೆಗಳ ನಡುವೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಲುಪಿಸಲು ಆಂತರಿಕ ಕೊರಿಯರ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತವೆ, ನಿಗದಿತ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯ ಪ್ರಕಾರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ತಲುಪಿಸುತ್ತವೆ.
ಮತ್ತು EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ, ನಿರ್ವಾಹಕರ ನಿರ್ಣಯವನ್ನು ನೀಡಿದ ತಕ್ಷಣ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ಮ್ಯಾಜಿಕ್ "ಸರಿ" ಗುಂಡಿಯನ್ನು ಒತ್ತುವ ನಂತರ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಕೆಲವು ಸೆಕೆಂಡುಗಳಲ್ಲಿ ಗುತ್ತಿಗೆದಾರರಿಗೆ ತಲುಪುತ್ತದೆ.
ಈಗ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರದ ಮಾದರಿಯನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸೋಣ ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಯಾವ ಹಂತಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವ ಗುರುತುಗಳು ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ ಮತ್ತು - ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ - ನೋಂದಣಿ ಜರ್ನಲ್ನಲ್ಲಿ ಯಾವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಚಿಸೋಣ.
ಉದಾಹರಣೆ 8
ಒಳಬರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ವತಃ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಜರ್ನಲ್ನಲ್ಲಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವ ಹಂತಗಳ ಪ್ರತಿಬಿಂಬ
ಸಂಕುಚಿಸಿ ತೋರಿಸು
ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆ
ದಾಖಲೆಗಳ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಜವಾಬ್ದಾರಿ (ಒಳಬರುವ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಅವುಗಳಿಗೆ ಸೂಚನೆಗಳು) ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಾಹಕರಾಗಿ ನೇಮಕಗೊಂಡಿದ್ದಾರೆ:
- ತಲೆಯ ನಿರ್ಣಯ;
- ಕೆಲಸದ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳು;
- ಅನುಮೋದಿತ ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ.
ಶಾಸ್ತ್ರೀಯ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ನಿಯಮಗಳಿಂದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನೊಂದಿಗೆ ಪ್ರದರ್ಶಕರ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಗತಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಫಲಿತಾಂಶವು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಕಾಲಮ್ಗಳು / ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ "ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಪ್ರಗತಿ" ಮತ್ತು "ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್ ವರದಿ"). ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ನಲ್ಲಿಯೇ, ನಿಯಮದಂತೆ, ಮರಣದಂಡನೆಯ ಪ್ರಗತಿಯ ವಿವರಗಳಿಲ್ಲದೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮೇಲೆ ಒಂದು ಗುರುತು ಮಾತ್ರ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಅನುಗುಣವಾದ ನಮೂದನ್ನು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕೆಳಗಿನ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ)
ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಗುಮಾಸ್ತರ ಕಾರ್ಯವು ಮಾಡಿದ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಪ್ರದರ್ಶಕರಿಂದ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ನೋಂದಣಿ ರೂಪಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ಮಾತ್ರ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಪ್ರಗತಿಯ ಮೇಲೆ ನಮೂದುಗಳನ್ನು ಮಾಡುವ ಆಧಾರವು ಮಾಡಿದ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕರ ಲಿಖಿತ ಅಥವಾ ಮೌಖಿಕ ವರದಿಯಾಗಿದೆ.
"ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಪ್ರಗತಿ" ಎಂಬ ಅಂಕಣದಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಮುಖ್ಯ ಹಂತಗಳು ಅಥವಾ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಗಡುವನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸಲು (ಮುಂದೂಡಲು) ಆಧಾರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಿದ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "08/25/2011 ಪಾಲುದಾರರೊಂದಿಗೆ ಸಭೆ ನಡೆಸಲಾಯಿತು, ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ತಲುಪಲಾಯಿತು, ಸಹಕಾರ ಒಪ್ಪಂದದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ"ಅಥವಾ "ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಪರಿಶೀಲನೆಯ ಅಗತ್ಯವಿದೆ ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು 08/11/2011 ರಂದು ವಿನಂತಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬ ಕಾರಣದಿಂದಾಗಿ, ಮರಣದಂಡನೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನು 08/20/2011 ಕ್ಕೆ ಮುಂದೂಡಲು ನಾನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇನೆ".
"ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಟಿಪ್ಪಣಿ" ಅಂಕಣದಲ್ಲಿ ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ: “ಆಗಸ್ಟ್ 15, 2011 ರಂದು, ಅಲಾಟಿರ್ ಒಜೆಎಸ್‌ಸಿಯ ಡೆಸ್ಕ್ ಆಡಿಟ್ ಅನ್ನು ನಡೆಸಲಾಯಿತು. ತಪಾಸಣಾ ವರದಿಯನ್ನು ಆಗಸ್ಟ್ 18, 2011 ರಂದು ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಯಿತು.. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯನ್ನು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರದ ಮೂಲಕ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದರೆ, ನಂತರ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ದಾಖಲೆಯ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, “ಉದಾ. ಸಂಖ್ಯೆ 1561/12 ದಿನಾಂಕ 08/25/2011".
ನೀವು EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, "ಖಾಲಿ" ವರದಿಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುವ ಬಗ್ಗೆ ವಿಶೇಷ ಗಮನವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು: ಮರಣದಂಡನೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನೌಕರರು "ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿದಾಗ, ಒಂದು ಕೀಸ್ಟ್ರೋಕ್ನೊಂದಿಗೆ ಅವರು ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬ ಅಂಶದ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸದೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದು, ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಓದುವುದರ ಮೇಲೆ ಅಲ್ಲ. ಅದರಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಗುಮಾಸ್ತರಿಂದ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸೂಚಿಸದೆ, "ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ" ಅಥವಾ "ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ" ನಂತಹ ಪಠ್ಯದೊಂದಿಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಂದ "ಖಾಲಿ" ವರದಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಆದೇಶವನ್ನು ಪರಿಷ್ಕರಣೆಗಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿದ ನಂತರ, ಪ್ರದರ್ಶಕನು ಅದರ ಮೇಲೆ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮೇಲೆ ಗುರುತು ಹಾಕಲು ನಿರ್ಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾನೆ (ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಕೆಳಭಾಗದ ಅಂಚಿನಲ್ಲಿ). ಯಾವುದೇ ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿದರೆ, ನಂತರ ಮರಣದಂಡನೆ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರದರ್ಶಕನು ಈ ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತಾನೆ, ಕ್ರಿಯೆಯ ದಿನಾಂಕ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಹಿ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಮರಣದಂಡನೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಹಾಕುತ್ತಾನೆ. ಉದಾಹರಣೆ 9 ನೋಡಿ. ಇದು ಅವರು ಕಾಗದದ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. EDMS ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ, ಅಂತಹ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗೆ ನಮೂದಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ಗುತ್ತಿಗೆದಾರನು ತನ್ನ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಕಾಗದದ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲಿ ಮತ್ತೆ ರಚಿಸಬಹುದು, ಮತ್ತು ನಂತರ ಅವುಗಳನ್ನು ಸ್ವತಃ ಅಥವಾ ಗುಮಾಸ್ತರಿಂದ EDMS ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ತನ್ನ ಜೀವನ ಚಕ್ರದ ಮುಂದಿನ ಹಂತಕ್ಕೆ ಚಲಿಸುತ್ತದೆ - "ಎಕ್ಸಿಕ್ಯೂಶನ್ ರಿಪೋರ್ಟ್".
ಮರಣದಂಡನೆ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಸಂಘಟನೆ
ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮೇಲಿನ ನಿಯಂತ್ರಣವು ನಿಯಂತ್ರಕರಿಂದ ನೇಮಕಗೊಂಡ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಭುಜದ ಮೇಲೆ ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬೀಳುತ್ತದೆ. ಪ್ರಿಸ್ಕೂಲ್ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸೇವೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ "ತಾಂತ್ರಿಕ" ನಿಯಂತ್ರಣದ ಭಾಗವನ್ನು ಮಾತ್ರ ವಹಿಸಿಕೊಡಲಾಗುತ್ತದೆ: "ಮುಗಿದಿದೆ / ಪೂರ್ಣಗೊಂಡಿಲ್ಲ" ಎಂಬ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ವಾಸ್ತವತೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು, ಹಾಗೆಯೇ ಗಡುವುಗಳ ಅನುಸರಣೆ.
ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ವಿಷಯಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಲು ಜರ್ನಲ್ ಫಾರ್ಮ್ ಅನಾನುಕೂಲವಾಗಿದೆ, ಇದು ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಅನುಮತಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು EDMS ನ ಪ್ರಯೋಜನಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ, ಇದು ವಿವಿಧ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಪಡೆಯಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ: ವೈಯಕ್ತಿಕ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಇಲಾಖೆಯಿಂದ ಮರಣದಂಡನೆ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ; ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿನಾಂಕದಂದು ಮರಣದಂಡನೆ ಅವಧಿ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳ್ಳುವ ದಾಖಲೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.
ಸಹಜವಾಗಿ, ಗಡುವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವಿಂಗಡಿಸುವ ಮೂಲಕ ಪ್ರಸ್ತುತ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಇದು ಅತ್ಯಂತ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿದೆ. ಮಧ್ಯಂತರ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಬಗ್ಗೆ ಮರೆಯಬೇಡಿ, ಇದನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿತ ನಿಯಂತ್ರಣ ದಿನಾಂಕಕ್ಕೆ ಹಲವಾರು ದಿನಗಳ ಮೊದಲು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂದು, ಮಧ್ಯಂತರ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು, ಅವರು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಪ್ರದರ್ಶಕರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ "ಜ್ಞಾಪನೆಗಳ" ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.
ಒಂದು ದಾಖಲೆಗಾಗಿ ಹಲವಾರು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಬಹುದು ನಿರ್ವಹಣಾ ನಿರ್ಧಾರಗಳು, ಇದು ಹಲವಾರು ಆದೇಶಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ನೀಡಲಾಗುವುದು. ಇದಲ್ಲದೆ, ಅವರು ಸ್ಥಾಪಿಸಬಹುದು ವಿಭಿನ್ನ ನಿಯಮಗಳುಪ್ರದರ್ಶನ! ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಸೂಚನೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ಇದು ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದರ ಮೇಲೆ ನಿಯಂತ್ರಣಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಪ್ರತಿ ಸೂಚನೆಯನ್ನೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ಇಂದು "ಸೂಚನೆ" ಮತ್ತು "ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್", ಸಾಮಾನ್ಯ "ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್" ಮತ್ತು "ನಿಯಂತ್ರಣ ನಿರ್ಣಯ", ಸಾಮಾನ್ಯ "ಸೂಚನೆ" ಮತ್ತು "ನಿಯಂತ್ರಣ ಆದೇಶ" ಅಥವಾ "ನಿಯಂತ್ರಣ ದಾಖಲೆ" ಎಂಬ ಪರಿಕಲ್ಪನೆಗಳ ನಡುವೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸವನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ಒಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಒಂದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ನಿಯಮಿತ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬಹುದು. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಉನ್ನತ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ರೆಸಲ್ಯೂಶನ್ ಒಂದೇ ನಿಯಂತ್ರಣ ಆದೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
ನೀವು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೋಂದಣಿ ಜರ್ನಲ್ ಅನ್ನು ಕಾಗದದ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಾವು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ, ಆದರೆ ಕನಿಷ್ಠ ಸ್ಪ್ರೆಡ್ಶೀಟ್ MS ಎಕ್ಸೆಲ್ ಅಥವಾ MS ಪ್ರವೇಶದಲ್ಲಿ. ಒಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ನೀಡಲಾದ ಹಲವಾರು ಆದೇಶಗಳನ್ನು ನೀವು ನಿಯಂತ್ರಿಸಬೇಕಾದರೆ, ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಾಲುಗಳಾಗಿ ಕೋಷ್ಟಕದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬಹುದು:
- ಮೊದಲನೆಯದರಲ್ಲಿ ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುತ್ತೀರಿ,
- ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ನಂತರದವುಗಳಲ್ಲಿ ನೀವು ಒಳಬರುವ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಸ್ವೀಕೃತಿಯ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಪುನರಾವರ್ತಿಸುತ್ತೀರಿ (ಅದನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು), ಮತ್ತು ಹೊರಡಿಸಿದ ಆದೇಶ ಮತ್ತು ಅದರ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಆ ಕಾಲಮ್ಗಳನ್ನು ಸಹ ಭರ್ತಿ ಮಾಡಿ.
ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುವುದರಿಂದ, ಆದೇಶಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಿದರೆ DOU ಸೇವೆಯಿಂದ ನಿಯಂತ್ರಣ ಕಾರ್ಯಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನವು ಕಡಿಮೆ ಹೊರೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಹೊರಹೋಗುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಅದು ಕೆಲವು ಒಳಬರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರವಾಗಿದೆ, ನಂತರ ಸೋಮಾರಿಯಾಗಬೇಡಿ ಮತ್ತು ಒಳಬರುವ ಪತ್ರದ ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಿ ಮತ್ತು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ಅದನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಿ.
ನಿಯಂತ್ರಕದಿಂದ ಮಾತ್ರ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. ಗುತ್ತಿಗೆದಾರ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿ ಮಾಡಿದ ನಂತರ, ಅದನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಮಾತ್ರ ಕೇಳುತ್ತಾನೆ (ಉದಾಹರಣೆ 9 ರಿಂದ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಗುರುತು ಸಂಖ್ಯೆ 3 ಅನ್ನು ನೋಡಿ). ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಯನ್ನು "ಗಮನಿಸಿದರೆ" ಇತರ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು "ಕೇಳಬಹುದು".
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಿದ ನಂತರ, ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿನ ನಿಯಂತ್ರಣದ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು "ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗಿದೆ" ಎಂಬ ಚಿಹ್ನೆಯಿಂದ ಬದಲಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ: ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ, ಚಿಹ್ನೆಯು ಅದರ ಪ್ರಕಾಶಮಾನವಾದ (ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಕೆಂಪು) ಬಣ್ಣವನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿ ಲಾಗ್ನಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಾಶಮಾನವಾದ ಅಕ್ಷರವನ್ನು ಸರಳವಾಗಿ ದಾಟಬಹುದು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾದ ನಿಯಂತ್ರಣ ಗುರುತು ಬದಲಾಗಿಲ್ಲ (ನಮ್ಮ ಉದಾಹರಣೆ 9 ರಲ್ಲಿ ಇದು "ನಿಯಂತ್ರಣ" ಸ್ಟಾಂಪ್ ಆಗಿದೆ; ಅದನ್ನು ದಾಟಿಲ್ಲ).
ಈ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಹೊಸ ಸ್ಥಿತಿಗೆ ಹೊಂದಿಸಬಹುದು - “ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ. ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗಿದೆ."
ಪ್ರಕರಣಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ರಚನೆ
ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲಾದ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಮಾನದಂಡಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರಕರಣಗಳಾಗಿ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ:
- ದಾಖಲೆಗಳ ವಿಷಯ (ವಿಷಯ ವಿಷಯ) ಪ್ರಕಾರ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವರದಿಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ / ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಒಂದು ಫೈಲ್ ಆಗಿ ರೂಪುಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ);
- ಭೌಗೋಳಿಕವಾಗಿ (ಒಂದು ಪ್ರದೇಶದಿಂದ ಬರುವ/ಕಳುಹಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಂದು ಫೈಲ್ ಆಗಿ ರೂಪುಗೊಂಡಿವೆ);
- ವರದಿಗಾರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ (ಒಂದು ವರದಿಗಾರನೊಂದಿಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಒಂದು ಫೈಲ್ ಆಗಿ ರೂಪುಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ), ಮತ್ತು ಹೀಗೆ.
"ಒಳಬರುವ" ಮತ್ತು "ಹೊರಹೋಗುವ" ಹೆಸರುಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ನಡುವೆ ಮಾತ್ರ ಅನುಮತಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ ವಿವಿಧ ವಿಷಯಗಳು, ನಿಕಟ ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗುವುದು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಳಬರುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ದಾಖಲೆಯ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು, ಹಾಗೆಯೇ ಅದನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಪ್ರಕರಣದ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಲ್ಲಿ ನಿಖರವಾಗಿ ಅದೇ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು. ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ವಿನಂತಿಯ ಪತ್ರಕ್ಕಾಗಿ ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಕ್ಕಾಗಿ ದೀರ್ಘಕಾಲ ಹುಡುಕಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.
ಮರಣದಂಡನೆಯ ನಂತರ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಕೇಸ್ ಸಂಖ್ಯೆ ಅದರ ನೋಂದಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಭಾಗವಾಗಿರಬಹುದು. ಇದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕರಿಂದ ನಿಯೋಜಿಸಲಾದ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಪತ್ರದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಂದ ನಿಯೋಜಿಸಲಾದ ಒಳಬರುವ ಸಂಖ್ಯೆ ಎರಡಕ್ಕೂ ಸಮಾನವಾಗಿ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.
ಗುಮಾಸ್ತರು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಸೂಕ್ತವಾದ ಶಾಸನವನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ: "ಫೈಲ್ ನಂ. 01-15 ಗಾಗಿ" ಮತ್ತು ಅದೇ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೋಂದಣಿ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಉದಾಹರಣೆ 9, ಜರ್ನಲ್ನ ಕೊನೆಯ 15 ನೇ ಕಾಲಮ್ ಮತ್ತು ಮಾರ್ಕ್ ನಂ. 4 ರಲ್ಲಿ ನೋಡಿ ಒಳಬರುವ ಪತ್ರ).
ಒಳಬರುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯ ವಿಶ್ಲೇಷಣಾತ್ಮಕ ವರದಿಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
- ದಾಖಲೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಮೇಲಿನ ನಿಯಂತ್ರಣದ ವರದಿ (ಪರಿಮಾಣಾತ್ಮಕ ಮತ್ತು ಗುಣಾತ್ಮಕ ಸೂಚಕಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಲಾಗಿದೆ);
- ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮತ್ತು ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ವರದಿಗಳು;
- ಒಳಬರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿಗಳು ಅಥವಾ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುವ ಪ್ರದೇಶಗಳು ಇತ್ಯಾದಿ.
ಆದ್ದರಿಂದ, ಇಂದು ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಹಳೆಯ ರೂಪಗಳು ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಮರೆಯಾಗುತ್ತಿವೆ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಗೆ ದಾರಿ ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ. ಜರ್ನಲ್ ನೋಂದಣಿ ಫಾರ್ಮ್ ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ರಹಸ್ಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಜೀವಂತವಾಗಿ ಉಳಿದಿದೆ, ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಅದರ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಸಿಸ್ಟಮ್ಸ್ ಮತ್ತು "ಎಲ್ಲಾ ವಹಿವಾಟುಗಳ ಜಾಕ್" MS ಎಕ್ಸೆಲ್ ವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ಆಕ್ರಮಿಸಿಕೊಂಡಿದೆ.
ಜ್ಞಾನದ ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತಮ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿ ಸರಳವಾಗಿದೆ. ಕೆಳಗಿನ ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿ
ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳು, ಪದವಿ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳು, ತಮ್ಮ ಅಧ್ಯಯನ ಮತ್ತು ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಜ್ಞಾನದ ಮೂಲವನ್ನು ಬಳಸುವ ಯುವ ವಿಜ್ಞಾನಿಗಳು ನಿಮಗೆ ತುಂಬಾ ಕೃತಜ್ಞರಾಗಿರುತ್ತೀರಿ.
ಇದೇ ದಾಖಲೆಗಳು
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಒಂದು ರೂಪವಾಗಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರ. ಸಂಭವಿಸಿದ ಸತ್ಯ, ಕ್ರಿಯೆ ಅಥವಾ ಸನ್ನಿವೇಶವನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸಲು ಧನ್ಯವಾದ ಪತ್ರವನ್ನು ಬಳಸುವುದು. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳ ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯ ವಿಧಗಳು. ಸೇವೆಯ ಬಗ್ಗೆ ದೂರುಗಳನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಲು ದೂರನ್ನು ಬಳಸುವುದು.
ಅಮೂರ್ತ, 03/11/2014 ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ಚಿಲ್ಲರೆ ವ್ಯಾಪಾರದಲ್ಲಿ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಸಾರ, ಮುಖ್ಯ ಗುರಿಗಳು ಮತ್ತು ವಿಷಯ. ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವಸ್ತುವಾಗಿ ಚಿಲ್ಲರೆ ಉದ್ಯಮದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳು. ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್‌ನ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿತ್ವವನ್ನು ವಿಶ್ಲೇಷಿಸುವ ವಿಧಾನ.
ಪ್ರಬಂಧ, 03/19/2012 ರಂದು ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ಮಾರಾಟ ಉದ್ಯಮದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಸಾರ. ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ವಾತಾವರಣಉದ್ಯಮಗಳು. KSUP "Teplichnoye" ನ ವಾಣಿಜ್ಯ ಮಾರಾಟ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ. ಕೃಷಿ ಉತ್ಪನ್ನಗಳ ಮಾರಾಟಕ್ಕೆ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳನ್ನು ತೀವ್ರಗೊಳಿಸುವ ಕ್ರಮಗಳು.
ಪ್ರಬಂಧ, 12/12/2007 ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಸಾರ ಮತ್ತು ಮಹತ್ವ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಸೇವೆಗಳು. ಆಧುನಿಕ ಪ್ರವೃತ್ತಿಗಳುಉದ್ಯಮದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಸೇವೆಗಳ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ. JSC "ಸ್ಪಾರ್ಕ್ಲಿಂಗ್ ವೈನ್ಸ್" ನ ವಾಣಿಜ್ಯ ಸೇವೆಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೆಲಸದ ಸಂಘಟನೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವುದು.
ಕೋರ್ಸ್ ಕೆಲಸ, 01/06/2004 ರಂದು ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ವಾಣಿಜ್ಯ ರಚನೆಯ ನಾಯಕನ ಚಿತ್ರದ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕಾರಗಳ ಪರಿಗಣನೆ; ಮಾನಸಿಕ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳುಅದರ ರಚನೆ: ಪ್ರಭಾವಲಯ ಪರಿಣಾಮ, ಪ್ರಬಲ ಅಗತ್ಯ, ಗ್ರಹಿಕೆ ಸ್ಟೀರಿಯೊಟೈಪ್ಸ್ ಅನುಸರಣೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ರಚನೆಯ ಆದರ್ಶ ನಾಯಕನ ಚಿತ್ರ.
ಕೋರ್ಸ್ ಕೆಲಸ, 08/31/2013 ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ಒಂದು ಉದ್ಯಮದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಯನ್ನು ಮುನ್ಸೂಚಿಸುವ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ ಮತ್ತು ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು ಆಧುನಿಕ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳು. ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಸಂಘಟನೆಯ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ಗೇಮಿಂಗ್ ಉದ್ಯಮವೇಗಾಸ್-ಅಜಾರ್ಟ್ LLC, ಅದರ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಕಾರ್ಯತಂತ್ರವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸಲು ಶಿಫಾರಸುಗಳು.
ಪ್ರಬಂಧ, 06/20/2010 ರಂದು ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ಉದ್ಯಮದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ, ಆಧುನಿಕ ಮಾರುಕಟ್ಟೆ ಆರ್ಥಿಕತೆಯಲ್ಲಿ ಅದರ ನಿಶ್ಚಿತಗಳು ಮತ್ತು ಅನುಷ್ಠಾನದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು. ವ್ಯವಹಾರ ಯೋಜನೆಯ ವಿಷಯ ಮತ್ತು ರಚನೆ, ಅದರ ತಯಾರಿಕೆಯ ಕಾರಣಗಳು ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶ, ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಹಂತಗಳು ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯ ಅಂಶಗಳು.
ಪರೀಕ್ಷೆ, 04/15/2010 ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೆಲಸದ ಮೂಲತತ್ವ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶಗಳು. ಗ್ರಾಹಕ ಸಹಕಾರದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಯ ಪರಿಕಲ್ಪನೆ ರಷ್ಯ ಒಕ್ಕೂಟ. ಇ-ಕಾಮರ್ಸ್, ಅದರ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ಭವಿಷ್ಯ ಮುಂದಿನ ಅಭಿವೃದ್ಧಿ. ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವ ಮುಖ್ಯ ಮಾರ್ಗಗಳು.
ಕೋರ್ಸ್ ಕೆಲಸ, 03/25/2011 ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ
ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನದ ಸಾಧನವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವ ನಿರ್ವಹಣಾ ದಾಖಲೆಗಳ ದೊಡ್ಡ ಗುಂಪಿನ ಸಾಮಾನ್ಯೀಕೃತ ಹೆಸರು, ಏನನ್ನಾದರೂ ಸಂವಹನ ಮಾಡುವುದು, ಯಾವುದನ್ನಾದರೂ ತಿಳಿಸುವುದು.
ನಿರ್ವಹಣಾ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಉದ್ಭವಿಸುವ ಹಲವಾರು ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪತ್ರಗಳ ವಿಷಯದ ವೈವಿಧ್ಯತೆ: ವಿನಂತಿಗಳು, ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು, ಆಮಂತ್ರಣಗಳು, ಹಕ್ಕುಗಳು, ಬದಲಾವಣೆಗಳು, ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣಗಳು, ಕಾರ್ಯಗಳು, ಸಂದೇಶಗಳು, ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣಗಳು, ಜ್ಞಾಪನೆಗಳು, ದೃಢೀಕರಣಗಳು, ಶಿಫಾರಸುಗಳು, ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳು, ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳು, ವಿನಂತಿಗಳು, ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.
ಸೇವಾ ಪತ್ರಗಳು ಉದ್ಯಮಗಳು, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ನಡುವೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸುವ ಕೊಂಡಿಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವುದರಿಂದ, ಅವರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಒಳಬರುವ ಮತ್ತು ಹೊರಹೋಗುವ ದಾಖಲಾತಿಗಳ 80% ವರೆಗೆ ಆಕ್ರಮಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಪ್ರಯತ್ನದಲ್ಲಿ, ನೀವು ಮೊದಲು ಈ ಗುಂಪಿನ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಿಂಧುತ್ವಕ್ಕೆ ಗಮನ ಕೊಡಬೇಕು. ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನದ ಮೂಲಕ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಅಸಾಧ್ಯವಾದ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕು (ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂಭಾಷಣೆಯಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುವುದು). 79
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯವು ಸರಳವಾಗಿರಬೇಕು, ಅಂದರೆ. ಒಂದು ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಕವರ್ ಮಾಡಿ. ಇದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ (ಪ್ರಾಥಮಿಕವಾಗಿ ನೋಂದಣಿ, ನಿಯಂತ್ರಣ, ಫೈಲಿಂಗ್) ಪತ್ರವನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸಲು ತಾಂತ್ರಿಕ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುವುದಲ್ಲದೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದನ್ನು ವೇಗಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿದ್ದರೆ, ನಕಲನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳ ಮರಣದಂಡನೆಯ ಕ್ರಮವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಒಬ್ಬ ವಿಳಾಸದಾರರೊಂದಿಗೆ ಹಲವಾರು ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಬೇಕಾದರೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದಕ್ಕೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು. ಒಂದಕ್ಕೊಂದು ಸಂಬಂಧವಿದ್ದರೆ ಮಾತ್ರ ಹಲವಾರು ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಹೇಳಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯವು ನಿಯಮದಂತೆ, ಎರಡು ಭಾಗಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ, ಮೊದಲ ಭಾಗವು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಪ್ರೇರೇಪಿಸುವ ಉದ್ದೇಶಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ ಮತ್ತು ರೇಖಾಚಿತ್ರದ ಆಧಾರವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಿದ ಉನ್ನತ ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ನಿರ್ಧಾರಗಳಿಗೆ ಸಹ ಉಲ್ಲೇಖಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು. ಪತ್ರ. ಎರಡನೆಯ ಭಾಗವು ಅದನ್ನು ರಚಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಮುಖ್ಯ ಭಾಗವನ್ನು ಹೊಂದಿಸುತ್ತದೆ: ತೀರ್ಮಾನಗಳು, ವಿನಂತಿಗಳು, ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳು, ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ. ನಿರ್ವಹಣಾ ನೌಕರರು ಪರಿಚಿತರಾಗಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯ ಪರಿಮಾಣದಲ್ಲಿನ ನಿರಂತರ ಬೆಳವಣಿಗೆಯನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಿ, ಪತ್ರದಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯ ಗ್ರಹಿಕೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಲು, ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯದ ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕ ಕ್ರಮವನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಬಹುದು ಮತ್ತು ಎರಡನೇ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪುರಾವೆಗಳು ಮತ್ತು ವಾದಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿ, ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರದೊಂದಿಗೆ ಅದನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ.
ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಚರ್ಚಿಸಲಾದ ಸರಳ ವಿಷಯಗಳ ಪತ್ರಗಳು ವಿವರಣೆಯಿಲ್ಲದೆ ಒಂದು ಮುಖ್ಯ ಭಾಗವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಆಪರೇಟರ್‌ಗಳ ಸ್ಪರ್ಧೆಗಾಗಿ 15 ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ಗಳನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಲು ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ."
ಸೇವಾ ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶ ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುವುದು ಗೆಕ್ರಮ, ಮನವರಿಕೆ, ತೋರಿಸು, ವಿವರಿಸಿ. ಪಠ್ಯದ ಸ್ಪಷ್ಟತೆ, ಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆಯಿಂದ ಇದನ್ನು ಸಾಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪದಗಳು ಅರ್ಥವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸಬೇಕು. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಸಾರವನ್ನು ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡಲು ವರ್ಬೊಸಿಟಿ ಕಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿದ ಸಂಗತಿಗಳು ವಸ್ತುನಿಷ್ಠವಾಗಿರಬೇಕು, ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಡಿಜಿಟಲ್ ಡೇಟಾ ನಿಖರವಾಗಿರಬೇಕು. ಪತ್ರದ ಟೋನ್ ತಟಸ್ಥವಾಗಿರಬೇಕು.
GOST R 6.30-97 ಹೇಳುತ್ತದೆ: "ಈ ಕೆಳಗಿನ ಪ್ರಸ್ತುತಿ ರೂಪಗಳನ್ನು ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ:
ಮೊದಲ ವ್ಯಕ್ತಿ ಬಹುವಚನ ("ದಯವಿಟ್ಟು ಫಾರ್ವರ್ಡ್", "ಪರಿಗಣನೆಗೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ");
ಮೊದಲ ವ್ಯಕ್ತಿ ಏಕವಚನ("ನಾನು ಇದನ್ನು ಅಗತ್ಯವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತೇನೆ", "ದಯವಿಟ್ಟು ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡಿ");
ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಏಕವಚನದಿಂದ (“ಸಚಿವಾಲಯವು ಆಕ್ಷೇಪಿಸುವುದಿಲ್ಲ”, “VNIIDAD ಇದು ಸಾಧ್ಯ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತದೆ”)*
ವಿಳಾಸದಾರರ ಗೌರವವನ್ನು ಕ್ರಿಯಾವಿಶೇಷಣ ಪದಗುಚ್ಛಗಳ ಮೂಲಕ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಬಹುದು:
"ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಪರಿಗಣಿಸಿ ...", "ನಿಮ್ಮ ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡಿದ ನಂತರ ...".
ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುವ ವಿವಿಧ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಸಮರ್ಥಿಸಲು ಸೀಮಿತ ಆರಂಭಿಕ ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ಮತ್ತು ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ: "ವಿನಿಮಯವಾಗಿ...", "ಎಕ್ಸೆಪ್ಶನ್ ಆಗಿ...", "ಸಂಪರ್ಕದಲ್ಲಿ...", "ಅನುಸಾರವಾಗಿ..." ಮತ್ತು ಇತ್ಯಾದಿ.
ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ಸಹ ಬಳಸಿ ರೂಪಿಸಲಾಗಿದೆ ಭಾಗವಹಿಸುವ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು: "ಪರಿಗಣಿಸುವುದು", "ಪರಿಗಣಿಸುವುದು", "ಖಾತೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು", "ಪರಿಗಣಿಸುವುದು", "ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ"ಇತ್ಯಾದಿ
ಪತ್ರವನ್ನು ಫಾರ್ಮ್‌ನಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾಗಿರುವುದರಿಂದ, ಅದರ ಪಠ್ಯವು ಲೇಖಕರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರಿನೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬಾರದು;
ವಿಶೇಷ ಲೆಟರ್‌ಹೆಡ್‌ನಲ್ಲಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪಠ್ಯದ ಜೊತೆಗೆ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಲೇಖಕರು ಪತ್ರದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ರೂಪಿಸಬೇಕು (ಎ 4 ಸ್ವರೂಪಕ್ಕಾಗಿ), “ಯಾವುದರ ಬಗ್ಗೆ” ಎಂಬ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿ, ಸಹಿ ಮಾಡಿದವರ ವಿಳಾಸದಾರ, ಸ್ಥಾನ, ಉಪನಾಮ ಮತ್ತು ಮೊದಲಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ, ಅವನ ಉಪನಾಮ, ಮೊದಲ ಹೆಸರು , ಪೋಷಕ ಮತ್ತು ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ (ಕಂಪೈಲರ್ ವಿವರಗಳು), ಲಗತ್ತುಗಳ ಲಭ್ಯತೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ (ಅವುಗಳಾಗಿದ್ದರೆ). 80
ಒಂದು ಪತ್ರವನ್ನು 4 ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ವಿಳಾಸಗಳಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಿದರೆ, ಅದರ ಮೂಲದವರು ಮೇಲಿಂಗ್‌ಗಾಗಿ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ನಿರ್ಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆ.
ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಎರಡು ಗುಂಪುಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ - ಪೂರ್ವಭಾವಿಯಾಗಿಮತ್ತು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಪತ್ರವು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದ್ದರೆ, ಅವರು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವ ಉಪಕ್ರಮದ ದಾಖಲೆಯ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಮೂಲದವರು ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಅಂತಿಮಗೊಳಿಸುವಾಗ ಈ ವಿವರಗಳನ್ನು ಉಪಕ್ರಮ ಪತ್ರದಿಂದ ಫಾರ್ಮ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡುವಾಗ, ಟೈಪಿಸ್ಟ್ ಅನ್ನು GOST ನ ಸಂಬಂಧಿತ ವಿಭಾಗದಿಂದ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಮಾಹಿತಿಯ ಸ್ವರೂಪದ ಪ್ರಕಾರ, ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ದೊಡ್ಡ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪ್ರಭೇದಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ.
ಹೊದಿಕೆ ಪತ್ರ- ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸುವ ಆಗಾಗ್ಗೆ ರಚಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್. ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಏನನ್ನಾದರೂ ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಲು ಅಥವಾ ಸೇರಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಾಗಿದೆ: ಗಡುವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ, ವಿಳಂಬದ ಕಾರಣವನ್ನು ವಿವರಿಸಿ, ಕಷ್ಟಕರ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಿ, ಇತ್ಯಾದಿ. ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಿಳಾಸದ ಭಾಗವನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ, ನಿಯಂತ್ರಕ, ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ) ಅಥವಾ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಹಲವಾರು ದಾಖಲೆಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಕವರಿಂಗ್ ಲೆಟರ್ ಅನ್ನು ಸಹ ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ವಿಧದ ಅಕ್ಷರಗಳು ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತವೆ: “ನಾವು ಕಳುಹಿಸುತ್ತೇವೆ”, “ನಾವು ನಿರ್ದೇಶಿಸುತ್ತೇವೆ”, “ನಾವು ಹಿಂತಿರುಗುತ್ತೇವೆ”, “ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ””ಇತ್ಯಾದಿ, ನಂತರ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ಹುಡುಕಾಟ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು (ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆ) ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಕವರ್ ಲೆಟರ್‌ನ ಪಠ್ಯವು ತುಂಬಾ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿದೆ, A5 ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸ್ವತಂತ್ರ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
ಎಲ್ಲಾ ಇತರ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಕವರ್ ಲೆಟರ್ ಯಾವುದೇ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರದಿದ್ದಾಗ, ಅದು ಅತಿಯಾದದ್ದು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಎಳೆಯಬಾರದು.
ಆಮಂತ್ರಣ ಪತ್ರಗಳು ಯಾವುದೇ ನಡೆಯುತ್ತಿರುವ ಈವೆಂಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸಲು ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸುತ್ತವೆ. ಅವುಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ತಿಳಿಸಬಹುದು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಅಕ್ಷರಗಳು ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತವೆ "ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸುತ್ತೇವೆ"ಅಥವಾ "ನೀವು ಭಾಗವಹಿಸಲು ನಾವು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ."
ಅವರು ಈವೆಂಟ್ನ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ, ಅದರಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಸಮಯ ಮತ್ತು ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ: 81
ಮಾಹಿತಿ ಮೇಲ್- ಯಾವುದೇ ಸತ್ಯ ಅಥವಾ ಘಟನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತದೆ. ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ಮಾಹಿತಿ ಪತ್ರಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ, ಅವರು ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳು, ಅವರ ಉತ್ಪನ್ನಗಳು ಅಥವಾ ಪ್ರಕಟಿತ ಸಾಹಿತ್ಯವನ್ನು ಉತ್ತೇಜಿಸುತ್ತಾರೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
ಸ್ವಯಂ-ಪೋಷಕ ಮತ್ತು ಸಹಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ರಚನೆಯೊಂದಿಗೆ ಈ ರೀತಿಯ ಪತ್ರಗಳು ವ್ಯಾಪಕವಾಗಿ ಹರಡಿತು. ನೀಡುವ ಸೇವೆಗಳ ಲಾಭ ಪಡೆಯಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುವುದು ಇದರ ಉದ್ದೇಶವಾಗಿದೆ. ಅಕ್ಷರಗಳ ಪಠ್ಯವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ, ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾಹಿತಿಯಾಗಿದೆ. ಅಂತಹ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ, ಲೇಖಕ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಳಾಸ ಅಥವಾ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಜಾಹೀರಾತು ಪತ್ರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡುವುದು ಎಂಬುದರ ಉದಾಹರಣೆಯನ್ನು ಕೆಳಗೆ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. 82
ಅಧಿಸೂಚನೆ ಪತ್ರಅದರ ಶೈಲಿಯು ಆಮಂತ್ರಣ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಹತ್ತಿರದಲ್ಲಿದೆ. ಇದನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗಾಗಿ ಸಂಕಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ವಿನಂತಿಯ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿದೆ. ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ: "ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ." “ನಾವು ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ”, “ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ”ಇತ್ಯಾದಿ, ನಂತರ ಯಾವುದೇ ಸತ್ಯಗಳನ್ನು ಹೇಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
ಅಂತಹ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ತಿಳಿಸಿದರೆ, ಅದು ಕಳುಹಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು, ಮೊದಲ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕತ್ವವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.
ದೃಢೀಕರಣ ಪತ್ರ- ಯಾವುದೇ ಸಾಗಣೆಯ ರಶೀದಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ (ಪತ್ರ, ಟೆಲಿಗ್ರಾಮ್, ವರ್ಗಾವಣೆ, ಪಾರ್ಸೆಲ್, ಸರಕುಗಳು, ಬೆಲೆಬಾಳುವ ವಸ್ತುಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ), ಹಿಂದೆ ರಚಿಸಿದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಜಾರಿಯಲ್ಲಿದೆ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಒಪ್ಪಂದ, ಸೂಚನೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ) . ಪತ್ರವು ಯಾವುದೇ ಸತ್ಯ, ಕ್ರಮ, ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆಯನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಬಹುದು. ಈ ರೀತಿಯ ಬರವಣಿಗೆಯು "ದೃಢೀಕರಿಸಲು" ಕ್ರಿಯಾಪದದಿಂದ ಪಡೆದ ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: 83
ಅಂತಹ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು ಕಡ್ಡಾಯ ಭಾಗವಾಗಿದೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಬಂಧಗಳು. ಅವುಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಸಮಯೋಚಿತತೆಯು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಣದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅವರಿಗೆ ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುತ್ತದೆ.
ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ- ಯಾವುದೇ ಬಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಪೂರೈಸಲು ಅಥವಾ ಈವೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಅಂತಿಮ ದಿನಾಂಕದ ಸಮೀಪಿಸುತ್ತಿರುವ ಅಥವಾ ಮುಕ್ತಾಯದ ಸೂಚನೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. ಅಂತಹ ಪತ್ರವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಒಂದು ಅಂತಿಮ ಭಾಗವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಈ ರೀತಿಯ ಅಕ್ಷರವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪದದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ "ಜ್ಞಾಪನೆ", ಉದಾಹರಣೆಗೆ,
ಖಾತರಿ ಪತ್ರ- ಅದರಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾದ ಕಟ್ಟುಪಾಡುಗಳ ನೆರವೇರಿಕೆಯನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸುವ ದಾಖಲೆ. ಅದರಲ್ಲಿ, ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪಾವತಿ ಅಥವಾ ಏನನ್ನಾದರೂ (ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳ, ಸಂಶೋಧನೆ, ಇತ್ಯಾದಿ) ಖಾತರಿಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಅಕ್ಷರಗಳು ಉನ್ನತ ಕಾನೂನು ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪಠ್ಯದ ಪ್ರಸ್ತುತಿ ಅತ್ಯಂತ ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾಗಿರಬೇಕು.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
ಗ್ಯಾರಂಟಿ ಪತ್ರಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎರಡು ಸಹಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ (ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಮತ್ತು ಅಕೌಂಟೆಂಟ್) ಮತ್ತು ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಇನಿಶಿಯೇಟಿವ್ ಅಕ್ಷರಗಳು -ಇವುಗಳು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಪತ್ರಗಳಾಗಿವೆ. ಅಂತಹ ಪತ್ರಗಳ ದೊಡ್ಡ ವರ್ಗವು ಯಾವುದೇ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ವಿನಂತಿಯನ್ನು (ಸಲಹೆ, ವಿನಂತಿ) ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯವಾದ ಅಕ್ಷರವಾಗಿದೆ, ಅದರ ವಿಷಯವು ಸೀಮಿತವಾಗಿಲ್ಲ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಅವರ ಸ್ವಭಾವವು ಕೇಳಿದ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಧನಾತ್ಮಕ ಅಥವಾ ಋಣಾತ್ಮಕ ಪರಿಹಾರದ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಊಹಿಸುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: 84
ಉತ್ತರ ಪತ್ರಗಳು- ಅವರ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಅವರು ಉಪಕ್ರಮದ ಪತ್ರಗಳ ಮೇಲೆ ಅವಲಂಬಿತರಾಗಿದ್ದಾರೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಅವರ ಪಠ್ಯದ ವಿಷಯವನ್ನು ಈಗಾಗಲೇ ಹೊಂದಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಉಪಕ್ರಮ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕೇಳಲಾದ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಪರಿಹಾರದ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಹೇಳಲು ಇದು ಉಳಿದಿದೆ: ಪ್ರಸ್ತಾಪದ ಸ್ವೀಕಾರ ಅಥವಾ ನಿರಾಕರಣೆ, ಈಡೇರಿಕೆ ಕೋರಿಕೆ. ಉತ್ತರವನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಹೇಳಬೇಕು: ಎಲ್ಲಾ ವಿನಂತಿಗಳನ್ನು ಪೂರೈಸಬಹುದೇ, ಎಷ್ಟು ಮಟ್ಟಿಗೆ, ಯಾವ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟಿನೊಳಗೆ. ಪತ್ರವು ನಿರಾಕರಣೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಅದನ್ನು ಚೆನ್ನಾಗಿ ತರ್ಕಿಸಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
23. ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವುದು (ರೆಸ್ಯೂಮ್, ಆತ್ಮಚರಿತ್ರೆ, ಹೇಳಿಕೆಗಳು, ವಕೀಲರ ಅಧಿಕಾರ, ರಶೀದಿ)
ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಲಕ್ಷಣವೆಂದರೆ ಅವರ ಬರವಣಿಗೆಯ ಶೈಲಿ ಮತ್ತು ಭಾಷೆ.
ಔಪಚಾರಿಕ ವ್ಯವಹಾರ ಶೈಲಿ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಕಾನೂನು ಮತ್ತು ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ-ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಸೇವೆ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಶೈಲಿಯಾಗಿದೆ. ದಾಖಲೆಗಳು, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಇದನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಸರ್ಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು, ನ್ಯಾಯಾಲಯ, ಹಾಗೆಯೇ ಇನ್ ವಿವಿಧ ರೀತಿಯವ್ಯವಹಾರ ಮೌಖಿಕ ಸಂವಹನ. ಅದರ ಸಾಪೇಕ್ಷ ಸ್ಥಿರತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತ್ಯೇಕತೆಯಿಂದ ಗುರುತಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ ಅಧಿಕೃತ ವ್ಯವಹಾರ ಶೈಲಿಯು ವಿವಿಧ ಪ್ರಕಾರಗಳ ದಾಖಲೆಗಳ ಶೈಲಿಯಾಗಿದೆ: ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಒಪ್ಪಂದಗಳು, ರಾಜ್ಯ ಕಾಯಿದೆಗಳು, ಕಾನೂನು ಕಾನೂನುಗಳು, ನಿಯಮಗಳು, ಚಾರ್ಟರ್ಗಳು, ಸೂಚನೆಗಳು, ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಿಕೆಗಳ ಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಶೈಲಿಯ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯವೆಂದರೆ ಸ್ಥಿರ (ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್, ಪ್ರಮಾಣಿತ) ಭಾಷಾ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಬಳಕೆಯಾಗಿದೆ, ಇದು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನದ ನಿಯಮಿತವಾಗಿ ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿನ ನಿಖರತೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗಿಸುತ್ತದೆ.
ದಾಖಲೆಗಳ ಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಶೈಲಿಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು:
1. ಬಳಸಿದ ಪದಗಳು ಮತ್ತು ಪದಗಳ ಅಸ್ಪಷ್ಟತೆ;
2. ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ತಟಸ್ಥ ಟೋನ್;
3. ಲೆಕ್ಸಿಕಲ್, ವ್ಯಾಕರಣ, ಶೈಲಿಯ ರೂಢಿಗಳ ಅನುಸರಣೆ, ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ನಿಖರತೆ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟತೆಯನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸುವುದು;
4. ಶಬ್ದಾರ್ಥದ ಸಮರ್ಪಕತೆ ಮತ್ತು ಪಠ್ಯದ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ.
ಸಂವಹನ ಗುರಿಗಳ ಮುಖ್ಯ ಗುಂಪುಗಳು (ಅರಿವಿನ, ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಮತ್ತು ಅರಿವಿನ-ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ) ಸಮಾನವಾಗಿ ಅಂತರ್ಗತವಾಗಿವೆ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ, ವಿಚಾರಣೆಯ ಪತ್ರಗಳು ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಪತ್ರಗಳು ಅರಿವಿನ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ನಿಂದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಉದ್ದೇಶಗಳುಕೊಡುಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸುತ್ತದೆ.
ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಔಪಚಾರಿಕವಾಗಿಸುತ್ತದೆ, ವಾಣಿಜ್ಯ ವಹಿವಾಟಿನ ತೀರ್ಮಾನ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆಯನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸುತ್ತದೆ, ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ರೂಪಿಸುವ ಮೊದಲು ಮತ್ತು ಅದರ ಅನುಷ್ಠಾನದ ಪ್ರಗತಿಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.
ಪತ್ರದ ಸ್ವರವನ್ನು ಸಭ್ಯತೆ ಮತ್ತು ನಿಖರತೆಯಿಂದ ನಿರೂಪಿಸಬೇಕು - ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಅಂತರ್ಗತವಾಗಿರುವ ಗುಣಗಳು. ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ರಾಜಕಾರಣಿಗಳುಮತ್ತು ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಔಪಚಾರಿಕ ಮತ್ತು ಗೌರವಾನ್ವಿತ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲಿನ ವಿಳಾಸ, ವಿಳಾಸ, ವಂದನೆ ಮತ್ತು ಮುಕ್ತಾಯದ ನುಡಿಗಟ್ಟು (ವಂದನೆಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ) ಪ್ರತಿ ದೇಶಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ವರ್ಗದ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಅಧಿಕೃತ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು.
ಭಾಷಾ ಏಕೀಕರಣದ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಗಳು ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನದ ವಿಶಿಷ್ಟ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುವ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಭಾಷಾ ಮಾದರಿಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ರಚನೆಯಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, "ಒಂದು ಮಾದರಿಯನ್ನು ತಾರ್ಕಿಕ ಮತ್ತು ವಾಕ್ಯರಚನೆಯ ರಚನೆಯಾಗಿ ಅರ್ಥೈಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅದು ಗರಿಷ್ಠ ಸಂಖ್ಯೆಯ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ."
ಸಂವಹನ ಸನ್ನಿವೇಶಗಳನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡುವ ದೃಷ್ಟಿಕೋನದಿಂದ ಅತ್ಯಂತ ಮಹತ್ವದ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಗುರಿ ಅಂಶವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಇದು ರಚಿಸಲಾದ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಪ್ರಕಾರ ಮತ್ತು ಶೈಲಿಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವ ಭಾಷಣ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಗುರಿಯಾಗಿದೆ.
ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನದ ಪ್ರಾರಂಭಿಕನು ತನಗಾಗಿ ಹೊಂದಿಸುವ ಗುರಿಯು ಭಾಷಾ ಮಾದರಿಗಳ ಆಯ್ಕೆಯಿಂದ ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ಎಲ್ಲಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ವಿಷಯಾಧಾರಿತ ಮತ್ತು ಕ್ರಿಯಾತ್ಮಕ ಪ್ರಕಾರದ ವ್ಯವಹಾರ ಕಾಗದದಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ.
| ಗುರಿ | ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಕಾರ | ಭಾಷಾ ಮಾದರಿಗಳು |
| ಮಾಹಿತಿ ನೀಡುತ್ತಿದೆ | ಸೇವಾ ಮೆಮೊ, ಕವರ್ ಲೆಟರ್, ಸಂದೇಶ ಪತ್ರ, ಇತ್ಯಾದಿ. | ನಿಮ್ಮ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ನಾವು ನಿಮಗೆ ಕಳುಹಿಸುತ್ತೇವೆ... ನಾವು ಅದನ್ನು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ... ನಾವು ಅದನ್ನು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ... ನಾವು ನಿಮಗೆ ಸೂಚಿಸುತ್ತೇವೆ... |
| ಪ್ರೇರಣೆ | ಆದೇಶ, ಸೂಚನೆ, ಸೂಚನೆ, ಇತ್ಯಾದಿ. | ವಾಸ್ತವದ ಕುರಿತು ತನಿಖೆಗೆ ಆದೇಶಿಸಿ... ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗೆ ಒಳಪಡಿಸಿ... ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಅವಕಾಶಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಿ... |
| ಸಂಬಂಧಗಳನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವುದು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು | ಖಾತರಿ ಪತ್ರ | ನಾವು ಅದನ್ನು ಖಾತರಿಪಡಿಸುತ್ತೇವೆ ... ಕಂಪನಿಯು ... ಖಾತರಿ ನೀಡುತ್ತದೆ ... |
| ವಿನಂತಿಯ ಪತ್ರ | ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ... ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ನಾನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಒತ್ತಾಯಿಸುತ್ತೇನೆ... ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ತೊಡಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸುತ್ತೇವೆ... ದಯವಿಟ್ಟು ನಮಗೆ ತಿಳಿಸಿ... | |
| ಎಚ್ಚರಿಕೆಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿ, ಬೇಡಿಕೆ, ನಿರಾಕರಣೆ | ಆಮಂತ್ರಣ ಪತ್ರವನ್ನು | ನಮ್ಮ ಆಹ್ವಾನವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ... ನಾನು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸುತ್ತೇನೆ... ನಿಮ್ಮ ಭಾಗವಹಿಸುವಿಕೆಗೆ ನಾವು ತುಂಬಾ ಕೃತಜ್ಞರಾಗಿರುತ್ತೇವೆ... |
| ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ | ನಾವು ಅದನ್ನು ನಿಮಗೆ ನೆನಪಿಸುತ್ತೇವೆ ... ನಾವು ನಿಮಗೆ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ತಿಳಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ ... | |
| ಬೇಡಿಕೆಯ ಪತ್ರ | ನಾವು ಇದರ ವಿರುದ್ಧ ಕ್ಲೈಮ್ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೇವೆ... ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಅಧಿಕೃತವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಬಳಿ ಕ್ಲೈಮ್ ಅನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ... | |
| ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರ | ಕಾರಣ ನಿಮ್ಮ ಕೊಡುಗೆಯನ್ನು ತಿರಸ್ಕರಿಸಲಾಗಿದೆ ಕೆಳಗಿನ ಕಾರಣಗಳು... ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಸ್ತಾಪಕ್ಕೆ ನಾವು ಸಕಾರಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ ... |
ಹೀಗಾಗಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನ ಎಲ್ಲಾ ಲಾಕ್ಷಣಿಕ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಸ್ಥಿರ ತಾರ್ಕಿಕ ರೂಪಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಲಾಗಿದೆ - ಮಾದರಿಗಳು. ಪರಿಣಾಮವಾಗಿ, ಅಧಿಕೃತ ಕಾಗದವನ್ನು ರಚಿಸುವ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ತಾರ್ಕಿಕ ಅನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಭಾಷಾ ಮಾದರಿಗಳನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸಲು ಕಡಿಮೆಯಾಗಿದೆ.
