اسناد مکاتبه ای. اخلاق مکاتبات تجاری

طی دهه‌های گذشته، مکاتبات تجاری از طریق ایمیل محبوبیت زیادی پیدا کرده و به یکی از روش‌های اصلی ارتباطات تجاری تبدیل شده است. امروزه یافتن شخصی که از ایمیل در برقراری ارتباطات بین فردی استفاده نکند دشوار است. با وجود این، امروزه بسیاری این سوال را می پرسند: تا همه قوانین رعایت شود؟ نحوه استفاده از نامه صالح برای تشکیل مخاطب تاثیر خوبدر مورد فرستنده؟

این مقاله به تشریح مقررات می پردازد مکاتبات تجاریتوسط پست الکترونیک، آ توصیه عملیارائه شده در مقاله به شما کمک می کند هنگام طراحی، ارتباطات تجاری مناسب را بیاموزید ایمیل ها.

بسیاری از مردم روز کاری خود را با بررسی صندوق پستی خود برای پیام های جدید شروع می کنند. اما، متأسفانه، با وجود رواج این روش تبادل اطلاعات، بسیاری نمی دانند چگونه از زبان مکاتبات تجاری به درستی استفاده کنند و ایمیل ها را با یک راه ارتباط غیررسمی اشتباه می گیرند.

به لطف سرعت تحویل، تبادل موارد مهم را ساده می کند اسناد رسمی، فرم ها، بیانیه ها، اما حتی در اینجا افراد هنگام ارسال نامه اشتباه می کنند. خیلی اوقات اتفاق می افتد که هنگام نوشتن یک ایمیل هنگام تبادل هر فایلی، گیرندگان به دلایلی مقاله های همراه را نمی نویسند و موضوعات را وارد نمی کنند، که می تواند کار گیرندگان را پیچیده کند. هدف از این مقاله پاسخ به این سوال است که چگونه می توان نامه ای از طریق ایمیل ارسال کرد و تمام قوانین ارتباط کتبی تجاری از طریق ایمیل را رعایت کرد؟

هنگام نوشتن ایمیل، تمام فیلدهای ارائه شده باید پر شوند

قوانین مکاتبات تجاری از طریق پست الکترونیکی، فرستنده نامه را موظف می کند که تمام قسمت های ارائه شده در ایمیل مانند آدرس و نام گیرنده و فرستنده نامه را پر کند. موضوعی باید شرح داده شود که به طور خلاصه ماهیت نامه ارسالی را توضیح دهد. اغلب اوقات، سرنوشت نامه ارسال شده و سرعت حل مشکل ذکر شده در آن به موضوعی که به درستی توضیح داده شده است بستگی دارد. یک ایمیل تجاری باید با یک تبریک شروع شود - این نشان دادن ساده احترام به گیرنده هنگام مکاتبه بسیار مهم است. پس از احوالپرسی، متنی باید وجود داشته باشد که به آن "بدن نامه" می گویند و در پایان باید امضایی مانند "با احترام، پتر ایوانوویچ بریسوف" گذاشته شود.

با سلام در مکاتبات تجاری

بهتر است توجه خود را روی این نکته متمرکز کنید، زیرا ژست احترام در هر جنبه ای بسیار مهم است ارتباطات تجاری. بهترین عبارت تبریک «عصر بخیر» یا «سلام» است. انجام مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را از استفاده از عبارات محدود می کند. عصر بخیر" یا " صبح بخیر"، زیرا گیرنده ممکن است نامه را مدتها پس از دریافت آن بخواند. همچنین استفاده از عبارات محاوره ای که در احوالپرسی استفاده می شود صحیح نیست.

پس از یک کلمه یا عبارت تبریک، باید گیرنده را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید، و اگر نام برای فرستنده ناشناخته باشد، می توان از این لحظه صرف نظر کرد. سپس می توانید به بیان هدف نامه بروید.

فایل های پیوست شده در ایمیل های تجاری

اگر هدف اصلی نامه تنها روایت مکتوب و ارائه اصل موضوع نیست، بلکه ارسال فایل نیز هست، بهتر است ابتدا شی ارسال شده را پیوست کنید. اغلب اتفاق می افتد که بسیاری از فرستندگان به دلیل بی توجهی، با بیان اصل موضوع در متن نامه، فراموش می کنند پیوست لازم را ضمیمه کنند. چنین سهل انگاری می تواند بر شهرت تجاری فرستنده نامه تجاری تأثیر منفی بگذارد.

آدرس ایمیل باید قابل تشخیص و مختصر باشد

قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را ملزم به داشتن نام الکترونیکی قابل تشخیص می کند که باید حاوی اطلاعات واقعی درباره نام فرستنده باشد. آنها بسیار نامفهوم و احمقانه به نظر می رسند نامه های رسمیو زمانی درخواست می کند که آدرس ایمیل حاوی عبارات یا کلمات غیررسمی باشد، به عنوان مثال، آدرس ایمیل "limon_petya". این برای یک بزرگسال بسیار ناپسند به نظر می رسد. برای انجام مکاتبات تجاری، بهتر است یک ایمیل جداگانه ایجاد کنید و آداب ایمیل تجاری را رعایت کنید.

با استفاده از عملکرد پاسخ سریع (پاسخ) برای پاسخ به ایمیل های دریافتی قبلی

تابع Reply یا Response (در نسخه کوتاه شده آن شبیه Re:) به کاربر کمک می کند. به روشی سریعبه پیام های ارسالی قبلی از فرستنده پاسخ دهید. این تابع همچنین دارای توانایی جهانی برای خواندن مکاتبات قبلی با یک همکار در یک موضوع خاص است. اما قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، فرستنده را موظف می کند که در صورت تغییر ماهیت بحث در طول مکاتبات، نام موضوع نامه تجاری را تغییر دهد.

قبل از ارسال نامه تجاری، باید اشتباهات املایی و علائم نگارشی را تصحیح کنید.

ایمیل تبادل اطلاعات را ساده می کند، اما در طول مکاتبات تجاری نباید از قوانین زبان روسی غافل شوید، زیرا یک اشتباه بی دقت می تواند بر اختیارات فرستنده تأثیر بگذارد. قبل از ارسال نامه، باید متن را چندین بار مرور کنید و به دقت آن را از نظر املا و املا بررسی کنید اشتباهات نقطه گذاری. بسیاری از مشتریان ایمیل دارای ویژگی بررسی املا هستند، بنابراین باید به کلماتی که با رنگ قرمز زیر آنها خط کشیده شده است توجه کنید. اگر در مورد املای صحیح شک دارید، باید از اینترنت کمک بگیرید یا با استفاده از فرهنگ لغت املای املا را بررسی کنید.

قسمت مخاطب باید در آخر پر شود.

برای جلوگیری از ارسال نامه های ناتمام یا ویرایش نشده، آدرس گیرنده نامه تجاری باید در آخرین لحظه قبل از ارسال وارد شود. این قانون در اصول مکاتبات ایمیل تجاری نیز گنجانده شده است. این اتفاق می افتد که هنگام پر کردن فیلد مخاطب، ایمیل ممکن است لیستی از گیرندگانی که قبلاً استفاده شده را ارائه دهد؛ در اینجا باید توجه خود را نیز متمرکز کنید تا به اشتباه یک نامه تجاری تشکیل شده را به مخاطب شخص ثالث ارسال نکنید.

ساختار نامه تجاری

قوانین ساختاربندی متن نه تنها برای رسانه های کاغذی، بلکه در مورد قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل نیز اعمال می شود. خواندن حجم زیادی از متن حروف روی صفحه نمایشگر همیشه برای گیرنده راحت نیست. برای ساده‌تر شدن این نکته، باید متن را به پاراگراف‌های کوچکی که به صورت منطقی شکل می‌گیرند تقسیم کنید و هنگام نوشتن متن نامه‌های تجاری از جملات پیچیده اجتناب کنید. طول بهینه یک جمله در نامه تجاری نباید بیش از پانزده کلمه باشد.

ماهیت نامه تجاری باید در اصل بیان شود

علاوه بر موضوع مشخص شده نامه تجاری، گیرنده باید به جملات اول و دوم متن اصلی که به وضوح فرمول بندی شده اند نیز علاقه مند باشد. وظیفه فرستنده این است که در ابتدای نامه اصل مشکل یا موضوعی را که برای آن مخاطب را مورد خطاب قرار می دهد، بیان کند. جمله اول باید نشان دهنده هدفی باشد که نامه تجاری برای آن ارسال می شود. نمونه: «به اطلاع شما می رساند که مفاد تعهد مندرج در قرارداد شماره 45 مورخ 1396/01/02 «در مورد تأمین مواد فله» رو به پایان است. برای تمدید قرارداد باید بسته دوم مدارک را ارائه دهید.» با تشکر از هدف تعیین شده، گیرنده این فرصت را دارد که در آن تحقیق کند ایده اصلینامه اداری. اگر متن نامه خیلی بزرگ است، بهتر است از تابع پیوست کردن یک شی به عنوان پیوست در فرم استفاده کنید. سند متنی، اما در عین حال، مقاله همراهی که نامه تجاری را برجسته می کند باید با یک جعبه متن باقی بماند. نمونه: "ما یک نسخه الکترونیکی از نامه شرکت Mak-Stroy LLC را برای بررسی شما ارسال می کنیم." خواهشمندیم تصمیم خود را در خصوص تمدید قرارداد شماره 45 مورخ 1396/01/02 “در مورد تامین مواد فله” تا مهلت مقرر در نامه به اطلاع ما برسانید.

هر ایمیل تجاری باید یک پاسخ داشته باشد.

وجود داشته باشد مثال های منفیمکاتبات تجاری، زمانی که گیرنده نامه تجاری را به دلایلی نادیده می گیرد. گاهی اوقات ممکن است واقعاً مواردی وجود داشته باشد که به دلیل امکان پاسخگویی وجود نداشته باشد موقعیت های خاصبه عنوان مثال، ممکن است چندین روز طول بکشد تا مشکل حل شود، یا گیرنده در فکر است و نمی تواند بلافاصله به سؤال مطرح شده پاسخ دهد. در این مورد، باید نظر مختصری در این مورد داده شود، به عنوان مثال، "سلام پیوتر ایوانوویچ. نامه شما را دریافت کردم، اما امروز پاسخگویی برایم سخت است، زیرا باید با مدیریت ارشد مشورت کنم. مشکل شما را به مدیر عامل شرکت گزارش می کنم و تا پایان هفته پاسخ رسمی می دهم. با احترام، مدیر بخش فروش بلو ایوان گنادیویچ.

شایان ذکر است که اگر ظرف سه روز کاری پاسخی داده نشد، این واقعیت که گیرنده نامه تجاری سکوت می کند را می توان به عنوان نادیده گرفتن و امتناع از برقراری ارتباط با فرستنده ارزیابی کرد.

هنگام نوشتن پاسخ نامه، باید به تمام سوالات پرسیده شده پاسخ دهید.

اگر نامه ارسال شده به گیرنده ماهیت بازجویی است، در هنگام نوشتن نامه باید به ترتیبی که در متن دریافتی نامه تجاری وجود دارد، به سؤالات پاسخ دهید. اگر سوالاتی پرسیده شده باشد، فرستنده امیدوار است که پاسخ های مشخصی برای آنها دریافت کند. هنگام نوشتن نامه، نباید پاسخ های خود را شماره گذاری کنید، فقط باید افکار خود را به ترتیب بیان کنید. برای پاسخ به تمام سوالات مطرح شده ابتدا باید نامه تجاری دریافتی را چندین بار مطالعه کنید و در صورت زیاد بودن سوالات بهتر است برای جلوگیری از از قلم افتادن آنها را جداگانه بنویسید. اگر پاسخ به برخی از سؤالات مطرح شده غیرممکن است، قابل ذکر است این لحظهبه دلایلی نمی توان پاسخ داد.

از اختصارات، طراحی احساسی و حروف بزرگ زیاده روی نکنید

نمونه‌های منفی از مکاتبات تجاری وجود دارد که فرستندگان آن را با استفاده از علائم غیررسمی به شکل شکلک رقیق می‌کنند. استفاده از آنها هنگام برقراری ارتباط رایج است در شبکه های اجتماعی، با این حال ، قوانین مکاتبات تجاری از چنین تظاهرات احساسات استقبال نمی کنند ، زیرا گیرنده ممکن است معنای واقعی آنها را نداند و آنها را برای مجموعه ای نامفهوم از اشتباهات نقطه گذاری بپذیرد.

همچنین باید از نوشتن متن با حروف بزرگ خودداری کنید. در اینترنت، مجموعه‌ای از کلماتی که با حروف بزرگ نوشته می‌شوند، «عبارات درخشان» نامیده می‌شوند و اغلب چنین عباراتی بار معنایی منفی دارند. گیرنده، هنگام خواندن نامه تجاری الکترونیکی، ممکن است چنین قلمی را منفی ارزیابی کند، که تأثیر مخربی بر درک معنا خواهد داشت. اگر در نامه تجاری نیاز به تاکید بر اهمیت هر نکته ای دارید، بهتر است از عبارات مقدماتی استفاده کنید، به عنوان مثال: «لطفاً توجه داشته باشید که حداکثر تا تاریخ 1396/02/10 برای تمدید قرارداد باید بسته ای از اسناد ارائه دهید. " یا "لطفا توجه داشته باشید که مدارک تمدید قرارداد باید تا تاریخ 1396/02/10 ارائه شود."

اطلاعات حساس را از طریق ایمیل منتقل نکنید

هنگام انتقال اطلاعات شخصی یا محرمانه، بهتر است از صندوق پست الکترونیکی خودداری کنید، زیرا خطر رهگیری اطلاعات توسط مهاجمان برای استفاده برای اهداف خودخواهانه آنها وجود دارد. چنین اطلاعاتی ممکن است شامل: شماره تلفن، رمز عبور از کارت های بانکی، حساب های بانکی شخصی و غیره. یادآوری این نکته مهم است که اطلاعات در سرور mail agent ذخیره می شود و در صورت هک شدن می تواند دزدیده شود.

امضای فرستنده باید در انتهای نامه باشد.

همانطور که قبلا ذکر شد، هر نامه ارسال شده باید دارای یک امضای خاص باشد. اغلب، توسعه دهندگان صندوق پستی یک تابع بلوک امضا را معرفی می کنند که در آن می توانید عنوان شغل، نام و شماره تلفن تماس خود را وارد کنید. پس از آن، این بلوک به طور خودکار در انتهای هر حرف ظاهر می شود که تایپ را آسان تر می کند. نوشتن یک امضا به درستی مهم است تا گیرنده این فرصت را داشته باشد که هنگام پاسخ به نامه، فرستنده را به درستی خطاب کند. نمونه ای از امضا ممکن است به این صورت باشد: "با احترام، نیکولای الکساندرویچ پتروف، +79810000000."

با نتیجه گیری، می توان اشاره کرد که برای درک نحوه انجام مکاتبات تجاری از طریق ایمیل، نیازی به تسلط بر اصول اضافی و پیچیده ندارید. فقط باید قوانین اساسی آداب معاشرت را رعایت کنید و هنجارهای زبان روسی را رعایت کنید.

گفتگوی تجاریتصور بدون مکاتبه غیرممکن است، زیرا ملاقات شخصی برای حل مسائل همکاری همیشه امکان پذیر نیست. مهم ترین مشکلات مکاتبات تجاری

ارتباطات تجاری بدون مکاتبه قابل تصور نیست، زیرا یک جلسه شخصی برای حل مسائل همکاری همیشه امکان پذیر نیست. مکاتبات تجاری به حل اکثر مشکلات مبرم کمک می کند زمان کوتاه، اما عدم رعایت قوانین آداب معاشرت یا ساختار غیر منطقی نامه می تواند به شراکت آسیب برساند یا مشتری بالقوه را از خود دور کند. همانطور که در مذاکرات رسمی، قوانین خاصی وجود دارد: قالب نامه و سبک ارتباط.

قوانین کلی برای انجام مکاتبات تجاری

1. قبل از نوشتن نامه، در مورد ویژگی های آن تصمیم بگیرید:

نوع نامه (پوشش، ضمانت، سفارش، یادآوری، اطلاعیه و غیره؛ ارائه نامه یا دعوت به پاسخ)؛

درجه دسترسی برای مخاطب (این که آیا می توانید تمام نکات لازم را در یک نامه بیان کنید یا به یک مورد دوم و روشن کننده نیاز دارید).

فوریت تحویل (اگر نامه فوری است، بهتر است از طریق پست سفارشی یا ایمیل ارسال شود).

2. یک نامه با استفاده از الگوهای موجود ایجاد کنید، بر اساس نوع آن، و همچنین بر GOST R 6.30-2003 تکیه می کنند. "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی."

3. هر نامه تجاری دارای ساختار کلی زیر است:

• نام سازمان ارسال کننده؛
• تاریخ نگارش؛
• آدرس گیرنده، نشان دادن یک خبرنگار خاص؛
• آدرس افتتاحیه؛
• اشاره ای به موضوع و هدف نامه؛
• متن اصلی؛
• نتیجه گیری (فرمول ادب)؛
• امضای فرستنده؛
• اشاره به کاربرد و توزیع نسخه ها (در صورت وجود).

4. هنگام تهیه نامه تجاری، از ویرایشگر متن مایکروسافت ورد استفاده کنید:

استفاده از تایپ فیس Times New Roman، اندازه فونت 12-14 نقطه، فاصله بین خطوط - 1-2 امتیاز.

شماره صفحه نامه را در سمت راست پایین قرار دهید.

هنگام چاپ متن با فرمت A4، از فاصله بین 1.5 تا 2 خط، فرمت A5 یا کمتر استفاده کنید - فاصله یک خط. جزئیات همیشه با فاصله یک خط تایپ می شوند.

5. اگر از طرف یک سازمان صحبت می کنید و قصد ارسال نامه چاپی را دارید, حتما از سربرگ شرکت استفاده کنید، از آنجایی که حضور آن خواهد بود کارت کسب و کارشرکت شما. هنگام تهیه فرم رسمی دقت ویژه ای داشته باشید؛ این مهارت برای هر کارمند اداری باید اجباری باشد.

6. برای مکاتبات بین المللی، نامه باید به زبان مخاطب یا به زبان انگلیسی نوشته شود(به عنوان رایج ترین در روابط تجاری).

7. لحن درست و کاری مانند را حفظ کنید. نامه را با یک آدرس شروع کنید که بسته به میزان نزدیکی شما با خبرنگار، می تواند با کلمات "عزیز + نام کامل" یا "عزیز + نام کامل" شروع شود. به یاد داشته باشید، کلمات در یک آدرس یا نشانی از مخاطب به هیچ وجه نباید مخفف شوند (به عنوان مثال، "احترام" به عنوان "uv." یا "رئیس بخش" به عنوان "رئیس بخش") - اینها قوانین هستند. آداب تجارت. همیشه نامه خود را با تشکر از همکاری شما به پایان برسانید. قبل از امضا باید عبارت "با احترام، ..." یا "با احترام، ..." وجود داشته باشد. خطاب به "شما" در مکاتبات رسمی غیرقابل قبول است، حتی اگر روابط دوستانه ای با خبرنگار داشته باشید.

8. واژگان خود را با دقت انتخاب کنید، از اشتباهات و عبارات مبهم و استفاده بیش از حد از حرفه ای ها اجتناب کنید.. نامه باید قابل درک باشد.

9. محتوای نامه را به پاراگراف های معنی دار تقسیم کنید تا درک آن برای گیرنده دست و پا گیر و دشوار نباشد.. از قانون پیروی کنید: پاراگراف اول و آخر نباید بیش از چهار خط چاپ شده باشد و بقیه - بیش از هشت خط.

10. پاسخ به ایمیل های تجاری مطابق آداب پذیرفته شده:برای درخواست کتبی - ظرف 10 روز پس از دریافت؛ برای نامه های ارسال شده از طریق فکس یا ایمیل - ظرف 48 ساعت، به استثنای تعطیلات آخر هفته.

مکاتبات تجاری درون سازمانی

مکاتبات تجاری بین کارکنان شرکت در مقایسه با مکاتبات ارسال شده به شخص ثالث ساده تر است.

• مختصر باشد؛
• ماهیت تجاری داشته باشد؛
• نامه باید تاریخ را نشان دهد.
• در پایان نامه فرمول ادب و امضا وجود دارد.

نمونه ای از مکاتبات تجاری درون سازمانی می تواند یک نامه تبریک از طرف مدیر یا تیم باشد که خطاب به قهرمان روز یا کارمندی که ترفیع دریافت کرده است.

هنگام بحث در مورد پروژه ها به صورت کتبی، معمولاً از چند عنصر اجباری یک نامه تجاری استفاده می شود - نشان دهنده موضوع، درخواست تجدید نظر، خلاصهاصل موضوع و فرمول ادب با امضای چاپی.

به یاد داشته باشید که فرم نامه و قالب مورد نیازشما باید بر اساس سطح مکاتبات تجاری و نوع اطلاعاتی که می خواهید در اختیار گیرنده قرار دهید، انتخاب کنید.

1 448 0 با ظهور قرن بیست و یکم و استفاده گسترده از رایانه، مکاتبات تجاری روی کاغذ عملاً از بین رفته است - فقط در مواردی که به سطح گزافی از تشریفات نیاز است استفاده می شود. اما این به هیچ وجه به این معنی نیست که قوانین مکاتبات تجاری نیز از بین رفته است. حتی در ایمیل ها هم باید دنبال شوند.

قوانین نوشتن مکاتبات تجاری

وقتی برای اولین بار می نشینید یک نامه تجاری بنویسید، احتمالاً احساس سردرگمی خواهید کرد. از این گذشته ، این به هیچ وجه مشابه ارسال پیام به یک دوست یا خویشاوند نیست. چگونه با همکار خود تماس بگیرید؟ از شکلک استفاده کنم یا نه؟ چگونه تمام این فیلدهای متعدد را پر کنیم؟

باید به ترتیب شروع کنید و به یاد داشته باشید که شروع کنید قوانین عمومیمدیریت ایمیل های محل کار

• معاینه. اگر مکاتبات تجاری زمینه اصلی فعالیت شما نیست، می توانید نامه خود را دو بار - صبح، هنگام آمدن به محل کار و بعد از ناهار - چک کنید. اگر ارتباط با مشتریان و شرکای تجاری بخشی از فعالیت‌های روزانه شما باشد، نصب یک کلاینت ایمیل که اعلان‌های مربوط به نامه‌ها را روی دسکتاپ شما نمایش می‌دهد آسان‌تر خواهد بود.
• پاسخ. آداب ناگفته مستلزم این است که پاسخ نامه در اسرع وقت نوشته شود، بنابراین فقط در صورتی می توانید حروف را نادیده بگیرید که چیزی وجود داشته باشد که نتواند حواس پرتی را تحمل کند. در قوانین رسمی آمده است که در صورت دریافت نامه از طریق پست ده روز قبل و در صورت دریافت فکس از دو روز قبل باید پاسخ داده شود.
• ذخیره سازی. باید اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌ها در پوشه اسپم قرار نمی‌گیرند. علاوه بر این، آنها را نمی توان حذف کرد: در غیر این صورت، اگر وضعیت درگیری، نمی توان به سادگی به مکاتبات مراجعه کرد و دید حق با چه کسی است.
• استفاده. شما می توانید از آدرس ایمیل یک شرکت فقط در صورت مکاتبه از طرف آن شرکت استفاده کنید. اگر به دلایلی نیاز به استفاده از یک ایمیل شخصی برای مکاتبات دارید، باید مطمئن شوید که رسمی به نظر می رسد و حاوی کلمات زشت یا رکیک نیست.
  ما فضای ذخیره‌سازی را مرتب کردیم، زمان‌های پاسخگویی را مشخص کردیم و از کدام ایمیل استفاده کنیم. همه اینها به راحتی قابل یادآوری است و می توانید به آن ادامه دهید گام بعدی: نامه تجاری رسیده است. چگونه بدون توهین به همکار خود به آن پاسخ دهید؟
• به درستی. نامه هایی مانند "سلام واسیا، نامه شما را دریافت کردم و فکر کردم ..." باید برای مکاتبات شخصی رزرو شود. انجام مکاتبات کاری مستلزم صحت و ادب است. شما نمی توانید از عبارات عامیانه، رسا یا بی ادبانه استفاده کنید. شما نمی توانید از شکلک ها استفاده کنید، حتی اگر چندین سال است که با همکار خود کار می کنید. شما نمی توانید خود را "شما" خطاب کنید و آشنا باشید - نامه باید مؤدبانه و خشک باشد.
• با شایستگی. سواد یک شاخص توسعه فرهنگی، سطح فکری، راهی برای حفظ شهرت شرکت و نوشتن نامه ای شیک است. اگر با زبان نوشتاری روسی خوب نیستید - که اغلب اینطور است و اصلاً دلیلی برای شرم نیست - از خدمات ویژه برای بررسی گرامر، املا و علائم نگارشی استفاده کنید.
• به اندازه کافی. حتی شایسته ترین و صحیح ترین پاسخ نیز می تواند از بین برود اگر طرف مقابل به سادگی متوجه نشود که در مورد چه چیزی صحبت می کنید. بنابراین یا باید از به کار بردن اصطلاحات حرفه ای خودداری کنید و یا به آنها توضیح دهید. همچنین نباید از کلماتی که خیلی پیچیده هستند یا خیلی رایج نیستند استفاده کنید که باعث سردرگمی مخاطب می شود. و البته نباید کلماتی را وارد کنید که در معنای آن شک دارید.
• منطقی. اگر پاسخ را نمی دانید، از همکار خود بخواهید صبر کند، پیدا کند و نامه دیگری بنویسد. در صورت اطلاع، بررسی کنید که در نامه به طور مداوم، منطقی و واضح ارائه شده باشد و تنها پس از آن ارسال کنید.
• زیبا. اهمیت طراحی کمتر از محتوا نیست. شما باید از پاراگراف ها استفاده کنید، سوال را نقل قول کنید و تنها پس از آن پاسخ دهید، از لیست های شماره گذاری شده و گلوله ای استفاده کنید.

برای پاسخگویی به نامه دریافتی، کافی است آن را با شایستگی، درست، کافی و منطقی انجام دهید. اما چگونه ابتدا نامه بنویسیم؟

ابتدا باید آن را به درستی فرمت کنید:

• موضوع . فیلد "موضوع" در متن ایمیل را نباید نادیده گرفت، زیرا با خواندن آن است که مخاطب اولین برداشت را از آنچه از او خواسته می شود، ایجاد می کند. در حالت ایده آل، باید به این صورت باشد: "نام شرکت، ماهیت مشکل" - "JSC Romashka". لوازم شیشه ای."
• امضا . اکثر سرویس های ایمیل به شما امکان می دهند یک امضای خودکار تنظیم کنید که باید شامل موارد زیر باشد: "نام، موقعیت، شرکت" - "I.V. Makarova، حسابدار ارشد Romashka OJSC." این فرم به گیرنده این امکان را می دهد که به راحتی متوجه شود که چه کسی را مخاطب قرار می دهد و چگونه پاسخ خود را آغاز کند.
• با درود . تبریک نباید آشنا باشد - بدون "سلام"، "روز بخیر"، "aloha" یا گزینه های مشابه دیگر. یک "سلام" یا "بعد از ظهر بخیر" خنثی بهترین خواهد بود.
• درخواست . آدرس ها با نام - "Anya" - به جای نام کامل - "Anna Dmitrievna" آشنا به نظر می رسند و می توانند تصور کل نامه را خراب کنند. بنابراین، بهتر است یک آدرس را با نام و نام خانوادگی انتخاب کنید.
• طول . نامه هایی که بیش از حد طولانی هستند زمان بر هستند و خواندن آنها دشوار است. بنابراین، حجم بهینه حجمی است که در یک صفحه استاندارد یک ویرایشگر متن قرار می گیرد.

قوانین کلی برای کار با نامه ها، پاسخ ها و نامه های جدید - یادگیری نوشتن همه اینها دشوار نیست. اما چند نکته ظریف دیگر وجود دارد که باید به خاطر بسپارید:

• محتوا . نامه باید حاوی دلیل نگارش آن، شرحی ثابت از آن و سپس سؤالات و پیشنهادات باشد.
• اهمیت . اکثر سرویس‌های ایمیل دارای کادر انتخاب «مهم!» هستند که می‌توانید هنگام نوشتن آن را بررسی کنید. سپس چنین نامه ای در پوشه گیرنده برجسته می شود.

مهم!شما نمی توانید فقط از یک چک باکس استفاده کنید - در غیر این صورت یک نامه واقعاً فوری به سادگی در وفور موارد برجسته شده بدون فکر غرق می شود.

• پایان دیالوگ . بر اساس قوانین آداب ناگفته، شخصی که آن را شروع کرده است مکاتبه را پایان می دهد.
• زمان. ارسال نامه در پایان روز کاری و بعد از ظهر جمعه نه تنها شکل بدی است، بلکه یک ایده بیهوده است - به هر حال، پاسخ فقط صبح روز بعد یا حتی دوشنبه خواهد آمد.
• ادب . ما باید تعطیلات پیش رو را به شما تبریک بگوییم. از پاسخ شما متشکرم در صورتی که امکان پاسخگویی فوری به نامه فوری وجود نداشته باشد، باید به مخاطب اطلاع داده شود.
• پیوست ها . هر پیوستی باید بایگانی شود و به طور جداگانه در متن نامه به گیرنده اطلاع داده شود.

مهم!قوانین مکاتبات تجاری الکترونیکی مستلزم توجه به طرف مقابل است - باید به او اجازه دهید صحبت کند، سؤال بپرسد و چیزی به شکل اولتیماتوم مطالبه نکنید.

انواع مکاتبات ایمیلی

قوانین حاکم بر مکاتبات بسته به محل ارسال نامه ممکن است کمی متفاوت باشد.

• مکاتبات داخلیبه این معنی است که توصیه می شود به نامه ها در همان روز پاسخ دهید تا مانع کار شرکت خود نشوید و همچنین ممکن است لحن نامه تا حدودی آشناتر از موارد دیگر باشد.

مهم!ایده خوبی است که یک الگوی واحد برای مکاتبات داخلی ایجاد کنید، که بر اساس آن کارمندان بتوانند به سرعت نامه بنویسند، بدون اینکه مغز خود را در ساختار ایجاد کنند.

• مکاتبات خارجیدلالت بر درجه بیشتری از رسمیت و همچنین نیاز به فیلتر کردن زبان عامیانه حرفه ای دارد - اغلب یک همکار از یک شرکت دیگر به سادگی کلمات خاصی را درک نمی کند.
• مکاتبات بین المللیبه تشریفات بیشتر و همچنین نیاز به در نظر گرفتن مناطق زمانی دلالت دارد. بنابراین، شما نباید صبح به نیویورک نامه بفرستید و انتظار داشته باشید که در آینده ای نزدیک، نگران و عجله، پاسخ داده شود، زیرا کارمندی که باید به نامه پاسخ دهد، به احتمال زیاد هنوز در رختخواب خوابیده است.

با این حال، هیچ تفاوت بزرگی وجود ندارد. ادب، سواد و توانایی در فرمول واضح یک درخواست در همه جا ارزش دارد.

نحوه نوشتن نامه تجاری

برای تهیه سند استفاده کنید مایکروسافت وردو قوانین زیر:

• سربرگ سازمان؛
• فونت Times New Roman;
• زمینه های وسیع؛
• سایز 12-14 ص.
• فاصله خطوط - 1-2 p.
• شماره صفحه نامه را در پایین سمت راست قرار دهید.

اگر این مکاتبات بین المللی باشد، نامه به زبان مخاطب نوشته می شود.

ساختار یک نامه تجاری:

1. درخواست؛
2. مقدمه؛
3. متن اصلی؛
4. نتیجه؛
5. امضا؛
6. کاربرد.

چه چیز دیگری مهم است که به یاد داشته باشید:

• با استفاده از «شما» به طرف مقابلتان خطاب کنید.
• اگر در حال نوشتن پاسخ به نامه دریافتی هستید، در همان ابتدا در این مورد یادداشت کنید، به عنوان مثال: "به درخواست شما، مورخ 01/01/2020..."
• اگر نامه پرخاشگرانه دریافت شد، مانند حریف خود نباشید و در مکاتبات خود از عبارات پرخاشگرانه، التماس آمیز و لحن آمرانه استفاده نکنید.
• هر فکر جدید را در یک خط جدید بنویسید تا اطلاعات بهتر درک شود. پاراگراف های طولانی نسازید. حداکثر 5-7 جمله.
• اجتناب از کلمات نوشته شده Caps Lock ( با حروف بزرگ) - چنین متنی به عنوان یک تهدید تلقی می شود.
• فراموش نکنید که اطلاعات تماس فرستنده و تاریخ ارسال نامه را درج کنید.
• در مکاتبات تجاری، از شکلک یا علامت نقل قول استفاده نکنید.
• استفاده نکن کلمات خارجی، مترادف روسی را انتخاب کنید.
• با یک فونت بنویسید از متن رنگی یا خط کشی زیاد، پررنگ و غیره استفاده نکنید.
• با همکار خود مودب باشید و در برقراری ارتباط باز باشید. نظر او را روشن کنید و نظر او را در این مورد بپرسید. همدلی و احترام نشان دهید.
• مراقب باشید که حریف چگونه به شما پاسخ می دهد.

عبارات استاندارد قابل استفاده برای استفاده

برای اینکه هر بار فکر نکنید که افکار خود را به چه شکل بیان کنید، می توانید از عبارات استاندارد پذیرفته شده برای مکاتبات تجاری استفاده کنید:

• درخواست. "سلام، ایگور پتروویچ عزیز"- اگر شخص گیرنده را می شناسید. "سلام آقای اسمیرنوف"- اگر برای اولین بار در زندگی خود به او بنویسید. معمولاً به ارتش پرداخته می شود "سلام، رفیق سرهنگ اسمیرنوف".
• اطلاع. مثال استانداردعبارات: "به اطلاع شما می رسانیم که...". قابل تغییر است به "لطفا اطلاع رسانی شود", "به شما اطلاع می دهیم"، "به شما اطلاع می دهیم".
• توضیح. برای اطلاع مخاطب از هدف نامه در همان ابتدا می توانید از ساختارهای زیر استفاده کنید: «در پاسخ به درخواست شما...»، «به منظور انجام کار...»، «به منظور ارائه کمک...»، «مطابق با خواسته شما...».
• درخواست. درخواست در نامه باید طبق فرمول باشد "ما از شما سوال می کنیم…".
• پیشنهاد. "ما می توانیم به شما پیشنهاد دهیم..."، "ما به شما توصیه می کنیم...".
• تائیدیه. "ما تایید می کنیم..."، "ما دریافت کرده ایم...".
• امتناع. «پیشنهاد شما رد می‌شود...»، «به دلایلی که در زیر توضیح داده شده است، نمی‌توانیم موافقت کنیم...»، «پیشنهاد شما بررسی شده و غیرسازنده است.».

رسمی بودن بهترین همراه برای مکاتبات تجاری است، اما مهم این است که معنی پشت عبارات رسمی گم نشود. مثال خوبیک نامه تجاری به شکل زیر خواهد بود:

سلام، ایگور پتروویچ!

در ارتباط با گسترش، OJSC Romashka نیاز به افزایش دسته مواد خام برای تولید تجهیزات تا 25٪ دارد. همکاری ما با شرکت مارگاریتکا 5 سال است که ادامه دارد و تاکنون هیچ دلیلی برای شکایت نداشته ایم. بنابراین، ما پیشنهاد می کنیم در مورد احتمالات افزایش منابع و مشکلاتی که ممکن است ایجاد شود، بحث کنیم.

به امید همکاری های سازنده، مدیر عامل JSC "Romashka"، Smirnov G.V.

******************************************************************************

وقتی برای دوست یا بستگان نامه می نویسیم، می توانیم اشتباهات و علائم نگارشی را نادیده بگیریم، کلمات را هر طور که دوست داریم مخفف کنیم و از زبان عامیانه استفاده کنیم. نکته اصلی این است که روشن کنیم در مورد چه چیزی صحبت می کنیم. اما اگر به یک فرد غریبه یا ناآشنا نامه می نویسیم و می خواهیم از او پاسخ بگیریم، باید قوانینی را در نظر بگیریم.

قوانین ارتباط

1 . همیشه موضوع نامه را مشخص کنید.

فیلد "موضوع" باید در هر صورت پر شود و بسیار مطلوب است که با محتوای پیام مطابقت داشته باشد.

به عنوان مثال، اگر می خواهید برای یک مشاوره در 5 مارس قرار ملاقات بگذارید، بنویسید: "برای مشاوره (03/05) ثبت نام کنید."

2. هنگام پاسخ دادن به نامه، سابقه مکاتبات خود را ذخیره کنید.

وقتی نامه ای از شخصی دریافت می کنید، می توانید به سه روش به آن پاسخ دهید:

1. آدرس فرستنده را کپی کنید و یک نامه جدید برای او بنویسید.
2. روی قسمت پاسخ ویژه در پایین پیام کلیک کنید.
3. از دکمه "پاسخ" استفاده کنید.

برای مکاتبات تجاری، باید به روش سوم پاسخ دهید، یعنی روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید. یک ایمیل جدید باز می شود که ایمیلی را که دریافت کرده اید تکرار می کند. موضوع یکسان است، فقط با پیشوند Re:، متن اصلی به طور کامل نقل شده است.

این فرم پاسخ استاندارد است و شما نباید چیزی در مورد آن تغییر دهید. پاسخ شما باید قبل از متن نقل شده چاپ شود. این کار به گونه ای انجام می شود که هر یک از شرکت کنندگان در مکالمه می توانند آنچه را که در آن زمان بحث شده است به خاطر بسپارند.

3. همیشه سلام کنید و مخاطب خود را «شما» خطاب کنید.

هر پیامی باید با یک تبریک آغاز شود. و اگر فردی باشد بهتر است. در صورت لزوم، مخاطب را با نام صدا کنید، در غیر این صورت - با نام و نام خانوادگی.

توصیه می شود نامه را با ساخت زیر پایان دهید: با احترام، ... (نام / نام خانوادگی یا نام / نام خانوادگی).

به عنوان مثال: سلام، الکسی پتروویچ. لطفا قرارداد را برای ایوان میخایلوویچ ارسال کنید. با احترام، ایلیا کریوشیف

4 . در اسرع وقت پاسخ دهید.

هرچه زودتر به یک پیام پاسخ دهید، بهتر است. ایده آل در عرض چند ساعت. اما در عرض چند روز نیز امکان پذیر است. هر چه بیشتر برای پاسخ صبر کنید، بر شهرت شما تأثیر می گذارد.

در مورد متن پیام، هنگام نوشتن آن باید قوانینی را رعایت کنید.

به طور خاص، اما با جزئیات بنویسید

کاری نکنید طرف مقابل حدس بزند منظور شما چیست. اگر مشکل واضح نیست، تا حد امکان آن را با جزئیات شرح دهید: چگونه به نتیجه ای رسیده اید، دقیقاً چه چیزی می خواهید به دست آورید و چه چیزی از طرف مقابل شما خواسته می شود.

اما این بدان معنا نیست که شما باید تمام جزئیات را با جزئیات زیاد نشان دهید. از چیزهای غیر ضروری بگذرید - برای وقت دیگران ارزش قائل شوید.

سعی کنید مختصر و دقیق بنویسید

نیازی نیست که مثلاً در مورد وضعیت همسر، مادرشوهر و سایر اقوامتان صحبت کنید.

در مورد اندازه، در حالت ایده آل یک "صفحه" (بدون پیمایش). حداکثر - اندازه متن که بر روی یک صفحه A4 قرار می گیرد.

از عقل سلیم و نجابت استفاده کنید

مودب باشید، دقت کنید، از نامه ها و زمانی که گذاشتید سپاسگزارم.

کاری که شما مطلقاً نمی توانید انجام دهید

1 . سوء استفاده از علائم نگارشی

یک علامت تعجب یا علامت سوال کافی است. آنها نباید تکراری باشند. همچنین در استفاده از بیضی زیاده روی نکنید.

نمونه ای از نامه "بد":

2. از فونت ها، اندازه حروف و رنگ های مختلف استفاده کنید.

سایت ها و برنامه های ایمیل به شما امکان می دهند این تنظیمات را تغییر دهید. می توانید یک فونت غیر معمول انتخاب کنید، حروف را بزرگتر یا کوچکتر کنید، متن را رنگ آمیزی کنید رنگهای متفاوت. اما این در مکاتبات تجاری نامناسب است!

بهتر است اصلاً چیزی را تغییر ندهید و همه چیز را به طور پیش فرض رها کنید. تنها چیزی که قابل قبول است این است که برخی از کلمات را با حروف پررنگ یا ایتالیک برجسته کنید. اما فقط در صورت لزوم!

نمونه ای از نامه "بد":

3. درج تصاویر شکلک.

چهره ها، گل ها و قلب های شاد و غمگین را برای مکاتبات شخصی بگذارید. که در نامه های تجاریبهتر است از شکلک ها استفاده نکنید - نه متن و نه عکس.

نمونه ای از نامه "بد":

4 . چاپ متن با حروف بزرگ.

تایپ متن با حروف بزرگ در اینترنت یک رفتار بد محسوب می شود. این امر برای مکاتبات تجاری و شخصی و همچنین ارتباط در شبکه های اجتماعی، اسکایپ، انجمن ها و مکان های دیگر صدق می کند. علاوه بر این، این هم برای کل متن و هم برای کلمات جداگانه اعمال می شود.

کلید کیبورد Caps Lock وظیفه حروف بزرگ را بر عهده دارد. یعنی اگر تمام حروف شما با حروف بزرگ تایپ شده اند، کافی است یک بار آن را فشار داده و رها کنید.

علاوه بر این، "موضوع" نامه را با حروف بزرگ چاپ نکنید - این اوج بی احترامی است!

در یک یادداشت. تایپ تک تک کلمات و کل متن با حروف بزرگ مانند فریاد زدن است. و فریاد زدن پرخاشگری است که فراتر از مکاتبات فرهنگی است.

اگر واقعاً نیاز دارید چیزی را در متن برجسته کنید، بهتر است آن را با استفاده از حروف برجسته یا کج انجام دهید.

و همچنین بسیار توصیه می شود از کلمات "فوری"، "مهم" و سایر مواردی که بیانگر بی حوصلگی در موضوع نامه هستند خودداری کنید.

سواد

در این مورد نباید خیلی سخت گیری کنید، بلکه سعی کنید در نامه های خود درست بنویسید. چند نکته ساده:

• هر جمله باید با حرف بزرگ شروع شود. برای تایپ آن، کلید Shift را نگه دارید.
• در پایان هر جمله باید یک نقطه وجود داشته باشد. در طرح صفحه کلید روسی، در ردیف پایین سمت راست (قبل از Shift) قرار دارد.
• برای تایپ کاما، Shift را نگه دارید و کلید نقطه را فشار دهید.
• قبل از کاما یا نقطه فاصله قرار ندهید. بعد از آنها باید فضایی وجود داشته باشد.

و یک نکته دیگر برای کسانی که حداقل کمی نحوه استفاده از ویرایشگر متن Word (Writer) را می دانند. ابتدا حرف را در این برنامه تایپ کنید. خطاها را با خط قرمز مشخص می کند و با کلیک راست روی چنین کلمه ای می توانید آن را اصلاح کنید.

متن تمام شده را کپی کرده و در قسمت حرف قرار دهید. اما قبل از درج، باید قالب بندی را غیرفعال کنید تا بدون قالب بندی از آن اضافه شود برنامه های Word(نویسنده).

در mail.ru، برای انجام این کار، روی کتیبه "حذف طراحی" در بالا کلیک کنید.

در Yandex.Mail - دکمه "غیرفعال کردن طراحی" در سمت راست.

پس از چسباندن، می توان ظاهر را دوباره روشن کرد.

هر کسی که می‌کوشد در محافل تجاری خوب به نظر برسد، همیشه استفاده می‌کند. و او همیشه نکته اصلی را به خاطر می آورد - ایمیل نباید مخاطب یا شهرت شرکتی را که نماینده آن است یا تصویر تجاری را خدشه دار کند.

توانایی انجام صحیح و شایسته مکاتبات الکترونیکی تجاری جزء اصلی تصویر یک مدیر مدرن است. این هم نشانه سطح فرهنگی عمومی و هم نشانگر حرفه ای بودن شخصی است. با توجه به اینکه چگونه یک فرد می تواند افکار خود را فرموله و رسمی کند، می توان با اطمینان درباره نگرش او نسبت به دیگران و شخصاً نسبت به خود قضاوت کرد. یک ایمیل بدون دقت نوشته شده می تواند به راحتی شهرت تجاری نویسنده را در چشم شرکا و همکاران از بین ببرد.

قوانین مکاتبات تجاری از طریق ایمیل

1. از آدرس ایمیل کاری خود فقط برای اهداف تجاری استفاده کنید. اگر در حین کار نامه ای از یک سرور کاری ارسال کنید، آن نامه، چه ایمیل های خروجی و چه دریافتی، ذخیره می شود. کارفرمای شما می تواند نامه را در هر زمانی بخواند. فقط مکاتبات تجاری را در داخل دیوارهای دفتر انجام دهید.

2. به وضوح درک کنید که پیام شما خطاب به چه کسی است و اطلاعات موجود در آن ممکن است برای چه کسانی مفید باشد. نامه شما خطاب به چه کسی است؟ به مشتری؟ به یک شریک؟ همکار؟ به یک زیردست؟ به رئیس؟ مخاطب در ستون "به" نشان داده شده است، علاقه مندان در "کپی" نشان داده شده اند. هرگز نسخه های اضافی را به خصوص برای رئیس خود ارسال نکنید. اگر اشخاص ثالث در ایمیل ذکر شده باشند، معمولاً در ستون "کپی" نیز قرار می گیرند.

3. هدف پیام را برای خود تنظیم کنید. چه هدفی را برای خود در نظر می گیرید: برای رسیدن به چه چیزی از خواننده نامه خود تلاش می کنید؟ چه واکنشی را انتظار دارید؟ گیرنده، پس از خواندن پیام شما، باید بلافاصله بفهمد که از او چه نیازی دارید. قوانین انجام مکاتبات الکترونیکی:

اگر می خواهید یک دیدگاه فردی به رویدادها بیاورید - از اول شخص (ما، من)
اگر پیام شما ماهیت پرس و جوی یا آموزشی دارد - از طرف شخص دوم (شما، شما)
اگر به عنوان یک ناظر خارجی نامه می نویسید و می خواهید مخاطب را در مورد حقایق یا رویدادهای انجام شده - در شخص سوم (آنها، او، او) آگاه کنید.

4. قسمت "موضوع" را خالی نگذارید. اکثر افرادی که ایمیل دریافت می کنند، با نگاه کردن به قسمت موضوع، شروع به بررسی مکاتبات می کنند. شخص تصمیم می گیرد نامه را در چند ثانیه بخواند، بنابراین محتوای نامه باید در خط موضوع منعکس شود. موضوع باید کوتاه، مشخص و آموزنده باشد.

5. محتوا را واضح نگه دارید: آدرس و تبریک، بخش اصلی، خلاصه، امضا، مخاطبین. هر نامه ای باید حاوی آداب ایمیل. تنبل نباشید و هیچ بخشی از محتوای پذیرفته شده را نادیده نگیرید؛ یک نامه با فرمت صحیح نشانگر حرفه ای بودن شما است.

6. خطاب و احوالپرسی با مخاطب، نشانگر احترام شما به اوست. در صورت امکان، هر نامه را با یک پیام شخصی و تبریک آغاز کنید. نشانه ادب این است که مخاطب خود را با نام خطاب کنید. بعد از آدرس، اگر می خواهید به پیام یک کاراکتر روزمره بدهید، یک کاما بگذارید. و اگر می خواهید بر رسمیت و اهمیت تأکید کنید، از علامت تعجب استفاده کنید، حتی اگر این نامه خطاب به همکارتان باشد که اغلب با او در ارتباط هستید.

7. به اصل: کوتاه و واضح (KY) پایبند باشید. یکی از قوانین اصلی مکاتبات ایمیل تجاری "حداقل کلمات - حداکثر اطلاعات" است. افکار خود را به طور خاص (روشن)، پیوسته، مختصر و به گونه ای که به راحتی قابل درک باشد ارائه دهید. جملات باید کوتاه باشند، این امر باعث می شود که مخاطب به راحتی اطلاعات لازم را منتقل کند. یه دونه هست قانون طلایی ایمیل- قسمت، یک موضوع - یک حرف. ارسال چندین ایمیل (هر کدام با یک موضوع) بهتر از یک پیام بزرگ با چندین ایده نامرتبط است.

8. ارتباطات غیررسمی را به مکاتبات کاری تبدیل نکنید. هیچ احساسی در ایمیل وجود ندارد! اگر شما مفاد تعیین شده در شما پست الکترونیکاگر می خواهید از نظر احساسی تأکید کنید، زیرمتن عاطفی باید پشت یک لحن ارائه خنثی، خارجی، آرام و صحیح پنهان شود. با محتوا به دست می آید نه با زبان.

9. به ساختار واضح متن اصلی نامه پایبند باشید. اغلب، یک نامه از سه بخش تشکیل شده است:

دلیل نوشتن نامه (دلیل، دلایل). این قسمت معمولاً تا حد امکان کوتاه است
ارائه منسجم اصل موضوع
راه حل، درخواست، پیشنهاد، نتیجه گیری

10. ظاهردرک پیام باید بسیار آسان باشد. متن را به پاراگراف هایی تقسیم کنید که نباید بیش از پنج تا شش خط داشته باشد. بهتر است پاراگراف ها را با یک خط خالی از یکدیگر جدا کنید. یک رنگ و یک فونت را انتخاب کنید تا متن بهتر درک شود. بهتر است از علامت تعجب، شکلک، علامت اختصاری یا خط شکسته استفاده نکنید مگر اینکه کاملاً ضروری باشد.

11. درست بنویسید. نوشتن بی سواد نشان می دهد که نویسنده از سواد کافی برخوردار نیست. اعتبار کسب و کار شما به دلیل اشتباهات تایپی و اشتباهات موجود در متن از بین رفته است. قبل از ارسال نامه، آداب ایمیلتوصیه می کند که نامه را دوباره با دقت بخوانید. بسیاری از برنامه های ایمیل و ویرایشگرهای متن می توانند علائم نگارشی و املا را بررسی کنند و در صورت یافتن خطا، گزینه های تصحیح را ارائه می دهند. این سرویس برای نوشتن ایمیل مورد نیاز است.

12. در نظر بگیرید که چه اسنادی باید در پیوست ها گنجانده شود. شما نباید در متن نامه بگنجانید اطلاعات دقیق، بهتر است به صورت فایل جداگانه ارسال شود. در قسمت موضوع ایمیل، حتماً مشخص کنید که کدام فایل را درج می کنید، در غیر این صورت ممکن است گیرنده آن را یک ویروس تلقی کند. تمامی فایل ها قبل از ارسال باید با نرم افزار آنتی ویروس اسکن شوند.

13. همیشه اطلاعات تماس را بنویسید و مشترک شوید. این به شما جنبه مثبت را نشان می دهد و شما را نشان می دهد کیفیت حرفه ای. امضا نباید بیش از پنج یا شش خط باشد. باید شامل نام شرکت، نام و نام خانوادگی و موقعیت شما باشد. به طور معمول، برای گیرندگان خارجی، آدرس ایمیل، شماره تلفن و آدرس وب سایت شرکت شما نیز مشخص می شود.

14. Postscript به ندرت در مکاتبات تجاری استفاده می شود. اگر در پیام خود از یک پس نویس استفاده می کنید، این نشان می دهد که شما به اندازه کافی در مورد محتوای نامه فکر نکرده اید.

15. فقط در موارد خاصرسید خواندن داده می شود. به طور معمول، یک رسید خواندن باید فقط برای گیرندگان خارجی تنظیم شود و تنها زمانی که انتظار پاسخ از گیرنده وجود دارد.

16. فقط در مواقعی که واقعاً ضروری است از کادر "اهمیت بالا" استفاده کنید. اگر ایمیل حاوی اطلاعات مهمی است که نیاز به توجه فوری دارد، اهمیت را روی «بالا» تنظیم کنید. با این کار ایمیل شما در صندوق ورودی شما برجسته می شود. اما استفاده بی مورد از این عملکرد توصیه نمی شود.

17. قبل از ارسال نامه را دوباره بخوانید. آیا همه چیز مختصر، مشخص، قابل درک است و آیا اطلاعات نامناسب یا اشتباهات گرامری وجود دارد؟ آیا مشخصات گیرنده صحیح است؟ دنباله و منطق ارائه را بررسی کنید.

18. بی درنگ به ایمیل ها پاسخ دهید. اطلاع از دریافت نامه، نشانه احترام به همکاران یا شرکا، نشانه خوش اخلاقی است. اگر در حال حاضر نمی توانید به نامه پاسخ دهید، باید به نویسنده اطلاع دهید و قول دهید که در اولین فرصت بلافاصله پاسخ دهید. به تمام سوالات مطرح شده به طور مداوم پاسخ دهید. پاسخ خود را به عنوان یک نامه جدید شروع نکنید. اگر نامه ای ظرف 48 ساعت پاسخ داده نشود، ممکن است گیرنده فکر کند که نامه او نادیده گرفته شده یا گم شده است.

19. کسی که مکاتبه را آغاز کرده است به گفتگوی الکترونیکی پایان می دهد.

20. این را به خاطر بسپارید قوانین مکاتبات ایمیلی، یا بهتر است بگوییم انطباق آنها نشانگر یک مدیر حرفه ای مدرن است.