ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ದಾಖಲೆಗಳು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನೈತಿಕತೆ

ಕಳೆದ ದಶಕಗಳಲ್ಲಿ, ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಅಪಾರ ಜನಪ್ರಿಯತೆಯನ್ನು ಗಳಿಸಿದೆ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನದ ಮುಖ್ಯ ವಿಧಾನಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಇಂದು ಪರಸ್ಪರ ಸಂವಹನದ ಅಭ್ಯಾಸದಲ್ಲಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸದ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವುದು ಕಷ್ಟ. ಇದರ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ಇಂದು ಅನೇಕರು ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಕೇಳುತ್ತಿದ್ದಾರೆ: ಆದ್ದರಿಂದ ಎಲ್ಲಾ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ? ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ರೂಪಿಸಲು ಸಮರ್ಥ ಪತ್ರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ ಅನಿಸಿಕೆಕಳುಹಿಸುವವರ ಬಗ್ಗೆ?

ಈ ಲೇಖನವು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುತ್ತದೆ ಇಮೇಲ್, ಎ ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಸಲಹೆಲೇಖನದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾದ ರೇಖಾಚಿತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ ಸರಿಯಾದ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನವನ್ನು ಕಲಿಯಲು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು.

ಅನೇಕ ಜನರು ಹೊಸ ಸಂದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ತಮ್ಮ ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಮೂಲಕ ತಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ದಿನವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ. ಆದರೆ, ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್, ಮಾಹಿತಿ ವಿನಿಮಯದ ಈ ವಿಧಾನದ ಹರಡುವಿಕೆಯ ಹೊರತಾಗಿಯೂ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಬಳಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಅನೇಕರಿಗೆ ತಿಳಿದಿಲ್ಲ, ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನ ಮಾರ್ಗಕ್ಕಾಗಿ ಇಮೇಲ್ಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸುತ್ತಾರೆ.

ವಿತರಣೆಯ ವೇಗಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಇದು ಪ್ರಮುಖ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಗಳು, ರೂಪಗಳು, ಹೇಳಿಕೆಗಳು, ಆದರೆ ಇಲ್ಲಿ ಜನರು ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಯಾವುದೇ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ವಿನಿಮಯ ಮಾಡುವಾಗ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಅದರೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಬಂಧಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಇದು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಂಕೀರ್ಣಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಲೇಖನದ ಉದ್ದೇಶವು ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು: ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಪತ್ರವನ್ನು ಹೇಗೆ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರದ ಲಿಖಿತ ಸಂವಹನದ ಎಲ್ಲಾ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?

ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ಒದಗಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಬೇಕು

ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಪತ್ರದ ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಒದಗಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಲು ಕಡ್ಡಾಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವವರ ವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಹೆಸರು. ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರದ ಸಾರವನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ವಿವರಿಸುವ ವಿಷಯವನ್ನು ವಿವರಿಸಬೇಕು. ಆಗಾಗ್ಗೆ, ಕಳುಹಿಸಿದ ಪತ್ರದ ಭವಿಷ್ಯ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಹೇಳಲಾದ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಪರಿಹಾರದ ವೇಗವು ಸರಿಯಾಗಿ ವಿವರಿಸಿದ ವಿಷಯವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರದ ಇಮೇಲ್ ಶುಭಾಶಯದೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು - ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಗೌರವದ ಈ ಸರಳ ಪ್ರದರ್ಶನವು ಸಂಬಂಧಿಸಿರುವಾಗ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಶುಭಾಶಯದ ನಂತರ, "ಪತ್ರದ ದೇಹ" ಎಂದು ಕರೆಯಲ್ಪಡುವ ಪಠ್ಯವಿರಬೇಕು, ಮತ್ತು ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸಹಿಯನ್ನು ಬಿಡಬೇಕು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಗೌರವದಿಂದ, ಪೀಟರ್ ಇವನೊವಿಚ್ ಬ್ರಿಸೊವ್."

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಶುಭಾಶಯಗಳು

ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಗಮನವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ಯಾವುದೇ ಅಂಶದಲ್ಲಿ ಗೌರವದ ಸೂಚಕವು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನಗಳು. ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಶುಭಾಶಯ ನುಡಿಗಟ್ಟು "ಶುಭ ಮಧ್ಯಾಹ್ನ" ಅಥವಾ "ಹಲೋ" ಆಗಿದೆ. ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು "" ಎಂಬ ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ಬಳಸದಂತೆ ಮಿತಿಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಶುಭ ಸಂಜೆ"ಅಥವಾ" ಶುಭೋದಯ”, ಏಕೆಂದರೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಂತರ ಅದನ್ನು ಓದಬಹುದು. ಶುಭಾಶಯಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸುವ ಆಡುಮಾತಿನ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಸಹ ಸರಿಯಲ್ಲ.

ಶುಭಾಶಯ ಪದ ಅಥವಾ ಪದಗುಚ್ಛದ ನಂತರ, ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕದಿಂದ ಸಂಬೋಧಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಹೆಸರು ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಈ ಕ್ಷಣವನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡಬಹುದು. ನಂತರ ನೀವು ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ತಿಳಿಸಲು ಮುಂದುವರಿಯಬಹುದು.

ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಲಗತ್ತಿಸಲಾದ ಫೈಲ್‌ಗಳು

ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಉದ್ದೇಶವು ಲಿಖಿತ ನಿರೂಪಣೆ ಮತ್ತು ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸುವುದಲ್ಲದೆ, ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದಾದರೆ, ಮೊದಲು ಕಳುಹಿಸಿದ ವಸ್ತುವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ಅನೇಕ ಕಳುಹಿಸುವವರು, ಗಮನವಿಲ್ಲದ ಕಾರಣ, ಪತ್ರದ ದೇಹದಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸಿದ ನಂತರ, ಅಗತ್ಯ ಲಗತ್ತನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲು ಮರೆತುಬಿಡುತ್ತಾರೆ. ಅಂತಹ ನಿರ್ಲಕ್ಷ್ಯವು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರ ವ್ಯವಹಾರದ ಖ್ಯಾತಿಯನ್ನು ಋಣಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರಬಹುದು.

ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವು ಗುರುತಿಸಬಹುದಾದ ಮತ್ತು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಬೇಕು

ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಗುರುತಿಸಬಹುದಾದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಹೆಸರನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು, ಅದು ಕಳುಹಿಸುವವರ ಹೆಸರಿನ ಬಗ್ಗೆ ಸತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಅವರು ತುಂಬಾ ಅಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಮತ್ತು ಮೂರ್ಖರಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತಾರೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಗಳುಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವು ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಥವಾ ಪದಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವಾಗ ವಿನಂತಿಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ "limon_petya". ವಯಸ್ಕರಿಗೆ ಇದು ತುಂಬಾ ಅಸಭ್ಯವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸಲು, ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವನ್ನು ಗಮನಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಈ ಹಿಂದೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ತ್ವರಿತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ (ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ) ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸುವುದು

ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಕಾರ್ಯ (ಅದರ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಆವೃತ್ತಿಯಲ್ಲಿ ಇದು Re: ನಂತೆ ಕಾಣುತ್ತದೆ) ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ ವೇಗದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿಕಳುಹಿಸುವವರಿಂದ ಹಿಂದೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಸಂದೇಶಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಿ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ಕುರಿತು ಸಂವಾದಕನೊಂದಿಗೆ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಓದುವ ಸಾರ್ವತ್ರಿಕ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ಈ ಕಾರ್ಯವು ಹೊಂದಿದೆ. ಆದರೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಚರ್ಚೆಯ ಸಾರವನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿದರೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ಮರುಹೆಸರಿಸಲು ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು ನಿರ್ಬಂಧಿಸುತ್ತದೆ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು, ಕಾಗುಣಿತ ದೋಷಗಳು ಮತ್ತು ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆಗಳಿಗಾಗಿ ನೀವು ಪ್ರೂಫ್ ರೀಡ್ ಮಾಡಬೇಕು.

ಇ-ಮೇಲ್ ಮಾಹಿತಿಯ ವಿನಿಮಯವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ರಷ್ಯಾದ ಭಾಷೆಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು, ಏಕೆಂದರೆ ಅಜಾಗರೂಕತೆಯಿಂದ ಮಾಡಿದ ತಪ್ಪು ಕಳುಹಿಸುವವರ ಅಧಿಕಾರದ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು, ನೀವು ಪಠ್ಯವನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಾರಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆ ದೋಷಗಳು. ಅನೇಕ ಇಮೇಲ್ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ಗಳು ಸ್ಪೆಲ್ ಚೆಕ್ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯವನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಕೆಂಪು ಬಣ್ಣದಲ್ಲಿ ಅಂಡರ್‌ಲೈನ್ ಮಾಡಲಾದ ಪದಗಳಿಗೆ ಗಮನ ಕೊಡಬೇಕು. ಸರಿಯಾದ ಕಾಗುಣಿತದ ಬಗ್ಗೆ ನಿಮಗೆ ಸಂದೇಹಗಳಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಇಂಟರ್ನೆಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಹಾಯವನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕು ಅಥವಾ ಕಾಗುಣಿತ ನಿಘಂಟನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಾಗುಣಿತವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

ವಿಳಾಸದಾರರ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಕೊನೆಯದಾಗಿ ತುಂಬಬೇಕು.

ಅಪೂರ್ಣ ಅಥವಾ ಸಂಪಾದಿಸದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಕೊನೆಯ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ಈ ನಿಯಮವನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ. ವಿಳಾಸದಾರರ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವಾಗ, ಇಮೇಲ್ ಈ ಹಿಂದೆ ಬಳಸಿದ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೀಡಬಹುದು, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಸಂಯೋಜಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಪ್ಪಾಗಿ ಕಳುಹಿಸದಂತೆ ನಿಮ್ಮ ಗಮನವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬೇಕು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು

ಪಠ್ಯವನ್ನು ರಚಿಸುವ ನಿಯಮಗಳು ಕಾಗದದ ಮಾಧ್ಯಮಕ್ಕೆ ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳಿಗೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆ. ಮಾನಿಟರ್ ಪರದೆಯಲ್ಲಿ ದೊಡ್ಡ ಪ್ರಮಾಣದ ಅಕ್ಷರಗಳ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಓದಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಯಾವಾಗಲೂ ಅನುಕೂಲಕರವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಈ ಅಂಶವನ್ನು ಸರಳೀಕರಿಸಲು, ನೀವು ಪಠ್ಯವನ್ನು ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ರಚಿಸಲಾದ ಸಣ್ಣ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ಗಳಾಗಿ ಮುರಿಯಬೇಕು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬೇಕು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಒಂದು ವಾಕ್ಯದ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಉದ್ದವು ಹದಿನೈದು ಪದಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿರಬಾರದು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಸಾರವನ್ನು ಸಾರದಲ್ಲಿ ಹೇಳಬೇಕು

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವಿಷಯದ ಜೊತೆಗೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಮುಖ್ಯ ಪಠ್ಯದ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ರೂಪಿಸಿದ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಎರಡನೆಯ ವಾಕ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಕಳುಹಿಸುವವರ ಕಾರ್ಯವು ಪತ್ರದ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಅವನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸುತ್ತಿರುವ ಸಮಸ್ಯೆ ಅಥವಾ ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರವನ್ನು ಹೇಳುವುದು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಯಾವ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಮೊದಲ ವಾಕ್ಯವು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ಮಾದರಿ: "01/02/2017 ರ ಒಪ್ಪಂದದ ಸಂಖ್ಯೆ 45 ರ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಬಾಧ್ಯತೆಯ ನಿಯಮಗಳು "ಬೃಹತ್ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ" ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುತ್ತಿವೆ ಎಂದು ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ. ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ನವೀಕರಿಸಲು, ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳ ಎರಡನೇ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ ಅನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಅವಕಾಶವಿದೆ ಮುಖ್ಯ ಕಲ್ಪನೆವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ. ಪತ್ರದ ಪಠ್ಯವು ತುಂಬಾ ದೊಡ್ಡದಾಗಿದ್ದರೆ, ಪಠ್ಯ ದಾಖಲೆಯ ರೂಪದಲ್ಲಿ ವಸ್ತುವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸುವ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಪಠ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ, ನೀವು ಅದರ ಜೊತೆಗಿನ ಪ್ರಬಂಧವನ್ನು ಬಿಡಬೇಕು ಅದು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಎತ್ತಿ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಮಾದರಿ: "ನಿಮ್ಮ ವಿಮರ್ಶೆಗಾಗಿ ನಾವು Mak-Stroy LLC ನಿಂದ ಪತ್ರದ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ನಿಮಗೆ ಕಳುಹಿಸುತ್ತಿದ್ದೇವೆ." ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಗಡುವಿನವರೆಗೆ 01/02/2017 "ಬೃಹತ್ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ" ಒಪ್ಪಂದದ ಸಂಖ್ಯೆ 45 ಅನ್ನು ವಿಸ್ತರಿಸುವ ವಿಷಯದ ಕುರಿತು ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ನಮಗೆ ತಿಳಿಸಲು ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ.

ಪ್ರತಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು.

ಇವೆ ನಕಾರಾತ್ಮಕ ಉದಾಹರಣೆಗಳುವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಿದಾಗ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಲಾಗದ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಇರಬಹುದು ಕೆಲವು ಸನ್ನಿವೇಶಗಳು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಹಲವಾರು ದಿನಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ಅಥವಾ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಆಲೋಚನೆಯಲ್ಲಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಕೇಳಿದ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ತಕ್ಷಣವೇ ಉತ್ತರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಈ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಕಾಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನೀಡಬೇಕು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, “ಹಲೋ, ಪಯೋಟರ್ ಇವನೊವಿಚ್. ನಾನು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದೇನೆ, ಆದರೆ ಇಂದು ನಾನು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಕಷ್ಟಕರವಾಗಿದೆ, ಏಕೆಂದರೆ ನಾನು ಹಿರಿಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯೊಂದಿಗೆ ಸಮಾಲೋಚಿಸಬೇಕು. ನಾನು ನಿಮ್ಮ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ನಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಸಿಇಒಗೆ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ ಮತ್ತು ವಾರಾಂತ್ಯದೊಳಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತೇನೆ. ವಿಧೇಯಪೂರ್ವಕವಾಗಿ, ಮಾರಾಟ ವಿಭಾಗದ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ ಬೆಲೋವ್ ಇವಾನ್ ಗೆನ್ನಡಿವಿಚ್.

ಮೂರು ಕೆಲಸದ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನೀಡದಿದ್ದರೆ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಮೌನವಾಗಿರುತ್ತಾರೆ ಎಂಬ ಅಂಶವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಕಳುಹಿಸುವವರೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ನಿರಾಕರಿಸುವುದು ಎಂದು ನಿರ್ಣಯಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ.

ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ, ನೀವು ಕೇಳಿದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು.

ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಪತ್ರವು ಪ್ರಶ್ನಾರ್ಹ ಸ್ವರೂಪದ್ದಾಗಿದ್ದರೆ, ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ ನೀವು ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪಠ್ಯದಲ್ಲಿ ಇರುವ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಿದರೆ, ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅವರಿಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಆಶಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ನೀವು ಕ್ರಮವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಬಾರದು; ಕೇಳಿದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು, ನೀವು ಮೊದಲು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಾರಿ ಪುನಃ ಓದಬೇಕು ಮತ್ತು ಹಲವಾರು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿದ್ದರೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳದಂತೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಉತ್ತಮ. ಕೇಳಿದ ಕೆಲವು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಅಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ಅದನ್ನು ಸೂಚಿಸುವುದು ಯೋಗ್ಯವಾಗಿದೆ ಕ್ಷಣದಲ್ಲಿಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಂದ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.

ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳು, ಭಾವನಾತ್ಮಕ ವಿನ್ಯಾಸ ಮತ್ತು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಅತಿಯಾಗಿ ಬಳಸಬೇಡಿ

ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಕಳುಹಿಸುವವರು ಅದನ್ನು ದುರ್ಬಲಗೊಳಿಸಿದಾಗ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಋಣಾತ್ಮಕ ಉದಾಹರಣೆಗಳಿವೆ. ಸಂವಹನ ಮಾಡುವಾಗ ಅವರ ಬಳಕೆ ಜನಪ್ರಿಯವಾಗಿದೆ ಸಾಮಾಜಿಕ ಜಾಲಗಳು, ಆದಾಗ್ಯೂ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಭಾವನೆಗಳ ಅಂತಹ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಅವರ ನಿಜವಾದ ಅರ್ಥವನ್ನು ತಿಳಿದಿರುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಗ್ರಹಿಸಲಾಗದ ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆ ದೋಷಗಳಿಗೆ ಅವುಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ನೀವು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬರೆಯುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬೇಕು. ಅಂತರ್ಜಾಲದಲ್ಲಿ, ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾದ ಪದಗಳ ಗುಂಪನ್ನು "ಹೊಳಪು ಪದಗುಚ್ಛಗಳು" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅಂತಹ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ನಕಾರಾತ್ಮಕ ಅರ್ಥವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತವೆ. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದುವಾಗ, ಅಂತಹ ಫಾಂಟ್ ಅನ್ನು ಋಣಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಮಾಡಬಹುದು, ಇದು ಅರ್ಥದ ಗ್ರಹಿಕೆಯ ಮೇಲೆ ಹಾನಿಕಾರಕ ಪರಿಣಾಮವನ್ನು ಬೀರುತ್ತದೆ. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನೀವು ಯಾವುದೇ ಬಿಂದುವಿನ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳಬೇಕಾದರೆ, ಪರಿಚಯಾತ್ಮಕ ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "02/10/2017 ರ ನಂತರ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ನವೀಕರಿಸಲು ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ಯಾಕೇಜ್ ಅನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ. "ಅಥವಾ" ಒಪ್ಪಂದದ ವಿಸ್ತರಣೆಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು 02/10/2017 ರೊಳಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ."

ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರವಾನಿಸಬೇಡಿ

ವೈಯಕ್ತಿಕ ಅಥವಾ ಗೌಪ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರವಾನಿಸುವಾಗ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಮೇಲ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ, ಏಕೆಂದರೆ ದಾಳಿಕೋರರು ತಮ್ಮ ಸ್ವಾರ್ಥಿ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಬಳಸಲು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಡೆಹಿಡಿಯುವ ಬೆದರಿಕೆ ಇದೆ. ಅಂತಹ ಮಾಹಿತಿಯು ಒಳಗೊಂಡಿರಬಹುದು: ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಪಾಸ್‌ವರ್ಡ್‌ಗಳು ಬ್ಯಾಂಕ್ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಖಾತೆಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ. ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮೇಲ್ ಏಜೆಂಟ್ ಸರ್ವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಹ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಿದರೆ ಕದಿಯಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ.

ಕಳುಹಿಸುವವರ ಸಹಿ ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕು.

ಮೊದಲೇ ಹೇಳಿದಂತೆ, ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪತ್ರವೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಹಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ, ಮೇಲ್ಬಾಕ್ಸ್ ಡೆವಲಪರ್ಗಳು ಸಿಗ್ನೇಚರ್ ಬ್ಲಾಕ್ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಪರಿಚಯಿಸುತ್ತಾರೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ನೀವು ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಸಂಪರ್ಕ ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಬಹುದು. ತರುವಾಯ, ಈ ಬ್ಲಾಕ್ ಪ್ರತಿ ಅಕ್ಷರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಗೋಚರಿಸುತ್ತದೆ, ಇದು ಟೈಪಿಂಗ್ ಅನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಸಹಿಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಿಸುವಾಗ ಕಳುಹಿಸುವವರನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ತಿಳಿಸಲು ಅವಕಾಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತಾರೆ. ಸಹಿಯ ಉದಾಹರಣೆಯು ಈ ರೀತಿ ಕಾಣಿಸಬಹುದು: "ಗೌರವದಿಂದ, ನಿಕೊಲಾಯ್ ಅಲೆಕ್ಸಾಂಡ್ರೊವಿಚ್ ಪೆಟ್ರೋವ್, +79810000000."

ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವುದು, ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಹೇಗೆ ನಡೆಸುವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು, ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮತ್ತು ಸಂಕೀರ್ಣ ಮೂಲಭೂತ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕರಗತ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂದು ಗಮನಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಮೂಲ ನಿಯಮಗಳಿಗೆ ಬದ್ಧರಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ರಷ್ಯನ್ ಭಾಷೆಯ ರೂಢಿಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು.

ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂವಹನಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಿಲ್ಲದೆ ಕಲ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಸಾಧ್ಯ, ಏಕೆಂದರೆ ಸಹಕಾರ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಭೆ ಯಾವಾಗಲೂ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು

ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನವನ್ನು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಿಲ್ಲದೆ ಕಲ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಸಹಕಾರ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಭೆ ಯಾವಾಗಲೂ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಹೆಚ್ಚಿನ ಒತ್ತುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಸಣ್ಣ ಪದಗಳು, ಆದರೆ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ವಿಫಲವಾದರೆ ಅಥವಾ ಪತ್ರದ ತರ್ಕಬದ್ಧವಲ್ಲದ ರಚನೆಯು ಪಾಲುದಾರಿಕೆಗೆ ಹಾನಿಯಾಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಸಂಭಾವ್ಯ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅನ್ನು ದೂರವಿಡಬಹುದು. ಔಪಚಾರಿಕ ಮಾತುಕತೆಗಳಂತೆ, ಕೆಲವು ನಿಯಮಗಳಿವೆ: ಪತ್ರದ ಸ್ವರೂಪ ಮತ್ತು ಸಂವಹನ ಶೈಲಿ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸಲು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮಗಳು

1. ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು, ಅದರ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಿ:

ಪತ್ರದ ಪ್ರಕಾರ (ಕವರ್, ಗ್ಯಾರಂಟಿ, ಆದೇಶ, ಜ್ಞಾಪನೆ, ಸೂಚನೆ, ಇತ್ಯಾದಿ; ಪ್ರಸ್ತುತಿ ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಆಹ್ವಾನಿಸುವುದು);

ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಪ್ರವೇಶದ ಮಟ್ಟ (ನೀವು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಹೇಳಬಹುದೇ ಅಥವಾ ನಿಮಗೆ ಎರಡನೆಯದು ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ, ಒಂದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸುವುದು);

ವಿತರಣೆಯ ತುರ್ತು (ಪತ್ರವು ತುರ್ತುವಾಗಿದ್ದರೆ, ನೋಂದಾಯಿತ ಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ).

2. ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿರುವ ಟೆಂಪ್ಲೆಟ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸಿ, ಅದರ ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಆಧರಿಸಿ, ಮತ್ತು GOST R 6.30-2003 ಅನ್ನು ಸಹ ಅವಲಂಬಿಸಿದೆ. "ಏಕೀಕೃತ ದಾಖಲಾತಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು. ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಮತ್ತು ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ದಾಖಲಾತಿಗಳ ಏಕೀಕೃತ ವ್ಯವಸ್ಥೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟೇಶನ್ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳು."

3. ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಸಾಮಾನ್ಯ ರಚನೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ:

• ಕಳುಹಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು;
• ಬರೆಯುವ ದಿನಾಂಕ;
• ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವರದಿಗಾರನ ಸೂಚನೆ;
• ಆರಂಭಿಕ ವಿಳಾಸ;
• ಪತ್ರದ ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಉದ್ದೇಶದ ಸೂಚನೆ;
• ಮುಖ್ಯ ಪಠ್ಯ;
• ತೀರ್ಮಾನ (ಸಭ್ಯತೆಯ ಸೂತ್ರ);
• ಕಳುಹಿಸುವವರ ಸಹಿ;
• ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಗಳ ವಿತರಣೆಯ ಸೂಚನೆ (ಯಾವುದಾದರೂ ಇದ್ದರೆ).

4. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ, ಪಠ್ಯ ಸಂಪಾದಕ ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ವರ್ಡ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಿ:

ಟೈಮ್ಸ್ ನ್ಯೂ ರೋಮನ್ ಟೈಪ್‌ಫೇಸ್ ಬಳಸಿ, ಫಾಂಟ್ ಗಾತ್ರ 12-14 ಅಂಕಗಳು, ಸಾಲಿನ ಅಂತರ - 1-2 ಅಂಕಗಳು;

ಕೆಳಗಿನ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಿ;

A4 ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಮುದ್ರಿಸುವಾಗ, 1.5–2 ಸಾಲಿನ ಅಂತರ, A5 ಸ್ವರೂಪ ಅಥವಾ ಕಡಿಮೆ - ಒಂದು ಸಾಲಿನ ಅಂತರವನ್ನು ಬಳಸಿ. ವಿವರಗಳನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ಒಂದು ಸಾಲಿನ ಅಂತರದೊಂದಿಗೆ ಟೈಪ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

5. ನೀವು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರವಾಗಿ ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಮುದ್ರಿತ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಉದ್ದೇಶಿಸಿದ್ದರೆ, ಕಂಪನಿಯ ಲೆಟರ್‌ಹೆಡ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ, ಅದರ ಉಪಸ್ಥಿತಿ ಇರುತ್ತದೆ ರಿಂದ ವ್ಯಾಪಾರ ಕಾರ್ಡ್ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿ. ಅಧಿಕೃತ ಫಾರ್ಮ್ ಅನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ ವಿಶೇಷ ಕಾಳಜಿಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ ಈ ಕೌಶಲ್ಯವು ಯಾವುದೇ ಕಚೇರಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿರಬೇಕು.

6. ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ, ಪತ್ರವನ್ನು ವಿಳಾಸದಾರರ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಇಂಗ್ಲಿಷ್‌ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕು(ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಬಂಧಗಳಲ್ಲಿ ಅತ್ಯಂತ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿದೆ).

7. ಸರಿಯಾದ, ವ್ಯಾಪಾರ-ತರಹದ ಟೋನ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿ. ಪತ್ರವನ್ನು ವಿಳಾಸದೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ, ಇದು ವರದಿಗಾರನೊಂದಿಗಿನ ನಿಮ್ಮ ನಿಕಟತೆಯ ಮಟ್ಟವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ, "ಆತ್ಮೀಯ + ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು" ಅಥವಾ "ಆತ್ಮೀಯ + ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು" ಎಂಬ ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬಹುದು. ನೆನಪಿಡಿ, ವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ವಿಳಾಸದಾರರ ಸೂಚನೆಯಲ್ಲಿರುವ ಪದಗಳನ್ನು ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತಗೊಳಿಸಬಾರದು (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ಗೌರವಾನ್ವಿತ" "uv" ಅಥವಾ "ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ" "ಇಲಾಖೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ") - ಇವು ನಿಯಮಗಳು ವ್ಯಾಪಾರ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ. ನಿಮ್ಮ ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳೊಂದಿಗೆ ಯಾವಾಗಲೂ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸಿ. ಸಹಿಯ ಮೊದಲು "ಗೌರವದಿಂದ, ..." ಅಥವಾ "ಪ್ರಾಮಾಣಿಕವಾಗಿ ನಿಮ್ಮದು, ..." ಎಂಬ ಪದಗುಚ್ಛ ಇರಬೇಕು. ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ "ನೀವು" ಎಂದು ಸಂಬೋಧಿಸುವುದು ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಲ್ಲ, ನೀವು ವರದಿಗಾರರೊಂದಿಗೆ ಸ್ನೇಹ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೂ ಸಹ.

8. ನಿಮ್ಮ ಶಬ್ದಕೋಶವನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಆರಿಸಿ, ತಪ್ಪುಗಳು ಮತ್ತು ಅಸ್ಪಷ್ಟ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರತೆಯ ಅತಿಯಾದ ಬಳಕೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ. ಪತ್ರವು ಅರ್ಥವಾಗುವಂತಿರಬೇಕು.

9. ಪತ್ರದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಪೂರ್ಣ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್‌ಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಿ ಇದರಿಂದ ಅದು ತೊಡಕಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಕಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ. ನಿಯಮವನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ: ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಪ್ಯಾರಾಗಳು ನಾಲ್ಕು ಮುದ್ರಿತ ಸಾಲುಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿರಬಾರದು ಮತ್ತು ಉಳಿದವು - ಎಂಟಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿಲ್ಲ.

10. ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಪ್ರಕಾರ ವ್ಯಾಪಾರ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಿ:ಲಿಖಿತ ವಿನಂತಿಗಾಗಿ - ರಶೀದಿಯ ನಂತರ 10 ದಿನಗಳಲ್ಲಿ; ಫ್ಯಾಕ್ಸ್ ಅಥವಾ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ - ವಾರಾಂತ್ಯವನ್ನು ಹೊರತುಪಡಿಸಿ 48 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ.

ಆಂತರಿಕ-ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ

ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಹೋಲಿಸಿದರೆ ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ನಡುವಿನ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಹೆಚ್ಚು ಸರಳವಾಗಿದೆ.

• ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿರಿ;
• ವ್ಯವಹಾರ ಸ್ವಭಾವದವರಾಗಿರಬೇಕು;
• ಪತ್ರವು ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು;
• ಪತ್ರದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಸಭ್ಯತೆಯ ಸೂತ್ರ ಮತ್ತು ಸಹಿ ಇದೆ.

ಆಂತರಿಕ-ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಉದಾಹರಣೆಯು ಮ್ಯಾನೇಜರ್ ಅಥವಾ ತಂಡದ ಪರವಾಗಿ ಅಭಿನಂದನಾ ಪತ್ರವಾಗಿರಬಹುದು, ದಿನದ ನಾಯಕನಿಗೆ ಅಥವಾ ಪ್ರಚಾರವನ್ನು ಪಡೆದ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ತಿಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಯೋಜನೆಗಳನ್ನು ಬರವಣಿಗೆಯಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸುವಾಗ, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ಕೆಲವು ಕಡ್ಡಾಯ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ - ವಿಷಯ, ಮನವಿಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಸಾರಾಂಶಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರ ಮತ್ತು ಮುದ್ರಿತ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಭ್ಯತೆಯ ಸೂತ್ರ.

ಅಕ್ಷರ ರೂಪ ಮತ್ತು ನೆನಪಿಡಿ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಮಟ್ಟ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ನೀವು ಒದಗಿಸುವ ಮಾಹಿತಿಯ ಪ್ರಕಾರವನ್ನು ಆಧರಿಸಿ ನೀವು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

1 448 0 ಇಪ್ಪತ್ತೊಂದನೇ ಶತಮಾನದ ಆಗಮನ ಮತ್ತು ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ಗಳ ವ್ಯಾಪಕ ಬಳಕೆಯೊಂದಿಗೆ, ಕಾಗದದ ಮೇಲಿನ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕವಾಗಿ ಸತ್ತುಹೋಯಿತು - ಅತಿಯಾದ ಮಟ್ಟದ ಔಪಚಾರಿಕತೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುವಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಇದನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು ಸಹ ಸತ್ತುಹೋಗಿವೆ ಎಂದು ಇದರ ಅರ್ಥವಲ್ಲ. ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಸಹ, ಅವುಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಬರೆಯುವ ನಿಯಮಗಳು

ನೀವು ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಕುಳಿತಾಗ, ನೀವು ಬಹುಶಃ ಗೊಂದಲಕ್ಕೊಳಗಾಗಬಹುದು. ಎಲ್ಲಾ ನಂತರ, ಇದು ಸ್ನೇಹಿತರಿಗೆ ಅಥವಾ ಸಂಬಂಧಿಕರಿಗೆ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಬಿಡುವಂತೆಯೇ ಇಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸುವುದು? ನಾನು ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕೇ ಅಥವಾ ಬೇಡವೇ? ಈ ಎಲ್ಲಾ ಹಲವಾರು ಕ್ಷೇತ್ರಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ?

ನೀವು ಕ್ರಮವಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮಗಳುಕೆಲಸದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು.

• ಪರೀಕ್ಷೆ. ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವು ನಿಮ್ಮ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಮುಖ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರವಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಎರಡು ಬಾರಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು - ಬೆಳಿಗ್ಗೆ, ನೀವು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಬಂದಾಗ ಮತ್ತು ಊಟದ ನಂತರ. ಗ್ರಾಹಕರು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಪಾಲುದಾರರೊಂದಿಗೆ ಸಂವಹನವು ನಿಮ್ಮ ದೈನಂದಿನ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ಭಾಗವಾಗಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಡೆಸ್ಕ್‌ಟಾಪ್‌ನಲ್ಲಿ ಅಕ್ಷರಗಳ ಕುರಿತು ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುವ ಇಮೇಲ್ ಕ್ಲೈಂಟ್ ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ.
• ಉತ್ತರ. ಮಾತನಾಡದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರವನ್ನು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಬರೆಯುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಗಮನವನ್ನು ತಡೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದ ಏನಾದರೂ ಇದ್ದರೆ ಮಾತ್ರ ನೀವು ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಹುದು. ಪತ್ರವನ್ನು ಅಂಚೆ ಮೂಲಕ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ ಹತ್ತು ದಿನ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಮತ್ತು ಫ್ಯಾಕ್ಸ್ ಮೂಲಕ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ ಎರಡು ದಿನ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಅಧಿಕೃತ ನಿಯಮಗಳು ಹೇಳುತ್ತವೆ.
• ಸಂಗ್ರಹಣೆ. ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಸ್ಪ್ಯಾಮ್ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಅವುಗಳನ್ನು ಅಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ: ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ವೇಳೆ ಸಂಘರ್ಷದ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ತಿರುಗಲು ಮತ್ತು ಯಾರು ಸರಿ ಎಂದು ನೋಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ.
• ಬಳಕೆ. ಕಂಪನಿಯ ಪರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿರುವಾಗ ಮಾತ್ರ ನೀವು ಅದರ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ ನೀವು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾದರೆ, ಅದು ಅಧಿಕೃತವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅಶ್ಲೀಲ ಅಥವಾ ಅಸಭ್ಯ ಪದಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲ ಎಂದು ನೀವು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
  ನಾವು ಸಂಗ್ರಹಣೆಯನ್ನು ವಿಂಗಡಿಸಿದ್ದೇವೆ, ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಸಮಯ ಮತ್ತು ಯಾವ ಇ-ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬೇಕೆಂದು ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಿದ್ದೇವೆ. ಇದೆಲ್ಲವನ್ನೂ ನೆನಪಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಸುಲಭ ಮತ್ತು ನೀವು ಮುಂದುವರಿಯಬಹುದು ಮುಂದಿನ ಹಂತ: ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರ ಬಂದಿದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಅಪರಾಧ ಮಾಡದೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?
• ಸರಿಯಾಗಿ. “ಹಾಯ್ ವಾಸ್ಯಾ, ನಾನು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದೇನೆ ಮತ್ತು ನಾನು ಯೋಚಿಸಿದೆ...” ಎಂಬಂತಹ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಕಾಯ್ದಿರಿಸಬೇಕು. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಸರಿಯಾದತೆ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯತೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ. ನೀವು ಗ್ರಾಮ್ಯ, ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಶೀಲ ಅಥವಾ ಅಸಭ್ಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನೀವು ಹಲವಾರು ವರ್ಷಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೂ ಸಹ ನೀವು ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ನೀವು ನಿಮ್ಮನ್ನು "ನೀವು" ಎಂದು ಸಂಬೋಧಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಪರಿಚಿತರಾಗಿರಿ - ಪತ್ರವು ಸಭ್ಯ ಮತ್ತು ಶುಷ್ಕವಾಗಿರಬೇಕು.
• ಸಮರ್ಥವಾಗಿ. ಸಾಕ್ಷರತೆಯು ಸಾಂಸ್ಕೃತಿಕ ಬೆಳವಣಿಗೆಯ ಸೂಚಕವಾಗಿದೆ, ಬೌದ್ಧಿಕ ಮಟ್ಟ, ಕಂಪನಿಯ ಖ್ಯಾತಿಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಸೊಗಸಾಗಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವ ಮಾರ್ಗವಾಗಿದೆ. ನೀವು ರಷ್ಯನ್ ಬರೆಯುವಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮವಾಗಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ - ಇದು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅವಮಾನಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಲ್ಲ - ವ್ಯಾಕರಣ, ಕಾಗುಣಿತ ಮತ್ತು ವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲು ವಿಶೇಷ ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.
• ಸಮರ್ಪಕವಾಗಿ. ನೀವು ಏನು ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ಸಂವಾದಕನಿಗೆ ಅರ್ಥವಾಗದಿದ್ದರೆ ಅತ್ಯಂತ ಸಮರ್ಥ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ಉತ್ತರವನ್ನು ಸಹ ವ್ಯರ್ಥ ಮಾಡಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ, ನೀವು ವೃತ್ತಿಪರ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದರಿಂದ ದೂರವಿರಬೇಕು ಅಥವಾ ಅವರಿಗೆ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಅಲ್ಲದೆ, ನೀವು ತುಂಬಾ ಸಂಕೀರ್ಣವಾದ ಅಥವಾ ತುಂಬಾ ಸಾಮಾನ್ಯವಲ್ಲದ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು, ಅದು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಗೊಂದಲಗೊಳಿಸಬಹುದು. ಮತ್ತು, ಸಹಜವಾಗಿ, ನೀವು ಅದರ ಅರ್ಥವನ್ನು ಅನುಮಾನಿಸುವ ಪದಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಬಾರದು.
• ತಾರ್ಕಿಕ. ನಿಮಗೆ ಉತ್ತರ ತಿಳಿದಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿ, ಕಂಡುಹಿಡಿಯಲು ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಂದು ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಲು ಕೇಳಿ. ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ, ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸ್ಥಿರವಾಗಿ, ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಮತ್ತು ನಂತರ ಮಾತ್ರ ಕಳುಹಿಸಿ.
• ಸುಂದರ. ವಿನ್ಯಾಸವು ವಿಷಯಕ್ಕಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಮುಖ್ಯವಲ್ಲ. ನೀವು ಪ್ಯಾರಾಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು, ಪ್ರಶ್ನೆಯನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ನಂತರ ಮಾತ್ರ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು, ಸಂಖ್ಯೆಯ ಮತ್ತು ಬುಲೆಟ್ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.

ಒಳಬರುವ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು, ಅದನ್ನು ಸಮರ್ಥವಾಗಿ, ಸರಿಯಾಗಿ, ಸಮರ್ಪಕವಾಗಿ ಮತ್ತು ತಾರ್ಕಿಕವಾಗಿ ಮಾಡಿದರೆ ಸಾಕು. ಆದರೆ ಮೊದಲು ಪತ್ರ ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ?

ಮೊದಲಿಗೆ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗಿದೆ:

• ವಿಷಯ . ಇಮೇಲ್ನ ದೇಹದಲ್ಲಿನ "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು, ಏಕೆಂದರೆ ಅದನ್ನು ಓದುವ ಮೂಲಕ ಸಂವಾದಕನು ಅವನಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಮೊದಲ ಆಕರ್ಷಣೆಯನ್ನು ರೂಪಿಸುತ್ತಾನೆ. ತಾತ್ತ್ವಿಕವಾಗಿ, ಇದು ಈ ರೀತಿ ಇರಬೇಕು: "ಉದ್ಯಮದ ಹೆಸರು, ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರ" - "ಜೆಎಸ್ಸಿ ರೋಮಾಶ್ಕಾ". ಗಾಜಿನ ಸರಬರಾಜು."
• ಸಹಿ . ಹೆಚ್ಚಿನ ಇಮೇಲ್ ಸೇವೆಗಳು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಸಹಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಅವಕಾಶ ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತವೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಇವು ಸೇರಿವೆ: "ಹೆಸರು, ಸ್ಥಾನ, ಕಂಪನಿ" - "I.V ಮಕರೋವಾ, ರೊಮಾಶ್ಕಾ OJSC ಯ ಮುಖ್ಯ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್." ಈ ಫಾರ್ಮ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಯಾರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಅವರ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಹೇಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಲೆಕ್ಕಾಚಾರ ಮಾಡಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ.
• ಶುಭಾಶಯಗಳು . ಶುಭಾಶಯವು ಪರಿಚಿತವಾಗಿರಬಾರದು - "ಹಲೋ", "ಶುಭ ದಿನ", "ಅಲೋಹಾ" ಅಥವಾ ಇತರ ರೀತಿಯ ಆಯ್ಕೆಗಳಿಲ್ಲ. ತಟಸ್ಥ "ಹಲೋ" ಅಥವಾ "ಗುಡ್ ಮಧ್ಯಾಹ್ನ" ಉತ್ತಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ.
• ಮನವಿ . ಹೆಸರಿನ ವಿಳಾಸಗಳು - "ಅನ್ಯಾ" - ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರಿನ ಬದಲಿಗೆ - "ಅನ್ನಾ ಡಿಮಿಟ್ರಿವ್ನಾ" ಪರಿಚಿತವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪತ್ರದ ಸಂಪೂರ್ಣ ಅನಿಸಿಕೆಗಳನ್ನು ಹಾಳುಮಾಡುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕ ಹೆಸರಿನ ಮೂಲಕ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ.
• ಉದ್ದ . ತುಂಬಾ ಉದ್ದವಾಗಿರುವ ಅಕ್ಷರಗಳು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಓದಲು ಕಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಪಠ್ಯ ಸಂಪಾದಕದ ಪ್ರಮಾಣಿತ ಪುಟಕ್ಕೆ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗುವ ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಪರಿಮಾಣವನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಕ್ಷರಗಳು, ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಗಳು ಮತ್ತು ಹೊಸ ಅಕ್ಷರಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿಯಮಗಳು - ಇದನ್ನೆಲ್ಲ ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಕಲಿಯುವುದು ಕಷ್ಟವೇನಲ್ಲ. ಆದರೆ ನೆನಪಿಡುವ ಇನ್ನೂ ಕೆಲವು ಸೂಕ್ಷ್ಮ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳಿವೆ:

• ವಿಷಯ . ಪತ್ರವು ಅದನ್ನು ಏಕೆ ಬರೆಯಲಾಗಿದೆ, ಅದರ ಸ್ಥಿರ ವಿವರಣೆ ಮತ್ತು ನಂತರ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು.
• ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ . ಹೆಚ್ಚಿನ ಇಮೇಲ್ ಸೇವೆಗಳು "ಪ್ರಮುಖ!" ಚೆಕ್‌ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಬರೆಯುವಾಗ ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು. ನಂತರ ಅಂತಹ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಮುಖ!ನೀವು ಕೇವಲ ಚೆಕ್‌ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ - ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ನಿಜವಾದ ತುರ್ತು ಪತ್ರವು ಆಲೋಚನೆಯಿಲ್ಲದೆ ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡಿದವುಗಳ ಸಮೃದ್ಧಿಯಲ್ಲಿ ಮುಳುಗುತ್ತದೆ.

• ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಅಂತ್ಯ . ಮಾತನಾಡದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ನಿಯಮಗಳ ಪ್ರಕಾರ, ಅದನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸುತ್ತಾನೆ.
• ಸಮಯ. ಕೆಲಸದ ದಿನದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಶುಕ್ರವಾರ ಮಧ್ಯಾಹ್ನ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು ಕೆಟ್ಟ ರೂಪ ಮಾತ್ರವಲ್ಲ, ನಿರರ್ಥಕ ಕಲ್ಪನೆಯೂ ಆಗಿದೆ - ಹೇಗಾದರೂ, ಉತ್ತರವು ಮರುದಿನ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ಅಥವಾ ಸೋಮವಾರ ಮಾತ್ರ ಬರುತ್ತದೆ.
• ಸಭ್ಯತೆ . ಮುಂಬರುವ ರಜಾದಿನಗಳಲ್ಲಿ ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಅಭಿನಂದಿಸಬೇಕು. ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಕ್ಕಾಗಿ ಧನ್ಯವಾದಗಳು. ತುರ್ತು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ನೀವು ತಕ್ಷಣ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಬೇಕು.
• ಲಗತ್ತುಗಳು . ಯಾವುದೇ ಲಗತ್ತನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಪತ್ರದ ದೇಹದಲ್ಲಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು.

ಪ್ರಮುಖ!ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳಿಗೆ ಸಂವಾದಕನಿಗೆ ಜಾಗರೂಕತೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ - ನೀವು ಅವನನ್ನು ಮಾತನಾಡಲು, ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಲು ಮತ್ತು ಅಲ್ಟಿಮೇಟಮ್ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಏನನ್ನೂ ಒತ್ತಾಯಿಸಬಾರದು.

ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವಿಧಗಳು

ಪತ್ರವನ್ನು ಎಲ್ಲಿ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ನಿಯಮಗಳು ಸ್ವಲ್ಪ ಬದಲಾಗಬಹುದು.

• ಆಂತರಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ಉದ್ಯಮದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಅಡ್ಡಿಯಾಗದಂತೆ ಒಂದೇ ದಿನದಲ್ಲಿ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪತ್ರದ ಸ್ವರವು ಇತರ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ವಲ್ಪ ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಚಿತವಾಗಿರಬಹುದು ಎಂದು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಮುಖ!ಆಂತರಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಒಂದೇ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ ಅನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು, ಅದರ ಪ್ರಕಾರ ನೌಕರರು ತಮ್ಮ ಮೆದುಳನ್ನು ರಚನೆಯ ಮೇಲೆ ರಾಕ್ ಮಾಡದೆಯೇ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯಬಹುದು.

• ಬಾಹ್ಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಹೆಚ್ಚಿನ ಮಟ್ಟದ ಔಪಚಾರಿಕತೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಜೊತೆಗೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಆಡುಭಾಷೆಯನ್ನು ಫಿಲ್ಟರ್ ಮಾಡುವ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ - ಆಗಾಗ್ಗೆ ಮತ್ತೊಂದು ಕಂಪನಿಯ ಸಂವಾದಕನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಪದಗಳನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ.
• ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಹೆಚ್ಚಿನ ಔಪಚಾರಿಕತೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಜೊತೆಗೆ ಸಮಯ ವಲಯಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ, ನೀವು ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ನ್ಯೂಯಾರ್ಕ್‌ಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ತರವು ಚಿಂತೆ ಮತ್ತು ಹೊರದಬ್ಬುವುದು ಎಂದು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಬಹುದು, ಏಕೆಂದರೆ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕಾದ ಉದ್ಯೋಗಿ ಇನ್ನೂ ಹಾಸಿಗೆಯಲ್ಲಿ ಮಲಗುತ್ತಾನೆ.

ಆದಾಗ್ಯೂ, ಯಾವುದೇ ದೊಡ್ಡ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳಿಲ್ಲ. ಸಭ್ಯತೆ, ಸಾಕ್ಷರತೆ ಮತ್ತು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ರೂಪಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ಎಲ್ಲೆಡೆ ಮೌಲ್ಯಯುತವಾಗಿದೆ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವುದು ಹೇಗೆ

ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ತಯಾರಿಸಲು, ಬಳಸಿ ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ವರ್ಡ್ಮತ್ತು ಕೆಳಗಿನ ನಿಯಮಗಳು:

• ಸಂಸ್ಥೆಯ ಲೆಟರ್ಹೆಡ್;
• ಟೈಮ್ಸ್ ನ್ಯೂ ರೋಮನ್ ಫಾಂಟ್;
• ವಿಶಾಲವಾದ ಜಾಗ;
• ಗಾತ್ರ 12-14 ಪು.;
• ಸಾಲಿನ ಅಂತರ - 1-2 ಪು.;
• ಪತ್ರದ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕೆಳಗಿನ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿ.

ಇದು ಅಂತರರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಾಗಿದ್ದರೆ, ಪತ್ರವನ್ನು ವಿಳಾಸದಾರರ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರದ ರಚನೆ:

1. ಮನವಿ;
2. ಮುನ್ನುಡಿ;
3. ಮುಖ್ಯ ಪಠ್ಯ;
4. ತೀರ್ಮಾನ;
5. ಸಹಿ;
6. ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್.

ಇನ್ನೇನು ನೆನಪಿಡುವುದು ಮುಖ್ಯ:

• "ನೀವು" ಅನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ.
• ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ನೀವು ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿಯೇ ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ನಿಮ್ಮ ವಿನಂತಿಗೆ, ದಿನಾಂಕ 01/01/2020..."
• ಪತ್ರವನ್ನು ಆಕ್ರಮಣಶೀಲತೆಯಿಂದ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಎದುರಾಳಿಯಂತೆ ಇರಬೇಡಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಆಕ್ರಮಣಕಾರಿ, ಮನವಿ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಥವಾ ಕಮಾಂಡಿಂಗ್ ಟೋನ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ.
• ಪ್ರತಿ ಹೊಸ ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ಹೊಸ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ, ಆದ್ದರಿಂದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ದೀರ್ಘ ಪ್ಯಾರಾಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಡಿ. ಗರಿಷ್ಠ 5-7 ವಾಕ್ಯಗಳು.
• ಕ್ಯಾಪ್ಸ್ ಲಾಕ್ ಬರೆದ ಪದಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿ ( ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ) - ಅಂತಹ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬೆದರಿಕೆ ಎಂದು ಗ್ರಹಿಸಲಾಗಿದೆ.
• ಕಳುಹಿಸುವವರ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ಮರೆಯಬೇಡಿ.
• ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ, ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಉದ್ಧರಣ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ.
• ಬಳಸಬೇಡಿ ವಿದೇಶಿ ಪದಗಳು, ರಷ್ಯಾದ ಸಮಾನಾರ್ಥಕವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ.
• ಒಂದೇ ಫಾಂಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಬರೆಯಿರಿ. ಬಣ್ಣದ ಪಠ್ಯ ಅಥವಾ ಅತಿಯಾದ ಅಂಡರ್ಲೈನಿಂಗ್, ಬೋಲ್ಡಿಂಗ್ ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ.
• ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನಿಗೆ ಸಭ್ಯರಾಗಿರಿ ಮತ್ತು ಸಂವಹನದಲ್ಲಿ ಮುಕ್ತವಾಗಿರಿ. ಅವರ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಿ ಮತ್ತು ಈ ಬಗ್ಗೆ ಅವರ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ಕೇಳಿ. ಸಹಾನುಭೂತಿ ಮತ್ತು ಗೌರವವನ್ನು ತೋರಿಸಿ.
• ನಿಮ್ಮ ಎದುರಾಳಿಯು ನಿಮಗೆ ಹೇಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುತ್ತಾನೆ ಎಂಬುದನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಿ.

ಬಳಕೆಗೆ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹ ಪ್ರಮಾಣಿತ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು

ನಿಮ್ಮ ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ಯಾವ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಹಾಕಬೇಕೆಂದು ಪ್ರತಿ ಬಾರಿ ಯೋಚಿಸದಿರಲು, ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಮಾಣಿತ ನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಬಹುದು:

• ಮನವಿ. "ಹಲೋ, ಆತ್ಮೀಯ ಇಗೊರ್ ಪೆಟ್ರೋವಿಚ್"- ನೀವು ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ತಿಳಿದಿದ್ದರೆ. "ಹಲೋ, ಮಿ. ಸ್ಮಿರ್ನೋವ್"- ನಿಮ್ಮ ಜೀವನದಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ನೀವು ಅವನಿಗೆ ಬರೆದರೆ. ಮಿಲಿಟರಿಯನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಂಬೋಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ "ಹಲೋ, ಕಾಮ್ರೇಡ್ ಕರ್ನಲ್ ಸ್ಮಿರ್ನೋವ್".
• ಗಮನಿಸಿ. ಪ್ರಮಾಣಿತ ಉದಾಹರಣೆನುಡಿಗಟ್ಟುಗಳು: "ನಾವು ಅದನ್ನು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ ...". ಇದನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದು "ನಾವು ನಿಮ್ಮ ಗಮನಕ್ಕೆ ತರುತ್ತೇವೆ", "ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ", "ನಾವು ನಿಮಗೆ ತಿಳಿಸುತ್ತೇವೆ".
• ವಿವರಣೆ. ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿಯೇ ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶದ ಬಗ್ಗೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸಲು, ನೀವು ಈ ಕೆಳಗಿನ ರಚನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು: "ನಿಮ್ಮ ವಿನಂತಿಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯಾಗಿ ...", "ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ...", "ನೆರವು ಒದಗಿಸುವ ಸಲುವಾಗಿ ...", "ನಿಮ್ಮ ಇಚ್ಛೆಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ...".
• ವಿನಂತಿ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿನ ವಿನಂತಿಯು ಸೂತ್ರದ ಪ್ರಕಾರವಾಗಿರಬೇಕು "ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ ...".
• ಆಫರ್. "ನಾವು ನಿಮಗೆ ನೀಡಬಹುದು ...", "ನಾವು ನಿಮಗೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತೇವೆ ...".
• ದೃಢೀಕರಣ. "ನಾವು ದೃಢೀಕರಿಸುತ್ತೇವೆ...", "ನಾವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ್ದೇವೆ...".
• ನಿರಾಕರಣೆ. "ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಯನ್ನು ತಿರಸ್ಕರಿಸಲಾಗಿದೆ...", "ಕೆಳಗೆ ವಿವರಿಸಿದ ಕಾರಣಗಳಿಗಾಗಿ, ನಾವು ಒಪ್ಪಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ...", "ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ರಚನಾತ್ಮಕವಲ್ಲದವು ಎಂದು ಕಂಡುಬಂದಿದೆ.".

ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಔಪಚಾರಿಕತೆಯು ಅತ್ಯುತ್ತಮ ಒಡನಾಡಿಯಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ಅಧಿಕೃತ ಪದಗುಚ್ಛಗಳ ಹಿಂದೆ ಅರ್ಥವು ಕಳೆದುಹೋಗದಿರುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ. ಉತ್ತಮ ಉದಾಹರಣೆವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವು ಈ ರೀತಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ:

ಹಲೋ, ಇಗೊರ್ ಪೆಟ್ರೋವಿಚ್!

ವಿಸ್ತರಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, OJSC ರೊಮಾಶ್ಕಾ ಉಪಕರಣಗಳ ಉತ್ಪಾದನೆಗೆ ಕಚ್ಚಾ ವಸ್ತುಗಳ ಬ್ಯಾಚ್ಗಳನ್ನು 25% ರಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಮಾರ್ಗರಿಟ್ಕಾ ಕಂಪನಿಯೊಂದಿಗಿನ ನಮ್ಮ ಸಹಕಾರವು 5 ವರ್ಷಗಳ ಕಾಲ ಕೊನೆಗೊಂಡಿದೆ ಮತ್ತು ಇಲ್ಲಿಯವರೆಗೆ ನಮಗೆ ದೂರು ನೀಡಲು ಯಾವುದೇ ಕಾರಣವಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ, ಸರಬರಾಜುಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳು ಮತ್ತು ಉಂಟಾಗಬಹುದಾದ ತೊಂದರೆಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ನಾವು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಉತ್ಪಾದಕ ಸಹಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಎದುರು ನೋಡುತ್ತಿದ್ದೇನೆ, ಜನರಲ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ಜೆಎಸ್ಸಿ "ರೊಮಾಶ್ಕಾ", ಸ್ಮಿರ್ನೋವ್ ಜಿ.ವಿ.

******************************************************************************

ನಾವು ಸ್ನೇಹಿತರಿಗೆ ಅಥವಾ ಸಂಬಂಧಿಕರಿಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ, ನಾವು ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಹುದು, ನಮಗೆ ಇಷ್ಟವಾದಂತೆ ಪದಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತಗೊಳಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಗ್ರಾಮ್ಯವನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ನಾವು ಏನು ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದೇವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯ. ಆದರೆ ನಾವು ಅಪರಿಚಿತರಿಗೆ ಅಥವಾ ಪರಿಚಯವಿಲ್ಲದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಬರೆದರೆ ಮತ್ತು ಅವರಿಂದ ಉತ್ತರವನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಬಯಸಿದರೆ, ನಂತರ ನಾವು ಕೆಲವು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಸಂವಹನದ ನಿಯಮಗಳು

1. ಯಾವಾಗಲೂ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ.

"ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ತುಂಬಬೇಕು ಮತ್ತು ಸಂದೇಶದ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿರುವುದು ಹೆಚ್ಚು ಅಪೇಕ್ಷಣೀಯವಾಗಿದೆ.

ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನೀವು ಮಾರ್ಚ್ 5 ರಂದು ಸಮಾಲೋಚನೆಗಾಗಿ ಅಪಾಯಿಂಟ್ಮೆಂಟ್ ಮಾಡಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಬರೆಯಿರಿ: "ಸಮಾಲೋಚನೆಗಾಗಿ ಸೈನ್ ಅಪ್ ಮಾಡಿ (03/05)."

2. ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ, ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಇತಿಹಾಸವನ್ನು ಉಳಿಸಿ.

ನೀವು ಯಾರೊಬ್ಬರಿಂದ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದಾಗ, ನೀವು ಅದಕ್ಕೆ ಮೂರು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಬಹುದು:

1. ಕಳುಹಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ನಕಲಿಸಿ ಮತ್ತು ಅವನಿಗೆ ಹೊಸ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ.
2. ಸಂದೇಶದ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿರುವ ವಿಶೇಷ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಕ್ಷೇತ್ರದ ಮೇಲೆ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ.
3. "ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ" ಬಟನ್ ಬಳಸಿ.

ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ, ನೀವು ಮೂರನೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಬೇಕು, ಅಂದರೆ, "ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ" ಬಟನ್ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ. ನೀವು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪುನರಾವರ್ತಿಸುವ ಹೊಸ ಇಮೇಲ್ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ. ವಿಷಯವು ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ, "Re:" ಪೂರ್ವಪ್ರತ್ಯಯದೊಂದಿಗೆ ಮಾತ್ರ, ಮೂಲ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಇದು ಪ್ರಮಾಣಿತ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಫಾರ್ಮ್ ಆಗಿದೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಅದರ ಬಗ್ಗೆ ಏನನ್ನೂ ಬದಲಾಯಿಸಬಾರದು. ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಪಠ್ಯದ ಮೊದಲು ಮುದ್ರಿಸಬೇಕು. ಸಂಭಾಷಣೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸುವ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರು ಯಾವುದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಏನು ಚರ್ಚಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಲು ಇದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

3. ಯಾವಾಗಲೂ ಹಲೋ ಹೇಳಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು "ನೀವು" ಎಂದು ಸಂಬೋಧಿಸಿ.

ಯಾವುದೇ ಸಂದೇಶವು ಶುಭಾಶಯದೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು. ಮತ್ತು ಅದು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿದ್ದರೆ ಉತ್ತಮ. ಸೂಕ್ತವಾದರೆ, ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಹೆಸರಿನಿಂದ ಕರೆ ಮಾಡಿ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ - ಮೊದಲ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕನಾಮದಿಂದ.

ಕೆಳಗಿನ ನಿರ್ಮಾಣದೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ: ವಿಧೇಯಪೂರ್ವಕವಾಗಿ, ... (ಮೊದಲ ಹೆಸರು / ಉಪನಾಮ ಅಥವಾ ಮೊದಲ ಹೆಸರು / ಪೋಷಕ).

ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ಹಲೋ, ಅಲೆಕ್ಸಿ ಪೆಟ್ರೋವಿಚ್. ದಯವಿಟ್ಟು ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ಇವಾನ್ ಮಿಖೈಲೋವಿಚ್‌ಗೆ ಕಳುಹಿಸಿ. ಶುಭಾಶಯಗಳು, ಇಲ್ಯಾ ಕ್ರಿವೋಶೀವ್

4. ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ಉತ್ತರಿಸಿ.

ನೀವು ಸಂದೇಶಕ್ಕೆ ಎಷ್ಟು ಬೇಗ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುತ್ತೀರೋ ಅಷ್ಟು ಉತ್ತಮ. ಆದರ್ಶಪ್ರಾಯವಾಗಿ ಕೆಲವೇ ಗಂಟೆಗಳಲ್ಲಿ. ಆದರೆ ಕೆಲವೇ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಇದು ಸಾಧ್ಯ. ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸಲು ನೀವು ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಕಾಯುತ್ತೀರಿ, ಅದು ನಿಮ್ಮ ಖ್ಯಾತಿಯ ಮೇಲೆ ಕೆಟ್ಟ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುತ್ತದೆ.

ಸಂದೇಶದ ಪಠ್ಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ಅದನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ನೀವು ಕೆಲವು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು.

ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆಯಿರಿ, ಆದರೆ ವಿವರವಾಗಿ

ನೀವು ಏನು ಹೇಳುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಇತರ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಊಹಿಸಬೇಡಿ. ಸಮಸ್ಯೆಯು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ, ಅದನ್ನು ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ವಿವರವಾಗಿ ವಿವರಿಸಿ: ನೀವು ಹೊಂದಿರುವ ಫಲಿತಾಂಶವನ್ನು ನೀವು ಹೇಗೆ ಪಡೆದುಕೊಂಡಿದ್ದೀರಿ, ನೀವು ನಿಖರವಾಗಿ ಏನನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತೀರಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕರಿಂದ ಏನು ಬೇಕು.

ಆದರೆ ನೀವು ಎಲ್ಲಾ ವಿವರಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ವಿವರವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಇದರ ಅರ್ಥವಲ್ಲ. ಅನಗತ್ಯವನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡಿ - ಇತರ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸಮಯವನ್ನು ಗೌರವಿಸಿ.

ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಮತ್ತು ಬಿಂದುವಿಗೆ ಬರೆಯಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ

ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಹೆಂಡತಿ, ಅತ್ತೆ ಮತ್ತು ಇತರ ಸಂಬಂಧಿಕರು ಹೇಗೆ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದರ ಕುರಿತು ಮಾತನಾಡಲು ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಗಾತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ಆದರ್ಶಪ್ರಾಯವಾಗಿ ಒಂದು "ಪರದೆ" (ಸ್ಕ್ರೋಲಿಂಗ್ ಇಲ್ಲ). ಗರಿಷ್ಠ - A4 ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಹೊಂದುವ ಪಠ್ಯ ಗಾತ್ರ.

ಸಾಮಾನ್ಯ ಜ್ಞಾನ ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭ್ಯತೆಯನ್ನು ಬಳಸಿ

ಸಭ್ಯರಾಗಿರಿ, ಗಮನವಿರಿ, ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು.

ಏನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಮಾಡಬಾರದು

1. ನಿಂದನೆ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಗಳು.

ಒಂದು ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಅಥವಾ ಪ್ರಶ್ನಾರ್ಥಕ ಚಿಹ್ನೆ ಸಾಕು. ಅವುಗಳನ್ನು ನಕಲು ಮಾಡಬಾರದು. ಅಲ್ಲದೆ, ದೀರ್ಘವೃತ್ತಗಳನ್ನು ಅತಿಯಾಗಿ ಬಳಸಬೇಡಿ.

"ಕೆಟ್ಟ" ಅಕ್ಷರದ ಉದಾಹರಣೆ:

2. ವಿಭಿನ್ನ ಫಾಂಟ್‌ಗಳು, ಅಕ್ಷರದ ಗಾತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಬಣ್ಣಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ.

ಮೇಲ್ ಸೈಟ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳು ಈ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಲು ನಿಮಗೆ ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ. ನೀವು ಅಸಾಮಾನ್ಯ ಫಾಂಟ್ ಅನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಬಹುದು, ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ದೊಡ್ಡದಾಗಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿಸಬಹುದು, ಪಠ್ಯವನ್ನು ಬಣ್ಣ ಮಾಡಬಹುದು ವಿವಿಧ ಬಣ್ಣಗಳು. ಆದರೆ ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಇದು ಸೂಕ್ತವಲ್ಲ!

ಯಾವುದನ್ನೂ ಬದಲಾಯಿಸದಿರುವುದು ಮತ್ತು ಪೂರ್ವನಿಯೋಜಿತವಾಗಿ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಬಿಡುವುದು ಉತ್ತಮ. ಕೆಲವು ಪದಗಳನ್ನು ದಪ್ಪ ಅಥವಾ ಇಟಾಲಿಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡುವುದು ಮಾತ್ರ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ಮಾತ್ರ!

"ಕೆಟ್ಟ" ಅಕ್ಷರದ ಉದಾಹರಣೆ:

3. ಸ್ಮೈಲಿ ಚಿತ್ರಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ.

ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಸಂತೋಷ ಮತ್ತು ದುಃಖದ ಮುಖಗಳು, ಹೂವುಗಳು ಮತ್ತು ಹೃದಯಗಳನ್ನು ಬಿಡಿ. IN ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರಗಳುಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸದಿರುವುದು ಉತ್ತಮ - ಪಠ್ಯ ಅಥವಾ ಚಿತ್ರಗಳು.

"ಕೆಟ್ಟ" ಅಕ್ಷರದ ಉದಾಹರಣೆ:

4. ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಮುದ್ರಿಸಿ.

ಇಂಟರ್ನೆಟ್‌ನಲ್ಲಿ ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡುವುದು ಕೆಟ್ಟ ನಡವಳಿಕೆ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ವ್ಯಾಪಾರ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಎರಡಕ್ಕೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ, ಜೊತೆಗೆ ಸಾಮಾಜಿಕ ನೆಟ್ವರ್ಕ್ಗಳು, ಸ್ಕೈಪ್, ವೇದಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಸ್ಥಳಗಳಲ್ಲಿ ಸಂವಹನ. ಇದಲ್ಲದೆ, ಇದು ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಠ್ಯ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪದಗಳೆರಡಕ್ಕೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ.

Caps Lock ಕೀಬೋರ್ಡ್ ಕೀಲಿಯು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಿಗೆ ಕಾರಣವಾಗಿದೆ. ಅಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಎಲ್ಲಾ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ದೊಡ್ಡಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಟೈಪ್ ಮಾಡಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಒಮ್ಮೆ ಒತ್ತಿ ಮತ್ತು ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಇದಲ್ಲದೆ, ಅಕ್ಷರದ “ವಿಷಯ” ವನ್ನು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಿಸಬೇಡಿ - ಇದು ಅಗೌರವದ ಉತ್ತುಂಗವಾಗಿದೆ!

ಗಮನಿಸಿ: ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪದಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಠ್ಯವನ್ನು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಟೈಪ್ ಮಾಡುವುದು ಕೂಗಿದಂತೆ ಭಾಸವಾಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ಕಿರಿಚುವಿಕೆಯು ಆಕ್ರಮಣಶೀಲತೆಯಾಗಿದೆ, ಇದು ಸಾಂಸ್ಕೃತಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮೀರಿದೆ.

ನೀವು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಪಠ್ಯದಲ್ಲಿ ಏನನ್ನಾದರೂ ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡಬೇಕಾದರೆ, ಅದನ್ನು ದಪ್ಪ ಅಥವಾ ಇಟಾಲಿಕ್ಸ್ ಬಳಸಿ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಮತ್ತು ಪತ್ರದ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಅಸಹನೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುವ "ತುರ್ತು", "ಪ್ರಮುಖ" ಮತ್ತು ಇತರ ಪದಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವುದು ಸಹ ತುಂಬಾ ಸೂಕ್ತವಾಗಿದೆ.

ಸಾಕ್ಷರತೆ

ಇದರ ಬಗ್ಗೆ ನೀವು ತುಂಬಾ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾಗಿರಬಾರದು, ಆದರೆ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಸರಿಯಾಗಿ ಬರೆಯಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ಕೆಲವು ಸರಳ ಸಲಹೆಗಳು:

• ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಾಕ್ಯವು ದೊಡ್ಡ ಅಕ್ಷರದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು. ಅದನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡಲು, Shift ಕೀಲಿಯನ್ನು ಒತ್ತಿ ಹಿಡಿಯಿರಿ.
• ಪ್ರತಿ ವಾಕ್ಯದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ಅವಧಿ ಇರಬೇಕು. ರಷ್ಯಾದ ಕೀಬೋರ್ಡ್ ವಿನ್ಯಾಸದಲ್ಲಿ, ಇದು ಕೆಳಗಿನ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿದೆ (ಶಿಫ್ಟ್ ಮೊದಲು).
• ಅಲ್ಪವಿರಾಮವನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡಲು, Shift ಅನ್ನು ಹಿಡಿದುಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಅವಧಿ ಕೀಲಿಯನ್ನು ಒತ್ತಿರಿ.
• ಅಲ್ಪವಿರಾಮ ಅಥವಾ ಅವಧಿಯ ಮೊದಲು ಜಾಗವನ್ನು ಹಾಕಬೇಡಿ. ಅವರ ನಂತರ ಒಂದು ಜಾಗ ಇರಬೇಕು.

ಮತ್ತು ವರ್ಡ್ ಟೆಕ್ಸ್ಟ್ ಎಡಿಟರ್ (ರೈಟರ್) ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಬಳಸಬೇಕೆಂದು ಕನಿಷ್ಠ ಸ್ವಲ್ಪ ತಿಳಿದಿರುವವರಿಗೆ ಇನ್ನೂ ಒಂದು ಸಲಹೆ. ಈ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂನಲ್ಲಿ ಮೊದಲು ಅಕ್ಷರವನ್ನು ಟೈಪ್ ಮಾಡಿ. ಇದು ಕೆಂಪು ರೇಖೆಯೊಂದಿಗೆ ದೋಷಗಳನ್ನು ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅಂತಹ ಪದದ ಮೇಲೆ ಬಲ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ, ನೀವು ಅದನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸಬಹುದು.

ಮುಗಿದ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಅಕ್ಷರ ಕ್ಷೇತ್ರಕ್ಕೆ ನಕಲಿಸಿ ಮತ್ತು ಅಂಟಿಸಿ. ಆದರೆ ಸೇರಿಸುವ ಮೊದಲು, ನೀವು ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟಿಂಗ್ ಅನ್ನು ನಿಷ್ಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸಬೇಕು ಇದರಿಂದ ಅದನ್ನು ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡದೆಯೇ ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಪದ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳು(ಬರಹಗಾರ).

mail.ru ಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ, ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು, ನೀವು ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿರುವ "ವಿನ್ಯಾಸವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಿ" ಅನ್ನು ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

Yandex.Mail ನಲ್ಲಿ - ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿರುವ "ವಿನ್ಯಾಸವನ್ನು ನಿಷ್ಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸಿ" ಬಟನ್.

ಅಂಟಿಸಿದ ನಂತರ, ನೋಟವನ್ನು ಮತ್ತೆ ಆನ್ ಮಾಡಬಹುದು.

ವ್ಯಾಪಾರ ವಲಯಗಳಲ್ಲಿ ಯೋಗ್ಯವಾಗಿ ಕಾಣಲು ಶ್ರಮಿಸುವ ಯಾರಾದರೂ ಯಾವಾಗಲೂ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಮತ್ತು ಅವರು ಯಾವಾಗಲೂ ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವನ್ನು ನೆನಪಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ - ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ಅಥವಾ ಅವನು ಪ್ರತಿನಿಧಿಯಾಗಿರುವ ಕಂಪನಿಯ ಖ್ಯಾತಿಯನ್ನು ಅಥವಾ ವ್ಯವಹಾರದ ಇಮೇಜ್ ಅನ್ನು ಹಾಳು ಮಾಡಬಾರದು.

ವ್ಯವಹಾರ ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಮತ್ತು ಸಮರ್ಥವಾಗಿ ನಡೆಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ಆಧುನಿಕ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಚಿತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಾಂಸ್ಕೃತಿಕ ಮಟ್ಟದ ಸಂಕೇತ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ವೃತ್ತಿಪರತೆಯ ಸೂಚಕವಾಗಿದೆ. ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ತನ್ನ ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ರೂಪಿಸಲು ಮತ್ತು ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ, ಒಬ್ಬನು ಇತರರ ಕಡೆಗೆ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ತನ್ನ ಬಗ್ಗೆ ತನ್ನ ಮನೋಭಾವವನ್ನು ವಿಶ್ವಾಸದಿಂದ ನಿರ್ಣಯಿಸಬಹುದು. ಅಜಾಗರೂಕತೆಯಿಂದ ಬರೆದ ಇಮೇಲ್ ಪಾಲುದಾರರು ಮತ್ತು ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳ ದೃಷ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಲೇಖಕರ ವ್ಯಾಪಾರ ಖ್ಯಾತಿಯನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಹಾಳುಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು

1. ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಬಳಸಿ. ಕೆಲಸದಲ್ಲಿರುವಾಗ ನೀವು ಕೆಲಸದ ಸರ್ವರ್‌ನಿಂದ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿದರೆ, ಅದು ಹೊರಹೋಗುವ ಮತ್ತು ಒಳಬರುವ ಮೇಲ್ ಎರಡನ್ನೂ ಉಳಿಸುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ಯಾವುದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದಬಹುದು. ಕಚೇರಿ ಗೋಡೆಗಳ ಒಳಗೆ ಮಾತ್ರ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ನಡೆಸುವುದು.

2. ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಯಾರಿಗೆ ತಿಳಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯು ಯಾರಿಗೆ ಉಪಯುಕ್ತವಾಗಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರ ಯಾರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿದೆ? ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ? ಪಾಲುದಾರನಿಗೆ? ಸಹೋದ್ಯೋಗಿ? ಅಧೀನಕ್ಕೆ? ಬಾಸ್ ಗೆ? ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು "ಟು" ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆಸಕ್ತಿ ಹೊಂದಿರುವವರು "ನಕಲು" ನಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವಿಶೇಷವಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಬಾಸ್‌ಗೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ. ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ್ದರೆ, ಅವುಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ "ನಕಲು" ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

3. ಸಂದೇಶದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ನಿಮಗಾಗಿ ರೂಪಿಸಿ. ನಿಮಗಾಗಿ ನೀವು ಯಾವ ಗುರಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೀರಿ: ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರದ ಓದುಗರಿಂದ ನೀವು ಏನನ್ನು ಸಾಧಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತೀರಿ? ನೀವು ಯಾವ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತೀರಿ? ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು, ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಓದಿದ ನಂತರ, ಅವನಿಂದ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದುದನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ನಡವಳಿಕೆಯ ನಿಯಮಗಳು ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ:

ನೀವು ಘಟನೆಗಳಿಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ದೃಷ್ಟಿಕೋನವನ್ನು ತರಲು ಬಯಸಿದರೆ - ಮೊದಲ ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ (ನಾವು, ನಾನು)
ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶವು ವಿಚಾರಣೆ ಅಥವಾ ಸೂಚನಾ ಸ್ವರೂಪದ್ದಾಗಿದ್ದರೆ - 2 ನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ (ನೀವು, ನೀವು)
ನೀವು ಹೊರಗಿನ ವೀಕ್ಷಕರಾಗಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಸಾಧಿಸಿದ ಸಂಗತಿಗಳು ಅಥವಾ ಘಟನೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಿಳಿಸಲು ಬಯಸಿದರೆ - 3 ನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯಲ್ಲಿ (ಅವರು, ಅವಳು, ಅವನು).

4. "ವಿಷಯ" ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ಖಾಲಿ ಬಿಡಬೇಡಿ. ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವ ಹೆಚ್ಚಿನ ಜನರು ವಿಷಯ ಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ನೋಡುವ ಮೂಲಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾರೆ. ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಕೆಲವು ಸೆಕೆಂಡುಗಳಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತಾನೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪತ್ರದ ವಿಷಯವು ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸಬೇಕು. ವಿಷಯವು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಬೇಕು, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯುಕ್ತವಾಗಿರಬೇಕು.

5. ವಿಷಯವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಇರಿಸಿ: ವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಶುಭಾಶಯ, ಮುಖ್ಯ ಭಾಗ, ಸಾರಾಂಶ, ಸಹಿ, ಸಂಪರ್ಕಗಳು. ಯಾವುದೇ ಪತ್ರವನ್ನು ಹೊಂದಿರಬೇಕು ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ. ಸೋಮಾರಿಯಾಗಿರಬೇಡಿ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವಿಷಯದ ಯಾವುದೇ ಭಾಗವನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡಬೇಡಿ, ಸರಿಯಾಗಿ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಮಾಡಲಾದ ಪತ್ರವು ನಿಮ್ಮ ವೃತ್ತಿಪರತೆಯ ಸೂಚಕವಾಗಿದೆ.

6. ವಿಳಾಸದಾರರನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಅಭಿನಂದಿಸುವುದು ಅವರಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಗೌರವದ ಸೂಚಕವಾಗಿದೆ. ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ, ಪ್ರತಿ ಪತ್ರವನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸಂದೇಶ ಮತ್ತು ಶುಭಾಶಯದೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕನನ್ನು ಹೆಸರಿನಿಂದ ಸಂಬೋಧಿಸುವುದು ಸಭ್ಯತೆಯ ಸಂಕೇತವಾಗಿದೆ. ವಿಳಾಸದ ನಂತರ, ನೀವು ಸಂದೇಶವನ್ನು ದೈನಂದಿನ ಅಕ್ಷರವನ್ನು ನೀಡಲು ಬಯಸಿದರೆ ಅಲ್ಪವಿರಾಮವನ್ನು ಹಾಕಿ. ಮತ್ತು ನೀವು ಔಪಚಾರಿಕತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು ಒತ್ತಿಹೇಳಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಈ ಪತ್ರವನ್ನು ನೀವು ಆಗಾಗ್ಗೆ ಸಂವಹನ ಮಾಡುವ ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗೆ ತಿಳಿಸಿದ್ದರೂ ಸಹ, ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಬಿಂದುವನ್ನು ಬಳಸಿ.

7. ತತ್ವಕ್ಕೆ ಬದ್ಧರಾಗಿರಿ: ಸಣ್ಣ ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟ (KY). ವ್ಯವಹಾರ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಮುಖ್ಯ ನಿಯಮಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ "ಕನಿಷ್ಠ ಪದಗಳು - ಗರಿಷ್ಠ ಮಾಹಿತಿ." ನಿಮ್ಮ ಆಲೋಚನೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ (ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ), ಸ್ಥಿರವಾಗಿ, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಮತ್ತು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸುಲಭವಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿ. ವಾಕ್ಯಗಳು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಬೇಕು, ಇದು ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಿಳಿಸಲು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಇದೆ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಸುವರ್ಣ ನಿಯಮ- ಭಾಗ, ಒಂದು ವಿಷಯ - ಒಂದು ಅಕ್ಷರ. ಹಲವಾರು ಸಂಬಂಧವಿಲ್ಲದ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಸಂದೇಶಕ್ಕಿಂತ ಹಲವಾರು ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು (ಪ್ರತಿಯೊಂದಕ್ಕೂ ಒಂದು ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ) ಕಳುಹಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ.

8. ಅನೌಪಚಾರಿಕ ಸಂವಹನವನ್ನು ವ್ಯಾಪಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಾಗಿ ಪರಿವರ್ತಿಸಬೇಡಿ. ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಭಾವನೆಗಳಿಲ್ಲ! ನೀವು ನಿಬಂಧನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಿದರೆ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ನೀವು ಭಾವನಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಒತ್ತಿಹೇಳಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಭಾವನಾತ್ಮಕ ಉಪವಿಭಾಗವನ್ನು ತಟಸ್ಥ, ಬಾಹ್ಯ, ಶಾಂತ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ಪ್ರಸ್ತುತಿ ಧ್ವನಿಯ ಹಿಂದೆ ಮರೆಮಾಡಬೇಕು. ಇದು ವಿಷಯದಿಂದ ಸಾಧಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ, ಭಾಷೆಯಿಂದಲ್ಲ.

9. ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯ ಪಠ್ಯದ ಸ್ಪಷ್ಟ ರಚನೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ. ಹೆಚ್ಚಾಗಿ, ಪತ್ರವು ಮೂರು ಭಾಗಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:

ಪತ್ರ ಬರೆಯಲು ಕಾರಣ (ಕಾರಣ, ಆಧಾರ). ಈ ಭಾಗವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿದೆ
ಸಮಸ್ಯೆಯ ಸಾರದ ಸ್ಥಿರ ಪ್ರಸ್ತುತಿ
ಪರಿಹಾರಗಳು, ವಿನಂತಿಗಳು, ಪ್ರಸ್ತಾಪಗಳು, ತೀರ್ಮಾನಗಳು

10. ಗೋಚರತೆಸಂದೇಶವನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ತುಂಬಾ ಸುಲಭವಾಗಿರಬೇಕು. ಪಠ್ಯವನ್ನು ಪ್ಯಾರಾಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಿ, ಅದು ಐದರಿಂದ ಆರು ಸಾಲುಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿರಬಾರದು. ಖಾಲಿ ರೇಖೆಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ಯಾರಾಗಳನ್ನು ಪರಸ್ಪರ ಬೇರ್ಪಡಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ಒಂದು ಬಣ್ಣ ಮತ್ತು ಒಂದು ಫಾಂಟ್ ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ, ಆದ್ದರಿಂದ ಪಠ್ಯವು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಗ್ರಹಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ. ತೀರಾ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಆಶ್ಚರ್ಯಸೂಚಕ ಗುರುತುಗಳು, ಎಮೋಟಿಕಾನ್‌ಗಳು, ಸಂಕ್ಷೇಪಣಗಳು ಅಥವಾ ಕರ್ಸಿವ್ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಬಳಸದಿರುವುದು ಉತ್ತಮ.

11. ಸರಿಯಾಗಿ ಬರೆಯಿರಿ. ಅನಕ್ಷರಸ್ಥ ಬರವಣಿಗೆಯು ಲೇಖಕರು ಸಾಕಷ್ಟು ವಿದ್ಯಾವಂತರಲ್ಲ ಎಂದು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಪಠ್ಯದಲ್ಲಿನ ಮುದ್ರಣದೋಷಗಳು ಮತ್ತು ದೋಷಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರದ ಖ್ಯಾತಿಯನ್ನು ಅಪಖ್ಯಾತಿಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ. ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು, ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರನೀವು ಪತ್ರವನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಪುನಃ ಓದುವಂತೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಅನೇಕ ಇಮೇಲ್ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳು ಮತ್ತು ಪಠ್ಯ ಸಂಪಾದಕರುವಿರಾಮಚಿಹ್ನೆ ಮತ್ತು ಕಾಗುಣಿತವನ್ನು ಹೇಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಎಂದು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿದಿದೆ ಮತ್ತು ದೋಷಗಳು ಕಂಡುಬಂದರೆ, ಅವರು ತಿದ್ದುಪಡಿಗಳಿಗೆ ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ. ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಬರೆಯಲು ಈ ಸೇವೆಯ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

12. ಲಗತ್ತುಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಿ. ನೀವು ಪತ್ರದ ದೇಹದಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಬಾರದು ವಿವರವಾದ ಮಾಹಿತಿ, ಇದನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೈಲ್ ಆಗಿ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ. ಇಮೇಲ್‌ನ ವಿಷಯದ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ, ನೀವು ಯಾವ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸೇರಿಸುತ್ತಿರುವಿರಿ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ಮರೆಯದಿರಿ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಅದನ್ನು ವೈರಸ್ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಬಹುದು. ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಎಲ್ಲಾ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆಂಟಿ-ವೈರಸ್ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಬೇಕು.

13. ಯಾವಾಗಲೂ ಸಂಪರ್ಕ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ ಮತ್ತು ಚಂದಾದಾರರಾಗಿ. ಇದು ನಿಮಗೆ ಒಳ್ಳೆಯ ಕಡೆ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮದನ್ನು ಪ್ರದರ್ಶಿಸುತ್ತದೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಗುಣಗಳು. ಸಹಿ ಐದು ಅಥವಾ ಆರು ಸಾಲುಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿರಬಾರದು. ಇದು ಕಂಪನಿಯ ಹೆಸರು, ನಿಮ್ಮ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು. ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಬಾಹ್ಯ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಯ ವೆಬ್‌ಸೈಟ್ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಸಹ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

14. ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಪೋಸ್ಟ್‌ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಅತ್ಯಂತ ವಿರಳವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದಲ್ಲಿ ಪೋಸ್ಟ್‌ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಿದರೆ, ಪತ್ರದ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ನೀವು ಸಾಕಷ್ಟು ಯೋಚಿಸಿಲ್ಲ ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಇದು ಸೂಚನೆಯಾಗಿದೆ.

15. ರಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ವಿಶೇಷ ಪ್ರಕರಣಗಳುಓದಿದ ರಶೀದಿಯನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ, ಓದುವ ರಸೀದಿಯನ್ನು ಬಾಹ್ಯ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಹೊಂದಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಂದ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ನಿರೀಕ್ಷಿಸಿದಾಗ ಮಾತ್ರ.

16. "ಹೆಚ್ಚಿನ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆ" ಚೆಕ್‌ಬಾಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಮಾತ್ರ ಬಳಸಿ. ತುರ್ತು ಗಮನದ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಪ್ರಮುಖ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯನ್ನು "ಹೆಚ್ಚು" ಗೆ ಹೊಂದಿಸಿ. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೈಲೈಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಈ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಅನಗತ್ಯವಾಗಿ ದುರುಪಯೋಗಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ.

17. ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಅದನ್ನು ಮತ್ತೆ ಓದಿ. ಎಲ್ಲವೂ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ, ಅರ್ಥವಾಗುವಂತಹದ್ದಾಗಿದೆಯೇ ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಅನುಚಿತ ಮಾಹಿತಿ ಅಥವಾ ವ್ಯಾಕರಣ ದೋಷಗಳಿವೆಯೇ? ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿವರಗಳು ಸರಿಯಾಗಿವೆಯೇ? ಪ್ರಸ್ತುತಿಯ ಅನುಕ್ರಮ ಮತ್ತು ತರ್ಕವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.

18. ಇಮೇಲ್‌ಗಳಿಗೆ ತ್ವರಿತವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿ. ಪತ್ರದ ಸ್ವೀಕೃತಿಯ ಅಧಿಸೂಚನೆಯು ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳು ಅಥವಾ ಪಾಲುದಾರರಿಗೆ ಗೌರವದ ಸಂಕೇತವಾಗಿದೆ, ಉತ್ತಮ ನಡವಳಿಕೆಯ ಸಂಕೇತವಾಗಿದೆ. ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಲೇಖಕರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಮೊದಲ ಅವಕಾಶದಲ್ಲಿ ನೀವು ತಕ್ಷಣ ಉತ್ತರಿಸುವಿರಿ ಎಂದು ಭರವಸೆ ನೀಡಬೇಕು. ಕೇಳಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಸ್ಥಿರವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿ. ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರವನ್ನು ಹೊಸ ಪತ್ರವಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಡಿ. 48 ಗಂಟೆಗಳ ಒಳಗೆ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸದಿದ್ದರೆ, ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ತಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಲಾಗಿದೆ ಅಥವಾ ಕಳೆದುಹೋಗಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಭಾವಿಸಬಹುದು.

19. ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದವನು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಸಂಭಾಷಣೆಯನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸುತ್ತಾನೆ.

20. ಅದನ್ನು ನೆನಪಿಡಿ ಇಮೇಲ್ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ನಿಯಮಗಳು, ಅಥವಾ ಬದಲಿಗೆ ಅವರ ಅನುಸರಣೆ ಆಧುನಿಕ ವೃತ್ತಿಪರ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಸೂಚಕವಾಗಿದೆ.