Писмо за промяна на данните за организацията. Писмо за промяна на банковите данни на организацията

Как точно доставчикът трябва да уведоми купувача за промени в неговите данни. Надеждни начини за уведомяване на клиенти за нова текуща сметка.

Въпрос:Банковите данни на доставчика са променени. 1) Необходимо ли е сключване на допълнително споразумение или е достатъчно писмо (в договора не се казва нищо за това)? 2) Достатъчно ли е доставчикът да изпрати нови данни по имейл без допълнително споразумение и без писмо (в договора не пише нищо за това) не е посочено)?3) Ако банковите данни на доставчика са се променили, длъжен ли е той да посочи причината ((в договора не се казва нищо за това)?4) Купувачът носи ли отговорност някаква отговорност (от данъчни или други инспекции), ако първо доставчикът е блокирал банковите данни (но доставчикът по някакъв начин е открил друга сметка в друга банка)?

Отговор:Как точно доставчикът трябва да уведоми купувача за промени в неговите данни се съгласува от страните в договора (член 421 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Това може да бъде издадено както като допълнително споразумение към договора, така и като уведомително писмо.

стари детайли.

В този случай не е необходимо да се обосновава причината за промяна на данните.
Ако кредиторът не е уведомил длъжника за промяната в неговия банкова информация, то длъжникът има право да изпълни паричното си задължение според известните му данни на кредитора. В този случай всичко възможни затруднениясвързани например с наличието на средства по сметката на неизправна банка, ще падне върху кредитора. Поради това е в интерес на кредитора да уведоми надлежно своите длъжници за промени в своите данни.

В същото време, ако кредиторът е уведомил длъжника за промяна в банковите си данни и длъжникът все още е превел пари, използвайки предишните данни, тогава в този случай няма да се счита, че длъжникът е изпълнил паричното си задължение към кредитора, което означава, че може да бъде поискано изпълнение на задължението по нови реквизити и събиране на санкции за забава.

Длъжникът не носи отговорност за действията на контрагента по откриване на нова сметка. Законността на прехвърлянето към новите данни на доставчика ще бъде потвърдена с уведомление, получено от заемодателя.

Обосновка

Банковите данни на кредитора са променени. Не е уведомил за това длъжника, който е изпълнил паричното задължение по предходните реквизити. Ще може ли кредиторът да изиска от контрагента да плати дълга, като използва нови реквизити и да събира санкции за забавено плащане?

Не, не може.

Ако кредиторът не е уведомил длъжника за промяната на банковите си данни, тогава длъжникът има право да изпълни паричното си задължение според известните му данни на кредитора. В този случай всичко възможни рисковесвързани например с наличието на средства по сметката на неизправна банка, ще падне върху кредитора. Следователно в интерес на последното е да уведомява надлежно своите длъжници за промени в своите данни, както и да се увери, че адресатите са получили тези уведомления. Например, ако кредиторът е уведомил длъжниците по пощата, трябва да получите известие за доставка на препоръчани писма до всеки от длъжниците.

В същото време, ако кредиторът е уведомил длъжника за промяна на банковите си данни и длъжникът все още е превел парите, използвайки предишните данни, тогава няма да се счита, че длъжникът е изпълнил паричното си задължение към кредитора. Това означава, че той може да бъде задължен да изпълни задълженията си по новите реквизити, както и да наложи санкции за забава.

Надеждни начини за уведомяване на клиенти за нова текуща сметка

Кой метод да изберете

Има два начина да уведомите контрагента за нова сметка - да подпишете допълнително споразумение към договора с него или просто да изпратите едностранно уведомление. Кое първо да изберете зависи от условията на вашите договори.

Вижте какви клаузи има в договорите в тази насока. Например: „Всички промени и допълнения към Споразумението са валидни само ако са в писмен вид и са подписани от двете страни.“ Ако споразумението съдържа подобни условия, по-безопасно е да подпишете допълнително споразумение с контрагента за промяна на данните за плащане (решение на Единадесетия апелативен арбитражен съд от 29 декември 2012 г. по дело № A72-6245/2012). подписване на допълнително споразумение, ако споразумението съдържа формулировката като „купувачът се задължава да заплати стоките според банковите данни, посочени в договора“. В противен случай купувачът има право да плати по старите данни.

Ако споразумението не съдържа такива условия, изпратете на контрагента известие за промяната на банковите данни. Освен това, ако договорът съдържа директни клаузи, че е достатъчно само уведомление. Например: „При промяна на банковите данни страните се уведомяват взаимно в рамките на 5 (пет) работни дни с препоръчана поща, факс или др. налични средствакомуникации. В този случай не се изисква изготвяне на допълнително споразумение. Въпреки че допълнително споразумение също не би навредило, тъй като напълно ще премахне споровете относно плащанията.

Уведомление за промяна на разплащателна сметка

Формата на уведомяване е произволна. В него посочете данните за разплащателната сметка - име на банката, номер на разплащателна сметка, номер на банкова кореспондентска сметка, BIC. Ако с един контрагент са сключени няколко споразумения, тогава можете да му изпратите само едно писмо със съобщение, че всички споразумения (ако е възможно, посочете техните номера и дати) трябва да бъдат платени с нови банкови данни.

За всяка организация има определен набор от информация, наречена „подробности“, без която тя не може да извършва никакви операции. Те трябва да се съдържат във всяко писмо, споразумение, платежно нареждане или друг документ, за да се признае неговата валидност. Ако тези данни се променят, компанията е длъжна да изпрати на своите контрагенти съответно писмо за промяната на данните.

задължителна информация

Детайли са данните, които всяка фирма получава при регистрация. Те са посочени в учредителните документи и са предпоставкада се ангажирам различни видовеоперации. като този обща информациятрябва да съдържа всички документи, съставени от тази организация. В случай на корекции, тя трябва незабавно да изпрати на партньорите си писмо за промяна на детайлите.

При регистрация на всяко предприятие се определят:

• идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN);
• юридически адрес в съответствие с регистрацията;
• основно състояние регистрационен номер(OGRN);
• физически адрес (конкретно местоположение);
• пощенски адрес (мястото, където трябва да се получава кореспонденцията);

• код на причината за регистрацията му (KPP);
• информация за упълномощената банка, чрез която извършва всички сетълмент транзакции;
• банков идентификационен код на банката на платеца (BIC);
• текущи и кореспондентски сметки.

Ако поне една от тези данни се промени, компанията трябва незабавно да уведоми своите длъжници и контрагенти. Забавянето може да доведе до доста сериозни последици. Компанията трябва да изпрати писмо до тях за промяна на данните.

Правила за съставяне на документ

В бизнес кореспонденцията няма дреболии. Особено ако става въпрос за толкова важни неща като подробности. Може да се случи в живота различни ситуации: смяна на ръководство, упълномощена банка или някой от съществуващите адреси. Предприятието е длъжно да информира тези, с които пряко си сътрудничи, за всеки от тези случаи. Това дори е отбелязано в Гражданския кодекс на Русия. Писмото за промяна на детайлите трябва да има определен единен стил. Такъв документ, като правило, е изявление в определена последователност от следната информация:

1. Име на организацията, до която се изпраща.
2. Пълно име на главата.
3. Нови и стари детайли.
4. Причината, която подтикна компанията да направи такива промени.
5. Допълнителна информация.
6. Дата на изготвяне на този документ.
7. Подпис на ръководителя на фирмата.

Информацията може да бъде изпратена по пощата със задължително уведомяване. Това трябва да се направи предварително, за да не остареят данните по време на доставката. В някои случаи се препоръчва да се използва имейл бюлетиниили изпратете информация по факс.

Смяна на адрес

Някои организации нямат собствени помещения и са принудени да ги наемат чрез сключване на подходящи споразумения. Но понякога има нужда да промените местоположението си. В този случай неинформиран клиент може да се окаже в трудна ситуация. За да предотвратите това, трябва да напишете писмо за промяна на данните на организацията и да го изпратите до всички съществуващи партньори.

На първо място, това се отнася до контрагентите и кредиторите, тъй като компанията е в определени договорни отношения с тях. Такова писмо обикновено се пише на фирмена бланка. В краен случай можете да използвате лист А4, като върху него поставите ъглов печат в горната лява част. Първо се изготвя така наречената заглавка. Той се намира в горния десен ъгъл и представлява информация за това до кого се изпраща това съобщение. Следва заглавието на документа („Информационно писмо“ или „При промяна на подробности“). След това необходимата информация се поставя в основния текст. Документът завършва с подпис на управителя и се заверява с кръгъл печат.

Промяна на данните за плащане

Ако фирма смени банката си или поне една от съществуващите си сметки, тя също трябва да уведоми всички заинтересовани страни за подобни действия. IN в такъв случайписмо за промяна на банковите данни се изготвя под формата на уведомление. Може да бъде адресирано до отделен контрагент или представител единичен документ, който ще се нарича „Известие за промени в банковите данни“.

Правилата за проектиране остават същите. Вярно е, че е по-добре да съставите текста в следната последователност:

1. Причината за извършване на промени, като се посочват номерът, датата и заглавието на документа, въз основа на който се извършва това.
2. Конкретната дата, от която ще бъдат направени промените.
3. Информация за нови подробности.
4. Научете повече за следващите стъпки. Тук трябва да се отбележи дали всички сключени преди това споразумения остават в сила.

Такава информация трябва да бъде докладвана няколко дни преди да се случи. Моля, имайте предвид, че доставката на такова писмо ще отнеме известно време. Освен това партньорът също ще трябва да направи съответните промени.

Известието, че информацията за плащане на дадена институция е променена, е важно. правни документи(Член 165.1 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Законодателството обаче не предвижда унифициран образец на писмо за промяна на данните за организация. Документът се изготвя във всякаква форма. Но при изготвянето на известие трябва да се вземат предвид някои правила. Ще говорим за тези правила по-подробно в статията.

Кога трябва да уведомите за промяна на банковите данни?

При сключване на всеки договор, независимо от съдържанието му, компаниите са длъжни да посочат своите данни: пълно име, юридически и действителен адрес, информация за регистрация (TIN, KPP, OKTMO, OGRN), за извършване на плащания, също информация за плащане (име на банката , сетълмент и лични сметки, BIC и кореспондентска сметка).

В какви случаи се изготвя примерно информационно писмо за промяна на детайлите:

1. Ако в тази информация се е промъкнала грешка, например печатна грешка в номера на текущата сметка или TIN.
2. По време на срока на действие на договора са настъпили промени в регистрационните данни на предприятието.
3. Информацията за плащане е коригирана, например държавна агенция е променила своята кредитна и банкова компания или банката е променила името си.

Уведомете контрагентите, бизнес партньорите и клиентите за тези промени.

Съставете писмо правилно

Подготвяме актуално примерно уведомление за промени в банковите данни на организацията. Адвокатите на компанията или счетоводен служител трябва да отговарят за изготвянето на такова писмо, ако няма правен отдел в персонала. Уведомлението се изготвя в произволна форма, но задължително се посочват следните данни:

1. Името на фирмата изпращач, нейният адрес и телефонен номер.
2. Подобна информация за фирмата получател.
3. Информация за мястото и времето на съставяне на документа.
4. Писмени обяснения за създалата се ситуация. Опишете защо данните за плащане на компанията са коригирани. Например, причината може да бъде сключването на нов договор с банка, промяна на кредитна и банкова компания, промяна в номера на разплащателната сметка (посочена е валутна или специална сметка).
5. Нови данни и датата, от която влизат в сила. Например, ако компанията премине към обслужване на нова кредитна компания (или банката промени името си), тогава предоставете нови подробности.
6. Подписи на отговорното лице и ръководителя на фирмата, заверени с печат (ако има такъв). Не се изисква главният счетоводител да подпише писмото, но наличието на знака на главния счетоводител ще повиши доверието в информацията.

Примерно писмо за промяна на банковите данни на организация

Писмото може да бъде написано на ръка или на компютър. Приемливо е използването на фирмената бланка. Дайте съобщението лично или го изпратете с препоръчана поща. Преди изпращане регистрирайте документа в дневника за изходяща документация.

Примерно информационно писмо за промяна на банкови данни

Ако закъснеете с известието

Да приемем, че информацията за плащане се е променила, но подготвеното примерно известие за промяната на банковите данни не е изпратено до организацията. Какво ще се случи в тази ситуация:

1. Средствата по споразумение с невярна информация могат да бъдат задържани от банката до изясняване. Срокът за изясняване е 5 дни или повече. Следователно институцията няма да получи плащане навреме.
2. Парите ще бъдат върнати на подателя, а вината за забавянето на дълга ще бъде на организацията с неверни данни в споразумението. В този случай е невъзможно да се налагат санкции или глоби.
3. Такива проблеми с разплащанията по споразумения и договори оказват отрицателно въздействие върху бизнес имиджа на компанията като цяло, следователно контрагентите могат да откажат по-нататъшно сътрудничество.

Банковите данни се използват за извършване на сетълмент транзакции между бизнес субекти (индивидуални предприемачи, LLC и др.). Често организации или частни предприемачи решават за необходимостта да сменят банката, която ги обслужва.

Всякакви промени трябва да бъдат уведомявани на всички контрагенти своевременно. В противен случай ще има срив на икономическата активност. Писмата за промяна на детайлите се считат за значима кореспонденция. Но въпреки това няма унифицирана форма на документа.

Кой трябва да бъде уведомен за промяна на данните?

Всички контрагенти трябва да бъдат уведомени за промени в банковите данни на организацията. Те включват:

• клиенти;
• доставчици;
• клиенти;
• други контрагенти, с които се извършва бизнес дейност.

Не е необходимо да изпращате писмо до данъчните власти. Самата банка ще информира отдела за промени в детайлите.

Процедурата за изготвяне на известие за промяна на фирмените данни

Законът не установява строги правила за подготовката на кореспонденция от този тип, но, разбира се, стилът на съобщението трябва да се различава. В случай на уведомление за промяна на банковите данни е необходимо да се придържате само към делови тон. Документът обикновено съдържа:

1. Данни за адресата и подателя. В този случай е необходимо да се посочи конкретната позиция на автора на писмото и пълното име на ръководителя на организацията.
2. Основната част с нови банкови данни.
3. Печатът на организацията и подписът на директора или друго лице, упълномощено да изпраща кореспонденция от подобен характер.

По-добре е да съставите документа на стандартната бланка на организацията, но е приемливо да използвате обикновен лист А4. Първият вариант е за предпочитане – той придава на посланието повече официалност и привлича вниманието към себе си.

Важно:След изпращане на писмо за промяна на банковите данни се прави съответната промяна в дневника за изходяща кореспонденция. В случай на несъгласие с контрагента, това ще ви позволи да докажете, че е имало грешка при провеждането парични транзакциилежи на бизнес партньора.

Основната част на известието трябва да включва:

• нов номер на разплащателна сметка;
• името на финансовата институция, в която е открита сметката;
• Банков BIC;
• кореспондентска сметка на финансова институция.

Необходимо е допълнително да посочите датата, от която предишните данни вече не са актуални. Информацията в писмото се въвежда, което ще позволи на счетоводителите на компанията контрагент да избегнат възможни недоразумения, които възникват по време на изчисленията.

Примерно писмо за промяна на банковите данни на организация

Няма стандартен формуляр за писмо за промяна на банкови данни. Кореспонденцията се съставя във всякаква форма, като се вземат предвид представените по-рано препоръки. Понякога използват готови проби, изтеглени от интернет. Естествено, те трябва да бъдат адаптирани към всяка конкретна ситуация.

Последици от неуведомяване на контрагентите

Ако не изпратите своевременно писмо за промяна на банковите данни на контрагентите, тогава може да има неизправност в работата и навременното получаване на плащанията. В същото време няма да е възможно да се налагат санкции на партньори или да се стига до съд. Вината за несвоевременното уведомяване ще бъде изцяло на организацията, която не е уведомила навреме за промените. Разбира се, можете да научите нови подробности на , но на никого не би му хрумнало да извършва подобна операция всеки ден.

Нека обобщим

Като всяка друга делова кореспонденцияНапример, писмо за промяна на банкови данни може да бъде изпратено по обикновена поща или чрез куриерска услуга. Последният метод на доставка е по-бърз и по-надежден. Често възникват всякакви проблеми с пощенските услуги, свързани със загуба на писмо или дълга доставка до адресата.

Контрагентите, намиращи се в други региони на Руската федерация, се информират по електронна поща или факс. Препоръчително е да се разгледат въпросите за уведомяването на партньорите в същия ден, когато са настъпили промени в данните за текущата сметка на организацията.

След откриване на юридическо лице или придобиване на статут на индивидуален предприемач може да се изисква уведомяване за промяна на данните. Става дума както за банкови данни (за плащане), така и за промяна на юридически адрес, име и др.

Лица, работещи за трудов договор, предадени на работодателя, вкл. при промяна на данните за сметка или пластмасова карта. Докато организациите (и индивидуалните предприемачи) са длъжни да предоставят актуална информация за промени в детайлите на своите контрагенти по договор или други задължения, а в някои случаи и на данъчната служба.

Пример за известие за промяна на детайли

дружество с ограничена отговорност "премиера"

OGRN 19684769169 INN 61849849346

правен адрес: 396650, Русия, Воронежска област, Росош,

ул. Интернационал, 29

С настоящото Ви уведомяваме, че изпълнението на паричните задължения по договора за транспортна експедиция № 49-82/2017 от 10 януари 2017 г., сключен между Премиера ООД и БизнесТран ООД, се изисква да бъде изпълнено от датата на получаване на настоящото уведомление с използване на следните данни: разплащателна сметка 409735468468460365464 в банка PJSC "UTP12", c/s 301468461604979296 BIC 6496846.

Моля, уведомете ни за получаване на уведомлението от електронна поща: "пощенски адрес". Това известие е изпратено в съответствие с клауза 9.4. горното споразумение и не изисква сключването на допълнително споразумение между страните.

получено пари в бройкъм предишната разплащателна сметка 545496849469864 няма да представлява правилно плащане по договора, което ще доведе до начисляване на неустойка и възможно.

изпълнителен директорА.А. Галевская

Кога да подадете известие за промяна на данните

От 02 май 2014г юридически лицаИ индивидуални предприемачивече не са задължени да уведомяват данъчните власти за откриване на банкови сметки. В същото време, за осъществяване на валутен контрол, остава задължението за уведомяване за откриване на сметка в банка, разположена извън Руската федерация. Освен това това трябва да се прави от предприемачи, организации и лица. В такива случаи жителите на Русия ще се нуждаят от специален формуляр за уведомяване (може да бъде намерен на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба), формуляр KND 1120107.

Фирмените данни винаги са включени в текста на договора. Следователно при промяната им трябва да бъдат уведомени всички контрагенти по съществуващи договори. Писмото се изготвя в свободна форма, заверено с подписа на директора и печата на организацията. Защо е важно? Защото ако контрагентът извърши плащане по старите реквизити, се счита, че е изпълнил задължението си. Дори ако лицензът на банката вече е отнет.

Съдържание и доставка на известие за промяна на детайлите

Документът се изготвя при факта на промяна на данните или предварително (ако са известни, например сметката вече е открита, тогава предварително). Споразумението може да съдържа определени изисквания относно процедурата за изпращане на документи до контрагента. Например само или, включително, по имейл, факс. Първият вариант, разбира се, е най-приемлив.

При изготвяне на договор неуведомяването за промяна на детайлите може да се наказва с или дори. Съобщението се изпраща до всички известни адреси, вкл. от извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица, получено по време на кореспонденция на уебсайта на контрагента.

Уведомление за промяна на детайли, заедно с доказателства за връчването му, може да бъде изискано от съда в случай на спорове относно изпълнението на договори и други задължения.