منهجية لنمذجة العمليات التجارية لمؤسسة تقدم خدمات النقل البري في برنامج MS Visio باستخدام مثال شركة النقل EcoTrans LLC.

يتم التدريب على أجهزة الكمبيوتر الشخصية.

الدورة مخصصة لوصف العمليات التجارية باستخدام محرر رسومات الأعمال الشهير Microsoft Visio. وهو أمر سهل التعلم ويسمح لك في نفس الوقت بإنشاء نماذج أعمال بسرعة وكفاءة.

أثناء التدريب، تتم مراجعة المنهجيات (الملاحظات) الأكثر شيوعًا لنمذجة العمليات التجارية التي يدعمها Visio ويتم تطوير المهارات العملية في إنشاء مخططات العمليات الرسومية في MS Visio.

يستهدف برنامج الدورة المتخصصين المشاركين في وصف وتحليل وتحسين العمليات التجارية.

1. وظائف Microsoft Visio الأساسية اللازمة لرسم المخططات العملية للأعمال.
   • العمل مع أوراق الرسم البياني. استخدام مجموعات الأشكال. العمل مع نماذج الأرقام. إضافة أشكال إلى رسم تخطيطي. رسم خطوط ربط ديناميكية بين الأشكال. لصق الخطوط المتصلة بالأشكال. الإلتصاق الديناميكي والثابت. ضبط خيارات الالتقاط واللصق. استخدام خاصية الاتصال التلقائي. تغيير حجم وموضع الأشكال. تغيير حجم وموضع مربع نص الأشكال. مقابض الشكل: التحديد، التدوير، حقل النص، التحكم، نقطة الاتصال. تنسيق الأشكال. نسخ الأشكال وتنسيقها. المحاذاة التلقائية ووضع الأرقام. تجميع الأشكال ودمجها في حاويات. تحجيم وتغيير حجم ومظهر صفحة الرسم التخطيطي. تكوين معلمات صفحة الرسم البياني والطباعة.
2. القواعد الأساسية لبناء الرسوم البيانية للعملية.
   • بناء شبكة من العمليات ذات المستوى الأعلى. عملية التحلل. تحديد أهداف وصف العملية. تعريف حدود العملية: المدخلات والمخرجات والموردين والمستهلكين. بناء الرسوم البيانية للعملية للمستويات العليا والدنيا. قواعد لعرض منطق تنفيذ العملية. قواعد استخدام الأحداث والعوامل المنطقية. عرض العمليات المسؤولة والتنفيذية.
3. المنهجيات والمعايير لوصف العمليات التجارية التي يدعمها Microsoft Visio.
   • المنهجيات والمعايير (الملاحظات) الأكثر استخدامًا لوصف العمليات التجارية، والتي يدعمها منتج برنامج Microsoft Visio. مخطط عملية IDEF0. مخطط تدفق العملية النموذجي. مخطط تدفق العملية مع ممرات السباح. مخطط عملية ARIS VAC (مخطط سلسلة القيمة المضافة). مخطط عملية ARIS EPC (سلسلة العمليات المدفوعة بالحدث). مخطط عملية BPMN (نموذج عملية الأعمال والتدوين). تحليل مقارنوالمزايا والعيوب ومجالات تطبيق الرموز. عرض العمليات اليدوية والآلية على رسم تخطيطي. تحديد معايير الوقت والتكلفة للعمليات ومتطلبات الوقت والجودة وغيرها من البيانات الضرورية.
4. تعمل خدمة MS Visio كما هو مطبق على مهمة وصف العمليات التجارية.
   • تحليل وتركيب الارتباطات التشعبية للرسومات التخطيطية لعمليات الأعمال المتداخلة. تعيين وتحرير الحماية لأشكال المخططات. قم بإعداد أشكال المخططات لربطها بالملفات والمستندات والموارد الخارجية المختلفة. إنشاء وتحرير سمات كائنات الرسم التخطيطي. إضافة وتحرير حقول الخصائص (السمات) للأشكال. إنشاء مجموعات الأشكال وتحريرها. - توليد التقارير بناء على الرسوم البيانية. إنشاء منشور HTML للرسم التخطيطي.

فلاديمير ريبين

المدير التنفيذيإدارة فلاديمير ريبين ذ.م.م

عضو في ABPMP روسيا

مستشار إداري

مدرب أعمال

مرشح للعلوم التقنية

تتناول المقالة قضايا اختيار التدوين لوصف العمليات لغرض التنظيم اللاحق. تتم مقارنة تدوينات تدفق العمل المستخدمة بشكل متكرر، مثل: "مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio، و"الإجراء" في Business Studio، وتدوين ARIS eEPC وغيرها. عند مقارنة الرموز، ينصب التركيز الرئيسي على إنشاء مخططات عملية بسيطة ومفهومة للموظفين التنظيميين.

بالنسبة لمحللي الأعمال في الشركات، تعد الأطروحات التي تمت مناقشتها في المقالة سببًا جديًا للتفكير في مدى فعالية الأساليب التي يستخدمونها لتطوير الرسوم البيانية للعمليات التنظيمية.

مقدمة

أحد أهم أهداف إنشاء مخططات العمليات الرسومية هو استخدامها لاحقًا في المستندات التنظيمية للمؤسسة. يتم استخدام هذه المخططات، كقاعدة عامة، من قبل الموظفين الذين لم يتم تدريبهم على الرموز المعقدة، وليس لديهم مهارات تحليل النظام، وما إلى ذلك. إن بساطة المخططات ووضوحها مهمة جدًا بالنسبة لهم. الرسوم البيانية المعقدة والمربكة التي تحتوي على العديد من الرموز المختلفة لا يفهمها الأشخاص بشكل جيد، مما يجعل استخدامها صعبًا في الممارسة العملية. لذلك، لأغراض عملية، من المهم تحديد واستخدام الترميز (المنهجية) بشكل صحيح لوصف العمليات. ما هي المعايير التي ينبغي استخدامها لاختيار مثل هذا التدوين؟ كيفية مقارنة الرموز المختلفة مع بعضها البعض؟ دعونا نلقي نظرة على عدة أمثلة لوصف عملية تجارية باستخدام الرموز الشائعة ونحاول الإجابة على هذه الأسئلة.

مقارنة الرموز

للمقارنة، تم اختيار تدوينات وصف العملية التالية:

1. "مخطط انسيابي بسيط" (يعرض حركة المستندات باستخدام كتلة "الحل")؛
2. "مخطط كتلة بسيط" (بدون عرض حركة المستندات، دون استخدام كتل "الحل")؛
3. "إجراءات" نظام Business Studio (أحد الخيارات الممكنةالتمثيل)؛
4. آريس إيبك.

تم اختيار عملية بسيطة وبديهية كحالة اختبار. يتم عرض نتائج وصف هذه العملية في الشكل. 1-4.

أرز. 1. مخطط العملية في تدوين "مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (مع حركة المستندات، باستخدام كتلة "الحل")

في الرسم البياني الموضح في الشكل. في الشكل 1، يظهر تسلسل عمليات العملية بمرور الوقت باستخدام أسهم سميكة، وتظهر حركة المستندات باستخدام أسهم رفيعة منقطة. يتم استخدام كتل الحلول بطريقة كلاسيكية. يعرضون المعلومات (الأسئلة) التي "يعتمد" عليها المسار اللاحق للعملية. هذا النهج في استخدام "الماس" شائع جدًا. لكن في الواقع، يجب تضمين منطق اتخاذ القرار وتكوين مخرجات (وثائق) معينة ضمن عمليات العملية. إذا فكرت في الأمر، فإن قيمة (معنى) رسم هذه "الماسات" ليست واضحة. ما هو نوع هذه الكائنات: عمليات العملية، والأحداث؟ يبدو أنه لا هذا ولا ذاك. هذه بالأحرى عوامل لاتخاذ القرار بناءً على بعض الشروط. لكننا نقوم بتطوير مخطط عملية للأشخاص، وليس كتابة برنامج كمبيوتر بلغة خاصة. في برنامج الكمبيوتر، سيكون "الماس" بمثابة عملية كاملة لمقارنة الظروف، وما إلى ذلك. لكن مخطط العملية يحتاج إلى إظهار كائنات حقيقية - العمليات التي يؤديها الأشخاص، والمستندات، وأنظمة المعلومات، وما إلى ذلك. فكر في ما إذا كان صحيحًا لإظهار "الماس" بشكل منفصل عن عمليات العملية في الرسم التخطيطي؟ بدلا من ذلك يمكنك:

• وصف منطق اتخاذ القرار في شكل سلسلة من العمليات على الرسم التخطيطي للعملية قيد النظر؛
• وصف المنطق في شكل رسم تخطيطي لخطوات العملية الفرعية المقابلة، والانتقال إلى المستوى التالي؛
• قم بوصف المنطق في النص (في سمات النص للعملية) ثم قم بعرضه في لوائح تنفيذ العملية.

دعونا نقوم بصياغة "إيجابيات" و "سلبيات" طريقة استخدام "الماس" التي تمت مناقشتها أعلاه (الشكل 1).

"مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (مع حركة المستند، باستخدام كتلة "الحل")

في التين. ويبين الشكل 2 مثالاً على نفس العملية، الموصوفة فقط دون استخدام كتل ومستندات "الحل". من السهل التحقق من أن هذا المخطط يحتوي على 24 عنصرًا رسوميًا أقل من المخطط الموجود في الشكل. 1. مخطط الشكل. 2 يبدو أبسط من ذلك بكثير. العناصر الرسومية لا تبهر العيون، ومن وجهة نظر محتوى المعلومات، فإن هذا المخطط مفهوم تمامًا ويمكن للمستخدم النهائي الوصول إليه. إذا قمت بوصف متطلبات تنفيذها في النص لكل عملية عملية، فمن خلال الجمع بين نماذج العرض التقديمي الجدولية والرسومية، يمكنك وصف الإجراء الخاص بتنفيذ العملية لموظفي الشركة بشكل مناسب.

أرز. 2. رسم تخطيطي للعملية في تدوين "مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (بدون حركة المستند، دون استخدام كتلة "الحل")

"إيجابيات" و"سلبيات" التمثيل الرسومي للعملية بالشكل الموضح في الشكل. 2 مبينة أدناه.

"مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (بدون حركة المستند، بدون استخدام كتلة "الحل")

بشكل عام، استخدام الرسوم البيانية في شكل مماثل لتلك المعروضة في الشكل. 2 مناسب لكل من المطورين والموظفين الذين يعملون على هذه المخططات.

في التين. يوضح الشكل 3 مخططًا للعملية تم إنشاؤه في تدوين "الإجراء" الخاص ببيئة نمذجة Business Studio. المخطط لديه العديد من الميزات. أولا، يتم استخدام كتل "القرار" بطريقة غير قياسية - وليس كعنصر رسومي لعرض السؤال والتفرع، ولكن كعملية عملية كاملة مرتبطة باتخاذ القرار. في Business Studio، يحتوي "الماس" تقريبًا على جميع سمات العملية الكاملة، ولكن لا يمكن تحليله (ربما سيجعل مطورو النظام هذا ممكنًا بمرور الوقت). إن استخدام "الماسة" (بدلاً من المربع الرباعي) يجعل المخطط أكثر وضوحًا. وفي الوقت نفسه، يمكنك إدخال أي معلومات نصية في سمات "الماس": الوصف، والبداية، والإكمال، ومتطلبات الموعد النهائي، وما إلى ذلك.

الميزة الثانية لمخطط العملية الموضح في الشكل. 3، هو تطبيق السهام. لعرض تسلسل العمليات، يمكنك استخدام سهم برأس واحد - سهم "الأسبقية". يمكنك استخدام سهم برأسين لإظهار حركة المستند. ومع ذلك، في Business Studio، يمكنك استخدام نوع واحد فقط من الأسهم - أسهم "الأسبقية". وفي الوقت نفسه، يمكن ربط العدد المطلوب من المستندات المحددة في دليل كائنات النشاط بأسهم مسماة.

هذا النهج يجعل من الممكن:

• تقليل عدد العناصر الرسومية في مخطط العملية بشكل كبير، وفي نفس الوقت؛
• عرض في لوائح العملية المعلومات اللازمة حول المستندات الواردة والصادرة.

وبالتالي، دون ازدحام المخطط بالعناصر غير الضرورية، يمكننا مع ذلك وصف العملية بشكل كامل وتحميل جميع المعلومات الضرورية إلى اللوائح.

حقيقة أن اسم السهم لا يعتمد على المستندات المرفقة به يسمح لك بتسمية الأسهم في الرسم التخطيطي بالطريقة الأكثر مفهومة وملاءمة للموظفين. على سبيل المثال، يمكن ربط مجموعة من المستندات المحددة بسهم الأسبقية "تم إعداد مجموعة من التقارير". يشير اسم السهم في هذه الحالة إلى المؤدي للحدث الذي أكمل العملية السابقة والذي يسمى "إنشاء تقرير التحصيل لليوم". (لاحظ أنه في منهجية شركة STU، السهم الموجود بعد عملية العملية هو كيان وليس حدثًا. بعد كتلة "القرارات"، يمكنك إظهار النتائج المحتملةحلول).

أرز. 3. "إجراءات" نظام Business Studio (خيار مع الاستخدام غير التقليدي لمجموعات "الحل")

"إيجابيات" و"سلبيات" التمثيل الرسومي للعملية بالشكل الموضح في الشكل. 3 مبينة أدناه.

"إجراءات" نظام Business Studio (خيار مع الاستخدام غير التقليدي لكتل ​​"الحل")

عند استخدام Business Studio، يمكن استخدام تدوين الإجراء بطرق مختلفة قليلاً. يميل كاتب المقال إلى النهج الموضح في الشكل. 3.

في التين. ويبين الشكل 4 رسمًا تخطيطيًا للعملية قيد النظر، والتي تم تطويرها في تدوين ARIS eEPC. لاحظ أن بعض عمليات العملية لم تتناسب مع الرسم التخطيطي. يحتوي هذا المخطط الجزئي لعملية بسيطة، مكتوبًا بتدوين ARIS eEPC، على أربعة بيانات منطقية وثمانية أحداث! يجب أن يكون الشخص الذي يقرأ المخطط قادرًا على تفسير كل هذه العوامل المنطقية بشكل صحيح. بدون تدريب خاص وبعض المهارات في قراءة مثل هذه المخططات، من غير المرجح أن يتمكن الموظف العادي من فهم منطق العملية المعنية دون وصف نصي مفصل أو مساعدة محلل أعمال مؤهل.

لاحظ أن مخطط العملية في تدوين ARIS eEPC يشغل مساحة أكبر بكثير من المخططات المعروضة في الشكل 1. 1-3. كما أن تعقيد تشكيل مثل هذا المخطط أعلى بكثير.

أرز. 4. مخطط العملية في تدوين ARIS eEPC (مدمج في Business Studio)

مخطط العملية في تدوين ARIS eEPC (مدمج في Business Studio)

بشكل عام، إذا كنت لن تشتري SAP R/3، فإن اختيار واستخدام تدوين ARIS eEPC ليس هو الحل الأمثل، من وجهة نظر مؤلف المقال. يجدر الانتباه إلى الرموز لوصف العمليات الأكثر وضوحًا وبديهية لفناني الأداء. ومع ذلك، قد يجد البعض أن تدوين ARIS eEPC أكثر وضوحًا وقابلية للفهم. إلى حد ما، هذه مسألة ذوق.

وصف العملية لأغراض الأتمتة اللاحقة

من المثير للاهتمام النظر في المثال أعلاه لوصف عملية الأعمال إذا تم تقديمه في تدوين BPMN 2.0. يهدف هذا الترميز إلى وصف العمليات "القابلة للتنفيذ"، أي العمليات التي يدعمها نظام BPM.

رأيك في استخدام BPMN 2.0. أ.أ.بلايشوك، المدير العام لشركة Business Console، يشارك:

"في التين. ويصور الشكل 5 نفس العملية في تدوين BPMN. وكما نرى فإن هذا الرقم يشبه الشكل . الشكل 1: في تدوين BPMN، يتم تصوير المهام على شكل مستطيلات، والشوك على شكل معينات، والبيانات على شكل أيقونة مشابهة للمستند. تدفقات التحكم عبارة عن خطوط متصلة، وتدفقات البيانات منقطة.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن هذا المخطط يتضمن فقط جزء صغيرتدوينات BPMN: نوع واحد فقط من الشوكات المتوفرة في اللوحة، نوع واحد من المهام من أصل 8. بالإضافة إلى لوحة أوسع، يتميز هذا التدوين بالقدرة على تصميم ليس فقط سير عمل معزول، ولكن أيضًا العديد من العمليات التفاعل مع بعضهم البعض من خلال الرسائل أو البيانات. بالإضافة إلى ذلك، هذا الترميز أكثر صرامة: فهو لا يحدد الرموز فحسب، بل يحدد أيضًا القواعد التي يمكن من خلالها دمجها مع بعضها البعض. تملي الحاجة إلى مثل هذه القواعد من خلال حقيقة أن تدوين BPMN لا يركز فقط على حقيقة أن الناس سوف يقرأونه، ولكن أيضًا على التنفيذ المباشر بواسطة جهات خاصة. برمجة- "محرك" نظام BPM.

في الوقت نفسه، كما يوضح هذا المثال، عند استخدام مجموعة فرعية محدودة من لوحة الألوان، يتبين أن BPMN ليس أكثر تعقيدًا من المخطط الانسيابي التقليدي. حسنًا، بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في إتقان BPMN بشكل احترافي، نوصي بالتدريب المتخصص على bpmntraining.ru.

أرز. 5. مخطط العملية في تدوين BPMN 2.0

ممارسة الحياة

في التين. يوضح الشكل 6 جزءًا من مخطط العملية الذي طوره محللو الأعمال في شركة محددة جدًا في التدوين الذي اخترعواه. تم إنشاء المخطط باستخدام مبادئ "المخطط الانسيابي البسيط" - يتم استخدام كتلة "الحل" في نسختها الكلاسيكية. بالإضافة إلى ذلك، يوضح الرسم البياني العديد من الرموز الأخرى المستخدمة بطريقة غير قياسية.

أرز. 6. أمثلة على مخطط العمليات لإحدى الشركات

عند تشكيل الرسم البياني الشكل. 6، من الواضح أن محللي الأعمال "يناضلون" من أجل الوضوح وأقصى قدر من الفهم بالنسبة للمستخدم العادي. لقد سعوا إلى تقليل التعليقات النصية على مخططات العمليات، أو حتى إزالتها. تمت طباعة فناني الأداء ببساطة باستخدام مخطط بتنسيق A3، وعند قراءته أصبح كل شيء واضحًا على الفور: ما يجب القيام به، وكيف، وما هي المستندات التي يجب استخدامها، وما إلى ذلك.

المخطط قيد النظر ليس، بطبيعة الحال، مثالا على البساطة والوضوح. ولكن تم تشكيلها لنقل أقصى قدر من المعلومات المفيدة إلى المشاركين في العملية.

الاستنتاجات

لذلك، فمن الواضح أنه عند وصف العمليات، عليك أن تسعى جاهدة لتحقيق البساطة والوضوح للموظفين.

يؤدي استخدام الرموز المعقدة والرسمية عند وصف العمليات إلى:

• صعوبات في استخدام (تفسير) المخططات من قبل الموظفين العاديين؛
• استحالة (صعوبة) تنظيم العمل لوصف العمليات من قبل موظفي الأقسام الذين لم يخضعوا لتدريب خاص؛
• زيادة كبيرة في تكاليف العمالة لمحللي الأعمال لتشكيل المخططات؛
• صعوبات إضافية عند توثيق الدوائر (حجم كبير، وما إلى ذلك).

لذلك، يجب ألا تشوش مخطط العملية بالعناصر الرسومية المختلفة. ولكن إذا كنت تستخدمها، فمن الأفضل أن تحملها معلومات مفيدةللموظفين، بدلاً من أن يكون مجرد نتيجة للتطبيق الرسمي لرموز النمذجة.

http://finexpert.ru/ - بيئة الاتصال للمحترفين http://bpm3.ru/ - العمليات والمشاريع والكفاءة

تعد عمليات سير العمل مكونًا مهمًا وإلزاميًا تقريبًا في مدخل SharePoint؛ فهي أساس تدفق المستندات والعديد من العمليات التجارية الأخرى. ليس من المستغرب أن تكون هناك أنظمة مثل Nintex تحاول توسيع واستكمال قدرات سير العمل القياسي.

من تجربتي مع Nintex أستطيع أن أقول ذلك هذا النظاملا يخلو من العيوب: التكلفة العالية، والأخطاء الدورية، والبطء العام للنظام (على الرغم من أن هذا هو الحال بالنسبة لجميع SharePoint) - كل هذا يجبرني على استخدام آلية سير العمل القياسية. ومع ذلك، نينتكس لديها ميزة مهمة- تصور الرسم البياني و الوضع الحاليعملية. بفضل هذا، يتم تبسيط إنشاء سير العمل، ويمكن إنشاؤها حتى من قبل الأشخاص البعيدين تمامًا عن البرمجة (مديري المحتوى، ومحللي الأعمال، وما إلى ذلك). يحتوي SharePoint 2010 على فرصة مماثلةقم بإنشاء سير عمل يستند إلى رسم تخطيطي مرئي باستخدام Visio 2010 وSharePoint Designer 2010.

إنشاء رسم تخطيطي في Visio

يحتوي Visio 2010 على قالب جديد - Microsoft SharePoint Workflow (موجود فقط في الإصدار Premium من Visio). يمكن تصدير الرسم التخطيطي الذي تم الحصول عليه من هذا القالب إلى المصمم لمزيد من العمل.
لذلك، افتح Visio وابحث عن قالب في فئة المخطط الانسيابي.

بعد فتح القالب، سيتم وضع عناصر المخطط على اليسار - الشروط والإجراءات والبداية والنهاية (تُظهر لقطة الشاشة الإجراءات "السريعة" فقط، وبشكل عام هناك الكثير منها):

الآن نفكر في منطق عملية الأعمال ونرسم مخططًا باستخدام العناصر الضرورية. على سبيل المثال، قمت بإجراء عملية موافقة تجارية بسيطة:

• هناك قائمتان - "البريد الوارد" و"المسؤول"
• في قائمة "المسؤولين" هناك فئات الطلبات (اقتراح/سؤال/شكوى، وما إلى ذلك) والأشخاص المسؤولين المقابلين
• يقوم المستخدم بإنشاء عنصر في البريد الوارد ويحدد فئة
• يعثر سير العمل على الشخص المسؤول عن هذه الفئة وينشئ مهمة له
• يتفاعل الشخص المسؤول مع المهمة، وتتغير حالة الطلب في قائمة البريد الوارد

بالطبع، من الصعب إدراك ذلك بالكلمات، لذلك سأقدم لك على الفور مخططًا جاهزًا لسير العمل:

لا يوجد شيء معقد في إنشاء مخطط، تحتاج فقط إلى تخيل منطق عملية الأعمال. تسميات العناصر واضحة تمامًا، والأيقونات تمنع الارتباك. بعد الإنشاء، قم بتصدير العملية إلى ملف لـ SharePoint Designer:

ربط العملية بالبيانات في SharePoint Designer

افتح برنامج Designer، واتصل بالموقع المطلوب، وانتقل إلى مجلد Workflows. على الشريط، انقر فوق الزر "استيراد من Visio" وحدد الملف بالرسم التخطيطي المحفوظ. نكتب اسم سير العمل والقائمة التي نربطها بها (في في هذه الحالة- "الواردة"). سيقوم المصمم نفسه بإنشاء الكود والتعليقات الخاصة به؛ كل ما يتعين علينا فعله هو الإشارة إلى الحقول التي يمكن الحصول على البيانات منها (على وجه التحديد، في هذه الحالة، واجهت بعض المشكلات البسيطة بسبب استخدام حقل نوع البحث، ولكن عادةً كل شيء بسيط):

بعد الانتهاء من سير العمل، انتقل إلى الإعدادات. نشير هناك شرط ضروريالإطلاق (يتم التشغيل تلقائيًا عند إنشاء عنصر)، وحدد أيضًا خيار "إظهار تصور سير العمل على صفحة الحالة" (تحتاج إلى تنشيط إمكانات SharePoint Server Enterprise في مجموعة الموقع). وهذا هو بالضبط سبب أهمية إنشاء مهام سير العمل في Visio. لننتقل الآن إلى الموقع، وننشئ أي عنصر في قائمة البريد الوارد، وننتقل إلى قائمة المهام ونكمل المهمة، ثم نفتح نافذة حالة سير العمل:

لذلك، نرى مخططًا جيدًا لسير العمل، والذي يشير إلى جميع المراحل المكتملة. إذا توقفت العملية في أي مرحلة (على سبيل المثال، كانت تنتظر الموافقة منا)، فسيتم ملاحظة ذلك أيضًا في الرسم التخطيطي. بفضل هذا، سيتمكن كل مستخدم من معرفة مرحلة الموافقة على طلبه.

خاتمة

ونتيجة لذلك، سأذكر الإيجابية و السلبيةاستخدام Visio لإنشاء مهام سير العمل (في رأيي الشخصي).
الايجابيات:

• سهل الإنشاء، لا حاجة لأن تكون مبرمجًا
• يمكن للمستخدم بسهولة عرض وفهم حالة الطلب

السلبيات:

• يتطلب SharePoint Enterprise Server وVisio Premium

عند مقارنة الرموز، ينصب التركيز الرئيسي على إنشاء مخططات عملية بسيطة ومفهومة للموظفين التنظيميين.

بالنسبة لمحللي الأعمال في الشركات، تعد الأطروحات التي تمت مناقشتها في المقالة سببًا جديًا للتفكير في مدى فعالية الأساليب التي يستخدمونها لتطوير الرسوم البيانية للعمليات التنظيمية.

مقدمة

أحد أهم أهداف إنشاء مخططات العمليات الرسومية هو استخدامها لاحقًا في المستندات التنظيمية للمؤسسة. كقاعدة عامة، يتم استخدام هذه المخططات من قبل الموظفين الذين لم يتم تدريبهم على الرموز المعقدة، وليس لديهم مهارات تحليل النظم، وما إلى ذلك. إن بساطة ووضوح المخططات مهم جدًا بالنسبة لهم. الرسوم البيانية المعقدة والمربكة التي تحتوي على العديد من الرموز المختلفة لا يفهمها الأشخاص بشكل جيد، مما يجعل استخدامها صعبًا في الممارسة العملية. لذلك، لأغراض عملية، من المهم تحديد واستخدام الترميز (المنهجية) بشكل صحيح لوصف العمليات. ما هي المعايير التي ينبغي استخدامها لاختيار مثل هذا التدوين؟ كيفية مقارنة الرموز المختلفة مع بعضها البعض؟ دعونا نلقي نظرة على العديد من الرموز الشائعة ونحاول الإجابة على هذه الأسئلة.

مقارنة الرموز

للمقارنة، تم اختيار تدوينات وصف العملية التالية:

1. "مخطط انسيابي بسيط" (يعرض حركة المستندات باستخدام كتلة "الحل")؛
2. "مخطط كتلة بسيط" (بدون عرض حركة المستندات، دون استخدام كتل "الحل")؛
3. "إجراءات" نظام Business Studio (أحد خيارات العرض الممكنة)؛
4. آريس إيبك.

تم اختيار عملية بسيطة وبديهية كحالة اختبار. يتم عرض نتائج وصف هذه العملية في الشكل. 1-4.

أرز. 1. رسم تخطيطي للعملية في تدوين "مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (مع حركة المستند، باستخدام كتلة "القرار").

في الرسم البياني الشكل. 1. يظهر تسلسل عمليات العملية مع مرور الوقت باستخدام الأسهم السميكة، وتظهر حركة المستندات باستخدام الأسهم الرفيعة المنقطة. يتم استخدام كتل الحلول بطريقة كلاسيكية. يعرضون المعلومات (الأسئلة) التي "يعتمد" عليها المسار اللاحق للعملية. هذا النهج في استخدام "الماس" شائع جدًا. لكن في الواقع، يجب تضمين منطق اتخاذ القرار وتكوين مخرجات (وثائق) معينة ضمن عمليات العملية. إذا فكرت في الأمر، فإن قيمة (معنى) رسم هذه "الماسات" ليست واضحة. ما هو نوع هذه الكائنات: عمليات العملية، والأحداث؟ يبدو أنه لا هذا ولا ذاك. هذه بالأحرى عوامل لاتخاذ القرار بناءً على بعض الشروط. لكننا نقوم بتطوير مخطط عملية للأشخاص، وليس كتابة برنامج كمبيوتر بلغة خاصة. في برنامج الكمبيوتر، سيكون "الماس" بمثابة عملية كاملة لمقارنة الظروف، وما إلى ذلك. لكن مخطط العملية يحتاج إلى إظهار كائنات حقيقية - العمليات التي يؤديها الأشخاص، والوثائق، وأنظمة المعلومات، وما إلى ذلك. فكر في الأمر: هل من الصحيح إظهار "الماس" بشكل منفصل عن عملية العملية في الرسم التخطيطي؟ بدلا من ذلك يمكنك:

أ) وصف منطق اتخاذ القرار في شكل سلسلة من العمليات على مخطط العملية قيد النظر؛
ب) وصف المنطق في شكل رسم تخطيطي لخطوات العملية الفرعية المقابلة، والانتقال إلى مستوى أدنى؛
ج) وصف المنطق في النص (في سمات النص للعملية) وعرضه لاحقًا في لوائح تنفيذ العملية.

دعونا نقوم بصياغة "إيجابيات" و "سلبيات" طريقة استخدام "الماس" التي تمت مناقشتها أعلاه (الشكل 1).

"مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (مع حركة المستند، باستخدام كتلة "الحل")
"الايجابيات"	"سلبيات"
عرض مرئي لـ "منطق" اختيار مخرجات عملية معينة. تركيز انتباه المؤدي على نقطة القرار/تفرع العملية حسب الظروف.	نقل منطق اتخاذ القرار "خارج" عملية العملية (غير صحيح من وجهة نظر تحليل العملية الرسمية). من غير المناسب توثيق العملية (يجب عليك تكرار "الماسات" بالنص عند إنشاء وصف نصي للعملية). يصبح مخطط العملية بمثابة حمل زائد للمعلومات. غالبًا ما يتم استخدام "الماس" بشكل رسمي للغاية، دون حاجة حقيقية.

في التين. 2. يعرض مثالاً على نفس العملية، موصوفًا فقط دون استخدام كتل ومستندات "الحل". من السهل التحقق من أن هذا المخطط يحتوي على 24 عنصرًا رسوميًا أقل من المخطط الموجود في الشكل. 1. مخطط الشكل. 2. يبدو أبسط بكثير. العناصر الرسومية لا تبهر العيون، ومن وجهة نظر محتوى المعلومات، فإن هذا المخطط مفهوم تمامًا ويمكن للمستخدم النهائي الوصول إليه. إذا قمت بوصف متطلبات تنفيذها في النص لكل عملية عملية، فمن خلال الجمع بين نماذج العرض التقديمي الجدولية والرسومية، يمكنك وصف الإجراء الخاص بتنفيذ العملية لموظفي الشركة بشكل مناسب.

أرز. 2. رسم تخطيطي للعملية في تدوين "مخطط انسيابي بسيط" في MS Visio (بدون حركة المستند، دون استخدام كتلة "القرار").

"إيجابيات" و"سلبيات" التمثيل الرسومي للعملية بالشكل الموضح في الشكل. 2. موضحة أدناه.

بشكل عام، استخدام الرسوم البيانية في شكل مماثل لتلك المعروضة في الشكل. 2 مناسب لكل من المطورين والموظفين الذين يعملون على هذه المخططات.

في التين. 3. يتم تقديم رسم تخطيطي للعملية، تم تشكيله في تدوين "الإجراء" الخاص ببيئة نمذجة Business Studio. المخطط لديه العديد من الميزات. أولا، لا يتم استخدام كتل "القرار" بطريقة قياسية - ليس كعنصر رسومي لعرض السؤال والتفرع، ولكن كعملية عملية كاملة مرتبطة باتخاذ القرار. في Business Studio، يحتوي "الماس" تقريبًا على جميع سمات العملية الكاملة، ولكن لا يمكن تحليله (ربما سيجعل مطورو النظام هذا ممكنًا بمرور الوقت). إن استخدام "الماسة" (بدلاً من المربع الرباعي) يجعل المخطط أكثر وضوحًا. في الوقت نفسه، يمكنك إدخال أي معلومات نصية في سمات "الماس": الوصف، البداية، الإكمال، متطلبات الموعد النهائي، إلخ.

الميزة الثانية لمخطط العملية الموضح في الشكل. 3. هو استخدام السهام. لعرض تسلسل العمليات، يمكنك استخدام سهم برأس واحد - سهم "الأسبقية". يمكنك استخدام سهم برأسين لإظهار حركة المستند. ولكن في Business Studio يمكنك استخدام نوع واحد فقط من الأسهم - أسهم "الأسبقية". وفي الوقت نفسه، يمكن ربط العدد المطلوب من المستندات المحددة في دليل كائنات النشاط بأسهم مسماة. هذا النهج يجعل من الممكن:

• تقليل عدد العناصر الرسومية في مخطط العملية بشكل كبير، وفي الوقت نفسه:
• عرض المعلومات اللازمة حول المستندات الواردة والصادرة في لوائح العملية.

وبالتالي، دون ازدحام المخطط بالعناصر غير الضرورية، يمكننا مع ذلك وصف العملية بشكل كامل وتحميل جميع المعلومات الضرورية إلى اللوائح.

"إيجابيات" و"سلبيات" التمثيل الرسومي للعملية بالشكل الموضح في الشكل. 3. موضحة أدناه.

أرز. 3. "إجراءات" نظام Business Studio (خيار مع الاستخدام غير التقليدي لكتل ​​"الحل").

عند استخدام Business Studio، يمكن استخدام تدوين الإجراء بطرق مختلفة قليلاً. يميل كاتب المقال إلى النهج الموضح في الشكل. 3.

في التين. ويبين الشكل 4 رسمًا تخطيطيًا للعملية قيد النظر، والتي تم تطويرها في تدوين ARIS eEPC. لاحظ أن بعض عمليات العملية لم تتناسب مع الرسم التخطيطي. يحتوي هذا المخطط الجزئي لعملية بسيطة، مكتوبًا بتدوين ARIS eEPC، على أربعة بيانات منطقية وثمانية أحداث! يجب أن يكون الشخص الذي يقرأ المخطط قادرًا على تفسير كل هذه العوامل المنطقية بشكل صحيح. بدون تدريب خاص وبعض المهارات في قراءة مثل هذه المخططات، من غير المرجح أن يتمكن الموظف العادي من فهم منطق العملية المعنية دون وصف نصي مفصل أو مساعدة محلل أعمال مؤهل.

لاحظ أن مخطط العملية في تدوين ARIS eEPC يشغل مساحة أكبر بكثير من المخططات المعروضة في الشكل 1. 1-3. كما أن تعقيد تشكيل مثل هذا المخطط أعلى بكثير.

بشكل عام، إذا كنت لن تشتري SAP R/3، فإن اختيار واستخدام تدوين ARIS eEPC ليس هو الحل الأمثل، من وجهة نظر مؤلف المقال. يجدر الانتباه إلى الرموز لوصف العمليات الأكثر وضوحًا وبديهية لفناني الأداء. ومع ذلك، قد يجد البعض أن تدوين ARIS eEPC أكثر وضوحًا وقابلية للفهم. إلى حد ما، هذه مسألة ذوق.

أرز. 4. رسم تخطيطي للعملية في تدوين ARIS eEPC (مدمج في Business Studio).

وصف العملية لأغراض الأتمتة اللاحقة

من المثير للاهتمام إلقاء نظرة على مخطط العملية المعني إذا تم وصفه في تدوين BPMN 2.0. يهدف هذا الترميز إلى وصف العمليات "التنفيذية"، أي. العمليات التي يدعمها نظام BPM.

رأيك في استخدام BPMN 2.0. أسهم أ.أ. بيليشوك - المدير العام لشركة "Business Console":

في التين. ويصور الشكل 5 نفس العملية في تدوين BPMN. كما نرى، هذا الشكل مشابه للشكل 1: في تدوين BPMN، يتم تصوير المهام على شكل مستطيلات، والشوك على شكل معين، والبيانات على شكل رمز مشابه للمستند. تدفقات التحكم عبارة عن خطوط متصلة، وتدفقات البيانات منقطة. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن هذا المخطط يستخدم فقط جزءًا صغيرًا من تدوين BPMN: نوع واحد فقط من الشوكة من أصل 5 متوفر في اللوحة، ونوع واحد من المهام من أصل 8. بالإضافة إلى لوحة أوسع، فإن هذا الترميز هو تتميز بالقدرة على نمذجة ليس فقط سير عمل معزول، ولكن أيضًا العديد من العمليات، التي تتفاعل مع بعضها البعض من خلال الرسائل أو البيانات. بالإضافة إلى ذلك، هذا الترميز أكثر صرامة: فهو لا يحدد الرموز فحسب، بل يحدد أيضًا القواعد التي يمكن من خلالها دمجها مع بعضها البعض. تملي الحاجة إلى مثل هذه القواعد من خلال حقيقة أن تدوين BPMN لا يركز فقط على حقيقة أنه سيتم قراءته من قبل الأشخاص، ولكن أيضًا على التنفيذ المباشر بواسطة برنامج خاص - "محرك" نظام BPM. في الوقت نفسه، كما يوضح هذا المثال، عند استخدام مجموعة فرعية محدودة من لوحة الألوان، يتبين أن BPMN ليس أكثر تعقيدًا من المخطط الانسيابي التقليدي. حسنًا، بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في إتقان BPMN بشكل احترافي، نوصي بالتدريبات المتخصصة.

أرز. 5. مخطط العملية في تدوين BPMN 2.0.

ممارسة الحياة

في التين. يوضح الشكل 6 جزءًا من مخطط العملية الذي طوره محللو الأعمال في شركة محددة جدًا في التدوين الذي اخترعواه. تم إنشاء المخطط باستخدام مبادئ "مخطط الكتل البسيط" - يتم استخدام كتلة "الحل" في نسختها الكلاسيكية. بالإضافة إلى ذلك، يوضح الرسم البياني العديد من الرموز الأخرى المستخدمة بطريقة غير قياسية.

عند تشكيل الرسم البياني في الشكل. 6، من الواضح أن محللي الأعمال "يناضلون" من أجل الوضوح وأقصى قدر من الفهم بالنسبة للمستخدم العادي. لقد سعوا إلى تقليل التعليقات النصية على مخططات العمليات، أو حتى إزالتها. تمت طباعة فناني الأداء ببساطة باستخدام مخطط بتنسيق A3، وعند قراءته أصبح كل شيء واضحًا على الفور: ما يجب القيام به، وكيف، وما هي المستندات التي يجب استخدامها، وما إلى ذلك.

المخطط قيد النظر ليس، بطبيعة الحال، مثالا على البساطة والوضوح. ولكن تم تشكيلها لنقل أقصى قدر من المعلومات المفيدة إلى المشاركين في العملية.

الاستنتاجات

لذلك، فمن الواضح أنه عند وصف العمليات، عليك أن تسعى جاهدة لتحقيق البساطة والوضوح للموظفين.
يؤدي استخدام الرموز المعقدة والرسمية عند وصف العمليات إلى:

• الصعوبات في استخدام (تفسير) المخططات من قبل الموظفين العاديين؛
• استحالة (صعوبة) تنظيم العمل لوصف العمليات من قبل موظفي الأقسام الذين لم يخضعوا لتدريب خاص؛
• زيادة كبيرة في تكاليف العمالة لمحللي الأعمال لتشكيل المخططات؛
• صعوبات إضافية عند توثيق الدوائر (حجم كبير، وما إلى ذلك)؛

لذلك، يجب ألا تشوش مخطط العملية بالعناصر الرسومية المختلفة. ولكن حتى إذا كنت تستخدمها، فمن الأفضل أن تحمل معلومات مفيدة للموظفين، وليست مجرد نتيجة للتطبيق الرسمي لرموز النمذجة.

، دكتوراه، أستاذ مشارك، المدير التنفيذي لشركة ذات مسؤولية محدودة ""، رئيس. قسم إدارة العمليات التجارية بالمؤسسة التعليمية الوطنية للتعليم المهني العالي "IEF "Synergy"، مؤسس البوابة www.FineXpert.ru

- بيئة التواصل للمحترفين

نشرت في القسم:

العثور على المزيد من المقالات

تعد عمليات سير العمل مكونًا مهمًا وإلزاميًا تقريبًا في مدخل SharePoint؛ فهي أساس تدفق المستندات والعديد من العمليات التجارية الأخرى. ليس من المستغرب أن تكون هناك أنظمة مثل Nintex تحاول توسيع واستكمال قدرات سير العمل القياسي.

من تجربتي في العمل مع Nintex، أستطيع أن أقول إن هذا النظام لا يخلو من العيوب: التكلفة العالية، والأخطاء الدورية، والبطء العام للنظام (على الرغم من أن هذا أمر طبيعي بالنسبة لجميع SharePoint) - كل هذا يجبرني على استخدام آلية سير العمل القياسية . ومع ذلك، تتمتع Nintex بميزة مهمة - تصور المخطط والحالة الحالية للعملية. بفضل هذا، يتم تبسيط إنشاء سير العمل، ويمكن إنشاؤها حتى من قبل الأشخاص البعيدين تمامًا عن البرمجة (مديري المحتوى، ومحللي الأعمال، وما إلى ذلك). يتمتع SharePoint 2010 بقدرة مماثلة على إنشاء سير عمل استنادًا إلى رسم تخطيطي مرئي باستخدام Visio 2010 وSharePoint Designer 2010.

إنشاء رسم تخطيطي في Visio

يحتوي Visio 2010 على قالب جديد - Microsoft SharePoint Workflow (موجود فقط في الإصدار Premium من Visio). يمكن تصدير الرسم التخطيطي الذي تم الحصول عليه من هذا القالب إلى المصمم لمزيد من العمل.
لذلك، افتح Visio وابحث عن قالب في فئة المخطط الانسيابي.

بعد فتح القالب، سيتم وضع عناصر المخطط على اليسار - الشروط والإجراءات والبداية والنهاية (تُظهر لقطة الشاشة الإجراءات "السريعة" فقط، وبشكل عام هناك الكثير منها):

الآن نفكر في منطق عملية الأعمال ونرسم مخططًا باستخدام العناصر الضرورية. على سبيل المثال، قمت بإجراء عملية موافقة تجارية بسيطة:

• هناك قائمتان - "البريد الوارد" و"المسؤول"
• في قائمة "المسؤولين" هناك فئات الطلبات (اقتراح/سؤال/شكوى، وما إلى ذلك) والأشخاص المسؤولين المقابلين
• يقوم المستخدم بإنشاء عنصر في البريد الوارد ويحدد فئة
• يعثر سير العمل على الشخص المسؤول عن هذه الفئة وينشئ مهمة له
• يتفاعل الشخص المسؤول مع المهمة، وتتغير حالة الطلب في قائمة البريد الوارد

بالطبع، من الصعب إدراك ذلك بالكلمات، لذلك سأقدم لك على الفور مخططًا جاهزًا لسير العمل:

لا يوجد شيء معقد في إنشاء مخطط، تحتاج فقط إلى تخيل منطق عملية الأعمال. تسميات العناصر واضحة تمامًا، والأيقونات تمنع الارتباك. بعد الإنشاء، قم بتصدير العملية إلى ملف لـ SharePoint Designer:

ربط العملية بالبيانات في SharePoint Designer

افتح برنامج Designer، واتصل بالموقع المطلوب، وانتقل إلى مجلد Workflows. على الشريط، انقر فوق الزر "استيراد من Visio" وحدد الملف بالرسم التخطيطي المحفوظ. نكتب اسم سير العمل والقائمة التي نربطه بها (في هذه الحالة، "صندوق الوارد"). سيقوم المصمم نفسه بإنشاء الكود والتعليقات الخاصة به؛ كل ما يتعين علينا فعله هو الإشارة إلى الحقول التي يمكن الحصول على البيانات منها (على وجه التحديد، في هذه الحالة، واجهت بعض المشكلات البسيطة بسبب استخدام حقل نوع البحث، ولكن عادةً كل شيء بسيط):

بعد الانتهاء من سير العمل، انتقل إلى الإعدادات. نشير هناك إلى شرط التشغيل الضروري (التشغيل تلقائيًا عند إنشاء عنصر)، ونحدد أيضًا خيار "إظهار تصور سير العمل على صفحة الحالة" (تحتاج إلى تنشيط إمكانات SharePoint Server Enterprise في مجموعة الموقع). وهذا هو بالضبط سبب أهمية إنشاء مهام سير العمل في Visio. لننتقل الآن إلى الموقع، وننشئ أي عنصر في قائمة البريد الوارد، وننتقل إلى قائمة المهام ونكمل المهمة، ثم نفتح نافذة حالة سير العمل:

لذلك، نرى مخططًا جيدًا لسير العمل، والذي يشير إلى جميع المراحل المكتملة. إذا توقفت العملية في أي مرحلة (على سبيل المثال، كانت تنتظر الموافقة منا)، فسيتم ملاحظة ذلك أيضًا في الرسم التخطيطي. بفضل هذا، سيتمكن كل مستخدم من معرفة مرحلة الموافقة على طلبه.

خاتمة

كملخص، سأقدم الجوانب الإيجابية والسلبية لاستخدام Visio لإنشاء مهام سير العمل (في رأيي الشخصي).
الايجابيات:

• سهل الإنشاء، لا حاجة لأن تكون مبرمجًا
• يمكن للمستخدم بسهولة عرض وفهم حالة الطلب

السلبيات:

• يتطلب SharePoint Enterprise Server وVisio Premium