টেলিফোন যোগাযোগ দীর্ঘদিন ধরে জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়ে উঠেছে। আমরা আত্মীয়দের সাথে ঘরের কাজ নিয়ে আলোচনা করি, বন্ধুদের সাথে চ্যাট করি এবং ব্যবসায়িক অংশীদার, সহকর্মী এবং বসদের সাথে সমস্যার সমাধান করি। কথোপকথনের শৈলী আলাদা হওয়া উচিত এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য একটি বিশেষ পদ্ধতির প্রয়োজন।
জীবনে ফোন আধুনিক মানুষএকটি গুরুত্বপূর্ণ স্থান দখল করে: প্রিয়জন, বন্ধুদের সাথে যোগাযোগ, তবে, গুরুত্বপূর্ণভাবে, সহকর্মী এবং উর্ধ্বতনদের সাথে।
স্বাভাবিকভাবেই, সাথে কথা বলার সময় বিভিন্ন মানুষআমরা যোগাযোগের আমাদের নিজস্ব উপায় ব্যবহার করি, এবং কেউ তাদের বসের সাথে তাদের সেরা বন্ধু বা এমনকি একজন সহকর্মীর সাথে কথা বলার কথা ভাববে না। এই ক্ষেত্রে, কথোপকথন ব্যবসায়িক যোগাযোগের উপর ফোকাস করবে।
এছাড়াও, ব্যবসায়িক শিষ্টাচার সেই কর্মচারীদের দ্বারা ব্যবহার করা উচিত যাদের দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে টেলিফোন কথোপকথন, বিভিন্ন সামাজিক জরিপ এবং অন্যান্য সমস্ত কথোপকথন যা একটি নিয়ম হিসাবে, শীতল কেন্দ্র থেকে, অর্থাৎ কল প্রক্রিয়াকরণ কেন্দ্র থেকে পরিচালিত হয়।
দুর্ভাগ্যবশত, কিছু লোক ফোনে কথা বলার সময় বরং পরিচিত আচরণ করে, ব্যক্তিগত বৈঠকের মতো নয়। যেহেতু কর্মচারীরা নিরাপদ দূরত্বে বোধ করেন, তারা সহজেই স্তব্ধ হয়ে যায় এবং কখনও কখনও অদৃশ্য কথোপকথকের কাছ থেকে খুব ভদ্র বাক্যাংশের সাথে কথা বলে এবং এটি টেলিফোন যোগাযোগের শিষ্টাচারের বিরুদ্ধে যায়।
কিন্তু কখনও কখনও এটি একটি টেলিফোন কথোপকথন যা ভাল শুরু বিন্দু হয়ে ওঠে ব্যবসায়িক সম্পর্ক. এখানে, একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের বিপরীতে, একটি কঠোর ব্যবসায়িক স্যুট, অফিসের সাজসজ্জা, একটি অন-ডিউটি হাসি এবং অঙ্গভঙ্গিগুলি এত গুরুত্বপূর্ণ নয়। প্রকৃতপক্ষে, একটি এন্টারপ্রাইজের চিত্র সম্পূর্ণরূপে নির্ভর করতে পারে তার কর্মীরা যেভাবে টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করে তার উপর।
ফোনে কথা বলার আগে কী ভাববেন
- আসন্ন কথোপকথনে আপনি যে লক্ষ্যটি অর্জন করতে যাচ্ছেন;
- এই কথোপকথন ছাড়া কি করা সম্ভব;
- কথোপকথনের বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য কথোপকথন কতটা প্রস্তুত;
- কথোপকথনের সফল সমাপ্তিতে আপনার কি আস্থা আছে;
- আপনাকে কোন নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে;
- কথোপকথনের সময় আপনাকে কী প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা যেতে পারে;
- আলোচনার কী ফলাফল সফল বলে বিবেচিত হতে পারে এবং ব্যর্থতার ক্ষেত্রে কী সুরক্ষিত করা যেতে পারে;
- কথোপকথনের সময় আপনার কথোপকথনকে প্রভাবিত করার কোন পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে;
- আপনার কথোপকথন যদি আপত্তি করতে শুরু করে, জোরে জোরে হয়, বা আপনার যুক্তিতে সাড়া না দেয় তবে আপনি কেমন আচরণ করবেন;
- তারা আপনার তথ্যের প্রতি অবিশ্বাস দেখালে আপনি কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন?
কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন
একটি টেলিফোন কথোপকথন শুরু করার আগে, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিতগুলি করতে হবে:
- কথোপকথনের সময় প্রয়োজনীয় নথিগুলি প্রস্তুত করুন: প্রতিবেদন, প্রসপেক্টাস, চিঠিপত্র, কাজের শংসাপত্র ইত্যাদি।
- তথ্য রেকর্ড করতে, কাগজ, একটি ট্যাবলেট বা অন্য ডিভাইস প্রস্তুত করুন। আপনি যদি ভয়েস রেকর্ডার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই সতর্ক করতে হবে এবং এটি ব্যবহার করার জন্য সম্মতি চাইতে হবে।
- আপনার চোখের সামনে একটি তালিকা আছে কর্মকর্তাদেরযার সাথে কথোপকথন প্রত্যাশিত, শুধুমাত্র নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তিকে সম্বোধন করার জন্য।
- আপনার সামনে একটি কথোপকথন পরিকল্পনা রাখুন, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি চিহ্নিত করুন।
কথোপকথনের পরিকল্পনা
একটি টেলিফোন কথোপকথন 3 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়, অন্তত আপনার শুরুর একক শব্দ। এটা কি মত দেখায় রুক্ষ পরিকল্পনাঅনুরূপ ভূমিকা:
- কথোপকথককে সমস্যার সারাংশের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া (40-45 সেকেন্ড)
- এই বিষয়ে অবস্থান এবং দক্ষতার স্তরের নামের সাথে পারস্পরিক পরিচয় (20-25 মিনিট)
- পরিস্থিতি নিজেই আলোচনা, সমস্যা (1 থেকে 2 মিনিট পর্যন্ত)
- উপসংহার, সারাংশ (20-25 সেকেন্ড)
সমস্যাটি সম্পূর্ণরূপে সমাধান না হলে, আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে দ্বিতীয় কলের ব্যবস্থা করতে হবে। একই সাথে, কার সাথে কথোপকথন চলবে তা স্পষ্ট করা গুরুত্বপূর্ণ - একই ব্যক্তি বা অন্য কর্মচারীর সাথে যিনি এই বিষয়ে আরও দক্ষ বা কর্তৃত্বের বিস্তৃত পরিসরের সাথে।
টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়ম
যে ব্যক্তি আপনাকে কল করছে তাকে সর্বদা অভিবাদন জানান এবং নিজেকে কল করার সময় ভদ্র শব্দ ব্যবহার করুন। এগুলি দিনের একটি নির্দিষ্ট সময়ের সাথে যুক্ত অভিবাদনের শব্দ হতে পারে ("শুভ বিকেল!", " সুপ্রভাত!”, “শুভ সন্ধ্যা!”)। এই ধরনের অভিব্যক্তি এড়িয়ে চলাই ভালো: “শুনুন”, “হ্যালো”, “কোম্পানি”।
আপনার উচ্চারণ দেখুন. এটি আপনার কণ্ঠের সাহায্যে যে আপনি আপনার কথোপকথনের স্নেহ জাগিয়ে তুলতে পারেন, তার মধ্যে সঠিক উপলব্ধি তৈরি করতে পারেন এবং এর জন্য অবশ্যই আপনাকে সদয়ভাবে, শান্তভাবে কথা বলতে হবে, তবে অপ্রয়োজনীয় বিস্ময় ছাড়াই: অত্যধিক উত্সাহও প্রতিরোধ করতে পারে। .
নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না। কথোপকথককে অভিবাদন করার পরে, আপনার সংস্থার নাম দিন যাতে ব্যক্তিটি জানে যে সে কোথায় সম্বোধন করেছে। তার পক্ষে কথোপকথন শুরু করা সহজ করার জন্য, আপনার নাম এবং অবস্থান জানান যাতে কথোপকথক নির্ধারণ করতে পারে যে সে আপনার সাথে কথোপকথন চালিয়ে যেতে পারে কিনা বা তার উচ্চ স্তরের প্রতিনিধির সাথে কথা বলতে হবে কিনা।
যখন আপনি নিজেই একটি সংস্থাকে কল করেন, তখন বাক্যাংশ দিয়ে কথোপকথন শুরু না করার চেষ্টা করুন: "আপনি উদ্বিগ্ন..." বা "এটি আপনাকে বিরক্ত করেছে..."। এই ধরনের অভিব্যক্তি কথোপকথককে সতর্ক করে তোলে এবং আপনার কলটি অবাঞ্ছিত হিসাবে বিবেচিত হতে পারে।
একজন নির্দিষ্ট কথোপকথককে কল করার পরে, এখন আপনার সাথে কথা বলা তার পক্ষে কতটা সুবিধাজনক তা খুঁজে বের করুন। একবার আপনি নিশ্চিত হন যে তারা আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে, অবিলম্বে কলের বিষয়ে যান: ব্যবসায়ীসংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং আলোচনার বিষয় থেকে বিচ্যুত হওয়া উচিত নয়।
যখন কেউ আপনার কোম্পানিতে কল করে, শিষ্টাচারের মধ্যে দ্বিতীয় বা তৃতীয় রিং হওয়ার পরে ফোন তোলা জড়িত। আপনি যদি প্রথম কলের পরে এটি করেন তবে সম্ভাব্য কথোপকথন সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে আপনার সংস্থাটি কাজের জন্য খুব বেশি বোঝা নয়।
কলকারীর যদি কোম্পানির অন্য কোনো প্রতিনিধির প্রয়োজন হয়, তাহলে কলকারীকে "কাট" করে হ্যাং আপ করার দরকার নেই। স্ট্যান্ডবাই মোডে যেতে বা সুইচ করতে আপনাকে হোল্ড ফাংশন ব্যবহার করতে হবে সঠিক ব্যক্তি. যদি সঠিক ব্যক্তি সেখানে না থাকে, আপনি তাকে পরামর্শ দিতে বা অন্য সহায়তা দিতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করতে পারেন। যদি তিনি সাহায্য প্রত্যাখ্যান করেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন কী জানাতে হবে, কী বার্তা ছেড়ে যেতে হবে।
একটি নতুন কথোপকথনের কথা শোনার সময়, তার বক্তৃতা হারের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়ার চেষ্টা করুন: যদি একজন ব্যক্তি ধীরে ধীরে কথা বলেন, সম্ভবত তিনি কেবল তথ্য উপলব্ধি করেন না, তবে অবিলম্বে এটি বিশ্লেষণও করেন। যদি সে দ্রুত কথা বলে এবং অধৈর্য হয়ে প্রশ্ন করে, তাহলে সে আপনার ধীরগতি এবং অবসরে বিরক্ত হতে পারে।
ফোনে পুরো কথোপকথনের সময়, আপনার ধূমপান, চিবান বা পান করার দরকার নেই। আপনার সিগারেট বা স্যান্ডউইচ একপাশে রাখতে ভুলবেন না, আপনার কাপ কফি বা চা দূরে সরিয়ে দিন।
কথোপকথন শেষ করার পরে, আপনার কথোপকথককে বিদায় বলুন, তবে তার আগে জিজ্ঞাসা করুন তার আপনার জন্য কোন প্রশ্ন আছে কিনা। আপনি যদি কথোপকথন শুরু করেন তবে অন্য ব্যক্তির সময় নেওয়ার জন্য ক্ষমা করবেন না। আপনি যদি কথোপকথনকারীকে এই শব্দগুলির সাথে ধন্যবাদ জানান তবে এটি আরও ভাল হবে: "আপনার সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা আরও সহযোগিতার আশা করি।"
উপসংহারের পরিবর্তে
যদি আপনার বক্তৃতা খুব বেশি বিকশিত না হয় তবে ফোনে কথা বলা বাকশক্তির ঘাটতি বাড়িয়ে দেয়। অতএব, আপনার এমন শব্দগুলি এড়াতে চেষ্টা করা উচিত যেগুলির উচ্চারণে আপনি খুব ভাল নন, বা যে শব্দগুলির চাপ সম্পর্কে আপনি খুব নিশ্চিত নন। সিলেবল বা এমনকি অক্ষর দ্বারা শুনতে কঠিন এমন নামগুলি উচ্চারণ করা ভাল।
ফোনে কথা বলা সত্যিই একটি শিল্প যা শেখা যায় এবং করা উচিত। সর্বোপরি, কখনও কখনও শুধুমাত্র একটি ফোন কল এমন কিছু অর্জন করতে পারে যা প্রাথমিক মিটিং এবং আলোচনার প্রক্রিয়ায় অর্জন করা অসম্ভব ছিল।
আপনাকে মনে রাখতে হবে যে এক নজর, একটি হাসি, মুখের অভিব্যক্তি এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হ্যান্ডশেক আপনার সঙ্গীর উপর শক্তিশালী প্রভাব ফেলতে পারে, তবে টেলিফোন যোগাযোগের ক্ষেত্রে এটি বাদ দেওয়া হয়। আপনি একটি অসতর্ক শব্দ দিয়ে একটি অজানা কথোপকথনকে অসন্তুষ্ট করতে পারেন। কখনও কখনও এটি একটি টেলিফোন কথোপকথন যা একজন ব্যক্তির প্রথম ছাপ তৈরি করে। এটা ঠিক পেতে চেষ্টা করুন.
ব্যবসায়িক ক্ষেত্র মানুষের মধ্যে সক্রিয় যোগাযোগ জড়িত: কর্মচারী, সহকর্মী, অংশীদার, ক্লায়েন্ট এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট। সম্ভব না হলে বা আলোচনা করা প্রয়োজন গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নব্যক্তিগতভাবে, সাধারণত বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত অগ্রগতির পণ্যগুলির সাহায্যে অবলম্বন করে: ইমেল, সামাজিক যোগাযোগ, কর্পোরেট চ্যাট, টেলিফোন.
আজ আমরা ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের উপর ঘনিষ্ঠভাবে নজর দেব।
একজন আধুনিক মানুষের জীবনে টেলিফোনের গুরুত্ব
মানুষের জীবনে টেলিফোনের আবির্ভাবের সাথে সাথে যোগাযোগ সম্পূর্ণ নতুন মাত্রা গ্রহণ করেছে। যদি আগে, কথা বলার জন্য, আপনাকে দেখা করতে হতো, তাহলে টেলিফোন কিছু গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা সমাধান করা বা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট বা এমনকি বেশ বিশাল দূরত্বে থাকাকালীন চ্যাট করা সম্ভব করে তোলে। অবশ্যই, এটি প্রথম ব্যবহারকারীদের জন্য একটি অভিনবত্ব ছিল, এবং মধ্যযুগের অনেক বাসিন্দাই সম্ভবত যে কেউ এটি সম্ভব বলে পরামর্শ দিতেন তাকে ঝুঁকিতে পুড়িয়ে ফেলতেন।
কিন্তু সময় স্থির থাকে না - টেলিফোনগুলি পরিবর্তন হতে শুরু করে এবং টেলিফোন যোগাযোগ উন্নত হতে শুরু করে। আজকাল আমাদের হাতে স্মার্টফোন এবং এমনকি স্মার্ট ঘড়ি রয়েছে, যার সাহায্যে আমরা কারও সাথে যোগাযোগ করতে পারি।
দুর্ভাগ্যবশত, প্রযুক্তিগত অগ্রগতি মানুষের সম্পর্কের ক্ষেত্রে অগ্রগতির নিশ্চয়তা দেয় না। একজন ব্যক্তি খুব ব্যয়বহুল, সর্বশেষ মডেলের স্মার্টফোন ব্যবহার করে কারো সাথে কথা বলছেন তার মানে এই নয় যে তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একজন আনন্দদায়ক কথোপকথনকারী। বক্তৃতা সংস্কৃতি এবং কথোপকথনের সময় ব্যবহৃত শব্দভান্ডার দ্বারা সবকিছু নির্ধারণ করা হয়। বিশেষ করে যখন এটি ব্যবসায় যোগাযোগের ক্ষেত্রে আসে।
"ব্যবসায়িক যোগাযোগ" বলতে কী বোঝায়?
শুরুতে, এটি সামগ্রিকভাবে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রটি কী তা রূপরেখা দেবে। প্রথমত, এটি ব্যবসা এবং উদ্যোক্তার ক্ষেত্র।
তদতিরিক্ত, ব্যবসায়িক ক্ষেত্রের সংজ্ঞাতে পরিষেবাগুলির বিধান, পণ্য বিক্রয়, কোনও সমস্যা সম্পর্কিত একটি চুক্তির উপসংহার (মৌখিক বা লিখিত - এটি কোন ব্যাপার নয়) সম্পর্কিত যে কোনও কার্যকলাপ অন্তর্ভুক্ত করে।
ব্যবসায়িক যোগাযোগ, টেলিফোন কথোপকথন এবং মেইলের মাধ্যমে চিঠিপত্রের এখন একটি বিশেষ সংযোগ রয়েছে, যেহেতু লোকেদের পক্ষে পরামর্শদাতাদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার জন্য ভ্রমণের সময় নষ্ট করার চেয়ে তাদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য কল করা বা লেখা সহজ।
ব্যবসায় টেলিফোন যোগাযোগের বর্তমান পরিস্থিতি
ইন্টারনেটের বিকাশ, যোগাযোগের জন্য অনেক অ্যাপ্লিকেশন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাবাহকের উত্থানের সাথে, টেলিফোন যুগ ধীরে ধীরে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে বিবর্ণ হতে শুরু করে। আজকাল তারা যোগাযোগ করতে পছন্দ করে ইমেইল, কর্পোরেট চ্যাট (উদাহরণস্বরূপ, বিট্রিক্স সিস্টেমে - ব্যবসার জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় এই মুহূর্তে), সামাজিক মাধ্যম.
গ্রাহকদের কল করার জন্য টেলিফোন এখনও একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য সর্বাধিক ব্যবহৃত যোগাযোগ। কর্মচারীরা নিজেদের মধ্যে কাজের সমস্যাগুলি এমনভাবে সমাধান করতে পারে যা তাদের উপযুক্ত।
কোম্পানি ম্যানেজমেন্ট যোগাযোগ সংক্রান্ত নিজস্ব নিয়ম সেট করতে পারে। নিশ্চয়ই আপনি প্রায়শই "বিট্রিক্স সিস্টেমের মাধ্যমে যোগাযোগ ঘটে", "গুগল ডক্স ব্যবহার করে কাজগুলি অর্পণ করা হয়", "যদি সফল সমাপ্তিসাক্ষাত্কার, আমরা আপনাকে সাধারণ আড্ডায় যুক্ত করি" এবং আরও অনেক কিছু৷ সম্ভবত এই নিয়মগুলি কয়েক মাস বা বছরের জন্য প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল "এটি ঠিক সেভাবেই ঘটেছিল" - প্রথম কর্মচারীরা কেবল এইভাবে যোগাযোগ করতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেছিল, পরে এটি একটি ঐতিহ্যে পরিণত হয়েছিল .
অন্য কথায়, কেউ টেলিফোন যোগাযোগ প্রত্যাখ্যান করে না - যোগাযোগের অন্যান্য উপায়ের উত্থান সত্ত্বেও এটি আজও প্রাসঙ্গিক। অতএব, শিষ্টাচারের নীতিগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসা যোগাযোগফোনের দ্বারা.
টেলিফোন এবং মুখোমুখি যোগাযোগের মধ্যে পার্থক্য
ব্যক্তিগতভাবে দেখা করার সময়, আমরা কথোপকথনের অঙ্গভঙ্গি এবং মুখের অভিব্যক্তি দেখতে পাই: এটি আমাদেরকে তার সম্পর্কে এবং কথোপকথনের ছাপ সম্পর্কে একটি মতামত তৈরি করতে আরও ভাল, সহজ এবং দ্রুত সাহায্য করে। একটি মিটিংয়ের সময় যোগাযোগ কাজটিকে বিশেষত সহজ করে তোলে যদি লোকেরা কিছুতে একমত হয় (পণ্য সরবরাহ, পরিষেবার বিধান, নিয়োগ বা বরখাস্ত ইত্যাদি)।
উপরন্তু, যদি কিছু ব্যাখ্যা বা নিশ্চিত করার প্রয়োজন হয়, মুখোমুখি কথোপকথনের সময় আমরা অঙ্গভঙ্গি ব্যবহার করতে পারি, যা ফোনে কথা বলার সময় অর্থহীন। না, আপনি অবশ্যই করতে পারেন, কিন্তু আপনার কথোপকথন এটি দেখতে পাবে না। যদিও, এটির একটি অনস্বীকার্য সুবিধা রয়েছে: আপনি দায়মুক্তির সাথে আপনার বসের কাছে যতটা খুশি "মুখ তৈরি" করতে পারেন, প্রধান জিনিসটি সময়মতো থামানো যাতে এটি একটি অভ্যাস হয়ে না যায়।
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের শ্রেণীবিভাগ
ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের ধরন:
- ক্লায়েন্টদের সাথে কথোপকথন।
- অংশীদারদের সাথে আলোচনা।
- অধীনস্থদের সাথে কথোপকথন।
- কর্মীদের সাথে কথোপকথন।
- সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের সাথে কথোপকথন।
- অভিযোগের উত্তর দেওয়া, সমস্যার সমাধান করা।
ফোনের মাধ্যমে যোগাযোগের বৈশিষ্ট্য
দেখা যাচ্ছে যে আপনি যদি ফোনে হাসিমুখে কথা বলেন, তবে একটি ইতিবাচক মনোভাব সংক্রামিত হয় এবং কথোপকথন অনুভব করে। যে কোনও ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারের জন্য পারস্পরিক শ্রদ্ধা প্রয়োজন। এমনকি যদি কোনও কারণে কোনও পক্ষ খুব সঠিকভাবে আচরণ না করে, তবে একজন সদাচারী ব্যক্তি নিজেকে অভদ্রতা এবং সাধারণ অভদ্রতার স্তরে ডুবে যেতে দেবেন না।
অনেক কোম্পানির ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রযুক্তি রয়েছে: তথাকথিত "স্ক্রিপ্ট", ক্লায়েন্টদের সাথে কীভাবে কথা বলতে হয় তার উদাহরণ বিভিন্ন পরিস্থিতিতে. অংশীদার বা সরবরাহকারীদের সাথে কথোপকথন প্রত্যাশিত হলে সাধারণত এই ধরনের কোন "স্ক্রিপ্ট" নেই।
ফোনে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং একটি অনানুষ্ঠানিক কথোপকথনের মধ্যে পার্থক্য
এটি চিন্তার প্রকাশের একটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যে ফর্ম বোঝায়। হ্যাঁ, নিয়ম আছে (উদাহরণস্বরূপ, দেরীতে কল করবেন না এবং একজন ব্যক্তিকে অসংখ্য কল দিয়ে বিরক্ত করবেন না যখন তিনি ব্যস্ত আছেন), সদাচারী লোকেরা সেগুলি অনুসরণ করে।
ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের বৈশিষ্ট্যগুলির আরও কঠোর নিয়ম রয়েছে। যাইহোক, অনুশীলন দেখায় যে তাদের অনুসরণ করা কাজের প্রক্রিয়াকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রভাবিত করে।
নিয়ম
ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নৈতিকতা অনুসরণ করা জড়িত সপ্তাহের দিন.
সঠিক টেলিফোন কথোপকথনের উদাহরণ
ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ: সঠিকভাবে এবং ভুলভাবে একটি কথোপকথন কীভাবে তৈরি করা যায় তার উদাহরণ।
প্রকাশককে কল করুন।
ম্যানেজার:
হ্যালো, প্রকাশনা ঘর "চলুন আপনাকে প্রকাশ করি", ম্যানেজার ওলগা। আপনাকে কিভাবে সাহায্য করতে পারি?
শুভ বিকাল, আমি আপনার পরিষেবা সম্পর্কে জানতে চাই।
ম্যানেজার:
আপনি কোন সেবা আগ্রহী দয়া করে উল্লেখ করুন? আমরা বই প্রকাশ ও প্রচার, পাণ্ডুলিপির প্রুফরিডিং এবং সম্পাদনা, লেআউট, কভার ডিজাইন, প্রচলন এবং বিজ্ঞাপন পণ্যের মুদ্রণ অফার করি।
আমি বই এবং লিফলেট ছাপতে চাই।
ম্যানেজার:
আমরা 10 টুকরা থেকে বই এবং 100 টুকরা থেকে লিফলেটের একটি সেট মুদ্রণ করি। যদি বইটি আমাদের বিশেষজ্ঞদের দ্বারা ডিজাইন করা হয়, তাহলে মুদ্রণে একটি ছাড় দেওয়া হয়।
একটি আইন অফিস কল.
সচিব:
শুভ বিকাল, এখানে আইনজীবী.
আপনার কর্মচারী আমার জন্য একটি খারাপ চুক্তি আঁকা! আমার যে সমস্ত পয়েন্ট দরকার তা সেখানে লেখা নেই! আমার টাকা ফেরত না দিলে আমি অভিযোগ করব!
সচিব:
আমি বুঝতে পারছি আপনার হতাশা। দয়া করে, আসুন শান্ত হই এবং এটি বের করার চেষ্টা করি। আপনি কি চুক্তির কপি নিয়ে অফিসে আসতে পারেন?
সচিব:
শুভ বিকাল, অরোরা কোম্পানি, আমার নাম ইগর।
প্রদানকারী:
সচিব:
দয়া করে বলুন, আমি কার সাথে কথা বলছি? আমি কিভাবে আপনার সাথে পরিচয় করিয়ে দিতে পারি?
প্রদানকারী:
আমি ম্যাক্স, আপনার অফিসে কুলার সরবরাহ করছি।
সচিব:
তোমাকে পেয়েছি। দুর্ভাগ্যবশত, ভিক্টর সার্জিভিচ এই মুহূর্তে অফিসে নেই; তিনি প্রায় দুই ঘণ্টার মধ্যে ফিরে আসবেন। অনুগ্রহ করে 17:00 কাছাকাছি ফিরে কল করুন.
প্রদানকারী:
ঠিক আছে ধন্যবাদ.
ফোনে ভুল ব্যবসায়িক কথোপকথনের উদাহরণ
প্রকাশককে কল করুন।
ম্যানেজার:
হ্যালো, আমি বই এবং লিফলেট ছাপতে চাই।
ম্যানেজার:
আমরা এটা প্রিন্ট করা উচিত?
হতে পারে. আপনি আপনার শর্ত এবং দাম সম্পর্কে আমাদের বলতে পারেন?
ম্যানেজার:
ওয়েবসাইটে সব কিছু লেখা আছে।
কোন দাম এবং কোন ন্যূনতম পরিমাণ বিবৃত আছে.
ম্যানেজার:
হ্যাঁ? আচ্ছা তাহলে আমাদের অফিসে আসুন।
গ্রাহকঃ কেন?
ম্যানেজার:
আচ্ছা, লিফলেট ছাপাও! এটি প্রিন্ট করুন এবং এটির দাম কত তা খুঁজে বের করুন।
এই ধরনের কথোপকথন থেকে ক্লায়েন্টের কী প্রভাব পড়বে বলে আপনি মনে করেন?
একটি আইন অফিস কল.
সচিব:
হ্যালো.
আমি অভিযোগ করব, আপনি আমার জন্য একটি খারাপ চুক্তি এঁকেছেন!
সচিব:
আমি আপনার জন্য একটি চুক্তি আঁকা?
তোমার বস কোথায়?
সচিব:
ব্যস্ত! (ঝুলে থাকা)
সচিব:
প্রদানকারী:
হ্যালো, আমার ভিক্টর সার্জিভিচ দরকার, আপনার বস।
সচিব:
সে চলে গেছে.
প্রদানকারী:
এটা কখন হবে?
সচিব:
দুই ঘন্টা.
প্রদানকারী:
তাই 14:00 ইতিমধ্যে এক ঘন্টা আগে ছিল.
সচিব:
দুই ঘণ্টার মধ্যেই পৌঁছে যাবে!
টেলিফোন ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং স্কাইপ, ভাইবার এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জার ব্যবহার করে কথোপকথনের মধ্যে পার্থক্য
ফোনে, যোগাযোগ শুধুমাত্র ভয়েস ব্যবহার করে ঘটে।
কিছু অ্যাপ্লিকেশন ভিডিও কলের অনুমতি দেয়, যেখানে কথোপকথনকারীরা একে অপরকে দেখতে পারে যদি তাদের একটি সক্রিয় এবং সংযুক্ত ক্যামেরা থাকে।
বার্তাবাহক শুধুমাত্র চিঠিপত্র জড়িত.
উপসংহার
ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি বোঝা ততটা কঠিন নয় যতটা প্রথম নজরে মনে হয়। এটি বোঝার জন্য যথেষ্ট যে আপনি কোম্পানির মুখ, এবং কথোপকথনের যে ছাপ থাকবে তা আপনার উপর নির্ভর করে।
সফল আলোচনা সরাসরি অফলাইন এবং অনলাইন ব্যবসায় সফল লেনদেনের সংখ্যা এবং সন্তুষ্ট গ্রাহকদের প্রভাবিত করে। সর্বোপরি, আপনি কি ব্যবসায়িক যোগাযোগে টেলিফোন শিষ্টাচারের এমন মাস্টারদের সাথে দেখা করেছেন যারা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে একজন ব্যক্তির উপর জয়লাভ করতে পারে এবং দূরত্ব নির্বিশেষে তার সিদ্ধান্তকে প্রভাবিত করতে পারে?
অবশ্যই, এই ধরনের কৌশল ক্রমাগত শেখা উচিত, কিন্তু একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়ম
ব্যবসার জন্য ফোন ব্যবহার করেন এমন প্রত্যেকেরই জানা দরকার।
আউটগোয়িং কলের জন্য ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারের গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম
- আপনি যদি মনে করেন আপনার নম্বর ভুল আছে, তাহলে বোকা প্রশ্ন করবেন না , যেমন "আপনার নম্বর কি?" অথবা "এটা কি তাই...?" নম্বরটি আবার চেক করা এবং কল ব্যাক করা ভাল।
- নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না . উদাহরণস্বরূপ, লাইনের অন্য প্রান্তে একটি অভিবাদনের জবাবে, আপনাকে "স্বাগত শব্দ, আপনার কোম্পানির নাম, অবস্থান এবং উপাধি" ফর্মে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। এবং শুধুমাত্র তারপর কথোপকথনের উদ্দেশ্য এগিয়ে যান।
- কথোপকথনের উদ্দেশ্য হিসাবে, তারপর এটা পরিষ্কারভাবে আগাম পরিকল্পনা করার পরামর্শ দেওয়া হয় . আপনি একটি গ্রাফিক, পাঠ্য বা পরিকল্পিত কথোপকথন পরিকল্পনা ব্যবহার করতে পারেন। আপনার কাজগুলি দেখতে হবে এবং কথোপকথনের সময়, তাদের সমাপ্তি, সমাধান বা উদ্ভূত সমস্যাগুলি নোট করুন, যা গুরুত্বপূর্ণও।
- কথোপকথনটি টেনে আনবেন না। গড় সময় 3 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। আপনি যদি এই সময়সীমা পূরণ করতে না পারেন, সম্ভবত আপনি আপনার কথোপকথনের পরিকল্পনাটি ভালভাবে চিন্তা করেননি বা সমস্যাটির জন্য একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের প্রয়োজন।
- সকালে, দুপুরের খাবারের বিরতির সময় বা কাজের দিনের শেষে কখনই কল করবেন না।
- যদি আপনার ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়ার কারণে ব্যাহত হয়, আপনি ফিরে কল করা উচিত , যেহেতু তারা প্রথম কল করেছিল।
- যদি আপনার কল পূর্বে নির্ধারিত না থাকে এবং আপনি একটি অপ্রত্যাশিত সমস্যায় কল করছেন, তাহলে একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের নিয়ম অনুযায়ী আপনার সঙ্গীর উত্তর দেওয়ার সময় আছে কিনা তা আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, এবং আপনার সমস্যা সমাধানের আনুমানিক সময় নির্দেশ করুন। উদাহরণস্বরূপ - "হ্যালো, আমি অমুক-অমুক, আমি অমুক-অমুক সমস্যা সম্পর্কে কল করছি, এটি প্রায় ... মিনিট সময় নেবে, এখন আপনার কি কোন ফাঁকা সময় আছে?" যদি না হয়, অন্য কল বা মিটিং ব্যবস্থা করুন.
- কথোপকথনের পরে, কল বা নতুন তথ্যের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের এই সাধারণ বৈশিষ্ট্যটি কথোপকথনটিকে সম্পূর্ণ করে এবং আরও সহযোগিতার পরামর্শ দেয়।
ইনকামিং কলের জন্য টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়ম
- 3য় রিং এর পরে ফোনের উত্তর দিন - এটি একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের শিষ্টাচার।
- সমস্ত উপকরণ হাতে থাকা উচিত এবং আপনার সামনে মিথ্যা বলা উচিত সার্বিক পরিকল্পনাপ্রত্যাশিত বিচ্যুতির সাথে কথোপকথন। এটি আপনাকে কর্মক্ষেত্রে অপ্রয়োজনীয় চাপ এড়াতে এবং ক্লায়েন্ট এবং উর্ধ্বতনদের দৃষ্টিতে আপনার দক্ষতা বাড়াতে সাহায্য করবে।
- সমান্তরাল যোগাযোগ এড়িয়ে চলুন . আপনার যদি একাধিক কল থাকে, সেগুলি একবারে একটি করে নিন। আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনি আপনার সময় বাঁচাবেন এবং অন্য ব্যক্তির প্রস্তাবে আগ্রহ দেখাবেন।
- যদি কথোপকথন আপনার কোম্পানি, পণ্য বা কাজ সম্পর্কে একটি নেতিবাচক মতামত প্রকাশ করে - বুঝতে চেষ্টা করুন এবং নিজের উপর কিছু দায়িত্ব নেওয়ার চেষ্টা করুন। এটি অংশীদারের উপর আস্থা বাড়াবে এবং সম্ভবত আপনার ক্লায়েন্টকে ফিরিয়ে আনবে।
- অ-কাজের জন্য একটি উত্তর মেশিন ব্যবহার করুন অথবা যখন কল একটি বড় প্রবাহ আছে. আপনার বার্তা লিখুন দরকারী তথ্যসমস্ত ক্লায়েন্টের জন্য, সেইসাথে সুবিধাজনক কাজের সময়ে কল ব্যাক করার সম্ভাবনা।
একটি টেলিফোন ব্যবসা কথোপকথনের প্রধান ভুল - কিভাবে তাদের এড়াতে?
- ভুল উচ্চারণ বা অসতর্ক উচ্চারণ দুই ব্যক্তির মধ্যে বোঝা কঠিন করে তোলে। ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারের জন্য যোগ্য, সুপাঠ্য এবং নিরবচ্ছিন্ন বক্তৃতা প্রয়োজন।
- বহিরাগত গোলমাল কথোপকথনের কাছে অপ্রীতিকর হতে পারে, যিনি কেবল আপনাকেই নয়, আশেপাশের পরিবেশও কল্পনা করা কঠিন বলে মনে করেন। এই ক্ষেত্রে, তিনি তথ্যের গোপনীয়তার অভাব, তার সমস্যার প্রতি অমনোযোগীতা বা নেতিবাচক পর্যালোচনাপ্রতিযোগীদের থেকে আপনার কোম্পানি সম্পর্কে। আপনার "ক্রিয়াকলাপে পূর্ণ" হওয়ার ভান করা উচিত নয় - আপনার সঙ্গীর প্রশ্নের প্রতি মনোযোগী এবং শ্রদ্ধাশীল মনোভাব।
- অতিরিক্ত আবেগপ্রবণতা আপনার অপ্রফেশনালিজমের কথা বলে, এবং লাইনের অন্য প্রান্তে আপনার মেজাজ ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে। আপনার কণ্ঠে সামান্য উত্সাহের সাথে উত্তর দেওয়া যথেষ্ট, বিশেষত একটি হাসি দিয়ে। "আমি বুঝতে পেরেছি, হ্যাঁ, চমৎকার, আমি সম্মত" ব্যবহার করে আপনি মনোযোগ সহকারে শুনছেন তা স্পষ্ট করতে ভুলবেন না। যদি আপনি বুঝতে না পারেন, আবার জিজ্ঞাসা করুন, "আমি কি আপনাকে সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছি?", ক্লায়েন্টের কথাগুলি পুনরাবৃত্তি করুন। টেলিফোন শিষ্টাচারের মূল নিয়ম হল শান্ততা এবং উত্তর দেওয়ার কণ্ঠে সাহায্য করার আন্তরিক ইচ্ছা।
ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময় ফোনে কীভাবে সঠিকভাবে কথা বলতে হয়।
- টেলিফোন কথোপকথন ছাড়া ব্যবসায়িক যোগাযোগ কল্পনা করা যায় না। অংশীদার, কর্মকর্তা, ক্লায়েন্টরা ফোন ব্যবহার করে বেশিরভাগ সমস্যা স্পষ্ট করে। একই অবস্থা ব্যবসায়িক পরিচিতির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।
- কীভাবে আপনি টেলিফোন যোগাযোগের ক্ষমতাগুলি কার্যকরভাবে এবং দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে পারেন, যাতে আপনি অযথা মূল্যবান সময় নষ্ট না করেন এবং আপনার ব্যবসায়িক যোগাযোগ বাড়াতে পারেন? টেলিফোন শিষ্টাচারের জ্ঞান এমন একজন ব্যক্তির ইমেজ তৈরি করতে সাহায্য করবে যিনি ব্যবসার পরিবেশে তার কাজের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি জানেন।
টেলিফোন কথোপকথনের সময় টেলিফোন শিষ্টাচার বা আচরণের প্রাথমিক নিয়ম: তালিকা
যদি আপনার কাজের লাইন এমন একটি কোম্পানি বা সংস্থার পক্ষ থেকে কল করে যা ইনকামিং কল গ্রহণ করে বা অন্য ব্যক্তিদের কাছে গ্রাহকের কল ফরওয়ার্ড করে, তাহলে আপনাকে অবশ্যই টেলিফোন শিষ্টাচারের প্রাথমিক নিয়মগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে। এটি আপনাকে একজন দক্ষ বিশেষজ্ঞের পাশাপাশি ক্লায়েন্টদের মধ্যে একটি পেশাদার পরিবেশে নিজেকে প্রতিষ্ঠিত করতে সহায়তা করবে।
টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়মগুলি তাদের শর্তাদি আধুনিক কোম্পানিগুলিকে নির্দেশ করে যেগুলি পদ্ধতিগতভাবে তাদের খ্যাতির যত্ন নেয়। টেলিফোন শিষ্টাচার জানা তাদের মধ্যে একটি।
কোম্পানির কর্মচারীদের মধ্যে কোনটি হৃদয় দিয়ে জানা উচিত এবং টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়মগুলি অনুশীলন করা উচিত:
- যে কেউ ইনকামিং কল গ্রহণ করে
- যে ব্যক্তি, পেশা দ্বারা, একটি সংস্থার পক্ষে ডাকে
- যিনি তাকে ফরওয়ার্ড করা গ্রাহক কল গ্রহণ করেন
টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়মগুলি মেনে চলার অর্থ কী:
- ফোনে কথা বলার সময়, আপনার নিজের কণ্ঠস্বরের সমান স্বর বজায় রাখা এবং আপনার আবেগকে মুক্ত লাগাম না দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ। যেহেতু একটি টেলিফোন কথোপকথনের সময় তিনটি চ্যানেলের মধ্যে একটি সক্রিয় করা হয়েছে যা লোকেদের যোগাযোগ করতে দেয় (তাদের মধ্যে "শরীর ভাষা," স্বর এবং শব্দ রয়েছে), কথোপকথক, চ্যানেলগুলির একটি থেকে বঞ্চিত, বার্তাটির অর্থ বুঝতে শুরু করে কিছুটা সংক্ষিপ্ত রূপ।
- ফোনে যা বলা হয়েছিল তার অর্থ নিম্নরূপ প্রকাশ করা হয়েছে: "ইঙ্গিত ভাষা" এর অনুপস্থিতি এই সত্যের দিকে পরিচালিত করে যে বাকি দুটি চ্যানেল (স্বরধ্বনি এবং শব্দ) যা বলা হয়েছিল তার অর্থের 100% জন্য দায়ী, আরও স্পষ্টভাবে, 86% শব্দের জন্য বরাদ্দ করা হয় এবং শুধুমাত্র 14% শব্দের জন্য।
- কথোপকথনের কণ্ঠস্বর বার্তাটির আবেগময় স্বর প্রকাশ করে। কথোপকথক তার নিজস্ব ছাপ তৈরি করে যে তাকে ডাকে। অতএব, ফোনে আপনার কথোপকথনের সাথে যে কোনও তথ্য যোগাযোগ করে, আপনি কেবল এটির প্রাথমিক উপলব্ধিকে প্রভাবিত করতে পারবেন না, তবে আপনি আপনার কথোপকথনের মেজাজও তৈরি করতে পারেন।
আপনার স্বর দিয়ে আপনার শক্তি এবং উদ্দীপনা প্রকাশ করার চেষ্টা করুন। - টেলিফোন কথোপকথনের সময় একটি হাসিও প্রয়োজন। আপনার মনে করা উচিত নয় যে, আপনাকে দেখার সুযোগ থেকে বঞ্চিত, কথোপকথক হাসির অনুপস্থিতিতে আপনার প্রয়োজনীয় গোপনীয় নোট এবং ইতিবাচক মনোভাব নিতে সক্ষম হবে। স্বরধ্বনির মাধ্যমে আপনার উদ্দীপনা প্রকাশ করার চেষ্টা করুন।
- ফোনে কথা বলার সময়, আপনার চেয়ারে শুয়ে থাকবেন না, টেবিলে আপনার পা প্রসারিত করবেন না। আধা-শুয়ে থাকা বা আধা-বসা অবস্থানে, ডায়াফ্রামের কোণ স্থানান্তরিত হয়, যা ভয়েসের কাঠের পরিবর্তন করে। লাইনের অন্য প্রান্তে তারা অবশ্যই অনুমান করবে যে এই মুহূর্তে আপনি শুয়ে আছেন। আপনি এই পদ্ধতিতে একটি ফোন কলের মাধ্যমে অন্য সংস্থার একজন ক্লায়েন্ট বা কর্মচারীকে জানাতে পারেন তা হল আপনার অনাগ্রহ এবং সম্পূর্ণ উদাসীনতা।
- ফোন কলের উত্তর দেওয়ার সময়, কলারকে সালাম দিতে ভুলবেন না। যাইহোক, দিনের বিভিন্ন সময়ের জন্য, উপযুক্ত অভিবাদন ব্যবহার করুন: "শুভ সকাল! শুভ অপরাহ্ন শুভ সন্ধ্যা!".
- যে ব্যক্তি আপনার প্রতিষ্ঠানের ফোন নম্বর ডায়াল করেছে তাকে শুভেচ্ছা জানানোর মাধ্যমে, আপনি দেখান যে এই কলটি আপনার জন্য কতটা গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনি যে তথ্যই শুনুন না কেন কথোপকথন আপনাকে আনন্দ দেয়। কিন্তু এমনকি যে ব্যক্তির কাছ থেকে আপনাকে ফোনে কিছু তথ্য জানতে হবে তার প্রতি আপনার ব্যক্তিগত মনোভাব যদি একটি নেতিবাচক অর্থ থাকে, তবে লাইনের অপর প্রান্তে থাকা ব্যক্তিদের এটি সম্পর্কে অনুমান করা উচিত নয়।
একটি ফোন কথোপকথনের সময় আপনার আবেগ বন্য চালানো যাক না এমন এক শ্রেণীর লোক রয়েছে যারা ফোন তোলার সময়, অবিচ্ছিন্নভাবে এবং কোনও স্বর ছাড়াই বলে "হ্যালো!", "হ্যাঁ!", "শোন!", "কোম্পানী (নাম)!", "মেশিনে!" আপনার এই জাতীয় "টেলিফোন ডাইনোসর" এর মতো হওয়া উচিত নয়, কারণ এই জাতীয় "অভিবাদন" এর পরে কলার কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার ইচ্ছা প্রকাশ করার সম্ভাবনা কম। সম্ভবত, তিনি শুষ্কভাবে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করবেন এবং কথোপকথনটি শেষ করবেন।
অভিবাদন পরে একটি টেলিফোন কথোপকথন সংগঠনের নাম অন্তর্ভুক্ত. বাহ্যিক কল রিসিভ করার সময়, আপনি যেখানে কাজ করেন সেই কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের সম্পূর্ণ নাম দিতে ভুলবেন না।
অফিসিয়াল শুভেচ্ছার জন্য দুটি বিকল্প রয়েছে, যা টেলিফোনের মাধ্যমে করা হয়:
বিকল্প 1: একটি ন্যূনতম পদ্ধতির সাথে।
কল গ্রহণকারী ব্যক্তি কলকারীকে অভিবাদন জানায় এবং প্রতিষ্ঠানের নাম দেয়। এই ধরনের অভিবাদনের একটি উদাহরণ: "শুভ সন্ধ্যা! "রকেট" পত্রিকার সম্পাদকীয় বোর্ড।
বিকল্প 2: সর্বাধিক পদ্ধতির সাথে।
এই বিকল্পটিতে একটি অভিবাদন, সংস্থার নাম এবং কলের উত্তর দেওয়া ব্যক্তির নাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই ধরনের অভিবাদনের একটি উদাহরণ: "শুভ সকাল! "রাকেটা" ম্যাগাজিনের সম্পাদক, নাদেজহদা ভিক্টোরোভনা শুনছেন!
আপনি যে বিকল্পটি সবচেয়ে ভাল পছন্দ করেন, এটি ব্যবহার করুন। উভয় বিকল্পই ফোনের উত্তর দেওয়া ব্যক্তিকে পেশাদার বলে মনে করতে সাহায্য করে। সংগঠনের ব্যাপারে আহ্বানকারীর অভিমত থাকবে।
প্রতিউত্তর ইনকামিং কল২য় বা ৩য় কলের পর
- ব্যবসায়িক টেলিফোন যোগাযোগের প্রধান আইনগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনাকে 2য় বা 3য় রিংয়ের পরে একটি ইনকামিং কলের উত্তর দিতে হবে। "টেলিফোন" কর্মীরা যাদের দায়িত্বের মধ্যে রয়েছে টেলিফোন কলের উত্তর দেওয়া (টেলিফোন অপারেটর, কোম্পানি সচিব, হটলাইন কর্মীরা) এই নিয়মটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হিসাবে শিখেছেন।
- কেন প্রথম কলের পরে ফোন তোলার পরামর্শ দেওয়া হয় না? সবকিছু খুব সহজভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে: কলকারী মনে করতে পারে যে সংস্থার কর্মচারী আগে বিরক্ত হয়েছিলেন, পরবর্তী কলের জন্য অপেক্ষা করার সময় কী করবেন তা না জেনে। দ্বিতীয় বা তৃতীয় কলের আগে আপনার কাছে থাকা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে, আপনি আগে যা করছেন তা থেকে আপনি বিক্ষিপ্ত হয়ে যাবেন এবং ইনকামিং কলের উপর পুরোপুরি ফোকাস করবেন।
- 4 র্থ বা এমনকি 5 তম কলের পরে ইনকামিং কলের উত্তর দেওয়া বাঞ্ছনীয় নয় এই সহজ কারণে যে ফোনে উত্তরের জন্য অপেক্ষা করার সময় কলকারী ধৈর্য হারাতে পারে। এই সংক্ষিপ্ত সময়ের মধ্যে, কলকারীর কাছে ক্লায়েন্টদের প্রতি কোম্পানির আগ্রহ এবং তাদের চাহিদা ও সমস্যাগুলির দ্রুত সাড়া দেওয়ার ক্ষমতা সম্পর্কে একটি "নির্দিষ্ট" মতামত তৈরি করার সময় থাকবে।
৪র্থ বা এমনকি ৫ম কলের পরে ইনকামিং মেসেজের উত্তর দেওয়া বাঞ্ছনীয় নয় কে ফোনে প্রথমে নিজেদের পরিচয় দিতে হবে?
- আপনার প্রয়োজনীয় ফোন নম্বর ডায়াল করার পরে, যারা এই বাক্যাংশ দিয়ে কথোপকথন শুরু করেন তাদের ভুলগুলি পুনরাবৃত্তি করবেন না: "আপনাকে (সংস্থার নাম) দ্বারা বিরক্ত করা হচ্ছে" বা "আপনি একটি সমস্যা নিয়ে বিরক্ত হচ্ছেন।" এভাবেই অনিরাপদ মানুষ বা যারা ভদ্র দেখাতে চায় তারা টেলিফোনে কথোপকথন শুরু করে। কেন এই বাক্যাংশ ব্যর্থ? আপনি যদি লাইনের অপর প্রান্তে থাকা ব্যক্তিটিকে "বিরক্ত (বিরক্ত)" করেন তবে কথোপকথনের প্রথম মিনিট থেকে তিনি কলকারী এবং কলের প্রতি নেতিবাচক মনোভাব গড়ে তুলবেন।
- এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে উদ্বেগের অনুভূতি সৃষ্টি করবে এবং এর ফলে আপনি আপনার কলটিকে অবাঞ্ছিত হিসাবে বিবেচনা করার একটি কারণ দিচ্ছেন, যা শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি থেকে আপনাকে বিভ্রান্ত করে।
- আপনার এবং কথোপকথনের জন্য অস্বস্তিকর মুহূর্তগুলি তৈরি করবেন না এমন বাক্যাংশগুলির সাথে যা শোনাচ্ছে "আমাকে আপনাকে বিরক্ত করতে হবে এবং আপনার স্বাচ্ছন্দ্যকে বিরক্ত করতে হবে কারণ আমাকে কিছু বিষয় স্পষ্ট করতে হবে।"
কোন বাক্যাংশের সাথে কথোপকথন শুরু করবেন? হ্যালো বলুন এবং নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, এটি এইরকম শোনাতে পারে: "শুভ বিকেল! গেনাডি পাভলোভিচ আপনাকে প্রিন্টিং হাউস থেকে ডাকছে।
কে ফোনে প্রথমে নিজেদের পরিচয় দিতে হবে? ভিডিও: ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচার
একটি কোম্পানী, অফিস, বা বাড়িতে কল একটি বহির্গামী কল করার সময় কিভাবে সঠিকভাবে ফোনে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেবেন?
- একটি বহির্গামী কল করার সময়, আপনার কথোপকথক আপনার সাথে কথা বলতে পারে কিনা তা জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না। সর্বোপরি, তার নিজের করণীয় তালিকা থাকতে পারে বা মিটিং এবং মিটিংয়ের পরিকল্পনা করতে পারে। সম্ভবত, ফোন তোলার আগে তিনি কিছু নিয়ে ব্যস্ত ছিলেন এবং আপনি তাকে এই কার্যকলাপ থেকে দূরে সরিয়ে দিয়েছেন। মোবাইল ফোনে কল করার সময় এটি মনে রাখবেন।
- আপনি নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার পরে, অবিলম্বে সেই প্রশ্নে ঝাঁপিয়ে পড়বেন না যা আপনাকে তাকে কল করতে প্ররোচিত করেছে। আপনার কথা শোনার জন্য কথোপকথনের সময় আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন এবং উত্তরটি ইতিবাচক হলেই ব্যবসায় এগিয়ে যান। এইভাবে আপনি দেখাবেন যে আপনি তার সময়কে মূল্য দেন এবং একজন পেশাদার হিসাবে আপনার কথোপকথনের দৃষ্টিতে নিজেকে অবস্থান করেন। এটি আপনার এবং আপনার প্রতিনিধিত্বকারী সংস্থার প্রতি শ্রদ্ধাকে অনুপ্রাণিত করতে পারে না।
বিকল্প 1:প্রথমত, নিজের পরিচয় দিন। এর পরে, কলের উদ্দেশ্য উল্লেখ করার সময়, অন্য ব্যক্তির কাছে আপনার কথা শোনার সময় আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন।
বিকল্প 2:নিজের পরিচয় দিন, কলের উদ্দেশ্যটি বলুন এবং তার পরেই জিজ্ঞাসা করুন যে কথোপকথন আপনাকে সময় দিতে সক্ষম হবে কিনা।
একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের সময় ফোনে একজন ক্লায়েন্টকে কীভাবে শুভেচ্ছা জানাবেন?
আপনি যদি কথোপকথনের সূচনাকারী না হন:
- "লিওনার্দো আর্ট সেন্টার" শুভ সন্ধ্যা, প্রশাসক ওলগা, আমি তোমার কথা শুনছি।"
- আপনি যদি মনে করেন এই বাক্যাংশটি খুব দীর্ঘ, তাহলে আপনি নিজেকে একটি সংক্ষিপ্ত অভিবাদনের মধ্যে সীমাবদ্ধ করতে পারেন: "লিওনার্দো আর্ট সেন্টার, শুভ সন্ধ্যা!"
- খুব প্রায়ই আপনি এই অভিবাদন শুনতে পারেন: "হ্যালো!" যাইহোক, ব্যক্তিগত বৈঠকের সময় এইভাবে হ্যালো বলা অনুমোদিত, তবে ব্যবসায়িক যোগাযোগে এই জাতীয় বিনামূল্যে বাক্যাংশ গ্রহণযোগ্য নয়।
আপনি যদি কলের সূচনাকারী হন:
নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন, আপনার প্রতিষ্ঠান বা কোম্পানির নাম দিন এবং জিজ্ঞাসা করুন আপনার কথোপকথনের সময় আছে কিনা
ভিডিও: ফোনে ক্লায়েন্টের সাথে নিজেকে সঠিকভাবে পরিচয় করিয়ে দিন
ফোনটি কীভাবে সঠিকভাবে ব্যবহার করবেন: টেলিফোন শিষ্টাচার বাক্যাংশ
ফোনে সঠিক ব্যবসায়িক যোগাযোগের চাবিকাঠি হল নিম্নলিখিত বাক্যাংশগুলি:
- এটা আপনার জন্য কঠিন না হলে
- সময় দেয়ার জন্য ধন্যবাদ
- আপনি একটি উত্তর জন্য অপেক্ষা করার সময় আছে? আমাকে কি ক্রয়-এর সাথে যোগাযোগ করতে হবে?
- আমি এই তথ্যটি পরিষ্কার করব এবং আপনাকে আবার কল করব।
- এই কথোপকথনের জন্য আপনার সময়সূচীতে সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।
- আপনার ব্যস্ত সময়সূচী সত্ত্বেও আমাদের কথোপকথনের জন্য সময় বের করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।
নিম্নলিখিত প্রশ্ন আপনাকে তথ্য স্পষ্ট করতে সাহায্য করবে:
- আপনি কি আমাকে ঠিক শুনতে পারেন?
- দুঃখিত, আমি শুনতে পাইনি. অনুগ্রহ করে পুনরাবৃত্তি করুন।
ফোন শিষ্টাচার বাক্যাংশ
কিভাবে একটি ব্যবসা কল সঠিকভাবে শেষ করতে?
একটি আদর্শ প্রশ্নের সাথে কথোপকথন শেষ করুন যার একটি স্পষ্ট উত্তর প্রয়োজন:
- তাহলে, আমরা কি এই বিষয়ে একমত হয়েছি?
- আমি কি এটা নিতে পারি যে আমরা এই বিষয়ে একমত হয়েছি?
- আমি আপনাকে (এ বিষয়ে) বুঝতে পারি, আমরা আপনার সমর্থনের উপর নির্ভর করতে পারি?
অফিসে এবং বাড়িতে ফোন কল সঠিকভাবে উত্তর কিভাবে?
ভিডিও: কিভাবে একটি ফোন কল উত্তর?
টেলিফোন বর্তমানে মানুষের যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম। টেলিফোনের জন্য ধন্যবাদ, বিপুল সংখ্যক সমস্যা সমাধানের দক্ষতা বৃদ্ধি পায়, লিখিত চিঠিপত্র এবং ব্যবসায়িক ভ্রমণের প্রয়োজনীয়তা দূর করে। ফোনে আলোচনা করা হয়, আদেশ দেওয়া হয়, অনুরোধ করা হয় এবং অনুসন্ধান করা হয়। প্রত্যেকের ব্যক্তিগত চিত্র মূলত ফোনে কথা বলার ক্ষমতার উপর নির্ভর করে এবং তাই টেলিফোনের শিষ্টাচার, যোগাযোগের নিয়ম এবং গৃহীত সুপারিশগুলি অনুসরণ করার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে উপসংহার। প্রথম শব্দগুলি হল শুভেচ্ছার শব্দ। যে ব্যক্তি কলটি পেয়েছে সে নিজের পরিচয় দিতে পারে না, কিন্তু যদি তারা কোম্পানিকে কল করে, তাহলে কর্মচারীকে অবশ্যই হ্যালো বলতে হবে, কোম্পানির নাম, বিভাগ, নিজের পরিচয়, তার অবস্থানের নাম, পদবি। আপনি যদি বাড়িতে কাউকে বিরক্ত করতে চান, তাহলে কথোপকথন শুরু করার আগে আপনাকে ক্ষমা চাইতে হবে। সাধারণত গৃহীত নিয়ম আছে
কথোপকথনের সময়কাল 5 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। - যদি কোনও তৃতীয় পক্ষের কলকারীর পরিচয়ে আগ্রহী হওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয় না যদি তিনি নিজের পরিচয় না দেন; - বাক্যাংশগুলির সাথে কথোপকথন পরিচালনা করা প্রথাগত নয় - কে এই, তিনি কোথায় শেষ? আপনাকে অবশ্যই; - ফোনে ব্যবসায়িক কথোপকথন। আবেগের বিস্ফোরণ, উত্সাহী প্রতিক্রিয়া, খিটখিটে স্বর এবং অত্যধিক পরিমাণের অনুমতি দেয় না; - আপনার যদি ভুল নম্বর থাকে তবে আপনার হ্যাং আপ করা উচিত নয়, আপনাকে অবশ্যই ক্ষমা চাইতে হবে; - যদি কোনও কারণে কথোপকথন বাধাগ্রস্ত হয় তবে আবার কল করুন। যিনি প্রথমবার কল করেছিলেন; - কথোপকথনের জন্য কথোপকথককে ধন্যবাদ দেওয়ার আগে আপনার কথোপকথনে বাধা দেওয়া উচিত নয়;
যদি একজন কর্মচারী উপস্থিত না থাকে, যিনি ফোনের উত্তর দিয়েছেন তিনি উত্তর দিতে বাধ্য যে এই কর্মচারী কখন কর্মক্ষেত্রে থাকবে বা কে তাকে প্রতিস্থাপন করবে; - আপনার কর্তৃত্ব অতিক্রম করবেন না এবং খোলামেলা হবেন না - যিনি কল করেছিলেন তিনি কথোপকথনটি শেষ করেন। একটি সফল ব্যবসায়িক টেলিফোনের চাবিকাঠি হল নিউজ রিলিজ, ফুটবল ম্যাচ সম্প্রচারের সময় কাউকে কল না করা যেখানে আপনি আগ্রহী গ্রাহকের অন্তর্গত; - কথোপকথনের সময়কাল 5 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। কথোপকথনটি হল: দক্ষতা, কৌশল, কথোপকথনের কৌশলগুলিতে দক্ষতা, অবিলম্বে এবং কার্যকরভাবে একটি সমস্যা সমাধান করার ইচ্ছা বা এটি সমাধানে সহায়তা প্রদানের জন্য এটি প্রয়োজন যে tel.times। একটি শান্ত স্বরে পরিচালিত এবং ইতিবাচক আবেগ উদ্দীপিত. ফোনে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করার ক্ষমতা কেবল কথা বলার ক্ষমতা নয়, শোনার ক্ষমতাও রয়েছে।
ফোন বাজছে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকাএকজন পরিচালকের পেশাগত জীবনে। টেলিফোন ব্যবসায়িক কথোপকথনে যোগাযোগের শিষ্টাচার বেশ গুরুত্বপূর্ণ। দারুন জায়গা. বাধ্যতামূলক শিষ্টাচার কাঠামো এবং গ্রাহকদের উপস্থাপনা ছাড়াও, শিষ্টাচারের আচারগুলির মধ্যে রয়েছে:
ক্রমাগত অনুরোধ বিভিন্ন কারণে সৃষ্ট:
আপনি পরে কল করতে পারেন?
আপনি কথা বলতে পারেন দয়া করে?
এই তথ্য আবার পুনরাবৃত্তি করুন.
অনুগ্রহ করে Nikolai Nikolaevich কে বলুন যে আপনি বর্তমান অর্থপ্রদানের বিষয়ে Transavto থেকে কল করেছেন।
তুমি কি আমাকে কাল বিকেলে ফোন করতে আপত্তি করবে?
কৃতজ্ঞতার বাক্যাংশ: কলের জন্য, মূল্যবান তথ্যের জন্য, অংশগ্রহণের জন্য, পরামর্শের জন্য, ইত্যাদির জন্য আপনাকে ধন্যবাদ:
আপনার প্রস্তাবের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমরা অবশ্যই নিকট ভবিষ্যতে এটি বিবেচনা করব এবং আপনাকে কল করব।
আপনার অংশগ্রহণের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমরা কৃতজ্ঞতার সাথে আপনার সাহায্য গ্রহণ করি;
ক্ষমাপ্রার্থনা: তারা একটি অননুমোদিত কলের জন্য, ঘন্টার পর একটি কলের জন্য, দেরীতে কলের জন্য, কোনো কারণে কথোপকথনে বাধা দেওয়ার জন্য, একটি জোরপূর্বক দীর্ঘ কথোপকথনের জন্য, একটি ভুল সংযোগের জন্য, ইত্যাদির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী:
এটা কি 321-64-15? দুঃখিত আমি ভূল ছিলাম.
দেরী কলের জন্য দুঃখিত.
দীর্ঘ কথোপকথনের জন্য দুঃখিত:
কথোপকথন শেষে শুভেচ্ছা. একটি নিয়ম হিসাবে, এইগুলি আদর্শ বাক্যাংশ:
শুভকামনা! শুভ কামনা! শুভকামনা! আমাকে আপনার সৌভাগ্য কামনা করি! আপনার জন্য শুভকামনা! যাত্রা শুভ হোক! আমাকে আপনার সমস্ত পরিকল্পনা সত্য হতে চান!
অনুরোধের উত্তর:
ঠিক আছে, আমি তোমাকে বলব; হ্যাঁ; অনুগ্রহ; না, এটা কঠিন নয়;
কৃতজ্ঞতার শব্দের প্রতিক্রিয়া:
এটা উল্লেখ করো না! চলে আসো! এটা আমার দায়িত্ব; এটা আপনার জন্য এটা করতে আমার পরিতোষ ছিল;
ক্ষমা প্রার্থনার উত্তর:
ঠিক আছে; এই সম্পর্কে চিন্তা করবেন না; সবকিছু ঠিক আছে;
প্রতিক্রিয়া শুভেচ্ছা:
এবং আপনার জন্য সব ভাল! দেখা হবে! বিদায়; এবং আপনার জন্য সব ভাল.
আসুন দেখি একটি টেলিফোন সংলাপের মোট আভিধানিক রচনার কোন অংশটি শিষ্টাচার শব্দভান্ডার দ্বারা দখল করা হয়েছে*।
উঃ- হ্যালো। আমি মিঃ জাইতসেভের সাথে কথা বলতে চাই।
বি. - আমি ফোনে আছি.
উঃ - ম্যাক্সওয়েল কোম্পানির একজন প্রতিনিধি রবার্ট ডেভিস আপনার সাথে কথা বলছেন।
বি. - খুব সুন্দর. আমি তোমার কথা শুনছি
উ:- আলোচনা শুরুর আগে আমি কিছু স্পষ্ট করতে চাই।
বি. - দয়া করে. আমি তোমাকে শুনছি.
উ:- মুদ্রাস্ফীতির কারণে প্রদর্শনীর প্রতি বর্গমিটারের দাম কি পরিবর্তিত হয়েছে?
বি. - হ্যাঁ, অবশ্যই। এখন প্যাভিলিয়নে এক বর্গ মিটার জায়গার দাম বারো ডলার, এবং খোলা জায়গায় - আট।
উ: ধন্যবাদ। এটাই আমি জানতে চেয়েছিলাম।
B. - আপনার যদি অন্য কোন প্রশ্ন থাকে, তাহলে কল করুন. আমি আপনার সেবা এ আছি.
উ: ধন্যবাদ। যদি প্রয়োজন হয়, আমি অবশ্যই আপনার প্রস্তাব গ্রহণ করব। শুভকামনা.
বি. - বিদায়।
এই সংক্ষিপ্ত টেলিফোন কথোপকথন থেকে দেখা যায়, শিষ্টাচার শব্দভান্ডার মৌখিক স্বতঃস্ফূর্ত কথোপকথনের পুরো আভিধানিক রচনার একটি উল্লেখযোগ্য অংশ উপস্থাপন করে।
শিষ্টাচার সূত্রগুলি যোগাযোগ স্থাপনের উপায় হিসাবে কাজ করে: ম্যাক্সওয়েল কোম্পানির একজন প্রতিনিধি রবার্ট ডেভিস আপনার সাথে কথা বলছেন। আমি মিঃ জাইতসেভের সাথে কথা বলতে চাই।
তারা অনুরোধ, আমন্ত্রণ, অনুমতি, প্রস্তাব, ইত্যাদিতে প্রকাশিত ইচ্ছার প্রকাশের কাজও সম্পাদন করে: কল; আবেগপূর্ণ ফাংশন (আবেগ প্রকাশের সাথে সম্পর্কিত): খুব আনন্দদায়ক; আমি আনন্দিত.
শিষ্টাচার বাক্যাংশ তথ্য উপস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ: ধন্যবাদ. এটাই আমি জানতে চেয়েছিলাম। এইভাবে, শিষ্টাচার শুধুমাত্র যোগাযোগকারীদের সম্পর্ককে নিয়ন্ত্রণ করে না, বরং টেলিফোন সংলাপকে যুক্তিযুক্তভাবে সংগঠিত করার একটি মাধ্যমও। টেলিফোন ব্যবসায়িক যোগাযোগের সময় কঠোর নিয়ন্ত্রণের কারণে এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
উপসংহারে, এখানে এমিলি পোস্টের বই "শিষ্টাচার" থেকে টেলিফোন সংস্কৃতির সাথে সম্পর্কিত আটটি গুরুত্বপূর্ণ "করবেন না":
1. আপনি যদি ভুল নম্বর ডায়াল করেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করবেন না: "আমি কোথায় গিয়েছিলাম?", "এটি কোন নম্বর?" শুধু স্পষ্ট করুন: "এটি কি 555-34-56?"
2. ফোন তোলা এবং উত্তর দেওয়ার পরে, আপনি অবিলম্বে বলতে পারবেন না: "এক মিনিট" এবং আপনি আপনার ব্যবসার সাথে ডিল করার সময় কলারকে অপেক্ষা করতে বাধ্য করুন৷ আপনি যদি একেবারে কথা বলতে না পারেন, উদাহরণস্বরূপ, কারণ আপনাকে দরজায় উত্তর দিতে হবে, বলুন: "আমি আপনাকে কয়েক মিনিটের মধ্যে আবার কল করব" এবং এই প্রতিশ্রুতি পূরণ করতে ভুলবেন না।
3. মেমরি থেকে একটি নম্বর ডায়াল করার ঝুঁকি নেবেন না যদি আপনি পুরোপুরি নিশ্চিত না হন যে আপনি এটি মনে রেখেছেন৷
4. যদি আপনার সহকর্মীরা আপনার ভয়েস চিনতে না পারে তবে "আন্দাজ কে?"-এর অ-উদ্দীপক খেলাটি খেলবেন না।
5. জিজ্ঞাসা করবেন না; "শনিবার বিকেলে আপনি কি করছেন?" আপনি যদি এই সময়ে কিছু করার পরামর্শ দিতে চান। কথোপকথন ব্যস্ত থাকলে এই প্রশ্নটি প্রত্যাখ্যান বা অস্পষ্ট উত্তর অনুমান করে। শনিবার রাতে তার কিছুই করার নেই তা স্বীকার করতে বাধ্য করে আপনি তাকে বিব্রত করতে পারেন। কী ঘটছে তা ব্যাখ্যা করা এবং প্রস্তাব দেওয়া ভাল, যদি কথোপকথক সেই সময়ে মুক্ত থাকে, তার সাথে দেখা করার জন্য।
6. আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন তবে আপনি যখন ফোন তুলবেন তখন "হ্যালো" বলবেন না। এর নাম বলা ভালো।
7. ভুলে যাবেন না যে ব্যস্ত ব্যক্তিদের সাথে কথোপকথন যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখা উচিত।
8. টেলিফোন কথোপকথনের সময় যে দর্শক আসে তাকে আপনার কথা শোনার অনুমতি দেবেন না, তবে তাকে কয়েক মিনিটের মধ্যে ফিরে আসতে বলুন বা কিছুক্ষণের জন্য কথোপকথন বন্ধ করতে বলুন।
