ব্যবসায়িক টেলিফোন যোগাযোগের বৈশিষ্ট্য। ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ

মোবাইল ফোন আমাদের প্রত্যেকের জীবনের একটি অংশ হয়ে উঠেছে এবং টেলিফোন কথোপকথন আজ সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ। গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকাআধুনিক ব্যবসায়। ভবিষ্যতের লেনদেনের ফলাফল সরাসরি নির্ভর করে ক্লায়েন্ট বা অংশীদারের সাথে প্রথম টেলিফোন যোগাযোগের উপর। আজ, ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য মৌলিক নিয়ম রয়েছে যা যেকোনো কোম্পানির কর্মীদের অবশ্যই মেনে চলতে হবে।

টেলিফোন নৈতিকতা

টেলিফোন আজ যোগাযোগের একটি বহুল ব্যবহৃত মাধ্যম। আজ, একটি বড় কোম্পানি ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ ব্যতীত তার কাজ করতে পারে না এবং "গড়" বিক্রয় ব্যবস্থাপক তার কাজের সময়ের 20 থেকে 70% পর্যন্ত টেলিফোন কথোপকথনে ব্যয় করতে পারে এবং এই জাতীয় ক্ষেত্রে, টেলিফোন কথোপকথন সবচেয়ে বেশি হয়ে যায়। কোম্পানির কাজের গুরুত্বপূর্ণ অংশ এবং শ্রমিকদের জন্য বিপুল অর্থ উপার্জনের একটি উপায়, একটি মুনাফা করা। কিন্তু আপনি কোন লাভের কথা ভুলে যেতে পারেন যদি কোম্পানির কর্মচারী এবং বিক্রয় পরিচালকরা ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের সাথে ব্যবসায়িক টেলিফোন যোগাযোগের নিয়ম না জানেন এবং টেলিফোন কথোপকথনের সময় ক্ষমার অযোগ্য ভুল করে থাকেন।

একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন অবশ্যই বিশেষ নিয়ম এবং অ্যালগরিদম অনুসারে গঠন করা উচিত; সেখানে নিষিদ্ধ শব্দ এবং বাক্যাংশ রয়েছে যেগুলি ব্যবহার করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। এছাড়াও "টেলিফোন শিষ্টাচার" আছে যা অবশ্যই অনুসরণ করতে হবে যদি টেলিফোন কথোপকথনের উপর একটি ব্যবসা তৈরি করা হয়। কথোপকথনের প্রথম মিনিট থেকে, প্রথম "হ্যালো" থেকে ক্লায়েন্ট প্রতিষ্ঠানের একটি ছাপ তৈরি করে; এটি কোম্পানির কর্মচারী যিনি কথোপকথন পরিচালনা করেন যিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোম্পানির অদৃশ্য "মুখ" হয়ে ওঠেন এবং একটি মতামত গঠন করেন সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের মধ্যে কোম্পানি। এবং আপনি এই পথে ভুল করতে পারবেন না, যেহেতু নিয়ম লঙ্ঘন করা খারাপ আচরণ, যা কোম্পানির বিশ্বাসযোগ্যতাকে ব্যয় করতে পারে।

কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন

শুধুমাত্র একটি ফোন নম্বর ডায়াল করা এবং একটি কল করা আজকে একটি টেলিফোন কথোপকথনের জন্য যথেষ্ট নয় সাফল্যের জন্য "ধ্বংস"। গ্রাহক, ক্লায়েন্ট বা অংশীদারের সাথে কথোপকথন শুরু করার আগে, কোম্পানির প্রতিটি কর্মচারীকে অবশ্যই কথোপকথনের জন্য সঠিকভাবে প্রস্তুত করতে হবে।

1. কথোপকথন কি সম্পর্কে হবে চিন্তা করুন. কথোপকথনের উদ্দেশ্য কী, এর থেকে আপনি কী ফলাফল আশা করেন?
2. লিখিতভাবে বা মৌখিকভাবে মূল পয়েন্টগুলি তৈরি করুন যা কথোপকথনে ব্যবহার করা হবে, প্রধান প্রশ্নগুলি যা কথোপকথনের কাছে জিজ্ঞাসা করা উচিত;
3. আলোচনার জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ প্রস্তুত করুন: কাগজ, কলম, ক্যালকুলেটর, বিক্রয় স্ক্রিপ্ট (যদি আপনার থাকে), ক্যালেন্ডার, প্রয়োজনীয় কাগজপত্রইত্যাদি এই সমস্ত হাতের কাছে থাকা উচিত যাতে টেলিফোন কথোপকথনের সময় কম্পিউটারে একটি কলম বা প্রয়োজনীয় ফাইল অনুসন্ধান করা সহ কোনও কিছুই কর্মচারীকে বিভ্রান্ত না করে;
4. কথোপকথনের নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা জোরে বলুন। কখনও কখনও তাদের উচ্চারণে অসুবিধা দেখা দেয় এবং একজন ব্যক্তির নামে ভুল করা একেবারেই নিষিদ্ধ;
5. সঠিক মেজাজে পান। যখন কোনও কোম্পানির কর্মচারী এখনও "বামে" না হয়ে এবং নিজেকে অন্য সমস্যাগুলি থেকে বিমূর্ত না করে, নিজেকে বিভ্রান্ত না করে এবং একটি ইতিবাচক কথোপকথনে সুর না করে কোনও ক্লায়েন্ট বা গ্রাহককে কল করে, তখন লাইনের অপর প্রান্তের ব্যক্তি অবশ্যই এমন অনুভব করবেন। "মেজাজ।" আপনার কথোপকথনকে জয় করার জন্য আপনাকে যতটা সম্ভব কঠোর চেষ্টা করতে হবে।

একটি কথোপকথন শুরু

কথোপকথনের ফলাফল সরাসরি নির্ভর করে কিভাবে ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকের সাথে টেলিফোন কথোপকথন শুরু হয়। আপনাকে প্রথম মিনিট থেকেই আপনার কথোপকথনকে "পছন্দ" করার চেষ্টা করতে হবে। প্রথমত, কথোপকথনটি টেনে না নিয়ে সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্তভাবে কথা বলার চেষ্টা করুন, যাতে কথোপকথন কোনওভাবেই মনে না করে যে আপনি তার অনেক সময় নিবেন এবং এটিকে সমস্ত ধরণের বকবক করার জন্য নষ্ট করতে হবে - এটি আজ সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ। একজন ব্যবসায়ী ব্যক্তির জন্য যিনি প্রতি মিনিটে প্রশংসা করেন।

কথোপকথনের শুভেচ্ছার প্রতি বিশেষ মনোযোগ দেওয়া উচিত - এখানেই আপনার কোনও টেলিফোন কথোপকথন শুরু করা উচিত। দিনের সময়ের উপর নির্ভর করে, শুভেচ্ছা চয়ন করা ভাল: " সুপ্রভাত", "শুভ বিকাল" বা " শুভ সন্ধ্যা" তারপর, শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসারে, আহ্বানকারীকে অবশ্যই নিজের পরিচয় দিতে হবে এবং প্রতিষ্ঠানের নাম দিতে হবে এবং কাঠামোগত উপবিভাগযেখানে তিনি কাজ করেন। "শুভ বিকেল, আমার নাম মারিয়া, আমি একজন বিক্রয় ব্যবস্থাপক এবং আমি কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করি" ভালো জানালা" পরবর্তীতে বাধ্যতামূলকআপনাকে জিজ্ঞাসা করতে হবে যে কথোপকথন আরামদায়ক কিনা এই মুহূর্তেআপনার সাথে কথা বলুন, আপনার সাথে কিছু বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য তার নির্দিষ্ট পরিমাণ অবসর সময় আছে কিনা। যে কোনও ব্যক্তি অবচেতনভাবে তার সময়কে বিবেচনায় নেওয়ার বিষয়টির প্রশংসা করবে। যদি তারা আপনাকে কল করে তবে আপনাকে একটি অনুরূপ স্কিম অনুযায়ী কাজ করতে হবে: কথোপকথনকে অভিবাদন করুন, নিজের পরিচয় দিন এবং আপনি কীভাবে তাকে সাহায্য করতে পারেন তা স্পষ্ট করুন।

বিঃদ্রঃ
প্রিয় পাঠক! বাণিজ্য এবং পরিষেবার ক্ষেত্রে ছোট এবং মাঝারি আকারের ব্যবসার প্রতিনিধিদের জন্য, আমরা বিকাশ করেছি বিশেষ প্রোগ্রাম"Business.Ru", যা আপনাকে পূর্ণাঙ্গ গুদাম অ্যাকাউন্টিং, ট্রেড অ্যাকাউন্টিং, আর্থিক অ্যাকাউন্টিং বজায় রাখার অনুমতি দেয় এবং একটি বিল্ট-ইন রয়েছে সিআরএম সিস্টেম. বিনামূল্যে এবং প্রদত্ত উভয় পরিকল্পনা আছে.

ব্যক্তিটি বলার পরে যে তার পক্ষে কথা বলা সুবিধাজনক, তাকে ব্যাখ্যা করুন - সংক্ষেপে, সংক্ষিপ্তভাবে, স্পষ্টভাবে - আপনার কলের উদ্দেশ্য।

কথোপকথনের শুরুতে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হল যোগাযোগ স্থাপন করা। আপনার কথোপকথককে ইতিবাচক উপায়ে "সেট আপ" করার জন্য আপনাকে প্রথম বাক্যাংশ থেকে চেষ্টা করতে হবে, তাকে জয় করতে। এর রহস্য সহজ: হাসি। লাইনের অপর পাশের ব্যক্তিটি হাসলে, কথোপকথন অবশ্যই তার কণ্ঠে এটি অনুভব করবে এবং আবার হাসতে বা কেবল বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে কথোপকথনে টিউন করতে চাইবে। পুরো কথোপকথনটি ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকের জন্য "আরামদায়ক" হওয়া উচিত। এটি প্রয়োজনীয় যাতে তিনি কথোপকথন চালিয়ে যেতে চান, এবং হ্যাং আপ না করেন এবং আপনার কলের উত্তর না দেন।

টেলিফোন কথোপকথন: 15 "সুবর্ণ" নিয়ম

উপরে উল্লিখিত হিসাবে, আজ "টেলিফোন কথোপকথনের নীতিশাস্ত্র" রয়েছে, যা এই ধরণের যোগাযোগের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা অবশ্যই পালন করা উচিত এবং, প্রথমত, এটি বিক্রয় পরিচালকদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যাদের মূল লক্ষ্য হল ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ "স্থাপিত করা" এবং গ্রাহকদের পণ্য বা পরিষেবা ক্রয় করতে উদ্বুদ্ধ করতে। আমরা আপনার নজরে একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের 15টি "সুবর্ণ" নিয়ম উপস্থাপন করি।

• নিজেকে স্পষ্টভাবে প্রকাশ করুন; দীর্ঘ নৈতিকতামূলক আলোচনা এবং অপ্রয়োজনীয় দর্শনের "এ না গিয়ে" আপনার সমস্ত চিন্তাভাবনা যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশ করার চেষ্টা করা উচিত। ফোনে খুব জোরে বা খুব নরমভাবে কথা বলবেন না - কথা বলার ভলিউম সর্বোত্তম হওয়া উচিত;
• বক্তৃতা অবশ্যই অক্ষরপূর্ণ হতে হবে; বাক্যাংশ এবং বাক্যাংশগুলি পরিচালনা করতে বা চাপযুক্ত শব্দগুলিতে বোকা ভুল করবেন না। শিক্ষিতদের জন্য এবং শিক্ষিত ব্যক্তিএই ধরনের ভুলগুলি "প্রথম ঘণ্টা" হবে যে এই ধরনের নিরক্ষর লোকদের নিয়োগ করে এমন একটি কোম্পানির সাথে কোনও ব্যবসা না করাই ভাল;

আমাদের প্রগতিশীল যুগে, যোগাযোগমূলক মিথস্ক্রিয়া একটি অগ্রণী অবস্থান নেয়। বেশিরভাগ জটিল সমস্যা এবং সমস্যা টেলিফোন কথোপকথনের মাধ্যমে সমাধান করা যেতে পারে। যোগাযোগের এই মাধ্যমটির মাধ্যমে যোগাযোগের জন্য ধন্যবাদ, লোকেরা সবচেয়ে লাভজনক চুক্তিটি করতে সক্ষম হয় বা "ভুল পরিস্থিতিতে" সম্পূর্ণরূপে একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্টকে হারাতে পারে। তাই প্রত্যেক শিক্ষিত মানুষের টেলিফোন শিষ্টাচারের মৌলিক বিষয়গুলো আয়ত্ত করা প্রয়োজন। ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ কী এবং কীভাবে এটি সঠিকভাবে পরিচালনা করা যায় তা আমাদের আজকের নিবন্ধের বিষয়।

আমাদের প্রত্যেকের অবশ্যই সঠিকভাবে আলোচনা করতে শিখতে হবে, যেহেতু কথোপকথনের নেতৃত্ব দিচ্ছেন তার প্রতিপক্ষ এবং তার ক্রিয়াকলাপ দেখার সুযোগ নেই। একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে আপনার পক্ষে এমনভাবে রাজি করাতে যাতে কথোপকথনের প্রথম মিনিটে তার থামার ইচ্ছা না থাকে, অনেক প্রচেষ্টার প্রয়োজন হবে। একজন ব্যক্তি এবং তিনি যে সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করেন তার খ্যাতি টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করার ক্ষমতার উপর নির্ভর করে।

আসন্ন কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন

একটি গুরুতর ফোন কল করার আগে, আপনাকে এটির জন্য সাবধানে প্রস্তুত করা উচিত:

1. মানসিকভাবে প্রস্তুত হন।
2. প্রণয়ন করুন, বা আরও ভাল, কাগজে আসন্ন কথোপকথনের লক্ষ্য, পরিকল্পনা এবং প্রধান বিষয়গুলি লিখুন, যা আলোচনার সময় সর্বদা আপনার সামনে থাকবে।
3. টেলিফোন কথোপকথনের সময় দরকারী হতে পারে এমন সমস্ত উপকরণ প্রস্তুত করতে ভুলবেন না।
4. কথোপকথন শুরু হওয়ার আগেই নেতিবাচকতা এবং ব্যক্তিগত সমস্যা থেকে নিজেকে দূরে রাখা প্রয়োজন, যেহেতু ভয়েস একটি আক্রমনাত্মক মনোভাব ছেড়ে দিতে পারে, যা ক্লায়েন্ট প্রায়শই ব্যক্তিগতভাবে গ্রহণ করে।
5. আলোচনার জন্য সময় নির্বাচন করতে হবে যাতে এটি আপনার এবং কথোপকথন উভয়ের জন্য সুবিধাজনক হয়। আপনি যদি কোনও ব্যবসায়িক অংশীদারকে কল করার পরিকল্পনা করেন তবে তার জন্য একটি সুবিধাজনক সময় আগে থেকেই তার সাথে আলোচনা করার চেষ্টা করুন।

ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের বুনিয়াদি

কল করার সময়, প্রথমে আপনার নিজের পরিচয় দিতে হবে এবং বলুন আপনি কি উদ্দেশ্যে কল করছেন। এই ক্ষেত্রে, আপনি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ স্বন নির্বাচন করতে হবে। একটি টেলিফোন কথোপকথন দীর্ঘ বিরতি ছাড়াই হওয়া উচিত, এটি শক্তিশালী এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।

প্রদান করা অসম্ভব মানসিক চাপআলোচনা প্রক্রিয়া চলাকালীন, কারণ এক্ষেত্রেএটি অসম্ভাব্য যে আপনি এইভাবে একজন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের পক্ষে জয়লাভ করতে সক্ষম হবেন। অনুপযুক্ত প্রশ্ন না করার চেষ্টা করুন। যে ক্ষেত্রে টেলিফোন কল আন্তর্জাতিক বা দূর-দূরত্বের হয়, এটি নিশ্চিত করতে হবে যে এটি ছয় মিনিটের বেশি স্থায়ী হয় না। সমস্ত ব্যবসার প্রস্তাব এবং দাবি যুক্তি দ্বারা সমর্থিত করা আবশ্যক. প্রশ্নের উত্তর সত্য এবং সংক্ষিপ্তভাবে দিতে হবে। কাগজে কথোপকথনের পরিকল্পনাটি আগেই রূপরেখা করা ভাল।

কথোপকথনের শেষে, কথোপকথনের সময় আপনি যে সমস্ত চুক্তিতে এসেছেন সেগুলি সম্পর্কে আবার কথা বলতে ভুলবেন না। যেহেতু আপনি কলটি শুরু করেছেন, কথোপকথনের শেষটিও আপনার কাছ থেকে আসা উচিত, এমন পরিস্থিতিতে যেখানে কথোপকথক অবস্থানে সিনিয়র হয়।

যখন আলোচনার শেষে আপনি কল ব্যাক করার প্রতিশ্রুতি দেন, তখন দেরি না করার চেষ্টা করুন এবং 24 ঘন্টার মধ্যে দ্বিতীয় কল করুন। মনে রাখবেন যে আপনি আপনার বাড়ির নম্বরে অংশীদারদের ডায়াল করতে পারবেন না।

এমন পরিস্থিতিতে যেখানে, কল করার পরে, আপনি কর্মক্ষেত্রে আপনার সঙ্গীকে খুঁজে পাচ্ছেন না, তাকে ফিরে কল করার জন্য একটি সুবিধাজনক সময় নির্দিষ্ট করুন এবং তিনি এখন কোথায় আছেন তা জিজ্ঞাসা করবেন না। দৃষ্টিকোণ থেকে ব্যবসায়িক নৈতিকতাএটা সঠিক নয়.

ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের এই নিয়মগুলি অনুসরণ করুন:

• সর্বাধিক তৃতীয় রিং পরে ফোন তোলার চেষ্টা করুন.
• কর্মক্ষেত্র থেকে উত্তর দেওয়ার সময়, আপনাকে সেই ব্যক্তিকে শুভেচ্ছা জানাতে হবে, কোম্পানির নাম বলতে হবে এবং তারপরে নিজের পরিচয় দিতে হবে।
• কলকারী যদি নিজের পরিচয় না দেয়, বিনয়ের সাথে তাকে তার নাম দিতে বলুন। উদাহরণস্বরূপ, এখানে উপযুক্ত বাক্যাংশগুলি হল: "আমি কার সাথে কথা বলছি তা জানতে চাই," "আপনি কি অনুগ্রহ করে নিজের পরিচয় দিতে পারেন?" বা "মাফ করবেন, আমি কিভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করব?"
• আপনার কথোপকথনের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার দ্রুত টেলিফোন নম্বরগুলি খুঁজে পাওয়া উচিত যা আলোচনার সময় কার্যকর হতে পারে।
• যদি আপনি আপনার লাঞ্চ আওয়ারে একটি কল পান, অন্য কাউকে উত্তর দিতে বলুন যাতে আপনাকে আপনার মুখ দিয়ে উত্তর দিতে না হয়।
• কলকারীকে কথোপকথনটি শেষ করতে হবে; যদি উদ্যোগটি আপনার কাছ থেকে আসে তবে পদক্ষেপটি অনৈতিক দেখাবে।

একটি টেলিফোন কথোপকথনের সময় কি ভুল করা হয়?

মধ্যে অনেক গবেষণা পরিচালিত হয়েছে ব্যবসায়ী, নির্দেশ করে যে প্রায় 56% কল শুভেচ্ছা বাক্যাংশ ছাড়াই করা হয়। শুভেচ্ছা না বলার কারণ ব্যাখ্যা করে ব্যবসায়ীরা বলেন, এটা না বলেই চলে, তারাও দিনে অনেক সময় হ্যালো বলতে পারেন না। এখানে এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে বক্তৃতা যোগাযোগে এমন কিছু নেই যা বলা ছাড়া যায় না এবং তাই প্রতিটি শব্দগুচ্ছ অবশ্যই কণ্ঠ দিতে হবে।

কোনো অবস্থাতেই আপনার কথোপকথনের মাঝখানে বাধা দেওয়া উচিত নয় - তাকে শেষ পর্যন্ত তার চিন্তাভাবনা প্রকাশ করার সুযোগ দিন। এটি স্পষ্টভাবে শব্দ উচ্চারণ করা প্রয়োজন, এবং বক্তৃতার স্বন এবং এর ভলিউম নিরীক্ষণ করা প্রয়োজন। কথোপকথককে উত্তর দেওয়ার অধিকার দেওয়ার জন্য প্রশ্নের মধ্যে একটি বিরতি থাকা উচিত।

নেতিবাচক আবেগকে মুক্ত লাগাম দেওয়া উচিত নয়, কারণ এটি একজন ব্যবসায়িক অংশীদারকে বিরক্ত করতে পারে।

• অনেকক্ষণ ফোন তুলবেন না।
• কথোপকথনের শুরুতে, আপনার নিম্নলিখিত শব্দগুলি বলা উচিত নয়: "বলুন," "হ্যাঁ," "হ্যালো।" যদি না এটি আপনার পুরানো বন্ধু হয়।
• একই সময়ে বেশ কয়েকটি কথোপকথন চালিয়ে যান।
• এমনকি কয়েক মিনিটের জন্য আপনার ফোনকে অযৌক্তিক ছেড়ে দিন।
• নোটের জন্য কাগজের স্ক্র্যাপ ব্যবহার করুন, যা পরে হারানো সহজ।
• অনেকবার সহকর্মীদের কাছে ফোন দিয়ে যাচ্ছেন।

আপনি যদি উচ্চারণ সহ কথা বলেন, বাক্যাংশগুলি যতটা সম্ভব স্পষ্টভাবে উচ্চারণ করার চেষ্টা করুন। আপনার সহকর্মীদের সাথে কথোপকথনে মন্তব্য করার জন্য কোনও পরিস্থিতিতেই আপনার হাত দিয়ে রিসিভারটি ধরে রাখা উচিত নয়, কারণ কথোপকথক সবকিছু শুনতে পারে। এইভাবে, আপনি নিজেকে একটি বিশ্রী পরিস্থিতিতে খুঁজে পাবেন।

যদি আপনার কথোপকথন আপনার কাছে অভিযোগ করে, আপনি তাকে বলতে পারবেন না যে এই ভুলটি আপনার নয়, বা এই সমস্যাটি আপনার যোগ্যতার মধ্যে নেই। এই ধরনের প্রতিক্রিয়া প্রতিষ্ঠানের সুনামের উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে এবং সমস্যা সমাধানে সাহায্য করবে না। যদি এটি আপনার দোষ হয়, ক্ষমা চাইতে ভুলবেন না এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সমস্যা সমাধান করার চেষ্টা করুন।

এড়ানোর জন্য কিছু বাক্যাংশ রয়েছে:

• "আমি জানি না"।
• "আমরা এটি সমাধান করতে পারি না।"
• "তোমাকে অবশ্যই".
• "আমি এক সেকেন্ডের মধ্যে ফিরে আসব।"

এই উত্তরগুলিকে নিরপেক্ষ দিয়ে প্রতিস্থাপন করা ভাল, যা আরও বিশ্বস্ত হবে এবং কোম্পানির খ্যাতি নষ্ট করবে না। আপনি যখন সঠিক উত্তর দিতে অক্ষম হন, তখন বলা ভাল যে আপনি তথ্যটি পরিষ্কার করার চেষ্টা করবেন এবং কল ব্যাক করবেন। এই বাক্যাংশ ব্যবহার করুন:

• "আমি তথ্যটি পরিষ্কার করব এবং এখনই আপনাকে আবার কল করব।"
• "আমরা সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করব।"

ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি পর্যবেক্ষণ করে, আপনি নিজেকে প্রতিষ্ঠিত করতে সক্ষম হবেন সেরা দিকএবং আপনি যে কোম্পানির জন্য কাজ করেন তার ইতিবাচক ইমেজ নিশ্চিত করুন।

সচিব টেলিফোন শিষ্টাচার সবচেয়ে এক গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যভাল সচিব। টেলিফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগ সচিবের সাথে শুরু হয়, কারণ সেক্রেটারিই প্রথম কোম্পানিতে ফোন তোলেন।

সচিবের কাজ হল অফিসে আসা সমস্ত কল গ্রহণ করা এবং তারপর এই কলগুলি বিভাগ বা কর্মচারীদের মধ্যে বিতরণ করা। সেক্রেটারির দায়িত্বগুলির মধ্যে কোম্পানির মূল্য এবং পরিষেবা ইত্যাদির বিষয়ে গ্রাহকদের প্রাথমিক পরামর্শও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

কলকারী কোম্পানি সম্পর্কে যে ধারণা পায় তার উপর নির্ভর করে সেক্রেটারি ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচার কতটা ভাল জানেন, তাই এই বিন্দুতে খুব মনোযোগ দিতে হবে।

আপনি যদি একজন সচিব হন, তাহলে বেশ কিছু সাচিবিক টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়ম রয়েছে যা আপনাকে জানার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।

• ফোন কল রিসিভ করার সময়, নিজের পরিচয় দিন। কোম্পানির আকার এবং এতে গৃহীত নিয়মগুলির উপর নির্ভর করে, আপনি নিজেকে বিভিন্ন উপায়ে পরিচয় করিয়ে দিতে পারেন, তবে যে কোনও ক্ষেত্রে এটি প্রয়োজনীয়। "এনএন কোম্পানি, শুভ বিকাল!" বা "এনএন কোম্পানি, হ্যালো!", বা "আন্তর্জাতিক সহযোগিতা বিভাগ, ইভান ইভানোভিচ!", বা "মার্কেটিং বিভাগ, ইভান ইভানোভিচ, শুভ বিকাল!"। আপনি বলতে পারবেন না: "হ্যালো!", "হ্যাঁ!", "বলুন!"।
• সচিব টেলিফোন শিষ্টাচার নির্দেশ করে যে আপনি চতুর্থ রিং এর আগে ফোনটি তুলে নিন। আসলে, দ্বিতীয় কলের পরে বা অন্তত তৃতীয় কলের পরে ফোনটি তোলাই ভাল। পঞ্চম রিং পরে, একটি নিয়ম হিসাবে, কল হারিয়ে বলে মনে করা হয়।
• প্রায়শই সচিবের একটি তথাকথিত মিনি পিবিএক্স ইনস্টল থাকে, যা একবারে বেশ কয়েকটি কল গ্রহণ করে। ফোনে থাকাকালীন আপনি যদি দ্বিতীয় কল পান, স্পিকার তার বাক্য শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এবং বলুন, উদাহরণস্বরূপ, "আপনি কি এক সেকেন্ড অপেক্ষা করতে পারেন?" প্রথম লাইনটি আপনাকে বললে শুধুমাত্র দ্বিতীয় কলটি ধরুন: "হ্যাঁ।" আপনি যখন দ্বিতীয় কলটি ধরবেন, তখন নিজের পরিচয় দিন এবং একটু অপেক্ষা করতে বলুন। আপনি কেবল ফোনটি তুলতে পারবেন না এবং অবিলম্বে কলারকে হোল্ডে রাখতে পারবেন। তারপর প্রথম লাইনে ফিরে যান। আপনি যদি দেখেন যে প্রথম লাইনের কথোপকথনে আরও সময় লাগবে, তাহলে কলারের ফোন নম্বর নিন এবং তাকে আবার কল করুন। পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনি নিজেই সিদ্ধান্ত নেবেন কার কাছ থেকে ফোন নম্বর নেওয়া এবং কল ব্যাক করা ভাল এবং কার সাথে কথোপকথন চালিয়ে যাওয়া ভাল, তবে যে কোনও ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচার কলারকে লাইনে অপেক্ষা না করার পরামর্শ দেয়। খুব দীর্ঘ জন্য. মোবাইল ফোন থেকে কল করলে লোকেদের অপেক্ষায় রাখবেন না। এই ক্ষেত্রে, নম্বরটি নেওয়া এবং কল ব্যাক করাও ভাল।
• আপনি নিজের পরিচয় দেওয়ার পরে, আপনাকে কলটি অন্য লাইনে যে ব্যক্তিকে কল করা হয়েছে তার কাছে স্থানান্তর করতে হবে। যদি সে নিজেকে পরিচয় না দেয় তবে তার নাম জিজ্ঞাসা করুন। উদাহরণস্বরূপ, তিনি যদি ইভান ইভানোভিচকে জিজ্ঞাসা করেন, বলুন: "আমি কীভাবে আপনাকে ইভান ইভানোভিচের সাথে পরিচয় করিয়ে দিতে পারি?" এটি ঘটে যে কলকারী আপনার কাছে একটি পরিস্থিতি বর্ণনা করেছেন, তবে কোম্পানির অন্য একজন কর্মচারী এই সমস্যাটি মোকাবেলা করছেন। একটি মোটামুটি সাধারণ ভুল যা অনেক সচিব ফোনে করেন তা হল একজন ক্লায়েন্টকে একজন কর্মচারীর কাছে পরিবর্তন করে অন্য কর্মচারীর কাছে সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা না করে ক্লায়েন্ট আপনাকে যে সমস্যার কথা বলেছে তার সারাংশ। ফলস্বরূপ, ক্লায়েন্ট আবার তাকে আপনার কোম্পানিতে কী নিয়ে এসেছে সে সম্পর্কে কথা বলতে বাধ্য হয়। এটি কোম্পানির একটি বরং কঠিন ছাপ তৈরি করে, বিশেষ করে যদি পরবর্তী কর্মচারী তাকে আবার অন্য কোথাও স্যুইচ করে এবং ক্লায়েন্টকে তৃতীয়বার বা এমনকি চতুর্থবার তার গল্প বলতে হবে।
• আপনার ছেড়ে কর্মক্ষেত্র, ফোনের উত্তর দেওয়ার জন্য অন্য সচিবের ব্যবস্থা করুন, অথবা, আপনি যদি কোম্পানির একমাত্র সচিব হন তবে ফোনটি অন্য কর্মচারীর কাছে স্যুইচ করুন। একটি ফোন অযৌক্তিক রেখে যাওয়া কোম্পানির একটি খুব খারাপ ধারণা তৈরি করে।
• ফোনে কখনই "সবাই লাঞ্চে আছে" বলবেন না, এমনকি যদি এটি সত্য হয়। এটি অত্যন্ত অপ্রফেশনাল। কলকারী কার সাথে কথা বলতে চেয়েছিলেন তা জিজ্ঞাসা করুন এবং বলুন যে ইভান ইভানোভিচ বর্তমানে একটি মিটিং এ আছেন এবং তারপরে কলারের ফোন নম্বর নিন এবং বলুন যে আপনি ইভান ইভানোভিচকে তাকে কল করতে বলবেন।
• ফোনে সচিবকে বলা উচিত নয়: "পরে কল করুন।" এটি একটি ভুল যা দুর্ভাগ্যক্রমে খুব সাধারণ। ক্লায়েন্ট ইতিমধ্যে আপনাকে কল করেছে। ব্যবসা অনুযায়ী টেলিফোন শিষ্টাচার, কল ফেরত দিতে হবে। কলারের ফোন নম্বর নিন এবং বলুন যে আপনি ইভান ইভানোভিচকে তাকে কল করতে বলবেন।
• যে ব্যক্তি আপনাকে কল করছে সে লাইনে থাকা অবস্থায় আপনার যদি কিছু খুঁজে বের করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ফোনটি কখনই একা রেখে যাবেন না। হোল্ড বোতাম টিপতে ভুলবেন না, যা কলারের জন্য সঙ্গীত চালাবে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আপনি যা আলোচনা করছেন তা তিনি শুনতে পান না, বিশেষ করে যদি এটি তাকে উদ্বেগ করে। আপনার হাত দিয়ে মাইক্রোফোন ধরবেন না; এটি সাহায্য করবে না।
• আপনি কিছু খাওয়া বা পান করার সময় আপনি ফোনে কথা বলতে পারবেন না। এছাড়াও "আমি জানি না", "আমি আপনাকে সাহায্য করতে পারি না", "অপেক্ষা করুন", "প্রত্যাশী", "আপনার উচিত", "আপনার প্রয়োজন", "আপনার উচিত", "এটি আপনার জন্য ভাল" এর মতো বাক্যাংশগুলি এড়িয়ে চলুন "যোগাযোগ করার সময়। আপনি কলকারীকে তাড়াহুড়ো করতে পারবেন না। আপনি তর্ক করতে পারবেন না.
• আহ্বানকারীর সাথে অভদ্র আচরণ করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। যদি একজন রাগান্বিত ক্লায়েন্ট আপনাকে কল করে, যিনি আবেগপ্রবণ হতে পারেন এবং এমনকি একটি কড়া শব্দও ঢোকান, শান্ত থাকুন। যাই হোক না কেন, এই আবেগগুলি ব্যক্তিগতভাবে আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। আপনি এই ক্লায়েন্টের সাথে খারাপ কিছু করেননি। অতএব, আপনার বিক্ষুব্ধ হওয়ার দরকার নেই, তবে বুঝতে হবে যে একজন ব্যক্তির কথা বলা দরকার, "বাষ্প ছেড়ে দেওয়া"। আপনি বিস্ফোরিত এবং ধরনের প্রতিক্রিয়া করতে পারবেন না. শান্ত থাক. তিনি আপনাকে যা বলতে চান তা শুনুন এবং তারপরে প্রস্তাব করুন, উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে ইভান ইভানোভিচের সাথে সংযোগ করার জন্য, যিনি তাকে সাহায্য করতে পারেন। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল ক্লায়েন্টকে বুঝতে দেওয়া যে তারা তাকে তার সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করতে চায়, এবং শুধুমাত্র বিরক্তিকর মাছির মতো তাকে পরিত্রাণ পেতে চায় না। ইভান ইভানোভিচকে সমস্যার সারাংশ সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন। ক্লায়েন্টকে আবার সবকিছু ব্যাখ্যা করতে বাধ্য করবেন না।
• কথোপকথনটি যদি আপনার কলারের নম্বর নেওয়ার মাধ্যমে শেষ হয়, বা কলটি আপনার জন্যই করা হয়েছিল, কথোপকথনটি শেষ করার আগে, কোম্পানিকে কল করার জন্য অন্য ব্যক্তিকে ধন্যবাদ জানান। বলুন, "কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, বিদায়।"

সাধারণ বিষয়ক দপ্তরের সচিব মো

ব্যবসার জন্য আর্থিক স্টুডিও "ডেলোপোলিস"

সালনিকোভা ক্রিস্টিনা

ভেনিয়ামিন লেভিটস্কি (ম্যাগডেবার্গ)

জীবন কল্পনা করা অসম্ভব আধুনিক মানুষএকটি ফোন ছাড়া। টেলিফোন যোগাযোগ তার ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হয়ে উঠেছে। টেলিফোন যেকোনো দূরত্বে এবং যেকোনো সময়ে তথ্যের ক্রমাগত কর্মক্ষম আদান-প্রদান প্রদান করে, যা আপনাকে ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত সমস্যা দ্রুত সমাধান করতে দেয়।

গবেষণা দেখায় যে গড়ে 25% পর্যন্ত কাজের সময় ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনে ব্যয় করা হয় এবং 90% ক্ষেত্রে টেলিফোন হল প্রধান কাজের "সরঞ্জাম"।

ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনমৌখিক দূরবর্তী ব্যবসায়িক কথোপকথন একটি ফর্ম ব্যবহার করে বাহিত প্রযুক্তিগত উপায়. টেলিফোন কথোপকথনের একটি বৈশিষ্ট্য (একটি ভিডিও চিত্রের সাথে কথোপকথন বাদে) এই ধরনের ব্যবহার না করা গুরুত্বপূর্ণ উপায় লিখিত যোগাযোগ, যেমন অঙ্গভঙ্গি, অঙ্গবিন্যাস, মুখের অভিব্যক্তি, কথোপকথনকারীদের স্থানিক অবস্থান।

অতএব, কথোপকথনের সূক্ষ্মতা জানাতে, মৌখিক অভিব্যক্তি সক্রিয় করা প্রয়োজন, বিশেষ মনোযোগভয়েস দিতে হবে এবং বক্তৃতা বৈশিষ্ট্য: টোনালিটি, টিম্বার, কন্ঠস্বর, উপযুক্ত বক্তৃতা সূত্রের ব্যবহার।

বিভিন্ন পর্যায়ে একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের কার্যকারিতা বাড়ানোর জন্য, আপনি নিম্নলিখিত সুপারিশ এবং কৌশলগুলি ব্যবহার করতে পারেন।

টেলিফোন কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন

1. আসন্ন কথোপকথনের উদ্দেশ্য আপনার কাছে স্পষ্ট হলেই কথোপকথনের ফোন নম্বর ডায়াল করুন।

2. আপনি আপনার কথোপকথককে যে প্রধান প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করতে চলেছেন তা আগে থেকেই লিখে রাখুন৷

3. কথোপকথনের সময় প্রয়োজনীয় নথিগুলি প্রস্তুত করুন (শংসাপত্র, চিঠিপত্র, পর্যালোচনা, প্রতিবেদন, আইন ইত্যাদি)।

4. একটি টেলিফোন কথোপকথনের জন্য সর্বোত্তম সময় চয়ন করুন, পূর্বে ব্যবসায়িক অংশীদারের কাছ থেকে কথোপকথনের জন্য একটি সুবিধাজনক সময় খুঁজে বের করে এবং আগে থেকেই সম্মত হন। গুরুত্বহীন ফোন কলগুলি করুন যা আপনাকে কর্মদিবসে করতে হবে যখন তারা আপনার ব্যবসার ছন্দকে ব্যাহত করবে না। যদি সম্ভব হয়, টেলিফোন কথোপকথনের জন্য কাজ এবং মিটিংগুলির মধ্যে বিরতি ব্যবহার করুন; টেলিফোন কলের জন্য সবচেয়ে অনুকূল সময় হল 8:00 থেকে 9:30 পর্যন্ত; 13:30 থেকে 14:00 বা 16:30 এর পরে। একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য আপনার ব্যবসায়িক অংশীদারকে তার বাড়ির ফোনে কল করা শুধুমাত্র একটি গুরুতর কারণের জন্য ন্যায়সঙ্গত হতে পারে। একই সময়ে, আপনি যাকেই কল করুন না কেন, বস বা অধস্তন, আপনার 22 ঘন্টা পরে এটি করা উচিত নয়, যদি না এটির জন্য জরুরি প্রয়োজন হয় বা কলটির পূর্বে সম্মতি না পাওয়া যায়।

5. ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করার সময়, ব্যবহারের নির্দিষ্টতা বিবেচনা করুন আধুনিক উপায়টেলিফোন (ইলেক্ট্রনিক) যোগাযোগ: রেডিওটেলিফোন, পেজার, মোবাইল ফোন, প্রোগ্রাম স্কাইপ. তথ্য সুরক্ষায় মনোযোগ দিন: মূল্যবান এবং গোপনীয় তথ্য শুধুমাত্র হ্যাকারদের নয়, প্রতিযোগীদেরও সম্পত্তি হয়ে উঠতে পারে; গোপনীয় তথ্য হারানোর ঝুঁকি বিবেচনা করুন.

একটি টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করার নিয়ম

তুমি যদি ডাকো,টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার জন্য নিম্নলিখিত নিয়মগুলি পর্যবেক্ষণ করুন:

1. একটি টেলিফোন কথোপকথনের শুরুতে, নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন এবং এর উদ্দেশ্যটি বলুন এবং শুধুমাত্র তারপর কথোপকথনের সারমর্মে যান।

2. লাইভ যোগাযোগে ব্যবহার করার জন্য সুবিধাজনক ভাষা ব্যবহার করে আপনার কলার আপনার বিপরীতে বসে আপনার সাথে কথা বলার চেষ্টা করুন।

3. একটি সূক্ষ্ম আলোচনার শৈলী বজায় রাখুন, নম্র, সঠিক, শ্রদ্ধাশীল এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হন, নেতিবাচক আবেগ দেখাবেন না, যদিও আপনি কথোপকথনে সবকিছু পছন্দ করেন না।

4. স্পষ্টভাবে এবং স্পষ্টভাবে নিজেকে প্রকাশ করুন, মনে রাখবেন যে ফোন বক্তৃতা ঘাটতি বাড়িয়ে তোলে - শব্দের দ্রুত বা ধীর উচ্চারণ বোঝা কঠিন করে তোলে। তাই, দেশে ইন্দো-ইউরোপীয় ভাষাপ্রতি মিনিটে 200 থেকে 500 সিলেবলের হারে কথা বলুন, এই মানগুলির নীচে বা তার উপরে গতিগুলিকে যথাক্রমে "অত্যন্ত ধীর" বা "অত্যন্ত দ্রুত" হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে। সংখ্যা, সঠিক নাম এবং ব্যঞ্জনবর্ণের উচ্চারণে বিশেষ মনোযোগ দিন। যদি একটি কথোপকথনে শহরের নাম, সঠিক নাম, উপাধি, ইন্টারনেট ঠিকানা ইত্যাদি থাকে, যা কান দ্বারা খারাপভাবে অনুভূত হয়, তবে ভুলগুলি এড়াতে সেগুলিকে সিলেবল বা এমনকি অক্ষর দ্বারা অক্ষর দ্বারা উচ্চারণ করা উচিত;

5. সংক্ষিপ্ত হোন - যেমন বিশ্লেষণ দেখায়, টেলিফোন কথোপকথনে 30-40% সময় শব্দ এবং বাক্যাংশের পুনরাবৃত্তি, অপ্রয়োজনীয় বিরতি, অপ্রয়োজনীয় শব্দ. 6. আপনি যদি অন্য ডিভাইসে একটি গুরুত্বপূর্ণ টেলিফোন কল পান তবে কথোপকথনে বাধা দেবেন না। যদি একেবারে প্রয়োজন হয়, কথোপকথনে বাধা দেওয়ার জন্য অনুমতি নিন এবং আপনার সঙ্গীকে আশ্বস্ত করুন যে আপনি তাকে 10 মিনিটের মধ্যে আবার কল করবেন।

6. টেলিফোন কথোপকথনের সময়, আপনার কর্মীদের সাথে "সমান্তরাল কথোপকথন" এড়িয়ে চলুন।

7. আপনি যদি ভয়েস রেকর্ডারে কথোপকথন রেকর্ড করতে চান তবে আপনার কথোপকথনের সম্মতি জিজ্ঞাসা করুন, একটি সমান্তরাল ডিভাইস সংযুক্ত করুন বা স্পিকারফোন চালু করুন যাতে কথোপকথনটি রুমের লোকেরা শুনতে পারে।

8. কথোপকথনের শেষে, সংক্ষিপ্তভাবে ফলাফলগুলি সংক্ষিপ্ত করুন, কথোপকথক আপনাকে সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছিলেন কিনা তা স্পষ্ট করুন, আলোচনার অধীনে ইস্যুতে যে ব্যবস্থা নেওয়া দরকার তা তালিকাভুক্ত করুন (কে ঠিক, কখন এবং কী করা উচিত)।

9. প্রয়োজনে, কথোপকথনকারীকে টেলিফোন কথোপকথনের একটি সংক্ষিপ্ত লিখিত নিশ্চিতকরণ, ভয়েস রেকর্ডিংয়ের একটি অনুলিপি, ইত্যাদি দেওয়ার প্রতিশ্রুতি দিন।

10. কথোপকথনের সময়, নাম, সংখ্যা ইত্যাদির মতো গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ লিখুন। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য, যা আপনার সহকর্মীরা তখন পড়তে পারবে।

11. মনিটর করুন (বিশেষত দূর-দূরত্বের এবং আন্তর্জাতিক কলের সময়) কলের সময়কাল, এর খরচ বিবেচনা করুন, এই উদ্দেশ্যে একটি ইলেকট্রনিক কাউন্টার ব্যবহার করুন।

12. উদ্দেশ্য অর্জিত হওয়ার সাথে সাথে কথোপকথন শেষ করুন। কথোপকথনের শেষে, শিষ্টাচারের বাক্যাংশগুলি বলতে ভুলবেন না: ক্ষমা প্রার্থনা, কৃতজ্ঞতার শব্দ, আশ্বাস। একটি কথোপকথনের শেষ, এটির শুরুর মতো, সবচেয়ে উজ্জ্বল ছাপ ফেলে।

যদি তারা তোমাকে ডাকে,নিম্নলিখিত নিয়মগুলি পর্যবেক্ষণ করুন:

1. কার ফোনের উত্তর দেওয়া উচিত? সচিব (যদি একজন থাকে) বা আপনি।

2. কখন ফোন তুলবেন? প্রথম রিংয়ের পরে, তবে চতুর্থটির পরে নয়।

3. প্রথম শব্দ: "হ্যালো", "হ্যাঁ" বা "শুনুন" নয়, তবে "কোম্পানি..." "বিভাগ...", "ব্যবস্থাপনা..." বা "পরিচালক", তারপর আপনি আপনার শেষ নাম বলতে পারেন। .

4. আপনার কাকে অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত: একটি টেলিফোন কল বা এমন একজন ব্যক্তি যার সাথে আপনি অফিসে কথা বলছেন? এটি সব পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে: কথোপকথন শেষ হলে, কলকারীকে অপেক্ষা করতে বলুন; যদি কথোপকথনটি আরও 10 - 15 মিনিট স্থায়ী হয় তবে গ্রাহককে একটি নির্দিষ্ট সময়ের পরে কল করতে বলুন;

5. আপনি একটি দীর্ঘ কথোপকথন করছেন বা অনেক দর্শক আছে. এই ক্ষেত্রে, ফোন নম্বরটি লিখুন এবং আপনি ফ্রি হওয়ার পরে কল ব্যাক করুন।

6. কথোপকথন ব্যাহত হলে কে কল ব্যাক করে? যিনি ডাকলেন।

7. অফিসে মানুষের সামনে একটি সংবেদনশীল বিষয় নিয়ে কিভাবে কথা বলতে হয়? একদম কথা বলবেন না। আপনি একা থাকলে পরে কথা বলার সুযোগ খুঁজুন।

8. সর্বোত্তম সময়কাল কি? ব্যবসায়িক কথোপকথনফোনের দ্বারা? 3 মিনিটের বেশি নয়: পারস্পরিক পরিচয় - 20 সেকেন্ড, প্লাস বা বিয়োগ 5 সেকেন্ড; বিষয়টির সাথে কথোপকথনের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া - 40 সেকেন্ড, প্লাস বা বিয়োগ 5 সেকেন্ড; বিষয়টির সারাংশ নিয়ে আলোচনা - 100 সেকেন্ড, প্লাস বা বিয়োগ 5 সেকেন্ড; উপসংহার - 20 সেকেন্ড, প্লাস বা বিয়োগ 5 সেকেন্ড।

9. প্রথমে কার কথোপকথন শেষ করা উচিত? যিনি ডাকলেন।

ফোনালাপের পর

একটি টেলিফোন কথোপকথন শেষ করার পরে, আপনাকে অবশ্যই এটি সমস্ত রেকর্ড করতে হবে। গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট. এইভাবে আপনি পরবর্তী কাজের জন্য প্রাপ্ত গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ক্যাপচার করতে পারেন। কে ফোন করেছে, কখন ফোন করেছে তা লিখে রাখুন, সারসংক্ষেপকথোপকথন, চুক্তি হয়েছে।

আমি আশা করি যে ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার জন্য নির্দেশিত সুপারিশ এবং কৌশলগুলি আপনাকে ফোনে ব্যবসায়িক সমস্যাগুলি সফলভাবে সমাধান করতে সহায়তা করবে এবং উপসংহারে আমি 17 শতকের ফরাসি লেখক-দার্শনিক ফ্রাঙ্কোইস দে লা রোচেফৌকাল্ডের কথাগুলি উদ্ধৃত করতে চাই:

"...সত্যিকারের বাগ্মীতা হল যা যা প্রয়োজন তার সবই বলা, কিন্তু আর নয়..."।

প্রায় প্রতিটি ব্যক্তিকে পর্যায়ক্রমে ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করতে হয় - তিনি কোনও পদে আছেন কিনা তা বিবেচ্য নয় সাধারণ পরিচালকবড় কোম্পানি বা রিসেপশনিস্ট জেলা ক্লিনিক. এবং একজন ব্যক্তি তার বোনাসের আকার এবং তার হোম এন্টারপ্রাইজের খ্যাতি সহ ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মগুলি কতটা ভালভাবে আয়ত্ত করেছেন তার উপর অনেক কিছু নির্ভর করতে পারে। কীভাবে একটি কথোপকথন গঠন করবেন, কোন ভুলগুলি এড়াতে হবে যাতে সমস্যা না হয়?

এমন কিছু সময় আছে যখন আস্থার রয়ে যায় ফোন।
ভ্লাদিমির কোলেচিটস্কি

আমরা আপনাকে ডেকেছি

প্রথম, এর পরিস্থিতি বিবেচনা করা যাক যখন ইনকামিং কল. একজন কর্মচারী যার দায়িত্ব হল টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করা তাকে নিম্নলিখিতগুলি করতে হবে:

• তৃতীয় রিংয়ের জন্য অপেক্ষা না করে ফোনটি তুলে নিন, যাতে কলকারীর মনে না হয় যে তারা তার সাথে কথা বলতে চায় না; সাধারণ "হ্যালো" এর পরিবর্তে, অবিলম্বে আপনার কোম্পানি এবং আপনার কোম্পানির নাম, সেইসাথে আপনার অবস্থান এবং উপাধি বলুন - এটি কথোপকথককে ব্যবসার মতো মেজাজে রাখবে এবং এই ধরনের প্রশ্নগুলি বন্ধ করবে: "আমি কোথায় গিয়েছিলাম?", " আমি কার সাথে কথা বলছি?", "এটা কি ক্যাশ রেজিস্টার?" (ফার্মেসি, হাসপাতাল, ইত্যাদি)?"; নিজের পরিচয় দেওয়ার সময়, নম্রভাবে বলুন।

  আপনি অবিলম্বে একটি নেতৃস্থানীয় প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন বা আপনার কথোপকথনকারীকে সরাসরি কথোপকথনের বিষয়ে যেতে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন:

  • "শুভ বিকাল, কোম্পানি "প্রতিদিন ছুটি", ম্যানেজার Svistoplyaskin. আপনাকে কিভাবে সাহায্য করতে পারি?".

    সংগঠনের সম্পাদকের জন্য মো অভিবাদন এই ফর্ম প্রায় স্বয়ংক্রিয়তা পালিশ করা উচিতএবং সবসময় একটি নম্র, বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে উচ্চারণ করা উচিত, কারণ সচিব হল প্রতিষ্ঠানের মুখ। অন্যান্য কর্মচারীরা যদি এই অভিবাদন অনুসরণ করে তবে এটি দুর্দান্ত হবে।

    যদি কোনও ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীর সাথে ব্যক্তিগত কথোপকথনের মাঝখানে ফোনটি বেজে ওঠে, তবে কথোপকথন সাময়িকভাবে বাধাগ্রস্ত হবে তা সত্ত্বেও আপনার ফোনটি তোলা উচিত। আপনার কথোপকথনের কাছে ক্ষমা চাওয়া উচিত এবং তারপর লাইনের অপর প্রান্তে থাকা ব্যক্তিকে কয়েক মিনিটের মধ্যে কলটি পুনরাবৃত্তি করতে বলুন। পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, আপনি প্রতিশ্রুতি দিতে পারেন যে আপনি নিজেকে ফিরে ডাকবেন - মূল জিনিসটি হ'ল আপনাকে অবশ্যই এই প্রতিশ্রুতিটি পূরণ করতে হবে।

    যদি দেখা যায় যে আপনি একটি ফোনে দর কষাকষি করছেন, এবং তারপরে অন্য একটি জীবনে আসে, দ্বিতীয় ফোনটি তুলে নিন এবং অন্য ব্যক্তিকে আপনাকে কল করার জন্য আমন্ত্রণ জানান, তবে কল করুন সঠিক সময়যখন এটি করা যেতে পারে।

    আপনি ডাকুন

    এখন এর বিপরীত পরিস্থিতির দিকে যাওয়া যাক - একটি বহির্গামী কল।

    টেলিফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়মগুলির জন্য প্রয়োজন যে কোনও ব্যক্তি যে কোনও সংস্থা বা ব্যক্তিগত ক্লায়েন্টের নম্বর ডায়াল করতে চান তাকে প্রথমে খুঁজে বের করতে হবে কখন কল করা সবচেয়ে সুবিধাজনক হবে। আপনার অংশীদার কোম্পানি বা ক্লায়েন্টের কাজের সময় খুঁজে বের করা উচিত, তিনি কখন লাঞ্চ করেন।

    কার্যদিবসের একেবারে শুরুতে কল করা অবাঞ্ছিত এবং অবশ্যই অগ্রহণযোগ্য - অফিসিয়াল শেষের পরে, যদি না আগে কিছু চুক্তি ছিল। যদি কোম্পানির কর্মচারীদের মধ্যে কেউ এখনও বাড়িতে না যান এবং এখনও ফোন তোলেন, আমাকে বিশ্বাস করুন, তিনি অবশ্যই আপনাকে দেখে খুশি হবেন না এবং এটি একটি গঠনমূলক সংলাপে অবদান রাখার সম্ভাবনা কম।

    কলার কিভাবে কথোপকথন শুরু করা উচিত? প্রয়োজনীয়: