ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ। টেলিফোন শিষ্টাচার: নিয়ম এবং প্রবিধান

টেলিফোন বর্তমানে মানুষের যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম। টেলিফোনের জন্য ধন্যবাদ, বিপুল সংখ্যক সমস্যা সমাধানের দক্ষতা বৃদ্ধি পায়, লিখিত চিঠিপত্র এবং ব্যবসায়িক ভ্রমণের প্রয়োজনীয়তা দূর করে। ফোনে আলোচনা করা হয়, আদেশ দেওয়া হয়, অনুরোধ করা হয় এবং অনুসন্ধান করা হয়। প্রত্যেকের ব্যক্তিগত চিত্র মূলত ফোনে কথা বলার ক্ষমতার উপর নির্ভর করে এবং তাই টেলিফোনের শিষ্টাচার, যোগাযোগের নিয়ম এবং গৃহীত সুপারিশগুলি অনুসরণ করার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে উপসংহার। প্রথম শব্দগুলি হল শুভেচ্ছার শব্দ। যে ব্যক্তি কলটি পেয়েছে সে নিজের পরিচয় দিতে পারে না, কিন্তু যদি তারা কোম্পানিকে কল করে, তাহলে কর্মচারীকে অবশ্যই হ্যালো বলতে হবে, কোম্পানির নাম, বিভাগ, নিজের পরিচয়, তার অবস্থানের নাম, পদবি। আপনি যদি বাড়িতে কাউকে বিরক্ত করতে চান, তাহলে কথোপকথন শুরু করার আগে আপনাকে ক্ষমা চাইতে হবে। সাধারণত গৃহীত নিয়ম আছে

কথোপকথনের সময়কাল 5 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। - যদি কোনও তৃতীয় পক্ষের কলকারীর পরিচয়ে আগ্রহী হওয়ার পরামর্শ দেওয়া হয় না যদি তিনি নিজের পরিচয় না দেন; - বাক্যাংশগুলির সাথে কথোপকথন পরিচালনা করা প্রথাগত নয় - কে এই, তিনি কোথায় শেষ? আপনাকে অবশ্যই; - ফোনে ব্যবসায়িক কথোপকথন। আবেগের বিস্ফোরণ, উত্সাহী প্রতিক্রিয়া, খিটখিটে স্বর এবং অত্যধিক পরিমাণের অনুমতি দেয় না; - আপনার যদি ভুল নম্বর থাকে তবে আপনার হ্যাং আপ করা উচিত নয়, আপনাকে অবশ্যই ক্ষমা চাইতে হবে; - যদি কোনও কারণে কথোপকথন বাধাগ্রস্ত হয় তবে আবার কল করুন। যিনি প্রথমবার কল করেছিলেন; - কথোপকথনের জন্য কথোপকথককে ধন্যবাদ দেওয়ার আগে আপনার কথোপকথনে বাধা দেওয়া উচিত নয়;

যদি একজন কর্মচারী উপস্থিত না থাকে, যিনি ফোনের উত্তর দিয়েছেন তিনি উত্তর দিতে বাধ্য যে এই কর্মচারী কখন কর্মক্ষেত্রে থাকবে বা কে তাকে প্রতিস্থাপন করবে; - আপনার কর্তৃত্ব অতিক্রম করবেন না এবং খোলামেলা হবেন না - যিনি কল করেছিলেন তিনি কথোপকথনটি শেষ করেন। একটি সফল ব্যবসায়িক টেলিফোনের চাবিকাঠি হল নিউজ রিলিজ, ফুটবল ম্যাচ সম্প্রচারের সময় কাউকে কল না করা যেখানে আপনি আগ্রহী গ্রাহকের অন্তর্গত; - কথোপকথনের সময়কাল 5 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। কথোপকথনটি হল: দক্ষতা, কৌশল, কথোপকথনের কৌশলগুলিতে দক্ষতা, অবিলম্বে এবং কার্যকরভাবে একটি সমস্যা সমাধান করার ইচ্ছা বা এটি সমাধানে সহায়তা প্রদানের জন্য এটি প্রয়োজন যে tel.times। একটি শান্ত স্বরে পরিচালিত এবং ইতিবাচক আবেগ উদ্দীপিত. ফোনে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করার ক্ষমতা কেবল কথা বলার ক্ষমতা নয়, শোনার ক্ষমতাও রয়েছে।

ফোন বাজছে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকাএকজন পরিচালকের পেশাগত জীবনে। টেলিফোন ব্যবসায়িক কথোপকথনে যোগাযোগের শিষ্টাচার বেশ গুরুত্বপূর্ণ। দারুন জায়গা. বাধ্যতামূলক শিষ্টাচার কাঠামো এবং গ্রাহকদের উপস্থাপনা ছাড়াও, শিষ্টাচারের আচারগুলির মধ্যে রয়েছে:

ক্রমাগত অনুরোধ বিভিন্ন কারণে সৃষ্ট:

আপনি পরে কল করতে পারেন?

আপনি কথা বলতে পারেন দয়া করে?

এই তথ্য আবার পুনরাবৃত্তি করুন.

অনুগ্রহ করে Nikolai Nikolaevich কে বলুন যে আপনি বর্তমান অর্থপ্রদানের বিষয়ে Transavto থেকে কল করেছেন।

তুমি কি আমাকে কাল বিকেলে ফোন করতে আপত্তি করবে?

কৃতজ্ঞতার বাক্যাংশ: কলের জন্য, মূল্যবান তথ্যের জন্য, অংশগ্রহণের জন্য, পরামর্শের জন্য, ইত্যাদির জন্য আপনাকে ধন্যবাদ:

আপনার প্রস্তাবের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমরা অবশ্যই নিকট ভবিষ্যতে এটি বিবেচনা করব এবং আপনাকে কল করব।

আপনার অংশগ্রহণের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমরা কৃতজ্ঞতার সাথে আপনার সাহায্য গ্রহণ করি;

ক্ষমাপ্রার্থনা: তারা একটি অননুমোদিত কলের জন্য, ঘন্টার পর একটি কলের জন্য, দেরীতে কলের জন্য, কোনো কারণে কথোপকথনে বাধা দেওয়ার জন্য, একটি জোরপূর্বক দীর্ঘ কথোপকথনের জন্য, একটি ভুল সংযোগের জন্য, ইত্যাদির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী:

এটা কি 321-64-15? দুঃখিত আমি ভূল ছিলাম.

দেরী কলের জন্য দুঃখিত.

দীর্ঘ কথোপকথনের জন্য দুঃখিত:

কথোপকথন শেষে শুভেচ্ছা. একটি নিয়ম হিসাবে, এইগুলি আদর্শ বাক্যাংশ:

শুভকামনা! শুভ কামনা! শুভকামনা! আমাকে আপনার সৌভাগ্য কামনা করি! আপনার জন্য শুভকামনা! যাত্রা শুভ হোক! আমাকে আপনার সমস্ত পরিকল্পনা সত্য হতে চান!

অনুরোধের উত্তর:

ঠিক আছে, আমি তোমাকে বলব; হ্যাঁ; অনুগ্রহ; না, এটা কঠিন নয়;

কৃতজ্ঞতার শব্দের প্রতিক্রিয়া:

এটা উল্লেখ করো না! চলে আসো! এটা আমার দায়িত্ব; এটা আপনার জন্য এটা করতে আমার পরিতোষ ছিল;

ক্ষমা প্রার্থনার উত্তর:

ঠিক আছে; এই সম্পর্কে চিন্তা করবেন না; সবকিছু ঠিক আছে;

প্রতিক্রিয়া শুভেচ্ছা:

এবং আপনার জন্য সব ভাল! দেখা হবে! বিদায়; এবং আপনার জন্য সব ভাল.

আসুন দেখি একটি টেলিফোন সংলাপের মোট আভিধানিক রচনার কোন অংশটি শিষ্টাচার শব্দভান্ডার দ্বারা দখল করা হয়েছে*।

উঃ- হ্যালো। আমি মিঃ জাইতসেভের সাথে কথা বলতে চাই।

বি. - আমি ফোনে আছি.

উঃ - ম্যাক্সওয়েল কোম্পানির একজন প্রতিনিধি রবার্ট ডেভিস আপনার সাথে কথা বলছেন।

বি. - খুব সুন্দর. আমি তোমাকে শুনছি

উ:- আলোচনা শুরুর আগে আমি কিছু স্পষ্ট করতে চাই।

বি. - দয়া করে. আমি তোমাকে শুনছি.

উ:- মুদ্রাস্ফীতির কারণে প্রদর্শনীর প্রতি বর্গমিটারের দাম কি পরিবর্তিত হয়েছে?

বি. - হ্যাঁ, অবশ্যই। এখন প্যাভিলিয়নে এক বর্গ মিটার জায়গার দাম বারো ডলার, এবং খোলা জায়গায় - আট।

উ: ধন্যবাদ। এটাই আমি জানতে চেয়েছিলাম।

B. - আপনার যদি অন্য কোন প্রশ্ন থাকে, তাহলে কল করুন. আমি আপনার সেবা এ আছি.

উ: ধন্যবাদ। যদি প্রয়োজন হয়, আমি অবশ্যই আপনার প্রস্তাব গ্রহণ করব। শুভকামনা.

বি. - বিদায়।

এই সংক্ষিপ্ত টেলিফোন কথোপকথন থেকে দেখা যায়, শিষ্টাচার শব্দভান্ডার মৌখিক স্বতঃস্ফূর্ত কথোপকথনের পুরো আভিধানিক রচনার একটি উল্লেখযোগ্য অংশ উপস্থাপন করে।

শিষ্টাচার সূত্রগুলি যোগাযোগ স্থাপনের উপায় হিসাবে কাজ করে: ম্যাক্সওয়েল কোম্পানির একজন প্রতিনিধি রবার্ট ডেভিস আপনার সাথে কথা বলছেন। আমি মিঃ জাইতসেভের সাথে কথা বলতে চাই।

তারা অনুরোধ, আমন্ত্রণ, অনুমতি, প্রস্তাব, ইত্যাদিতে প্রকাশিত ইচ্ছার প্রকাশের কাজও সম্পাদন করে: কল; আবেগপূর্ণ ফাংশন (আবেগ প্রকাশের সাথে সম্পর্কিত): খুব আনন্দদায়ক; আমি আনন্দিত.

শিষ্টাচার বাক্যাংশ তথ্য উপস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ: ধন্যবাদ. এটাই আমি জানতে চেয়েছিলাম। এইভাবে, শিষ্টাচার শুধুমাত্র যোগাযোগকারীদের সম্পর্ককে নিয়ন্ত্রণ করে না, বরং টেলিফোন সংলাপকে যুক্তিযুক্তভাবে সংগঠিত করার একটি মাধ্যমও। টেলিফোনের সময় কঠোর নিয়ন্ত্রণের কারণে এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসা যোগাযোগ.

উপসংহারে, এখানে এমিলি পোস্টের বই "শিষ্টাচার" থেকে টেলিফোন সংস্কৃতির সাথে সম্পর্কিত আটটি গুরুত্বপূর্ণ "করবেন না":

1. আপনি যদি ভুল নম্বর ডায়াল করেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করবেন না: "আমি কোথায় গিয়েছিলাম?", "এটি কোন নম্বর?" শুধু স্পষ্ট করুন: "এটি কি 555-34-56?"

2. ফোন তোলা এবং উত্তর দেওয়ার পরে, আপনি অবিলম্বে বলতে পারবেন না: "এক মিনিট" এবং আপনি আপনার ব্যবসার সাথে ডিল করার সময় কলারকে অপেক্ষা করতে বাধ্য করুন৷ আপনি যদি একেবারে কথা বলতে না পারেন, উদাহরণস্বরূপ, কারণ আপনাকে দরজায় উত্তর দিতে হবে, বলুন: "আমি আপনাকে কয়েক মিনিটের মধ্যে আবার কল করব" এবং এই প্রতিশ্রুতি পূরণ করতে ভুলবেন না।

3. মেমরি থেকে একটি নম্বর ডায়াল করার ঝুঁকি নেবেন না যদি আপনি পুরোপুরি নিশ্চিত না হন যে আপনি এটি মনে রেখেছেন৷

4. যদি আপনার সহকর্মীরা আপনার ভয়েস চিনতে না পারে তবে "আন্দাজ কে?"-এর অ-উদ্দীপক খেলাটি খেলবেন না।

5. জিজ্ঞাসা করবেন না; "শনিবার বিকেলে আপনি কি করছেন?" আপনি যদি এই সময়ে কিছু করার পরামর্শ দিতে চান। কথোপকথন ব্যস্ত থাকলে এই প্রশ্নটি প্রত্যাখ্যান বা অস্পষ্ট উত্তর অনুমান করে। শনিবার রাতে তার কিছুই করার নেই তা স্বীকার করতে বাধ্য করে আপনি তাকে বিব্রত করতে পারেন। কী ঘটছে তা ব্যাখ্যা করা এবং প্রস্তাব দেওয়া ভাল, যদি কথোপকথক সেই সময়ে মুক্ত থাকে, তার সাথে দেখা করার জন্য।

6. আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন তবে আপনি যখন ফোন তুলবেন তখন "হ্যালো" বলবেন না। এর নাম বলা ভালো।

7. ভুলে যাবেন না যে ব্যস্ত ব্যক্তিদের সাথে কথোপকথন যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখা উচিত।

8. টেলিফোন কথোপকথনের সময় যে দর্শক আসে তাকে আপনার কথা শোনার অনুমতি দেবেন না, তবে তাকে কয়েক মিনিটের মধ্যে ফিরে আসতে বলুন বা কিছুক্ষণের জন্য কথোপকথন বন্ধ করতে বলুন।

বই থেকে উপকরণের উপর ভিত্তি করে: "সোশ্যাল সাইকোলজি অ্যান্ড এথিক্স অফ বিজনেস কমিউনিকেশন" (এম.: কালচার অ্যান্ড স্পোর্ট, 1995) এবং "কুজিন এফ. ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি" (এম.: ওএস-89, 1997)

আধুনিক ব্যবসা জীবনছাড়া কল্পনা করা অসম্ভব ফোন এটির জন্য ধন্যবাদ, অনেকগুলি সমস্যা এবং সমস্যার সমাধান করার দক্ষতা বহুগুণ বেড়ে যায়, চিঠি, টেলিগ্রাম বা অন্য কোনও প্রতিষ্ঠান বা শহরে ভ্রমণ করার প্রয়োজনীয়তা দূর করে যে কোনও ক্ষেত্রে পরিস্থিতি স্পষ্ট করে। আপনি ফোনে অনেক কিছু করতে পারেন: আলোচনা করুন, আদেশ দিন, অনুরোধ করুন ইত্যাদি। প্রায়শই, একটি ব্যবসায়িক চুক্তি শেষ করার প্রথম ধাপ হল একটি টেলিফোন কথোপকথন।

মানবতা এক শতাব্দীরও বেশি সময় ধরে টেলিফোন ব্যবহার করে আসছে। এটা বুদ্ধিমানের সাথে ব্যবহার করতে শেখার জন্য যথেষ্ট সময় আছে বলে মনে হবে প্রযুক্তিগত উপায়... কিন্তু ফোনে কথা বলার ক্ষমতা উত্তরাধিকারসূত্রে পাওয়া যায় না। সবাই এই ডিভাইস ব্যবহার করে যোগাযোগের শিল্প আয়ত্ত করতে পারে। আপনার যদি স্মার্ট পরামর্শদাতা বা সফল রোল মডেল থাকে যাদের কাছ থেকে আপনি ফোনে সঠিকভাবে কথা বলতে শিখতে পারেন তবে এটি ভাল। বিশ্বের বিভিন্ন দেশে এই বিষয়ে সংশ্লিষ্ট কোর্স এবং বিভিন্ন শিক্ষা উপকরণ ব্যাপকভাবে বিতরণ করা হয়।

একটি টেলিফোন কথোপকথন একটি চিঠির তুলনায় একটি জিনিস আছে গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা: এটি দূরত্ব নির্বিশেষে অবিচ্ছিন্ন দ্বি-মুখী যোগাযোগ সক্ষম করে। তবে আপনাকে একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের জন্য সাবধানতার সাথে প্রস্তুত করতে হবে। দুর্বল প্রস্তুতি, এতে মূল জিনিসটি হাইলাইট করতে অক্ষমতা, নিজের চিন্তাভাবনা সংক্ষিপ্তভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং দক্ষতার সাথে প্রকাশ করার কারণে কাজের সময়ের উল্লেখযোগ্য ক্ষতি হয় (20-30% পর্যন্ত)। এমনটাই বলছেন আমেরিকান ম্যানেজার এ ম্যাকেঞ্জি। ব্যবসায়ী এবং পরিচালকদের দ্বারা সময় নষ্ট করার 15টি প্রধান কারণের মধ্যে, তিনি টেলিফোন কথোপকথনকে প্রথম স্থানে রাখেন। মনোবিজ্ঞানীরা নোট করেন যে টেলিফোন কথোপকথনের সময়কাল তাদের মানসিক রঙের উপর নির্ভর করে। অত্যধিক আবেগপ্রবণতা বক্তৃতা অস্পষ্টতা এবং বাক্যাংশে দক্ষতার অভাবের পূর্বশর্ত তৈরি করে, যা টেলিফোন কথোপকথনের সময় বাড়ায়।

এটাও জানা যায় কখন টেলিফোনে কথোপকথনযোগাযোগের সাথে তৃপ্তির মতো একটি ঘটনা রয়েছে। এটা দলগুলোর মধ্যে উত্তেজনার কারণ হতে পারে। অতএব, কথোপকথনের সময় আপনাকে সংযম পালন করতে হবে। অন্যথায়, যোগাযোগের অর্থ হারিয়ে যেতে পারে এবং দ্বন্দ্ব দেখা দিতে পারে। যোগাযোগের সাথে তৃপ্তির লক্ষণ: অংশীদারের সাথে অকারণ অসন্তুষ্টির উদ্ভব এবং তীব্রতা, বিরক্তি, স্পর্শকাতরতা ইত্যাদি। আপনার ব্যবসায়িক সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য আপনার সঙ্গীর সাথে সময়মতো যোগাযোগ থেকে বেরিয়ে আসা উচিত। এছাড়াও, দীর্ঘ টেলিফোন কথোপকথন আপনাকে বিরক্তিকর বা অলস হওয়ার জন্য খ্যাতি দিতে পারে। এই ধরনের খ্যাতি আপনার এবং আপনার ব্যবসার প্রস্তাবগুলির প্রতি আগ্রহকে হ্রাস করবে। পুনঃস্থাপন করা ভালো নামকোম্পানি এবং এর খ্যাতি, আপনাকে প্রথম ব্যবসায়িক যোগাযোগ স্থাপনের চেয়ে উল্লেখযোগ্যভাবে বেশি প্রচেষ্টা ব্যয় করতে হবে।

টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার শিল্প হল সংক্ষিপ্তভাবে যা বলা দরকার তা বলা এবং উত্তর পাওয়া। যে তিন মিনিটের মধ্যে ফোনে কোনো ব্যবসায়িক সমস্যা সমাধান করে না, এমন কোনো কর্মীকে জাপানি কোম্পানি বেশিক্ষণ রাখতে পারবে না।

একটি সফল ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের ভিত্তি হ'ল দক্ষতা, কৌশল, সদিচ্ছা, কথোপকথনের কৌশলগুলিতে দক্ষতা, দ্রুত এবং কার্যকরভাবে একটি সমস্যা সমাধান করার ইচ্ছা বা এটি সমাধানে সহায়তা প্রদান। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে অফিসিয়াল, ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন একটি শান্ত, নম্র স্বরে পরিচালিত হয় এবং ইতিবাচক আবেগ জাগিয়ে তোলে। এফ. বেকন আরও উল্লেখ করেছেন যে ব্যবহার করার চেয়ে বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে কথোপকথন পরিচালনা করা আরও গুরুত্বপূর্ণ চমৎকার শব্দএবং তাদের সঠিক ক্রমে রাখুন। একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের সময়, পারস্পরিক আস্থার পরিবেশ তৈরি করা প্রয়োজন।

মনোবিজ্ঞানীদের মতে, ইতিবাচক আবেগ মস্তিষ্কের ক্রিয়াকলাপকে সুরক্ষিত করে এবং স্পষ্ট যুক্তিবাদী চিন্তাভাবনাকে উন্নীত করে। নেতিবাচক আবেগ কথায়, যুক্তিতে যৌক্তিক সংযোগের লঙ্ঘনের দিকে নিয়ে যায় এবং অংশীদার এবং তার প্রস্তাবগুলির একটি ভুল মূল্যায়নের জন্য শর্ত তৈরি করে। অতএব, আমরা উপসংহারে আসতে পারি যে ব্যবসায়িক টেলিফোন যোগাযোগের কার্যকারিতা নির্ভর করে আবেগী অবস্থাব্যক্তি, তার মেজাজ উপর নির্ভর করে। e x p e s s i এর দক্ষতাপূর্ণ প্রকাশও অপরিহার্য। এটি একজন ব্যক্তির প্রত্যয়কে নির্দেশ করে যা তিনি বলছেন এবং বিবেচনাধীন সমস্যাগুলি সমাধানে তার আগ্রহ। কথোপকথনের সময়, আপনাকে আপনার ব্যবসায় আপনার কথোপকথনকে আগ্রহী করতে সক্ষম হতে হবে। এটি আপনাকে সাহায্য করবে সঠিক ব্যবহারপরামর্শ এবং প্ররোচনার পদ্ধতি। এটা কিভাবে করবেন, মানে কি ব্যবহার করবেন? কন্ঠস্বর, স্বর, কাঠবাদাম, স্বরবৃত্ত একজন মনোযোগী শ্রোতার কাছে অনেক কিছু বলে। মনস্তাত্ত্বিকদের মতে, স্বর এবং স্বর 40% পর্যন্ত তথ্য বহন করতে পারে। টেলিফোন কথোপকথনের সময় আপনাকে কেবল এই জাতীয় "ছোট জিনিসগুলি" মনোযোগ দিতে হবে। সমানভাবে কথা বলার চেষ্টা করুন, আপনার আবেগকে সংযত করুন এবং আপনার কথোপকথককে বাধা দেওয়ার চেষ্টা করবেন না।

যদি আপনার কথোপকথন তর্ক করার প্রবণতা দেখায়, একটি কঠোর আকারে অন্যায্য তিরস্কার প্রকাশ করে এবং তার স্বরে অহংকার থাকে তবে ধৈর্য ধরুন এবং তাকে একইভাবে উত্তর দেবেন না। যদি সম্ভব হয়, কথোপকথনটি শান্ত স্বরে পরিবর্তন করুন, আংশিকভাবে স্বীকার করুন যে তিনি সঠিক, তার আচরণের উদ্দেশ্যগুলি বোঝার চেষ্টা করুন। আপনার যুক্তি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করার চেষ্টা করুন। আপনার আর্গুমেন্ট সারমর্মে সঠিক হতে হবে এবং সঠিকভাবে আকারে উপস্থাপন করতে হবে। একটি কথোপকথনে, অভিব্যক্তিগুলি এড়াতে চেষ্টা করুন যেমন: "এটি আসছে," "ভালো," "ঠিক আছে," "বাই" ইত্যাদি। টেলিফোন কথোপকথনে, নির্দিষ্ট, পেশাদার অভিব্যক্তি ব্যবহার না করাও ভাল যা বোধগম্য হতে পারে কথোপকথন

· আমাদের মনে রাখতে হবে যে টেলিফোন বক্তৃতা ঘাটতি বাড়িয়ে দেয়; দ্রুত বা ধীরে শব্দ উচ্চারণ বোঝা কঠিন করে তোলে। সংখ্যা, সঠিক নাম এবং ব্যঞ্জনবর্ণের উচ্চারণে বিশেষ মনোযোগ দিন। যদি একটি কথোপকথনে শহর, শহরের নাম, সঠিক নাম, উপাধি ইত্যাদি থাকে, যা কান দ্বারা বোঝা কঠিন, সেগুলিকে সিলেবল বা এমনকি বানান করে উচ্চারণ করতে হবে।

একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের শিষ্টাচারের মধ্যে যোগাযোগ সামঞ্জস্য করার জন্য অনেকগুলি সংকেত রয়েছে। উদাহরণ স্বরূপ:

আপনি আমার কথা কিভাবে শুনতে পারেন?

আপনি যে পুনরাবৃত্তি করবেন দয়া করে?

দুঃখিত, এটা শুনতে খুব কঠিন.

দুঃখিত, আপনি যা বলেছেন তা আমি শুনিনি, ইত্যাদি

আপনি কাউকে কল করার আগে, মনে রাখবেন: ফোন কলে দীর্ঘায়িত এক্সপোজার নেতিবাচক প্রভাব ফেলে স্নায়ুতন্ত্র(অতএব, কলটি শোনার সাথে সাথে ফোনটি তোলার চেষ্টা করুন), অপ্রয়োজনীয় টেলিফোন কথোপকথন কাজের ছন্দে ব্যাঘাত ঘটায়, জটিল সমস্যাগুলির সমাধানে হস্তক্ষেপ করে যার জন্য শান্ত অবস্থায় গভীর বিশ্লেষণ এবং আলোচনার প্রয়োজন হয়, যেমন আশেপাশের লোকদের কাজে হস্তক্ষেপ।

অফিসিয়াল কথোপকথনের জন্য আপনার বাড়ির ফোনে একজন ব্যবসায়িক অংশীদার বা সহকর্মীকে কল করা শুধুমাত্র একটি গুরুতর কারণেই ন্যায়সঙ্গত হতে পারে, আপনি যাকে কল করছেন না কেন: আপনার বস বা অধস্তন। একজন সদাচারী ব্যক্তি রাত 10 টার পরে কল করবেন না যদি এটি করার কোন কারণ না থাকে। জরুরী প্রয়োজনবা এই কলের জন্য পূর্ব সম্মতি পাওয়া যায়নি।

বিশ্লেষণে দেখা যায়, টেলিফোন কথোপকথনে 30-40% শব্দ, বাক্যাংশ, অপ্রয়োজনীয় বিরতি এবং পুনরাবৃত্তি দ্বারা দখল করা হয়। অপ্রয়োজনীয় শব্দ. অতএব, আপনাকে টেলিফোন কথোপকথনের জন্য সাবধানে প্রস্তুত করতে হবে: আগাম সমস্ত উপকরণ এবং নথি নির্বাচন করুন, প্রয়োজনীয় ফোন নম্বর, সংস্থা বা প্রয়োজনীয় ব্যক্তিদের ঠিকানা, একটি ক্যালেন্ডার, কলম, কাগজ ইত্যাদি হাতে রাখুন।

আপনি একটি নম্বর ডায়াল করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে, আপনার কথোপকথনের উদ্দেশ্য এবং এটি পরিচালনা করার জন্য আপনার কৌশলগুলি সঠিকভাবে নির্ধারণ করা উচিত। কথোপকথনের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন, আপনি যে প্রশ্নগুলি সমাধান করতে চান বা আপনি যে তথ্য (ডেটা) পেতে চান তা লিখুন, আপনি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার ক্রম সম্পর্কে চিন্তা করুন. তাদের স্পষ্টভাবে বলুন যাতে আপনার কথোপকথন একাধিক অর্থে তাদের ব্যাখ্যা করতে না পারে। প্রথম বাক্যাংশ দিয়ে, আপনার কথোপকথককে আগ্রহী করার চেষ্টা করুন। নথির তারিখ এবং সংখ্যা, কথোপকথনের সাথে সম্পর্কিত অফিসিয়াল উপকরণগুলি মনে রাখবেন, কথোপকথনের পাল্টা যুক্তি এবং তাকে আপনার উত্তরগুলি অনুমান করার চেষ্টা করুন। আপনি যদি বেশ কয়েকটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করেন, তাহলে ধারাবাহিকভাবে একটি বিষয় নিয়ে আলোচনা শেষ করুন এবং পরবর্তীতে যান।

স্ট্যান্ডার্ড বাক্যাংশ ব্যবহার করে, একটি প্রশ্ন থেকে অন্যটি আলাদা করার চেষ্টা করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

তাহলে, আমরা কি এই বিষয়ে একমত হয়েছি?!

আমি আপনাকে (এ বিষয়ে) বুঝতে পারি, আমরা আপনার সমর্থনের উপর নির্ভর করতে পারি?

প্রতিটি বিষয়ে একটি কথোপকথন একটি প্রশ্ন দিয়ে শেষ হওয়া উচিত যার একটি স্পষ্ট উত্তর প্রয়োজন।

ফোনে ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নেওয়ার সময়, নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করুন:

আসন্ন টেলিফোন কথোপকথনে আপনি নিজের জন্য মূল লক্ষ্য কী সেট করেছেন;

আপনি কি এই কথোপকথন ছাড়াই করতে পারেন;

প্রস্তাবিত বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য কথোপকথন প্রস্তুত;

আপনি কি কথোপকথনের সফল ফলাফলে আত্মবিশ্বাসী?

আপনি কি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত;

কথোপকথক আপনাকে কি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারে;

আলোচনার কোন ফলাফল আপনার জন্য উপযুক্ত হবে (বা উপযুক্ত নয়);

কথোপকথনের সময় আপনার কথোপকথনকে প্রভাবিত করতে আপনি কোন কৌশলগুলি ব্যবহার করতে পারেন?

আপনার কথোপকথন হলে আপনি কেমন আচরণ করবেন

• দৃঢ়ভাবে আপত্তি করবে এবং একটি উত্থিত স্বরে স্যুইচ করবে;

  আপনার যুক্তির জবাব দেবে না;

  আপনার কথা এবং তথ্য অবিশ্বাস দেখাবে.

ফোনে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য প্রস্তুত করার জন্য, বিশেষ করে দূর-দূরত্বের এবং আন্তর্জাতিক, একটি বিশেষ ফর্ম তৈরি করা ভাল যেখানে ভবিষ্যত কথোপকথনটি পূর্বাভাসিত উত্তরগুলিকে বিবেচনা করে রেকর্ড করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, এটি:

তারিখ__________________ ফোন নম্বর______________________ পদবি, প্রথম নাম, গ্রাহকের পৃষ্ঠপোষক____________________		সময়_________________ সংগঠন____________
প্রশ্ন রেকর্ড করা হয় অগ্রিম	পূর্বাভাসিত উত্তর অগ্রিম নিবন্ধিত হয়	উত্তর রেকর্ড করা হয় কথোপকথনের সময়
উপসংহার:অর্জিত ফলাফল, প্রাপ্ত তথ্য, পরবর্তী কার্যক্রমইত্যাদি ____________________________________ ___________________________________

একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন শেষে, কথোপকথনের বিষয়বস্তু এবং শৈলী বিশ্লেষণ করতে 3-5 মিনিট ব্যয় করুন। আপনার ইমপ্রেশন বিশ্লেষণ. কথোপকথনে দুর্বল জায়গাগুলি সন্ধান করুন। আপনার ভুলের কারণ বোঝার চেষ্টা করুন।

যখন তারা আপনাকে কল করে তখন একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করার নিয়ম

ফোন বেজে উঠলে, যখনই ফোন বেজে ওঠে তখনই ফোন তোলা যুক্তিযুক্ত। আপনি, অবশ্যই, ফোন তুলতে পারবেন না যদি আপনি ফোন ট্রিলসের অধীনে কার্যকরী থাকেন। তবে একই সময়ে, আপনাকে মনে রাখতে হবে যে প্রতি আধ ঘন্টার সাথে কলগুলি আরও বেশি করে শোনা যাবে: আপনি যে গ্রাহকদের পরিষেবা প্রদান করেননি তাদের সংখ্যা জমা হয়, তারা তৃতীয় এবং চতুর্থবারের জন্য আবার কল করতে বাধ্য হয়। . শেষ পর্যন্ত, আপনাকে প্রায় অবিচ্ছিন্ন রিংিংয়ের অধীনে কাজ করতে হবে। উপরন্তু, কোন কল আপনাকে লাভজনক চুক্তি বা মূল্যবান তথ্য নিয়ে আসবে তা আপনি কখনই আগে থেকে জানতে পারবেন না।

প্রথম কলের পর ফোনটি তোলাই ভালো। আপনি যদি একা ঘরে বসে থাকেন তবে আপনার কাছে একটি বাক্য সম্পূর্ণ করার বা প্রেরিত চিঠিতে একটি অনুচ্ছেদ পড়া শেষ করার জন্য যথেষ্ট সময় রয়েছে। দ্বিতীয় বা তৃতীয় রিংয়ের পরে ফোনটি নেওয়া পুরোপুরি গ্রহণযোগ্য। আপনার যদি কোনও দর্শক থাকে তবে আপনার কাছে বাক্যাংশটি শেষ করার পর্যাপ্ত সময় আছে এবং কথোপকথককে "দুঃখিত" বলার পরে, ফোনটি ধরুন। সুতরাং, সমস্ত ক্ষেত্রে যখন ফোন রিং হয়, প্রথমটির শেষ থেকে চতুর্থ রিংয়ের শুরু পর্যন্ত সময়ের মধ্যে অপেক্ষা না করে ফোনটি তোলার পরামর্শ দেওয়া হয়।

কখনও কখনও হ্যান্ডসেটে দুর্বল শ্রবণযোগ্যতা থাকে। কিন্তু এর মানে এই নয় যে আপনার আওয়াজ বাড়াতে হবে। মতামত যে আমি যদি আমার কথোপকথনকে ভালভাবে শুনতে না পারি, তবে তিনি আমাকে ভালভাবে শুনতে পারবেন না এবং তাই, আমাকে জোরে কথা বলতে হবে ভুল। অতএব, দুর্বল শ্রবণশক্তির ক্ষেত্রে, আপনার নিজের কণ্ঠস্বর নিজে বাড়াতে হবে না, তবে যে ব্যক্তি আপনাকে ডাকছে তাকে আরও জোরে কথা বলতে বলুন এবং একই সাথে জিজ্ঞাসা করুন যে সে আপনাকে কীভাবে শুনছে।

একটি অফ-হুক টেলিফোনে উচ্চারিত প্রথম শব্দের সবচেয়ে সাধারণ রূপগুলি হল "হ্যাঁ", "হ্যালো", "শুনুন"। এই শব্দগুলি, তাদের তথ্য বিষয়বস্তুতে, সম্পূর্ণ অভিন্ন এবং নৈর্ব্যক্তিক এবং সেইজন্য যে ব্যক্তি ফোনটি তুলেছে তাকে কোনোভাবেই চিহ্নিত করে না।

"হ্যাঁ", "হ্যালো", "শুনুন" পর্যালোচনাগুলিকে নিরপেক্ষ বলা যেতে পারে, কারণ এগুলিতে কে ফোনের উত্তর দিয়েছে এবং কোন সংস্থা বা সংস্থায় সে সম্পর্কে তথ্য থাকে না। অতএব, ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে, আপনার নিরপেক্ষ পর্যালোচনাগুলি ত্যাগ করা উচিত এবং সেগুলিকে তথ্যপূর্ণ দিয়ে প্রতিস্থাপন করা উচিত। ফোনটি তোলার পরে, আপনাকে অবিলম্বে আপনার প্রতিষ্ঠানে কল করতে হবে (এবং অভ্যন্তরীণ ফোনে কাঠামোগত উপবিভাগ: বিভাগ, সম্পাদকীয় অফিস, অ্যাকাউন্টিং, ইত্যাদি), সেইসাথে আপনার শেষ নাম।

অতএব, কলের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার সর্বদা নিজের পরিচয় দেওয়া উচিত। মানুষ জানতে চায় তারা কার সাথে কথা বলছে। এটি, এছাড়াও, আস্থার পরিবেশ তৈরি করে এবং কথোপকথনকে আরও ভালভাবে বুঝতে সহায়তা করে। আপনার পছন্দের একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সূত্র খুঁজুন (আপনি কীভাবে উত্তর দিতে চান)।

আপনার নেতিবাচক আবেগ প্রকাশ করবেন না. আপনার কথোপকথক এই বিষয়ে আগ্রহী হওয়ার সম্ভাবনা কম যে কয়েক মিনিট আগে আপনি আপনার বসের সাথে একটি অপ্রীতিকর কথোপকথন করেছিলেন বা কেবল ভুল পায়ে নেমেছিলেন।

ঘন ঘন কল করার সময় বা তাড়াহুড়ো করার সময়, তারা সাধারণত "শ্রবণ" ("ইভানভ শুনছে") শব্দটি যুক্ত করে তাদের শেষ নাম দেয় বা শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠান বা এর বিভাগের নাম নির্দেশ করে: "অ্যাকাউন্টিং", "প্রথম বিভাগ" ”

উপরের সমস্ত ক্ষেত্রে, গ্রাহককে অবশ্যই জানতে হবে যে সে কার সাথে কথা বলছে বা অন্তত সে কোথায় আছে। যদি একটি নম্বর ডায়াল করার সময় একটি ত্রুটি ঘটে, তাহলে ভুল বোঝাবুঝি অবিলম্বে পরিষ্কার করা হবে এবং এটি পরিষ্কার করতে সময় নষ্ট হবে না।

ফোন বেজে উঠল। আপনি ফোন তুলেছেন। আবার - আবার - তারা এমন একজন সহকর্মীকে জিজ্ঞাসা করে যিনি উপস্থিত নেই। বিরক্তি নিয়ে ভ্রুকুটি করে, আপনি বেশ কয়েকবার তীব্রভাবে উত্তর দেন: "তিনি সেখানে নেই!" এবং অবিলম্বে বন্ধ. তবে আসুন চিন্তা করি যে এটি আপনার নিজের প্রতিক্রিয়া যা বারবার কলগুলিকে উস্কে দেয়। বের হওয়ার পথ কোথায়? এর অর্থ হল একজন অনুপস্থিত কর্মচারীকে যতই বিরক্তিকর হোক না কেন প্রতিটি ফোন কলে বিনয়ের সাথে এবং আরও বিস্তারিতভাবে সাড়া দেওয়া। মধ্যে সর্বোত্তম উত্তর এক্ষেত্রেএটি এরকম কিছু হতে পারে: "তিনি এখানে নেই, তিনি তখন ফিরে আসবেন।" হয়তো আমি তাকে কিছু দিতে হবে?

যখন পাশের টেবিলে বসা আপনার সহকর্মীকে ফোনের উত্তর দিতে বলা হয়, আপনি অনুরোধটির উত্তর দিতে পারেন: "এখন" বা "এক মিনিট", তারপরে আপনার সহকর্মীকে ফোনে আমন্ত্রণ জানান, উদাহরণস্বরূপ, "এখন... ইভান ইভানোভিচ, আপনি !" নিশ্চিত করুন যে কারো অনুপস্থিতিতে প্রেরিত তথ্য প্রাপকের কাছে পৌঁছায়। যদিও তৃতীয় পক্ষের মাধ্যমে তথ্য ভাগাভাগি সংগঠিত করা সহজ নয়, তবে এটি সুন্দরভাবে পরিশোধ করতে পারে। আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে বের করার জন্য, প্রশ্নাবলীর নীতি অনুসারে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন ("আপনি কোথা থেকে কল করছেন?", "আপনার নাম এবং আপনার ফোন নম্বর?", ইত্যাদি)।

নিচে আছে সংক্ষিপ্ত তালিকাআপনার ব্যবসায় ফোন বেজে উঠলে আপনার কী করা উচিত এবং কী করা উচিত নয়।

এটি করবেন না:

তোমার উচিত:

1. দীর্ঘ সময় ধরে ফোন তুলবেন না। 2. কথোপকথন শুরু হলে "হাই," "হ্যাঁ" এবং "বলুন" বলুন৷ 3. জিজ্ঞাসা করা: "আমি কি আপনাকে সাহায্য করতে পারি?" 4. একসাথে দুটি কথোপকথন আছে. 5. অন্তত অল্প সময়ের জন্য আপনার ফোনকে অযৌক্তিক রেখে দিন। 6. নোটের জন্য কাগজের স্ক্র্যাপ এবং ক্যালেন্ডার শীট ব্যবহার করুন। 7. অনেক বার ফোন পাস. 8. বলুন: "সবাই লাঞ্চ করছে," "সেখানে কেউ নেই," "অনুগ্রহ করে আবার কল করুন।"

1. ফোনের চতুর্থ রিং হওয়ার আগে হ্যান্ডসেটটি তুলে নিন। 2. বলুন: " সুপ্রভাত(দিন)", নিজের পরিচয় দিন এবং আপনার বিভাগের নাম দিন। 3. জিজ্ঞাসা করুন: "আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?" 4. একটি কথোপকথনে মনোনিবেশ করুন এবং মনোযোগ সহকারে শুনুন। 5. বিশদ বিবরণ পরিষ্কার করার জন্য প্রয়োজনে কল ব্যাক করার অফার। 6. টেলিফোন কথোপকথন রেকর্ড করতে ফর্ম ব্যবহার করুন। 7. কলারের নম্বর লিখুন এবং তাকে আবার কল করুন। 8. তথ্য লিখুন এবং ক্লায়েন্টকে তাকে ফিরে কল করার প্রতিশ্রুতি দিন।

এই তালিকা অবিরাম চালিয়ে যেতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি কথোপকথনকে জিজ্ঞাসাবাদে পরিণত করতে পারবেন না, প্রশ্ন করুন যেমন: "আমি কার সাথে কথা বলছি?" বা "আপনার কি দরকার?" আপনাকে আপনার শব্দচয়ন দেখতে হবে (চটকাবেন না, ইত্যাদি)। আপনি যদি উচ্চারণে কথা বলেন তবে স্পষ্টভাবে কথা বলার চেষ্টা করুন। আপনার সহকর্মীদের কিছু বলার জন্য আপনার হাত দিয়ে মাইক্রোফোন ধরে রাখার অভ্যাস এড়িয়ে চলুন - কথোপকথক শুনতে পারেন।

যদি আপনার কথোপকথন ফোনে অভিযোগ করে, তাহলে তাকে বলবেন না: "এটি আমার দোষ নয়," "আমি এটি করি না," ইত্যাদি। আপনি যদি এটি বলেন, তাহলে এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সুনামকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে এবং করবে না ক্লায়েন্টকে তার সমস্যা সমাধানে সাহায্য করুন। অতএব, তাকে শেষ পর্যন্ত কথা বলতে দিন; তার প্রতি আপনার সহানুভূতি প্রকাশ করুন, এবং যদি আপনি দোষী হন, ক্ষমা চান; তার নাম এবং ফোন নম্বর, অর্ডার নম্বর বা অন্যান্য তথ্য লিখুন। আপনি যদি তাকে আবার কল করার প্রতিশ্রুতি দিয়ে থাকেন, তবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তা করুন, এমনকি যদি আপনি নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সমস্যাটি সমাধান করতে না পারেন।

এমন অভিব্যক্তি রয়েছে যা টেলিফোন কথোপকথনের সময় এড়ানো উচিত যাতে আপনার কোম্পানি সম্পর্কে ভুল ধারণা তৈরি না হয়। এর মধ্যে রয়েছে, বিশেষ করে:

1. "আমি জানি না।" অন্য কোনো প্রতিক্রিয়া এত দ্রুত এবং গভীরভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের বিশ্বাসযোগ্যতা নষ্ট করতে পারে না। প্রথমত, আপনার কাজ হল জেনে রাখা যে এই কারণেই আপনি যেখানে আছেন। আপনি যদি আপনার কথোপকথনের উত্তর দিতে অক্ষম হন তবে এটি বলা ভাল: " ভাল প্রশ্ন... আমাকে আপনার জন্য এটি পরিষ্কার করতে দিন।"

2. "আমরা এটা করতে পারি না।" হাতের বাইরে প্রত্যাখ্যান করার পরিবর্তে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কীভাবে দরকারী হতে পারেন তা বুঝতে না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করার পরামর্শ দিন এবং একটি বিকল্প সমাধান খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন। আপনি কী করতে পারেন তার চেয়ে সর্বদা আপনি প্রথমে কী করতে পারেন তার উপর ফোকাস করা একটি ভাল ধারণা।

3. "আপনাকে অবশ্যই..."। গুরুতর ভুল। আপনার ক্লায়েন্ট আপনার কিছু ঋণী না. শব্দটি আরও নরম হওয়া উচিত: "এটি আপনার জন্য বোধগম্য হয়..." বা "এটি করা সর্বোত্তম হবে..."।

4. "এক সেকেন্ড অপেক্ষা করুন, আমি এখনই ফিরে আসব।" এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন, আপনি কি আপনার জীবনে অন্তত একবার "সেকেন্ডে" আপনার বিষয়গুলি পরিচালনা করতে পেরেছেন? কঠিনভাবে। আপনার কথোপকথককে সত্যের কাছাকাছি কিছু বলুন: “আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে দুই বা তিন মিনিট সময় লাগতে পারে। তুমি কি অপেক্ষা করতে পারবে?"

5. "না," একটি বাক্যের শুরুতে বলা হয়েছে, অনিচ্ছাকৃতভাবে এই সত্যের দিকে নিয়ে যায় যে সমস্যার একটি ইতিবাচক সমাধানের পথ আরও জটিল হয়ে ওঠে। "নেতিবাচক পক্ষপাত" থেকে পরিত্রাণ পেতে কোন সর্বজনীন রেসিপি নেই। কথোপকথনের সাথে মতানৈক্য ধারণকারী প্রতিটি বাক্যাংশ সাবধানে বিবেচনা করা উচিত।

অনুশীলন দেখায়, এমনকি টেলিফোন কথোপকথনের তত্ত্বের সাথে দ্রুত পরিচিতির সাথেও, কর্মীদের কাজ উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত হয় এবং একই সাথে তাদের নিজের কাজের সাথে সন্তুষ্টির মাত্রা বৃদ্ধি পায় - ভদ্র লোকদের সাথে কথা বলা আনন্দদায়ক।

প্রায়শই, কথোপকথনের সাথে যোগাযোগ করার সময়, আমরা ফোনে কথা বলতে পছন্দ করি। এটা সম্পূর্ণ যৌক্তিক নয়। যে ব্যক্তি আপনাকে ফোনে কল করেছে তার কেন আপনার কথোপকথনে বাধা দেওয়ার অধিকার আছে? সর্বোপরি, যিনি আপনার পাশে আছেন এবং যার সাথে আপনি কথা বলছিলেন তার চেয়ে পরে তিনি আপনার দিকে ফিরেছিলেন। ভিজিটর বসতে এবং অপেক্ষা করতে বাধ্য হয়, টেলিফোন সংলাপ শুনতে, এবং তারপর টেলিফোন কল দ্বারা বাধাপ্রাপ্ত কথোপকথনের ভাঙ্গা থ্রেডগুলি পুনরুদ্ধার করে এবং কখনও কখনও বারবার মনে করিয়ে দেয় যে আগে আলোচনা করা হয়েছিল। এ কারণেই, যদি আপনার পাশে বসা ব্যক্তির সাথে কথোপকথন শেষ হয়, তাহলে আপনাকে টেলিফোন কথোপকথককে হ্যাং আপ না করে অপেক্ষা করতে বলতে হবে। আপনি যদি মনে করেন যে কথোপকথনটি আরও 10-15 মিনিট স্থায়ী হবে এবং এটি যথেষ্ট গুরুতর, আপনি যখন ফ্রি থাকবেন তখন আপনাকে এক ঘন্টার এক চতুর্থাংশের মধ্যে আবার কল করতে বলতে হবে।

কিছু ক্ষেত্রে, টেলিফোন যোগাযোগের জন্য টেলিফোন বার্তা ব্যবহার করা হয়। একটি টেলিফোন বার্তা, একটি নিয়ম হিসাবে, 50 শব্দের বেশি নয় এমন তথ্য রয়েছে। যদি একটি টেলিফোন কথোপকথন একটি সংলাপ হয় যা সময়ের মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়, তবে একটি টেলিফোন বার্তা হল একটি মনোলোগের লিখিত রেকর্ডিং, সময়ের মধ্যে সীমিত।

টেলিফোন বার্তাগুলির বাধ্যতামূলক বিবরণ হল ঠিকানা এবং ঠিকানা প্রদানকারীর প্রতিষ্ঠানের (কোম্পানী) নাম, "থেকে" এবং "থেকে" অবস্থান, উপাধি, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা নির্দেশ করে কর্মকর্তাদের, নম্বর, টেলিফোন বার্তা প্রেরণ এবং গ্রহণের তারিখ এবং সময়, টেলিফোন বার্তা প্রেরণ ও গ্রহণকারী ব্যক্তির নাম, টেলিফোন নম্বর, পাঠ্য এবং স্বাক্ষর।

টেলিফোন বার্তার একটি শিরোনাম থাকতে হবে। এটি একটি অফিসিয়াল চিঠির জন্য কম্পাইল করা হয়, অর্থাৎ এটি "প্রায়" বা "সম্পর্কে" অব্যয় সহ অব্যয় ক্ষেত্রে একটি বিশেষ্য দিয়ে শুরু হতে হবে।

টেলিফোন বার্তাগুলি টেলিগ্রাফিক শৈলীতে লেখা হয়, যেমন সংক্ষেপে, স্পষ্টভাবে, নির্ভুলভাবে, দ্ব্যর্থহীনভাবে, সরল বাক্য. টেলিফোন বার্তার একটি দুই-অংশের রচনা অনুমোদিত: প্রথম অংশে, যে তথ্যগুলি টেলিফোন বার্তাকে প্ররোচিত করেছিল তা বলা হয়েছে, দ্বিতীয়টিতে - গৃহীত পদক্ষেপগুলি। একটি নিয়ম হিসাবে, টেলিফোন বার্তার পাঠ্যটি প্রথম ব্যক্তির মধ্যে বলা হয় (উদাহরণস্বরূপ: "আমরা আপনাকে স্মরণ করিয়ে দিই...", "আমরা জানাই...", "আমি আপনাকে পাঠাতে বলব...")।

প্রেরিত এবং গৃহীত টেলিফোন বার্তাগুলির রেকর্ডিংকে স্ট্রীমলাইন করার জন্য এবং পারফরমারদের অবহেলার কারণে তাদের ট্রান্সমিশন এবং রেকর্ডিংয়ের সম্ভাব্য অসম্পূর্ণতা এবং ভুলতা দূর করার জন্য, প্রায় নিম্নলিখিত আকারে হাতে ফাঁকা ফর্ম রাখার সুপারিশ করা হয়:

টেলিফোনগ্রাম

Addressee Addressee

নাম নাম

না.... তারিখ.... না.... তারিখ...

স্থানান্তর সময় .... ঘন্টা .... মিনিট অভ্যর্থনা সময়.... এক ঘন্টা। .... মিনিট

প্রেরিত প্রাপ্ত

টেলিফোন বার্তা হেডার
________________________________________________________________________________________

(স্বাক্ষর)

যখন একটি টেলিফোন কথোপকথন শেষ করার এবং বিদায় জানানোর সময় আসে, তখন তারা নিয়মটি অনুসরণ করে: যিনি প্রথমে কথোপকথন শুরু করেছিলেন, অর্থাৎ যিনি কল করেছিলেন, তাকে এটি শেষ করতে হবে।

যে ব্যক্তি কলটি পেয়েছে তার অধৈর্য হওয়া উচিত নয় এবং কোনও উপায়ে কথোপকথন শেষ করার চেষ্টা করা উচিত নয়। এটা খারাপ ফর্ম। আপনি বিদায় বলতে শুরু করেন, এবং যে ব্যক্তি আপনার সাথে কথা বলছে সে হয়তো এখনও সবকিছু খুঁজে পায়নি বা বুঝতে পারেনি।

কিভাবে আপনি আপনার কথোপকথন বিদায় বলা উচিত? আমরা শুধুমাত্র দুই টুকরা উপদেশ দিতে হবে. পরামর্শের প্রথম অংশটি হল আপনার কথোপকথককে আবার ধন্যবাদ জানানো যদি তিনি আপনাকে কিছুতে অভিনন্দন জানান বা আনন্দদায়ক তথ্য প্রদান করেন। উপদেশের দ্বিতীয় অংশটি হল আপনি যদি এটি প্রয়োজনীয় মনে করেন তবে আপনার কথোপকথককে আশ্বস্ত করুন যে আপনি সর্বদা তার কল পেয়ে এবং ব্যক্তিগতভাবে দেখা করতে পেরে খুশি হন বা কেবল বিদায় বলুন এবং তাকে শুভকামনা জানান।

একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার নিয়ম,
যখন আপনি কল করেন

যখন আপনার মনে কল করার চিন্তা আসে, তখনই টেলিফোন রিসিভারটি ধরবেন না। প্রথমত, আপনাকে বুঝতে হবে আপনি কোন উদ্দেশ্যে কল করতে যাচ্ছেন এবং কথোপকথনের বিষয়বস্তু কী হওয়া উচিত।

তাড়াহুড়ো না করে আপনার নম্বরটি সাবধানে ডায়াল করা উচিত। বিপরীত (কাজ করা) স্ট্রোকের সময় আপনার আঙুল দিয়ে ডিস্ককে গাইড করবেন না। আপনি নির্দিষ্ট ডিস্ক ঘূর্ণন গতি লঙ্ঘন করতে পারেন, এবং ফলাফল একটি ব্যর্থতা বা একটি ভুল সংযোগ হবে। আপনার জন্য উপলব্ধ সর্বোচ্চ গতিতে কাজ করা উচিত নয়। আসল বিষয়টি হ'ল পিবিএক্সে অনুসন্ধানকারীদের সংযোগের গতি আপনার গতি থেকে পিছিয়ে থাকতে পারে এবং আবার আপনি গ্রাহকের কাছে যেতে পারবেন না।

আমাদের দেশে টেলিফোন লাইনে লোড ফ্যাক্টর আমরা চাই তার চেয়ে বেশি। অতএব, পার হওয়ার চেষ্টা করার সময়, আমরা দীর্ঘ সময়ের চেয়ে প্রায়শই ছোট বীপ শুনতে পাই। টেলিফোন লাইনগুলির নিজস্ব "তাড়াহুড়ো সময়" থাকে, যখন ব্যস্ত টোনগুলি পরে নয়, কিন্তু ডায়াল করার সময়, ষষ্ঠ সংখ্যার পরে, পঞ্চম, চতুর্থ এবং কখনও কখনও এমনকি প্রথমটিও প্রদর্শিত হতে পারে৷ অতএব, কল করতে সক্ষম হওয়া হল এমন একটি ধারণা যার মধ্যে শুধুমাত্র একটি নম্বর ডায়াল করার এবং একটি কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার ক্ষমতাই নয়, বরং পছন্দসই গ্রাহকের কাছে টেলিফোনটি "যাওয়ার" ক্ষমতাও অন্তর্ভুক্ত।

এর মধ্য দিয়ে যাওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় হল কাঙ্খিত নম্বরটি ক্রমাগত বারবার ডায়াল করা, সম্ভব হলে বিরতি ছাড়াই। এই পদ্ধতির চেয়ে ভাল আর কিছুই নেই যা অফার করা যেতে পারে যদি আপনি ফোনের মাধ্যমে এমন একটি বিষয় সমাধান করার চেষ্টা করেন যা আপনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যাপক হয়ে উঠেছে" লোক বিজ্ঞতা”: টাইপ করার আগে শেষ অঙ্কএকটি দীর্ঘ এক্সপোজার নিন। অনুমান হল যে এই বিলম্বের সময় পূর্ববর্তী কথোপকথনটি শেষ হয়ে যাবে, এবং অন্য কেউ এই নম্বরে যেতে পারবে না কারণ আপনি ফোন লাইনটি ব্যস্ত রেখেছেন (যা সত্য নয়)। এমনকি একটি বিকল্প রয়েছে - শেষ সংখ্যাটি ডায়াল করার আগে কেবল অপেক্ষা করবেন না, তবে এই সংখ্যাটি ডায়াল করুন এবং ডায়ালটিকে দীর্ঘ সময়ের জন্য ধরে রাখুন। এই ধরনের "কৌশল" অর্থহীন: তারা টেলিফোন নেটওয়ার্ক লোড করা ছাড়া আর কিছুই করে না।

যে ক্ষেত্রে আপনি যে বিষয়ে কল করছেন সেটি কিছু সময়ের জন্য অপেক্ষা করতে পারে, নিয়মিত ডায়ালিং পদ্ধতি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। কর্মদিবসের শুরুতে, আপনি একটি কাগজের টুকরোতে লিখবেন যে সমস্ত লোকের নাম এবং টেলিফোন নম্বর আজ আপনার সাথে যোগাযোগ করতে হবে। তারপর আপনি তালিকা কল শুরু. পরের নম্বরটি ব্যস্ত থাকলে বা উত্তর না দিলে, পরবর্তী নম্বরটি ডায়াল করতে এগিয়ে যান। পুরো তালিকাটি একবার "রিং" করার পরে, আপনি সেই সংখ্যাগুলিতে ফিরে যাবেন না যেগুলি দখল করা হয়েছিল, তবে অন্য কাজ করার জন্য এগিয়ে যান। মানসিক পরিচ্ছন্নতার জন্য প্রতি ঘন্টা কাজের পর অল্প বিশ্রাম প্রয়োজন। তাই প্রায় এক ঘন্টা পরে, আবার তালিকাটি তুলে নিন এবং উপরে থেকে নীচে যান। ফলে আরও বেশ কিছু নাম বাদ পড়বে। সুতরাং, দেড় ঘন্টার ব্যবধানে, আপনি আপনার প্রধান কাজে "টেলিফোন" বিরতির ব্যবস্থা করুন এবং আপনার মাথাকে কিছুটা স্বস্তি দিন, একই সাথে ধীরে ধীরে পার হওয়ার কঠিন কাজটি সমাধান করুন।

আপনার কলের জবাবে, আপনি লাইনের অপর প্রান্ত থেকে "হ্যালো" শুনেছেন। এর পরে, সরাসরি কথোপকথন শুরু করার আগে সর্বদা আপনার শেষ নামটি বলার এবং হ্যালো বলার পরামর্শ দেওয়া হয়, এমনকি যদি আপনি আপনার ভয়েস দ্বারা স্বীকৃত হওয়ার আশা করেন। একটি কথোপকথন শুরু করার জন্য সবচেয়ে গ্রহণযোগ্য বিকল্প হল নিম্নলিখিত: "এটি Vasiliev. হ্যালো... ("হ্যালো" উত্তর দেওয়ার পর)... সবিতভকে জিজ্ঞাসা করুন।"

আপনি যদি তাড়াহুড়ো করেন তবে আপনি অভিবাদন প্রত্যাখ্যান করতে পারেন, তবে আপনার অনুরোধে "দয়া করে" শব্দটি যোগ করতে ভুলবেন না: "আমি সাবিটোভাকে চাই, দয়া করে।"

চাপ ছাড়া কথোপকথন শুরু করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এটি করার জন্য, আপনাকে একটি সাধারণ কথোপকথনের মতো পূর্ববর্তী প্রতিটি প্রশ্নের সাথে সংযুক্ত করতে হবে। উত্তরগুলি থেকে আপনাকে দ্রুত ক্লায়েন্টের চাহিদা সম্পর্কে তথ্য বের করতে হবে।

কথোপকথনের ব্যবসায়িক অংশের শেষে, স্বস্তির অনুভূতি নিয়ে রাজনৈতিক বা দৈনন্দিন সংবাদের আলোচনায় যাবেন না, এমনকি যদি আপনার এক মিনিট অবসর সময় এবং উপযুক্ত মেজাজ থাকে। প্রথমে, আপনার কথোপকথন এমন একটি কথোপকথন করতে ইচ্ছুক কিনা তা খুঁজে বের করুন; সম্ভবত তার কাছে এটির জন্য সময় বা ইচ্ছা নেই।

সফল আলোচনা সরাসরি অফলাইন এবং অনলাইন ব্যবসায় সফল লেনদেনের সংখ্যা এবং সন্তুষ্ট গ্রাহকদের প্রভাবিত করে। সর্বোপরি, আপনি কি ব্যবসায়িক যোগাযোগে টেলিফোন শিষ্টাচারের এমন মাস্টারদের সাথে দেখা করেছেন যারা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে একজন ব্যক্তির উপর জয়লাভ করতে পারে এবং দূরত্ব নির্বিশেষে তার সিদ্ধান্তকে প্রভাবিত করতে পারে?

অবশ্যই, এই ধরনের কৌশল ক্রমাগত শেখা উচিত, কিন্তু একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়ম ব্যবসার জন্য ফোন ব্যবহার করেন এমন প্রত্যেকেরই জানা দরকার।

আউটগোয়িং কলের জন্য ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারের গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম

• আপনি যদি মনে করেন আপনার নম্বর ভুল আছে, তাহলে বোকা প্রশ্ন করবেন না , যেমন "আপনার নম্বর কি?" অথবা "এটা কি তাই...?" নম্বরটি আবার চেক করা এবং কল ব্যাক করা ভাল।
• নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না . উদাহরণস্বরূপ, লাইনের অন্য প্রান্তে একটি অভিবাদনের জবাবে, আপনাকে "স্বাগত শব্দ, আপনার কোম্পানির নাম, অবস্থান এবং উপাধি" ফর্মে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। এবং শুধুমাত্র তারপর কথোপকথনের উদ্দেশ্য এগিয়ে যান।
• কথোপকথনের উদ্দেশ্য হিসাবে, তারপর এটা পরিষ্কারভাবে আগাম পরিকল্পনা করার পরামর্শ দেওয়া হয় . আপনি একটি গ্রাফিক, পাঠ্য বা পরিকল্পিত কথোপকথন পরিকল্পনা ব্যবহার করতে পারেন। আপনার কাজগুলি দেখতে হবে এবং কথোপকথনের সময়, তাদের সমাপ্তি, সমাধান বা উদ্ভূত সমস্যাগুলি নোট করুন, যা গুরুত্বপূর্ণও।
• কথোপকথনটি টেনে আনবেন না। গড় সময় 3 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়। আপনি যদি এই সময়সীমা পূরণ করতে না পারেন, সম্ভবত আপনি আপনার কথোপকথনের পরিকল্পনাটি ভালভাবে চিন্তা করেননি বা সমস্যাটির জন্য একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের প্রয়োজন।
• সকালে, দুপুরের খাবারের বিরতির সময় বা কাজের দিনের শেষে কখনই কল করবেন না।
• যদি আপনার ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথন সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়ার কারণে ব্যাহত হয়, আপনি ফিরে কল করা উচিত , যেহেতু তারা প্রথম কল করেছিল।
• যদি আপনার কল পূর্বে নির্ধারিত না থাকে এবং আপনি একটি অপ্রত্যাশিত সমস্যায় কল করছেন, তাহলে একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের নিয়ম অনুযায়ী আপনার সঙ্গীর উত্তর দেওয়ার সময় আছে কিনা তা আপনাকে জিজ্ঞাসা করতে হবে, এবং আপনার সমস্যা সমাধানের আনুমানিক সময় নির্দেশ করুন। উদাহরণস্বরূপ - "হ্যালো, আমি অমুক-অমুক, আমি অমুক-অমুক সমস্যা সম্পর্কে কল করছি, এটি প্রায় ... মিনিট সময় নেবে, এখন আপনার কি কোন ফাঁকা সময় আছে?" যদি না হয়, অন্য কল বা মিটিং ব্যবস্থা করুন.
• কথোপকথনের পরে, কল বা নতুন তথ্যের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের এই সাধারণ বৈশিষ্ট্যটি কথোপকথনটিকে সম্পূর্ণ করে এবং আরও সহযোগিতার পরামর্শ দেয়।

ইনকামিং কলের জন্য টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়ম

• 3য় রিং এর পরে ফোনের উত্তর দিন - এটি একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের শিষ্টাচার।
• সমস্ত উপকরণ হাতে থাকা উচিত এবং আপনার সামনে মিথ্যা বলা উচিত সার্বিক পরিকল্পনাপ্রত্যাশিত বিচ্যুতির সাথে কথোপকথন। এটি আপনাকে কর্মক্ষেত্রে অপ্রয়োজনীয় চাপ এড়াতে এবং ক্লায়েন্ট এবং বসদের দৃষ্টিতে আপনার দক্ষতা বাড়াতে সহায়তা করবে।
• সমান্তরাল যোগাযোগ এড়িয়ে চলুন . আপনার যদি একাধিক কল থাকে, সেগুলি একবারে একটি করে নিন। আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনি আপনার সময় বাঁচাবেন এবং অন্য ব্যক্তির প্রস্তাবে আগ্রহ দেখাবেন।
• যদি কথোপকথন আপনার কোম্পানি, পণ্য বা কাজ সম্পর্কে একটি নেতিবাচক মতামত প্রকাশ করে - বুঝতে চেষ্টা করুন এবং নিজের উপর কিছু দায়িত্ব নেওয়ার চেষ্টা করুন। এটি অংশীদারের উপর আস্থা বাড়াবে এবং সম্ভবত আপনার ক্লায়েন্টকে ফিরিয়ে আনবে।
• অ-কাজের জন্য একটি উত্তর মেশিন ব্যবহার করুন অথবা যখন কল একটি বড় প্রবাহ আছে. আপনার বার্তা লিখুন দরকারী তথ্যসমস্ত ক্লায়েন্টের জন্য, সেইসাথে সুবিধাজনক কাজের সময়ে কল ব্যাক করার সম্ভাবনা।

একটি টেলিফোন ব্যবসা কথোপকথনের প্রধান ভুল - কিভাবে তাদের এড়াতে?

• ভুল উচ্চারণ বা অসতর্ক উচ্চারণ দুই ব্যক্তির মধ্যে বোঝা কঠিন করে তোলে। ব্যবসায়িক টেলিফোন শিষ্টাচারের জন্য যোগ্য, সুপাঠ্য এবং নিরবচ্ছিন্ন বক্তৃতা প্রয়োজন।
• বহিরাগত গোলমাল কথোপকথনের কাছে অপ্রীতিকর হতে পারে, যিনি কেবল আপনাকেই নয়, আশেপাশের পরিবেশও কল্পনা করা কঠিন বলে মনে করেন। এই ক্ষেত্রে, তিনি তথ্যের গোপনীয়তার অভাব, তার সমস্যার প্রতি অমনোযোগীতা বা নেতিবাচক পর্যালোচনাপ্রতিযোগীদের থেকে আপনার কোম্পানি সম্পর্কে। আপনার "ক্রিয়াকলাপে পূর্ণ" হওয়ার ভান করা উচিত নয় - আপনার সঙ্গীর প্রশ্নের প্রতি মনোযোগী এবং শ্রদ্ধাশীল মনোভাব।
• অতিরিক্ত আবেগপ্রবণতা আপনার অপ্রফেশনালিজমের কথা বলে, এবং লাইনের অন্য প্রান্তে আপনার মেজাজ ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে। আপনার কণ্ঠে সামান্য উত্সাহের সাথে উত্তর দেওয়া যথেষ্ট, বিশেষত একটি হাসি দিয়ে। "আমি বুঝতে পেরেছি, হ্যাঁ, চমৎকার, আমি সম্মত" ব্যবহার করে আপনি মনোযোগ সহকারে শুনছেন তা স্পষ্ট করতে ভুলবেন না। যদি আপনি বুঝতে না পারেন, আবার জিজ্ঞাসা করুন, "আমি কি আপনাকে সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছি?", ক্লায়েন্টের কথাগুলি পুনরাবৃত্তি করুন। টেলিফোন শিষ্টাচারের মূল নিয়ম হল শান্ততা এবং উত্তর দেওয়ার কণ্ঠে সাহায্য করার আন্তরিক ইচ্ছা।

টেলিফোন যোগাযোগ দীর্ঘদিন ধরে জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়ে উঠেছে। আমরা আত্মীয়দের সাথে ঘরের কাজ নিয়ে আলোচনা করি, বন্ধুদের সাথে চ্যাট করি এবং ব্যবসায়িক অংশীদার, সহকর্মী এবং বসদের সাথে সমস্যার সমাধান করি। কথোপকথনের শৈলী আলাদা হওয়া উচিত এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য একটি বিশেষ পদ্ধতির প্রয়োজন।

জীবনে ফোন আধুনিক মানুষএকটি গুরুত্বপূর্ণ স্থান দখল করে: প্রিয়জন, বন্ধুদের সাথে যোগাযোগ, তবে, গুরুত্বপূর্ণভাবে, সহকর্মী এবং উর্ধ্বতনদের সাথে।

স্বাভাবিকভাবেই, সাথে কথা বলার সময় বিভিন্ন মানুষআমরা যোগাযোগের আমাদের নিজস্ব উপায় ব্যবহার করি, এবং কেউ তাদের বসের সাথে তাদের সেরা বন্ধু বা এমনকি একজন সহকর্মীর সাথে কথা বলার কথা ভাববে না। এই ক্ষেত্রে, কথোপকথন ব্যবসায়িক যোগাযোগের উপর ফোকাস করবে।

এছাড়াও, ব্যবসায়িক শিষ্টাচার সেই কর্মচারীদের দ্বারা ব্যবহার করা উচিত যাদের দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে টেলিফোন কথোপকথন, বিভিন্ন সামাজিক সমীক্ষা এবং অন্যান্য সমস্ত কথোপকথন যা একটি নিয়ম হিসাবে, শীতল কেন্দ্র থেকে, অর্থাৎ কল প্রক্রিয়াকরণ কেন্দ্র থেকে পরিচালিত হয়।

দুর্ভাগ্যবশত, কিছু লোক ফোনে কথা বলার সময় বরং পরিচিত আচরণ করে, ব্যক্তিগত বৈঠকের মতো নয়। যেহেতু কর্মচারীরা নিরাপদ দূরত্বে বোধ করেন, তারা সহজেই স্তব্ধ হয়ে যায় এবং কখনও কখনও অদৃশ্য কথোপকথকের কাছ থেকে খুব ভদ্র বাক্যাংশের সাথে কথা বলে এবং এটি টেলিফোন যোগাযোগের শিষ্টাচারের বিরুদ্ধে যায়।

কিন্তু কখনও কখনও এটি একটি টেলিফোন কথোপকথন যা ভাল শুরু বিন্দু হয়ে ওঠে ব্যবসায়িক সম্পর্ক. এখানে, একটি ব্যক্তিগত বৈঠকের বিপরীতে, একটি কঠোর ব্যবসায়িক স্যুট, অফিসের সাজসজ্জা, একটি অন-ডিউটি ​​হাসি এবং অঙ্গভঙ্গিগুলি এত গুরুত্বপূর্ণ নয়। প্রকৃতপক্ষে, একটি এন্টারপ্রাইজের চিত্র সম্পূর্ণরূপে নির্ভর করতে পারে তার কর্মীরা যেভাবে টেলিফোন কথোপকথন পরিচালনা করে তার উপর।

ফোনে কথা বলার আগে কী ভাববেন

• আসন্ন কথোপকথনে আপনি যে লক্ষ্যটি অর্জন করতে যাচ্ছেন;
• এই কথোপকথন ছাড়া কি করা সম্ভব;
• কথোপকথনের বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য কথোপকথন কতটা প্রস্তুত;
• কথোপকথনের সফল সমাপ্তিতে আপনার কি আস্থা আছে;
• আপনাকে কোন নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে হবে;
• কথোপকথনের সময় আপনাকে কী প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা যেতে পারে;
• আলোচনার কী ফলাফল সফল বলে বিবেচিত হতে পারে এবং ব্যর্থতার ক্ষেত্রে কী সুরক্ষিত করা যেতে পারে;
• কথোপকথনের সময় আপনার কথোপকথনকে প্রভাবিত করার কোন পদ্ধতি ব্যবহার করা যেতে পারে;
• আপনার কথোপকথন যদি আপত্তি করতে শুরু করে, জোরে জোরে হয়, বা আপনার যুক্তিতে সাড়া না দেয় তবে আপনি কেমন আচরণ করবেন;
• তারা আপনার তথ্যের প্রতি অবিশ্বাস দেখালে আপনি কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন?

কথোপকথনের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন

একটি টেলিফোন কথোপকথন শুরু করার আগে, আপনাকে অবশ্যই নিম্নলিখিতগুলি করতে হবে:

• কথোপকথনের সময় প্রয়োজনীয় নথিগুলি প্রস্তুত করুন: প্রতিবেদন, প্রসপেক্টাস, চিঠিপত্র, কাজের শংসাপত্র ইত্যাদি।
• তথ্য রেকর্ড করতে, কাগজ, একটি ট্যাবলেট বা অন্য ডিভাইস প্রস্তুত করুন। আপনি যদি ভয়েস রেকর্ডার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই সতর্ক করতে হবে এবং এটি ব্যবহার করার জন্য সম্মতি চাইতে হবে।
• আপনার চোখের সামনে আধিকারিকদের একটি তালিকা রাখুন যাদের সাথে আপনার কথা বলার কথা, যাতে আপনি শুধুমাত্র নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার মাধ্যমে সঠিক ব্যক্তিকে সম্বোধন করতে পারেন।
• আপনার সামনে একটি কথোপকথন পরিকল্পনা রাখুন, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি চিহ্নিত করুন।

কথোপকথনের পরিকল্পনা

একটি টেলিফোন কথোপকথন 3 মিনিটের বেশি হওয়া উচিত নয়, অন্তত আপনার শুরুর একক শব্দ। এটা কি মত দেখায় রুক্ষ পরিকল্পনাঅনুরূপ ভূমিকা:

• কথোপকথককে সমস্যার সারাংশের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া (40-45 সেকেন্ড)
• এই বিষয়ে অবস্থান এবং দক্ষতার স্তরের নামের সাথে পারস্পরিক পরিচয় (20-25 মিনিট)
• পরিস্থিতি নিজেই আলোচনা, সমস্যা (1 থেকে 2 মিনিট পর্যন্ত)
• উপসংহার, সারাংশ (20-25 সেকেন্ড)

সমস্যাটি সম্পূর্ণরূপে সমাধান না হলে, আপনাকে একটি নির্দিষ্ট সময়ে দ্বিতীয় কলের ব্যবস্থা করতে হবে। একই সাথে, কার সাথে কথোপকথন চলবে তা স্পষ্ট করা গুরুত্বপূর্ণ - একই ব্যক্তি বা অন্য কর্মচারীর সাথে যিনি এই বিষয়ে আরও দক্ষ বা কর্তৃত্বের বিস্তৃত পরিসর রয়েছে।

টেলিফোন শিষ্টাচারের নিয়ম

যে ব্যক্তি আপনাকে কল করছে তাকে সর্বদা অভিবাদন জানান এবং নিজেকে কল করার সময় ভদ্র শব্দ ব্যবহার করুন। এগুলি দিনের একটি নির্দিষ্ট সময়ের সাথে যুক্ত অভিবাদন শব্দ হতে পারে ("শুভ বিকেল!", "শুভ সকাল!", " শুভ সন্ধ্যা!") এই ধরনের অভিব্যক্তিগুলি এড়াতে ভাল: "শুনুন", "হ্যালো", "কোম্পানি"।

আপনার উচ্চারণ দেখুন. আপনার কণ্ঠের সাহায্যেই আপনি আপনার কথোপকথনের স্নেহ জাগিয়ে তুলতে পারেন, তার মধ্যে সঠিক উপলব্ধি তৈরি করতে পারেন এবং এর জন্য অবশ্যই আপনাকে সদয়ভাবে, শান্তভাবে কথা বলতে হবে, তবে অপ্রয়োজনীয় বিস্ময় ছাড়াই: অত্যধিক উত্সাহও প্রতিরোধ করতে পারে। .

নিজের পরিচয় দিতে ভুলবেন না। কথোপকথককে অভিবাদন করার পরে, আপনার সংস্থার নাম দিন যাতে ব্যক্তিটি জানে যে সে কোথায় সম্বোধন করেছে। তার পক্ষে কথোপকথন শুরু করা সহজ করার জন্য, আপনার নাম এবং অবস্থান জানান যাতে কথোপকথন নির্ধারণ করতে পারে যে সে আপনার সাথে কথোপকথন চালিয়ে যেতে পারে কিনা বা তার উচ্চ স্তরের একজন প্রতিনিধির সাথে কথা বলতে হবে কিনা।

আপনি যখন নিজেই একটি সংস্থাকে কল করেন, তখন বাক্যাংশ দিয়ে কথোপকথন শুরু না করার চেষ্টা করুন: "আপনি উদ্বিগ্ন..." বা "এটি আপনাকে বিরক্ত করেছে..."। এই ধরনের অভিব্যক্তি কথোপকথককে সতর্ক করে তোলে এবং আপনার কলটি অবাঞ্ছিত হিসাবে বিবেচিত হতে পারে।

একজন নির্দিষ্ট কথোপকথককে কল করার পরে, এখন আপনার সাথে কথা বলা তার পক্ষে কতটা সুবিধাজনক তা খুঁজে বের করুন। একবার আপনি নিশ্চিত হন যে তারা আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে, অবিলম্বে কলের বিষয়ে যান: ব্যবসায়ীসংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং আলোচনার বিষয় থেকে বিচ্যুত হওয়া উচিত নয়।

যখন কেউ আপনার কোম্পানিতে কল করে, শিষ্টাচারের মধ্যে দ্বিতীয় বা তৃতীয় রিং হওয়ার পরে ফোন তোলা জড়িত। আপনি যদি প্রথম কলের পরে এটি করেন তবে সম্ভাব্য কথোপকথন সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে আপনার সংস্থাটি কাজের জন্য খুব বেশি বোঝা নয়।

কলকারীর যদি কোম্পানির অন্য কোনো প্রতিনিধির প্রয়োজন হয়, তাহলে কলকারীকে "কাট" করে হ্যাং আপ করার দরকার নেই। স্ট্যান্ডবাই মোডে যেতে বা সুইচ করতে আপনাকে হোল্ড ফাংশন ব্যবহার করতে হবে সঠিক ব্যক্তি. যদি সঠিক ব্যক্তি সেখানে না থাকে, আপনি তাকে পরামর্শ দিতে বা অন্য সহায়তা দিতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করতে পারেন। যদি তিনি সাহায্য প্রত্যাখ্যান করেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন কী জানাতে হবে, কী বার্তা ছেড়ে যেতে হবে।

একটি নতুন কথোপকথনের কথা শোনার সময়, তার বক্তৃতা হারের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়ার চেষ্টা করুন: যদি একজন ব্যক্তি ধীরে ধীরে কথা বলেন, সম্ভবত তিনি কেবল তথ্য উপলব্ধি করেন না, তবে অবিলম্বে এটি বিশ্লেষণও করেন। যদি সে দ্রুত কথা বলে এবং অধৈর্য হয়ে প্রশ্ন করে, তাহলে সে আপনার ধীরগতি এবং অবসরে বিরক্ত হতে পারে।

ফোনে পুরো কথোপকথনের সময়, আপনার ধূমপান, চিবান বা পান করার দরকার নেই। আপনার সিগারেট বা স্যান্ডউইচ একপাশে রাখতে ভুলবেন না, আপনার কাপ কফি বা চা দূরে সরিয়ে দিন।

কথোপকথন শেষ করার পরে, আপনার কথোপকথককে বিদায় বলুন, তবে তার আগে জিজ্ঞাসা করুন তার আপনার জন্য কোন প্রশ্ন আছে কিনা। আপনি যদি কথোপকথন শুরু করেন তবে অন্য ব্যক্তির সময় নেওয়ার জন্য ক্ষমা করবেন না। আপনি যদি কথোপকথনকারীকে এই শব্দগুলির সাথে ধন্যবাদ জানান তবে এটি আরও ভাল হবে: "আপনার সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা আরও সহযোগিতার আশা করি।"

উপসংহারের পরিবর্তে

যদি আপনার বক্তৃতা খুব বেশি বিকশিত না হয় তবে ফোনে কথা বলা বাকশক্তির ঘাটতি বাড়িয়ে দেয়। অতএব, আপনার এমন শব্দগুলি এড়াতে চেষ্টা করা উচিত যেগুলির উচ্চারণে আপনি খুব ভাল নন, বা যে শব্দগুলির চাপ সম্পর্কে আপনি খুব নিশ্চিত নন। সিলেবল বা এমনকি অক্ষর দ্বারা শুনতে কঠিন এমন নামগুলি উচ্চারণ করা ভাল।

ফোনে কথা বলা সত্যিই একটি শিল্প যা শেখা যায় এবং করা উচিত। সর্বোপরি, কখনও কখনও শুধুমাত্র একটি ফোন কল এমন কিছু অর্জন করতে পারে যা প্রাথমিক মিটিং এবং আলোচনার প্রক্রিয়ায় অর্জন করা অসম্ভব ছিল।

আপনাকে মনে রাখতে হবে যে এক নজর, একটি হাসি, মুখের অভিব্যক্তি এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হ্যান্ডশেক আপনার সঙ্গীর উপর শক্তিশালী প্রভাব ফেলতে পারে, তবে টেলিফোন যোগাযোগের ক্ষেত্রে এটি বাদ দেওয়া হয়। আপনি একটি অসতর্ক শব্দ দিয়ে একটি অজানা কথোপকথনকে অসন্তুষ্ট করতে পারেন। কখনও কখনও এটি একটি টেলিফোন কথোপকথন যা একজন ব্যক্তির প্রথম ছাপ তৈরি করে। এটা ঠিক পেতে চেষ্টা করুন.

আজ, টেলিফোন প্রায়ই ব্যবসায়িক যোগাযোগের মাধ্যম হিসাবে ব্যবহৃত হয়। ক্রমবর্ধমানভাবে, একটি শহরে অবস্থিত সংস্থাগুলি দেশের অন্য প্রান্তে অবস্থিত সংস্থাগুলির সাথে লেনদেন এবং অন্যান্য চুক্তিতে প্রবেশ করে৷ অবশ্যই, এই ধরনের ক্ষেত্রে ব্যবসায়িক আলোচনা সবচেয়ে সুবিধাজনকভাবে টেলিফোনের মাধ্যমে করা হয়।

যাইহোক, ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ ব্যক্তিগত যোগাযোগ থেকে মৌলিকভাবে আলাদা। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য হল যে ব্যবসায়িক আলোচনা পরিচালনা করার সময়, আপনি শুধুমাত্র আপনার ব্যক্তিগত কর্তৃত্বই নয়, আপনি যে প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন তার সুনামও ঝুঁকিতে ফেলছেন। সুতরাং, আপনি যদি টেলিফোনের শিষ্টাচার মেনে চলতে ব্যর্থ হন, তাহলে আপনার নিজের কোম্পানির অপূরণীয় ক্ষতি হওয়ার ঝুঁকি রয়েছে।

ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নিয়ম
পরিস্থিতি 1: আপনি ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক আলোচনার সূচনাকারী
ফোনে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথনের জন্য প্রস্তুত হচ্ছে

একটি ব্যবসায়িক ফোন কল করার আগে, আপনাকে সাবধানে প্রস্তুত করতে হবে:

1. জন্য মানসিকভাবে প্রস্তুত হন ব্যবসায়িক কথোপকথন;
2. আসন্ন ব্যবসায়িক আলোচনার উদ্দেশ্য পরিষ্কারভাবে নিজের জন্য প্রণয়ন করুন;
3. আপনার আগ্রহের সমস্ত প্রশ্ন কাগজে লিখে ব্যবসায়িক কথোপকথনের কোর্সের পরিকল্পনা করুন;
4. টেলিফোন কথোপকথনের সময় প্রয়োজন হতে পারে এমন সমস্ত উপকরণ আপনার সামনে রাখুন (খালি চাদর, কলম, প্রয়োজনীয় কাগজপত্র, টেলিফোন বই);
5. ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতা থেকে নিজেকে বিমূর্ত করার চেষ্টা করুন এবং নেতিবাচক আবেগএকটি ব্যবসায়িক ফোন কল করার আগে, কারণ আপনার ভয়েস আপনার অসন্তোষ বা আগ্রাসন প্রকাশ করবে এবং আপনার কথোপকথক এটি ব্যক্তিগতভাবে নিতে পারে;
6. ফোনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক যোগাযোগ পরিচালনা করার জন্য আপনার এবং আপনার অংশীদারদের জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক সময় বেছে নিন। আপনি যদি ব্যস্ত লোকেদের কল করতে যাচ্ছেন, ফোনে ব্যবসায়িক আলোচনার দিন এবং সময় আগে থেকেই সম্মত হন।

ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের নীতিগুলি:

• আপনি যখন একজন ব্যবসায়িক অংশীদারকে কল করেন, তখন আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হল নিজের পরিচয় এবং আপনার কলের উদ্দেশ্য বর্ণনা করা।
• ব্যবসায়িক আলোচনা চালানোর জন্য, আপনার একটি বন্ধুত্বপূর্ণ, এমনকি যোগাযোগের টোন বেছে নেওয়া উচিত।
• দীর্ঘ বিরতি এবং অস্পষ্ট বাক্যাংশের ব্যবহার এড়িয়ে ফোনে ব্যবসায়িক আলোচনাগুলি উদ্যমী এবং সংক্ষিপ্তভাবে পরিচালিত হওয়া উচিত।
• কোন অবস্থাতেই আপনাকে প্রদান করার চেষ্টা করা উচিত নয় মানসিক চাপব্যবসায়িক যোগাযোগের প্রক্রিয়ায় কথোপকথনের উপর, অন্যথায় আপনি একটি চুক্তিতে পৌঁছাতে না পারেন।
• ব্যবসায় ফোনে যোগাযোগ করার সময়, ভুল প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা এড়ানো অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
• আপনি যদি একটি আন্তর্জাতিক বা দূর-দূরত্বের ব্যবসায়িক টেলিফোন কল করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে এর সময়কাল 6 মিনিটের বেশি না হয়।
• ব্যবসায়িক অংশীদারদের কাছে আপনার সমস্ত প্রয়োজনীয়তা বা প্রস্তাবগুলি অবশ্যই যৌক্তিকভাবে উপস্থাপন এবং যুক্তিযুক্ত হতে হবে।
• আপনার কথোপকথনের দ্বারা জিজ্ঞাসা করা সমস্ত প্রশ্নের স্পষ্টভাবে এবং সঠিকভাবে উত্তর দিন।
• ব্যবসায়িক আলোচনার মূল বিষয়গুলো কাগজে লিখুন।
• ফোনে ব্যবসায়িক কথোপকথনের শেষে, আপনি এবং আপনার কথোপকথক পৌঁছাতে পেরেছেন এমন সমস্ত চুক্তির কথা আবারও বলুন।
• যেহেতু আপনি কল করেছেন, আপনিই কথোপকথনটি শেষ করবেন। ব্যতিক্রম হল সেই পরিস্থিতি যখন আপনার কথোপকথক আপনার অবস্থানে সিনিয়র হয়।
• সফল ব্যবসায়িক আলোচনার পরে, আপনার অংশীদারকে একটি প্রোটোকল ফ্যাক্স করাও কার্যকর হবে যা পূর্ববর্তী ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের সমস্ত পয়েন্টে উভয় পক্ষের মতামত রেকর্ড করে।
• যদি, ফোনে ব্যবসায়িক যোগাযোগের ফলে, আপনি আপনার সঙ্গীকে একটু পরে কল করার প্রতিশ্রুতি দেন, আপনার অবশ্যই 24 ঘন্টার মধ্যে আবার কল করা উচিত।
• আপনার ব্যবসায়িক অংশীদারদের তাদের বাড়ির ফোনে কল করা উচিত নয়।
• আপনি যদি একটি ব্যক্তিগত বিষয়ে আপনার ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে একটি কল করতে যাচ্ছেন, আপনার উচিত, প্রথমত, দিনের সময়ের দিকে মনোযোগ দেওয়া, এবং দ্বিতীয়ত, এই কলের সময়টি সর্বনিম্ন করার চেষ্টা করুন৷
• যদি, কল করার পরে, আপনি হঠাৎ কর্মক্ষেত্রে সেই ব্যক্তিকে খুঁজে না পান যার সাথে আপনি ব্যবসায়িক আলোচনা করতে যাচ্ছেন, কখন ফিরে কল করা সম্ভব হবে তা পরীক্ষা করে দেখুন, তবে কোন পরিস্থিতিতে কোথায় খুঁজে পাবেন না। এই মুহূর্তেআপনার প্রয়োজন ব্যক্তি অবস্থিত.

পরিস্থিতি 2: একজন ব্যবসায়িক অংশীদার আপনাকে কল করছে

আপনি যদি কর্মক্ষেত্রে একটি কল গ্রহণ করেন, তবে দ্বিতীয় বা তৃতীয় রিংয়ের পরে ফোনটি তোলার পরামর্শ দেওয়া হয়।

• আপনার কর্মক্ষেত্রে একটি ফোন কলের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনাকে প্রথমে কথোপকথককে অভিবাদন জানাতে হবে, তারপরে তিনি যে সংস্থাকে ডেকেছেন তার নাম ঘোষণা করুন এবং তারপরে নিজের পরিচয় দিন।
• আপনি সঠিকভাবে একটি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করার জন্য, আপনাকে আপনার কথোপকথনকে কীভাবে সম্বোধন করতে হবে তা জানতে হবে। এবং, যদি তিনি তার নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা না দেন তবে আপনার তাদের সম্পর্কে বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে খুঁজে বের করা উচিত: "নিজের পরিচয় দিন, অনুগ্রহ করে!", "আমি কার সাথে কথা বলছি তা জানতে চাই!"
• আপনার ব্যবসায়িক অংশীদারের দ্বারা জিজ্ঞাসা করা সমস্ত প্রশ্নের উত্তর আপনাকে অবশ্যই উদ্যমী এবং সঠিকভাবে দিতে হবে। ব্যবসায়িক আলোচনার জন্য প্রয়োজনীয় নথি এবং টেলিফোন নম্বরগুলি দ্রুত খুঁজে বের করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
• যে ব্যক্তি আপনাকে কল করেছে তাকে দুই মিনিটের বেশি আটকে রাখা অসভ্য বলে বিবেচিত হয়। এই সময়ের মধ্যে সাড়া না দিলে ব্যবসায়িক শিষ্টাচারের নিয়ম অনুযায়ী তিনি প্রতিটি অধিকারকল ব্যাহত
• যদি কোনও ব্যবসায়িক অংশীদার আপনাকে দুপুরের খাবারের সময় কল করে, আপনার মুখ ভরে ফোন তোলা উচিত নয়। কর্মীদের একজন সদস্যকে ফোনের উত্তর দিতে বলুন।
• যে ব্যক্তি কল করছে তাকে প্রথমে বিদায় জানানো উচিত; যখন আপনার উচিত নয় তখন উদ্যোগ নেবেন না।