চিঠিপত্রের নথি। ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নৈতিকতা

গত কয়েক দশক ধরে, ইমেলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র ব্যাপক জনপ্রিয়তা অর্জন করেছে এবং এটি ব্যবসায়িক যোগাযোগের অন্যতম প্রধান মাধ্যম হয়ে উঠেছে। আজ এমন একজন ব্যক্তি খুঁজে পাওয়া কঠিন যে আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগের অনুশীলনে ই-মেইল ব্যবহার করবে না। এতদসত্ত্বেও আজ অনেকেই প্রশ্ন তুলছেন— তাহলে কি সব নিয়ম মানা হয়? ঠিকানা তৈরি করতে একটি উপযুক্ত চিঠি কীভাবে ব্যবহার করবেন ভালো প্রভাবপ্রেরক সম্পর্কে?

এই নিবন্ধটি প্রবিধান বর্ণনা করে আমার স্নাতকেরদ্বারা ই-মেইল, ক বাস্তবিক উপদেশনিবন্ধে উপস্থাপিত আপনাকে অঙ্কন করার সময় সঠিক ব্যবসায়িক যোগাযোগ শিখতে সাহায্য করবে ইমেইল.

অনেক লোক নতুন বার্তাগুলির জন্য তাদের মেইলবক্স চেক করে তাদের কাজের দিন শুরু করে। কিন্তু, দুর্ভাগ্যবশত, তথ্য আদান-প্রদানের এই পদ্ধতির প্রচলন থাকা সত্ত্বেও, অনেকেই জানেন না কীভাবে সঠিকভাবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের ভাষা ব্যবহার করতে হয়, যোগাযোগের একটি অনানুষ্ঠানিক উপায়ের জন্য ভুল ইমেলগুলি।

ডেলিভারির গতির জন্য ধন্যবাদ, এটি গুরুত্বপূর্ণ বিনিময়কে সহজ করে তোলে সরকারী নথি, ফর্ম, বিবৃতি, কিন্তু এখানেও মানুষ চিঠি পাঠাতে ভুল করে। এটি প্রায়শই ঘটে যে কোনও ফাইল আদান-প্রদান করার সময় একটি ইমেল রচনা করার সময়, প্রাপকরা কোনও কারণে অনুষঙ্গী প্রবন্ধ লেখেন না এবং বিষয়গুলি প্রবেশ করেন না, যা প্রাপকদের কাজকে জটিল করে তুলতে পারে। এই নিবন্ধটির উদ্দেশ্য হল প্রশ্নের উত্তর দেওয়া: কীভাবে ই-মেইলের মাধ্যমে একটি চিঠি পাঠাতে হয় এবং ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক লিখিত যোগাযোগের সমস্ত নিয়ম মেনে চলতে হয়?

ইমেল রচনা করার সময়, প্রদত্ত সমস্ত ক্ষেত্র অবশ্যই পূরণ করতে হবে

ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি চিঠির প্রেরককে ই-মেইলে প্রদত্ত সমস্ত ক্ষেত্র পূরণ করতে বাধ্য করে, যেমন ঠিকানা এবং চিঠির প্রাপক এবং প্রেরকের নাম। একটি বিষয় বর্ণনা করা আবশ্যক যা সংক্ষিপ্তভাবে প্রেরিত চিঠির সারমর্ম বর্ণনা করে। প্রায়শই, প্রেরিত চিঠির ভাগ্য এবং এতে বর্ণিত সমস্যার সমাধানের গতি সঠিকভাবে বর্ণিত বিষয়ের উপর নির্ভর করে। একটি ব্যবসায়িক ইমেল একটি অভিবাদন দিয়ে শুরু করা উচিত - প্রাপকের প্রতি শ্রদ্ধার এই সাধারণ প্রদর্শনটি যখন চিঠিপত্রের সাথে যোগাযোগ করে তখন খুবই গুরুত্বপূর্ণ৷ অভিবাদনের পরে, একটি পাঠ্য থাকা উচিত যাকে "চিঠির অংশ" বলা হয় এবং শেষে একটি স্বাক্ষর রেখে যাওয়া উচিত, উদাহরণস্বরূপ, "সম্মান সহ, পেট্র ইভানোভিচ ব্রিসভ।"

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে শুভেচ্ছা

এই বিন্দুতে আপনার মনোযোগ আরও ফোকাস করা মূল্যবান, যেহেতু সম্মানের অঙ্গভঙ্গি যেকোনো দিক থেকে খুবই গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক যোগাযোগ. সর্বোত্তম অভিবাদন বাক্যাংশ হল "শুভ বিকাল" বা "হ্যালো।" ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করা প্রেরককে বাক্যাংশ ব্যবহার করা থেকে সীমাবদ্ধ করে " শুভ সন্ধ্যা"বা" সুপ্রভাত”, যেহেতু প্রাপক চিঠিটি পাওয়ার অনেক পরে পড়তে পারেন। অভিবাদনে ব্যবহৃত কথোপকথন ব্যবহার করাও ঠিক নয়।

একটি অভিবাদন শব্দ বা বাক্যাংশের পরে, আপনার প্রাপককে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা সম্বোধন করা উচিত এবং নামটি প্রেরকের কাছে অজানা থাকলে, এই মুহূর্তটি এড়ানো যেতে পারে। তারপরে আপনি চিঠির উদ্দেশ্য উল্লেখ করতে যেতে পারেন।

ব্যবসায়িক ইমেইলে ফাইল সংযুক্ত করা হয়েছে

যদি চিঠির মূল উদ্দেশ্য শুধুমাত্র একটি লিখিত বর্ণনা এবং ইস্যুটির সারাংশ উপস্থাপন না হয়, তবে একটি ফাইল পাঠানোও হয়, তবে প্রথমে পাঠানো বস্তুটি সংযুক্ত করা ভাল। এটি প্রায়শই ঘটে যে অনেক প্রেরক, অসাবধানতার কারণে, চিঠির মূল অংশে সমস্যাটির সারমর্ম বলে, প্রয়োজনীয় সংযুক্তি সংযুক্ত করতে ভুলে যান। এই ধরনের অবহেলা একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রেরকের ব্যবসায়িক সুনামকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে।

ইমেল ঠিকানাটি স্বীকৃত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত

ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলির জন্য প্রেরকের একটি স্বীকৃত ইলেকট্রনিক নাম থাকা প্রয়োজন, যাতে প্রেরকের নাম সম্পর্কে সত্য তথ্য থাকতে হবে। তারা দেখতে খুব অসম্পূর্ণ এবং মূর্খ সরকারী চিঠিএবং অনুরোধ যখন ইমেল ঠিকানায় অনানুষ্ঠানিক অভিব্যক্তি বা শব্দ থাকে, উদাহরণস্বরূপ, ইমেল ঠিকানা “limon_petya”। এটি একটি প্রাপ্তবয়স্কদের জন্য খুব অসম্মানজনক দেখায়। ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করার জন্য, একটি পৃথক ইমেল তৈরি করা এবং ব্যবসায়িক ইমেল শিষ্টাচার পালন করা ভাল।

পূর্বে প্রাপ্ত ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়া জানাতে দ্রুত উত্তর (প্রতিক্রিয়া) ফাংশন ব্যবহার করে

উত্তর বা প্রতিক্রিয়া ফাংশন (এর সংক্ষিপ্ত সংস্করণে এটি Re: এর মত দেখায়) ব্যবহারকারীকে সাহায্য করে দ্রুত উপায়েপ্রেরকের কাছ থেকে পূর্বে পাঠানো বার্তাগুলির উত্তর দিন। এই ফাংশনটিতে একটি প্রদত্ত বিষয়ে একটি কথোপকথনের সাথে পূর্বের চিঠিপত্র পড়ার সর্বজনীন ক্ষমতাও রয়েছে। কিন্তু ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়ম প্রেরককে ব্যবসায়িক চিঠির বিষয়বস্তুর নাম পরিবর্তন করতে বাধ্য করে যদি চিঠিপত্রের সময় আলোচনার সারমর্ম পরিবর্তন করা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠি পাঠানোর আগে, আপনার বানান ত্রুটি এবং বিরাম চিহ্নের জন্য প্রুফরিড করা উচিত।

ই-মেইল তথ্যের আদান-প্রদানকে সহজ করে, তবে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের সময় আপনার রাশিয়ান ভাষার নিয়মগুলিকে অবহেলা করা উচিত নয়, যেহেতু একটি অসতর্কতার সাথে করা ভুল প্রেরকের কর্তৃত্বকে প্রভাবিত করতে পারে। একটি চিঠি পাঠানোর আগে, আপনি টেক্সট কয়েকবার পর্যালোচনা করা উচিত এবং সাবধানে এটি বানান এবং পরীক্ষা করা উচিত বিরাম চিহ্ন ত্রুটি. অনেক ইমেল ক্লায়েন্টের একটি বানান চেক বৈশিষ্ট্য রয়েছে, তাই আপনাকে লাল রঙে আন্ডারলাইন করা শব্দগুলিতে মনোযোগ দেওয়া উচিত। সঠিক বানান সম্পর্কে আপনার সন্দেহ থাকলে, আপনার ইন্টারনেটে সাহায্য নেওয়া উচিত বা বানান অভিধান ব্যবহার করে বানান পরীক্ষা করা উচিত।

ঠিকানার ক্ষেত্রটি শেষ পর্যন্ত পূরণ করা উচিত।

অসমাপ্ত বা অসম্পাদিত চিঠি পাঠানো এড়াতে, একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রাপকের ঠিকানা পাঠানোর আগে একেবারে শেষ মুহূর্তে প্রবেশ করা উচিত। এই নিয়মটি ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্রের মৌলিক বিষয়গুলিতেও অন্তর্ভুক্ত। এটি ঘটে যে ঠিকানার ক্ষেত্রটি পূরণ করার সময়, ইমেলটি পূর্বে ব্যবহৃত প্রাপকদের একটি তালিকা অফার করতে পারে; এখানে আপনাকে আপনার মনোযোগও ফোকাস করা উচিত যাতে ভুলভাবে তৃতীয় পক্ষের ঠিকানাকে একটি রচনা করা ব্যবসায়িক চিঠি না পাঠানো হয়।

একটি ব্যবসা চিঠি গঠন

টেক্সট গঠনের নিয়ম শুধুমাত্র কাগজের মিডিয়াতে নয়, ই-মেইলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মেও প্রযোজ্য। প্রাপকের পক্ষে মনিটরের স্ক্রিনে প্রচুর পরিমাণে অক্ষর পাঠ করা সবসময় সুবিধাজনক নয়। এই বিন্দুটিকে সহজ করার জন্য, আপনাকে যৌক্তিকভাবে গঠিত ছোট অনুচ্ছেদে টেক্সট ভাঙতে হবে এবং ব্যবসায়িক চিঠির পাঠ্য লেখার সময় জটিল বাক্যগুলি এড়াতে হবে। একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে একটি বাক্যের সর্বোত্তম দৈর্ঘ্য পনেরটি শব্দের বেশি হওয়া উচিত নয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির সারমর্ম সারমর্মে বলা উচিত

ব্যবসায়িক চিঠির নির্দিষ্ট বিষয় ছাড়াও, প্রাপকের মূল পাঠ্যের প্রথম এবং দ্বিতীয় বাক্যে স্পষ্টভাবে প্রণয়ন করা আগ্রহী হওয়া উচিত। প্রেরকের কাজ হল চিঠির শুরুতে সেই সমস্যা বা সমস্যার সারমর্মটি উল্লেখ করা যার জন্য তিনি প্রাপককে সম্বোধন করছেন। প্রথম বাক্যটি যে উদ্দেশ্যের জন্য ব্যবসায়িক চিঠি পাঠানো হচ্ছে তা নির্দেশ করা উচিত। নমুনা: “আমরা আপনাকে জানাচ্ছি যে 01/02/2017-এর চুক্তি নং 45-এর অধীনে বাধ্যবাধকতার শর্তাবলী “বাল্ক উপকরণ সরবরাহের উপর” শেষ হতে চলেছে। চুক্তি পুনর্নবীকরণ করতে, আপনাকে অবশ্যই নথির একটি দ্বিতীয় প্যাকেজ জমা দিতে হবে।" নির্ধারিত উদ্দেশ্যের জন্য ধন্যবাদ, প্রাপকের কাছে অনুসন্ধান করার সুযোগ রয়েছে মূল ধারণাব্যবসা পত্র. যদি চিঠির পাঠ্যটি খুব বড় হয়, তবে ফর্মটিতে একটি সংযুক্তি হিসাবে একটি বস্তু সংযুক্ত করার ফাংশনটি ব্যবহার করা ভাল পাঠ্য নথি, কিন্তু একই সময়ে, ব্যবসায়িক চিঠিকে হাইলাইট করে এমন সহগামী প্রবন্ধটি একটি পাঠ্য বাক্সের সাথে রেখে দেওয়া উচিত। নমুনা: "আপনার পর্যালোচনার জন্য আমরা আপনাকে ম্যাক-স্ট্রয় এলএলসি কোম্পানির চিঠির একটি ইলেকট্রনিক কপি পাঠাচ্ছি।" আমরা আপনাকে চিঠিতে নির্দিষ্ট সময়সীমা না হওয়া পর্যন্ত 01/02/2017-এর চুক্তি নং 45 "বাল্ক উপকরণ সরবরাহের বিষয়ে" বাড়ানোর বিষয়ে আপনার সিদ্ধান্ত সম্পর্কে আমাদের জানাতে বলছি৷

প্রতিটি ব্যবসায়িক ইমেলের একটি প্রতিক্রিয়া থাকা উচিত।

বিদ্যমান নেতিবাচক উদাহরণব্যবসায়িক চিঠিপত্র, যখন প্রাপক কোনো কারণে ব্যবসায়িক চিঠি উপেক্ষা করে। কখনও কখনও এমন কিছু ঘটনা ঘটতে পারে যেখানে কারণে উত্তর দেওয়া যায় না নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে, উদাহরণস্বরূপ, সমস্যাটি সমাধান হতে কয়েক দিন সময় লাগতে পারে, অথবা প্রাপক চিন্তায় আছেন এবং অবিলম্বে উত্থাপিত প্রশ্নের উত্তর দিতে পারবেন না। এই ক্ষেত্রে, এই বিষয়ে একটি সংক্ষিপ্ত মন্তব্য দেওয়া উচিত, উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো, পাইটর ইভানোভিচ। আমি আপনার চিঠি পেয়েছি, কিন্তু আজ আমার কাছে প্রতিক্রিয়া জানাতে অসুবিধা হচ্ছে, যেহেতু আমাকে সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে পরামর্শ করতে হবে। আমি আপনার সমস্যাটি আমাদের কোম্পানির সিইওকে জানাব এবং সপ্তাহের শেষে একটি অফিসিয়াল প্রতিক্রিয়া জানাব। বিনীতভাবে, সেলস ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজার বেলভ ইভান গেনাডিভিচ।

এটি মনে রাখার মতো যে যদি তিন কার্যদিবসের মধ্যে একটি প্রতিক্রিয়া না দেওয়া হয়, তবে একটি ব্যবসায়িক চিঠির প্রাপক নীরব থাকার বিষয়টিকে প্রেরকের সাথে যোগাযোগ করতে উপেক্ষা করা এবং অস্বীকার করা হিসাবে মূল্যায়ন করা যেতে পারে।

প্রতিক্রিয়া চিঠি লেখার সময়, আপনাকে জিজ্ঞাসা করা সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে।

যদি প্রাপকের কাছে পাঠানো চিঠিটি জিজ্ঞাসাবাদের প্রকৃতির হয়, তবে চিঠিটি রচনা করার সময় আপনাকে ব্যবসায়িক চিঠির প্রাপ্ত পাঠ্যটিতে উপস্থিত ক্রম অনুসারে প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে। প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হলে, প্রেরক তাদের নির্দিষ্ট উত্তর পাওয়ার আশা করেন। একটি চিঠি রচনা করার সময়, আপনার উত্তরগুলি সংখ্যা করা উচিত নয়; আপনাকে কেবল আপনার চিন্তাভাবনাগুলিকে ক্রমানুসারে প্রকাশ করতে হবে। উত্থাপিত সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য, আপনাকে প্রথমে প্রাপ্ত ব্যবসায়িক চিঠিটি বেশ কয়েকবার পুনরায় পড়তে হবে এবং যদি অনেকগুলি প্রশ্ন থাকে তবে সেগুলি মিস হওয়া থেকে রক্ষা করার জন্য আলাদাভাবে লিখতে হবে। উত্থাপিত কিছু প্রশ্নের উত্তর দেওয়া যদি অসম্ভব হয় তবে এটি উল্লেখ করা মূল্যবান এই মুহূর্তেকোনো কারণে উত্তর দেওয়া যাচ্ছে না।

সংক্ষেপণ, আবেগপূর্ণ নকশা এবং বড় অক্ষর অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নেতিবাচক উদাহরণ রয়েছে যখন প্রেরকরা ইমোটিকন আকারে অনানুষ্ঠানিক চিহ্ন ব্যবহার করে এটিকে পাতলা করে। যোগাযোগ করার সময় তাদের ব্যবহার জনপ্রিয় সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতেযাইহোক, ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলি আবেগের এই ধরনের প্রকাশকে স্বাগত জানায় না, যেহেতু প্রাপক তাদের প্রকৃত অর্থ জানেন না এবং বিরাম চিহ্নের ত্রুটিগুলির একটি বোধগম্য সেটের জন্য তাদের গ্রহণ করতে পারেন।

আপনার বড় অক্ষরে লেখা এড়ানো উচিত। ইন্টারনেটে, বড় অক্ষরে লেখা শব্দের একটি সেটকে "চমকপ্রদ বাক্যাংশ" বলা হয় এবং প্রায়শই এই ধরনের বাক্যাংশগুলি নেতিবাচক অর্থ বহন করে। প্রাপক, একটি ইলেকট্রনিক ব্যবসায়িক চিঠি পড়ার সময়, এই ধরনের একটি ফন্টকে নেতিবাচকভাবে মূল্যায়ন করতে পারে, যা অর্থের উপলব্ধিতে ক্ষতিকারক প্রভাব ফেলবে। যদি একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে আপনাকে কোনও পয়েন্টের গুরুত্বের উপর জোর দিতে হয়, তাহলে প্রাথমিক বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করা ভাল, উদাহরণস্বরূপ, "অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে আপনাকে 02/10/2017 এর পরে চুক্তিটি পুনর্নবীকরণ করতে নথির একটি প্যাকেজ সরবরাহ করতে হবে ” অথবা “অনুগ্রহ করে নোট করুন যে চুক্তির এক্সটেনশনের নথিগুলি অবশ্যই 02/10/2017 এর মধ্যে জমা দিতে হবে৷”

ইমেলের মাধ্যমে সংবেদনশীল তথ্য প্রেরণ করবেন না

ব্যক্তিগত বা গোপনীয় তথ্য প্রেরণ করার সময়, ইলেকট্রনিক মেলবক্সগুলিকে প্রত্যাখ্যান করা ভাল, কারণ আক্রমণকারীদের দ্বারা তাদের নিজস্ব স্বার্থপর উদ্দেশ্যে ব্যবহারের জন্য তথ্য আটকানোর হুমকি রয়েছে৷ এই ধরনের তথ্য অন্তর্ভুক্ত হতে পারে: টেলিফোন নম্বর, পাসওয়ার্ড থেকে ব্যাংক কার্ড, ব্যক্তিগত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট ইত্যাদি। এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে তথ্য মেইল ​​এজেন্ট সার্ভারে সংরক্ষণ করা হয় এবং হ্যাক হলে চুরি করা যেতে পারে।

চিঠির শেষে প্রেরকের স্বাক্ষর থাকতে হবে।

আগেই বলা হয়েছে, প্রেরিত প্রতিটি চিঠিতে একটি নির্দিষ্ট স্বাক্ষর থাকতে হবে। প্রায়শই, মেলবক্স বিকাশকারীরা একটি স্বাক্ষর ব্লক ফাংশন প্রবর্তন করে, যেখানে আপনি আপনার কাজের শিরোনাম, নাম এবং যোগাযোগের ফোন নম্বর লিখতে পারেন। পরবর্তীকালে, প্রতিটি অক্ষরের শেষে এই ব্লকটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে, যা টাইপিংকে আরও সহজ করে তুলবে। একটি স্বাক্ষর সঠিকভাবে লেখা গুরুত্বপূর্ণ যাতে প্রাপকের চিঠির উত্তর দেওয়ার সময় প্রেরককে সঠিকভাবে সম্বোধন করার সুযোগ থাকে। একটি স্বাক্ষরের উদাহরণ এইরকম দেখতে পারে: "সম্মান সহ, নিকোলাই আলেকজান্দ্রোভিচ পেট্রোভ, +79810000000।"

উপসংহার আঁকা, এটি লক্ষ করা যেতে পারে যে কীভাবে ইমেলের মাধ্যমে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করতে হয় তা বোঝার জন্য, আপনাকে অতিরিক্ত এবং জটিল মৌলিক বিষয়গুলি আয়ত্ত করতে হবে না। আপনাকে কেবল শিষ্টাচারের প্রাথমিক নিয়মগুলি মেনে চলতে হবে এবং রাশিয়ান ভাষার নিয়মগুলি পালন করতে হবে।

ব্যবসায়িক কথোপকথনচিঠিপত্র ছাড়া কল্পনা করা অসম্ভব, যেহেতু সহযোগিতার সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য একটি ব্যক্তিগত বৈঠক সবসময় সম্ভব হয় না। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা ব্যবসায়িক চিঠিপত্র

ব্যবসায়িক যোগাযোগ চিঠিপত্র ছাড়া কল্পনা করা যায় না, যেহেতু সহযোগিতার সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য একটি ব্যক্তিগত বৈঠক সবসময় সম্ভব নয়। ব্যবসায়িক চিঠিপত্র সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সমস্যার সমাধান করতে সাহায্য করে সংক্ষিপ্ত সময়, কিন্তু শিষ্টাচারের নিয়ম বা চিঠির অযৌক্তিক কাঠামো অনুসরণ করতে ব্যর্থতা অংশীদারিত্বের ক্ষতি করতে পারে বা সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে বিচ্ছিন্ন করতে পারে। আনুষ্ঠানিক আলোচনার মতো, কিছু নিয়ম রয়েছে: চিঠির বিন্যাস এবং যোগাযোগের শৈলী।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনার জন্য সাধারণ নিয়ম

1. একটি চিঠি লেখার আগে, এর বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন:

চিঠির ধরন (কভারিং, গ্যারান্টি, অর্ডার, অনুস্মারক, নোটিশ, ইত্যাদি; উপস্থাপনা চিঠি বা প্রতিক্রিয়া আমন্ত্রণ);

ঠিকানার জন্য অ্যাক্সেসযোগ্যতার মাত্রা (আপনি একটি চিঠিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় পয়েন্টগুলি বলতে পারেন বা আপনার একটি সেকেন্ডের প্রয়োজন হবে, একটি স্পষ্ট করে);

ডেলিভারির জরুরিতা (চিঠিটি জরুরী হলে, এটি নিবন্ধিত মেইলে বা ই-মেইলে পাঠানো ভাল)।

2. বিদ্যমান টেমপ্লেট ব্যবহার করে একটি চিঠি তৈরি করুন, এর প্রকারের উপর ভিত্তি করে, এবং এছাড়াও GOST R 6.30-2003 এর উপর নির্ভর করে। "ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা."

3. যেকোনো ব্যবসায়িক চিঠির নিম্নলিখিত সাধারণ কাঠামো রয়েছে:

• প্রেরণকারী সংস্থার নাম;
• লেখার তারিখ;
• প্রাপকের ঠিকানা, একটি নির্দিষ্ট সংবাদদাতার ইঙ্গিত;
• খোলার ঠিকানা;
• চিঠির বিষয় এবং উদ্দেশ্য একটি ইঙ্গিত;
• প্রধান পাঠ্য;
• উপসংহার (ভদ্রতার সূত্র);
• প্রেরকের স্বাক্ষর;
• আবেদনের ইঙ্গিত এবং অনুলিপি বিতরণ (যদি থাকে)।

4. একটি ব্যবসায়িক চিঠি প্রস্তুত করার সময়, পাঠ্য সম্পাদক মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করুন:

টাইমস নিউ রোমান টাইপফেস ব্যবহার করুন, ফন্ট সাইজ 12-14 পয়েন্ট, লাইন স্পেসিং - 1-2 পয়েন্ট;

নীচের ডানদিকে অক্ষরের পৃষ্ঠা নম্বরগুলি রাখুন;

A4 ফরম্যাটে টেক্সট প্রিন্ট করার সময়, 1.5-2 লাইন স্পেসিং, A5 ফরম্যাট বা কম - এক লাইন স্পেসিং ব্যবহার করুন। বিবরণ সবসময় এক লাইন ফাঁক দিয়ে টাইপ করা হয়.

5. আপনি যদি কোন প্রতিষ্ঠানের পক্ষে কথা বলেন এবং একটি মুদ্রিত চিঠি পাঠাতে চান, কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করতে ভুলবেন নাযেহেতু এর উপস্থিতি থাকবে ব্যবসা কার্ডআপনার প্রতিষ্ঠান. একটি অফিসিয়াল ফর্ম প্রস্তুত করার সময় বিশেষ যত্ন নিন; এই দক্ষতা যেকোনো অফিস কর্মচারীর জন্য বাধ্যতামূলক হওয়া উচিত।

6. আন্তর্জাতিক চিঠিপত্রের জন্য, চিঠিটি ঠিকানার ভাষায় বা ইংরেজিতে লিখতে হবে(ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে সবচেয়ে সাধারণ হিসাবে)।

7. একটি সঠিক, ব্যবসার মত টোন বজায় রাখুন. একটি ঠিকানা দিয়ে চিঠিটি শুরু করুন, যা, সংবাদদাতার সাথে আপনার ঘনিষ্ঠতার মাত্রার উপর নির্ভর করে, "প্রিয় + সম্পূর্ণ নাম" বা "প্রিয় + সম্পূর্ণ নাম" শব্দ দিয়ে শুরু হতে পারে। মনে রাখবেন, কোনও ঠিকানায় বা ঠিকানার ইঙ্গিতের শব্দগুলি কোনও ক্ষেত্রেই সংক্ষিপ্ত করা উচিত নয় (উদাহরণস্বরূপ, "সম্মানিত" "uv" হিসাবে বা "বিভাগের প্রধান" হিসাবে "বিভাগের প্রধান") - এই নিয়মগুলি ব্যবসা শিষ্টাচার. সর্বদা আপনার সহযোগিতার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ দিয়ে আপনার চিঠিটি শেষ করুন। স্বাক্ষরের আগে "সম্মান সহ, ..." বা "বিনীত আপনার, ..." বাক্যাংশ থাকা উচিত। অফিসিয়াল চিঠিপত্রে "আপনাকে" সম্বোধন করা অগ্রহণযোগ্য, এমনকি যদি আপনি সংবাদদাতার সাথে বন্ধুত্বপূর্ণ সম্পর্ক বজায় রাখেন।

8. আপনার শব্দভান্ডার সাবধানে চয়ন করুন, ভুল এবং অস্পষ্ট বাক্যাংশ এবং পেশাদারিত্বের অত্যধিক ব্যবহার এড়ান. চিঠিটি বোধগম্য হতে হবে।

9. চিঠির বিষয়বস্তুকে অর্থপূর্ণ অনুচ্ছেদে ভাগ করুন যাতে প্রাপকের পক্ষে বোঝা কষ্টকর এবং কঠিন না হয়. নিয়মটি অনুসরণ করুন: প্রথম এবং শেষ অনুচ্ছেদে চারটির বেশি মুদ্রিত লাইন থাকা উচিত নয় এবং বাকিগুলি - আটটির বেশি নয়।

10. স্বীকৃত শিষ্টাচার অনুযায়ী ব্যবসায়িক ইমেলের জবাব দিন:একটি লিখিত অনুরোধের জন্য - প্রাপ্তির 10 দিনের মধ্যে; ফ্যাক্স বা ইমেল দ্বারা প্রেরিত চিঠিগুলির জন্য - 48 ঘন্টার মধ্যে, সাপ্তাহিক ছুটি বাদে।

আন্তঃ-সাংগঠনিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্র

তৃতীয় পক্ষের কাছে পাঠানো চিঠিপত্রের তুলনায় কোম্পানির কর্মচারীদের মধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র আরও সরলীকৃত।

• সংক্ষিপ্ত হতে
• একটি ব্যবসা প্রকৃতির হতে;
• চিঠিটি অবশ্যই তারিখ নির্দেশ করবে;
• চিঠির শেষে একটি ভদ্রতার সূত্র এবং একটি স্বাক্ষর রয়েছে।

আন্তঃ-সাংগঠনিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের একটি উদাহরণ হতে পারে ম্যানেজার বা দলের পক্ষ থেকে অভিনন্দনের একটি চিঠি, যা সেই দিনের নায়ক বা একজন কর্মচারীকে সম্বোধন করে যেটি পদোন্নতি পেয়েছে।

লিখিতভাবে প্রকল্পগুলি নিয়ে আলোচনা করার সময়, একটি ব্যবসায়িক চিঠির শুধুমাত্র কয়েকটি বাধ্যতামূলক উপাদান সাধারণত ব্যবহার করা হয় - বিষয় নির্দেশ করে, আবেদন, সারসংক্ষেপইস্যুটির সারমর্ম এবং একটি মুদ্রিত স্বাক্ষর সহ ভদ্রতার সূত্র।

মনে রাখবেন যে চিঠি ফর্ম এবং প্রয়োজনীয় টেমপ্লেটব্যবসায়িক চিঠিপত্রের স্তর এবং প্রাপককে আপনি যে ধরনের তথ্য প্রদান করতে চান তার উপর ভিত্তি করে আপনাকে বেছে নিতে হবে।

1 448 0 একবিংশ শতাব্দীর আবির্ভাব এবং কম্পিউটারের ব্যাপক ব্যবহারের ফলে, কাগজে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র কার্যত শেষ হয়ে গেছে - এটি কেবলমাত্র সেখানেই ব্যবহৃত হয় যেখানে একটি অতিরিক্ত মাত্রার আনুষ্ঠানিকতার প্রয়োজন হয়। তবে এর অর্থ এই নয় যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলিও শেষ হয়ে গেছে। এমনকি ইমেলগুলিতেও তাদের অনুসরণ করা উচিত।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র লেখার নিয়ম

আপনি যখন প্রথমবারের মতো একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে বসবেন, আপনি সম্ভবত বিভ্রান্ত বোধ করবেন। সর্বোপরি, এটি কোনও বন্ধু বা আত্মীয়কে বার্তা দেওয়ার মতো নয়। আপনার কথোপকথনের সাথে কিভাবে যোগাযোগ করবেন? আমার কি ইমোটিকন ব্যবহার করা উচিত নাকি নয়? কিভাবে এই সমস্ত অসংখ্য ক্ষেত্র পূরণ করতে?

আপনার ক্রমানুসারে শুরু করা উচিত এবং শুরু করার কথা মনে রাখা উচিত সপ্তাহের দিনকাজ থেকে ইমেল পরিচালনা করা।

• পরীক্ষা. যদি ব্যবসায়িক চিঠিপত্র আপনার কার্যকলাপের প্রধান ক্ষেত্র না হয়, আপনি আপনার মেইল ​​দুইবার চেক করতে পারেন - সকালে, আপনি যখন কাজ করতে আসেন এবং দুপুরের খাবারের পরে। যদি ক্লায়েন্ট এবং ব্যবসায়িক অংশীদারদের সাথে যোগাযোগ আপনার দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপের অংশ হয়, তাহলে একটি ইমেল ক্লায়েন্ট ইনস্টল করা সহজ হবে যা আপনার ডেস্কটপে চিঠির বিষয়ে বিজ্ঞপ্তি প্রদর্শন করবে।
• উত্তর. অব্যক্ত শিষ্টাচারের জন্য একটি চিঠির উত্তর যত তাড়াতাড়ি সম্ভব লিখতে হবে, তাই আপনি চিঠিগুলিকে উপেক্ষা করতে পারেন শুধুমাত্র যদি এমন কিছু থাকে যা বিভ্রান্তি সহ্য করতে পারে না। অফিসিয়াল নিয়মে বলা হয়েছে যে চিঠির মাধ্যমে চিঠি প্রাপ্ত হলে দশ দিন আগে এবং ফ্যাক্সের মাধ্যমে দুই দিন আগে উত্তর দিতে হবে।
• স্টোরেজ. আপনার নিশ্চিত করা উচিত যে ইমেলগুলি স্প্যাম ফোল্ডারে শেষ না হয়৷ উপরন্তু, তারা মুছে ফেলা যাবে না: অন্যথায়, যদি সংঘর্ষ পরিস্থিতি, শুধু চিঠিপত্রের দিকে ফিরে কে সঠিক তা দেখা সম্ভব হবে না।
• ব্যবহার. আপনি শুধুমাত্র একটি কোম্পানির ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করতে পারেন যখন এটির পক্ষ থেকে সংশ্লিষ্ট। যদি কোনো কারণে আপনাকে চিঠিপত্রের জন্য একটি ব্যক্তিগত ই-মেইল ব্যবহার করতে হয়, তাহলে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে এটি অফিসিয়াল দেখাচ্ছে এবং এতে অশ্লীল বা অশ্লীল শব্দ নেই।
  আমরা স্টোরেজ বাছাই করেছি, প্রতিক্রিয়ার সময় বের করেছি এবং কোন ই-মেইল ব্যবহার করতে হবে। এই সব মনে রাখা সহজ এবং আপনি এগিয়ে যেতে পারেন পরবর্তী পর্ব: একটি ব্যবসায়িক চিঠি এসেছে। আপনার কথোপকথককে আপত্তি না করে কীভাবে উত্তর দেবেন?
• সঠিকভাবে. "হাই ভাস্য, আমি আপনার চিঠি পেয়েছি এবং আমি ভেবেছিলাম..." এর মতো চিঠিগুলি ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের জন্য সংরক্ষিত করা উচিত। ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনার জন্য সঠিকতা এবং ভদ্রতা প্রয়োজন। আপনি অপবাদ, অভিব্যক্তিপূর্ণ বা অভদ্র অভিব্যক্তি ব্যবহার করতে পারবেন না। আপনি ইমোটিকন ব্যবহার করতে পারবেন না, এমনকি যদি আপনি বেশ কয়েক বছর ধরে আপনার কথোপকথনের সাথে কাজ করছেন। আপনি নিজেকে "আপনি" হিসাবে সম্বোধন করতে পারবেন না এবং পরিচিত হতে পারেন - চিঠিটি অবশ্যই ভদ্র এবং শুষ্ক হতে হবে।
• দক্ষতার সাথে. সাক্ষরতা হল সাংস্কৃতিক বিকাশের একটি সূচক, বুদ্ধিবৃত্তিক স্তর, কোম্পানির খ্যাতি বজায় রাখার এবং আড়ম্বরপূর্ণভাবে একটি চিঠি লেখার একটি উপায়। আপনি যদি রাশিয়ান লিখিত ভাষার সাথে ভাল না হন - যা প্রায়শই হয় এবং লজ্জার কারণ নয় - ব্যাকরণ, বানান এবং বিরাম চিহ্ন পরীক্ষা করার জন্য বিশেষ পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুন।
• পর্যাপ্তভাবে. এমনকি সবচেয়ে উপযুক্ত এবং সঠিক উত্তরটিও নষ্ট হতে পারে যদি কথোপকথনটি আপনি কী বিষয়ে কথা বলছেন তা বুঝতে না পারেন। অতএব, আপনার হয় পেশাদার পদ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকা উচিত বা তাদের একটি ব্যাখ্যা দেওয়া উচিত। এছাড়াও, আপনার এমন শব্দগুলি ব্যবহার করা উচিত নয় যা খুব জটিল বা খুব সাধারণ নয়, যা আপনার কথোপকথনকে বিভ্রান্ত করতে পারে। এবং, অবশ্যই, আপনার এমন শব্দ সন্নিবেশ করা উচিত নয় যার অর্থ আপনি সন্দেহ করেন।
• যৌক্তিক. আপনি যদি উত্তরটি না জানেন তবে আপনার কথোপকথককে অপেক্ষা করতে বলুন, খুঁজে বের করুন এবং অন্য একটি চিঠি লিখুন। যদি জানা যায়, চিঠিতে এটি ধারাবাহিকভাবে, যৌক্তিকভাবে এবং স্পষ্টভাবে উপস্থাপিত হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন এবং শুধুমাত্র তারপরই এটি পাঠান।
• সুন্দর. ডিজাইন বিষয়বস্তুর চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ নয়। আপনি অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন, প্রশ্ন উদ্ধৃত করুন এবং শুধুমাত্র তারপর একটি উত্তর দিন, সংখ্যাযুক্ত এবং বুলেটেড তালিকা ব্যবহার করুন।

একটি আগত চিঠির উত্তর দেওয়ার জন্য, এটি দক্ষতার সাথে, সঠিকভাবে, পর্যাপ্ত এবং যৌক্তিকভাবে করা যথেষ্ট। কিন্তু প্রথমে চিঠি লিখবেন কীভাবে?

প্রথমত, আপনাকে এটি সঠিকভাবে বিন্যাস করতে হবে:

• বিষয় . ইমেলের মূল অংশে "বিষয়" ক্ষেত্রটিকে উপেক্ষা করা উচিত নয়, কারণ এটি পড়ার মাধ্যমে কথোপকথক তার জন্য কী প্রয়োজন তার প্রথম ছাপ তৈরি করবে। আদর্শভাবে, এটি এইরকম হওয়া উচিত: "এন্টারপ্রাইজের নাম, সমস্যার সারাংশ" - "জেএসসি রোমাশকা"। কাচের সরবরাহ।"
• স্বাক্ষর . বেশিরভাগ ইমেল পরিষেবা আপনাকে একটি স্বয়ংক্রিয় স্বাক্ষর সেট আপ করতে দেয়, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত: "নাম, অবস্থান, কোম্পানি" - "আই.ভি. মাকারোভা, রোমাশকা ওজেএসসির প্রধান হিসাবরক্ষক।" এই ফর্মটি প্রাপককে সহজেই বুঝতে পারবেন যে তিনি কাকে সম্বোধন করছেন এবং কীভাবে তার প্রতিক্রিয়া শুরু করবেন।
• শুভেচ্ছা . অভিবাদনটি পরিচিত হওয়া উচিত নয় - "হ্যালো", "শুভ দিন", "আলোহা" বা অন্যান্য অনুরূপ বিকল্প নেই। একটি নিরপেক্ষ "হ্যালো" বা "শুভ বিকেল" সেরা হবে।
• আপিল . নামের ঠিকানা - "আনিয়া" - পুরো নামের পরিবর্তে - "আনা দিমিত্রিভনা" পরিচিত দেখায় এবং চিঠির সম্পূর্ণ ছাপ নষ্ট করতে পারে। অতএব, নাম এবং পৃষ্ঠপোষক দ্বারা একটি ঠিকানা চয়ন করা ভাল।
• দৈর্ঘ্য . অত্যধিক দীর্ঘ চিঠিগুলি সময়সাপেক্ষ এবং পড়া কঠিন। অতএব, সর্বোত্তম ভলিউমটিকে একটি পাঠ্য সম্পাদকের একটি আদর্শ পৃষ্ঠায় ফিট করে বলে মনে করা হয়।

চিঠি, উত্তর এবং নতুন চিঠি নিয়ে কাজ করার জন্য সাধারণ নিয়ম - এই সব লিখতে শেখা কঠিন নয়। তবে মনে রাখার জন্য আরও কয়েকটি সূক্ষ্মতা রয়েছে:

• বিষয়বস্তু . চিঠিতে কেন এটি লেখা হয়েছে তার কারণ, এটির একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বর্ণনা এবং তারপর প্রশ্ন এবং পরামর্শ থাকতে হবে।
• গুরুত্ব . বেশিরভাগ ইমেল পরিষেবাতে একটি "গুরুত্বপূর্ণ!" চেকবক্স থাকে যা আপনি লেখার সময় চেক করতে পারেন। তারপর প্রাপকের ফোল্ডারে এই ধরনের একটি চিঠি হাইলাইট করা হবে।

গুরুত্বপূর্ণ!আপনি কেবল একটি চেকবক্স ব্যবহার করতে পারবেন না - অন্যথায় একটি সত্যিকারের জরুরী চিঠি কেবল চিন্তাহীনভাবে হাইলাইট করা প্রচুর পরিমাণে ডুবে যাবে।

• সংলাপ শেষ . অব্যক্ত শিষ্টাচারের নিয়ম অনুসারে, যিনি এটি শুরু করেছিলেন তিনি চিঠিপত্র শেষ করেন।
• সময়। কাজের দিন শেষে এবং শুক্রবার বিকেলে চিঠি পাঠানো কেবল খারাপ ফর্মই নয়, একটি নিরর্থক ধারণাও - যাইহোক, উত্তরটি পরের দিন সকালে বা এমনকি সোমবারও আসবে।
• ভদ্রতা . আসন্ন ছুটিতে আপনাকে অভিনন্দন জানাতে হবে। ধন্যবাদ তোমার উত্তরের জন্য. জরুরী চিঠির দ্রুত উত্তর দেওয়া সম্ভব না হলে, ঠিকানাকে এ বিষয়ে অবহিত করা উচিত।
• সংযুক্তি . যেকোনো সংযুক্তি আর্কাইভ করা উচিত এবং প্রাপককে চিঠির মূল অংশে এটি সম্পর্কে আলাদাভাবে অবহিত করা উচিত।

গুরুত্বপূর্ণ!ইলেকট্রনিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের নিয়মগুলির জন্য কথোপকথনের প্রতি মনোযোগী হওয়া প্রয়োজন - আপনাকে তাকে কথা বলতে, প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং আল্টিমেটাম আকারে কিছু দাবি করতে হবে না।

ইমেল চিঠিপত্রের প্রকার

চিঠি কোথায় পাঠানো হয়েছে তার উপর নির্ভর করে চিঠিপত্র পরিচালনাকারী নিয়মগুলি সামান্য পরিবর্তিত হতে পারে।

• অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্রইঙ্গিত করে যে একই দিনে চিঠির জবাব দেওয়া বাঞ্ছনীয়, যাতে আপনার নিজের উদ্যোগের কাজকে বাধাগ্রস্ত না করে এবং চিঠির স্বর অন্যান্য ক্ষেত্রের তুলনায় কিছুটা বেশি পরিচিত হতে পারে।

গুরুত্বপূর্ণ!অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্রের জন্য একটি একক টেমপ্লেট তৈরি করা একটি ভাল ধারণা হবে, যা অনুসারে কর্মচারীরা কাঠামোর উপর তাদের মস্তিষ্কের তালা ছাড়াই দ্রুত চিঠি লিখতে পারে।

• বাহ্যিক চিঠিপত্রআনুষ্ঠানিকতার একটি বৃহত্তর ডিগ্রি বোঝায়, সেইসাথে পেশাদার স্ল্যাং ফিল্টার করার প্রয়োজন - প্রায়শই অন্য কোম্পানির একজন কথোপকথক কেবল নির্দিষ্ট শব্দ বুঝতে পারে না।
• আন্তর্জাতিক চিঠিপত্রবৃহত্তর আনুষ্ঠানিকতা বোঝায়, সেইসাথে সময় অঞ্চলগুলিকে বিবেচনায় নেওয়ার প্রয়োজন৷ সুতরাং, আপনার সকালে নিউইয়র্কে একটি চিঠি পাঠানো উচিত নয় এবং আশা করা উচিত যে উত্তরটি অদূর ভবিষ্যতে আসবে, উদ্বেগজনক এবং তাড়াহুড়ো করে, কারণ যে কর্মচারীকে চিঠিটির উত্তর দিতে হবে সে সম্ভবত এখনও বিছানায় শুয়ে আছে।

যাইহোক, কোন বড় পার্থক্য আছে. ভদ্রতা, সাক্ষরতা এবং স্পষ্টভাবে একটি অনুরোধ তৈরি করার ক্ষমতা সর্বত্র মূল্যবান।

কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন

নথি প্রস্তুত করতে, ব্যবহার করুন মাইক্রোসফট ওয়ার্ডএবং নিম্নলিখিত নিয়ম:

• প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড;
• টাইমস নিউ রোমান ফন্ট;
• প্রশস্ত ক্ষেত্র;
• আকার 12-14 পি।;
• লাইন ব্যবধান - 1-2 পি।;
• নীচের ডানদিকে অক্ষরের পৃষ্ঠা নম্বরগুলি রাখুন।

যদি এটি আন্তর্জাতিক চিঠিপত্র হয়, তাহলে চিঠিটি ঠিকানার ভাষায় লেখা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠির কাঠামো:

1. আপিল;
2. প্রস্তাবনা;
3. প্রধান পাঠ্য;
4. উপসংহার;
5. স্বাক্ষর;
6. আবেদন।

আর কি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ:

• "আপনি" ব্যবহার করে আপনার কথোপকথনকে সম্বোধন করুন।
• আপনি যদি একটি প্রাপ্ত চিঠির প্রতিক্রিয়া লিখছেন, তাহলে একেবারে শুরুতেই এটি সম্পর্কে একটি নোট করুন, উদাহরণস্বরূপ: "আপনার অনুরোধের জন্য, তারিখ 01/01/2020..."
• যদি চিঠিটি আগ্রাসনের সাথে গৃহীত হয় তবে আপনার প্রতিপক্ষের মতো হবেন না এবং আপনার চিঠিপত্রে আক্রমনাত্মক, অনুনয়মূলক অভিব্যক্তি বা কমান্ডিং টোন ব্যবহার করবেন না।
• প্রতিটি নতুন চিন্তা একটি নতুন লাইনে লিখুন, যাতে তথ্যগুলি আরও ভালভাবে উপলব্ধি করা যায়। লম্বা অনুচ্ছেদ করবেন না। সর্বোচ্চ 5-7 বাক্য।
• ক্যাপস লক লেখা শব্দগুলি এড়িয়ে চলুন ( বড় অক্ষরে) - এই ধরনের পাঠ্য একটি হুমকি হিসাবে বিবেচিত হয়.
• প্রেরকের যোগাযোগের তথ্য এবং চিঠিটি পাঠানোর তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
• ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, ইমোটিকন বা উদ্ধৃতি চিহ্ন ব্যবহার করবেন না।
• ব্যবহার করবেন না বিদেশী শব্দ, একটি রাশিয়ান প্রতিশব্দ চয়ন করুন.
• এক ফন্টে লিখুন। রঙিন লেখা বা অত্যধিক আন্ডারলাইনিং, বোল্ডিং ইত্যাদি ব্যবহার করবেন না।
• আপনার কথোপকথনের সাথে বিনয়ী হোন এবং যোগাযোগে খোলা থাকুন। তার মতামত পরিষ্কার করুন এবং জিজ্ঞাসা করুন তিনি এই সম্পর্কে কি মনে করেন। সহানুভূতি এবং সম্মান দেখান।
• আপনার প্রতিপক্ষ আপনাকে কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানায় তা দেখুন।

স্ট্যান্ডার্ড বাক্যাংশ ব্যবহারের জন্য গ্রহণযোগ্য

আপনার চিন্তাভাবনাগুলি কী আকারে রাখতে হবে তা প্রতিবার না ভাবার জন্য, আপনি ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য গৃহীত মানক বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করতে পারেন:

• আপিল। "হ্যালো, প্রিয় ইগর পেট্রোভিচ"- যদি আপনি প্রাপককে ব্যক্তিগতভাবে জানেন। "হ্যালো, মিস্টার স্মিরনভ"- যদি তুমি জীবনে প্রথমবার তাকে লিখো। সামরিক বাহিনীকে সাধারণত সম্বোধন করা হয় "হ্যালো, কমরেড কর্নেল স্মিরনভ".
• লক্ষ্য করুন। আদর্শ উদাহরণবাক্যাংশ: "আমরা আপনাকে জানাচ্ছি যে ...". এটি পরিবর্তন করা যেতে পারে "অনুগ্রহ করে জেনে নিন যে", "আমরা আপনাকে জানাই", "আমরা আপনাকে জানাই".
• ব্যাখ্যা. একেবারে শুরুতে চিঠির উদ্দেশ্য সম্পর্কে ঠিকানাকে অবহিত করতে, আপনি নিম্নলিখিত নির্মাণগুলি ব্যবহার করতে পারেন: "আপনার অনুরোধের জবাবে...", "কাজ সম্পাদনের উদ্দেশ্যে...", "সহায়তা প্রদানের জন্য...", "আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী...".
• অনুরোধ. চিঠিতে অনুরোধ সূত্র অনুযায়ী হতে হবে "আমরা আপনাকে জিজ্ঞেস করছি…".
• অফার. "আমরা আপনাকে অফার করতে পারি...", "আমরা আপনাকে সুপারিশ করছি...".
• নিশ্চিতকরণ। "আমরা নিশ্চিত...", "আমরা পেয়েছি...".
• প্রত্যাখ্যান. "আপনার প্রস্তাব প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে...", "নীচে বর্ণিত কারণগুলির জন্য, আমরা একমত হতে পারছি না...", "আপনার প্রস্তাব পর্যালোচনা করা হয়েছে এবং অগঠন বলে প্রমাণিত হয়েছে।".

আনুষ্ঠানিকতা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য সর্বোত্তম সঙ্গী, তবে এটি গুরুত্বপূর্ণ যে সরকারী বাক্যাংশগুলির পিছনে অর্থ হারিয়ে না যায়। ভালো উদাহরণএকটি ব্যবসায়িক চিঠি এই মত দেখাবে:

হ্যালো, ইগর পেট্রোভিচ!

সম্প্রসারণের সাথে সম্পর্কিত, ওজেএসসি রোমাশকাকে সরঞ্জাম উত্পাদনের জন্য কাঁচামালের ব্যাচ 25% বৃদ্ধি করতে হবে। Margaritka কোম্পানির সাথে আমাদের সহযোগিতা 5 বছর ধরে চলছে এবং এখনও পর্যন্ত আমাদের কাছে অভিযোগের কোনো কারণ নেই। অতএব, আমরা সরবরাহ বৃদ্ধির সম্ভাবনা এবং উদ্ভূত অসুবিধাগুলি নিয়ে আলোচনা করার প্রস্তাব করছি।

উত্পাদনশীল সহযোগিতার জন্য উন্মুখ, সিইও JSC "Romashka", Smirnov G.V.

******************************************************************************

যখন আমরা কোন বন্ধু বা আত্মীয়কে একটি চিঠি লিখি, তখন আমরা ভুল এবং বিরাম চিহ্ন উপেক্ষা করতে পারি, আমাদের পছন্দ মতো শব্দ সংক্ষিপ্ত করতে পারি এবং অপবাদ ব্যবহার করতে পারি। মূল জিনিসটি হ'ল আমরা কী বিষয়ে কথা বলছি তা পরিষ্কার করা। কিন্তু আমরা যদি অপরিচিত বা অপরিচিত কাউকে লিখি এবং তার কাছ থেকে উত্তর পেতে চাই, তাহলে আমাদের কিছু নিয়মকানুন বিবেচনা করা উচিত।

যোগাযোগের নিয়ম

1 সর্বদা চিঠির বিষয় নির্দেশ করুন।

"বিষয়" ক্ষেত্রটি যে কোনও ক্ষেত্রেই পূরণ করতে হবে এবং এটি অত্যন্ত আকাঙ্খিত যে এটি বার্তার বিষয়বস্তুর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি 5 ই মার্চ একটি পরামর্শের জন্য একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করতে চান তবে লিখুন: "একটি পরামর্শের জন্য সাইন আপ করুন (03/05)।"

2. একটি চিঠির উত্তর দেওয়ার সময়, আপনার চিঠিপত্রের ইতিহাস সংরক্ষণ করুন।

আপনি যখন কারো কাছ থেকে একটি চিঠি পান, আপনি তিনটি উপায়ে এর উত্তর দিতে পারেন:

1. প্রেরকের ঠিকানা কপি করুন এবং তাকে একটি নতুন চিঠি লিখুন।
2. বার্তার নীচে বিশেষ উত্তর ক্ষেত্রে ক্লিক করুন।
3. "উত্তর" বোতামটি ব্যবহার করুন।

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য, আপনাকে তৃতীয় উপায়ে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে, অর্থাৎ, "উত্তর" বোতামে ক্লিক করুন। একটি নতুন ইমেল খুলবে, যা আপনি পেয়েছেন তার পুনরাবৃত্তি করুন। বিষয় একই, শুধুমাত্র উপসর্গ “Re:” সহ, মূল পাঠ্যটি সম্পূর্ণভাবে উদ্ধৃত করা হয়েছে।

এটি আদর্শ প্রতিক্রিয়া ফর্ম এবং আপনার এটি সম্পর্কে কিছু পরিবর্তন করা উচিত নয়। আপনার উত্তর অবশ্যই উদ্ধৃত পাঠ্যের আগে প্রিন্ট করতে হবে। এটি করা হয় যাতে কথোপকথনের প্রতিটি অংশগ্রহণকারী যে কোনো সময়ে কী আলোচনা করা হয়েছিল তা মনে রাখতে পারে।

3. সর্বদা হ্যালো বলুন এবং আপনার কথোপকথককে "আপনি" বলে সম্বোধন করুন।

যে কোন বার্তা একটি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করা উচিত. আর ব্যক্তিগত হলে ভালো হয়। উপযুক্ত হলে, কথোপকথককে নাম দিয়ে কল করুন, অন্যথায় - প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা।

চিঠিটি নিম্নলিখিত নির্মাণ দিয়ে শেষ করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে: আন্তরিকভাবে, ... (প্রথম নাম/উপাধি বা প্রথম নাম/পৃষ্ঠনাম)।

উদাহরণস্বরূপ: হ্যালো, আলেক্সি পেট্রোভিচ। অনুগ্রহ করে চুক্তিটি ইভান মিখাইলোভিচকে পাঠান। শুভেচ্ছা, ইলিয়া ক্রিভোশিভ

4 যত দ্রুত সম্ভব উত্তর দিন।

যত তাড়াতাড়ি আপনি একটি বার্তার প্রতিক্রিয়া, তত ভাল। আদর্শভাবে কয়েক ঘন্টার মধ্যে। তবে তাও কয়েকদিনের মধ্যেই সম্ভব। আপনি উত্তর দেওয়ার জন্য যত বেশি অপেক্ষা করেন, এটি আপনার খ্যাতিকে আরও খারাপ করে।

বার্তাটির পাঠ্যের জন্য, এটি লেখার সময় আপনাকে কিছু নিয়ম অনুসরণ করতে হবে।

বিশেষভাবে লিখুন, তবে বিস্তারিতভাবে

আপনি কি বোঝাতে চেয়েছেন তা অন্য ব্যক্তিকে অনুমান করবেন না। সমস্যাটি সুস্পষ্ট না হলে, যতটা সম্ভব বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন: আপনি কীভাবে ফলাফল পেয়েছেন, আপনি ঠিক কী অর্জন করতে চান এবং আপনার কথোপকথনের কাছ থেকে কী প্রয়োজন।

তবে এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে সমস্ত বিশদটি দুর্দান্ত বিশদে নির্দেশ করতে হবে। অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলি এড়িয়ে যান - অন্য ব্যক্তির সময়কে মূল্য দিন।

সংক্ষেপে এবং বিন্দুতে লিখতে চেষ্টা করুন

উদাহরণস্বরূপ, আপনার স্ত্রী, শাশুড়ি এবং অন্যান্য আত্মীয়রা কেমন আছেন তা নিয়ে কথা বলার দরকার নেই।

আকারের জন্য, আদর্শভাবে একটি "স্ক্রিন" (কোনও স্ক্রলিং নয়)। সর্বাধিক - পাঠ্য আকার যা একটি A4 শীটে ফিট করে।

সাধারণ জ্ঞান এবং সাধারণ শালীনতা ব্যবহার করুন

বিনয়ী, মনোযোগী, আপনার চিঠি এবং সময় জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.

যা আপনি একেবারেই করতে পারবেন না

1 অপব্যবহার বিরাম চিহ্ন।

একটি বিস্ময়বোধক বা প্রশ্নবোধক চিহ্নই যথেষ্ট। তারা নকল করা উচিত নয়. এছাড়াও, মাত্রাবৃত্ত অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না।

একটি "খারাপ" অক্ষরের একটি উদাহরণ:

2. বিভিন্ন ফন্ট, অক্ষরের আকার এবং রঙ ব্যবহার করুন।

মেল সাইট এবং প্রোগ্রাম আপনাকে এই সেটিংস পরিবর্তন করার অনুমতি দেয়। আপনি একটি অস্বাভাবিক ফন্ট চয়ন করতে পারেন, অক্ষরগুলিকে বড় বা ছোট করতে পারেন, পাঠ্যটিতে রঙ করতে পারেন ভিন্ন রঙ. কিন্তু ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে এটা অনুচিত!

কিছুতেই পরিবর্তন না করা এবং ডিফল্ট হিসাবে সবকিছু রেখে দেওয়াই ভালো। শুধুমাত্র যে জিনিসটি গ্রহণযোগ্য তা হল কিছু শব্দকে মোটা বা তির্যক ভাষায় হাইলাইট করা। তবে প্রয়োজন হলেই!

একটি "খারাপ" অক্ষরের একটি উদাহরণ:

3. স্মাইলি ছবি ঢোকান।

ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের জন্য সুখী এবং দুঃখী মুখ, ফুল এবং হৃদয় ছেড়ে দিন। ভিতরে ব্যবসা সংক্রান্ত চিঠি পত্রইমোটিকন ব্যবহার না করাই ভালো - টেক্সট বা ছবিও নয়।

একটি "খারাপ" অক্ষরের একটি উদাহরণ:

4 বড় অক্ষরে লেখা প্রিন্ট করুন।

ইন্টারনেটে বড় অক্ষরে পাঠ্য টাইপ করা খারাপ আচরণ হিসাবে বিবেচিত হয়। এটি ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের পাশাপাশি সামাজিক নেটওয়ার্ক, স্কাইপ, ফোরাম এবং অন্যান্য স্থানে যোগাযোগের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। অধিকন্তু, এটি সম্পূর্ণ পাঠ্য এবং পৃথক শব্দ উভয়ের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য।

Caps Lock কীবোর্ড কী বড় অক্ষরের জন্য দায়ী। অর্থাৎ, যদি আপনার সমস্ত অক্ষর বড় আকারে টাইপ করা হয়, তবে আপনাকে এটি একবার টিপুন এবং ছেড়ে দিতে হবে।

তদুপরি, চিঠির "বিষয়" বড় অক্ষরে মুদ্রণ করবেন না - এটি অসম্মানের উচ্চতা!

একটি নোটে। স্বতন্ত্র শব্দ এবং পুরো পাঠ্য বড় অক্ষরে টাইপ করা চিৎকার করার মতো মনে হয়। আর চিৎকার হচ্ছে আগ্রাসন, যা সাংস্কৃতিক চিঠিপত্রের বাইরে চলে যায়।

আপনার যদি সত্যিই পাঠ্যটিতে কিছু হাইলাইট করার প্রয়োজন হয় তবে এটি বোল্ড বা তির্যক ব্যবহার করে করা ভাল।

এবং চিঠির বিষয়বস্তুতে অধৈর্যতা প্রকাশ করে এমন "জরুরী", "গুরুত্বপূর্ণ" এবং অন্যান্য শব্দগুলি এড়িয়ে চলাও খুব যুক্তিযুক্ত।

স্বাক্ষরতা

আপনার এই বিষয়ে খুব বেশি কঠোর হওয়া উচিত নয়, তবে আপনার চিঠিতে সঠিকভাবে লেখার চেষ্টা করুন। কয়েকটি সহজ টিপস:

• প্রতিটি বাক্য অবশ্যই বড় অক্ষর দিয়ে শুরু হবে। এটি টাইপ করতে, Shift কী চেপে ধরে রাখুন।
• প্রতিটি বাক্যের শেষে একটি পিরিয়ড থাকতে হবে। রাশিয়ান কীবোর্ড লেআউটে, এটি ডানদিকে নীচের সারিতে অবস্থিত (Shift এর আগে)।
• একটি কমা টাইপ করতে, Shift ধরে রাখুন এবং পিরিয়ড কী টিপুন।
• কমা বা পিরিয়ডের আগে স্পেস দেবেন না। তাদের পরে একটি জায়গা থাকা উচিত।

এবং আরও একটি টিপ তাদের জন্য যারা কমপক্ষে কিছুটা জানেন কীভাবে ওয়ার্ড টেক্সট এডিটর (লেখক) ব্যবহার করতে হয়। এই প্রোগ্রামে প্রথমে চিঠি টাইপ করুন। এটি একটি লাল রেখা দিয়ে ত্রুটিগুলি হাইলাইট করবে এবং এই জাতীয় শব্দের উপর ডান ক্লিক করে, আপনি এটি সংশোধন করতে পারেন।

সমাপ্ত টেক্সট কপি করে লেটার ফিল্ডে পেস্ট করুন। কিন্তু সন্নিবেশ করার আগে, আপনার বিন্যাস অক্ষম করা উচিত যাতে এটি ফরম্যাটিং ছাড়াই যোগ করা হয় শব্দ প্রোগ্রাম(লেখক).

mail.ru এ, এটি করতে, শীর্ষে "ডিজাইন সরান" শিলালিপিতে ক্লিক করুন।

Yandex.Mail-এ - ডানদিকে "ডিজাবল অক্ষম করুন" বোতাম।

পেস্ট করার পরে, চেহারাটি আবার চালু করা যেতে পারে।

যে কেউ ব্যবসায়িক চেনাশোনাগুলিতে শালীন দেখতে চেষ্টা করে সবসময় ব্যবহার করে। এবং তিনি সর্বদা মূল জিনিসটি মনে রাখেন - ইমেলটি ঠিকানাদাতাকে, বা তিনি যে সংস্থার প্রতিনিধি, তার খ্যাতি বা ব্যবসায়িক চিত্রকে কলঙ্কিত করা উচিত নয়।

সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে ব্যবসায়িক ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র পরিচালনা করার ক্ষমতা আধুনিক পরিচালকের চিত্রের প্রধান উপাদান। এটি উভয়ই সাধারণ সাংস্কৃতিক স্তরের লক্ষণ এবং ব্যক্তিগত পেশাদারিত্বের সূচক। একজন ব্যক্তি কীভাবে তার চিন্তাভাবনা গঠন এবং আনুষ্ঠানিক করতে সক্ষম হয় তার সাথে সঙ্গতি রেখে, একজন আত্মবিশ্বাসের সাথে অন্যদের প্রতি এবং ব্যক্তিগতভাবে নিজের প্রতি তার মনোভাব বিচার করতে পারে। একটি অসতর্কভাবে লেখা ইমেল সহজেই অংশীদার এবং সহকর্মীদের চোখে লেখকের ব্যবসায়িক খ্যাতি নষ্ট করতে পারে।

ইমেল দ্বারা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য নিয়ম

1. শুধুমাত্র ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে আপনার কাজের ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন। আপনি কর্মস্থলে থাকাকালীন একটি কাজের সার্ভার থেকে একটি চিঠি পাঠালে, এটি আউটগোয়িং এবং ইনকামিং উভয় মেইল ​​সংরক্ষণ করা হয়। আপনার নিয়োগকর্তা যেকোনো সময় চিঠিটি পড়তে পারেন। শুধুমাত্র অফিসের দেয়ালের মধ্যে ব্যবসায়িক চিঠিপত্র পরিচালনা করুন।

2. আপনার বার্তাটি কাকে সম্বোধন করা হয়েছে এবং কার কাছে এতে থাকা তথ্য উপযোগী হতে পারে তা স্পষ্টভাবে বুঝুন৷ আপনার চিঠি কার উদ্দেশে? ক্লায়েন্টের কাছে? সঙ্গীর কাছে? সহকর্মী? একজন অধস্তন ব্যক্তির কাছে? বসের কাছে? ঠিকানাকে "থেকে" কলামে নির্দেশ করা হয়েছে, যারা আগ্রহী তাদের "কপি" এ নির্দেশ করা হয়েছে। কখনই অতিরিক্ত কপি পাঠাবেন না, বিশেষ করে আপনার বসকে। যদি তৃতীয় পক্ষগুলি ইমেলে উল্লেখ করা হয়, তাহলে তারা সাধারণত "অনুলিপি" কলামে অন্তর্ভুক্ত থাকে।

3. নিজের জন্য বার্তাটির উদ্দেশ্য প্রণয়ন করুন। আপনি নিজের জন্য কোন লক্ষ্য নির্ধারণ করেছেন: আপনি আপনার চিঠির পাঠকের কাছ থেকে কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন? আপনি কি প্রতিক্রিয়া আশা করেন? প্রাপক, আপনার বার্তা পড়ে, অবিলম্বে বুঝতে হবে তার কাছ থেকে আপনার কী প্রয়োজন। ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র পরিচালনার নিয়ম:

আপনি যদি ইভেন্টগুলিতে একটি পৃথক দৃষ্টিভঙ্গি আনতে চান - প্রথম ব্যক্তির থেকে (আমরা, আমি)
যদি আপনার বার্তাটি তদন্ত বা নির্দেশমূলক প্রকৃতির হয় - ২য় ব্যক্তির (আপনি, আপনি) থেকে
আপনি যদি বাইরের পর্যবেক্ষক হিসাবে একটি চিঠি লেখেন এবং সম্বোধনকারীকে সম্পন্ন তথ্য বা ঘটনা সম্পর্কে জানাতে চান - 3য় ব্যক্তির (তারা, সে, তিনি)।

4. "বিষয়" ক্ষেত্রটি খালি রাখবেন না। বেশিরভাগ লোক যারা একটি ইমেল পায় তারা বিষয় ক্ষেত্রটি দেখে চিঠিপত্র পরীক্ষা করা শুরু করে। একজন ব্যক্তি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে একটি চিঠি পড়ার সিদ্ধান্ত নেয়, তাই চিঠির বিষয়বস্তু বিষয় লাইনে প্রতিফলিত হওয়া উচিত। বিষয় সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট এবং তথ্যপূর্ণ হওয়া উচিত।

5. বিষয়বস্তু পরিষ্কার রাখুন: ঠিকানা এবং শুভেচ্ছা, প্রধান অংশ, সারাংশ, স্বাক্ষর, পরিচিতি। যেকোনো চিঠি অবশ্যই থাকতে হবে ইমেইল শিষ্টাচার. অলস হবেন না এবং গৃহীত বিষয়বস্তুর কোনো অংশ এড়িয়ে যাবেন না; একটি সঠিক ফর্ম্যাট করা চিঠি আপনার পেশাদারিত্বের একটি সূচক।

6. সম্বোধনকারীকে সম্বোধন করা এবং অভিবাদন করা তার প্রতি আপনার সম্মানের সূচক। যদি সম্ভব হয়, প্রতিটি চিঠি একটি ব্যক্তিগত বার্তা এবং শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন। ভদ্রতার একটি চিহ্ন হল আপনার কথোপকথককে নাম দিয়ে সম্বোধন করা। ঠিকানার পরে, আপনি যদি বার্তাটিকে একটি দৈনন্দিন চরিত্র দিতে চান তবে একটি কমা দিন। এবং আপনি যদি আনুষ্ঠানিকতা এবং তাত্পর্যের উপর জোর দিতে চান তবে একটি বিস্ময়বোধক বিন্দু ব্যবহার করুন, এমনকি যদি এই চিঠিটি এমন একজন সহকর্মীকে সম্বোধন করা হয় যার সাথে আপনি প্রায়শই যোগাযোগ করেন।

7. নীতি মেনে চলুন: সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার (KY)। ব্যবসায়িক ইমেল চিঠিপত্রের প্রধান নিয়মগুলির মধ্যে একটি হল "সর্বনিম্ন শব্দ - সর্বাধিক তথ্য।" আপনার চিন্তাগুলি বিশেষভাবে (স্পষ্টভাবে), ধারাবাহিকভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং এমনভাবে উপস্থাপন করুন যা বোঝা সহজ। বাক্য সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, এটি ঠিকানার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য জানাতে সহজ করে তোলে। একটি আছে ইমেইলের সুবর্ণ নিয়ম- ভাগ করা, একটি বিষয় - একটি চিঠি। অনেকগুলি অসংলগ্ন ধারণা সহ একটি বড় বার্তার চেয়ে একাধিক ইমেল (প্রতিটি একটি বিষয় সহ) প্রেরণ করা ভাল।

8. অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগকে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে পরিণত করবেন না। ইমেইলে কোন আবেগ নেই! আপনি যদি বিধান আপনার মধ্যে সেট আউট ইমেইলআপনি যদি আবেগগতভাবে জোর দিতে চান, তাহলে সংবেদনশীল সাবটেক্সটটি অবশ্যই নিরপেক্ষ, বাহ্যিক, শান্ত এবং সঠিক উপস্থাপনার আড়ালে লুকিয়ে থাকতে হবে। এটি বিষয়বস্তু দ্বারা অর্জিত হয়, ভাষা দ্বারা নয়।

9. চিঠির মূল পাঠ্যের একটি পরিষ্কার কাঠামো মেনে চলুন। প্রায়শই, একটি চিঠি তিনটি অংশ নিয়ে গঠিত:

চিঠি লেখার কারণ (কারণ, ভিত্তি)। এই অংশটি সাধারণত যতটা সম্ভব ছোট হয়
ইস্যুটির সারাংশের ধারাবাহিক উপস্থাপনা
সমাধান, অনুরোধ, প্রস্তাব, উপসংহার

10. চেহারাবার্তাটি বুঝতে অত্যন্ত সহজ হতে হবে। পাঠ্যটিকে অনুচ্ছেদে ভাগ করুন, যাতে পাঁচ থেকে ছয় লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়। একটি ফাঁকা লাইন দিয়ে একে অপরের থেকে অনুচ্ছেদ আলাদা করা ভাল। একটি রঙ এবং একটি ফন্ট চয়ন করুন, যাতে পাঠ্যটি আরও ভালভাবে বোঝা যায়। একেবারে প্রয়োজনীয় না হলে বিস্ময়বোধক চিহ্ন, ইমোটিকন, সংক্ষেপণ বা অভিশাপ উপাদান ব্যবহার না করাই ভালো।

11. সঠিকভাবে লিখুন। নিরক্ষর লেখা নির্দেশ করে যে লেখক যথেষ্ট শিক্ষিত নন। আপনার ব্যবসায়িক খ্যাতি টেক্সটে টাইপ এবং ত্রুটি দ্বারা অসম্মানিত হয়। চিঠি পাঠানোর আগে, ইমেইল শিষ্টাচারআপনি চিঠিটি সাবধানে পুনরায় পড়ার পরামর্শ দেন। অনেক ইমেল প্রোগ্রাম এবং পাঠ্য সম্পাদক বিরাম চিহ্ন এবং বানান পরীক্ষা করতে পারে এবং যদি ত্রুটি পাওয়া যায়, তারা সংশোধনের বিকল্পগুলি অফার করে। ইমেল লিখতে এই পরিষেবাটি প্রয়োজন।

12. সংযুক্তিগুলিতে কী ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করা দরকার তা বিবেচনা করুন। আপনার চিঠির মূল অংশে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয় বিস্তারিত তথ্য, এটি একটি পৃথক ফাইল হিসাবে পাঠাতে ভাল. ইমেলের বিষয় লাইনে, আপনি কোন ফাইলটি ঢোকাচ্ছেন তা নির্দেশ করতে ভুলবেন না, অন্যথায় প্রাপক এটিকে ভাইরাস হিসাবে বিবেচনা করতে পারে। সমস্ত ফাইল পাঠানোর আগে অ্যান্টি-ভাইরাস সফ্টওয়্যার দিয়ে স্ক্যান করতে হবে।

13. সর্বদা যোগাযোগের তথ্য লিখুন এবং সদস্যতা নিন। এটি আপনাকে ভাল দিকে দেখাবে এবং আপনার প্রদর্শন করবে পেশাদার গুণমান. স্বাক্ষর পাঁচ বা ছয় লাইনের বেশি হওয়া উচিত নয়। এতে কোম্পানির নাম, আপনার প্রথম এবং শেষ নাম এবং আপনার অবস্থান থাকা উচিত। সাধারণত, বহিরাগত প্রাপকদের জন্য, আপনার ইমেল ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং কোম্পানির ওয়েবসাইট ঠিকানাও নির্দেশিত হয়।

14. ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে পোস্টস্ক্রিপ্ট খুব কমই ব্যবহৃত হয়। আপনি যদি আপনার বার্তায় একটি পোস্টস্ক্রিপ্ট ব্যবহার করেন তবে এটি একটি ইঙ্গিত যে আপনি চিঠির বিষয়বস্তু সম্পর্কে যথেষ্ট চিন্তা করেননি।

15. শুধুমাত্র মধ্যে বিশেষ ক্ষেত্রেএকটি পড়ার রসিদ দেওয়া হয়। সাধারণত, একটি পঠিত রসিদ শুধুমাত্র বহিরাগত প্রাপকদের জন্য সেট করা উচিত এবং শুধুমাত্র যখন প্রাপকের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া আশা করা হয়।

16. "উচ্চ গুরুত্ব" চেকবক্সটি ব্যবহার করুন যখন এটি সত্যিই প্রয়োজনীয়। যদি ইমেলটিতে জরুরী মনোযোগের প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে, তাহলে গুরুত্ব "উচ্চ" তে সেট করুন। এটি আপনার ইনবক্সে আপনার ইমেল হাইলাইট করবে। কিন্তু অযথা এই ফাংশন অপব্যবহারের সুপারিশ করা হয় না।

17. পাঠানোর আগে চিঠিটি পুনরায় পড়ুন। সবকিছু কি সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট, বোধগম্য, এবং কোন অনুপযুক্ত তথ্য বা ব্যাকরণগত ত্রুটি আছে? প্রাপকের বিবরণ কি সঠিক? উপস্থাপনার ক্রম এবং যুক্তি পরীক্ষা করুন।

18. দ্রুত ইমেইলের উত্তর দিন। একটি চিঠি প্রাপ্তির বিজ্ঞপ্তি সহকর্মী বা অংশীদারদের প্রতি শ্রদ্ধার চিহ্ন, ভাল আচরণের লক্ষণ। যদি এই মুহূর্তে আপনি চিঠির উত্তর দিতে না পারেন, তাহলে আপনাকে লেখককে জানাতে হবে এবং প্রতিশ্রুতি দিতে হবে যে আপনি প্রথম সুযোগে অবিলম্বে উত্তর দেবেন। ধারাবাহিকভাবে উত্থাপিত সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দিন। একটি নতুন চিঠি হিসাবে আপনার উত্তর শুরু করবেন না. যদি 48 ঘন্টার মধ্যে একটি চিঠির উত্তর না দেওয়া হয়, তবে প্রাপক মনে করতে পারেন যে তার চিঠিটি উপেক্ষা করা হয়েছে বা হারিয়ে গেছে।

19. যিনি চিঠিপত্রের সূচনা করেছিলেন তিনি ইলেকট্রনিক সংলাপ শেষ করেন।

20. মনে রাখবেন ইমেল চিঠিপত্রের জন্য নিয়ম, অথবা বরং তাদের সম্মতি একটি আধুনিক পেশাদার পরিচালকের একটি সূচক।