Cara mengirim surat sederhana dari suatu organisasi. Kapan mengirim buletin email - hari dan waktu

Proses penyiapan dan pencatatan dokumen secara tradisional mendapat banyak perhatian, tetapi pengirimannya ke penerima, khususnya melalui layanan pos, praktis tidak dipertimbangkan. Sementara itu, ada banyak kesulitan di sini. Semakin banyak email yang dikirim perusahaan, semakin banyak email yang dikirimkan perusahaan pertanyaan yang lebih mendesak tentang cara menyederhanakan prosedur pengiriman dan membuatnya seefisien mungkin dengan biaya minimal.

Pada artikel ini kita akan melihat jenis-jenis surat, tata cara pencatatan dan pencariannya, serta cara mengotomatiskan proses pengiriman korespondensi melalui surat.

Siapa yang harus menangani pengiriman surat?

Jika volume korespondensi dalam suatu organisasi cukup besar, maka proses pengiriman surat perlu dilakukan secara terpusat. Biasanya tugas ini diberikan kepada sekretaris atau kurir. Tugas mereka adalah mengatur proses ini sedemikian rupa sehingga menghabiskan waktu sesedikit mungkin.

Memang, pendekatan pengiriman surat seperti ini, ketika pelakunya sendiri pergi ke kantor pos, tidak rasional dan hanya cocok untuk organisasi yang volume kirimannya dihitung dalam satuan. Kerugian dari pendekatan ini jelas:

• sulit melacak apakah pelaku benar-benar pergi ke kantor pos;
• semakin sering pelaku menulis surat, semakin sering pula ia terpaksa mengunjungi kantor pos, menghabiskan uangnya waktu kerja, dan oleh karena itu, uang majikan untuk perjalanan;
• dengan volume pekerjaan yang besar, pelaku terpaksa berangkat ke kantor pos setelah jam kerja, yang akibatnya pun semakin meningkat.

Kami bekerja dengan Pos Rusia

Sebagian besar organisasi saat ini bekerja sama dengan Russian Post, terutama karena ia menawarkan tarif pengiriman yang paling menguntungkan, mengirimkan barang ke mana pun di negara ini, dan dapat mendokumentasikan penerimaan korespondensi oleh penerima, yang sangat penting jika terjadi litigasi.

Sebagai perbandingan: layanan pos ekspres non-pemerintah hanya berfungsi dengan layanan tersebut pemukiman dimana mereka memiliki cabang; terkadang mereka dapat memberi tahu Anda tentang pengiriman hanya melalui pesan SMS dan layanan mereka lebih mahal.

Pekerjaan Russian Post diatur secara ketat. Karyawan yang bertanggung jawab mengirim korespondensi disarankan untuk membiasakan diri dengan dokumen peraturan berikut:

• Undang-Undang Federal 17 Juli 1999 No. 176-FZ “Tentang Layanan Pos” (sebagaimana diubah pada 6 Desember 2011);
• Aturan untuk penyediaan layanan pos, disetujui dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 April 2005 No.221;
• Prosedur untuk menerima dan mengirimkan kiriman tercatat dalam negeri, disetujui atas perintah Perusahaan Kesatuan Negara Federal "Pos Rusia" tertanggal 17 Mei 2012 No. 114-p;
• Tata cara penerimaan, penyerahan, dan penyerahan parsel dalam negeri, disetujui atas perintah Perusahaan Kesatuan Negara Federal "Pos Rusia" tertanggal 24 Januari 2007 No. 28-p;
• Pedoman penerimaan surat internasional (sebagaimana diubah pada 17/10/2013 pada saat artikel ini ditulis).

Jika volume surat tidak memungkinkan Anda untuk menyerahkannya secara umum sambil mengantre, Anda dapat membuat kontrak dengan kantor pos. perjanjian layanan perusahaan. Dalam hal ini, pada hari-hari tertentu, pegawai kantor pos akan datang ke organisasi dan mengambil surat-surat yang disiapkan oleh sekretaris atau kurir. Pada kunjungan Anda berikutnya, petugas pos akan membawa dokumen pengiriman yang sudah lengkap. Informasi rinci informasi tentang layanan ini diposting di situs web pos www.russianpost.ru, dan juga tersedia dari operator hotline.

Jenis huruf apa saja yang ada?

Semua kiriman pos dibagi menjadi dua kategori: terdaftar Dan tidak terdaftar. Perbedaan keduanya sangat mendasar: atas permintaan pengirim, kantor pos wajib mencari kiriman yang didaftarkan atau memberikan informasi lokasinya. Jejak kiriman yang tidak terdaftar hilang saat pengirim memasukkannya ke dalam kotak surat. Pada gilirannya, surat yang didaftarkan di kantor pos akan diserahkan kepada penerima dengan tanda tangan, surat yang tidak terdaftar akan dimasukkan ke dalam kotak atau diserahkan begitu saja kepada sekretaris, dan tidak ada yang dapat membuktikan bahwa surat itu telah diterima.

Oleh karena itu, lebih baik mengirimkan dokumen melalui surat tidak tercatat atau sederhana, yang kehilangannya tidak menimbulkan akibat hukum atau keuangan apa pun, misalnya Kartu ucapan untuk liburan. Dan segala sesuatu yang, setidaknya secara teoritis, dapat menjadi subyek sengketa, sangat disarankan untuk didaftarkan melalui pos.

Jenis utama korespondensi terdaftar adalah surat tercatat Dan parsel. Berbeda dengan surat biasa, penerima akan diberitahukan tentang penerimaan surat terdaftar dengan tanda terima khusus dan akan menerima sebuah amplop dari tangan petugas pos, sebagaimana telah disebutkan, dengan tanda tangan.

Anda dapat menambah kiriman terdaftar inventaris lampiran. Ini adalah dokumen yang menjelaskan karakteristik kuantitatif dan biaya suatu kiriman pos. Satu salinan inventaris ditempatkan dalam amplop di atas lampiran surat, yang lain diberikan kepada pengirim bersama dengan tanda terima. Setelah menerima surat dengan inventaris, penerima tidak akan dapat mengklaim bahwa ia tidak dikirimi dokumen apa pun.

Catatan!

Amplop yang berisi inventarisasi isinya tidak perlu disegel sebelum dikirim: operator kantor pos wajib memastikan bahwa semua dokumen yang tercantum dalam inventaris benar-benar ada di dalam amplop.

Akhirnya, Perhatian khusus harus diberikan pemberitahuan sederhana tentang penerimaan surat tercatat. Pemberitahuan berupa kartu yang ditempel pada amplop. Setelah menerima surat, penerima menandatangani kartu tersebut, setelah itu dikirimkan ke pengirim. Pemberitahuan yang dikembalikan merupakan dokumen yang secara resmi menegaskan diterimanya surat tersebut. Jangka waktu penyimpanan notifikasi adalah 5 tahun.

Setelah pemberitahuan dibalas, informasi ketersediaannya dapat dicatat dalam Log Pendaftaran Pos (lihat di bawah). Kecil kemungkinannya Anda perlu hati-hati menyalin dari kartu siapa yang menerima surat itu dan pada tanggal berapa. Jika pelaku memerlukan informasi ini, dia selalu dapat menghubungi sekretaris. Seringkali, informasi bahwa surat itu diterima sudah cukup. Pemindaian notifikasi hanya masuk akal jika perusahaan telah menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS). EDMS memiliki kemampuan untuk “menghubungkan” file notifikasi ke informasi tentang dokumen keluar. Ini sangat memudahkan: kontraktor dapat memeriksa kapan saja apakah surat telah sampai ke penerima.

Letakkan di rak

Pelaku yang membawa surat untuk dikirimkan kepada sekretaris, selain mencantumkan alamat lengkap dengan kode pos, juga harus membuat catatan pada surat tersebut tentang jenis barangnya. Sebagai pilihan, di kantor Anda dapat meletakkan nampan dengan tulisan: "Surat sederhana", "Surat terdaftar", "Surat terdaftar dengan pemberitahuan", "Surat terdaftar dengan pemberitahuan dan inventaris", dll. Kemudian pelaku dapat meninggalkan surat untuk dikirim kapan saja tanpa mengganggu pekerja kantoran.

Saran kami

Dalam peraturan pengiriman korespondensi, disarankan untuk menunjukkan bahwa korespondensi dengan format yang salah, serta surat tanpa alamat atau kode pos, akan dikembalikan ke kontraktor, meskipun mendesak.

Mempersiapkan surat untuk dikirim

Jika ada peluang untuk mengotomatiskan proses apa pun, jangan abaikan. Jadi, jika sekretaris masih menulis amplop surat dengan tangan, ia harus memperhatikan rangkaian fungsinya editor teks Microsoft Word pada pelabelan amplop, pemberian identitas perusahaan, serta pencetakan amplop untuk milis. Dengan kata lain, daripada memberi label pada setiap amplop dengan tangan, Anda dapat menentukannya satu kali dalam program:

• alamat pengirim;
• gaya korporat dari amplop.

Setelah daftar alamat penerima (daftar distribusi) dimasukkan ke dalam program, yang tersisa hanyalah memasukkan setumpuk amplop ke dalam printer dan mengatur perintah “Cetak”. Fungsi yang dijelaskan dapat ditemukan di tab Surat (Buat ® Amplop,Stiker).

Omong-omong

Selain alamat, Anda juga dapat mencetak indeks penerima pada amplop, dan memformatnya sesuai aturan penulisan indeks. Untuk melakukan ini, Anda perlu menginstal font khusus di komputer Anda. Sangat mudah untuk menemukannya di Internet - cukup masukkan kueri “Font untuk indeks” di mesin pencari. File font memiliki ekstensi .ttf. Setelah mendownloadnya, Anda perlu masuk ke folder "My Computer", lalu di folder "Control Panel" cari folder "Fonts" dan letakkan file font di dalamnya.

Pada Gambar. 1 Anda dapat melihat seperti apa amplop siap cetak yang dibuat di MS Word.

Beras. 1

Jika kumpulan surat yang akan dikirim sudah siap, Anda perlu mengisinya dua kolom pertama Formulir 103 “Daftar pengiriman kiriman parsel pos.” Persyaratan surat ini berlaku untuk semua organisasi jika mereka mengirim 5 surat atau lebih. Petugas operator harus mencantumkan semua email terdaftar yang dikirim. Kolom selebihnya diisi oleh operator kantor pos. Daftar tersebut dicetak dalam rangkap dua, ditandatangani oleh penanggung jawab pengiriman, setelah itu tanda tangannya dibubuhi stempel. Satu salinan daftar yang sudah diisi akan tetap berada di kantor pos, yang kedua akan dikembalikan ke organisasi. Ini akan berisi kode identifikasi pengiriman untuk pelacakan.

Formulir ini tersedia di situs web Russian Post. Satu-satunya kelemahan: file hanya dapat diunduh dalam format .jpg, mis. dalam bentuk gambar, sehingga formulir harus direproduksi secara manual dan disimpan sebagai template.

Pelacakan email

Kiriman surat terdaftar dapat dilacak di situs web Russian Post. Di sebelah kiri halaman utama terdapat link “Melacak kiriman pos” (Gbr. 2). Kami melewatinya dengan mengklik "Detail" dan menemukan diri kami di halaman yang diinginkan.

Beras. 2

Sekarang Anda perlu memasukkan kode unik (pengidentifikasi surat), yang ditetapkan untuk setiap pengiriman oleh operator. Anda dapat menemukan kode ini di kuitansi atau di daftar di Formulir 103 (kolom 3). Kode terdiri dari 14 digit. Masukkan di kolom “Mail ID”, lalu masukkan lima digit kode keamanan di kolom di bawah dan klik “Find” (Gbr. 3).

Sebuah tabel akan terbuka yang memungkinkan Anda menelusuri jalur surat kita (Contoh 1).

Contoh 1

Informasi tentang pergerakan huruf

Operasi	tanggal	Lokasi operasi		Operasi atribut	Berat, kg)	Pengumuman nilai (gosok.)	Hamparan pembayaran (gosok.)	Ditujukan kepada
		Indeks	Nama OPS					Indeks	Alamat
				Satuan
Perlakuan				Meninggalkan pusat penyortiran
Perlakuan				Datang ke tempat penyerahan
Presentasi				Pengiriman ke penerima

Omong-omong

Persoalan mengenai kekuatan hukum informasi perpindahan suatu surat cukup kontroversial. Tampaknya hal ini bersifat komprehensif bagi sebuah organisasi yang memantau surat-suratnya, namun hal ini mungkin tidak dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
Korespondensi dengan Russian Post akan menjamin kekuatan hukum. Anda perlu mengirimkan surat permintaan resmi ke kantor pos, dengan melampirkan salinan kwitansi atau Formulir 103. Sebagai tanggapan, Anda akan menerima surat dengan kop surat Russian Post dengan informasi yang diperlukan, yang tidak akan menimbulkan pertanyaan apa pun sebagai bukti di pengadilan.

Akuntansi untuk surat yang dikirim

Setiap keluarnya dokumen dari organisasi harus dicatat, apapun jenis dokumennya dan bagaimana cara keluarnya. Surat tidak terkecuali. Sebaiknya pegawai yang bertanggung jawab mengirimkan surat mencatat setiap surat dalam jurnal khusus (Contoh 2). Karena kewajiban untuk membuat jurnal seperti itu tidak diabadikan dokumen peraturan dan ini hanya soal kemudahan dan kendali, setiap perusahaan dapat mengembangkan bentuk majalahnya secara mandiri.

Saran kami

Agar tidak selalu memasukkan teks yang sama ke dalam jurnal, Anda dapat menggunakan singkatan, misalnya: "Kantor Pos" - DLL , Pos kilat - EP , surat sederhana - P , kebiasaan - Z , pemberitahuan - kamu , inventaris - TENTANG dll.
Anda juga dapat mempersingkat nama departemen.

Contoh 2

Log surat pos

	Layanan Pos	Jenis surat	Tujuan	Indeks	Alamat	Persediaan Isi	Pelaksana	tanggal keberangkatan	Melacak nomor	Pemberitahuan	Catatan
			Ivanov K.I.		st. Pushkina, 56, tepat. 43, Moskow	Undangan ke pameran
			Perkebunan teh, LLC		st. Korablestroiteley, 454, kantor. 34, Volgograd	Ref. No.3324-3 tanggal 14 Juni 2014	Departemen produksi
			Zerkalo, LLC		st. Sadovaya ke-7, 33, Togliatti, wilayah Samara.	Ref. No.3354-2 tanggal 15 Juni 2014	Departemen teknis
			Promregiongaz, OJSC		st. Sekolah, 3, dari. 353-B, Irkutsk	Ref. Nomor 3465-6 tanggal 17/06/2014	Layanan hukum				Pengembalian - penerima surat tidak muncul

Mengisi kolom tabel

1. Nomor seri. Kolom ini penting untuk menghasilkan laporan pekerjaan kantor: Anda dapat langsung melihat berapa banyak surat yang dikirim melalui saluran pos.
2. Layanan Pos. Relevan jika organisasi menggunakan layanan tidak hanya Russian Post, tetapi juga surat kilat.
3. Jenis surat. Kolom ini berguna dalam kasus-kasus kontroversial atau bila perlu untuk membuktikan bahwa penerima surat telah menerima surat tersebut.
4. Tujuan. Kolom menunjukkan nama keluarga dan inisial individu atau nama organisasi penerima. Untuk memudahkan pemfilteran, sebaiknya isi kolom yang diawali dengan nama belakang atau nama organisasi, misalnya Ivanov K.A. atau Kedai teh perkebunan, LLC.
5. Indeks. Ditempatkan pada kolom tersendiri agar lebih mudah disalin dan ditempel di tempat yang tepat saat membuat amplop (lihat sebelumnya). Jika sekretaris lebih suka menulis amplop dengan tangan, Anda dapat menulis indeks beserta alamatnya.
6. Alamat. Alamat surat penerima ditunjukkan.
7. Deskripsi konten. Kolom ini berisi informasi yang terutama diperlukan jika terdapat korespondensi aktif dengan pihak lawan. Memungkinkan Anda tidak bingung dalam pengiriman dan mengetahui secara pasti dokumen mana yang dikirim pada hari tertentu. Tidak perlu mengisi kolom terlalu detail, cukup data pendaftaran dokumen saja, misalnya Ref. Nomor 4543 tanggal 23/05/2014.
8. Pelaksana. Nama departemen yang pegawainya membawa surat untuk dikirim, atau nama belakang pegawai tersebut, dicantumkan. Kami menyarankan untuk menentukan departemennya, karena... itu adalah unit yang lebih permanen dalam organisasi daripada karyawan.
9. Tanggal keberangkatan. Hari di mana surat itu diserahkan ke operator pos atau dimasukkan ke kotak surat ditunjukkan.
10. Melacak nomor. Kolom untuk menunjukkan kode yang dapat digunakan untuk melacak nasib surat di situs web Russian Post.
11. Pemberitahuan. Kotak yang menandakan pemberitahuan penerimaan surat telah dikembalikan.
12. Catatan. Kolom tradisional untuk menunjukkan informasi tambahan(misalnya tentang pengembalian surat, seperti pada Contoh 2).

Cari berdasarkan majalah

Karena jurnal tidak memerlukan tanda tangan tulisan tangan, maka jurnal disimpan secara elektronik (misalnya, di MS Excel). Tujuan dibuatnya majalah ini adalah agar dapat dengan cepat menemukan surat apa pun yang dikirimkan oleh perusahaan. Untuk melakukan ini, Anda perlu:

• perbaiki baris teratas dengan nama kolom sehingga Anda selalu dapat melihatnya;
• lengkapi dengan filter.

Semua ini akan mempercepat pencarian huruf dalam tabel secara signifikan.

Untuk memastikan bahwa baris atas tabel selalu terlihat saat menggulir log, Anda perlu membuka tab Melihat. Di sini, di bilah alat Jendela pilih tim Untuk memperbaiki area, dan di menu tarik-turun - Bekukan baris atas(Gbr. 4). Sekarang, meskipun terdapat banyak posisi dalam register, nama kolom akan ditetapkan di bagian atas tabel.

Beras. 4

Yang tersisa hanyalah mengaktifkan opsi untuk memfilter konten kolom. Untuk melakukan ini, di toolbar Mengedit klik pada ikon tersebut Menyortir dan Memfilter, lalu di jendela pop-up - Saring(Gbr. 5).

Beras. 5

Tombol dengan panah akan muncul di sudut kanan bawah nama kolom - ini adalah filternya. Dengan mengklik panah kolom tertentu, Anda dapat mengurutkan nilainya. Misalnya, kita perlu melihat semua surat yang dikirim ke OJSC Promregiongaz. Klik panah - dan kita melihat seluruh daftar penerima yang termasuk dalam register. Kami menghapus centang pada nilai "Pilih semua" dan menaruhnya di kotak centang di seberang Promregiongaz OJSC. Klik tombolnya OKE dan kami melihat semua surat yang dikirim ke organisasi ini (Gbr. 6).

Beras. 6

Jika surat itu dikirimkan kepada seseorang hanya sekali, akan lebih mudah untuk menekan pintasan keyboard Ctrl + F untuk menampilkan baris pencarian, masukkan informasi ke dalamnya (nama belakang, gelar, kota, dll.) dan tekan Temukan selanjutnya(Gbr. 7). Program ini akan menemukan dan menyorot sel yang diinginkan.

Beras. 7

Peraturan pengiriman dokumen melalui pos

Aturan pengiriman dokumen melalui pos dapat berupa bagian dari instruksi pekerjaan kantor atau dokumen independen. Atas kebijakannya sendiri, organisasi dapat melengkapinya dengan prosedur pengiriman dokumen melalui pos kilat. Berikut adalah penggalan instruksi dokumen yang menguraikan tata cara pengiriman surat melalui pos (Contoh 3).

Contoh 3

Fragmen instruksi untuk pekerjaan kantor

“Aturan pengiriman dokumen melalui pos kilat”

7. PENGIRIMAN DOKUMEN KELUAR MELALUI JASA POS

7.1. Pengiriman dokumen melalui pos (termasuk pos kilat) dilakukan oleh Kantor.

7.2. Surat diterima untuk dikirim setiap hari, kecuali akhir pekan dan liburan, dari pukul 9:00 hingga 13:00 dan dari pukul 14:00 hingga 18:00 (pada hari-hari yang dipersingkat dan sebelum hari libur - hingga pukul 17:00).

7.3. Sebelum mengirimkan dokumen, pelaksana wajib memeriksa keberadaan seluruh halaman dokumen dan kebenaran letak, desain dan pengalamatannya, keberadaan tanda tangan, visa, aplikasi, data pendaftaran, referensi nomor dan tanggal permintaan. (jika tanggapan terhadap permintaan diberikan). Alamat pengirim, termasuk kode pos, dilampirkan pada dokumen, dan jenis kiriman diberi catatan: surat sederhana, surat tercatat, surat tercatat dengan pemberitahuan sederhana, surat tercatat dengan uraian lampiran, surat kilat , dll. Jika informasi yang ditentukan hilang, korespondensi dikembalikan ke kontraktor. Korespondensi dengan format yang salah dan korespondensi yang bersifat non-resmi tidak akan diterima untuk dikirim dan akan dikembalikan kepada kontraktor.

7.4. Dokumen dikirim melalui pos dua kali seminggu: pada hari Senin dan Kamis pukul 15.00. Kontraktor dapat mengirimkan korespondensi mendesak secara mandiri. Korespondensi yang diterima di Kantor setelah pukul 15.00 pada hari Senin dan Kamis dikirim pada hari pengiriman berikutnya.

7.5. Dokumen dikirim melalui pos kilat pada hari barang diterima oleh Kantor atau pada hari kerja berikutnya jika barang diterima setelah pukul 15.00 (setelah pukul 14.00 pada hari kerja yang dipersingkat).

7.6. Saat menerima dokumen untuk dikirim, spesialis Kantor memeriksa keberadaan tanda tangan, nomor referensi, serta lampiran yang ditentukan dalam dokumen utama atau dokumen pendamping.

7.7. Korespondensi yang diterima untuk pengiriman dimasukkan ke dalam Log Pengiriman Pos (Lampiran 5) dan kemudian dikonversi.

7.8. Korespondensi yang dikonversi termasuk dalam Daftar pengiriman paket surat (Lampiran 6). Daftar tersebut dicetak rangkap dua dan ditandatangani oleh pegawai Kantor yang bertanggung jawab mengirimkan korespondensi. Tanda tangan disertifikasi dengan stempel “Untuk dokumen”. Kolom diisi oleh operator surat. Satu salinan daftar dikembalikan ke Office dan ditempatkan di file.

7.9. Setelah menerima pemberitahuan penyerahan surat-menyurat, pegawai Kantor memberi tanda pada kolom 11 Jurnal Pendaftaran Pos dan menyimpan pemberitahuan tersebut dalam berkas.

Kami memeriksa komponen utama dari proses pengiriman dokumen melalui surat. Kami berharap informasi ini dapat membantu Anda mengatur pekerjaan Anda dengan lebih optimal.

Ya, alasan utama mengapa kami mulai lebih jarang menerbitkan artikel justru terletak pada perubahan sebagian aktivitas... Menjadi seorang blogger memang bagus, tetapi kecil kemungkinannya untuk menghasilkan banyak uang (bahkan yang kecil!) dalam waktu singkat . Beriklan dari Google AdSense, tentu saja membuahkan hasil, tetapi sayangnya, setiap bulan kami tidak punya waktu untuk mencapai jumlah ambang batas 100 dolar, dan karenanya, kami tidak dapat menguangkan pendapatannya. Dan mengingat situasi kehidupan saat ini, kita sangat membutuhkan uang sekarang. Bukan kriminal, hanya saja apartemen tempat kami tinggal sekarang sudah dijual dan… membeli sarang sendiri bisa terjadi dalam waktu dekat. Itu sebabnya kita berada dalam mode “koper” untuk secara aktif menghasilkan uang dan menabung. Ngomong-ngomong, apakah tidak ada yang tertarik membeli rubel tiga rubel yang mewah (79/46/11) di N. Novgorod? 🙂

Terlepas dari kenyataan bahwa bisnis informasi sekarang sedang melalui masa-masa sulit, Anda bisa mendapatkan uang dengan cepat hanya di dalamnya, dan juga melalui program afiliasi (walaupun basis pelanggan pasti tidak akan berlebihan untuk distribusinya). Kami telah menyiapkan layanan pengiriman surat kami lagi, menghubungkan 5 server pengirim dan, permisi, kami mengirim surat dengan antusiasme ganda. Jadi, jam berapa waktu terbaik untuk mengirim buletin? Mungkin sudah waktunya untuk beralih ke topik artikel yang disebutkan...

Waktu terbaik untuk mengirim buletin email

Perlu segera diperhatikan bahwa jam pengiriman optimal bergantung pada jenis konten yang dikirim. Jika Anda menggunakan distribusi email untuk tujuan aslinya, misalnya untuk komunikasi bisnis reguler dengan mitra, maka yang terbaik adalah mengirimkannya antara jam 11 pagi dan 3 sore. Jika dikirim lebih awal, penerima mungkin sibuk menyelesaikan masalah pekerjaan pagi dan tidak punya waktu untuk memeriksa surat dan membaca lebih lanjut korespondensi masuk. Di kemudian hari, ada risiko penerima tidak lagi berada di tempat kerjanya.

Jika pengiriman surat diselenggarakan untuk menyebarkan informasi konsumen (topik kita!), maka dalam hal ini jam optimal untuk pelaksanaannya harus diketahui. waktu malam, yaitu. dari 17 hingga 20 jam. Pemilihan periode ini dijelaskan oleh fakta bahwa pada malam hari orang paling sering memeriksa kotak suratnya sendiri, karena pada siang hari orang tidak mempunyai waktu luang untuk membaca surat pribadi, orang rumahan dan ibu rumah tangga tidak masuk hitungan. 🙂 Tentu saja, Anda mungkin tidak setuju dengan kesimpulan kami, tetapi berdasarkan jumlah penjualan, “knalpot” yang paling sukses dicatat tepatnya pada pengiriman malam.

Hari terbaik dalam seminggu untuk mengirim buletin

Pilihan hari dalam seminggu juga tergantung pada target audiens. Hari optimal untuk mengirimkan informasi bisnis adalah Selasa, Rabu, dan Kamis. Surat yang dikirim pada hari Senin mungkin dibiarkan begitu saja, karena awal minggu di hampir semua perusahaan dikaitkan dengan kegiatan perencanaan untuk beberapa hari mendatang, mengadakan pertemuan dan menyelesaikan masalah yang menumpuk selama akhir pekan + suasana hati di hari Senin #Saya ingin laut, #Aku ingin tidur, #Aku tidak menginginkan apapun sama sekali.

Pada hari Jumat, sebagian besar karyawan sudah sibuk memikirkan akhir pekan yang akan datang, atau bahkan berusaha untuk pulang kerja lebih awal. Oleh karena itu genap informasi penting bisa dengan mudah berakhir tanpa dibaca.

Pada pasar konsumen Surat yang paling efektif adalah surat yang dikirim dari Kamis hingga Minggu malam dini hari. Pada saat inilah masyarakat memiliki kesempatan untuk mengetahui penawaran yang masuk tanpa terburu-buru.

Tetapi jika Anda ingin mencapai hasil yang cepat dan finansial dalam bisnis informasi, kirimkan surat setiap hari dan lihat sendiri pada hari mana basis Anda paling aktif. Dengan datangnya cuaca hangat dan dibukanya musim dacha dan desa, statistik harian dapat berubah 180 derajat. Tukang kebun dan tukang kebun seperti apa yang akan memeriksa surat mereka di puncak akhir pekan? Hanya yang paling malas.

Frekuensi optimal untuk mengirim buletin

Saat membuat jadwal pengiriman surat, ada dua hal yang perlu dipertimbangkan: karakteristik psikologis orang:

Oleh karena itu, frekuensi rata-rata pengiriman surat dianggap satu buletin setiap satu atau dua hari. Tentu saja aturan ini tidak berlaku untuk undangan mengikuti berbagai acara, maupun berita harian.

Secara umum, keberhasilan pemasaran email sangat bergantung pada jenis produk atau layanan yang dipromosikan. Lamanya keberadaan suatu produk atau jasa di pasar juga mempunyai pengaruh yang besar. Biasanya, mengirimkan informasi promosi tentang produk baru terbaru akan merangsang penjualan lebih banyak dibandingkan dengan penawaran yang tersebar luas.

Kapan waktu terbaik untuk mengirim buletin? Berfokus pada aktivitas markas kami dan barang promosi yang kami tawarkan, waktu paling efektif adalah Kamis/Jumat/Sabtu setelah pukul 17.00 waktu Moskow. Namun kami sama sekali tidak menganjurkan Anda untuk mengirim pesan pada hari yang sama. Anda harus mencoba segalanya, karena opsi sementara apa pun pasti bisa berhasil.

Kami berharap Anda mendapat penghasilan besar dan hanya pelanggan aktif. Pastikan untuk mempertimbangkan artikel-artikel ini juga.

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa setiap perusahaan mencoba mengirim email kira-kira pukul waktu yang sama? Mereka biasanya datang pada sore atau malam hari, dini hari. Lucu sekali bagaimana penontonnya tertidur. Akibatnya, saat Anda bangun, kotak surat Anda sudah penuh. Kami rasa Anda sudah familiar dengan hal ini secara langsung. Menghapus sebagian besar pesan masuk menjadi bagian dari ritual pagi yang sangat menyebalkan. Anda mungkin menikmati membaca tentang pemasaran berbasis data, tetapi tidak pada jam 7 pagi.

Hari-hari ketika kami memeriksa email dua kali sehari - pagi dan sore - telah terlupakan. Namun sayangnya, perusahaan tertentu masih mengikuti jadwal ini. Strategi ini sama tuanya dengan iMac atau komputer gateway yang bagaikan permata yang mengumpulkan debu di ruang bawah tanah. Upaya yang Anda lakukan untuk menghasilkan konten berkualitas akan sia-sia jika Anda memilih waktu yang salah untuk mengirim email.

Kami menyarankan Anda memahami kapan waktu terbaik untuk mengirim surat. Untuk mengetahuinya, kami menggunakan metode paling ilmiah: kami berlangganan 100 milis berbeda dan mencatat waktu kami menerima surat tersebut.

Pesan Pemasaran Email untuk Bisnis

Kirim antara pukul 11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00, atau 14:00 – 15:00

Strategi ini cocok jika tingkat buka email rendah dan jumlah pelanggan menurun.

Ngomong-ngomong, selama masa studi, tidak ada satu surat pun yang sampai pada interval yang ditentukan. Di bawah ini adalah grafiknya:

Manakah dari interval berikut yang optimal? Periode antara pukul 14:00 dan 15:00 memiliki potensi terbesar. 11:00 - 12:00 dan 13:00 - 14:00 terlalu dekat dengan makan siang, surat bisa hilang. Meskipun Anda meliput topik yang lucu dan mengharapkan orang membacanya saat istirahat, tetap merupakan ide bagus untuk mengirimkannya antara pukul dua dan tiga sore. Dengan cara ini, audiens Anda dapat beristirahat sejenak saat menelusuri email mereka. Orang-orang selalu menghapus email mereka di pagi hari, tetapi kemudian mereka menjadi lelah dan perlu “penundaan”. Pesan Anda akan berguna untuk kasus seperti itu.

Atau dari pukul 10:00 hingga 11:00

Jika Anda tidak ingin menjadi satu-satunya yang mengirim email dalam jangka waktu tertentu, ada waktu yang ideal. Saat kami melakukan penelitian, hampir tidak ada pesan dari 10 hingga 11, atau lebih tepatnya, hanya satu pesan yang masuk. Oleh karena itu, ada peluang bagus untuk bertahan dalam persaingan seperti itu.

Seperti yang Anda lihat pada grafik di atas, hanya ada beberapa periode di mana hanya sedikit surat yang sampai. Namun dari segi kegunaannya tidak setingkat dengan periode 10 sampai 11. Misalnya, dari jam 9 sampai jam 10 biasanya hari kerja dimulai, dan dari jam 16 sampai jam 17 berakhir. Artinya, Anda harus berjuang keras untuk mendapatkan perhatian penonton. Untuk menghindari kejadian seperti itu, pilih periode dari 10 hingga 11. Pada saat ini, pembaca sudah duduk di tempat kerja mereka, kopi sudah mulai berlaku, dan akan ada nol di kotak masuk. Pastinya ini waktu terbaik untuk surat yang menarik.

Selain itu, kami menemukan beberapa keanehan: antara tanggal 10 dan 11, para ahli dan pemimpin opini mengirim surat. Kami menerima satu pesan, tapi itu tidak masalah. Yang penting adalah kesenjangan tersebut memberikan peluang untuk menonjol.

Dari 18:00 hingga 19:00 - tidak pernah

Ini waktu terburuk Untuk buletin email. Ini sangat sibuk sehingga pada saat penelitian kami, kami menerima lebih dari 10% email pada jam yang ditentukan. Jumlah ini hampir 3 kali lebih banyak dari rata-rata yang seharusnya. Grafik menunjukkan data dengan jelas.

Seperti yang Anda lihat, jika Anda memutuskan untuk mengirim surat selama periode ini, Anda harus bersaing untuk mendapatkan perhatian audiens. Namun, ingat: dari jam 6 sampai jam 7 malam ada sekitar 50 kali lebih banyak email. Jika Anda tidak ingin pesannya tertahan di kotak surat Anda seperti beban mati, kami sarankan untuk tidak mengirim surat selama periode ini. Tidak jelas mengapa merek memutuskan untuk mengirimkan buletin mingguan pada waktu tertentu. Orang-orang baru saja kembali ke rumah dan bersantai. Mereka akan lebih cenderung membuka email berisi informasi tentang hobi, aktivitas menarik atau aktif.

Dalam hal ini, Anda harus bersaing dengan banyak pesan lain untuk mendapatkan perhatian pengguna atau menerima bahwa Anda diabaikan.

Hindari waktu setelah pukul 21:00 dan sebelum pukul 07:00

Salah satu yang paling banyak cara sederhana Jika email berakhir di sampah di pagi hari, berarti dikirim larut malam. Anda mengharapkan orang-orang tertidur dan membaca pesan tersebut di pagi hari. Beberapa perusahaan berpikir bahwa kami ingin mengetahui berita pemasaran terkini media sosial pada pukul 6:00. Namun, ini adalah keinginan terakhirnya di saat seperti itu. Lain halnya jika pesannya menyangkut pengantaran kopi ke tempat tidur. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menggunakan teknik yang sudah ketinggalan zaman ini.

Kita bisa pergi ke kantor pos kapan saja, tidak harus bangun pada saat tertentu untuk mencari berita atau membaca surat. Dan pesan yang dikirim pada malam hari mungkin akan berada di urutan paling bawah sehingga orang tidak akan pernah bisa mengaksesnya.

Selama penelitian, kami menerima lebih dari 60% email antara pukul 21.00 hingga 07.00.

Sekitar 40% dari mereka datang antara pukul 21:00 dan 02:00. Dengan semua pesan ini Anda harus “bersaing” untuk mendapatkan perhatian pengguna. Sebagian besar audiens Anda tertidur, dan mereka yang terjaga tidak ingin membaca buletin saat ini. Oleh karena itu, surat tersebut ditunda hingga pagi hari, kemudian dihapus atau dilupakan begitu saja. Alhasil, semua jerih payah Anda menjadi sia-sia. Jadi jangan biarkan konten terbuang sia-sia hanya karena waktunya yang salah.

Rabu dan Sabtu adalah solusi yang baik

Dengan analogi periode hari, penting juga untuk memperhatikan hari dalam seminggu. Jika Anda mengirim pesan pada hari-hari tertentu, pesan tersebut akan menjadi semacam “mercusuar” konten berkualitas.

Jika topiknya menyangkut relaksasi dan hobi, pilihlah hari Sabtu. Audiens lebih reseptif terhadap teks ketika membaca tentang sesuatu yang dapat diimplementasikan saat ini. Masyarakat juga akan memiliki lebih banyak waktu untuk “mencerna” apa yang mereka baca. Apa pun kasusnya, coba kirim pada hari Rabu dan Sabtu untuk mengetahui mana yang cocok untuk Anda.

Mengapa Sunday tidak masuk daftar TOP? Faktanya, pesan yang dikirim hari itu akan hilang begitu saja dan berakhir di sampah pada Senin pagi. Apalagi orang mungkin tidak punya waktu untuk membaca di hari Minggu.

Kamis adalah hari terburuk untuk mengirim email

Menentukan hari optimal untuk menulis surat tidaklah mudah. Untungnya, hal terburuk ternyata lebih mudah.

Pada hari ini, jumlah surat yang dikirim dua kali lebih banyak dibandingkan pada hari Rabu dan Sabtu. Hampir 25% dari semua pesan datang pada hari Kamis.

Beberapa ahli berpendapat bahwa hari Selasa dan Kamis adalah hari Selasa dan Kamis hari-hari yang lebih baik untuk pengiriman surat. Orang-orang telah mengikuti nasihat tersebut secara membabi buta selama bertahun-tahun. Akibatnya, mereka menjadi solusi terburuk.

kesimpulan

Sekarang kita harus berhenti berlangganan 100 surat atau menghapus alamat email sama sekali. Namun, eksperimen ini memberi Anda wawasan berharga tentang waktu optimal untuk mengirim email.

Ingat:

1. Posting antara jam 11.00 dan 12.00, 13.00 dan 14.00, atau 14.00 dan 15.00.
2. Periode baik lainnya adalah dari jam 9 sampai jam 10 pagi.
3. Jika pesan tersebut berkaitan dengan pekerjaan, kirimkan pada jam yang sesuai.
4. Hindari mengirim email pada jam-jam sibuk (saat orang datang atau pulang kerja) seperti jam 8 pagi atau 5 sore.
5. Pesan yang dikirim pada malam hari atau dini hari adalah ide yang buruk.
6. Kamis adalah hari terburuk untuk mengirim surat.
7. Sebaiknya juga tidak menulis pada hari Senin dan Jumat.
8. Hari optimal dalam seminggu adalah hari Rabu.

Hal utama adalah menguji tip ini pada audiens Anda.