Etika surat-menyurat e-mel perniagaan. Surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

Kejayaan dalam aktiviti mana-mana organisasi, firma komersial atau perusahaan berkait rapat dengan budaya tingkah laku dan etika. Segala tindakan pengurus dan pekerja sudah tentu perlu mengambil kira peraturan adab dan bersesuaian dengan keadaan.

Salah satu bahagian etika yang paling penting ialah surat-menyurat perniagaan.

Dianggarkan hampir 50% masa di tempat kerja dihabiskan untuk mengurus kertas dan surat. Tetapi ini perlu, kerana surat-menyurat perniagaan yang cekap boleh meningkatkan perolehan syarikat dengan ketara dan mempercepatkan interaksi perkhidmatan dan jabatan yang berbeza.

Sudah tentu, terdapat corak tertentu di sini, dan kami pasti akan membincangkannya dalam artikel ini. Peraturan surat-menyurat perniagaan telah lama diseragamkan. GOST R.6.30-2003 sedia ada akan membantu anda meletakkan teks dengan betul pada helaian, memberitahu anda apa inden, jidar dan fon yang perlu dibuat. Surat-menyurat perniagaan dicirikan oleh keseragaman dan pengulangan corak pertuturan.

Walau bagaimanapun, mana-mana surat adalah individu. Kesan besar padanya ditinggalkan oleh identiti pengirim, kedudukannya, keadaan dan penerimanya. Pada tahap tertentu, surat-menyurat perniagaan adalah gabungan kreativiti dan kerja keras.

Jenis surat-menyurat perniagaan

Aliran dokumen dijalankan di atas kertas dan melalui e-mel.

Semua surat-menyurat di perusahaan boleh dibahagikan kepada kumpulan berikut:

Surat-menyurat rasmi/tidak rasmi;

Dalaman dan luaran.

Surat-menyurat rasmi termasuk tawaran komersial, surat kesyukuran dan jaminan, perjanjian perdagangan, pesanan untuk perusahaan, tanggungjawab kerja, permintaan, tuntutan, tuntutan.

Surat-menyurat tidak rasmi termasuk pelbagai ucapan tahniah daripada rakan kongsi perniagaan, pelanggan dan pekerja; takziah, maaf, jemputan dan terima kasih.

Dokumen dalaman hanya beredar di antara jabatan satu perusahaan, manakala dokumen luaran melangkaui sempadannya.

Peraturan surat-menyurat perniagaan: kandungan dalaman

Keperluan utama ialah ringkasan dan kejelasan surat. Jangan bentangkan teks ke atas beberapa muka surat. Pilihan terbaik- muat menjadi satu.

Peraturan surat-menyurat perniagaan melibatkan pengecualian perkataan dan ungkapan yang kompleks, tidak dapat difahami, asing dan sangat khusus daripada teks. Semua ayat hendaklah pendek, dengan pemikiran utama pengarang dan tanpa "air".

Elakkan tafsiran berganda dalam surat anda, jika tidak, jika pertikaian timbul, lebih sukar untuk mempertahankan pandangan anda dan membuktikan apa yang anda maksudkan dengan frasa tertentu.

Peraturan untuk menulis surat-menyurat perniagaan mewajibkan penulis untuk memanggil penerima dengan nama dan patronimik, didahului dengan gelaran "Sayang ...". Dan pastikan anda menggunakan "anda," walaupun anda mempunyai hubungan mesra yang baik dengan penerima surat itu.

Dalam pengenalan, selain menunjukkan nama akhir dan nama pertama, tujuan utama mesej dinyatakan. Contoh surat-menyurat perniagaan mengetahui templat dan klise yang mencukupi untuk kes sedemikian: "Berkaitan dengan surat sebelumnya...", "Kami mengingatkan anda...", "Biar kami maklumkan..." dan lain-lain.

Lembutkan jawapan yang tidak menguntungkan penerima (penolakan tawaran, penolakan kerjasama) dengan frasa: "Malangnya, kami tidak akan dapat memanfaatkan syarat yang dicadangkan..." atau serupa.

Dokumentasi kertas luaran

Sebarang surat perniagaan mesti ditulis pada kepala surat syarikat dengan butiran syarikat dan semua maklumat hubungan.

Pastikan untuk menunjukkan tarikh yang tepat dokumen.

Sudut kanan atas helaian diduduki oleh parap penerima dan alamat syarikat penerima.

Pecahkan teks kepada perenggan yang bermakna untuk memudahkan pembaca memahami dan memahaminya. Tidak lebih daripada 4-5 baris.

Menulis semua perkataan dalam huruf besar adalah bentuk yang tidak baik.

Dokumen boleh disertakan bersama surat tersebut. Dalam kes ini, mereka disenaraikan dalam baris berasingan di bahagian kiri bawah helaian. Oleh adab perniagaan Jawapan kepada surat itu mesti diterima dalam tempoh 10 hari. Jika masalah memerlukan lebih banyak masa untuk diselesaikan, penerima mesti memaklumkan perkara ini.

Selepas menulis, pastikan anda menyemak semula teks dengan teliti untuk mengesan kesilapan, kedua-dua ejaan dan tatabahasa. Jika anda mempunyai masa, anda harus meletakkan surat itu di tepi dan kembali kepadanya kemudian. Sebagai peraturan, ketidaktepatan akan ditemui yang tidak disedari pada mulanya. Nasihat ini paling penting semasa menjawab aduan pelanggan. Anda tidak sepatutnya menggusarkan seseorang dengan surat yang ditulis secara buta huruf.

Apabila dokumen ditulis dan diperiksa beberapa kali, cetak pada kertas A4. Saiz ini ialah saiz standard yang digunakan untuk sebarang surat-menyurat, walaupun teks itu sendiri hanya mengambil separuh helaian.

Uji dakwat dalam pencetak sebelum mencetak untuk mengelakkan keluaran kabur atau ceroboh.

Dalam sesetengah kes, anda boleh melampirkan kad perniagaan anda pada dokumen dan melampirkan helaian bercetak itu sendiri dalam fail lutsinar.

Sampul surat berjenama dengan logo syarikat juga dianggap sebagai bentuk yang baik.

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan tidak rasmi selalunya lebih emosional daripada dalam kertas perniagaan dan kurang klise. Singkatan dan penggunaan kata sifat yang berwarna-warni sesuai di sini, sebagai contoh, dalam ucapan tahniah: menakjubkan, responsif, baik.

E-mel perniagaan

Hakikat bahawa anda tidak menghantar surat-menyurat dalam sampul surat melalui rangkaian pos seharusnya tidak menenangkan. Peraturan surat-menyurat perniagaan juga terpakai dalam kes ini.

Mesej perniagaan elektronik yang cekap dan betul mewujudkan imej positif kedua-dua perusahaan dan orang tertentu. Reputasi dalam perniagaan sangat bernilai!

Peraturan asas untuk surat-menyurat melalui e-mel

Gunakan alamat e-mel kerja anda hanya untuk tujuan yang dimaksudkan.

Perhatikan nama peti mel. Jangan gunakan nama yang salah semasa bekerja, seperti "bayi", "superman", walaupun ia ditunjukkan dalam transkripsi bahasa Inggeris.

Sentiasa isi lajur "subjek", jika tidak, surat anda mungkin berakhir dengan spam. Perihalan seperti "pelan", "senarai", "cadangan komersial", "laporan" tidak sesuai. Mungkin terdapat banyak surat yang serupa dalam peti masuk penerima anda. Jadikan sespesifik mungkin tentang maksud mesej anda. Jangan gunakan lebih daripada lima perkataan. Gunakan huruf besar subjek anda. Tidak perlu meletakkan titik di akhir.

Jika anda membalas e-mel yang diterima sebelum ini, pastikan anda mengalih keluar "Semula" dalam baris subjek.

Gaya komunikasi

Simpan surat dalam format seperti perniagaan. Buang nada mengancam, merayu, memerintah.

Peraturan surat-menyurat perniagaan elektronik tidak membenarkan penggunaan emotikon atau sejumlah besar tanda tanya atau tanda seru dalam teks.

Bersopan santun. Ucapan wajib pada permulaan dan perpisahan kepada lawan bicara pada akhirnya adalah bentuk yang baik. Contohnya, “Dengan hormat...” atau seperti ini: “Yang ikhlas...”.

Surat-menyurat e-mel perniagaan dan " Peraturan Emas": jangan campurkan beberapa topik berbeza dalam satu mesej. Lebih baik menghantar surat bersiri.

E-mel hendaklah separuh panjang daripada surat kertas.

Bekerja dengan lampiran

Jika terlalu banyak maklumat yang ingin disampaikan, jangan letak semuanya dalam badan surat, tetapi lampirkan sebagai dokumen berasingan sebagai lampiran.

Untuk kemudahan penerima, namakan semula dokumen yang anda sediakan kepada nama yang dia fahami. Ini akan menunjukkan minat anda dan memenangi anda. Fikirkan tentang berapa banyak folder kerja yang ada pada penerima pada komputernya dan cara dia akan mencari surat anda di antaranya.

Pastikan anda memaklumkan penerima tentang fail yang anda hantar supaya dia tidak menganggapnya sebagai virus rawak. Arkibkan dokumen besar.

Adalah lebih baik untuk menghantar lampiran yang terlalu besar (melebihi 200 kbait) dengan cara lain, contohnya, melalui pelayan ftp.

Sesetengah pelayan mel tidak membenarkan format seperti COM, EXE, CMD, PIF dan beberapa yang lain melalui dan menyekatnya.

Jika terdapat beberapa penerima surat anda, luangkan masa untuk memadam semua bukti penghantaran massa setiap kali. Penerima tidak memerlukan maklumat tambahan sedemikian sama sekali. Perintah "bcc" akan membantu anda.

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan e-mel melibatkan memaklumkan pihak lain tentang penerimaan surat-menyurat. Jika pada masa ini tiada peluang untuk menjawab, maklumkan kepada teman bicara anda tentang perkara ini. Simpan sejarah surat-menyurat anda untuk mengelakkan pertanyaan dan prosiding lanjut.

Jika maklum balas adalah penting dan mendesak, ia dibenarkan untuk memberitahu penerima melalui telefon, Skype atau ICQ. Jika selepas ini hasil positif gagal dicapai, ingatkan diri anda semula.

Tidak jarang apabila anda meminta dokumen, anda menerima surat kosong dengan fail yang dilampirkan sebagai balasan. Ia tidak boleh diterima. Contoh surat-menyurat perniagaan memerlukan maklumat yang berkaitan diletakkan dalam badan dokumen. Contohnya, ini: "Saya menghantar data yang diperlukan untuk permintaan anda."

Jangan lupa untuk menunjukkan koordinat pada akhir surat: semua kaedah yang ada sambungan, kedudukan, laman web syarikat, pautan ke rangkaian sosial.

Semasa menulis kenalan organisasi, berikan maklumat sebanyak mungkin - nombor telefon dengan kod kawasan, alamat dengan poskod. Lagipun, komunikasi anda berlaku bukan sahaja dengan penduduk wilayah anda. Jika anda mempunyai semua maklumat, lebih mudah untuk menghubungi anda.

DAN peraturan terakhir: sesiapa yang memulakan surat-menyurat mesti menghabiskan dialog elektronik.

Kesimpulan

Surat-menyurat perniagaan- ia adalah perkara yang rumit. Kadang-kadang satu pandangan sudah cukup untuk membentuk pendapat yang pasti tentang seseorang dan organisasi yang diwakilinya. Pengetahuan tentang peraturan surat perniagaan boleh membantu dalam kerjaya anda.

Sesiapa yang berusaha untuk kelihatan sopan dalam kalangan perniagaan sentiasa menggunakan. Dan dia sentiasa ingat perkara utama - e-mel tidak boleh mencemarkan sama ada penerima, atau reputasi syarikat yang dia wakili, atau imej perniagaan.

Keupayaan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik perniagaan dengan betul dan cekap adalah komponen utama imej pengurus moden. Ini adalah kedua-dua tanda tahap budaya umum dan penunjuk profesionalisme peribadi. Selaras dengan bagaimana seseorang dapat merumuskan dan memformalkan pemikirannya, seseorang boleh dengan yakin menilai sikapnya terhadap orang lain dan terhadap dirinya sendiri secara peribadi. E-mel yang ditulis secara sembarangan boleh merosakkan reputasi perniagaan pengarang dengan mudah di mata rakan kongsi dan rakan sekerja.

Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

1. Gunakan alamat e-mel kerja anda untuk tujuan perniagaan sahaja. Jika anda menghantar surat daripada pelayan kerja semasa di tempat kerja, ia disimpan, kedua-dua mel keluar dan masuk. Majikan anda boleh membaca surat itu pada bila-bila masa. Hanya menjalankan surat-menyurat perniagaan di dalam dinding pejabat.

2. Fahami dengan jelas kepada siapa mesej anda ditujukan dan kepada siapa maklumat yang terkandung di dalamnya mungkin berguna. Kepada siapa surat anda ditujukan? Kepada pelanggan? Kepada pasangan? Rakan sekerja? Kepada orang bawahan? Kepada bos? Penerima ditunjukkan dalam lajur "kepada", mereka yang berminat ditunjukkan dalam "salinan". Jangan sekali-kali menghantar salinan tambahan, terutamanya kepada bos anda. Jika pihak ketiga disebut dalam e-mel, maka mereka juga biasanya disertakan dalam lajur "salinan".

3. Rumuskan tujuan mesej untuk diri sendiri. Apakah matlamat yang anda tetapkan untuk diri sendiri: apakah yang anda cuba capai daripada pembaca surat anda? Apakah reaksi yang anda jangkakan? Penerima, setelah membaca mesej anda, harus segera memahami apa yang anda perlukan daripadanya. Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik:

Jika anda ingin membawa perspektif individu kepada acara - daripada orang pertama (kami, saya)
Jika mesej anda bersifat pertanyaan atau pengajaran - daripada orang kedua (anda, anda)
Jika anda menulis surat sebagai pemerhati luar dan ingin memaklumkan penerima tentang fakta atau peristiwa yang dicapai - dalam orang ke-3 (mereka, dia, dia).

4. Jangan biarkan medan "subjek" kosong. Kebanyakan orang yang menerima e-mel mula memeriksa surat-menyurat dengan melihat medan subjek. Seseorang membuat keputusan untuk membaca surat dalam beberapa saat, jadi kandungan surat itu harus ditunjukkan dalam baris subjek. Topik hendaklah pendek, spesifik dan bermaklumat.

5. Pastikan kandungan jelas: alamat dan salam, bahagian utama, ringkasan, tandatangan, kenalan. Sebarang surat mesti mengandungi etika e-mel. Jangan malas dan jangan melangkau mana-mana bahagian kandungan yang diterima; surat yang diformat dengan betul ialah penunjuk profesionalisme anda.

6. Mengadap dan memberi salam kepada penerima adalah penunjuk rasa hormat anda kepadanya. Jika boleh, mulakan setiap huruf dengan mesej peribadi dan salam. Tanda kesopanan ialah memanggil lawan bicara anda dengan nama. Selepas alamat, letakkan koma jika anda ingin memberikan mesej watak harian. Dan jika anda ingin menekankan formaliti dan kepentingan, gunakan tanda seru, walaupun surat ini ditujukan kepada rakan sekerja yang anda sering berkomunikasi.

7. Berpegang kepada prinsip: pendek dan jelas (KY). Salah satu peraturan utama surat-menyurat e-mel perniagaan ialah "perkataan minimum - maklumat maksimum." Kemukakan pemikiran anda secara khusus (jelas), konsisten, padat dan dengan cara yang mudah difahami. Ayat hendaklah pendek, ini memudahkan penerima menyampaikan maklumat yang diperlukan. Terdapat satu "Peraturan Emas e-mel – bahagian, satu topik – satu huruf. Adalah lebih baik untuk menghantar beberapa e-mel (masing-masing dengan satu topik) daripada satu mesej besar dengan beberapa idea yang tidak berkaitan.

8. Jangan jadikan komunikasi tidak formal kepada surat-menyurat perniagaan. Tidak ada emosi dalam e-mel! Jika anda ingin menekankan perkara yang dinyatakan dalam mesej e-mel anda secara emosi, subteks emosi mesti disembunyikan di sebalik nada penyampaian yang neutral, tenang secara luaran dan betul. Ia dicapai dengan kandungan, bukan dengan bahasa.

9. Mematuhi struktur teks utama surat yang jelas. Selalunya, surat terdiri daripada tiga bahagian:

Sebab menulis surat (sebab, alasan). Bahagian ini biasanya sesingkat mungkin
Penyampaian intipati isu yang konsisten
Penyelesaian, permintaan, cadangan, kesimpulan

10. Penampilan Mesej mestilah sangat mudah difahami. Bahagikan teks kepada perenggan, yang sepatutnya mengandungi tidak lebih daripada lima hingga enam baris. Adalah lebih baik untuk memisahkan perenggan antara satu sama lain dengan baris kosong. Pilih satu warna dan satu fon, supaya teks akan dilihat dengan lebih baik. Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan tanda seru, emotikon, singkatan atau unsur kursif melainkan benar-benar perlu.

11. Tulis dengan betul. Tulisan buta huruf menunjukkan bahawa pengarang tidak cukup berpendidikan. Reputasi perniagaan anda dicemari oleh kesilapan menaip dan kesilapan dalam teks. Sebelum menghantar surat, etika e-mel mengesyorkan anda membaca semula surat itu dengan teliti. Banyak program e-mel dan editor teks boleh menyemak tanda baca dan ejaan, dan jika ralat ditemui, ia menawarkan pilihan pembetulan. Perkhidmatan ini diperlukan untuk menulis e-mel.

12. Pertimbangkan dokumentasi yang perlu disertakan dalam lampiran. Anda tidak boleh memasukkan dalam badan surat maklumat terperinci, adalah lebih baik untuk menghantarnya sebagai fail berasingan. Dalam baris subjek e-mel, pastikan anda menunjukkan fail yang anda masukkan, jika tidak, penerima mungkin menganggapnya sebagai virus. Semua fail mesti diimbas dengan perisian anti-virus sebelum dihantar.

13. Sentiasa tulis maklumat hubungan dan langgan. Ini akan menunjukkan kepada anda sisi yang baik dan menunjukkan anda kualiti profesional. Tandatangan hendaklah tidak lebih daripada lima atau enam baris. Ia harus terdiri daripada nama syarikat, nama pertama dan terakhir anda, dan jawatan anda. Biasanya, untuk penerima luar, alamat e-mel anda, nombor telefon dan alamat tapak web syarikat juga ditunjukkan.

14. Postscript sangat jarang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan. Jika anda menggunakan postscript dalam mesej anda, ini adalah petunjuk bahawa anda tidak cukup memikirkan kandungan surat tersebut.

15. Hanya dalam kes khas resit baca diberikan. Lazimnya, resit baca hendaklah ditetapkan hanya untuk penerima luar dan hanya apabila respons dijangka daripada penerima.

16. Gunakan kotak semak "kepentingan tinggi" hanya apabila ia benar-benar perlu. Jika e-mel mengandungi maklumat penting yang memerlukan perhatian segera, tetapkan kepentingan kepada "tinggi". Ini akan menyerlahkan e-mel anda dalam peti masuk anda. Tetapi tidak digalakkan untuk menyalahgunakan fungsi ini dengan sia-sia.

17. Baca semula surat tersebut sebelum menghantarnya. Adakah semuanya ringkas, khusus, boleh difahami, dan adakah terdapat sebarang maklumat yang tidak sesuai atau kesilapan tatabahasa? Adakah butiran penerima betul? Semak urutan dan logik persembahan.

18. Balas e-mel dengan segera. Pemberitahuan penerimaan surat adalah tanda hormat kepada rakan sekerja atau rakan kongsi, tanda adab yang baik. Jika pada masa ini anda tidak dapat menjawab surat itu, maka anda perlu memaklumkan kepada penulis dan berjanji bahawa anda akan menjawab dengan segera pada peluang pertama. Jawab semua soalan yang dikemukakan secara konsisten. Jangan mulakan balasan anda sebagai surat baharu. Jika surat tidak dijawab dalam masa 48 jam, penerima mungkin menganggap suratnya diabaikan atau hilang.

19. Orang yang memulakan surat-menyurat menamatkan dialog elektronik.

20. Ingat itu Peraturan untuk surat-menyurat e-mel, atau lebih tepatnya pematuhan mereka adalah penunjuk pengurus profesional moden.

Dalam keadaan dunia moden hubungan perniagaan selalunya bermula dengan surat-menyurat perniagaan - satu bentuk interaksi perniagaan bertulis, yang merangkumi apa-apa jenis surat-menyurat (surat, mesej, dll.) yang dihantar oleh mana-mana pegawai bagi pihaknya dan berdasarkan kedudukannya.

Aspek penting ialah pematuhan piawaian etika tertentu. Jika tidak, sambungan yang terjalin mungkin terputus dan pelanggan atau rakan kongsi perniagaan mungkin hilang. Surat-menyurat perniagaan yang direka dengan baik menyumbang kepada tanggapan yang paling baik terhadap anda atau syarikat.

Menguasai keajaiban huruf adalah penting bagi setiap orang. Contohnya, semasa mencari pekerjaan baharu: menyusun dan menghantar resume, tugasan ujian, surat pengantar, maklumat tambahan tentang diri anda, bersetuju dengan masa mesyuarat.

Menariknya, peraturan surat-menyurat perniagaan yang wujud hari ini telah dibangunkan kira-kira 150 tahun dahulu di England.

Jenis-jenis surat perniagaan

Untuk memutuskan cara mengarang surat, anda perlu mengetahui perbezaan antara jenisnya. Ini akan membantu anda memutuskan topik mesej dan reka bentuk yang betul. Ini akan membantu anda mengelak daripada kelihatan bodoh di mata lawan yang penting.

Mengikut struktur reka bentuk terdapat:

• Surat perhubungan

Ini termasuk surat penolakan, tuntutan, alasan dan pengakuan. Semua yang digunakan oleh pekerja dalam menjalankan aktiviti profesionalnya.

• Surat perjanjian

Satu jenis penulisan yang penting. Terima kasih kepadanya, keputusan mesyuarat disimpulkan, perjanjian dibentuk, masa untuk menyelesaikan tugas ditentukan, dan kedua-dua pihak yakin dengan pemahaman kontrak yang betul.

Peraturan Surat Perniagaan

Cara blogger membenarkan diri mereka meluahkan perasaan bukanlah pilihan anda. Tiada alasan untuk kesilapan dan kesilapan. Anda tidak boleh menghiburkan diri anda dengan kesukaran mempelajari bahasa sejak zaman kanak-kanak. Anda perlu menuntut diri anda sebaik mungkin. Jika tidak, ia memberi gambaran yang tidak baik tentang keperibadian dan pendidikan anda.

Keistimewaan surat-menyurat perniagaan ialah kesilapan dalam ejaan perkataan profesional dianggap sebagai penunjuk ketidakcekapan seseorang dalam bidang yang dipilih.

Peraturan Asas:

1. Berhenti menggunakan perkataan definisi yang tepat yang anda tidak tahu. Sebagai pilihan terakhir, semak maknanya dalam kamus.
2. Elakkan menggunakan istilah tertentu. Sesetengah perkataan mungkin tidak dikenali oleh lawan bicara dan mungkin disalahtafsirkan olehnya. Etika surat-menyurat perniagaan melibatkan dalam kes sedemikian memberikan penjelasan tentang istilah dan singkatan.
3. Tulis dalam ayat pendek. Panjang dan kembang binaan adalah sesuai semasa menulis novel, dan bukan semasa rundingan perniagaan.
4. Mula-mula taip mesej bukan dalam badan surat, tetapi dalam dokumen pada komputer atau editor dalam talian anda. Aspek positif ialah semakan ejaan dan tanda baca automatik bagi teks. Ini juga menghalang surat daripada dihantar secara tidak sengaja kepada penerima sebelum waktunya atau hilang disebabkan penyemak imbas ditutup atau Internet hilang. Bekerja di Microsoft word, gunakan autosimpan bahan pada selang masa tertentu.
5. Anda harus mengelak daripada menaip mesej pada telefon atau tablet anda. Terdapat risiko autopembetulan yang tidak sesuai.
6. Sebelum menghantar, semak ralat dan konsistensi teks. Adalah disyorkan untuk menyemak semula teks yang ditaip sekali lagi selepas sejam, beralih sementara kepada perkara lain dan melupakan menulisnya. Ini akan membantu anda melihat teks dari perspektif yang berbeza, melihat semua ketidaktepatan.

Memformat surat perniagaan

Perlu Perhatian istimewa kepada butiran semasa menyediakan dan menyelenggara surat-menyurat. Ia juga menunjukkan rasa hormat kepada lawan anda dan membolehkan anda menjimatkan masa yang boleh dibelanjakan untuk membuat semula bahan.

Aspek berikut tidak boleh diabaikan:

• Pengisian baris subjek surat dengan betul

Jika ini adalah mesej pertama, tajuknya mungkin terang. Namun, sekiranya komunikasi dengan pihak lawan sudah wujud, subjek surat hendaklah dinyatakan dengan ringkas dan padat. Ini adalah asas komunikasi. Mereka membantu anda mencari mesej selepas beberapa ketika supaya pembacaan semula akan menjadi mudah untuk pengirim dan penerima.

• Petikan

Mesej yang anda hantar mungkin mengandungi soalan yang anda mesti jawab. Masuk akal untuk menjawabnya, memetik setiap satu secara berasingan. Apabila menghantar surat dengan beberapa pemajuan, ia patut menggunakan penomboran dan memecahkan teks menjadi perenggan. Dengan cara ini akan jelas kepada lawan bicara apakah soalan yang anda jawab.

Rantaian petikan yang berlebihan menimbulkan rasa huru-hara dalam komunikasi. Walau bagaimanapun, jika terdapat keperluan untuk kembali ke mesej yang dihantar sebelum ini atau mengingatkan rakan bicara tentang sesuatu, ia patut dilakukan. Khususnya, mengenai belanjawan, pakej perkhidmatan dan masa.

• Mengambil kira semua maklumat yang diterima

Semasa mengarang surat, anda mesti mengulas secara ringkas pada semua dokumen yang dilampirkan oleh anda atau lawan bicara anda. Dengan cara ini ia akan segera jelas kepada penerima apa kandungan fail yang menantinya.

• Tandatangan anda sendiri adalah analogi kepada kad perniagaan

Surat-menyurat perniagaan memerlukan tandatangan. Ia boleh dibuat secara automatik, kemudian ia akan hadir dalam setiap surat yang dihantar. Bagaimana untuk membuat tandatangan bermaklumat? Gunakan nama pertama dan akhir anda, jawatan semasa, kenalan kerja dan logo syarikat.

Contohnya: "Dengan hormat, Ivan Ivanov, pengurus projek anda, nombor telefon atau mana-mana utusan lain." Atau "Salam, Ivan Ivanov ...".

Tandatangan juga boleh menarik dan kreatif, menunjukkan hubungan istimewa dengan syarikat atau punca. Sebagai contoh, pekerja rangkaian industri buku boleh menggunakan frasa "Saya sedang membaca..." apabila memasukkan nama produk baharu semasa. Tetapi adalah lebih baik untuk menyelaraskan perkara sedemikian dengan pihak atasan anda.

• Alamat surat menyurat

Peraturan surat-menyurat perniagaan memerlukan paparan alamat pos. Adalah lebih baik jika dia seorang pekerja semata-mata. Nama syarikat, jawatan, nama pertama atau nama keluarga mungkin dipaparkan di sana, tetapi bukan tahun lahir atau nama panggilan/perkataan yang suka bermain. Adalah lebih baik untuk memikirkan nama alamat yang betul selama bertahun-tahun jika anda bercadang untuk meninggalkannya walaupun anda menukar aktiviti atau jawatan.

• Fon dan jarak

Dalam dokumentasi, fon yang paling kerap digunakan ialah Times New Roman, saiz 12 untuk jadual atau 14 untuk teks. 1.5-2 selang. Ini adalah asas yang tidak dituturkan.

Gaya komunikasi perniagaan

Surat-menyurat perniagaan melibatkan tindakan pengimbangan yang halus. Komunikasi mesra tidak sesuai di sini, tetapi komunikasi yang tegas secara tegas juga tidak sesuai.

Ciri-ciri komunikasi:

• Keterukan reka bentuk

Kata-kata kecil, ungkapan slanga akan menjadi tidak sesuai.

• Menggunakan emotikon

Gunakan emotikon dengan berhati-hati atau elakkannya. Hubungan pertama tidak membenarkan kehadiran mereka pada dasarnya. Pada masa hadapan, kurungan mungkin ada, tetapi hanya yang positif, dalam kuantiti yang sederhana. Kebaikan dan jenaka tidak boleh diterima dalam gaya komunikasi ini. Borang ini tidak boleh diterima jika anda adalah bawahan kepada lawan bicara anda.

• Salam dengan nama dan patronimik

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan membayangkan sikap hormat terhadap lawan bicara, perhatian dan minat terhadap dirinya. Ini meningkatkan minat lawan terhadap anda dan meningkatkan peluang kelonggarannya. Adalah dinasihatkan untuk mengetahui terlebih dahulu nama orang yang anda tuju, serta keutamaannya untuk alamat.

• Balas dalam masa dua hari

Adalah betul untuk menghantar balasan kepada mesej dalam masa beberapa hari perniagaan. Jika tidak ia dianggap tidak sopan. Jika surat itu dihantar sebelum hujung minggu atau cuti, anda tidak perlu membalasnya jika ia tidak mendesak. Jika tidak, anda perlu memberi amaran kepada rakan bicara anda tentang ketiadaan sementara jawapan anda atau berhenti melanggan secara ringkas tentang kandungan surat itu.

• Kurang gangguan

Sentiasa bertanya tentang sesuatu, meminta pengesahan akan menunjukkan anda salah cahaya yang lebih baik. Sekiranya pengesahan daripada lawan bicara diperlukan, anda boleh mengingatkannya tentang keperluan untuk bertindak balas dalam tiga hari. Jika perkara itu mendesak, adalah lebih baik untuk menyebutnya pada mulanya dalam mesej pertama anda.

• Peraturan cermin

Etika surat-menyurat perniagaan selalunya membolehkan anda menangani lawan anda dengan cara yang dia lakukan. Ini meningkatkan kemungkinan persefahaman dan komunikasi bersama pada tahap yang sama. Jejaki istilah, gaya komunikasi dan alamat yang digunakan oleh lawan bicara anda.

• Selamat bercuti

Sekiranya komunikasi berlaku di sekitar atau semasa cuti rasmi, adalah wajar mengucapkan tahniah kepada lawan bicara. Ini adalah peraturan surat-menyurat perniagaan. Ia juga berguna untuk mengetahui bila hari lahir lawan anda.

• Syukur

Kesopanan asas adalah kata-kata terima kasih sebagai tindak balas kepada ucapan tahniah, jemputan, atau penjelasan.

Dengan mengambil kira semua ciri di atas, tidaklah sukar untuk menjalin hubungan dengan lawan bicara anda dan membentuk pendapat yang baik tentang diri anda.

Kepentingan peraturan penulisan perniagaan

Malah, sebarang surat yang dihantar - kad perniagaan, memaparkan kedudukan perniagaan yang telah kami pilih. Supaya dia kelihatan sopan, menimbulkan rasa hormat dan kepercayaan, dan rundingan disertai dengan keselesaan dan kecekapan dalam menyelesaikan masalah, pengetahuan tentang peraturan adab yang baik dan pematuhan berterusan mereka adalah jaminan kejayaan yang tidak tergoyahkan.

Berkenaan dengan sebarang surat-menyurat, di Internet atau dalam surat, piawaian ketat yang sama digunakan seperti semasa berkomunikasi melalui telefon atau rundingan peribadi. Prinsip interaksi dibina:

• saling menghormati antara pihak lawan untuk keperibadian dan kedudukan perniagaan orang lain;
• perhatian kepada kepentingan perniagaan pihak lawan;
• menjaga kerahsiaan;
• ketepatan masa dalam menyelesaikan tugasan penting.

Surat-menyurat perniagaan adalah perlu kerana:

• apabila menghantar surat tidak ada jawapan, walaupun ia tersirat;
• surat hilang dalam aliran maklumat yang tidak perlu dan pekerja sentiasa menghubungi satu sama lain meminta untuk menyemak mel mereka;
• selepas membaca emel adalah tidak jelas apa yang diperlukan daripada anda;
• Disebabkan oleh banyaknya butiran dan kekacauan maklumat dalam mesej, pemikiran menjadi keliru, dan isu yang rumit tidak pernah diselesaikan.

Anda boleh menjimatkan banyak masa lapang jika anda melaksanakan peraturan umum menjalankan surat-menyurat perniagaan. Ini akan membantu mengelakkan masalah di atas.

Komunikasi perniagaan tidak dapat dibayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu dapat dilakukan. Masalah paling mendesak surat-menyurat perniagaan

Komunikasi perniagaan tidak dapat dibayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu dapat dilakukan. Surat-menyurat perniagaan membantu menyelesaikan masalah yang paling mendesak dalam masa yang singkat, tetapi kegagalan mematuhi peraturan etika atau pembinaan surat yang tidak logik boleh membahayakan perkongsian atau mengasingkan bakal pelanggan. Seperti dalam rundingan rasmi, terdapat peraturan tertentu: format surat dan gaya komunikasi.

Peraturan am untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan

1. Sebelum menulis surat, tentukan ciri-cirinya:

jenis surat (meliputi, jaminan, pesanan, peringatan, notis, dsb.; surat pembentangan atau menjemput respons);

tahap kebolehcapaian untuk penerima (sama ada anda boleh menyatakan semua perkara yang diperlukan dalam satu huruf atau anda memerlukan yang kedua, menjelaskan satu);

kesegeraan penghantaran (jika surat itu mendesak, lebih baik dihantar melalui surat berdaftar atau melalui e-mel).

2. Buat surat menggunakan templat sedia ada, berdasarkan jenisnya, dan juga bergantung pada GOST R 6.30-2003. “Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi."

3. Mana-mana surat perniagaan mempunyai struktur am berikut:

• nama organisasi pengirim;
• tarikh penulisan;
• alamat penerima, petunjuk wartawan tertentu;
• alamat pembukaan;
• petunjuk topik dan tujuan surat;
• teks utama;
• kesimpulan (rumus kesopanan);
• tandatangan penghantar;
• petunjuk permohonan dan pengedaran salinan (jika ada).

4. Semasa menyediakan surat perniagaan, gunakan penyunting teks Microsoft word:

gunakan muka taip Times New Roman, saiz fon 12-14 mata, jarak baris – 1-2 mata;

Letakkan nombor halaman surat di bahagian bawah sebelah kanan;

Apabila mencetak teks pada format A4, gunakan jarak 1.5–2 baris, format A5 atau kurang - jarak satu baris. Butiran sentiasa ditaip dengan jarak satu baris.

5. Jika anda bercakap bagi pihak organisasi dan berhasrat untuk menghantar surat bercetak, pastikan anda menggunakan kepala surat, kerana kehadirannya akan menjadi kad panggilan syarikat anda. Berhati-hati semasa menyediakan borang rasmi; kemahiran ini harus diwajibkan untuk mana-mana pekerja pejabat.

6. Untuk surat-menyurat antarabangsa, surat mesti ditulis dalam bahasa penerima atau dalam bahasa Inggeris(sebagai yang paling biasa dalam hubungan perniagaan).

7. Kekalkan nada yang betul seperti perniagaan. Mulakan surat dengan alamat, yang, bergantung pada tahap keakraban anda dengan wartawan, boleh bermula dengan sama ada perkataan "Dear + Full Name" atau "Dear + Full Name." Ingat, perkataan dalam alamat atau dalam petunjuk penerima tidak boleh disingkatkan (contohnya, "dihormati" sebagai "uv." atau "kepada ketua jabatan" sebagai "ketua jabatan") - ini adalah peraturan etika perniagaan. Sentiasa akhiri surat anda dengan ucapan terima kasih atas kerjasama anda. Sebelum tandatangan mesti ada ungkapan "Dengan hormat, ..." atau "Yang ikhlas, ...". Menangani "anda" dalam surat-menyurat rasmi adalah tidak boleh diterima, walaupun anda mengekalkan hubungan mesra dengan wartawan.

8. Pilih perbendaharaan kata anda dengan berhati-hati, elakkan ketidaktepatan dan frasa yang samar-samar, dan penggunaan profesionalisme yang berlebihan. Surat itu mesti difahami.

9. Bahagikan isi surat kepada perenggan yang bermakna supaya tidak menyusahkan dan sukar difahami oleh penerima.. Ikut peraturan: perenggan pertama dan terakhir harus mengandungi tidak lebih daripada empat baris bercetak, dan selebihnya - tidak lebih daripada lapan.

10. Balas e-mel perniagaan mengikut etika yang diterima: untuk permintaan bertulis - dalam tempoh 10 hari selepas penerimaan; untuk surat yang dihantar melalui faks atau e-mel - dalam masa 48 jam, tidak termasuk hujung minggu.

Surat-menyurat perniagaan dalam organisasi

Surat-menyurat perniagaan antara pekerja syarikat adalah lebih mudah berbanding surat-menyurat yang dihantar kepada pihak ketiga.

• ringkas;
• bersifat perniagaan;
• surat itu mesti menunjukkan tarikh;
• Di hujung surat terdapat formula kesantunan dan tandatangan.

Contoh surat-menyurat perniagaan dalam organisasi boleh berupa surat ucapan tahniah bagi pihak pengurus atau pasukan, yang ditujukan kepada wira hari itu atau pekerja yang telah menerima kenaikan pangkat.

Apabila membincangkan projek secara bertulis, hanya beberapa elemen mandatori surat perniagaan yang biasanya digunakan - menunjukkan topik, rayuan, ringkasan intipati isu dan formula kesantunan dengan tandatangan bercetak.

Ingat bahawa bentuk surat dan templat yang diperlukan anda perlu memilih berdasarkan tahap surat-menyurat perniagaan dan jenis maklumat yang anda ingin berikan kepada penerima.

Surat perniagaan ialah sejenis potret psikologi pengirim, kad perniagaannya, serta sebahagian daripada imej dan reputasi syarikat. Bagaimana untuk melindungi diri anda daripada prospek menyerah pada semua ini adalah dalam artikel kami.

Tatiana Nikolaeva,

pakar terkemuka dalam etika perniagaan di Pusat Latihan Rundingan, Moscow

Peraturan untuk surat-menyurat e-mel Untuk ahli perniagaan– ini adalah sejenis alat yang membolehkan anda "memegang muka" syarikat dan mencerminkan imejnya dalam komunikasi dengan rakan kongsi. Jenis apa peraturan utama Perlukah surat-menyurat e-mel perniagaan diambil kira oleh peniaga? Mari kita lihat lebih dekat, kerana ini benar-benar memainkan peranan yang besar.

Peraturan 1: Nyatakan subjek e-mel

Dengan kriteria inilah orang yang sibuk memutuskan surat mana yang hendak dibuka dahulu. Di samping itu, peraturan surat-menyurat elektronik ini membolehkan lawan bicara mencari surat yang dikehendaki di antara aliran surat-menyurat. Sebagai contoh, adalah mudah untuk menerima e-mel yang baris subjeknya mencerminkan aspek organisasi yang berbeza dalam proses yang sama.

Sebagai contoh: "Pakej dokumen peserta", "Invois untuk pembayaran untuk penyertaan dalam pameran", "Memo kepada peserta pameran", "Rajah susun atur astaka pameran", dsb. Jika semua surat-menyurat telah dijalankan dengan subjek "Penyertaan dalam pameran”, cari surat yang diperlukan dalam surat-menyurat yang luas ia akan menjadi lebih sukar.

Peraturan 2. Jangan lupa tentang alamat dan salam

Di sinilah surat harus dimulakan. Adalah lebih baik untuk melakukan ini dalam bentuk berikut: "Selamat tengah hari, nama pertama (patronim) penerima." Reka bentuk besar "Selamat hari!" Lebih baik tidak menggunakannya. Ia juga tidak betul untuk menunjukkan perkataan berikut: "Hello, Encik Ivanov." Dalam persekitaran perniagaan, mereka tidak bercakap tentang kesihatan. Jika surat itu ditujukan kepada sekumpulan orang, anda boleh menggunakan perkataan kolektif: "Tuan-tuan yang dihormati!" atau “Rakan sekerja!” Anda boleh melakukannya tanpa menghubungi hanya dalam kes surat-menyurat intensif dalam mod soal jawab, seperti semasa berkomunikasi di Skype.

Frasa yang tidak boleh digunakan dalam surat-menyurat

Jika e-mel ialah saluran penjanaan petunjuk yang penting untuk organisasi anda, inilah 11 frasa, yang dicadangkan oleh editor majalah "Pengarah Komersial" untuk disingkirkan dengan segera.

Peraturan 3. Ingat bahawa singkat adalah kakak kepada bakat

Jika subjek surat memerlukan penjelasan dan perincian, sila nyatakan parameter yang diperlukan. Walau bagaimanapun, jangan tuangkan terlalu banyak air pada ini; Pilihan yang ideal ialah surat kecil di mana anda bersetuju dengan penerima tentang perbualan telefon atau mesyuarat di mana anda boleh membincangkan semua butiran.

Peraturan 4. Gaya penulisan - perniagaan, nada - neutral

Tidak seperti komunikasi bersemuka dan perbualan telefon, di mana anda mempunyai skrip, penerima anda bukan sahaja tidak melihat anda, tetapi juga tidak mendengar anda. Anda tidak boleh menambah kata-kata anda dengan ekspresi muka, intonasi atau isyarat bukan lisan yang lain. Oleh itu, patuhi peraturan surat-menyurat e-mel perniagaan ini dengan tegas. Sebagai contoh, dalam perbualan, frasa "apa lagi yang anda perlukan daripada saya?", diucapkan dengan intonasi tertentu, akan menyatakan keinginan untuk mengetahui keseluruhan senarai tanggungjawab atau tindakan. Dan dalam bentuk bertulis boleh dibaca seperti ini: "Berapa banyak yang boleh anda muatkan kepada saya? Mempunyai hati nurani!”

Oleh itu, jika anda sudah bersedia untuk tindakan selanjutnya, adalah lebih baik untuk sentiasa menggunakan peraturan ini untuk surat-menyurat e-mel. Tulis seperti ini: "bagaimana lagi saya boleh berguna/berguna?" Jika anda tidak mempunyai keinginan untuk mengambil bahagian dalam proses selanjutnya, anda perlu menyatakannya dengan betul. Sebagai contoh, seperti ini: "Rakan sekerja, memandangkan beban kerja saya yang tinggi pada projek lain, saya akan berterima kasih jika anda ..." dan kemudian terangkan keinginan anda: "bebaskan saya daripada kerja selanjutnya pada projek ini," "terangkan kepada saya pelbagai tanggungjawab supaya saya boleh merancang kerja saya." Pada masa yang sama, adalah penting untuk mengambil kira subordinasi: jika anda berhubung dengan pengurus anda, semak dengannya keutamaan kerja ini.

Peraturan 5. Dos bilangan emotikon dalam teks

Ini adalah peraturan asas surat-menyurat elektronik antara ahli perniagaan. Sesetengah syarikat melarang keras penggunaan emotikon. Jika organisasi anda bukan salah seorang daripada mereka, gunakan ikon ini, tetapi dengan berhati-hati. Lagipun, "emotikon" adalah simbol emosi yang perlu digunakan dalam persekitaran perniagaan. Satu ikon dalam surat sudah cukup untuk membolehkan lawan bicara memahami emosi anda. Peraturan untuk surat-menyurat e-mel ini juga digunakan komunikasi perniagaan pada Skype dan ICQ.

Peraturan 6. Jangan lupa tentang tandatangan elektronik

Pada akhir mana-mana (bukan hanya yang pertama) surat mesti ada tandatangan yang mengandungi nama dan jawatan pengirim, kenalan kerjanya dan logo syarikat. Ini adalah bentuk yang baik dan penunjuk kehadiran budaya korporat.

Peraturan 7. Baca semula surat sebelum dihantar. Betulkan kesilapan dan kesilapan taip

Kecuaian tidak kualiti terbaik untuk orang perniagaan.

Peraturan 8. Balas surat-menyurat dalam masa 24 jam

Jika anda memerlukan lebih banyak masa, anda harus menulis tentangnya dalam masa 24 jam. Selepas menghantar, adalah idea yang baik untuk menghubungi penerima surat dan memastikan bahawa dia menerimanya dan bila mengharapkan balasan daripadanya.

Peraturan 9. Sahkan penerimaan e-mel dengan lampiran

Semak sama ada ia dibuka dengan betul. Sila ambil perhatian bahawa eksekutif syarikat tidak seharusnya menghantar sebarang tawaran promosi atau pautan kepada mereka (melainkan jika mereka adalah subjek perbincangan).

Adalah lebih baik untuk menghantar surat sedemikian bagi pihak pengurus jualan dengan pemberitahuan yang sesuai dalam badan surat itu.

Peraturan 10. Surat-menyurat berakhir dengan orang yang memulakannya

Surat terakhir dihantar oleh pemula surat-menyurat. Walaupun semua isu telah dibincangkan, tuliskan ucapan terima kasih kepada pasangan anda untuk kerjasama yang berkesan dan respons segera. Pada akhirnya anda mungkin mahu Mempunyai mood yang baik dan minggu yang produktif. Walau bagaimanapun, hanya jika anda mempunyai hubungan rapat dan jangka panjang dengan penerima. Dalam semua kes lain, adalah lebih baik untuk menunjukkan: "Dengan harapan terbaik."