Dokumen surat menyurat. Etika surat-menyurat perniagaan

Sepanjang dekad yang lalu, surat-menyurat perniagaan melalui e-mel telah mendapat populariti yang besar dan telah menjadi salah satu kaedah utama komunikasi perniagaan. Hari ini sukar untuk mencari orang yang tidak akan menggunakan e-mel dalam amalan komunikasi interpersonal. Walaupun begitu, ramai hari ini bertanya soalan: supaya semua peraturan dipatuhi? Cara menggunakan surat yang cekap untuk membentuk penerima kesan yang baik tentang pengirim?

Artikel ini menerangkan peraturan surat-menyurat perniagaan Oleh e-mel, A nasihat praktikal dibentangkan dalam artikel akan membantu anda mempelajari komunikasi perniagaan yang betul semasa membuat rancangan e-mel.

Ramai orang memulakan hari bekerja mereka dengan menyemak peti mel mereka untuk mendapatkan mesej baharu. Tetapi, malangnya, di sebalik kelaziman kaedah pertukaran maklumat ini, ramai yang tidak tahu cara menggunakan bahasa surat-menyurat perniagaan dengan betul, tersalah anggap e-mel sebagai cara komunikasi tidak formal.

Terima kasih kepada kelajuan penghantaran, ia memudahkan pertukaran penting dokumen rasmi, borang, penyata, tetapi di sini orang melakukan kesilapan semasa menghantar surat. Ia sangat kerap berlaku bahawa apabila mengarang e-mel semasa menukar mana-mana fail, penerima atas sebab tertentu tidak menulis esei yang disertakan dan tidak memasukkan topik, yang boleh merumitkan kerja penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab soalan: bagaimana untuk menghantar surat melalui e-mel dan mematuhi semua peraturan komunikasi bertulis perniagaan melalui e-mel?

Semasa mengarang e-mel, semua medan yang disediakan mesti diisi

Peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua ruangan yang disediakan dalam e-mel, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Satu subjek mesti diterangkan yang menerangkan secara ringkas intipati surat yang dihantar. Selalunya, nasib surat yang dihantar dan kelajuan penyelesaian masalah yang dinyatakan di dalamnya bergantung pada topik yang diterangkan dengan betul. E-mel perniagaan harus dimulakan dengan ucapan salam - menunjukkan rasa hormat yang mudah ini kepada penerima adalah sangat penting apabila berpadanan. Selepas salam, mesti ada teks yang dipanggil "badan surat", dan pada akhirnya tandatangan harus ditinggalkan, sebagai contoh, "Dengan hormat, Petr Ivanovich Brisov."

Salam dalam surat-menyurat perniagaan

Adalah wajar untuk menumpukan perhatian anda pada perkara ini, kerana isyarat hormat adalah sangat penting dalam apa jua aspek komunikasi perniagaan. Ungkapan ucapan yang optimum ialah "Selamat tengah hari" atau "Hello." Menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mengehadkan pengirim daripada menggunakan frasa “ Selamat petang"atau" Selamat Pagi”, memandangkan penerima boleh membaca surat itu lama selepas menerimanya. Ia juga tidak betul untuk menggunakan ungkapan bahasa sehari-hari yang digunakan dalam sapaan.

Selepas perkataan atau frasa sapaan, anda harus memanggil penerima dengan nama dan patronimik, dan jika nama itu tidak diketahui oleh pengirim, detik ini boleh dilangkau. Kemudian anda boleh meneruskan untuk menyatakan tujuan surat itu.

Fail yang dilampirkan dalam e-mel perniagaan

Jika tujuan utama surat itu bukan sahaja naratif bertulis dan pembentangan intipati isu, tetapi juga menghantar fail, maka lebih baik untuk melampirkan objek yang dihantar terlebih dahulu. Ia sering berlaku bahawa ramai pengirim, kerana tidak memberi perhatian, setelah menyatakan intipati isu dalam badan surat, lupa untuk melampirkan lampiran yang diperlukan. Kecuaian sedemikian boleh menjejaskan reputasi perniagaan pengirim surat perniagaan secara negatif.

Alamat e-mel hendaklah dikenali dan ringkas

Peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel memerlukan pengirim untuk mempunyai nama elektronik yang boleh dikenali, yang mesti mengandungi maklumat yang benar tentang nama pengirim. Mereka kelihatan sangat tidak ringkas dan bodoh surat rasmi dan permintaan apabila alamat e-mel mengandungi ungkapan atau perkataan tidak rasmi, contohnya, alamat e-mel "limon_petya". Ini kelihatan sangat tidak bermaruah untuk orang dewasa. Untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan, adalah lebih baik untuk membuat e-mel yang berasingan dan mematuhi etika e-mel perniagaan.

Menggunakan fungsi Balas (Respons) pantas untuk membalas e-mel yang diterima sebelum ini

Fungsi Balas atau Balasan (dalam versi singkatannya kelihatan seperti Re:) membantu pengguna dengan cara yang pantas Balas mesej yang dihantar sebelum ini daripada pengirim. Fungsi ini juga mempunyai kebolehan sejagat untuk membaca surat-menyurat sebelumnya dengan lawan bicara mengenai topik tertentu. Tetapi peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel mewajibkan pengirim untuk menamakan semula subjek surat perniagaan jika intipati perbincangan diubah semasa surat-menyurat.

Sebelum menghantar surat perniagaan, anda harus membaca pruf untuk kesilapan ejaan dan tanda baca.

E-mel memudahkan pertukaran maklumat, tetapi semasa surat-menyurat perniagaan anda tidak boleh mengabaikan peraturan bahasa Rusia, kerana kesilapan yang dilakukan secara tidak sengaja boleh menjejaskan kuasa pengirim. Sebelum menghantar surat, anda harus menyemak teks beberapa kali dan menyemaknya dengan teliti untuk ejaan dan kesilapan tanda baca. Banyak pelanggan e-mel mempunyai ciri semakan ejaan, jadi anda harus memberi perhatian kepada perkataan yang digariskan dengan warna merah. Jika anda mempunyai keraguan tentang ejaan yang betul, anda harus mendapatkan bantuan di Internet atau menyemak ejaan menggunakan kamus ejaan.

Medan penerima hendaklah diisi yang terakhir.

Untuk mengelak daripada menghantar surat yang belum selesai atau tidak disunting, alamat penerima surat perniagaan hendaklah dimasukkan pada saat-saat akhir sebelum menghantar. Peraturan ini juga termasuk dalam asas surat-menyurat e-mel perniagaan. Ia berlaku bahawa apabila mengisi medan penerima, e-mel mungkin menawarkan senarai penerima yang digunakan sebelum ini; di sini anda juga harus menumpukan perhatian anda supaya tidak tersilap menghantar surat perniagaan yang dikarang kepada penerima pihak ketiga.

Menstruktur surat perniagaan

Peraturan untuk menstruktur teks terpakai bukan sahaja kepada media kertas, tetapi juga kepada peraturan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel. Ia tidak selalunya mudah untuk penerima membaca volum besar teks huruf pada skrin monitor. Untuk memudahkan perkara ini, anda harus memecahkan teks kepada perenggan kecil yang dibentuk secara logik dan mengelakkan ayat rumit semasa menulis teks surat perniagaan. Panjang optimum satu ayat dalam surat perniagaan hendaklah tidak lebih daripada lima belas perkataan.

Intipati surat perniagaan hendaklah dinyatakan secara intipati

Sebagai tambahan kepada topik surat perniagaan yang dinyatakan, penerima juga harus berminat dengan ayat pertama dan kedua teks utama yang dirumus dengan jelas. Tugas pengirim adalah untuk menyatakan di awal surat intipati masalah atau isu yang dia sedang menangani penerima. Ayat pertama hendaklah menunjukkan tujuan surat perniagaan dihantar. Contoh: "Kami memaklumkan kepada anda bahawa syarat kewajipan di bawah kontrak No. 45 pada 01/02/2017 "Mengenai pembekalan bahan pukal" akan berakhir. Untuk memperbaharui kontrak, anda mesti menyerahkan pakej kedua dokumen.” Terima kasih kepada tujuan yang ditetapkan, penerima mempunyai peluang untuk menyelidikinya idea utama surat perniagaan. Sekiranya teks surat terlalu besar, maka lebih baik menggunakan fungsi melampirkan objek sebagai lampiran dalam bentuk dokumen teks, tetapi pada masa yang sama, esei yang disertakan yang mengetengahkan surat perniagaan harus ditinggalkan dengan kotak teks. Contoh: "Kami menghantar salinan elektronik surat daripada syarikat Mak-Stroy LLC untuk semakan anda." Kami meminta anda memaklumkan kepada kami keputusan anda mengenai isu pelanjutan kontrak No. 45 pada 01/02/2017 "Mengenai pembekalan bahan pukal" sehingga tarikh akhir yang dinyatakan dalam surat itu."

Setiap e-mel perniagaan harus mempunyai balasan.

wujud contoh negatif surat-menyurat perniagaan, apabila penerima mengabaikan surat perniagaan atas sebab tertentu. Kadang-kadang mungkin memang ada kes di mana jawapan tidak dapat diberikan kerana situasi tertentu, sebagai contoh, masalah mungkin mengambil masa beberapa hari untuk diselesaikan, atau penerima sedang berfikir dan tidak dapat menjawab soalan yang dikemukakan dengan segera. Dalam kes ini, ulasan ringkas mengenai perkara ini harus diberikan, sebagai contoh, "Hello, Pyotr Ivanovich. Saya menerima surat anda, tetapi hari ini saya sukar untuk membalas, kerana saya mesti berunding dengan pengurusan kanan. Saya akan melaporkan masalah anda kepada CEO syarikat kami dan memberikan maklum balas rasmi pada akhir minggu. Yang ikhlas, Pengurus Jabatan Jualan Belov Ivan Gennadievich.”

Perlu diingat bahawa jika jawapan tidak diberikan dalam tempoh tiga hari bekerja, maka hakikat bahawa penerima surat perniagaan kekal senyap boleh dinilai sebagai mengabaikan dan enggan berkomunikasi dengan pengirim.

Semasa menulis surat jawapan, anda harus menjawab semua soalan yang ditanya.

Sekiranya surat yang dihantar kepada penerima adalah bersifat interogatif, maka semasa mengarang surat itu anda harus memberi jawapan kepada soalan mengikut susunan yang terdapat dalam teks surat perniagaan yang diterima. Jika soalan telah ditanya, penghantar berharap untuk menerima jawapan khusus kepada mereka. Semasa mengarang surat, anda tidak sepatutnya menomborkan jawapan anda; anda hanya perlu menyatakan fikiran anda mengikut urutan. Untuk menjawab semua soalan yang dikemukakan, anda perlu membaca semula surat perniagaan yang diterima beberapa kali, dan jika terdapat terlalu banyak soalan, adalah lebih baik untuk menulisnya secara berasingan untuk mengelakkannya daripada terlepas. Sekiranya mustahil untuk menjawab beberapa soalan yang dikemukakan, adalah wajar untuk menunjukkannya masa ini atas sebab tertentu jawapan tidak dapat diberikan.

Jangan terlalu menggunakan singkatan, reka bentuk emosi dan huruf besar

Terdapat contoh negatif surat-menyurat perniagaan apabila pengirim mencairkannya dengan menggunakan tanda tidak formal dalam bentuk emotikon. Penggunaannya popular apabila berkomunikasi dalam rangkaian sosial, bagaimanapun, peraturan surat-menyurat perniagaan tidak mengalu-alukan manifestasi emosi sedemikian, kerana penerima mungkin tidak mengetahui maksud sebenar mereka dan menganggapnya sebagai satu set kesilapan tanda baca yang tidak dapat difahami.

Anda juga harus mengelak daripada menulis teks dalam huruf besar. Di Internet, satu set perkataan yang ditulis dalam huruf besar dipanggil "frasa kilat" dan lebih kerap daripada tidak frasa sedemikian membawa konotasi negatif. Penerima, apabila membaca surat perniagaan elektronik, mungkin menilai fon sedemikian secara negatif, yang akan memberi kesan buruk terhadap persepsi makna. Jika dalam surat perniagaan anda perlu menekankan kepentingan mana-mana perkara, lebih baik menggunakan frasa pengenalan, sebagai contoh, "Sila ambil perhatian bahawa anda perlu menyediakan pakej dokumen untuk memperbaharui kontrak selewat-lewatnya 02/10/2017 ” atau “Sila ambil perhatian bahawa dokumen pelanjutan kontrak mesti diserahkan sebelum 02/10/2017.”

Jangan hantar maklumat sensitif melalui e-mel

Apabila menghantar maklumat peribadi atau sulit, adalah lebih baik untuk menolak peti mel elektronik, kerana terdapat ancaman maklumat dipintas oleh penyerang untuk digunakan untuk tujuan mementingkan diri mereka sendiri. Maklumat tersebut mungkin termasuk: nombor telefon, kata laluan daripada kad bank, akaun bank peribadi, dsb. Adalah penting untuk diingat bahawa maklumat disimpan pada pelayan ejen mel dan boleh dicuri jika digodam.

Tandatangan pengirim mestilah di hujung surat.

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, setiap surat yang dihantar mesti mengandungi tandatangan tertentu. Selalunya, pembangun peti mel memperkenalkan fungsi blok tandatangan, di mana anda boleh memasukkan jawatan, nama dan nombor telefon untuk dihubungi. Selepas itu, blok ini akan muncul secara automatik pada penghujung setiap huruf, yang akan memudahkan menaip. Adalah penting untuk menulis tandatangan dengan betul supaya penerima mempunyai peluang untuk menangani pengirim dengan betul semasa membalas surat tersebut. Contoh tandatangan mungkin kelihatan seperti ini: "Dengan hormat, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

Membuat kesimpulan, boleh diperhatikan bahawa untuk memahami cara menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel, anda tidak perlu menguasai asas tambahan dan kompleks. Anda hanya perlu mematuhi peraturan asas etika dan mematuhi norma bahasa Rusia.

Perbualan perniagaan Tidak mustahil untuk membayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu mungkin. Masalah paling mendesak surat-menyurat perniagaan

Komunikasi perniagaan tidak dapat dibayangkan tanpa surat-menyurat, kerana pertemuan peribadi untuk menyelesaikan isu kerjasama tidak selalu dapat dilakukan. Surat-menyurat perniagaan membantu menyelesaikan masalah yang paling mendesak dalam masa yang singkat, tetapi kegagalan mematuhi peraturan etika atau struktur surat yang tidak logik boleh membahayakan perkongsian atau mengasingkan bakal pelanggan. Seperti dalam rundingan rasmi, terdapat peraturan tertentu: format surat dan gaya komunikasi.

Peraturan am untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan

1. Sebelum menulis surat, tentukan ciri-cirinya:

jenis surat (meliputi, jaminan, pesanan, peringatan, notis, dsb.; surat pembentangan atau menjemput respons);

tahap kebolehcapaian untuk penerima (sama ada anda boleh menyatakan semua perkara yang diperlukan dalam satu huruf atau anda memerlukan yang kedua, menjelaskan satu);

kesegeraan penghantaran (jika surat itu mendesak, lebih baik dihantar melalui surat berdaftar atau melalui e-mel).

2. Buat surat menggunakan templat sedia ada, berdasarkan jenisnya, dan juga bergantung pada GOST R 6.30-2003. “Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi."

3. Mana-mana surat perniagaan mempunyai struktur am berikut:

• nama organisasi pengirim;
• tarikh penulisan;
• alamat penerima, petunjuk wartawan tertentu;
• alamat pembukaan;
• petunjuk topik dan tujuan surat;
• teks utama;
• kesimpulan (rumus kesantunan);
• tandatangan penghantar;
• petunjuk permohonan dan pengedaran salinan (jika ada).

4. Semasa menyediakan surat perniagaan, gunakan editor teks Microsoft Word:

gunakan muka taip Times New Roman, saiz fon 12-14 mata, jarak baris – 1-2 mata;

Letakkan nombor halaman surat di bahagian bawah sebelah kanan;

apabila mencetak teks pada format A4, gunakan jarak 1.5–2 baris, format A5 atau kurang - jarak satu baris. Butiran sentiasa ditaip dengan jarak satu baris.

5. Jika anda bercakap bagi pihak organisasi dan berhasrat untuk menghantar surat bercetak, pastikan anda menggunakan kepala surat syarikat, kerana kehadirannya akan kad perniagaan syarikat awak. Berhati-hati semasa menyediakan borang rasmi; kemahiran ini harus diwajibkan untuk mana-mana pekerja pejabat.

6. Untuk surat-menyurat antarabangsa, surat mesti ditulis dalam bahasa penerima atau dalam bahasa Inggeris(sebagai yang paling biasa dalam hubungan perniagaan).

7. Kekalkan nada yang betul seperti perniagaan. Mulakan surat dengan alamat, yang, bergantung pada tahap keakraban anda dengan wartawan, boleh bermula dengan sama ada perkataan "Dear + Full Name" atau "Dear + Full Name." Ingat, perkataan dalam alamat atau dalam tanda penerima tidak boleh disingkatkan (contohnya, "dihormati" sebagai "uv." atau "ketua jabatan" sebagai "ketua jabatan") - ini adalah peraturan adab perniagaan. Sentiasa akhiri surat anda dengan ucapan terima kasih atas kerjasama anda. Sebelum tandatangan mesti ada ungkapan "Dengan hormat, ..." atau "Yang ikhlas, ...". Menangani "anda" dalam surat-menyurat rasmi adalah tidak boleh diterima, walaupun anda mengekalkan hubungan mesra dengan wartawan.

8. Pilih perbendaharaan kata anda dengan berhati-hati, elakkan ketidaktepatan dan frasa yang samar-samar, dan penggunaan profesionalisme yang berlebihan. Surat itu mesti difahami.

9. Bahagikan isi surat kepada perenggan yang bermakna supaya tidak menyusahkan dan sukar difahami oleh penerima.. Ikut peraturan: perenggan pertama dan terakhir harus mengandungi tidak lebih daripada empat baris bercetak, dan selebihnya - tidak lebih daripada lapan.

10. Balas e-mel perniagaan mengikut etika yang diterima: untuk permintaan bertulis - dalam tempoh 10 hari selepas penerimaan; untuk surat yang dihantar melalui faks atau e-mel - dalam masa 48 jam, tidak termasuk hujung minggu.

Surat-menyurat perniagaan dalam organisasi

Surat-menyurat perniagaan antara pekerja syarikat adalah lebih mudah berbanding surat-menyurat yang dihantar kepada pihak ketiga.

• ringkas;
• bersifat perniagaan;
• surat itu mesti menunjukkan tarikh;
• Di hujung surat terdapat formula kesantunan dan tandatangan.

Contoh surat-menyurat perniagaan dalam organisasi boleh berupa surat ucapan tahniah bagi pihak pengurus atau pasukan, yang ditujukan kepada wira hari itu atau pekerja yang telah menerima kenaikan pangkat.

Apabila membincangkan projek secara bertulis, hanya beberapa elemen mandatori surat perniagaan yang biasanya digunakan - menunjukkan topik, rayuan, ringkasan intipati isu dan formula kesantunan dengan tandatangan bercetak.

Ingat bahawa bentuk surat dan templat yang diperlukan anda perlu memilih berdasarkan tahap surat-menyurat perniagaan dan jenis maklumat yang anda ingin berikan kepada penerima.

1 448 0 Dengan kedatangan abad kedua puluh satu dan penggunaan komputer yang meluas, surat-menyurat perniagaan di atas kertas hampir pupus - ia digunakan hanya apabila tahap formaliti yang terlalu tinggi diperlukan. Tetapi ini tidak bermakna sama sekali bahawa peraturan surat-menyurat perniagaan juga telah pupus. Walaupun dalam e-mel, mereka harus diikuti.

Peraturan untuk menulis surat-menyurat perniagaan

Apabila anda duduk untuk menulis surat perniagaan buat kali pertama, anda mungkin akan berasa keliru. Lagipun, ini sama sekali tidak sama dengan menghantar mesej kepada rakan atau saudara. Bagaimana untuk menghubungi lawan bicara anda? Adakah saya perlu menggunakan emotikon atau tidak? Bagaimana untuk mengisi semua medan yang banyak ini?

Anda harus bermula dengan teratur dan ingat untuk bermula peraturan umum mengendalikan e-mel dari tempat kerja.

• Peperiksaan. Jika surat-menyurat perniagaan bukan bidang aktiviti utama anda, anda boleh menyemak mel anda dua kali - pada waktu pagi, apabila anda datang ke tempat kerja, dan selepas makan tengah hari. Jika komunikasi dengan pelanggan dan rakan kongsi perniagaan adalah sebahagian daripada aktiviti harian anda, lebih mudah untuk memasang klien e-mel yang akan memaparkan pemberitahuan tentang surat pada desktop anda.
• Jawab. Etika yang tidak diucapkan memerlukan jawapan kepada surat ditulis secepat mungkin, oleh itu anda boleh mengabaikan surat hanya jika ada sesuatu yang tidak boleh bertolak ansur dengan gangguan. Peraturan rasmi menyatakan bahawa surat harus dijawab sepuluh hari lebih awal jika ia diterima melalui pos, dan dua hari lebih awal jika ia diterima melalui faks.
• Penyimpanan. Anda harus memastikan bahawa e-mel tidak berakhir dalam folder spam. Di samping itu, ia tidak boleh dipadamkan: jika tidak, jika situasi konflik, tidak mungkin anda hanya beralih kepada surat-menyurat dan melihat siapa yang betul.
• Penggunaan. Anda boleh menggunakan alamat e-mel syarikat hanya apabila sepadan bagi pihaknya. Jika atas sebab tertentu anda perlu menggunakan E-mel peribadi untuk surat-menyurat, anda harus memastikan bahawa ia kelihatan rasmi dan tidak mengandungi perkataan lucah atau kesat.
  Kami menyusun storan, mengetahui masa respons dan E-mel yang hendak digunakan. Semua ini mudah diingat dan anda boleh teruskan langkah seterusnya: Surat perniagaan telah sampai. Bagaimana untuk menjawabnya tanpa menyinggung perasaan lawan bicara anda?
• dengan betul. Surat seperti "Hai Vasya, saya menerima surat anda dan saya fikir ..." harus dikhaskan untuk surat-menyurat peribadi. Menjalankan surat-menyurat perniagaan memerlukan ketepatan dan kesopanan. Anda tidak boleh menggunakan ungkapan slanga, ekspresif atau kasar. Anda tidak boleh menggunakan emotikon, walaupun anda telah bekerja dengan lawan bicara anda selama beberapa tahun. Anda tidak boleh memanggil diri anda sebagai "anda" dan biasa - surat itu mestilah sopan dan kering.
• Dengan cekap. Celik huruf ialah penunjuk perkembangan budaya, tahap intelektual, cara untuk mengekalkan reputasi syarikat dan menulis surat dengan bergaya. Jika anda tidak mahir dengan bahasa bertulis Rusia - yang sering berlaku dan sama sekali tidak menyebabkan rasa malu - gunakan perkhidmatan khas untuk menyemak tatabahasa, ejaan dan tanda baca.
• secukupnya. Malah jawapan yang paling cekap dan betul boleh dibazirkan jika lawan bicara tidak memahami apa yang anda bicarakan. Oleh itu, anda harus sama ada mengelak daripada menggunakan istilah profesional atau memberi mereka penjelasan. Juga, anda tidak boleh menggunakan perkataan yang terlalu rumit atau tidak terlalu biasa, yang boleh mengelirukan lawan bicara. Dan, sudah tentu, anda tidak boleh memasukkan perkataan yang anda ragui maknanya.
• Logik. Jika anda tidak tahu jawapannya, minta teman bicara anda menunggu, ketahui dan tulis surat lain. Jika diketahui, periksa sama ada ia dibentangkan dalam surat secara konsisten, logik dan jelas, dan kemudian hantarkannya.
• Cantik. Reka bentuk tidak kurang penting daripada kandungan. Anda harus menggunakan perenggan, petikan soalan dan kemudian berikan jawapan, gunakan senarai bernombor dan bertitik.

Untuk membalas surat yang masuk, cukup untuk melakukannya dengan cekap, betul, mencukupi dan logik. Tetapi bagaimana untuk menulis surat dahulu?

Pertama, anda perlu memformatnya dengan betul:

• Subjek . Medan "Subjek" dalam badan e-mel tidak boleh diabaikan, kerana dengan membacanya, lawan bicara akan membentuk tanggapan pertama tentang apa yang diperlukan daripadanya. Sebaik-baiknya, ia sepatutnya kelihatan seperti ini: "Nama perusahaan, Intipati masalah" - "JSC Romashka". Bekalan kaca."
• Tandatangan . Kebanyakan perkhidmatan e-mel membenarkan anda menyediakan tandatangan automatik, yang sepatutnya termasuk: "Nama, jawatan, syarikat" - "I.V. Makarova, ketua akauntan Romashka OJSC." Borang ini akan membolehkan penerima mengetahui dengan mudah siapa yang dia tuju dan cara memulakan responsnya.
• salam . Ucapan itu sepatutnya tidak biasa - tiada "Hello", "good day", "aloha" atau pilihan lain yang serupa. "Hello" atau "Selamat tengah hari" neutral adalah yang terbaik.
• Rayuan . Alamat mengikut nama - "Anya" - bukannya nama penuh - "Anna Dmitrievna" kelihatan biasa dan boleh merosakkan keseluruhan kesan surat itu. Oleh itu, adalah lebih baik untuk memilih alamat dengan nama dan patronimik.
• Panjang . Surat yang terlalu panjang memakan masa dan sukar dibaca. Oleh itu, volum optimum dianggap sebagai yang sesuai dengan halaman standard penyunting teks.

Peraturan am untuk bekerja dengan surat, balasan dan surat baru - belajar menulis semua ini tidak sukar. Tetapi terdapat beberapa nuansa yang perlu diingat:

• Kandungan . Surat itu harus mengandungi sebab mengapa ia ditulis, penerangan yang konsisten mengenainya, dan kemudian soalan dan cadangan.
• Kepentingan . Kebanyakan perkhidmatan e-mel mempunyai kotak pilihan "Penting!" yang boleh anda semak semasa menulis. Kemudian surat sedemikian akan diserlahkan dalam folder penerima.

PENTING! Anda tidak boleh menggunakan kotak pilihan sahaja - jika tidak, surat yang benar-benar mendesak hanya akan tenggelam dalam banyaknya surat yang diserlahkan tanpa berfikir.

• Tamat dialog . Mengikut peraturan etika yang tidak diucapkan, orang yang memulakannya menamatkan surat-menyurat.
• Masa. Menghantar surat pada penghujung hari bekerja dan pada petang Jumaat bukan sahaja bentuk buruk, tetapi juga idea yang sia-sia - bagaimanapun, jawapannya hanya akan datang keesokan harinya atau malah pada hari Isnin.
• Kesopanan . Kami harus mengucapkan tahniah kepada anda pada percutian yang akan datang. Terima kasih atas maklumbalas kamu. Sekiranya tidak dapat membalas surat yang mendesak dengan segera, penerima hendaklah dimaklumkan tentang perkara ini.
• Lampiran . Sebarang lampiran hendaklah diarkibkan dan penerima hendaklah dimaklumkan mengenainya secara berasingan dalam badan surat.

PENTING! Peraturan surat-menyurat perniagaan elektronik memerlukan perhatian kepada lawan bicara - anda perlu membiarkan dia bercakap, bertanya soalan, dan tidak menuntut apa-apa dalam bentuk kata dua.

Jenis surat-menyurat e-mel

Peraturan yang mengawal surat-menyurat mungkin berbeza sedikit bergantung pada tempat surat itu dihantar.

• Surat-menyurat dalaman membayangkan bahawa adalah dinasihatkan untuk membalas surat pada hari yang sama, supaya tidak menghalang kerja perusahaan anda sendiri, dan juga nada surat itu mungkin lebih biasa daripada dalam kes lain.

PENTING! Adalah idea yang baik untuk membangunkan satu templat untuk surat-menyurat dalaman, mengikut mana pekerja boleh menulis surat dengan cepat, tanpa memeningkan otak mereka tentang struktur.

• Surat-menyurat luar membayangkan tahap formaliti yang lebih tinggi, serta keperluan untuk menapis slanga profesional - selalunya rakan bicara dari syarikat lain tidak akan memahami perkataan tertentu.
• Surat-menyurat antarabangsa membayangkan formaliti yang lebih besar, serta keperluan untuk mengambil kira zon masa. Oleh itu, anda tidak sepatutnya menghantar surat ke New York pada waktu pagi dan mengharapkan jawapannya akan datang dalam masa terdekat, bimbang dan tergesa-gesa, kerana pekerja yang mesti menjawab surat itu kemungkinan besar masih berjemur di atas katil.

Walau bagaimanapun, tidak ada perbezaan yang besar. Kesopanan, celik huruf dan kebolehan untuk merumuskan permintaan dengan jelas dihargai di mana-mana.

Cara menulis surat perniagaan

Untuk menyediakan dokumen, gunakan Microsoft word dan peraturan berikut:

• kepala surat organisasi;
• Fon Times New Roman;
• bidang yang luas;
• saiz 12-14 p.;
• jarak baris - 1-2 p.;
• Letakkan nombor halaman surat di bahagian bawah sebelah kanan.

Jika ini adalah surat-menyurat antarabangsa, maka surat itu ditulis dalam bahasa penerima.

Struktur surat perniagaan:

1. Rayuan;
2. Mukadimah;
3. Teks utama;
4. Kesimpulan;
5. Tandatangan;
6. Permohonan.

Apa lagi yang penting untuk diingat:

• Hubungi lawan bicara anda menggunakan "anda".
• Jika anda menulis jawapan kepada surat yang diterima, buat nota tentang perkara ini pada awalnya, sebagai contoh: “Untuk permintaan anda, bertarikh 01/01/2020...”
• Sekiranya surat itu diterima dengan pencerobohan, jangan jadi seperti lawan anda dan jangan gunakan ungkapan yang agresif, merayu atau nada memerintah dalam surat-menyurat anda.
• Tulis setiap pemikiran baharu pada baris baharu, supaya maklumat itu dapat dilihat dengan lebih baik. Jangan buat perenggan panjang. Maksimum 5-7 ayat.
• Elakkan perkataan yang ditulis Caps Lock ( dalam huruf besar) - teks sedemikian dianggap sebagai ancaman.
• Jangan lupa sertakan maklumat hubungan pengirim dan tarikh surat dihantar.
• Dalam surat-menyurat perniagaan, jangan gunakan emotikon atau tanda petikan.
• Jangan guna perkataan asing, pilih sinonim bahasa Rusia.
• Tulis dalam satu fon. Jangan gunakan teks berwarna atau garis bawah yang berlebihan, tebal, dsb.
• Bersopan-santun kepada lawan bicara anda dan terbuka dalam komunikasi. Jelaskan pendapatnya dan tanya apa pendapatnya tentang perkara ini. Tunjukkan empati dan rasa hormat.
• Tonton bagaimana lawan anda bertindak balas kepada anda.

Frasa standard boleh diterima untuk digunakan

Untuk tidak berfikir setiap kali dalam bentuk apa untuk meletakkan fikiran anda, anda boleh menggunakan frasa standard yang diterima untuk surat-menyurat perniagaan:

• Rayuan. "Hello, sayang Igor Petrovich"- jika anda mengenali penerima secara peribadi. "Hello, Encik Smirnov"- jika anda menulis kepadanya buat kali pertama dalam hidup anda. Tentera biasanya ditangani "Hello, Komrad Kolonel Smirnov".
• Notis. Contoh standard frasa: “Kami memaklumkan kepada anda bahawa...”. Ia boleh ditukar kepada "Harap maklum", "kami memberitahu anda", "kami memberitahu anda".
• Penjelasan. Untuk memaklumkan penerima tentang tujuan surat pada awalnya, anda boleh menggunakan binaan berikut: “Sebagai tindak balas kepada permintaan anda...”, “Untuk tujuan menjalankan kerja...”, “Untuk memberikan bantuan...”, “Selaras dengan kehendak anda...”.
• Permintaan. Permintaan dalam surat hendaklah mengikut formula "Kami tanya awak…".
• Tawaran. “Kami boleh menawarkan anda...”, “Kami mengesyorkan anda...”.
• Pengesahan. “Kami mengesahkan...”, “Kami telah menerima...”.
• Penolakan. “Cadangan anda ditolak...”, “Atas sebab yang diterangkan di bawah, kami tidak boleh bersetuju...”, “Cadangan anda telah disemak dan didapati tidak membina.”.

Formaliti adalah teman terbaik untuk surat-menyurat perniagaan, tetapi adalah penting bahawa makna tidak hilang di sebalik frasa rasmi. Contoh yang baik surat perniagaan akan kelihatan seperti ini:

Hello, Igor Petrovich!

Sehubungan dengan pengembangan, OJSC Romashka perlu meningkatkan kumpulan bahan mentah untuk pengeluaran peralatan sebanyak 25%. Kerjasama kami dengan syarikat Margaritka telah berlangsung selama 5 tahun dan setakat ini kami tidak mempunyai sebarang sebab untuk aduan. Oleh itu, kami mencadangkan untuk membincangkan kemungkinan peningkatan bekalan dan kesukaran yang mungkin timbul.

Mengharapkan kerjasama yang produktif, Ketua Pegawai Eksekutif JSC "Romashka", Smirnov G.V.

******************************************************************************

Apabila kita menulis surat kepada rakan atau saudara, kita boleh mengabaikan kesilapan dan tanda baca, menyingkat perkataan yang kita suka, dan menggunakan slanga. Perkara utama adalah untuk menjelaskan apa yang kita bicarakan. Tetapi jika kita menulis kepada orang yang tidak dikenali atau orang yang tidak dikenali dan ingin mendapatkan jawapan daripadanya, maka kita harus mengambil kira beberapa peraturan.

Peraturan komunikasi

1 . Sentiasa nyatakan subjek surat.

Medan "Subjek" mesti diisi dalam apa jua keadaan dan sangat diingini bahawa ia sepadan dengan kandungan mesej.

Sebagai contoh, jika anda ingin membuat temu janji untuk perundingan pada 5 Mac, tulis: "Daftar untuk perundingan (03/05)."

2. Apabila membalas surat, simpan sejarah surat-menyurat anda.

Apabila anda menerima surat daripada seseorang, anda boleh membalasnya dalam tiga cara:

1. Salin alamat pengirim dan tulis surat baru kepadanya.
2. Klik pada medan balasan khas di bahagian bawah mesej.
3. Gunakan butang "Balas".

Untuk surat-menyurat perniagaan, anda harus membalas dengan cara ketiga, iaitu, klik pada butang "Balas". E-mel baharu akan dibuka, mengulangi e-mel yang anda terima. Topik adalah sama, hanya dengan awalan "Re:", teks asal dipetik sepenuhnya.

Ini adalah borang respons standard dan anda tidak sepatutnya mengubah apa-apa tentangnya. Jawapan anda mesti dicetak sebelum teks yang dipetik. Ini dilakukan supaya setiap peserta dalam perbualan dapat mengingati apa yang dibincangkan pada bila-bila masa.

3. Sentiasa bertanya khabar dan panggil lawan bicara anda sebagai "anda".

Sebarang mesej hendaklah dimulakan dengan ucapan salam. Dan lebih baik jika ia adalah individu. Jika sesuai, panggil lawan bicara dengan nama, jika tidak - dengan nama pertama dan patronimik.

Adalah dinasihatkan untuk mengakhiri surat dengan binaan berikut: Yang benar, ... (nama pertama/nama keluarga atau nama pertama/patronimik).

Contohnya: Hello, Alexey Petrovich. Sila hantar kontrak kepada Ivan Mikhailovich. Salam sejahtera, Ilya Krivosheev

4 . Balas secepat mungkin.

Lebih cepat anda membalas mesej, lebih baik. Sebaik-baiknya dalam beberapa jam. Tetapi ia juga mungkin dalam beberapa hari. Semakin lama anda menunggu untuk bertindak balas, semakin teruk ia menjejaskan reputasi anda.

Bagi teks mesej, semasa menulisnya anda juga harus mengikuti beberapa peraturan.

Tulis secara khusus, tetapi secara terperinci

Jangan buat orang lain meneka apa yang anda maksudkan. Jika masalahnya tidak jelas, huraikannya dengan seberapa terperinci yang mungkin: bagaimana anda mendapat keputusan yang anda miliki, apa sebenarnya yang anda ingin capai dan apa yang diperlukan daripada lawan bicara anda.

Tetapi ini tidak bermakna anda perlu menunjukkan semua butiran dengan terperinci. Langkau perkara yang tidak perlu - hargai masa orang lain.

Cuba tulis secara ringkas dan pada intinya

Tidak perlu, sebagai contoh, untuk bercakap tentang keadaan isteri, ibu mertua dan saudara-mara yang lain.

Bagi saiz, idealnya satu "skrin" (tiada menatal). Maksimum - saiz teks yang muat pada helaian A4.

Gunakan akal dan kesopanan yang waras

Jadilah sopan, penuh perhatian, terima kasih atas surat dan masa anda.

Perkara yang anda TIDAK BOLEH buat

1 . Menyalahgunakan tanda baca.

Satu kata seru atau tanda soal sudah memadai. Mereka tidak sepatutnya ditiru. Juga, jangan gunakan elips secara berlebihan.

Contoh surat "buruk":

2. Gunakan fon, saiz huruf dan warna yang berbeza.

Tapak dan program mel membolehkan anda menukar tetapan ini. Anda boleh memilih fon yang luar biasa, membuat huruf lebih besar atau lebih kecil, warnakan teks warna yang berbeza. Tetapi ini tidak sesuai dalam surat-menyurat perniagaan!

Adalah lebih baik untuk tidak mengubah apa-apa sama sekali dan biarkan semuanya seperti sedia ada secara lalai. Satu-satunya perkara yang boleh diterima ialah menyerlahkan beberapa perkataan dalam huruf tebal atau condong. Tetapi hanya jika perlu!

Contoh surat "buruk":

3. Sisipkan gambar smiley.

Tinggalkan wajah gembira dan sedih, bunga dan hati untuk surat-menyurat peribadi. DALAM surat perniagaan Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan emotikon - teks mahupun gambar.

Contoh surat "buruk":

4 . Cetak teks dalam huruf besar.

Menaip teks dalam huruf besar di Internet dianggap sebagai adab buruk. Ini terpakai kepada kedua-dua surat-menyurat perniagaan dan peribadi, serta komunikasi di rangkaian sosial, Skype, forum dan tempat lain. Selain itu, ini terpakai pada keseluruhan teks dan perkataan individu.

Kekunci papan kekunci Caps Lock bertanggungjawab untuk huruf besar. Maksudnya, jika semua huruf anda ditaip dengan huruf besar, anda hanya perlu menekannya sekali dan lepaskan.

Lebih-lebih lagi, jangan cetak "Subjek" surat dalam huruf besar - ini adalah ketinggian tidak hormat!

Pada satu nota. Menaip perkataan individu dan keseluruhan teks dalam huruf besar terasa seperti menjerit. Dan menjerit adalah pencerobohan, yang melangkaui surat-menyurat budaya.

Jika anda benar-benar perlu menyerlahkan sesuatu dalam teks, lebih baik melakukannya menggunakan huruf tebal atau condong.

Dan juga sangat dinasihatkan untuk mengelakkan perkataan "Urgent", "Penting" dan lain-lain yang menyatakan ketidaksabaran dalam baris subjek surat.

Celik huruf

Anda tidak sepatutnya terlalu tegas tentang perkara ini, tetapi cuba tulis dengan betul dalam surat anda. Beberapa petua mudah:

• Setiap ayat mesti dimulakan dengan huruf besar. Untuk menaipnya, tahan kekunci Shift.
• Mesti ada titik di hujung setiap ayat. Dalam susun atur papan kekunci Rusia, ia terletak di baris bawah di sebelah kanan (sebelum Shift).
• Untuk menaip koma, tahan Shift dan tekan kekunci noktah.
• Jangan letakkan ruang sebelum koma atau noktah. Harus ada ruang selepas mereka.

Dan satu lagi tip untuk mereka yang tahu sekurang-kurangnya sedikit cara menggunakan editor teks Word (Penulis). Pertama taip surat dalam program ini. Ia akan menyerlahkan ralat dengan garis merah dan dengan mengklik kanan pada perkataan sedemikian, anda boleh membetulkannya.

Salin dan tampal teks yang telah siap ke dalam medan huruf. Tetapi sebelum memasukkan, anda harus melumpuhkan pemformatan supaya ia ditambah tanpa memformat daripada Program perkataan(Penulis).

Dalam mail.ru, untuk melakukan ini, klik pada tulisan "Alih keluar reka bentuk" di bahagian atas.

Dalam Yandex.Mail - butang "Lumpuhkan reka bentuk" di sebelah kanan.

Selepas menampal, penampilan boleh dihidupkan semula.

Sesiapa yang berusaha untuk kelihatan sopan dalam kalangan perniagaan sentiasa menggunakan. Dan dia sentiasa ingat perkara utama - e-mel tidak boleh mencemarkan sama ada penerima, atau reputasi syarikat yang dia wakili, atau imej perniagaan.

Keupayaan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik perniagaan dengan betul dan cekap adalah komponen utama imej pengurus moden. Ini adalah kedua-dua tanda tahap budaya umum dan penunjuk profesionalisme peribadi. Selaras dengan bagaimana seseorang dapat merumuskan dan memformalkan pemikirannya, seseorang boleh dengan yakin menilai sikapnya terhadap orang lain dan terhadap dirinya sendiri secara peribadi. E-mel yang ditulis secara sembarangan boleh merosakkan reputasi perniagaan pengarang dengan mudah di mata rakan kongsi dan rakan sekerja.

Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

1. Gunakan alamat e-mel kerja anda untuk tujuan perniagaan sahaja. Jika anda menghantar surat daripada pelayan kerja semasa di tempat kerja, ia disimpan, kedua-dua mel keluar dan masuk. Majikan anda boleh membaca surat itu pada bila-bila masa. Hanya menjalankan surat-menyurat perniagaan di dalam dinding pejabat.

2. Fahami dengan jelas kepada siapa mesej anda ditujukan dan kepada siapa maklumat yang terkandung di dalamnya mungkin berguna. Kepada siapa surat anda ditujukan? Kepada pelanggan? Kepada pasangan? Rakan sekerja? Kepada orang bawahan? Kepada bos? Penerima ditunjukkan dalam lajur "kepada", mereka yang berminat ditunjukkan dalam "salinan". Jangan sekali-kali menghantar salinan tambahan, terutamanya kepada bos anda. Jika pihak ketiga disebut dalam e-mel, maka mereka juga biasanya disertakan dalam lajur "salinan".

3. Rumuskan tujuan mesej untuk diri sendiri. Apakah matlamat yang anda tetapkan untuk diri sendiri: apakah yang anda cuba capai daripada pembaca surat anda? Apakah reaksi yang anda jangkakan? Penerima, setelah membaca mesej anda, harus segera memahami apa yang anda perlukan daripadanya. Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik:

Jika anda ingin membawa perspektif individu kepada acara - daripada orang pertama (kami, saya)
Jika mesej anda bersifat pertanyaan atau pengajaran - daripada orang kedua (anda, anda)
Jika anda menulis surat sebagai pemerhati luar dan ingin memaklumkan penerima tentang fakta atau peristiwa yang dicapai - dalam orang ke-3 (mereka, dia, dia).

4. Jangan biarkan medan "subjek" kosong. Kebanyakan orang yang menerima e-mel mula memeriksa surat-menyurat dengan melihat medan subjek. Seseorang membuat keputusan untuk membaca surat dalam beberapa saat, jadi kandungan surat itu harus ditunjukkan dalam baris subjek. Topik hendaklah pendek, spesifik dan bermaklumat.

5. Pastikan kandungan jelas: alamat dan salam, bahagian utama, ringkasan, tandatangan, kenalan. Sebarang surat mesti mengandungi etika e-mel. Jangan malas dan jangan melangkau mana-mana bahagian kandungan yang diterima; surat yang diformat dengan betul ialah penunjuk profesionalisme anda.

6. Mengadap dan memberi salam kepada penerima adalah penunjuk rasa hormat anda kepadanya. Jika boleh, mulakan setiap huruf dengan mesej peribadi dan salam. Tanda kesopanan ialah memanggil lawan bicara anda dengan nama. Selepas alamat, letakkan koma jika anda ingin memberikan mesej watak harian. Dan jika anda ingin menekankan formaliti dan kepentingan, gunakan tanda seru, walaupun surat ini ditujukan kepada rakan sekerja yang anda sering berkomunikasi.

7. Berpegang kepada prinsip: pendek dan jelas (KY). Salah satu peraturan utama surat-menyurat e-mel perniagaan ialah "perkataan minimum - maklumat maksimum." Kemukakan pemikiran anda secara khusus (jelas), konsisten, padat dan dengan cara yang mudah difahami. Ayat hendaklah pendek, ini memudahkan penerima menyampaikan maklumat yang diperlukan. Terdapat satu Peraturan emas e-mel– bahagian, satu topik – satu huruf. Adalah lebih baik untuk menghantar beberapa e-mel (masing-masing dengan satu topik) daripada satu mesej besar dengan beberapa idea yang tidak berkaitan.

8. Jangan jadikan komunikasi tidak formal kepada surat-menyurat perniagaan. Tidak ada emosi dalam e-mel! Jika anda peruntukan yang ditetapkan dalam anda emel Jika anda ingin menekankan secara emosi, subteks emosi mesti tersembunyi di sebalik nada penyampaian yang neutral, luaran, tenang dan betul. Ia dicapai dengan kandungan, bukan dengan bahasa.

9. Mematuhi struktur teks utama surat yang jelas. Selalunya, surat terdiri daripada tiga bahagian:

Sebab menulis surat (sebab, alasan). Bahagian ini biasanya sesingkat mungkin
Penyampaian intipati isu yang konsisten
Penyelesaian, permintaan, cadangan, kesimpulan

10. Penampilan Mesej mestilah sangat mudah difahami. Bahagikan teks kepada perenggan, yang sepatutnya mengandungi tidak lebih daripada lima hingga enam baris. Adalah lebih baik untuk memisahkan perenggan antara satu sama lain dengan baris kosong. Pilih satu warna dan satu fon, supaya teks akan dilihat dengan lebih baik. Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan tanda seru, emotikon, singkatan atau unsur kursif melainkan benar-benar perlu.

11. Tulis dengan betul. Penulisan buta huruf menunjukkan bahawa pengarang tidak cukup berpendidikan. Reputasi perniagaan anda dicemari oleh kesilapan taip dan kesilapan dalam teks. Sebelum menghantar surat, etika e-mel mengesyorkan anda membaca semula surat itu dengan teliti. Banyak program e-mel dan editor teks boleh menyemak tanda baca dan ejaan, dan jika ralat ditemui, ia menawarkan pilihan pembetulan. Perkhidmatan ini diperlukan untuk menulis e-mel.

12. Pertimbangkan dokumentasi yang perlu disertakan dalam lampiran. Anda tidak boleh memasukkan dalam badan surat maklumat terperinci, adalah lebih baik untuk menghantarnya sebagai fail berasingan. Dalam baris subjek e-mel, pastikan anda menunjukkan fail yang anda masukkan, jika tidak, penerima mungkin menganggapnya sebagai virus. Semua fail mesti diimbas dengan perisian anti-virus sebelum dihantar.

13. Sentiasa tulis maklumat hubungan dan langgan. Ini akan menunjukkan anda di sisi yang baik dan menunjukkan anda kualiti profesional. Tandatangan hendaklah tidak melebihi lima atau enam baris. Ia harus terdiri daripada nama syarikat, nama pertama dan terakhir anda, dan jawatan anda. Biasanya, untuk penerima luar, alamat e-mel anda, nombor telefon dan alamat tapak web syarikat juga ditunjukkan.

14. Postscript sangat jarang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan. Jika anda menggunakan postscript dalam mesej anda, ini adalah petunjuk bahawa anda tidak cukup memikirkan kandungan surat tersebut.

15. Hanya dalam kes khas resit baca diberikan. Lazimnya, resit baca hendaklah ditetapkan hanya untuk penerima luar dan hanya apabila respons dijangka daripada penerima.

16. Gunakan kotak semak "kepentingan tinggi" hanya apabila ia benar-benar perlu. Jika e-mel mengandungi maklumat penting yang memerlukan perhatian segera, tetapkan kepentingan kepada "tinggi". Ini akan menyerlahkan e-mel anda dalam peti masuk anda. Tetapi tidak digalakkan untuk menyalahgunakan fungsi ini tanpa perlu.

17. Baca semula surat tersebut sebelum menghantarnya. Adakah semuanya ringkas, khusus, boleh difahami, dan adakah terdapat sebarang maklumat yang tidak sesuai atau kesilapan tatabahasa? Adakah butiran penerima betul? Semak urutan dan logik persembahan.

18. Balas e-mel dengan segera. Pemberitahuan penerimaan surat adalah tanda hormat kepada rakan sekerja atau rakan kongsi, tanda adab yang baik. Jika pada masa ini anda tidak dapat menjawab surat itu, maka anda perlu memaklumkan kepada penulis dan berjanji bahawa anda akan menjawab dengan segera pada peluang pertama. Jawab semua soalan yang dikemukakan secara konsisten. Jangan mulakan balasan anda sebagai surat baharu. Jika surat tidak dijawab dalam masa 48 jam, penerima mungkin menganggap suratnya diabaikan atau hilang.

19. Orang yang memulakan surat-menyurat menamatkan dialog elektronik.

20. Ingat itu Peraturan untuk surat-menyurat e-mel, atau lebih tepatnya pematuhan mereka adalah penunjuk pengurus profesional moden.