Kesalahan pekerja dalam eksekusi tanggung jawab pekerjaan dapat menimbulkan akibat yang serius, menimbulkan kerugian materil bagi pemberi kerja, dan membahayakan kesehatan pekerja. Majikan dapat menerapkan sanksi disiplin kepada pekerja atas kesalahan yang dilakukan, sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja kontrak kerja atas inisiatif majikan.
Anda dapat mendownload contoh surat perintah pemberian sanksi berupa pemberhentian.
Tugas pemberi kerja adalah melakukan segala upaya untuk menilai kesalahan karyawan secara objektif. Penting untuk mendapatkan memo dari kepala departemen dan catatan penjelasan dari karyawan.
Karyawan yang bersalah harus menulis catatan penjelasan tentang kesalahan dalam pekerjaan dan alasannya. Tidak ada persyaratan ketat untuk pelaksanaan dokumen, namun Anda perlu memahami hal ini dokumen resmi, ditujukan untuk pimpinan organisasi, oleh karena itu perlu untuk menyatakan apa yang terjadi tanpa emosi yang tidak perlu, gayanya harus resmi dan bisnis.
Anda tidak boleh menyalahkan orang lain atas kesalahan Anda; lebih baik pikirkan alasan mengapa hal itu bisa dilakukan. Tiga contoh penulisan catatan penjelasan tentang kesalahan dalam pekerjaan disajikan untuk diunduh gratis di bawah ini.
Banyak pekerja yang tidak memperhatikan dokumen ini, namun dokumen ini memperhatikannya penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang kemungkinan hukuman.
Kesalahan kecil dalam pekerjaan dapat mengakibatkan teguran atau teguran. Jika kesalahan tersebut bersifat sistematis atau konsekuensinya menyebabkan gangguan kesehatan yang serius, menyebabkan kerusakan signifikan pada properti organisasi, atau mengakibatkan kerugian besar pada klien, maka karyawan tersebut dapat diberhentikan berdasarkan Pasal 81 Kode Perburuhan Federasi Rusia.
Bagaimana cara menulis catatan penjelasan tentang kesalahan dalam pekerjaan Anda?
Kesalahan dalam pengisian dokumen
Catatan tersebut biasanya ditulis tangan di selembar kertas oleh karyawan yang melakukan pelanggaran.
Di sudut kanan Anda harus menulis nama keluarga dan inisial orang yang menjadi tujuan penjelasan karyawan tersebut. Di bawah ini Anda harus menunjukkan nama belakang dan inisial penulis, serta posisi dan tempat kerjanya.
Setiap dokumen harus memiliki judul dan judul, kasus ini tidak terkecuali - "catatan penjelasan" ditulis di bagian atas, dan tepat di bawah "tentang kesalahan dalam pekerjaan" atau judul lainnya.
Teks adalah bagian utama formulir; di dalamnya Anda perlu menulis tanggal kesalahan itu dilakukan, serta esensinya - apa sebenarnya yang terjadi, kesalahan apa yang dilakukan karyawan - aturan dan persyaratan apa yang dilanggar, apa tepatnya sudah selesai atau belum selesai.
Setelah situasi diuraikan secara konsisten dan singkat, konsekuensinya harus ditulis - bagi karyawan lain, bagi pemberi kerja, kliennya, dan karyawan itu sendiri.
Informasi harus disajikan sejujur mungkin, lebih baik jika majikan mengetahui kebenaran dari karyawannya sendiri daripada dari atasannya.
Kemungkinan penyebab kesalahan
Poin penting dalam menyusun catatan penjelasan adalah menunjukkan alasan kesalahan tersebut. Anda harus memilih alasan yang meminimalkan kemungkinan hukuman dan pada saat yang sama sedekat mungkin dengan kebenaran. Jika alasannya benar-benar valid, maka Anda harus mencoba mengonfirmasinya dengan dokumentasi.
Biasanya, penyebab sebenarnya adalah pelanggaran terhadap instruksi, persyaratan dan aturan yang ditetapkan dalam organisasi, serta kurangnya perhatian dan tergesa-gesa dalam melakukan tindakan apa pun. Anda dapat menjelaskan kesalahan dalam pekerjaan Anda karena penyakit Anda, kelelahan, beban kerja, atau pelaksanaan tugas karyawan lain yang tidak hadir.
Jika rasa bersalah diakui
Contoh catatan penjelasan tentang kesalahan dalam pekerjaan seorang akuntan, ketika akuntan mengakui kesalahannya, tetapi mencoba mengurangi derajatnya, diberikan di bawah ini.
Penjelasan atas kesalahan akuntan
Jika rasa bersalah tidak diakui atau tidak ada rasa bersalah
Terkadang karyawan tidak bisa disalahkan atas apa yang terjadi. Jika pegawai yakin bahwa dirinya benar, maka catatan penjelasan harus dengan jelas menyatakan posisinya, tanpa mengakui kesalahannya. Contoh catatan seperti itu
Halo! Hari ini kita akan berbicara tentang apa itu catatan penjelasan, bagaimana cara menulisnya, dan kami akan memberikan banyak contoh dan contoh untuk semua kesempatan: untuk bekerja, untuk anak di taman kanak-kanak, sekolah, universitas, dll.
Jenis catatan penjelasan
Surat penjelasan - dokumen yang menjelaskan alasan suatu fakta (absen kerja, keterlambatan, pelanggaran tugas resmi, dan sebagainya).
Jenis yang paling umum:
- Penjelasan mengenai ketentuan apa pun (pelaporan, dll);
- Penjelasan keadaan.
Catatan penjelasan ditulis dengan tangan, dan yang dituju adalah orang yang memintanya. Bisa juga diketik di komputer, sesuai dengan bentuk yang diterima di organisasi tertentu. Cara pembuatan catatan tidak diatur dengan cara apa pun dalam undang-undang, dan oleh karena itu, penggunaan opsi tulisan tangan dan ketikan diperbolehkan.
Cara menulis catatan penjelasan
Perlu Anda pahami bahwa ini bukanlah laporan atau pernyataan, sehingga hanya mencerminkan fakta yang sudah terjadi.
Aturannya sederhana:
- Tidak boleh ada kosakata sehari-hari, teks catatan penjelasan harus dalam gaya bisnis resmi;
- Informasi yang disajikan harus dapat dipercaya;
- Selalu ditulis atas nama karyawan;
- Berisi tanda tangan dan tanggal penerbitan.
Catatan penjelasan ditulis dalam bentuk bebas. Namun agar penulisannya lebih benar, sebaiknya Anda membiasakan diri dengan contoh di bawah ini.
Catatan penjelasan untuk pekerjaan
Sampel :
Terlihat dari contoh yang disajikan, dokumen dibuat dengan jelas mengenai kasus tersebut, alasan penundaan disebutkan, dan tidak ada informasi yang tidak perlu.
Setelah menulis, catatan penjelasan tentang keterlambatan kerja dikirimkan ke resmi, untuk membuat keputusan mengenai orang yang terlambat. Jika keputusan dibuat untuk mengambil tindakan tindakan disipliner, maka catatan ini akan dilampirkan pada surat perintah penagihan sebagai bukti.
Contoh catatan penjelasan tentang ketidakhadiran kerja
Contoh:
Secara umum, sesuai dengan undang-undang, ketidakhadiran di tempat kerja tanpa alasan yang sah selama lebih dari 4 jam dianggap sebagai ketidakhadiran, yang dapat diikuti dengan pemecatan atau tindakan disipliner lainnya.
Alasan ketidakhadiran tersebut bisa jadi serius dan sah, jadi catatan penjelasan dalam hal ini akan membantu karyawan tersebut membenarkan dirinya di hadapan manajer.
Sebelum Anda mulai menulis catatan penjelasan semacam ini, Anda perlu menganalisis dengan cermat alasan ketidakhadiran Anda.
Catatan penjelasan tentang kesalahan dalam pekerjaan
Bahkan karyawan yang paling bertele-tele dan penuh perhatian pun tidak kebal dari kesalahan dalam pekerjaan. Tetapi ketika seorang manajer dihadapkan pada kenyataan bahwa kesalahan seperti itu telah dilakukan, sering kali dia menginginkan penjelasan mengenai hal ini.
Kami akan mempertimbangkan format catatan penjelasan di bawah ini.
Pertama-tama, perlu dipahami bahwa situasinya harus dijelaskan secara singkat, sekaligus selengkap mungkin. Penting untuk menunjukkan apa kesalahannya, mengapa kesalahan itu dilakukan, dan apa akibat yang ditimbulkannya.
Detail wajib untuk dokumen:
- Nama belakang, inisial dan jabatan manajer;
- Nama perusahaan;
- Judul;
- Penjelasan langsung;
- Tanggal;
- Tanda tangan.
Utama: Bukan ubah dokumen menjadi esai!
Dalam teks, tunjukkan alasan yang sah mengapa kesalahan itu dilakukan, tetapi jangan menyalahkan orang lain, kemungkinan besar manajemen tidak akan suka jika karyawan tidak mau mengakui kekurangan dalam pekerjaan yang dia lakukan sendiri.
Jika Anda mengaku bersalah, pastikan untuk menunjukkan betapa menyesalnya Anda dan jelaskan bahwa Anda tidak akan membiarkan hal ini terjadi di masa depan.
Sampel :
Dari contoh tersebut terlihat jelas bahwa catatan penjelasan kepada direktur ini dibuat dengan baik, tanpa embel-embel.
Contoh catatan penjelasan tentang kegagalan memenuhi tugas resmi
Tanggung jawab pekerjaan setiap karyawan dicatat dalam uraian Tugas, satu salinannya disimpan oleh majikan, yang lain oleh karyawan.
Setiap karyawan harus mengetahuinya, yang dikonfirmasi dengan tanda tangan pribadi, baru setelah itu mereka dapat meminta pelaksanaan instruksi.
Dalam catatan penjelasan, karyawan tersebut menyatakan visinya tentang situasi tersebut, dan manajer memutuskan apakah akan menerima sudut pandang ini atau membuat keputusan mengenai hukuman.
Contoh:
Contoh catatan penjelasan untuk TK
Catatan penjelasan ditujukan kepada manajer taman kanak-kanak orang tua biasanya menulis ketika anak bolos beberapa hari karena alasan yang tidak berhubungan dengan penyakit.
Sampel :
Catatan penjelasan untuk wali kelas
Orang tua sering kali harus menulis catatan seperti itu, karena situasi di mana seorang siswa tidak masuk kelas karena berbagai alasan yang sah sering terjadi.
Catatan penjelasan dari orang tua (atau wali) tentang ketidakhadiran kelas merupakan bukti dokumenter tentang alasan yang sah atas ketidakhadiran siswa di kelas.
Contoh:
Oleh karena itu, format catatan tidak terlalu penting bagi guru kelas, yang penting orang tua mengetahui ketidakhadiran anak di kelas pada hari tertentu.
Catatan penjelasan bagi seorang anak untuk bersekolah
Terlampir guru kelas untuk laporan kehadiran yang disusun setiap bulan.
Catatan penjelasan ke sekolah tentang ketidakhadiran pada pertemuan orang tua
Seperti yang dijelaskan oleh pengacara, tidak seorang pun berhak meminta catatan penjelasan seperti itu dari orang tua. Kehadiran aktif pertemuan orang tua— hal ini bersifat sukarela dan tidak diatur oleh perbuatan hukum apa pun.
Catatan penjelasan untuk universitas
Mahasiswa adalah orang-orang yang suka tidur beberapa jam ekstra, terlambat masuk kuliah karena hal tersebut, atau bahkan tidak mau masuk kuliah sama sekali. Namun ada kalanya alasan ketidakhadiran itu sah. Yang utama adalah menyampaikan hal ini dengan benar kepada para guru dan dekan.
Sampel :
Contoh dan contoh di atas mungkin diperlukan di tempat yang berbeda situasi kehidupan. Kemampuan untuk menyusun dokumen seperti itu dengan benar tidak akan berlebihan.
Seperti dapat dilihat dari contoh, terdapat perbedaan yang serius di antara keduanya jenis yang berbeda tidak ada catatan.
Apa yang diwajibkan oleh hukum
Berdasarkan undang-undang saat ini, hanya pemberi kerja yang dapat meminta pernyataan penjelasan dari karyawan. Ini bisa berupa manajer itu sendiri atau orang yang diberi wewenang berdasarkan perintah untuk jangka waktu tertentu.
Berkat catatan penjelasan, menjadi mungkin untuk mengklarifikasi semua keadaan yang menyebabkan pelanggaran tersebut dilakukan dan apa kesalahan karyawan tersebut.
Pada saat yang sama, karyawan tersebut dapat menolak untuk menulis catatan penjelasan. Apalagi jika dia membenarkan kesalahannya, secara langsung atau tidak langsung. Lagi pula, tidak seorang pun wajib bersaksi melawan dirinya sendiri, sebagaimana dinyatakan dalam KUHP Federasi Rusia.
Namun terkadang lebih baik tetap menulisnya untuk menghindari pemecatan dari pekerjaan atau hukuman berat lainnya.
Jika dalam waktu 2 hari karyawan tidak memberikan catatan penjelasan, atau tidak menyatakan penolakan untuk menulis catatan penjelasan, tindakan yang sesuai dibuat, dan karyawan tersebut dikenakan hukuman disiplin.
Periode penyimpanan arsip untuk catatan penjelasan
Catatan penjelasan ditempatkan di arsip pribadi karyawan dan disimpan bersamanya selama 75 tahun.
Apa yang ingin Anda sampaikan sebagai kesimpulan? Tidak peduli seberapa besar tekanan yang diberikan manajer, sebelum Anda mulai menulis memo, penting untuk menenangkan diri dan, dalam suasana tenang, setelah menganalisis semua fakta, buatlah dokumen ini.
Menulis catatan penjelasan memungkinkan karyawan untuk mengekspresikan visinya tentang situasi tersebut, tidak memungkinkan manajemen untuk menafsirkan segala sesuatu atas kebijakannya sendiri dan menjatuhkan hukuman yang tidak masuk akal.
