كيفية إرسال رسائل بسيطة من المنظمة. متى ترسل رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني - اليوم والوقت

تحظى عمليات إعداد المستندات وتسجيلها تقليديًا باهتمام كبير، ولكن تسليمها إلى المرسل إليه، ولا سيما عن طريق الخدمات البريدية، لا يُنظر إليه عمليا. وفي الوقت نفسه، هناك الكثير من الصعوبات هنا. كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها الشركة، كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها الشركة سؤال أكثر إلحاحاحول كيفية تبسيط إجراءات الإرسال وجعلها فعالة قدر الإمكان بأقل التكاليف.

سنلقي نظرة في هذه المقالة على أنواع البريد وإجراءات تسجيلها والبحث فيها، بالإضافة إلى طرق أتمتة عملية إرسال المراسلات عبر البريد.

من يجب عليه التعامل مع البريد؟

إذا كان حجم المراسلات في مؤسسة ما كبيرًا بدرجة كافية، فيجب أن تكون عملية إرسال البريد مركزية. عادة يتم تعيين هذه الواجبات إلى سكرتير أو ساعي. إن مهمتهم هي تنظيم هذه العملية بحيث يقضون أقل وقت ممكن فيها.

في الواقع، هذا النهج لإرسال الرسائل عندما يذهب فناني الأداء أنفسهم إلى مكتب البريد، غير عقلاني ومناسب فقط لتلك المنظمات التي يتم فيها حساب حجم البريد بالوحدات. عيوب هذا النهج واضحة:

• من الصعب تتبع ما إذا كان المؤدي ذهب بالفعل إلى مكتب البريد؛
• كلما كتب الفنان رسائل في كثير من الأحيان، كلما اضطر في كثير من الأحيان إلى زيارة مكتب البريد، وإنفاق أمواله ساعات العمل، وبالتالي أموال صاحب العمل للسفر؛
• فمع حجم العمل الكبير، يضطر فناني الأداء إلى الذهاب إلى مكتب البريد بعد ساعات العمل، مما يزيد تبعًا لذلك.

نحن نعمل مع البريد الروسي

تعمل معظم المنظمات اليوم مع البريد الروسي بشكل رئيسي لأنها تقدم أفضل أسعار الشحن، وتقوم بتسليم العناصر في أي مكان في البلاد ويمكنها توثيق استلام المراسلات من قبل المرسل إليه، وهو أمر مهم للغاية في حالة التقاضي.

للمقارنة: الخدمات البريدية السريعة غير الحكومية تعمل فقط مع تلك الخدمات المستوطناتحيث لديهم فروع؛ في بعض الأحيان يمكنهم إخطارك بالتسليم فقط عن طريق رسالة نصية قصيرة وتكون خدماتهم أكثر تكلفة.

يتم تنظيم عمل البريد الروسي بشكل صارم. يُنصح الموظف المسؤول عن إرسال المراسلات بالتعرف على المستندات التنظيمية التالية:

• القانون الاتحادي الصادر في 17 يوليو 1999 رقم 176-FZ "بشأن الخدمات البريدية" (بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2011)؛
• قواعد تقديم الخدمات البريدية، المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 أبريل 2005 رقم 221؛
• إجراءات استلام وتسليم البريد المسجل المحلي، تمت الموافقة عليها بأمر من مؤسسة الدولة الفيدرالية الوحدوية "البريد الروسي" بتاريخ 17 مايو 2012 رقم 114-ص؛
• إجراءات استلام وتسليم وتسليم بريد الطرود المحلية، تمت الموافقة عليها بأمر من مؤسسة الدولة الفيدرالية الوحدوية "البريد الروسي" بتاريخ 24 يناير 2007 رقم 28-ص؛
• إرشادات قبول البريد الدولي (بصيغتها المعدلة بتاريخ 17/10/2013 وقت كتابة هذا المقال).

إذا كان حجم الرسائل لا يسمح لك بتسليمها بشكل عام، أثناء الوقوف في الطابور، فمن الممكن إبرام عقد مع مكتب البريد اتفاقية خدمة الشركة. في هذه الحالة، في الأيام المحددة، سيأتي موظف مكتب البريد إلى المنظمة ويلتقط الرسائل التي أعدها السكرتير أو البريد السريع. في زيارتك القادمة، سيقوم عامل البريد بإحضار مستندات الشحن المكتملة. معلومات مفصلةيتم نشر المعلومات حول هذه الخدمة على الموقع البريدي www.russianpost.ru، كما أنه متاح بسهولة من مشغلي الخطوط الساخنة.

ما هي أنواع الحروف الموجودة؟

تنقسم جميع المواد البريدية إلى فئتين: مسجلو غير مسجل. الفرق بينهما أساسي: بناء على طلب المرسل، يلتزم مكتب البريد بالعثور على العنصر المسجل أو تقديم معلومات حول موقعه. يتم فقدان أثر العنصر غير المسجل في اللحظة التي يضعه فيها المرسل في صندوق البريد. بدوره، سيتم تسليم خطاب مسجل في مكتب البريد إلى المرسل إليه مقابل التوقيع، وسيتم إسقاط خطاب غير مسجل في صندوق أو تسليمه ببساطة إلى السكرتير، ولن يثبت أحد أنه تم استلام الرسالة.

لذلك من الأفضل إرسال المستندات برسالة غير مسجلة أو بسيطة، حيث لن يترتب على فقدانها أي عواقب قانونية أو مالية، على سبيل المثال بطاقات المعايدةلقضاء العطلات. وكل ما، على الأقل من الناحية النظرية، يمكن أن يصبح موضوع نزاع، يوصى بشدة بالتسجيل عن طريق البريد.

النوع الرئيسي من المراسلات المسجلة هو الحروف المسجلةو الطرود. على عكس الرسائل البسيطة، سيتم إخطار المستلم باستلام مسجل بإيصال خاص وسيتلقى مظروفًا من يدي عامل البريد، كما ذكرنا سابقًا، مقابل التوقيع.

يمكنك استكمال شحنة مسجلة جرد المرفق. هذه وثيقة تصف الخصائص الكمية والتكلفة للعنصر البريدي. يتم وضع نسخة واحدة من المخزون في مظروف أعلى المرفق البريدي، ويتم إصدار الأخرى للمرسل مع الإيصال. بعد تلقي خطاب مع المخزون، لن يتمكن المرسل إليه من المطالبة بأنه لم يتم إرسال أي مستندات إليه.

انتبه!

ليست هناك حاجة لإغلاق المظروف بجرد للمحتويات قبل الإرسال: يلتزم مشغل مكتب البريد بالتأكد من أن جميع المستندات المشار إليها في المخزون موجودة بالفعل في المظروف.

أخيراً، اهتمام خاصينبغي أن تعطى إشعارات بسيطةبشأن تلقي الرسائل المسجلة. الإشعار عبارة عن بطاقة يتم لصقها على الظرف. عند استلام الرسالة، يقوم المرسل إليه بتوقيع البطاقة، وبعد ذلك يتم إرسالها إلى المرسل. الإشعار المرتجع هو مستند يؤكد رسميًا استلام الرسالة. فترة تخزين الإخطارات هي 5 سنوات.

بعد إرجاع الإشعار، يمكن تسجيل المعلومات المتعلقة بتوفره في سجل التسجيل البريدي (انظر أدناه). من غير المرجح أن تحتاج إلى النسخ بدقة من البطاقة التي استلمت الرسالة وفي أي تاريخ. إذا احتاج المؤدي إلى هذه المعلومات، فيمكنه دائمًا الاتصال بالسكرتير. في أغلب الأحيان، تكون المعلومات التي تم استلام الرسالة كافية. يكون مسح الإشعارات منطقيًا فقط إذا كانت الشركة قد طبقت نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات (EDMS). يتمتع نظام EDMS بالقدرة على "ربط" ملف الإشعارات بمعلومات حول المستند الصادر. وهذا أمر مريح للغاية: يمكن للمقاول التحقق في أي وقت مما إذا كان قد تم تسليم الرسالة إلى المرسل إليه.

وضعها على الرفوف

يجب على فناني الأداء الذين يحضرون رسائل لإرسالها إلى السكرتير، بالإضافة إلى الإشارة إلى العنوان الكامل بالرمز البريدي، تدوين ملاحظة على الرسالة حول نوع العنصر. كخيار، يمكنك وضع صواني في المكتب تحتوي على نقوش: "رسائل بسيطة"، "رسائل مسجلة"، "رسائل مسجلة مع إشعار"، "رسائل مسجلة مع إشعار ومخزون"، إلخ. سيتمكن فناني الأداء بعد ذلك من ترك الرسائل لإرسالها في أي وقت دون تشتيت انتباه العاملين في المكاتب.

نصيحتنا

في لوائح إرسال المراسلات، يوصى بالإشارة إلى أن المراسلات التي تم تنسيقها بشكل غير صحيح، وكذلك الرسائل التي لا تحتوي على عنوان أو رمز بريدي، سيتم إرجاعها إلى المقاول، على الرغم من إلحاحها.

تحضير البريد للإرسال

إذا كانت هناك فرصة لأتمتة أي عملية، فلا تهملها. لذلك، إذا كان السكرتير لا يزال يكتب المظاريف البريدية باليد، فيجب عليه الانتباه إلى مجموعة الوظائف محرر النصوص مايكروسوفت ووردعلى وضع العلامات على المغلفات وإعطائها هوية مؤسسية، بالإضافة إلى طباعة المظاريف الخاصة بالقائمة البريدية. بمعنى آخر، بدلًا من تسمية كل مظروف يدويًا، يمكنك تحديد مرة واحدة في البرنامج:

• عنوان إرجاع المرسل؛
• نمط الشركات من المغلف.

بعد إدخال قائمة عناوين المستلمين (قائمة التوزيع) في البرنامج، يبقى فقط إدراج كومة من المغلفات في الطابعة وتعيين أمر "الطباعة". يمكن العثور على الوظائف الموضحة في علامة التبويب رسائل بريدية (إنشاء ® المغلفات,ملصقات).

بالمناسبة

بالإضافة إلى العنوان، يمكنك أيضًا طباعة فهرس المستلم على الظرف، وتنسيقه وفقًا لقواعد كتابة الفهارس. للقيام بذلك، تحتاج إلى تثبيت خط خاص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. من السهل العثور عليه على الإنترنت - ما عليك سوى إدخال الاستعلام "Font for Index" في محرك البحث. ملف الخط له الامتداد .ttf. بعد تنزيله، عليك الذهاب إلى مجلد "جهاز الكمبيوتر"، ثم في مجلد "لوحة التحكم"، ابحث عن مجلد "الخطوط" ووضع ملف الخط فيه.

في الشكل. 1 يمكنك رؤية الشكل الذي يبدو عليه المظروف الجاهز للطباعة الذي تم إنشاؤه في برنامج MS Word.

أرز. 1

عندما تكون مجموعة الرسائل التي سيتم إرسالها جاهزة، يجب عليك ملؤها أول عموديننموذج 103 "قائمة إرسال الطرود البريدية" ينطبق متطلب البريد هذا على جميع المؤسسات إذا أرسلت 5 رسائل أو أكثر. يجب على المرسل سرد كافة رسائل البريد الإلكتروني المسجلة التي يتم إرسالها. يتم ملء الأعمدة المتبقية من قبل مشغل مكتب البريد. تطبع القائمة من نسختين، موقعة من المسؤول عن الإرسال، وبعد ذلك يتم التصديق على توقيعه بالختم. ستبقى نسخة واحدة من السجل المكتمل في مكتب البريد، وسيتم إرجاع الثانية إلى المنظمة. وسوف تحتوي على رمز تعريف الشحنة للتتبع.

هذا النموذج متاح على موقع البريد الروسي. العيب الوحيد: لا يمكن تنزيل الملف إلا بتنسيق .jpg، أي. في شكل صورة، لذلك يجب إعادة إنتاج النموذج يدويًا وحفظه كقالب.

تتبع البريد الإلكتروني

يمكن تتبع عناصر البريد المسجلة على موقع البريد الروسي. يوجد على يسار الصفحة الرئيسية رابط "تتبع المراسلات البريدية" (الشكل 2). نتصفحها من خلال النقر على "التفاصيل" ونجد أنفسنا في الصفحة المطلوبة.

أرز. 2

أنت الآن بحاجة إلى إدخال رمز فريد (معرف البريد)، والذي يتم تخصيصه لكل شحنة من قبل المشغل. يمكنك العثور على هذا الرمز إما في الإيصال أو في القائمة الموجودة في النموذج 103 (العمود 3). يتكون الرمز من 14 رقمًا. أدخله في حقل "معرف البريد"، ثم أدخل رمز الحماية المكون من خمسة أرقام في الحقل أدناه وانقر على "بحث" (الشكل 3).

سيتم فتح جدول يسمح لك بتتبع مسار رسالتنا (مثال 1).

مثال 1

معلومات عن حركة الحروف

عملية	تاريخ	مكان العملية		سمة العملية	الوزن (كجم)	إعلان القيمة (فرك)	تراكب الدفع (فرك)	موجهة
		فِهرِس	اسم مكتب العمليات					فِهرِس	عنوان
				وحدة
يعالج				غادر مركز الفرز
يعالج				وصلت إلى مكان التسليم
عرض تقديمي				التسليم إلى المرسل إليه

بالمناسبة

إن مسألة القوة القانونية للمعلومات المتعلقة بحركة الرسالة مثيرة للجدل إلى حد كبير. ويبدو أنه شامل بالنسبة لمنظمة تراقب رسائلها، ولكن قد لا يتم قبوله كدليل في المحكمة.
المراسلات مع البريد الروسي ستكون لها قوة قانونية مضمونة. تحتاج إلى إرسال خطاب طلب رسمي إلى مكتب البريد، مع إرفاق نسخة من الإيصال أو النموذج 103. ردًا على ذلك، ستتلقى رسالة على ورق البريد الروسي تحتوي على المعلومات اللازمة، والتي لن تثير أي أسئلة كدليل في محكمة.

المحاسبة عن الرسائل المرسلة

يجب تسجيل أي خروج للمستندات من المنظمة بغض النظر عن نوع المستندات وما هو مسار خروجها. الحروف ليست استثناء. نوصي بأن يقوم الموظف المسؤول عن إرسال البريد بتسجيل كل حرف في مجلة خاصة (المثال 2). نظرًا لأن الالتزام بالحفاظ على مثل هذه المجلة غير منصوص عليه في الوثائق التنظيميةوهذه مجرد مسألة راحة وتحكم؛ حيث يمكن لكل شركة تطوير شكل المجلة بشكل مستقل.

نصيحتنا

لكي لا يتم إدخال نفس النص في المجلة في كل مرة، يمكنك استخدام الاختصارات، على سبيل المثال: "مكتب البريد" - العلاقات العامة , البريد السريع - الجيش الشعبي , حرف بسيط - ص , مخصص - ز , إشعار - ش , جرد - عن إلخ.
يمكنك أيضًا اختصار أسماء الأقسام.

مثال 2

سجل البريد البريدي

	الخدمة البريدية	نوع الرسالة	وجهة	فِهرِس	عنوان	جرد المحتويات	المنفذ	تاريخ الإرسال	عدد تتبع	إشعار	ملحوظة
			إيفانوف كي.		شارع. بوشكينا، 56، شقة. 43، موسكو	دعوة للمعرض
			مزارع الشاي، ذ.م.م		شارع. كورابلسترويتيلي، 454، مكتب. 34، فولغوغراد	المرجع. رقم 3-3324 بتاريخ 14 يونيو 2014	قسم الإنتاج
			زركالو، ذ.م.م		شارع. سادوفايا السابعة، 33 عامًا، توجلياتي، منطقة سمارة.	المرجع. رقم 2-3354 بتاريخ 15 يونيو 2014	القسم الفني
			برومريجيونجاز، OJSC		شارع. شكولنايا، 3، من. 353-ب، إيركوتسك	المرجع. رقم 3465-6 تاريخ 17/06/2014	الخدمة القانونية				العودة - لم يحضر المستلم لاستلام الرسالة

تعبئة أعمدة الجدول

1. رقم سري.يعد العمود مهمًا لإنشاء تقرير عن عمل المكتب: يمكنك على الفور معرفة عدد الرسائل التي تم إرسالها عبر القنوات البريدية.
2. خدمة بريدية.ذو صلة إذا كانت المنظمة تستخدم خدمات ليس فقط البريد الروسي، ولكن أيضًا البريد السريع.
3. نوع الرسالة.يكون العمود مفيدًا في الحالات المثيرة للجدل أو عندما يكون من الضروري إثبات أن المرسل إليه قد تلقى الرسالة.
4. وجهة.يشير العمود إلى اللقب والأحرف الأولى فرديأو اسم المنظمة المتلقية. لسهولة التصفية، نوصي بملء العمود الذي يبدأ بالاسم الأخير أو اسم المؤسسة، على سبيل المثال إيفانوف ك. أو المقهى بلانتيشن، ذ.م.م.
5. فِهرِس.يتم وضعها في عمود منفصل لتسهيل نسخها ولصقها في المكان المناسب عند إنشاء مظروف (انظر سابقًا). إذا كان السكرتير يفضل كتابة المظاريف يدويًا، فيمكنك كتابة الفهرس مع العنوان.
6. عنوان.تتم الإشارة إلى العنوان البريدي للمستلم.
7. وصف المحتويات.يحتوي هذا العمود على معلومات ضرورية بشكل خاص في الحالات التي توجد فيها مراسلات نشطة مع الطرف المقابل. يتيح لك عدم الخلط بين الشحنات ومعرفة المستند الذي تم إرساله بالضبط في يوم معين. ليست هناك حاجة لملء العمود بالكثير من التفاصيل - فبيانات تسجيل المستند تكفي، على سبيل المثال المرجع. رقم 4543 تاريخ 23/05/2014.
8. المنفذ.يُشار إلى اسم القسم الذي أحضر موظفه الرسالة المراد إرسالها، أو لقب هذا الموظف. ننصح بتحديد القسم، لأن... إنها وحدة أكثر ديمومة في المنظمة من الموظف.
9. تاريخ الإرسال.يُشار إلى اليوم الذي تم فيه تسليم الرسالة إلى مشغل البريد أو إسقاطها في صندوق البريد.
10. عدد تتبع.عمود للإشارة إلى الرمز الذي يمكنك من خلاله تتبع مصير الرسالة على موقع البريد الروسي.
11. إشعار.مربع للإشارة إلى أنه قد تم إرجاع إشعار باستلام الرسالة.
12. ملحوظة.العمود التقليدي للإشارة معلومات إضافية(على سبيل المثال، حول إعادة الرسالة، كما في المثال 2).

البحث عن طريق المجلة

نظرًا لعدم الحاجة إلى توقيعات مكتوبة بخط اليد في المجلة، يتم الاحتفاظ بها إلكترونيًا (على سبيل المثال، في MS Excel). الغرض من إنشاء هذه المجلة هو أن تتمكن من العثور بسرعة على أي خطاب مرسل من قبل الشركة. للقيام بذلك تحتاج:

• قم بإصلاح السطر العلوي باسم العمود بحيث يمكنك رؤيته دائمًا؛
• تجهيزه بفلتر.

كل هذا سوف يسرع بشكل كبير البحث عن الحروف في الجدول.

للتأكد من أن الصف العلوي من الجدول مرئي دائمًا عند التمرير عبر السجل، يجب عليك الانتقال إلى علامة التبويب منظر. هنا في شريط الأدوات نافذةاختر فريقا مناطق التجميد، وفي القائمة المنسدلة - تجميد الصف العلوي(الشكل 4). الآن، حتى لو كان هناك العديد من المواضع في السجل، سيتم تثبيت أسماء الأعمدة في أعلى الجدول.

أرز. 4

كل ما تبقى هو تمكين خيار تصفية محتويات الأعمدة. للقيام بذلك، في شريط الأدوات التحريرانقر على الأيقونة الفرز والتصفية، ثم في النافذة المنبثقة - فلتر(الشكل 5).

أرز. 5

سيظهر زر به سهم في الركن الأيمن السفلي من اسم العمود - هذا هو عامل التصفية. من خلال النقر على سهم عمود معين، يمكنك فرز أي من قيمه. على سبيل المثال، نحتاج إلى عرض جميع الرسائل المرسلة إلى OJSC Promregiongaz. انقر على السهم - ونرى القائمة الكاملة للمستلمين المدرجين في السجل. نقوم بإلغاء تحديد قيمة "تحديد الكل" ووضعها في مربع الاختيار المقابل لشركة Promregiongaz OJSC. انقر فوق الزر نعمونرى جميع الرسائل المرسلة إلى هذه المنظمة (الشكل 6).

أرز. 6

إذا تم إرسال الرسالة إلى شخص ما مرة واحدة فقط، فسيكون من الأسهل الضغط على اختصار لوحة المفاتيح كنترول + فلعرض سطر البحث، أدخل المعلومات فيه (الاسم الأخير، اللقب، المدينة، إلخ) ثم اضغط البحث عن التالي(الشكل 7). سيجد البرنامج الخلية المطلوبة ويسلط الضوء عليها.

أرز. 7

تنظيم إرسال المستندات عن طريق البريد

يمكن أن تكون قواعد إرسال المستندات بالبريد إما جزءًا من تعليمات العمل المكتبي أو مستندًا مستقلاً. وفقًا لتقديرها، يمكن للمنظمة أن تكملها بإجراءات إرسال المستندات عبر البريد السريع. فيما يلي جزء من تعليمات العمل المكتبي، الذي يوضح إجراءات إرسال الرسائل عبر البريد (المثال 3).

مثال 3

جزء من تعليمات العمل المكتبي

"قواعد إرسال المستندات بالبريد السريع"

7. إرسال المستندات الصادرة عن طريق الخدمة البريدية

7.1. يتم إرسال المستندات عن طريق البريد (بما في ذلك البريد السريع) من قبل المكتب.

7.2. يتم قبول الرسائل لإرسالها كل يوم، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع و العطل، من 9:00 إلى 13:00 ومن 14:00 إلى 18:00 (في الأيام المختصرة وقبل العطلات - حتى 17:00).

7.3. قبل إرسال المستندات، يلتزم المنفذ بالتحقق من وجود جميع صفحات الوثيقة وصحة موقعها وتصميمها وعناوينها، ووجود التوقيعات، والتأشيرات، والتطبيقات، وبيانات التسجيل، والإشارة إلى رقم وتاريخ الطلب (إذا تم الرد على الطلب). يتم إرفاق عنوان الإرسال، بما في ذلك الرمز البريدي، بالمستند، ويتم ملاحظة نوع العنصر البريدي: خطاب بسيط، خطاب مسجل، خطاب مسجل مع إشعار بسيط، خطاب مسجل مع وصف المرفق، بريد سريع ، إلخ. إذا كانت المعلومات المحددة مفقودة، يتم إرجاع المراسلات إلى المقاول. لن يتم قبول المراسلات ذات التنسيق غير الصحيح والمراسلات ذات الطبيعة غير الرسمية لإرسالها وسيتم إعادتها إلى المقاول.

7.4. يتم إرسال المستندات بالبريد مرتين في الأسبوع: يومي الاثنين والخميس الساعة 15:00. يمكن للمقاول إرسال المراسلات العاجلة بشكل مستقل. يتم إرسال المراسلات المستلمة في المكتب بعد الساعة 15:00 يومي الاثنين والخميس في اليوم التالي للإرسال.

7.5. يتم إرسال المستندات بالبريد السريع في يوم استلام المكتب للعنصر أو في يوم العمل التالي إذا تم استلام العنصر بعد الساعة 15:00 (بعد الساعة 14:00 في أيام العمل المختصرة).

7.6. عند استلام المستندات لإرسالها، يقوم أخصائي المكتب بالتحقق من وجود التوقيعات والأرقام المرجعية وكذلك المرفقات المحددة في المستند الرئيسي أو المصاحب.

7.7. يتم إدخال المراسلات المقبولة للإرسال في سجل الإرسال البريدي (الملحق 5) ثم يتم تحويلها.

7.8. يتم تضمين المراسلات المحولة في قائمة إرسال الطرود البريدية (الملحق 6). يتم طباعة القائمة من نسختين وتوقيعها من قبل موظف المكتب المسؤول عن إرسال المراسلات. التوقيع مصدق بختم "للمستندات". يتم ملء الأعمدة بواسطة مشغل البريد. يتم إرجاع نسخة واحدة من القائمة إلى المكتب ووضعها في الملف.

7.9. بعد تلقي الإخطار بتسليم المراسلة، يقوم موظف المكتب بوضع علامة في العمود 11 من صحيفة التسجيل البريدي ويودع الإخطار في الملف.

لقد نظرنا إلى المكونات الرئيسية لعملية إرسال المستندات عبر البريد. نأمل أن تساعدك هذه المعلومات في تنظيم عملك على النحو الأمثل.

نعم، السبب الرئيسي وراء أننا بدأنا في نشر المقالات بشكل أقل يكمن على وجه التحديد في التغيير الجزئي في النشاط... من الجيد أن تكون مدونًا، لكن من غير المرجح أن تكسب الكثير من المال (حتى ولو كان صغيرًا!) في وقت قصير . الإعلان من جوجل ادسنس، تؤتي ثمارها بلا شك، ولكن لسوء الحظ، ليس لدينا الوقت كل شهر للوصول إلى الحد الأدنى وهو 100 دولار، وبالتالي لا يمكننا صرف الدخل. ونظرًا للوضع الحالي في الحياة، فإننا نحتاج حقًا إلى المال الآن. لا شيء إجرامي، كل ما في الأمر هو أن الشقة التي نعيش فيها الآن معروضة للبيع و... شراء عشنا الخاص يمكن أن يحدث في أي مستقبل قريب. لهذا السبب نحن في وضع "الحقيبة" لكسب المال وتوفير المال بشكل فعال. بالمناسبة، لا أحد مهتم بشراء روبل فاخر بثلاثة روبل (79/46/11) في شمال نوفغورود؟ 🙂

على الرغم من حقيقة أن أعمال المعلومات تمر الآن بأوقات عصيبة، فمن الممكن كسب المال بسرعة فقط من خلاله، وكذلك من خلال البرامج التابعة (على الرغم من أن قاعدة المشتركين لن تكون بالتأكيد غير ضرورية لتوزيعها). لقد قمنا بإعداد خدمتنا البريدية مرة أخرى، وقمنا بتوصيل 5 خوادم إرسال، ومعذرة، فإننا نرسل رسائل بحماس مضاعف. إذًا، ما هو أفضل وقت لإرسال رسالة إخبارية؟ وربما حان الوقت للانتقال إلى الموضوع المذكور في المقال...

أفضل وقت لإرسال رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني

تجدر الإشارة على الفور إلى أن ساعات البريد المثالية تعتمد على نوع المحتوى الذي يتم إرساله. إذا كنت تستخدم توزيع البريد الإلكتروني لغرضه الأصلي، على سبيل المثال، للتواصل التجاري المنتظم مع الشركاء، فمن الأفضل إرساله بين الساعة 11 صباحًا و3 مساءً. إذا تم إرساله مبكرًا، فقد يكون المستلم مشغولاً بحل مشكلات العمل الصباحي ولن يجد الوقت الكافي للتحقق من البريد ومواصلة قراءة المراسلات الواردة. في وقت لاحق، سيكون هناك خطر من أن المتلقي لن يكون في مكان عمله.

إذا تم تنظيم البريد لنشر معلومات المستهلك (موضوعنا!)، ففي هذه الحالة يجب التعرف على الساعات المثالية لتنفيذه وقت المساء، أي. من 17 إلى 20 ساعة. يتم تفسير اختيار هذه الفترة من خلال حقيقة أنه في المساء يقوم الأشخاص في أغلب الأحيان بفحص صناديق البريد الخاصة بهم، لأنه خلال النهار ليس لدى الناس وقت فراغ لقراءة البريد الشخصي؛ 🙂 بطبيعة الحال، قد لا توافق على استنتاجنا، ولكن بناءً على عدد المبيعات، يتم تسجيل "العادم" الأكثر نجاحًا على وجه التحديد خلال رسائل البريد المسائية.

أفضل يوم في الأسبوع لإرسال رسالة إخبارية

يعتمد اختيار أيام الأسبوع أيضًا على الجمهور المستهدف. الأيام المثالية لإرسال معلومات العمل هي الثلاثاء والأربعاء والخميس. قد تظل الرسائل المرسلة يوم الاثنين دون الاهتمام الواجب، حيث ترتبط بداية الأسبوع في جميع المؤسسات تقريبًا بأنشطة التخطيط للأيام القادمة وعقد الاجتماعات وحل المشكلات التي تراكمت خلال عطلة نهاية الأسبوع + الحالة المزاجية يوم الاثنين #أريد البحر، #أريد أن أذهب إلى السرير، #لا أريد أي شيء على الإطلاق.

يوم الجمعة، يكون معظم الموظفين مشغولين بالفعل بأفكارهم بشأن عطلة نهاية الأسبوع القادمة، أو حتى يسعون جاهدين لمغادرة العمل مبكرًا. لذلك حتى معلومات مهمةيمكن أن ينتهي الأمر بسهولة غير مقروءة.

على السوق الاستهلاكيةالرسائل البريدية الأكثر فعالية هي تلك التي يتم إرسالها من الخميس إلى وقت مبكر من مساء الأحد. في هذا الوقت تتاح للناس الفرصة للتعرف على العروض الواردة دون تسرع لا داعي له.

ولكن إذا كنت ترغب في تحقيق نتائج سريعة ومالية في مجال المعلومات، فأرسل رسائل بريدية كل يوم وانظر بنفسك في أي يوم تكون قاعدتك أكثر نشاطًا. مع قدوم الطقس الدافئ وافتتاح مواسم الداشا والقرى، يمكن أن تتغير الإحصائيات اليومية بمقدار 180 درجة. أي نوع من البستانيين والبستانيين سوف يتحققون من بريدهم في ذروة عطلة نهاية الأسبوع؟ فقط الأكثر كسلا.

التردد الأمثل لإرسال الرسائل الإخبارية

عند إنشاء جدولك البريدي، هناك أمران يجب مراعاتهما: الخصائص النفسيةشخص:

ولذلك فإن متوسط ​​تكرار إرسال الرسائل البريدية يعتبر رسالة إخبارية واحدة كل يوم أو يومين. بالطبع هذه القاعدةلا ينطبق على الدعوات للمشاركة في مختلف الأحداث، وكذلك على الأخبار اليومية.

بشكل عام، يعتمد نجاح التسويق عبر البريد الإلكتروني إلى حد كبير على نوع المنتجات أو الخدمات التي يتم الترويج لها. كما أن مدة وجود المنتج أو الخدمة في السوق لها تأثير كبير. كقاعدة عامة، يؤدي إرسال معلومات ترويجية حول أحدث المنتجات الجديدة إلى تحفيز المبيعات بشكل أكبر بكثير مما في حالة العروض واسعة النطاق.

ما هو أفضل وقت لإرسال رسالة إخبارية؟ التركيز على نشاط قاعدتنا و العناصر الترويجيةالذي نقدمه، الوقت الأكثر فاعلية هو الخميس/الجمعة/السبت بعد الساعة 17.00 بتوقيت موسكو. ولكن لا نشجعك بأي حال من الأحوال على إرسال الرسائل في نفس هذه الأيام. عليك أن تجرب كل شيء، لأن أي خيار مؤقت يمكن أن ينجح.

نتمنى لكم أرباحًا كبيرة والمشتركين النشطين فقط. تأكد من أخذ هذه المقالات بعين الاعتبار أيضًا.

هل لاحظت أن كل شركة على حدة تحاول الإرسال رسائل البريد الإلكترونيتقريبا في نفس الوقت؟ وعادة ما يأتون في وقت متأخر من المساء أو في الليل، في الصباح الباكر. من المضحك كيف يكون الجمهور نائماً. ونتيجة لذلك، بحلول الوقت الذي تستيقظ فيه، يكون صندوق البريد الخاص بك ممتلئًا. نعتقد أنك على دراية بهذا بشكل مباشر. يصبح حذف معظم الرسائل الواردة جزءًا من طقوس الصباح المزعجة للغاية. قد تستمتع بالقراءة عن التسويق المبني على البيانات، ولكن ليس في السابعة صباحًا.

لقد غرقت الأيام التي كنا نفحص فيها بريدنا الإلكتروني مرتين يوميًا - صباحًا ومساءً - في غياهب النسيان. لكن بعض الشركات، للأسف، لا تزال تتبع هذا الجدول الزمني. هذه الإستراتيجية قديمة قدم جهاز iMac المصمم على شكل جوهرة أو كمبيوتر البوابة الذي يجمع الغبار في الطابق السفلي. يتم إهدار الجهد الذي تبذله في إنشاء محتوى عالي الجودة إذا اخترت الوقت الخطأ لإرسال بريدك الإلكتروني.

نقترح عليك أن تفهم متى يكون أفضل وقت لإرسال الرسائل. لمعرفة ذلك، استخدمنا الطريقة الأكثر علمية: اشتركنا في 100 قائمة بريدية مختلفة وسجلنا الوقت الذي تلقينا فيه الرسائل.

اطلب التسويق عبر البريد الإلكتروني للأعمال

أرسلها بين 11:00 – 12:00، 13:00 – 14:00 أو 14:00 – 15:00

تعتبر هذه الإستراتيجية مناسبة في الحالات التي تكون فيها معدلات فتح البريد الإلكتروني منخفضة وينخفض ​​عدد المشتركين.

بالمناسبة، خلال فترة الدراسة، لم يصل حرف واحد في الفترات الزمنية المحددة. أدناه هو الرسم البياني:

أي من الفترات التالية هي الأمثل؟ الفترة بين الساعة 14:00 والساعة 15:00 لديها أكبر الإمكانات. 11:00 - 12:00 و13:00 - 14:00 قريب جدًا من موعد الغداء، وقد تضيع الرسالة. حتى لو كنت تغطي موضوعًا مضحكًا وتتوقع أن يقرأه الناس أثناء فترة استراحتهم، فلا يزال من الجيد إرساله بين الساعة الثانية والثالثة بعد الظهر. بهذه الطريقة، يمكن لجمهورك أخذ قسط من الراحة أثناء تصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. يقوم الأشخاص دائمًا بمسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في الصباح، لكنهم يشعرون بالتعب لاحقًا ويحتاجون إلى بعض "المماطلة". ستكون رسالتك مفيدة في مثل هذه الحالات.

أو من الساعة 10:00 إلى الساعة 11:00

إذا كنت لا تريد أن تكون الشخص الوحيد الذي يرسل رسائل البريد الإلكتروني خلال فترة معينة، فهناك وقت مثالي. عندما أجرينا البحث، لم تكن هناك رسائل تقريبًا من 10 إلى 11، أو بالأحرى، وصلت رسالة واحدة فقط. ولذلك، هناك فرص جيدة لتحمل مثل هذه المنافسة.

كما ترون في الرسم البياني أعلاه، لم تكن هناك سوى فترات قليلة وصل فيها عدد قليل من الرسائل. ولكن من حيث الفائدة، فهي ليست على نفس مستوى الفترة من 10 إلى 11. على سبيل المثال، من 9 إلى 10 يبدأ يوم العمل عادة، ومن 16 إلى 17 ينتهي. هذا يعني أنه سيتعين عليك القتال بشدة لجذب انتباه الجمهور. لتجنب مثل هذا التطور للأحداث، اختر الفترة من 10 إلى 11. بحلول هذا الوقت، سيكون القراء قد جلسوا بالفعل في مكان عملهم، وستكون القهوة سارية المفعول، وسيكون هناك صفر في البريد الوارد. بالتأكيد هذا أفضل وقتلرسائل مثيرة للاهتمام.

بالإضافة إلى ذلك، اكتشفنا بعض الغرابة: بين 10 و11 عامًا، يرسل الخبراء وقادة الرأي رسائل. لقد تلقينا رسالة واحدة، ولكن لا يهم. ما يهم هو أن هذه الفجوة توفر فرصة للتميز.

من الساعة 18:00 إلى الساعة 19:00 – أبداً

هذا أسوأ وقتل النشرة الإخبارية عبر البريد الإلكتروني. إنه مشغول جدًا لدرجة أنه في وقت إجراء بحثنا، تلقينا أكثر من 10٪ من رسائل البريد الإلكتروني في الساعة المحددة. هذا هو ما يقرب من 3 مرات أكثر مما ينبغي أن يكون في المتوسط. ويوضح الرسم البياني البيانات بوضوح.

كما ترون، إذا قررت إرسال خطاب خلال هذه الفترة، فسيتعين عليك التنافس على جذب انتباه الجمهور. ومع ذلك، تذكر: من الساعة 6 إلى 7 مساءً، هناك ما يقرب من 50 مرة أكثر من رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت لا تريد أن تظل الرسالة معلقة في صندوق البريد الخاص بك مثل الوزن الزائد، فنوصي بعدم إرسال رسائل خلال هذه الفترة. من غير الواضح لماذا قررت العلامات التجارية إرسال رسائل إخبارية أسبوعية في هذا الوقت بالذات. يعود الناس إلى منازلهم ويسترخيون. من المرجح أن يفتحوا بريدًا إلكترونيًا يحتوي على معلومات حول الهوايات والأنشطة المثيرة للاهتمام أو النشطة.

في هذه الحالة، سيتعين عليك التنافس مع العديد من الرسائل الأخرى لجذب انتباه المستخدمين أو قبول أنه تم تجاهلك.

تجنب الوقت بعد الساعة 21:00 وقبل الساعة 7:00

واحدة من أكثر طرق بسيطةإذا انتهى البريد الإلكتروني في سلة المهملات في الصباح، فهذا يعني أنه تم إرساله في وقت متأخر من الليل. تتوقع أن يكون الناس نائمين ويقرأون الرسالة في الصباح. تعتقد بعض الشركات أننا نريد معرفة آخر أخبار التسويق فيها وسائل التواصل الاجتماعيالساعة 6:00. ومع ذلك، هذه هي الرغبة الأخيرة في مثل هذا الوقت. سيكون الأمر مختلفًا إذا كانت الرسالة تتعلق بتوصيل القهوة إلى السرير. ولسوء الحظ، هناك العديد من الشركات التي تستخدم هذه التقنية التي عفا عليها الزمن الآن.

يمكننا الذهاب إلى مكتب البريد في أي وقت، وليس من الضروري أن نستيقظ في لحظة معينة لمعرفة الأخبار أو قراءة رسالة. والرسائل المرسلة ليلاً قد تنتهي في أسفل القائمة بحيث لا يتمكن الأشخاص من الوصول إليها أبدًا.

أثناء الدراسة، تلقينا أكثر من 60% من رسائل البريد الإلكتروني بين الساعة 9:00 مساءً و7:00 صباحًا.

ما يقرب من 40٪ منهم جاءوا بين الساعة 21:00 و 2:00. مع كل هذه الرسائل، سيتعين عليك "التنافس" لجذب انتباه المستخدمين. معظم جمهورك نائم، وأولئك الذين هم مستيقظون لن يرغبوا في قراءة النشرة الإخبارية في هذه اللحظة. وعليه يتم تأجيل الرسالة حتى الصباح ثم يتم حذفها أو نسيانها ببساطة. ونتيجة لذلك، كل عملك يذهب سدى. لذا، لا تدع المحتوى يضيع هدرًا لمجرد أن التوقيت خاطئ.

الأربعاء والسبت حل جيد

قياسا على فترة اليوم، من المهم أيضا الانتباه إلى يوم الأسبوع. إذا قمت بإرسال رسالة في الأيام المحددة، فسوف تصبح نوعا من "منارة" المحتوى عالي الجودة.

عندما يتعلق الموضوع بالاسترخاء والهوايات، يفضل يوم السبت. يكون الجمهور أكثر تقبلاً للنص عند القراءة عن شيء يمكن تنفيذه اليوم. سيكون لدى الأشخاص أيضًا المزيد من الوقت "لهضم" ما يقرؤونه. في كلتا الحالتين، حاول الإرسال يومي الأربعاء والسبت لمعرفة ما يناسبك.

لماذا لم يصنع يوم الأحد قائمة TOP؟ في الواقع، الرسالة التي تم إرسالها في ذلك اليوم سوف تضيع ببساطة في خلط ورق اللعب وينتهي بها الأمر في سلة المهملات صباح يوم الاثنين. علاوة على ذلك، قد لا يكون لدى الناس الوقت للقراءة يوم الأحد.

الخميس هو أسوأ يوم لإرسال رسائل البريد الإلكتروني

تحديد الأيام المثالية للرسائل لم يكن بهذه السهولة. ولحسن الحظ، تبين أن الأسوأ أصبح أسهل.

في هذا اليوم، يتم إرسال ضعف عدد الرسائل التي يتم إرسالها في يومي الأربعاء والسبت. ما يقرب من 25٪ من جميع الرسائل جاءت يوم الخميس.

وقال بعض الخبراء أن الثلاثاء والخميس أيام أفضلللبريد. لقد اتبع الناس النصيحة بشكل أعمى لسنوات. ونتيجة لذلك، أصبحوا الحل الأسوأ.

الاستنتاجات

سيتعين علينا الآن إلغاء الاشتراك في 100 رسالة بريدية أو حذف عنوان البريد الإلكتروني تمامًا. ومع ذلك، أعطتك التجربة معلومات قيمة حول الوقت الأمثل لإرسال رسائل البريد الإلكتروني.

يتذكر:

1. النشر بين الساعة 11 صباحًا و12 ظهرًا، أو 1 ظهرًا و2 ظهرًا، أو 2 ظهرًا و3 عصرًا.
2. فترة جيدة أخرى هي من 9 إلى 10 صباحا.
3. إذا كانت الرسالة متعلقة بالعمل، أرسلها خلال الساعات المناسبة.
4. تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني أثناء فترات الانشغال (عندما يصل الأشخاص إلى العمل أو يغادرونه) مثل الساعة 8 صباحًا أو 5 مساءً.
5. الرسائل المرسلة في الليل أو في الصباح الباكر فكرة سيئة.
6. الخميس هو أسوأ يوم للبريد.
7. ومن الأفضل أيضًا عدم الكتابة يومي الاثنين والجمعة.
8. اليوم الأمثل في الأسبوع هو الأربعاء.

الشيء الرئيسي هو اختبار هذه النصائح على جمهورك.