Abrir una empresa para organizar vacaciones hoy no es difícil: el umbral para ingresar al negocio no supera los 300 mil rublos. Por eso el número de agencias de eventos jóvenes crece cada año. Aunque una o dos empresas de cada diez consiguen promocionarse. La principal labor de este tipo de agencias es la organización de bodas y eventos corporativos, ya que estos servicios son los más demandados entre la población.
Elegir un local para abrir una agencia de eventos.
Abrir una agencia para organizar vacaciones comienza con la búsqueda de un espacio de oficina. Aunque por primera vez puedes prescindir de él. Esto ahorra significativamente los costes fijos de la empresa. A medida que crece la base de clientes, aumenta la necesidad de una oficina. Aquí es más cómodo reunirse con los clientes y, en general, la presencia de una oficina significa cierta solidez de la empresa.
Afortunadamente, el tamaño de la habitación no es tan importante. El tamaño óptimo es una habitación de 20-30 m2, alquilada en la zona central de la ciudad. El costo del alquiler, según la región, oscila entre 500 y 3000 rublos por 1 m2. Es recomendable decorar la habitación con un estilo luminoso y único, instalar muebles tapizados, un par de computadoras, un fax, una impresora a color y una pantalla grande para mostrar muestras de los eventos en curso a los clientes. Todo esto costará entre 70 y 100 mil rublos.
¿Qué equipo elegir para este negocio?
La peculiaridad del negocio de organización de vacaciones es que se puede empezar desde cero, o viceversa, gastando más de cien mil rublos.
Los gurús de los negocios recomiendan no comprar el equipo más caro al principio. La mayor parte de lo que se necesita se puede alquilar simplemente. Por ejemplo, el equipo de sonido lo puede proporcionar un DJ, el vestuario y la decoración un presentador. Debe comprar equipos costosos según sea necesario, de acuerdo con el crecimiento de su base de clientes.
Lo primero que puedes comprar después de promocionar tu negocio es equipo de audio: parlantes, amplificador de sonido, micrófono, mesa de mezclas, música ligera y computadora portátil. El costo de todo el conjunto comienza desde 100 mil rublos. Entonces puedes pensar en adquirir una cámara de vídeo, una cámara profesional y el coche personal de la agencia.
Contratación para una agencia de eventos.
En las primeras etapas, una agencia de nueva creación necesitará al menos:
- Gerente de cuentas. Se necesita un gerente para recibir y procesar llamadas, que pueden recibir hasta 50 por día durante la temporada, así como para comunicarse con clientes específicos. El salario de un gerente suele ser a destajo: 5 mil rublos. más un porcentaje (5-10%) del pedido.
— Decorador de la sala (festival). También uno de los empleados clave de la agencia de vacaciones. Desde la imaginación y la experiencia laboral este especialista mucho depende. Su salario debe ser al menos el 30% del valor del pedido.
— Un conductor con vehículo personal que entregará al personal en las instalaciones del cliente. Salario de 10 a 15 mil rublos por mes.
Además, para realizar amplia gama Los pedidos requerirán la contratación de músicos, camarógrafos, fotógrafos, DJ, presentadores, etc. Pero sólo las organizaciones grandes y bien promocionadas pueden mantener una plantilla numerosa. Para las empresas de nueva creación, este modelo de negocio es fundamentalmente no rentable.
Por lo tanto, la clave del éxito de una agencia de eventos de nueva creación es una amplia gama de contactos con los artistas. Las habilidades comunicativas del director y su capacidad para comunicarse con gente creativa- la clave para el éxito de este negocio. Será necesario establecer relaciones contractuales con una variedad de artistas. Por ejemplo, los servicios de DJ costarán entre 5 y 6 mil rublos por noche. Los servicios de músicos en vivo (violinista, guitarrista, etc.) son algo más caros: desde 6 mil rublos por hora de trabajo.
Definitivamente se necesitará un anfitrión del evento (tostmaster). Al mismo tiempo, es deseable tener en servicio tanto artistas caros como "baratos". Los servicios de un artista ordinario se estiman en 5-7 mil rublos por noche. Esta categoría incluye a los aspirantes a presentadores y empleados de centros culturales. Sus programas suelen ser aburridos y monótonos.
La siguiente categoría incluye presentadores más experimentados y creativos. Sus servicios cuestan de 8 a 15 mil rublos. Un maestro de ceremonias así es capaz de generar ideas en unos minutos. guión original para cualquier festividad.
Y finalmente, la última categoría incluye a los presentadores "élite" más caros, cuyos servicios comienzan desde 30 mil rublos por noche. Estos artistas no sólo pueden pasar la noche, sino también interpretar composiciones musicales o bailar ellos mismos. Hacen que cada velada sea realmente inolvidable. Estos presentadores se ofrecen a clientes adinerados, grandes empresas y otros clientes VIP.
El margen de beneficio en servicios de terceros no supera el 10-15%. No es aconsejable fijar precios por encima de la media del mercado, especialmente para una empresa joven: la competencia en este segmento del mercado es bastante seria.
Cómo utilizar la publicidad para promocionar su negocio de eventos
Una empresa nueva necesita publicidad como el aire. Pero su eficacia depende a menudo de la calidad de la propia agencia. Más del 80% de los clientes acuden por consejo de sus conocidos o amigos. Es decir, el principal canal de promoción de la agencia es el boca a boca.
Suficiente método efectivo Se considera una llamada telefónica directa a los clientes. Al mismo tiempo, es importante seguir el calendario de vacaciones de los clientes potenciales. Cuando hay un aniversario en una empresa en particular, cuando es el cumpleaños del director o un día festivo profesional destacado, todo esto le permitirá ganar muy buen dinero si hace un escándalo en ese momento.
Sería útil crear su propia página de tarjetas de presentación en Internet. Hoy en día, casi todas las agencias de mayor o menor reputación están representadas en el directorio en línea. Se necesitarán al menos 40 mil rublos para crear su propio sitio web, llenarlo de información y promocionarlo.
¿Cuánto puedes ganar con este negocio?
La organización de vacaciones es un tipo de negocio exclusivamente estacional. El pico de pedidos se produce entre junio y septiembre, cuando comienza la temporada de bodas, así como en diciembre, durante los eventos corporativos. Según los expertos, es mejor planificar la apertura de una empresa en primavera para ganarse una reputación "inicial" cuando comiencen las bodas.
Debe estar preparado para el hecho de que durante los primeros 5 a 6 meses de trabajo sus ingresos serán negativos. Es bueno que en este momento el número de pedidos sea de 2 a 3 por mes a un precio de 30 a 40 mil por cada uno. Esto le permitirá pagar el alquiler del local y salarios personal. En última instancia, el período para que una agencia alcance un beneficio permanente depende de la eficiencia de la organización empresarial y es en promedio de 1 a 2 años.
Qué sistema fiscal elegir para una agencia de eventos
La forma organizativa de una agencia de vacaciones puede ser la habitual. emprendimiento individual. Afortunadamente, el procedimiento de registro es lo más sencillo posible y el coste mínimo. Como sistema tributario, puede utilizar el sistema tributario simplificado (USN 6% o 15%) o comprar una patente.
¿Cuánto dinero necesitas para iniciar un negocio?
Los costos de abrir una pequeña agencia, como se señaló anteriormente, comienzan entre 200 y 300 mil rublos. Los principales costes son el montaje de una oficina, la compra de equipos de sonido y la publicidad. Pero estos costes también pueden evitarse. Al iniciar un negocio, puede prescindir de una oficina; comience con una simple visita a los jardines de infancia. Cuelgue en ellos folletos publicitarios, negocie con los directores. La base de clientes potenciales de un jardín de infancia es de unas 70 personas. El "cheque" medio para un día festivo es de 500 rublos por niño. Ingresos totales de uno jardín de infancia- 35 mil rublos. Parte de los fondos se destinará a pagar a los animadores, un fotógrafo y un músico. El beneficio total en promedio es de 10 mil rublos de un jardín de infantes.
Por supuesto, la tarea de organizar vacaciones no puede considerarse sencilla. Detrás de la aparente facilidad de abrir un negocio se esconde mucho trabajo minucioso. Tienes que trabajar con músicos y artistas, personas creativas por naturaleza. Y, lamentablemente, no siempre son puntuales y serviciales.
Es por eso que un negocio de este tipo es más adecuado para personas jóvenes y enérgicas que pueden construir un negocio exitoso únicamente con ambición y determinación. En algún lugar podrás desempeñar personalmente el papel de Papá Noel, DJ o fotógrafo en una boda. Estas personas pueden abrir un negocio casi sin capital inicial, basado en tu propia originalidad y pensamiento creativo.
Plan de negocios paso a paso: por dónde empezar
Si en las grandes ciudades existe una competencia bastante dura en el negocio de la organización de vacaciones, en las ciudades pequeñas el nicho suele estar prácticamente vacío. Pero en cualquier caso, al abrir su propia agencia, necesita saber cuánta demanda tendrán sus servicios. Por tanto, es necesario analizar a fondo el mercado, evaluar la solvencia de la población y sus necesidades. Es posible que muchos habitantes de un pueblo pequeño no utilicen los servicios de una agencia, porque simplemente no pueden permitírselo o creen que es más seguro y económico organizar todo ellos mismos. Es importante elaborar un retrato de sus clientes previstos y luego decidir una lista de servicios. Luego es necesario resolver problemas de financiación, equipamiento, dotación de personal, publicidad y captación de clientes.
¿Qué documentos se necesitan?
Al organizar una empresa, los códigos OKVED se pueden especificar como 90.01, 92.03. Están asociados a las actividades de organización de vacaciones. No se requiere ningún permiso especial para realizar negocios. Solo necesita preparar un paquete estándar de documentos para registrar una empresa individual.
¿Qué servicios puede ofrecer una agencia de eventos?
La lista de servicios de una agencia de vacaciones puede incluir servicios de compra de productos y selección de menús, decoración de mesas, arreglos musicales, video y fotografía, entrega de ramos y organización del programa de vacaciones. La lista de servicios se puede ampliar significativamente, pero esta lista es suficiente para organizar un negocio desde cero.
Hoy en día, para celebrar un aniversario, una boda, el nacimiento de un niño o un bautizo, la gente no se conforma sólo con una fiesta.
El alma requiere algo inusual, memorable para toda la vida. Además, a veces es buena idea lucirse. Organizarlo todo no es fácil ni barato.
Por ello, empezaron a recurrir a los servicios de profesionales. Las agencias de gestión de eventos han ganado gran popularidad. Es por eso que este tipo El negocio es muy interesante para los emprendedores. Es necesario abarcar más a fondo todos los aspectos principales característicos de este campo de actividad.
¿Qué necesita recordar al abrir una agencia de planificación de eventos?
El plan de negocios de una organización de este tipo es bastante simple. Primero necesitas una oficina. Esta es la cara de la futura agencia. No puede ser aburrido ni estándar. La oficina debería demostrar que aquí trabajan personas creativas que pueden convertir la vida en unas vacaciones. También es necesario abordar correctamente la selección de personal. A veces, el maestro de ceremonias en una boda inspira horror y el payaso en un restaurante infantil te entristece. No debería ser así.
Antes de abrir una agencia de vacaciones, necesitarás preparar y hacer muchas cosas. Por ejemplo, necesitarás comprar equipamiento: equipo musical, proyectores, pantallas, adornos, etc. Tendrás que comprar vehículos. Y estos son costos adicionales.
Mucho dependerá del modelo. vehículo. Sería bueno marcarlo con el logo de la organización y alguna imagen divertida. Justo gran opción Lo será si todo lo anterior se puede alquilar de forma rentable.
Actividades promocionales e inscripción.
Es necesario estar preparado para el hecho de que habrá gastos de publicidad y marketing, ya que la competencia en este mercado es bastante seria. También deberá registrar su empresa. Como forma organizativa y jurídica, debe elegir LLC.
Esta elección es la más óptima, ya que entre clientes regulares Habrá muchas empresas y corporaciones. El empresario también deberá seleccionar un determinado tipo de tributación. No necesitará ninguna licencia ni documentos especializados para abrir una agencia de organización de vacaciones.
Un plan de negocios debe planificarse cuidadosamente
Antes de iniciar su propia empresa, debe planificar todos sus ingresos y gastos en papel. Esta es la parte principal de un plan de negocios. Primero debe hacer una lista de los servicios que brindará la agencia. Por ejemplo, organizar celebraciones como cumpleaños, fiestas infantiles, bodas, eventos corporativos fuera del recinto, fiestas de sketches, etc.
Cada servicio implica un escenario específico para las vacaciones. Además, para cada artículo se elabora una lista de todo lo necesario. Por ejemplo, un salón de banquetes, una sala con escenario, transporte, globos, palomas para una boda, decoración floral, músicos, actores, vestuario, equipamiento de fotografía y vídeo, etc. Así, surgirá un presupuesto aproximado para cada tipo de evento. , al menos “de principio a fin”.
Será útil analizar qué tan concurrido está este mercado en la ciudad en la que se abrirá la agencia de organización de vacaciones. Será necesario complementar el plan de negocios si surgen nuevas ideas.
Local comercial
¿Cómo organizar una agencia para organizar vacaciones para que genere el mayor beneficio? Esto sólo es posible si eliges sabiamente la ubicación de la oficina.
Sería mejor si fuera el centro de negocios de la ciudad. Allí se concentran centros de negocios con muchas oficinas (y estos son clientes potenciales de los servicios de la agencia), centros comerciales con gran tráfico de posibles clientes privados.
Estas zonas suelen tener buenas conexiones de transporte, por lo que será conveniente llegar hasta allí para clientes de otras partes de la ciudad.
La oficina debe constar de varias estancias. La sala de reuniones debe estar decorada de forma creativa y costosa. La oficina para gerentes puede ser más sencilla (es un back office), pero debe ser cómoda para trabajar. Y, por último, una sala para ensayos, montaje de equipos, preparación de banda sonora, etc. Esto es lo mínimo. Después de todo, el director y el contable pueden inicialmente compartir oficina con los gerentes.
Compra de muebles y todo el equipamiento necesario.
Para la oficina necesitarás mobiliario, equipamiento de oficina, ordenadores, portátiles y material de oficina. Esto se suma al equipo especial descrito anteriormente. El personal que necesitará es un contador, un gerente de ventas (uno o más), un gerente creativo (uno o más) y un diseñador.
Es importante que el director de ventas sea un maestro en las negociaciones, sepa hablar con los clientes y sea una persona encantadora y sonriente. Debe formar, reponer y ajustar constantemente la base de clientes. Entonces no se olvidará de felicitarte por tu cumpleaños, Año Nuevo y inauguración de la casa.
Sería bueno saber cuándo son los cumpleaños de los niños y de los queridos sobrinos, para recordar incluso las ocasiones más inesperadas de las vacaciones de todos los clientes rentables. El resto de empleados, como actores, músicos, camareros, limpiadores, por supuesto, no necesitan ser contratados de forma permanente, sino que utilizan sus servicios de vez en cuando.
El sitio podrá aumentar la rentabilidad.
Para incrementar los ingresos que aportará la agencia de organización de vacaciones, el plan de negocio debe complementarse con el párrafo Descripción detallada actividades publicitarias. Además, es necesario familiarizar al cliente con espectro completo servicios prestados por la organización. Por lo tanto, necesitará un sitio web. En consecuencia, habrá costos para promover el recurso.
Sería buena idea anunciarse en la prensa, negociar con el registro civil para que ofrezcan sus servicios y realizar mailings. Puedes contratar un equipo de promotores que repartirán folletos en las calles con información sobre la agencia. A medida que la agencia crece, ya no es posible prescindir de un especialista en marketing.
El principal obstáculo para iniciar un negocio es la falta de dinero.
Por lo tanto, su imaginación está limitada únicamente por su presupuesto. Al fin y al cabo, una agencia puede estar formada por dos estudiantes que decoran la habitación con globos y hacen reír a los niños disfrazados de payaso. O tal vez todo un equipo creativo que lleva a 500 personas a la naturaleza, organiza saltos en paracaídas, un torneo de paintball, pesca, caza de osos y, por la noche, Elton John les canta.
Además, el plan de negocio de la agencia de vacaciones debe describir los aspectos legales de la empresa. Forma de organización, estatutos, capital autorizado, etc. Puede invertir en negocios con fondos propios o prestados. En Rusia, los bancos no otorgan préstamos a una idea empresarial basada únicamente en un plan de negocios. Existen programas de apoyo a las pequeñas y medianas empresas, pero incluso en estos casos es necesario que la empresa funcione con éxito desde hace algún tiempo y se esperan inversiones para su desarrollo futuro.
El préstamo debe estar garantizado por algo: la garantía es muy líquida y supera el importe del préstamo en dos o más veces. Los inversores privados también necesitan garantías. Además, tienden a tener tasas de interés más altas. Es decir, es fácil calcular con cuánto se puede contar en un caso determinado. Así es como aparece la comprensión del presupuesto del proyecto.
¿Qué gastos afrontará un emprendedor?
Vale la pena resumir lo descrito anteriormente y entrar en más detalles sobre los costos. Serán necesarios para:
- Alquiler de local. Tendrá que gastar unos 300 mil rublos en un año.
- Trabajos de reparación y acabado. Tendrás que gastar al menos 50 mil rublos.
- La compra de todo el equipo necesario cuesta alrededor de 100 mil rublos.
- El salario de los directivos es de unos 400 mil rublos al año.
Por lo tanto, resulta que antes de abrir una agencia para organizar vacaciones, es necesario cobrar una cantidad igual a al menos 850 mil rublos.
¿Debería esperar grandes beneficios al principio?
Un plan de negocio es un trabajo largo y minucioso que puede ser necesario delegar en profesionales y ordenar externamente. Puedes escribirlo tú mismo, pero debes tener en cuenta algunos matices. Necesitará el asesoramiento de un abogado, un contador, un especialista en optimización fiscal, un agente inmobiliario, un reclutador experimentado, un comercializador, un gerente de relaciones con los medios y un diseñador. Todos estos servicios cuestan dinero. En el caso de un pedido externo, todos estos costes son responsabilidad del contratista.
Las agencias de eventos tienen un carácter claramente estacional. El pico se produce en verano y principios de otoño. En invierno, los eventos corporativos suelen reservarse durante las vacaciones de Año Nuevo y Navidad. Pero como recomiendan los empresarios experimentados, conviene abrir su empresa en primavera para tener tiempo de conseguir una base de clientes.
Al principio, ni siquiera deberías pensar en unos ingresos que superarán los 40 mil. Sólo después de un cierto tiempo, cuando el número de pedidos sea lo suficientemente grande, podrá contar con una ganancia equivalente a 70 mil rublos. Naturalmente, la rentabilidad sólo aumentará. La recuperación de la inversión del negocio se producirá en aproximadamente dos años de actividad activa.
Esperamos que esta revisión haya ayudado a comprender la cuestión de cómo abrir una agencia para organizar vacaciones. En cualquier caso, ¡éxito en todos sus esfuerzos y prosperidad!
¿Qué se necesita para tener unas vacaciones maravillosas e inolvidables? Antes se creía que una mesa con snacks y bebidas era suficiente, pero hoy la situación ha cambiado. Ahora una fiesta ordinaria no es suficiente; para que las vacaciones sean un éxito, es necesario inventar algo encantador, con una actuación, concursos y diversión ardiente. Por eso, cada vez más, las bodas, fiestas de empresa e incluso presentaciones se confían total o parcialmente a agencias especializadas. Diversion y buen humor bien puede resultar rentable, por lo que tiene sentido comprender en detalle cómo abrir una agencia de vacaciones.
¿Cómo será tu agencia?
Lo primero que debe hacer es decidir cuál será la especialización de su empresa. Fiestas infantiles y familiares, bodas, eventos corporativos: será bastante difícil cubrir todo a la vez. Aunque si tiene suficiente experiencia en esta área, un gran personal y las capacidades financieras para implementar diferentes proyectos, puedes abrir una agencia generalista.
Preparamos documentos
Para abrir una agencia para organizar vacaciones, es mejor optar por registrarse como empresario individual; de esta manera, la contabilidad es mucho más fácil. OKVED en este caso debe elegir 92.3 y 92.72; estos códigos indican todo tipo de actividades que serán necesarias durante días festivos, celebraciones y fiestas.
Una agencia de eventos no necesita licencia, por lo que después de realizar un sencillo procedimiento de registro, podrá empezar a trabajar inmediatamente.
Locales y equipamiento: lo que necesitas.
Para arreglárselas con un mínimo de inversiones, algunas agencias empiezan a trabajar y a buscar pedidos sin disponer de locales, propios o alquilados. En este caso, se programan reuniones con clientes potenciales, por ejemplo, en una cafetería. Es difícil llamar a esto una buena decisión: es poco probable que los clientes de buena reputación recurran a una organización de este tipo, lo que significa que no se puede contar con grandes ganancias.
Alquilar espacio de oficina y decorarlo adecuadamente es lo primero que debe hacer al iniciar un negocio de entretenimiento. Además, es recomendable ubicar la oficina en una zona prestigiosa y abordar su diseño con cierta imaginación. Decoración de diseño, fotografías de eventos celebrados con éxito, equipo para ver diapositivas y videos: todo esto indicará profesionalismo.
La oficina puede ser pequeña: solo una sala de reuniones para reuniones con clientes y una oficina donde trabajarán los gerentes. Además, necesitarás un almacén donde guardar disfraces, equipamiento y atrezo (con el tiempo se hará bastante grande), pero no es necesario combinarlo con una oficina: puedes encontrar un local más económico.
Es muy importante que una agencia de vacaciones adquiera su propio medio de transporte: un minibús o una minivan. Alquilar un coche cada vez que lo necesites te resultará bastante caro.
Personal de la agencia
Para iniciar un negocio de organización de vacaciones, necesitará dos especialistas: un gerente de ventas (que participará en la publicidad de la empresa y en la búsqueda de clientes) y un gerente creativo (el que será responsable de la parte creativa del proceso: escribir guiones). , generar ideas, desarrollar conceptos). Si planea realizar una de estas funciones usted mismo, al principio esto ayudará a reducir costos, pero esto debe hacerse solo si no duda de su profesionalismo y tiene la experiencia adecuada; de lo contrario, es mejor confiar estos asuntos a ellos; que los afronten al nivel adecuado.
Tu agencia también necesitará un animador (tostmaster) y un conductor (si no tienes coche, puedes buscar un conductor con tu propio transporte, esto te costará un poco más).
El resto del personal puede ser autónomo, pero para empezar necesitarás una base sólida de equipos creativos y artistas que puedas atraer para que participen en tus proyectos si es necesario. Puede ser:
- DJ,
- músicos,
- cantantes o bandas musicales,
- artistas de circo: payasos, acróbatas, magos, malabaristas, etc.,
- organizadores del espectáculo de fuego
- grupos de baile o bailarines exóticos,
- pirotécnica.
Además, su agencia puede necesitar:
- decoradores,
- floristas,
- fotógrafos,
- videógrafos.
Publicidad de agencia
Con tiempo buena publicidad La agencia recibirá clientes satisfechos: la gente suele compartir sus impresiones sobre las vacaciones: bodas, aniversarios, eventos corporativos. Publican videos y fotografías en línea y responden felices a las preguntas, contando dónde fueron y cuánto costó este placer. Así que hacer tu trabajo a la perfección ya es una buena estrategia publicitaria.
Sin embargo, al principio tendrás que asegurarte de que te noten. El más adecuado para esto. diferentes tipos publicidad: tarjetas de visita y folletos, anuncios en la radio y la televisión locales.
Una parte importante campaña de publicidad– creación de un sitio web para su agencia. Cada vez más, los consumidores potenciales de servicios buscan en Internet un contratista adecuado y esto hay que tenerlo en cuenta. La página web de una agencia de vacaciones, al igual que la oficina, debe ser luminosa, interesante y llamativa. Deberia tener información detallada sobre los servicios que ofreces, las coordenadas offline de la empresa y, por supuesto, un formulario comentario con la posibilidad de solicitar una llamada al administrador.
Otra forma de dar a conocer a sus clientes es anunciarse en grupos y comunidades populares en las redes sociales (por supuesto, no en ningún grupo, sino solo en aquellos relacionados con su localidad).
Ingresos y gastos
Para comprender con precisión los próximos gastos, antes de comenzar a organizar las vacaciones, deberá elaborar un plan de negocios detallado teniendo en cuenta la situación de su localidad. Para ello, será necesario estudiar la saturación del mercado, la demanda y las oportunidades de crecimiento.
Según estimaciones aproximadas, la compra de accesorios y equipos requerirá alrededor de 200 mil rublos (si alquila el equipo, la inversión inicial puede ser menor, pero esto no es muy conveniente y mucho menos rentable, por lo que es mejor comprarlo).
El alquiler de una oficina costará entre 20.000 y 25.000 dólares; el pago para los empleados permanentes será de entre 60.000 y 90.000 dólares mensuales. Al resto de participantes del proyecto se les puede abonar una determinada parte del pago de las vacaciones en las que participen.
Si en los primeros meses de trabajo de la agencia no hay tantos pedidos (2 a 3 pedidos por 50 mil rublos cada uno) y luego su número y costo aumentan (6 a 8 pedidos por 70 a 80 mil cada uno), la agencia puede se amortiza en tan sólo unos meses o un año.
¿Ir a trabajar es como ir de vacaciones? ¡Esto es muy posible si abre su propio negocio organizando fiestas y celebraciones! Una agencia así puede llegar a ser bastante rentable, porque hay muchos días festivos en nuestras vidas: nuestros cumpleaños, los cumpleaños de nuestros hijos, las graduaciones escolares, Año Nuevo, aniversarios, aniversarios, 8 de marzo, festivos corporativos, etc. Y todo el mundo quiere que las celebraciones sean organizadas y divertidas. Esto es lo que hacen las llamadas agencias de vacaciones, o en la moda agencias de eventos. Cómo iniciar un negocio de este tipo desde cero: sobre esto hablaremos Más.
Plan de negocio para una agencia de organización de vacaciones.
A la hora de planificar un negocio, asegúrese de elaborar un plan de negocio teniendo en cuenta su presupuesto y todos los gastos. Un plan de negocios para organizar vacaciones le ayudará a crear una imagen holística de su futuro negocio, a partir de la cual podrá aprovechar de forma segura cuando tome medidas reales. Puede descargarnos una muestra de dicho plan de negocios. Descarga el plan de negocio de una agencia de organización de vacaciones
Negocios en la organización de vacaciones.
Registración de negocio
Puedes registrarte y como empresario individual y como sociedad de responsabilidad limitada. La primera opción es más rápida y sencilla, pero la segunda es mucho más prometedora en términos de mayor desarrollo. Si va a organizar eventos corporativos (y esta es una de las principales actividades de las agencias de vacaciones), cooperará con entidades legales, por lo que sería más recomendable registrar una LLC de inmediato. Además, probablemente buscará la ayuda de otras organizaciones para organizar sus vacaciones, por ejemplo, clubes de paintball, centros de entretenimiento o restaurantes. No es necesario obtener una licencia para este tipo de actividad.
Competencia
Primero, debe analizar el mercado de su ciudad para detectar la presencia de dichas agencias. Si encuentras agencias con excelente reputación y que llevan mucho tiempo en el mercado, será bastante difícil competir con ellas. En este caso, debe idear alguna característica inusual que solo su empresa tendrá para diferenciarse de sus competidores. Esto podría ser una forma no estándar de celebrar vacaciones, acceder a lugares inusuales o presentadores sorprendentemente ingeniosos que serán citados por toda la ciudad. También es posible ingresar al mercado con un conjunto estándar de servicios, si ya existe un "tiburón" de este tipo de negocio en la ciudad. Pero en este caso no es en absoluto un hecho que podrá lograr el éxito en este negocio.
buscar local
El local es necesario para una oficina en la que se realizarán principalmente las negociaciones con los clientes y se almacenarán los materiales y suministros. Al principio, puede prescindir de una oficina concertando citas con los clientes en cafeterías, restaurantes o en sus instalaciones. Sin embargo, tenga en cuenta que tener una oficina agregará cierta credibilidad a la empresa. 20-30 metros cuadrados de superficie serán suficientes. Es mejor ubicar tu oficina en la zona central de la ciudad para que cualquiera de tus clientes pueda encontrarla rápida y fácilmente. Puede ser una habitación en uno de los centros de negocios o en un edificio separado en la planta baja. La oficina debe contener tres habitaciones separadas y un vestíbulo. En una sala realizarás negociaciones con los clientes, en otra trabajarán tus empleados, en la tercera almacenarás inventario, herramientas, decoraciones y disfraces.
Equipo
Para el equipo de oficina, necesitará equipo de oficina estándar: computadoras, impresoras, escáneres, etc. Y asegúrese de tener equipo de proyección para poder demostrar claramente a los clientes ejemplos de decoraciones de celebración y otros información importante. También necesitará muebles (sofás o sillones mullidos) para la sala de recepción y un escritorio para la recepcionista.
Para usar en eventos, necesitará equipo de audio: parlantes, amplificadores, mezcladores, iluminación, micrófonos. Puede adquirir todo esto de inmediato o alquilarlo solo en los días en que se necesite dicho equipo. Pero no deberías retrasar la compra. Es mejor comprar todo el equipo a la primera oportunidad que gastar dinero en alquiler, e incluso correr el riesgo de sufrir gastos imprevistos si es necesario pagar una indemnización por dispositivos dañados o rotos. Pero cualquier cosa puede pasar.
Además, la agencia no puede prescindir del vestuario y la escenografía. Para empezar, conviene tener al menos varios juegos de ambos para distintos tipos de celebraciones. Con el tiempo, comprará otros nuevos, ampliando así la variedad de servicios prestados.
Y el último tipo de equipo necesario es el equipo de fotografía y video. Al principio debe ser profesional o al menos semiprofesional. Hoy en día, casi todas las fiestas y celebraciones se graban con cámara, por lo que no puedes prescindir de esta tecnología.
Servicios y clientes
Todos los clientes de las agencias organizadoras de vacaciones se pueden dividir en dos categorías: particulares y empresas. Los clientes privados le realizarán pedidos para cumpleaños, fiestas infantiles, aniversarios familiares y bodas. Las empresas encargarán la organización de eventos corporativos: cumpleaños de empresas, celebraciones de Año Nuevo, 8 de marzo y otras fechas. Lo más rentable es ser una empresa que ofrece una amplia gama de servicios, es decir, organizar todas las vacaciones enumeradas para clientes privados y corporativos. Algunas agencias también se encargan de la organización de conferencias, formaciones, seminarios y la organización de sorteos para particulares.
Cada tipo de vacaciones requiere un enfoque especial. En primer lugar, hay que escuchar los deseos del cliente sobre dónde y cómo quiere pasar las vacaciones. Aquí también es muy importante el presupuesto que tenga el cliente. Si es pequeño, deberás aconsejar al cliente cómo organizar las vacaciones de forma que se ajuste al presupuesto y deje al cliente satisfecho.
A menudo los clientes no vienen con propuestas concretas, sino simplemente con el deseo de descansar bien y celebrar una cita. Por ejemplo, una pareja joven se acercará a ti y te dirá lo que quiere. “Una boda hermosa, pero que sea inusual y memorable para los invitados, y nuestro presupuesto es así”. A continuación, sus gerentes creativos, a través de negociaciones (a menudo bastante largas) con los clientes, llegan a un escenario de celebración. Debes ofrecer a tus clientes una amplia variedad de ideas hasta tener noticias de ellos. "¡Esto es realmente lo que queremos!".
Personal
Todos los empleados de la agencia deben ser personas proactivas, activas y creativas. Esta es simplemente una regla necesaria para todo el personal, porque todo el negocio dependerá de las personas. Una agencia de organización de eventos necesita:
- Responsables de atención al cliente. Estas personas deben ser sociables y tener el don de la persuasión y la interacción efectiva. Los gerentes llevarán a cabo reuniones iniciales con los clientes, negociarán con ellos y elaborarán un plan y presupuesto de actividades;
- Decorador. O en otras palabras: un decorador de pasillos. Él, de hecho, decorará la habitación antes de las vacaciones con la ayuda de diversas decoraciones y elementos interiores. El decorador deberá tener gusto artístico y preferentemente tener formación en el campo del diseño;
- Floristería. Este también es decorador, pero decora las habitaciones con flores. Además de trabajar con el local, la floristería también creará arreglos florales para novias y fiestas de cumpleaños;
- Responsables creativos. Se trata de empleados que crean escenarios para eventos: escriben textos para el presentador, organizan concursos, desarrollan actuaciones y programas de espectáculos, etc. En principio, la educación aquí no es tan importante como una mente poco convencional, el ingenio y la capacidad de pensar creativamente. Como muestra la práctica, los ex especialistas de KVN suelen trabajar en esta dirección;
- Presentadores. Para comenzar, contrate a un anfitrión que trabajará todos los días festivos. A medida que el negocio se desarrolle y aumente la base de clientes, será posible agregar varios presentadores más, diferentes en su forma de realizar eventos. De esta manera podrás darles a los clientes la oportunidad de elegir de forma independiente un anfitrión para su celebración;
- Fotógrafos y camarógrafos. Si los contratas con equipo propio podrás ahorrar en la compra de equipos de fotografía y video, sin embargo, en este caso tendrás que ofrecerles salarios más altos;
-DJ. El responsable del acompañamiento musical de los eventos. El DJ debe poder manejar con facilidad el equipo de sonido que tienes y, por supuesto, tener buen gusto musical;
- Conductor. La agencia debe tener su propio coche, o mejor aún, un minibús. De alguna manera deberá llevar a los empleados al lugar de la celebración, así como llevar allí el equipo necesario.
Además, la agencia debe tener una amplia gama de contactos comerciales. Podrían ser grupos musicales, presentadores famosos, bailarines, payasos, malabaristas, magos, pirotécnicos, diseñadores que trabajan con materiales específicos, etc. Se puede invitar a estos especialistas a cooperar en eventos individuales. Recomendamos crear su propia base de datos de personas con las que pueda colaborar y recopilar comentarios sobre ellas. Un socio irresponsable o frívolo podrá arruinar todo su pedido, lo que acarreará graves problemas a su reputación.
Tus clientes pueden encargarte cualquier cosa, desde un extravagante espectáculo de fuego hasta realizar trucos de magia inusuales o cocinar platos exóticos, y siempre deberías poder encontrar personas que puedan hacerlo. De lo contrario, perderá clientes y reducirá su reputación, ya que no pudo cumplir el deseo del cliente.
Debes entender que el personal calificado y creativo es valor principal agencias para la organización de vacaciones. Puedes tener decoraciones lujosas y equipos costosos, pero todo esto será inútil si los trabajadores no saben qué hacer con ello. Puede intentar encontrar profesionales que realmente valgan la pena, pagarles salarios dignos y luego no tendrá que preocuparse por la calidad de los servicios prestados. También puede contratar aficionados que recién estén comenzando su carrera en la organización de eventos. Pero luego prepárese para el hecho de que la empresa tomará un camino más largo hacia el éxito, aprendiendo de sus propios errores.
Publicidad
Las particularidades del trabajo de las agencias de eventos son tales que alrededor del 80% de los clientes acudirán a usted basándose en recomendaciones de amigos y conocidos. “Estos chicos hicieron nuestra boda, ¡realmente nos gustó! Encarga también a ellos tu fiesta corporativa"- Esto será mucho más potente que un anuncio que se encuentra en Internet. ¿Pero dónde conseguir tus primeros clientes? Lo más probable es que sean sus propios conocidos, familiares y amigos. Con ellos podrás construir un portafolio que una agencia de eventos necesita como el aire. Puede anunciar sus servicios en Internet y en los medios sin un portafolio, pero no será muy efectivo. Después de todo, los clientes potenciales querrán, en primer lugar, ver sus eventos ya realizados y escuchar los comentarios de sus clientes anteriores. Puede promocionar un negocio de este tipo en casi cualquier lugar: en televisión, radio, medios impresos, foros en línea y redes sociales.
Crea un sitio web para tu agencia que contenga toda la información necesaria sobre tus actividades y promuévelo a través de los motores de búsqueda, así como en otros recursos de Internet.
Adquiera el hábito de mantener un calendario de los eventos de sus clientes. Es decir, si alguna vez realizaste un evento corporativo para una empresa, llámalos el próximo año antes de esta fecha y vuelve a ofrecer tus servicios. Infórmate de las fechas de cumpleaños de los responsables de la empresa y ofrécete también a organizar una celebración para ellos. Haga lo mismo con los clientes privados que le encargaron aniversarios o aniversarios.
Ganancia
Organizar y realizar celebraciones es un negocio bastante estacional. Recibirá el mayor número de pedidos en verano (bodas) y diciembre (fiestas corporativas de Año Nuevo). En consecuencia, los beneficios en estos meses serán mayores que en otros. El negocio se amortiza en aproximadamente un año, pero todo depende del tamaño de la inversión inicial. Incluso en una buena situación, durante los primeros seis meses no tendrás más de 2 o 3 pedidos al mes. En un esfuerzo por cubrir rápidamente todas las inversiones, no debe inflar los precios de los servicios si aún no tiene suficiente experiencia. Es mejor trabajar primero en su reputación y ganarse la confianza de sus clientes. Y luego, en 1 o 2 años, podrá lograr altas ganancias estables.
La organización de vacaciones es una tarea difícil. Pero es muy interesante, sobre todo para aquellos a los que no les gusta quedarse quietos, en quienes constantemente nacen nuevas ideas creativas, que quieren dar alegría a la gente. Si usted es una de esas personas, tiene todas las posibilidades de convertirse en el propietario exitoso de una empresa para organizar celebraciones y días festivos.
