وثائق المراسلة. أخلاقيات المراسلات التجارية

على مدار العقود الماضية، اكتسبت المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني شعبية هائلة وأصبحت إحدى الطرق الرئيسية للاتصالات التجارية. من الصعب اليوم العثور على شخص لا يستخدم البريد الإلكتروني في ممارسة الاتصالات بين الأشخاص. وعلى الرغم من ذلك فإن الكثيرين اليوم يطرحون السؤال: هل يتم اتباع جميع القواعد؟ كيفية استخدام خطاب مختص لتشكيل المرسل إليه انطباع جيدعن المرسل؟

توضح هذه المقالة اللوائح المراسلات التجاريةبواسطة بريد إلكتروني، أ نصيحة عمليةسيساعدك ما تم تقديمه في المقالة على تعلم التواصل التجاري المناسب عند الرسم رسائل البريد الإلكتروني.

يبدأ الكثير من الأشخاص يوم عملهم بالتحقق من صندوق البريد الخاص بهم بحثًا عن رسائل جديدة. ولكن لسوء الحظ، على الرغم من انتشار هذه الطريقة لتبادل المعلومات، فإن الكثيرين لا يعرفون كيفية استخدام لغة المراسلات التجارية بشكل صحيح، مخطئين في أن رسائل البريد الإلكتروني هي وسيلة اتصال غير رسمية.

بفضل سرعة التسليم، فإنه يبسط تبادل المهم مستندات رسمية، النماذج، البيانات، ولكن حتى هنا يرتكب الناس أخطاء عند إرسال الرسائل. غالبًا ما يحدث أنه عند إنشاء بريد إلكتروني عند تبادل أي ملفات، لا يكتب المستلمون لسبب ما المقالات المصاحبة ولا يدخلون موضوعات، مما قد يؤدي إلى تعقيد عمل المستلمين. الغرض من هذه المقالة هو الإجابة على السؤال: كيفية إرسال خطاب عبر البريد الإلكتروني والامتثال لجميع قواعد الاتصال الكتابي التجاري عبر البريد الإلكتروني؟

عند إنشاء رسائل البريد الإلكتروني، يجب ملء جميع الحقول المقدمة

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني تلزم مرسل الرسالة بملء جميع الحقول المتوفرة في البريد الإلكتروني، مثل عنوان واسم مستلم ومرسل الرسالة. يجب وصف الموضوع الذي يصف بإيجاز جوهر الرسالة المرسلة. في كثير من الأحيان، يعتمد مصير الرسالة المرسلة وسرعة حل المشكلة المذكورة فيها على الموضوع الموصوف بشكل صحيح. يجب أن تبدأ رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بتحية - فهذا إظهار الاحترام البسيط للمستلم مهم جدًا عند المراسلة. بعد التحية يجب أن يكون هناك نص يسمى "متن الرسالة"، وفي النهاية يجب ترك توقيع، على سبيل المثال، "مع احترامي، بيتر إيفانوفيتش بريسوف".

تحية في المراسلات التجارية

يجدر تركيز انتباهك أكثر على هذه النقطة، لأن بادرة الاحترام مهمة جدًا في أي جانب اتصالات الأعمال. عبارة التحية المثالية هي "مساء الخير" أو "مرحبًا". إن إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني يحد من قدرة المرسل على استخدام العبارات " مساء الخير" أو " صباح الخير"، حيث قد يقرأ المستلم الرسالة بعد فترة طويلة من استلامها. كما أنه لا يصح استخدام العبارات العامية المستخدمة في التحية.

بعد كلمة أو عبارة تحية، يجب عليك مخاطبة المستلم بالاسم والعائل، وإذا كان الاسم غير معروف للمرسل، فيمكن تخطي هذه اللحظة. ثم يمكنك الانتقال إلى تحديد الغرض من الرسالة.

الملفات المرفقة في رسائل البريد الإلكتروني التجارية

إذا كان الغرض الرئيسي من الرسالة ليس فقط السرد المكتوب وعرض جوهر المشكلة، ولكن أيضًا إرسال ملف، فمن الأفضل إرفاق الكائن المرسل أولاً. غالبًا ما يحدث أن العديد من المرسلين، بسبب عدم الانتباه، بعد أن ذكروا جوهر المشكلة في نص الرسالة، ينسون إرفاق المرفق الضروري. يمكن أن يؤثر هذا الإهمال سلبًا على السمعة التجارية لمرسل خطاب العمل.

يجب أن يكون عنوان البريد الإلكتروني معروفًا وموجزًا

تتطلب قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني أن يكون لدى المرسل اسم إلكتروني يمكن التعرف عليه، والذي يجب أن يحتوي على معلومات صادقة حول اسم المرسل. أنها تبدو غير موجزة وغبية للغاية خطابات رسميةوالطلبات عندما يحتوي عنوان البريد الإلكتروني على تعبيرات أو كلمات غير رسمية، على سبيل المثال، عنوان البريد الإلكتروني "limon_petya". هذا يبدو غير لائق للغاية بالنسبة لشخص بالغ. لإجراء المراسلات التجارية، من الأفضل إنشاء بريد إلكتروني منفصل ومراقبة آداب البريد الإلكتروني التجاري.

استخدام وظيفة الرد السريع (الاستجابة) للرد على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة مسبقًا

تساعد وظيفة الرد أو الاستجابة (في نسختها المختصرة مثل Re:) المستخدم بطريقة سريعةالرد على الرسائل المرسلة مسبقًا من المرسل. تتمتع هذه الوظيفة أيضًا بقدرة عالمية على قراءة المراسلات السابقة مع أحد المحاورين حول موضوع معين. لكن قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني تلزم المرسل بإعادة تسمية موضوع الرسالة التجارية إذا تغير جوهر المناقشة أثناء المراسلات.

قبل إرسال خطاب عمل، يجب عليك التدقيق اللغوي بحثًا عن الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم.

يبسط البريد الإلكتروني تبادل المعلومات، ولكن أثناء المراسلات التجارية، يجب ألا تهمل قواعد اللغة الروسية، لأن الخطأ المرتكب بلا مبالاة يمكن أن يؤثر على سلطة المرسل. قبل إرسال خطاب، يجب عليك مراجعة النص عدة مرات والتحقق منه بعناية من حيث الإملاء و أخطاء علامات الترقيم. يتمتع العديد من عملاء البريد الإلكتروني بميزة التدقيق الإملائي، لذا يجب عليك الانتباه إلى الكلمات التي تحتها خط باللون الأحمر. إذا كانت لديك شكوك حول التهجئة الصحيحة، فيجب عليك طلب المساعدة على الإنترنت أو التحقق من التهجئة باستخدام قاموس التدقيق الإملائي.

يجب ملء حقل المرسل إليه أخيرًا.

لتجنب إرسال رسائل غير مكتملة أو محررة، يجب إدخال عنوان مستلم خطاب العمل في آخر لحظة قبل الإرسال. تم تضمين هذه القاعدة أيضًا في أساسيات مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. يحدث أنه عند ملء حقل المرسل إليه، قد يعرض البريد الإلكتروني قائمة بالمستلمين الذين تم استخدامهم مسبقًا، وهنا يجب عليك أيضًا تركيز انتباهك حتى لا ترسل عن طريق الخطأ خطاب عمل مؤلفًا إلى مرسل إليه من جهة خارجية.

هيكلة خطاب الأعمال

لا تنطبق قواعد تنظيم النص على الوسائط الورقية فحسب، بل تنطبق أيضًا على قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني. ليس من الملائم دائمًا للمستلم قراءة كميات كبيرة من نصوص الحروف على شاشة العرض. لتبسيط هذه النقطة، عليك تقسيم النص إلى فقرات صغيرة مشكلة بشكل منطقي وتجنب الجمل المعقدة عند كتابة نص الرسائل التجارية. يجب ألا يزيد الطول الأمثل لجملة واحدة في خطاب العمل عن خمسة عشر كلمة.

يجب ذكر جوهر خطاب العمل في جوهره

بالإضافة إلى الموضوع المحدد لخطاب العمل، يجب أن يكون المستلم مهتمًا أيضًا بالجملتين الأولى والثانية المصاغتين بوضوح من النص الرئيسي. تتمثل مهمة المرسل في أن يذكر في بداية الرسالة جوهر المشكلة أو القضية التي يخاطب المستلم من أجلها. يجب أن تشير الجملة الأولى إلى الغرض الذي يتم إرسال خطاب العمل من أجله. عينة: "نعلمكم أن شروط الالتزام بموجب العقد رقم 45 بتاريخ 02/01/2017 "بشأن توريد المواد السائبة" قد انتهت. لتجديد العقد، يجب عليك تقديم حزمة ثانية من المستندات. بفضل الغرض المحدد، لدى المتلقي الفرصة للتعمق فيه الفكرة الرئيسيةخطاب عمل. إذا كان نص الرسالة كبيرًا جدًا، فمن الأفضل استخدام وظيفة إرفاق كائن كمرفق في النموذج وثيقة نصية، ولكن في الوقت نفسه، يجب ترك المقالة المصاحبة التي تسلط الضوء على خطاب العمل مع مربع نص. عينة: "نرسل لك نسخة إلكترونية من الرسالة الواردة من شركة Mak-Stroy LLC لمراجعتها." نرجو من سيادتكم افادتنا بقراركم بشأن مسألة تمديد العقد رقم 45 تاريخ 01/02/2017 "بشأن توريد المواد السائبة" حتى الموعد النهائي المحدد في الكتاب."

يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني خاص بالعمل رد.

يخرج أمثلة سلبيةالمراسلات التجارية، عندما يتجاهل المستلم الرسالة التجارية لسبب ما. في بعض الأحيان قد تكون هناك بالفعل حالات لا يمكن فيها تقديم الإجابة بسبب ذلك حالات معينةعلى سبيل المثال، قد يستغرق حل المشكلة عدة أيام، أو قد يكون المستلم في حالة تفكير ولا يمكنه الإجابة على السؤال المطروح على الفور. في هذه الحالة، ينبغي إعطاء تعليق موجز على هذا الأمر، على سبيل المثال، "مرحبا، بيوتر إيفانوفيتش. لقد تلقيت رسالتك، ولكن اليوم أجد صعوبة في الرد، حيث يجب أن أتشاور مع الإدارة العليا. سأبلغ عن مشكلتك إلى الرئيس التنفيذي لشركتنا وأقدم ردًا رسميًا بحلول نهاية الأسبوع. مع خالص التقدير، مدير قسم المبيعات بيلوف إيفان جيناديفيتش.

تجدر الإشارة إلى أنه إذا لم يتم الرد خلال ثلاثة أيام عمل، فيمكن تقييم حقيقة بقاء مستلم خطاب العمل صامتًا على أنه تجاهل ورفض التواصل مع المرسل.

عند كتابة رسائل الرد، يجب عليك الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة.

إذا كانت الرسالة المرسلة إلى المستلم ذات طبيعة استفهام، فعند كتابة الرسالة، يجب عليك تقديم إجابات على الأسئلة بالترتيب الموجود في النص المستلم لخطاب العمل. إذا تم طرح أسئلة، يأمل المرسل في الحصول على إجابات محددة لها. عند كتابة رسالة، لا ينبغي عليك ترقيم إجاباتك، بل تحتاج فقط إلى ذكر أفكارك بالترتيب. من أجل الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة، تحتاج أولاً إلى إعادة قراءة خطاب العمل المستلم عدة مرات، وإذا كان هناك الكثير من الأسئلة، فمن الأفضل كتابتها بشكل منفصل حتى لا يتم تفويتها. إذا كان من المستحيل الإجابة على بعض الأسئلة المطروحة، تجدر الإشارة إلى ذلك هذه اللحظةلسبب ما لا يمكن إعطاء الجواب.

لا تبالغ في استخدام الاختصارات والتصميم العاطفي والأحرف الكبيرة

هناك أمثلة سلبية على المراسلات التجارية عندما يقوم المرسلون بتخفيفها باستخدام إشارات غير رسمية على شكل رموز تعبيرية. استخدامها شائع عند التواصل في الشبكات الاجتماعيةومع ذلك، فإن قواعد المراسلات التجارية لا ترحب بمثل هذه المظاهر من العواطف، لأن المتلقي قد لا يعرف معناها الحقيقي ويأخذها لمجموعة غير مفهومة من أخطاء علامات الترقيم.

يجب عليك أيضًا تجنب كتابة النص بأحرف كبيرة. على الإنترنت، تسمى مجموعة من الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة "عبارات مبهرجة" وفي أغلب الأحيان تحمل هذه العبارات دلالة سلبية. يمكن للمستلم، عند قراءة خطاب عمل إلكتروني، تقييم مثل هذا الخط بشكل سلبي، مما سيكون له تأثير ضار على إدراك المعنى. إذا كنت بحاجة في رسالة عمل إلى التأكيد على أهمية أي نقطة، فمن الأفضل استخدام عبارات تمهيدية، على سبيل المثال، "يرجى ملاحظة أنك بحاجة إلى تقديم حزمة من المستندات لتجديد العقد في موعد أقصاه 02/10/2017" " أو "يرجى العلم بأنه يجب تقديم المستندات الخاصة بتمديد العقد في موعد أقصاه 02/10/2017."

لا تنقل معلومات حساسة عبر البريد الإلكتروني

عند نقل معلومات شخصية أو سرية، من الأفضل رفض صناديق البريد الإلكترونية، حيث يوجد تهديد باعتراض المعلومات من قبل المهاجمين لاستخدامها لأغراضهم الأنانية. قد تتضمن هذه المعلومات ما يلي: أرقام الهواتف وكلمات المرور من البطاقات المصرفيةوالحسابات المصرفية الشخصية وما إلى ذلك. من المهم أن تتذكر أن المعلومات مخزنة على خادم وكيل البريد ويمكن سرقتها في حالة اختراقها.

يجب أن يكون توقيع المرسل في نهاية الرسالة.

كما ذكرنا سابقًا، يجب أن تحتوي كل رسالة يتم إرسالها على توقيع محدد. في كثير من الأحيان، يقدم مطورو صندوق البريد وظيفة حظر التوقيع، حيث يمكنك إدخال المسمى الوظيفي والاسم ورقم هاتف جهة الاتصال. بعد ذلك، ستظهر هذه الكتلة تلقائيًا في نهاية كل حرف، مما سيجعل الكتابة أسهل. من المهم كتابة التوقيع بشكل صحيح حتى تتاح للمستلم فرصة مخاطبة المرسل بشكل صحيح عند الرد على الرسالة. قد يبدو مثال التوقيع كما يلي: "مع احترامي، نيكولاي ألكساندروفيتش بيتروف، +79810000000."

من خلال استخلاص الاستنتاجات، يمكن الإشارة إلى أنه من أجل فهم كيفية إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني، لا تحتاج إلى إتقان أساسيات إضافية ومعقدة. عليك فقط الالتزام بالقواعد الأساسية للآداب ومراعاة قواعد اللغة الروسية.

محادثة تجاريةمن المستحيل أن نتخيل دون مراسلات، لأن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنا دائما. المشاكل الأكثر إلحاحا المراسلات التجارية

لا يمكن تخيل الاتصالات التجارية دون مراسلات، لأن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنا دائما. تساعد المراسلات التجارية في حل المشكلات الأكثر إلحاحًا في وقت قصيرلكن الفشل في اتباع قواعد الآداب أو البنية غير المنطقية للرسالة يمكن أن يضر بالشراكة أو ينفر العميل المحتمل. كما هو الحال في المفاوضات الرسمية، هناك قواعد معينة: شكل الرسالة وأسلوب الاتصال.

القواعد العامة لإجراء المراسلات التجارية

1. قبل كتابة الرسالة، حدد خصائصها:

نوع الخطاب (تغطية، ضمان، أمر، تذكير، إشعار، وما إلى ذلك؛ خطاب عرض أو دعوة للرد)؛

درجة إمكانية الوصول للمرسل إليه (سواء كان بإمكانك ذكر جميع النقاط الضرورية في حرف واحد أم أنك ستحتاج إلى حرف آخر توضيحي)؛

ضرورة التسليم (إذا كانت الرسالة عاجلة فمن الأفضل إرسالها بالبريد المسجل أو بالبريد الإلكتروني).

2. أنشئ خطابًا باستخدام القوالب الموجودة، بناءً على نوعه، وتعتمد أيضًا على GOST R 6.30-2003. "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق."

3. يحتوي أي خطاب عمل على الهيكل العام التالي:

• اسم المنظمة المرسلة؛
• تاريخ الكتابة؛
• عنوان المستلم، إشارة إلى مراسل محدد؛
• عنوان الافتتاح؛
• إشارة إلى موضوع الرسالة والغرض منها؛
• النص الرئيسي؛
• الاستنتاج (صيغة المداراة) ؛
• توقيع المرسل؛
• إشارة إلى تطبيق وتوزيع النسخ (إن وجدت).

4. عند إعداد خطاب عمل، استخدم محرر النصوص Microsoft Word:

استخدم خط Times New Roman، وحجم الخط 12-14 نقطة، وتباعد الأسطر - 1-2 نقطة؛

ضع أرقام صفحات الرسالة في الجانب الأيمن السفلي؛

عند طباعة نص بتنسيق A4، استخدم تباعد الأسطر بمقدار 1.5–2، أو تنسيق A5 أو أقل - تباعد سطر واحد. تتم كتابة التفاصيل دائمًا مع تباعد سطر واحد.

5. إذا كنت تتحدث نيابة عن منظمة وتنوي إرسال خطاب مطبوع, تأكد من استخدام ترويسة الشركة، حيث أن وجوده سيكون بطاقة العملشركتك. انتبه بشكل خاص عند إعداد النموذج الرسمي، فهذه المهارة يجب أن تكون إلزامية لأي موظف في المكتب.

6. بالنسبة للمراسلات الدولية، يجب أن تكون الرسالة مكتوبة بلغة المرسل إليه أو باللغة الإنجليزية(باعتبارها الأكثر شيوعًا في العلاقات التجارية).

7. حافظ على نبرة صحيحة تشبه الأعمال. ابدأ الرسالة بعنوان، والذي، اعتمادًا على درجة قربك من المراسل، يمكن أن يبدأ إما بالكلمات "عزيزي + الاسم الكامل" أو "عزيزي + الاسم الكامل". تذكر أنه لا ينبغي بأي حال من الأحوال اختصار الكلمات الموجودة في العنوان أو في إشارة إلى المرسل إليه (على سبيل المثال، "محترم" كـ "uv" أو "رئيس القسم" كـ "رئيس القسم") - هذه هي القواعد آداب العمل. قم دائمًا بإنهاء رسالتك بكلمة شكر على تعاونك. قبل التوقيع يجب أن تكون هناك عبارة "مع احترامي،..." أو "مع خالص التقدير،...". مخاطبتك في المراسلات الرسمية أمر غير مقبول، حتى لو كنت تحافظ على علاقات ودية مع المراسل.

8. اختر مفرداتك بعناية، وتجنب عدم الدقة والعبارات الغامضة، والإفراط في استخدام الاحترافيات. يجب أن تكون الرسالة مفهومة.

9. قسم محتويات الرسالة إلى فقرات ذات معنى حتى لا تكون مرهقة ويصعب على المتلقي فهمها. اتبع القاعدة: يجب ألا تحتوي الفقرات الأولى والأخيرة على أكثر من أربعة أسطر مطبوعة، والباقي - لا يزيد عن ثمانية.

10. الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل وفقًا للآداب المقبولة:لطلب كتابي - في غضون 10 أيام بعد الاستلام؛ للرسائل المرسلة عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني - خلال 48 ساعة، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع.

المراسلات التجارية داخل المنظمة

تعد المراسلات التجارية بين موظفي الشركة أكثر بساطة مقارنة بالمراسلات المرسلة إلى طرف ثالث.

• كن موجزا؛
• أن تكون ذات طبيعة تجارية؛
• يجب أن تشير الرسالة إلى التاريخ؛
• وفي نهاية الرسالة توجد صيغة مجاملة وتوقيع.

مثال على المراسلات التجارية داخل المنظمة يمكن أن يكون خطاب تهنئة نيابة عن المدير أو الفريق، موجه إلى بطل اليوم أو الموظف الذي حصل على ترقية.

عند مناقشة المشاريع كتابيًا، عادةً ما يتم استخدام عدد قليل فقط من العناصر الإلزامية لخطاب العمل - مع الإشارة إلى الموضوع، والاستئناف، ملخصجوهر القضية وصيغة المجاملة بالتوقيع المطبوع.

تذكر أن شكل الرسالة و القالب المطلوبيتعين عليك الاختيار بناءً على مستوى المراسلات التجارية ونوع المعلومات التي تريد تقديمها للمستلم.

1 448 0 مع قدوم القرن الحادي والعشرين والاستخدام الواسع النطاق لأجهزة الكمبيوتر، تلاشت المراسلات التجارية الورقية عمليًا - فهي تُستخدم فقط عند الحاجة إلى مستوى باهظ من الإجراءات الشكلية. لكن هذا لا يعني على الإطلاق أن قواعد المراسلات التجارية قد انتهت أيضًا. وحتى في رسائل البريد الإلكتروني، ينبغي اتباعها.

قواعد كتابة المراسلات التجارية

عندما تجلس لكتابة رسالة عمل لأول مرة، فمن المحتمل أن تشعر بالارتباك. بعد كل شيء، هذا ليس مثل إسقاط رسالة إلى صديق أو قريب. كيف تتواصل مع محاورك؟ هل يجب أن أستخدم الرموز التعبيرية أم لا؟ كيفية ملء كل هذه الحقول العديدة؟

يجب أن تبدأ بالترتيب وتذكر أن تبدأ قواعد عامةالتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من العمل.

• فحص. إذا لم تكن المراسلات التجارية هي مجال نشاطك الرئيسي، فيمكنك التحقق من بريدك مرتين - في الصباح، عندما تأتي إلى العمل، وبعد الغداء. إذا كان التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال جزءًا من أنشطتك اليومية، فسيكون من الأسهل تثبيت عميل بريد إلكتروني يعرض إشعارات حول الرسائل على سطح المكتب لديك.
• إجابة. تتطلب الآداب غير المعلنة كتابة الإجابة على الرسالة في أسرع وقت ممكن، لذلك لا يمكنك تجاهل الحروف إلا إذا كان هناك شيء لا يتسامح مع الإلهاء. تنص القواعد الرسمية على أنه يجب الرد على الرسالة قبل عشرة أيام إذا تم استلامها عبر البريد، وقبل يومين إذا تم استلامها عبر الفاكس.
• تخزين. يجب عليك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني لا تنتهي في مجلد البريد العشوائي. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن حذفها: وإلا إذا حالة الصراعلن يكون من الممكن ببساطة الرجوع إلى المراسلات ومعرفة من هو على حق.
• الاستخدام. لا يمكنك استخدام عنوان البريد الإلكتروني للشركة إلا عند المراسلة نيابةً عنها. إذا كنت بحاجة لسبب ما إلى استخدام بريد إلكتروني شخصي للمراسلة، فيجب عليك التأكد من أنه يبدو رسميًا ولا يحتوي على كلمات بذيئة أو بذيئة.
  لقد قمنا بفرز مساحة التخزين، وحددنا أوقات الاستجابة والبريد الإلكتروني الذي يجب استخدامه. كل هذا يسهل تذكره ويمكنك الانتقال إليه الخطوة التالية: وصلت رسالة عمل. كيف تجيب عليه دون الإساءة إلى محاورك؟
• بشكل صحيح. رسائل مثل "مرحبًا فاسيا، لقد تلقيت رسالتك واعتقدت..." يجب أن تكون مخصصة للمراسلات الشخصية. يتطلب إجراء المراسلات التجارية الصواب والأدب. لا يجوز لك استخدام العامية أو التعبيرات أو العبارات الوقحة. لا يمكنك استخدام الرموز التعبيرية، حتى لو كنت تعمل مع محاورك لعدة سنوات. لا يمكنك مخاطبة نفسك بضمير المتكلم "أنت" وأن تكون مألوفًا - يجب أن تكون الرسالة مهذبة وجافة.
• بكفاءة. يعد محو الأمية مؤشرًا للتطور الثقافي والمستوى الفكري وطريقة للحفاظ على سمعة الشركة وكتابة خطاب بشكل أنيق. إذا لم تكن جيدًا في اللغة الروسية المكتوبة - وهو ما يحدث غالبًا ولا يشكل سببًا للخجل على الإطلاق - فاستخدم الخدمات الخاصة للتحقق من القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم.
• على نحو كاف. حتى الإجابة الأكثر كفاءة وصحيحة يمكن أن تضيع إذا كان المحاور ببساطة لا يفهم ما تتحدث عنه. لذلك، يجب عليك إما الامتناع عن استخدام المصطلحات المهنية أو تقديم تفسير لها. أيضًا، يجب ألا تستخدم كلمات معقدة جدًا أو غير شائعة جدًا، مما قد يربك محاورك. وبطبيعة الحال، لا ينبغي إدراج الكلمات التي تشك في معناها.
• منطقي. إذا كنت لا تعرف الإجابة، فاطلب من محاورك الانتظار ومعرفة ذلك وكتابة خطاب آخر. إذا كان معروفًا، فتأكد من تقديمه في الرسالة بشكل متسق ومنطقي وواضح، وعندها فقط أرسله.
• جميل. التصميم لا يقل أهمية عن المحتوى. يجب عليك استخدام الفقرات، واقتباس السؤال، وعندها فقط تعطي إجابة، وتستخدم قوائم مرقمة ومنقطة.

من أجل الرد على رسالة واردة، يكفي القيام بذلك بكفاءة، بشكل صحيح، بشكل كاف ومنطقي. لكن كيف تكتب رسالة أولاً؟

أولا، تحتاج إلى تنسيقه بشكل صحيح:

• موضوع . ولا ينبغي تجاهل حقل "الموضوع" الموجود في متن البريد الإلكتروني، لأنه من خلال قراءته سيشكل المحاور الانطباع الأول عما هو مطلوب منه. من الناحية المثالية، ينبغي أن يبدو مثل هذا: "اسم المؤسسة، جوهر المشكلة" - "JSC Romashka". مستلزمات الزجاج."
• إمضاء . تسمح لك معظم خدمات البريد الإلكتروني بإعداد توقيع تلقائي، والذي يجب أن يتضمن: "الاسم، المنصب، الشركة" - "I. V. Makarova، كبير المحاسبين في Romashka OJSC." سيسمح هذا النموذج للمستلم بمعرفة من يخاطبه بسهولة وكيفية بدء رده.
• تحيات . لا ينبغي أن تكون التحية مألوفة - لا "مرحبًا" أو "يوم جيد" أو "الوها" أو أي خيارات أخرى مماثلة. سيكون من الأفضل استخدام كلمة "مرحبًا" أو "مساء الخير" بشكل محايد.
• جاذبية . العناوين بالاسم - "أنيا" - بدلاً من الاسم الكامل - تبدو "آنا دميترييفنا" مألوفة ويمكن أن تفسد الانطباع الكامل للرسالة. لذلك، من الأفضل اختيار عنوان بالاسم والعائلي.
• طول . الرسائل الطويلة جدًا تستغرق وقتًا طويلاً ويصعب قراءتها. لذلك، يعتبر الحجم الأمثل هو الحجم الذي يتناسب مع الصفحة القياسية لمحرر النصوص.

القواعد العامة للتعامل مع الرسائل والردود والرسائل الجديدة - تعلم كتابة كل هذا ليس بالأمر الصعب. ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة التي يجب تذكرها:

• محتوى . يجب أن تحتوي الرسالة على سبب كتابتها، ووصف متسق لها، ثم الأسئلة والاقتراحات.
• أهمية . تحتوي معظم خدمات البريد الإلكتروني على مربع اختيار "مهم!" الذي يمكنك التحقق منه عند الكتابة. ثم سيتم تمييز هذه الرسالة في مجلد المستلم.

مهم!لا يمكنك فقط استخدام مربع الاختيار - وإلا فإن الرسالة العاجلة حقًا سوف تغرق ببساطة في وفرة من الرسائل المميزة دون تفكير.

• نهاية الحوار . وفقًا لقواعد الآداب غير المعلنة، فإن الشخص الذي بدأها ينهي المراسلات.
• وقت. إن إرسال الرسائل في نهاية يوم العمل وبعد ظهر يوم الجمعة ليس فقط شكلاً سيئًا، ولكنه أيضًا فكرة عقيمة - على أي حال، لن يأتي الرد إلا في صباح اليوم التالي أو حتى يوم الاثنين.
• الادب . يجب أن نهنئكم بالعيد القادم. شكرا لك على الرد. إذا لم يكن من الممكن الرد على رسالة عاجلة على الفور، فيجب إخطار المرسل إليه بذلك.
• المرفقات . يجب أرشفة أي مرفق ويجب إخطار المستلم به بشكل منفصل في نص الرسالة.

مهم!تتطلب قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية الانتباه إلى المحاور - فأنت بحاجة إلى السماح له بالتحدث وطرح الأسئلة وعدم المطالبة بأي شيء في شكل إنذار نهائي.

أنواع المراسلات الإلكترونية

قد تختلف القواعد التي تحكم المراسلات قليلاً اعتمادًا على مكان إرسال الرسالة.

• المراسلات الداخليةيشير ضمنًا إلى أنه من المستحسن الرد على الرسائل في نفس اليوم، حتى لا تعيق عمل مؤسستك الخاصة، كما أن لهجة الرسالة قد تكون مألوفة إلى حد ما أكثر من الحالات الأخرى.

مهم!قد تكون فكرة جيدة تطوير نموذج واحد للمراسلات الداخلية، والذي بموجبه يمكن للموظفين كتابة الرسائل بسرعة، دون إجهاد أدمغتهم فوق الهيكل.

• المراسلات الخارجيةيشير إلى درجة أكبر من الشكليات، فضلاً عن الحاجة إلى تصفية العامية المهنية - غالبًا ما لا يفهم المحاور من شركة أخرى كلمات محددة.
• المراسلات الدوليةويعني ذلك قدرًا أكبر من الشكليات، فضلاً عن الحاجة إلى أخذ المناطق الزمنية في الاعتبار. لذا، لا ينبغي أن ترسل خطابًا إلى نيويورك في الصباح وتتوقع أن الرد سيأتي في المستقبل القريب، مقلقًا ومتسرعًا، لأن الموظف الذي يجب أن يجيب على الرسالة هو على الأرجح لا يزال ينعم بالفراش.

ومع ذلك، لا توجد اختلافات كبيرة. يتم تقدير الأدب ومحو الأمية والقدرة على صياغة الطلب بوضوح في كل مكان.

كيفية كتابة رسالة عمل

لإعداد الوثيقة، استخدم مايكروسوفت ووردوالقواعد التالية:

• ترويسة المنظمة؛
• الخط Times New Roman؛
• حقول واسعة
• حجم 12-14 ص.
• تباعد الأسطر – 1-2 ص؛
• ضع أرقام صفحات الرسالة في الجانب الأيمن السفلي.

إذا كانت هذه مراسلات دولية، فإن الرسالة مكتوبة بلغة المرسل إليه.

هيكل الرسالة التجارية:

1. جاذبية؛
2. الديباجة؛
3. النص الرئيسي؛
4. خاتمة؛
5. إمضاء؛
6. طلب.

ما هو المهم أن نتذكر:

• خاطب محاورك باستخدام "أنت".
• إذا كنت تكتب ردًا على رسالة مستلمة، فقم بتدوين ملاحظة حول ذلك في البداية، على سبيل المثال: "على طلبك بتاريخ 2020/01/01..."
• إذا تم تلقي الرسالة بعدوانية، فلا تكن مثل خصمك ولا تستخدم عبارات عدوانية أو توسلية أو لهجة آمرة في مراسلاتك.
• اكتب كل فكرة جديدة في سطر جديد، حتى يتم فهم المعلومات بشكل أفضل. لا تجعل فقرات طويلة. الحد الأقصى 5-7 جمل.
• تجنب الكلمات المكتوبة Caps Lock ( بالحروف الكبيرة) - يُنظر إلى هذا النص على أنه تهديد.
• لا تنس تضمين معلومات الاتصال بالمرسل وتاريخ إرسال الرسالة.
• في المراسلات التجارية، لا تستخدم الرموز التعبيرية أو علامات الاقتباس.
• لا تستخدم كلمات اجنبية، اختر مرادفًا روسيًا.
• الكتابة بخط واحد. لا تستخدم نصًا ملونًا أو تسطيرًا زائدًا أو غامقًا وما إلى ذلك.
• كن مهذبًا مع محاورك ومنفتحًا في التواصل. وضح رأيه واسأله عن رأيه في هذا الأمر. أظهر التعاطف والاحترام.
• شاهد كيف يستجيب خصمك لك.

العبارات القياسية مقبولة للاستخدام

لكي لا تفكر في كل مرة في أي شكل تضع أفكارك، يمكنك استخدام العبارات القياسية المقبولة للمراسلات التجارية:

• جاذبية. "مرحبا عزيزي إيجور بتروفيتش"- إذا كنت تعرف المتلقي شخصيا. "مرحبا سيد سميرنوف"- إذا كتبت له لأول مرة في حياتك. وعادة ما يتم تناول الجيش "مرحبا الرفيق العقيد سميرنوف".
• يلاحظ. مثال قياسيالعبارات: "نبلغكم أن...". يمكن تغييره إلى "يرجى العلم", "نبلغكم" "نبلغكم".
• توضيح. لإبلاغ المرسل إليه بالغرض من الرسالة في البداية، يمكنك استخدام الإنشاءات التالية: "استجابة لطلبكم..."، "لغرض تنفيذ العمل..."، "من أجل تقديم المساعدة..."، "وفقاً لرغباتكم...".
• طلب. يجب أن يكون الطلب الموجود في الرسالة وفقًا للصيغة "نطلب منك…".
• يعرض. "يمكننا أن نقدم لك..."، "نوصي بك...".
• تأكيد. """نؤكد..."""لقد تلقينا...".
• رفض. "تم رفض اقتراحك..."، "للأسباب الموضحة أدناه، لا يمكننا الموافقة..."، "لقد تمت مراجعة اقتراحك وتبين أنه غير بناء"..

الشكليات هي أفضل رفيق للمراسلات التجارية، ولكن من المهم ألا يضيع المعنى خلف العبارات الرسمية. مثال جيدستبدو رسالة العمل كما يلي:

مرحبا ايجور بتروفيتش!

فيما يتعلق بالتوسع، تحتاج OJSC Romashka إلى زيادة دفعات المواد الخام لإنتاج المعدات بنسبة 25٪. لقد استمر تعاوننا مع شركة Margaritka لمدة 5 سنوات ولم نتلق حتى الآن أي أسباب للشكاوى. ولذلك نقترح مناقشة إمكانيات زيادة الإمدادات والصعوبات التي قد تنشأ.

ونتطلع إلى التعاون المثمر، المدير التنفيذي JSC "روماشكا"، سميرنوف ج.ف.

******************************************************************************

عندما نكتب رسالة إلى صديق أو قريب، يمكننا أن نتجاهل الأخطاء وعلامات الترقيم، ونختصر الكلمات كما نحب، ونستخدم العامية. الشيء الرئيسي هو توضيح ما نتحدث عنه. لكن إذا كتبنا إلى شخص غريب أو غير مألوف وأردنا الحصول على إجابة منه، فيجب أن نأخذ في الاعتبار بعض القواعد.

قواعد الاتصال

1 . قم دائمًا بالإشارة إلى موضوع الرسالة.

يجب ملء حقل "الموضوع" في كل الأحوال ومن المستحسن جدًا أن يكون مطابقًا لمحتوى الرسالة.

على سبيل المثال، إذا كنت تريد تحديد موعد للاستشارة يوم 5 مارس، فاكتب: "قم بالتسجيل للحصول على استشارة (03/05)."

2. عند الرد على رسالة، احفظ سجل مراسلاتك.

عندما تتلقى رسالة من شخص ما، يمكنك الرد عليها بثلاث طرق:

1. انسخ عنوان المرسل واكتب له رسالة جديدة.
2. اضغط على حقل الرد الخاص أسفل الرسالة.
3. استخدم زر "الرد".

بالنسبة للمراسلات التجارية، عليك الرد بالطريقة الثالثة، أي الضغط على زر "رد". سيتم فتح بريد إلكتروني جديد، مكررًا البريد الذي تلقيته. الموضوع هو نفسه، فقط مع البادئة "Re:"، النص الأصلي مقتبس بالكامل.

هذا هو نموذج الرد القياسي ويجب ألا تغير أي شيء فيه. يجب أن تتم طباعة إجابتك قبل النص المقتبس. يتم ذلك حتى يتمكن كل مشارك في المحادثة من تذكر ما تمت مناقشته في أي وقت.

3. قل مرحبًا دائمًا وخاطب محاورك بكلمة "أنت".

يجب أن تبدأ أي رسالة بتحية. ومن الأفضل أن يكون فرديًا. إذا كان ذلك مناسبا، اتصل بالمحاور بالاسم، وإلا - بالاسم الأول والعائلي.

يُنصح بإنهاء الرسالة بالبناء التالي: مع خالص التقدير، ... (الاسم الأول/اللقب أو الاسم الأول/اسم العائلة).

على سبيل المثال: مرحبًا أليكسي بتروفيتش. الرجاء إرسال العقد إلى إيفان ميخائيلوفيتش. مع أطيب التحيات، ايليا كريفوشيف

4 . الرد في أسرع وقت ممكن.

كلما أسرعت في الرد على الرسالة، كلما كان ذلك أفضل. من الناحية المثالية في غضون ساعات قليلة. ولكن من الممكن أيضًا في غضون أيام قليلة. كلما طال انتظارك للرد، زاد تأثير ذلك على سمعتك.

أما بالنسبة لنص الرسالة، فعند كتابتها يجب عليك أيضًا اتباع بعض القواعد.

اكتب على وجه التحديد، ولكن بالتفصيل

لا تجعل الشخص الآخر يخمن ما تقصده. إذا لم تكن المشكلة واضحة، فصفها بأكبر قدر ممكن من التفاصيل: كيف حصلت على النتيجة، وما الذي تريد تحقيقه بالضبط وما هو المطلوب من محاورك.

لكن هذا لا يعني أنك بحاجة إلى الإشارة إلى كل التفاصيل بتفصيل كبير. تخطي الأشياء غير الضرورية - قيم وقت الشخص الآخر.

حاول أن تكتب باختصار وفي صلب الموضوع

ليست هناك حاجة، على سبيل المثال، للحديث عن كيفية عمل زوجتك وحماتك وأقاربك الآخرين.

أما بالنسبة للحجم، فمن الأفضل أن تكون "شاشة" واحدة (بدون تمرير). الحد الأقصى - حجم النص الذي يناسب ورقة A4.

استخدام الحس السليم واللياقة العامة

كن مهذبًا ومنتبهًا وأشكرك على رسائلك ووقتك.

ما لا يمكنك فعله على الإطلاق

1 . إساءة استخدام علامات الترقيم.

علامة تعجب أو علامة استفهام واحدة تكفي. لا ينبغي أن تكون مكررة. أيضًا، لا تبالغ في استخدام علامات الحذف.

مثال على الرسالة "السيئة":

2. استخدم خطوطًا وأحجامًا وألوانًا مختلفة.

تسمح لك مواقع وبرامج البريد بتغيير هذه الإعدادات. يمكنك اختيار خط غير عادي، وتكبير الحروف أو تصغيرها، وتلوين النص ألوان مختلفة. لكن هذا غير مناسب في المراسلات التجارية!

من الأفضل عدم تغيير أي شيء على الإطلاق وترك كل شيء كما هو افتراضيًا. الشيء الوحيد المقبول هو إبراز بعض الكلمات بالخط العريض أو المائل. ولكن فقط إذا لزم الأمر!

مثال على الرسالة "السيئة":

3. إدراج الصور المبتسمة.

اترك الوجوه والزهور والقلوب السعيدة والحزينة للمراسلات الشخصية. في الرسائل التجاريةمن الأفضل عدم استخدام الرموز التعبيرية - لا النصوص ولا الصور.

مثال على الرسالة "السيئة":

4 . طباعة النص بأحرف كبيرة.

تعتبر كتابة النص بأحرف كبيرة على الإنترنت من السلوكيات السيئة. ينطبق هذا على كل من المراسلات التجارية والشخصية، بالإضافة إلى التواصل على الشبكات الاجتماعية وSkype والمنتديات وأماكن أخرى. علاوة على ذلك، ينطبق هذا على النص بأكمله والكلمات الفردية.

مفتاح لوحة المفاتيح Caps Lock مسؤول عن الأحرف الكبيرة. وهذا يعني أنه إذا كانت جميع الحروف مكتوبة بأحرف كبيرة، فما عليك سوى الضغط عليها مرة واحدة ثم تحريرها.

علاوة على ذلك، لا تطبع "موضوع" الرسالة بأحرف كبيرة - فهذا هو ذروة عدم الاحترام!

على مذكرة. إن كتابة الكلمات الفردية والنص بأكمله بأحرف كبيرة يبدو وكأنه صراخ. والصراخ عدوان يتجاوز المراسلات الثقافية.

إذا كنت تريد حقًا تسليط الضوء على شيء ما في النص، فمن الأفضل أن تفعل ذلك باستخدام الخط العريض أو المائل.

ومن المستحسن أيضًا تجنب الكلمات "عاجل" و"مهم" وغيرها التي تعبر عن نفاد الصبر في سطر موضوع الرسالة.

معرفة القراءة والكتابة

لا ينبغي أن تكون صارمًا للغاية بشأن هذا الأمر، لكن حاول أن تكتب بشكل صحيح في رسائلك. بعض النصائح البسيطة:

• يجب أن تبدأ كل جملة بحرف كبير. لكتابته، اضغط باستمرار على مفتاح Shift.
• يجب أن يكون هناك فترة في نهاية كل جملة. في تخطيط لوحة المفاتيح الروسية، يقع في الصف السفلي على اليمين (قبل Shift).
• لكتابة فاصلة، اضغط مع الاستمرار على Shift ثم اضغط على مفتاح النقطة.
• لا تضع مسافة قبل الفاصلة أو النقطة. يجب أن يكون هناك مساحة بعدهم.

ونصيحة أخرى لأولئك الذين يعرفون على الأقل القليل عن كيفية استخدام محرر النصوص Word (الكاتب). أولا اكتب الحرف في هذا البرنامج. سيتم تمييز الأخطاء بخط أحمر وبالنقر بزر الماوس الأيمن على هذه الكلمة، يمكنك تصحيحها.

انسخ النص النهائي والصقه في حقل الرسالة. لكن قبل الإدراج يجب عليك تعطيل التنسيق بحيث تتم إضافته بدون التنسيق من برامج الكلمة(كاتب).

في mail.ru، للقيام بذلك، انقر فوق نقش "إزالة التصميم" في الأعلى.

في Yandex.Mail - زر "تعطيل التصميم" الموجود على اليمين.

بعد اللصق، يمكن إعادة تشغيل المظهر مرة أخرى.

يستخدم دائمًا أي شخص يسعى جاهداً ليبدو لائقًا في دوائر الأعمال. ويتذكر دائمًا الشيء الرئيسي - يجب ألا يشوه البريد الإلكتروني المرسل إليه أو سمعة الشركة التي يمثلها أو الصورة التجارية.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية التجارية بشكل صحيح وكفء هو المكون الرئيسي لصورة المدير الحديث. يعد هذا علامة على المستوى الثقافي العام ومؤشرًا على الاحتراف الشخصي. وفقًا لكيفية قدرة الشخص على صياغة أفكاره وإضفاء الطابع الرسمي عليها، يمكن للمرء أن يحكم بثقة على موقفه تجاه الآخرين وتجاه نفسه شخصيًا. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بإهمال إلى تدمير السمعة التجارية للمؤلف بسهولة في أعين الشركاء والزملاء.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

1. استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض العمل فقط. إذا قمت بإرسال خطاب من خادم العمل أثناء العمل، فسيتم حفظه، سواء البريد الصادر أو الوارد. يمكن لصاحب العمل قراءة الرسالة في أي وقت. قم بإجراء المراسلات التجارية فقط داخل جدران المكاتب.

2. افهم بوضوح الجهة التي توجه إليها رسالتك ولمن قد تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة. لمن توجه رسالتك؟ إلى العميل؟ إلى شريك؟ زميل؟ إلى مرؤوس؟ إلى الرئيس؟ يُشار إلى المرسل إليه في العمود "إلى"، ويُشار إلى المهتمين في "النسخة". لا ترسل نسخًا إضافية أبدًا، خاصة إلى رئيسك في العمل. إذا تم ذكر أطراف ثالثة في البريد الإلكتروني، فعادةً ما يتم تضمينها أيضًا في عمود "النسخة".

3. قم بصياغة الغرض من الرسالة لنفسك. ما الهدف الذي حددته لنفسك: ما الذي تسعى إلى تحقيقه من قارئ رسالتك؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب على المستلم، بعد قراءة رسالتك، أن يفهم على الفور ما تحتاجه منه. قواعد إجراء المراسلات الإلكترونية:

إذا كنت تريد تقديم منظور فردي للأحداث - من أول شخص (نحن، أنا)
إذا كانت رسالتك ذات طبيعة استفسارية أو تعليمية - من الشخص الثاني (أنت، أنت)
إذا كنت تكتب رسالة كمراقب خارجي وترغب في إبلاغ المرسل إليه بالحقائق أو الأحداث المنجزة - بصيغة الغائب (هم، هي، هو).

4. لا تترك حقل "الموضوع" فارغاً. يبدأ معظم الأشخاص الذين يتلقون بريدًا إلكترونيًا بفحص المراسلات من خلال النظر في حقل الموضوع. يتخذ الشخص قرارًا بقراءة الرسالة في بضع ثوانٍ، لذلك يجب أن ينعكس محتوى الرسالة في سطر الموضوع. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا وغنيًا بالمعلومات.

5. حافظ على وضوح المحتوى: العنوان والتحية، الجزء الرئيسي، الملخص، التوقيع، جهات الاتصال. يجب أن يحتوي أي حرف آداب البريد الإلكتروني. لا تتكاسل ولا تتخطى أي جزء من المحتوى المقبول، فالحرف المنسق بشكل صحيح هو مؤشر على احترافك.

6. مخاطبة المرسل إليه وتحيته مؤشر على احترامك له. إذا أمكن، ابدأ كل حرف برسالة شخصية وتحية. علامة المداراة هي مخاطبة محاورك بالاسم. بعد العنوان، ضع فاصلة إذا كنت تريد إعطاء الرسالة طابعًا يوميًا. وإذا كنت تريد التأكيد على الشكلية والأهمية، فاستخدم علامة التعجب، حتى لو كانت هذه الرسالة موجهة إلى زميل تتواصل معه غالبًا.

7. الالتزام بمبدأ: قصير وواضح (KY). إحدى القواعد الرئيسية لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "الحد الأدنى من الكلمات - الحد الأقصى من المعلومات". اعرض أفكارك بشكل محدد (بشكل واضح)، ومتسق، وإيجاز، وبطريقة يسهل فهمها. يجب أن تكون الجمل قصيرة، مما يسهل على المرسل إليه نقل المعلومات اللازمة. هناك واحد القاعدة الذهبية لرسائل البريد الإلكتروني– مقسمة، موضوع واحد – حرف واحد. من الأفضل إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني (كل منها تحتوي على موضوع واحد) بدلاً من إرسال رسالة واحدة كبيرة تحتوي على عدة أفكار غير مرتبطة.

8. لا تحول التواصل غير الرسمي إلى مراسلات عمل. ليس هناك عاطفة في البريد الإلكتروني! إذا كنت الأحكام المنصوص عليها في الخاص بك بريد إلكترونيإذا كنت ترغب في التأكيد عاطفيا، فيجب إخفاء النص الفرعي العاطفي خلف نغمة العرض المحايدة والخارجية والهادئة والصحيحة. يتم تحقيقه بالمحتوى وليس باللغة.

9. الالتزام ببنية واضحة للنص الرئيسي للرسالة. في أغلب الأحيان، تتكون الرسالة من ثلاثة أجزاء:

سبب كتابة الرسالة (السبب، الأسباب). عادة ما يكون هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان
العرض المتسق لجوهر القضية
الحلول والطلبات والمقترحات والاستنتاجات

10. مظهريجب أن تكون الرسالة سهلة الفهم للغاية. قسم النص إلى فقرات لا ينبغي أن تحتوي على أكثر من خمسة إلى ستة أسطر. ومن الأفضل فصل الفقرات عن بعضها البعض بسطر فارغ. اختر لونًا واحدًا وخطًا واحدًا، حتى يتم فهم النص بشكل أفضل. ومن الأفضل عدم استخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية أو الاختصارات أو العناصر المتصلة إلا في حالة الضرورة القصوى.

11. اكتب بشكل صحيح. الكتابة الأمية تشير إلى أن المؤلف ليس متعلما بما فيه الكفاية. لقد فقدت سمعتك التجارية مصداقيتها بسبب الأخطاء المطبعية والأخطاء في النص. قبل إرسال الرسالة، آداب البريد الإلكترونيتوصي بإعادة قراءة الرسالة بعناية. يمكن للعديد من برامج البريد الإلكتروني ومحرري النصوص التحقق من علامات الترقيم والتهجئة، وإذا تم العثور على أخطاء، فإنها توفر خيارات التصحيح. هذه الخدمة مطلوبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

12. فكر في الوثائق التي يجب تضمينها في المرفقات. لا ينبغي أن تدرج في نص الرسالة معلومات مفصلةفمن الأفضل إرساله كملف منفصل. في سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني، تأكد من الإشارة إلى الملف الذي تقوم بإدراجه، وإلا فقد يعتبره المستلم فيروسًا. يجب فحص جميع الملفات باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات قبل إرسالها.

13. قم دائمًا بكتابة معلومات الاتصال والاشتراك. سيُظهر لك هذا الجانب الجيد ويُظهر شخصيتك جودة احترافية. ألا يزيد التوقيع عن خمسة أو ستة أسطر. يجب أن يتكون من اسم الشركة واسمك الأول والأخير ومنصبك. عادةً، بالنسبة للمستلمين الخارجيين، تتم الإشارة أيضًا إلى عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان موقع الشركة على الويب.

14. نادرًا ما يتم استخدام التذييل في المراسلات التجارية. إذا استخدمت حاشية في رسالتك، فهذا مؤشر على أنك لم تفكر بما فيه الكفاية في محتوى الرسالة.

15. فقط في حالات خاصةيتم إعطاء إيصال القراءة. عادةً، يجب تعيين إيصال القراءة فقط للمستلمين الخارجيين وفقط عندما يكون الرد متوقعًا من المستلم.

16. استخدم مربع الاختيار "أهمية عالية" فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات مهمة تحتاج إلى اهتمام عاجل، فاضبط الأهمية على "عالية". سيؤدي هذا إلى إبراز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. ولكن لا ينصح بإساءة استخدام هذه الوظيفة دون داع.

17. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. هل كل شيء موجز ومحدد ومفهوم وهل هناك أي معلومات غير مناسبة أو أخطاء نحوية؟ هل تفاصيل المستلم صحيحة؟ التحقق من تسلسل ومنطق العرض.

18. الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. يعتبر إشعار استلام الرسالة علامة على احترام الزملاء أو الشركاء، علامة على حسن الخلق. إذا لم تتمكن في الوقت الحالي من الرد على الرسالة، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المؤلف والوعد بأنك ستجيب على الفور في أول فرصة. الإجابة على جميع الأسئلة المطروحة باستمرار. لا تبدأ ردك كرسالة جديدة. إذا لم يتم الرد على الرسالة خلال 48 ساعة، فقد يعتقد المستلم أن رسالته تم تجاهلها أو فقدها.

19. من بادر بالمراسلة ينهي الحوار الإلكتروني.

20. تذكر ذلك قواعد المراسلات الإلكترونيةأو بالأحرى امتثالهم هو مؤشر لمدير محترف حديث.