المراسلات التي سنناقشها في هذا العمل بالطبع، هي وسيلة لنقل المعلومات في المؤسسة. وباختصار، يكشف هذا الفصل المفهوم العاممصطلح "المراسلات التجارية" أو "المراسلات الرسمية".
المراسلات الرسمية أنواع مختلفةالتي يتم إرسالها نيابة عن منظمة أو مؤسسة تابعة لمنظمة أو مؤسسة أخرى، على الرغم من أنها قد تكون موجهة إلى مسؤول واحد وموقعة من مسؤول واحد، تمثل مراسلات تجارية.
قد تتضمن المراسلات التجارية تقريرًا أو تقريرًا أو شهادة أو ملخصًا أو رسميًا أو تغطية الحرفإلخ. أصنافهم:
· استفسار
· رسالة تذكير
· طلب
· يلاحظ
· برقية
· رسالة هاتفية
تعد رسالة العمل إحدى وسائل تبادل المعلومات والإدارة التشغيلية لمختلف العمليات في أنشطة المنظمات والمؤسسات.
مع كل التنوع المكتوب علاقات عملالبادئ يقرر المهام النموذجية. على مدى سنوات عديدة من الممارسة المراسلات التجاريةتم تطوير النماذج اللغوية التي مكنت من التعبير بوضوح ودقة عن دوافع وأسباب وأهداف الرسالة الرسمية.
ويعرض الجدول 1 أنواع المراسلات وتقسيمها حسب تأثيرها الوظيفي.
الجدول 1. توزيع المراسلات حسب عملها
|
وظيفة المراسلات التجارية |
نوع المراسلات التجارية |
|
إبلاغ |
Ш ملاحظة الخدمة Ш خطاب تقديمي Ш رسالة الرسالة |
|
الإغراء |
Ш النظام Ш ملاحظة |
|
إعطاء الوضع القانوني لشيء ما |
Ш الاتفاقية Ш التوكيل |
|
بدء العلاقات والحفاظ عليها |
Ш مساعدة Ш خطاب الضمان Ш خطاب مرجعي Ш خطاب الدعوة |
|
التعبير عن التحذير والطلب والرفض |
Ш خطاب تذكير Ш رسالة الرد |
أنواع التسجيل ومحاسبة المراسلات
أثناء تنظيم تسجيل المراسلات الواردة والصادرة في المؤسسة، تغيرت هذه العملية، وتم تطويرها وفقًا للتقدم التقني، واتخذت في النهاية الشكل المتاح لكل مستخدم للكمبيوتر الشخصي - أنظمة المعلومات المرجعية أو سجلات إدارة المستندات الآلية. ولكن من أجل البدء بدراسة هذه الأنظمة الآلية لا بد من التعرف على الطرق الأخرى لتسجيل ومحاسبة المراسلات الواردة والصادرة، وتتبع مراحل تطور هذه العملية.
طرق تسجيل ومحاسبة المراسلات الواردة والصادرة:
1. طريقة الورق.
كقاعدة عامة، يتم تسجيل جميع المعلومات المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة يدويًا على الورق (النماذج والنماذج المخصصة خصيصًا). يشار إلى اسم (اسم المنظمة) وعنوان المرسل/المستلم والتاريخ والتسمية والأرقام التسلسلية. ميزة هذه الطريقةيكمن في رخصته وبساطته، ولكن حتى لو كان هناك أكثر من 20 تسجيلًا في العام، فإن البحث عن المعلومات الضرورية حول تسجيل معين يصبح أكثر تعقيدًا. يجب عليك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار تآكل الورق ومدة صلاحيته والحفاظ على سجلات المستندات في الأرشيف.
2. الطريقة اليدوية الإلكترونية.
تشبه الطريقة الورقية، مع الاختلاف الوحيد الذي يتم استخدامه بدلاً من الورق مستندات Wordأو إكسل. يتم ملء جداول البيانات والنماذج ويتم إعداد التقارير. هذه الطريقة أيضًا ليست باهظة الثمن، فهي خفيفة وسهلة الاستخدام، ولكن لها أيضًا عيوبها. يحتاج الموظف المُبلغ إلى المعرفة الأساسية بالكمبيوتر. لا تحتوي هذه الطريقة على أي نسخة احتياطية للبيانات، ومرة أخرى، قد يكون العثور على المعلومات الضرورية أمرًا صعبًا. أيضًا، في حالة حدوث فشل في جهاز الكمبيوتر أو البرنامج، قد يتم فقدان أرشيفات المعلومات أو تلفها بشكل لا يمكن إصلاحه؛ ويجب تحديث النسخ الاحتياطية بانتظام، وهذا أيضًا له مضايقاته.
3. الطريقة الأوتوماتيكية الإلكترونية.
هي أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، تركز على إدخال وتخزين واسترجاع المستندات (المراسلات)، وعرض العملية الفنية بأكملها دورة الحياةوثيقة. تسمى أنظمة تكنولوجيا المعلومات هذه أيضًا بسجلات للتسجيل التلقائي للمراسلات الواردة والصادرة. تعمل هذه الأنظمة على تبسيط حياة المؤسسة بأكملها بشكل جذري، حيث يتم تسجيل ومحاسبة جميع المراسلات بشكل تلقائي بالكامل، دون تدخل الموارد البشرية.
تبدأ معالجة الرسائل الواردة (والمراسلات الواردة بشكل عام) من لحظة وصول المستند إلى مؤسستك. يجب أن نبدأ في وصف عملية العمل هذه من خلال تحليل العوامل التي لها تأثير مباشر على تنظيمها. في رأيي هذه هي:
- طريقة تسليم المراسلات؛
- محتويات الوثيقة؛
- مؤلف الوثيقة؛
- المواعيد النهائية المحددة لتنفيذ الوثيقة.
طريقة تسليم البريد
إن طرق تسليم المراسلات تشبه الطرق المتاحة لدينا لإرسال المراسلات. من الواضح أنه بمجرد أن أرسلت الوثيقة، استلمتها.
أقدم طريقة لتوصيل المراسلات هي ساعي. تحته يمكنه إخفاء إما "فتى المهمات" أو ضابط اتصالات خاص.
عادةً ما يتم استخدام خدمات الاتصالات الخاصة من قبل الوكالات الحكومية التي ترسل "رسائل" ذات أهمية وطنية.
مثال 1
طي العرض
وبهذه الطريقة، تتم المراسلات البريدية بين وزارة خارجية روسيا وسفارات الاتحاد الروسي الموجودة في مختلف أنحاء العالم. الدول الأجنبية. تذكر أنه كان هناك مثل هذا الفيلم السوفيتي - "الساعي الدبلوماسي". حتى اليوم، عندما يظهر رجل يرتدي قبعة خضراء على عتبة مؤسستك، يبدأ قلب مجرد بشر في النبض بشكل أسرع: نعم، أشارك في حل أهم شؤون الدولة (فقط أمزح)!
ولكن هناك أيضًا ذرة من الحقيقة في كل نكتة، لأنه من خلال فتح المظروف، يمكنك بسهولة قراءة نص الكلاسيكية الخالدة على ورقة الطوابع: "المدقق قادم لرؤيتك".
إذا كانت مؤسستك لديها خدمة توصيل (خدمة البريد السريع)، فسيتم تسليم المستندات المهمة والعاجلة بشكل خاص (داخل مسقط رأس) سوف تثق بها فقط. وفي الوقت نفسه، سوف تكون على يقين من أن الوثائق سوف تصل في أسرع وقت ممكنوسيتم نقلها، كما يقولون، من يد إلى يد.
وتسليم الوثائق إلى مدينة أخرى، كقاعدة عامة، يعهد بها إلى متخصص شركات البريد. ولحسن الحظ، اليوم لدينا خيار. كل هذا يتوقف على سمعة الشركة وحجم محفظتك ووقت التسليم المطلوب. كما أن شركات البريد موثوقة لتنظيم رسائل بريدية جماعية، على سبيل المثال، هدايا عطلة رأس السنة الجديدة.
طريقة التسليم الكلاسيكية خطابات رسميةسواء داخل أراضي بلدنا أو خارج حدودها، يتم إرسال البريد عبر FSUE البريد الروسي: رسائل بسيطة، مسجلة، رسائل مع إشعار الاستلام، رسائل قيمة، الخ. علينا فقط أن نأسف لأن مثل هذه الشبكة الواسعة التي تمتلكها هذه المؤسسة المملوكة للدولة، مثل هذه العلامة التجارية، التي لم يتم إنشاؤها اليوم، هي أدنى شأنا في سوق الخدمات البريدية من الشركات الشابة والغربية في كثير من الأحيان. إنها متخلفة هكذا مؤشرات مهمة، مثل ثقافة الخدمة وتكنولوجيا العمل.
بواسطة بريد إلكترونيفي أغلب الأحيان، يتم تسليم أنواع مختلفة من المواد الإعلامية والدعوات والإعلانات وما إلى ذلك.
ومع ذلك، تستخدم العديد من الوكالات الحكومية اليوم البريد الإلكتروني (قنوات اتصال مخصصة) لتنظيم الاتصالات الرسمية بين الإدارات. على سبيل المثال، يمكن إصدار خطاب إلكترونيًا وتوقيعه بتوقيع رقمي إلكتروني وتسجيله في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وإرساله إلى المراسل بنقرة زر واحدة. جمال.
في بعض الأحيان تتلقى عن طريق البريد الإلكتروني نسخًا إلكترونية من المستندات العاجلة، وسيتم تسليمها على الورق لاحقًا عن طريق البريد العادي (يتم استخدام مصطلح مثل "التسليم" لهذا العمل المكتبي الحديث).
لذلك نرى ذلك في منظمة حديثةقد يتم تلقي المراسلات طرق مختلفة. ويعتمد الخيار المختار بشكل مباشر على محتوى الوثيقة، وأهميتها / مدى إلحاحها، مما يؤثر بشكل كبير على معالجتها الإضافية.
هذه الكمية الوسائل الحديثةتسليم المراسلات مناسب فقط للطرف المرسل. ولكن يمكن أن "يثقل كاهل" الموظفين الذين يتلقون المراسلات.
مثال 2
طي العرض
لنفترض أنك تعمل في شركة صغيرة ولكنها في طور النمو. هناك شخصان، أو ثلاثة على الأكثر، في خدمة ما قبل المدرسة. وطوال اليوم تركض إلى مكتب الاستقبال، وتقبل البريد من السعاة، وتنظر في Outlook (لاحظ أن السعاة والبريد الإلكتروني لا يعملان وفقًا لجدول زمني). ما زلت لم تقم بفرز جبل المراسلات الواردة من مكتب البريد المحلي (من الجيد أن يقوم البريد الروسي على الأقل بتسليم المراسلات مرة واحدة يوميًا؛ وفي الوقت نفسه، تتلقى العديد من المنظمات المراسلات بشكل مستقل في مكتب البريد، دون تكليف مثل هذا المهم الإجراء إلى ساعي البريد، وهو أيضًا شخص: قد يمرض، أو يذهب في إجازة، أو ببساطة لا يحضر).
ثم يظهر ساعي على العتبة. لقد قمت بإسقاط كل شيء - والذهاب إليه للحصول على وثيقة مهمة بشكل خاص والتي ستعمل بها لبقية يوم العمل ...
مؤلف الوثيقة
ثانية عامل مهم، التأثير على عملية معالجة المراسلات الواردة هو تأليف المستند. بالطبع، يجب معالجة المستندات المستلمة نيابة عن وزير صناعتك بشكل عاجل وتحويلها على الفور إلى الرئيس للمراجعة.
تتضمن عمليات العمل المكتبية الحديثة تطوير مسارات خاصة لمجموعات معينة من المستندات، وهي خاصية مميزة للمستندات ذات محتوى معين.
مثال 3
طي العرض
إذا كنت تستخدم نظامًا إلكترونيًا لإدارة المستندات، فيمكن إرسال المستند القياسي المستلم عبر المسار المناسب إلى جميع الأطراف المعنية في نفس الوقت، أو يمكنك ترتيب مسار المستند بحيث يتم نقله تلقائيًا من أحد الموظف إلى التالي.
يمكنك أيضًا تطوير مسارات "عكسية" لمجموعات فردية من المستندات، على سبيل المثال. ليس من القائد إلى فناني الأداء، بل من فناني الأداء إلى القائد.
- رسائل تحتوي على أي طلب، طلب، اقتراح، شكوى، أي. خطابات الطلب التي تتطلب تنفيذ أي إجراءات أو قرارات؛
- خطابات الرد على مستندات المبادرة التي أرسلتها؛
- رسائل مرجعية ومعلومات.
بالاسم فقط" خطابات التحقيق"انه واضح هذا النوعتتطلب المستندات تفصيلًا دقيقًا، وقد يشمل العمل مع مستند من هذه المجموعة جميع مراحل معالجة المراسلات الواردة، بدءًا من التسجيل وحتى التحكم في التنفيذ. تتضمن الحروف من هذا النوع ما يسمى ب دائري، يتم إرسالها من المنظمات العليا إلى المنظمات التابعة. في هذه الرسائل، يتم تكليف مؤسستك بأية مهام تتطلب التنفيذ الإلزامي والعاجل في بعض الأحيان. لذلك، بالنسبة لهذه الفئة من الرسائل الرسمية، هناك عاملان مهمان: الحاجة إلى التنفيذ، ونتيجة لذلك، المواعيد النهائية للتنفيذ.
رسائل الردهي وثائق الرد على استفساراتك وطلباتك ومقترحاتك ومطالبك ورسائل المبادرة الأخرى المرسلة إلى المنظمات الأخرى من أجل حل أي من مشاكلك. في أغلب الأحيان، رسائل الرد ليست مطلوبة مزيد من الإجراءاتباستثناء نقلهم إلى الموظفين الذين بادروا إلى النظر في هذه المسألة.
رسائل المعلوماتلا تحتوي بطبيعتها على عنصر "ضرورة التنفيذ" وفي أغلب الأحيان لا تخضع للتنفيذ - فهي موجودة حياة قصيرة: قرأته، وسجلته، وألقيته في سلة المهملات.
فترة التنفيذ
متى تبدأ حساب مدة التنفيذ (من يوم إصدار الأمر أو اليوم الذي يليه)؟ هل يجب أن تحسب في التقويم أو أيام العمل؟ ماذا تفعل بالمستندات التي يقع موعدها النهائي في عطلة نهاية الأسبوع؟ ماذا لو لم يتم تحديد الموعد النهائي على الإطلاق؟ ستجد إجابات لهذه الأسئلة في مقال "كيفية تحديد المواعيد النهائية؟ » في الصفحة 12 من المجلة العدد 8' 2011
يمكن تحديد المواعيد النهائية للتنفيذ من خلال التعليمات القياسية لحفظ السجلات وتمديدها إلى شهر واحد. ولكن ل الأنواع الفرديةيتم تحديد المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق من قبل خاص أنظمةوالتي يمكن من خلالها حسابها بالأيام، على سبيل المثال، من لحظة استلام المنظمة للرسالة. لذلك، بالنسبة للمستندات ذات المواعيد النهائية المختلفة، فمن المستحسن تطوير عمليات مختلفة لمعالجتها.
لقد ناقشنا هذا الموضوع المهم بالتفصيل في مجلتنا الأشهر الستة الماضية، ونشرنا عدة مقالات.
والآن أظهرنا ما تحتاج إلى الاهتمام به عند بناء عملية التعامل مع المراسلات الواردة. في العالم الحديثمواعيد وقواعد صارمة، تدفق هائل للمعلومات، لا يجوز توجيه حركة تدفق هذه المعلومات في اتجاه واحد، فمن السهل جدًا الاختناق في هذا النهر الجبلي السريع والهائج؛
مراحل عملية التعامل مع المراسلات الواردة
يمكن تقسيم عملية العمل مع المراسلات الواردة إلى مراحل:
- استقبال؛
- فرز؛
- تسجيل المراسلات
- إرسال المستندات إلى المستلمين لاتخاذ القرارات الإدارية؛
- إرسال المستندات للتنفيذ؛
- تنفيذ الوثائق؛
- تنظيم الرقابة على تنفيذ الوثائق؛
- تشكيل المستندات المنفذة في القضايا.
إن عملية التعامل مع المراسلات الواردة، مثل أي عملية تجارية أخرى، بالإضافة إلى العناصر المكونة لها، تصف بالضرورة أو تنظم أنشطة الإنتاج الخاصة بها مشاركون. كل مشارك في العملية له دور محدد. في في هذه الحالةويمكن توزيع الأدوار على النحو التالي:
- مشرف- هذا هو رئيس المؤسسة أو الوحدة الهيكلية. - مراجعة المستندات الواردة باسمه واتخاذ القرارات الإدارية بشأنها وتقييم نتيجة التنفيذ.
- المنفذ المسؤول- أحد موظفي المؤسسة المشار إليهم في قرار الرئيس بـ "المسؤول التنفيذي". يتلقى، وفقًا لقرار المدير، وثيقة لمواصلة تنفيذها، وينظم عمل المنفذين المشاركين، ويقدم تقارير إلى المراقب عن التقدم المحرز في تنفيذ الوثيقة.
- المنفذ- موظف في المؤسسة المشار إليه في قرار الرئيس بـ "المنفذ". يتلقى، وفقًا لقرار المدير، وثيقة لمزيد من التنفيذ، ويقدم تقارير إلى المدير أو المراقب المالي عن التقدم المحرز في تنفيذ التعليمات بموجب الوثيقة. إذا كان هناك منفذ مسؤول، فهو منفذ مشارك.
- مراقب- أحد موظفي المؤسسة المحدد في قرار الرئيس بـ "المراقب" أو من يكون كذلك بناءً على الوثائق التنظيمية الداخلية للمنظمة. يتلقى تقارير من المنفذ المسؤول والمنفذين المشاركين حول التقدم المحرز في تنفيذ الوثيقة. يتخذ قرارًا بإكمال العمل على المستند وإزالته من السيطرة.
- سكرتير- سكرتير رئيسي . يتلقى المستندات على الورق لتقديم مزيد من التقارير إلى المدير، ويقوم بتدوين ملاحظات حول حركة المستندات في مواد التسجيل.
- موظف- موظف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. مسؤول عن استلام وفرز وتسجيل وإدخال معلومات حول المستند في مواد التسجيل وإرسال المستند للحل وإرسال المستند للتنفيذ ومراقبة تقدم المستند. يتلقى تقارير من فناني الأداء عند الانتهاء من العمل على تنفيذ الوثيقة، ويرسل التقارير إلى المراقب. نيابة عن المراقب المالي، يقوم بإرجاع المستندات للمراجعة أو إزالتها من السيطرة.
أيضا، من وجهة نظري، من الضروري تقديم مفاهيم مثل مرحلة دورة حياة خطاب الخدمةأو حالة المستنداعتمادًا على ما قد يكون لكل مشارك في العملية أدواره/مسؤولياته المحددة بوضوح (انظر الجدول 1).
استلام المراسلات الواردة
سننظر في ثلاثة مصادر لاستلام المستندات إلى المنظمة: قسم البريد التابع لمؤسسة الدولة الفيدرالية الوحدوية "البريد الروسي" والبريد السريع والبريد الإلكتروني.
تسليم المراسلات من مكتب البريدوعادة ما يتم إجراؤه مرة واحدة يوميًا، وغالبًا في الصباح.
يمكن أن تكون المستندات الواردة من مكتب البريد مصحوبة بسجل بريدي يشير إلى ذلك المجموعتسليم العناصر البريدية إلى عنوانك. إذا تم استلام بريد مسجل باسم مؤسستك، فسيتم تجميع سجل بريدي منفصل لهم. كقاعدة عامة، لا تتضمن هذه السجلات فقط المراسلات المرسلة إليك من المنظمات الأخرى، ولكن أيضًا المراسلات التي أرسلتها ولكن تم إعادتها إلى عنوانك لسبب ما. قد تكون أسباب الإرجاع هي عنوان المستلم المحدد بشكل غير صحيح، وتسليم الإخطارات البريدية بتسليم رسالتك إلى المرسل إليه، وما إلى ذلك.
إذا تلقيت رسائل مسجلة، ضع في اعتبارك أن مراسلك لديه الحق والفرصة للتحقق من تسليم المستند إلى مؤسستك. لذلك أوصي بمقارنة المظاريف المستلمة مع السجل بعناية قبل وضع التوقيع عليها وتاريخ ووقت التسليم. وبما أن هذا العمل يجب القيام به كل يوم، فيمكنك عمل ختم خاص يقلل من الوقت اللازم لملء هذه المستندات. في بعض الأحيان يحتاج توقيعك في السجل البريدي إلى التصديق بالختم. إذا كان لديك ختم خاص لإعادة توجيه معالجة المستندات، فلن تضطر إلى البحث عن ختم رسمي مع كل سجل. كقاعدة عامة، بالنسبة لسعاة البريد وموظفي مكاتب البريد، يكون اسم المنظمة التي ترسل/تستقبل المراسلات كافيًا على بصمة الختم.
مثال 4
نماذج من طوابع وأختام البعثة
طي العرض
إذا كنت تتعامل مع تسليم البريد السريع، فسيتعين عليك أيضًا التوقيع لاستلام المستند، وفي بعض الحالات (على سبيل المثال، إذا تم تسليم المستند بواسطة موظف اتصالات خاص) والتصديق على توقيعك بختم.
لذلك، تم استلام المراسلات. لقد قمت بمراجعة السجلات البريدية بالوثائق الموجودة تحت تصرفك. إذا تم العثور على اختلافات بين السجل و التوفر الفعليالمستندات، فيجب إبلاغ المنظمة التي سلمت المراسلات بذلك على الفور ويجب إعداد تقرير مناسب.
انتباه! لا يمكنك التوقيع على السجلات إلا عندما تكون متأكدًا تمامًا من أن جميع المستندات المشار إليها فيها قد تم تسليمها بشكل آمن وسليم.
خذ عناء التحقق من أن جميع المظاريف موجهة إلى مؤسستك. يتم إرجاع العناصر البريدية التي تم تسليمها عن طريق الخطأ على الفور إلى مكتب البريد أو إلى البريد السريع الذي قام بتسليمها، والتي يتم إدخالها أيضًا في السجل. على سبيل المثال، "تم تسليم خطاب مسجل رقم 120320113516 بالخطأ".
تسليم الوثائق بالبريد الالكترونييمكن تنفيذها في إطار تدفق المستندات الإلكترونية بين الإدارات وبين مختلف المنظمات والمواطنين الذين لا يشاركون في هذه العملية.
يبدأ استلام المستندات عبر البريد الإلكتروني أيضًا بالتحقق من اكتمال المراسلات وسلامتها. أولا وقبل كل شيء، يجب عليك التحقق مما إذا كان اسم المستلم صحيحا. بعد كل شيء، ليست المظاريف وحدها هي التي يمكن أن تحتوي على أخطاء. إذا وجدت ذلك بريد إلكترونيإذا تم تسليم الرسالة إلى عنوان خاطئ أو لا توجد مرفقات كافية في الرسالة، فقم بإبلاغ المراسل بذلك على الفور.
الفرز الأولي للمراسلات الواردة
المرحلة الثانية من معالجة المراسلات الواردة هي فرزها الأولي حسب المرسل إليهم، ومن ثم إلى المراسلات المسجلة وغير المسجلة.
كما نعلم فإن تسجيل المستندات يعتمد على شكل العمل المكتبي المعتمد في المنظمة. في شكل مركزي، يتم تسجيل جميع الوثائق التي تتلقاها المنظمة في وحدة هيكلية واحدة. في النظام اللامركزي، تقوم كل إدارة بتسجيل وثائقها بشكل مستقل. مع شكل مختلط من العمل المكتبي، فمن الممكن خيارات مختلفةعلى سبيل المثال، قد يعتمد مكان التسجيل ليس فقط على الاسم الذي تم استلام الوثيقة به، ولكن أيضًا على محتواه.
لذلك، اقرأ بعناية اسم المرسل إليه على المظاريف ووضع البريد. ل فرز البريديمكنك استخدام رفوف خاصة مع الخلايا والمجلدات وصناديق البريد وما إلى ذلك. بالطبع، هناك شيء مماثل متأصل في صناديق البريد العادية. هذه هي الطريقة الأكثر ملاءمة للفرز: يمكنك التأكد من أنه لن يقوم أحد باستثناء المستلم بقراءة بريده أو أخذه. إذا كنت تستخدم مجلدات لهذا الغرض، فتأكد من وجودها في مكان مخصص بدقة، مما سيتجنب حدوث ارتباك في المستندات.
تم فرز البريد، ولم يتبق سوى تلك المستندات المسجلة في وحدتك الهيكلية. الآن دعونا نفتح المظاريف ونتعرف على محتوياتها. بالمناسبة، مظاريف مكتوب عليها "شخصيا"كقاعدة عامة، لا يتم فتحها من قبل أي شخص، ولكن يتم نقلها إلى المرسل إليه.
كل منظمة لديها بالتأكيد قائمة الوثائق التي لا تخضع للتسجيل. بالطبع المواد الترويجية والتهاني وما إلى ذلك لا تخضع للتسجيل. كنت أرغب في إضافة منشورات الاشتراك إلى هذه القائمة، لكن التجربة تظهر أنه إذا لم يكن التسجيل، فإن المحاسبة الخاصة بهم لا تزال ضرورية.
وبنفس الطريقة، فإن المستندات المحاسبية - الحسابات والأفعال وما إلى ذلك - لا تخضع للتسجيل. ولكن إذا كنت قد واجهت بالفعل مثل هذه الوثائق، يجب أن تعلم: كل ما لم يتم تسجيله سوف يضيع بالتأكيد. ويمكن أن يؤدي فقدان المستندات إلى أنواع مختلفةالعقوبات ضد مؤسستك. لذلك، يمكن أيضًا تسجيل المستندات المحاسبية، ولكن يُنصح بفصلها إلى مجموعة منفصلة، وكما يسمح لنا نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الحديث، بتصميم مسارات خاصة لمعالجتها.
ولذلك، ولأسفي العميق، فإن قائمة الوثائق غير المسجلة قصيرة للغاية.
علاوة على ذلك، مسترشدا بتجربتي، سأنصح من إجمالي كتلة المستندات المستلمة، حددتلك التي تخضع لتقديم التقارير الفورية إلى الإدارة. سوف تقوم بالتسجيل لهم أولا. ثم حدد المستندات التي تم تحديد الموعد النهائي لها من قبل بعض الجهات التنظيمية عمل قانونيوقصيرة جداً مثلاً 3 أيام عمل.
كقاعدة عامة، تخضع المستندات المستلمة من المنظمات العليا أو المشرفة والتي تحتوي على أي تعليمات أو متطلبات تتعلق بمؤسستك للإبلاغ الفوري.
نلاحظ أيضًا أن المستندات التي تحمل ختمًا، على سبيل المثال، "DSP"، يتم تسجيلها غالبًا في سجلات محاسبية منفصلة.
لذلك، قمت بالاطلاع على جميع المراسلات الواردة وقمت بالفرز الأولي لها. والآن نحن على استعداد للبدء في تسجيله.
تسجيل المراسلات الواردة
يُعهد بتسجيل المستندات المستلمة إلى موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وفي شكل لامركزي من العمل المكتبي - إلى الأمناء أو الكتبة الانقسامات الهيكلية.
يتضمن التسجيل إدخال بيانات تعريف معينة للوثيقة في مواد التسجيل من أجل تسجيل حقيقة استلام المنظمة للوثيقة، الأمر الذي سيجعل من الممكن في المستقبل تتبع ليس فقط حركة الوثيقة بين الوحدات الهيكلية ومكان تخزينه، ولكن أيضًا نتيجة تنفيذه.
يمكن إجراء التسجيل:
- كما هو الحال على الورق (في هذه الحالة، يتم الاحتفاظ بمجلة قياسية لتسجيل المستندات الواردة أو يتم إصدار بطاقات التحكم والتسجيل (المشار إليها فيما يلي باسم RK)،)
- و بشكل إلكتروني:
- بصريًا بالنسبة لمستخدم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، قد يبدو هذا وكأنه ملء البيانات التعريفية للوثيقة المسجلة في نفس المجلة أو في بطاقة تسجيل منفصلة؛
- إذا لم يكن هناك أموال لنظام EDMS حتى الآن، فيمكنك استخدام برنامج Office MS Excel المستخدم على نطاق واسع، مع الاحتفاظ بجدول بيانات فيه على شكل سجل مألوف لنا. ومن ثم يمكنك فرز المعلومات التي تهمك وتصفيتها والعثور عليها بسرعة.
وبطبيعة الحال، EDMS مريحة. أولا، يسمح لك باستخدام أدلة مختلفة (على سبيل المثال، دليل المراسلين، دليل أنواع التسليم البريدي، دليل موظفي المنظمة، إلخ). ثانيًا، بمساعدة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، من السهل تتبع دورة حياة المستند، وإنشاء أي نماذج تقارير، والأهم من ذلك، تنظيم العمل الجماعي مع المستندات.
عند تسجيل المراسلات الواردة، كقاعدة عامة، يتم استخدام مجموعة قياسية من التفاصيل التي يتم إدخالها في سجل التسجيل أو RC في المرحلة الأولى من معالجة الرسالة الواردة:
- رقم تسجيل الوثيقة الواردة؛
- تاريخ تسجيل (استلام) الوثيقة؛
- تاريخ ورقم تسجيل الوثيقة المستلمة؛
- معلومات عن المراسل (اسم المنظمة - مؤلف الوثيقة؛ المنصب والاسم الكامل للشخص الذي وقع الرسالة)؛
- ملخصحروف؛
- طريقة التسليم (إذا تم تسليم الرسالة بالبريد المسجل، فيمكنك وضع رقم البريد المسجل في مواد التسجيل، وهو أمر مناسب عند وصول عدة مستندات في مظروف واحد)؛
- عدد نسخ الرسالة المستلمة؛
- رقم النسخة المستلمة
- معلومات حول المرسل إليه (الاسم الكامل ومنصب الشخص الذي تم استلام الرسالة باسمه، على الرغم من أنه قد يكون موجهًا إلى المنظمة نفسها دون الإشارة إلى مسؤول محدد)؛
- لمن (الاسم الكامل والمنصب) يتم نقل المستند الوارد لاتخاذ قرار إداري أو تعريف أو تنفيذ.
كما أن العنصر الرئيسي لتسجيل الرسائل الواردة باستخدام نظام EDMS الحديث هو إرفاق صورة إلكترونية لوثيقة إلى جمهورية كازاخستان. إذا تم استلام الوثيقة من قبل المنظمة على الورق، يتم مسحها ضوئيًا وإرفاق الملف الناتج إلى جمهورية كازاخستان. إذا تم استلام المستند في شكل إلكتروني، فسيتم إرفاق ملفه ببساطة ببطاقة التسجيل. يتيح لك نظام EDMS الحديث تسجيل المستندات المستلمة تلقائيًا مباشرة من بريد إلكترونيأو من المستند الإلكتروني المفتوح نفسه.
إذا كانت مؤسستك مشاركة في تدفق المستندات الإلكترونية بين الإدارات أو كنت أنت ومراسلك تستخدمان نفس نظام EDS، فيمكن إجراء التسجيل (أي الملء الأولي لحقول RK في نظامك) تلقائيًا.
بعد أن قمنا بإدخال جميع المعلومات المتعلقة بالرسالة المستلمة في مواد التسجيل، فلنعينها بالحالة "مسجل". بعد ذلك، لا تنس وضع ختم التسجيل على المستندات المستلمة على الورق. يوجد عادةً في الركن الأيمن السفلي من الصفحة الأولى من المستند ويتكون من العناصر التالية:
- اسم المنظمة
- تاريخ تسجيل المستند (في بعض الأحيان يضاف وقت الاستلام)؛
- واردة رقم التسجيل(يجب عدم الخلط بينه وبين الرقم الذي خصصه مؤلفه للوثيقة).
مثال 5
طي العرض
مثال 6
طي العرض
كما ترون من تفاصيل المستند المستلم (من المثال 6) ومواد التسجيل (مجلة من المثال 5)، لم نقم فقط بإدخال البيانات التعريفية حول المستند المستلم حديثًا، ولكننا أشرنا أيضًا إلى أن الرسالة المستلمة هي رد (انظر العمود 6 من المجلة).
لسوء الحظ، فإن نماذج التسجيل الإلكترونية فقط هي التي تسمح لك بتسجيل المعلومات الضرورية حول المستند بشكل كامل.
على سبيل المثال، سيسمح لنا نظام EDMS ليس فقط بالإشارة إلى أن الرسالة المستلمة عبارة عن رد، ولكن أيضًا، باستخدام نظام الربط، لدمج RC لمستندين في مجمع واحد.
تخيل الآن أن خطاب الرد تم إرساله في البداية إلى مكتب الضرائب ليس عن طريق البريد، ولكن في النموذج بريد إلكترونيوقد تم تسجيله بالفعل لدى مكتب الضرائب. وسوف تقدر فوائد إدارة المستندات الإلكترونية، عندما يقوم النظام نفسه بتحليل المستند المسجل حديثًا وفقًا لمعايير معينة وإبلاغ المسجل بأن هذا المستند قد تم تسجيله بالفعل ويتم تسجيله مرة أخرى حاليًا. تخيل كم من الوقت سيستغرق منك تصفح السجل وتحديد النسخ المكررة!
كما سيساعد نظام EDMS الكاتب على تسجيل عدد معين من الرسائل المماثلة الواردة من مراسل واحد. على سبيل المثال، تلقى البنك 15 طلبًا من مأمورية الضرائب في وقت واحد للحصول على معلومات حول حركة مالعلى حسابات عملاء البنك. 15 حرف متطابق، تختلف عن بعضها البعض فقط في رقم القيد واسم عميل البنك المطلوب معلومات عنه. سيقوم EDMS بإنشاء مستند جديد بسهولة بناءً على مستند مسجل بالفعل، ونسخ المعلومات المتكررة في الحقول المناسبة في جمهورية كازاخستان. سيتعين على المستخدم فقط إدخال البيانات الفردية.
تسجيل خطابات الغلاف. كما تعلم، يتم إرسال أو إرسال المستندات المهمة (الوثائق التعاقدية، والرسائل الدورية، وما إلى ذلك) بمساعدة خطابات التقديم. في هذا الصدد، يتساءل الموظفون في كثير من الأحيان عن الوثيقة التي يجب تسجيلها - الرسالة التقديمية أم الوثيقة المصاحبة لها؟ في هذه الحالة، تحتاج إلى الإجابة على السؤال: ما هي المعلمات التي ستستخدمها للبحث عن المستندات في المستقبل؟ في أغلب الأحيان يجب صيانته وفقًا لبيانات الوثيقة "المرفقة". لذلك، من الأفضل اعتبار الوثيقة "المرفقة" هي الوثيقة الرئيسية، وإرفاق خطاب التقديم كمستند مرتبط. على سبيل المثال، في بطاقة تسجيل مستند EDMS الوارد "الأعمال" هناك علامة تبويب خاصة لهذا الغرض، تسمى "المستند المصاحب".
إرسال المستندات إلى المدير للمراجعة
يتم نقل النسخ الأصلية من المستندات الواردة المسجلة على الورق إلى السكرتير لتقديم تقرير إضافي إلى المدير. في الشركات الكبيرةقبل إرسال المستندات إلى المدير، يقوم المساعد بإعداد مشاريع القرارات، والتي يتم وضعها على نماذج خاصة، تسمى "المتسابقين". يمكن أن يحتوي "العداء" فقط على تفاصيل المدير: منصبه واسم عائلته أو اسمه الأول أو اسم عائلته أو أن يكون له نموذج قياسي. أثناء التطوير النموذج القياسي"عداء" انتباه خاصيجب إعطاء محتوى القرار، فمن الضروري توفير مكان لكتابة نص القرار، مع الإشارة إلى اسم المسؤول الذي سيعهد إليه بالرقابة على تنفيذ هذه الوثيقة، وكذلك الأسماء المنفذ المسؤول والمنفذين المشاركين. يُنصح أيضًا بتوفير مكان لوضع علامة على تقديم المستند للمراقبة والموعد النهائي لتنفيذ المستند (من الأفضل الإشارة إليه ليس بالأيام، ولكن كتاريخ محدد). انظر المثال 7 في الصفحة التالية.
في مؤخرامع إدخال نظام EDMS في المؤسسات الكبيرة، لا يتم نقل المستندات الورقية إلى المدير، بل يتم إرسال نسخة إلكترونية إليه فقط. يتيح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) حل المشكلة من خلال إعداد مشروع قرار، والذي يعده أيضًا مساعد المدير في شكل إلكتروني ويرسله إلى المدير بغرض تحسينه والموافقة عليه.
ولكن دعونا نعود إلى الأوراق.
لحظة نقل المستندات من الكاتب إلى سكرتير المديرإنه أمر مهم للغاية، لأنه في كثير من الأحيان يكون من الضروري الإعلان عن "البحث عن المستندات المفقودة"، بينما هم مستلقون بهدوء في مكتب المدير. ولذلك، فإن حقيقة نقل المستندات من الكاتب إلى السكرتير والعودة تتطلب الاحتفاظ بسجلات صارمة.
لهذا لا يزال من الضروري اترك طريقًا واحدًا فقط لنقل المستندات من المدير إلى المنفذ: مدير - سكرتير - كاتب - منفذ. خلاف ذلك، فإن المدير، الذي ينقل المستندات مباشرة إلى المنفذين "من يد إلى يد"، يخلق بنفسه الشروط المسبقة لحركة المستندات غير المنضبطة، الأمر الذي لا يؤدي فقط إلى التنفيذ في الوقت المناسب، ولكن أيضًا إلى فقدان المستندات.
إذا كنت تقوم فقط بعمل مكتبي "ورقي"، فإن الخيار الوحيد لتسجيل حقيقة نقل المستندات إلى المدير (أو سكرتيره) سيكون قائمة (قائمة الأرقام) بالمستندات المنقولة.
إذا كنت تعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، فإن السكرتير الذي يتلقى المراسلات الواردة يمكنه فقط التحقق من توفر المستندات المرسلة على الورق باستخدام المستندات المسجلة في النظام. من الملائم أيضًا استخدام مراحل دورة حياة المستند الإلكتروني. تذكرون، بعد التسجيل، قمنا بإعداد مرحلة "التسجيل" للمستندات المسجلة في النظام. يمكن للسكرتير، بعد استلام المستندات على الورق والتحقق منها باستخدام بيانات النظام، تعيين حالة جديدة لها: "للنظر فيها".
يقوم المدير الذي استلم الوثيقة وقرار الإدارة المتخذ بشأنها بإضفاء الطابع الرسمي عليها في شكل قرار مكتوب على الوثيقة نفسها (انظر النص بخط مائل على جزء من الرسالة الواردة في المثال 8) أو يتم رسمه على "شريط التمرير" المرفق به (المثال 7). يعد "المسار" الذي يحتوي على قرار المدير جزءًا لا يتجزأ من المستند ويخضع لمزيد من التخزين معه.
مثال 7
طي العرض
يجب أن يشير نص القرار بوضوح إلى من يجب أن يفعل ماذا ومتى، كما يجب أن يحتوي على تاريخ تطبيقه وتوقيع المدير. بالمناسبة، إذا كان مشروع "العداء" يحتوي على معلومات يجب أن تكون مختلفة في القرار النهائي (على سبيل المثال، قرر المدير تعيين إيفانوف كمنفذ، وليس بتروفا، التي أدرجها المساعد بالفعل في مشروع القرار بشأن "عداء")، فبدلاً من إعادة طباعة "عداء" أو إذا قمت بإجراء تصحيحات يدوية عليه، يمكنك وضع قرار على المستند نفسه.
مثال 8
طي العرض
يتم نقل المستندات الورقية بقرار من المدير من قبل السكرتير إلى إدارة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لمزيد من التنفيذ، والتي يتم إدخالها في المستندات المحاسبية للأمانة، أو يتم تسجيل حقيقة إعادة المستندات عن طريق تغيير مرحلة دورة حياة المستند، والتي تم تعيين الحالة التالية لها - "للتنفيذ".
إرسال المستندات للتنفيذ
في هذه المرحلة من العمل مع المراسلات الواردة، يواجه موظفو خدمة التعليم ما قبل المدرسة مهمتين:
- أولاً، نقل قرار المدير إلى مواد التسجيل (نص القرار (أي تعليمات المدير)، وكذلك الأسماء المسؤولين، الذي سيتم إرسال المستند إليه للتنفيذ وممارسة وظيفة التحكم)؛
- ثانياً، نقل المستندات إلى الوحدات الهيكلية للتنفيذ أو المراجعة.
لا تنس أنه إذا كان قرار المدير يشير إلى الموعد النهائي لتنفيذ المستند أو تم وضع علامة "للتحكم" / "التحكم"، فإن خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تحتاج إلى مراقبة تنفيذ هذه الوثيقة. في سجل التسجيل، يمكن إدخال علامة التحكم في عمود "رقم التسجيل" (يأتي أولاً ويكون مرئيًا على الفور)، أو في عمود "الحل" (كما في المثال 9)، أو في عمود مخصص لذلك.
يسمح نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الحديث بوضع المستندات تحت السيطرة تلقائيًا عند إدخال معلمات معينة في مواد التسجيل، على سبيل المثال، تاريخ التنفيذ المخطط للمستند. بالإضافة إلى ذلك، في هذه الحالة، يمكنك استخدام مراحل دورة حياة المستند عن طريق تعيينها في مرحلة "تحت السيطرة".
عند العمل مع الوسائط الورقية، يجب على الكتبة نقل المستندات بطريقة أو بأخرى إلى المنفذين. على سبيل المثال، يقوم الموظفون بوضعهم في نفس المجلدات أو الخلايا أو صناديق البريد الخاصة بالوحدات الهيكلية وينتظرون وصول موظفي هذه الوحدات لاستلام المستندات. تستخدم بعض المؤسسات شركات التوصيل الداخلية لتسليم المستندات بين الأقسام، وتسليم المستندات وفقًا لجدول زمني محدد.
وعند العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، يتم إرسال المستندات الإلكترونية إلى المنفذين تلقائيًا فور صدور قرار المدير. وتصل الوثيقة إلى المقاول خلال ثوان معدودة بعد الضغط على الزر السحري "موافق".
الآن دعونا نعرض عينة من رسالة واردة ونشير إلى مراحل المعالجة والعلامات التي تظهر عليها - وفي نفس الوقت - ما هي المعلومات التي يتم إدخالها في مجلة التسجيل.
مثال 8
انعكاس مراحل معالجة المستند الوارد على نفسه وفي مجلة التسجيل
طي العرض
تنفيذ الوثائق
تقع مسؤولية تنفيذ المستندات (الرسائل الواردة والتعليمات الخاصة بها) على عاتق موظفي المنظمة المعينين كمنفذين وفقًا لما يلي:
- قرار الرأس
- مسؤوليات العمل;
- عملية تجارية معتمدة.
مسترشدًا بقواعد العمل المكتبي الكلاسيكي، ينعكس تقدم عمل المؤدي مع المستند ونتيجته في مواد التسجيل (على سبيل المثال، في الأعمدة/الحقول "تقدم التنفيذ" و"تقرير التنفيذ"). في المستند نفسه، كقاعدة عامة، يتم وضع علامة فقط على تنفيذ المستند دون تفاصيل عن تقدم التنفيذ (يتم الإدخال المقابل في الحقل السفلي من المستند)
تتمثل مهمة الكاتب في هذه المرحلة فقط في قبول التقارير من فناني الأداء حول العمل المنجز، وإذا لزم الأمر، نقلها إلى نماذج التسجيل. أساس إجراء الإدخالات حول التقدم المحرز في تنفيذ المستند هو تقرير مكتوب أو شفهي للمنفذ المسؤول عن العمل المنجز.
في العمود "تقدم التنفيذ" يتم إدخال المراحل الرئيسية للعمل مع المستند أو الأسباب التي كانت بمثابة الأساس لتمديد (تأجيل) الموعد النهائي لتنفيذ المستند. على سبيل المثال، “25/08/2011 تم عقد اجتماع مع الشريك وتم التوصل إلى اتفاق مبدئي وإرسال المستندات لتطوير اتفاقية التعاون”أو "نظرًا للحاجة إلى التحقق الإضافي وطلب نسخ من مستندات الدفع بتاريخ 2011/08/11، أطلب منكم تأجيل تاريخ التنفيذ إلى 20/08/2011".
في العمود "ملاحظة حول التنفيذ" يتم إدخال معلومات حول تنفيذ المستند ككل: "في 15 أغسطس 2011، تم إجراء تدقيق مكتبي لشركة Alatyr OJSC. وقد تم تقديم تقرير التفتيش إلى الإدارة في 18 أغسطس 2011.". إذا كان تنفيذ المستند يتم برسالة رد فيتم الإشارة إلى تاريخ ورقم مستند الرد، على سبيل المثال، "السابق. رقم 1561/12 تاريخ 25/08/2011".
إذا كنت تعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، فيجب إيلاء اهتمام خاص لما يسمى بالتقارير "الفارغة": عندما يقوم الموظفون الذين تلقوا مستندات للتنفيذ ببساطة بوضع علامة "تم التنفيذ"، دون التفكير في حقيقة أنهم يقومون بالإبلاغ عن الأمر بضغطة زر واحدة. تنفيذ الوثيقة، وليس على قراءتها. تعتبر الوثيقة التي تم حل جميع المشكلات المثارة فيها قد تم تنفيذها فقط. لا ينبغي قبول تقرير "فارغ" من المنفذ المسؤول بنص مثل "مكتمل" أو "تم التنفيذ"، دون الإشارة إلى معلومات محددة حول التنفيذ من قبل الكاتب، ويجب إرسال الأمر للمراجعة.
بعد تنفيذ المستند، يلتزم المؤدي بوضع علامة على التنفيذ عليه (على الهامش السفلي من المستند). في حالة تنفيذ أي إجراء، يصف المؤدي في تقرير الأداء هذا الإجراء، ويسجل تاريخ الإجراء والتوقيع الشخصي وتاريخ تسجيل مذكرة التنفيذ. انظر المثال 9. هذا ما يفعلونه في الأعمال الورقية. عند العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، يمكن إدخال هذه المعلومات على الفور في النظام أو وضعها مرة أخرى بواسطة المقاول على مستند ورقي بتوقيعه، ثم يتم نقلها أيضًا إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بنفسه أو بواسطة الكاتب. عند هذه النقطة، تنتقل الوثيقة إلى المرحلة التالية من دورة حياتها - "تقرير التنفيذ".
تنظيم مراقبة التنفيذ
تقع السيطرة على تنفيذ المستندات بالكامل على عاتق الموظف المعين من قبل المراقب. يُعهد إلى موظفي خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة فقط بالحفاظ على الجانب "الفني" من السيطرة: التحقق من تنفيذ الوثيقة "تم / لم تكتمل"، وكذلك الالتزام بالمواعيد النهائية.
لسوء الحظ، فإن نموذج المجلة لتسجيل المواضيع غير مريح، والذي لا يسمح بالتحكم التشغيلي في تنفيذ المستندات. يعد الحفاظ على وظيفة التحكم في الوضع التلقائي إحدى مزايا نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والذي يسمح لك بالحصول على معلومات حول المستندات الخاضعة للرقابة في جوانب مختلفة: راجع المستندات قيد التنفيذ من قبل كل من الموظفين الفرديين ومن قبل قسم معين ككل؛ المستندات التي تنتهي مدة تنفيذها في تاريخ معين، وما إلى ذلك.
وبطبيعة الحال، من الأكثر ملاءمة تنفيذ المراقبة الحالية من خلال التركيز على المواعيد النهائية وفرز المستندات وفقًا لذلك. لا تنس التحكم الوسيط الذي يتم إجراؤه قبل عدة أيام من تاريخ التحكم المحدد. اليوم، لتنفيذ التحكم الوسيط، يستخدمون نظام "التذكيرات" الذي يتم إرساله إلى فناني الأداء تلقائيًا.
يمكن قبول عدة وثائق لوثيقة واحدة قرارات الإدارةوالتي ستصدر على شكل عدة أوامر. وعلاوة على ذلك، يمكن أن تكون مثبتة مصطلحات مختلفةأداء! ويجب وضع كل تعليمات تحت السيطرة، الأمر الذي سيؤدي في المستقبل إلى التحكم في تنفيذ ليس فقط المستند ككل، ولكن أيضًا كل تعليمات على حدة.
لذلك، يتم التمييز اليوم بين مفاهيم "التعليمات" و"القرار"، و"القرار" العادي و"قرار المراقبة"، و"التعليمات" العادية و"أمر المراقبة" أو "وثيقة المراقبة". يمكن أن تحتوي وثيقة واحدة على عدة تعليمات منتظمة ومراقبة في نفس الوقت. في هذه الحالة، على سبيل المثال، إذا لم يكن قرار المدير الأعلى يحتوي على تعليمات تحكم واحدة، فلن يتم اعتبار المستند نفسه ككل بمثابة تحكم.
إذا لم يكن لديك نظام إلكتروني لإدارة المستندات، فإننا نوصي بالاحتفاظ بمجلة التسجيل ليس في شكل ورقي، ولكن على الأقل جدولفي MS Excel أو MS Access. إذا كنت بحاجة إلى التحكم في عدة أوامر صادرة بموجب مستند واحد، فيمكنك إدخالها في الجدول كأسطر منفصلة:
- في أولها تقوم بملء جميع الحقول،
- وفي جميع الأعمدة اللاحقة، تكرر فقط الرقم الوارد وتاريخ استلام المستند (للتعرف عليه)، وكذلك ملء تلك الأعمدة التي تحتوي على معلومات فردية حول الأمر الصادر وتنفيذه.
سيكون تنفيذ وظائف التحكم بواسطة خدمة DOU أقل عبئًا إذا تم إدخال المعلومات المتعلقة بتنفيذ الأوامر في الوقت المناسب، حيث تتم معالجة المستندات الواردة والصادرة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتسجيل مستند صادر، وهو أيضًا خطاب استجابة لبعض المستندات الواردة، فلا تكن كسولًا وأدخل المعلومات في مواد التسجيل الخاصة بالرسالة الواردة، وإذا أمكن، قم بإزالتها من السيطرة.
تتم إزالة الوثيقة من السيطرة فقط بواسطة وحدة التحكم. يطلب المقاول، بعد الإبلاغ عن تنفيذ المستند، فقط إزالته من السيطرة (انظر العلامة رقم 3 على الرسالة الواردة من المثال 9). يمكن للموظفين الآخرين أيضًا أن "يطلبوا" القيام بذلك إذا "لاحظوا" حدوث تغيير في الموقف.
بعد إزالة المستند من المراقبة، يتم استبدال علامة التحكم في مواد التسجيل بعلامة "تمت إزالته من المراقبة": في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، تفقد العلامة لونها الساطع (الأحمر غالبًا)، وفي سجل التسجيل تكون العلامة يمكن ببساطة شطب الرسالة الساطعة. علامة التحكم الموضوعة على المستند نفسه لا تتغير (في مثالنا 9، هذا هو ختم "التحكم"، ولم يتم شطبه).
في هذه اللحظة، يمكن ضبط المستند على حالة جديدة - "تم التنفيذ. تمت إزالته من السيطرة."
تشكيل الوثائق في الحالات
يتم تشكيل الرسائل الواردة المنفذة في العمل المكتبي إلى حالات وفق المعايير التالية:
- وفقًا لمحتوى (موضوع) المستندات (على سبيل المثال، يتم تجميع المراسلات المتعلقة بإرسال/استلام التقارير في ملف واحد)؛
- جغرافيًا (يتم تجميع المستندات الواردة/المرسلة من منطقة واحدة في ملف واحد)؛
- على أساس المراسل (يتم تشكيل المراسلات مع مراسل واحد في ملف واحد)، وهكذا.
لا يجوز إنشاء حالات بالأسماء "الواردة" و"الصادرة" إلا إذا كانت بين المستندات التي تم إنشاؤها فيها أشياء مختلفة، سيتم إنشاء اتصال وثيق. على سبيل المثال، يجب أن يشير المستند الوارد إلى رقم وتاريخ مستند الرد، وكذلك رقم الدعوى المرفوعة فيها. بالضبط نفس المعلومات يجب أن تكون موجودة في مواد التسجيل. خلاف ذلك، سيتعين عليك البحث لفترة طويلة إما عن خطاب طلب أو إجابة عليه.
قد يكون رقم القضية حسب التسمية التي سيتم تقديم المستند إليها بعد التنفيذ جزءًا من رقم تسجيلها. وينطبق هذا بالتساوي على كل من الرقم الذي عينه مؤلف المستند والرقم الوارد الذي عينه مستلم الرسالة.
يقوم الكاتب بالكتابة المناسبة على الوثيقة: "للملف رقم 01-15"، ويتم نقل نفس المعلومات إلى مواد التسجيل (انظر في المثال 9، العمود الخامس عشر الأخير من دفتر اليومية والعلامة رقم 4 على خطاب وارد).
غالبًا ما يتم إعداد أنواع مختلفة من التقارير التحليلية للتعامل مع المراسلات الواردة:
- تقرير عن مراقبة تنفيذ الوثائق (يتم توفير المؤشرات الكمية والنوعية)؛
- تقارير عن عدد الوثائق الواردة بشكل عام وحسب الأقسام الهيكلية؛
- تقارير حول موضوع المستندات الواردة أو حول المناطق التي تتم معها المراسلات، وما إلى ذلك.
لذلك، فإن أشكال العمل القديمة مع المستندات الموجودة على الورق اليوم تتلاشى في الخلفية، مما يفسح المجال لإدارة المستندات الإلكترونية. يظل نموذج تسجيل المجلة حيًا فقط في المؤسسات السرية بشكل خاص، ويتم احتلال مكانه في العمليات المكتبية بثقة من خلال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية و"مقبس جميع المهن" MS Excel.
إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه
سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.
وثائق مماثلة
خطاب العمل كشكل من أشكال المراسلات الرسمية. استخدام خطاب شكر للاعتراف بحقيقة أو إجراء أو موقف حدث. أكثر أنواع الرسائل التجارية شيوعًا. استخدام شكوى للتعبير عن شكاوى حول خدمة ما.
الملخص، أضيف في 11/03/2014
جوهر وأهداف ومحتوى الأنشطة التجارية في تجارة التجزئة. الأنشطة التجارية لمؤسسة البيع بالتجزئة كهدف للإدارة. منهجية تحليل فعالية نظام إدارة النشاط التجاري للمؤسسة.
أطروحة، أضيفت في 19/03/2012
جوهر النشاط التجاري لمؤسسة المبيعات. داخلي و بيئة خارجيةالشركات. تحليل أنشطة المبيعات التجارية لشركة KSUP "Teplichnoe". - تدابير لتكثيف الأنشطة التجارية لبيع المنتجات الزراعية.
أطروحة، أضيفت في 12/12/2007
جوهر وأهمية النشاط التجاري. خدمات تجارية. الاتجاهات الحديثةفي عمل الخدمات التجارية للمؤسسة. تحليل أنشطة الخدمة التجارية لشركة JSC "Sparkling Wines". تحسين تنظيم العمل التجاري.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 01/06/2004
النظر في مفهوم وأنواع صورة قائد الهيكل التجاري؛ الآليات النفسيةتشكيلها: تأثير الهالة، والحاجة المهيمنة، والامتثال للتصورات النمطية. صورة القائد المثالي للهيكل التجاري.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 31/08/2013
مفهوم وميزات التنبؤ بالنشاط التجاري للمؤسسة في الظروف الحديثة. تحليل تنظيم الأنشطة التجارية في المؤسسة صناعة الألعاب Vegas-Azart LLC، توصيات لتحسين استراتيجية التطوير الخاصة بها.
أطروحة، أضيفت في 20/06/2010
مفهوم النشاط التجاري للمؤسسة وخصائصه وميزات تنفيذه في اقتصاد السوق الحديث. محتوى وهيكل خطة العمل وأسباب إعدادها والغرض منها ومراحل التطوير والمكونات الرئيسية.
تمت إضافة الاختبار في 15/04/2010
جوهر وأهداف العمل التجاري. مفهوم تطوير التعاون الاستهلاكي الاتحاد الروسي. التجارة الإلكترونية خصائصها وآفاقها مزيد من التطوير. الطرق الرئيسية لتحسين العمل التجاري في المؤسسة.
تمت إضافة الدورة التدريبية في 25/03/2011
اسم عام لمجموعة كبيرة من وثائق الإدارة التي تكون بمثابة وسيلة للتواصل مع المؤسسات والأفراد، وتوصيل شيء ما، والإخطار بشيء ما.
تُستخدم الرسائل الرسمية لحل العديد من المشكلات التشغيلية الناشئة في أنشطة الإدارة، ومن هنا تنوع محتوى الرسائل: الطلبات والإخطارات والدعوات والمطالبات والتغييرات والتوضيحات والمهام والرسائل والتوضيحات والتذكيرات والتأكيدات والتوصيات والمقترحات والتعليقات ، طلبات، متطلبات، الخ.
وبما أن خطابات الخدمة تعمل كحلقة وصل بين المؤسسات والمؤسسات والمنظمات، فإنها تشغل ما يصل إلى 80٪ من الوثائق الواردة والصادرة للمؤسسة. لذلك، في محاولة لتقليل تدفق المستندات، يجب عليك أولاً الانتباه إلى صلاحية إعداد هذه المجموعة من المستندات. يجب كتابة الخطاب فقط في الحالات التي يكون فيها من المستحيل حل المشكلة من خلال التواصل الشفهي (حل المشكلة عبر الهاتف أو في محادثة شخصية). 79
يجب أن يكون نص الرسالة الرسمية بسيطا، أي. تغطية قضية واحدة. لن يؤدي ذلك إلى تبسيط العمليات الفنية لمعالجة الرسالة في المؤسسة المتلقية (التسجيل والمراقبة والإيداع في المقام الأول) فحسب، بل سيؤدي أيضًا إلى تسريع تنفيذ المستند، لأنه إذا كانت هناك عدة أسئلة في الرسالة، فسيتم عمل نسخة أو يتم تحديد ترتيب تنفيذ الأسئلة. لذلك، إذا كانت هناك حاجة إلى حل العديد من المشكلات مع مرسل إليه واحد، فيجب إعداد وثيقة منفصلة لكل منها. ولا يتم ذكر عدة مسائل في حرف واحد إلا إذا كانت مترابطة.
يتكون نص الرسالة، كقاعدة عامة، من جزأين. يحدد الجزء الأول الدوافع التي دفعت إلى صياغة الوثيقة، ويمكن أيضًا الإشارة إلى قرارات السلطات العليا التي كانت بمثابة الأساس لصياغة الوثيقة. الرسالة. ويحدد الجزء الثاني الجزء الرئيسي من الوثيقة التي تم إعدادها من أجلها: الاستنتاجات والطلبات والمقترحات والتعليقات وما إلى ذلك. بالنظر إلى النمو المستمر في حجم المعلومات التي يجب على موظفي الإدارة التعرف عليها، من أجل تعزيز إدراك المعلومات الواردة في الرسالة، يمكن التوصية بتغيير الترتيب التقليدي لعرض نص الرسالة و ابدأها بجوهر المسألة، واضعاً الأدلة والحجج في الجزء الثاني.
قد تتكون الرسائل المتعلقة بالقضايا البسيطة التي تمت مناقشتها مسبقًا من جزء رئيسي واحد، دون شرح.
على سبيل المثال: "نطلب منكم تخصيص 15 جهاز كمبيوتر لمسابقة مشغلي الكمبيوتر".
الغرض الرئيسي من خطاب الخدمة هو التشجيع لالعمل، إقناع، إظهار، شرح. ويتحقق ذلك من خلال وضوح النص ووضوحه وإيجازه. يجب أن تعكس الكلمات المعنى بدقة. الإسهاب يجعل من الصعب تسليط الضوء على جوهر الوثيقة.
ويجب أن تكون الحقائق المقدمة موضوعية ومؤكدة وأن تكون البيانات الرقمية دقيقة. يجب أن تكون لهجة الرسالة محايدة.
ينص GOST R 6.30-97 على ما يلي: "تُستخدم أشكال العرض التالية في الرسائل:
ضمير المخاطب بصيغة الجمع ("يرجى الإرسال"، "الإشارة للنظر فيها")؛
أول شخص صيغة المفرد("أعتبر ذلك ضروريًا"، "يرجى تسليط الضوء عليه")؛
من ضمير الغائب المفرد ("الوزارة لا تعترض"، "VNIIDAD تعتبر ذلك ممكنًا")."*
يمكن التعبير عن احترام المرسل إليه بعبارات ظرفية مثل:
"بعد دراسة مقترحاتكم بعناية..."، "بعد دراسة تعليقاتكم بعناية...".
على الرغم من تنوع القضايا التي تنعكس في الرسائل، يتم استخدام مجموعة محدودة من العبارات والتعابير الأولية والنهائية لتبرير الإجراءات: "على سبيل التبادل..."، "استثناءً..."، "فيما يتعلق..."، "وفقًا لـ..."" وما إلى ذلك وهلم جرا.
يتم أيضًا صياغة أسباب اتخاذ القرارات باستخدام العبارات التشاركية: «يعتبر» «يعتبر» «يعتبر» «يعتبر» «يعتبر» «يهتدي»إلخ.
وبما أن الرسالة موضوعة على نموذج، فلا ينبغي أن يبدأ نصها باسم المؤسسة المؤلفة؛ فهو مدرج بالفعل في النموذج نفسه.
يتم إصدار الرسائل على ترويسة خاصة. بالإضافة إلى النص، يجب على مؤلف الوثيقة صياغة عنوان الرسالة (بتنسيق A4)، والإجابة على السؤال "حول ماذا"، والإشارة إلى المرسل إليه، والمنصب، واللقب والأحرف الأولى من الموقع، ولقبه، واسمه الأول والعائل ورقم الهاتف (تفاصيل المترجم)، تحقق من توفر المرفقات (إذا كانت موجودة). 80
إذا تم إرسال الرسالة إلى أكثر من 4 عناوين، فإن منشئها ملزم بتقديم قائمة للبريد.
تنقسم الرسائل المرسلة من المؤسسة إلى مجموعتين - استباقيو إجابة.إذا كانت الرسالة عبارة عن رد، يشير المنشئ إلى تاريخ ورقم وثيقة المبادرة التي يرد عليها. يتم نقل هذه التفاصيل إلى النموذج من خطاب المبادرة عند الانتهاء من خطاب الرد. عند كتابة خطاب، يسترشد الكاتب بالقسم ذي الصلة من GOST.
وبحسب طبيعة المعلومات تنقسم الحروف إلى عدد كبير من الأصناف.
تغطية الحرف- وثيقة يتم إعدادها بشكل متكرر لإعلام المرسل إليه بأن المستندات المرفقة بالرسالة قد تم إرسالها إليه. يعد إعداد خطاب تقديمي مقبولًا إذا كان من الضروري توضيح أو إضافة شيء ما إلى المستندات المرفقة: حدد الموعد النهائي، واشرح سبب التأخير، ووضح النقاط الصعبة، وما إلى ذلك. يتم أيضًا إعداد خطاب التقديم إذا لم يكن المستند المرسل يحتوي على جزء عنونة (على سبيل المثال، عند إرسال مستندات تنظيمية أو تنظيمية أو إدارية)، أو إذا كان من الضروري تسجيل قائمة بالعديد من المستندات المرسلة. تبدأ الحروف من هذا النوع بالكلمات: "نرسل"، "نتقدم"، "نعود"، "مرفق""وما إلى ذلك، ثم تتم الإشارة إلى العناوين وخصائص البحث (التاريخ والرقم) للمستند المرسل. عادةً ما يكون نص خطاب التقديم قصيرًا جدًا، ويناسب تنسيق A5 ولا يحتوي على عنوان مستقل. على سبيل المثال:
في جميع الحالات الأخرى، عندما لا يحتوي خطاب التقديم على أي معلومات، فسيكون غير ضروري ولا ينبغي إعداده.
تدعو رسائل الدعوة المرسل إليه إلى المشاركة في أي حدث مستمر. ويمكن توجيهها إلى أفراد ومؤسسات محددة. في كثير من الأحيان تبدأ هذه الحروف بالكلمات "نحن ندعوك"أو "نطلب منك المشاركة."
وهي تكشف طبيعة الحدث، وتشير إلى توقيت وشروط المشاركة فيه.
على سبيل المثال: 81
بريد المعلومات- إبلاغ المرسل إليه بأي حقيقة أو حدث. في أغلب الأحيان، بمساعدة رسائل المعلومات، يقومون بالترويج لأنشطة أي منظمات أو منتجاتها أو الأدبيات المنشورة. على سبيل المثال:
انتشر هذا النوع من الرسائل على نطاق واسع مع إنشاء منظمات الدعم الذاتي والتعاونية. والغرض منه هو تشجيع المتلقي على الاستفادة من الخدمات المقدمة. نص الرسائل محدد وواضح ومليء بالمعلومات. تشير هذه الرسائل بشكل منفصل إلى عنوان أو رقم هاتف المنظمة المؤلفة. فيما يلي مثال لكيفية تنسيق خطاب إعلاني. 82
خطاب الإخطارأسلوبها قريب من رسائل الدعوة ورسائل المعلومات. يتم تجميعها لمرسل إليه محدد وغالبًا ما تكون استجابة لطلب. يبدأ بالكلمات: "سوف نبلغكم." "نبلغكم" "نبلغكم"الخ، ثم يتم ذكر أي حقائق. على سبيل المثال:
إذا كانت هذه الرسالة موجهة إلى شخص معين، فإنها تشير إلى الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للشخص الذي تم إرسالها إليه.
رسالة تأكيد- يحتوي على رسالة حول استلام أي شحنة (رسالة، برقية، تحويل، طرد، بضائع، أشياء ثمينة، وما إلى ذلك)، والتي تظل وثيقة تم إعدادها مسبقًا سارية المفعول (على سبيل المثال، اتفاقية، تعليمات، وما إلى ذلك) . يمكن للرسالة تأكيد أي حقيقة أو إجراء أو محادثة هاتفية. يبدأ هذا النوع من الكتابة بكلمات مشتقة من الفعل "يؤكد". على سبيل المثال: 83
إرسال مثل هذه الرسائل هو جزء إلزامي علاقات عمل. يتيح توقيت إرسالها للمرسل إليه إزالة المشكلة من السيطرة وإلغاء إرسال رسائل تذكير إليه.
رسالة تذكير- يحتوي على إشارة إلى اقتراب أو انتهاء الموعد النهائي للوفاء بأي التزام أو حدث. يمكن أن تكون مثل هذه الرسالة موجزة بشكل خاص وتحتوي على جزء أخير.
يبدأ هذا النوع من الحروف عادةً بالكلمة "تذكير"، على سبيل المثال،
خطاب الضمان- وثيقة تضمن الوفاء بالالتزامات المنصوص عليها فيها. في ذلك، يُضمن للمرسل إليه عادة الدفع أو توفير شيء ما (مكان عمل، بحث، وما إلى ذلك). تتمتع هذه الرسائل بوظيفة قانونية عالية، لذا يجب أن يكون عرض النص واضحًا ودقيقًا للغاية.
على سبيل المثال:
عادة ما تحتوي خطابات الضمان على توقيعين (المدير والمحاسب) ويتم ختمها.
رسائل المبادرة -هذه هي الرسائل التي تتطلب الرد. فئة كبيرة من هذه الرسائل تعبر عن طلب (اقتراح، طلب) إلى المرسل إليه لحل أي مشاكل. هذا هو النوع الأكثر شيوعا من الرسائل، وموضوعه لا يقتصر. ومع ذلك، فإن طبيعتها تفترض إمكانية التوصل إلى حل إيجابي أو سلبي للسؤال المطروح. على سبيل المثال: 84
رسائل الرد- تعتمد في محتواها على رسائل المبادرة، حيث أن موضوع نصها قد تم تحديده بالفعل ويبقى توضيح طبيعة حل السؤال المطروح في خطاب المبادرة: قبول الاقتراح أو رفضه، استيفاء الطلب. وينبغي أن تكون الإجابة دائما في شكل محدد وواضح: ما إذا كان من الممكن تلبية جميع الطلبات، وإلى أي مدى، وفي أي إطار زمني. إذا كانت الرسالة تحتوي على رفض، فيجب أن تكون مسببة بشكل جيد. على سبيل المثال:
23. إعداد المستندات الشخصية (السيرة الذاتية، السيرة الذاتية، البيانات، التوكيل، الإيصال)
إحدى السمات الرئيسية لرسائل الأعمال هي أسلوب ولغة كتابتها.
أسلوب العمل الرسمي هو أسلوب يخدم مجالات النشاط القانونية والإدارية العامة. يتم استخدامه عند كتابة المستندات وأوراق العمل والرسائل المؤسسات الحكومية، المحكمة، وكذلك في أنواع مختلفةالتواصل الشفهي التجاري. يتميز باستقراره وعزلته النسبيين. أسلوب العمل الرسمي هو أسلوب الوثائق من مختلف الأنواع: المعاهدات الدولية، وقوانين الدولة، والقوانين القانونية، واللوائح، والمواثيق، والتعليمات، والمراسلات الرسمية، وأوراق العمل، وما إلى ذلك.
من سمات لغة وأسلوب الأوراق الرسمية استخدام تعبيرات لغوية مستقرة (قالب، موحدة)، مما يجعل من الممكن أن تعكس المواقف المتكررة بانتظام للاتصالات التجارية بدرجة عالية من الدقة.
متطلبات اللغة وأسلوب المستندات:
1. عدم غموض الكلمات والمصطلحات المستخدمة.
2. لهجة العرض المحايدة.
3. الامتثال للمعايير المعجمية والنحوية والأسلوبية التي تضمن دقة ووضوح العرض؛
4. الكفاية الدلالية وإيجاز النص.
المجموعات الرئيسية لأهداف الاتصال (المعرفية والعملية والمعرفية العملية) متأصلة بنفس القدر المراسلات التجارية. وفي المراسلات التجارية، تتوافق رسائل الاستفسار أو رسائل الرد مع الأغراض المعرفية. إلى الرسائل التجارية من اهداف عمليةيشير إلى خطاب العرض.
تقوم المراسلات التجارية بإضفاء الطابع الرسمي على المعاملة التجارية وتسجيلها وإبرامها وتنفيذها، وتسبق إبرام العقد وتحتوي على وثائق تنظم تقدم تنفيذه.
يجب أن تتميز نبرة الرسالة بالأدب والدقة - وهي صفات متأصلة في المراسلات التجارية. الرسائل المرسلة رجال الدولةويجب أن يكون للمسؤولين لهجة أكثر رسمية واحترامًا من خطابات العمل العادية. يجب أن يستخدم العنوان والعنوان الموجود على الظرف والتحية والعبارة الختامية (بما يتوافق مع التحية) عناوين رسمية مقبولة بشكل عام خاصة بكل بلد وكل فئة من المسؤولين.
خاصية توحيد اللغة مستندات رسمية يتكون من تشكيل نظام من نماذج اللغة القياسية التي تعكس المواقف النموذجية للاتصالات التجارية. في الوقت نفسه، "يُفهم النموذج على أنه بناء منطقي ونحوي يغطي أكبر عدد ممكن من المواقف الإدارية."
العامل الأكثر أهمية من وجهة نظر مواقف الاتصال الكتابية هو عامل الهدف، لأنه هدف أداء فعل الكلام الذي يحدد نوع وأسلوب المستند الذي يتم إنشاؤه.
الهدف الذي يحدده بادئ الاتصالات التجارية لنفسه لا يتم تحديده فقط من خلال اختيار نماذج اللغة، ولكن قبل كل شيء، من خلال النوع الموضوعي والوظيفي لورقة الأعمال.
| هدف | نوع الوثيقة | نماذج اللغة |
| إبلاغ | مذكرة الخدمة، خطاب التغطية، خطاب الرسالة، الخ. | نرسل لكم طلباتكم... نحيطكم علماً بذلك... نحيطكم علماً بذلك... نحيطكم علماً بذلك... |
| الإغراء | أمر، تعليمات، تعليمات، الخ. | الأمر بإجراء تحقيق في الواقعة...البدء بالتنفيذ...إيجاد فرص إضافية ل... |
| بدء العلاقات والحفاظ عليها | خطاب الضمان | نحن نضمن أن... الشركة... تضمن... |
| خطاب طلب | نطلب منكم...أحثكم على حل الموضوع...نود إشراككم...يرجى إعلامنا... | |
| التعبير عن التحذير والطلب والرفض | خطاب دعوة | اقبل دعوتنا... اسمح لي بدعوتك... سنكون ممتنين للغاية لمشاركتك في... |
| رسالة تذكير | نذكركم بأن...نعلمكم مرة أخرى... | |
| خطاب الطلب | نحن نرفع دعوى ضد... نرفع دعوى رسميًا إليك من أجل... | |
| خطاب الرد | لقد تم رفض عرضك بسبب الأسباب التالية... لسوء الحظ، لا يمكننا الرد بشكل إيجابي على اقتراحك ل... |
وبالتالي، يتم تنفيذ جميع الجوانب الدلالية للوثيقة في شكل نماذج منطقية مستقرة. ونتيجة لذلك، فإن عملية إعداد ورقة رسمية تقتصر على الجمع بين نماذج اللغة القياسية في تسلسل منطقي معين.
