بيت اللسان المغلفة كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ أنواع وهيكل خطاب العمل. المراسلات بين الطرفين

اللسان المغلفة

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ أنواع وهيكل خطاب العمل. المراسلات بين الطرفين

يُلزم القانون المدني للاتحاد الروسي مفتشي الضرائب بالتحقق من صحة المعلومات الواردة في المستندات المقدمة لتسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة. ومن بين أمور أخرى، يجب عليهم التحقق من العنوان القانوني للمنظمة التي يتم إنشاؤها. ولتبسيط هذه المهمة، يطلب موظفو سلطة التسجيل خطاب ضمان من مقدم الطلب إلى العنوان القانوني.

خطاب الضمان لتسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة

بموجب نص هذه الرسالة والتوقيع، يضمن كيان قانوني أو فرد أنه مستعد لتأجير العقار الذي يملكه. من الناحية القانونيةالمنطقة بمجرد أن تمر شركة ذات مسؤولية محدودة بتسجيل الدولة. يضمن المالك أيضًا أن المبنى ملك له بموجب القانون، ومن خلال إبرام عقد إيجار، فإنه لا ينتهك مصالح الأطراف الثالثة. ومرفق بالرسالة نسخة من شهادة تسجيل الدولةملكية.

لا يجب أن تكون مساحة المكتب مساحة مكتبية. يُسمح باستخدام عنوان مقر الإنتاج (مستودع، ورشة عمل) كعنوان قانوني، إذا كان ذلك فقط وكالة تنفيذيةيمكن بالفعل أن تكون الشركة ذات المسؤولية المحدودة موجودة هناك إذا كانت تضمن استلام المراسلات المرسلة إلى الشركة ذات المسؤولية المحدودة دون عوائق. إذا حاول مقدم الطلب تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة في المرآب، فقد يكون لدى سلطة التسجيل مطالبات - يجب إثبات حقيقة ترتيب المكتب.

في حالة "شراء" عنوان قانوني، يجب عليك توخي الحذر. اعتمد فقط على شركة ذات سمعة طيبة، وإلا فإنك تخاطر برفض التسجيل. قد يتحول "مكتبك" إلى مكان للتسجيل الجماعي للشركات أو الآثار أو المباني قيد الإنشاء، وحدة عسكريةأو عيادة. يحدث أن العنوان غير موجود على هذا النحو. سيكون من الجيد التحقق مرة أخرى من كل شيء.

إذا كان العنوان الموجود في شهادة الملكية وخطاب الضمان مختلفًا قليلاً، في وثائق تسجيل الشركة ذات المسؤولية المحدودة، قم بالإشارة إلى العنوان الموجود في الرسالة، لأنه سيظهر في عقد الإيجار.

خطاب الضمان ليس من بين المستندات المطلوبة لتسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة، ولكن غيابه قد يؤدي إلى رفض التسجيل. مالك فاشل الأعمال التجارية الخاصةيمكنه الدفاع عن قضيته في المحكمة، حيث ستثبت السلطات الضريبية أنه لم تتح لها الفرصة للتحقق من دقة العنوان القانوني. في الواقع، لا تعتبر الجلسة العامة لمحكمة التحكيم العليا غياب خطاب الضمان دليلاً على عدم موثوقية العنوان القانوني. ومع ذلك، فإن أي إجراءات قانونية هي إجراء غير سارة، وأكثر من ذلك في الخطوة الأولى نحو عملك الخاص. لذلك، نوصي بتنزيل نموذج خطاب الضمان على العنوان القانوني، وإعداد المستند وتقديمه مع طلب تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة.

يمكنك العثور على عينة حالية من خطاب الضمان لتوفير عنوان قانوني على موقعنا الإلكتروني.

لا يشترط أن يكون خطاب الضمان مصدقًا من كاتب العدل. يكفي أن يؤكد المالك حقيقة الاتفاقية الحالية محادثة هاتفيةمع أحد موظفي سلطة التسجيل.

خطاب ضمان من كيان قانوني

أما بالنسبة لمحتوى الرسالة، فلا يوجد نموذج واحد لخطاب ضمان لتوفير العنوان. يمكنك استخدام العينة الخاصة بنا، مع الحفاظ على منطق الوثيقة وعدم نسيان الإشارة إلى المعلومات المطلوبة، مثل:

في "الرأس" - تفاصيل المؤجر واسم دائرة الضرائب الفيدرالية حيث من المفترض أن يتم تسجيل الشركة؛
العنوان التفصيلي ومساحة المبنى المستأجر وخصائصه - كما سيتم تحديدها في عقد الإيجار؛
اسم رئيس الشركة ذات المسؤولية المحدودة التي يتم إنشاؤها واسم شركته؛
تأكيد الاستعداد لنقل المبنى للاستخدام بموجب عقد الإيجار.

ليس من الضروري الإشارة إلى التاريخ في خطاب الضمان لتسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة. يمكنك الإشارة إليه، لكن لا يهم - خطاب الضمان ليس له تاريخ انتهاء الصلاحية.

يرجى ملاحظة: في خطاب الضمان، ينص المالك على أنه سيبرم عقد إيجار مع رئيس الشركة ذات المسؤولية المحدودة عندما يتم تسجيل الشركة ذات المسؤولية المحدودة، لكنه غير ملزم بالقيام بذلك. وبخطاب ضمان، يشهد أنه ليس لديه أي شيء ضد حقيقة أنه سيتم تسجيل كيان قانوني محدد على عنوان العقار الذي يملكه. في النهاية، الدخول في اتفاقية أو التخلي عن هذه الفكرة هو الاختيار الحر للمالك، وخطاب الضمان ليس مرسومًا له. لذلك، إذا كنت تريد التأكد من أن الأمتار المربعة ستبقى ملكك، فقم بإعداد اتفاقية مبدئية مع المالك.

كل هذا يعمل في الجانب المعاكس: لا يلزم رئيس الشركة ذات المسؤولية المحدودة، بناءً على تسجيل الشركة، باستئجار مكتب من الشخص الذي قدم خطاب ضمان للإيجار عند تسجيل الشركة ذات المسؤولية المحدودة. إذا رفضت الاتفاقيات الأولية، فسيتعين عليك إخطار مصلحة الضرائب بتغيير العنوان القانوني. ويتم ذلك في النموذج P13001 أو P14001. يتم استخدام الأول إذا تم الإشارة إلى العنوان القانوني في الميثاق، مما يعني أنه مع تغييره سيتعين تعديل نص الميثاق. النموذج الثاني مناسب للشركات ذات المسؤولية المحدودة التي لا يفقد ميثاقها أهميته بعد تغيير العنوان القانوني.

خطاب ضمان إلى عنوان قانوني من فرد

إذا كنت تقوم بتسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة في عنوان منزل المدير، فلن تحتاج إلى خطاب ضمان لتسجيل العنوان القانوني. في هذه الحالة، ستكون الموافقة مطلوبة من مالك المبنى، وربما الأشخاص الآخرين المسجلين فيه. تحقق من المتطلبات مع مكتب التفتيش الذي تخطط للتسجيل فيه.

يعد خطاب الضمان إلى العنوان القانوني من فرد ضروريًا في الحالة التي يكون فيها مالك المبنى المؤجر لمنظمة ما فردًا. تم تنسيقه بشكل مشابه لرسالة من كيان قانوني. فقط تفاصيل الشركة لن تظهر هنا بعد الآن. فقط اللقب والاسم واللقب للمواطن، وموافقته على تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة كذا وكذا في عنوان كذا وكذا، والتأكيد على أنه المالك، وأنه لا ينتهك مصالح الدولة والأطراف الثالثة من خلال إبرام عقد عقد الإيجار، وهكذا.

ومن المثير للاهتمام أن مالك المبنى غير السكني له الحق في إصدار خطاب ضمان لنفسه إذا كان يعمل كمؤسس لشركة ذات مسؤولية محدودة ويريد استخدام المبنى الذي يملكه كعنوان قانوني. يتم إعداد مثل هذا الخطاب كضمان إيجار يمنحه فرد لكيان قانوني. لن يتم الخلط بين سلطة التسجيل من خلال تطابق اسم رئيس الشركة ذات المسؤولية المحدودة والمؤجر.

يجب أن يكون كل من يعمل كمؤجر مستعدًا للاتصال به من قبل أحد موظفي سلطة التسجيل باستخدام رقم الاتصال المشار إليه في خطاب الضمان. هذا الإجراء العاديلأن الموظف الذي قبل مستندات تسجيل شركة ذات مسؤولية محدودة يحتاج إلى التأكد من صحة المعلومات المقدمة. إذا لم يكن المالك متاحًا أو لم يستجب، فهناك احتمال ألا يتم تسجيل الشركة ذات المسؤولية المحدودة، مع اعتبار خطاب الضمان غير صالح.

خطاب ضمان للدفع (عينة) سبب الحاجة إلى المستند وكيفية إعداده بشكل صحيح وعينات من كتابة خطاب ضمان لسداد الديون وأداء العمل

ما هو خطاب الضمان وكيفية كتابته بشكل صحيح نماذج من كتابة خطاب الضمان. خطاب الضمان هو وثيقة تؤكد نوايا أحد الطرفين للقيام بأعمال معينة لصالح الطرف الآخر أو، على سبيل المثال، نية الالتزام بأي شروط فيما يتعلق بالطرف الآخر. إن خطاب الضمان المكتوب بكفاءة هو مفتاح ثقتك في تنفيذه.

(انقر للفتح)

خطاب الضمان - ما هو؟

خطاب ضمان الدفع (عينة)- هذه في المقام الأول وثيقة تحتوي على ضمان تنفيذ الالتزامات التي يتحملها أحد الطرفين تجاه الطرف الآخر. قد تكون هذه الالتزامات توفير أي خدمات أو أداء أنواع مختلفةالعمل وسداد الديون وما إلى ذلك.

النوع الأكثر شيوعًا لخطابات الضمان هو خطاب الضمان لسداد الديون.

الوثيقة المعدة بشكل صحيح هي ضمان تنفيذها

لكي يتم إعداد خطاب الضمان بكفاءة وبشكل صحيح، يجب عليك الالتزام بالتوصيات التالية:

أسلوب الكتابة المناسب – عند كتابة رسالة يجب عليك الالتزام بها أسلوب العمللأن خطاب الضمان هو في المقام الأول وثيقة.
النفعية والإيجاز - لا ينبغي أن تكتب كثيرًا، سيكون كافيًا أن تحدد بإيجاز وإيجاز ما هو مطلوب.
الخصوصية - استبعاد الكلمات التي تحمل عدم اليقين؛ يجدر صياغة الجمل بشكل واضح، باستخدام كلمات مثل، على سبيل المثال، نحن نضمن، نحن نتعهد.
اليقين والوضوح - يجب أن يكون نص خطاب الضمان واضحًا وبسيطًا.
التهجئة و أخطاء علامات الترقيمفي رسالة.

يجب أن تحتوي خطابات الضمان نيابة عن كيان قانوني دائمًا على التفاصيل الضرورية وتوقيع المدير.

التفاصيل الإلزامية للكيان القانوني:

اسم المنظمة وتفاصيلها
تفاصيل الاتصال المطلوبة
جوهر الاستئناف في الرسالة
تاريخ التوقيع
ختم المنظمة، وكذلك توقيع الشخص المسؤول

التفاصيل للأفراد:

تفاصيل جواز السفر وعنوان السكن
جوهر الاستئناف في الرسالة
إمضاء

إعداد الوثيقة

نظرًا لأن القانون لا ينص بوضوح على نموذج لكتابة خطاب ضمان لسداد الديون، وتأكيد إتمام الخدمات والعمل، وعن التوظيف وأنواع أخرى من هذه الرسالة، فإن كتابتها أمر بسيط للغاية.

عند كتابة خطاب ضمان، يجدر النظر فقط في أنه إذا تم إعداد الخطاب نيابة عن، فيجب كتابته على ترويسة كيان قانوني ويحتوي على التفاصيل اللازمة. من الفرد، يمكن كتابة خطاب الضمان بأي شكل مكتوب.

نماذج من كتابة مستندات الضمان

خطاب ضمان لسداد الديون (يجب أن يتم إعداد الوثيقة على ترويسة المنظمة، ويجب أن تكون موقعة من قبل كبير المحاسبين، وكذلك المدير، ويجب أن تكون مثبتة بختم الشركة).

في الأنشطة التجارية والمدنية، غالبا ما يكون من الضروري الاتصال بالمسؤولين.

يجب أن يكون كل طلب كتابيا. يتم إرسال الرسائل الرسمية في مجموعة واسعة من المناسبات. يمكن أن يكون هذا: طلب الدفع، أو طلب تقديم المنتجات بدون دفع، أو المطالبة بسداد الديون، وما إلى ذلك.

إلى المناشدات الرسمية أشكال خاصةلا ينطبق. تشريع الاتحاد الروسييفترض الكتابة الحرة. ولكن إلى جانب ذلك، هناك معايير مقبولة عموما. استخدامها يجعل من الممكن تطبيق الوضع القانوني على الحروف. غياب الشروط الضروريةوالصفات لا تسمح باعتبارها مراسلات رسمية.

لذلك، قبل الاتصال رسميا بالمستلم، تحتاج إلى التعرف على عينات وأمثلة مجانية. ويمكن الحصول عليها باستخدام الروابط الموجودة أسفل هذا المنشور. يمكن أن تكون هذه المقالة التوضيحية بمثابة مساعدة جيدة عند الكتابة.

هيكل وخصائص الرسائل الرسمية

تتم المراسلات الرسمية على أوراق A4. علاوة على ذلك، بالنسبة للشركات (الكيانات القانونية) يتم استخدام ترويسة الشركة. يفترض بالفعل وجود معلومات تعريف التسجيل.

هذا الشرط لا يلغي الحاجة إلى "الحد الأقصى". إنه مكتوب في القطاع الأيمن العلوي من الورقة. يشير إلى اسم المنظمة المتلقية والمسؤول. ومن الممكن أيضًا أن يكتب فيه اسم المؤسسة أو القسم أو المدير أو المرسل.

مقابل اليسار يوجد مكان لعمل العلامات الصادرة والواردة. أنها تحتوي على الرقم والتاريخ والمدينة. وفقا لذلك، يتم تعيين الصادر من قبل المرسل، والوارد - من قبل المتلقي. للمتلقي المتطلبات الضروريةهو مؤشر على الموقف والشخص الذي يقوم بتسجيل الوثيقة.

التالي (أدناه) هو النص نفسه. بالنسبة لبعض الرسائل من الممكن كتابة عنوان (اختياري). يجب الإشارة ضمن النص إلى الاسم الكامل لمنصب الشخص المعتمد، واسم عائلته، واسمه الأول، واسم عائلته، ورقم هاتف الاتصال، وتفاصيل المؤدي (إذا كان متوقعًا). يتم وضع توقيع الشخص المخول مقابل هذه البيانات. يتم اعتماد هذا التوقيع بختم المنظمة المرسلة.

الكلام وطريقة كتابة الرسائل

نظرًا لأن المراسلات الرسمية هي التي يتم النظر فيها، فمن المفترض أن يكون الخطاب عمليًا. أي أن النص يجب ألا يحتوي على أي تعبيرات أدبية (مقارنات، استعارات، استعارات). يجب أن يكون مفهوما أن الشخص الذي تلقى الرسالة على الأرجح ليس لديه الوقت الكافي لقراءة العبارات الأدبية غير الضرورية.

بنية النص رسالة رسميةما يلي مقبول بشكل عام: يتم تقديم جزء المعلومات في البداية. ويصف العلاقة بين المرسل والمتلقي. كذلك في النص من الضروري وصف جوهر المشكلة.

يجب أن يكون الوصف موجزًا ومدعمًا بتواريخ الانتهاء والأرقام والأدلة.

بعد ذلك، من الضروري اقتراح التطوير المطلوب للأحداث التي تهدف إلى حل المشكلة.

يوجد أدناه نموذج قياسي وعينة من الرسالة الرسمية، ويمكن تنزيل نسخة منها مجانًا.

GOST 7.0.8-2013 "نظام معايير المعلومات والمكتبات و نشر. حفظ السجلات والأرشفة. "المصطلحات والتعاريف" جمعت المعاني الأساسية للمفاهيم التي سنستخدمها أكثر:

وجهة- تفاصيل تحتوي على معلومات حول متلقي الوثيقة؛
تفاصيل الوثيقة- عنصر تصميم الوثيقة.

بالإضافة إلى ذلك، عليك الانتباه إلى المصطلح الجديد يصف، والذي يستخدم بنشاط عند العمل مع الوثائق العلمية والتقنية الإلكترونية ويعتبر إلزامي عنصرالدعائموثيقة. تنص قواعد تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" التي وضعتها GOST R 6.30-2003 خيارات مختلفةتصميمه - يتم فيها إضفاء الطابع الرسمي على السمات الرئيسية لـ "المرسل إليه" المطلوبة أو عدم إضفاء الطابع الرسمي عليها بشكل مختلف.

وأخيرا المصطلح وجهةويجب تمييزه عن المفهوم الذي عفا عليه الزمن المرسل إليه، والذي تم ذكره مع ذلك في ملحق قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477) بالمعنى مؤلف، أي. مرسل الوثيقة(وفوق كل شيء حروف).

نظرًا لأن المراسلات تشغل عادةً أكثر من 80٪ من تدفق المستندات في المنظمات، فسننظر في قواعد تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" باستخدام مثال الرسائل الرسمية الرسمية، والتي يتم إعدادها في شكل ورقي وإرسالها إلى المستلم بشكل أساسي عن طريق بريد.

في عملية إجراء المراسلات، يجب على المديرين والموظفين وخدمة إدارة السجلات في المنظمة مراعاة العوامل التالية:

التكنولوجيةمما يعني أن المنظمة سترسل رسالتها عبر مكاتب البريد أو باستخدام خدمات الشركات التي تقوم بتوصيل المراسلات. تعمل هذه الشركات والبريد الروسي كأطراف ثالثة مستقلة أثناء عملية التسليم. عند إنشاء خطاب، يجب أن تأخذ في الاعتبار كيفية إرساله وتعبئته، وأن ترتيب وتسلسل تسجيل سمات العنوان البريدي يتم تحديده بموجب قواعد تقديم الخدمات البريدية، والتي تمت الموافقة عليها بموجب القرارات حكومة الاتحاد الروسي ويتم تحديثها بشكل دوري؛
إداري، لأن قد تحتوي الرسالة على:
- محدد قرار الإدارةأو اقتراح أو تقرير أو مطالبة - يمكن توجيهها إلى منظمة أعلى أو شريك أو عميل متساوٍ؛
- أمر إلزامي أو معياري عمل قانوني، والتي يتم إرسالها إلى المنظمات التابعة للتنفيذ أو المعلومات.
  وهذا يعني أن الغرض من إنشاء الوثيقة ومحتواها، ومكانة منظمة المؤلف في نظام الإدارة والعلاقة مع متلقي الرسالة تؤثر على تصميم "المرسل إليه" المطلوب. بالإضافة إلى ذلك، يجب إرسال الرسالة إلى النقطة (المنظمة، الرسمية، المتخصصة، الوحدة الهيكلية) حيث توجد سلطة حل المشكلة المنصوص عليها في الوثيقة، نهائيًا وعلى أساس موضوعي. إذا كان لديك عدة أسئلة/إقتراحات لهذه المنظمة غير مرتبطة ببعضها البعض وحلها يقع ضمن الإختصاص أشخاص مختلفينفمن الأفضل أن تكتب رسالة منفصلة لكل "مستلم نهائي". وإذا كنت لا تعرف من سيتم تكليفه بالعمل على أسئلتك، يمكنك وضعها في رسالة موجهة إليه المدير العامأو توجيهها بشكل عام إلى المنظمة؛
عامل الآداب– ضرورة الالتزام بقواعد الأدب المقبولة مع مراعاة الموقف المحدد علاقات عمل، حالة وموقع المرسل إليه (قانوني أو فردي، منظمة متفوقة أو تابعة، يتم إرسال الرسالة لأول مرة أو إلى مراسل دائم، وما إلى ذلك).

نموذج خطاب المنظمة

لإجراء المراسلات، تقوم كل منظمة تقريبًا بتطوير نموذج خطاب خاص بها والموافقة عليه. يمكن العثور على تكوين تفاصيله وأمثلة التصميم:

في GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق" (الأشكال ب.2 - ب.4) و
تمت الموافقة على التوصيات المنهجية لتطوير تعليمات العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية. بأمر من روزارخيف بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 (الفقرة 3.3.1 مع الملاحق).
المنظمات تدفع اهتمام كبيرتطوير نموذج خطاب وحتى تضمينه في كتاب بأسلوب "الشركة"، وهو أمر عادل تمامًا، لأنه إنه "وجه" كيان قانوني، ويشكل صورة كاتب الرسالة والانطباع عنه. لكن الأمر لا يتعلق فقط بجودة الورق وألوان الطلاء المستخدمة في صنع الشكل. يوضح النموذج اسم المنظمة الكامل والمختصر وشكلها التنظيمي والقانوني وتبعيتها. الشيء الأكثر أهمية هو التأكد من تنسيق المعلومات المتعلقة بالمؤلف المشار إليها بشكل صحيح، سرد جميع طرق الاتصال بالمؤلف. في بيئة خارجيةوهذا ينقل علامات الاستقرار والرغبة في الاتصال والانفتاح و"حسن النية" للمنظمة.

يمكن أن يكون موقع التفاصيل في النموذج:

طولية(كما في المثال 1) أو
ركن:
- تركزت(كما في المثال 2) أو
- علَم(توجد السمات في نفس المنطقة الجانبية، لكن نص كل سطر يبدأ من حد الهامش الأيسر).

يحتوي النموذج الطولي والزاوي على موقع مختلف لسمة "المرسل إليه"، ويُشار إليه بتعبئة برتقالية (قارن المثالين 1 و2).

سمات السمة "المرسل إليه".

علاوة على ذلك، فإن الجواب على السؤال "أين؟"، أي. يعتبر تسجيل سمة "العنوان البريدي" اختياريًا من قبل GOST. إذا كان مناسبًا، فسيتم كتابة عناصره بالتسلسل المنصوص عليه في قواعد تقديم الخدمات البريدية (تم تحديد ذلك التوصيات المنهجيةبشأن تطوير تعليمات العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية، الملحق رقم (11). تصبح الإشارة إلى العنوان البريدي على الرسالة نفسها أمرًا مناسبًا عند استخدام مظروف به نافذة، حيث ستكون جميع البيانات المتعلقة بالمرسل إليه مرئية (إلى من وأين يجب تسليم الرسالة)، فلا يلزم أن تكون هذه المعلومات يتم نسخها على الظرف يدويًا أو عن طريق لصق "ملصق". ومع وجود كميات كبيرة من المراسلات، فإن هذا النهج يوفر الوقت والمال بشكل كبير.

إذا كانت الرسالة موجهة هيئة حكومية، هيئة حكومة محلية، أعلى سلطة، منظمة أعلى، فإن سمة "العنوان البريدي" لم يتم إصدارها بعد (يشار إليها فقط على المغلف). انظر المثالين 3 و4.

إذا تم إرسال الرسالة إلى الأول رئيس هذه "المنظمة العليا"، ثم يتم تضمين اسم المنظمة في المنصب، راجع المثالين 5 و6. يتم كتابة كل من المنصب والاسم الكامل في حالة الجر.

مثال 1

طي العرض

مثال 2

طي العرض

مثال 3

طي العرض

مثال 4

طي العرض

مثال 5

طي العرض

مثال 6

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى نظير طرف ثالث أو منظمة دوونلين، فإن "المرسل إليه" يمكن أن يتضمن عنوانًا بريديًا، والذي من الأفضل فصله عن اسم المنظمة بمسافة 1.5-2 سطر ويبدأ بحرف صغير كما هو منصوص عليه في GOST R 6.30-2003 (على سبيل المثال، " الشارع" أو "العلاقات العامة. "):

مثال 7

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى مديرالمنظمة، فيتضمن الموقف اسم المنظمة كاملاً مع توضيح الشكل التنظيمي والقانوني:

مثال 8

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة إلى رئيس المنظمة التي لا يتم الاتصال بها لأول مرة، فمن الأفضل عدم الإشارة إلى العنوان البريدي.

إذا كانت الرسالة موجهة نائب المدير أو غيره رسمي(وليس المدير الأول)، فالخيارات مسموحة (مع أو بدون إضافة عنوان بريدي)، ويجب الانتباه إلى الحالات وتباعد الأسطر. يتم مخاطبة المسؤول دائمًا في حالة الجر؛ إذا كان اسم المنظمة مفصولاً عن منصبها فيكتب في حالة الاسم:

مثال 9

طي العرض

مثال 10

طي العرض

إذا كانت الرسالة موجهة الوحدة الهيكلية للمنظمة، ثم في سمة "المرسل إليه"، قم أولاً بالإشارة إلى اسم المنظمة (يُسمح بالاختصارات المحددة)، وعندها فقط - هذه الوحدة الهيكلية في الحالة الاسمية.

من المستحسن إجراء تباعد بين الأسطر في الأمثلة 7 و10 و11 لفصل سمات سمة "المرسل إليه" لتسريع إدراك المعلومات وعزلها من قبل المستلم، ولكن هذا ليس مطلبًا صارمًا.

مثال 11

طي العرض

مثال 12

طي العرض

إذا كان الخطاب موجهًا إلى رئيس الوحدة الهيكلية، فسيتم تضمين اسم المنظمة (في الحالة الاسمية) في صفة "المرسل إليه"، ويتم تضمين اسم الوحدة في الاسم الكامل للوظيفة في الحالة الأصلية:

مثال 13

طي العرض

GOST R 6.30-2003 يحدد طريقة التصميم العام للمرسل إليهم عند إرسال رسائل إلى عدة منظمات متجانسةأو عدة الانقسامات الهيكلية منظمة واحدة. توفر هذه الطريقة:

على الرسالة نفسها، تصميم الاسم المعمم للمرسل إليهم؛
تجميع إضافي لقائمة منفصلة للرسائل البريدية، والتي تتضمن أسمائهم المحددة وعناوينهم البريدية.

مثال 14

طي العرض

مثال 15

طي العرض

راجع مقال "إنشاء مظاريف في برنامج MS Word" لمعرفة كيفية تخصيص عنوان المرسل الخاص بك، وإنشاء العديد من المظاريف بسرعة وفقًا لقالب معين وقائمة بريدية، وتزيينها بخلفية أو تصميم (أفكار لتزيين مظروف ليومي 23 فبراير ومارس) 8 مقترحة

القائمة البريدية أو القائمة البريديةيتم إنشاء منفذ الرسالة بناءً على مصنف المنظمات وعناوينها، والذي يتم تجميعه عادةً في خدمة إدارة المكاتب نتيجة لعمليات تسجيل المستندات (في EDMS أو في جداول Word أو Excel). في كل مظروف يتم ختم كل نسخة من الرسالة فيه، يُشار إلى الاسم والعنوان المحددين للمنظمة وفقًا للقائمة البريدية. واستنادًا إلى هذه القائمة، يمكن تكوين معلومات الطباعة على المغلفات تلقائيًا حتى من خلال برنامج Word.

ومن الضروري ملاحظة أن هذه الطريقة تستخدم عادة من قبل منظمة عليا عند إرسال الرسائل إلى الهيئات التابعة لها.

لكن إذا لم يكن هناك أكثر من 4 مستلمين لرسالة واحدة، ثم يتم تسجيل جميع المستلمين في المستند نفسه، ثم يمكنك الاستغناء عن القائمة البريدية (لا تظهر كلمة "نسخ" قبل المستلمين الثاني والثالث والرابع). تم تحديد هذا القيد على عدد المرسل إليهم في حرف واحد بواسطة GOST R 6.30-2003 والحس السليم. في هذه الحالة، يتم وضع الخطاب في الزاوية اليمنى العليا كقائمة بتفاصيل "المرسل إليه" لكل هيئة/منظمة، ولكن يتم توقيع جميع نسخ هذا الخطاب على أنها أصول، وتختم كل نسخة في مظروف منفصل. الذي يتم إصدار العنوان البريدي المحدد المقابل.

تُعد طريقة العنونة هذه ملائمة للاستخدام عندما تحتاج إلى الإبلاغ عن الانتهاكات أو الأحداث المهمة، وذلك في المقام الأول إلى السلطات الإشرافية والتنظيمية ذات المستوى الأعلى. بهذه الطريقة، سيتمكن جميع المستلمين من رؤية الشخص الذي تم إرسال هذه الرسالة إليه.

مثال 16

طي العرض

إذا كان من الضروري إرسال خطاب بنفس المحتوى (خطاب عرض، على سبيل المثال) إلى العديد من المنظمات "المستقلة"، فمن الأفضل إصدار كل خطاب في حالة النسخة الأصلية، أي. في كل منها، أشر إلى المرسل إليه على حدة. حيث أرقام التسجيلهذه الحروف ستكون مختلفة.

تسجيل تفاصيل "المرسل إليه" عند الصيانة المراسلات مع فرادى لها خصائصها الخاصة. السمة الأولى هي اللقب في حالة الجر، ثم الأحرف الأولى ثم العنوان البريدي:

مثال 17

طي العرض

عند توجيه خطاب إلى مسؤول يشير إلى منصبه، تتم كتابة الأحرف الأولى قبلالاسم الأخير (انظر الأمثلة 9، 10، 13)، حيث أن التعريف الرئيسي للمستلم يتم عن طريق المسمى الوظيفي. عند توجيه رسالة إلى شخص عادي، تتم الإشارة إلى الأحرف الأولى من اسمه خلفاللقب (المثال 17)، نظرًا لأن تحديد هويتنا كمواطنين يتم في المقام الأول عن طريق اللقب. عند تسجيل اللقب والأحرف الأولى، يتم الفصل بينهما بمسافة، ولا يتم الفصل بين الأحرف الأولى بمسافة، أي. "أنا. أنا. إيفانوف"، ولكن ليس "أنا. أنا إيفانوف."

كيف بشكل صحيح المراسلات التجاريةاختصار الأسماء المزدوجة والعائلية المزدوجة للمرسل إليه، المكتوبة بواصلة، على سبيل المثال، خوز أحمد سلطانوفيتش، حليمات أبريك زوروفنا؟ انظر إجابة سؤال ما هي الطريقة الصحيحة لاختصار الأسماء المزدوجة والأسماء الوسطى المزدوجة للمرسل إليه المكتوبة بالواصلة في المراسلات التجارية؟ »

من أجل عدم ارتكاب الأخطاء عند المعالجة، من الضروري معرفة العناوين البريدية الدقيقة والأسماء الكاملة والمسميات الوظيفية للمديرين على مواقع الويب الخاصة بالمنظمات، وغيرها من المعلومات التي ستساعد على إقامة اتصال أفضل في المرحلة الأولى من تصور المستند . يمكنك محاولة الحصول على معلومات مماثلة من السكرتير، أو استخلاصها من الوثائق الواردة من هذه المنظمة.

انتبه بشكل خاص لاستخدام الأحرف الكبيرة والصغيرة في أسماء المنظمات والمناصب. تقترح قواعد اللغة الروسية كتابة موقف بحرف صغير (صغير)، ولكنه محدد وظيفة عاليةويمكن أيضا أن تكون مكتوبة مع الحرف الكبير، إذا قدمت الوثائق التأسيسيةوالمحلية أنظمةالمنظمة المتلقية. انتبه إلى هذه التفاصيل الدقيقة.

عامل الآداب

جاذبية- عبارة آداب تقليدية، وهي صيغة كلام تعبر عن الاحترام والموقف الودي والمهذب تجاه المرسل إليه. يوصى بإنهائه علامة تعجبمع التأكيد على أهمية السؤال والاستئناف لهذا الشخص.

تم الاتصال به في أغلب الأحيان بالاسم الأول والعائلي(المثال 18)، أقل بكثير - حسب الموقف(مثال 20). الخيار الثاني هو عمل بطبيعته ويستخدم عند مخاطبة شخص يشغل منصبًا رسميًا رفيعًا في هيئات الدولة والبلديات أو في منظمة كبيرة. حتى في كثير من الأحيان يتصلون بالاسم الأخير بدون الأحرف الأولى(المثال 19) - يؤكد هذا على "المسافة"، شكلية العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه، وهي نموذجية إلى حد ما بالنسبة للمراسلات مع شخص عادي.

مثال 18

العنوان بالاسم الأول والعائلي

طي 20

تتجلى طريقة أخرى لموقف محترم بشكل خاص تجاه المرسل إليه في "إطار الآداب": "عزيزي..." – "مع احترامي العميق"والتي تستخدم عند مخاطبة شخص أعلى رتبة (رئيس مجلس الإدارة، رئيس هيئة عليا أو هيئة إدارية، وما إلى ذلك)، وكذلك في حالة إصدار التهنئة، على سبيل المثال، بذكرى سنوية.

جاذبية "غالي..."وحتى في حالة التهنئة للمرسل إليه فيجب استخدامه بحذر، لأنه وفي العلاقات الرسمية، لا يزال يتعين الحفاظ على بعض المسافة الإدارية.

جاذبية "عزيزي"يعتبر حاليًا قديمًا وزائدًا عن الحاجة - ولا يتوافق مع معايير أسلوب العمل الروسي الحديث لغة أدبية.

ظهرت قواعد التعامل الخاصة تدريجياً عند العمل مع نداءات المواطنين. ردا على رسائلهم "أفضل الممارسات" وكالات الحكومةوتوصي الحكومات المحلية بصيغ الكلام التالية:

مثال 22

طي العرض

ولكن بغض النظر عن القضية المطروحة في استئناف المواطن، ومهما كانت الحالة (نزاع أو شكوى أو استئناف في مسألة شخصية، لأول مرة أو متكررة، الخ)، فإنه لا يزال صيغة عالميةيناشد المواطنينيتم تناوله بالاسم والعائل (كما في المثال 18).

ويمكن للمنظمات التجارية، عند التواصل مع العملاء والنظر في شكاواهم، أن تسترشد بنفس التوصيات.

كيف تكتب خطاب عمل لن يضيع في "قمامة المعلومات" وسيتم قراءته؟ القواعد والتوصيات والأمثلة

الكلمة هي أداة عمل يمكن الوصول إليها. من المستحيل في عالم الأعمال أن تجد شخصاً لا يستخدم الكلمات في عمله.

تتحول الأعمال الحديثة تدريجياً إلى أعمال مراسلة. بمساعدة الرسائل - الإلكترونية أو التقليدية - يتم التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال وأصحاب العمل. تضع الرسالة المؤلف إما كمحترف أو كشخص لا ينبغي لك مواصلة العلاقة معه.

يجب أن يكون المحترف قادرًا على الكتابة

انها واضحة
على نحو فعال
بجدية
مثير للاهتمام

ولم يفت الأوان بعد لتعلم ذلك. لنبدأ بالأساسيات: فهم الفرق بين الكتابة التجارية والكتابة العادية.

كيف يختلف خطاب الخدمة عن الخطاب العادي؟ تفاصيل الرسالة التجارية

الرسالة عبارة عن نص قصير يتكون من صفحة أو صفحتين، والغرض منه هو نقل معلومات حول شيء ما إلى المرسل إليه.

طبيعة المعلومات والعلاقة بين المرسل ومتلقي الرسالة تقسم المراسلات إلى

الأعمال (رسمية)
شخصي (غير رسمي)

ل خطاب عملصفة مميزة:

الإيجاز
دقة
المنطق والمنطق
محتوى المعلومات
الحياد التقييمي والعاطفي
التوحيد:
يتم استخدام النماذج الرسمية
يتم استخدام أشكال الكلام المستقرة والمصطلحات والإنشاءات الكتابية الخاصة
عدد المواضيع - 1-2
الاستهداف
سلسلة قيادة محددة بوضوح (إذا لزم الأمر)

ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة؟

يتم تحديد نوع خطاب العمل

1. الغرض من كتابته

الأغراض التجارية

تريد إبرام صفقة واقتراح شروطها المحددة - قم بإعداد خطاب عرض (عرض) للمرسل إليه

إذا لم تكن قد قررت بشأن شروط الصفقة المقبولة بالنسبة لك، فأرسل خطاب طلب
هل تريد إبلاغ المستلم عن انتهاك الالتزامات التعاقدية من جانبه؟ كتابة خطاب مطالبة (شكوى)

أغراض غير ربحية

تقديم الشكر في رسالة شكر
قم بتأكيد التزاماتك بخطاب ضمان وموافقتك بخطاب تأكيد
اكتب رسائل إخبارية إذا كنت تعتقد أن معلوماتك ستكون ذات أهمية للمستلم
التذكير بالاتفاقيات والالتزامات والعقوبات المهمة برسائل تذكير
التهنئة برسائل التهنئة، والسؤال برسائل الطلب، والتعزية برسائل التعزية
إذا كنت بحاجة إلى إرسال مستندات مهمة أو أصول مادية، فتأكد من إعداد خطاب تقديمي لشحنتك

2. المتلقي

إذا كنت ترسل خطابًا إلى عدة مستلمين في وقت واحد، فأنت تكتب خطابًا دائريًا

يمكن أن تتطرق رسالتك إلى عدة مواضيع في نفس الوقت، مما يجعلها متعددة الأوجه تلقائيًا

4. الهيكل

تتضمن الرسائل المنظمة تجميع الجزء النصي من الرسالة وفقًا لنمط معين، بينما تتمتع الرسائل غير المنظمة بشكل حر في العرض

5. نموذج المغادرة

في مظروف
إلكتروني
بواسطة الفاكس

هيكل الرسالة التجارية: المقدمة، الجسم، الخاتمة

يتطلب هيكل خطاب العمل القياسي دراسة أكثر دقة.

يجب أن تمتثل الرسالة المنسقة بشكل صحيح الرسم البياني التالي:

دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض نقاط المخطط:

1. العنوان

عادة هذا هو ملخصموضوعات الرسالة.

هام: اكتب العنوان بشكل صحيح إذا كنت تريد أن يقرأ المستلم رسالتك.

لا يوجد رؤوس في المراسلات التجاريةنموذجي للمبتدئين الذين ليس لديهم مهارات المراسلة التجارية الأساسية.

2. الاستئناف

لديه الشكل التقليدي "عزيزي"
مكتوبة بخط كبير في منتصف السطر

هام: استخدام الاختصارات محظور!

3. الديباجة

يقدم المرسل إليه الفكرة الرئيسية للرسالة
يعد المرسل إليه للتصور الصحيح للمعلومات اللاحقة الواردة في الرسالة

4. يدعم الجزء الرئيسي من النص الفكرة الرئيسية الواردة في الديباجة

في هذا الجزء من الرسالة

تشير بوضوح إلى جوهر الاقتراح/الاستئناف
تقديم الحجج: الحقائق والأرقام وغيرها من التفاصيل حول موضوع الرسالة. رأي الخبراء، تجربة إيجابية / سلبية

ولتسهيل التبرير يمكنك استخدام الرسم البياني التالي:

هام: يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة على عبارة تشير إلى خطوة معينة أو نتيجة متوقعة وتشجيع المرسل إليه على اتخاذ الإجراء

5. في الختام:

6. في نافذة "التوقيع" يجب الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالمرسل إليه:

مسمى وظيفي

كيف لا نخطئ في اختيار أسلوب الكتابة؟

في المراسلات التجارية، يتعين عليك دائمًا اتخاذ خيارات فيما يتعلق بأسلوب الكتابة ونبرة التواصل مع المرسل إليه. إلى أي درجة يجب أن تكون رسالتك جافة ورسمية، أو على العكس من ذلك، مفعمة بالحيوية والدفء والإنسانية؟

يؤكد الأسلوب الشخصي في المراسلات التجارية على الصفات الفردية للشخص الذي يكتب الرسالة
عند استخدام الأسلوب الرسمي، يتم عرض الحقائق واستخلاص الاستنتاجات المناسبة بناءً عليها.
يتضمن الأسلوب الشخصي التواصل بين مؤلف الرسالة والمرسل إليه على قدم المساواة
يُظهر الأسلوب الرسمي تسلسلًا قياديًا واضحًا وقوة يضطر قارئ الرسالة إلى حسابها.

لاختيار أسلوب التواصل الصحيح في خطاب العمل، ضع في اعتبارك ما يلي:

ما هي فئات الوزن أنت والمتلقي الخاص بك؟
تريد التفاوض وديًا أو ممارسة الضغط من موقع القوة

كيف تلتزم بالأسلوب المختار؟

أسلوب شخصي

وجود الضمائر الشخصية: أنا، نحن، أنت
على سبيل المثال: أعتذر لك وأتمنى بشدة ألا تتكرر مثل هذه الأخطاء مرة أخرى.
المناشدات والطلبات المباشرة
على سبيل المثال: يرجى عدم ترك الأغراض الشخصية دون مراقبة
استخدام التعابير التقييمية العاطفية: الشباب النجمي، الفشل الذريع

النمط الرسمي

استبدال الضمائر الشخصية بالأسماء المجردة
على سبيل المثال: تعتذر إدارة السينما بشدة عن تغيير موعد العرض المسائي
استبدال المناشدات والطلبات الشخصية بالبيانات
على سبيل المثال: يرجى عدم ترك الأغراض الشخصية دون مراقبة
استخدام المصطلح الكتابي العام: أوجه انتباهكم إلى حقيقة ذلك

الأسلوب الرسمي غير مناسب على الإطلاق إذا كنت تكتب خطاب شكر أو خطاب تعزية، أي تلك الرسائل التجارية التي تحتاج فيها إلى التعبير عن مشاعرك. في الحالة التي تكتب فيها خطاب طلب أو خطاب عرض، فمن الأفضل أيضًا الالتزام بأسلوب شخصي.

ما هو خطاب الشكوى وكيفية كتابته؟ وبماذا تختلف عن أنواع الحروف الأخرى؟

هام: عند كتابة خطاب، ركز انتباه المرسل إليه على الإجراءات التي تتوقعها منه بالضبط. أشر أيضًا إلى مواعيد نهائية محددة لتنفيذ المهام التي حددتها.

سيساعدك نموذج خطاب الشكوى على كتابته بشكل صحيح:

ما هو خطاب الرد وكيفية كتابته؟

هناك نوعان من رسائل النصيحة:

خطاب الرفض
رسالة مع استجابة إيجابية

تكوين كلا النوعين من الحروف له نوعان قواعد عامة(بشرط أن تكون رسالة المبادرة مكتوبة بشكل صحيح):
1. يحتفظ خطاب الرد بالمفردات وأنماط الكلام الخاصة برسالة المبادرة
2. يجب ألا يحتوي نص رسالة الرد على معلومات حول

تاريخ إعداد خطاب المبادرة
رقم التسجيل الخاص به

فيما يلي مثال على خطاب الرفض الودي والصحيح:

ومع ذلك، لا يجب أن يكون الرفض دائمًا ناعمًا. هناك مواقف يكون فيها أسلوب الاتصال الصارم والصارم ضروريًا. وفيما يلي نموذج لرسائل الرفض لجميع المناسبات، من الصعب إلى الناعم:

خطاب المعلومات: فرقه عن رسائل الرد وخطابات الشكوى

خطاب المعلومات متعدد الوظائف:

التقارير (على سبيل المثال، حول تغيرات الأسعار في قوائم الأسعار)
يعلن ( عن إعادة انتخاب أعضاء مجلس الإدارة )
يخطر (حول شحن البضائع)
يعلن (من النوايا)
يؤكد (استلام البضائع)
تذكير (بالوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها بموجب العقد)
يعلن ويخبر (عن الشركة بشكل عام، وعن السلع/الخدمات بشكل خاص)

ربما الأكثر قضايا الساعةالسؤال المطروح اليوم هو كيفية كتابة خطاب إعلاني ومعلومات بشكل صحيح.

1. عدم وجود هيكل
2. وجود لغة عامية أو غير رسمية في نص الرسالة
3. تصميم قذر
4. كثرة الأخطاء الإملائية والنحوية والأسلوبية
5. عدم وجود حقائق موثوقة ومعلومات موضوعية في الرسالة
6. مخالفة قواعد الأدب الأساسية (خاصة في رسائل الشكوى)
7. استخدام جمل مرهقة وغير واضحة في النص
8. عدم وجود منطق في عرض المادة
9. عدم وجود شروح للاختصارات
10. التشويش العام للنص إذا تم تجميعه بلا هدف

ماذا تحتاج لمعرفته أيضًا حول الرسائل التجارية؟

1. بالنسبة للمراسلات التجارية الحديثة، يتم استخدام طريقة بنية الكتلة لتكوين النص.
توفر هذه الطريقة الوقت وتحافظ على النمط العام لجميع وثائق الأعمال. صفة مميزةالطريقة - علامات الترقيم المفتوحة أو عدم وجود نقاط/فواصل (على سبيل المثال، عند إنشاء القوائم)

2. يمكن استخدام خط sans-serif (على سبيل المثال، Arial) لعنوان الرسالة. يُنظر إلى مثل هذا الخط على مستوى اللاوعي على أنه مستقر وصلب.