Cómo enviar cartas sencillas desde una organización. Cuándo enviar un boletín informativo por correo electrónico: día y hora

Tradicionalmente se presta mucha atención a los procesos de preparación y registro de documentos, pero prácticamente no se considera su entrega al destinatario, en particular por parte de los servicios postales. Mientras tanto, aquí hay muchas dificultades. Cuantos más correos electrónicos envía una empresa, más pregunta más urgente sobre cómo agilizar el procedimiento de envío y hacerlo lo más eficiente posible con costes mínimos.

En este artículo veremos los tipos de correo, el procedimiento para registrarlos y buscarlos, así como las formas de automatizar el proceso de envío de correspondencia por correo.

¿Quién debe encargarse del envío postal?

Si el volumen de correspondencia en una organización es lo suficientemente grande, es necesario centralizar el proceso de envío de correo. Por lo general, estas funciones se asignan a una secretaria o mensajero. Su tarea es organizar este proceso de tal manera que se le dedique el menor tiempo posible.

De hecho, este enfoque para enviar cartas, cuando los propios artistas van a la oficina de correos, es irracional y adecuado sólo para aquellas organizaciones donde el volumen de correo se cuenta en unidades. Las desventajas de este enfoque son obvias:

• es difícil rastrear si el artista realmente fue a la oficina de correos;
• cuanto más a menudo escribe cartas el artista, más a menudo se ve obligado a visitar la oficina de correos, gastando su horas de trabajo, y por tanto el dinero del empleador para viajes;
• Con un gran volumen de trabajo, los artistas se ven obligados a ir a la oficina de correos después del horario laboral, lo que en consecuencia aumenta en consecuencia.

Trabajamos con el correo ruso.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones trabajan con Russian Post principalmente porque ofrece las tarifas de envío más favorables, entrega los artículos en cualquier parte del país y puede documentar la recepción de la correspondencia por parte del destinatario, lo cual es muy importante en caso de litigio.

A modo de comparación: los servicios postales expresos no estatales funcionan sólo con aquellos asentamientos donde tienen sucursales; A veces pueden avisarte de la entrega sólo por mensaje SMS y sus servicios son más caros.

El trabajo del Correo Ruso está estrictamente regulado. Es recomendable que el empleado responsable del envío de correspondencia se familiarice con los siguientes documentos reglamentarios:

• Ley Federal de 17 de julio de 1999 No. 176-FZ “Sobre Servicios Postales” (modificada el 6 de diciembre de 2011);
• Normas para la prestación de servicios postales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de abril de 2005 No. 221;
• El procedimiento para recibir y entregar correo certificado nacional, aprobado por orden de la Empresa Unitaria del Estado Federal "Russian Post" de 17 de mayo de 2012 No. 114-p;
• El procedimiento para recibir, entregar y entregar paquetes postales nacionales, aprobado por orden de la Empresa Unitaria del Estado Federal "Russian Post" de 24 de enero de 2007 No. 28-p;
• Directrices para aceptar correo internacional (modificada el 17/10/2013 al momento de escribir este artículo).

Si el volumen de cartas no permite entregarlas de forma general, haciendo cola, es posible celebrar un contrato con la oficina de correos. acuerdo de servicio corporativo. En este caso, en los días señalados, un empleado de Correos se acercará a la organización y recogerá las cartas preparadas por la secretaria o el mensajero. En su próxima visita, el empleado postal le traerá los documentos de envío completos. Información detallada La información sobre este servicio se publica en el sitio web postal. www.russianpost.ru, y también está disponible a través de los operadores de líneas directas.

¿Qué tipos de letras hay?

Todos los envíos postales se dividen en dos categorías: registrado Y no registrado. La diferencia entre ellos es fundamental: a petición del remitente, Correos está obligado a encontrar el envío certificado o proporcionar información sobre su ubicación. El rastro de un envío no registrado se pierde en el momento en que el remitente lo deposita en el buzón. A su vez, una carta certificada en correos se entregará al destinatario contra firma, una carta no certificada se depositará en un buzón o simplemente se entregará al secretario, y nadie probará que la carta fue recibida.

Por tanto, es mejor enviar documentos por carta no certificada o simple, cuya pérdida no supondrá ninguna consecuencia legal o económica, por ejemplo tarjetas de felicitación para las vacaciones. Y se recomienda encarecidamente registrar por correo todo lo que, al menos en teoría, pueda convertirse en objeto de litigio.

El principal tipo de correspondencia registrada es cartas certificadas Y paquetes. A diferencia de las cartas simples, el destinatario será notificado de la recepción de una registrada mediante un recibo especial y recibirá un sobre de manos de un empleado postal, como ya se mencionó, contra firma.

Puedes complementar un envío certificado inventario del archivo adjunto. Este es un documento que describe las características cuantitativas y de costo de un envío postal. Una copia del inventario se coloca en un sobre encima del archivo adjunto del correo y la otra se entrega al remitente junto con el recibo. Habiendo recibido una carta con un inventario, el destinatario no podrá afirmar que no se le envió ningún documento.

¡Prestar atención!

No es necesario sellar el sobre con un inventario de su contenido antes de enviarlo: el operador de correos está obligado a asegurarse de que todos los documentos indicados en el inventario estén realmente en el sobre.

Finalmente, atención especial debe ser dado notificaciones simples sobre la recepción de cartas certificadas. El aviso es una tarjeta que se pega al sobre. Al recibir la carta, el destinatario firma la tarjeta y luego la envía al remitente. La notificación devuelta es un documento que confirma oficialmente la recepción de la carta. El plazo de conservación de las notificaciones es de 5 años.

Una vez devuelta la notificación, la información sobre su disponibilidad se puede registrar en el Registro de registro postal (ver más abajo). Es poco probable que sea necesario copiar escrupulosamente de la tarjeta quién recibió la carta y en qué fecha. Si el artista necesita esta información, siempre puede contactar con la secretaria. En la mayoría de los casos, la información de que se recibió la carta es suficiente. Escanear notificaciones solo tiene sentido si la empresa ha implementado un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). El EDMS tiene la capacidad de "vincular" el archivo de notificación a la información sobre el documento saliente. Esto es muy cómodo: el contratista puede comprobar en cualquier momento si la carta fue entregada al destinatario.

Colóquelo en los estantes

Los artistas que traigan cartas para enviar a la secretaria, además de indicar la dirección completa con un código postal, deberán anotar en la carta el tipo de envío. Como opción, en la oficina se pueden colocar bandejas con las inscripciones: “Cartas simples”, “Cartas certificadas”, “Cartas certificadas con notificación”, “Cartas certificadas con notificación e inventario”, etc. Entonces los artistas podrán dejar cartas para enviarlas en cualquier momento sin distraer a los trabajadores de oficina.

Nuestro consejo

En las normas para el envío de correspondencia, se recomienda indicar que la correspondencia incorrectamente completada, así como las cartas sin dirección o código postal, serán devueltas al contratista, a pesar de su urgencia.

Preparar correo para enviar

Si existe la posibilidad de automatizar algún proceso, no lo descuides. Entonces, si el secretario todavía escribe sobres a mano, debe prestar atención al conjunto de funciones. editor de texto Microsoft Word en el etiquetado de sobres, dándoles identidad corporativa, así como la impresión de sobres para la lista de correo. En otras palabras, en lugar de etiquetar cada sobre a mano, puedes especificar una vez en el programa:

• dirección del remitente del remitente;
• estilo corporativo del sobre.

Una vez ingresada la lista de direcciones de destinatarios (lista de distribución) en el programa, solo queda insertar una pila de sobres en la impresora y configurar el comando "Imprimir". Las funciones descritas se pueden encontrar en la pestaña Envíos (Crear ® Sobres,Pegatinas).

Por cierto

Además de la dirección, también puede imprimir el índice del destinatario en el sobre y formatearlo de acuerdo con las reglas para escribir índices. Para hacer esto, necesita instalar una fuente especial en su computadora. Es fácil de encontrar en Internet: basta con introducir la consulta "Fuente para índice" en un motor de búsqueda. El archivo de fuente tiene la extensión .ttf. Después de descargarlo, debe ir a la carpeta "Mi PC", luego en la carpeta "Panel de control" busque la carpeta "Fuentes" y coloque el archivo de fuente en ella.

En la figura. 1 puede ver cómo se ve un sobre listo para imprimir creado en MS Word.

Arroz. 1

Cuando el conjunto de cartas a enviar esté listo, deberá completar primeras dos columnas Modelo 103 “Lista de envío de envíos postales de paquetería”. Este requisito de correo se aplica a todas las organizaciones si envían 5 o más cartas. El despachador debe enumerar todos los correos electrónicos registrados que se envían. Las columnas restantes las rellena el operador de la oficina de correos. La lista se imprime en dos ejemplares, firmada por el responsable del envío, tras lo cual su firma queda certificada mediante un sello. Una copia del registro cumplimentado quedará en la oficina de correos, la segunda será devuelta a la organización. Contendrá el código de identificación del envío para su seguimiento.

Este formulario está disponible en el sitio web de Russian Post. El único inconveniente: el archivo sólo se puede descargar en formato .jpg, es decir. en forma de imagen, por lo que el formulario deberá reproducirse manualmente y guardarse como plantilla.

Seguimiento de correo electrónico

Los envíos de correo registrados se pueden rastrear en el sitio web de Russian Post. A la izquierda de la página principal hay un enlace "Seguimiento de envíos postales" (Fig. 2). Lo revisamos haciendo clic en “Detalles” y nos encontramos en la página deseada.

Arroz. 2

Ahora debe ingresar un código único (identificador de correo), que el operador asigna a cada envío. Puede encontrar este código en el recibo o en la lista del Formulario 103 (columna 3). El código consta de 14 dígitos. Ingréselo en el campo "ID de correo", luego ingrese el código de seguridad de cinco dígitos en el campo a continuación y haga clic en "Buscar" (Fig. 3).

Se abrirá una tabla que permite trazar el camino de nuestra carta (Ejemplo 1).

Ejemplo 1

Información sobre el movimiento de las letras.

Operación	Fecha	Ubicación de la operación		Atributo de operación	Peso (kg)	Anuncio valor (frotar)	Cubrir pago (frotar)	Dirigido
		Índice	Nombre de la OPS					Índice	DIRECCIÓN
				Unidad
Tratamiento				Salió del centro de clasificación
Tratamiento				Llegó al lugar de entrega.
Presentación				Entrega al destinatario

Por cierto

La cuestión de la fuerza legal de la información sobre el movimiento de una carta es bastante controvertida. Parece exhaustivo para una organización que supervisa sus cartas, pero es posible que no se acepte como prueba ante un tribunal.
La correspondencia con Russian Post tendrá fuerza legal garantizada. Debe enviar una carta oficial de solicitud a la oficina de correos, adjuntando copia del recibo o Formulario 103. En respuesta, recibirá una carta con membrete de Russian Post con la información necesaria, que no planteará ninguna duda como prueba en corte.

Contabilidad de cartas enviadas

Se debe registrar cualquier salida de documentos de la organización, independientemente de qué tipo de documentos sean y cuál sea la vía de su salida. Las cartas no son una excepción. Recomendamos que el empleado responsable de enviar el correo registre cada carta en un diario especial (Ejemplo 2). Dado que la obligación de llevar dicho diario no está consagrada en documentos reglamentarios y esto es sólo una cuestión de comodidad y control; cada empresa puede desarrollar la forma de la revista de forma independiente.

Nuestro consejo

Para no ingresar siempre el mismo texto en la revista, puede utilizar abreviaturas, por ejemplo: "Oficina de correos" - relaciones públicas , correo expreso - PE , carta sencilla - PAG , costumbre - z , notificación - Ud. , inventario - ACERCA DE etc.
También puedes acortar los nombres de los departamentos.

Ejemplo 2

Registro de envío postal

	servicio postal	tipo de carta	Destino	Índice	DIRECCIÓN	Inventario de contenidos	Ejecutor	Fecha de envío	El número de rastreo	Notificación	Nota
			Ivanov K.I.		calle. Pushkina, 56 años, apto. 43, Moscú	Invitación a la exposición.
			Plantación de té, LLC		calle. Korablestroiteley, 454, oficina. 34, Volgogrado	Árbitro. N° 3324-3 de 14 de junio de 2014	Departamento de producción
			Zerkalo, LLC		calle. 7. Sadovaya, 33, Togliatti, región de Samara.	Árbitro. N° 3354-2 de 15 de junio de 2014	Departamento técnico
			Promregiongaz, OJSC		calle. Shkolnaya, 3 años, de. 353-B, Irkutsk	Árbitro. N° 3465-6 del 17/06/2014	servicio legal				Devolución: el destinatario no se presentó a recibir la carta

Llenar las columnas de la tabla

1. Número de serie. La columna es importante para generar un informe sobre el trabajo de la oficina: puede ver inmediatamente cuántas cartas se enviaron a través de canales postales.
2. Servicio postal. Relevante si la organización utiliza los servicios no solo del Correo Ruso, sino también del correo urgente.
3. Tipo de carta. La columna es útil en casos controvertidos o cuando es necesario demostrar que el destinatario recibió la carta.
4. Destino. La columna indica el apellido y las iniciales. individual o nombre de la organización receptora. Para facilitar el filtrado, recomendamos completar la columna comenzando con el apellido o nombre de la organización, por ejemplo Ivanov K.A.. o casa de te plantación, llc.
5. Índice. Colocado en una columna separada para que sea más fácil copiarlo y pegarlo en el lugar correcto al crear un sobre (ver antes). Si la secretaria prefiere escribir los sobres a mano, puedes escribir el índice junto con la dirección.
6. DIRECCIÓN. Se indica la dirección postal del destinatario.
7. Descripción de contenidos. Esta columna contiene información que es especialmente necesaria en los casos en que existe correspondencia activa con la contraparte. Le permite no confundirse en los envíos y saber exactamente qué documento se envió en un día determinado. No es necesario completar la columna con demasiados detalles; basta con los datos de registro del documento, por ejemplo. Árbitro. No. 4543 del 23/05/2014.
8. Ejecutor. Se indica el nombre del departamento cuyo empleado trajo la carta para enviar, o el apellido de este empleado. Recomendamos especificar el departamento, porque... es una unidad más permanente en la organización que el empleado.
9. Fecha de envío. Se indica el día en que se entregó la carta al operador postal o se depositó en el buzón.
10. El número de rastreo. Una columna para indicar el código mediante el cual se puede rastrear el destino de la carta en el sitio web de Russian Post.
11. Notificación. Un cuadro para indicar que se ha devuelto una notificación de recepción de la carta.
12. Nota. Columna tradicional para indicar. información adicional(por ejemplo, sobre devolver una carta, como en el Ejemplo 2).

Buscar por revista

Dado que no se requieren firmas manuscritas en el diario, se mantiene electrónicamente (por ejemplo, en MS Excel). El propósito de crear esta revista es poder encontrar rápidamente cualquier carta enviada por la empresa. Para hacer esto necesitas:

• arregle la línea superior con el nombre de la columna para que siempre pueda verla;
• equípelo con un filtro.

Todo esto acelerará significativamente la búsqueda de letras en la tabla.

Para asegurarse de que la fila superior de la tabla esté siempre visible al desplazarse por el registro, debe ir a la pestaña Vista. Aquí en la barra de herramientas Ventana seleccione un equipo Congelar áreas, y en el menú desplegable - Congelar fila superior(Figura 4). Ahora, incluso si hay muchas posiciones en el registro, los nombres de las columnas se fijarán en la parte superior de la tabla.

Arroz. 4

Todo lo que queda es habilitar la opción para filtrar el contenido de la columna. Para hacer esto, en la barra de herramientas. Edición haga clic en el icono Ordenar y filtrar, luego en la ventana emergente - Filtrar(Figura 5).

Arroz. 5

Aparecerá un botón con una flecha en la esquina inferior derecha del nombre de la columna: este es el filtro. Al hacer clic en la flecha de una columna específica, puede ordenar cualquiera de sus valores. Por ejemplo, necesitamos ver todas las cartas enviadas a OJSC Promregiongaz. Haga clic en la flecha y veremos la lista completa de destinatarios incluidos en el registro. Desmarcamos el valor "Seleccionar todo" y lo colocamos en la casilla de verificación frente a Promregiongaz OJSC. Haga clic en el botón DE ACUERDO y vemos todas las cartas enviadas a esta organización (Fig. 6).

Arroz. 6

Si la carta se envió a alguien solo una vez, será más fácil presionar el atajo de teclado Control + F para mostrar la línea de búsqueda, ingrese información en ella (apellido, título, ciudad, etc.) y presione encontrar siguiente(Figura 7). El programa buscará y resaltará la celda deseada.

Arroz. 7

Regulación del envío de documentos por correo.

Las reglas para el envío de documentos por correo pueden ser parte de las instrucciones para el trabajo de oficina o un documento independiente. A su criterio, la organización podrá complementarlos con el procedimiento de envío de documentos por correo urgente. A continuación se muestra un fragmento de las instrucciones de trabajo de oficina, que describe el procedimiento para enviar cartas por correo (Ejemplo 3).

Ejemplo 3

Fragmento de instrucciones para trabajos de oficina.

“Reglas para el envío de documentos por correo urgente”

7. ENVÍO DE DOCUMENTOS DE SALIDA POR SERVICIO POSTAL

7.1. El envío de documentos por correo postal (incluido el correo urgente) lo realiza la Oficina.

7.2. Se aceptan cartas para envío todos los días, excepto fines de semana y vacaciones, de 9:00 a 13:00 y de 14:00 a 18:00 (en días reducidos y antes de festivos, hasta las 17:00).

7.3. Antes de enviar los documentos, el contratista está obligado a verificar la presencia de todas las páginas del documento y la exactitud de su ubicación, diseño y dirección, la presencia de firmas, visas, solicitudes, datos de registro, referencia al número y fecha de la solicitud. (si se da respuesta a la solicitud). Se adjunta al documento la dirección de envío, incluido el código postal, y se anota el tipo de envío postal: carta simple, carta certificada, carta certificada con notificación simple, carta certificada con descripción del archivo adjunto, correo urgente , etc. Si falta la información especificada, la correspondencia se devuelve al contratista. La correspondencia con un formato incorrecto y la correspondencia de carácter no oficial no se aceptará para su envío y será devuelta al contratista.

7.4. Los documentos se envían por correo dos veces por semana: los lunes y jueves a las 15:00 horas. El contratista puede enviar correspondencia urgente de forma independiente. La correspondencia recibida en la Oficina después de las 15:00 horas los lunes y jueves se enviará al día siguiente de su envío.

7.5. Los documentos se envían por correo urgente el día en que la Oficina recibe el envío o el siguiente día hábil si el envío se recibió después de las 15:00 (después de las 14:00 en días hábiles reducidos).

7.6. Al recibir documentos para su envío, el especialista de la Oficina verifica la presencia de firmas, números de referencia, así como los anexos especificados en el documento principal o adjunto.

7.7. La correspondencia aceptada para su envío se ingresa en el Registro de envío postal (Apéndice 5) y luego se convierte.

7.8. La correspondencia convertida se incluye en la Lista para enviar paquetes postales (Apéndice 6). La lista se imprime por duplicado y está firmada por el empleado de la Oficina responsable del envío de la correspondencia. La firma está certificada por el sello “Para documentos”. Las columnas las completa el operador de correo. Se devuelve una copia de la lista a la Oficina y se archiva en el expediente.

7.9. Después de recibir la notificación de la entrega de la correspondencia, un empleado de la Oficina marca la columna 11 del Diario de Registro Postal y archiva la notificación en el expediente.

Analizamos los componentes principales del proceso de envío de documentos por correo. Esperamos que esta información le ayude a organizar su trabajo de forma más óptima.

Sí, la razón principal por la que empezamos a publicar artículos con menos frecuencia radica precisamente en un cambio parcial de actividad... Es bueno ser blogger, pero es poco probable que ganes mucho dinero (¡incluso poco!) en poco tiempo. . Publicidad de Google Adsense, sin duda da frutos, pero, lamentablemente, todos los meses no tenemos tiempo para alcanzar el umbral de 100 dólares y, en consecuencia, no podemos retirar los ingresos. Y dada la situación actual de la vida, realmente necesitamos dinero ahora. No hay nada delictivo, sólo el apartamento donde vivimos ahora se ha puesto a la venta y... comprar nuestro propio nido puede suceder en cualquier futuro próximo. Es por eso que estamos en una modalidad de “maleta” donde ganamos y ahorramos dinero activamente. Por cierto, ¿nadie está interesado en comprar un lujoso rublo de tres rublos (79/46/11) en N. Novgorod? 🙂

A pesar de que el negocio de la información atraviesa tiempos difíciles, ganar dinero rápidamente sólo se puede hacer en él, así como en programas de afiliados (aunque una base de suscriptores definitivamente no será superflua para su distribución). Hemos vuelto a configurar nuestro servicio de correo, hemos conectado 5 servidores de envío y, disculpe, estamos enviando cartas con doble entusiasmo. Entonces, ¿a qué hora es el mejor momento para enviar una newsletter? Quizás sea el momento de pasar al tema indicado en el artículo...

El mejor momento para enviar un boletín informativo por correo electrónico

Vale la pena señalar de inmediato que el horario de envío óptimo depende del tipo de contenido que se envía. Si utiliza la distribución de correo electrónico para su propósito original, por ejemplo, para comunicaciones comerciales habituales con socios, lo mejor es enviarlo entre las 11 a. m. y las 3 p. m. Si se envía antes, el destinatario puede estar ocupado resolviendo problemas laborales matutinos y simplemente no encontrará tiempo para revisar el correo y leer más la correspondencia entrante. En un momento posterior, existirá el riesgo de que el destinatario ya no se encuentre en su lugar de trabajo.

Si el envío de correos está organizado para difundir información al consumidor (¡nuestro tema!), entonces en este caso se deben reconocer las horas óptimas para su implementación. hora de la tarde, es decir. de 17 a 20 horas. La elección de este período se explica por el hecho de que es por la noche cuando la gente revisa con mayor frecuencia sus propios buzones de correo, ya que durante el día las personas no tienen tiempo libre para leer el correo personal y las amas de casa no cuentan; 🙂 Naturalmente, es posible que no esté de acuerdo con nuestra conclusión, pero según el número de ventas, el "agotamiento" más exitoso se registra precisamente durante los correos nocturnos.

Mejor día de la semana para enviar una newsletter

La elección de los días de la semana también depende del público objetivo. Los días óptimos para enviar información comercial son los martes, miércoles y jueves. Las cartas enviadas el lunes pueden quedar sin la debida atención, ya que el inicio de la semana en casi todas las empresas se asocia con la planificación de actividades para los próximos días, la realización de reuniones y la resolución de problemas acumulados durante el fin de semana + el estado de ánimo de los lunes #Quiero el mar, #quiero irme a la cama, #no quiero nada de nada.

El viernes, la mayoría de los empleados ya están ocupados pensando en el próximo fin de semana o incluso se esfuerzan por salir temprano del trabajo. Por lo tanto, incluso información importante fácilmente podría terminar sin leerse.

En mercado de consumo Los envíos por correo más eficaces son los que se envían desde el jueves hasta las primeras horas de la tarde del domingo. Es en este momento cuando las personas tienen la oportunidad de familiarizarse con las ofertas entrantes sin demasiada prisa.

Pero si desea lograr resultados rápidos y monetarios en el negocio de la información, envíe correos electrónicos todos los días y compruebe usted mismo qué día su base está más activa. Con la llegada del clima cálido y la apertura de las temporadas de dacha y aldea, las estadísticas diarias pueden cambiar 180 grados. ¿Qué tipo de jardineros y jardineros revisarán su correo en pleno fin de semana? Sólo los más vagos.

Frecuencia óptima para enviar newsletters

Al crear su programa de envío de correo, hay dos cosas a considerar: características psicológicas persona:

Por tanto, se considera que la frecuencia media de envío es de un boletín cada uno o dos días. Por supuesto esta regla no se aplica a invitaciones para participar en diversos eventos, así como a noticias diarias.

En general, el éxito del marketing por correo electrónico depende en gran medida del tipo de productos o servicios que se promocionan. También influye mucho el tiempo de existencia de un producto o servicio en el mercado. Por regla general, el envío de información promocional sobre las últimas novedades estimula las ventas mucho más que las ofertas generalizadas.

¿Cuándo es el mejor momento para enviar una newsletter? Centrándonos en la actividad de nuestra base y artículos promocionales que ofrecemos, el horario más efectivo es jueves/viernes/sábado después de las 17:00 hora de Moscú. Pero en ningún caso te animamos a enviar mensajes esos mismos días. Hay que probarlo todo, porque absolutamente cualquier opción temporal puede funcionar.

Le deseamos grandes ganancias y solo suscriptores activos. Asegúrese de tener en cuenta estos artículos también.

¿Ha notado que cada empresa individual intenta enviar correos electrónicos aproximadamente en mismo tiempo? Suelen llegar a última hora de la tarde o por la noche, temprano en la mañana. Es curioso cómo el público está dormido. Como resultado, cuando te despiertas, tu buzón está lleno. Creemos que usted está familiarizado con esto de primera mano. Eliminar la mayoría de los mensajes entrantes se convierte en parte de un ritual matutino muy molesto. Es posible que disfrute leyendo sobre marketing basado en datos, pero no a las 7 a.m.

Los días en que revisábamos el correo electrónico dos veces al día, por la mañana y por la noche, se han hundido en el olvido. Pero, desgraciadamente, algunas empresas siguen este calendario. Esta estrategia es tan antigua como el iMac estilo joya o la computadora de entrada que acumula polvo en el sótano. El esfuerzo que pones en contenido de calidad se desperdicia si eliges el momento equivocado para enviar tu correo electrónico.

Le sugerimos que comprenda cuándo es el mejor momento para enviar cartas. Para averiguarlo, utilizamos el método más científico: nos suscribimos a 100 listas de correo diferentes y registramos la hora a la que recibimos las cartas.

Solicite marketing por correo electrónico para empresas

Envíalos entre 11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 o 14:00 – 15:00

Esta estrategia es adecuada en los casos en los que la tasa de apertura de correos electrónicos es baja y el número de suscriptores está disminuyendo.

Por cierto, durante el período de estudio no llegó ni una sola carta en los intervalos especificados. A continuación se muestra el gráfico:

¿Cuál de los siguientes intervalos es óptimo? El período comprendido entre las 14:00 y las 15:00 tiene el mayor potencial. 11:00 – 12:00 y 13:00 – 14:00 son demasiado cerca del almuerzo, la carta puede perderse. Incluso si estás cubriendo un tema divertido y esperas que la gente lo lea durante su descanso, sigue siendo una buena idea enviarlo entre las dos y las tres de la tarde. De esta manera, su audiencia puede tomar un descanso mientras navega por sus correos electrónicos. La gente siempre borra sus correos electrónicos por la mañana, pero luego se cansan y necesitan un poco de “procrastinación”. Su mensaje será útil para estos casos.

O de 10:00 a 11:00

Si no quieres ser el único que envía correos electrónicos durante un período determinado, hay un momento ideal. Cuando realizamos la investigación, casi no había mensajes del 10 al 11, o mejor dicho, solo llegaba un mensaje. Por lo tanto, existen buenas posibilidades de resistir dicha competencia.

Como puede ver en el gráfico anterior, solo hubo unos pocos períodos en los que llegaron pocas cartas. Pero en términos de utilidad, no están al mismo nivel que el período de 10 a 11. Por ejemplo, de 9 a 10 suele comenzar la jornada laboral y de 16 a 17 termina. Esto significa que tendrás que luchar duro para llamar la atención de la audiencia. Para evitar tal desarrollo de eventos, elija el período de 10 a 11. En ese momento, los lectores ya se habrán sentado en su lugar de trabajo, el café habrá hecho efecto y habrá cero en su bandeja de entrada. Definitivamente esto mejor momento para cartas interesantes.

Además, descubrimos una curiosidad: entre las 10 y las 11, expertos y líderes de opinión envían cartas. Recibimos un mensaje, pero no importa. Lo que importa es que la brecha brinde una oportunidad para destacar.

De 18:00 a 19:00 – nunca

Este peor momento Para boletín informativo por correo electrónico. Está tan ocupado que, en el momento de nuestra investigación, recibimos más del 10% de los correos electrónicos a la hora especificada. Esto es casi 3 veces más de lo que debería ser en promedio. El gráfico muestra los datos claramente.

Como puedes ver, si decides enviar una carta durante este período, tendrás que competir por la atención de la audiencia. Sin embargo, recuerda: de 18 a 19 horas hay aproximadamente 50 veces más correos electrónicos. Si no quieres que el mensaje quede colgado en tu buzón como un peso muerto, te recomendamos no enviar cartas durante este periodo. No está claro por qué las marcas decidieron enviar boletines semanales en este momento en particular. La gente simplemente regresa a casa y se relaja. Será más probable que abran un correo electrónico con información sobre pasatiempos, actividades interesantes o activas.

En este caso, tendrás que competir con toneladas de otros mensajes por la atención de los usuarios o aceptar que te ignoraron.

Evite el horario después de las 21:00 y antes de las 7:00

Uno de los más maneras simples Si un correo electrónico termina en la papelera por la mañana, significa que se envió tarde por la noche. Esperas que la gente esté dormida y lea el mensaje por la mañana. Algunas empresas piensan que queremos conocer las últimas novedades de marketing en redes sociales a las 6:00. Sin embargo, este es el último deseo en ese momento. Sería diferente si el mensaje se referiera a la entrega de café a la cama. Desafortunadamente, hay muchas empresas que utilizan esta técnica ahora obsoleta.

Podemos ir a correos en cualquier momento, no tenemos que despertarnos en un momento determinado para enterarnos de una noticia o leer una carta. Y los mensajes enviados por la noche pueden terminar tan abajo en la lista que la gente nunca los recibe.

Durante el estudio, recibimos más del 60% de los correos electrónicos entre las 9:00 p. m. y las 7:00 a. m.

Aproximadamente el 40% de ellos llegaron entre las 21:00 y las 2:00 horas. Con todos estos mensajes tendrás que “competir” por la atención de los usuarios. La mayor parte de su audiencia está dormida y aquellos que están despiertos no querrán leer el boletín en este momento. En consecuencia, la carta se pospone hasta la mañana y luego simplemente se borra o se olvida. Como resultado, todo tu trabajo es en vano. Así que no dejes que el contenido se desperdicie sólo porque no es el momento adecuado.

Los miércoles y sábados son una buena solución.

Por analogía con el periodo del día, también es importante prestar atención al día de la semana. Si envías un mensaje en los días especificados, se convertirán en una especie de “faro” de contenido de calidad.

Cuando el tema sea de relajación y aficiones, prefiera el sábado. La audiencia es más receptiva al texto cuando lee sobre algo que se puede implementar hoy. Las personas también tendrán más tiempo para “digerir” lo que leen. En cualquier caso, intenta enviar tanto el miércoles como el sábado para ver qué funciona para ti.

¿Por qué el domingo no apareció en la lista TOP? De hecho, un mensaje enviado ese día simplemente se perderá en la confusión y terminará en la basura el lunes por la mañana. Además, es posible que los domingos la gente no tenga tiempo para leer.

El jueves es el peor día para enviar correos electrónicos.

Determinar los días óptimos para las cartas no fue tan fácil. Afortunadamente, lo peor resultó ser más fácil.

En este día se envían el doble de cartas que el miércoles y el sábado. Casi el 25% de todos los mensajes llegaron el jueves.

Algunos expertos argumentaron que el martes y el jueves son días mejores para envío por correo. La gente ha seguido ciegamente este consejo durante años. Como resultado, se convirtieron en la peor solución.

Conclusiones

Ahora tendremos que darnos de baja de 100 correos o eliminar la dirección de correo electrónico por completo. Sin embargo, el experimento le brindó información valiosa sobre el momento óptimo para enviar correos electrónicos.

Recordar:

1. Publica entre las 11:00 y las 12:00, las 13:00 y las 14:00 o las 14:00 y las 15:00 horas.
2. Otro buen horario es de 9 a 10 horas.
3. Si el mensaje es laboral, envíalo en el horario adecuado.
4. Evite enviar correos electrónicos durante los períodos de mayor actividad (cuando la gente llega o sale del trabajo), como las 8 a. m. o las 5 p. m.
5. Los mensajes enviados por la noche o temprano en la mañana son una mala idea.
6. El jueves es el peor día para enviar por correo.
7. También es mejor no escribir los lunes y viernes.
8. El día óptimo de la semana es el miércoles.

Lo principal es probar estos consejos con tu audiencia.