વ્યવસાયિક પત્રો યોગ્ય રીતે કેવી રીતે લખવા? વ્યવસાયિક પત્રના પ્રકારો અને માળખું. પક્ષકારોના પત્રવ્યવહાર

રશિયન ફેડરેશનનો નાગરિક સંહિતા કર નિરીક્ષકોને LLC નોંધણી માટે સબમિટ કરેલા દસ્તાવેજોમાં સમાવિષ્ટ માહિતીની પ્રામાણિકતા ચકાસવા માટે ફરજ પાડે છે. અન્ય વસ્તુઓની સાથે, તેઓએ જે સંસ્થા બનાવવામાં આવી રહી છે તેનું કાનૂની સરનામું તપાસવું આવશ્યક છે. આ કાર્યને સરળ બનાવવા માટે, રજીસ્ટ્રેશન ઓથોરિટીના કર્મચારીઓને અરજદાર તરફથી કાનૂની સરનામા પર ગેરંટી પત્રની જરૂર છે.

એલએલસી નોંધણી માટે ગેરંટી પત્ર

આવા પત્ર અને હસ્તાક્ષરના લખાણ દ્વારા, કાનૂની એન્ટિટી અથવા વ્યક્તિ ખાતરી આપે છે કે તે તેની માલિકીની મિલકત ભાડે આપવા માટે તૈયાર છે. કાયદેસર રીતેએલએલસી રાજ્ય નોંધણી પાસ કરે કે તરત જ વિસ્તાર. મકાનમાલિક એ પણ બાંયધરી આપે છે કે જગ્યા કાયદા દ્વારા તેની છે અને, લીઝ કરાર કરીને, તે ત્રીજા પક્ષકારોના હિતોનું ઉલ્લંઘન કરતું નથી. ના પ્રમાણપત્રની નકલ પત્ર સાથે જોડાયેલ છે રાજ્ય નોંધણીમિલકત અધિકારો.

ઓફિસ સ્પેસ ઓફિસ સ્પેસ હોવી જરૂરી નથી. તેને કાનૂની સરનામા તરીકે ઉત્પાદન જગ્યા (વેરહાઉસ, વર્કશોપ) ના સરનામાંનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી છે, જો માત્ર એક્ઝિક્યુટિવ બોડીએલએલસી ખરેખર ત્યાં સ્થિત હોઈ શકે છે જો તે એલએલસીને મોકલવામાં આવેલ પત્રવ્યવહારની અવરોધ વિનાની રસીદની ખાતરી કરે છે. જો અરજદાર ગેરેજમાં એલએલસીની નોંધણી કરવાનો પ્રયાસ કરે છે, તો નોંધણી સત્તાધિકારીના દાવાઓ હોઈ શકે છે - ઓફિસની વ્યવસ્થાની વાસ્તવિકતા સાબિત કરવી પડશે.

કાનૂની સરનામું "ખરીદી" ના કિસ્સામાં, તમારે સાવચેત રહેવું જોઈએ. માત્ર સારી પ્રતિષ્ઠા ધરાવતી કંપની પર જ ભરોસો રાખો, અન્યથા તમને રજીસ્ટ્રેશન નકારી દેવાનું જોખમ રહે છે. તમારી "ઓફિસ" કંપનીઓ, ખંડેર અથવા બાંધકામ હેઠળની ઇમારતની સામૂહિક નોંધણીનું સ્થળ બની શકે છે, લશ્કરી એકમઅથવા ક્લિનિક. એવું બને છે કે સરનામું જેમ કે અસ્તિત્વમાં નથી. બધું બે વાર તપાસવું એ સારો વિચાર હશે.

જો માલિકીના પ્રમાણપત્રમાંનું સરનામું અને ગેરંટી પત્ર થોડું અલગ છે, તો એલએલસીની નોંધણી માટેના દસ્તાવેજોમાં, પત્રમાં એક સૂચવો, કારણ કે તે લીઝ કરારમાં દેખાશે.

એલએલસીની નોંધણી માટે ગેરંટીનો પત્ર જરૂરી દસ્તાવેજોમાં નથી, પરંતુ તેની ગેરહાજરી નોંધણીના ઇનકારમાં પરિણમી શકે છે. નિષ્ફળ માલિક પોતાનો વ્યવસાયકોર્ટમાં તેના કેસનો બચાવ કરી શકે છે, જ્યાં કર સત્તાવાળાઓ સાબિત કરશે કે તેમની પાસે કાનૂની સરનામાની ચોકસાઈ ચકાસવાની તક નથી. સુપ્રીમ આર્બિટ્રેશન કોર્ટની પ્લેનમ, ખરેખર, ગેરંટી પત્રની ગેરહાજરીને કાનૂની સરનામાની અવિશ્વસનીયતાના પુરાવા તરીકે માનતી નથી. જો કે, કોઈપણ કાનૂની કાર્યવાહી એ એક અપ્રિય પ્રક્રિયા છે, અને તેથી પણ વધુ તમારા પોતાના વ્યવસાય તરફના પ્રથમ પગલા પર. તેથી, અમે કાનૂની સરનામા પર ગેરંટીનો નમૂના પત્ર ડાઉનલોડ કરવા, દસ્તાવેજ તૈયાર કરવા અને LLC નોંધણી માટેની અરજી સાથે સબમિટ કરવાની ભલામણ કરીએ છીએ.

તમે અમારી વેબસાઇટ પર કાનૂની સરનામાની જોગવાઈ માટે ગેરંટી પત્રનો વર્તમાન નમૂના શોધી શકો છો.

ગેરંટી પત્રને નોટરી દ્વારા પ્રમાણિત કરવાની જરૂર નથી. તે પૂરતું છે કે માલિક હાલના કરારની હકીકતની પુષ્ટિ કરે છે ટેલિફોન વાતચીતનોંધણી અધિકારીના કર્મચારી સાથે.

કાનૂની એન્ટિટી તરફથી ગેરંટી પત્ર

પત્રની સામગ્રીની વાત કરીએ તો, સરનામાની જોગવાઈ માટે ગેરંટીનો એક પણ નમૂનાનો પત્ર નથી. તમે અમારા નમૂનાનો ઉપયોગ કરી શકો છો, દસ્તાવેજના તર્કને જાળવી રાખો અને જરૂરી માહિતી સૂચવવાનું ભૂલશો નહીં, જેમ કે:

• "હેડર" માં - પટે આપનારની વિગતો અને ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસનું નામ જ્યાં કંપની નોંધાયેલ હોવાનું માનવામાં આવે છે;
• વિગતવાર સરનામું, ભાડે આપવામાં આવતી જગ્યાનો વિસ્તાર અને તેની લાક્ષણિકતાઓ - લીઝ કરારમાં ઉલ્લેખિત કરવામાં આવશે;
• એલએલસીના વડાનું નામ અને તેની કંપનીનું નામ;
• લીઝ કરાર હેઠળ ઉપયોગ માટે જગ્યાને સ્થાનાંતરિત કરવાની તૈયારીની પુષ્ટિ.

એલએલસીની નોંધણી માટે ગેરંટી પત્રમાં તારીખ સૂચવવી જરૂરી નથી. તમે તેને સૂચવી શકો છો, પરંતુ તેનાથી કોઈ ફરક પડતો નથી - ગેરંટી પત્રની કોઈ સમાપ્તિ તારીખ નથી.

મહેરબાની કરીને નોંધ કરો: ગેરંટી પત્રમાં, માલિક જણાવે છે કે જ્યારે LLC નોંધાયેલ હશે ત્યારે તે LLC ના વડા સાથે લીઝ કરાર કરશે, પરંતુ તે આ કરવા માટે બંધાયેલા નથી. ગેરંટી પત્ર સાથે, તે પ્રમાણિત કરે છે કે તેની પાસે એ હકીકતની વિરુદ્ધ કંઈ નથી કે તેની માલિકીની સ્થાવર મિલકતના સરનામે ચોક્કસ કાનૂની એન્ટિટી નોંધવામાં આવશે. આખરે, કરારમાં પ્રવેશ કરવો કે આ વિચારને છોડી દેવો તે માલિકની મફત પસંદગી છે, અને ગેરંટી પત્ર તેના માટે હુકમનામું નથી. તેથી, જો તમે ખાતરી કરવા માંગતા હો કે ચોરસ મીટર તમારું રહેશે, તો મકાનમાલિક સાથે પ્રારંભિક કરાર કરો.

આ બધું માં કામ કરે છે વિપરીત બાજુ: એલએલસીના વડા કંપનીની નોંધણીના આધારે, એલએલસીની નોંધણી કરતી વખતે લીઝ માટે ગેરંટી પત્ર પ્રદાન કરનાર વ્યક્તિ પાસેથી ઓફિસ ભાડે લેવા માટે બંધાયેલા નથી. જો તમે પ્રારંભિક કરારોનો ઇનકાર કરો છો, તો તમારે કાનૂની સરનામાંના ફેરફાર વિશે ટેક્સ ઓથોરિટીને સૂચિત કરવું પડશે. આ P13001 અથવા P14001 ફોર્મમાં કરવામાં આવે છે. જો ચાર્ટરમાં કાનૂની સરનામું સૂચવવામાં આવ્યું હોય તો પ્રથમનો ઉપયોગ થાય છે, જેનો અર્થ છે કે તેના ફેરફાર સાથે ચાર્ટરનો ટેક્સ્ટ એડજસ્ટ કરવો પડશે. બીજું ફોર્મ તે એલએલસી માટે યોગ્ય છે જેમનું ચાર્ટર કાનૂની સરનામામાં ફેરફાર કર્યા પછી સુસંગતતા ગુમાવતું નથી.

વ્યક્તિ તરફથી કાનૂની સરનામા પર ગેરંટી પત્ર

જો તમે મેનેજરના ઘરના સરનામા પર એલએલસીની નોંધણી કરી રહ્યાં છો, તો તમારે કાનૂની સરનામાની નોંધણી કરવા માટે ગેરંટી પત્રની જરૂર રહેશે નહીં. આ કિસ્સામાં, પરિસરના માલિક અને સંભવતઃ, તેમાં નોંધાયેલ અન્ય વ્યક્તિઓની સંમતિ જરૂરી રહેશે. જ્યાં તમે નોંધણી કરવાની યોજના બનાવો છો ત્યાં નિરીક્ષણ કાર્યાલય સાથે આવશ્યકતાઓ તપાસો.

કોઈ વ્યક્તિ તરફથી કાનૂની સરનામા પર ગેરંટીનો પત્ર એવી પરિસ્થિતિમાં જરૂરી છે કે જ્યાં સંસ્થાને ભાડે આપેલી જગ્યાનો માલિક વ્યક્તિ હોય. તે ના પત્રની જેમ જ ફોર્મેટ થયેલ છે કાનૂની એન્ટિટી. માત્ર કંપનીની વિગતો હવે અહીં દેખાશે નહીં. નાગરિકની માત્ર અટક, નામ, આશ્રયદાતા, આવા અને આવા સરનામા પર આવા અને આવા એલએલસીની નોંધણી કરવા માટે તેની સંમતિ, ખાતરી કે તે માલિક છે, તે નિષ્કર્ષ દ્વારા રાજ્ય અને ત્રીજા પક્ષકારોના હિતોનું ઉલ્લંઘન કરતું નથી. લીઝ કરાર, અને તેથી વધુ.

તે રસપ્રદ છે કે બિન-રહેણાંક જગ્યાના માલિકને પોતાને ગેરંટીનો પત્ર આપવાનો અધિકાર છે જો તે એલએલસીના સ્થાપક તરીકે કાર્ય કરે છે અને તેની માલિકીની જગ્યાનો કાનૂની સરનામા તરીકે ઉપયોગ કરવા માંગે છે. આવો પત્ર કોઈ વ્યક્તિ દ્વારા કાનૂની એન્ટિટીને આપવામાં આવેલી લીઝ ગેરંટી તરીકે દોરવામાં આવે છે. રજીસ્ટ્રેશન ઓથોરિટી એ હકીકતથી મૂંઝવણમાં આવશે નહીં કે એલએલસીના વડા અને ભાડે આપનારનું નામ એકરુપ છે.

જે કોઈ પટેદાર તરીકે કામ કરે છે તેણે ગેરંટી પત્રમાં દર્શાવેલ સંપર્ક નંબરનો ઉપયોગ કરીને નોંધણી અધિકારીના કર્મચારી દ્વારા સંપર્ક કરવા માટે તૈયાર રહેવું જોઈએ. આ સામાન્ય પ્રક્રિયા, કારણ કે જે કર્મચારીએ LLC નોંધણી માટે દસ્તાવેજો સ્વીકાર્યા છે તેણે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે પ્રદાન કરેલી માહિતી સાચી છે. જો મકાનમાલિક ઉપલબ્ધ ન હોય અથવા પ્રતિસાદ ન આપે, તો ગેરંટી પત્રને અમાન્ય ગણીને એલએલસીની નોંધણી કરવામાં નહીં આવે તેવી શક્યતા છે.

ચુકવણી માટે ગેરંટી પત્ર (નમૂનો) શા માટે દસ્તાવેજની જરૂર છે, તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે દોરવું, દેવાની ચુકવણી અને કાર્યની કામગીરી માટે ગેરંટી પત્ર લખવાના નમૂનાઓ

ગેરંટી પત્ર શું છે, તેને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે લખવું, ગેરંટી પત્ર લખવાના નમૂનાઓ. ગેરંટીનો પત્ર એ એક દસ્તાવેજ છે જે અન્ય પક્ષની તરફેણમાં અમુક ક્રિયાઓ કરવા માટે એક પક્ષના ઇરાદાની પુષ્ટિ કરે છે અથવા, ઉદાહરણ તરીકે, અન્ય પક્ષના સંબંધમાં કોઈપણ શરતોનું પાલન કરવાના હેતુની પુષ્ટિ કરે છે. એક સક્ષમ રીતે લખાયેલ ગેરંટી પત્ર તેના અમલમાં તમારા વિશ્વાસની ચાવી છે.

(ખોલવા માટે ક્લિક કરો)

ગેરંટી પત્ર - તે શું છે?

ચુકવણી ગેરંટી પત્ર (નમૂનો)- આ, સૌ પ્રથમ, એક દસ્તાવેજ છે જેમાં એક પક્ષ દ્વારા બીજાના સંબંધમાં ધારવામાં આવેલી જવાબદારીઓના અમલીકરણની બાંયધરી છે. આવી જવાબદારીઓ કોઈપણ સેવાઓ, કામગીરીની જોગવાઈ હોઈ શકે છે વિવિધ પ્રકારોકામ, દેવું ચૂકવણી, અને તેથી વધુ.

ગેરંટી પત્રનો સૌથી સામાન્ય પ્રકાર દેવાની ચુકવણી માટે ગેરંટી પત્ર છે.

યોગ્ય રીતે દોરવામાં આવેલ દસ્તાવેજ તેના અમલીકરણની બાંયધરી છે

ગેરંટી પત્ર યોગ્ય રીતે અને યોગ્ય રીતે દોરવામાં આવે તે માટે, તમારે નીચેની ભલામણોનું પાલન કરવું જોઈએ:

• યોગ્ય લેખન શૈલી - પત્ર લખતી વખતે તમારે તેનું પાલન કરવાની જરૂર છે વ્યવસાય શૈલી, કારણ કે ગેરંટીનો પત્ર, સૌ પ્રથમ, એક દસ્તાવેજ છે.
• અનુકૂળતા અને સંક્ષિપ્તતા - તમારે વધુ ન લખવું જોઈએ જે જરૂરી છે તે ટૂંકમાં અને સંક્ષિપ્તમાં જણાવવા માટે પૂરતું હશે.
• વિશિષ્ટતા - અનિશ્ચિતતા ધરાવતા શબ્દોને બાકાત રાખો, ઉદાહરણ તરીકે, અમે બાંયધરી આપીએ છીએ, જેવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરીને સ્પષ્ટપણે વાક્યો તૈયાર કરવા યોગ્ય છે.
• નિશ્ચિતતા અને સ્પષ્ટતા - ગેરંટી પત્રનો ટેક્સ્ટ સ્પષ્ટ અને સરળ હોવો જોઈએ.
• જોડણી અને વિરામચિહ્ન ભૂલોએક પત્રમાં.

કાનૂની એન્ટિટી વતી ગેરંટી પત્રોમાં હંમેશા જરૂરી વિગતો અને મેનેજરની સહી હોવી આવશ્યક છે.

કાનૂની એન્ટિટી માટે ફરજિયાત વિગતો:

• સંસ્થાનું નામ અને તેની વિગતો
• જરૂરી સંપર્ક વિગતો
• પત્રમાં અપીલનો સાર
• હસ્તાક્ષર તારીખ
• સંસ્થાની સીલ, તેમજ જવાબદાર વ્યક્તિની સહી

વ્યક્તિઓ માટે વિગતો:

• પાસપોર્ટ વિગતો અને રહેણાંક સરનામું
• પત્રમાં અપીલનો સાર
• સહી

દસ્તાવેજની તૈયારી

કાયદો સ્પષ્ટપણે દેવું ચૂકવવા માટે ગેરંટી પત્ર લખવા, સેવાઓ અને કાર્ય પૂર્ણ થવાની પુષ્ટિ, રોજગાર અને આ પત્રના અન્ય પ્રકારો વિશે સ્પષ્ટપણે પ્રદાન કરતું નથી, તેથી તે લખવું એકદમ સરળ છે.

બાંયધરીનો પત્ર લખતી વખતે, તે ફક્ત એટલું જ ધ્યાનમાં લેવું યોગ્ય છે કે જો પત્ર તેના વતી દોરવામાં આવ્યો હોય, તો તે કાનૂની એન્ટિટીના લેટરહેડ પર દોરવામાં આવવો જોઈએ અને તેમાં જરૂરી વિગતો હોવી જોઈએ. વ્યક્તિ તરફથી, ગેરંટીનો પત્ર કોઈપણ લેખિત સ્વરૂપમાં લખી શકાય છે.

ગેરંટી દસ્તાવેજો લખવાના નમૂનાઓ

દેવું ચૂકવવા માટે ગેરંટી પત્ર (દસ્તાવેજ સંસ્થાના લેટરહેડ પર દોરવામાં આવવો જોઈએ, મુખ્ય એકાઉન્ટન્ટ તેમજ મેનેજર દ્વારા સહી થયેલ હોવી જોઈએ, અને કંપનીની સીલ સાથે જોડાયેલ હોવું જોઈએ).

વાણિજ્યિક અને નાગરિક પ્રવૃત્તિઓમાં, ઘણીવાર અધિકારીઓનો સંપર્ક કરવો જરૂરી છે.

દરેક વિનંતી લેખિતમાં હોવી જોઈએ. સત્તાવાર પત્રો વિવિધ પ્રસંગોએ મોકલવામાં આવે છે. આ હોઈ શકે છે: ચુકવણી કરવાની આવશ્યકતા, ચુકવણી વિના ઉત્પાદનો પ્રદાન કરવાની વિનંતી, દેવાની ચુકવણી માટેનો દાવો, વગેરે.

સત્તાવાર અપીલ માટે ખાસ સ્વરૂપોલાગુ પડતું નથી. કાયદો રશિયન ફેડરેશનમુક્ત લેખન ધારે છે. પરંતુ આ ઉપરાંત, સામાન્ય રીતે સ્વીકૃત ધોરણો છે. તેમનો ઉપયોગ પત્રોને કાનૂની દરજ્જો લાગુ કરવાનું શક્ય બનાવે છે. ગેરહાજરી જરૂરી શરતોઅને વિશેષતાઓ તેમને સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર તરીકે ગણવામાં આવવા દેતા નથી.

તેથી, ઔપચારિક રીતે પ્રાપ્તકર્તાનો સંપર્ક કરતા પહેલા, તમારે તમારી જાતને મફત નમૂનાઓ અને ઉદાહરણો સાથે પરિચિત કરવાની જરૂર છે. તેઓ આ પ્રકાશન નીચેની લિંક્સનો ઉપયોગ કરીને મેળવી શકાય છે. આ સ્પષ્ટીકરણ લેખ લખતી વખતે સારી મદદ તરીકે સેવા આપી શકે છે.

સત્તાવાર પત્રોની રચના અને લક્ષણો

A4 શીટ્સ પર સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર હાથ ધરવામાં આવે છે. તદુપરાંત, કંપનીઓ (કાનૂની સંસ્થાઓ) માટે કંપની લેટરહેડનો ઉપયોગ થાય છે. તે પહેલાથી જ નોંધણી ઓળખની માહિતીની હાજરીને ધારે છે.

આ જરૂરિયાત "કેપ" ની જરૂરિયાતને દૂર કરતી નથી. તે શીટના ઉપરના જમણા સેક્ટરમાં લખાયેલું છે. તે પ્રાપ્તકર્તા સંસ્થા અને અધિકારીનું નામ સૂચવે છે. તેમાં એન્ટરપ્રાઇઝ, વિભાગ, મેનેજર, પ્રેષકનું નામ લખવાનું પણ શક્ય છે.

ડાબી બાજુની સામે આઉટગોઇંગ/ઇનકમિંગ માર્કસ બનાવવા માટેની જગ્યા છે. તેઓ નંબર, તારીખ અને શહેર સમાવે છે. તદનુસાર, આઉટગોઇંગ એક પ્રેષક દ્વારા સેટ કરવામાં આવે છે, અને ઇનકમિંગ - પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા. પ્રાપ્તકર્તા માટે જરૂરી જરૂરિયાતદસ્તાવેજની નોંધણી કરનાર સ્થિતિ અને વ્યક્તિનો સંકેત છે.

આગળ (નીચે) ટેક્સ્ટ પોતે છે. કેટલાક અક્ષરો માટે શીર્ષક લખવાનું શક્ય છે (વૈકલ્પિક). ટેક્સ્ટ હેઠળ તમારે અધિકૃત વ્યક્તિની સ્થિતિનું સંપૂર્ણ નામ, તેનું છેલ્લું નામ, પ્રથમ નામ, આશ્રયદાતા, સંપર્ક ફોન નંબર, કલાકારની વિગતો (જો કોઈ અપેક્ષિત હોય તો) સૂચવવું આવશ્યક છે. અધિકૃત વ્યક્તિની સહી આ ડેટાની સામે મૂકવામાં આવે છે. આ સહી મોકલનાર સંસ્થાની સીલ દ્વારા પ્રમાણિત છે.

પત્રો લખવાની વાણી અને રીત

કારણ કે તે સત્તાવાર પત્રવ્યવહાર છે જે માનવામાં આવે છે, ભાષણ વ્યવસાય જેવું માનવામાં આવે છે. એટલે કે, ટેક્સ્ટમાં કોઈપણ સાહિત્યિક અભિવ્યક્તિઓ (સરખામણી, રૂપકો, રૂપક) ન હોવી જોઈએ. તે સમજવું જોઈએ કે જે વ્યક્તિને સંદેશ પ્રાપ્ત થયો છે તેની પાસે બિનજરૂરી સાહિત્યિક શબ્દસમૂહો વાંચવા માટે પૂરતો સમય નથી.

ટેક્સ્ટ માળખું સત્તાવાર પત્રનીચેના સામાન્ય રીતે સ્વીકારવામાં આવે છે: માહિતીનો ભાગ શરૂઆતમાં આપવામાં આવે છે. તે પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તા વચ્ચેના સંબંધનું વર્ણન કરે છે. આગળ ટેક્સ્ટમાં સમસ્યાના સારનું વર્ણન કરવું જરૂરી છે.

વર્ણન સંક્ષિપ્ત હોવું જોઈએ અને અંતિમ તારીખો, આંકડાઓ અને પુરાવાઓ દ્વારા સમર્થિત હોવું જોઈએ.

આ પછી, સમસ્યાનું નિરાકરણ લાવવાના હેતુથી ઇવેન્ટ્સના ઇચ્છિત વિકાસની દરખાસ્ત કરવી જરૂરી છે.

નીચે પ્રમાણભૂત ફોર્મ અને સત્તાવાર પત્રનો નમૂનો છે, જેનું સંસ્કરણ મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

GOST 7.0.8-2013 “માહિતી, પુસ્તકાલય અને માટે ધોરણોની સિસ્ટમ પ્રકાશન. રેકોર્ડ રાખવા અને આર્કાઇવિંગ. શરતો અને વ્યાખ્યાઓ” એ વિભાવનાઓના મૂળભૂત અર્થોને એકીકૃત કર્યા છે જેનો આપણે આગળ ઉપયોગ કરીશું:

• ગંતવ્ય- દસ્તાવેજના પ્રાપ્તકર્તા વિશેની માહિતી ધરાવતી વિગતો;
• દસ્તાવેજ વિગતો- દસ્તાવેજ ડિઝાઇનનું તત્વ.

વધુમાં, તમારે નવા શબ્દ પર ધ્યાન આપવાની જરૂર છે લક્ષણ, જે ઇલેક્ટ્રોનિક વૈજ્ઞાનિક અને તકનીકી દસ્તાવેજો સાથે કામ કરતી વખતે સક્રિયપણે ઉપયોગમાં લેવાય છે અને તરીકે ગણવામાં આવે છે ફરજિયાત ઘટકપ્રોપ્સદસ્તાવેજ. GOST R 6.30-2003 દ્વારા સ્થાપિત "સરનામું" વિગતોની નોંધણી માટેના નિયમો પ્રદાન કરે છે વિવિધ વિકલ્પોતેની ડિઝાઇન - તેમાં "સરનામું" આવશ્યકતાના મુખ્ય લક્ષણો ઔપચારિક છે અથવા અલગ રીતે ઔપચારિક નથી.

અને અંતે, શબ્દ ગંતવ્યજૂના ખ્યાલથી અલગ હોવું જોઈએ સરનામું, જે તેમ છતાં ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટીમાં ઓફિસ કામ માટેના નિયમોના પરિશિષ્ટમાં ઉલ્લેખિત છે (જૂન 15, 2009 નંબર 477 ના રશિયન ફેડરેશનની સરકારના હુકમનામું દ્વારા મંજૂર) લેખક, એટલે કે દસ્તાવેજ મોકલનાર(અને બધા ઉપર અક્ષરો).

પત્રવ્યવહાર સામાન્ય રીતે સંસ્થાઓના દસ્તાવેજોના પ્રવાહના 80% થી વધુ ભાગ લેતો હોવાથી, અમે સત્તાવાર સત્તાવાર પત્રોના ઉદાહરણનો ઉપયોગ કરીને "સરનામું આપનાર" વિગતોની નોંધણી કરવાના નિયમોને ધ્યાનમાં લઈશું, જે કાગળના સ્વરૂપમાં દોરવામાં આવે છે અને મુખ્યત્વે પ્રાપ્તકર્તાને મોકલવામાં આવે છે. ટપાલ

પત્રવ્યવહાર હાથ ધરવાની પ્રક્રિયામાં, મેનેજરો, કર્મચારીઓ અને સંસ્થાની રેકોર્ડ મેનેજમેન્ટ સેવાએ નીચેના પરિબળોને ધ્યાનમાં લેવા જોઈએ:

• ટેકનોલોજીકલ, જેનો અર્થ છે કે સંસ્થા તેના પત્ર પોસ્ટ ઓફિસ દ્વારા અથવા પત્રવ્યવહાર પહોંચાડતી કંપનીઓની સેવાઓનો ઉપયોગ કરીને મોકલશે. આ કંપનીઓ અને રશિયન પોસ્ટ ડિલિવરી પ્રક્રિયા દરમિયાન સ્વતંત્ર તૃતીય પક્ષ તરીકે કાર્ય કરે છે. પત્ર લખતી વખતે, તમારે ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર છે કે તે કેવી રીતે મોકલવામાં આવશે, પેકેજ કરવામાં આવશે, કે પોસ્ટલ સરનામાના લક્ષણોની નોંધણીનો ક્રમ અને ક્રમ પોસ્ટલ સેવાઓની જોગવાઈ માટેના નિયમો દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવે છે, જે ઠરાવો દ્વારા મંજૂર કરવામાં આવે છે. રશિયન ફેડરેશનની સરકારની અને સમયાંતરે અપડેટ કરવામાં આવે છે;
• વ્યવસ્થાપક, કારણ કે પત્રમાં આ હોઈ શકે છે:
  • ચોક્કસ મેનેજમેન્ટ નિર્ણય, દરખાસ્ત, અહેવાલ અથવા દાવો - તે ઉચ્ચ સંસ્થા અથવા સમાન ભાગીદાર, ક્લાયન્ટને સંબોધિત કરી શકાય છે;
  • ફરજિયાત હુકમ અથવા ધોરણ કાનૂની અધિનિયમ, જે અમલ અથવા માહિતી માટે ગૌણ સંસ્થાઓને મોકલવામાં આવે છે.
    એટલે કે, દસ્તાવેજની રચના અને સામગ્રીનો હેતુ, મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમમાં લેખક સંસ્થાનું સ્થાન અને પત્રના પ્રાપ્તકર્તા સાથેનો સંબંધ જરૂરી "સરનામું" ની રચનાને પ્રભાવિત કરે છે. વધુમાં, પત્ર તે બિંદુ (સંસ્થા, અધિકારી, નિષ્ણાત, માળખાકીય એકમ) પર મોકલવો આવશ્યક છે જ્યાં દસ્તાવેજમાં નિર્ધારિત મુદ્દાને અંતે અને ગુણવત્તાના આધારે ઉકેલવાની સત્તા હોય. જો તમારી પાસે આ સંસ્થા માટે ઘણા પ્રશ્નો/સૂચનો છે જે એકબીજા સાથે સંબંધિત નથી અને જેનો ઉકેલ યોગ્યતામાં છે વિવિધ વ્યક્તિઓ, તો પછી દરેક "અંતિમ પ્રાપ્તકર્તા" ને અલગ પત્ર લખવાનું વધુ સારું છે. અને જો તમને ખબર ન હોય કે તમારા પ્રશ્નો પર કામ કરવા માટે કોને સોંપવામાં આવશે, તો તમે તેમને સંબોધિત પત્રમાં મૂકી શકો છો જનરલ ડિરેક્ટરઅથવા તેને સામાન્ય રીતે સંસ્થાને સંબોધિત કરો;
• શિષ્ટાચાર પરિબળ- ચોક્કસ પરિસ્થિતિને ધ્યાનમાં રાખીને, નમ્રતાના સ્વીકૃત નિયમોનું પાલન કરવાની જરૂરિયાત બિઝનેસ કોમ્યુનિકેશન, સરનામાંની સ્થિતિ અને સ્થિતિ (કાનૂની અથવા વ્યક્તિગત, શ્રેષ્ઠ અથવા ગૌણ સંસ્થા, પત્ર પ્રથમ વખત અથવા કાયમી સંવાદદાતાને મોકલવામાં આવે છે, વગેરે).

સંસ્થા પત્ર ફોર્મ

પત્રવ્યવહાર કરવા માટે, લગભગ દરેક સંસ્થા તેના પોતાના પત્ર ફોર્મ વિકસાવે છે અને મંજૂર કરે છે. તેની વિગતો અને ડિઝાઇનના ઉદાહરણોની રચના મળી શકે છે:

• GOST R 6.30-2003 માં “યુનિફાઇડ ડોક્યુમેન્ટેશન સિસ્ટમ્સ. સંસ્થાકીય અને વહીવટી દસ્તાવેજોની એકીકૃત સિસ્ટમ. દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા માટેની આવશ્યકતાઓ" (આંકડા B.2 - B.4) અને
• ફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટીમાં ઓફિસ વર્ક માટેની સૂચનાઓના વિકાસ માટે પદ્ધતિસરની ભલામણો, મંજૂર. 23 ડિસેમ્બર, 2009 ના રોજરખીવના આદેશ દ્વારા નંબર 76 (પરિશિષ્ટ સાથેની કલમ 3.3.1).
  સંસ્થાઓ ચૂકવે છે મહાન ધ્યાનલેટર ફોર્મ વિકસાવવું અને તેને "કોર્પોરેટ" શૈલીના પુસ્તકમાં શામેલ કરવું, જે એકદમ ન્યાયી છે, કારણ કે તે કાનૂની એન્ટિટીનો "ચહેરો" છે, પત્રના લેખકની છબી અને તેની છાપ બનાવે છે. પરંતુ તે માત્ર કાગળની ગુણવત્તા અને ફોર્મ બનાવવા માટે વપરાતા પેઇન્ટના રંગો વિશે નથી. ફોર્મ સંસ્થાનું સંપૂર્ણ અને સંક્ષિપ્ત નામ, સંસ્થાકીય અને કાનૂની સ્વરૂપ અને ગૌણતા દર્શાવે છે. સૌથી મહત્વની બાબત એ સુનિશ્ચિત કરવાની છે કે લેખક વિશેની માહિતી જે તેના પર દર્શાવેલ છે તે યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ થયેલ છે, લેખકનો સંપર્ક કરવાની તમામ રીતોની યાદી. માં બાહ્ય વાતાવરણઆ સંસ્થાની સ્થિરતા, સંપર્ક કરવાની ઇચ્છા, નિખાલસતા અને "સદ્ભાવના" ના સંકેતો દર્શાવે છે.

ફોર્મમાં વિગતોનું સ્થાન આ હોઈ શકે છે:

• રેખાંશ(ઉદાહરણ 1 માં) અથવા
• ખૂણો:
  • કેન્દ્રિત(ઉદાહરણ 2 માં) અથવા
  • ધ્વજ(એટ્રીબ્યુટ્સ એ જ બાજુના ઝોનમાં સ્થિત છે, પરંતુ દરેક લાઇનનો ટેક્સ્ટ ડાબા માર્જિન બોર્ડરથી શરૂ થાય છે).

રેખાંશ અને ખૂણાના સ્વરૂપો "સરનામા" વિશેષતા માટે અલગ સ્થાન ધરાવે છે; તે નારંગી ભરણ દ્વારા સૂચવવામાં આવે છે (ઉદાહરણ 1 અને 2 ની સરખામણી કરો).

"સરનામું" વિશેષતાના લક્ષણો

તદુપરાંત, "ક્યાં?" પ્રશ્નનો જવાબ, એટલે કે. "મેઇલિંગ સરનામું" વિશેષતાની નોંધણીને GOST દ્વારા વૈકલ્પિક ગણવામાં આવે છે. જો તે બંધબેસે છે, તો તેના ઘટકો પોસ્ટલ સેવાઓની જોગવાઈ માટે નિયમો દ્વારા પ્રદાન કરેલ અનુક્રમમાં લખવામાં આવે છે (આ સ્થાપિત થયેલ છે પદ્ધતિસરની ભલામણોફેડરલ એક્ઝિક્યુટિવ ઓથોરિટીમાં ઓફિસ વર્ક માટેની સૂચનાઓના વિકાસ પર, પરિશિષ્ટ નંબર 11). વિન્ડો સાથેના પરબિડીયુંનો ઉપયોગ કરતી વખતે પત્ર પર પોસ્ટલ સરનામું દર્શાવવું એ અનુકૂળ બને છે, જેમાં સરનામાં વિશેનો તમામ ડેટા દેખાશે (કોને અને ક્યાં પત્ર પહોંચાડવાની જરૂર છે), તો આ માહિતી હોવી જરૂરી નથી. પરબિડીયું પર જાતે અથવા "લેબલ" ચોંટાડીને ડુપ્લિકેટ. મોટા પ્રમાણમાં પત્રવ્યવહાર સાથે, આ અભિગમ નોંધપાત્ર રીતે સમય અને નાણાં બચાવે છે.

જો પત્ર સંબોધવામાં આવે છે સરકારી એજન્સી, સંસ્થા સ્થાનિક સરકાર, સર્વોચ્ચ સત્તા, ઉચ્ચ સંસ્થા, તો પછી "મેઇલિંગ સરનામું" વિશેષતા હજી જારી કરવામાં આવી નથી (તે ફક્ત પરબિડીયું પર સૂચવવામાં આવે છે). ઉદાહરણો 3 અને 4 જુઓ.

જો પત્ર પ્રથમ મોકલવામાં આવે છે આ "શ્રેષ્ઠ સંસ્થા" ના વડા, પછી સંસ્થાનું નામ પદમાં સમાવવામાં આવે છે, ઉદાહરણો 5 અને 6 જુઓ. સ્થિતિ અને આખું નામ બંને ડેટીવ કેસમાં લખાયેલ છે.

ઉદાહરણ 1

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 2

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 3

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 4

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 5

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 6

શો સંકુચિત કરો

જો પત્ર તૃતીય પક્ષ પીઅર અથવા ડાઉનલાઇન સંસ્થાને સંબોધિત, તો પછી પત્રના "સરનામું" માં પોસ્ટલ સરનામું શામેલ હોઈ શકે છે, જે સંસ્થાના નામથી 1.5-2 રેખાના અંતર દ્વારા શ્રેષ્ઠ રીતે અલગ કરવામાં આવે છે અને GOST R 6.30-2003 દ્વારા નિર્ધારિત નાના અક્ષરથી શરૂ થાય છે (ઉદાહરણ તરીકે, " શેરી" અથવા "pr"):

ઉદાહરણ 7

શો સંકુચિત કરો

જો પત્ર સંબોધવામાં આવે છે મેનેજરનેસંસ્થા, પછી પદમાં સંસ્થાનું સંપૂર્ણ નામ શામેલ છે જે સંસ્થાકીય અને કાનૂની સ્વરૂપ દર્શાવે છે:

ઉદાહરણ 8

શો સંકુચિત કરો

જો પત્ર એવી સંસ્થાના વડાને સંબોધવામાં આવે છે જેની સાથે પ્રથમ વખત વાતચીત કરવામાં આવી રહી નથી, તો પછી પોસ્ટલ સરનામું સૂચવવું વધુ સારું નથી.

જો પત્ર સંબોધવામાં આવે છે ડેપ્યુટી મેનેજર અથવા અન્ય અધિકારી(અને પ્રથમ મેનેજર નથી), પછી વિકલ્પોને મંજૂરી આપવામાં આવે છે (પોસ્ટલ સરનામું ઉમેર્યા વિના અથવા વગર), અને તમારે કેસ અને લાઇન અંતર પર ધ્યાન આપવું જોઈએ. અધિકારીને સંબોધન હંમેશા ડેટિવ કેસમાં કરવામાં આવે છે; જો સંસ્થાનું નામ તેની સ્થિતિથી અલગ કરવામાં આવે છે, તો તે નામાંકિત કેસમાં લખાયેલું છે:

ઉદાહરણ 9

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 10

શો સંકુચિત કરો

જો પત્ર સંબોધવામાં આવે છે સંસ્થાનું માળખાકીય એકમ, પછી "સરનામું" વિશેષતામાં, પ્રથમ સંસ્થાનું નામ સૂચવો (સ્થાપિત સંક્ષિપ્ત શબ્દો માન્ય છે), અને તે પછી જ - નામાંકિત કિસ્સામાં આ માળખાકીય એકમ.

પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા માહિતીની સમજ અને અલગતાને ઝડપી બનાવવા માટે "સરનામું" વિશેષતાના લક્ષણોને અલગ કરવા ઉદાહરણો 7, 10 અને 11 માં રેખા અંતરનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે, પરંતુ આ કડક જરૂરિયાત નથી.

ઉદાહરણ 11

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 12

શો સંકુચિત કરો

જો પત્ર માળખાકીય એકમના વડાને સંબોધવામાં આવે છે, તો સંસ્થાનું નામ (નોમિનેટીવ કેસમાં) "સરનામું" લક્ષણમાં શામેલ છે, અને એકમનું નામ પદના સંપૂર્ણ નામમાં શામેલ છે. મૂળ કેસ:

ઉદાહરણ 13

શો સંકુચિત કરો

GOST R 6.30-2003 સ્થાપિત કરે છે ઘણી સજાતીય સંસ્થાઓને પત્રો મોકલતી વખતે સરનામાંઓની સામાન્ય ડિઝાઇનની પદ્ધતિઅથવા અનેક માળખાકીય વિભાગો એક સંસ્થા. આ પદ્ધતિ પ્રદાન કરે છે:

• પત્ર પર જ, સરનામાંઓના સામાન્ય નામની ડિઝાઇન;
• મેઇલિંગ પત્રો માટે એક અલગ સૂચિનું વધારાનું સંકલન, જેમાં તેમના ચોક્કસ નામો અને પોસ્ટલ સરનામાંનો સમાવેશ થાય છે.

ઉદાહરણ 14

શો સંકુચિત કરો

ઉદાહરણ 15

શો સંકુચિત કરો

તમારા પ્રેષકના સરનામાને કેવી રીતે કસ્ટમાઇઝ કરવું તે જાણવા માટે, આપેલ નમૂના અને મેઇલિંગ સૂચિ અનુસાર ઝડપથી ઘણા પરબિડીયાઓ બનાવો, તેમને પૃષ્ઠભૂમિ અથવા ડિઝાઇન સાથે સજાવટ કરો (ફેબ્રુઆરી 23 અને માર્ચ માટે પરબિડીયું સુશોભિત કરવા માટેના વિચારો) લેખ "એમએસ વર્ડમાં એન્વલપ બનાવવા" જુઓ 8 સૂચવવામાં આવે છે

મેઈલીંગ લિસ્ટ અથવા મેઈલીંગ લિસ્ટસંસ્થાઓના વર્ગીકરણ અને તેમના સરનામાના આધારે પત્રના એક્ઝિક્યુટર દ્વારા જનરેટ કરવામાં આવે છે, જે સામાન્ય રીતે દસ્તાવેજ નોંધણીની કામગીરીના પરિણામે ઓફિસ મેનેજમેન્ટ સેવામાં સંચિત થાય છે (EDMS અથવા વર્ડ, એક્સેલ કોષ્ટકોમાં). દરેક પરબિડીયું પર કે જેમાં પત્રની દરેક નકલ સીલ કરવામાં આવે છે, સંસ્થાનું ચોક્કસ નામ અને સરનામું મેઇલિંગ સૂચિ અનુસાર સૂચવવામાં આવે છે. આ સૂચિના આધારે, પરબિડીયાઓ પર છાપવાની માહિતી વર્ડ દ્વારા પણ આપમેળે ગોઠવી શકાય છે.

તે નોંધવું જરૂરી છે કે આ પદ્ધતિનો ઉપયોગ સામાન્ય રીતે ઉચ્ચ સંસ્થા દ્વારા તેના ગૌણ સંસ્થાઓને પત્ર મોકલતી વખતે કરવામાં આવે છે.

જોકે જો એક પત્રના 4 થી વધુ પ્રાપ્તકર્તાઓ ન હોય, પછી બધા પ્રાપ્તકર્તાઓ દસ્તાવેજ પર જ નોંધાયેલા છે, પછી તમે મેઇલિંગ સૂચિ વિના કરી શકો છો (2જી, 3જી અને 4જી પ્રાપ્તકર્તાઓ પહેલાં "કૉપિ" શબ્દ દેખાતો નથી). એક પત્રમાં સરનામાંઓની સંખ્યા પરની આ મર્યાદા GOST R 6.30-2003 અને સામાન્ય સમજ દ્વારા સ્થાપિત કરવામાં આવી છે. આ કિસ્સામાં, સરનામું ઉપરના જમણા ખૂણામાં દરેક સંસ્થા/સંસ્થા માટે "સરનામું આપનાર" વિગતોની સૂચિ તરીકે દોરવામાં આવે છે, પરંતુ આવા પત્રની તમામ નકલો મૂળ તરીકે સહી કરવામાં આવે છે, અને દરેક નકલ એક અલગ પરબિડીયુંમાં સીલ કરવામાં આવે છે. જેના પર સંબંધિત ચોક્કસ પોસ્ટલ સરનામું જારી કરવામાં આવે છે.

જ્યારે તમારે ઉલ્લંઘનો અથવા નોંધપાત્ર ઘટનાઓ વિશે, મુખ્યત્વે ઉચ્ચ-સ્તરના સુપરવાઇઝરી અને નિયમનકારી અધિકારીઓને સૂચિત કરવાની જરૂર હોય ત્યારે આ સંબોધન પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવા માટે અનુકૂળ છે. આ રીતે, બધા પ્રાપ્તકર્તાઓ જોશે કે આ પત્ર બીજા કોને મોકલવામાં આવ્યો હતો.

ઉદાહરણ 16

શો સંકુચિત કરો

જો સમાન સામગ્રીનો પત્ર (ઉદાહરણ તરીકે, ઑફરનો પત્ર) ઘણી "સ્વતંત્ર" સંસ્થાઓને મોકલવાની જરૂર હોય, તો દરેક પત્રને મૂળ તરીકે જારી કરવાનું વધુ સારું છે, એટલે કે. દરેક પર, એક વ્યક્તિગત સરનામું સૂચવો. તે જ સમયે નોંધણી નંબરોઆ અક્ષરો અલગ હશે.

જાળવણી કરતી વખતે “સરનામું” વિગતોની નોંધણી સાથે પત્રવ્યવહાર વ્યક્તિઓ તેની પોતાની લાક્ષણિકતાઓ છે. પ્રથમ વિશેષતા એ ડેટિવ કેસમાં અટક છે, પછી આદ્યાક્ષરો અને પછી પોસ્ટલ સરનામું:

ઉદાહરણ 17

શો સંકુચિત કરો

જ્યારે કોઈ અધિકારીને તેની સ્થિતિ દર્શાવતો પત્ર સંબોધવામાં આવે છે, ત્યારે આદ્યાક્ષરો લખવામાં આવે છે પહેલાંછેલ્લું નામ (જુઓ ઉદાહરણો 9, 10, 13), કારણ કે પ્રાપ્તકર્તાની મુખ્ય ઓળખ નોકરીના શીર્ષક દ્વારા છે. જ્યારે કોઈ ખાનગી વ્યક્તિને પત્ર સંબોધવામાં આવે છે, ત્યારે તેના આદ્યાક્ષરો સૂચવવામાં આવે છે પાછળઅટક (ઉદાહરણ 17), કારણ કે નાગરિક તરીકેની અમારી ઓળખ મુખ્યત્વે અટક દ્વારા કરવામાં આવે છે. અટક અને આદ્યાક્ષરોની નોંધણી કરતી વખતે, તેઓ સ્પેસ દ્વારા અલગ પડે છે, એટલે કે. “આઇ.આઇ. ઇવાનોવ", પરંતુ "આઇ. આઇ. ઇવાનવ."

કેવી રીતે યોગ્ય રીતે વ્યવસાય પત્રવ્યવહારસંક્ષિપ્તમાં ડબલ નામો અને એડ્રેસીના બેવડા આશ્રયદાતા, હાઇફન સાથે લખેલા, ઉદાહરણ તરીકે, ખોઝ-અખ્મદ સુલ્તાનોવિચ, ખલીમત અબ્રેક-ઝૌરોવના? પ્રશ્નનો જવાબ જુઓ “વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં, હાઇફન સાથે લખાયેલા સરનામાંના બેવડા નામો અને બેવડા મધ્યમ નામોને સંક્ષિપ્ત કરવાની સાચી રીત કઈ છે? »

સંબોધન કરતી વખતે ભૂલો ન થાય તે માટે, સંસ્થાઓની વેબસાઇટ્સ પર ચોક્કસ પોસ્ટલ સરનામાં, સંપૂર્ણ નામો અને મેનેજરોના નોકરીના શીર્ષકો અને અન્ય માહિતી શોધવાની જરૂર છે જે દસ્તાવેજની ધારણાના પ્રથમ તબક્કે શ્રેષ્ઠ સંચાર સ્થાપિત કરવામાં મદદ કરશે. . તમે સેક્રેટરી પાસેથી સમાન માહિતી મેળવવાનો પ્રયાસ કરી શકો છો અથવા આ સંસ્થા તરફથી મળેલા દસ્તાવેજોમાંથી મેળવી શકો છો.

સંસ્થાઓ અને હોદ્દાઓના નામમાં અપરકેસ અને લોઅરકેસ અક્ષરોના ઉપયોગ પર વિશેષ ધ્યાન આપો. રશિયન ભાષાના ધોરણો લોઅરકેસ (નાના) અક્ષર સાથે સ્થિતિ લખવાનું સૂચન કરે છે, પરંતુ ચોક્કસ ઉચ્ચ પદસાથે પણ લખી શકાય છે મોટા અક્ષર, જો પ્રદાન કરેલ હોય ઘટક દસ્તાવેજોઅને સ્થાનિક નિયમોપ્રાપ્તકર્તા સંસ્થા. આ સૂક્ષ્મતા પર ધ્યાન આપો.

શિષ્ટાચાર પરિબળ

અપીલ- એક પરંપરાગત શિષ્ટાચાર વાક્ય, એક ભાષણ સૂત્ર જે આદર વ્યક્ત કરે છે અને સરનામાં પ્રત્યે મૈત્રીપૂર્ણ, નમ્ર વલણ. તેને સમાપ્ત કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે ઉદ્ગારવાચક બિંદુ, પ્રશ્ન અને આ વ્યક્તિને અપીલ બંનેના મહત્વ પર ભાર મૂકે છે.

મોટેભાગે સંપર્ક કર્યો પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા(ઉદાહરણ 18), ઘણી ઓછી વાર - સ્થિતિ દ્વારા(ઉદાહરણ 20). બીજો વિકલ્પ સખત રીતે વ્યવસાયિક પ્રકૃતિનો છે અને રાજ્ય અને મ્યુનિસિપલ સંસ્થાઓ અથવા મોટી સંસ્થામાં ઉચ્ચ સત્તાવાર હોદ્દો ધરાવતા વ્યક્તિને સંબોધતી વખતે તેનો ઉપયોગ થાય છે. ઓછી વાર પણ તેઓ સંપર્ક કરે છે આદ્યાક્ષરો વિના છેલ્લા નામ દ્વારા(ઉદાહરણ 19) - આ "અંતર" પર ભાર મૂકે છે, લેખક અને સરનામાં વચ્ચેના સંબંધની ઔપચારિકતા, ખાનગી વ્યક્તિ સાથેના પત્રવ્યવહાર માટે લાક્ષણિક છે.

ઉદાહરણ 18

પ્રથમ નામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા સરનામું

20 સંકુચિત કરો

સરનામાં પ્રત્યે ખાસ કરીને આદરપૂર્ણ વલણની બીજી રીત "શિષ્ટાચાર ફ્રેમ" માં પ્રગટ થાય છે: "પ્રિય..." – "ઊંડા આદર સાથે,", જેનો ઉપયોગ ઉચ્ચ કક્ષાની વ્યક્તિ (નિર્દેશક મંડળના અધ્યક્ષ, ઉચ્ચ અધિકારી અથવા મેનેજમેન્ટ બોડીના વડા, વગેરે) ને સંબોધિત કરતી વખતે થાય છે, તેમજ અભિનંદન આપવાના કિસ્સામાં, ઉદાહરણ તરીકે, વર્ષગાંઠ પર.

અપીલ "ખર્ચાળ..."સંબોધકને અભિનંદનના કિસ્સામાં પણ, તેનો ઉપયોગ સાવધાની સાથે કરવો જોઈએ, કારણ કે અધિકૃત સંબંધોમાં, કેટલાક સંચાલકીય અંતર હજુ પણ જાળવી રાખવા જોઈએ.

અપીલ "પ્રિય"હાલમાં જૂનું, નિરર્થક માનવામાં આવે છે - આધુનિક રશિયન વ્યવસાય શૈલીના ધોરણોને અનુરૂપ નથી સાહિત્યિક ભાષા.

ખાસ હેન્ડલિંગ નિયમો ધીમે ધીમે ઉભરી આવ્યા નાગરિકોની અપીલ સાથે કામ કરતી વખતે. તેમના પત્રોના જવાબમાં "શ્રેષ્ઠ વ્યવહાર" સરકારી એજન્સીઓઅને સ્થાનિક સરકારો નીચેના ભાષણ સૂત્રોની ભલામણ કરે છે:

ઉદાહરણ 22

શો સંકુચિત કરો

પરંતુ નાગરિકની અપીલમાં ઉઠાવવામાં આવેલા મુદ્દાને ધ્યાનમાં લીધા વિના, પરિસ્થિતિને ધ્યાનમાં લીધા વિના (વ્યક્તિગત મુદ્દા પર સંઘર્ષ, ફરિયાદ અથવા અપીલ, પ્રથમ વખત અથવા પુનરાવર્તિત, વગેરે), તે હજુ પણ છે. સાર્વત્રિક સૂત્રનાગરિકોને અપીલનામ અને આશ્રયદાતા દ્વારા સંબોધવામાં આવે છે (ઉદાહરણ 18 માં).

વાણિજ્યિક સંસ્થાઓ, જ્યારે ગ્રાહકો સાથે પત્રવ્યવહાર કરે છે અને તેમની ફરિયાદોને ધ્યાનમાં લે છે, ત્યારે સમાન ભલામણો દ્વારા માર્ગદર્શન આપી શકાય છે.

વ્યવસાયિક પત્ર કેવી રીતે લખવો કે જે "માહિતી કચરા" માં ખોવાઈ જશે નહીં અને વાંચવામાં આવશે? નિયમો, ભલામણો, ઉદાહરણો

શબ્દ એક સુલભ વ્યવસાય સાધન છે. વ્યવસાયની દુનિયામાં, એવી વ્યક્તિ શોધવી અશક્ય છે જે તેના કામમાં શબ્દોનો ઉપયોગ ન કરે.

આધુનિક વ્યવસાય ધીમે ધીમે પત્રવ્યવહાર વ્યવસાયમાં ફેરવાઈ રહ્યો છે. પત્રોની મદદથી - ઇલેક્ટ્રોનિક અથવા પરંપરાગત - ગ્રાહકો, વ્યવસાયિક ભાગીદારો અને નોકરીદાતાઓ સાથે સંચાર થાય છે. આ પત્ર લેખકને વ્યાવસાયિક તરીકે અથવા એવી વ્યક્તિ તરીકે સ્થાન આપે છે કે જેની સાથે તમારે સંબંધ ચાલુ રાખવો જોઈએ નહીં.

એક વ્યાવસાયિક લખવા માટે સક્ષમ હોવા જોઈએ

• તે સ્પષ્ટ છે
• અસરકારક રીતે
• નિષ્ઠાપૂર્વક
• રસપ્રદ

અને આ શીખવામાં ક્યારેય મોડું થતું નથી. ચાલો મૂળભૂત સાથે પ્રારંભ કરીએ: વ્યવસાય અને નિયમિત લેખન વચ્ચેનો તફાવત સમજો.

સેવા પત્ર નિયમિત પત્રથી કેવી રીતે અલગ છે? વ્યવસાયિક પત્રની વિશિષ્ટતાઓ

પત્ર એ એક કે બે પાનાનો ટૂંકો લખાણ છે, જેનો હેતુ સરનામાંને કંઈક વિશેની માહિતી પહોંચાડવાનો છે.

માહિતીની પ્રકૃતિ અને પત્રના પ્રેષક અને પ્રાપ્તકર્તા વચ્ચેનો સંબંધ પત્રવ્યવહારને વિભાજિત કરે છે

• વ્યવસાય (ઔપચારિક)
• વ્યક્તિગત (અનૌપચારિક)

માટે વ્યવસાય પત્રલાક્ષણિકતા

• સંક્ષિપ્તતા
• ચોકસાઈ
• તર્ક અને તર્ક
• માહિતી સામગ્રી
• મૂલ્યાંકન અને ભાવનાત્મક તટસ્થતા
• માનકીકરણ
• સત્તાવાર સ્વરૂપોનો ઉપયોગ થાય છે
• ભાષણના સ્થિર આંકડા, ખાસ કારકુની શરતો અને બાંધકામોનો ઉપયોગ થાય છે
• વિષયોની સંખ્યા - 1-2
• લક્ષ્યીકરણ
• આદેશની સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત સાંકળ (જો જરૂરી હોય તો)

કયા પ્રકારના વ્યવસાયિક પત્રો છે?

વ્યવસાયિક પત્રનો પ્રકાર નક્કી કરે છે

1. તેને લખવાનો હેતુ

વાણિજ્યિક હેતુઓ

• તમે સોદો પૂરો કરવા અને તેની ચોક્કસ શરતોનો પ્રસ્તાવ મૂકવા માંગો છો - સરનામાં માટે ઑફરનો પત્ર (ઑફર) દોરો

• જો તમે તમારા માટે સ્વીકાર્ય વ્યવહારની શરતો પર નિર્ણય લીધો નથી, તો વિનંતીનો પત્ર મોકલો
• શું તમે તમારા પ્રાપ્તકર્તાને તેના તરફથી કરારની જવાબદારીઓના ઉલ્લંઘન વિશે જાણ કરવા માંગો છો? દાવો પત્ર લખો (ફરિયાદ)

બિન-લાભકારી હેતુઓ

• આભાર પત્રમાં આભાર આપો
• બાંયધરી પત્ર અને પુષ્ટિ પત્ર સાથે તમારી સંમતિ સાથે તમારી જવાબદારીઓની પુષ્ટિ કરો
• ન્યૂઝલેટર્સ લખો જો તમને લાગે કે તમારી માહિતી પ્રાપ્તકર્તાને રસ હશે
• રીમાઇન્ડર પત્રો સાથે મહત્વપૂર્ણ કરારો, જવાબદારીઓ, દંડ વિશે યાદ અપાવો
• અભિનંદનના પત્રોમાં અભિનંદન, વિનંતીના પત્રોમાં પૂછો, શોકના પત્રોમાં શોક આપો
• જો તમારે મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો અથવા સામગ્રી સંપત્તિ મોકલવાની જરૂર હોય, તો તમારા કાર્ગો માટે કવર લેટર તૈયાર કરવાની ખાતરી કરો

2. પ્રાપ્તકર્તા

જો તમે એકસાથે અનેક પ્રાપ્તકર્તાઓને પત્ર સંબોધતા હોવ, તો પછી તમે એક પરિપત્ર પત્ર લખી રહ્યા છો

તમારો પત્ર એક જ સમયે અનેક વિષયોને સ્પર્શી શકે છે, જે તેને આપમેળે બહુપક્ષીય બનાવે છે

4. માળખું

રેગ્યુલેટેડ લેટર્સમાં ચોક્કસ પેટર્ન અનુસાર પત્રના ટેક્સ્ટ ભાગને કમ્પાઇલ કરવાનો સમાવેશ થાય છે, જ્યારે અનિયમિત અક્ષરોમાં પ્રસ્તુતિનું મફત સ્વરૂપ હોય છે.

5. પ્રસ્થાનનું સ્વરૂપ

• એક પરબિડીયું માં
• ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપમાં
• ફેક્સ દ્વારા

વ્યવસાયિક પત્રનું માળખું: પરિચય, મુખ્ય ભાગ, નિષ્કર્ષ

પ્રમાણભૂત વ્યવસાય પત્રની રચનાને વધુ સાવચેતીપૂર્વક વિચારણાની જરૂર છે.

યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરેલ પત્રનું પાલન કરવું આવશ્યક છે નીચેના ડાયાગ્રામ:

ચાલો યોજનાના કેટલાક મુદ્દાઓ પર નજીકથી નજર કરીએ:

1. મથાળું

સામાન્ય રીતે આ છે સારાંશપત્ર વિષયો.

મહત્વપૂર્ણ: જો તમે ઇચ્છો છો કે પ્રાપ્તકર્તા તમારો પત્ર વાંચે તો શીર્ષક યોગ્ય રીતે લખો.

માં કોઈ હેડર નથી વ્યવસાય પત્રવ્યવહારનવા નિશાળીયા માટે લાક્ષણિક કે જેમની પાસે મૂળભૂત વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર કુશળતા નથી.

2. અપીલ

• પરંપરાગત સ્વરૂપ "ડિયર" ધરાવે છે
• લાઇનની મધ્યમાં કેપિટલાઇઝ્ડ

મહત્વપૂર્ણ: સંક્ષેપનો ઉપયોગ પ્રતિબંધિત છે!

3. પ્રસ્તાવના

• સરનામાંને પત્રના મુખ્ય વિચાર સાથે પરિચય આપે છે
• પત્રમાં સમાવિષ્ટ અનુગામી માહિતીની સાચી સમજ માટે સરનામાંને તૈયાર કરે છે

4. ટેક્સ્ટનો મુખ્ય ભાગ પ્રસ્તાવનામાં નિર્ધારિત મુખ્ય વિચારને સમર્થન આપે છે

પત્રના આ ભાગમાં

• તમે સ્પષ્ટપણે દરખાસ્ત/અપીલનો સાર દર્શાવો છો
• દલીલો પ્રદાન કરો: તથ્યો, આંકડાઓ, પત્રના વિષય પર અન્ય વિશિષ્ટતાઓ. નિષ્ણાત અભિપ્રાય, પોતાનો સકારાત્મક/નકારાત્મક અનુભવ

વાજબીતાની સરળતા માટે, તમે નીચેની રેખાકૃતિનો ઉપયોગ કરી શકો છો:

મહત્વપૂર્ણ: છેલ્લા ફકરામાં ચોક્કસ પગલું અથવા અપેક્ષિત પરિણામ દર્શાવતો શબ્દસમૂહ હોવો જોઈએ અને સરનામાંને પગલાં લેવા માટે પ્રોત્સાહિત કરે છે

5. નિષ્કર્ષમાં:

6. "સહી" વિંડોમાં, સરનામાં વિશેની માહિતી સૂચવવી આવશ્યક છે:

• નોકરીનું શીર્ષક

લેખન શૈલી પસંદ કરવામાં ભૂલ કેવી રીતે ન કરવી?

વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં, તમારે લેખનની શૈલી અને સરનામાં સાથે વાતચીતના સ્વર અંગે સતત પસંદગી કરવી પડશે. તમારો સંદેશ કેટલો શુષ્ક, ઔપચારિક અથવા તેનાથી વિપરીત, કેટલો જીવંત, ગરમ અને માનવીય હોવો જોઈએ?

• વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહારમાં વ્યક્તિગત શૈલી પત્ર લખનાર વ્યક્તિના વ્યક્તિગત ગુણો પર ભાર મૂકે છે
• ઔપચારિક શૈલીનો ઉપયોગ કરતી વખતે, તથ્યો રજૂ કરવામાં આવે છે અને તેના આધારે યોગ્ય તારણો દોરવામાં આવે છે.
• વ્યક્તિગત શૈલીમાં પત્રના લેખક અને સરનામું વચ્ચે સમાન શરતો પર વાતચીતનો સમાવેશ થાય છે
• ઔપચારિક શૈલી આદેશની સ્પષ્ટ સાંકળ અને એક બળ દર્શાવે છે જે પત્રના વાચકને ગણવા માટે ફરજ પાડવામાં આવે છે.

વ્યવસાયિક પત્રમાં યોગ્ય સંચાર શૈલી પસંદ કરવા માટે, ધ્યાનમાં લો:

• તમે અને તમારા પ્રાપ્તકર્તા કયા વજનના વર્ગોમાં છો?
• શું તમે સૌહાર્દપૂર્ણ રીતે વાટાઘાટો કરવા માંગો છો અથવા તાકાતની સ્થિતિમાંથી દબાણ લાગુ કરવા માંગો છો?

પસંદ કરેલી શૈલીને કેવી રીતે વળગી રહેવું?

વ્યક્તિગત શૈલી

• વ્યક્તિગત સર્વનામોની હાજરી: હું, અમે, તમે
  ઉદાહરણ તરીકે: હું તમારી માફી માંગું છું અને નિષ્ઠાપૂર્વક આશા રાખું છું કે સમાન ભૂલો ફરીથી થશે નહીં.
• સીધી અપીલ અને વિનંતીઓ
  ઉદાહરણ તરીકે: કૃપા કરીને વ્યક્તિગત વસ્તુઓ અડ્યા વિના છોડશો નહીં
• ભાવનાત્મક મૂલ્યાંકન અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ: સ્ટાર યુવા, બહેરાશ નિષ્ફળતા

ઔપચારિક શૈલી

• વ્યક્તિગત સર્વનામોને અમૂર્ત સંજ્ઞાઓ સાથે બદલીને
  ઉદાહરણ તરીકે: સિનેમા વહીવટીતંત્ર સાંજના શોના સમયપત્રકમાં ફેરફાર કરવા બદલ દિલથી માફી માંગે છે
• વ્યક્તિગત અપીલો અને વિનંતીઓને નિવેદનો સાથે બદલવી
  ઉદાહરણ તરીકે: કૃપા કરીને વ્યક્તિગત વસ્તુઓ અડ્યા વિના છોડશો નહીં
• સામાન્ય અમલદારશાહીનો ઉપયોગ: હું તમારા ધ્યાન પર લાવું છું, તે હકીકતને કારણે

ઔપચારિક શૈલી એકદમ યોગ્ય નથી જો તમે કૃતજ્ઞતા પત્ર અથવા શોક પત્ર લખતા હોવ, એટલે કે, તે વ્યવસાયિક પત્રો જેમાં તમારે લાગણીઓ વ્યક્ત કરવાની જરૂર છે. એવી પરિસ્થિતિમાં જ્યાં તમે વિનંતીનો પત્ર અથવા ઑફરનો પત્ર લખો છો, વ્યક્તિગત શૈલીને વળગી રહેવું પણ વધુ સારું છે.

ફરિયાદ પત્ર શું છે અને તે કેવી રીતે લખવું? તે અન્ય પ્રકારના અક્ષરોથી કેવી રીતે અલગ છે?

મહત્વપૂર્ણ: પત્ર લખતી વખતે, તમે તેની પાસેથી કઈ ક્રિયાઓની અપેક્ષા રાખો છો તેના પર સરનામાંનું ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. તમારા કાર્યોના અમલીકરણ માટે ચોક્કસ સમયમર્યાદા પણ સૂચવો.

ફરિયાદ પત્ર ટેમ્પલેટ તમને તેને યોગ્ય રીતે કંપોઝ કરવામાં મદદ કરશે:

પ્રતિભાવ પત્ર શું છે અને તેને કેવી રીતે લખવું?

ત્યાં બે પ્રકારના સલાહ પત્રો છે:

• ઇનકાર પત્ર
• હકારાત્મક પ્રતિભાવ સાથેનો પત્ર

બંને પ્રકારના અક્ષરોની રચનામાં બે છે સામાન્ય નિયમો(જો કે પહેલ પત્ર યોગ્ય રીતે દોરવામાં આવ્યો હોય તો):
1. પ્રતિભાવ પત્ર પહેલ પત્રની શબ્દભંડોળ અને ભાષણ પેટર્ન જાળવી રાખે છે
2. પ્રતિભાવ પત્રના ટેક્સ્ટમાં વિશેની માહિતી હોવી જોઈએ નહીં

• પહેલ પત્ર દોરવાની તારીખ
• તેનો નોંધણી નંબર

મૈત્રીપૂર્ણ અને સાચા ઇનકાર પત્રનું ઉદાહરણ નીચે આપેલ છે:

જો કે, ઇનકાર હંમેશા નરમ હોવો જરૂરી નથી. એવી પરિસ્થિતિઓ છે જ્યારે સખત અને કડક સંચાર શૈલી જરૂરી છે. સખતથી નરમ સુધીના તમામ પ્રસંગો માટે નીચે અસ્વીકાર પત્રોનો નમૂનો છે:

માહિતી પત્ર: પ્રતિભાવ પત્રો અને ફરિયાદ પત્રોથી તેનો તફાવત

માહિતી પત્ર મલ્ટિફંક્શનલ છે:

• અહેવાલો (ઉદાહરણ તરીકે, કિંમત સૂચિમાં ભાવ ફેરફારો વિશે)
• સૂચિત કરે છે (નિર્દેશક મંડળના સભ્યોની પુનઃ ચૂંટણીની)
• સૂચિત કરે છે (સામાનના શિપમેન્ટ વિશે)
• જાહેર કરે છે (ઇરાદાઓનું)
• પુષ્ટિ કરે છે (માલની રસીદ)
• યાદ અપાવે છે (કરાર હેઠળ ધારવામાં આવેલી જવાબદારીઓની પરિપૂર્ણતાની)
• જાહેરાતો અને માહિતી આપે છે (સામાન્ય રીતે કંપની વિશે, ખાસ કરીને માલ/સેવાઓ વિશે)

કદાચ સૌથી વધુ પ્રસંગોચિત મુદ્દોઆજે પ્રશ્ન એ છે કે જાહેરાત અને માહિતી પત્રને યોગ્ય રીતે કેવી રીતે કંપોઝ કરવું.

1. રચનાનો અભાવ
2. પત્રના લખાણમાં અશિષ્ટ અથવા અનૌપચારિક ભાષાની હાજરી
3. સ્લોપી ડિઝાઇન
4. જોડણી, વાક્યરચના, શૈલીયુક્ત ભૂલોની વિપુલતા
5. પત્રમાં વિશ્વસનીય તથ્યો અને ઉદ્દેશ્ય માહિતીનો અભાવ
6. નમ્રતાના મૂળભૂત નિયમોનું ઉલ્લંઘન (ખાસ કરીને ફરિયાદના પત્રોમાં)
7. ટેક્સ્ટમાં બોજારૂપ અને અસ્પષ્ટ વાક્યોનો ઉપયોગ
8. સામગ્રીની રજૂઆતમાં તર્કનો અભાવ
9. સંક્ષેપના સ્પષ્ટીકરણોનો અભાવ
10. લખાણની સામાન્ય અસ્પષ્ટતા જો તે ઉદ્દેશ્ય વિના સંકલિત કરવામાં આવે છે

તમારે વ્યવસાયિક પત્રો વિશે બીજું શું જાણવાની જરૂર છે?

1. આધુનિક વ્યવસાયિક પત્રવ્યવહાર માટે, ટેક્સ્ટ કમ્પોઝિશનની બ્લોક સ્ટ્રક્ચર પદ્ધતિનો ઉપયોગ થાય છે.
આ પદ્ધતિ સમય બચાવે છે અને તમામ વ્યવસાય દસ્તાવેજોની એકંદર શૈલી જાળવી રાખે છે. લાક્ષણિક લક્ષણપદ્ધતિ - ખુલ્લું વિરામચિહ્ન અથવા પીરિયડ્સ/અલ્પવિરામની ગેરહાજરી (ઉદાહરણ તરીકે, સૂચિ બનાવતી વખતે)

2. અક્ષરના શીર્ષક માટે સેન્સ-સેરીફ ફોન્ટ (ઉદાહરણ તરીકે, એરિયલ) નો ઉપયોગ કરી શકાય છે. આ ફોન્ટ અર્ધજાગ્રત સ્તર પર સ્થિર અને નક્કર તરીકે જોવામાં આવે છે.

3. સેરીફ ફોન્ટ્સ (ટાઈમ્સ ન્યૂઝ રોમન) નો ઉપયોગ બોડી ટેક્સ્ટમાં થવો જોઈએ. સેરિફ તમારી આંખો માટે એક અક્ષરથી બીજા પત્રમાં જવાનું સરળ બનાવે છે, વાંચનને ઝડપી બનાવે છે.

મહત્વપૂર્ણ: એવા અક્ષરો છે જે હંમેશા ફક્ત હાથ દ્વારા લખવામાં આવે છે!
આ અભિનંદનના પત્રો, શોકના પત્રો, કૃતજ્ઞતાના પત્રો છે

મોટી માત્રામાં ઉપયોગી માહિતીવ્યવસાયિક પત્રોના ડ્રાફ્ટિંગ પાઠો સંબંધિત સાશા કારેપિનાના વિડિઓમાં મળી શકે છે.

વિડિઓ: કવર લેટર્સ અને રિઝ્યુમ કેવી રીતે લખવા

વિડિઓ: "વાર્તાકારો પાસેથી શીખવું." ગ્રંથો વેચવાના રહસ્યો