Klasifikasi dokumen

Adalah menjadi kebiasaan untuk mengumpulkan semua jenis dokumen yang disediakan oleh organisasi, iaitu, untuk menyusun dokumen perakaunan yang disatukan, yang diklasifikasikan mengikut ciri homogen: tujuan, susunan penyediaan, kandungan transaksi perniagaan, kaedah merekod urus niaga, tempat penyediaan dan susunan penyiapan.

pentadbiran dokumen yang mengandungi perintah atau arahan untuk menjalankan transaksi perniagaan dipertimbangkan. Mereka membenarkan operasi dilakukan, tetapi tidak memperakui siapnya. Contohnya, pesanan, surat kuasa wakil, invois, perintah kerja, cek untuk menerima wang tunai daripada akaun semasa atau mata wang asing, pesanan pembayaran kepada bank untuk pemindahan sejumlah wang kepada pembekal, dsb. Dokumen pentadbiran ditandatangani oleh pekerja organisasi yang mempunyai hak untuk memberi arahan mengenai pelaksanaan operasi yang ditunjukkan dalam dokumen.

Pelaksana (exculpatory) dokumen hanya mengesahkan fakta transaksi, berfungsi sebagai justifikasi untuk rekod perakaunan dan menunjukkan penerimaan, pengeluaran, dan perbelanjaan sumber bahan dan kewangan. Contohnya, tindakan penerimaan dan pemindahan aset tetap, resit, invois yang mengesahkan perbelanjaan pengeluaran, laporan orang yang bertanggungjawab dari segi kewangan, invois untuk produk yang dijual, penerimaan dan perbelanjaan tunai, dsb.

Dokumentasi pendaftaran perakaunan disusun oleh pekerja perakaunan dalam kes di mana tiada dokumen lain untuk merekodkan urus niaga perniagaan atau untuk tujuan menyediakan dokumen pentadbiran dan sokongan untuk refleksi dalam perakaunan. Contohnya, penyata pengagihan pengeluaran am dan perbelanjaan perniagaan am, penyata akruan dan pengagihan caj susut nilai, penyata terkumpul, pengiraan kos pengeluaran sebenar, pengiraan sisihan daripada kos standard, jenis yang berbeza sijil dan pengiraan yang disediakan oleh jabatan perakaunan, dsb.

digabungkan dokumen secara serentak melaksanakan fungsi dokumen pentadbiran, justifikasi dan perakaunan. Sebagai contoh, pesanan tunai perbelanjaan di bahagian pertama mengandungi pesanan untuk pengeluaran wang, dan pada bahagian kedua pengeluaran wang diformalkan, disahkan oleh tandatangan penerima dan juruwang; invois untuk pelepasan aset material mengandungi perintah untuk melepaskan bahan dari gudang ke bengkel, serta pendaftaran isu sebenar, dsb.

mengikut tertib Penyusunan dokumen boleh menjadi asas dan ringkasan.

utama dokumen disediakan untuk setiap transaksi individu pada masa ia selesai. Contohnya, pesanan tunai masuk, pesanan tunai keluar, keperluan untuk pengeluaran bahan, invois, permintaan pembayaran, tindakan penerimaan dan pemindahan aset tetap, tindakan hapus kira aset tetap, dsb.

Ringkasan dokumen disediakan berdasarkan dokumen utama yang telah disusun sebelumnya. Penggunaannya memudahkan kawalan operasi homogen. Mereka boleh eksekutif, perakaunan atau gabungan. Contohnya, laporan pendahuluan, laporan tunai, penyata bank, kumpulan dan penyata terkumpul. Khususnya, laporan awal, sebagai satu gabungan, melaksanakan fungsi dokumen sokongan dan perakaunan. Ia memberikan penerangan lengkap tentang penyelesaian dengan orang yang bertanggungjawab: baki atau lebihan perbelanjaan pendahuluan sebelumnya, saiz pendahuluan ini, amaun yang dibelanjakan, baki dan tarikh kemasukannya ke dalam daftar tunai atau lebihan perbelanjaan dan tarikh pembayaran baliknya oleh perusahaan. Di samping itu, laporan pendahuluan menyediakan atribusi perbelanjaan pengeluaran kepada akaun selepas pengesahan dan kelulusan laporan. Di bahagian belakang laporan terdapat senarai perbelanjaan individu dan dokumen sokongannya.

bahan dokumen mencerminkan ketersediaan dan pergerakan dana dan objek buruh. Ini termasuk aset tetap, aset tidak ketara dan pelaburan jangka panjang lain, inventori dan kos. Sebagai contoh, tindakan penerimaan dan pemindahan dan hapus kira aset tetap, dokumen untuk pengeposan dan hapus kira aset material, senarai jadual, sijil, pengiraan dan penyata yang diperlukan untuk mengisi daftar perakaunan untuk akaun kos pengeluaran, invois. , invois, dsb.

Tunai dokumen menunjukkan aliran tunai; dengan bantuan mereka, tunai dan transaksi perbankan diambil kira. Dokumen kewangan termasuk cek, penyata bank, resit tunai dan pesanan debit, dsb.

Dikira dokumen mencerminkan penyelesaian perusahaan dengan individu yang sah: pesanan pembayaran, cek penyelesaian, permintaan pembayaran, penyata gaji, laporan pendahuluan, dsb.

Dengan cara merekod transaksi dokumen dibahagikan kepada satu masa dan kumulatif.

Satu kali dokumen digunakan sekali untuk menggambarkan transaksi berasingan atau beberapa transaksi yang dilakukan serentak. Selepas pendaftaran, dokumen sekali pergi ke jabatan perakaunan dan berfungsi sebagai asas untuk refleksi dalam perakaunan. Contohnya, penerimaan dan perbelanjaan tunai, invois, slip gaji, dsb.

Kumulatif dokumen disediakan untuk tempoh tertentu (minggu, dekad, bulan) untuk mencerminkan operasi berulang homogen yang direkodkan di dalamnya apabila ia berlaku. Pada penghujung tempoh, jumlah dikira untuk penunjuk yang digunakan untuk rekod perakaunan. Dokumen kumulatif berbeza daripada dokumen ringkasan kerana dokumen ringkasan disusun secara beransur-ansur dengan mengumpul urus niaga. Dokumen pengumpulan termasuk kad had, pesanan dua minggu atau bulanan, dsb.

Mengikut tempat penyusunan dokumen boleh dalaman atau luaran.

Dalam negeri dokumen disusun dalam organisasi untuk menggambarkan operasi semasa. Contohnya, resit tunai dan pesanan perbelanjaan, invois, akta, pesanan, slip gaji, dsb.

Luaran dokumen diisi di luar sempadan organisasi ini dan diterima dalam bentuk rasmi. Contohnya, invois, penyata bank, bil laluan, dsb.

Mengikut urutan pengisian dokumen boleh diklasifikasikan kepada yang disusun secara manual dan menggunakan teknologi komputer. Dokumen yang disusun secara manual diisi dengan tangan atau pada mesin taip. Dokumen yang dilengkapkan menggunakan teknologi komputer secara automatik merekodkan maklumat tentang operasi pengeluaran pada masa ia selesai.

Asas untuk catatan dalam daftar perakaunan adalah dokumen perakaunan utama yang merekodkan fakta transaksi perniagaan. Oleh itu, keperluan khas dikenakan ke atas penyediaan dokumen.

Pelaksanaan dokumen tepat pada masanya. Dokumen utama mesti disediakan pada masa transaksi, dan jika ini tidak mungkin, sebaik sahaja selesai transaksi. Apabila menjual barangan, produk, kerja dan perkhidmatan menggunakan daftar tunai, ia dibenarkan membuat dokumen perakaunan utama sekurang-kurangnya sekali pada penghujung hari bekerja berdasarkan penerimaan tunai. Kegagalan untuk mematuhi keperluan ini boleh menyebabkan pengabaian dalam perakaunan. Penciptaan dokumen perakaunan utama, prosedur dan masa pemindahan mereka untuk refleksi dalam perakaunan dijalankan mengikut jadual aliran dokumen yang diluluskan oleh organisasi. Orang yang menyusun dan menandatangani dokumen utama memastikan pelaksanaan tepat pada masanya dan berkualiti tinggi, dan kemudian memindahkannya dalam jangka masa yang ditetapkan untuk refleksi dalam perakaunan, serta kebolehpercayaan data yang terkandung di dalamnya.

Ketepatan, kejelasan dan kesempurnaan kandungan transaksi yang didokumenkan oleh dokumen. Dalam setiap dokumen, teks yang menerangkan operasi mestilah khusus supaya selepas selesai tidak ada kekaburan. Semua penunjuk pada borang dokumen mesti diisi, dan lajur dan baris kosong mesti dicoret.

Isi dokumen dengan jelas. Mengisi borang dokumen mesti dilakukan pada mesin taip, dalam dakwat atau pensel, dengan teliti dan boleh dibaca. Pembetulan tanpa kebenaran tidak dibenarkan dalam dokumen. Pembetulan kesilapan mesti disahkan oleh tandatangan orang yang menandatangani dokumen, menunjukkan tarikh pembetulan. Pembetulan tidak dibenarkan dalam bentuk wang tunai dan dokumen bank. Dokumen yang dibuat melanggar keperluan yang ditetapkan tidak mempunyai kuasa undang-undang; mereka tidak boleh berfungsi sebagai bukti transaksi atau ketepatan catatan perakaunan. Dokumen dengan kecacatan dikembalikan kepada orang yang bertanggungjawab untuk penyediaannya; dokumen yang mengandungi pemadaman tidak dikembalikan, dan mereka yang bertanggungjawab ke atasnya dibawa ke muka pengadilan.

Untuk mengawal dan menyelaraskan pemprosesan data mengenai transaksi perniagaan, dokumen perakaunan yang disatukan boleh disusun berdasarkan dokumen perakaunan utama. Dokumen perakaunan utama dan disatukan boleh di atas kertas dan media komputer.

Dokumen utama diterima untuk perakaunan jika ia disediakan dalam borang yang terkandung dalam album bentuk bersatu dokumentasi perakaunan utama, dan dokumen yang borangnya tidak disediakan mesti mengandungi butiran mandatori berikut:

· Tajuk dokumen;

· kod borang;

tarikh penyediaan dokumen;

· nama organisasi bagi pihak yang dokumen itu disediakan;

· meter urus niaga perniagaan (kuantiti, amaun);

· kedudukan orang yang bertanggungjawab untuk menjalankan transaksi perniagaan, dan ketepatan pelaksanaannya, tandatangan peribadi dan penyahkodannya, termasuk kes mencipta dokumen menggunakan teknologi komputer.

Jika perlu, butiran tambahan mungkin disertakan.

Dokumen pada media storan komputer dalam wajib mengandungi:

· nama syarikat;

tarikh rakaman dokumen;

· lokasi organisasi;

· kod pengendali yang merakam dokumen pada pita magnetik.

Dokumen pada machinogram mesti mengandungi:

· nama dan lokasi organisasi;

· tarikh penyusunan.

Dokumen yang diterima oleh jabatan perakaunan adalah tertakluk kepada pemprosesan perakaunan, yang dijalankan dalam tiga peringkat, sebelum direkodkan dalam daftar perakaunan atau dipindahkan ke pemasangan perakaunan mesin. Pertama sekali, dokumen disemak berdasarkan meritnya, i.e. mewujudkan kebolehlaksanaan dan kesahihan operasi yang dinyatakan dalam dokumen; ia ditentukan sama ada operasi ini berlaku sama sekali dan setakat yang dinyatakan dalam dokumen. Dalam kes ini, kaedah semakan balas dokumen digunakan. Sebagai contoh, perbandingan pesanan untuk pembuatan produk dan invois untuk penerimaan produk ini, invois untuk penghantaran produk dan resit pelanggan untuk penerimaan produk ini, dsb. Kedua, semakan rasmi dokumen dijalankan, iaitu ia ditetapkan sama ada dokumen itu ditulis pada borang yang ditetapkan, sama ada semua butiran diisi dengan betul, sama ada terdapat tandatangan yang diperlukan pegawai yang terlibat dalam transaksi dan pelaksanaan dokumen. Ketiga, dokumen yang disahkan dan diterima tertakluk kepada pengelompokan, pengesahan aritmetik, percukaian dan penguntukan akaun.

Pengelompokan- ini adalah pemilihan dokumen ke dalam kumpulan homogen bukan sahaja dengan nama, tetapi juga oleh dokumen yang berkaitan dengannya. Ia membolehkan anda meringkaskan keputusan umum untuk dokumen homogen, yang sangat memudahkan pemprosesan perakaunan data terkumpul dan memungkinkan untuk membuat entri dalam satu entri perakaunan.

Pemeriksaan aritmetikdokumen membolehkan anda mengawal pengiraan aritmetik keputusan, ketepatan pantulan penunjuk kuantitatif dan kos.

Cukai dokumen- ungkapan penunjuk semula jadi dari segi monetari dan pengiraan amaun.

Di bawah penugasan akaun dokumen memahami penjelasan akaun di mana transaksi perniagaan yang disediakan dalam dokumen yang dilampirkan harus direkodkan dalam debit dan kredit.

Selepas merekodkan dokumen dalam daftar perakaunan, mereka ditebus, yang didokumenkan dengan melampirkan setem "diterima" atau "dibayar balik" pada setiap dokumen. Pembatalan dokumen sedemikian hendaklah dilakukan untuk mengelakkan penyalahgunaan dengan menggunakan semula dokumen yang telah direkodkan.

Selepas pemprosesan perakaunan terakhir, semua dokumen difailkan dalam folder dan dipindahkan untuk disimpan ke arkib semasa, yang memastikan keselamatan dan kemudahan penyimpanannya; dokumen diikat ke dalam folder secara berurutan dalam susunan penomboran artikel jurnal mengikut bulan. Pada kulit folder menunjukkan nama organisasi, nama dan nombor siri, tahun, bulan dan bilangan helaian dalam folder. Apabila dokumen dipindahkan ke arkib dan apabila ia dimusnahkan, akta disediakan dan disimpan dalam arkib. Untuk menyelaraskan storan, log fail arkib disimpan, yang mempunyai bentuk berikut:

Kes daripada arkib dikeluarkan atas perintah bertulis ketua akauntan. Penyitaan dokumen hanya boleh dilakukan oleh badan penyiasat, siasatan awal dan pejabat pendakwa, mahkamah, pemeriksa cukai dan atas dasar keputusan mereka mengikut perundangan Persekutuan Rusia. Ketua akauntan atau pegawai lain organisasi mempunyai hak, dengan izin, di hadapan wakil pihak berkuasa yang menjalankan penyitaan dokumen, untuk membuat salinannya yang menunjukkan sebab dan tarikh penyitaan.

Senarai dan syarat penyimpanan dokumen dalam organisasi, serta prosedur pemindahannya ke arkib negeri, telah diluluskan oleh Jabatan Arkib Utama (1989). Perkhidmatan Cukai Persekutuan Persekutuan Rusia dan Perkhidmatan Arkib Persekutuan Persekutuan Rusia meluluskan Keputusan Suruhanjaya Pakar Pusat Perkhidmatan Cukai Negeri Rusia "Mengenai menukar tempoh penyimpanan untuk dokumen perakaunan" bertarikh 27 Jun 1996 dan Peraturan mengenai perakaunan dan pelaporan bertarikh 27 Ogos 1998, meningkatkan penyimpanan syarat minimum beberapa dokumen sehingga lima tahun (Jadual 7.2).

Jadual 7.2

Senarai dan tempoh penyimpanan dokumen standard mengenai perakaunan dan pelaporan

Jenis dokumen	Tempoh penyimpanan dokumen
	Dalam institusi, organisasi, perusahaan yang dokumennya diterima dalam arkib negeri, tahun	Dalam institusi, organisasi, perusahaan yang dokumennya tidak diterima dalam arkib negeri, tahun
1. Laporan perakaunan dan kunci kira-kira organisasi dan nota penerangan kepada mereka:
a) tahunan disatukan	secara berterusan	-
b) tahunan	secara berterusan
c) setiap suku tahun
2. Laporan pembiayaan:
a) tahunan disatukan	secara berterusan	-
b) tahunan	secara berterusan
c) setiap suku tahun
d) haid
3. Pemindahan, pengasingan, kunci kira-kira pembubaran dan lampiran, nota penerangan kepada mereka	secara berterusan
4. Minit mesyuarat komisen untuk pertimbangan dan kelulusan laporan dan baki	secara berterusan
a) setahun	secara berterusan
b) setiap suku tahun
5. Jadual analisis untuk pembangunan dan analisis laporan tahunan dan kunci kira-kira	secara berterusan
6. Surat-menyurat mengenai kelulusan dan penjelasan baki dan laporan
7. Surat-menyurat mengenai tarikh akhir untuk menyerahkan penyata perakaunan dan kewangan	Sehingga keperluan berlalu	Sehingga keperluan berlalu
8. Dokumen utama dan lampiran kepada mereka, yang merekodkan fakta transaksi perniagaan dan menjadi asas untuk rekod perakaunan (tunai, dokumen bank, notis bank dan permintaan pindahan, penyata bank, perintah kerja, lembaran masa, tindakan penerimaan, penghantaran dan hapus kira harta dan bahan, resit dan invois untuk perakaunan inventori, laporan pendahuluan, dsb.)
9. Akaun peribadi:
a) pekerja dan pekerja
b) penerima pencen dan faedah negeri
10. Penyata penyelesaian (penyelesaian dan pembayaran).
11 Kad inventori dan buku perakaunan aset tetap
12. Kuasa wakil untuk menerima jumlah wang dan item inventori, termasuk surat kuasa wakil yang dibatalkan
13. Surat jaminan
14. Daftar perakaunan (Lejar am, jurnal pesanan, jadual pembangunan, dsb.)
15. Buku bantu dan kawalan, jurnal, fail kad, buku tunai, lembaran pusing ganti
16. Buku perakaunan gaji yang didepositkan, log pendaftaran writ pelaksanaan
17. Jurnal, buku pendaftaran akaun, pesanan tunai, surat kuasa wakil, perintah pembayaran, dsb.
18. Laporan, maklumat tentang penerimaan, perbelanjaan dan baki bahan berharga, berlian dan produk yang dibuat daripadanya
19. Maklumat mengenai kredit perbelanjaan
a) tahunan
b) setiap suku tahun
20. Maklumat tentang perakaunan dana, had, upah dan kawalan ke atas pengagihannya, tentang pengiraan perbelanjaan berlebihan dan tunggakan gaji, tentang potongan daripada gaji, daripada dana insurans sosial, atas pembayaran cuti dan gaji pemberhentian, dsb.
21. Dokumen inventori (minit mesyuarat komisen inventori, inventori, tindakan, penyata sepadan)
22. Dokumen mengenai pembayaran faedah, pencen, sijil ketidakupayaan untuk bekerja di bawah insurans negeri (salinan laporan, ekstrak dari laporan kesimpulan)
23. Writ pelaksanaan
24. Arahan-obligasi bagi barang yang diterima secara kredit. Surat-menyurat mengenai pelaksanaan arahan dan kewajipan
25. Sijil diserahkan kepada jabatan perakaunan untuk pembayaran cuti pendidikan, penerimaan faedah cukai, dsb.	Sehingga keperluan berlalu	Sehingga keperluan berlalu
26. Dokumen mengenai akaun belum terima, kekurangan, penyelewengan, kecurian (sijil, perbuatan, kewajipan, surat-menyurat)
27. Dokumen mengenai penilaian semula aset tetap (minit, akta, laporan)	secara berterusan	Sebelum penilaian semula
28. Akta, penyata penilaian semula dan penentuan susut nilai aset tetap	secara berterusan	Sebelum penilaian semula
29. Pasport bangunan, struktur dan peralatan
30. Surat-menyurat mengenai pensijilan bangunan dan struktur
31. Dokumen mengenai menjalankan audit dokumentari dan kerja kawalan dan audit (pelan, laporan, surat-menyurat)
32. Tindakan audit dokumentari aktiviti kewangan dan ekonomi organisasi, dokumen kepada mereka (sijil, maklumat, memo)
33. Surat-menyurat mengenai aktiviti kewangan dan ekonomi (tentang perakaunan untuk dana, tentang pengenaan penalti, denda, tentang penerimaan, penghantaran, hapus kira aset material, dsb.)
34. Tindakan menyemak daftar tunai, kutipan cukai yang betul, dsb.
35. Kontrak, perjanjian (ekonomi, operasi, buruh, dll.)
36. Daftar kontrak
37. Perjanjian mengenai liabiliti
38. Contoh tandatangan (orang yang bertanggungjawab secara material)	Sehingga keperluan berlalu	Sehingga keperluan berlalu
39. Carta kerja akaun, dokumen dasar perakaunan lain, prosedur pengekodan, program pemprosesan data komputer (menunjukkan syarat penggunaannya)
40. Laporan mengenai perbelanjaan mata wang asing dalam perjalanan perniagaan ke luar negara
41. Dokumen peribadi asal (diploma, sijil, buku kerja).	Poste restante	Poste restante
Tidak dituntut
42. Fail peribadi (permohonan, soal selidik, autobiografi, salinan dan cabutan daripada pesanan untuk kemasukan, pemindahan, peminjaman, pemecatan, pengisytiharan terima kasih, salinan dokumen peribadi, ciri, helaian untuk rekod kakitangan pekerja, pekerja, jurutera, saintis)

SOALAN KAWALAN

1. Apakah konsep "dokumen perakaunan"?

2. Apakah tempat yang diduduki oleh dokumen perakaunan utama dalam sistem perakaunan dan pengurusan?

3. Apakah dokumentasi itu?

4. Apakah konsep "penyatuan", "pestandardisasi", "maklumat utama"?

5. Takrifkan konsep “aliran dokumen”. Mengapakah penyediaannya perlu untuk organisasi?

6. Dengan kriteria apakah dokumen utama diklasifikasikan secara keseluruhan?

7. Terangkan klasifikasi dokumen:

a. dengan pelantikan;

b. susunan penyusunan;

d. kaedah merekod urus niaga;

e. tempat penyusunan;

f. susunan pengisian.

8. Senaraikan keperluan asas untuk penyediaan dokumen perakaunan.

9. Apakah urutan penyemakan atau pemprosesan dokumen yang diterima oleh jabatan perakaunan?

10. Apakah yang dimaksudkan dengan percukaian dan penyerahan akaun dokumen?

11. Apakah butiran dokumen tersebut?

12. Siapa yang berhak mengeluarkan dokumen daripada organisasi dan arkib?

Standard– dokumen yang menetapkan ciri-ciri produk, peraturan untuk pelaksanaan dan ciri-ciri proses pengeluaran, operasi, penyimpanan, pengangkutan, penjualan dan pelupusan, prestasi kerja atau penyediaan perkhidmatan untuk tujuan penggunaan berulang.

Butiran dokumen– inskripsi yang merupakan unsur wajib dokumen rasmi.

Setiap dokumen mempunyai set butiran individu yang mencerminkan ciri dan tujuannya.

Borang dokumen– satu set butiran dokumen bertulis rasmi, disusun dalam urutan tertentu.

Borang dokumen– satu set butiran mengenal pasti pengarang dokumen bertulis rasmi.

Bahagian pengepala(butiran: dari 01 hingga 17 dan 19) mengandungi maklumat tentang organisasi dan data utama tentang dokumen itu sendiri.

Bahagian reka bentuk(butiran dari 22 hingga 30) mengandungi butiran yang mengesahkan ketulenan dokumen dan kebolehpercayaan maklumat yang terkandung di dalamnya.

Ingat!

Butirannya mempengaruhi kuasa undang-undang dokumen, jadi penting untuk merangkanya dengan betul mengikut peraturan semasa.

Di antara butiran wajib terdapat butiran kekal dan butiran yang berubah atau berubah sepenuhnya.

Butiran dokumen terletak di bahagian hadapan helaian kertas.

Pemprosesan dokumen bermuka dua dibenarkan semasa merangka dokumen dengan tempoh penyimpanan yang singkat.

Adalah lebih digalakkan untuk membuat dokumen yang tertakluk kepada penyimpanan jangka panjang dan jangka panjang pada satu sisi helaian untuk memastikan tahap pemeliharaan kertas yang lebih tinggi.

Selaras dengan seksyen 2 GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk penyediaan dokumen” butiran dokumen termasuk 30 elemen.

01 - Lambang Negeri Persekutuan Rusia;

02 - jata entiti konstituen Persekutuan Rusia;

03 - lambang organisasi atau tanda dagangan (tanda perkhidmatan);

04 – kod organisasi;

05 – negeri utama nombor pendaftaran perusahaan;

06 – nombor pembayar cukai individu/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP);

07 – kod borang dokumen;

08 – nama organisasi;

09 – maklumat rujukan tentang organisasi;

10 – nama jenis dokumen;

11 – tarikh dokumen;

12 – nombor pendaftaran dokumen;

14 – tempat penyediaan atau penerbitan dokumen;

15 – maklumat tentang penerima;

16 – cop kelulusan dokumen;

17 – resolusi;

18 – tajuk teks;

19 – tanda pada penyerahan dokumen untuk kawalan;

20 - teks dokumen;

21 - tanda pada kehadiran permohonan;

22 – tandatangan;

23 – cop kelulusan dokumen;

24 – kelulusan dokumen visa;

25 - cetakan meterai organisasi;

26 – tanda pada pengesahan salinan dokumen;

27 – nota mengenai pelaksana dokumen;

28 – tandakan pada pelaksanaan dokumen dan hantar ke fail;

29 – tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi;

30 – pengecam salinan elektronik dokumen.

Skim 1. Lokasi butiran dan sempadan zon pada bentuk sudut format A4 (dimensi ditunjukkan dalam mm).

Rajah 2. Lokasi butiran dan sempadan zon pada bentuk membujur format A4.

Skema 3. Contoh borang surat dengan penempatan sudut butiran.

Skema 4. Contoh borang surat dengan susunan butiran membujur.

Props 01. Lambang negeri Persekutuan Rusia

Selaras dengan Peraturan mengenai Lambang Negeri, yang diluluskan oleh Dekri Presiden Persekutuan Rusia pada 30 November 1993 No. 2050, Lambang Negeri digambarkan dalam bentuk berikut:

Presiden Persekutuan Rusia;

Dewan Perhimpunan Persekutuan;

Kerajaan Persekutuan Rusia;

Mahkamah Perlembagaan Persekutuan Rusia;

Mahkamah Agung Persekutuan Rusia;

Mahkamah Timbang Tara Tertinggi Persekutuan Rusia;

Badan pusat persekutuan kuasa eksekutif(kementerian, jabatan);

Mahkamah persekutuan;

Pejabat Pendakwa Persekutuan Rusia;

Bank Pusat Persekutuan Rusia;

Pesuruhjaya Hak Asasi Manusia;

Dewan Akaun;

Misi diplomatik, pejabat konsular dan perwakilan rasmi lain Persekutuan Rusia di luar negara.

Imej jata itu terletak di medan atas dokumen, berpusat relatif kepada nama organisasi.

Ingat!

Jata tidak digambarkan dalam dokumen yang dibuat oleh pertubuhan bukan kerajaan.

Props 02. Jata entiti konstituen Persekutuan Rusia

Jata entiti konstituen Persekutuan Rusia diletakkan pada borang dokumen mengikut perbuatan undang-undang pihak berkuasa entiti konstituen Persekutuan Rusia. Sebagai peraturan, jata entiti konstituen Persekutuan Rusia digambarkan pada wakil dan badan eksekutif pihak berkuasa dan pentadbiran republik, wilayah, wilayah, entiti autonomi dan bandar subordinat persekutuan - Moscow dan St. Petersburg, serta pada kepala surat organisasi bawahan mereka. Perkara yang sama berlaku untuk imej jata perbandaran (bandar, penempatan luar bandar) pada kepala surat.

Props 03. Lambang organisasi atau tanda dagangan (tanda perkhidmatan)

Lambang atau tanda dagangan organisasi (tanda perkhidmatan lain) digunakan mengikut Undang-undang Persekutuan Rusia pada 23 September 1992 N 3520-I "Mengenai tanda dagangan, tanda perkhidmatan dan nama tempat asal barang" (seperti yang dipinda dan ditambah menjelang 27 Disember 2000 g., 30 Disember 2001, 11 Disember 24, 2002).

Logo syarikat ialah sebutan grafik yang membolehkan anda membezakan barangan dan perkhidmatan beberapa entiti undang-undang atau individu daripada barangan lain yang serupa.

Ingat!

Anda tidak boleh menggantikan nama perusahaan atau institusi dengan lambang.

Lambang itu mesti didaftarkan secara rasmi.

Tanda dagangan tidak boleh digunakan oleh orang lain.

Jika jata ditunjukkan pada borang, lambang itu tidak diterbitkan semula.

Tanda dagangan (lambang) diletakkan pada jidar atas dokumen, berpusat relatif kepada nama organisasi.

Ia dibenarkan untuk meletakkan lambang di bahagian kawasan yang diduduki oleh harta "Nama organisasi".

Props 04. Kod organisasi

Semua institusi berdaftar mempunyai kod organisasi. Kod organisasi dimasukkan mengikut Pengelas Perusahaan dan Institusi All-Russian (OKPO).

Kod organisasi - pengarang dokumen berfungsi untuk mempercepatkan pemindahan maklumat yang didokumenkan melalui saluran komunikasi elektronik dan mengurangkan bilangan ralat yang berlaku apabila menghantar nama organisasi yang panjang dan sukar difahami.

Keperluan 05. Nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) perusahaan (entiti undang-undang) Butiran 06. Nombor pembayar cukai individu/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP)

Ditunjukkan mengikut dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai. Butirannya terdapat pada borang di sebelah kanan atau di bawah butiran 04 mengikut OKPO.

Contoh penggunaan butiran: 04, 05 dan 06 ditunjukkan dalam rajah 3 dan 4.

Props 07. Kod borang dokumen

Kod borang dilekatkan jika jenis dokumen yang sepadan dimasukkan dalam pengelas mengikut Pengelas Semua-Rusia bagi Dokumentasi Pengurusan (OKUD), kelas 0200000. Butiran ini dicetak semasa merangka jenis dokumen tertentu dan disertakan dalam maklumat rujukan tentang organisasi dalam bentuk surat, dalam kes lain ia dilekatkan bersebelahan dengan nama jenis dokumen.

Contoh reka bentuk dan lokasi kod borang dokumen

Props 08. Nama organisasi

Ingat!

Di atas nama organisasi nyatakan nama yang disingkatkan, dan jika tiada, nama penuh organisasi induk.

Nama-nama organisasi entiti konstituen Persekutuan Rusia yang, bersama-sama dengan bahasa negeri Persekutuan Rusia (Rusia), mempunyai bahasa negeri entiti konstituen Persekutuan Rusia, dicetak dalam dua bahasa.

Nama organisasi dalam bahasa negeri subjek Persekutuan Rusia atau bahasa lain terletak di bawah atau di sebelah kanan nama dalam bahasa negeri Persekutuan Rusia.

Nama singkatan organisasi diberikan dalam kes di mana ia termaktub dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam kurungan) diletakkan di bawah nama penuh.

Nama cawangan, pejabat wilayah, pejabat perwakilan ditunjukkan jika ia adalah pengarang dokumen, dan terletak di bawah nama organisasi.

Props 09. Maklumat rujukan tentang organisasi

Butiran ini hanya digunakan untuk surat-menyurat dan tidak disertakan pada dokumen dalaman.

Maklumat rujukan tentang organisasi termasuk: alamat pos; nombor telefon dan maklumat lain mengikut budi bicara organisasi (nombor faks, nombor teleks, akaun bank, alamat E-mel dan lain-lain).

Alamat pos dikeluarkan mengikut keperluan Peraturan untuk penyediaan perkhidmatan pos.

Ingat!

Alamat pos tidak boleh mengandungi nama atau simbol yang disingkatkan.

Perintah menulis alamat penerima:

1) nama penerima (untuk individu - nama keluarga, nama pertama, patronimik);

2) nama jalan, nombor rumah, nombor pangsapuri;

3) nama lokaliti (bandar, kampung);

4) nama wilayah, wilayah, daerah autonomi, republik;

5) negara (untuk barangan pos antarabangsa);

6) poskod;

7) nombor telefon, faks, e-mel dan laman web;

8) Butiran bank(surat mengenai isu penyelesaian dan urus niaga monetari).

Keperluan 10. Nama jenis dokumen

Jenis dokumen bertulis– ini adalah miliknya, berdasarkan kandungan dan tujuan, kepada sistem dokumentasi.

Nama jenis dokumen yang disediakan atau diterbitkan oleh organisasi dikawal oleh piagam (peraturan organisasi) dan mesti sepadan dengan jenis dokumen yang disediakan oleh OKUD (kelas 0200000).

Ingat!

Surat itu tidak menunjukkan jenis dokumen.

Butiran 11. Tarikh dokumen

Tarikh adalah salah satu butiran utama yang memastikan kesahihan undang-undang sesuatu dokumen.

Tarikh dokumen ditulis dalam angka Arab dalam urutan: hari bulan, bulan, tahun. Hari bulan dan bulan ditulis dalam dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun – dalam empat angka Arab.

Tarikh mungkin mempunyai urutan yang berbeza mengikut piawaian antarabangsa: tahun, bulan, hari:

2005.29.12

Ia dibenarkan untuk mereka bentuk tarikh verbal-numerik:

Ingat!

Tarikh dokumen adalah tarikh menandatangani atau kelulusannya, untuk protokol - tarikh mesyuarat (membuat keputusan), untuk perbuatan itu - tarikh acara.

Dokumen yang dikeluarkan oleh dua atau lebih organisasi mesti mempunyai tarikh (tunggal) yang sama.

Selepas menulis tarikh, perkataan "tahun" tidak diletakkan.

Penggunaan angka Rom tidak dibenarkan.

Dokumen itu diberi tarikh oleh pegawai sebaik sahaja ditandatangani atau diluluskan.

Tarikh boleh dimasukkan dengan tangan.

Butiran 12. Nombor pendaftaran dokumen

Nombor pendaftaran (indeks) dokumen ialah sebutan digital atau alfanumerik yang diberikan kepada setiap dokumen keluar (dihantar), dalaman dan masuk (diterima) semasa pendaftaran. Pendaftaran dokumen dijalankan mengikut sistem pengindeksan yang diterima pakai oleh organisasi, asasnya ialah nombor siri dokumen.

Bergantung pada jenis dokumen, jenis sistem pengurusan pejabat yang berkuat kuasa dalam organisasi, kehadiran pengelas, dsb., komponen lain boleh ditambah pada nombor siri, contohnya, semasa mendaftar surat rasmi, indeks kes mengikut tatanama kes ditambahkan pada nombor siri, dan, jika perlu, kod dokumen mengikut pengelas tematik, kod koresponden, dsb.

Pada dokumen yang disusun bersama oleh beberapa organisasi, nombor pendaftaran pengarang ditunjukkan melalui garis miring dalam susunan pengarang ditunjukkan dalam dokumen. Kehadiran nombor pendaftaran pada dokumen menunjukkan bahawa ia termasuk dalam susunan maklumat organisasi dan berada di bawah kawalan dan tanggungjawabnya.

Alat peraga terdiri daripada bahagian stensil “_________№_______”, yang diisi dengan tangan dengan tarikh dan nombor pendaftaran.

Keperluan 13. Pautan ke nombor pendaftaran dan tarikh dokumen

Butiran hanya ditunjukkan pada surat jawapan keluar dan termasuk nombor pendaftaran dan tarikh dokumen yang jawapannya diberikan:

Pada No 03–15/45 bertarikh 29/12/2005

Keperluan 14. Tempat penyediaan atau penerbitan dokumen

Butiran hanya digunakan dalam bentuk umum dan bentuk jenis dokumen tertentu (kecuali surat). Apabila mendaftarkan butiran ini, bahagian pentadbiran-wilayah negara diambil kira menggunakan singkatan yang diterima umum. Sebagai contoh:

Moskvag. Balakovo, wilayah Saratov.

Georgievsk, wilayah Stavropol. Ivanovka, daerah Mytishchi, wilayah Moscow.

Tempat penyusunan atau penerbitan dokumen mungkin tidak ditunjukkan jika nama wilayah dimasukkan dalam nama organisasi:

Akademi Kebudayaan dan Kesenian Samara

Ingat!

Adalah perlu untuk mengambil kira bahagian wilayah pentadbiran, kerana nama beberapa penempatan mungkin diulang di wilayah yang berbeza.

Singkatan "g." tidak digunakan dengan nama "Moscow" dan dengan nama bandar yang berakhir dengan "grad" dan "burg".

Props 15. Maklumat tentang penerima

Destinasi– ini ialah organisasi, unit struktur, pegawai atau individu yang kepadanya dokumen itu dialamatkan.

Butiran digunakan dalam surat dan dokumen dalaman yang bertujuan untuk pertimbangan oleh pihak pengurusan (penyata, laporan, nota penerangan, dsb.). Butiran "Penerima" mungkin termasuk alamat pos.

Nama organisasi dan unit struktur ditunjukkan dalam kes nominatif.

JSC "BUSINESSCONSULT", tetapi tidak

"Kepada syarikat saham bersama "Businessconsult"

Dokumen itu boleh dialamatkan kepada ketua organisasi; dalam kes ini, nyatakan dalam kes datif tajuk jawatan, termasuk nama organisasi dan inisial dan nama keluarga ketua. Inisial diletakkan sebelum nama keluarga:

kepada CEO

JSC "Businessconsult"

A. P. Ignatiev

Apabila mengalamatkan dokumen kepada ketua unit struktur atau pakar, pengalamatan bermula dengan menunjukkan nama organisasi dalam kes nominatif:

JSC "Businessconsult"

Ketua akauntan

I.P. Karpova

JSC "Businessconsult"

Ketua Jabatan Perhubungan Awam

S.B. Markin

Apabila bercakap dengan pegawai, kata gelaran digunakan (ahli akademik, lelaki, profesor):

Kepada Presiden AKB

"Rosinvest"

Encik Panyukin A.K.

Ia dibenarkan untuk memusatkan setiap baris atribut "Penerima Alamat" berhubung dengan baris terpanjang:

Kepada Pengerusi Persatuan Berkebun

"Jarak Trans-Volga"

Kryukin O.P.

Jika surat itu ditujukan kepada organisasi dan bukannya orang tertentu, nyatakan nama dan alamat pos:

Institut Penyelidikan Semua-Rusia Dokumentasi dan Sains Arkib

Profsoyuznaya st., 82,

Moscow, 117393

Kadangkala dokumen perlu dihantar ke beberapa organisasi yang serupa sekaligus. Dokumen sedemikian ditangani secara umum:

Ketua pengarah perusahaan industri gas

Apabila mengalamatkan dokumen kepada individu, mula-mula nyatakan alamat pos, kemudian parap dan nama keluarga penerima:

St. Tulupnaya, 10, apt. 32

kampung Alekseevka,

Wilayah Samara, 419108

I.S. Kepada Pembisik

Apabila menangani dokumen dalaman, anda hanya boleh menunjukkan nama jabatan atau jawatan, parap dan nama keluarga ketuanya.

Ingat!

Alamat pos tidak ditunjukkan jika dokumen itu dihantar ke badan tertinggi kuasa dan pentadbiran negeri, organisasi yang lebih tinggi, organisasi bawahan atau koresponden tetap.

Butiran dimasukkan pada bentuk dokumen di sebelah kanan.

Cuba hantar dokumen kepada orang tertentu.

Maksimum empat alamat boleh ditunjukkan pada dokumen.

Keperluan 16. Cop kelulusan dokumen

Setem kelulusan ialah keperluan dokumen rasmi yang memberikan ciri normatif atau undang-undang kepada kandungannya.

Dokumen pengurusan yang memerlukan cop kelulusan.

Akta, tugasan, arahan, piawaian, senarai, laporan, rancangan, program, peraturan, anggaran, kadar tarif, bentuk dokumen bersatu, jadual perjawatan, huraian kerja, harga untuk kerja atau perkhidmatan.

Dokumen diluluskan:

Seorang pegawai (pengurus);

Pengeluaran dokumen pentadbiran yang berkaitan;

Badan kolegial.

Apabila meluluskan dokumen, setem mengandungi perkataan DILULUSKAN, tajuk jawatan orang yang meluluskan dokumen, tandatangan peribadi, transkripnya dan tarikh kelulusan:

SAYA LULUSKAN

Ketua Pegawai Eksekutif

JSC "Businessconsult"

Tandatangan A. P. Ignatiev

29.12.2005

Jika dokumen diluluskan oleh dokumen pentadbiran atau badan kolegial, maka cop kelulusan mesti mengandungi nama, nombor dan tarikh dokumen di mana keputusan kelulusan direkodkan.

DILULUSKAN

Menurut perintah

Ketua pengarah

JSC "Businessconsult"

bertarikh 29 Disember 2005 No 178

Jika terdapat beberapa tanda kelulusan pada dokumen, maka ia terletak selari (kiri dan kanan) pada tahap yang sama.

Ingat!

Cop kelulusan hendaklah mengandungi perkataan DILULUSKAN tanpa tanda petikan.

Apabila meluluskan dokumen, nama dokumen yang meluluskan diberikan dalam kes instrumental.

Apabila dokumen diluluskan oleh beberapa orang, tandatangan mereka disenaraikan pada tahap yang sama.

Props 17. Resolusi

Resolusi- ini adalah inskripsi pada dokumen yang dilekatkan oleh pegawai dan mengandungi keputusan yang telah dibuatnya.

Arahan untuk pelaksanaan dokumen mesti mengandungi: nama keluarga dan parap pelaksana, kandungan perintah dan tarikh akhir untuk pelaksanaan.

Resolusi ditulis dengan tangan di bahagian pengepala dokumen dalam mana-mana ruang bebas teks. Ia dibenarkan untuk membuat resolusi pada helaian kertas berasingan yang menunjukkan nombor pendaftaran dan tarikh dokumen yang berkaitan dengan resolusi itu.

I.S. Botkin

Sediakan draf kontrak untuk 26/12/2005

Tandatangan 12/12/2005

Jika beberapa pelaksana ditunjukkan dalam dokumen, maka yang pertama dilantik bertanggungjawab, tetapi tiada nota tambahan dibuat.

Props 18. Tajuk teks

Tajuk teks- Ini adalah ringkasan dokumen.

Tajuk adalah konsisten dari segi tatabahasa dengan nama jenis dokumen:

perintah pengambilan pekerja, minit mesyuarat pemegang saham, Deskripsi kerja jurutera-teknologi, peraturan di jabatan hubungan luar, peraturan buruh dalaman, arahan pemberian cuti kepada pekerja.

Ingat!

Tajuk terletak di sebelah kiri di atas teks dokumen.

Tajuk teks pada dokumen A5 tidak ditunjukkan.

Tajuk dicetak di bawah butiran borang tanpa tanda petikan dan tidak digariskan.

Tiada titik di hujung tajuk.

Kelantangan tidak boleh melebihi 5 baris, setiap satu mengandungi tidak lebih daripada 28–30 aksara.

Keperluan 19. Tandakan pada penyerahan dokumen untuk kawalan

Tanda kawalan bermaksud bahawa dokumen telah diletakkan di bawah kawalan semasa pelaksanaannya untuk memastikan tarikh akhir ditetapkan yang dinyatakan dalam resolusi atau tarikh akhir pelaksanaan standard.

Terdapat dua jenis tarikh akhir pelaksanaan dokumen:

1) tarikh akhir biasa untuk pelaksanaan dokumen– tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen, untuk sekumpulan dokumen standard (contohnya, untuk permintaan rakyat) tarikh akhir untuk pelaksanaan permintaan standard, dsb.;

2) tarikh akhir pelaksanaan dokumen individu– tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen yang ditetapkan oleh dokumen yang diterima, perintah atau dinyatakan dalam resolusi. Semua dokumen yang memerlukan pelaksanaan adalah tertakluk kepada kawalan.

Selaras dengan GOST, tanda kawalan ke atas pelaksanaan dilekatkan pada dokumen yang paling penting dan ditunjukkan oleh huruf "K", perkataan atau setem "Kawalan". Untuk kejelasan, sifat ini boleh diserlahkan dalam warna.

Props 20. Teks dokumen

Teks dokumen– ini adalah butiran utama dokumen yang mengandungi maklumat objektif dan boleh dipercayai, dibentangkan secara ringkas, tepat, jelas dan tanpa cela dari segi undang-undang.

Selaras dengan perundangan Persekutuan Rusia dan entiti konstituen Persekutuan Rusia mengenai bahasa negeri, teks dokumen itu disediakan dalam bahasa Rusia atau bahasa kebangsaan.

Dokumen tersebut boleh dibentangkan dalam bentuk soal selidik, jadual, atau teks.

Teks besar dibahagikan kepada perenggan, perenggan, subperenggan, bahagian, yang dinomborkan dalam angka Arab:

1.1.Subseksyen

1.1.1.Fasal

1.1.1.1.Subklausa

Teks berkaitan saiz besar, sebagai peraturan, terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pertama menunjukkan sebab, asas dan tujuan penyediaan dokumen.

Bahagian kedua menetapkan keputusan, kesimpulan, permintaan, cadangan dan cadangan.

Dalam dokumen (perintah, arahan, dsb.) organisasi yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan perintah, serta dokumen yang ditujukan kepada pengurusan organisasi, teks itu dibentangkan dalam orang pertama tunggal ("Saya memesan", "Saya tawaran", "Saya bertanya").

Dalam dokumen badan kolegial, teks dibentangkan dalam orang ketiga tunggal ("menyelesaikan", "memutuskan").

Dalam dokumen bersama, teks dibentangkan dalam bentuk jamak orang pertama ("kami memesan", "memutuskan").

Teks protokol dibentangkan dalam bentuk jamak orang ketiga ("mendengar", "bercakap", "memutuskan", "membuat keputusan").

Dalam dokumen yang menetapkan hak dan kewajipan organisasi, bahagian struktur mereka (peraturan, arahan), serta mengandungi penerangan, penilaian fakta atau kesimpulan (perbuatan, sijil), bentuk pembentangan teks dalam orang ketiga tunggal atau jamak digunakan (“jabatan menjalankan fungsi” , “persatuan termasuk”).

Teks dalam bentuk soal selidik mengandungi maklumat berterusan tentang satu objek mengikut beberapa indikator. Teks profil paling kerap digunakan dalam dokumen kakitangan dan pemasaran.

Teks dalam bentuk jadual mengandungi maklumat tentang beberapa objek berdasarkan beberapa ciri. Jadual digunakan secara meluas dalam pelaporan, perancangan, kewangan dan dokumen lain.

Jika jadual diletakkan pada beberapa halaman, lajur dinomborkan, dan hanya nombor lajur dicetak pada halaman berikut. Jika dokumen mengandungi beberapa jadual, maka perkataan "Jadual" ditulis di atas jadual di sebelah kanan dan nombor sirinya ditunjukkan tanpa tanda

Teks yang disambungkan boleh digubah secara sewenang-wenangnya atau berdasarkan stensil yang mengandungi maklumat tetap dan ruang untuk memasukkan maklumat berubah:

Penggunaan teks stensil boleh meningkatkan kelajuan penyediaan dokumen dengan ketara, sambil menghapuskan peringkat penyuntingan teks dan pencetakan semula. Penggunaan stensil amat berkesan apabila melukis dokumen pada komputer.

Ingat!

Teks dokumen ditulis dalam bahasa Rusia apabila dihantar ke:

1) badan kerajaan persekutuan;

2) kepada pihak berkuasa negeri bagi entiti konstituen Persekutuan Rusia;

3) dalam organisasi dan perusahaan bukan di bawah bidang kuasa entiti ini;

4) dalam organisasi dan perusahaan yang terletak di wilayah entiti konstituen lain Persekutuan Rusia.

Keperluan 21. Tandakan pada kehadiran permohonan

Dalam dokumen pentadbiran, maklumat tentang ketersediaan aplikasi ditunjukkan dalam teks.

Maklumat tentang ketersediaan lampiran pada surat, sijil, pelan, laporan, dsb. disediakan mengikut susunan berikut.

Jika teks mengandungi nama penuh permohonan, maka kehadiran aplikasi ditunjukkan dalam bentuk singkatan.

Permohonan: untuk 3 l. dalam 3 salinan.

Jika dokumen mempunyai lampiran yang tidak ditunjukkan dalam teks, maka nama penuh dokumen yang disertakan di dalamnya mesti ditunjukkan dalam nota mengenai kehadirannya.

Lampiran 1. Arahan standard untuk kerja pejabat - 2 liter. dalam 2 salinan.

2. Senarai dokumen yang menunjukkan tempoh penyimpanan - 4 helaian. dalam 2 salinan.

Jika dokumen yang sudah mempunyai lampiran dilampirkan pada surat itu, maka nota yang menunjukkan kehadiran lampiran disediakan seperti berikut.

Lampiran: Perjanjian pajakan bertarikh 04/03/2003 No. 07/23 dan lampiran dengannya, berjumlah 12 muka surat.

Pada aplikasi terikat bilangan helaian tidak ditunjukkan.

Jika dokumen dihantar ke beberapa alamat, tetapi lampiran kepadanya tidak dihantar ke semua alamat, ini ditunjukkan dengan kehadiran lampiran.

Permohonan: untuk 3 l. dalam 2 salinan. hanya ke alamat pertama

Pada aplikasi itu sendiri, di sudut kanan atas terdapat tanda di mana perkataan "Lampiran" ditulis, dalam angka Arab nombor permohonan (jika ada beberapa), nama, tarikh dan nombor dokumen utama.

Lampiran 1

bertarikh 26 Disember 2005 No 76

Ia dibenarkan untuk mencetak ungkapan "LAMPIRAN No." dalam huruf besar, turut memusatkan ungkapan ini, nama dokumen, tarikh dan nombor pendaftarannya berbanding baris terpanjang, contohnya:

Lampiran 1

atas perintah pengarah JSC Atlant

bertarikh 26 Disember 2005 No 76

Props 22. Tandatangan

Tandatangan– ini adalah syarat wajib untuk sebarang dokumen, sama ada rasmi dan peribadi. Keperluan "Tandatangan" termasuk:

1) nama kedudukan orang yang menandatangani dokumen (dengan nama organisasi, jika dokumen itu tidak disediakan pada kepala surat, dan tanpa nama organisasi, jika dokumen itu disediakan pada kepala surat);

2) tandatangan peribadi;

3) penyahsulitan tandatangan (inisial dan nama keluarga).

Ketua Pengarah ZAO Businessconsult Tandatangan A.P. Ignatiev

Apabila menandatangani dokumen oleh beberapa pegawai, tandatangan mereka diletakkan satu di bawah yang lain, mengikut kedudukan mereka:

Ketua Pengarah ZAO Businessconsult Tandatangan A. P. Ignatiev

Ketua akauntan ZAO Businessconsult Signature I.P. Karpova

Jika dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang sama kedudukannya, tandatangan mereka terletak pada tahap yang sama, contohnya.

Semua salinan dokumen yang tinggal dalam hal ehwal perusahaan mesti mengandungi sahih tandatangan pegawai dan kelulusan visa. Satu-satunya pengecualian ialah salinan surat keluar, di mana, bukannya tandatangan, tanda yang menunjukkan pengesahan salinan diletakkan.

Sekiranya pegawai yang tandatangannya diperlukan pada draf dokumen tidak hadir, maka dokumen itu boleh ditandatangani oleh timbalannya atau orang yang menjalankan tugasnya. Dalam kes ini, adalah perlu untuk menunjukkan kedudukan sebenar dan nama keluarga orang yang menandatangani dokumen itu. Pembetulan "Timbalan" atau "I.O." dimasukkan dengan tangan atau taip; tidak dibenarkan meletakkan garis miring atau preposisi “untuk” sebelum tajuk jawatan.

Dokumen badan kolegial (Mesyuarat Agung Peserta JSC, Lembaga Pengarah, dsb.) ditandatangani oleh pengerusi badan ini dan setiausaha.

Dokumen yang disediakan oleh suruhanjaya tidak menunjukkan kedudukan sebenar orang yang menyusun dokumen itu, tetapi pengagihan tanggungjawab dalam suruhanjaya (Pengerusi, Ahli suruhanjaya).

Atribut "Tandatangan" diletakkan di bawah atribut "Teks" dan dicetak seperti berikut: kedudukan - dari sempadan jidar kiri; penyahkodan tandatangan – selepas 48 aksara yang dicetak dari sempadan jidar kiri

Props 23. Cop kelulusan

Penyelarasan- ini adalah pertimbangan awal tentang isu yang terkandung dalam teks dokumen, yang diperlukan untuk membuat pembetulan keputusan pengurusan. Koordinasi boleh dilakukan baik dengan pegawai dalam organisasi (internal coordination) dan dengan pegawai organisasi lain (external coordination). Kelulusan luar juga termasuk persetujuan dokumen dengan persatuan awam(majlis kolektif buruh, badan kesatuan sekerja, dsb.).

Untuk kelulusan dalaman, dokumen disahkan; untuk kelulusan luaran, cop kelulusan digunakan.

Setem kelulusan mengandungi perkataan "BERSETUJU" tanpa tanda petikan, nama jawatan orang yang dengannya dokumen itu diluluskan (termasuk nama organisasi), tandatangan peribadi, transkrip dan tarikhnya.

BERSETUJU

Ketua Jabatan Perhubungan Awam

JSC "Businessconsult"

Tandatangan S.B. Markin

29.12.2005

Apabila bersetuju dengan dokumen dengan badan kolegial, setem kelulusan menunjukkan nama dokumen (dalam kes nominatif), tarikh dan nombornya

BERSETUJU

Minit mesyuarat pemegang saham

26.12.2005 № 6

Jika kelulusan dokumen dilakukan dengan mengeluarkan dokumen lain, maka setem kelulusan menunjukkan jenis dokumen, pengarangnya (nama organisasi), tarikh dan indeks dokumen:

BERSETUJU

Surat dari Presidium Akademi Sains Rusia

bertarikh 26/12/05 No 08-124

Ingat!

Atribut "Tanda kelulusan" terletak di bawah atribut "Tandatangan", dan jika terdapat beberapa tanda kelulusan, maka ia biasanya diletakkan pada helaian kelulusan yang berasingan.

Keperluan 24. Kelulusan dokumen visa

Kelulusan dokumen visa– butiran dokumen yang menunjukkan persetujuan atau ketidaksetujuan pegawai organisasi - pengarang dokumen dengan kandungannya.

Dokumen - disahkan bergantung pada sifat dan kandungan dokumen oleh pelaksana, pegawai yang berminat, orang yang bertanggungjawab dalam perkhidmatan undang-undang, kewangan dan ekonomi, timbalan ketua organisasi yang bertanggungjawab dalam isu ini, ketua perkhidmatan pengurusan pejabat.

Visa termasuk tandatangan visor, transkrip tandatangan (inisial, nama keluarga) dan tarikh; jika perlu, kedudukan pemegang visa:

Tandatangan A.S. Antonenko

29.12.2005

Jika terdapat ulasan pada dokumen, nota dibuat tentang kehadiran mereka:

Komen dilampirkan

Pengarah kilang Krasnaya Zarya

Tandatangan A.S. Antonenko

29.12.2005

Visa dilekatkan pada bahagian belakang halaman terakhir dokumen pentadbiran asal, pada salinan dokumen (surat) yang dihantar.

Jika perubahan ketara dibuat pada draf dokumen semasa proses kelulusan, ia tertakluk kepada pengesahan semula. Pengendorsan semula tidak diperlukan jika, semasa memuktamadkan draf dokumen, penjelasan dibuat yang tidak mengubah intipatinya.

Props 25. Cap meterai organisasi

Tayangan meterai yang menggambarkan Lambang Negeri Persekutuan Rusia, jata subjek Persekutuan Rusia, jata sebuah bandar, wilayah Persekutuan Rusia, serta meterai organisasi (dengan nama organisasi ) yang tidak mempunyai hak untuk menggambarkan simbol negeri (selepas ini dirujuk sebagai meterai) diletakkan pada dokumen yang memerlukan pengesahan tandatangan mengikut undang-undang atau peraturan organisasi yang berkenaan. Senarai anggaran dokumen yang dimeteraikan: akta, kontrak, surat kuasa wakil, surat jaminan, perintah, anggaran, sijil, piagam dan peraturan mengenai organisasi, jadual kakitangan, norma, dsb.).

Meterai boleh rasmi atau mudah.

Meterai rasmi bulat, di tengah terdapat imej jata, dan nama penuh institusi ditunjukkan di sekeliling lilitan.

setem ringkas Bentuknya boleh: bulat, segi empat sama, segi tiga dan segi empat tepat. Pada meterai sedemikian tidak ada imej jata, tetapi hanya nama institusi atau unit strukturnya.

Ingat!

Cap meterai hendaklah dilekatkan sedemikian rupa sehingga cap meterai yang dilekatkan dan tandatangan peribadi boleh dibaca dengan jelas.

Surat yang ditulis pada kepala surat tidak memerlukan setem.

Senarai dokumen yang dilekatkan pada meterai rasmi:

1) perjanjian atau kontrak sivil (mengenai bekalan, kontrak, aktiviti bersama, penyewaan premis, kerja, dsb.);

2) kontrak pekerjaan, kontrak atas liabiliti;

3) kuasa wakil (untuk menerima inventori, menjalankan perniagaan dalam timbang tara, dsb.);

4) tindakan penerimaan objek, peralatan, kerja yang dilakukan, hapus kira, pemeriksaan, dll.;

5) surat jaminan dan surat komersial (untuk kerja, perkhidmatan, dsb.);

6) sijil yang mengesahkan fakta undang-undang;

7) dokumen rasmi dan peribadi (diploma pendidikan, rekod kerja, sijil perkahwinan, dll.);

8) dokumen perakaunan (perintah kerja, dll.);

9) permohonan untuk surat kredit, penolakan penerimaan, dsb.;

10) belanjawan, perbankan, pencen, pesanan pembayaran (pesanan disatukan untuk menerima dan memindahkan mata wang, untuk import, dsb.);

11) daftar cek, pesanan belanjawan diserahkan kepada bank

12) sijil pembayaran amaun insurans, potongan dan gaji yang perlu dibayar, dsb.;

13) anggaran kos (untuk pengeluaran produk baru untuk pembinaan modal, kos untuk kontrak, dll.);

14) permohonan untuk peralatan, dsb.;

15) sijil perjalanan;

16) sampel cap meterai dan tandatangan pekerja yang mempunyai hak untuk menjalankan transaksi kewangan dan perniagaan;

17) spesifikasi (produk, produk, dll.);

18) jadual kakitangan dan perubahan kepada mereka.

Keperluan 26. Nota mengenai perakuan salinan dokumen

Butiran ini disertakan untuk memberi kuasa undang-undang salinan. Tanda pada pensijilan salinan dokumen terdiri daripada perkataan "benar", nama jawatan pekerja yang mengesahkan salinan, tandatangan peribadi, transkripnya dan tarikh pensijilan.

Betul

Ketua Jabatan Perhubungan Awam

JSC "Businessconsult" Tandatangan S.B. Markin

29.12.2005

Ingat!

Sekiranya salinan dokumen dihantar ke institusi lain atau diserahkan, maka tanda pensijilan disahkan oleh meterai.

Dokumen yang dihantar melalui faks tidak mempunyai kuasa undang-undang, jadi salinan yang disahkan dihantar melalui pos.

Props 27. Nota tentang pelaksana dokumen

Butiran menyediakan komunikasi segera dengan orang yang menyusun dokumen untuk menjelaskan dan menjelaskan sebarang isu.

Tanda tentang pelaksana termasuk nama keluarga (atau nama keluarga, nama pertama, patronimik) pelaksana dokumen dan nombor telefonnya.

Butiran terletak di bahagian hadapan atau belakang helaian terakhir dokumen di sudut kiri bawah.

Yu.P. Kondratieva

248 75 39

Yulia Pavlovna Kondratieva 248 75 39

Jika dokumen itu ingin diterbitkan semula, maka tanda tentang pelaksana diletakkan di bahagian hadapan.

Keperluan 28. Tandakan pada pelaksanaan dokumen dan hantar ke fail

Butiran hanya ditunjukkan pada dokumen yang telah dilaksanakan, yang difailkan dalam fail untuk penyimpanan dan penggunaan seterusnya untuk tujuan rujukan.

Butiran diisi pada halaman pertama dokumen di margin bawah.

Ingat!

Props termasuk:

Perkataan "Dalam tindakan";

Nombor kes di mana dokumen akan disimpan (boleh menunjukkan tahun);

Tandatangan pelaksana dokumen;

Tarikh menandakan.

Tanda pelaksanaan dilekatkan dan bertarikh sama ada oleh pelaku sendiri atau oleh ketua unit struktur.

Dalam kes 13–45 untuk 2005

Tandatangan 24/01/2005

Surat dihantar

23.12.2005 № 01–11/201

Dalam fail 7–1 Tandatangan 12/24/2005

Dilaporkan melalui telefon kepada O.A. Antonova 12/23/2005

Dalam kes 02-7

Tandatangan 24/12/2005

Keperluan 29. Tandakan pada penerimaan dokumen oleh organisasi

Tanda yang menunjukkan penerimaan dokumen oleh organisasi diletakkan pada dokumen masuk dengan tangan atau menggunakan setem pendaftaran khas.

Butiran termasuk nombor siri, tarikh penerimaan dokumen, dan, jika perlu, jam dan minit.

Tanda itu terletak di sudut kanan bawah sebelah hadapan helaian pertama dokumen.

Butiran 30. Pengecam salinan elektronik dokumen

ID salinan elektronik dokumen ialah tanda yang diletakkan di sudut kiri bawah setiap halaman dokumen dan mengandungi nama fail pada media komputer, kod operator, tarikh, tempat pembuatan dan data carian lain yang diterima dalam organisasi.

Adalah dinasihatkan untuk menunjukkan laluan penuh untuk memfailkan:

Daripada: \Order on personnel\ Izmailov

GOST R6.30-2003 mengandungi keperluan untuk borang di mana dokumen perusahaan disediakan. Selaras dengan keperluan GOST, borang format A4 (210x297 mm) atau A5 (148x210) digunakan.

Jadual 1. Ciri dimensi format kertas pengguna (mm)

Kertas yang digunakan untuk pembuatan borang mestilah putih atau, dalam kes yang luar biasa, berwarna cerah dalam warna krim atau kuning. Borang untuk dokumen simpanan kekal hendaklah disediakan di atas kertas gred premium.

Pada borang dokumen, jidar kiri mestilah sekurang-kurangnya 20 mm, jidar kanan mestilah sekurang-kurangnya 10 mm, jidar atas (termasuk medan untuk butiran 01,02,03,16,19) mestilah sekurang-kurangnya 20 mm, dan margin bawah mestilah sekurang-kurangnya 20 mm.

Borang dokumen hendaklah dihasilkan terutamanya dengan mencetak. Untuk dokumen dengan tempoh penyimpanan sementara, ia dibenarkan menggunakan borang yang diperoleh menggunakan percetakan dalam talian (fotokopi), serta mengeluarkan semula semua butiran borang yang diperlukan secara langsung apabila membuat dokumen tertentu pada komputer peribadi.

Borang-borang yang mempunyai Lambang Negeri Persekutuan Rusia atau jata seorang subjek Persekutuan sebagai keperluan dikeluarkan secara eksklusif melalui kaedah tipografi dan merupakan subjek pelaporan yang ketat. Peraturan yang sama harus dipatuhi semasa menyediakan kepala surat organisasi dan menggambarkan logo berdaftar organisasi.

GOST menetapkan jenis bentuk dokumen organisasi dan pentadbiran berikut untuk organisasi, unit struktur dan pegawainya:

1) borang am untuk menyediakan apa-apa jenis dokumen (kecuali surat);

2) bentuk surat;

3) borang untuk jenis dokumen tertentu (kecuali surat).

Bentuk semua jenis boleh dihasilkan berdasarkan susunan dokumen sudut dan membujur. Apabila butiran disusun secara longitudinal, sempadannya dilanjutkan ke sempadan medan kanan borang.

Dalam kes di mana butiran yang dicetak dalam bahasa kebangsaan dan Rusia diletakkan dalam kawasan yang diperuntukkan untuk versi sudut, adalah dinasihatkan untuk menghasilkan borang dengan butiran yang terletak di sudut. Lebih-lebih lagi, setiap butiran ditunjukkan di atas dalam bahasa kebangsaan, dan di bawah - dalam bahasa Rusia.

1.2. Stilisistik dokumentasi perniagaan

Bahasa– satu set cara interaksi lisan antara orang. bahasa sastera- sejenis ucapan yang secara sejarah berkembang berdasarkan penulisan dan kesusasteraan Rusia. Ia adalah bahasa sastera dan seni, sains, agensi kerajaan, sekolah, cetak, radio dan televisyen. Sebagai alat komunikasi pada skala bangsa atau negara, bahasa sastera bertentangan, di satu pihak, dengan dialek (kekhususan dialek tempatan, dialek terbatas wilayah), di pihak lain, dengan jargon (kekhasan pertuturan sosial sempit). strata dan kumpulan).

Gaya perniagaan formal- ini adalah ciri bahasa rasmi, terutamanya organisasi dan pentadbiran (perbuatan, laporan, surat rasmi, resolusi, perintah, dll.), serta dokumen diplomatik.

Gaya perniagaan rasmi dicirikan oleh penggunaan perkataan hanya dalam makna yang diiktiraf sebagai norma penggunaan sastera umum, serta dalam makna tradisional khusus untuk dokumen perniagaan, yang tidak melanggar keseragaman gaya mereka dan sesuai dengan trend umum penyeragaman bahasa perniagaan.

Pemilihan kosa kata melibatkan Sikap penuh perhatian kepada makna leksikal perkataan. Kejahilan tentang makna leksikal perkataan individu membawa kepada kesilapan seperti: "perlu meningkatkan perkhidmatan zooteknikal dan veterinar untuk penternakan ternakan" (anda boleh meningkatkan perkhidmatan ternakan, tetapi bukan penternakan ternakan), "mengurangkan kos pengeluaran ” (anda boleh mengurangkan harga barangan, produk, tetapi bukan kos; varian yang mungkin: “kurangkan kos”).

Bahasa dokumen rasmi mempunyai beberapa keanehan.

1. Kualiti dokumen yang diperlukan ialah kelengkapan dan ketepatan masa maklumat, ketepatan, laconisme perkataan. Tugas utama penyusun dokumen adalah untuk menggambarkan dengan jelas maklumat yang mempunyai (memperoleh) kuasa undang-undang.

Nada penyampaian neutral adalah norma etika perniagaan. Elemen peribadi dan subjektif harus diminimumkan. Oleh itu di luar ucapan perniagaan terdapat, sebagai contoh, bentuk yang mempunyai pewarnaan ekspresif emosi (kata nama dan kata sifat dengan akhiran penilaian subjektif, kata seru). Penggunaan perkataan sehari-hari, bahasa sehari-hari, dialek, dsb. dan unit frasaologi dalam ucapan perniagaan adalah tidak boleh diterima.

2. Had pada jenis unit bahasa yang digunakan dalam teks perniagaan dan peraturan am bentuk dokumen menentukan satu lagi ciri yang paling penting ucapan perniagaan, kekerapan tinggi bentuk linguistik individu dalam bidang tertentu teks dokumen. Sebagai contoh mudah, kita boleh menunjukkan dominasi mutlak bentuk kes nominatif dalam elemen reka bentuk dokumen, dalam teks yang dibina berdasarkan prinsip soal selidik atau jadual.

Perkataan adalah unit utama bahasa. Perkataan menunjukkan objek, tanda, tindakan. Ayat terdiri daripada perkataan - cara utama untuk menyatakan fikiran.

Kata ganti nama memainkan peranan yang besar dalam pertuturan. Kata ganti nama memainkan peranan yang istimewa. Mereka tidak mempunyai makna leksikal, tetapi dalam ucapan mereka memperoleh makna yang sangat spesifik, kerana mereka menggantikan perkataan bermakna penuh atau menunjukkannya. Zarah, preposisi, kata hubung melaksanakan fungsi perkhidmatan - mereka mengambil bahagian dalam pembentukan bentuk kata yang kompleks, memberikan kata-kata atau ayat warna semantik tambahan, berfungsi sebagai alat komunikasi antara perkataan atau bahagian teks, dll. Kata seru ialah gerak isyarat pertuturan yang menandakan persepsi emosi penutur tentang kehidupan atau situasi pertuturan tertentu atau lain.

Ingat!

Penggunaan kata seru dalam ucapan perniagaan adalah tidak dibenarkan.

Kesalahan pertuturan yang dikaitkan dengan ketidaktahuan makna sesuatu perkataan.

Ketepatan semantik ucapan- salah satu syarat utama yang memastikan nilai praktikal dan selalunya undang-undang teks perniagaan. Perkataan yang dipilih secara salah akan memesongkan makna mesej, mewujudkan kemungkinan mentafsir frasa ini atau itu dalam dua cara dan memberikan teks nada yang tidak diingini, jadi penting untuk menggunakan perkataan dan frasa individu dengan betul.

Paronim- ini adalah perkataan serupa bunyi dengan akar yang sama, berbeza dalam makna: dijamin - dijamin, tempat - tempat, sedut - mengeluh. Percampuran paronim adalah salah satu pelanggaran yang paling ketara terhadap norma ucapan sastera.

sinonim- ini adalah perkataan dengan makna yang sama atau hampir sama: masa depan - datang, tergesa-gesa - tergesa-gesa, membina - membina. Ketidakpedulian terhadap bayangan makna sinonim dan ketidaktahuan tentang norma tradisional keserasian leksikal boleh membawa kepada kesilapan semantik.

Pleonasme (dari bahasa Yunani - berlebihan)- ini adalah kebetulan sebahagian daripada makna perkataan yang membentuk frasa: cenderahati yang tidak dapat dilupakan (cenderahati - kenang-kenangan), kerjasama bersama (kerjasama - penyelesaian masalah bersama, kerja bersama). Kehadiran pleonasme dalam teks biasanya dianggap sebagai kecacatan pertuturan, ketidakupayaan untuk menyatakan pemikiran dengan tepat dan ringkas.

Pelanggaran norma ketepatan sastera dan budaya pertuturan juga tautologi - pengulangan semantik yang timbul dalam kes di mana kata-kata akar yang sama bersebelahan dalam ayat: Faedah menggunakan unit yang dipasang...; Fakta berikut perlu dipertimbangkan...; Fenomena ini dimanifestasikan sepenuhnya dalam keadaan. Pengulangan tautologi menjadikan frasa sumbang. Di samping itu, mereka menjadikannya sukar untuk dilihat, kerana mereka menarik perhatian khusus kepada diri mereka sendiri.

homonim- ini adalah perkataan yang mempunyai bunyi yang sama, tetapi berbeza dalam makna: bawang - "senjata" dan bawang - "tumbuhan"; perkahwinan adalah "perkahwinan" dan perkahwinan adalah "cacat, cacat, kekurangan."

Penggunaan kosa kata ucapan lisan.

Perbendaharaan kata pertuturan lisan merangkumi pelbagai kumpulan kata, tidak sama dalam jumlah dan tempatnya dalam bahasa. Terdapat kata-kata kolokial dan perkataan kolokial.

KEPADA bahasa sehari-hari termasuk perkataan seperti bercakap, sombong, mahir, gaduh, menakutkan, menghiburkan, baik, lebih kuat. Penggunaannya terhad kepada bidang komunikasi kasual dan tidak formal. Kata-kata ini sering digunakan dalam perbualan dan dalam surat-menyurat mesra, tetapi ia ternyata tidak sesuai dalam teks rasmi.

KEPADA vernakular Ia adalah kebiasaan untuk memasukkan perkataan seperti baba, wanita, snot, bliss, blather, squabble. Kata-kata seperti itu dianggap kesat.

Bersebelahan dengan bahasa vernakular adalah kata slanga - perbendaharaan kata yang wujud dalam beberapa lapisan sosial yang sempit: para - "dua", merangsang - "buaian" - daripada jargon pelajar; beruang - "kabinet kalis api", cucuk - "mencuri" - dari jargon penjenayah, dll.

Berdekatan dengan slanga profesional - perbendaharaan kata slanga: stereng - untuk pemandu "roda stereng", dan untuk atlet dan peminat "sifar mata"; kasut bast - di kalangan nelayan "hingga besar"; menjadi bodoh - juruterbang mempunyai "pendaratan pesawat yang buruk." Setelah dikenali umum, slanga dan perkataan slanga profesional menjadi bahasa sehari-hari.

Tempat istimewa dalam perbendaharaan kata ucapan lisan diduduki oleh dialekisme- perkataan yang wujud dalam dialek rakyat tempatan: zorkiy - "hari yang cerah, cerah, tetapi berangin sejuk"; nalyo - "rabung berbatu di dasar tasik", serta bentuk perkataan seperti datang (bukan datang), byvylycha (bukan bygo), dll.

Sekiranya penggunaan kata-kata sehari-hari boleh dilakukan dalam apa jua keadaan, kecuali teks rasmi, maka penggunaan kata-kata sehari-hari, jargon dan dialekisme hanya dibenarkan sebagai cara gaya khas (contohnya, dalam karya seni dan kewartawanan, apabila perlu untuk menghasilkan semula. ciri-ciri linguistik persekitaran, untuk memberikan ciri-ciri pertuturan watak-watak).

Dalam keadaan lain, penggunaan kosa kata lisan, dari sudut norma bahasa sastera moden, tidak boleh diterima.

Pengelas All-Union bagi maklumat teknikal dan ekonomi serta dokumen kawal selia dan teknikal lain menggunakan istilah piawai.

Kosa kata khas juga termasuk profesionalisme. Profesionalisme timbul terutamanya dalam dua kes:

1) apabila kepakaran atau jenis aktiviti tidak mempunyai terminologi yang dibangunkan sendiri (contohnya, memburu, memancing, permainan, dll.);

2) sebagai bahasa sehari-hari, pengganti tidak formal untuk istilah; sebagai contoh, dalam kehidupan sebenar gabungan terminologi yang diterima secara rasmi sering dipermudahkan: peranti cardan - cardan, mekanisme penghantaran - penghantaran, dll.; Versi Rusia istilah yang dipinjam sering muncul: pakar mata - pakar mata, pemindahan - pemindahan, dll.

Profesionalisme biasanya difahami secara umum dan digunakan secara umum dalam kepakaran tertentu. Walau bagaimanapun, penggunaannya dalam teks rasmi tidak diingini.

Perbendaharaan kata mengandungi, di satu pihak, perbendaharaan kata yang ketinggalan zaman, dan di sisi lain, perkataan baru (yang dipanggil neologisme). Kemunculan perkataan baru dan kehilangan kata-kata yang lapuk oleh bahasa adalah fenomena semula jadi: konsep baru memerlukan penjelmaan linguistiknya; sebaliknya, sebilangan fenomena semakin ketinggalan, beberapa konsep kehilangan kaitannya, kepentingan sosialnya.

Keadaan asas penggunaan yang betul neologisme dan perkataan usang - justifikasi penggunaannya dalam konteks ini. Dalam teks perniagaan rasmi, anda tidak boleh menggunakan birokrasi kuno seperti mengikut budi bicara anda, saya sertakan bersama ini, pelanggar yang disebutkan di atas, setelah menerimanya. Banyak profesionalisme baru juga tidak sesuai di dalamnya, terutamanya dalam kes di mana idea itu boleh dinyatakan dalam perkataan penggunaan sastera umum atau menggunakan istilah "dihalalkan".

Dipinjam Mereka memanggil perkataan yang masuk ke dalam bahasa Rusia dari bahasa lain. Peminjaman perkataan, yang wujud dalam semua bahasa, adalah disebabkan oleh komunikasi perdagangan, saintifik, teknikal, dan budaya antara masyarakat. Penguasaan konsep baru selalunya disertai dengan asimilasi nama dan sebutan asing mereka.

Penggunaan perkataan pinjaman yang betul dalam beberapa kes menimbulkan kesukaran tertentu. Yang utama ialah penggunaan kata pinjaman dalam gaya bahasa tertentu, dalam konteks tertentu.

Frasaologi- ini ialah satu set gabungan yang stabil, holistik dalam komposisi dan makna perkataan dan ungkapan seperti kepala seseorang di awan, tumit Achilles, graviti tentu, buruh Sisyphean.

Ingat!

Frasaologi tidak boleh digunakan dalam dokumen rasmi. Walau bagaimanapun, apabila menyediakan ucapan pemimpin, ia adalah mungkin aplikasi yang betul unit frasaologi.

Untuk mengelakkan kesilapan semasa membuat dokumentasi perniagaan dan menyediakan ucapan dan laporan, setiausaha mesti dapat menavigasi kamus dan buku rujukan mengenai bahasa Rusia dan stilistika praktikal.

Kamus penerangan. Kamus penjelasan bahasa Rusia menyediakan tafsiran kata-kata, iaitu, ia menerangkan dalam apa makna perkataan itu digunakan, apa warna makna yang dapat diungkapkan.

Kamus penjelasan juga menunjukkan ejaan perkataan, mencatat keanehan pembentukan bentuk tatabahasa, menyediakan unit frasaologi dengan perkataan ini, dan lain-lain. Adalah sangat penting bahawa dalam banyak kamus penjelasan, pewarnaan gaya perkataan diperhatikan, ia ditunjukkan. apabila perkataan itu digunakan terutamanya dan dengan cara apa kemungkinan ekspresif memiliki.

"Kamus Penjelasan Bahasa Rusia" disunting oleh D. N. Ushakov. Kamus penerangan ini adalah normatif: ia mencerminkan penggunaan sastera moden. Sifat normatif kamus ditunjukkan dalam pemilihan kata yang ketat, dan terutamanya dalam sistem tanda gaya yang menunjukkan bagaimana dan bila perkataan tertentu boleh digunakan. Kamus Penjelasan, disunting oleh Ushakov, mengekalkan kepentingannya hingga ke hari ini. Anda hanya perlu ingat bahawa sejak penerbitan kamus ejaan dan makna beberapa perkataan telah berubah; Gabungan stilistik bagi banyak perkataan juga dinilai secara berbeza.

Dalam "Kamus Bahasa Rusia" oleh S.I. Ozhegova Makna utama perkataan ditekankan. Tafsiran dirumuskan dengan sangat ringkas. Bahan ilustrasi telah sangat berkurangan.

V. Dal “Kamus penerangan bahasa Rusia Besar yang hidup(dalam 4 jilid). Bersama dengan kosa kata bahasa sastera separuh pertama. abad ke-19 perkataan serantau, istilah pelbagai profesion dan kraf, kira-kira 30 ribu peribahasa dan pepatah dibentangkan di sini.

Kamus penjelasan bahasa Rusia termasuk kamus perkataan asing. Tujuan utama mereka adalah untuk memberikan penjelasan tentang perkataan dan istilah asal bahasa asing terdapat dalam kesusasteraan (saintifik, teknikal, sosio-politik, dll.).

Kamus perkataan asing mengandungi perkataan asing dan gabungan istilah yang termasuk dalam masa yang berbeza ke dalam bahasa Rusia. Ini adalah perbendaharaan kata dan istilah yang biasa digunakan dalam pelbagai bidang ilmu. Pada asasnya, ia adalah kamus penerangan. Walau bagaimanapun, tidak seperti kamus penjelasan bahasa Rusia, ia mengandungi contoh terperinci penggunaan perkataan ini atau itu. Apabila mentafsir makna, maklumat yang bersifat ensiklopedia sering diberikan. Asal perkataan mesti ditunjukkan.

Kamus-buku rujukan untuk ketepatan penggunaan kata moden. Kamus ejaan dan ejaan.

Kamus-direktori penggunaan perkataan yang betul membincangkan pelbagai kesukaran yang berkaitan dengan pemilihan perkataan. Tujuan utama buku rujukan tersebut adalah untuk membantu penulis memilih daripada buku-buku yang ada dalam bahasa tersebut dalam pelbagai cara ungkapan adalah yang paling betul, paling sesuai dalam situasi pertuturan tertentu.

Buku rujukan kamus "Ketepatan ucapan Rusia" oleh L.P. Krysin dan L.I. Skvortsova. Bahan utama untuk buku ini ialah pemerhatian penggunaan perkataan dalam majalah berkala, fiksyen, penerbitan sains popular dan ucapan sehari-hari dalam beberapa dekad kebelakangan ini.

"Kesukaran bahasa Rusia. Buku rujukan kamus untuk wartawan”, ed. L.I. Rakhmanova. Kamus ini mengandungi perkataan yang menimbulkan pelbagai kesukaran apabila digunakan. Ia disusun berdasarkan bahan daripada akhbar, sosio-politik dan majalah sains popular, program radio dan televisyen.

Buku rujukan kamus "Kes-kes sukar menggunakan kata-kata serumpun bahasa Rusia" Yu.A. Belchikova dan M.S. Panyusheva. Ini adalah direktori penggunaan normatif kata-kata dengan akar yang sama, yang dalam ucapan bertulis dan lisan menyebabkan kesukaran kerana persamaan kata-kata ini: militan - militan, pembayaran - pembayaran - pembayaran, dll. Kamus membentangkan terutamanya perkataan biasa ; perkataan khas, serta perkataan dialek, bahasa sehari-hari dan usang, sebagai peraturan, tidak dipertimbangkan. Setiap entri kamus menyediakan contoh penggunaan perkataan yang betul dan salah.

"Kamus kesukaran bahasa Rusia" oleh D. E. Rosenthal dan M. A. Telenkova. Kamus bukan sahaja merekodkan kes-kes sukar penulisan, sebutan, dan penggunaan perkataan, tetapi juga menyediakan cadangan yang bersifat normatif. Dalam beberapa kes, penyusun menyediakan ciri-ciri gaya perkataan, frasa, pelbagai bentuk dan binaan, pilihan sebutan, dan termasuk tanda yang menunjukkan skop pengedaran.

"Kamus kesukaran tatabahasa bahasa Rusia" oleh T.F. Efremova dan V.G. Kostomarova terdiri daripada dua bahagian. Yang pertama mensistematisasikan kategori tatabahasa kata nama, kata sifat dan kata kerja. Bahagian kedua mengandungi artikel yang dikhaskan untuk perkataan yang sukar digunakan.

Kamus orthoepic menunjukkan norma-norma sebutan sastera perkataan. Oleh itu, mereka mencatatkan tempat tekanan dalam perkataan, ciri sebutan gabungan bunyi tertentu, ciri pendidikan dan sebutan. bentuk berasingan perkataan, dsb.

“Kamus loghat untuk pekerja radio dan televisyen” F.L. Ageenko dan M.V. Zarva. Tidak seperti penerbitan lain jenis ini, kamus ini mengandungi maklumat tentang sebutan banyak nama khas.

"Kamus Ejaan Bahasa Rusia" ed. R.I. Avanesova mengandungi bukan sahaja maklumat tentang sebutan dan tekanan, tetapi juga tentang bentuk tatabahasa sebanyak 63,500 perkataan.

Ejaan perkataan yang betul disemak menggunakan kamus ejaan. Kamus ejaan moden yang paling lengkap ialah "Kamus ejaan bahasa Rusia" disunting oleh S. G. Barkhudarov, I. F. Protchenko, L. I. Skvortsov.

Kamus boleh berguna “Bersama atau berasingan?” B.3. Bukchina dan L.P. Kalakutskaya, “Modal atau huruf kecil?” D. E. Rosenthal.

"Kamus Frasaologi Bahasa Rusia" disunting oleh A.I. Molotkov. Kamus menyediakan tafsiran tentang makna unit frasaologi, menyediakan pelbagai bentuk penggunaannya, sinonim dan antonimnya, dan dalam beberapa kes - maklumat tentang asal usul unit frasaologi. Menggunakan contoh dari kesusasteraan Rusia klasik dan moden, ditunjukkan bagaimana unit frasaologi digunakan dalam pertuturan.

Kamus lain.

Alexandrova Z.E. "Kamus sinonim bahasa Rusia." Kamus mengandungi sinonim dan gabungan perkataan yang sinonim, iaitu perkataan dan gabungan perkataan yang seiras dan serupa maknanya. Mereka membentuk satu siri di mana unit perbendaharaan kata disusun bergantung pada tahap kedekatan daripada makna kepada makna kata utama asal.

Akhmanova O.S. "Kamus homonim bahasa Rusia." Kamus ini merangkumi lebih daripada 2000 entri kamus yang mengandungi pasangan atau kumpulan homonim (perkataan yang mempunyai bunyi yang sama hasil daripada pelbagai proses linguistik, contohnya, sabit - "rambut", sabit - "alat untuk memotong" dan sabit - "shoal" ). Entri kamus mengandungi arahan tentang jenis pembentukan homonim, serta maklumat tatabahasa, gaya dan lain-lain yang menekankan penentangan homonim. Indeks dan lampiran disediakan untuk kamus.

Lvov M.R. "Kamus antonim bahasa Rusia." Kamus ini mengandungi antonim yang digunakan secara meluas dalam bahasa Rusia moden, digabungkan secara berpasangan. Entri kamus mendedahkan makna antonim, memberikan maklumat tentang sinonim antonim, sarang antonim, dan berikan contoh daripada karya fiksyen yang menggambarkan penggunaan antonim.

Peraturan petikan.

Selalunya, apabila menyediakan ucapan pemimpin, petikan digunakan, dalam reka bentuk yang mana keperluan berikut mesti dipatuhi:

1) petikan mestilah lengkap. Adalah tidak boleh diterima untuk memendekkan petikan, meninggalkan di dalamnya hanya sebahagian daripada alasan dan hujah yang diperlukan oleh pengarang;

2) teks yang dipetik mesti dipetik tanpa perubahan. Adalah tidak boleh diterima untuk meninggalkan perkataan, ayat atau perenggan tanpa menunjukkan bahawa peninggalan tersebut sedang dibuat (pengecualian tersebut biasanya ditunjukkan oleh elipsis). Penggantian perkataan tidak dibenarkan. Semua ciri-ciri tulisan pengarang mesti dipelihara;

3) anda tidak boleh menggabungkan dalam satu petikan beberapa petikan yang diambil dari tempat yang berbeza dalam sumber yang dipetik (walaupun petikan ini mungkin berkaitan secara logik dan bahan homogen;

4) semua petikan mesti disertakan dengan petunjuk sumber.

Singkatan.

Penggunaan teks dokumen jenis lain singkatan, yang dinyatakan dalam "Kamus Singkatan Bahasa Rusia":

1) maklumat pos:

bandar = bandar, wilayah = wilayah, daerah = daerah,

Peti Surat = peti pejabat pos, pr-d = jalan masuk, pr-t = jalan;

2) konsep geografi:

tasik = tasik, sungai = sungai;

3) nama jawatan dan gelaran:

prof. = profesor, ahli. - corr. = ahli yang sepadan, i. O. = lakonan;

4) perkataan "tahun": pada 2005, pada 2002–2004, pada tahun pelaporan 2003/2004;

5) unit kewangan: 300 rubel, 70 kopecks, 30 rubel. 75 kopecks, enam ribu rubel, 18 juta dolar;

6) simbol teks:

7) unit ukuran:

kg = kilogram, km = kilometer, ha = hektar, 0C = darjah Celsius, W = watt.

Banyak nama singkatan institusi dan organisasi telah disahkan secara rasmi. Sebahagian daripada mereka adalah berdasarkan huruf pertama nama penuh (singkatan huruf), contohnya, MSU (Universiti Negeri Moscow) Universiti Negeri); mengikut prinsip suku kata, contohnya, Kementerian Kesihatan dan Pembangunan Sosial (Kementerian Kesihatan dan Pembangunan Sosial); pada prinsip campuran, contohnya Giprokholod (Institut Negeri untuk reka bentuk peti sejuk, kilang ais krim, kilang ais kering dan air dan kilang karbon dioksida cecair). Dalam kes ini, singkatan huruf, dibaca suku kata demi suku kata, ditolak seperti perkataan biasa. Pengecualian adalah perkataan stesen janakuasa hidroelektrik dan seumpamanya, yang tidak condong.

Notasi perkataan yang disingkatkan sepenuhnya memenuhi keinginan untuk memuatkan jumlah maksimum maklumat dalam jumlah minimum teks. Tetapi ejaan singkatan harus difahami oleh pembaca, sebagai contoh, singkatan "buk.", "bukh." hanya diketahui oleh pakar (“bukh.” – tug, “bukh.” – bay). Walau bagaimanapun, dokumen di mana perkataan itu digunakan dalam bentuk yang disingkatkan mungkin ditujukan untuk orang yang sangat luas. Dalam kes ini, singkatan mesti digantikan dengan ejaan penuh. Ia juga perlu mengambil kira bahawa ketepuan teks dengan singkatan nampaknya mengurangkan nada rasmi dokumen.

Penulisan singkatan hendaklah disatukan. Adalah tidak boleh diterima, sebagai contoh, untuk menyingkat perkataan "daerah" dan "daerah" dan "daerah" dalam satu teks. Anda tidak boleh menyingkat sebutan unit kuantiti fizik jika ia digunakan tanpa nombor. Pengecualian adalah unit kuantiti fizik dalam jadual dan dalam penyahkodan sebutan huruf yang disertakan dalam formula.

Dalam teks rasmi seharusnya tidak ada percanggahan dalam ejaan nama, nama geografi, istilah, jawatan, institusi, dll. Jadi, jika nama keluarga ditulis dengan dua inisial, sebagai contoh, "Ivanov V.V.", atau "V.V. Ivanov" , ia harus terus ditulis dengan cara yang sama.

Gelaran kepala negara ditulis dengan huruf besar:

Presiden Persekutuan Rusia.

Dalam nama badan di bawah Presiden Persekutuan Rusia, perkataan pertama dan nama khas ditulis dengan huruf besar:

Ketua Pentadbiran Presiden Persekutuan Rusia;

Penasihat kepada Presiden Persekutuan Rusia;

Pengerusi Kerajaan Persekutuan Rusia;

Semua perkataan dengan huruf besar ditulis dalam nama berikut:

Kerajaan Persekutuan Rusia;

Kolej Kerajaan Persekutuan Rusia;

Majlis Menteri-menteri Republik Bashkortostan, dsb.

Atas nama kementerian, jawatankuasa negeri dan badan kerajaan pusat lain Persekutuan Rusia dan republik konstituennya, perkataan pertama ditulis dengan huruf besar. Jika frasa termasuk nama khas atau nama institusi lain, nama dan nama khas ini ditulis dengan cara yang sama seperti apabila digunakan secara bebas. Dalam majmuk atau bukan sebagai nama yang betul, nama jenis yang ditentukan ditulis dengan huruf kecil: "kerajaan", "kementerian", "kementerian republik", "jawatankuasa negeri", "jawatankuasa negeri".

Nama-nama pihak berkuasa kehakiman biasanya ditulis seperti berikut:

Mahkamah Perlembagaan Persekutuan Rusia;

Mahkamah Agung Persekutuan Rusia;

Mahkamah Timbang Tara Tertinggi Persekutuan Rusia.

Nama badan dan jawatan yang sepadan di republik dalam Persekutuan Rusia ditulis dengan cara yang sama:

Mahkamah Agung Republik Bashkortostan;

Mahkamah Timbang Tara Tertinggi Republik Udmurd.

Dalam semua kes lain, perkataan "mahkamah", "hakim", "penimbang tara negeri" ditulis dengan huruf kecil.

Dalam gelaran akta badan tertinggi kuasa dan pentadbiran negara Di Persekutuan Rusia, huruf besar digunakan seperti berikut:

Perlembagaan (Undang-undang Asas) Persekutuan Rusia;

Pengisytiharan Hak dan Kebebasan Manusia dan Warganegara;

Perjanjian Persekutuan;

Asas perundangan Persekutuan Rusia;

Undang-undang Persekutuan Rusia "Di Pejabat Pendakwa Persekutuan Rusia";

Kod Persekutuan Rusia mengenai Kesalahan Pentadbiran;

Keputusan Presiden Persekutuan Rusia;

Perintah Kerajaan Persekutuan Rusia.

Ditulis dengan huruf besar nama jawatan dalam sistem kuasa negara dan pengurusan Persekutuan Rusia:

Nama jawatan berikut ditulis dengan huruf kecil:

Ketua Jabatan Undang-undang Negeri Presiden Persekutuan Rusia;

Ketua Direktorat Kawalan Pentadbiran Presiden Persekutuan Rusia;

Timbalan Menteri Pertama Hal Ehwal Dalam Negeri Persekutuan Rusia;

Timbalan Menteri Kesihatan Persekutuan Rusia;

Ketua Pentadbiran Wilayah Krasnoyarsk;

Gabenor Wilayah Sakhalin;

Datuk Bandar St. Petersburg.

Jawatan jawatan ketua organisasi awam ditulis dengan huruf kecil:

Pengerusi Persekutuan Kesatuan Sekerja Bebas Rusia;

Presiden Kesatuan Penyewa dan Usahawan Rusia.

Gelaran seperti Wira Persekutuan Rusia ditulis dengan huruf besar. Gelaran kehormat Persekutuan Rusia ditulis dalam tanda petikan dan dengan huruf besar; dalam kes lain, gelaran kehormat ditulis tanpa tanda petikan dan dengan huruf kecil. Contohnya: "untuk menubuhkan gelaran kehormat "Artis Rakyat Persekutuan Rusia"", "untuk memberikan gelaran kehormatan "Artis Rakyat Persekutuan Rusia"" (tetapi: "untuk menganugerahkan Artis Rakyat Persekutuan Rusia").

pangkat tentera, ijazah akademik dan tajuk ditulis dengan huruf kecil:

Marshal Artileri;

Jeneral Tentera Darat;

Laksamana;

Ahli akademik;

Ahli penuh Akademi Sains Rusia;

Doktor Sains Teknikal;

Terdapat apa yang dipanggil nama khas konvensional. Dalam penggunaan gaya khas, perkataan "Motherland", "Fatherland", "Man", dsb. ditulis dengan huruf besar.

Perkataan pertama dalam frasa berikut ditulis dengan huruf kecil:

Sempadan negeri Persekutuan Rusia;

Anugerah negeri Persekutuan Rusia.

Perkataan "Negeri" ditulis dengan huruf besar dalam frasa berikut:

lambang negeri Persekutuan Rusia;

Lagu Kebangsaan Persekutuan Rusia;

Bendera negeri Persekutuan Rusia;

Program kerajaan…

Nama hari cuti dan hari yang tidak dapat dilupakan.

Dalam nama hari cuti, hari yang tidak dapat dilupakan dan tarikh penting, perkataan pertama dan nama khas atau perkataan yang bertindak sebagai nama khas ditulis dengan huruf besar: Hari Perlembagaan Persekutuan Rusia, Kelapan Mac, Tahun Baru, Hari Sains Rusia, Kemenangan Hari, Hari Pembela Tanah Air.

Perkataan "cuti" ditulis dengan huruf kecil jika ia tidak disertakan dalam nama rasmi hari cuti.

Nama-nama cuti yang kerap diadakan dan acara awam lain ditulis dengan huruf kecil tanpa tanda petikan: hari rumah terbuka, hari perjumpaan alumni; bulan keselamatan lalu lintas.

Jika perkataan "hari" bukan perkataan pertama dalam nama cuti tertentu, ia ditulis dengan huruf kecil:

Hari Alam Sekitar Sedunia;

Hari Kanak-Kanak Sedunia;

Hari Guru Antarabangsa;

Hari Keamanan Antarabangsa.

Nama-nama cuti keagamaan dan puasa dalam kesusasteraan sekular baru-baru ini ditulis dengan huruf besar: Lent, Easter, Holy Week.

Dalam dokumen rasmi, dalam nama hari cuti keagamaan, perkataan pertama dan nama khas ditulis dengan huruf besar: Nativity of Christ.

Nama geografi.

Semua perkataan yang termasuk dalam nama geografi ditulis dengan huruf besar, dengan pengecualian istilah geografi generik (pulau, laut, gunung, tasik, dll.) yang digunakan dalam makna literalnya, kata perkhidmatan, serta perkataan "nama", “ingatan” ", "tahun", "tahun".

Contohnya: Ural, Siberia Barat, Dunia Baru, Asia Tengah, Air Terjun Victoria, Lembah Tamashlyk, Tanah Tinggi Karelian Barat, Teluk Blagopoluchiya, Tanjung Harapan, Pulau Novaya Zemlya, Sahara, Banjaran Caucasus Utama, Moscow, Saratov.

Negara di dunia, bahagian dunia.

Nama-nama negara di dunia (mudah dan majmuk) ditulis dengan huruf besar apabila ia digunakan dan bukannya nama geografi: orang-orang Timur (iaitu negara-negara timur), Timur Jauh, negara Barat, Utara Jauh.

Dalam kes lain, nama negara di dunia ditulis dengan huruf kecil: barat, tenggara.

Bahagian dunia ditulis dengan huruf besar: Eropah, Asia, Amerika, Antartika, Afrika, Australia.

Kawasan dan zon geografi.

Ditulis dengan huruf kecil: zon hutan-steppe, zon hutan-tundra.

Kawasan aliran sungai dan capaian.

Mereka ditulis dengan huruf kecil jika mereka bukan sebahagian daripada nama yang kompleks: Pripyat atas, Berezina bawah, capaian tengah Volga, tetapi: Tura Atas, Tunguska Bawah.

Lembangan geologi, mendapan mineral, lembangan sungai.

Ditulis dengan huruf besar, kecuali perkataan generik: lembangan Volga, lembangan minyak dan gas Volga-Ural, deposit fosforit Vyatsko-Kama, lembangan Mediterranean.

Laluan laut.

Perkataan pertama ditulis dengan huruf besar: Laluan Laut Utara.

Perkataan berfungsi di tengah-tengah nama geografi Rusia dan asing yang kompleks.

Ditulis dengan huruf kecil dan disambungkan dengan dua sempang: Ain el-Hajel, Komsomolsk-on-Amur, Pinar del Rio, Puerto de Chorrera, Santa Maria di Leuca, Frankfurt am Main, Chatillon-sur -Indre, Choisy-le-Roi .

Nama geografi dengan konsep generik yang telah kehilangan makna langsung.

Kata nama (seperti hutan, pembukaan, tanduk, gereja) ditulis dengan huruf besar jika ia tidak digunakan dalam erti kata literal dan menamakan objek secara konvensional: Golden Gate (selat), Sovetskaya Gavan (bandar), Tierra del Fuego (pulau). ), Hutan Czech (gunung ), Zolotoy Rog (teluk), Vyatsky Uval (bukit), Bila Tserkva (bandar).

Perkataan asing generik sebagai sebahagian daripada nama geografi.

Mereka ditulis dengan huruf kecil jika mereka memasuki bahasa Rusia sebagai kata nama biasa (fjord, canyon, dll.): Varangerfjord.

Dalam kes lain, huruf besar digunakan: Yoshkar-Ola (ola - bandar), Sierra Nevada (sierra - banjaran gunung).

nama negeri

Dalam nama rasmi negeri, semua perkataan ditulis dengan huruf besar: Persekutuan Rusia - Rusia, Komanwel Australia, Kerajaan Hashemite Jordan, Negara Israel.

Nama-nama negeri ditulis dengan tanda sempang: Guinea-Bissau, Cape Verde, Costa Rica, Côte d'Ivoire, San Marino, Sao Tome dan Principe, Sierra Leone.

Semua perkataan dalam nama tidak rasmi diterima umum negara asing dan bahagiannya, kecuali yang generik (pantai, pantai, tanah besar, benua, pusat, zon, dll.), ditulis dengan huruf besar: Albion, England, Dalam dan Luar Mongolia, Itali Utara, United Kingdom.

Dalam nama kiasan negara asing, sama ada perkataan pertama atau perkataan bergaris ditulis dengan huruf besar. ciri ciri objek bernama: Tanah Matahari Terbit (Jepun), Tanah Kesegaran Pagi (Korea).

Penggunaan kata ganti nama.

Kata ganti diri ditulis dengan huruf besar sebagai satu bentuk ucapan yang sopan kepada seseorang dalam hubungan rasmi, surat peribadi: Saya bertanya kepada anda ... Kami memaklumkan kepada anda ...

Apabila merujuk kepada beberapa orang, kata ganti nama ini ditulis dengan huruf kecil: Tuan-tuan, surat anda...

Kata ganti nama yang ditunjukkan juga ditulis dengan huruf besar dalam borang permohonan: Di manakah anda tinggal sebelum ini? Komposisi keluarga anda.

Nama peribadi.

Dalam nama pertama, patronim, nama belakang, nama samaran, semua perkataan yang termasuk di dalamnya ditulis dengan huruf besar:

Alexandre Dumas, Maxim Gorky (Alexey Peshkov), Vsevolod the Big Nest.

Tetapi: Dumas-bapa, Fedorov-senior, dsb., di mana bapa, penatua, dll. tidak menjadi nama panggilan dan merupakan kata nama biasa.

Ditulis dengan huruf besar:

Nama individu digunakan sebagai kata nama am, tetapi tidak kehilangan makna individunya:

– Suvorov dan Nakhimov masa depan;

Nama mitologi dan agama individu:

– Sisyphus, Cain, Aphrodite;

Nama watak dalam karya fiksyen:

- Cinderella, Pinocchio, Snow Maiden.

Ditulis dengan huruf kecil:

Nama-nama yang telah kehilangan makna yang betul dan digunakan dalam erti kata nama am:

- Oblomovs, Manilovs.

Nama unit kuantiti yang terbentuk daripada nama orang:

– ohm, ampere, pascal.

Nama senjata dan barangan rumah, yang dibentuk daripada nama orang, ditulis dengan huruf kecil tanpa tanda petikan:

– Browning, Colt, Maxim, sweatshirt, French, seluar pendek menunggang.

Nama generik makhluk mitologi ditulis dengan huruf kecil:

- ahli sihir, brownies.

Setiap bahagian nama keluarga berganda, triple dan nama samaran Rusia bermula dengan huruf besar dan dipisahkan dengan tanda sempang: Petrov-Vodkin, Mukhina-Petrinskaya, Saltykov - Shchedrin.

Dalam nama keluarga dan nama Eropah Barat, artikel, preposisi, partikel van, da, das, del, der, du, la, le, von, dsb. ditulis dengan huruf kecil dan berasingan daripada komponen lain: Ludwig van Beethoven, Leonardo da Vinci, Lone de Vega.

Artikel, preposisi, partikel yang telah bergabung dengan nama keluarga atau dilampirkan padanya dengan tanda sempang, atau yang tanpa nama keluarga tidak digunakan, ditulis dengan huruf besar: Vandervelde, Descartes, Dubois, Lamarck, Lafontaine, Fonvizin, Van Gogh, Du- Bella. Pengecualian adalah nama keluarga Lamothe-le-Vaye, Riego-y-Nunez.

Zarah terpotong "de" dilampirkan pada bahagian lain nama keluarga atau nama melalui apostrof: Valéry Giscard d'Estaing, Louis de Bussy d'Amboise, Le Normand d'Etiol, d'Ossigny.

Angka.

Tiga bentuk digunakan untuk menulis angka:

1. surat (tiga kamera);

2. digital (10 helaian bercetak);

3. abjad angka (100 ribu).

Borang surat nombor yang digunakan:

Apabila menulis integer satu digit dalam kes tidak langsung;

Atas nama peristiwa.

Borang digital nombor yang digunakan:

Dalam kebanyakan kes, bentuk angka adalah lebih baik untuk menulis nombor berbilang digit;

Jika integer satu digit membentuk gabungan dengan unit kuantiti fizik, unit monetari;

Jika integer satu digit, walaupun dalam kes serong, berdiri sebaris dengan dua dan berbilang digit, kerana apabila melihat beberapa nombor, tidak perlu menterjemahkannya secara mental ke dalam bentuk huruf dalam kes yang dikehendaki.

Bentuk nombor alfanumerik digunakan untuk menunjukkan nombor bulat besar (ribu, juta, bilion) dalam bentuk gabungan nombor dengan singkatan ribu, juta, bilion.

Nombor ordinal kebanyakannya ditulis dalam angka Arab.

Bilangan konvensyen, persidangan, kongres sukan, raja, maharaja, kuarters ditunjukkan dengan angka Rom.

Apabila menggunakan nombor kardinal dalam surat perniagaan, serta dalam perbualan telefon, perbualan perniagaan, apabila membaca teks perniagaan dalam tetapan rasmi, anda harus ingat bahawa segala-galanya nama kuantitatif Angka ditolak, dan semua bahagian nombor kompleks dan kompaun berubah:

Sehingga lapan ratus rubel

Dengan enam ratus enam puluh enam rubel, dsb.

Peraturan untuk menyusun senarai bibliografi.

Menurut GOST 7.0-99 “Maklumat dan aktiviti perpustakaan, bibliografi. Istilah dan Definisi", bibliografi adalah infrastruktur maklumat yang memastikan penyediaan, pengedaran dan penggunaan maklumat bibliografi. Maklumat bibliografi– ini adalah maklumat tentang dokumen yang diperlukan untuk pengenalan dan penggunaannya. Dalam buku itu, bibliografi menunjukkan sumber yang digunakan oleh pengarang untuk menulis karya, dan juga termasuk kesusasteraan tambahan mengenai topik ini. Terdapat pelbagai jenis alat bantu bibliografi. Semua jenis bantuan bibliografi menggunakan perihalan bibliografi - satu set maklumat bibliografi tentang dokumen, bahagian komponennya atau sekumpulan dokumen, diberikan mengikut peraturan tertentu dan perlu serta mencukupi untuk ciri umum dan pengenalan dokumen. Keperluan am untuk penerangan bibliografi dokumen dan peraturan penyediaannya: satu set elemen penerangan bibliografi, urutan susunannya, kandungan dan kaedah pembentangan setiap elemen, penggunaan pembatas konvensional dikawal oleh GOST 7.1-84 “Penerangan bibliografi bagi dokumen. Keperluan am dan peraturan penyusunan."

Penerangan bibliografi terdiri daripada unsur-unsur berurutan yang dikumpulkan ke dalam kawasan yang mungkin berulang. Elemen dibahagikan kepada elemen wajib, yang diberikan dalam mana-mana penerangan bibliografi, dan elemen pilihan, yang membawa Maklumat tambahan tentang dokumen tersebut. Setiap kawasan dan elemen dipisahkan antara satu sama lain oleh pembatas. Sumber maklumat bibliografi ialah halaman tajuk buku atau belakangnya.

Peraturan untuk menyusun huraian bibliografi.

Pivovarov S.E.

Dumas A. (bapa)

Chapek V.N.

Ekonomi Buruh / V.N. Chapek, D.V. Maksimov

Tajuk

Tajuk utama ialah tajuk buku yang ditunjukkan pada halaman tajuk. Jika terdapat beberapa tajuk pada halaman tajuk, semuanya hendaklah ditunjukkan. Tajuk utama diberikan dalam bentuk di mana ia diberikan dalam buku tanpa tanda petikan.

Selepas titik bertindih, maklumat yang berkaitan dengan tajuk ditunjukkan.

Asas pengurusan harta negara di Rusia: masalah teori dan amalan

Air Hidup: Sab. rus. adv. lagu, dongeng, peribahasa, teka teki

Pernyataan tanggungjawab menunjukkan bukan sahaja pengarang, tetapi juga penyusun, penyunting, dan nama institusi (organisasi) dengan penyertaan buku itu diterbitkan.

Pengeluaran.

Imprint ialah maklumat tentang di mana, oleh siapa dan dalam tempoh apa buku itu diterbitkan.

Nama tempat penerbitan diberikan dalam kes nominatif. Jika terdapat dua tempat, penerbitan memberikan nama kedua-duanya dan pisahkan antara satu sama lain dengan koma bertitik.

M.; Rostov-on-Don

Dalam huraian, hanya Moscow (M.) dan St. Petersburg (SPb.) disingkatkan.

SPb.: Pencerahan

M.: Hubungan antarabangsa

Samara: Samar. universiti

Saratov: Rumah penerbitan SUI MIA of Russia

Tarikh penerbitan diberikan sebagai tahun (dalam angka) yang ditunjukkan pada buku, dan jika ketiadaannya, perkataan "B.G." ditulis.

M.: Hubungan antarabangsa, 2005

Saratov: Rumah penerbitan SUI MIA of Russia, 2004

Kemerovo: Delo, B. g

Ciri kuantitatif

Kawasan ini mengandungi maklumat tentang kelantangan, saiz buku, ilustrasi dan bahan lain yang dibekalkan. Jumlahnya mungkin ditunjukkan dalam angka Arab atau Rom, bergantung pada penomboran yang digunakan dalam buku.

XXVI, 603 hlm.

Ilustrasi boleh berupa lukisan, potret, peta, atlas, dsb. Maklumat tentang ilustrasi dipisahkan dengan koma.

240 ms.: sakit., potret, peta

Buku, monograf dan bahan pendidikan menggunakan bibliografi dengan huraian bibliografi yang disingkatkan.

Penerangan bibliografi lengkap dengan elemen mandatori dan pilihan digunakan dalam katalog perpustakaan, indeks bibliografi negeri, bantuan bibliografi saintifik dan nasihat.

Chapek V.N.

Ekonomi Buruh / V.N. Chapek, D.V. Maksimov. – Rostov-on-Don: Phoenix, 2005.-349 hlm.

Dalam bibliografi, indeks dan manual, susunan tajuk buku boleh mengikut abjad, sistematik atau kronologi.

Jika perlu untuk menerangkan artikel daripada akhbar, majalah atau koleksi, penerangan bibliografi analitik disediakan. Penerangan bibliografi analitik terdiri daripada dua bahagian. Pertama, maklumat tentang bahagian komponen dokumen diberikan, dan kemudian maklumat tentang dokumen di mana bahagian komponen diletakkan. Kawasan ini dipisahkan antara satu sama lain dengan dua garis miring dengan ruang satu aksara sebelum dan selepas tanda.

Zezyulin V.I. Rizab untuk pengagihan semula wilayah sumber buruh // Ciri serantau pembentukan dan penggunaan sumber buruh: Sat. saintifik berfungsi – M., 1987.-H.19–29.

Ivanova T.D. Penghijrahan buruh Rusia (beberapa hasil penyelidikan sosiologi) // Masalah ramalan.-2005.-No. 2.-S. 150–160.

Nota kaki bibliografi.

Apabila menulis kertas saintifik dalam teks dokumen, memetik, mempertimbangkan isu individu atau menyebut buku oleh pengarang lain, adalah perlu untuk membuat rujukan.

Intratekstual - menunjukkan nombor siri dalam senarai dan halaman dari mana petikan atau petikan ditemui. Ia dibenarkan menggunakan penerangan bibliografi ringkas yang menunjukkan halaman. Pautan ini disertakan dalam kurungan.

Apabila mengagihkan semula penduduk antara wilayah, adalah perlu untuk mengambil kira dengan teliti maksimum ciri-ciri kebangsaan, kemahiran, tradisi, tabiat, cara hidup, iklim, dll. (Moskvin D.D. Populasi USSR: isu migrasi (semakan ekonomi dan statistik trend tahun 60-an - 80-an) - M.: Nauka, 1991.-P.68.

Interlinear – menyediakan penerangan ringkas tentang buku yang menunjukkan halaman. Diletakkan di bahagian bawah helaian selepas teks.

Kharitonova V.N., Vizhina I.A. Penilaian ekonomi keadaan hidup penduduk di utara Rusia // Wilayah: ekonomi dan sosiologi - 2005.-No. 3.-P.177.

Moskvin D.D. Penduduk USSR: isu migrasi (semakan ekonomi dan statistik trend 60-an - 80-an). – M.: Nauka, 1991.-P.68.

Di luar teks - diberikan selepas keseluruhan teks dengan penerangan bibliografi ringkas tentang buku dan petunjuk halaman.

Jangan nyatakan tajuk utama artikel atau bahagian komponen lain dokumen, tetapi pastikan anda menunjukkan halaman di mana ia diterbitkan;

Ivanova T.D. // Masalah ramalan.-2005.-No. 2.-S. 150–160.

Ivanova T.D. Penghijrahan buruh Rusia (beberapa hasil penyelidikan sosiologi) // Masalah ramalan.-2005.-No. 2.

Apabila merekodkan beberapa rujukan bibliografi kepada satu dokumen berturut-turut, perkataan "Ibid" atau "Ibid" (untuk dokumen yang dicetak dalam fon Latin) diberikan dalam rujukan berulang dan halaman yang sepadan ditunjukkan. Dalam rujukan kepada penerbitan berbilang jilid dan bersiri, sebagai tambahan kepada halaman, nyatakan nombor jilid, keluaran (bahagian), tahun, bulan, tarikh, sebagai contoh:

Ivanova T.D. Penghijrahan buruh Rusia (beberapa hasil penyelidikan sosiologi) // Masalah ramalan.-2005.-No. 2.-S. 153.

Mari kita pertimbangkan peraturan umum penyediaan dan pelaksanaan dokumen. Walaupun terdapat perbezaan dalam tujuan dan kandungan dokumen, penyediaan dan pelaksanaannya tertakluk kepada keperluan umum (peraturan) yang terkandung dalam GOST, pesanan dan peraturan lain, serta yang dibangunkan oleh amalan kerja pejabat. Keperluan (peraturan) ini berkaitan dengan kandungan pelbagai bahagian teks dokumen, kualiti dan format kertas, kartrij, reben untuk mesin taip, dll. Secara umum, keperluan asas berikut dibezakan:

1) keperluan undang-undang atau keperluan budaya undang-undang;

2) keperluan budaya maklumat;

3) keperluan untuk kecekapan pengeluaran, pelaksanaan dan pemprosesan dokumen;

4) keperluan estetika teknikal.

Keperluan undang-undang untuk dokumen memastikan kuasa undang-undang dokumen, iaitu, tidak dapat dipertikaikan, kuasa, kebolehpercayaan maklumat yang terkandung dalam dokumen, berdasarkan undang-undang, dan, akibatnya, sifat mengikat dokumen untuk kategori orang tertentu. Dokumen yang datang daripada pegawai (badan) yang diberi kuasa dan bersesuaian dengan kecekapannya mempunyai kuasa undang-undang.

Keperluan budaya maklumat dokumen mencadangkan bahawa dokumen mestilah sangat ringkas dan kaya maklumat, iaitu, dengan teks minimum, dokumen mesti mengandungi maklumat maksimum dan dibentangkan dalam bahasa yang jelas dan meyakinkan yang boleh difahami oleh penerima.

Keperluan untuk kecekapan pengeluaran, pelaksanaan dan pemprosesan dokumen ialah apabila membuat dokumen, ia harus diambil kira bahawa selepas pengeluaran, sebagai peraturan, mereka didaftarkan, dihantar ke tempat penerimaan, diproses, dll. masa yang diperlukan untuk menyelesaikan peringkat ini, kos usaha untuk pengeluaran dan pemprosesan dokumen sebahagian besarnya bergantung pada pematuhan peraturan tertentu oleh penyedia dokumen. Mereka mesti mengambil kira bahawa ramai pekerja (jurutaip, setiausaha, kerani, dll.) akan bekerja dengan dokumen yang telah mereka susun, dan setiap daripada mereka memerlukan maklumat berbeza yang terkandung dalam dokumen itu.

Setiap dokumen mengandungi maklumat operasi dan statistik. Maklumat operasi mencerminkan kandungan dokumen dan diletakkan di bahagian teksnya. Ia ditujukan terutamanya kepada pegawai tertentu (contohnya, pelaksana dokumen). Maklumat statistik - maklumat tentang nama dokumen, penerima, tempat dan masa penyediaannya dan maklumat lain yang ditujukan terutamanya kepada pekerja jabatan perkeranian. Maklumat ini terkandung dalam butiran dokumen. Pelaksanaan butiran yang betul memudahkan pengeluaran, pelaksanaan dan pemprosesan dokumen yang cekap dengan usaha yang paling sedikit.

Dokumen itu tidak boleh mengandungi sebarang tompok atau pembetulan.

Dokumentasi maklumat dijalankan, sebagai peraturan, menggunakan cara teknikal, termasuk teknologi komputer, serta dalam bahasa buatan dalam bentuk fail menggunakan media storan komputer. Pengeluaran dokumen tulisan tangan dibenarkan jika tiada kemungkinan menggunakan cara teknikal atau dalam kes yang diperuntukkan oleh undang-undang perundangan dan tindakan undang-undang peraturan lain Persekutuan Rusia, tindakan undang-undang peraturan lain.

Bergantung pada lokasi butiran, dua versi borang dipasang - sudut dan membujur (Rajah 23).

Dokumen disediakan pada borang. Dua format standard borang dokumen ditetapkan: A4 (210x297 mm) dan A5 (148x210 mm). Setiap helaian dokumen, sama ada dalam borang atau tanpanya, mesti mempunyai medan sekurang-kurangnya:

20 mm - kiri;

10 mm - kanan;

20 mm - atas;

20 mm - lebih rendah.

Borang dokumen hendaklah disediakan di atas kertas putih atau kertas berwarna terang.

Apabila menyediakan dokumen pada dua atau lebih halaman, halaman kedua dan seterusnya dinomborkan. Nombor halaman diletakkan di tengah-tengah jidar atas helaian.

Fon, jarak baris dan elemen pencetakan lain ditetapkan mengikut kes demi kes oleh pelaksana dokumen, bergantung pada jenis dan tujuan dokumen. Dokumen yang dihasilkan menggunakan peranti pencetak komputer disyorkan untuk dicetak dalam penyunting teks Microsoft Word, dalam fon Times No. ew Roma No., saiz 13–15, dengan satu atau dua jarak. Untuk menyerlahkan sebahagian daripada teks dokumen (kecuali huruf), tajuk, nota, fon jenis dan saiz lain, tebal, condong, jarak yang diubah suai (dikurangkan) antara baris, mengimbangi relatif kepada sempadan teks utama boleh digunakan. Apabila jadual digunakan dalam teks, adalah mungkin untuk menghasilkannya menggunakan alat yang disertakan dalam pakej Microsoft Office dan mencetak teks jadual dalam saiz fon yang lebih kecil. Apabila menggunakan editor perisian lain, jika perlu, anda harus mengira jarak antara butiran berdasarkan saiz aksara yang dicetak. Dokumen pada borang atau helaian kertas dalam format A4 dicetak, sebagai peraturan, dengan jarak 1–2 baris, dan dokumen dalam format A5 atau kurang dicetak dengan jarak 1 baris.

Semasa menyediakan dan memproses dokumen, butiran berikut boleh digunakan.

Lambang Negeri Persekutuan Rusia diletakkan pada borang dokumen mengikut Undang-undang Perlembagaan Persekutuan "Mengenai Lambang Negeri Persekutuan Rusia" (Perundangan Terkumpul Persekutuan Rusia, 2000, No. 52, Bahagian I, Seni. 5021) .

Jata entiti konstituen Persekutuan Rusia diletakkan pada borang dokumen mengikut tindakan undang-undang entiti konstituen Persekutuan Rusia.

Lambang atau tanda dagangan organisasi (tanda perkhidmatan) diletakkan pada kepala surat organisasi mengikut piagam (peraturan organisasi).

Kod organisasi dimasukkan mengikut Pengelas Perusahaan dan Organisasi Semua-Rusia (OKPO).

Nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) entiti undang-undang dilekatkan mengikut dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai.

Nombor pengenalan pembayar cukai/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP) dimasukkan mengikut dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai.

Kod borang dokumen dimasukkan mengikut Pengelas Pengurusan Dokumentasi Semua-Rusia (OKUD).

Nama organisasi yang menjadi pengarang dokumen mesti sepadan dengan nama yang termaktub dalam dokumen konstituennya. Di atas nama organisasi nyatakan nama yang disingkatkan, dan jika tiada, nama penuh organisasi induk (jika ada). Nama-nama organisasi entiti konstituen Persekutuan Rusia, yang mempunyai, bersama-sama dengan bahasa negeri Persekutuan Rusia (Rusia), bahasa negeri entiti konstituen Persekutuan Rusia, dicetak dalam dua bahasa. Nama organisasi dalam bahasa negeri subjek Persekutuan Rusia atau bahasa lain terletak di bawah atau di sebelah kanan nama dalam bahasa negeri Persekutuan Rusia. Nama singkatan organisasi diberikan dalam kes di mana ia termaktub dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam kurungan) diletakkan di bawah atau di belakang nama penuh. Nama cawangan, pejabat wilayah, pejabat perwakilan ditunjukkan jika ia adalah pengarang dokumen, dan terletak di bawah nama organisasi.

Maklumat rujukan tentang organisasi termasuk: alamat pos, nombor telefon dan maklumat lain mengikut budi bicara organisasi (nombor faks, nombor teleks, akaun bank, alamat e-mel, dsb.).

Nama jenis dokumen yang disediakan atau diterbitkan oleh organisasi mesti ditentukan oleh piagam (peraturan organisasi) dan mesti sepadan dengan jenis dokumen yang disediakan oleh OKUD (kelas 0200000).

Tarikh dokumen adalah tarikh menandatangani atau kelulusannya, untuk protokol - tarikh mesyuarat (membuat keputusan), untuk perbuatan itu - tarikh acara. Dokumen yang dikeluarkan oleh dua atau lebih organisasi mesti mempunyai tarikh (tunggal) yang sama. Tarikh dokumen ditulis dalam angka Arab dalam urutan: hari bulan, bulan, tahun. Hari bulan dan bulan ditulis dalam dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun – dalam empat angka Arab.

Sebagai contoh, tarikh 3 Januari 2007 hendaklah dikeluarkan pada 01/03/2007. Kaedah verbal-numerik untuk memformat tarikh dibenarkan, contohnya, 03 Januari 2007, serta memformat tarikh dalam urutan: tahun, bulan, hari dalam bulan, contohnya: 2007.01.03.

Nombor pendaftaran dokumen terdiri daripada nombor sirinya, yang boleh ditambah mengikut budi bicara organisasi dengan indeks kes mengikut tatanama kes, maklumat tentang koresponden, pelaksana, dll. Nombor pendaftaran dokumen yang disusun bersama oleh dua atau lebih organisasi terdiri daripada nombor pendaftaran dokumen bagi setiap organisasi ini, dipisahkan dengan garis miring dalam susunan pengarang ditunjukkan dalam dokumen.

Tempat penyusunan atau penerbitan dokumen ditunjukkan jika sukar untuk menentukannya menggunakan butiran "Nama organisasi" dan "Data rujukan tentang organisasi." Tempat penyusunan atau penerbitan ditunjukkan dengan mengambil kira bahagian pentadbiran-wilayah yang diterima; ia termasuk hanya singkatan yang diterima umum.

Penerima mungkin organisasi, bahagian struktur mereka, pegawai atau individu. Apabila mengalamatkan dokumen kepada pegawai, inisial ditunjukkan sebelum nama keluarga. Nama organisasi dan unit strukturnya ditunjukkan dalam kes nominatif. Contohnya (selepas ini contoh nama organisasi, data rujukan mereka, dsb. adalah bersyarat):

Ia dibenarkan untuk membuat resolusi pada helaian berasingan.

Tajuk teks termasuk ringkasan ringkas dokumen. Tajuk mestilah konsisten dengan nama jenis dokumen. Tajuk boleh menjawab soalan:

tentang apa (tentang siapa)?, contohnya:

Perintah untuk mewujudkan komisen pensijilan;

apa (siapa)?, contohnya:

Penerangan kerja pakar terkemuka.

Teks dokumen yang disediakan dalam format A5 mungkin tidak termasuk tajuk.

Tanda pada kawalan ke atas pelaksanaan dokumen ditunjukkan oleh huruf "K", perkataan atau setem "Kawalan".

Teks dokumen itu disediakan dalam bahasa negeri Persekutuan Rusia atau dalam bahasa negeri entiti konstituen Persekutuan Rusia mengikut undang-undang Persekutuan Rusia dan entiti konstituen Persekutuan Rusia. Teks dokumen disediakan dalam bentuk soal selidik, jadual, teks koheren, atau gabungan struktur ini. Apabila menyusun teks dalam bentuk soal selidik, nama ciri-ciri objek yang dicirikan mesti dinyatakan oleh kata nama dalam kes nominatif atau frasa dengan kata kerja majmuk orang kedua bagi kala sekarang atau lampau (“mempunyai”). , "memiliki" atau "sedang", "sedang", dll.). Ciri-ciri yang dinyatakan secara lisan mestilah selaras dengan nama-nama ciri tersebut. Lajur dan baris jadual mesti mempunyai tajuk yang dinyatakan oleh kata nama dalam kes nominatif. Subtajuk lajur dan baris mestilah konsisten dengan tajuk. Jika jadual dicetak pada lebih daripada satu halaman, lajur jadual mesti bernombor dan hanya nombor lajur ini mesti dicetak pada halaman berikut. Teks bersambung biasanya terdiri daripada dua bahagian. Bahagian pertama menunjukkan sebab, alasan, matlamat untuk membuat dokumen, yang kedua (akhir) - keputusan, kesimpulan, permintaan, cadangan, cadangan. Teks mungkin mengandungi satu bahagian akhir (contohnya, pesanan - bahagian pentadbiran tanpa pernyataan; surat, pernyataan - permintaan tanpa penjelasan).

Dalam teks dokumen yang disediakan berdasarkan dokumen organisasi lain atau dokumen yang diterbitkan sebelum ini, butiran mereka ditunjukkan: nama dokumen, nama organisasi - pengarang dokumen, tarikh dokumen, nombor pendaftaran dokumen, tajuk teks. Jika teks mengandungi beberapa penyelesaian, kesimpulan, dsb., maka ia boleh dibahagikan kepada bahagian, subseksyen, perenggan, yang dinomborkan dengan angka Arab.

Dalam dokumen (perintah, arahan, dsb.) organisasi yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan perintah, serta dokumen yang ditujukan kepada pengurusan organisasi, teks dibentangkan dalam orang pertama tunggal ("Saya memesan," "Saya tawaran," "Saya bertanya"). Dalam dokumen badan kolegial, teks dibentangkan dalam orang ketiga tunggal ("menyelesaikan", "memutuskan"). Dalam dokumen bersama, teks dibentangkan dalam bentuk jamak orang pertama ("kami memesan", "memutuskan"). Teks protokol dibentangkan dalam bentuk jamak orang ketiga ("mendengar", "bercakap", "memutuskan", "membuat keputusan"). Dalam dokumen yang menetapkan hak dan kewajipan organisasi, bahagian struktur mereka (peraturan, arahan), serta mengandungi penerangan, penilaian fakta atau kesimpulan (perbuatan, sijil), bentuk pembentangan teks dalam orang ketiga tunggal atau jamak digunakan (“jabatan menjalankan fungsi” , “persatuan termasuk”, “suruhjaya ditubuhkan”).

Bentuk persembahan berikut digunakan dalam surat:

– orang pertama jamak (“sila hantar”, “kami hantar untuk pertimbangan”);

– dalam orang pertama tunggal (“Saya anggap perlu”, “sila serlahkan”);

– daripada orang ketiga tunggal (“kementerian tidak membantah”, “VNIISMS menganggapnya mungkin”).

Nota yang menunjukkan kehadiran lampiran yang dinamakan dalam badan surat diformatkan seperti berikut:

Permohonan: untuk 5 l. dalam 2 salinan.

Jika surat itu mempunyai lampiran yang tidak dinamakan dalam teks, maka nyatakan namanya, bilangan helaian dan bilangan salinan; Jika terdapat beberapa aplikasi, ia dinomborkan, sebagai contoh:

Permohonan:

1. Peraturan Jabatan Pinjaman Wilayah untuk 5 muka surat. dalam 1 salinan.

2. Peraturan penyediaan dan pelaksanaan dokumen Jabatan Pinjaman Wilayah untuk 7 muka surat. dalam 2 salinan.

Jika permohonan terikat, maka bilangan helaian tidak ditunjukkan.

Jika dokumen lain dilampirkan pada dokumen, yang juga mempunyai lampiran, nota yang menunjukkan kehadiran lampiran disediakan seperti berikut:

Lampiran: surat daripada Rosarkhiv bertarikh 06/05/2003 No. 02-6/172 dan lampiran padanya, hanya 3 muka surat.

Jika permohonan itu tidak dihantar ke semua alamat yang dinyatakan dalam dokumen, maka nota mengenai ketersediaannya disediakan seperti berikut:

Permohonan: untuk 3 l. dalam 5 salinan. hanya ke alamat pertama.

Dalam lampiran dokumen pentadbiran (dekri, perintah, arahan, peraturan, arahan, peraturan, keputusan), pada helaian pertama di sudut kanan atas mereka menulis "No Lampiran." menunjukkan nama dokumen pentadbiran, tarikh dan nombor pendaftaran, contohnya:

Lampiran No. 2

kepada perintah Rosarkhiv

bertarikh 06/05/2003 No 319

Ia dibenarkan untuk mencetak ungkapan "LAMPIRAN No." dalam huruf besar, dan juga untuk memusatkan ungkapan ini, nama dokumen, tarikh dan nombor pendaftarannya berbanding dengan baris terpanjang, contohnya:

LAMPIRAN No. 2 kepada perintah Kementerian Kesihatan Rusia bertarikh 06/05/2003

Butiran "Tandatangan" termasuk: tajuk kedudukan orang yang menandatangani dokumen (penuh jika dokumen itu tidak disediakan pada dokumen kepala surat, dan disingkatkan untuk dokumen yang disediakan pada dokumen kepala surat); tandatangan peribadi; penyahsulitan tandatangan (inisial, nama keluarga), contohnya:

atau pada borang:

Semasa membuat dokumen pada kepala surat pegawai, kedudukan orang itu tidak ditunjukkan dalam tandatangan.

Apabila menandatangani dokumen oleh beberapa pegawai, tandatangan mereka diletakkan satu di bawah yang lain dalam urutan yang sepadan dengan jawatan yang dipegang, contohnya:

Apabila dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang mempunyai kedudukan yang sama, tandatangan mereka diletakkan pada tahap yang sama, contohnya:

Semasa menandatangani dokumen bersama, helaian pertama tidak disediakan pada kepala surat. Dokumen yang disediakan oleh suruhanjaya tidak menunjukkan kedudukan orang yang menandatangani dokumen itu, tetapi tanggungjawab mereka dalam suruhanjaya itu mengikut pengedaran, contohnya:

Cop kelulusan dokumen terdiri daripada perkataan BERSETUJU, kedudukan orang yang dengannya dokumen itu diluluskan (termasuk nama organisasi), tandatangan peribadi, transkrip tandatangan (initial, nama keluarga) dan tarikh kelulusan, contohnya :

BERSETUJU

Ketua OJSC UB

"Uralgranite"

tandatangan peribadi N.V. Golovin

Jika kelulusan dilakukan melalui surat, protokol, dsb., cop kelulusan dibuat seperti berikut:

BERSETUJU

Surat daripada Akademi Antarabangsa

maklumat

bertarikh 24 November 2007 No 755-914

DIPERSETUJUI Minit mesyuarat Lembaga Pengurusan OJSC "Rosgosstrakh-Accord" bertarikh 12 November 2006 No. 6

Kelulusan dokumen dikeluarkan dengan visa kelulusan dokumen (selepas ini dirujuk sebagai visa), yang merangkumi tandatangan dan kedudukan orang yang meluluskan dokumen, transkrip tandatangan (inisial, nama keluarga) dan tarikh menandatangani. Sebagai contoh:

Ketua Jabatan Undang-undang Tandatangan peribadi A.S. Orlov

Jika terdapat sebarang komen terhadap dokumen tersebut, visa dikeluarkan seperti berikut:

Komen dilampirkan

Ketua Jabatan Undang-undang Tandatangan peribadi A.G. Orlov

Komen dinyatakan pada helaian berasingan, ditandatangani dan dilampirkan pada dokumen. Untuk dokumen, yang asalnya kekal bersama organisasi, visa dilekatkan di bahagian bawah bahagian belakang helaian terakhir dokumen asal.

Untuk dokumen yang asalnya dihantar dari organisasi, visa dilekatkan di bahagian bawah bahagian hadapan salinan dokumen yang dihantar. Adalah mungkin untuk mengeluarkan dokumen visa pada helaian kelulusan yang berasingan. Ia dibenarkan, mengikut budi bicara organisasi, untuk mengesahkan dokumen dan lampiran halaman demi halaman.

Tangkapan meterai memperakui ketulenan tandatangan pegawai pada dokumen yang memperakui hak orang, merekodkan fakta yang berkaitan dengan aset kewangan, serta pada dokumen lain yang memperuntukkan pensijilan tandatangan yang sahih. Dokumen diperakui dengan meterai organisasi.

Apabila memperakui pematuhan salinan dokumen dengan dokumen asal, di bawah syarat "Tandatangan", tulisan pensijilan diletakkan: "Benar"; kedudukan orang yang mengesahkan salinan itu; tandatangan peribadi; penyahsulitan tandatangan (inisial, nama keluarga); tarikh pensijilan, contohnya:

Inspektor Jabatan Sumber Manusia Tandatangan peribadi P.I. Kravchenko

Ia dibenarkan untuk mengesahkan salinan dokumen dengan meterai yang ditentukan mengikut budi bicara organisasi.

Tanda tentang pelaksana termasuk parap dan nama keluarga pelaksana dokumen dan nombor telefonnya. Tanda tentang pelaku diletakkan di bahagian depan atau belakang helaian terakhir dokumen di sudut kiri bawah, sebagai contoh:

A.S. Petrov 238 89 54

Nota mengenai pelaksanaan dokumen dan menghantarnya ke fail termasuk data berikut: rujukan kepada tarikh dan nombor dokumen yang menunjukkan pelaksanaannya, atau, jika tiada dokumen sedemikian, maklumat ringkas tentang pelaksanaan; perkataan "Get to work"; nombor fail di mana dokumen akan disimpan.

Nota mengenai pelaksanaan dokumen dan penghantarannya ke fail ditandatangani dan diberi tarikh oleh pelaksana dokumen atau ketua unit struktur di mana dokumen itu dilaksanakan.

Nota mengenai penerimaan dokumen oleh organisasi mengandungi nombor siri seterusnya dan tarikh penerimaan dokumen (jika perlu, jam dan minit).

Ia dibenarkan menandakan penerimaan dokumen oleh organisasi dalam bentuk setem.

Pengecam salinan elektronik dokumen ialah tanda (footer) yang diletakkan di sudut kiri bawah setiap halaman dokumen dan mengandungi nama fail pada media komputer, tarikh dan data carian lain yang dipasang dalam organisasi.

Dokumen yang tidak dilaksanakan dengan betul dikembalikan oleh pekerja pengurusan pejabat dan jabatan rejim kepada pelaksana untuk disemak.

Salinan dokumen dibuat dan dikeluarkan (dihantar) dengan kebenaran ketua organisasi atau unit struktur yang sepadan. Organisasi boleh membuat dan memperakui salinan hanya dokumen yang dibuat dalam institusi itu sendiri.

Apabila mendaftarkan fail peribadi pekerja, organisasi boleh membuat salinan dokumen mereka yang dikeluarkan oleh institusi lain (salinan diploma dan sijil pendidikan, cadangan ciptaan dan inovasi, ijazah dan gelaran saintifik, dsb.) untuk dimasukkan ke dalam fail peribadi.

Salinan dokumen diterbitkan semula pada kepala surat organisasi dan diperakui dengan tandatangan rasmi yang memperakui pematuhan dengan kandungannya. Jika salinan tidak dibuat pada borang, teks borang asal akan diterbitkan semula daripada dokumen asal apabila salinan dibuat. Pada helaian pertama salinan dokumen, tanda "salinan" dibuat di sudut kanan atas. Tandatangan pensijilan disediakan dalam bentuk: "benar", nama kedudukan orang yang mengesahkan salinan, tandatangan peribadinya, parap dan nama keluarga, tarikh pengesahan salinan. Apabila menghantar salinan kepada organisasi lain atau menyerahkannya kepada individu, cop organisasi yang mengeluarkan salinan itu dilekatkan pada inskripsi pensijilan.

Apabila membuat salinan yang berkaitan dengan hak peribadi dan kepentingan warganegara, tanda dibuat pada dokumen dari mana salinan itu dibuat, kepada siapa dan bila ia dikeluarkan, dan pada salinan itu sendiri tanda dibuat bahawa salinan asal disimpan dalam pertubuhan ini.

Apabila menghantar dokumen asal (surat, telegram, protokol, dll.) kepada organisasi lain, salinan dokumen itu kekal dalam organisasi, yang mengandungi visa pegawai yang menyusun dan meluluskan dokumen asal. Semua pembetulan yang dibuat semasa menandatangani dokumen asal disertakan di dalamnya. Butiran tetap borang tidak diterbitkan semula pada salinan. Ia mengandungi tarikh tandatangan dan nombor pendaftaran. Tandatangan diperakui dalam bentuk: "benar" atau PP ("asal ditandatangani"), tandatangan, inisial dan nama keluarga orang yang mengesahkan salinan, tarikh pensijilan.

Adalah disyorkan untuk mencetak dokumen draf pada satu setengah selang pada kedua-dua belah helaian. Pada halaman pertama helaian, jidar kosong ditinggalkan di sebelah kiri, pada halaman kedua - di sebelah kanan. Untuk mengelakkan pencetakan semula berulang, teks projek mesti disunting dengan teliti dengan mengambil kira keperluan untuk dokumen pengurusan.

Adalah dinasihatkan untuk mengeluarkan semula dokumen yang ditandatangani dalam edaran sehingga lima salinan menggunakan mesin taip atau pencetak. Untuk peredaran yang besar, peralatan pendua yang lebih cekap harus digunakan: mesin penyalin, pemutar, cetakan putar, dll. Sebelum menduplikasi dokumen asal, ia mesti dilaksanakan sepenuhnya, ditandatangani dan didaftarkan dalam perkhidmatan pengurusan pejabat organisasi.

Surat penutup disediakan untuk dokumen yang tidak mempunyai tulisan alamat, serta dalam kes di mana penjelasan diperlukan untuk dokumen yang dihantar.

Jenis dokumen pengurusan yang paling biasa ialah:

- pesanan,

- kedudukan,

- arahan,

- protokol,

- surat rasmi,

- rujukan.

Mari kita pertimbangkan dengan lebih terperinci peraturan untuk penyusunan dan pelaksanaannya.

Perintah adalah tindakan undang-undang yang dikeluarkan oleh ketua organisasi atas dasar kesatuan perintah untuk menyelesaikan masalah jangka panjang dan operasi aktiviti organisasi. Perintah dan arahan memformalkan keputusan yang bersifat kawal selia, serta mengenai operasi, organisasi, kakitangan dan isu-isu lain dalam aktiviti organisasi. Draf pesanan disediakan dan diserahkan oleh unit berdasarkan arahan daripada ketua, timbalannya, atau atas inisiatif mereka sendiri. Draf pesanan mengenai isu kakitangan disediakan oleh perkhidmatan kakitangan berdasarkan penyerahan yang berkaitan. Perintah ditandatangani oleh ketua atau, atas arahannya, oleh timbalan ketua. Memastikan penyediaan draf pesanan berkualiti tinggi dan penyelarasan mereka dengan pihak yang berkepentingan adalah tanggungjawab ketua jabatan yang menyediakan dan menyerahkan draf tersebut.

Draf perintah dan lampiran kepada mereka disahkan oleh pelaksana dan ketua unit yang memperkenalkan projek, dan oleh ketua-ketua jabatan yang mana projek menyediakan tugas dan arahan. Bantahan terhadap perintah draf yang timbul semasa kelulusan dinyatakan dalam sijil yang dilampirkan pada draf. Jika perubahan asas dibuat pada draf pesanan semasa proses kelulusan, ia tertakluk pada pencetakan semula dan kelulusan semula. Draf perintah yang diserahkan kepada pengurus untuk ditandatangani disahkan oleh timbalan ketua selaras dengan pembahagian tanggungjawab.

Draf pesanan dicetak pada borang standard dalam bentuk yang ditetapkan dan dibentangkan untuk tandatangan, jika perlu, dengan sijil, yang mesti mengandungi ringkasan ringkas intipati pesanan, rasional untuk keperluannya, serta maklumat berdasarkan di mana draf itu disediakan dan dengan siapa ia telah dipersetujui. Tarikh pesanan adalah tarikh ditandatangani.

Draf pesanan yang disediakan bersama dengan organisasi lain dicetak pada helaian kertas standard tanpa borang yang menunjukkan nama badan atau organisasi. Pesanan dinomborkan secara berurutan dalam satu tahun kalendar.

Salinan pesanan atau salinan penduanya disahkan dengan meterai jabatan pejabat dan dihantar kepada penerima mengikut indeks mel, yang disediakan dan ditandatangani oleh pelaksana. Salinan juga mesti dihantar kepada pelaksana dan jabatan perkeranian.

Pesanan dicetak pada borang yang ditetapkan. Pesanan mempunyai butiran berikut:

• Nama syarikat.
• Nama jenis dokumen ialah pesanan.
• Tarikh dan nombor – butiran ini dicetak secara berpusat.
• Tarikh dikeluarkan secara digital atau lisan-digital; nombor itu terdiri daripada tanda "Tidak" dan nombor siri pesanan, contohnya: 15 Jun 2000 No. 21; 07/03/2000 No 44.
• Tajuk mestilah secara ringkas dan tepat menggambarkan kandungan teks pesanan. Tiada titik di hujung tajuk. Tajuk yang terdiri daripada dua baris atau lebih dicetak dalam fon tebal dengan jarak 1 baris.
• Tajuk untuk dokumen yang disediakan pada borang dengan butiran membujur dijajarkan di tengah.
• Teks dipisahkan daripada tajuk dengan jarak 2-3 baris dan dicetak dalam saiz 13 fon pada jarak 1.5 dari tepi kiri kotak teks dan dijajarkan ke tepi kiri dan kanan kotak teks. Baris pertama perenggan bermula 1.25 cm dari tepi kiri medan teks. Teks perintah boleh terdiri daripada 2 bahagian: menyatakan (mukadimah) dan pentadbiran.
• Bahagian yang memastikan secara ringkas menggariskan matlamat dan objektif, fakta dan peristiwa yang menjadi asas untuk mengeluarkan perintah. Ia mungkin bermula dengan perkataan "untuk tujuan", "mengikut", "mengikut", dsb. Jika perintah itu dikeluarkan berdasarkan dokumen lain, maka bahagian yang menentukan menunjukkan nama dokumen ini dalam kes instrumental, tarikh, nombor dan tajuknya.
• Mukadimah dalam draf pesanan berakhir dengan perkataan "Pesanan", yang dicetak di angkasa.
• Bahagian pentadbiran mesti mengandungi senarai tindakan yang ditetapkan, menunjukkan pelaku setiap tindakan dan tarikh akhir untuk pelaksanaan. Bahagian pentadbiran boleh dibahagikan kepada perenggan dan subperenggan, yang dinomborkan dalam angka Arab. Tindakan yang serupa boleh disenaraikan dalam satu perenggan. Unit struktur atau pegawai tertentu ditunjukkan sebagai penghibur. Perenggan terakhir bahagian pentadbiran mungkin mengandungi maklumat tentang unit atau pegawai yang bertanggungjawab untuk memantau pelaksanaan perintah itu.
• Jika pesanan menukar, membatalkan atau menambah dokumen yang dikeluarkan sebelum ini atau beberapa peruntukannya, maka salah satu perenggan bahagian pentadbiran teks mesti mengandungi pautan ke dokumen yang dibatalkan (klausa dokumen) yang menunjukkan tarikh, nombor dan tajuknya . Teks perenggan mesti bermula dengan perkataan "Iktiraf sebagai tidak sah...".
• Perintah itu tidak boleh memasukkan klausa "Perintah untuk dibawa ke perhatian...". Bahagian (pegawai) yang mendapat perhatian perintah itu dicatatkan dalam indeks pengedaran, yang disediakan oleh pelaksana bersama dengan draf perintah.
• Visa termasuk kedudukan endorser, tandatangan peribadi, transkrip tandatangan dan tarikh.
• Tandatangan terdiri daripada tajuk kedudukan orang yang menandatangani dokumen, tandatangan peribadi dan transkrip tandatangan (inisial, nama keluarga).
• Perintah ditandatangani oleh ketua.
• Lampiran kepada perintah itu ditandatangani oleh ketua unit struktur yang menyediakan projek.
• Tandatangan diletakkan di bahagian belakang helaian terakhir permohonan.

Pesanan bersama dicetak pada helaian standard kertas A4 (210 x 297 mm) tanpa borang. Apabila mengeluarkan perintah bersama, nama organisasi terletak pada tahap yang sama; nama jenis dokumen - pesanan terletak di tengah baris; tarikh pesanan bersama sepadan dengan tarikh tandatangan kemudian; nombor pendaftaran dokumen yang disusun bersama oleh dua atau lebih organisasi terdiri daripada nombor pendaftaran dokumen setiap organisasi ini, dipisahkan dengan garis miring dalam susunan pengarang ditunjukkan dalam dokumen; tandatangan ketua organisasi terletak di bawah teks pada tahap yang sama.

Peraturan adalah tindakan undang-undang yang mentakrifkan matlamat dan objektif, prosedur pembentukan, hak dan kewajipan, struktur pengurusan, organisasi kerja dan status undang-undang sesebuah organisasi, institusi, atau unit struktur. Peraturan ini diterima pakai jika ia menetapkan peraturan yang saling berkaitan secara sistemik mengenai isu-isu dalam kecekapan pihak berkuasa eksekutif persekutuan.

Peraturan menetapkan norma dan keperluan yang mesti dipatuhi.

Arahan ialah tindakan undang-undang yang dikeluarkan oleh badan pentadbir, ketua organisasi (atau diluluskan oleh mereka) dan mewujudkan norma dan peraturan yang mengawal organisasi, saintifik, teknikal, teknologi, kewangan dan bidang aktiviti organisasi lain, bahagian, pegawai dan warganegara. Perbuatan undang-undang seperti garis panduan dan peraturan, yang mempunyai kuasa undang-undang yang sama dengan arahan, juga bersifat pengajaran. Bagi memastikan keseragaman dalam sistem akta undang-undang yang mempunyai sifat dan tujuan yang sama, adalah lebih baik untuk memanggil mereka arahan. Arahan menetapkan prosedur untuk menjalankan sebarang aktiviti (huraian kerja) atau prosedur untuk menggunakan peruntukan undang-undang dan peraturan lain.

Peraturan, peraturan dan arahan digunakan sebagai akta undang-undang bebas, yang ditandatangani oleh ketua, atau sebagai akta yang diluluskan oleh organisasi; kelulusan dikeluarkan dalam bentuk cop kelulusan atau dengan mengeluarkan dokumen pentadbiran atas kelulusan mereka.

Prosedur untuk menyediakan draf peraturan, peraturan dan arahan sepadan dengan perintah am penyediaan draf peraturan.

Teks draf peraturan (peraturan, arahan) dicetak pada kepala surat am organisasi. Teks dibentangkan dalam orang ketiga tunggal atau jamak. Teks menggunakan perkataan berikut: "mesti", "harus", "perlu", "dilarang", "tidak dibenarkan". Tajuk teks peraturan (peraturan, arahan) menjawab soalan "Mengenai apa?"; Tajuk kepada arahan yang mengandungi keperluan kerja dan prosedur untuk menjalankan kerja (huraian kerja) menjawab soalan "Siapa?" (huraian kerja untuk ketua pakar). Bahagian penubuhan peraturan (peraturan, arahan) ialah bahagian " Peruntukan am", yang menunjukkan alasan untuk pembangunan, tujuan utama akta normatif dan skop pengedarannya, tanggungjawab untuk melanggar peraturan dan teknologi yang ditetapkan. Teks utama peraturan (peraturan, arahan) boleh dibahagikan kepada bab, perenggan dan subperenggan. Bab mesti mempunyai tajuk. Bab dinomborkan dalam nombor Rom. Penomboran perenggan dan subperenggan ditunjukkan dalam angka Arab.

Minit dirangka berdasarkan nota yang dibuat semasa mesyuarat (sesi), membentangkan abstrak laporan dan ucapan, sijil, draf keputusan, dsb. Sijil ditandatangani oleh ketua jabatan pelaksana. Mencatat nota semasa mesyuarat, mengumpul bahan dan menyediakan teks adalah tanggungjawab setiausaha, jabatan perkeranian dan kakitangan jabatan yang menyediakan isu untuk perbincangan. Draf perkara berkaitan protokol disahkan oleh unit yang bertanggungjawab untuk penyediaan.

Dokumen asal mengenai isu yang dibincangkan pada mesyuarat dihantar untuk difailkan dalam fail kepada unit pelaksana bersama-sama dengan cabutan daripada protokol mengenai keputusan yang dibuat. Salinan minit mesyuarat, salinan agenda mesyuarat dan bahan untuk mesyuarat dimusnahkan apabila keperluan untuknya telah berlalu, dan salinan minit - mengikut akta.

Teks protokol, sebagai peraturan, terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama. Bahagian pengenalan mengandungi maklumat berikut:

• pengerusi atau pegawai pengerusi;
• setiausaha;
• hadir – senarai mereka yang hadir atau rujukan kepada senarai yang dilampirkan mereka yang hadir;
• agenda;
• penceramah bagi setiap item agenda.

Bahagian utama minit terdiri daripada bahagian yang sepadan dengan item agenda. Teks setiap bahagian disusun mengikut skema berikut: MENDENGAR – BERTUTUR – MEMUTUSKAN (DIPUTUSKAN).

Kandungan utama laporan dan ucapan diletakkan dalam teks protokol atau dilampirkan padanya. Dalam kes terakhir, nota kaki ditambah dalam teks: "Teks ucapan dilampirkan." Resolusi (keputusan) dalam teks protokol dicetak sepenuhnya; jika perlu, keputusan pengundian diberikan. Kandungan perbezaan pendapat yang dinyatakan semasa perbincangan direkodkan dalam teks protokol selepas resolusi (keputusan) yang berkaitan. Satu bentuk penyediaan protokol dibenarkan, di mana hanya resolusi diterima pakai (keputusan) mengenai isu yang berkaitan direkodkan.

Minit tersebut ditandatangani oleh pengerusi mesyuarat dan setiausaha. Tarikh minit adalah tarikh mesyuarat.

Minit diberikan nombor bersiri dalam satu tahun kalendar secara berasingan untuk setiap kumpulan protokol: protokol mesyuarat lembaga pengarah, protokol teknikal, saintifik dan majlis pakar, dsb. Minit mesyuarat bersama mempunyai nombor komposit, termasuk nombor siri protokol jabatan atau perkhidmatan yang mengambil bahagian dalam mesyuarat itu.

Bilangan resolusi (keputusan) yang diterima pakai pada mesyuarat terdiri daripada nombor protokol, bilangan isu yang sedang dipertimbangkan dalam agenda dan nombor siri resolusi (keputusan) dalam isu tersebut. Kod surat boleh ditambah kepada bilangan protokol dan resolusi (keputusan) mengikut sistem carian yang diterima pakai oleh organisasi.

Salinan protokol, jika perlu, dihantar kepada organisasi dan pegawai yang berminat mengikut indeks pengedaran; indeks disediakan dan ditandatangani oleh eksekutif yang bertanggungjawab bagi unit yang menyediakan pertimbangan isu tersebut. Salinan protokol disahkan oleh meterai jabatan pejabat.

Keputusan yang dibuat dimaklumkan kepada pelaksana dalam bentuk cabutan daripada protokol, yang disediakan pada borang yang sesuai dan disahkan dengan meterai pejabat.

Protokol dicetak pada borang protokol standard atau pada kepala surat am badan eksekutif persekutuan dalam format A4 dan mempunyai butiran berikut:

• Nama dokumen - perkataan "Protokol" dicetak dari sempadan medan atas dalam huruf besar dalam ruang, dalam fon tebal dan dijajarkan di tengah.
• Jenis mesyuarat, mesyuarat dipisahkan daripada butiran sebelumnya dengan jarak 2 baris, dicetak dengan jarak 1 baris dan dijajarkan ke tengah.
• Lokasi mesyuarat atau mesyuarat ditunjukkan semasa merangka minit mesyuarat jika ia tidak berlangsung di tempat biasa.
• Ia dicetak dengan jarak 2 baris selepas "jenis mesyuarat, mesyuarat" yang diperlukan, dipisahkan daripadanya oleh pembaris dan dijajarkan di tengah.
• Tarikh dan nombor protokol. Tarikh dikeluarkan secara digital atau lisan dan digital dan dicetak dengan jarak 2 baris di bawah butiran sebelumnya.
• Bahagian utama protokol dicetak pada jarak 1.5 baris.
• Setiap soalan dinomborkan dengan angka Arab, dan namanya bermula dengan preposisi “O” (“Perihal”), yang dicetak berpusat dalam saiz fon yang berbeza dan digariskan dengan satu baris selepas baris terakhir. Di bawah baris dalam kurungan ditunjukkan nama pegawai yang bercakap pada mesyuarat (mesyuarat), dan ringkasan ringkas ucapan semasa mempertimbangkan isu yang berkaitan.
• Nama akhir dicetak dengan jarak 1 baris.
• Kemudian keputusan yang diambil mengenai isu ini ditunjukkan.
• Tanda tangan dipisahkan daripada teks dengan jarak 3 baris dan termasuk tajuk jawatan orang yang mempengerusikan mesyuarat (mesyuarat), tandatangan peribadinya, dan transkrip tandatangan (inisial dan nama keluarga).
• Tajuk kerja dicetak dari sempadan kiri medan teks dengan jarak 1 baris dan berpusat relatif kepada baris terpanjang.
• Transkrip tandatangan terletak di peringkat baris terakhir tajuk pekerjaan tanpa ruang antara parap dan nama keluarga.
• Huruf terakhir dalam transkrip dihadkan pada jidar kanan.
• Pendaftaran butiran resolusi adalah serupa dengan pendaftaran butiran pesanan.

Surat rasmi ialah salah satu jenis dokumen pengurusan yang paling biasa disediakan dalam organisasi. Melalui surat rasmi, mereka memberi jawapan kepada permintaan daripada organisasi, memulakan petisyen berdasarkan kenyataan daripada warganegara, dsb. Surat rasmi mesti ditulis di atas kepala surat atau di atas kertas standard dengan setem yang mengandungi nama organisasi dan beberapa ciri butiran lain bentuk institusi. Menangani surat perkhidmatan boleh dilakukan seperti berikut: jika surat itu ditujukan kepada institusi, dalam kes ini institusi itu dinamakan dalam kes nominatif, contohnya: Institut Penyelidikan Pusat Pembuatan Instrumen. Apabila mengalamatkan surat kepada unit struktur, mula-mula nyatakan nama institusi dan kemudian nama unit struktur dalam kes nominatif, contohnya: Institut Penyelidikan Pusat Pembuatan Instrumen. Jabatan Sumber Manusia.

Perlu diingat bahawa surat rasmi dibuat bagi pihak badan (institusi), oleh itu aspek peribadi di dalamnya harus diminimumkan, nada penyampaian harus neutral, tidak termasuk ironi dan kebijaksanaan. Adalah dinasihatkan untuk membentangkan teks surat dalam orang ketiga.

Akta ialah dokumen yang dibuat oleh beberapa orang untuk mengesahkan fakta, peristiwa, syarat yang mempunyai kepentingan undang-undang. Keperluan untuk penyediaan dan pelaksanaannya ditentukan oleh piawaian negeri, yang menetapkan butiran berikut: nama jabatan (contohnya, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri Republik Bashkortostan); nama institusi (contohnya, Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri Kirovsky); alamat institusi atau tempat penyusunan (contohnya, Ufa); nama jenis dokumen (akta); tarikh; tajuk teks (contohnya, mengenai penerimaan dan pemindahan kes); tandatangan penggubal akta tersebut. Selain itu, ia mungkin mengandungi butiran seperti nombor (indeks) dan cop (cop) kelulusan.

Teks akta, sebagai peraturan, harus terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan menyatakan. Bahagian pengenalan termasuk petunjuk tentang alasan untuk membuat dan penggubal akta (orang yang hadir semasa penyediaannya). Sebagai peraturan, akta itu dibuat secara kolektif (sekurang-kurangnya 2 orang), tetapi ia juga boleh dibuat oleh pihak yang diberi kuasa. rasmi di hadapan orang lain. Apabila menyenaraikan orang yang mengambil bahagian dalam penyediaan akta itu, parap, nama keluarga dan jawatan mereka ditunjukkan. Sekiranya perbuatan itu dibuat oleh suruhanjaya, maka nama keluarga pengerusi suruhanjaya itu ditunjukkan terlebih dahulu, dan kemudian nama keluarga ahli suruhanjaya dalam susunan abjad. Bahagian penentuan menetapkan matlamat, objektif, intipati dan sifat kerja yang dilakukan, dan merekodkan fakta yang telah ditetapkan.

Teks akta itu berakhir dengan petunjuk bilangan salinan akta yang disediakan dan lokasinya. Akta itu ditandatangani oleh semua orang yang mengambil bahagian dalam menetapkan fakta atau peristiwa.

Sijil ialah dokumen maklumat yang disediakan untuk menjelaskan, mengesahkan atau menafikan sebarang fakta. Selaras dengan GOST, ia mesti disediakan atas arahan pihak berkuasa atau pegawai yang lebih tinggi dan mengandungi maklumat yang diminta olehnya. Sijil mesti mempunyai tajuk kepada teks yang mendedahkan kandungannya (contohnya, mengenai semangat kakitangan); Tarikh atau tempoh masa yang berkaitan dengan maklumat yang direkodkan dalam sijil dipisahkan daripada teks kepada atribut yang berasingan dan diletakkan sebelum teks sijil. Maklumat ini juga boleh disertakan dalam tajuk teks. Jika sijil disusun untuk beberapa isu, teks dibahagikan dan tajuk ditunjukkan sebelum setiap isu. Sebagai tambahan kepada pematuhan peraturan yang dinyatakan untuk penyediaan dan pelaksanaan dokumen, rasionalisasi dokumentasi melibatkan pengurangan teks dokumen kerana penaipan dan stensilnya.

Sebagai tambahan kepada jenis dokumen di atas, jenis berikut dicipta dan digunakan secara meluas:

akta - dokumen yang disediakan oleh beberapa orang dan mengesahkan fakta dan peristiwa yang telah ditetapkan;

surat kuasa wakil - dokumen yang memberi kuasa kepada pembawanya untuk melakukan sebarang tindakan bagi pihak prinsipal;

perjanjian (kontrak) - dokumen yang menetapkan perjanjian dua atau lebih pihak untuk mewujudkan sebarang hubungan dan mengandungi syarat dan prosedur untuk mengawal selia hubungan ini;

laporan - dokumen yang mengandungi pernyataan tentang sebarang isu, fakta dan peristiwa, serta kesimpulan, cadangan dan tugas tertentu yang timbul daripada analisis isu, fakta dan peristiwa yang dinyatakan;

memorandum - dokumen yang mengandungi pernyataan tentang sebarang isu dengan kesimpulan dan cadangan dan ditujukan kepada ketua organisasi tertentu atau lebih tinggi;

kesimpulan - dokumen yang mengandungi penilaian dan kesimpulan organisasi, suruhanjaya, pegawai atau pakar mengenai sebarang isu;

permohonan – permintaan bertulis yang mengandungi sebarang permintaan, permintaan atau cadangan;

notis - dokumen yang mengandungi mesej tentang sebarang acara yang akan datang (mesyuarat, persidangan, sesi, sesi, pameran, pembentangan, dll.) dan jemputan untuk menyertainya;

perihalan kerja – dokumen yang mentakrifkan hak dan tanggungjawab pekerjaan seseorang pekerja;

kad peribadi - dokumen yang digunakan untuk merekod, menganalisis komposisi dan pergerakan kakitangan;

nota penerangan - dokumen tambahan yang menerangkan kandungan data individu dan peruntukan dokumen utama - laporan, projek, rancangan;

semakan – dokumen yang mengandungi pendapat organisasi, pegawai atau pakar mengenai sebarang kerja yang dikemukakan untuk dipertimbangkan;

laporan - dokumen yang mengandungi maklumat tentang kerja organisasi secara keseluruhan atau dalam salah satu bidang aktivitinya, tentang pelaksanaan rancangan, tugas, perintah atau arahan, diserahkan kepada badan pengurusan yang lebih tinggi atau pegawai;

senarai – penyenaraian sistematik objek, item, kerja atau dokumen;

pelan - dokumen yang mewujudkan senarai kerja, tindakan atau aktiviti lain yang dirancang dan siap, urutan, volum, koordinat masa pelaku dan penunjuk lain;

resolusi - tindakan undang-undang yang digunakan oleh badan pengurusan kolegial untuk menyelesaikan isu utama aktiviti organisasi dan bahagian strukturnya;

program - dokumen yang menetapkan matlamat utama, objektif dan rancangan aktiviti organisasi untuk jangka masa yang panjang;

cadangan - sejenis memorandum yang mengandungi cadangan atau cadangan khusus mengenai sebarang isu;

protokol - dokumen yang mengandungi rekod kemajuan perbincangan dan membuat keputusan pada mesyuarat, persidangan, mesyuarat dan sesi badan kolegial;

perintah - tindakan undang-undang yang dikeluarkan secara individu oleh ketua badan kolegial untuk menyelesaikan isu operasi; mempunyai tempoh sah terhad dan melibatkan bulatan sempit organisasi, pegawai dan warganegara;

keputusan - tindakan undang-undang yang diterima pakai oleh badan kolegial atau bersama oleh beberapa badan heterogen (kolej dan bertindak atas dasar perpaduan perintah) untuk menyelesaikan isu paling penting dalam kecekapan mereka;

ringkasan – dokumen yang mengandungi maklumat ringkasan mengenai satu atau lebih isu;

senarai - dokumen yang mengandungi senarai orang atau objek dalam susunan tertentu;

transkrip - rakaman verbatim laporan, ucapan dan ucapan lain pada mesyuarat, mesyuarat dan sesi;

telegram, teletaipgram - nama umum untuk dokumen pelbagai kandungan yang dihantar menggunakan telegraf, teletaip, telefaks;

mesej telefon - nama umum untuk dokumen pelbagai kandungan, teks yang dihantar melalui telefon;

buku kerja - dokumen yang mengandungi maklumat tentang aktiviti kerja pemiliknya;

sijil - dokumen yang mengesahkan sebarang fakta atau peristiwa;

arahan - tindakan undang-undang yang dikeluarkan terutamanya mengenai isu yang berkaitan dengan memastikan pelaksanaan resolusi, keputusan, perintah dan tindakan undang-undang lain badan pentadbir;

piagam - tindakan undang-undang yang mentakrifkan matlamat dan objektif, prosedur untuk pembentukan, hak dan kewajipan, struktur pengurusan, bidang aktiviti dan status undang-undang perusahaan atau organisasi;

ciri - penerangan tentang kualiti ciri, ciri, kelebihan dan kekurangan seseorang atau sesuatu.

Jenis dan jenis dokumen pengurusan yang disenaraikan di atas disertakan dalam sistem dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Peruntukan utama sistem ini ditentukan oleh piawaian negeri Persekutuan Rusia.

Dalam teks semua jenis dokumen, anda harus menggunakan ayat yang kebanyakannya mudah, menggunakan formula dan frasa lisan yang stabil, dan elakkan menggunakan perkataan yang dipinjam daripada bahasa asing, jika terdapat perkataan yang sama tepat dalam bahasa Rusia.

Adalah disyorkan untuk menggunakan susunan kata langsung dalam ayat jika tekanan logik (semantik) jatuh pada objek tindakan, dan susunan terbalik dalam kes di mana tekanan jatuh pada tindakan atau subjek tindakan, gunakan kata kerja dan bukannya kata nama verbal dan kata nama dan bukannya kata ganti nama.

Teks dokumen hendaklah ringkas secara optimum, perkataan yang digunakan tidak boleh menyebabkan pemahaman dan tafsiran yang berbeza.

Tidak dibenarkan memasukkan dalam teks singkatan dan singkatan perkataan yang tidak diterima dalam dokumen rasmi. Nama-nama perusahaan dan organisasi, penuh dan disingkatkan, diberikan mengikut ketat dengan nama yang ditakrifkan oleh piagam atau peraturan mengenainya.

Teks-teks telegram disusun tanpa kata hubung, preposisi dan kata ganti nama, melainkan makna telegram diputarbelitkan, tanpa pemindahan perkataan, pindaan dan pembetulan. Dalam mesej telefon, perkataan yang sukar disebut dan corak pertuturan yang kompleks harus dielakkan.

Kami meneliti isu utama mendokumentasikan aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi. Dokumentasi merangkumi penyediaan, pelaksanaan dan pengeluaran dokumen. Tujuan penting dokumen adalah untuk merekod dan menyimpan maklumat. Dokumen mesti memenuhi keperluan undang-undang, keperluan budaya maklumat dokumen, keperluan untuk kecekapan pengeluaran, reka bentuk, pemprosesan dokumen dan estetika teknikal.

GOST R 6.30-2003. Standard negeri Persekutuan Rusia. Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan dokumentasi.

Untuk maklumat lanjut tentang ini, lihat: Afanasyev A.I. Dokumentasi pengurusan dan kerja pejabat: panduan praktikal // Ekonomi dan undang-undang. Ufa: Akademi Pengurusan Bashkir, 1992. No. 20.

Keperluan untuk teks dokumen pengurusan ditubuhkan oleh GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem bersatu dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk penyediaan dokumen,” tetapi piawaian tersebut hanya mengandungi peruntukan mengenai penyediaan teks dokumen yang biasa kepada semua dokumen. Peruntukan terperinci mengenai penyediaan teks dokumen terkandung dalam Cadangan Metodologi untuk pembangunan arahan untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan, yang diluluskan oleh Perintah Arkib Persekutuan 23 Disember 2009 No. 76.

Apabila menyusun teks dokumen, perlu mengambil kira bahawa dalam amalan dokumentasi, model teks telah dibentuk, mengikut mana teks jenis dan jenis dokumen tertentu disusun. Dalam kebanyakan kes, untuk menyusun teks dokumen dengan betul, adalah perlu untuk mengetahui model mana yang digunakan untuk menyusun teks dokumen jenis atau variasi tertentu.

Model teks dokumen menentukan bukan sahaja struktur komposisi teks, iaitu, urutan susunan bahagian komunikatif dan semantik teks, tetapi juga ciri linguistik dan gaya teks utama dokumen.

Dalam kerja pejabat organisasi, teks dokumen boleh disusun:

berdasarkan bentuk dokumen bersatu yang diluluskan secara rasmi;

mengambil kira keperluan peraturan yang mengawal penciptaan jenis dokumen tertentu;

dalam bentuk yang mencerminkan amalan dokumentasi yang mampan.

Teks berdasarkan bentuk bersatu

Teks dokumen yang disusun berdasarkan bentuk bersatu boleh dibentangkan dalam bentuk teks stensil, jadual atau soal selidik.

Teks stensil– teks dokumen yang mengandungi maklumat berterusan dan jurang untuk maklumat berubah-ubah yang mencirikan situasi pengurusan tertentu. Teks dokumen, disusun berdasarkan bentuk stensil, mengekalkan ciri koheren tatabahasa teks biasa.

Jadual– cara penyampaian maklumat secara sistematik mengikut kriteria tertentu. Maklumat dalam jadual terletak dalam sel yang dibentuk oleh persilangan garis mendatar dan menegak.

soal selidik– kaedah penyampaian teks sebagai urutan ayat yang saling berkaitan secara tematik yang dibina berdasarkan prinsip "soal-jawab".

Teks dokumen yang disusun tanpa menggunakan borang dokumen bersatu disediakan dalam bentuk teks yang koheren dari segi tatabahasa, sepadan dalam struktur komposisinya dengan teks dokumen jenis tertentu.

Kaedah penyampaian teks

Teks dokumen dinyatakan:

orang pertama tunggal: Saya minta anda mempertimbangkan isu penubuhan faedah...; Saya memerintahkan anda untuk menyediakan dan mengemukakan untuk pertimbangan...;

orang ke-3 tunggal:Kerajaan Persekutuan Rusia memutuskan...; Kementerian tidak boleh bersetuju dengan cadangan anda...;

jamak orang pertama:Sila berikan maklumat tentang...; Kami menyerahkan untuk semakan dan kelulusan...; Mendengar...; Mereka membuat persembahan...; Memutuskan...(dalam minit) ; Kami memesan...; Memutuskan…(dalam dokumen bersama);

jamak orang ke-3:Jawatankuasa pengurusan dan kesatuan sekerja OJSC Kristall bersungguh-sungguh meminta...

Dalam teks undang-undang perundangan dan undang-undang peraturan lain, ayat digunakan secara meluas di mana predikatnya diungkapkan oleh kata kerja dalam bentuk masa kini, yang memberikan teks watak pernyataan-preskriptif, sebagai contoh:

Visa termasuk nama jawatan ketua kementerian (jabatan) atau timbalannya, tandatangan peribadi pemegang visa, transkrip tandatangan dan tarikh.

Keperluan peraturan disediakan dalam bentuk perenggan, yang dinomborkan dalam angka Arab dengan titik dan tidak mempunyai tajuk.

Penggosokan ialah pembahagian teks kepada bahagian komponen, pemisahan grafik satu bahagian daripada bahagian lain menggunakan tajuk, subtajuk, penomboran, sempang (tanda sempang) atau lekukan.

Dalam ucapan perniagaan, jenis ayat khas telah dibangunkan - penghitungan kategori kompleks, yang memungkinkan untuk memformalkan penghantaran jenis maklumat yang sama menggunakan cara linguistik, sebagai contoh:

Apabila menggunakan haknya, pemilik maklumat wajib:

– menghormati hak dan kepentingan sah orang lain;

– mengambil langkah untuk melindungi maklumat;

– hadkan akses kepada maklumat jika kewajipan sedemikian ditetapkan oleh undang-undang persekutuan.

Kategori boleh berbilang peringkat (tetapi tidak lebih daripada empat peringkat). Dalam kes ini, bilangan tajuk tahap kedua dan seterusnya termasuk bilangan tajuk yang lebih tinggi. Nombor tajuk teks terbesar terdiri daripada satu aksara, tajuk tahap kedua terdiri daripada dua aksara, dsb. Sistem penomboran ini menghapuskan keperluan untuk menggunakan perkataan "bahagian," "bab," "perenggan," dll.

13. Prosedur untuk memindahkan dokumen untuk disimpan dalam arkib

13.1. Organisasi penyimpanan arkib dokumen

13.1.1. Dokumen kementerian adalah harta persekutuan, dan selepas pemeriksaan nilainya mengikut cara yang ditetapkan oleh badan eksekutif persekutuan yang diberi kuasa dalam bidang hal ehwal arkib, mereka tertakluk kepada pemindahan mandatori untuk penyimpanan negeri ke arkib persekutuan sebagai bahagian negeri Kumpulan Wang Arkib Persekutuan Rusia.

13.1.2. Untuk menyimpan dokumen bahagian negeri Kumpulan Wang Arkib Persekutuan Rusia dan dokumen dengan tempoh penyimpanan sementara (lebih 10 tahun) yang mempunyai kepentingan praktikal, serta dokumen mengenai kakitangan, perakaunan, penggunaan, pemilihan dan penyediaan mereka untuk pemindahan untuk menyatakan storan, kementerian mewujudkan arkib.

13.2.3. Penyediaan dokumen untuk pemindahan ke arkib dijalankan oleh pekerja perkhidmatan pengurusan rekod dan pekerja jabatan yang bertanggungjawab untuk penyimpanan rekod, dan termasuk pemeriksaan nilai dokumen, pembentukan dan pendaftaran fail, penyediaan inventori kes dan tindakan ke atas peruntukan dokumen dan fail untuk pemusnahan...

Apabila menggunakan rubrik dalam teks dokumen, perlu diambil kira bahawa:

cara penomboran jenis yang sama hanya boleh digunakan berhubung dengan jenis bahagian ujian yang sama (mengikut tujuan, mengikut tempat dalam struktur teks);

setiap komponen teks yang sepadan dengan bahagian, subseksyen, perenggan, subperenggan menerima nombornya sendiri, ditunjukkan dengan angka Arab dengan titik;

Apabila merangka tindakan undang-undang pengawalseliaan pihak berkuasa eksekutif persekutuan, adalah perlu untuk mematuhi keperluan yang ditetapkan oleh Kerajaan Persekutuan Rusia.

Pengekstrakan

daripada Kaedah-Kaedah Penyediaan Akta Undang-undang Normatif

pihak berkuasa eksekutif persekutuan

dan pendaftaran negeri mereka

(diluluskan oleh dekri Kerajaan Persekutuan Rusia

bertarikh 13 Ogos 1997 No. 1009, sebagaimana yang dipinda. dari 29/07/2011)

6. […] Keperluan kawal selia disediakan dalam bentuk perenggan, yang bernombor Angka Arab* dengan noktah dan tidak mempunyai tajuk. Mata boleh dibahagikan kepada sub-titik, yang boleh mempunyai penomboran abjad atau digital.

Tindakan undang-undang kawal selia dengan jumlah yang ketara boleh dibahagikan kepada bab, yang bernombor Angka Rom dan mempunyai tajuk.

Jika hanya tajuk peringkat yang sama diserlahkan dalam bab (tanpa menyerlahkan, sebagai contoh, perenggan dan subperenggan), ia dinomborkan dalam angka Arab dalam susunan pukal, bermula dari yang pertama dalam keseluruhan teks, contohnya:

II. Pendaftaran negeri tindakan undang-undang normatif

pihak berkuasa eksekutif persekutuan

10. Tindakan undang-undang kawal selia yang menjejaskan hak, kebebasan dan tanggungjawab manusia dan warganegara, mewujudkan status undang-undang organisasi yang bersifat antara jabatan, tanpa mengira tempoh sahnya, termasuk tindakan yang mengandungi maklumat yang membentuk rahsia negara atau maklumat yang bersifat sulit, adalah tertakluk kepada pendaftaran negeri. .

11. Pendaftaran negeri tindakan undang-undang normatif dijalankan oleh Kementerian Kehakiman Rusia, yang mengekalkan Daftar Negeri tindakan undang-undang normatif pihak berkuasa eksekutif persekutuan.

[…] 20. Dalam kes pengesanan ketidakselarasan akta undang-undang normatif semasa, serta akta yang mengandungi norma undang-undang dan tidak diluluskan pendaftaran negeri, … Kementerian Kehakiman Rusia mengemukakan kepada Kerajaan Persekutuan Rusia cadangan untuk membatalkan atau menggantung kesahihan perbuatan sedemikian dengan justifikasi dan draf perintah yang sepadan.

Apabila menomborkan bab dengan angka Rom, perenggan dan subperenggan boleh dibezakan dalam bab, yang dinomborkan dalam angka Arab, serta tajuk tambahan dalam subperenggan, yang ditetapkan oleh huruf, sebagai contoh:

2.12. Pengarah jabatan (ketua jabatan) tepat pada masanya menyerahkan kepada unit struktur yang ditentukan oleh ketua badan eksekutif persekutuan yang disediakan berdasarkan undang-undang persekutuan, dekri, perintah dan arahan Presiden Persekutuan Rusia, resolusi, perintah , program dan rancangan untuk aktiviti Kerajaan, arahan Pengerusi Kerajaan dan Timbalan Pengerusi cadangan Kerajaan untuk pertimbangan isu-isu di mesyuarat Kerajaan, yang mengandungi:

a) nama isu dan justifikasi ringkas untuk keperluan mempertimbangkannya pada mesyuarat Kerajaan;

b) ciri umum dan peruntukan utama isu;

c) bentuk penyelesaian yang dicadangkan;

d) senarai pelaksana bersama;

e) tarikh pertimbangan dalam mesyuarat Kerajaan.

Bahasa yang stabil bertukar

Salah satu ciri ucapan perniagaan ialah penggunaan meluas ungkapan bahasa (templat) yang stabil, digunakan tidak berubah, contohnya:

· Kami memaklumkan kepada anda bahawa dari... hingga...;

· Telah ditetapkan bahawa dalam tempoh dari... hingga...;

· Kami memaklumkan kepada anda bahawa mulai...;

· Kami memajukannya kepada anda untuk semakan dan kelulusan...;

· Kami menyerahkan untuk semakan dan kelulusan...;

· Sesuai dengan persetujuan yang dicapai...;

· Semasa rundingan, pihak-pihak membincangkan kemungkinan...;

· Untuk memberi bantuan teknikal...;

· Mengambil kira bahawa... dan sebagainya.

Frasa sedemikian dipanggil pola bahasa, klise, rumus bahasa. Kehadiran ungkapan linguistik yang stabil dalam teks dokumen adalah akibat pengulangan situasi pengurusan dan batasan tematiknya, hasil penyatuan cara linguistik yang digunakan dalam jenis situasi pengurusan dan pengeluaran berulang yang sama. Selain menyatakan kandungan biasa, ungkapan linguistik yang stabil sering bertindak sebagai komponen teks yang penting dari segi undang-undang, yang tanpanya dokumen itu kehilangan makna undang-undang yang diperlukan, atau merupakan elemen yang menentukan jenis dokumen, contohnya:

dalam surat jaminan:Kami menjamin pembayaran balik pinjaman dalam jumlah...; Kami menjamin pembayaran; Akaun semasa kami...; Kami menjamin penyediaan ruang kediaman...; Tuntutan jaminan mesti dibuat...;

surat tuntutan:... jika tidak, anda akan dikenakan penalti; ...jika tidak, kes akan dirujuk ke mahkamah timbang tara;

pesanan:Kawalan ke atas pelaksanaan perintah itu diberikan kepada...; Saya menyimpan kawalan ke atas pelaksanaan perintah itu.

Menyatakan kandungan biasa, selekoh stabil memastikan ketepatan dan pemahaman teks yang tidak jelas oleh penerima, mengurangkan masa untuk menyediakan teks.

By the way. Dari sudut linguistik, frasa stabil ialah unit frasaologi (frasaologi), frasa bukan bebas atau berkaitan. Mereka serupa dengan ungkapan seperti: bertarung seperti ikan di atas ais, pukul kilas, bina istana di udara, dapatkan tangan anda dan sebagainya.

Apabila menggunakan ungkapan linguistik yang stabil, perkara berikut tidak dibenarkan:

penggantian leksikal, iaitu menggantikan perkataan dalam edaran dengan sinonimnya. salah: Cadangan jabatan adalah di bawah sebarang kritikan(perlu: di bawahsebarang kritikan);

percampuran frasa stabil yang hampir maknanya. salah: Besarmemainkan peranan kaedah ekonomi pasaran(perlu:… mempunyai kaedah ekonomi pasaran; dalam kes ini terdapat percampuran revolusi memainkan peranan Dan perkara);

perubahan dalam bentuk kata-kata tatabahasa yang diterima termasuk dalam peredaran linguistik yang stabil. salah: Penghiburhilang pandangan tentang ituadalah perlu untuk memaklumkan pelanggan secara berkala tentang kemajuan kerja(perlu: terlepas pandang).

Teks dokumen yang disediakan berdasarkan akta perundangan perundangan dan peraturan lain, serta dokumen yang diterbitkan sebelum ini oleh organisasi yang mengarang dokumen itu, mesti mengandungi rujukan kepada dokumen asas. Apabila merujuk kepada dokumen, nyatakan nama jenis dokumen, nama badan yang mengeluarkan dokumen, tarikh penerimaan atau kelulusan dokumen, nombor pendaftarannya, serta tajuk dokumen yang disertakan dalam petikan. markah, contohnya:

Selaras dengan Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia bertarikh 15 Jun 2009 No. 477 "Mengenai kelulusan Peraturan untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan"...

Selaras dengan Peraturan mengenai suruhanjaya pakar tetap institusi, organisasi, perusahaan, yang diluluskan oleh perintah Arkib Persekutuan 19 Januari 1995 No. 2...

Jika teks dokumen mengandungi rujukan kepada dokumen yang diluluskan oleh mana-mana pegawai atau pihak berkuasa, maka nama dokumen itu, yang meluluskan dokumen itu, tarikh kelulusan (jika dokumen itu diluluskan oleh pegawai) atau nama dokumen yang meluluskan dokumen ini, tarikh kelulusan dan nombor pendaftaran (jika dokumen itu diluluskan oleh dokumen pentadbiran), contohnya:

Selaras dengan Peraturan Jabatan Kewangan, yang diluluskan oleh Ketua Pengarah Status OJSC pada 12 Februari 2010, jabatan itu diberikan hak...

Prosedur untuk menulis alamat pos pada item pos ditetapkan oleh Peraturan untuk penyediaan perkhidmatan pos, yang diluluskan oleh Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia pada 15 April 2005 No. 221.

Dalam teks undang-undang perundangan dan undang-undang peraturan lain, dokumen metodologi yang diluluskan oleh badan kerajaan, apabila merujuk kepada dokumen yang diterbitkan sebelum ini, sumber penerbitan mereka ditunjukkan, sebagai contoh:

1. Undang-undang Persekutuan 14 Jun 1994 No. 5-FZ "Mengenai prosedur untuk penerbitan dan mula berkuat kuasa undang-undang perlembagaan persekutuan, undang-undang persekutuan, tindakan dewan Perhimpunan Persekutuan" (Perundangan Terkumpul Persekutuan Rusia, 1994 , No. 8, Art. 801; 1999, No. 43, Art. 5124).

2. Undang-undang perlembagaan persekutuan pada 25 Disember 2000 No. 2-FKZ "Mengenai Lambang Negeri Persekutuan Rusia" (Perundangan Terkumpul Persekutuan Rusia, 2000, No. 52 (Bahagian I), Seni. 5021; 2002, No. 28, Art. 2780; 2003, No. 27 (Bahagian I), Art. 2696; 2009, No. 46, Art. 5417).

Jika dalam teks dokumen perlu merujuk kepada artikel atau perenggan dokumen, dibenarkan (kecuali teks undang-undang perundangan dan undang-undang peraturan lain) menggunakan singkatan: seni. (artikel), perenggan (klausa). Apabila perkataan ini digunakan dalam bentuk jamak, singkatan grafik tidak digandakan, contohnya:

Selaras dengan fasal 5, 8 Seni. 15 Peraturan mengenai prosedur untuk menambah (mengurangkan) modal dibenarkan syarikat...

Dalam teks undang-undang perundangan dan undang-undang peraturan lain, perkataan ini ditulis sepenuhnya.

Penggunaan gaya tebal dalam teks

Dokumen kawal selia tentang kerja pejabat, khususnya arahan mengenai kerja pejabat organisasi, mungkin menyediakan untuk menyerlahkan serpihan teks individu dalam huruf tebal, condong, jarak atau huruf besar.

Sebagai contoh, apabila mencetak undang-undang Persekutuan Rusia, dekri Kerajaan Persekutuan Rusia, perintah pihak berkuasa eksekutif persekutuan, tajuk teks diserlahkan dalam huruf tebal dan berpusat:

Mengenai membuat perubahan
ke dalam akta perundangan Persekutuan Rusia

mengenai kesalahan pentadbiran berkaitan dengan pengangkatan

Kod Tanah Persekutuan Rusia

Mengenai kelulusan
Peraturan untuk kerja pejabat di badan persekutuan

kuasa eksekutif

Dalam teks akta undang-undang normatif, tajuk bahagian, subseksyen, bab juga dicetak dalam huruf tebal, dan perkataan "bahagian", "bab", "artikel", dll. dicetak dalam fon biasa:

Subseksyen I. Peruntukan am mengenai kewajipan

Bab 5. Hak, tugas dan tanggungjawab

Perkataan "Saya dekri" (dalam resolusi) dan "Saya pesan" (dalam perintah) dicetak dalam huruf tebal dan tidak teratur, sebagai contoh:

Selaras dengan Perkara 11 Undang-undang Persekutuan “Mengenai Maklumat, Teknologi maklumat dan mengenai perlindungan maklumat" Kerajaan Persekutuan Rusia

memutuskan:

1. Meluluskan Peraturan yang dilampirkan untuk kerja pejabat di pihak berkuasa eksekutif persekutuan.

Menulis perkataan individu dalam teks dokumen dalam huruf besar digunakan terutamanya dalam protokol, di mana perkataan "mendengar", "bercakap", "membuat keputusan" atau "membuat keputusan" biasanya dicetak dalam huruf besar.

Oleh kerana tiada peraturan seragam untuk pencetakan teks dokumen yang ditetapkan oleh dokumen pengawalseliaan, organisasi mempunyai hak untuk menubuhkan peraturan korporat mereka sendiri dalam arahan kerja pejabat.

V.F. Yankovaya,
timbalan Pengarah VNIIDAD, Ph.D. ist. Sains, Profesor Madya

Mana-mana dokumen terdiri daripada beberapa elemen (tarikh, teks, tandatangan), yang dipanggil butiran.

Setiap jenis dokumen (perintah, surat, akta) mempunyai set butiran khusus. Lokasi butiran pada dokumen dan peraturan untuk pelaksanaannya mesti mematuhi keperluan GOST R 6.30-97 di atas. Piawaian ini terpakai kepada dokumen organisasi dan pentadbiran - resolusi, arahan, perintah, keputusan, protokol, akta, surat, dll. Piawaian Negeri Persekutuan Rusia menetapkan set maksimum butiran yang digunakan dalam dokumen pengurusan - jumlahnya ialah 29. Dalam dokumen jenis tertentu mereka ia akan menjadi lebih kurang.

Apabila menyediakan dokumen, butiran berikut digunakan (nombor siri butiran sepadan dengan GOST R 6.30-97):

Lambang negeri Persekutuan Rusia diletakkan pada borang dokumen mengikut Peraturan mengenai Lambang Negeri Persekutuan Rusia;

Jata seorang subjek Persekutuan Rusia diletakkan pada borang dokumen mengikut tindakan undang-undang entiti konstituen Persekutuan Rusia;

Lambang organisasi atau tanda dagangan diletakkan pada kepala surat organisasi mengikut Piagam (peraturan organisasi). Jika borang itu sudah mengandungi jata Persekutuan Rusia atau entiti konstituen Persekutuan Rusia, maka lambang itu tidak dihasilkan;

Kod organisasi dilekatkan mengikut Pengelas Perusahaan dan Organisasi Semua-Rusia (OKPO);

Nombor pendaftaran negeri utama (OGRN) bagi entiti undang-undang dicap mengikut dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai;

Nombor pengenalan pembayar cukai/kod sebab pendaftaran (TIN/KPP) dicop mengikut dokumen yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa cukai

Kod borang dokumen dilekatkan mengikut Pengelas Semua-Rusia bagi Dokumentasi Pengurusan;

Nama syarikat, sebagai pengarang dokumen, mesti sepadan dengan nama yang termaktub dalam dokumen konstituen.

Di atas nama organisasi nyatakan nama yang disingkatkan, dan jika tiada, nama penuh organisasi induk. Nama singkatan organisasi diberikan dalam kes di mana ia termaktub dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam kurungan) diletakkan di bawah nama penuh.

Sebagai contoh:

Jawatankuasa Komunikasi Negeri Rusia

INSTITUT MAKLUMAT PENYELIDIKAN

(NIIINFORM)

Dokumen syarikat saham bersama menunjukkan jenis pengkorporatan - syarikat saham bersama tertutup atau terbuka:

CJSC "PILOT"

JSC "REAL"

Nama pada Bahasa asing diterbitkan semula jika ia termaktub dalam dokumen konstituen. Nama dalam bahasa asing diletakkan di bawah nama dalam bahasa Rusia:

LLC "SIGMA"

" SIGMA" Ltd

Ketua Pegawai Eksekutif

JSC "AGAT"

Maklumat latar belakang tentang organisasi termasuk: alamat pos; nombor telefon dan maklumat lain seperti yang diputuskan oleh organisasi (nombor faks, akaun bank, alamat e-mel, halaman Web di Internet, dsb.);

Nama jenis dokumen, disusun atau diterbitkan oleh organisasi dikawal selia dokumen konstituen dan mesti mematuhi jenis dokumen yang disediakan oleh Sistem Bersepadu Dokumentasi Organisasi dan Pentadbiran (contohnya, perintah, akta, protokol, dsb.). Perincian ini adalah salah satu yang paling penting, ditulis dengan huruf besar dan dilekatkan pada semua dokumen kecuali huruf.

Tarikh dokumen ialah tarikh tandatangan atau kelulusannya; untuk protokol, tarikh mesyuarat atau keputusan; untuk perbuatan itu, tarikh acara. Jika pengarang dokumen adalah beberapa organisasi, maka tarikh dokumen itu adalah tarikh tandatangan terkini. Tarikh dokumen ditulis dalam angka Arab dalam urutan berikut: hari, bulan, tahun. Cara verbal-numerik untuk memformat tarikh adalah mungkin (tanpa petikan), contohnya:

Nombor pendaftaran dokumen terdiri daripada nombor sirinya (perintah No. 1, protokol No. 7), yang boleh ditambah mengikut budi bicara organisasi dengan indeks:

perkara tatanama;

bahagian struktur atau aktiviti tertumpu;

wartawan atau penghibur;

nama jenis dokumen, dsb.

Sebagai contoh:

№ 1-3/115 (1 – nombor unit struktur,

3 – nombor kes mengikut tatanama,

№ OM-3/115(OM – jabatan pemasaran,

3 – nombor kes,

115 – nombor siri dokumen)

№ 115/YuL-3(115 – nombor siri dokumen,

YL – Yuri Luzhkov,

3 – nombor kes).

Pada dokumen yang disusun oleh beberapa organisasi, nombor pendaftaran diletakkan melalui garis miring dalam susunan di mana pengarang dokumen itu ditunjukkan (dari kiri ke kanan), sebagai contoh, dokumen bersama Bank Pusat Persekutuan Rusia dan Negara. Jawatankuasa Kastam Persekutuan Rusia akan mempunyai nombor:

01-20-105/11921, di mana

01-20-105 – nombor yang diberikan oleh Bank Negara,

11921 – nombor yang diberikan oleh Jawatankuasa Kastam Negeri Persekutuan Rusia.

Pautan ke nombor pendaftaran dokumen termasuk nombor pendaftaran dan tarikh dokumen yang jawapannya diberikan ( Kepada No._______ daripada ___________). Butiran ini boleh diletakkan pada borang dan diisi semasa membuat surat jawapan. ;

Tempat penyediaan atau penerbitan dokumen ditunjukkan jika sukar untuk ditentukan daripada butiran. Biasanya, butiran ini disyorkan untuk ditunjukkan pada kontrak dan perjanjian.

Destinasi ditunjukkan dalam surat. Penerima mungkin organisasi, bahagian struktur mereka, pegawai atau individu. Apabila menangani organisasi, nama dan nama unit strukturnya ditunjukkan dalam kes nominatif.

Set maksimum butiran "Penerima Alamat" terdiri daripada:

nama syarikat;

pembahagian struktur;

jawatan, inisial dan nama keluarga; alamat surat menyurat.

Unsur-unsur alamat pos ditunjukkan dalam urutan yang ditetapkan oleh "Peraturan untuk penyediaan perkhidmatan pos", yang diluluskan oleh Dekri Kerajaan Persekutuan Rusia bertarikh 26 September 1997 No. 1239. Selaras dengan Peraturan, perkara berikut prosedur untuk menulis alamat pos pada sampul surat dan dokumen ditetapkan:

nama penerima;

jalan, nombor rumah, nombor pangsapuri;

wilayah, wilayah, republik;

negara (untuk surat antarabangsa);

poskod.

Butiran "Penerima Alamat" dicetak di bahagian atas sebelah kanan helaian dokumen, dalam aksara yang mengehadkan. Tidak lebih daripada empat penerima ditunjukkan pada satu dokumen. Jika terdapat lebih banyak penerima, senarai mel akan disusun, contohnya:

Kepada Pengarah JSC "Agat"

I.I. Ivanov

st. Semaphore, 473

Krasnoyarsk, 660037

Setem kelulusan dokumen diletakkan di sudut kanan atas dokumen. Dokumen itu boleh diluluskan oleh pegawai atau oleh dokumen yang dikeluarkan khas. Apabila dokumen diluluskan oleh pegawai, cop kelulusan terdiri daripada perkataan DILULUSKAN (tanpa petikan), tajuk jawatan orang yang meluluskan dokumen, tandatangan peribadi, transkripnya dan tarikh kelulusan, contohnya:

SAYA LULUSKAN

Pengarah JSC "Agat"

___________ I.I. Ivanov