Paano magpadala ng mga simpleng liham mula sa isang organisasyon. Kailan magpapadala ng email newsletter - araw at oras

Ang mga proseso ng paghahanda at pagtatala ng mga dokumento ay tradisyonal na binibigyan ng maraming pansin, ngunit ang kanilang paghahatid sa addressee, lalo na sa pamamagitan ng mga serbisyo sa koreo, ay halos hindi isinasaalang-alang. Samantala, maraming mga paghihirap dito. Ang mas maraming mga email na ipinapadala ng isang kumpanya, ang mas madiin na tanong sa kung paano i-streamline ang pamamaraan ng pagpapadala at gawin itong episyente hangga't maaari nang may kaunting gastos.

Sa artikulong ito titingnan natin ang mga uri ng mail, ang pamamaraan para sa pagtatala at paghahanap sa kanila, pati na rin ang mga paraan upang i-automate ang proseso ng pagpapadala ng sulat sa pamamagitan ng koreo.

Sino ang dapat pangasiwaan ang pagpapadala ng koreo?

Kung ang dami ng sulat sa isang organisasyon ay sapat na malaki, ang proseso ng pagpapadala ng mail ay kailangang sentralisado. Karaniwan ang mga tungkuling ito ay itinalaga sa isang sekretarya o courier. Tungkulin nilang ayusin ang prosesong ito sa paraang gumugol ng kaunting oras dito hangga't maaari.

Sa katunayan, ang pamamaraang ito sa pagpapadala ng mga liham, kapag ang mga gumaganap mismo ay pumunta sa post office, ay hindi makatwiran at angkop lamang para sa mga organisasyon kung saan ang dami ng mail ay binibilang sa mga yunit. Ang mga disadvantages ng diskarteng ito ay halata:

• mahirap subaybayan kung talagang nagpunta sa post office ang performer;
• mas madalas na ang tagapalabas ay nagsusulat ng mga liham, mas madalas siyang napipilitang bisitahin ang post office, na ginugugol ang kanyang oras ng pagtatrabaho, at samakatuwid ang pera ng employer para sa paglalakbay;
• na may malaking dami ng trabaho, ang mga gumaganap ay napipilitang pumunta sa post office pagkatapos ng mga oras ng trabaho, na dahil dito ay tumataas nang naaayon.

Nagtatrabaho kami sa Russian Post

Karamihan sa mga organisasyon ngayon ay nagtatrabaho sa Russian Post, higit sa lahat dahil nag-aalok ito ng pinakakanais-nais na mga rate ng pagpapadala, naghahatid ng mga item saanman sa bansa at maaaring magdokumento ng pagtanggap ng sulat ng addressee, na napakahalaga sa kaganapan ng paglilitis.

Para sa paghahambing: gumagana lamang ang mga non-governmental express postal services sa mga iyon mga pamayanan kung saan mayroon silang mga sanga; minsan maaari ka nilang ipaalam sa paghahatid sa pamamagitan lamang ng SMS na mensahe at ang kanilang mga serbisyo ay mas mahal.

Ang gawain ng Russian Post ay mahigpit na kinokontrol. Maipapayo para sa empleyado na responsable sa pagpapadala ng sulat na maging pamilyar sa mga sumusunod na dokumento ng regulasyon:

• Pederal na Batas ng Hulyo 17, 1999 Blg. 176-FZ "Sa Mga Serbisyong Pangkoreo" (tulad ng sinusugan noong Disyembre 6, 2011);
• Mga patakaran para sa pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 15, 2005 No. 221;
• Ang pamamaraan para sa pagtanggap at paghahatid ng domestic rehistradong mail, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal State Unitary Enterprise "Russian Post" na may petsang Mayo 17, 2012 No. 114-p;
• Ang pamamaraan para sa pagtanggap, paghahatid at pagbibigay ng domestic parcel mail, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal State Unitary Enterprise "Russian Post" na may petsang Enero 24, 2007 No. 28-p;
• Mga alituntunin para sa pagtanggap ng internasyonal na koreo (gaya ng sinusugan noong 10/17/2013 sa oras ng pagsulat ng artikulong ito).

Kung ang dami ng mga liham ay hindi nagpapahintulot sa iyo na ibigay ang mga ito sa isang pangkalahatang batayan, nakatayo sa linya, posible na tapusin ang isang kontrata sa post office kasunduan sa serbisyo ng korporasyon. Sa kasong ito, sa mga nakatakdang araw, isang empleyado ng post office ang darating sa organisasyon at kukuha ng mga liham na inihanda ng sekretarya o courier. Sa iyong susunod na pagbisita, dadalhin ng manggagawa sa koreo ang nakumpletong mga dokumento sa pagpapadala. Detalyadong impormasyon ang impormasyon tungkol sa serbisyong ito ay naka-post sa postal website www.russianpost.ru, at madaling makukuha mula sa mga operator ng hotline.

Anong uri ng mga titik ang mayroon?

Lahat ng postal item ay nahahati sa dalawang kategorya: nakarehistro At hindi nakarehistro. Ang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito ay pangunahing: sa kahilingan ng nagpadala, ang post office ay obligadong hanapin ang nakarehistrong item o magbigay ng impormasyon tungkol sa lokasyon nito. Ang bakas ng isang hindi nakarehistrong item ay nawala sa sandaling ilagay ito ng nagpadala sa mailbox. Kaugnay nito, ang isang liham na nakarehistro sa post office ay ibibigay sa addressee laban sa lagda, isang hindi rehistradong sulat ay ilalagay sa isang kahon o ibibigay lamang sa kalihim, at walang sinuman ang magpapatunay na ang sulat ay natanggap.

Samakatuwid, mas mainam na magpadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng hindi rehistrado o simpleng sulat, ang pagkawala nito ay hindi mangangailangan ng anumang legal o pinansyal na kahihinatnan, halimbawa. Mga Kard ng Pagbati para sa bakasyon. At lahat ng bagay na, kahit man lang theoretically, ay maaaring maging paksa ng isang hindi pagkakaunawaan ay lubos na inirerekomenda na irehistro sa pamamagitan ng post.

Ang pangunahing uri ng rehistradong sulat ay mga rehistradong sulat At mga parsela. Hindi tulad ng mga simpleng liham, ang tatanggap ay aabisuhan tungkol sa pagtanggap ng isang nakarehistro na may espesyal na resibo at makakatanggap ng isang sobre mula sa mga kamay ng isang manggagawa sa koreo, tulad ng nabanggit na, laban sa lagda.

Maaari mong dagdagan ang isang nakarehistrong kargamento imbentaryo ng kalakip. Ito ay isang dokumentong naglalarawan sa dami at mga katangian ng gastos ng isang postal item. Ang isang kopya ng imbentaryo ay inilalagay sa isang sobre sa ibabaw ng mailing attachment, ang isa ay ibinibigay sa nagpadala kasama ang resibo. Ang pagkakaroon ng nakatanggap ng isang sulat na may isang imbentaryo, ang addressee ay hindi maaaring i-claim na siya ay hindi nagpadala ng anumang mga dokumento.

Tandaan!

Hindi na kailangang i-seal ang sobre ng isang imbentaryo ng mga nilalaman bago ipadala: obligado ang operator ng post office na tiyakin na ang lahat ng mga dokumentong ipinahiwatig sa imbentaryo ay talagang nasa sobre.

Sa wakas, Espesyal na atensyon dapat ibigay simpleng notification tungkol sa pagtanggap ng mga rehistradong sulat. Ang paunawa ay isang card na nakadikit sa sobre. Sa pagtanggap ng liham, pinirmahan ng addressee ang card, pagkatapos ay ipinadala ito sa nagpadala. Ang ibinalik na abiso ay isang dokumento na opisyal na nagpapatunay sa pagtanggap ng sulat. Ang panahon ng imbakan para sa mga abiso ay 5 taon.

Matapos maibalik ang abiso, ang impormasyon tungkol sa pagkakaroon nito ay maaaring itala sa Postal Registration Log (tingnan sa ibaba). Hindi malamang na kailangan mong maingat na kopyahin mula sa card na nakatanggap ng sulat at sa anong petsa. Kung kailangan ng tagapalabas ang impormasyong ito, maaari niyang palaging makipag-ugnayan sa sekretarya. Kadalasan, sapat na ang impormasyon na natanggap ang sulat. Makatuwiran lang ang pag-scan ng mga notification kung nagpatupad ang kumpanya ng electronic document management system (EDMS). Ang EDMS ay may kakayahang "i-link" ang notification file sa impormasyon tungkol sa papalabas na dokumento. Ito ay napaka-maginhawa: maaaring suriin ng kontratista anumang oras kung ang sulat ay naihatid sa addressee.

Ilagay ito sa mga istante

Ang mga performer na nagdadala ng mga liham na ipapadala sa sekretarya, bilang karagdagan sa pagpahiwatig ng buong address na may zip code, ay dapat gumawa ng isang tala sa sulat tungkol sa uri ng item. Bilang isang pagpipilian, sa opisina maaari kang maglagay ng mga tray na may mga inskripsiyon: "Mga simpleng titik", "Mga rehistradong titik", "Mga rehistradong titik na may abiso", "Mga rehistradong titik na may abiso at imbentaryo", atbp. Pagkatapos, ang mga performer ay makakapag-iwan ng mga sulat para ipadala anumang oras nang hindi nakakaabala sa mga manggagawa sa opisina.

Ang aming payo

Sa mga regulasyon para sa pagpapadala ng mga sulat, inirerekumenda na ipahiwatig na ang hindi wastong pag-format ng mga sulat, pati na rin ang mga titik na walang address o zip code, ay ibabalik sa kontratista, sa kabila ng kanilang pagkaapurahan.

Paghahanda ng mail para sa pagpapadala

Kung may pagkakataon na i-automate ang anumang proseso, huwag itong pabayaan. Kaya, kung ang sekretarya ay nagsusulat pa rin ng mga sobre sa koreo sa pamamagitan ng kamay, dapat niyang bigyang-pansin ang hanay ng mga pag-andar text editor Microsoft Word sa pag-label ng mga sobre, pagbibigay sa kanila ng pagkakakilanlan ng kumpanya, pati na rin sa pag-print ng mga sobre para sa mailing list. Sa madaling salita, sa halip na lagyan ng label ang bawat sobre sa pamamagitan ng kamay, maaari mong tukuyin ang isang beses sa programa:

• address ng pagbabalik ng nagpadala;
• corporate style ng sobre.

Matapos maipasok ang listahan ng mga address ng tatanggap (listahan ng pamamahagi) sa programa, ang natitira lamang ay magpasok ng isang stack ng mga sobre sa printer at itakda ang command na "I-print". Ang inilarawan na mga function ay matatagpuan sa tab Mailings (Lumikha ® Mga sobre,Mga sticker).

Siya nga pala

Bilang karagdagan sa address, maaari mo ring i-print ang index ng tatanggap sa sobre, at i-format ito ayon sa mga panuntunan para sa pagsusulat ng mga index. Upang gawin ito, kailangan mong mag-install ng isang espesyal na font sa iyong computer. Madaling mahanap sa Internet - ipasok lamang ang query na "Font for index" sa isang search engine. Ang font file ay may extension na .ttf. Pagkatapos i-download ito, kailangan mong pumunta sa folder na "My Computer", pagkatapos ay sa folder na "Control Panel" hanapin ang folder na "Mga Font" at ilagay ang font file dito.

Sa Fig. 1 maaari mong makita kung ano ang hitsura ng isang naka-print na sobre na nilikha sa MS Word.

kanin. 1

Kapag handa na ang set ng mga sulat na ipapadala, kailangan mong punan unang dalawang hanay Form 103 "Listahan para sa pagpapadala ng parsela na mga item sa koreo." Nalalapat ang kinakailangang mail na ito sa lahat ng organisasyon kung magpapadala sila ng 5 o higit pang mga sulat. Dapat ilista ng dispatcher ang lahat ng mga nakarehistrong email na ipinapadala. Ang natitirang mga column ay pinupunan ng operator ng post office. Ang listahan ay naka-print sa dalawang kopya, na nilagdaan ng taong responsable para sa pagpapadala, pagkatapos nito ang kanyang pirma ay pinatunayan ng isang selyo. Ang isang kopya ng nakumpletong rehistro ay mananatili sa post office, ang pangalawa ay ibabalik sa organisasyon. Maglalaman ito ng code ng pagkakakilanlan ng kargamento para sa pagsubaybay.

Ang form na ito ay makukuha sa website ng Russian Post. Ang tanging disbentaha: ang file ay maaari lamang ma-download sa .jpg na format, i.e. sa anyo ng isang larawan, kaya ang form ay kailangang manu-manong kopyahin at i-save bilang isang template.

Pagsubaybay sa email

Maaaring masubaybayan ang mga rehistradong mail item sa website ng Russian Post. Sa kaliwa ng pangunahing pahina mayroong isang link na "Pagsubaybay sa mga postal item" (Larawan 2). Dinadaanan namin ito sa pamamagitan ng pag-click sa "Mga Detalye" at hanapin ang aming sarili sa nais na pahina.

kanin. 2

Ngayon ay kailangan mong magpasok ng isang natatanging code (mail identifier), na itinalaga sa bawat kargamento ng operator. Maaari mong mahanap ang code na ito alinman sa resibo o sa listahan sa Form 103 (column 3). Ang code ay binubuo ng 14 na numero. Ilagay ito sa field na "Mail ID", pagkatapos ay ilagay ang limang digit na security code sa field sa ibaba at i-click ang "Hanapin" (Larawan 3).

Magbubukas ang isang talahanayan na magbibigay-daan sa iyo na masubaybayan ang landas ng aming liham (Halimbawa 1).

Halimbawa 1

Impormasyon tungkol sa paggalaw ng liham

Operasyon	petsa	Lokasyon ng operasyon		Pag-opera ng katangian	Timbang (kg)	Anunsyo halaga (rub.)	Overlay pagbabayad (rub.)	Naka-address sa
		Index	Pangalan ng OPS					Index	Address
				Yunit
Paggamot				Umalis sa sorting center
Paggamot				Dumating sa lugar ng paghahatid
Pagtatanghal				Paghahatid sa addressee

Siya nga pala

Ang isyu ng legal na puwersa ng impormasyon tungkol sa paggalaw ng isang liham ay medyo kontrobersyal. Mukhang komprehensibo ito para sa isang organisasyong sumusubaybay sa mga sulat nito, ngunit maaaring hindi ito tanggapin bilang ebidensya sa korte.
Ang pakikipag-ugnayan sa Russian Post ay magkakaroon ng garantisadong legal na puwersa. Kailangan mong magpadala ng opisyal na liham ng kahilingan sa post office, na may kasamang kopya ng resibo o Form 103. Bilang tugon, makakatanggap ka ng isang sulat sa letterhead ng Russian Post na may kinakailangang impormasyon, na hindi magtataas ng anumang mga katanungan bilang ebidensya sa hukuman.

Accounting para sa mga ipinadalang sulat

Ang anumang paglabas ng mga dokumento mula sa organisasyon ay dapat na maitala, anuman ang uri ng mga dokumento ng mga ito at kung ano ang landas ng kanilang paglabas. Ang mga liham ay walang pagbubukod. Inirerekomenda namin na ang empleyadong responsable sa pagpapadala ng mail ay itala ang bawat sulat sa isang espesyal na journal (Halimbawa 2). Dahil ang obligasyon na mapanatili ang naturang journal ay hindi nakalagay sa mga dokumento ng regulasyon at ito ay isang bagay lamang ng kaginhawahan at kontrol ang bawat kumpanya ay maaaring bumuo ng anyo ng magazine nang nakapag-iisa.

Ang aming payo

Upang hindi maipasok ang parehong teksto sa journal sa bawat oras, maaari kang gumamit ng mga pagdadaglat, halimbawa: "Post office" - ETC , Express Mail - EP , simpleng sulat - P , custom - Z , abiso - U , imbentaryo - TUNGKOL SA atbp.
Maaari mo ring paikliin ang mga pangalan ng mga departamento.

Halimbawa 2

Log ng koreo ng koreo

	Serbisyong pangkoreo	Uri ng liham	Patutunguhan	Index	Address	Imbentaryo ng Nilalaman	Tagapagpatupad	petsa ng pagalis	Bilang na palatandaan	Abiso	Tandaan
			Ivanov K.I.		st. Pushkina, 56, apt. 43, Moscow	Imbitasyon sa eksibisyon
			plantasyon ng tsaa, LLC		st. Korablestroiteley, 454, opisina. 34, Volgograd	Ref. No. 3324-3 na may petsang Hunyo 14, 2014	Departamento ng Produksyon
			Zerkalo, LLC		st. Ika-7 Sadovaya, 33, Togliatti, rehiyon ng Samara.	Ref. 3354-2 na may petsang Hunyo 15, 2014	Kagawaran ng teknikal
			Promregionaz, OJSC		st. Shkolnaya, 3, ng. 353-B, Irkutsk	Ref. No. 3465-6 na may petsang 06/17/2014	Legal na serbisyo				Ibalik - hindi nagpakita ang tatanggap para sa liham

Punan ang mga column ng talahanayan

1. Serial number. Ang column ay mahalaga para sa pagbuo ng isang ulat sa gawain ng opisina: makikita mo kaagad kung gaano karaming mga sulat ang ipinadala sa pamamagitan ng mga postal channel.
2. Serbisyong pangkoreo. May kaugnayan kung ang organisasyon ay gumagamit ng mga serbisyo ng hindi lamang Russian Post, ngunit din express mail.
3. Uri ng liham. Ang column ay kapaki-pakinabang sa mga kontrobersyal na kaso o kapag kinakailangan upang patunayan na natanggap ng addressee ang sulat.
4. Patutunguhan. Ang hanay ay nagpapahiwatig ng apelyido at inisyal indibidwal o pangalan ng organisasyon ng tatanggap. Para sa kadalian ng pag-filter, inirerekomenda naming punan ang column na nagsisimula sa apelyido o pangalan ng organisasyon, halimbawa Ivanov K.A. o Teahouse plantasyon, LLC.
5. Index. Inilagay sa isang hiwalay na column upang gawing mas madaling kopyahin at i-paste ito sa tamang lugar kapag gumagawa ng sobre (tingnan ang mas maaga). Kung mas gusto ng sekretarya na magsulat ng mga sobre sa pamamagitan ng kamay, maaari mong isulat ang index kasama ang address.
6. Address. Ang postal address ng tatanggap ay nakasaad.
7. Paglalarawan ng nilalaman. Naglalaman ang column na ito ng impormasyon na kinakailangan lalo na sa mga kaso kung saan mayroong aktibong pakikipag-ugnayan sa counterparty. Nagbibigay-daan sa iyo na huwag malito sa mga pagpapadala at malaman kung aling dokumento ang ipinadala sa isang partikular na araw. Hindi na kailangang punan ang hanay sa masyadong maraming detalye - ang data lamang ng pagpaparehistro ng dokumento ay sapat na, halimbawa Ref. No. 4543 na may petsang 05/23/2014.
8. Tagapagpatupad. Ang pangalan ng departamento kung saan ang empleyado ay nagdala ng sulat na ipapadala, o ang apelyido ng empleyadong ito, ay ipinahiwatig. Inirerekomenda naming tukuyin ang departamento, dahil... ito ay isang mas permanenteng yunit sa organisasyon kaysa sa empleyado.
9. Petsa ng pagalis. Ang araw kung saan ang sulat ay ibinigay sa postal operator o ibinaba sa mailbox ay ipinahiwatig.
10. Bilang na palatandaan. Isang haligi para sa pagpahiwatig ng code kung saan maaari mong masubaybayan ang kapalaran ng liham sa website ng Russian Post.
11. Abiso. Isang kahon upang ipahiwatig na ang isang abiso ng pagtanggap ng sulat ay naibalik.
12. Tandaan. Tradisyunal na hanay para sa pagpahiwatig karagdagang impormasyon(halimbawa, tungkol sa pagbabalik ng isang liham, tulad ng sa Halimbawa 2).

Maghanap sa pamamagitan ng magazine

Dahil walang mga sulat-kamay na lagda ang kinakailangan sa journal, ito ay pinananatili sa elektronikong paraan (halimbawa, sa MS Excel). Ang layunin ng paglikha ng magazine na ito ay upang mabilis na mahanap ang anumang sulat na ipinadala ng kumpanya. Upang gawin ito kailangan mo:

• ayusin ang tuktok na linya na may pangalan ng column upang palagi mo itong makita;
• lagyan ito ng filter.

Ang lahat ng ito ay makabuluhang mapabilis ang paghahanap para sa mga titik sa talahanayan.

Upang matiyak na ang tuktok na hilera ng talahanayan ay palaging nakikita kapag nag-i-scroll sa log, kailangan mong pumunta sa tab Tingnan. Dito sa toolbar Bintana pumili ng isang pangkat Upang ayusin ang mga lugar, at sa drop-down na menu - I-freeze ang tuktok na hilera(Larawan 4). Ngayon, kahit na maraming mga posisyon sa rehistro, ang mga pangalan ng mga haligi ay maaayos sa tuktok ng talahanayan.

kanin. 4

Ang natitira na lang ay ang paganahin ang opsyong i-filter ang mga nilalaman ng column. Upang gawin ito, sa toolbar Pag-edit i-click ang icon Pag-uuri at Salain, pagkatapos ay sa pop-up window - Salain(Larawan 5).

kanin. 5

May lalabas na button na may arrow sa kanang sulok sa ibaba ng pangalan ng column - ito ang filter. Sa pamamagitan ng pag-click sa arrow ng isang partikular na column, maaari mong ayusin ang alinman sa mga value nito. Halimbawa, kailangan nating tingnan ang lahat ng mga liham na ipinadala sa OJSC Promregionaz. Mag-click sa arrow - at makikita namin ang buong listahan ng mga tatanggap na kasama sa rehistro. Aalisin namin ang tsek ang "Piliin lahat" na halaga at ilagay ito sa checkbox sa tapat ng Promregiongaz OJSC. I-click ang button OK at nakikita natin ang lahat ng mga liham na ipinadala sa organisasyong ito (Larawan 6).

kanin. 6

Kung isang beses lang ipinadala ang liham sa isang tao, mas madaling pindutin ang keyboard shortcut Ctrl + F upang ipakita ang linya ng paghahanap, ilagay ang impormasyon dito (apelyido, pamagat, lungsod, atbp.) at pindutin Hanapin ang susunod(Larawan 7). Hahanapin at i-highlight ng programa ang nais na cell.

kanin. 7

Regulasyon ng pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng koreo

Ang mga patakaran para sa pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng koreo ay maaaring maging bahagi ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina o isang independiyenteng dokumento. Sa pagpapasya nito, maaaring dagdagan sila ng organisasyon ng pamamaraan para sa pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng express mail. Narito ang isang fragment ng mga tagubilin sa trabaho sa opisina, na binabalangkas ang pamamaraan para sa pagpapadala ng mga liham sa pamamagitan ng koreo (Halimbawa 3).

Halimbawa 3

Fragment ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina

"Mga panuntunan para sa pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng express mail"

7. PAGDADALA NG MGA PALABAS NA DOKUMENTO SA PAMAMAGITAN NG POSTAL SERVICE

7.1. Ang pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng koreo (kabilang ang express mail) ay isinasagawa ng Opisina.

7.2. Ang mga liham ay tinatanggap para sa pagpapadala araw-araw, maliban sa katapusan ng linggo at bakasyon, mula 9:00 hanggang 13:00 at mula 14:00 hanggang 18:00 (sa mga pinaikling araw at pre-holiday - hanggang 17:00).

7.3. Bago magpadala ng mga dokumento, obligado ang tagapagpatupad na suriin ang pagkakaroon ng lahat ng mga pahina ng dokumento at ang kawastuhan ng kanilang lokasyon, disenyo at pagtugon, ang pagkakaroon ng mga lagda, visa, aplikasyon, data ng pagpaparehistro, sanggunian sa numero at petsa ng kahilingan (kung ang tugon sa kahilingan ay ibinigay). Ang address ng pagpapadala, kabilang ang postal code, ay naka-attach sa dokumento, at isang tala ay ginawa tungkol sa uri ng postal item: simpleng sulat, rehistradong sulat, rehistradong sulat na may simpleng abiso, rehistradong sulat na may paglalarawan ng attachment, express mail , atbp. Kung ang tinukoy na impormasyon ay nawawala, ang sulat ay ibabalik sa kontratista. Ang hindi wastong pagkaka-format ng sulat at sulat na hindi opisyal ay hindi tatanggapin para sa pagpapadala at ibabalik sa kontratista.

7.4. Ang mga dokumento ay ipinapadala sa pamamagitan ng koreo dalawang beses sa isang linggo: sa Lunes at Huwebes sa 15:00. Ang kontratista ay maaaring magpadala ng kagyat na sulat nang nakapag-iisa. Ang sulat na natanggap sa Opisina pagkalipas ng 15:00 ng Lunes at Huwebes ay ipapadala sa susunod na araw ng pagpapadala.

7.5. Ipinapadala ang mga dokumento sa pamamagitan ng express mail sa araw na natanggap ang item ng Opisina o sa susunod na araw ng negosyo kung natanggap ang item pagkalipas ng 15:00 (pagkatapos ng 14:00 sa pinaikling araw ng negosyo).

7.6. Kapag tumatanggap ng mga dokumento para sa pagpapadala, sinusuri ng espesyalista sa Opisina ang pagkakaroon ng mga lagda, reference number, pati na rin ang mga attachment na tinukoy sa pangunahing o kasamang dokumento.

7.7. Ang mga sulat na tinanggap para sa dispatch ay ipinasok sa Postal Dispatch Log (Appendix 5) at pagkatapos ay na-convert.

7.8. Ang na-convert na sulat ay kasama sa Listahan para sa pagpapadala ng parcel mail (Appendix 6). Ang listahan ay naka-print sa duplicate at nilagdaan ng empleyado ng Opisina na responsable sa pagpapadala ng sulat. Ang pirma ay pinatunayan ng selyo na "Para sa mga dokumento". Ang mga column ay pinupunan ng mail operator. Isang kopya ng listahan ang ibinalik sa Opisina at inilagay sa file.

7.9. Matapos matanggap ang abiso ng paghahatid ng sulat, ang isang empleyado ng Opisina ay naglalagay ng marka sa hanay 11 ng Postal Registration Journal at i-file ang abiso sa file.

Tiningnan namin ang mga pangunahing bahagi ng proseso ng pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng koreo. Umaasa kami na ang impormasyong ito ay makakatulong sa iyo na ayusin ang iyong trabaho nang mas mahusay.

Oo, ang pangunahing dahilan kung bakit kami nagsimulang mag-publish ng mga artikulo ay hindi gaanong madalas ay nakasalalay sa isang bahagyang pagbabago sa aktibidad... Masarap maging isang blogger, ngunit malamang na hindi kumita ng maraming pera (kahit na maliit!) sa maikling panahon. . Advertising mula sa Google Adsense, walang alinlangan na nagbubunga, ngunit, sa kasamaang-palad, bawat buwan ay wala kaming oras upang maabot ang halaga ng threshold na 100 bucks, at, nang naaayon, hindi namin mai-cash out ang kita. At dahil sa kasalukuyang sitwasyon sa buhay, kailangan talaga natin ng pera ngayon. Walang kriminal, ang apartment na tinitirhan namin ngayon ay ibinebenta at... ang pagbili ng sarili naming pugad ay maaaring mangyari sa anumang malapit na hinaharap. Iyon ang dahilan kung bakit tayo ay nasa " maleta" mode ng aktibong kumita ng pera at pag-iipon ng pera. Sa pamamagitan ng paraan, walang sinuman ang interesado sa pagbili ng isang marangyang tatlong-ruble ruble (79/46/11) sa N. Novgorod? 🙂

Sa kabila ng katotohanan na ang negosyo ng impormasyon ay dumadaan na ngayon sa mahihirap na panahon, posible na kumita ng pera nang mabilis lamang dito, at gayundin sa mga programang kaakibat (bagaman ang isang base ng subscriber ay tiyak na hindi magiging labis para sa kanilang pamamahagi). Muli naming nai-set up ang aming serbisyo sa pagkoreo, nakakonekta ang 5 nagpapadalang server at, paumanhin, paumanhin, nagpapadala kami ng mga sulat nang may dobleng sigasig. Kaya, anong oras ang pinakamagandang oras para magpadala ng newsletter? Marahil ay oras na para magpatuloy sa nakasaad na paksa ng artikulo...

Ang pinakamagandang oras para magpadala ng email newsletter

Mahalagang tandaan kaagad na ang pinakamainam na oras ng pag-mail ay nakasalalay sa uri ng nilalaman na ipinapadala. Kung gagamit ka ng pamamahagi ng e-mail para sa orihinal nitong layunin, halimbawa, para sa regular na pakikipag-ugnayan sa negosyo sa mga kasosyo, pinakamahusay na ipadala ito sa pagitan ng 11 a.m. at 3 p.m. Kung ipinadala nang mas maaga, ang tatanggap ay maaaring abala sa paglutas ng mga isyu sa trabaho sa umaga at hindi na lamang makahanap ng oras upang suriin ang mail at higit pang basahin ang mga papasok na sulat. Sa ibang pagkakataon, magkakaroon ng panganib na ang tatanggap ay wala na sa kanyang lugar ng trabaho.

Kung ang pag-mail ay isinaayos upang ipamahagi ang impormasyon ng consumer (ang aming paksa!), kung gayon sa kasong ito ang pinakamainam na oras para sa pagpapatupad nito ay dapat kilalanin oras ng gabi, ibig sabihin. mula 17 hanggang 20 oras. Ang pagpili ng panahong ito ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng katotohanan na sa gabi na ang mga tao ay madalas na suriin ang kanilang sariling mga mailbox, dahil sa araw ang mga tao ay walang libreng oras upang magbasa ng mga personal na mail at ang mga maybahay ay hindi binibilang. 🙂 Naturally, maaaring hindi ka sumasang-ayon sa aming konklusyon, ngunit batay sa bilang ng mga benta, ang pinakamatagumpay na "tambutso" ay naitala nang tumpak sa mga pagpapadala sa gabi.

Pinakamahusay na araw ng linggo para magpadala ng newsletter

Ang pagpili ng mga araw ng linggo ay nakasalalay din sa target na madla. Ang pinakamainam na araw para sa pagpapadala ng impormasyon ng negosyo ay Martes, Miyerkules at Huwebes. Ang mga liham na ipinadala sa Lunes ay maaaring manatili nang walang nararapat na pansin, dahil ang simula ng linggo sa halos lahat ng negosyo ay nauugnay sa pagpaplano ng mga aktibidad para sa mga darating na araw, pagdaraos ng mga pagpupulong at paglutas ng mga isyu na naipon sa katapusan ng linggo + ang mood sa Lunes #Gusto ko ang dagat, #gusto kong matulog, #wala akong gusto.

Sa Biyernes, karamihan sa mga empleyado ay abala na sa kanilang mga iniisip sa darating na katapusan ng linggo, o kahit na nagsusumikap na umalis sa trabaho nang maaga. Samakatuwid kahit mahalagang impormasyon madaling mauwi sa hindi nababasa.

Naka-on merkado ng mamimili Ang pinakamabisang mga pagpapadala ng koreo ay ang mga ipinadala mula Huwebes hanggang maagang Linggo ng gabi. Sa oras na ito na ang mga tao ay may pagkakataon na maging pamilyar sa mga papasok na alok nang walang labis na pagmamadali.

Ngunit kung gusto mong makamit ang mabilis at pera na mga resulta sa negosyo ng impormasyon, magpadala ng mga mail araw-araw at tingnan mo mismo kung aling araw ang iyong base ay pinaka-aktibo. Sa pagdating ng mainit na panahon at pagbubukas ng mga panahon ng dacha at nayon, ang pang-araw-araw na istatistika ay maaaring magbago ng 180 degrees. Anong uri ng mga hardinero at hardinero ang susuriin ang kanilang mail sa kasagsagan ng katapusan ng linggo? Tanging ang pinakatamad.

Pinakamainam na dalas upang magpadala ng mga newsletter

Kapag gumagawa ng iyong iskedyul ng pag-mail, may dalawang bagay na dapat isaalang-alang: sikolohikal na katangian tao:

Samakatuwid, ang average na dalas ng pagpapadala ay itinuturing na isang newsletter bawat isa o dalawang araw. Syempre panuntunang ito hindi nalalapat sa mga imbitasyon na lumahok sa iba't ibang mga kaganapan, gayundin sa pang-araw-araw na balita.

Sa pangkalahatan, ang tagumpay ng marketing sa email ay higit na nakadepende sa uri ng mga produkto o serbisyong pino-promote. Malaki rin ang impluwensya ng tagal ng pagkakaroon ng isang produkto o serbisyo sa merkado. Bilang isang tuntunin, ang pagpapadala ng impormasyong pang-promosyon tungkol sa mga pinakabagong bagong produkto ay nagpapasigla ng mga benta nang higit pa kaysa sa kaso ng malawakang mga alok.

Kailan ang pinakamahusay na oras upang magpadala ng isang newsletter? Nakatuon sa aktibidad ng aming base at mga bagay na pang-promosyon na aming inaalok, ang pinakamabisang oras ay Huwebes/Biyernes/Sabado pagkatapos ng 17.00 oras ng Moscow. Ngunit sa anumang kaso ay hinihikayat ka naming magpadala ng mga mensahe sa parehong mga araw na ito. Kailangan mong subukan ang lahat, dahil ang ganap na anumang pansamantalang opsyon ay maaaring gumana.

Hangad namin sa iyo ang malaking kita at mga aktibong subscriber lamang. Tiyaking isaalang-alang din ang mga artikulong ito.

Napansin mo ba na sinusubukan ng bawat indibidwal na kumpanya na magpadala mga email humigit-kumulang sa parehong oras? Karaniwan silang dumarating sa gabi o sa gabi, madaling araw. Nakakatuwa kung paano tulog ang audience. Bilang resulta, sa oras na magising ka, puno na ang iyong mailbox. Sa tingin namin ay pamilyar ka dito mismo. Ang pagtanggal ng karamihan sa mga papasok na mensahe ay nagiging bahagi ng isang nakakainis na ritwal sa umaga. Maaaring masiyahan ka sa pagbabasa tungkol sa data-driven na marketing, ngunit hindi sa 7am.

Ang mga araw na nag-check kami ng email dalawang beses sa isang araw - umaga at gabi - ay nahulog sa limot. Ngunit ang ilang mga kumpanya, sa kasamaang-palad, ay sumusunod pa rin sa iskedyul na ito. Ang diskarteng ito ay kasingtanda ng mala-hiyas na iMac o gateway na computer na nangangalap ng alikabok sa basement. Ang pagsusumikap na ginawa mo sa kalidad ng nilalaman ay nasasayang kung pipiliin mo ang maling oras upang ipadala ang iyong email.

Iminumungkahi namin na maunawaan mo kung kailan ang pinakamahusay na oras upang magpadala ng mga liham. Upang malaman, ginamit namin ang pinakapang-agham na pamamaraan: nag-subscribe kami sa 100 iba't ibang mga mailing list at naitala ang oras na natanggap namin ang mga sulat.

Mag-order ng Email Marketing para sa Negosyo

Ipadala sila sa pagitan ng 11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 o 14:00 – 15:00

Angkop ang diskarteng ito sa mga kaso kung saan mababa ang bukas na rate ng mga email at bumababa ang bilang ng mga subscriber.

Sa pamamagitan ng paraan, sa panahon ng pag-aaral, walang isang sulat ang dumating sa tinukoy na mga agwat. Nasa ibaba ang graph:

Alin sa mga sumusunod na pagitan ang pinakamainam? Ang panahon sa pagitan ng 14:00 at 15:00 ay may pinakamalaking potensyal. 11:00 – 12:00 at 13:00 – 14:00 ay masyadong malapit sa tanghalian, maaaring mawala ang sulat. Kahit na nagko-cover ka ng isang nakakatawang paksa at inaasahan na babasahin ito ng mga tao sa kanilang break, magandang ideya pa rin na ipadala ito sa pagitan ng dalawa hanggang alas-tres ng hapon. Sa ganitong paraan, maaaring magpahinga ang iyong audience habang nagba-browse sa kanilang mga email. Palaging nililinis ng mga tao ang kanilang mga email sa umaga, ngunit kalaunan ay napapagod sila at nangangailangan ng ilang "pagpapaliban." Ang iyong mensahe ay magiging kapaki-pakinabang para sa mga ganitong kaso.

O mula 10:00 hanggang 11:00

Kung hindi mo nais na ikaw lang ang nagpapadala ng mga email sa isang partikular na panahon, mayroong isang mainam na oras. Noong nagsagawa kami ng pananaliksik, halos walang mensahe mula 10 hanggang 11, o sa halip, isang mensahe lang ang dumating. Samakatuwid, may magandang pagkakataon na makatiis sa naturang kompetisyon.

Gaya ng makikita mo sa graph sa itaas, kaunti lang ang mga panahon kung kailan kakaunti ang mga titik na dumating. Ngunit sa mga tuntunin ng pagiging kapaki-pakinabang, hindi sila nasa parehong antas ng panahon mula 10 hanggang 11. Halimbawa, mula 9 hanggang 10 ang araw ng trabaho ay karaniwang nagsisimula, at mula 16 hanggang 17 ito ay nagtatapos. Nangangahulugan ito na kailangan mong labanan nang husto para sa atensyon ng madla. Upang maiwasan ang ganitong pag-unlad ng mga kaganapan, piliin ang panahon mula 10 hanggang 11. Sa oras na ito, ang mga mambabasa ay mauupo na sa kanilang lugar ng trabaho, magkakabisa ang kape, at magkakaroon ng zero sa inbox. Siguradong ito pinakamahusay na oras para sa mga kawili-wiling titik.

Bukod pa rito, may natuklasan kaming kakaiba: sa pagitan ng 10 at 11, nagpapadala ng mga liham ang mga eksperto at pinuno ng opinyon. Nakatanggap kami ng isang mensahe, ngunit hindi mahalaga. Ang mahalaga ay ang puwang ay nagbibigay ng pagkakataong mamukod-tangi.

Mula 18:00 hanggang 19:00 - hindi kailanman

Ito pinakamasamang panahon Para sa email newsletter. Napakaabala nito na sa oras ng aming pananaliksik, nakatanggap kami ng higit sa 10% ng mga email sa tinukoy na oras. Ito ay halos 3 beses na mas mataas kaysa sa karaniwan. Ang graph ay nagpapakita ng data nang malinaw.

Tulad ng nakikita mo, kung magpasya kang magpadala ng liham sa panahong ito, kailangan mong makipagkumpetensya para sa atensyon ng madla. Gayunpaman, tandaan: mula 6 hanggang 7 pm mayroong humigit-kumulang 50 beses na mas maraming email. Kung hindi mo gustong mag-hang ang mensahe sa iyong mailbox tulad ng dead weight, inirerekomenda namin na huwag magpadala ng mga sulat sa panahong ito. Hindi malinaw kung bakit nagpasya ang mga brand na magpadala ng mga lingguhang newsletter sa partikular na oras na ito. Kakauwi lang ng mga tao at nagpapahinga. Mas malamang na magbukas sila ng email na may impormasyon tungkol sa mga libangan, kawili-wili o aktibong aktibidad.

Sa kasong ito, kakailanganin mong makipagkumpitensya sa maraming iba pang mga mensahe para sa atensyon ng mga user o tanggapin na hindi ka pinansin.

Iwasan ang oras pagkalipas ng 21:00 at bago ang 7:00

Isa sa pinaka mga simpleng paraan Kung ang isang email ay napupunta sa basurahan sa umaga, nangangahulugan ito na ipapadala ito sa gabi. Inaasahan mong tulog ang mga tao at basahin ang mensahe sa umaga. Iniisip ng ilang kumpanya na gusto naming malaman ang pinakabagong balita sa marketing Social Media sa 6:00. Gayunpaman, ito ang huling hiling sa gayong oras. Magiging ibang bagay kung ang mensahe ay tungkol sa paghahatid ng kape sa kama. Sa kasamaang palad, maraming mga kumpanya ang gumagamit ng hindi napapanahong pamamaraan na ito.

Maaari kaming pumunta sa post office anumang oras, hindi namin kailangang gumising sa isang tiyak na sandali upang malaman ang balita o basahin ang isang sulat. At ang mga mensaheng ipinadala sa gabi ay maaaring mapunta sa listahan na hindi kailanman makukuha ng mga tao.

Sa panahon ng pag-aaral, nakatanggap kami ng higit sa 60% ng mga email sa pagitan ng 9:00 pm at 7:00 am.

Humigit-kumulang 40% sa kanila ang dumating sa pagitan ng 21:00 at 2:00. Sa lahat ng mga mensaheng ito kailangan mong "makipagkumpitensya" para sa atensyon ng mga gumagamit. Karamihan sa iyong madla ay natutulog, at ang mga gising ay hindi gustong basahin ang newsletter sa sandaling ito. Alinsunod dito, ang liham ay ipinagpaliban hanggang sa umaga, at pagkatapos ay tinanggal o nakalimutan ang tungkol dito. Bilang resulta, ang lahat ng iyong trabaho ay walang kabuluhan. Kaya't huwag hayaang masayang ang nilalaman dahil lang sa mali ang timing.

Ang Miyerkules at Sabado ay isang magandang solusyon

Sa pamamagitan ng pagkakatulad sa panahon ng araw, mahalaga din na bigyang-pansin ang araw ng linggo. Kung magpapadala ka ng mensahe sa mga tinukoy na araw, sila ay magiging isang uri ng "beacon" ng kalidad ng nilalaman.

Kapag ang paksa ay tungkol sa pagpapahinga at libangan, mas gusto ang Sabado. Ang madla ay higit na tumatangkilik sa teksto kapag nagbabasa tungkol sa isang bagay na maaaring ipatupad ngayon. Ang mga tao ay magkakaroon din ng mas maraming oras upang "digest" ang kanilang nabasa. Sa alinmang sitwasyon, subukang magpadala sa parehong Miyerkules at Sabado upang makita kung ano ang gumagana para sa iyo.

Bakit hindi ginawa ng Linggo ang TOP list? Sa katunayan, ang isang mensahe na ipinadala sa araw na iyon ay mawawala sa shuffle at mapupunta sa basurahan sa Lunes ng umaga. Bukod dito, sa Linggo ang mga tao ay maaaring walang oras na magbasa.

Ang Huwebes ang pinakamasamang araw para magpadala ng mga email

Ang pagtukoy sa pinakamainam na araw para sa mga titik ay hindi napakadali. Sa kabutihang palad, ang pinakamasama ay naging mas madali.

Sa araw na ito, doble ang dami ng mga liham na ipinapadala kaysa sa Miyerkules at Sabado. Halos 25% ng lahat ng mga mensahe ay dumating noong Huwebes.

Ang ilang mga eksperto ay nagtalo na ang Martes at Huwebes ay mas magandang araw para sa pagpapadala ng koreo. Sinunod ng mga tao ang payo nang walang taros sa loob ng maraming taon. Bilang resulta, sila ang naging pinakamasamang solusyon.

mga konklusyon

Ngayon ay kailangan naming mag-unsubscribe mula sa 100 mailings o tanggalin ang email address nang buo. Gayunpaman, ang eksperimento ay nagbigay sa iyo ng mahalagang insight sa pinakamainam na oras upang magpadala ng mga email.

Tandaan:

1. Mag-post sa pagitan ng 11am at 12pm, 1pm at 2pm, o 2pm at 3pm.
2. Ang isa pang magandang panahon ay mula 9 hanggang 10 ng umaga.
3. Kung ang mensahe ay nauugnay sa trabaho, ipadala ito sa mga naaangkop na oras.
4. Iwasang magpadala ng mga email sa panahon ng abala (kapag dumating o umalis ang mga tao sa trabaho) gaya ng 8 a.m. o 5 p.m.
5. Ang mga mensaheng ipinadala sa gabi o madaling araw ay isang masamang ideya.
6. Ang Huwebes ay ang pinakamasamang araw para sa pagpapadala ng koreo.
7. Mas mainam din na huwag magsulat tuwing Lunes at Biyernes.
8. Ang pinakamainam na araw ng linggo ay Miyerkules.

Ang pangunahing bagay ay subukan ang mga tip na ito sa iyong madla.