Keberhasilan dalam aktivitas organisasi, perusahaan komersial, atau perusahaan mana pun terkait erat dengan budaya perilaku dan etiket. Segala tindakan pimpinan dan karyawan tentunya harus memperhatikan kaidah sopan santun dan sesuai dengan situasi.
Salah satu bagian terpenting dari etiket adalah korespondensi bisnis.
Diperkirakan hampir 50% waktu di tempat kerja dihabiskan untuk mengurus surat-surat dan surat. Namun hal ini perlu, karena korespondensi bisnis yang kompeten dapat secara signifikan meningkatkan omset perusahaan dan mempercepat interaksi berbagai layanan dan departemen.
Tentu saja, ada pola tertentu di sini, dan kami pasti akan membicarakannya di artikel ini. Aturan korespondensi bisnis telah lama distandarisasi. GOST R.6.30-2003 yang ada akan membantu Anda menempatkan teks dengan benar pada lembar, memberi tahu Anda indentasi, margin, dan font apa yang harus dibuat. Korespondensi bisnis ditandai dengan keseragaman dan pengulangan pola bicara.
Namun, surat apa pun bersifat individual. Identitas pengirim, posisinya, situasi dan penerimanya meninggalkan jejak besar di atasnya. Sampai batas tertentu, korespondensi bisnis merupakan kombinasi kreativitas dan kerja keras.
Jenis korespondensi bisnis
Aliran dokumen dilakukan di atas kertas dan melalui email.
Semua korespondensi di perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berikut:
Korespondensi resmi/informal;
Internal dan eksternal.
Korespondensi resmi meliputi penawaran komersial, surat ucapan terima kasih dan jaminan, perjanjian perdagangan, pesanan untuk perusahaan, tanggung jawab pekerjaan, permintaan, tuntutan, klaim.
Korespondensi informal mencakup berbagai ucapan selamat dari mitra bisnis, pelanggan, dan karyawan; belasungkawa, permintaan maaf, undangan dan terima kasih.
Dokumen internal hanya beredar antar departemen dalam satu perusahaan, sedangkan dokumen eksternal melampaui batasnya.
Aturan korespondensi bisnis: konten internal
Syarat utamanya adalah singkatnya dan kejelasan surat. Jangan merentangkan teks menjadi beberapa halaman. Pilihan terbaik- cocok menjadi satu.
Aturan korespondensi bisnis melibatkan pengecualian kata-kata dan ekspresi yang kompleks, tidak dapat dipahami, asing, dan sangat terspesialisasi dari teks. Semua kalimat harus pendek, dengan pemikiran utama penulis dan tanpa “air”.
Hindari penafsiran ganda dalam surat Anda, jika tidak, jika timbul perselisihan, akan lebih sulit untuk mempertahankan sudut pandang Anda dan membuktikan apa yang Anda maksud dengan frasa tertentu.
Aturan penulisan surat menyurat bisnis mewajibkan penulis memanggil penerima dengan nama dan patronimiknya, didahului dengan gelar “Yang Terhormat…”. Dan pastikan untuk menggunakan “Anda”, meskipun Anda memiliki hubungan persahabatan yang baik dengan penerima surat.
Dalam pendahuluan, selain menyebutkan nama belakang dan nama depan, tujuan utama pesan juga disebutkan. Contoh korespondensi bisnis cukup mengetahui template dan klise untuk kasus seperti: “Sehubungan dengan surat sebelumnya…”, “Kami ingatkan…”, “Izinkan kami informasikan…” dan lain-lain.
Melembutkan jawaban yang kurang menyenangkan bagi penerimanya (penolakan tawaran, penolakan kerja sama) dengan kalimat: “Sayangnya, kami tidak akan dapat memanfaatkan kondisi yang diusulkan…” atau serupa.
Dokumentasi kertas eksternal
Setiap surat bisnis harus ditulis pada kop surat perusahaan dengan rincian perusahaan dan semua informasi kontak.
Pastikan untuk menunjukkan tanggal yang tepat dokumen.
Sudut kanan atas lembaran diisi dengan inisial penerima dan alamat perusahaan penerima.
Pecahkan teks menjadi paragraf-paragraf yang bermakna agar pembaca lebih mudah memahami dan memahaminya. Tidak lebih dari 4-5 baris.
Menulis semua kata dengan huruf kapital adalah bentuk yang buruk.
Dokumen dapat dilampirkan pada surat itu. Dalam hal ini, mereka dicantumkan dalam baris terpisah di bagian kiri bawah lembar. Oleh etika bisnis Tanggapan terhadap surat tersebut harus diterima dalam waktu 10 hari. Jika masalah memerlukan lebih banyak waktu untuk diselesaikan, penerima harus memberitahukan hal ini.
Setelah menulis, pastikan untuk memeriksa kembali teks dengan cermat untuk menemukan kesalahan, baik ejaan maupun tata bahasa. Jika Anda punya waktu, sebaiknya simpan surat itu dan kembali lagi nanti. Biasanya, ketidakakuratan akan ditemukan yang tidak diketahui pada awalnya. Nasihat ini paling penting ketika menanggapi keluhan pelanggan. Anda tidak boleh membuat seseorang semakin kesal dengan surat yang ditulis secara buta huruf.
Setelah dokumen ditulis dan diperiksa beberapa kali, cetaklah pada kertas A4. Ukuran ini adalah ukuran standar yang digunakan untuk korespondensi apa pun, meskipun teksnya sendiri hanya memakan setengah lembar.
Uji tinta pada printer sebelum mencetak untuk menghindari hasil yang buram atau tidak rapi.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat melampirkan kartu nama Anda ke dokumen, dan melampirkan lembar cetakan itu sendiri ke dalam file transparan.
Amplop bermerek dengan logo perusahaan juga dianggap sebagai bentuk yang baik.
Aturan untuk melakukan korespondensi bisnis informal seringkali lebih emosional daripada di surat-surat bisnis dan tidak terlalu klise. Singkatan dan penggunaan kata sifat berwarna-warni cocok di sini, misalnya dalam ucapan selamat: luar biasa, responsif, baik hati.
Email bisnis
Fakta bahwa Anda tidak mengirim korespondensi dalam amplop melalui jaringan pos seharusnya tidak membuat Anda santai. Aturan korespondensi bisnis juga berlaku dalam kasus ini.
Pesan bisnis elektronik yang kompeten dan benar menciptakan citra positif baik bagi perusahaan maupun orang tertentu. Reputasi dalam bisnis sangat berharga!
Aturan dasar untuk korespondensi melalui email
Gunakan alamat email kantor Anda hanya untuk tujuan yang dimaksudkan.
Perhatikan nama kotak surat. Jangan menggunakan nama yang salah saat bekerja, seperti “baby”, “superman”, meskipun nama tersebut disebutkan dalam transkripsi bahasa Inggris.
Selalu isi kolom “subjek”, jika tidak, surat Anda mungkin berakhir di spam. Deskripsi seperti “rencana”, “daftar”, “proposal komersial”, “laporan” tidak cocok. Mungkin ada cukup banyak surat serupa di kotak masuk penerima Anda. Buatlah sespesifik mungkin tentang isi pesan Anda. Jangan gunakan lebih dari lima kata. Gunakan huruf besar pada subjek Anda. Tidak perlu memberi titik di akhir.
Jika Anda membalas email yang diterima sebelumnya, pastikan untuk menghapus “Re” di baris subjek.
Gaya komunikasi
Simpan surat itu dalam format bisnis. Hilangkan nada mengancam, memohon, dan memerintah.
Aturan korespondensi bisnis elektronik tidak mengizinkan penggunaan emotikon atau sejumlah besar tanda tanya atau tanda seru dalam teks.
Bersikap sopan. Ucapan salam wajib di awal dan perpisahan kepada lawan bicara di akhir adalah bentuk yang baik. Misalnya, “Dengan hormat…” atau seperti ini: “Hormat kami…”.
Korespondensi email bisnis dan “ peraturan Emas": jangan mencampurkan beberapa topik berbeda dalam satu pesan. Lebih baik mengirim serangkaian surat.
Panjang email harus setengah dari panjang surat kertas.
Bekerja dengan lampiran
Apabila terlalu banyak informasi yang ingin disampaikan, jangan dicantumkan semuanya dalam badan surat, tetapi lampirkan sebagai dokumen tersendiri sebagai lampiran.
Demi kenyamanan penerima, ganti nama dokumen yang Anda siapkan dengan nama yang dapat dimengerti olehnya. Ini akan menunjukkan minat Anda dan memenangkan hati Anda. Pikirkan tentang berapa banyak folder kerja yang dimiliki penerima di komputernya dan bagaimana dia akan mencari surat Anda di antara folder tersebut.
Pastikan untuk memberi tahu penerima tentang file yang Anda kirim agar dia tidak menganggapnya sebagai virus sembarangan. Arsipkan dokumen berukuran besar.
Yang terbaik adalah mengirim lampiran yang terlalu besar (lebih dari 200 kbytes) dengan cara lain, misalnya melalui server ftp.
Beberapa server email tidak mengizinkan format seperti COM, EXE, CMD, PIF dan sejumlah lainnya melewati dan memblokirnya.
Jika ada beberapa penerima surat Anda, luangkan waktu untuk menghapus semua bukti penerusan massal setiap saat. Penerima tidak memerlukan informasi tambahan tersebut sama sekali. Perintah "bcc" akan membantu Anda.
Aturan untuk melakukan korespondensi bisnis surel melibatkan memberi tahu pihak lain tentang penerimaan korespondensi. Jika aktif saat ini tidak ada kesempatan untuk menjawab, beri tahu lawan bicara Anda tentang hal ini. Simpan riwayat korespondensi Anda untuk menghindari pertanyaan dan proses lebih lanjut.
Jika tanggapannya penting dan mendesak, diperbolehkan untuk memberi tahu penerima tambahan melalui telepon, Skype atau ICQ. Jika setelah ini hasil positif gagal mencapainya, ingatkan diri Anda lagi.
Tidak jarang ketika Anda meminta dokumen, Anda menerima surat kosong dengan file terlampir sebagai tanggapan. Ini tidak bisa diterima. Contoh korespondensi bisnis mengharuskan informasi yang relevan ditempatkan di badan dokumen. Misalnya, ini: “Saya mengirimkan data yang diperlukan untuk permintaan Anda.”
Jangan lupa cantumkan koordinat di akhir surat: semua metode yang tersedia koneksi, posisi, situs web perusahaan, tautan ke jejaring sosial.
Saat menulis kontak organisasi, berikan informasi sebanyak mungkin - nomor telepon dengan kode area, alamat dengan kode pos. Bagaimanapun, komunikasi Anda tidak hanya terjadi dengan penduduk di wilayah Anda. Jika Anda memiliki semua informasi, akan lebih mudah untuk menghubungi Anda.
DAN aturan terakhir: siapa pun yang memulai korespondensi harus menyelesaikan dialog elektronik.
Kesimpulan
Korespondensi bisnis- ini masalah yang rumit. Terkadang satu pandangan saja sudah cukup untuk membentuk opini pasti tentang seseorang dan organisasi yang diwakilinya. Pengetahuan tentang aturan surat Bisnis dapat sangat membantu dalam karir Anda.
Siapa pun yang berusaha tampil baik di kalangan bisnis selalu menggunakan. Dan dia selalu mengingat hal utama - email tidak boleh menodai penerimanya, reputasi perusahaan tempat dia diwakili, atau citra bisnisnya.
Kemampuan untuk melakukan korespondensi elektronik bisnis dengan benar dan kompeten adalah komponen utama dari citra seorang manajer modern. Ini merupakan tanda tingkat budaya umum dan indikator profesionalisme pribadi. Sesuai dengan bagaimana seseorang mampu merumuskan dan memformalkan pemikirannya, seseorang dapat dengan yakin menilai sikapnya terhadap orang lain dan terhadap dirinya sendiri. Email yang ditulis sembarangan dapat dengan mudah merusak reputasi bisnis penulisnya di mata mitra dan kolega.
Aturan korespondensi bisnis melalui email
1. Gunakan alamat email kantor Anda hanya untuk tujuan bisnis. Jika Anda mengirim surat dari server kerja saat sedang bekerja, surat tersebut akan disimpan, baik surat keluar maupun surat masuk. Majikan Anda dapat membaca surat itu kapan saja. Hanya melakukan korespondensi bisnis di dalam tembok kantor.2. Pahami dengan jelas kepada siapa pesan Anda ditujukan dan kepada siapa informasi yang terkandung di dalamnya mungkin berguna. Kepada siapa suratmu ditujukan? Kepada klien? Untuk pasangan? Kolega? Untuk bawahan? Kepada bos? Penerima ditunjukkan di kolom "kepada", yang berminat ditunjukkan di kolom "salinan". Jangan pernah mengirimkan salinan tambahan, terutama kepada atasan Anda. Jika pihak ketiga disebutkan dalam email, maka biasanya mereka juga dicantumkan di kolom “copy”.
3. Rumuskan sendiri tujuan pesan tersebut. Tujuan apa yang Anda tetapkan untuk diri Anda sendiri: apa yang ingin Anda capai dari pembaca surat Anda? Reaksi apa yang Anda harapkan? Penerima, setelah membaca pesan Anda, harus segera memahami apa yang Anda butuhkan darinya. Aturan untuk melakukan korespondensi elektronik:
Jika Anda ingin menghadirkan perspektif individu pada suatu peristiwa - dari orang pertama (kami, saya)
Jika pesan Anda bersifat penyelidikan atau instruksional - dari orang ke-2 (Anda, Anda)
Jika Anda menulis surat sebagai pengamat luar dan ingin memberi tahu penerima tentang fakta atau peristiwa yang telah terjadi - sebagai orang ke-3 (mereka, dia, dia).
4. Jangan biarkan kolom “subjek” kosong. Kebanyakan orang yang menerima email mulai memeriksa korespondensi dengan melihat kolom subjek. Seseorang membuat keputusan untuk membaca surat dalam beberapa detik, sehingga isi surat itu harus tercermin pada baris subjek. Topiknya harus singkat, spesifik dan informatif.
5. Jaga agar isinya tetap jelas: alamat dan salam, bagian utama, ringkasan, tanda tangan, kontak. Surat apa pun harus berisi etiket email. Jangan malas dan jangan melewatkan satu bagian pun dari konten yang diterima; surat yang diformat dengan benar merupakan indikator profesionalisme Anda.
6. Menyapa dan menyapa lawan bicara merupakan indikator rasa hormat Anda terhadapnya. Jika memungkinkan, awali setiap surat dengan pesan pribadi dan salam. Salah satu tanda kesopanan adalah menyapa lawan bicara dengan menyebutkan namanya. Setelah alamat, beri tanda koma jika Anda ingin memberikan pesan yang bersifat sehari-hari. Dan jika Anda ingin menekankan formalitas dan signifikansi, gunakan tanda seru, meskipun surat ini ditujukan kepada rekan kerja yang sering berkomunikasi dengan Anda.
7. Berpegang teguh pada prinsip: singkat dan jelas (KY). Salah satu aturan utama korespondensi email bisnis adalah “kata minimum - informasi maksimum.” Sampaikan pemikiran Anda secara spesifik (jelas), konsisten, ringkas dan mudah dipahami. Kalimatnya harus pendek, sehingga memudahkan penerima menyampaikan informasi yang diperlukan. ada satu "Peraturan Emas email – porsi, satu topik – satu huruf. Lebih baik mengirim beberapa email (masing-masing dengan satu topik) daripada satu pesan besar dengan beberapa ide yang tidak berhubungan.
8. Jangan mengubah komunikasi informal menjadi korespondensi bisnis. Tidak ada emosi di email! Jika Anda ingin menekankan poin-poin yang tercantum dalam pesan email Anda secara emosional, subteks emosional harus disembunyikan di balik nada presentasi yang netral, tenang secara lahiriah, dan benar. Hal ini dicapai melalui konten, bukan melalui bahasa.
9. Patuhi struktur teks utama surat yang jelas. Paling sering, sebuah surat terdiri dari tiga bagian:
Alasan penulisan surat itu (alasan, alasan). Bagian ini biasanya sesingkat mungkin
Presentasi yang konsisten tentang esensi masalah
Solusi, permintaan, proposal, kesimpulan
10. Penampilan Pesannya harus sangat mudah dimengerti. Bagilah teks menjadi beberapa paragraf, yang tidak boleh lebih dari lima hingga enam baris. Lebih baik memisahkan paragraf satu sama lain dengan baris kosong. Pilih satu warna dan satu font agar teks terlihat lebih baik. Sebaiknya tidak menggunakan tanda seru, emotikon, singkatan, atau elemen kursif kecuali benar-benar diperlukan.
11. Menulis dengan benar. Tulisan yang buta huruf menandakan bahwa penulisnya kurang berpendidikan. Reputasi bisnis Anda didiskreditkan oleh kesalahan ketik dan kesalahan dalam teks. Sebelum mengirim surat, etiket email menyarankan agar Anda membaca kembali surat itu dengan cermat. Banyak program email dan editor teks dapat memeriksa tanda baca dan ejaan, dan jika ditemukan kesalahan, mereka menawarkan opsi koreksi. Layanan ini diperlukan untuk menulis email.
12. Pertimbangkan dokumentasi apa saja yang perlu disertakan dalam lampiran. Anda tidak boleh mencantumkannya di badan surat Informasi rinci, lebih baik mengirimkannya sebagai file terpisah. Di baris subjek email, pastikan untuk menunjukkan file mana yang Anda masukkan, jika tidak, penerima dapat menganggapnya sebagai virus. Semua file harus dipindai dengan perangkat lunak anti-virus sebelum dikirim.
13. Selalu tulis informasi kontak dan berlangganan. Ini akan menunjukkan sisi baik Anda dan menunjukkan sisi baik Anda kualitas profesional. Tanda tangan tidak boleh lebih dari lima atau enam baris. Itu harus terdiri dari nama perusahaan, nama depan dan belakang Anda, dan posisi Anda. Biasanya, untuk penerima eksternal, alamat email, nomor telepon, dan alamat situs web perusahaan Anda juga dicantumkan.
14. Postscript sangat jarang digunakan dalam korespondensi bisnis. Jika Anda menggunakan catatan tambahan dalam pesan Anda, ini merupakan indikasi bahwa Anda kurang memikirkan isi surat tersebut.
15. Hanya di kasus-kasus khusus tanda terima telah dibaca diberikan. Biasanya, tanda terima telah dibaca harus ditetapkan hanya untuk penerima eksternal dan hanya jika respons diharapkan dari penerima.
16. Gunakan kotak centang “sangat penting” hanya jika benar-benar diperlukan. Jika email berisi informasi penting yang memerlukan perhatian segera, atur tingkat kepentingannya ke “tinggi”. Ini akan menyorot email Anda di kotak masuk Anda. Namun tidak disarankan untuk menyalahgunakan fungsi ini jika tidak perlu.
17. Baca kembali surat tersebut sebelum mengirimkannya. Apakah semuanya ringkas, spesifik, dapat dimengerti, dan adakah informasi yang tidak sesuai atau kesalahan tata bahasa? Apakah rincian penerima sudah benar? Periksa urutan dan logika presentasi.
18. Segera membalas email. Pemberitahuan diterimanya surat merupakan tanda penghormatan terhadap rekan kerja atau pasangan, tanda sopan santun. Jika saat ini Anda tidak dapat menjawab surat tersebut, maka Anda perlu memberi tahu penulisnya dan berjanji akan segera menjawabnya pada kesempatan pertama. Jawablah semua pertanyaan yang diajukan secara konsisten. Jangan memulai balasan Anda dengan surat baru. Jika surat tidak dibalas dalam waktu 48 jam, penerima mungkin mengira suratnya diabaikan atau hilang.
19. Orang yang memulai korespondensi mengakhiri dialog elektronik.
20. Ingat itu Aturan untuk korespondensi email, atau lebih tepatnya kepatuhan mereka merupakan indikator manajer profesional modern.
Dalam kondisi dunia modern kontak bisnis sering kali dimulai dengan korespondensi bisnis - suatu bentuk interaksi bisnis tertulis, yang mencakup segala jenis korespondensi (surat, pesan, dll.) yang dikirim oleh pejabat mana pun atas namanya dan berdasarkan jabatannya.
Aspek penting adalah kepatuhan terhadap standar etiket tertentu. Jika tidak, koneksi yang sudah terjalin bisa terputus dan klien atau mitra bisnis bisa hilang. Korespondensi bisnis yang dirancang dengan baik berkontribusi pada kesan paling baik tentang Anda atau perusahaan.
Menguasai keajaiban huruf penting bagi setiap orang. Misalnya saat mencari pekerjaan baru: menyusun dan mengirimkan resume, tugas tes, surat pengantar, informasi tambahan tentang diri Anda, menyepakati waktu pertemuan.
Menariknya, aturan korespondensi bisnis yang ada saat ini dikembangkan sekitar 150 tahun yang lalu di Inggris.
Jenis surat bisnis
Untuk memutuskan cara membuat surat, Anda perlu mengetahui perbedaan jenisnya. Ini akan membantu Anda menentukan topik pesan dan desainnya yang benar. Ini akan membantu Anda menghindari terlihat bodoh di mata lawan penting.
Menurut struktur desainnya ada:
- Surat komunikasi
Ini termasuk surat penolakan, klaim, alasan, dan pengakuan. Segala sesuatu yang digunakan seorang karyawan dalam menjalankan aktivitas profesionalnya.
- Surat persetujuan
Jenis tulisan yang penting. Berkat dia, hasil pertemuan dirangkum, kesepakatan dibuat, waktu penyelesaian tugas ditentukan, dan kedua belah pihak yakin akan pemahaman yang benar tentang kontrak.
Aturan Surat Bisnis
Cara blogger membiarkan dirinya mengekspresikan diri bukanlah pilihan Anda. Tidak ada alasan untuk kesalahan dan kesalahan ketik. Anda tidak dapat menghibur diri dengan kesulitan belajar bahasa sejak masa kanak-kanak. Anda harus menuntut diri sendiri sebanyak mungkin. Jika tidak, hal itu memberikan gambaran yang tidak baik tentang kepribadian dan pendidikan Anda.
Keunikan korespondensi bisnis adalah kesalahan ejaan kata-kata profesional dianggap sebagai indikator ketidakmampuan seseorang di bidang yang dipilih.
Aturan Dasar:
- Berhenti menggunakan kata-kata definisi yang tepat yang kamu tidak tahu. Sebagai upaya terakhir, periksa artinya di kamus.
- Hindari menggunakan terminologi tertentu. Beberapa kata mungkin asing bagi lawan bicaranya dan mungkin disalahartikan olehnya. Etiket korespondensi bisnis dalam kasus-kasus seperti itu melibatkan pemberian penjelasan tentang istilah dan singkatan.
- Tulis dalam kalimat pendek. Konstruksi yang panjang dan kemerahan cocok untuk menulis novel, dan bukan untuk negosiasi bisnis.
- Pertama ketikkan pesan bukan di badan surat, melainkan di dokumen di komputer atau editor online Anda. Aspek positifnya adalah pemeriksaan ejaan dan tanda baca teks secara otomatis. Hal ini juga mencegah surat terkirim secara tidak sengaja kepada penerima sebelum waktunya atau hilang karena browser ditutup atau internet terputus. Bekerja di Microsoft Word, gunakan penyimpanan otomatis material pada interval tertentu.
- Anda sebaiknya menghindari mengetik pesan di ponsel atau tablet Anda. Ada risiko koreksi otomatis yang tidak tepat.
- Sebelum mengirim, periksa kesalahan dan konsistensi teks. Disarankan untuk memeriksa kembali teks yang diketik setelah satu jam, untuk sementara beralih ke hal lain dan melupakan menulisnya. Ini akan membantu Anda melihat teks dari sudut pandang yang berbeda, melihat semua ketidakakuratan.
Memformat surat bisnis
Diperlukan Perhatian khusus hingga detail saat mempersiapkan dan memelihara korespondensi. Ini juga menunjukkan rasa hormat terhadap lawan dan memungkinkan Anda menghemat waktu yang bisa digunakan untuk mengulang materi.
Aspek-aspek berikut tidak boleh diabaikan:
- Pengisian baris subjek surat dengan benar
Jika ini pesan pertama, judulnya mungkin cerah. Namun jika komunikasi dengan lawan bicara sudah ada, sebaiknya pokok surat disampaikan secara singkat dan padat. Ini adalah dasar-dasar komunikasi. Mereka membantu Anda menemukan pesan setelah beberapa saat sehingga membaca ulang akan mudah bagi pengirim dan penerima.
- Kutipan
Pesan yang Anda kirim mungkin berisi pertanyaan yang harus Anda jawab. Masuk akal untuk menjawabnya dengan mengutip masing-masing secara terpisah. Saat mengirim surat dengan beberapa penerusan, ada baiknya menggunakan penomoran dan membagi teks menjadi paragraf. Dengan cara ini lawan bicara akan mengetahui dengan jelas pertanyaan apa yang Anda jawab.
Rantai kutipan yang berlebihan menciptakan rasa kekacauan dalam komunikasi. Namun, jika ada kebutuhan untuk kembali ke pesan yang dikirim sebelumnya atau mengingatkan lawan bicara tentang sesuatu, hal ini layak dilakukan. Khususnya dalam hal anggaran, paket layanan, dan waktu.
- Memperhitungkan semua informasi yang diterima
Saat menulis surat, Anda harus mengomentari secara singkat semua dokumen yang dilampirkan oleh Anda atau lawan bicara Anda. Dengan cara ini penerima akan segera mengetahui isi file apa yang menunggunya.
- Tanda tangan Anda sendiri dianalogikan dengan kartu nama
Korespondensi bisnis memerlukan tanda tangan. Bisa dibuat otomatis, kemudian akan ada di setiap surat yang dikirim. Bagaimana cara membuat tanda tangan yang informatif? Gunakan nama depan dan belakang Anda, posisi saat ini, kontak kerja dan logo perusahaan.
Misalnya: “Dengan hormat, Ivan Ivanov, manajer proyek Anda, nomor telepon, atau pengirim pesan lainnya.” Atau “Salam, Ivan Ivanov…”.
Tanda tangan juga bisa menarik dan kreatif, menunjukkan hubungan khusus dengan perusahaan atau tujuan. Misalnya, karyawan jaringan industri buku dapat menggunakan frasa “Saya sedang membaca…” saat memasukkan nama produk baru saat ini. Namun ada baiknya hal tersebut dikoordinasikan dengan atasan.
- Alamat surat
Aturan korespondensi bisnis memerlukan tampilan alamat pos. Akan lebih baik jika dia murni seorang pekerja. Nama perusahaan, posisi, nama depan atau belakang boleh ditampilkan di sana, namun tahun lahir atau nama panggilan/kata-kata lucu tidak boleh ditampilkan. Sebaiknya pikirkan nama alamat yang benar selama bertahun-tahun jika Anda berencana untuk meninggalkannya meskipun Anda berganti aktivitas atau posisi.
- Font dan spasi
Dalam dokumentasi, font yang paling sering digunakan adalah Times New Roman, ukuran 12 untuk tabel atau 14 untuk teks. interval 1,5-2. Ini adalah dasar-dasar yang tidak terucapkan.
Gaya komunikasi bisnis
Korespondensi bisnis melibatkan tindakan penyeimbangan yang rumit. Komunikasi yang ramah tidak pantas di sini, tetapi komunikasi yang kasar dan tegas juga tidak tepat.
Ciri-ciri komunikasi:
- Tingkat keparahan desain
Kata-kata kecil, ekspresi gaul akan menjadi tidak pantas.
- Menggunakan emotikon
Gunakan emotikon dengan hati-hati atau hindari. Kontak pertama pada prinsipnya tidak memungkinkan kehadiran mereka. Di masa depan, tanda kurung mungkin ada, tetapi hanya tanda kurung positif, dalam jumlah sedang. Kebaikan dan humor tidak dapat diterima dalam gaya komunikasi ini. Bentuk ini tidak dapat diterima jika Anda adalah bawahan lawan bicara Anda.
- Salam dengan nama dan patronimik
Aturan untuk melakukan korespondensi bisnis menyiratkan sikap hormat terhadap lawan bicara, perhatian dan minat pada pribadinya. Hal ini meningkatkan minat lawan terhadap Anda dan meningkatkan kemungkinan keringanan hukumannya. Dianjurkan untuk mengetahui terlebih dahulu nama orang yang Anda tuju, serta preferensi alamatnya.
- Balasan dalam dua hari
Mengirimkan tanggapan terhadap pesan dalam beberapa hari kerja adalah hal yang benar. Jika tidak maka dianggap tidak sopan. Jika surat dikirim sebelum akhir pekan atau hari libur, Anda tidak perlu membalasnya jika tidak mendesak. Jika tidak, Anda perlu memperingatkan lawan bicara Anda tentang tidak adanya tanggapan Anda untuk sementara atau berhenti berlangganan sebentar tentang isi surat itu.
- Kurangnya gangguan
Terus-menerus bertanya tentang sesuatu, meminta konfirmasi akan menunjukkan kesalahan Anda cahaya yang lebih baik. Jika konfirmasi dari lawan bicara diperlukan, Anda dapat mengingatkan dia tentang perlunya merespons dalam tiga hari. Jika masalahnya mendesak, lebih baik sebutkan terlebih dahulu di pesan pertama Anda.
- Aturan cermin
Etiket korespondensi bisnis sering kali memungkinkan Anda menyapa lawan seperti dia. Hal ini meningkatkan kemungkinan saling pengertian dan komunikasi pada tingkat yang sama. Pantau istilah, gaya komunikasi, dan alamat yang digunakan lawan bicara Anda.
- Selamat berlibur
Jika komunikasi terjadi sekitar atau selama hari libur resmi, ada baiknya memberi ucapan selamat kepada lawan bicaranya. Ini adalah aturan korespondensi bisnis. Penting juga untuk mengetahui kapan ulang tahun lawan Anda.
- Rasa syukur
Kesopanan dasar adalah ucapan terima kasih sebagai tanggapan atas ucapan selamat, ajakan, atau penjelasan.
Dengan mempertimbangkan semua fitur di atas, tidak akan sulit untuk menjalin kontak dengan lawan bicara Anda dan membentuk opini yang baik tentang diri Anda.
Pentingnya aturan penulisan bisnis
Faktanya, surat apa pun yang dikirim - kartu bisnis, menampilkan posisi bisnis yang telah kita pilih. Agar terlihat sopan, menimbulkan rasa hormat dan kepercayaan, dan negosiasi disertai dengan kenyamanan dan efisiensi dalam menyelesaikan masalah, pengetahuan tentang aturan sopan santun dan ketaatan terus-menerus merupakan jaminan kesuksesan yang tak tergoyahkan.
Berkenaan dengan korespondensi apa pun, melalui Internet atau surat, standar ketat yang sama berlaku seperti ketika berkomunikasi melalui telepon atau negosiasi pribadi. Prinsip-prinsip yang mendasari interaksi:
- saling menghormati antar lawan terhadap kepribadian dan posisi bisnis pihak lain;
- memperhatikan kepentingan bisnis lawan;
- menjaga kerahasiaan;
- ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas penting.
Korespondensi bisnis diperlukan karena:
- ketika mengirim surat tidak ada jawaban, meskipun tersirat;
- surat-surat hilang dalam arus informasi yang tidak perlu dan karyawan terus-menerus menelepon satu sama lain meminta untuk memeriksa surat mereka;
- setelah membaca surel sama sekali tidak jelas apa yang dibutuhkan dari Anda;
- Karena banyaknya detail dan kekacauan informasi dalam pesan, pikiran menjadi kacau, dan masalah yang kompleks tidak pernah terselesaikan.
Anda dapat menghemat banyak waktu luang jika menerapkannya aturan umum melakukan korespondensi bisnis. Ini akan membantu menghindari masalah di atas.
Komunikasi bisnis tidak dapat dibayangkan tanpa korespondensi, karena pertemuan pribadi untuk menyelesaikan masalah kerjasama tidak selalu memungkinkan. Masalah paling mendesak dalam korespondensi bisnis
Komunikasi bisnis tidak dapat dibayangkan tanpa korespondensi, karena pertemuan pribadi untuk menyelesaikan masalah kerjasama tidak selalu memungkinkan. Korespondensi bisnis membantu memecahkan sebagian besar masalah mendesak di waktu singkat, tetapi kegagalan untuk mengikuti aturan etiket atau konstruksi surat yang tidak logis dapat merugikan kemitraan atau mengasingkan calon klien. Seperti dalam negosiasi formal, terdapat aturan tertentu: format surat dan gaya komunikasi.
Aturan umum untuk melakukan korespondensi bisnis
1. Sebelum menulis surat, tentukan ciri-cirinya:
jenis surat (penutup, jaminan, perintah, pengingat, pemberitahuan, dan lain-lain; surat presentasi atau undangan tanggapan);
tingkat aksesibilitas bagi penerima (apakah Anda dapat menyatakan semua poin yang diperlukan dalam satu huruf atau Anda memerlukan surat kedua, memperjelas satu huruf);
urgensi pengiriman (jika suratnya mendesak, lebih baik dikirim melalui pos tercatat atau email).
2. Buat surat menggunakan template yang ada, berdasarkan jenisnya, dan juga mengandalkan GOST R 6.30-2003. “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen."
3. Setiap surat bisnis memiliki struktur umum berikut:
- nama organisasi pengirim;
- tanggal penulisan;
- alamat penerima, indikasi koresponden tertentu;
- alamat pembukaan;
- indikasi topik dan tujuan surat;
- teks utama;
- kesimpulan (rumus kesopanan);
- tanda tangan pengirim;
- indikasi permohonan dan pendistribusian salinannya (jika ada).
4. Saat menyiapkan surat bisnis, gunakan editor teks Microsoft Word:
menggunakan jenis huruf Times New Roman, ukuran font 12-14 poin, spasi baris – 1-2 poin;
Tempatkan nomor halaman surat di sisi kanan bawah;
Saat mencetak teks dalam format A4, gunakan spasi 1,5–2 baris, format A5 atau kurang - spasi satu baris. Detail selalu diketik dengan spasi satu baris.
5. Jika Anda berbicara atas nama suatu organisasi dan bermaksud mengirimkan surat cetak, pastikan untuk menggunakan kop surat, karena kehadirannya akan menjadi kartu panggil perusahaan Anda. Berhati-hatilah saat menyiapkan formulir resmi; keterampilan ini harus wajib bagi setiap pegawai kantoran.
6. Untuk korespondensi internasional, surat harus ditulis dalam bahasa penerima atau bahasa Inggris(sebagai yang paling umum dalam hubungan bisnis).
7. Pertahankan nada yang benar dan seperti bisnis. Mulailah surat dengan alamat, yang tergantung pada tingkat kedekatan Anda dengan koresponden, dapat dimulai dengan kata “Yang Terhormat + Nama Lengkap” atau “Yang Terhormat + Nama Lengkap.” Ingat, kata-kata dalam alamat atau indikasi penerima tidak boleh disingkat (misalnya, "dihormati" sebagai "uv." atau "kepada kepala departemen" sebagai "kepala departemen") - ini adalah aturan etiket bisnis. Selalu akhiri surat Anda dengan ucapan terima kasih atas kerja sama Anda. Sebelum tanda tangan harus ada kalimat “Dengan hormat,…” atau “Hormat kami,…”. Menyebut “Anda” dalam korespondensi resmi tidak dapat diterima, meskipun Anda menjaga hubungan persahabatan dengan koresponden.
8. Pilih kosakata Anda dengan hati-hati, hindari ketidakakuratan dan frasa yang ambigu, serta penggunaan profesionalisme yang berlebihan. Surat itu harus dapat dimengerti.
9. Bagilah isi surat menjadi paragraf-paragraf yang bermakna sehingga tidak berbelit-belit dan sulit dipahami oleh penerimanya. Ikuti aturannya: paragraf pertama dan terakhir tidak boleh berisi lebih dari empat baris yang dicetak, dan sisanya - tidak lebih dari delapan.
10. Tanggapi email bisnis sesuai dengan etiket yang diterima: untuk permintaan tertulis - dalam waktu 10 hari setelah diterimanya; untuk surat yang dikirim melalui faks atau email - dalam waktu 48 jam, tidak termasuk akhir pekan.
Korespondensi bisnis intra-organisasi
Korespondensi bisnis antar karyawan perusahaan lebih disederhanakan dibandingkan dengan korespondensi yang dikirim ke pihak ketiga.
- ringkas;
- bersifat bisnis;
- surat itu harus mencantumkan tanggal;
- Di akhir surat terdapat rumusan kesantunan dan tanda tangan.
Contoh korespondensi bisnis intra-organisasi dapat berupa surat ucapan selamat atas nama manajer atau tim, yang ditujukan kepada pahlawan hari ini atau karyawan yang telah menerima promosi.
Saat mendiskusikan proyek secara tertulis, biasanya hanya digunakan beberapa elemen wajib dari surat bisnis - yang menunjukkan topik, daya tarik, ringkasan inti permasalahan dan rumusan kesantunan dengan tanda tangan tercetak.
Ingatlah bahwa bentuk surat dan templat yang diperlukan Anda harus memilih berdasarkan tingkat korespondensi bisnis dan jenis informasi yang ingin Anda berikan kepada penerima.
Surat bisnis adalah semacam potret psikologis pengirim, kartu namanya, serta bagian dari citra dan reputasi perusahaan. Bagaimana melindungi diri Anda dari kemungkinan menyerah pada semua ini ada di artikel kami.
Tatyana Nikolaeva,
pakar etiket bisnis terkemuka di Pusat Pelatihan Negosiasi, Moskow
Aturan untuk korespondensi email Untuk orang bisnis– ini adalah semacam alat yang memungkinkan Anda untuk “menjaga wajah” perusahaan dan mencerminkan citranya dalam komunikasi dengan mitra. Jenis apa aturan utama Haruskah korespondensi email bisnis diperhitungkan oleh pedagang? Mari kita lihat lebih dekat, karena ini sangat berperan besar.
Aturan 1: Tunjukkan subjek email
Berdasarkan kriteria inilah orang sibuk memutuskan surat mana yang akan dibuka terlebih dahulu. Selain itu, aturan korespondensi elektronik ini memungkinkan lawan bicara menemukan surat yang diinginkan di antara aliran korespondensi. Misalnya, akan lebih mudah untuk menerima email yang baris subjeknya mencerminkan aspek organisasi berbeda dari proses yang sama.
Misalnya: “Paket dokumen peserta”, “Faktur pembayaran keikutsertaan dalam pameran”, “Memo untuk peserta pameran”, “Diagram tata letak paviliun pameran”, dll. Jika semua korespondensi dilakukan dengan subjek “Partisipasi dalam pameran”, menemukan surat yang diperlukan dalam korespondensi ekstensif akan jauh lebih sulit.
Aturan 2. Jangan lupa alamat dan salam
Di sinilah surat itu harus dimulai. Lebih baik melakukannya dalam bentuk berikut: "Selamat siang, nama depan (patronimik) penerima." Desain besar “Selamat siang!” Lebih baik tidak menggunakannya. Juga tidak benar untuk menunjukkan kata-kata berikut: “Halo, Tuan Ivanov.” Dalam lingkungan bisnis, mereka tidak membicarakan kesehatan. Jika surat tersebut ditujukan kepada sekelompok orang, Anda dapat menggunakan kata kolektif: “Tuan-tuan yang terhormat!” atau “Rekan kerja!” Anda dapat melakukannya tanpa menghubungi hanya jika terjadi korespondensi intensif dalam mode tanya jawab, seperti saat berkomunikasi melalui Skype.
Frasa yang tidak boleh digunakan dalam korespondensi
Jika email adalah saluran penghasil prospek yang penting bagi organisasi Anda, berikut ini 11 frase, yang disarankan oleh editor majalah “Direktur Komersial” untuk segera disingkirkan.
Aturan 3. Ingatlah bahwa singkatnya adalah saudara perempuan dari bakat
Jika subjek surat memerlukan penjelasan dan detail, harap sebutkan parameter yang diperlukan. Namun, jangan menuangkan terlalu banyak air ke dalamnya; Pilihan ideal adalah surat kecil yang Anda setujui dengan penerimanya percakapan telepon atau pertemuan di mana Anda dapat mendiskusikan semua detailnya.
Aturan 4. Gaya penulisan – bisnis, nada – netral
Tidak seperti komunikasi tatap muka dan percakapan telepon, di mana Anda memiliki naskah, penerima Anda tidak hanya tidak melihat Anda, namun juga tidak mendengar Anda. Anda tidak dapat melengkapi kata-kata Anda dengan ekspresi wajah, intonasi, atau isyarat nonverbal lainnya. Oleh karena itu, patuhi dengan ketat aturan korespondensi email bisnis ini. Misalnya, dalam suatu percakapan, kalimat “apa lagi yang kamu butuhkan dari saya?”, diucapkan dengan intonasi tertentu, akan mengungkapkan keinginan untuk mengetahui seluruh daftar tanggung jawab atau tindakan. Dan dalam bentuk tertulisnya bisa dibaca seperti ini: “Berapa banyak yang bisa Anda muat untuk saya? Milikilah hati nurani!”
Oleh karena itu, jika Anda siap tindakan lebih lanjut, lebih baik selalu menggunakan aturan ini untuk korespondensi email. Tulislah seperti ini: “bagaimana lagi saya bisa berguna/bermanfaat?” Jika Anda tidak memiliki keinginan untuk berpartisipasi dalam proses selanjutnya, Anda perlu mengatakannya dengan benar. Misalnya seperti ini: “Rekan-rekan, mengingat beban kerja saya yang tinggi pada proyek lain, saya akan berterima kasih jika Anda…” lalu jelaskan keinginan Anda: “bebaskan saya dari pekerjaan lebih lanjut pada proyek ini”, “jelaskan kepada saya seluruh tanggung jawab sehingga saya dapat merencanakan pekerjaan saya." Pada saat yang sama, penting untuk mempertimbangkan subordinasi: jika Anda berkorespondensi dengan manajer Anda, tanyakan kepadanya prioritas pekerjaan ini.
Aturan 5. Dosis jumlah emotikon dalam teks
Ini adalah aturan dasar korespondensi elektronik antar pebisnis. Beberapa perusahaan melarang keras penggunaan emoticon. Jika organisasi Anda bukan salah satunya, gunakan ikon ini, namun dengan sangat hati-hati. Bagaimanapun, “emotikon” adalah simbol emosi yang perlu diterapkan dalam lingkungan bisnis. Satu ikon dalam surat sudah cukup untuk membuat lawan bicara memahami emosi Anda. Aturan untuk korespondensi email ini juga berlaku untuk komunikasi bisnis di Skype dan ICQ.
Aturan 6. Jangan lupakan tanda tangan elektronik
Di akhir setiap surat (bukan hanya yang pertama) harus ada tanda tangan yang memuat nama dan jabatan pengirim, kontak kerjanya, dan logo perusahaan. Ini adalah bentuk yang baik dan merupakan indikator adanya budaya perusahaan.
Aturan 7. Baca kembali surat itu sebelum dikirim. Memperbaiki kesalahan dan kesalahan ketik
Kelalaian tidak kualitas terbaik untuk seorang pebisnis.
Aturan 8. Membalas korespondensi dalam waktu 24 jam
Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, Anda harus menulisnya dalam waktu 24 jam. Setelah mengirim, sebaiknya hubungi penerima surat dan pastikan dia menerimanya dan kapan mengharapkan tanggapan darinya.
Aturan 9. Konfirmasikan penerimaan email dengan lampiran
Periksa apakah terbuka dengan benar. Harap diperhatikan bahwa eksekutif perusahaan tidak boleh mengirimkan penawaran promosi atau tautan apa pun kepada mereka (kecuali jika hal tersebut menjadi subjek diskusi).
Lebih baik mengirimkan surat seperti itu atas nama manajer penjualan dengan pemberitahuan yang sesuai di badan surat.
Aturan 10. Korespondensi diakhiri dengan orang yang memulainya
Surat terakhir dikirimkan oleh pemrakarsa korespondensi. Sekalipun semua masalah telah didiskusikan, tulislah kata-kata terima kasih kepada pasangan Anda atas kerja sama yang efektif dan tanggapan yang cepat. Pada akhirnya Anda mungkin berharap Memiliki suasana hati yang baik dan minggu yang produktif. Namun, hanya jika Anda memiliki hubungan dekat dan jangka panjang dengan penerimanya. Dalam semua kasus lainnya, lebih baik untuk menunjukkan: “Dengan harapan terbaik.”
