Захидал харилцааны баримт бичиг. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй

Сүүлийн хэдэн арван жилийн хугацаанд цахим шуудангаар дамжуулан бизнесийн захидал харилцаа асар их алдартай болж, бизнесийн харилцааны гол аргуудын нэг болжээ. Өнөөдөр хүмүүс хоорондын харилцааны практикт цахим шуудан ашиглахгүй хүнийг олоход хэцүү байдаг. Гэсэн хэдий ч өнөөдөр олон хүн асуулт асууж байна: ингэснээр бүх дүрмийг дагаж мөрддөг үү? Хүлээн авагчийг бүрдүүлэхийн тулд чадварлаг захидлыг хэрхэн ашиглах вэ сайхан сэтгэгдэлилгээгчийн тухай?

Энэ нийтлэлд бизнесийн захидал харилцааны зохицуулалтыг тайлбарласан болно цахим шуудан, А практик зөвлөгөөнийтлэлд танилцуулсан нь зураг зурахдаа бизнесийн зөв харилцааг сурахад тусална имэйлүүд.

Олон хүмүүс ажлын өдрөө шуудангийн хайрцгандаа шинэ мессеж байгаа эсэхийг шалгаснаар эхэлдэг. Гэвч харамсалтай нь мэдээлэл солилцох энэ арга өргөн тархсан хэдий ч олон хүн бизнесийн захидал харилцааны хэлийг хэрхэн зөв ашиглахаа мэддэггүй, имэйлийг албан бус харилцааны арга гэж андуурдаг.

Хүргэлтийн хурдны ачаар энэ нь чухал солилцоог хялбаршуулдаг албан ёсны баримт бичиг, маягт, мэдэгдэл, гэхдээ энд ч хүмүүс захидал илгээхдээ алдаа гаргадаг. Аливаа файл солилцохдоо имэйл бичихдээ хүлээн авагчид ямар нэг шалтгаанаар дагалдах эссэ бичдэггүй, сэдвүүдийг оруулдаггүй нь хүлээн авагчийн ажлыг хүндрүүлдэг. Энэ нийтлэлийн зорилго нь асуултанд хариулах явдал юм: цахим шуудангаар захидал илгээж, цахим шуудангаар бизнесийн бичгээр харилцах бүх дүрмийг дагаж мөрдөх вэ?

Имэйл бичихдээ оруулсан бүх талбарыг бөглөх ёстой

Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрмүүд нь захидал илгээгчээс захидал хүлээн авагч, илгээгчийн хаяг, нэр гэх мэт цахим шууданд заасан бүх талбарыг бөглөх үүрэгтэй. Илгээж буй захидлын мөн чанарыг товч тайлбарласан сэдвийг тодорхойлсон байх ёстой. Ихэнх тохиолдолд илгээсэн захидлын хувь заяа, түүн дээр дурдсан асуудлыг шийдвэрлэх хурд нь зөв тайлбарласан сэдвээс хамаардаг. Бизнесийн имэйл нь мэндчилгээгээр эхлэх ёстой - хүлээн авагчийг хүндэтгэх энэхүү энгийн илрэл нь харилцаж байх үед маш чухал юм. Мэндчилгээний дараа "захидлын хэсэг" гэсэн бичвэр байх ёстой бөгөөд төгсгөлд нь "Хүндэтгэсэн, Петр Иванович Брисов" гэсэн гарын үсэг үлдээх ёстой.

Ажил хэргийн захидал харилцааны мэндчилгээ

Хүндэтгэлийн дохио зангаа нь аль ч талаараа маш чухал байдаг тул энэ асуудалд анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй бизнесийн харилцаа холбоо. Мэндчилгээний оновчтой хэллэг бол "Өдрийн мэнд" эсвэл "Сайн уу". Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааг явуулах нь илгээгчийг "хэллэг" ашиглахыг хязгаарладаг. Оройн мэнд" эсвэл " Өглөөний мэнд”, учир нь хүлээн авагч захидлыг хүлээн авснаас хойш удаан хугацааны дараа уншиж болно. Мэндчилгээнд хэрэглэдэг ярианы хэллэгийг ашиглах нь бас буруу юм.

Мэндчилгээний үг эсвэл хэллэгийн дараа та хүлээн авагчид нэр, овог нэрээр нь хандах ёстой бөгөөд хэрэв нэр нь илгээгчийн хувьд үл мэдэгдэх бол энэ мөчийг алгасаж болно. Дараа нь та захидлын зорилгыг хэлэх рүү шилжиж болно.

Бизнесийн имэйлд хавсаргасан файлууд

Хэрэв захидлын гол зорилго нь зөвхөн бичгийн өгүүлэмж, асуудлын мөн чанарыг илтгэхээс гадна файл илгээх явдал юм бол эхлээд илгээж буй объектыг хавсаргасан нь дээр. Олон илгээгчид захидлын үндсэн хэсэгт асуудлын мөн чанарыг тайлбарласны улмаас анхаарал хандуулаагүйн улмаас шаардлагатай хавсралтыг хавсаргахаа мартдаг. Ийм хайхрамжгүй байдал нь бизнесийн захидал илгээгчийн бизнесийн нэр хүндэд сөргөөр нөлөөлдөг.

Имэйл хаяг нь танигдахуйц, товч байх ёстой

Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэмд илгээгч нь танигдахуйц цахим нэртэй байх ёстой бөгөөд энэ нь илгээгчийн нэрийн талаархи үнэн зөв мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Тэд маш товч бөгөөд тэнэг харагддаг албан бичигмөн и-мэйл хаяг нь албан бус илэрхийлэл эсвэл үгс, жишээлбэл, "limon_petya" имэйл хаяг агуулсан тохиолдолд хүсэлт. Насанд хүрсэн хүний ​​хувьд энэ нь үнэхээр зохисгүй юм шиг санагддаг. Бизнесийн захидал харилцааг явуулахын тулд тусдаа имэйл үүсгэж, бизнесийн имэйлийн ёс зүйг дагаж мөрдөх нь дээр.

Өмнө нь хүлээн авсан имэйлд хариу өгөхийн тулд хурдан хариулах (хариулах) функцийг ашиглах

Хариулах эсвэл хариулах функц (товчилсон хувилбараараа Re :) нь хэрэглэгчдэд тусалдаг хурдан аргаарИлгээгчийн өмнө илгээсэн мессежүүдэд хариу бичих. Энэ функц нь тухайн сэдвээр ярилцагчтай өмнөх захидал харилцааг унших бүх нийтийн чадвартай байдаг. Гэхдээ цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь захидал харилцааны явцад хэлэлцүүлгийн мөн чанар өөрчлөгдсөн тохиолдолд илгээгчийг бизнесийн захидлын сэдвийг өөрчлөхийг үүрэг болгодог.

Бизнес захидал илгээхээсээ өмнө зөв бичгийн дүрмийн алдаа, цэг таслалыг шалгах хэрэгтэй.

Цахим шуудан нь мэдээлэл солилцох ажлыг хялбаршуулдаг боловч ажил хэргийн захидал харилцааны явцад орос хэлний дүрмийг үл тоомсорлож болохгүй, учир нь болгоомжгүй алдаа нь илгээгчийн эрх мэдэлд нөлөөлж болзошгүй юм. Захиа илгээхээсээ өмнө текстийг хэд хэдэн удаа хянаж, зөв ​​бичгийн дүрмийн алдааг сайтар шалгаж үзэх хэрэгтэй цэг таслал алдаа. Олон имэйл үйлчлүүлэгчид зөв бичгийн алдаа шалгах функцтэй тул улаанаар доогуур зурсан үгсэд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Хэрэв та зөв бичгийн талаар эргэлзэж байвал Интернетээс тусламж хүсэх эсвэл зөв бичгийн дүрмийн толь бичгийг ашиглан зөв бичгийн дүрмийг шалгах хэрэгтэй.

Хүлээн авагч талбарыг хамгийн сүүлд бөглөх ёстой.

Дуусаагүй эсвэл засварлаагүй захидал илгээхгүйн тулд ажил хэргийн захидал хүлээн авагчийн хаягийг илгээхээсээ өмнө хамгийн сүүлчийн мөчид оруулах ёстой. Энэ дүрэм нь бизнесийн цахим шуудангийн харилцааны үндэст мөн багтсан болно. Хаяг хүлээн авагч талбарыг бөглөхдөө имэйл нь өмнө нь ашигласан хүлээн авагчдын жагсаалтыг санал болгож магадгүй бөгөөд энд та гуравдагч этгээдийн хаяг хүлээн авагч руу зохиосон бизнесийн захидал илгээхгүйн тулд анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Текстийг зохион байгуулах дүрэм нь зөвхөн цаасан хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд төдийгүй цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэмд хамаарна. Хүлээн авагчийн хувьд дэлгэцийн дэлгэц дээр их хэмжээний үсэг унших нь тийм ч тохиромжтой байдаггүй. Энэ цэгийг хялбарчлахын тулд та текстийг логик хэлбэрээр жижиг догол мөр болгон хувааж, бизнесийн захидлын текстийг бичихдээ төвөгтэй өгүүлбэрээс зайлсхийх хэрэгтэй. Бизнесийн захидал дахь нэг өгүүлбэрийн оновчтой урт нь арван таван үгээс хэтрэхгүй байх ёстой.

Бизнесийн захидлын мөн чанарыг мөн чанарт нь тусгасан байх ёстой

Хүлээн авагч нь бизнесийн захидлын тодорхой сэдвээс гадна үндсэн текстийн эхний болон хоёр дахь өгүүлбэрийг тодорхой бичсэн байх ёстой. Илгээгчийн даалгавар бол захидлын эхэнд хүлээн авагчид хандаж байгаа асуудал, асуудлын мөн чанарыг хэлэх явдал юм. Эхний өгүүлбэрт бизнесийн захидлыг ямар зорилгоор илгээж байгааг зааж өгөх ёстой. Жишээ: 2017.01.02-ны өдрийн 45 тоот “Бөөний материал нийлүүлэх тухай” гэрээний үүргийн хугацаа дуусч байгааг мэдэгдэж байна. Гэрээг шинэчлэхийн тулд та хоёр дахь багц баримт бичгийг бүрдүүлэх ёстой." Зориулалтын ачаар хүлээн авагч нь судлах боломжтой болсон гол утгабизнесийн захидал. Хэрэв захидлын текст хэтэрхий том бол объектыг текстийн баримт бичгийн хэлбэрээр хавсралт болгон хавсаргах функцийг ашиглах нь дээр, гэхдээ үүний зэрэгцээ текстийн талбарт дагалдах эссэ үлдээх хэрэгтэй. Энэ нь бизнесийн захидлыг онцолж байна. Жишээ: "Бид танд Мак-Строй ХХК-ийн захидлын цахим хуулбарыг танд илгээж байна." 2017.01.02-ны өдрийн 45 тоот “Бөөний материал нийлүүлэх тухай” гэрээг сунгах тухай шийдвэрээ албан бичигт заасан хугацаа хүртэл сунгаж шийдвэрлэж өгнө үү” гэв.

Бизнесийн имэйл бүр хариутай байх ёстой.

Орших сөрөг жишээнүүдбизнесийн захидал харилцаа, хүлээн авагч нь ямар нэг шалтгаанаар бизнесийн захидлыг үл тоомсорлодог. Заримдаа хариулт өгөх боломжгүй тохиолдол байдаг тодорхой нөхцөл байдалжишээлбэл, асуудлыг шийдэх хүртэл хэдэн өдөр шаардагдах эсвэл хүлээн авагч нь бодолд орж, тавьсан асуултад шууд хариулж чадахгүй. Энэ тохиолдолд энэ талаар товч тайлбар өгөх хэрэгтэй, жишээлбэл, "Сайн уу, Петр Иванович. Би таны захидлыг хүлээн авсан боловч өнөөдөр би ахлах удирдлагатай зөвлөлдөх ёстой тул хариулахад хэцүү байна. Би таны асуудлыг манай компанийн гүйцэтгэх захиралд мэдэгдэж, долоо хоногийн сүүлээр албан ёсоор хариу өгөх болно. Хүндэтгэсэн: Борлуулалтын хэлтсийн менежер Белов Иван Геннадьевич."

Хэрэв ажлын гурван өдрийн дотор хариу өгөөгүй бол бизнесийн захидал хүлээн авагч чимээгүй байгаа нь илгээгчтэй харилцахаас татгалзаж, үл тоомсорлосон гэж үзэж болно гэдгийг санах нь зүйтэй.

Хариу захидал бичихдээ асуусан бүх асуултанд хариулах ёстой.

Хэрэв хүлээн авагчид илгээсэн захидал нь байцаан шийтгэх шинж чанартай бол захидал бичихдээ бизнесийн захидлын текстэнд байгаа дарааллаар асуултуудад хариулт өгөх ёстой. Хэрэв асуулт асуусан бол илгээгч тэдэнд тодорхой хариулт авна гэж найдаж байна. Захидал бичихдээ хариултаа дугаарлаж болохгүй; Бүх асуултанд хариулахын тулд эхлээд хүлээн авсан бизнесийн захидлыг хэд хэдэн удаа унших хэрэгтэй бөгөөд хэрэв хэтэрхий олон асуулт байвал тэдгээрийг орхигдуулахгүйн тулд тусад нь бичих нь дээр. Хэрэв тавьсан зарим асуултад хариулах боломжгүй бол үүнийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй Энэ мөчямар нэг шалтгааны улмаас хариулт өгөх боломжгүй байна.

Товчлол, сэтгэл хөдлөлийн загвар, том үсгийг хэтрүүлэн бүү ашигла

Илгээгчид албан бус тэмдгүүдийг эмотикон хэлбэрээр ашиглан шингэлдэг бизнесийн захидал харилцааны сөрөг жишээ байдаг. Тэдний хэрэглээ нь харилцах үед түгээмэл байдаг нийгмийн сүлжээндГэсэн хэдий ч бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь сэтгэл хөдлөлийн ийм илрэлийг хүлээн зөвшөөрдөггүй, учир нь хүлээн авагч нь тэдний жинхэнэ утгыг мэдэхгүй бөгөөд цэг таслалыг ойлгомжгүй алдаа гэж хүлээн зөвшөөрдөг.

Та мөн текстийг том үсгээр бичихээс зайлсхийх хэрэгтэй. Интернет дээр том үсгээр бичсэн үгсийн багцыг "гялалзсан хэллэг" гэж нэрлэдэг бөгөөд ихэнхдээ ийм хэллэгүүд нь сөрөг утгатай байдаг. Хүлээн авагч нь цахим бизнесийн захидлыг уншихдаа ийм фонтыг сөрөг байдлаар үнэлж магадгүй бөгөөд энэ нь утгыг ойлгоход сөргөөр нөлөөлнө. Хэрэв та бизнесийн захидалдаа аливаа зүйлийн ач холбогдлыг онцлон тэмдэглэх шаардлагатай бол танилцуулах хэллэгийг ашиглах нь дээр, жишээлбэл, "Та гэрээг шинэчлэхийн тулд 2017 оны 02-р сарын 10-ны өдрөөс өмнө баримт бичгийн багц бүрдүүлэх шаардлагатайг анхаарна уу. ” эсвэл “Гэрээ сунгах бичиг баримтыг 2017.02.10-ны дотор ирүүлэх ёстойг анхаарна уу.”

Имэйлээр нууц мэдээллийг бүү дамжуул

Хувийн болон нууц мэдээллийг дамжуулахдаа цахим шуудангийн хайрцгаас татгалзах нь дээр, учир нь халдагч этгээд хувиа хичээсэн зорилгоор ашиглахын тулд мэдээллийг саатуулах эрсдэлтэй байдаг. Ийм мэдээлэл байж болно: утасны дугаар, нууц үг банкны картууд, хувийн банкны данс гэх мэт. Мэдээлэл нь шуудангийн агент сервер дээр хадгалагддаг бөгөөд хакердвал хулгайлагдах боломжтой гэдгийг санах нь чухал.

Илгээгчийн гарын үсэг захидлын төгсгөлд байх ёстой.

Өмнө дурьдсанчлан илгээсэн захидал бүр тодорхой гарын үсэгтэй байх ёстой. Ихэнхдээ шуудангийн хайрцгийг хөгжүүлэгчид гарын үсэг блоклох функцийг нэвтрүүлдэг бөгөөд үүнд та ажлын байр, нэр, холбоо барих утасны дугаараа оруулах боломжтой. Дараа нь энэ блок нь үсэг бүрийн төгсгөлд автоматаар гарч ирэх бөгөөд энэ нь бичихэд хялбар болгоно. Хүлээн авагч нь захидалд хариу бичихдээ илгээгч рүү зөв хандах боломжтой байхын тулд гарын үсгээ зөв бичих нь чухал юм. Гарын үсгийн жишээ нь иймэрхүү харагдаж болно: "Хүндэтгэсэн, Николай Александрович Петров, +79810000000."

Дүгнэлт хийхдээ бизнесийн захидал харилцааг цахим шуудангаар хэрхэн явуулахыг ойлгохын тулд нэмэлт, нарийн төвөгтэй үндсийг эзэмших шаардлагагүй гэдгийг тэмдэглэж болно. Та зүгээр л ёс зүйн үндсэн дүрмийг дагаж, орос хэлний хэм хэмжээг дагаж мөрдөх ёстой.

Бизнесийн яриаХамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг тул захидал харилцаагүйгээр төсөөлөхийн аргагүй юм. Бизнесийн захидал харилцааны хамгийн тулгамдсан асуудал

Хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг тул бизнесийн харилцаа холбоог захидал харилцаагүйгээр төсөөлөхийн аргагүй юм. Бизнесийн захидал харилцаа нь хамгийн тулгамдсан асуудлыг шийдвэрлэхэд тусалдаг Богино хугацаа, гэхдээ ёс зүйн дүрмийг дагаж мөрдөөгүй эсвэл захидлын логик бус бүтэц нь түншлэлд хор хөнөөл учруулах эсвэл боломжит үйлчлүүлэгчийг холдуулах болно. Албан ёсны хэлэлцээрийн нэгэн адил тодорхой дүрмүүд байдаг: захидлын хэлбэр, харилцааны хэв маяг.

Бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрэм

1. Захидал бичихээсээ өмнө түүний шинж чанарыг шийдээрэй.

захидлын төрөл (хамгаалах, баталгаа, захиалга, санамж, мэдэгдэл гэх мэт; танилцуулах захидал эсвэл хариу урьсан);

хаяг хүлээн авагчийн хүртээмжтэй байдлын зэрэг (та шаардлагатай бүх зүйлийг нэг үсгээр бичиж болох уу, эсвэл танд хоёр дахь, тодруулах шаардлагатай юу);

яаралтай хүргэх (хэрэв захидал яаралтай бол түүнийг бүртгүүлсэн шуудангаар эсвэл цахим шуудангаар илгээх нь дээр).

2. Одоо байгаа загваруудыг ашиглан захидал үүсгэ, түүний төрлөөс хамаарч, мөн ГОСТ R 6.30-2003-д тулгуурлана. “Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага."

3. Аливаа бизнесийн захидал дараахь ерөнхий бүтэцтэй байдаг.

• илгээгч байгууллагын нэр;
• бичсэн огноо;
• хүлээн авагчийн хаяг, тодорхой сурвалжлагчийн заалт;
• нээх хаяг;
• захидлын сэдэв, зорилгын заалт;
• үндсэн текст;
• дүгнэлт (эелдэг байдлын томъёо);
• илгээгчийн гарын үсэг;
• мэдүүлгийн заалт, хуулбарыг тараах (хэрэв байгаа бол).

4. Бизнес захидал бэлтгэхдээ Microsoft Word текст засварлагчийг ашиглана уу:

Times New Roman үсгийн үсэг, үсгийн хэмжээ 12-14 оноо, мөр хоорондын зай 1-2 оноо;

Үсгийн хуудасны дугаарыг баруун доод талд байрлуулна;

Текстийг А4 форматаар хэвлэхдээ 1.5-2 мөр хоорондын зай, А5 формат ба түүнээс бага хэмжээтэй нэг мөр хоорондын зайг ашиглана уу. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг үргэлж нэг мөр хоорондын зайтай бичнэ.

5. Хэрэв та байгууллагын нэрийн өмнөөс ярьж байгаа бөгөөд хэвлэмэл захидал илгээх гэж байгаа бол, компанийн хэвлэмэл хуудас ашиглахаа мартуузай, учир нь түүний оршихуй байх болно нэрийн хуудасчиний компани. Албан ёсны маягт бэлтгэхдээ онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй, энэ ур чадвар нь аливаа оффисын ажилтанд заавал байх ёстой.

6. Олон улсын захидал харилцааны хувьд захидал хүлээн авагчийн хэлээр эсвэл англи хэл дээр бичигдсэн байх ёстой(бизнесийн харилцаанд хамгийн түгээмэл байдаг).

7. Зөв, ажил хэрэгч өнгө аясыг хадгалах. Захиагаа сурвалжлагчтай ойр дотно байх түвшингээс хамааран "Эрхэм + Бүтэн нэр" эсвэл "Эрхэм + Бүтэн нэр" гэсэн үгээр эхэлж болох хаягаар эхэл. Хаяг эсвэл хүлээн авагчийн тэмдэглэгээнд байгаа үгсийг ямар ч тохиолдолд товчилж болохгүй (жишээлбэл, "үв" гэж "хүндэтгэсэн" эсвэл "тэнхимийн дарга" гэж "тэнхимийн дарга") - эдгээр нь дүрмүүд гэдгийг санаарай. бизнесийн ёс зүй. Хамтран ажилласанд баярлалаа гэж захидлаа үргэлж төгсгөж байгаарай. Гарын үсэг зурахын өмнө "Хүндэтгэсэн, ..." эсвэл "Хүндэтгэсэн, ..." гэсэн хэллэг байх ёстой. Хэрэв та сурвалжлагчтай найрсаг харилцаатай байсан ч албан захидалд "та" руу хандах нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.

8. Үгийн сангаа анхааралтай сонгож, алдаатай, тодорхой бус хэллэгээс зайлсхийж, мэргэжлийн ур чадвараа хэтрүүлэн ашиглахаас зайлсхий.. Захидал нь ойлгомжтой байх ёстой.

9. Захидлын агуулгыг утга учиртай догол мөрүүдэд хуваа, ингэснээр хүлээн авагчид ойлгоход төвөгтэй, хэцүү биш байх болно.. Дүрмийг дагаж мөрдөөрэй: эхний ба сүүлчийн догол мөрөнд дөрвөөс илүүгүй хэвлэсэн мөр, үлдсэн хэсэг нь наймаас илүүгүй байх ёстой.

10. Бизнесийн имэйлд хүлээн зөвшөөрөгдсөн ёс зүйн дагуу хариулах:бичгээр гаргасан хүсэлтийн хувьд - хүлээн авснаас хойш 10 хоногийн дотор; факс эсвэл имэйлээр илгээсэн захидлын хувьд - амралтын өдрүүдээс бусад 48 цагийн дотор.

Байгууллага доторх бизнесийн захидал харилцаа

Компанийн ажилтнуудын хоорондох бизнесийн захидал харилцаа нь гуравдагч этгээдэд илгээсэн захидал харилцаатай харьцуулахад илүү хялбаршуулсан байдаг.

• товч байх;
• бизнесийн шинж чанартай байх;
• захидал нь огноог зааж өгөх ёстой;
• Захидлын төгсгөлд эелдэг байдлын томъёолол, гарын үсэг байна.

Байгууллага доторх бизнесийн захидал харилцааны жишээ бол тухайн үеийн баатар эсвэл албан тушаал ахисан ажилтанд хаягласан менежер эсвэл багийн нэрийн өмнөөс баяр хүргэсэн захидал байж болно.

Төслийг бичгээр хэлэлцэхдээ бизнесийн захидлын цөөн хэдэн заавал байх ёстой элементүүдийг ихэвчлэн ашигладаг - сэдэв, давж заалдах, хураангуйасуудлын мөн чанар, хэвлэмэл гарын үсэг бүхий эелдэг байдлын томъёолол.

Захидал хэлбэр ба гэдгийг санаарай шаардлагатай загварта бизнесийн захидал харилцааны түвшин, хүлээн авагчид өгөхийг хүсч буй мэдээллийн төрлөөс хамааран сонгох хэрэгтэй.

1 448 0 Хорин нэгдүгээр зуун гарч, компьютер өргөн тархсанаар цаасан дээрх бизнесийн захидал харилцаа бараг мөхсөн - үүнийг зөвхөн албан ёсны хэт өндөр түвшинд ашиглах шаардлагатай үед л ашигладаг. Гэхдээ энэ нь бизнесийн захидал харилцааны дүрэм мөн устаж үгүй ​​болсон гэсэн үг биш юм. Имэйлээр ч гэсэн тэдгээрийг дагаж мөрдөх ёстой.

Бизнесийн захидал бичих дүрэм

Та анх удаа ажил хэргийн захидал бичихээр суухдаа эргэлзэх байх. Эцсийн эцэст, энэ нь найз эсвэл хамаатан садандаа мессеж илгээхтэй адил зүйл биш юм. Ярилцагчтайгаа хэрхэн холбогдох вэ? Би эмотикон ашиглах ёстой юу, үгүй ​​юу? Энэ олон талбарыг хэрхэн бөглөх вэ?

Та дарааллаар нь эхэлж, эхлэхээ бүү мартаарай ерөнхий дүрэмажлаас ирсэн имэйлийг зохицуулах.

• Шалгалт. Хэрэв бизнесийн захидал харилцаа нь таны үндсэн үйл ажиллагааны чиглэл биш бол та өглөө, ажилдаа ирэхдээ, үдийн хоолны дараа хоёр удаа шуудангаа шалгаж болно. Хэрэв үйлчлүүлэгчид болон бизнесийн түншүүдтэй харилцах нь таны өдөр тутмын үйл ажиллагааны нэг хэсэг бол таны ширээний компьютер дээр үсгийн тухай мэдэгдлийг харуулах имэйл клиентийг суулгах нь илүү хялбар байх болно.
• Хариулт. Яриагүй ёс зүй нь захидлын хариуг аль болох хурдан бичихийг шаарддаг тул анхаарал сарниулах боломжгүй зүйл байгаа тохиолдолд л үсгийг үл тоомсорлож болно. Албан ёсны журамд захидал шуудангаар ирвэл арав хоногийн өмнө, факсаар ирвэл хоёр хоногийн өмнө хариу өгөх ёстой гэж заасан байдаг.
• Хадгалах. Та имэйлүүд спам хавтсанд орохгүй байх ёстой. Үүнээс гадна тэдгээрийг устгах боломжгүй: өөрөөр бол, хэрэв зөрчилдөөний нөхцөл байдал, энэ нь зүгээр л захидал руу эргэж, хэн нь зөв болохыг харах боломжгүй болно.
• Хэрэглээ. Та компанийн и-мэйл хаягийг зөвхөн түүний нэрийн өмнөөс харилцах үед ашиглах боломжтой. Хэрэв та ямар нэг шалтгааны улмаас захидал харилцааны хувьд хувийн цахим шуудан ашиглах шаардлагатай бол энэ нь албан ёсны мэт харагдаж, садар самуун, бүдүүлэг үгс агуулаагүй эсэхийг шалгах хэрэгтэй.
  Бид хадгалах санг цэгцэлж, хариу өгөх хугацаа, аль имэйлийг ашиглахаа тодорхойлсон. Энэ бүгдийг санахад хялбар бөгөөд та цаашаа явж болно дараагийн алхам: Ажил хэргийн захидал ирлээ. Ярилцагчаа гомдоохгүйгээр яаж хариулах вэ?
• Зөв. "Сайн уу Вася, би таны захидлыг хүлээн авлаа, би бодсон ..." гэх мэт захидлуудыг хувийн захидал харилцаанд зориулж хадгалах ёстой. Бизнесийн захидал харилцаа нь зөв, эелдэг байдлыг шаарддаг. Та хар яриа, илэрхий, бүдүүлэг хэллэгийг ашиглаж болохгүй. Та ярилцагчтайгаа хэдэн жил ажилласан ч гэсэн эмотикон ашиглах боломжгүй. Та өөрийгөө "та" гэж хэлэх боломжгүй бөгөөд танил байх болно - захидал эелдэг, хуурай байх ёстой.
• Чадвартай. Бичиг үсэг бол соёлын хөгжил, оюуны түвшний үзүүлэлт, компанийн нэр хүндийг хадгалах, захиагаа загварлаг бичих арга зам юм. Хэрэв та орос бичгийн хэлэнд сайн биш бол - энэ нь ихэвчлэн тохиолддог бөгөөд ичгүүртэй байх шалтгаан биш юм - дүрэм, зөв ​​бичгийн дүрэм, цэг таслалыг шалгах тусгай үйлчилгээг ашиглана уу.
• Хангалттай. Хэрэв ярилцагч таны юу ярьж байгааг ойлгохгүй байвал хамгийн чадварлаг, зөв ​​хариултыг ч дэмий үрэх болно. Тиймээс та мэргэжлийн нэр томьёо ашиглахаас татгалзах эсвэл тэдэнд тайлбар өгөх хэрэгтэй. Мөн ярилцагчийг төөрөгдөлд оруулж болзошгүй хэтэрхий төвөгтэй, тийм ч түгээмэл биш үгсийг ашиглах ёсгүй. Мэдээжийн хэрэг, та утгыг нь эргэлзэж буй үгсийг оруулах ёсгүй.
• Логик. Хэрэв та хариултаа мэдэхгүй байгаа бол ярилцагчаасаа хүлээж, олж мэдээд өөр захидал бичихийг хүс. Мэдэгдэж байгаа бол захидалдаа тууштай, логиктой, ойлгомжтой оруулсан эсэхийг шалгаж, зөвхөн дараа нь илгээнэ үү.
• Үзэсгэлэнтэй. Дизайн нь контентоос дутуугүй чухал. Та догол мөрүүдийг ашиглаж, асуултыг иш татаад дараа нь хариултаа өгч, дугаарласан, тэмдэглэгдсэн жагсаалтыг ашиглах хэрэгтэй.

Ирж буй захидалд хариу өгөхийн тулд үүнийг чадварлаг, зөв, хангалттай, логикоор хийхэд хангалттай. Гэхдээ эхлээд яаж захидал бичих вэ?

Эхлээд та үүнийг зөв форматлах хэрэгтэй:

• Сэдэв . Имэйлийн үндсэн хэсэгт байрлах "Сэдэв" талбарыг үл тоомсорлож болохгүй, учир нь үүнийг уншсанаар ярилцагч өөрт нь юу шаардагдах талаар анхны сэтгэгдэл төрүүлэх болно. Хамгийн тохиромжтой нь "Аж ахуйн нэгжийн нэр, асуудлын мөн чанар" - "Ромашка ХК". Шилэн хангамж."
• Гарын үсэг . Ихэнх цахим шуудангийн үйлчилгээ танд автомат гарын үсэг зурах боломжийг олгодог бөгөөд үүнд: "Нэр, албан тушаал, компани" - "Ромашка" ХК-ийн ерөнхий нягтлан бодогч И.В. Энэ маягт нь хүлээн авагчид хэнд хандаж байгаагаа, хариугаа хэрхэн эхлүүлэхээ хялбархан олох боломжийг олгоно.
• Мэндчилгээ . Мэндчилгээ нь танил байх ёсгүй - "Сайн байна уу", "Сайн байна уу", "Сайн байна уу" эсвэл бусад ижил төстэй сонголтууд байхгүй. Төвийг сахисан "Сайн уу" эсвэл "Өдрийн мэнд" нь хамгийн сайн байх болно.
• Давж заалдах . "Анна Дмитриевна" гэсэн бүтэн нэрийн оронд "Аня" гэсэн хаягууд нь танил мэт санагдаж, захидлын бүх сэтгэгдлийг сүйтгэж чадна. Тиймээс хаягийг нэр, овог нэрээр нь сонгох нь дээр.
• Урт . Хэт урт захидал нь цаг хугацаа их шаарддаг бөгөөд уншихад хэцүү байдаг. Тиймээс текст засварлагчийн стандарт хуудсанд тохирох хэмжээ нь оновчтой гэж тооцогддог.

Захидал, хариулт, шинэ үсэгтэй ажиллах ерөнхий дүрмүүд - энэ бүгдийг бичиж сурах нь тийм ч хэцүү биш юм. Гэхдээ санах хэрэгтэй өөр хэдэн нюансууд байна:

• Агуулга . Захидал нь яагаад бичсэн шалтгаан, түүний тухай тууштай тайлбар, дараа нь асуулт, саналуудыг агуулсан байх ёстой.
• Ач холбогдол . Ихэнх цахим шуудангийн үйлчилгээнүүдэд бичихдээ шалгах боломжтой "Чухал!" Дараа нь ийм захидлыг хүлээн авагчийн хавтсанд тодруулна.

ЧУХАЛ!Та зүгээр л тэмдэглэгээг ашиглаж болохгүй - эс тэгвээс үнэхээр яаралтай захидал бодолгүйгээр тодруулсан олон тооны захидалд живэх болно.

• Ярилцлагын төгсгөл . Хэлээгүй ёс зүйн дүрмийн дагуу үүнийг эхлүүлсэн хүн захидал харилцааг дуусгадаг.
• Цаг хугацаа. Ажлын өдрийн төгсгөлд баасан гаригийн үдээс хойш захидал илгээх нь зөвхөн муу хэлбэр төдийгүй дэмий санаа юм - ямар ч байсан хариу маргааш өглөө эсвэл бүр Даваа гарагт л ирнэ.
• Эелдэг байдал . Бид танд удахгүй болох баярын мэнд хүргэе. Хариу илгээсэн баярлалаа. Яаралтай захидалд нэн даруй хариу өгөх боломжгүй бол энэ тухай хүлээн авагчид мэдэгдэх ёстой.
• Хавсралтууд . Аливаа хавсралтыг архивлаж, захидал хүлээн авагчид тусад нь мэдэгдэх ёстой.

ЧУХАЛ!Цахим бизнесийн захидал харилцааны дүрмүүд нь ярилцагчдаа анхааралтай байхыг шаарддаг - та түүнд ярих, асуулт асуух, ультиматум хэлбэрээр юу ч шаардахгүй байх хэрэгтэй.

Имэйл захидал харилцааны төрлүүд

Захидал илгээх журам нь захидал илгээх газраас хамаарч бага зэрэг ялгаатай байж болно.

• Дотоод захидал харилцааЭнэ нь өөрийн аж ахуйн нэгжийн ажилд саад учруулахгүйн тулд захидалд тэр өдөртөө хариу өгөхийг зөвлөж байна, мөн захидлын өнгө аяс бусад тохиолдлоос илүү танил байх болно.

ЧУХАЛ!Дотоод захидал харилцааны нэг загвар гаргах нь зүйтэй бөгөөд үүний дагуу ажилчид толгойгоо гашилгахгүйгээр хурдан захидал бичих боломжтой болно.

• Гадаад захидал харилцааЭнэ нь илүү их албан ёсны байдал, түүнчлэн мэргэжлийн хэллэгийг шүүх хэрэгцээг илэрхийлдэг - ихэвчлэн өөр компанийн ярилцагч тодорхой үгсийг ойлгохгүй байх болно.
• Олон улсын захидал харилцааЭнэ нь илүү албан ёсны байхаас гадна цагийн бүсийг харгалзан үзэх шаардлагатай гэсэн үг юм. Тиймээс, та Нью-Йорк руу өглөө захидал илгээж, хариу нь ойрын ирээдүйд ирнэ гэж найдаж, санаа зовж, яарах хэрэггүй, учир нь захидалд хариулах ёстой ажилтан орондоо умбасан хэвээр байх магадлалтай.

Гэсэн хэдий ч томоохон ялгаа байхгүй. Эелдэг байдал, бичиг үсэг, хүсэлтийг тодорхой илэрхийлэх чадварыг хаа сайгүй үнэлдэг.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ

Баримт бичгийг бэлтгэхийн тулд ашиглана уу Microsoft Wordболон дараах дүрмүүд:

• байгууллагын хэвлэмэл хуудас;
• Times New Roman фонт;
• өргөн талбайнууд;
• хэмжээ 12-14 х.;
• мөр хоорондын зай - 1-2 х.;
• Үсгийн хуудасны дугаарыг баруун доод талд байрлуулна.

Хэрэв энэ нь олон улсын захидал харилцаа юм бол захидал хүлээн авагчийн хэлээр бичигдсэн болно.

Бизнес захидлын бүтэц:

1. Давж заалдах;
2. Оршил;
3. Үндсэн текст;
4. Дүгнэлт;
5. Гарын үсэг;
6. Өргөдөл.

Өөр юуг санах нь чухал вэ:

• Ярилцагчдаа "та" гэж хэлээрэй.
• Хэрэв та хүлээн авсан захидлын хариуг бичиж байгаа бол энэ талаар хамгийн эхэнд тэмдэглэнэ үү, жишээлбэл: "Таны хүсэлтэд 2020 оны 01-р сарын 01-ний өдрийн ..."
• Хэрэв захидал түрэмгийлэлтэйгээр хүлээн авсан бол өрсөлдөгчтэйгээ адил байж болохгүй, захидал харилцаандаа түрэмгий, гуйх үг, тушаалын өнгө бүү ашигла.
• Шинэ бодол бүрийг шинэ мөрөнд бичээрэй, ингэснээр мэдээллийг илүү сайн ойлгох болно. Урт догол мөр бүү хий. Хамгийн ихдээ 5-7 өгүүлбэр.
• Caps Lock гэж бичсэн үгсээс зайлсхий. том үсгээр) - ийм текстийг аюул заналхийлэл гэж үздэг.
• Илгээгчийн холбоо барих мэдээлэл болон захидал илгээсэн огноог оруулахаа бүү мартаарай.
• Бизнесийн захидал харилцааны хувьд эмотикон эсвэл хашилтыг бүү ашигла.
• Хэрэглэж болохгүй гадаад үгс, орос хэлний ижил утгатай үгийг сонго.
• Нэг фонтоор бичнэ үү. Өнгөт бичвэр, хэт доогуур зураас, тод зураас гэх мэтийг бүү ашигла.
• Ярилцагчтайгаа эелдэг харьцаж, харилцахдаа нээлттэй бай. Түүний бодлыг тодруулж, энэ талаар юу гэж бодож байгааг нь асуу. Өрөвч сэтгэл, хүндэтгэлийг үзүүл.
• Өрсөлдөгч тань танд хэрхэн хариулахыг ажиглаарай.

Хэрэглэхэд тохиромжтой стандарт хэллэгүүд

Бодол санаагаа ямар хэлбэрээр оруулахаа бодохгүй байхын тулд бизнесийн захидал харилцаанд хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандарт хэллэгийг ашиглаж болно.

• Давж заалдах. "Сайн уу, эрхэм Игорь Петрович"- хэрэв та хүлээн авагчийг биечлэн таньдаг бол. "Сайн уу, ноён Смирнов"- Хэрэв та амьдралдаа анх удаа түүнд захидал бичсэн бол. Цэргийн асуудалд ихэвчлэн ханддаг "Сайн уу, нөхөр хурандаа Смирнов".
• Анхаар. Стандарт жишээхэллэг: "Бид танд мэдэгдэж байна ...". Үүнийг өөрчлөх боломжтой "Мэдээлэлтэй байх уу", "бид танд мэдэгдэнэ", "бид танд мэдэгдэнэ".
• Тайлбар. Захидлын зорилгын талаар хамгийн эхэнд хаяг хүлээн авагчид мэдэгдэхийн тулд та дараахь бүтцийг ашиглаж болно. “Таны хүсэлтийн дагуу...”, “Ажил гүйцэтгэх зорилгоор...”, “Тусламж үзүүлэх зорилгоор...”, “Таны хүслийн дагуу...”.
• Хүсэлт. Захидал дахь хүсэлт нь томъёоны дагуу байх ёстой "Бид чамаас асууж байна ...".
• Санал. “Бид танд санал болгож чадна...”, “Бид танд санал болгож байна...”.
• Баталгаажуулалт. “Бид баталж байна...”, “Бид хүлээн авлаа...”.
• Татгалзах. “Таны саналыг няцаав...”, “Доор дурдсан шалтгаанаар бид санал нийлэхгүй байна...”, “Таны саналыг хянаж үзээд бодитой бус гэж үзсэн.”.

Албан ёсны байдал бол бизнесийн захидлын хамгийн сайн хамтрагч боловч албан ёсны хэллэгийн цаана утга санаа алдагдахгүй байх нь чухал юм. Сайн жишээбизнесийн захидал дараах байдлаар харагдах болно.

Сайн уу, Игорь Петрович!

Өргөтгөсөнтэй холбогдуулан "Ромашка" ХК нь тоног төхөөрөмж үйлдвэрлэх түүхий эдийн багцыг 25% -иар нэмэгдүүлэх шаардлагатай байна. Маргаритка компанитай бидний хамтын ажиллагаа 5 жил үргэлжилсэн бөгөөд өнөөг хүртэл бидэнд гомдоллох шалтгаан байхгүй. Тиймээс нийлүүлэлтийг нэмэгдүүлэх боломж, учирч болох хүндрэлийн талаар ярилцъя гэсэн саналтай байна.

Үр бүтээлтэй хамтран ажиллана гэдэгт найдаж байна. Гүйцэтгэх захирал"Ромашка" ХК, Смирнов Г.В.

******************************************************************************

Бид найз нөхөд, хамаатан садандаа захидал бичихдээ алдаа, цэг таслалыг үл тоомсорлож, үгсийг хүссэнээрээ товчилж, хэллэг хэрэглэж болно. Гол нь юу яриад байгаагаа тодорхой болгох хэрэгтэй. Гэхдээ хэрэв бид танихгүй эсвэл танихгүй хүнд захидал бичиж, түүнээс хариулт авахыг хүсч байвал зарим дүрмийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

Харилцааны дүрэм

1 . Захидлын сэдвийг үргэлж зааж өгнө.

"Сэдв" талбарыг ямар ч тохиолдолд бөглөх ёстой бөгөөд энэ нь мессежийн агуулгатай тохирч байх нь зүйтэй юм.

Жишээлбэл, хэрэв та 3-р сарын 5-нд зөвлөгөө авахаар цаг товлохыг хүсвэл "Зөвлөлдөхөд бүртгүүлэх (03/05)" гэж бичнэ үү.

2. Захидал руу хариу бичихдээ захидал харилцааныхаа түүхийг хадгал.

Та хэн нэгнээс захидал хүлээн авбал түүнд гурван янзаар хариу өгч болно.

1. Илгээгчийн хаягийг хуулж, түүнд шинэ захидал бичээрэй.
2. Зурвасын доод хэсэгт байрлах тусгай хариултын талбар дээр дарна уу.
3. "Хариу бичих" товчийг ашиглана уу.

Бизнесийн захидал харилцааны хувьд та гурав дахь аргаар хариу өгөх ёстой, өөрөөр хэлбэл "Хариу бичих" товчийг дарна уу. Таны хүлээн авсан имэйлийг давтах шинэ имэйл нээгдэнэ. Сэдэв нь ижил, зөвхөн "Re:" угтвартай, эх бичвэрийг бүрэн иш татсан болно.

Энэ бол стандарт хариултын маягт бөгөөд та энэ талаар юу ч өөрчлөх ёсгүй. Таны хариултыг иш татсан текстийн өмнө хэвлэсэн байх ёстой. Энэ нь харилцан ярианд оролцогч бүр ямар ч үед хэлэлцсэн зүйлийг санаж байхын тулд хийгддэг.

3. Үргэлж мэндчилж, ярилцагчдаа "та" гэж хэлээрэй.

Аливаа мессеж нь мэндчилгээгээр эхлэх ёстой. Мөн энэ нь хувь хүн байвал илүү дээр юм. Тохиромжтой бол ярилцагчийг нэрээр нь, өөрөөр хэлбэл овог нэрээр нь дууд.

Захидлын төгсгөлд дараах бүтэцтэй байхыг зөвлөж байна: Хүндэтгэсэн, ... (нэр/овог эсвэл нэр/эцгийн нэр).

Жишээ нь: Сайн уу, Алексей Петрович. Гэрээг Иван Михайлович руу илгээнэ үү. Хүндэтгэсэн, Илья Кривошеев

4 . Аль болох хурдан хариулна уу.

Та зурваст хурдан хариулах тусам сайн. Хамгийн тохиромжтой нь хэдхэн цагийн дотор. Гэхдээ хэдхэн хоногийн дотор ч боломжтой. Хариулах гэж удаан хүлээх тусам таны нэр хүндэд муугаар нөлөөлнө.

Мессежийн текстийн хувьд үүнийг бичихдээ зарим дүрмийг баримтлах хэрэгтэй.

Тусгайлан бичнэ үү, гэхдээ дэлгэрэнгүй

Юу хэлэх гээд байгаагаа нөгөө хүнд бүү таах хэрэггүй. Хэрэв асуудал тодорхойгүй бол аль болох нарийвчлан тайлбарлана уу: та үр дүндээ хэрхэн хүрсэн, яг юунд хүрэхийг хүсч байгаа, ярилцагчаасаа юу шаардаж байна вэ.

Гэхдээ энэ нь та бүх нарийн ширийн зүйлийг нарийвчлан зааж өгөх хэрэгтэй гэсэн үг биш юм. Шаардлагагүй зүйлсийг алгасаж, бусдын цагийг үнэл.

Товч бөгөөд гол зүйл болгон бичихийг хичээ

Жишээлбэл, эхнэр, хадам ээж болон бусад хамаатан садныхаа талаар ярих шаардлагагүй.

Хэмжээний хувьд хамгийн тохиромжтой нь нэг "дэлгэц" (гүйлгэх шаардлагагүй). Хамгийн их - А4 хуудсанд тохирох текстийн хэмжээ.

Эрүүл ухаан, нийтлэг ёс суртахууныг ашигла

Эелдэг, анхааралтай байгаарай, захидал, цаг гаргасанд баярлалаа.

Та үнэхээр хийж чадахгүй зүйл

1 . Цэг таслалыг буруугаар ашиглах.

Нэг анхаарлын тэмдэг эсвэл асуултын тэмдэг хангалттай. Тэдгээрийг давхардуулж болохгүй. Мөн эллипсийг хэтрүүлэн хэрэглэж болохгүй.

"Муу" захидлын жишээ:

2. Өөр өөр фонт, үсгийн хэмжээ, өнгө ашиглах.

Мэйл сайтууд болон програмууд нь эдгээр тохиргоог өөрчлөх боломжийг танд олгоно. Та ер бусын фонт сонгож, үсгийг том эсвэл жижиг болгож, текстийг өнгөөр ​​будаж болно өөр өөр өнгө. Гэхдээ энэ нь бизнесийн захидал харилцаанд тохиромжгүй юм!

Юуг ч өөрчлөхгүй, бүх зүйлийг анхдагч байдлаар нь үлдээсэн нь дээр. Зөвшөөрөгдөх цорын ганц зүйл бол зарим үгийг тод эсвэл налуу үсгээр тодруулах явдал юм. Гэхдээ шаардлагатай бол л!

"Муу" захидлын жишээ:

3. Инээмсэглэлийн зураг оруулах.

Хувийн захидал харилцаанд зориулж аз жаргалтай, гунигтай царай, цэцэг, зүрх сэтгэлээ үлдээгээрэй. IN бизнесийн захидалЭмотикон ашиглахгүй байх нь дээр - текст ч, зураг ч биш.

"Муу" захидлын жишээ:

4 . Текстийг том үсгээр хэвлэх.

Интернэт дээр том үсгээр текст бичих нь ёс суртахуунгүй гэж тооцогддог. Энэ нь бизнесийн болон хувийн захидал харилцаа, нийгмийн сүлжээ, Skype, форум болон бусад газруудад харилцахад хамаарна. Түүнээс гадна энэ нь текст болон бие даасан үгсийн аль алинд нь хамаарна.

Caps Lock гарын товчлуур нь том үсгийг хариуцдаг. Өөрөөр хэлбэл, хэрэв таны бүх үсгийг том үсгээр бичсэн бол та үүнийг нэг удаа дараад суллахад хангалттай.

Түүнээс гадна, захидлын "сэдвийг" том үсгээр бүү хэвлэ - энэ бол үл хүндэтгэх дээд цэг юм!

Тэмдэглэл дээр. Тус тусад нь үг болон текстийг бүхэлд нь том үсгээр бичих нь хашгирах мэт санагддаг. Мөн хашгирах нь түрэмгийлэл бөгөөд энэ нь соёлын захидал харилцаанаас давж гардаг.

Хэрэв та текст дотор ямар нэг зүйлийг тодруулах шаардлагатай бол тод эсвэл налуу үсгээр хийсэн нь дээр.

Мөн захидлын гарчиг дахь тэвчээргүй байдлыг илэрхийлсэн "Яаралтай", "Чухал" гэх мэт үгсээс зайлсхийхийг зөвлөж байна.

Бичиг үсэг

Та энэ талаар хэтэрхий хатуу байж болохгүй, харин захидалдаа зөв бичихийг хичээгээрэй. Хэд хэдэн энгийн зөвлөгөө:

• Өгүүлбэр бүр том үсгээр эхлэх ёстой. Үүнийг бичихийн тулд Shift товчийг удаан дарна уу.
• Өгүүлбэр бүрийн төгсгөлд заавал цэг байх ёстой. ОХУ-ын гарны зохион байгуулалтад энэ нь баруун талын доод эгнээнд байрладаг (Shift-ийн өмнө).
• Таслал бичихийн тулд Shift товчийг дараад цэг товчийг дарна уу.
• Таслал эсвэл цэгийн өмнө хоосон зай тавьж болохгүй. Тэдний араас зай байх ёстой.

Word текст засварлагчийг (Writer) хэрхэн ашиглах талаар бага зэрэг мэддэг хүмүүст зориулсан бас нэг зөвлөгөө. Эхлээд энэ програмын үсгийг бичнэ үү. Энэ нь алдааг улаан шугамаар тодруулах бөгөөд ийм үг дээр хулганы баруун товчийг дарснаар та үүнийг засах боломжтой.

Дууссан текстийг үсгийн талбарт хуулж буулгана уу. Гэхдээ оруулахаасаа өмнө форматлахгүй байхын тулд форматыг идэвхгүй болгох хэрэгтэй Word програмууд(Зохиолч).

Mail.ru дээр үүнийг хийхийн тулд дээд талд байгаа "Дизайн устгах" бичээс дээр дарна уу.

Yandex.Mail дээр - баруун талд байгаа "Дизайныг идэвхгүй болгох" товч.

Наасаны дараа гадаад төрхийг дахин асааж болно.

Бизнесийн хүрээлэлд олигтойхон харагдахыг эрмэлздэг хэн бүхэн үүнийг үргэлж ашигладаг. Мөн тэрээр хамгийн гол зүйлийг үргэлж санаж байдаг - имэйл нь хүлээн авагч, түүний төлөөлөгч, компанийн нэр хүнд, бизнесийн дүр төрхийг гутааж болохгүй.

Бизнесийн цахим захидал харилцааг зөв, чадварлаг явуулах чадвар нь орчин үеийн менежерийн дүр төрхийн гол бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Энэ нь соёлын ерөнхий түвшний шинж тэмдэг, хувь хүний ​​мэргэжлийн ур чадварын үзүүлэлт юм. Хүн өөрийн бодлоо хэрхэн боловсруулж, албан ёсны болгож чадаж байгаагаас хамааран түүний бусдад болон өөртөө хандах хандлагыг итгэлтэйгээр дүгнэж болно. Анхаарал болгоомжгүй бичсэн цахим шуудан нь зохиогчийн бизнесийн нэр хүндийг хамтрагчид болон хамтран ажиллагсдынхаа нүдэн дээр амархан сүйтгэдэг.

Имэйлээр бизнесийн захидал харилцааны дүрэм

1. Ажлын имэйл хаягаа зөвхөн бизнесийн зорилгоор ашиглаарай. Хэрэв та ажил дээрээ ажиллаж байхдаа ажлын серверээс захидал илгээвэл энэ нь гарч буй болон ирж буй шуудангийн аль алинд нь хадгалагдана. Таны ажил олгогч захиаг хүссэн үедээ уншиж болно. Зөвхөн оффисын ханан дотор бизнесийн захидал харилцааг явуул.

2. Таны мессеж хэнд зориулагдсан, түүнд агуулагдаж буй мэдээлэл хэнд хэрэгтэй болохыг тодорхой ойлгоорой. Таны захидал хэнд хаяглагдсан бэ? Үйлчлүүлэгч рүү? Түнш рүү? Хамтран ажиллагч уу? Дэд албан тушаалтанд уу? Дарга руугаа юу? Хүлээн авагчийг "to" баганад, сонирхсон хүмүүсийг "хуулбар" хэсэгт зааж өгсөн болно. Нэмэлт хуулбарыг хэзээ ч бүү илгээ, ялангуяа даргадаа. Хэрэв гуравдагч этгээдийг имэйлд дурдсан бол тэдгээрийг ихэвчлэн "хуулбарлах" баганад оруулдаг.

3. Мессежийн зорилгыг өөртөө томъёол. Та өөртөө ямар зорилго тавьсан бэ: Та захидлаа уншигчаас юунд хүрэхийг хичээдэг вэ? Та ямар хариу үйлдэл хүлээж байна вэ? Хүлээн авагч таны мессежийг уншаад түүнээс юу хэрэгтэйг шууд ойлгох ёстой. Ёс зүйн дүрэм имэйл захидал:

Хэрэв та үйл явдалд хувь хүний ​​хэтийн төлөвийг авчрахыг хүсч байвал - эхний хүнээс (бид, би)
Хэрэв таны мессеж лавлагаа эсвэл зааварчилгааны шинж чанартай бол 2-р хүнээс (та, та)
Хэрэв та хөндлөнгийн ажиглагчийн хувиар захидал бичиж байгаа бөгөөд гүйцэтгэсэн баримт, үйл явдлын талаар хүлээн авагчид мэдэгдэхийг хүсч байвал - гурав дахь хүнээр (тэд, тэр, тэр).

4. "Сэдвийн" талбарыг хоосон орхиж болохгүй. Имэйл хүлээн авсан ихэнх хүмүүс сэдвийн талбарыг хараад захидал харилцааг шалгаж эхэлдэг. Хүн хэдхэн секундын дотор захидлыг унших шийдвэрийг гаргадаг тул захидлын агуулгыг сэдвийн мөрөнд тусгасан байх ёстой. Сэдэв нь богино, тодорхой, мэдээлэлтэй байх ёстой.

5. Агуулгыг тодорхой байлгах: хаяг, мэндчилгээ, үндсэн хэсэг, хураангуй, гарын үсэг, холбоо барих хаяг. Аливаа үсэг агуулсан байх ёстой цахим шуудангийн ёс зүй. Залхуу байж болохгүй, хүлээн зөвшөөрөгдсөн агуулгын аль нэг хэсгийг алгасаж болохгүй зөв форматтай захидал бол таны мэргэжлийн ур чадварын үзүүлэлт юм.

6. Хүлээн авагчид хандаж мэндчилгээ дэвшүүлж байгаа нь таны түүнд хүндэтгэлтэй хандаж буйн илрэл юм. Боломжтой бол захидал бүрийг хувийн мессеж, мэндчилгээгээр эхлүүлээрэй. Эелдэг байдлын шинж тэмдэг бол ярилцагчдаа нэрээр нь ярих явдал юм. Хэрэв та мессежийг өдөр тутмын шинж чанартай болгохыг хүсвэл хаягийн дараа таслал тавина уу. Хэрэв та албан ёсны байдал, ач холбогдлыг онцлон тэмдэглэхийг хүсч байвал энэ захидал таны байнга харилцдаг хамт олонд хаягласан байсан ч анхаарлын тэмдэг ашиглана уу.

7. Зарчмыг баримтлах: товч бөгөөд тодорхой (KY). Бизнесийн цахим шуудангийн харилцааны гол дүрмүүдийн нэг бол "хамгийн бага үг - хамгийн их мэдээлэл" юм. Бодол санаагаа тодорхой (тодорхой), тууштай, товч бөгөөд ойлгоход хялбар байдлаар илэрхийл. Өгүүлбэр нь богино байх ёстой бөгөөд энэ нь хүлээн авагчид шаардлагатай мэдээллийг дамжуулахад хялбар болгодог. Нэг байна Имэйлийн алтан дүрэм– хэсэгчилсэн, нэг сэдэв – нэг үсэг. Хэд хэдэн харилцан хамааралгүй санаа агуулсан нэг том мессежээс хэд хэдэн имэйл (тус бүр нь нэг сэдэвтэй) илгээх нь дээр.

8. Албан бус харилцааг ажил хэргийн захидал болгон хувиргаж болохгүй. Имэйлд сэтгэл хөдлөл байхгүй! Хэрэв танд заасан заалтууд таны имэйлХэрэв та сэтгэл хөдлөлийг онцлон тэмдэглэхийг хүсч байвал сэтгэл хөдлөлийн дэд текст нь төвийг сахисан, гадаад, тайван, зөв ​​илтгэлийн өнгө аястай байх ёстой. Үүнд хэлээр биш агуулгаараа хүрдэг.

9. Захидлын үндсэн бичвэрийн тодорхой бүтцийг баримтал. Ихэнхдээ захидал гурван хэсгээс бүрдэнэ.

Захидал бичих болсон шалтгаан (шалтгаан, үндэслэл). Энэ хэсэг нь ихэвчлэн аль болох богино байдаг
Асуудлын мөн чанарыг тууштай танилцуулах
Шийдэл, хүсэлт, санал, дүгнэлт

10. Гадаад төрхЗурвас нь ойлгоход маш хялбар байх ёстой. Текстийг 5-6 мөрээс илүүгүй догол мөрөнд хуваа. Догол мөрүүдийг бие биенээсээ хоосон мөрөөр тусгаарлах нь дээр. Нэг өнгө, нэг фонт сонгох нь текстийг илүү сайн ойлгох болно. Онцын шаардлагагүй бол анхаарлын тэмдэг, эмотикон, товчилсон үг, харааны тэмдэг ашиглахгүй байх нь дээр.

11. Зөв бичих. Бичиг үсэг тайлагдаагүй нь зохиолчийн боловсрол дутмаг байгааг илтгэнэ. Текст дэх алдаа, үсгийн алдаанаас болж таны бизнесийн нэр хүнд унасан. Захиа илгээхээсээ өмнө цахим шуудангийн ёс зүйзахидлыг дахин анхааралтай уншихыг зөвлөж байна. Олон имэйл програмууд болон текст засварлагчидТэд цэг таслал, зөв ​​бичгийн дүрмийг хэрхэн шалгахаа мэддэг бөгөөд хэрэв алдаа олдвол засах зөвлөмжийг санал болгодог. Энэ үйлчилгээ нь имэйл бичихэд шаардлагатай.

12. Хавсралтад ямар бичиг баримт оруулах шаардлагатайг анхаарч үзээрэй. Та захидлын үндсэн хэсэгт оруулах ёсгүй дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тусдаа файл болгон илгээх нь дээр. Имэйлийн гарчигт та ямар файл оруулж байгаагаа зааж өгөх хэрэгтэй, эс тэгвээс хүлээн авагч үүнийг вирус гэж үзэж болно. Илгээхээсээ өмнө бүх файлыг вирусны эсрэг програмаар шалгасан байх ёстой.

13. Үргэлж холбоо барих мэдээллийг бичиж, бүртгүүлээрэй. Энэ нь таныг сайн талаас нь харуулж, өөрийгөө харуулах болно мэргэжлийн чанар. Гарын үсэг нь тав, зургаан мөрөөс илүү байж болохгүй. Энэ нь компанийн нэр, таны овог нэр, албан тушаалаас бүрдэх ёстой. Ихэвчлэн гадны хүлээн авагчдын хувьд таны имэйл хаяг, утасны дугаар, компанийн вэбсайтын хаягийг мөн зааж өгдөг.

14. Postscript нь бизнесийн захидал харилцаанд маш ховор хэрэглэгддэг. Хэрэв та захиандаа шуудангийн бичвэр ашигласан бол энэ нь та захидлын агуулгын талаар хангалттай бодож амжаагүй байгаагийн илрэл юм.

15. Зөвхөн in онцгой тохиолдлуудуншсан тухай баримт өгдөг. Ихэвчлэн уншсан баримтыг зөвхөн гадны хүлээн авагчдад зориулж, зөвхөн хүлээн авагчаас хариу хүлээж байгаа тохиолдолд л тохируулах ёстой.

16. "Өндөр ач холбогдол" гэсэн хайрцгийг зөвхөн зайлшгүй шаардлагатай үед ашиглана уу. Хэрэв имэйлд яаралтай анхаарал хандуулах шаардлагатай чухал мэдээлэл байгаа бол "өндөр" гэж чухалчлаарай. Энэ нь таны ирсэн имэйл хайрцагт таны имэйлийг тодруулах болно. Гэхдээ энэ функцийг шаардлагагүйгээр ашиглахыг зөвлөдөггүй.

17. Захиа илгээхээсээ өмнө дахин унш. Бүх зүйл товч, тодорхой, ойлгомжтой, зохисгүй мэдээлэл, дүрмийн алдаа байна уу? Хүлээн авагчийн мэдээлэл зөв үү? Илтгэлийн дараалал, логикийг шалгана уу.

18. Имэйлд шууд хариулах. Захиа хүлээн авсан тухай мэдэгдэл нь хамт ажиллагсад эсвэл хамтрагчдаа хүндэтгэлтэй хандаж байгаагийн шинж, сайн зан үйлийн шинж тэмдэг юм. Хэрэв та одоогоор захидалд хариулж чадахгүй бол зохиогчид мэдэгдэж, эхний боломжоор шууд хариулах болно гэж амлах хэрэгтэй. Асуусан бүх асуултад тууштай хариул. Хариугаа шинэ захидал гэж бүү эхлээрэй. Хэрэв захидалд 48 цагийн дотор хариу өгөөгүй бол хүлээн авагч нь түүний захидлыг үл тоомсорлож, алдсан гэж бодож магадгүй юм.

19. Захидал харилцааг эхлүүлсэн хүн цахим яриа хэлэлцээг дуусгана.

20. Үүнийг санаарай Имэйл захидал харилцааны дүрэм, эс тэгвээс тэдний дагаж мөрдөх байдал нь орчин үеийн мэргэжлийн менежерийн үзүүлэлт юм.