কিভাবে সঠিকভাবে ব্যবসা চিঠি লিখতে? একটি ব্যবসায়িক চিঠির ধরন এবং গঠন। দলগুলোর চিঠিপত্র

রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড কর পরিদর্শকদের এলএলসি নিবন্ধনের জন্য জমা দেওয়া নথিতে থাকা তথ্যের সত্যতা যাচাই করতে বাধ্য করে। অন্যান্য জিনিসগুলির মধ্যে, তাদের অবশ্যই তৈরি করা সংস্থার আইনি ঠিকানা পরীক্ষা করতে হবে। এই কাজটি সহজ করার জন্য, নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের কর্মচারীদের আইনী ঠিকানায় আবেদনকারীর কাছ থেকে গ্যারান্টির একটি চিঠির প্রয়োজন।

এলএলসি নিবন্ধনের জন্য গ্যারান্টির চিঠি

এই ধরনের একটি চিঠি এবং স্বাক্ষরের পাঠ্য দ্বারা, একটি আইনি সত্তা বা ব্যক্তি গ্যারান্টি দেয় যে এটি তার মালিকানাধীন সম্পত্তি ভাড়া দিতে প্রস্তুত। আইনতএলএলসি রাষ্ট্রীয় নিবন্ধন পাস করার সাথে সাথে এলাকা। বাড়িওয়ালাও গ্যারান্টি দেয় যে প্রাঙ্গনটি আইন দ্বারা তার এবং, একটি ইজারা চুক্তির মাধ্যমে, তিনি তৃতীয় পক্ষের স্বার্থ লঙ্ঘন করবেন না। চিঠির সাথে সনদপত্রের একটি কপি সংযুক্ত রয়েছে রাষ্ট্র নিবন্ধনমালিকানা

একটি অফিস স্থান একটি অফিস স্থান হতে হবে না. এটি একটি আইনি ঠিকানা হিসাবে একটি উত্পাদন প্রাঙ্গনে (গুদাম, কর্মশালা) ঠিকানা ব্যবহার করার অনুমতি দেওয়া হয়, যদি শুধুমাত্র নির্বাহী সংস্থাএকটি এলএলসি প্রকৃতপক্ষে সেখানে অবস্থিত হতে পারে যদি এটি এলএলসিতে পাঠানো চিঠিপত্রের অবাধ প্রাপ্তি নিশ্চিত করে। যদি আবেদনকারী একটি গ্যারেজে একটি এলএলসি নিবন্ধন করার চেষ্টা করে, নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের দাবি থাকতে পারে - অফিস ব্যবস্থার বাস্তবতা প্রমাণ করতে হবে।

একটি আইনি ঠিকানা "ক্রয়" ক্ষেত্রে, আপনি সতর্কতা অবলম্বন করা উচিত. শুধুমাত্র একটি ভাল খ্যাতি সহ একটি কোম্পানির উপর নির্ভর করুন, অন্যথায় আপনি নিবন্ধন থেকে বঞ্চিত হওয়ার ঝুঁকিতে থাকবেন। আপনার "অফিস" কোম্পানি, ধ্বংসাবশেষ বা নির্মাণাধীন ভবনের গণ নিবন্ধনের জায়গা হতে পারে, সামরিক ইউনিটবা একটি ক্লিনিক। এটি ঘটে যে ঠিকানাটি এমনভাবে বিদ্যমান নেই। সবকিছু দুবার চেক করা একটি ভাল ধারণা হবে।

যদি মালিকানার শংসাপত্রের ঠিকানা এবং গ্যারান্টির চিঠিটি সামান্য ভিন্ন হয়, এলএলসি নিবন্ধনের নথিতে, চিঠিতে একটি নির্দেশ করুন, যেহেতু এটি ইজারা চুক্তিতে উপস্থিত হবে।

একটি এলএলসি নিবন্ধন করার জন্য প্রয়োজনীয় নথিগুলির মধ্যে গ্যারান্টি একটি চিঠি নয়, তবে এর অনুপস্থিতির ফলে নিবন্ধন প্রত্যাখ্যান হতে পারে। ব্যর্থ মালিক নিজস্ব ব্যবসাআদালতে তার মামলা রক্ষা করতে পারে, যেখানে কর কর্তৃপক্ষ প্রমাণ করবে যে তাদের আইনি ঠিকানার যথার্থতা যাচাই করার সুযোগ ছিল না। সুপ্রিম কোর্টের প্লেনাম, প্রকৃতপক্ষে, আইনি ঠিকানার অবিশ্বস্ততার প্রমাণ হিসাবে গ্যারান্টি পত্রের অনুপস্থিতিকে বিবেচনা করে না। যাইহোক, যেকোনো আইনি প্রক্রিয়া একটি অপ্রীতিকর প্রক্রিয়া, এবং তার চেয়েও বেশি আপনার নিজের ব্যবসার দিকে প্রথম ধাপে। অতএব, আমরা আইনি ঠিকানায় গ্যারান্টির একটি নমুনা চিঠি ডাউনলোড করার, নথিটি প্রস্তুত করার এবং এলএলসি নিবন্ধনের আবেদনের সাথে এটি জমা দেওয়ার পরামর্শ দিই।

আপনি আমাদের ওয়েবসাইটে একটি আইনি ঠিকানার বিধানের জন্য গ্যারান্টি পত্রের একটি বর্তমান নমুনা খুঁজে পেতে পারেন।

গ্যারান্টির চিঠিটি নোটারি দ্বারা প্রত্যয়িত হওয়ার প্রয়োজন নেই। এটি যথেষ্ট যে মালিক বিদ্যমান চুক্তির সত্যতা নিশ্চিত করে টেলিফোনে কথোপকথননিবন্ধন কর্তৃপক্ষের একজন কর্মচারীর সাথে।

একটি আইনি সত্তা থেকে গ্যারান্টি চিঠি

চিঠির বিষয়বস্তু হিসাবে, ঠিকানার বিধানের জন্য গ্যারান্টির কোনো একক নমুনা চিঠি নেই। আপনি আমাদের নমুনা ব্যবহার করতে পারেন, নথির যুক্তি বজায় রেখে এবং প্রয়োজনীয় তথ্য নির্দেশ করতে ভুলবেন না, যেমন:

• "শিরোনাম"-এ - ইজারাদাতার বিশদ বিবরণ এবং ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসের নাম যেখানে সংস্থাটি নিবন্ধিত হওয়ার কথা;
• বিস্তারিত ঠিকানা, ভাড়া দেওয়া জায়গার এলাকা এবং এর বৈশিষ্ট্যগুলি - লিজ চুক্তিতে উল্লেখ করা হবে;
• তৈরি করা এলএলসি প্রধানের নাম এবং তার কোম্পানির নাম;
• একটি ইজারা চুক্তির অধীনে ব্যবহারের জন্য প্রাঙ্গনে স্থানান্তর করার প্রস্তুতির নিশ্চিতকরণ।

একটি এলএলসি নিবন্ধনের জন্য গ্যারান্টি চিঠিতে তারিখটি নির্দেশ করার প্রয়োজন নেই। আপনি এটি নির্দেশ করতে পারেন, কিন্তু এটা কোন ব্যাপার না - গ্যারান্টি চিঠির কোন মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ নেই।

অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন: গ্যারান্টির চিঠিতে, মালিক বলেছেন যে এলএলসি নিবন্ধিত হলে তিনি এলএলসি প্রধানের সাথে একটি ইজারা চুক্তিতে প্রবেশ করবেন, তবে তিনি এটি করতে বাধ্য নন। গ্যারান্টির একটি চিঠির সাথে, তিনি প্রত্যয়ন করেন যে তার মালিকানাধীন রিয়েল এস্টেটের ঠিকানায় একটি নির্দিষ্ট আইনি সত্তা নিবন্ধিত হবে তার বিরুদ্ধে তার কিছুই নেই। শেষ পর্যন্ত, একটি চুক্তিতে প্রবেশ করা বা এই ধারণাটি পরিত্যাগ করা মালিকের স্বাধীন পছন্দ, এবং গ্যারান্টির চিঠিটি তার জন্য একটি ডিক্রি নয়। অতএব, আপনি যদি নিশ্চিত হতে চান যে বর্গ মিটার আপনারই থাকবে, তাহলে বাড়িওয়ালার সাথে একটি প্রাথমিক চুক্তি করুন।

এই সব কাজ করে বিপরীত দিকে: এলএলসি নিবন্ধনের সময় যে ব্যক্তি ইজারার জন্য গ্যারান্টির একটি চিঠি প্রদান করেছেন তার কাছ থেকে একটি অফিস ভাড়া নিতে কোম্পানির নিবন্ধনের উপর ভিত্তি করে এলএলসির প্রধান বাধ্য নন। আপনি যদি প্রাথমিক চুক্তি প্রত্যাখ্যান করেন, তাহলে আপনাকে আইনি ঠিকানা পরিবর্তনের বিষয়ে ট্যাক্স কর্তৃপক্ষকে অবহিত করতে হবে। এটি P13001 বা P14001 ফর্মে করা হয়। প্রথমটি ব্যবহার করা হয় যদি আইনী ঠিকানাটি চার্টারে নির্দেশিত হয়, যার অর্থ হল এর পরিবর্তনের সাথে সনদের পাঠ্যটি সামঞ্জস্য করতে হবে। দ্বিতীয় ফর্মটি সেই এলএলসিগুলির জন্য উপযুক্ত যাদের আইনী ঠিকানা পরিবর্তনের পরে চার্টার প্রাসঙ্গিকতা হারায় না।

একজন ব্যক্তির কাছ থেকে আইনি ঠিকানায় গ্যারান্টির চিঠি

আপনি যদি ম্যানেজারের বাড়ির ঠিকানায় একটি এলএলসি নিবন্ধন করেন, তাহলে আইনি ঠিকানা নিবন্ধন করার জন্য আপনাকে গ্যারান্টির চিঠির প্রয়োজন হবে না। এই ক্ষেত্রে, প্রাঙ্গনের মালিক এবং সম্ভবত, এতে নিবন্ধিত অন্যান্য ব্যক্তিদের সম্মতি প্রয়োজন হবে। পরিদর্শন অফিসের সাথে প্রয়োজনীয়তা পরীক্ষা করুন যেখানে আপনি নিবন্ধন করার পরিকল্পনা করছেন।

একজন ব্যক্তির কাছ থেকে আইনি ঠিকানায় গ্যারান্টির একটি চিঠি এমন পরিস্থিতিতে প্রয়োজনীয় যেখানে একটি প্রতিষ্ঠানকে ভাড়া দেওয়া জায়গার মালিক একজন ব্যক্তি। এটি থেকে একটি চিঠি অনুরূপ বিন্যাস করা হয় আইনি সত্তা. শুধুমাত্র কোম্পানির বিবরণ এখানে আর প্রদর্শিত হবে না। শুধুমাত্র নাগরিকের উপাধি, নাম, পৃষ্ঠপোষকতা, অমুক এবং অমুক ঠিকানায় অমুক এলএলসি নিবন্ধন করার জন্য তার সম্মতি, আশ্বাস যে তিনি মালিক, তিনি একটি উপসংহারে রাষ্ট্র এবং তৃতীয় পক্ষের স্বার্থ লঙ্ঘন করেন না। ইজারা চুক্তি, এবং তাই।

মজার বিষয় হল, একটি অনাবাসিক প্রাঙ্গনের মালিকের নিজের কাছে একটি গ্যারান্টি পত্র জারি করার অধিকার রয়েছে যদি তিনি একটি এলএলসি-এর প্রতিষ্ঠাতা হিসাবে কাজ করেন এবং আইনি ঠিকানা হিসাবে তার মালিকানাধীন জায়গাটি ব্যবহার করতে চান। এই ধরনের একটি চিঠি একজন ব্যক্তির দ্বারা একটি আইনি সত্তাকে দেওয়া একটি লিজ গ্যারান্টি হিসাবে আঁকা হয়। এলএলসি প্রধানের নাম এবং ইজারাদাতার নাম মিলে যাওয়ায় নিবন্ধন কর্তৃপক্ষ বিভ্রান্ত হবে না।

যে কেউ ইজারাদার হিসাবে কাজ করবে তাকে অবশ্যই গ্যারান্টি চিঠিতে নির্দেশিত যোগাযোগ নম্বর ব্যবহার করে নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের একজন কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করার জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে। এই স্বাভাবিক পদ্ধতি, কারণ যে কর্মচারী এলএলসি রেজিস্ট্রেশনের জন্য নথি গ্রহণ করেছেন তাকে নিশ্চিত করতে হবে যে প্রদত্ত তথ্য সঠিক। বাড়িওয়ালা পাওয়া না গেলে বা সাড়া না দিলে, গ্যারান্টির চিঠিটি অবৈধ বিবেচনা করে এলএলসি নিবন্ধিত না হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে।

অর্থপ্রদানের জন্য গ্যারান্টি পত্র (নমুনা) কেন নথির প্রয়োজন, কীভাবে এটি সঠিকভাবে আঁকতে হয়, ঋণ পরিশোধের জন্য গ্যারান্টির চিঠি লেখার নমুনা এবং কাজ সম্পাদন

গ্যারান্টির চিঠি কী, কীভাবে এটি সঠিকভাবে লিখতে হয়, গ্যারান্টির চিঠি লেখার নমুনা। গ্যারান্টির একটি চিঠি এমন একটি নথি যা একটি পক্ষের অন্য পক্ষের পক্ষে নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করার অভিপ্রায় নিশ্চিত করে বা, উদাহরণ হিসাবে, অন্য পক্ষের সাথে সম্পর্কিত যে কোনও শর্ত মেনে চলার অভিপ্রায়। একটি দক্ষতার সাথে লিখিত গ্যারান্টির চিঠি এটি কার্যকর করার ক্ষেত্রে আপনার আস্থার চাবিকাঠি।

(খুলতে ক্লিক করুন)

গ্যারান্টি চিঠি - এটা কি?

পেমেন্ট গ্যারান্টি চিঠি (নমুনা)- এটি, প্রথমত, একটি দলিল যা অন্য পক্ষের সাথে এক পক্ষের গৃহীত বাধ্যবাধকতা বাস্তবায়নের গ্যারান্টি রয়েছে। এই ধরনের বাধ্যবাধকতা কোনো পরিষেবা, কর্মক্ষমতা বিধান হতে পারে বিভিন্ন ধরনেরকাজ, ঋণ পরিশোধ, এবং তাই।

গ্যারান্টির চিঠির সবচেয়ে সাধারণ প্রকার হল ঋণ পরিশোধের জন্য গ্যারান্টির চিঠি।

একটি সঠিকভাবে আঁকা নথি এটি বাস্তবায়নের একটি গ্যারান্টি

গ্যারান্টির চিঠিটি দক্ষতার সাথে এবং সঠিকভাবে আঁকার জন্য, আপনাকে নিম্নলিখিত সুপারিশগুলি মেনে চলতে হবে:

• উপযুক্ত লেখার শৈলী - একটি চিঠি লেখার সময় আপনাকে মেনে চলতে হবে ব্যবসা শৈলী, কারণ গ্যারান্টি একটি চিঠি, প্রথমত, একটি নথি।
• সুবিধা এবং সংক্ষিপ্ততা - আপনার খুব বেশি লেখা উচিত নয়; যা প্রয়োজন তা সংক্ষিপ্তভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে বলা যথেষ্ট হবে।
• নির্দিষ্টতা - অনিশ্চয়তা বহন করে এমন শব্দগুলি বাদ দিন; এটি স্পষ্টভাবে বাক্য গঠন করা মূল্যবান, যেমন শব্দ ব্যবহার করে, উদাহরণস্বরূপ, আমরা গ্যারান্টি দিই, আমরা গ্রহণ করি।
• নিশ্চিততা এবং স্পষ্টতা - গ্যারান্টি চিঠির পাঠ্যটি পরিষ্কার এবং সহজ হওয়া উচিত।
• বানান এবং বিরাম চিহ্ন ত্রুটিএকটি চিঠিতে

একটি আইনি সত্তার পক্ষে গ্যারান্টির চিঠিতে সর্বদা প্রয়োজনীয় বিবরণ এবং পরিচালকের স্বাক্ষর থাকতে হবে।

আইনি সত্তার জন্য বাধ্যতামূলক বিবরণ:

• প্রতিষ্ঠানের নাম এবং তার বিবরণ
• প্রয়োজনীয় যোগাযোগ বিশদ
• চিঠিতে আপিলের সারমর্ম
• স্বাক্ষরের তারিখ
• প্রতিষ্ঠানের সিল, সেইসাথে দায়িত্বশীল ব্যক্তির স্বাক্ষর

ব্যক্তিদের জন্য বিস্তারিত:

• পাসপোর্টের বিবরণ এবং আবাসিক ঠিকানা
• চিঠিতে আপিলের সারমর্ম
• স্বাক্ষর

নথি প্রস্তুতি

যেহেতু আইনটি ঋণ পরিশোধের জন্য গ্যারান্টির চিঠি লেখার জন্য একটি ফর্মের জন্য স্পষ্টভাবে প্রদান করে না, পরিষেবা এবং কাজের সমাপ্তির নিশ্চিতকরণ, কর্মসংস্থান এবং এই চিঠির অন্যান্য ধরনের সম্পর্কে, এটি লেখা বেশ সহজ।

গ্যারান্টির একটি চিঠি লেখার সময়, এটি শুধুমাত্র বিবেচনা করা উচিত যে চিঠিটি যদি তার পক্ষে আঁকা হয় তবে এটি অবশ্যই একটি আইনি সত্তার লেটারহেডে আঁকা উচিত এবং প্রয়োজনীয় বিশদ বিবরণ রয়েছে। একজন ব্যক্তির কাছ থেকে, যে কোনো লিখিত আকারে গ্যারান্টির একটি চিঠি লেখা যেতে পারে।

গ্যারান্টি নথি লেখার নমুনা

ঋণ পরিশোধের জন্য গ্যারান্টির চিঠি (দস্তাবেজটি অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে আঁকতে হবে, প্রধান হিসাবরক্ষক এবং সেইসাথে ম্যানেজারের দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে এবং একটি কোম্পানির সীলমোহরের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে)।

বাণিজ্যিক এবং নাগরিক কার্যক্রমে, প্রায়ই কর্মকর্তাদের সাথে যোগাযোগ করা প্রয়োজন।

প্রতিটি অনুরোধ লিখিত হতে হবে। বিভিন্ন অনুষ্ঠানে সরকারি চিঠি পাঠানো হয়। এটি হতে পারে: অর্থপ্রদানের প্রয়োজনীয়তা, অর্থ প্রদান ছাড়াই পণ্য সরবরাহ করার অনুরোধ, ঋণ পরিশোধের দাবি এবং আরও অনেক কিছু।

অফিসিয়াল আপিল করতে বিশেষ ফর্মপ্রযোজ্য নয়. আইন প্রণয়ন রাশিয়ান ফেডারেশনবিনামূল্যে লেখা অনুমান। তবে এটি ছাড়াও, সাধারণত স্বীকৃত নিয়ম রয়েছে। তাদের ব্যবহার চিঠিতে আইনি অবস্থা প্রয়োগ করা সম্ভব করে তোলে। অনুপস্থিতি প্রয়োজনীয় শর্তাবলীএবং বৈশিষ্ট্যগুলি তাদের সরকারী চিঠিপত্র হিসাবে গণ্য করার অনুমতি দেয় না।

অতএব, প্রাপকের সাথে আনুষ্ঠানিকভাবে যোগাযোগ করার আগে, আপনাকে বিনামূল্যে নমুনা এবং উদাহরণগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে হবে। তারা এই প্রকাশনার নীচের লিঙ্ক ব্যবহার করে প্রাপ্ত করা যেতে পারে. এই ব্যাখ্যামূলক নিবন্ধটি লেখার সময় একটি ভাল সাহায্য হিসাবে পরিবেশন করতে পারে।

সরকারী চিঠির গঠন এবং বৈশিষ্ট্য

সরকারী চিঠিপত্র A4 শীট বাহিত হয়. অধিকন্তু, কোম্পানিগুলির জন্য (আইনি সত্তা) একটি কোম্পানির লেটারহেড ব্যবহার করা হয়। এটি ইতিমধ্যে নিবন্ধন সনাক্তকরণ তথ্য উপস্থিতি অনুমান.

এই প্রয়োজনীয়তা একটি "ক্যাপ" এর প্রয়োজনীয়তা দূর করে না। এটি শীটের উপরের ডানদিকে লেখা আছে। এটি প্রাপক সংস্থা এবং কর্মকর্তার নাম নির্দেশ করে। এটিতে এন্টারপ্রাইজ, বিভাগ, ব্যবস্থাপক, প্রেরকের নাম লেখাও সম্ভব।

বাম দিকের বিপরীতে আউটগোয়িং/ইনকামিং চিহ্ন তৈরি করার জায়গা। তাদের সংখ্যা, তারিখ এবং শহর রয়েছে। তদনুসারে, বহির্গামী একটি প্রেরক দ্বারা সেট করা হয়, এবং আগত এক - প্রাপক দ্বারা। প্রাপকের জন্য প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয়তানথি নিবন্ধনকারী অবস্থান এবং ব্যক্তির একটি ইঙ্গিত।

পরবর্তী (নীচে) টেক্সট নিজেই. কিছু অক্ষরের জন্য শিরোনাম লেখা সম্ভব (ঐচ্ছিক)। পাঠ্যের অধীনে আপনাকে অবশ্যই অনুমোদিত ব্যক্তির অবস্থানের পুরো নাম, তার শেষ নাম, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা, যোগাযোগের ফোন নম্বর, অভিনয়কারীর বিশদ বিবরণ (যদি একজন প্রত্যাশিত হয়) নির্দেশ করতে হবে। অনুমোদিত ব্যক্তির স্বাক্ষর এই ডেটার বিপরীতে স্থাপন করা হয়। এই স্বাক্ষরটি প্রেরণকারী সংস্থার সীলমোহর দ্বারা প্রত্যয়িত হয়।

বক্তৃতা এবং চিঠি লেখার পদ্ধতি

যেহেতু এটি সরকারী চিঠিপত্র যা বিবেচনা করা হচ্ছে, তাই বক্তৃতাটি ব্যবসার মতো বলে ধরে নেওয়া হয়। অর্থাৎ, পাঠ্যটিতে কোনো সাহিত্যিক অভিব্যক্তি (তুলনা, রূপক, রূপক) থাকা উচিত নয়। এটি বোঝা উচিত যে যে ব্যক্তি বার্তাটি পেয়েছেন সম্ভবত তার অপ্রয়োজনীয় সাহিত্য বাক্যাংশ পড়ার জন্য পর্যাপ্ত সময় নেই।

পাঠ্য কাঠামো সরকারী চিঠিনিম্নলিখিতটি সাধারণত গৃহীত হয়: তথ্য অংশটি শুরুতে দেওয়া হয়। এটি প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে সম্পর্ক বর্ণনা করে। আরও পাঠ্যটিতে সমস্যার সারাংশ বর্ণনা করা প্রয়োজন।

বর্ণনা সংক্ষিপ্ত হতে হবে এবং শেষ তারিখ, পরিসংখ্যান এবং প্রমাণ দ্বারা সমর্থিত হতে হবে।

এর পরে, সমস্যাটি সমাধানের লক্ষ্যে ইভেন্টগুলির পছন্দসই বিকাশের প্রস্তাব করা প্রয়োজন।

নীচে একটি আদর্শ ফর্ম এবং একটি অফিসিয়াল চিঠির একটি নমুনা রয়েছে, যার একটি সংস্করণ বিনামূল্যে ডাউনলোড করা যেতে পারে।

GOST 7.0.8-2013 “তথ্য, লাইব্রেরি এবং এর জন্য স্ট্যান্ডার্ড সিস্টেম প্রকাশনা. রেকর্ড রাখা এবং সংরক্ষণাগার. শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা" ধারণাগুলির মৌলিক অর্থগুলিকে একত্রিত করেছে যা আমরা আরও ব্যবহার করব:

• গন্তব্য- নথির প্রাপকের সম্পর্কে তথ্য সম্বলিত বিশদ বিবরণ;
• নথির বিবরণ- নথি ডিজাইনের উপাদান।

উপরন্তু, আপনি নতুন শব্দ মনোযোগ দিতে হবে বৈশিষ্ট্য, যা ইলেকট্রনিক বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করার সময় সক্রিয়ভাবে ব্যবহৃত হয় এবং হিসাবে বিবেচিত হয় বাধ্যতামূলক উপাদানসাজসরঞ্জামনথি GOST R 6.30-2003 দ্বারা প্রতিষ্ঠিত "ঠিকানাদাতা" বিশদ নিবন্ধনের নিয়মগুলি প্রদান করে বিভিন্ন বিকল্পএর নকশা - তাদের মধ্যে "ঠিকানাদাতা" প্রয়োজনীয়তার প্রধান বৈশিষ্ট্যগুলি আনুষ্ঠানিকভাবে বা অন্যভাবে আনুষ্ঠানিক করা হয় না।

এবং অবশেষে, শব্দ গন্তব্যপুরানো ধারণা থেকে আলাদা করা আবশ্যক ঠিকানা, যা তথাপি ফেডারেল এক্সিকিউটিভ কর্তৃপক্ষের অফিসের কাজের নিয়মের পরিশিষ্টে উল্লেখ করা হয়েছে (15 জুন, 2009 নং 477 এর রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত) লেখক, অর্থাৎ নথির প্রেরক(এবং সর্বোপরি অক্ষর).

যেহেতু চিঠিপত্র সাধারণত প্রতিষ্ঠানের নথি প্রবাহের 80% এরও বেশি গ্রহণ করে, তাই আমরা অফিসিয়াল অফিসিয়াল চিঠির উদাহরণ ব্যবহার করে "ঠিকানাদাতা" বিবরণ নিবন্ধন করার নিয়মগুলি বিবেচনা করব, যা কাগজের আকারে আঁকা হয় এবং প্রধানত প্রাপকের কাছে পাঠানো হয় মেইল

চিঠিপত্র পরিচালনার প্রক্রিয়ায়, ব্যবস্থাপক, কর্মচারী এবং সংস্থার রেকর্ড পরিচালন পরিষেবাকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনা করা উচিত:

• প্রযুক্তিগত, যার অর্থ হল যে সংস্থাটি তার চিঠি পোস্ট অফিসের মাধ্যমে বা চিঠিপত্র সরবরাহকারী সংস্থাগুলির পরিষেবা ব্যবহার করে পাঠাবে৷ এই সংস্থাগুলি এবং রাশিয়ান পোস্ট বিতরণ প্রক্রিয়া চলাকালীন স্বাধীন তৃতীয় পক্ষ হিসাবে কাজ করে। একটি চিঠি রচনা করার সময়, আপনাকে এটি কীভাবে পাঠানো হবে, প্যাকেজ করা হবে তা বিবেচনা করতে হবে যে পোস্টাল ঠিকানার বৈশিষ্ট্যগুলির নিবন্ধকরণের ক্রম এবং ক্রমটি ডাক পরিষেবার বিধানের নিয়ম দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়, যা রেজোলিউশন দ্বারা অনুমোদিত হয়। রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের এবং পর্যায়ক্রমে আপডেট করা হয়;
• পরিচালনাসংক্রান্ত, কারণ চিঠিতে থাকতে পারে:
  • নির্দিষ্ট ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত, প্রস্তাব, প্রতিবেদন বা দাবি - এটি একটি উচ্চ সংস্থা বা একটি সমান অংশীদার, ক্লায়েন্টকে সম্বোধন করা যেতে পারে;
  • বাধ্যতামূলক আদেশ বা আদর্শ আইনি কাজ, যা মৃত্যুদন্ড বা তথ্যের জন্য অধস্তন সংস্থার কাছে পাঠানো হয়।
    অর্থাৎ, নথি তৈরির উদ্দেশ্য এবং বিষয়বস্তু, পরিচালনা ব্যবস্থায় লেখক সংস্থার স্থান এবং চিঠির প্রাপকের সাথে সম্পর্ক প্রয়োজনীয় "ঠিকানাদাতা" এর নকশাকে প্রভাবিত করে। উপরন্তু, চিঠিটি অবশ্যই সেই পয়েন্টে (সংস্থা, অফিসিয়াল, বিশেষজ্ঞ, কাঠামোগত ইউনিট) পাঠাতে হবে যেখানে নথিতে উল্লেখ করা সমস্যাটি শেষ পর্যন্ত এবং যোগ্যতার ভিত্তিতে সমাধান করার কর্তৃপক্ষ রয়েছে। আপনার যদি এই সংস্থার জন্য বেশ কয়েকটি প্রশ্ন/পরামর্শ থাকে যা একে অপরের সাথে সম্পর্কিত নয় এবং যার সমাধান যোগ্যতার মধ্যে রয়েছে বিভিন্ন ব্যক্তি, তারপর প্রতিটি "চূড়ান্ত প্রাপক" কে একটি পৃথক চিঠি লেখা ভাল। এবং যদি আপনি না জানেন যে আপনার প্রশ্নের উপর কাজ করার জন্য কাকে নিয়োগ দেওয়া হবে, আপনি সেগুলিকে সম্বোধন করা একটি চিঠিতে রাখতে পারেন সাধারণ পরিচালকবা এটি সাধারণত সংস্থার কাছে সম্বোধন করুন;
• শিষ্টাচার ফ্যাক্টর- নির্দিষ্ট পরিস্থিতি বিবেচনা করে ভদ্রতার গৃহীত নিয়মগুলি মেনে চলার প্রয়োজন ব্যবসা যোগাযোগ, ঠিকানা এবং ঠিকানার অবস্থান (আইনি বা ব্যক্তি, উচ্চতর বা অধীনস্থ সংস্থা, চিঠিটি প্রথমবার বা স্থায়ী সংবাদদাতাকে পাঠানো হয়, ইত্যাদি)।

সংস্থার চিঠি ফর্ম

চিঠিপত্র পরিচালনা করার জন্য, প্রায় প্রতিটি সংস্থা তার নিজস্ব চিঠি ফর্ম তৈরি করে এবং অনুমোদন করে। এর বিবরণের রচনা এবং নকশার উদাহরণ পাওয়া যাবে:

• GOST R 6.30-2003-এ “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। নথি প্রস্তুতের জন্য প্রয়োজনীয়তা" (চিত্র B.2 - B.4) এবং
• ফেডারেল এক্সিকিউটিভ কর্তৃপক্ষের অফিসের কাজের জন্য নির্দেশাবলীর উন্নয়নের জন্য পদ্ধতিগত সুপারিশ, অনুমোদিত। 23 ডিসেম্বর, 2009 তারিখের রোসারখিভের আদেশ দ্বারা নং 76 (পরিশিষ্ট সহ ধারা 3.3.1)।
  সংস্থাগুলি অর্থ প্রদান করে মহান মনোযোগএকটি চিঠির ফর্ম তৈরি করা এবং এমনকি এটি একটি "কর্পোরেট" স্টাইলের বইতে অন্তর্ভুক্ত করা, যা একেবারে ন্যায্য, কারণ তিনি একটি আইনি সত্তার "মুখ", চিঠির লেখকের চিত্র এবং তার ছাপ গঠন করে। তবে এটি কেবল কাগজের গুণমান এবং ফর্মটি তৈরি করতে ব্যবহৃত রঙের রঙের বিষয়ে নয়। ফর্মটি সংস্থার সম্পূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত নাম, সাংগঠনিক এবং আইনি ফর্ম এবং অধস্তনতা নির্দেশ করে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল এটি নিশ্চিত করা যে লেখক সম্পর্কে তথ্য যা এটিতে নির্দেশিত হয়েছে তা সঠিকভাবে ফরম্যাট করা হয়েছে, লেখকের সাথে যোগাযোগ করার সমস্ত উপায় তালিকাভুক্ত করা. ভিতরে বহিরাগত পরিবেশএটি সংস্থার স্থিতিশীলতা, যোগাযোগের ইচ্ছা, উন্মুক্ততা এবং "সদিচ্ছা" এর লক্ষণ প্রকাশ করে।

ফর্মে বিবরণের অবস্থান হতে পারে:

• অনুদৈর্ঘ্য(যেমন উদাহরণ 1) বা
• কোণ:
  • কেন্দ্রীভূত(উদাহরণ 2 হিসাবে) বা
  • পতাকা(গুণাবলী একই পাশের জোনে অবস্থিত, তবে প্রতিটি লাইনের পাঠ্য বাম মার্জিন সীমানা থেকে শুরু হয়)।

অনুদৈর্ঘ্য এবং কোণার ফর্মগুলির "ঠিকানাদাতা" অ্যাট্রিবিউটের জন্য আলাদা অবস্থান রয়েছে; এটি একটি কমলা ভরাট দ্বারা নির্দেশিত হয় (উদাহরণ 1 এবং 2 তুলনা করুন)।

"ঠিকানাদাতা" বৈশিষ্ট্যের বৈশিষ্ট্য

তদুপরি, "কোথায়?" প্রশ্নের উত্তর, যেমন "মেইলিং ঠিকানা" বৈশিষ্ট্যের নিবন্ধন GOST দ্বারা ঐচ্ছিক বলে বিবেচিত হয়৷. যদি এটি মানানসই হয়, তবে এর উপাদানগুলি ডাক পরিষেবার বিধানের জন্য বিধি দ্বারা প্রদত্ত ক্রম অনুসারে লেখা হয় (এটি প্রতিষ্ঠিত হয় পদ্ধতিগত সুপারিশফেডারেল এক্সিকিউটিভ কর্তৃপক্ষের অফিসের কাজের জন্য নির্দেশাবলীর উন্নয়নের উপর, পরিশিষ্ট নং 11)। একটি উইন্ডো সহ একটি খাম ব্যবহার করার সময় চিঠিতে ডাক ঠিকানা নির্দেশ করা সুবিধাজনক হয়ে ওঠে, যেখানে ঠিকানা প্রদানকারী সম্পর্কে সমস্ত ডেটা দৃশ্যমান হবে (কাকে এবং কোথায় চিঠিটি বিতরণ করা দরকার), তারপরে এই তথ্যটি থাকতে হবে না। ম্যানুয়ালি বা একটি "লেবেল" আটকে খামের উপর নকল করা। চিঠিপত্রের বড় ভলিউম সঙ্গে, এই পদ্ধতির উল্লেখযোগ্যভাবে সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে।

চিঠিতে যদি ঠিকানা দেওয়া হয় সরকারী সংস্থা, সংস্থা স্থানীয় সরকার, সর্বোচ্চ কর্তৃপক্ষ, উচ্চতর সংস্থা, তারপর "মেইলিং ঠিকানা" বৈশিষ্ট্যটি এখনও জারি করা হয়নি (এটি শুধুমাত্র খামে নির্দেশিত)। উদাহরণ 3 এবং 4 দেখুন।

চিঠি দিলে প্রথম এই "উচ্চতর সংস্থার" প্রধান, তারপর প্রতিষ্ঠানের নাম পদে অন্তর্ভুক্ত করা হয়, উদাহরণ 5 এবং 6 দেখুন। অবস্থান এবং পুরো নাম উভয়ই ডেটিভ ক্ষেত্রে লেখা হয়।

উদাহরণ 1

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 2

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 3

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 4

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 5

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 6

শো সঙ্কুচিত করুন

যদি চিঠি তৃতীয় পক্ষের পিয়ার বা ডাউনলাইন সংস্থাকে সম্বোধন করা হয়েছে, তারপর চিঠির "ঠিকানাদাতা" একটি ডাক ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, যা প্রতিষ্ঠানের নাম থেকে 1.5-2 লাইন ব্যবধান দ্বারা আলাদা করা হয় এবং GOST R 6.30-2003 দ্বারা নির্ধারিত একটি ছোট চিঠি দিয়ে শুরু হয় (উদাহরণস্বরূপ, " রাস্তা" বা "প্রচার"):

উদাহরণ 7

শো সঙ্কুচিত করুন

চিঠিতে যদি ঠিকানা দেওয়া হয় ম্যানেজারের কাছেসংগঠন, তারপরে অবস্থানের মধ্যে সংগঠনের পুরো নাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা সাংগঠনিক এবং আইনি ফর্ম নির্দেশ করে:

উদাহরণ 8

শো সঙ্কুচিত করুন

চিঠিটি যদি এমন কোনও সংস্থার প্রধানকে সম্বোধন করা হয় যার সাথে প্রথমবারের মতো যোগাযোগ করা হচ্ছে না, তবে ডাক ঠিকানাটি নির্দেশ না করাই ভাল।

চিঠিতে যদি ঠিকানা দেওয়া হয় ডেপুটি ম্যানেজার বা অন্য দাপ্তরিক(এবং প্রথম ম্যানেজার নয়), তারপর বিকল্পগুলিকে অনুমতি দেওয়া হয় (একটি পোস্টাল ঠিকানা যোগ করে বা ছাড়া), এবং আপনার কেস এবং লাইন স্পেসিংয়ের দিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত। একজন আধিকারিককে সম্বোধন করা সবসময় ডেটিভ ক্ষেত্রে করা হয়; যদি সংস্থার নামটি তার অবস্থান থেকে আলাদা করা হয়, তবে এটি মনোনীত ক্ষেত্রে লেখা হয়:

উদাহরণ 9

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 10

শো সঙ্কুচিত করুন

চিঠিতে যদি ঠিকানা দেওয়া হয় সংস্থার কাঠামোগত ইউনিট, তারপর "ঠিকানাদাতা" বৈশিষ্ট্যে, প্রথমে প্রতিষ্ঠানের নাম নির্দেশ করুন (প্রতিষ্ঠিত সংক্ষিপ্তকরণ অনুমোদিত), এবং শুধুমাত্র তারপর - মনোনীত ক্ষেত্রে এই কাঠামোগত ইউনিট।

প্রাপকের দ্বারা উপলব্ধি এবং তথ্যের বিচ্ছিন্নতাকে ত্বরান্বিত করার জন্য "ঠিকানাদাতা" বৈশিষ্ট্যের বৈশিষ্ট্যগুলিকে আলাদা করার জন্য উদাহরণ 7, 10 এবং 11 এ লাইন স্পেসিং করার পরামর্শ দেওয়া হয়, তবে এটি একটি কঠোর প্রয়োজন নয়।

উদাহরণ 11

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 12

শো সঙ্কুচিত করুন

যদি চিঠিটি একটি কাঠামোগত ইউনিটের প্রধানকে সম্বোধন করা হয়, তবে সংস্থার নাম (মনোনীত ক্ষেত্রে) "ঠিকানাদাতা" বৈশিষ্ট্যে অন্তর্ভুক্ত করা হয় এবং ইউনিটের নামটি পদের পুরো নামের সাথে অন্তর্ভুক্ত করা হয় ডেটিভ কেস:

উদাহরণ 13

শো সঙ্কুচিত করুন

GOST R 6.30-2003 প্রতিষ্ঠা করে বেশ কয়েকটি সমজাতীয় সংস্থাকে চিঠি পাঠানোর সময় ঠিকানার সাধারণ নকশার একটি পদ্ধতিবা একাধিক কাঠামোগত বিভাগ একটি সংস্থা। এই পদ্ধতি প্রদান করে:

• চিঠিতেই, ঠিকানার সাধারণীকৃত নামের নকশা;
• মেইলিং চিঠির জন্য একটি পৃথক তালিকার অতিরিক্ত সংকলন, যার মধ্যে তাদের নির্দিষ্ট নাম এবং ডাক ঠিকানা রয়েছে।

উদাহরণ 14

শো সঙ্কুচিত করুন

উদাহরণ 15

শো সঙ্কুচিত করুন

কিভাবে আপনার প্রেরকের ঠিকানা কাস্টমাইজ করতে হয়, একটি প্রদত্ত টেমপ্লেট এবং মেইলিং তালিকা অনুযায়ী দ্রুত অনেক খাম তৈরি করতে হয়, একটি পটভূমি বা নকশা দিয়ে সাজান (ফেব্রুয়ারি 23 এবং মার্চের জন্য একটি খাম সাজানোর জন্য ধারণাগুলি) "এমএস ওয়ার্ডে খাম তৈরি করা" নিবন্ধটি দেখুন 8 সুপারিশ করা হয়

মেইলিং লিস্ট বা মেইলিং লিস্টপ্রতিষ্ঠানের শ্রেণীবিভাগ এবং তাদের ঠিকানার উপর ভিত্তি করে চিঠির নির্বাহক দ্বারা উত্পন্ন হয়, যা সাধারণত নথি নিবন্ধন ক্রিয়াকলাপের ফলে (EDMS বা Word, Excel টেবিলে) অফিস পরিচালনা পরিষেবাতে জমা হয়। প্রতিটি খামে যেখানে চিঠির প্রতিটি অনুলিপি সীলমোহর করা হয়, মেইলিং তালিকা অনুসারে সংস্থার নির্দিষ্ট নাম এবং ঠিকানা নির্দেশিত হয়। এই তালিকার উপর ভিত্তি করে, খামে মুদ্রণের তথ্য এমনকি Word এর মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কনফিগার করা যেতে পারে।

এটি লক্ষ করা প্রয়োজন যে এই পদ্ধতিটি সাধারণত একটি উচ্চতর সংস্থা তার অধীনস্থ সংস্থাগুলিতে চিঠি পাঠানোর সময় ব্যবহার করে।

যাহোক যদি একটি চিঠির 4 জনের বেশি প্রাপক না থাকে, তারপর সমস্ত প্রাপক নথিতে নিবন্ধিত হয়, তারপর আপনি একটি মেইলিং তালিকা ছাড়াই করতে পারেন ("কপি" শব্দটি 2য়, 3য় এবং 4 র্থ প্রাপকের আগে উপস্থিত হয় না)। একটি চিঠিতে ঠিকানার সংখ্যার এই সীমাবদ্ধতা GOST R 6.30-2003 এবং সাধারণ জ্ঞান দ্বারা প্রতিষ্ঠিত। এই ক্ষেত্রে, ঠিকানাটি উপরের ডান কোণে প্রতিটি সংস্থা/সংস্থার জন্য "ঠিকানাদাতা" বিশদ বিবরণের তালিকা হিসাবে আঁকা হয়, তবে এই জাতীয় চিঠির সমস্ত অনুলিপি মূল হিসাবে স্বাক্ষরিত হয় এবং প্রতিটি অনুলিপি একটি পৃথক খামে সিল করা হয়। যার উপর সংশ্লিষ্ট নির্দিষ্ট ডাক ঠিকানা জারি করা হয়।

লঙ্ঘন বা উল্লেখযোগ্য ঘটনা সম্পর্কে প্রাথমিকভাবে উচ্চ-স্তরের, তত্ত্বাবধায়ক এবং নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষকে জানাতে হলে এই ঠিকানা পদ্ধতিটি ব্যবহার করা সুবিধাজনক। এইভাবে, সমস্ত প্রাপক দেখতে পাবে যে এই চিঠিটি আর কাকে পাঠানো হয়েছে৷

উদাহরণ 16

শো সঙ্কুচিত করুন

যদি একই বিষয়বস্তুর একটি চিঠি (উদাহরণস্বরূপ, অফার একটি চিঠি) বেশ কয়েকটি "স্বাধীন" সংস্থাকে পাঠানোর প্রয়োজন হয়, তবে প্রতিটি চিঠিকে একটি আসল স্ট্যাটাসে জারি করা ভাল, যেমন প্রতিটিতে, একটি পৃথক ঠিকানা নির্দেশ করুন। যার মধ্যে নিবন্ধন নম্বরএই অক্ষর ভিন্ন হবে.

রক্ষণাবেক্ষণের সময় "ঠিকানাদাতার" বিশদ নিবন্ধন সঙ্গে চিঠিপত্র ব্যক্তি এর নিজস্ব বৈশিষ্ট্য আছে। প্রথম বৈশিষ্ট্য হল ডেটিভ ক্ষেত্রে উপাধি, তারপর আদ্যক্ষর এবং তারপরে ডাক ঠিকানা:

উদাহরণ 17

শো সঙ্কুচিত করুন

একজন কর্মকর্তাকে তার অবস্থান নির্দেশ করে একটি চিঠি সম্বোধন করার সময়, আদ্যক্ষরগুলি লেখা হয় আগেশেষ নাম (উদাহরণ 9, 10, 13 দেখুন), যেহেতু প্রাপকের প্রধান পরিচয় চাকরির শিরোনাম দ্বারা। একটি ব্যক্তিগত ব্যক্তির কাছে একটি চিঠি সম্বোধন করার সময়, তার আদ্যক্ষর নির্দেশিত হয় পিছনেউপাধি (উদাহরণ 17), যেহেতু নাগরিক হিসাবে আমাদের সনাক্তকরণ প্রাথমিকভাবে উপাধি দ্বারা বাহিত হয়। একটি উপাধি এবং আদ্যক্ষর নিবন্ধন করার সময়, তারা একটি স্থান দ্বারা পৃথক করা হয়; আদ্যক্ষরগুলি একটি স্থান দ্বারা পৃথক করা হয় না, যেমন “I.I. ইভানভ", কিন্তু না "আমি। আই. ইভানভ।"

কিভাবে সঠিকভাবে আমার স্নাতকেরসংক্ষেপে ডবল নাম এবং অ্যাড্রেসীর ডবল পৃষ্ঠপোষকতা, একটি হাইফেন দিয়ে লেখা, উদাহরণস্বরূপ, খোজ-আখমেদ সুলতানোভিচ, খালিমাত আব্রেক-জাউরোভনা? প্রশ্নটির উত্তর দেখুন “ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে হাইফেন দিয়ে লেখা ঠিকানার ডবল নাম এবং ডবল মিডল নেম সংক্ষেপ করার সঠিক উপায় কী? »

ঠিকানা দেওয়ার সময় ভুল না করার জন্য, সংস্থাগুলির ওয়েবসাইটে সঠিক ডাক ঠিকানা, পুরো নাম এবং পরিচালকদের চাকরির শিরোনাম এবং অন্যান্য তথ্য খুঁজে বের করা প্রয়োজন যা নথির উপলব্ধির প্রথম পর্যায়ে যোগাযোগ স্থাপনে সর্বোত্তমভাবে সাহায্য করবে। . আপনি সচিবের কাছ থেকে অনুরূপ তথ্য পাওয়ার চেষ্টা করতে পারেন, বা এই সংস্থা থেকে প্রাপ্ত নথি থেকে এটি সংগ্রহ করতে পারেন।

প্রতিষ্ঠান ও পদের নামের ক্ষেত্রে বড় হাতের এবং ছোট হাতের অক্ষর ব্যবহারে বিশেষ মনোযোগ দিন। রাশিয়ান ভাষার নিয়মগুলি একটি ছোট হাতের (ছোট) অক্ষর দিয়ে একটি অবস্থান লেখার পরামর্শ দেয়, তবে নির্দিষ্ট উচ্চ পোস্টদিয়েও লেখা যায় বড় অক্ষর, যদি প্রদান করা হয় উপাদান নথিএবং স্থানীয় আইনপ্রাপক সংস্থা। এই subtleties মনোযোগ দিন।

শিষ্টাচার ফ্যাক্টর

আপিল- একটি প্রচলিত শিষ্টাচার বাক্যাংশ, একটি বক্তৃতা সূত্র যা সম্বোধনকারীর প্রতি শ্রদ্ধা এবং বন্ধুত্বপূর্ণ, ভদ্র মনোভাব প্রকাশ করে। এটি শেষ করার সুপারিশ করা হয় বিস্ময়বোধক চিহ্ন, এই ব্যক্তির কাছে প্রশ্ন এবং আবেদন উভয়ের তাত্পর্যের উপর জোর দেওয়া।

প্রায়ই যোগাযোগ করা হয় প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দ্বারা(উদাহরণ 18), অনেক কম প্রায়ই - অবস্থান দ্বারা(উদাহরণ 20)। দ্বিতীয় বিকল্পটি কঠোরভাবে ব্যবসায়িক প্রকৃতির এবং রাষ্ট্র এবং পৌরসভার সংস্থায় বা একটি বড় সংস্থায় উচ্চ অফিসিয়াল পদে অধিষ্ঠিত ব্যক্তিকে সম্বোধন করার সময় ব্যবহৃত হয়। এমনকি কম প্রায়ই তারা যোগাযোগ করে আদ্যক্ষর ছাড়া পদবি দ্বারা(উদাহরণ 19) - এটি "দূরত্ব" এর উপর জোর দেয়, লেখক এবং ঠিকানার মধ্যে সম্পর্কের আনুষ্ঠানিকতা, বরং একজন ব্যক্তিগত ব্যক্তির সাথে চিঠিপত্রের জন্য সাধারণ।

উদাহরণ 18

প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষক দ্বারা ঠিকানা

সংকুচিত করুন 20

ঠিকানার প্রতি বিশেষভাবে শ্রদ্ধাশীল মনোভাবের আরেকটি উপায় "শিষ্টাচার ফ্রেমে" প্রকাশিত হয়: "প্রিয়..." – "গভীর শ্রদ্ধার সাথে,", যা একটি উচ্চ-পদস্থ ব্যক্তিকে সম্বোধন করার সময় (পরিচালক বোর্ডের চেয়ারম্যান, একটি উচ্চতর কর্তৃপক্ষ বা পরিচালনা সংস্থার প্রধান, ইত্যাদি) এবং সেইসাথে অভিনন্দন প্রদানের ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়, উদাহরণস্বরূপ, একটি বার্ষিকীতে।

আপিল "ব্যয়বহুল..."এমনকি সম্বোধনকারীকে অভিনন্দন জানানোর ক্ষেত্রেও, এটি সতর্কতার সাথে ব্যবহার করা উচিত, কারণ অফিসিয়াল সম্পর্কের ক্ষেত্রে, কিছু ব্যবস্থাপক দূরত্ব এখনও বজায় রাখতে হবে।

আপিল "প্রিয়"বর্তমানে পুরানো, অপ্রয়োজনীয় হিসাবে বিবেচিত হয় - আধুনিক রাশিয়ান ব্যবসায়িক শৈলীর নিয়মের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয় সাহিত্যের ভাষা.

বিশেষ হ্যান্ডলিং নিয়ম ধীরে ধীরে আবির্ভূত হয় নাগরিকদের আবেদন নিয়ে কাজ করার সময়. তাদের চিঠির জবাবে "সর্বোত্তম অনুশীলন" সরকারী সংস্থাএবং স্থানীয় সরকারগুলি নিম্নলিখিত বক্তৃতা সূত্রগুলি সুপারিশ করে:

উদাহরণ 22

শো সঙ্কুচিত করুন

কিন্তু নাগরিকের আবেদনে উত্থাপিত সমস্যা নির্বিশেষে, পরিস্থিতি নির্বিশেষে (কোন ব্যক্তিগত বিষয়ে দ্বন্দ্ব, অভিযোগ বা আপিল, প্রথমবার বা বারবার, ইত্যাদি), এটি এখনও রয়েছে সার্বজনীন সূত্রনাগরিকদের কাছে আবেদননাম এবং পৃষ্ঠপোষক দ্বারা সম্বোধন করা হয় (উদাহরণ 18 হিসাবে)।

বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠান, যখন গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করে এবং তাদের অভিযোগ বিবেচনা করে, একই সুপারিশ দ্বারা পরিচালিত হতে পারে।

কীভাবে একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখবেন যা "তথ্য আবর্জনা" এ হারিয়ে যাবে না এবং পড়া হবে? নিয়ম, সুপারিশ, উদাহরণ

শব্দটি একটি সহজলভ্য ব্যবসার হাতিয়ার। ব্যবসার জগতে, এমন একজন ব্যক্তি খুঁজে পাওয়া অসম্ভব যে তার কাজে শব্দ ব্যবহার করে না।

আধুনিক ব্যবসা ধীরে ধীরে একটি চিঠিপত্র ব্যবসায় পরিণত হচ্ছে। চিঠির সাহায্যে - ইলেকট্রনিক বা প্রথাগত - যোগাযোগ ক্লায়েন্ট, ব্যবসায়িক অংশীদার এবং নিয়োগকারীদের সাথে ঘটে। চিঠিটি লেখককে একজন পেশাদার বা একজন ব্যক্তি হিসাবে অবস্থান করে যার সাথে আপনার সম্পর্ক চালিয়ে যাওয়া উচিত নয়।

একজন পেশাদার লিখতে সক্ষম হতে হবে

• এটা পরিস্কার
• কার্যকরভাবে
• আন্তরিকভাবে
• মজাদার

এবং এটি শিখতে খুব বেশি দেরি হয় না। আসুন মূল বিষয়গুলি দিয়ে শুরু করি: ব্যবসা এবং নিয়মিত লেখার মধ্যে পার্থক্য বুঝুন।

কিভাবে একটি পরিষেবা চিঠি একটি নিয়মিত চিঠি থেকে ভিন্ন? একটি ব্যবসায়িক চিঠির নির্দিষ্টকরণ

একটি চিঠি হল এক বা দুই পৃষ্ঠার একটি সংক্ষিপ্ত পাঠ্য, যার উদ্দেশ্য হল ঠিকানার কাছে কিছু সম্পর্কে তথ্য জানানো।

তথ্যের প্রকৃতি এবং চিঠির প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে সম্পর্ক চিঠিপত্রকে ভাগ করে

• ব্যবসা (আনুষ্ঠানিক)
• ব্যক্তিগত (অনানুষ্ঠানিক)

জন্য ব্যবসা পত্রবৈশিষ্ট্য:

• সংক্ষিপ্ততা
• সঠিকতা
• যুক্তি এবং যুক্তি
• তথ্য সামগ্রী
• মূল্যায়নমূলক এবং মানসিক নিরপেক্ষতা
• প্রমিতকরণ:
• অফিসিয়াল ফর্ম ব্যবহার করা হয়
• বক্তৃতার স্থিতিশীল পরিসংখ্যান, বিশেষ করণিক পদ এবং নির্মাণ ব্যবহার করা হয়
• বিষয় সংখ্যা - 1-2
• টার্গেটিং
• স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত চেইন অফ কমান্ড (যদি প্রয়োজন হয়)

কি ধরনের ব্যবসা চিঠি আছে?

ব্যবসায়িক চিঠির ধরন নির্ধারণ করে

1. এটি লেখার উদ্দেশ্য

বাণিজ্যিক উদ্দেশ্য

• আপনি একটি চুক্তি শেষ করতে চান এবং এর নির্দিষ্ট শর্তাবলী প্রস্তাব করতে চান - ঠিকানার জন্য একটি অফার (অফার) আঁকুন

• আপনি যদি আপনার কাছে গ্রহণযোগ্য লেনদেনের শর্তাবলীর বিষয়ে সিদ্ধান্ত না নেন তবে অনুরোধের একটি চিঠি পাঠান
• আপনি কি আপনার প্রাপককে তার পক্ষ থেকে চুক্তিগত বাধ্যবাধকতা লঙ্ঘন সম্পর্কে অবহিত করতে চান? দাবির একটি চিঠি লিখুন (অভিযোগ)

অলাভজনক উদ্দেশ্য

• একটি ধন্যবাদ চিঠিতে ধন্যবাদ দিন
• গ্যারান্টির একটি চিঠি এবং নিশ্চিতকরণের একটি চিঠির সাথে আপনার সম্মতি দিয়ে আপনার বাধ্যবাধকতা নিশ্চিত করুন
• নিউজলেটার লিখুন যদি আপনি মনে করেন আপনার তথ্য প্রাপকের আগ্রহের হবে
• অনুস্মারক চিঠির সাথে গুরুত্বপূর্ণ চুক্তি, বাধ্যবাধকতা, জরিমানা সম্পর্কে মনে করিয়ে দিন
• অভিনন্দন পত্রে অভিনন্দন, অনুরোধ পত্রে জিজ্ঞাসা, সমবেদনা পত্রে সমবেদনা
• আপনার যদি গুরুত্বপূর্ণ নথি বা বস্তুগত সম্পদ পাঠাতে হয়, তাহলে আপনার পণ্যসম্ভারের জন্য একটি কভার লেটার প্রস্তুত করতে ভুলবেন না

2. প্রাপক

আপনি যদি একবারে একাধিক প্রাপককে একটি চিঠি সম্বোধন করেন, তাহলে আপনি একটি বৃত্তাকার চিঠি লিখছেন

আপনার চিঠিটি একই সময়ে বেশ কয়েকটি বিষয়কে স্পর্শ করতে পারে, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটিকে বহুমুখী করে তোলে

4. গঠন

নিয়ন্ত্রিত অক্ষর একটি নির্দিষ্ট প্যাটার্ন অনুযায়ী চিঠির পাঠ্য অংশ সংকলন জড়িত, যখন অনিয়ন্ত্রিত চিঠি উপস্থাপনের একটি বিনামূল্যে ফর্ম আছে

5. প্রস্থান ফর্ম

• একটি খামে
• বৈদ্যুতিক
• ফ্যাক্স দ্বারা

একটি ব্যবসায়িক চিঠির গঠন: ভূমিকা, মূল অংশ, উপসংহার

একটি স্ট্যান্ডার্ড ব্যবসায়িক চিঠির গঠন আরও যত্নশীল বিবেচনার প্রয়োজন।

একটি সঠিকভাবে ফরম্যাট করা চিঠি অবশ্যই মেনে চলতে হবে নিম্নলিখিত চিত্র:

আসুন স্কিমের কিছু পয়েন্টগুলি ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক:

1. শিরোনাম

সাধারণত এই হয় সারসংক্ষেপচিঠির বিষয়।

গুরুত্বপূর্ণ: আপনি যদি চান যে প্রাপক আপনার চিঠি পড়ুক তাহলে শিরোনামটি সঠিকভাবে লিখুন।

কোনো শিরোনাম নেই আমার স্নাতকেরনতুনদের জন্য সাধারণ যাদের মৌলিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের দক্ষতা নেই।

2. আপিল

• ঐতিহ্যগত রূপ আছে "প্রিয়"
• লাইনের মাঝখানে বড় করা

গুরুত্বপূর্ণ: সংক্ষিপ্ত রূপের ব্যবহার নিষিদ্ধ!

3. প্রস্তাবনা

• চিঠির মূল ধারণার সাথে ঠিকানাকে পরিচয় করিয়ে দেয়
• চিঠিতে থাকা পরবর্তী তথ্যের সঠিক উপলব্ধির জন্য ঠিকানাকে প্রস্তুত করে

4. পাঠ্যের মূল অংশটি প্রস্তাবনাতে সেট করা মূল ধারণাটিকে প্রমাণ করে

চিঠির এই অংশে

• আপনি স্পষ্টভাবে প্রস্তাব/আপীলের সারমর্ম নির্দেশ করেন
• যুক্তি প্রদান করুন: তথ্য, পরিসংখ্যান, চিঠির বিষয়ে অন্যান্য সুনির্দিষ্ট তথ্য। বিশেষজ্ঞ মতামত, নিজের ইতিবাচক/নেতিবাচক অভিজ্ঞতা

স্বাচ্ছন্দ্যের জন্য, আপনি নিম্নলিখিত চিত্রটি ব্যবহার করতে পারেন:

গুরুত্বপূর্ণ: শেষ অনুচ্ছেদে একটি নির্দিষ্ট পদক্ষেপ বা প্রত্যাশিত ফলাফল নির্দেশ করে এমন একটি বাক্যাংশ থাকা উচিত এবং ঠিকানাকে পদক্ষেপ নিতে উত্সাহিত করা উচিত

5. উপসংহারে:

6. "স্বাক্ষর" উইন্ডোতে, ঠিকানা প্রদানকারী সম্পর্কে তথ্য অবশ্যই নির্দেশ করতে হবে:

• কাজের শিরোনাম

কিভাবে একটি লেখার শৈলী নির্বাচন একটি ভুল না?

ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে, আপনাকে ক্রমাগত লেখার শৈলী এবং ঠিকানার সাথে যোগাযোগের টোন সম্পর্কে পছন্দ করতে হবে। আপনার বার্তা কতটা শুষ্ক, আনুষ্ঠানিক, বা বিপরীতভাবে, কতটা প্রাণবন্ত, উষ্ণ এবং মানবিক হওয়া উচিত?

• ব্যবসায়িক চিঠিপত্রে ব্যক্তিগত শৈলী চিঠি লেখার ব্যক্তির স্বতন্ত্র গুণাবলীর উপর জোর দেয়
• একটি আনুষ্ঠানিক শৈলী ব্যবহার করার সময়, তথ্য উপস্থাপন করা হয় এবং তাদের উপর ভিত্তি করে উপযুক্ত উপসংহার টানা হয়।
• ব্যক্তিগত শৈলীতে চিঠির লেখক এবং ঠিকানার মধ্যে সমান শর্তে যোগাযোগ জড়িত
• আনুষ্ঠানিক শৈলী কমান্ডের একটি স্পষ্ট চেইন এবং একটি শক্তি প্রদর্শন করে যা চিঠির পাঠককে গণনা করতে বাধ্য করা হয়।

একটি ব্যবসায়িক চিঠিতে সঠিক যোগাযোগ শৈলী চয়ন করতে, বিবেচনা করুন:

• আপনি এবং আপনার প্রাপক কোন ওজন বিভাগে আছেন?
• আপনি বন্ধুত্বপূর্ণভাবে আলোচনা করতে চান বা শক্তির অবস্থান থেকে চাপ প্রয়োগ করতে চান

কিভাবে নির্বাচিত শৈলী লাঠি?

ব্যক্তিগত শৈলী

• ব্যক্তিগত সর্বনামের উপস্থিতি: আমি, আমরা, আপনি
  উদাহরণস্বরূপ: আমি আপনার কাছে ক্ষমাপ্রার্থী এবং আন্তরিকভাবে আশা করি যে একই ধরনের ভুল আর ঘটবে না।
• সরাসরি আপিল এবং অনুরোধ
  উদাহরণস্বরূপ: অনুগ্রহ করে ব্যক্তিগত আইটেমগুলি অযৌক্তিক রেখে দেবেন না
• সংবেদনশীল মূল্যায়নমূলক অভিব্যক্তির ব্যবহার: তারকা যুব, বধির ব্যর্থতা

আনুষ্ঠানিক শৈলী

• বিমূর্ত বিশেষ্য দিয়ে ব্যক্তিগত সর্বনাম প্রতিস্থাপন
  উদাহরণস্বরূপ: সিনেমা প্রশাসন সন্ধ্যায় অনুষ্ঠানের সময়সূচী পরিবর্তন করার জন্য আন্তরিকভাবে ক্ষমাপ্রার্থী
• বিবৃতি দিয়ে ব্যক্তিগত আপিল এবং অনুরোধ প্রতিস্থাপন
  উদাহরণস্বরূপ: অনুগ্রহ করে ব্যক্তিগত আইটেমগুলি অযৌক্তিক রেখে দেবেন না
• সাধারণ ক্ল্যারিকালিজমের ব্যবহার: আমি আপনার দৃষ্টি আকর্ষণ করছি, যে কারণে

একটি আনুষ্ঠানিক শৈলী একেবারে উপযুক্ত নয় যদি আপনি একটি কৃতজ্ঞতা পত্র বা সমবেদনা পত্র লিখছেন, অর্থাৎ সেই ব্যবসায়িক চিঠিগুলি যেখানে আপনার অনুভূতি প্রকাশ করতে হবে। এমন পরিস্থিতিতে যেখানে আপনি অনুরোধের চিঠি বা প্রস্তাবের চিঠি লিখছেন, ব্যক্তিগত শৈলীতে আটকে থাকাও ভাল।

অভিযোগের চিঠি কি এবং কিভাবে লিখতে হয়? কিভাবে এটি অন্যান্য ধরনের অক্ষর থেকে আলাদা?

গুরুত্বপূর্ণ: একটি চিঠি রচনা করার সময়, আপনি তার কাছ থেকে ঠিক কী কাজ আশা করেন সেদিকে ঠিকানার মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করুন। এছাড়াও আপনার সেট করা কাজগুলি বাস্তবায়নের জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা নির্দেশ করুন।

অভিযোগ পত্র টেমপ্লেট আপনাকে এটি সঠিকভাবে রচনা করতে সাহায্য করবে:

একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি কি এবং এটি কিভাবে লিখতে হয়?

দুই ধরনের পরামর্শ চিঠি আছে:

• প্রত্যাখ্যানের চিঠি
• একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া সহ চিঠি

উভয় ধরনের অক্ষর রচনা দুটি আছে সপ্তাহের দিন(প্রদত্ত যে উদ্যোগের চিঠিটি সঠিকভাবে আঁকা হয়েছে):
1. প্রতিক্রিয়া চিঠি উদ্যোগ চিঠির শব্দভান্ডার এবং বক্তৃতা প্যাটার্ন ধরে রাখে
2. প্রতিক্রিয়া চিঠির পাঠ্য সম্পর্কে তথ্য থাকা উচিত নয়

• উদ্যোগের চিঠি আঁকার তারিখ
• এর রেজিস্ট্রেশন নম্বর

একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সঠিক প্রত্যাখ্যান চিঠির একটি উদাহরণ নীচে দেওয়া হল:

যাইহোক, অস্বীকার সবসময় নরম হতে হবে না. এমন পরিস্থিতিতে আছে যখন একটি কঠিন এবং কঠোর যোগাযোগ শৈলী প্রয়োজন। নীচে সমস্ত অনুষ্ঠানের জন্য প্রত্যাখ্যান চিঠিগুলির একটি টেমপ্লেট রয়েছে, হার্ড থেকে নরম পর্যন্ত:

তথ্য চিঠি: প্রতিক্রিয়া চিঠি এবং অভিযোগ চিঠি থেকে এর পার্থক্য

তথ্য চিঠি বহুমুখী:

• রিপোর্ট (উদাহরণস্বরূপ, মূল্য তালিকার মূল্য পরিবর্তন সম্পর্কে)
• অবহিত করে (পরিচালক বোর্ডের সদস্যদের পুনঃনির্বাচনের)
• অবহিত করে (পণ্যের চালান সম্পর্কে)
• ঘোষণা করে (উদ্দেশ্যের)
• নিশ্চিত করে (পণ্যের প্রাপ্তি)
• মনে করিয়ে দেয় (চুক্তির অধীনে গৃহীত বাধ্যবাধকতা পূরণের)
• বিজ্ঞাপন এবং তথ্য (সাধারণভাবে কোম্পানি সম্পর্কে, বিশেষ করে পণ্য/পরিষেবা সম্পর্কে)

সম্ভবত সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক সমস্যাআজ প্রশ্ন হল কিভাবে সঠিকভাবে একটি বিজ্ঞাপন এবং তথ্য চিঠি রচনা করা যায়।

1. কাঠামোর অভাব
2. চিঠির পাঠ্যে অপবাদ বা অনানুষ্ঠানিক ভাষার উপস্থিতি
3. ঢালু নকশা
4. বানান, সিনট্যাক্টিক, শৈলীগত ত্রুটির প্রাচুর্য
5. চিঠিতে নির্ভরযোগ্য তথ্য এবং বস্তুনিষ্ঠ তথ্যের অভাব
6. ভদ্রতার মৌলিক নিয়ম লঙ্ঘন (বিশেষ করে অভিযোগের চিঠিতে)
7. পাঠ্যে কষ্টকর এবং অস্পষ্ট বাক্যের ব্যবহার
8. উপাদানের উপস্থাপনায় যুক্তির অভাব
9. সংক্ষিপ্ত রূপের ব্যাখ্যার অভাব
10. পাঠ্যটির সাধারণ অস্পষ্টতা যদি এটি উদ্দেশ্যহীনভাবে সংকলিত হয়

ব্যবসায়িক চিঠি সম্পর্কে আপনার আর কী জানা দরকার?

1. আধুনিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য, পাঠ্য রচনার ব্লক কাঠামো পদ্ধতি ব্যবহার করা হয়।
এই পদ্ধতিটি সময় বাঁচায় এবং সমস্ত ব্যবসার ডকুমেন্টেশনের সামগ্রিক শৈলী বজায় রাখে। চারিত্রিকপদ্ধতি - খোলা বিরাম চিহ্ন বা পিরিয়ড/কমা অনুপস্থিতি (উদাহরণস্বরূপ, তালিকা তৈরি করার সময়)

2. একটি sans-serif ফন্ট (উদাহরণস্বরূপ, Arial) চিঠির শিরোনামের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এই হরফটিকে অবচেতন স্তরে স্থিতিশীল এবং কঠিন হিসাবে ধরা হয়।

3. বডি টেক্সটে সেরিফ ফন্ট (টাইমস নিউজ রোমান) ব্যবহার করা উচিত। সেরিফগুলি আপনার চোখের জন্য একটি বর্ণ থেকে অন্য বর্ণে সরানো সহজ করে, যার ফলে পড়া দ্রুততর হয়৷

গুরুত্বপূর্ণ: এমন অক্ষর রয়েছে যা সর্বদা শুধুমাত্র হাতে লেখা হয়!
এগুলি হল অভিনন্দন পত্র, সমবেদনা পত্র, কৃতজ্ঞতা পত্র

অনেক দরকারী তথ্যব্যবসায়িক চিঠির খসড়া পাঠ্য সম্পর্কে সাশা কারেপিনার ভিডিওতে পাওয়া যাবে।

ভিডিও: কিভাবে কভার লেটার এবং জীবনবৃত্তান্ত লিখতে হয়

ভিডিও: "গল্পকারদের কাছ থেকে শেখা।" পাঠ্য বিক্রির গোপনীয়তা