Domov Hygiena Metodika pro modelování podnikových procesů podniku poskytujícího služby silniční dopravy v programu MS Visio na příkladu dopravní společnosti EcoTrans LLC.

Hygiena

Metodika pro modelování podnikových procesů podniku poskytujícího služby silniční dopravy v programu MS Visio na příkladu dopravní společnosti EcoTrans LLC.

Školení probíhá na osobních počítačích.

Kurz je věnován popisu podnikových procesů pomocí oblíbeného podnikového grafického editoru Microsoft Visio. který se snadno učí a zároveň umožňuje rychle a efektivně vytvářet obchodní modely.

Během školení jsou zopakovány nejběžnější metodiky (zápisy) pro modelování podnikových procesů podporované aplikací Visio a rozvíjeny praktické dovednosti při vytváření grafických diagramů procesů v MS Visio.

Program kurzu je zaměřen na odborníky zabývající se popisem, analýzou a optimalizací podnikových procesů.

Základní funkce Microsoft Visio nezbytné pro kreslení diagramů obchodních procesů.
- Práce s grafy. Použití tvarových sad. Práce s ukázkovými figurami. Přidání tvarů do diagramu. Kreslení dynamických spojovacích čar mezi tvary. Lepení spojovacích čar do tvarů. Dynamické a statické lepení. Nastavte možnosti přichycení a lepení. Použití funkce Auto Connect. Změna velikosti a polohy tvarů. Změňte velikost a polohu textového pole tvarů. Úchyty tvaru: výběr, otočení, textové pole, ovládací prvek, spojovací bod. Formátování tvarů. Kopírování tvarů a jejich formát. Automatické zarovnání a umístění postav. Seskupování tvarů a jejich kombinování do nádob. Měřítko, změna velikosti a vzhledu stránky diagramu. Konfigurace parametrů stránky s grafem a tisk.
Základní pravidla pro konstrukci procesních diagramů.
- Budování sítě procesů na nejvyšší úrovni. Procesní rozklad. Stanovení cílů popisu procesu. Definice hranic procesu: vstupy, výstupy, dodavatelé a spotřebitelé. Konstrukce procesních diagramů horní a dolní úrovně. Pravidla pro zobrazení logiky provádění procesu. Pravidla pro použití událostí a logických operátorů. Zobrazení odpovědných a provádějících procesů.
Metodologie a standardy pro popis obchodních procesů podporované aplikací Microsoft Visio.
- Nejčastěji používané metodiky a standardy (notace) pro popis obchodních procesů, podporované softwarovým produktem Microsoft Visio. Procesní diagram IDEF0. Typický vývojový diagram procesu. Vývojový diagram procesu s Swimmer Lanes. Diagram procesu ARIS VAC (Value Added Chain Diagram). Procesní diagram ARIS EPC (Event řízený procesní řetězec). Procesní diagram BPMN (Business Process Model and Notation). Srovnávací analýza, výhody, nevýhody a oblasti použití notací. Zobrazení manuálních a automatizovaných procesů na diagramu. Nastavení časových a nákladových parametrů procesů, požadavků na čas a kvalitu a dalších potřebných údajů.
Služba MS Visio funguje tak, jak je aplikována na úkol popisu obchodních procesů.
- Dekompozice a instalace hypertextových odkazů na vnořené diagramy obchodních procesů. Nastavit a upravit ochranu pro obrazce diagramu. Nastavte tvary grafu pro propojení s různými externími soubory, dokumenty a prostředky. Vytváření a úpravy atributů objektů diagramu. Přidávání a úpravy polí vlastností (atributů) pro tvary. Vytváření a úpravy sad tvarů. Generování reportů na základě grafických grafů. Generování HTML publikace grafického diagramu.

Vladimír Řepin

výkonný ředitel Vladimír Řepín Management LLC

Člen ABPMP Rusko

Konzultant pro management

Obchodní trenér

Kandidát technických věd

Článek pojednává o problematice výběru notace pro popis procesů za účelem následné regulace. Jsou porovnány často používané zápisy Work Flow, jako například: „Jednoduchý vývojový diagram“ v MS Visio, „Procedura“ v Business Studiu, zápis ARIS eEPC a další. Při porovnávání zápisů je hlavní důraz kladen na vytváření procesních diagramů, které jsou jednoduché a srozumitelné pro zaměstnance organizace.

Pro obchodní analytiky společností jsou teze diskutované v článku vážným důvodem k zamyšlení nad tím, jak efektivní jsou přístupy, které používají k vytváření grafických diagramů organizačních procesů.

Úvod

Jedním z nejdůležitějších cílů tvorby grafických procesních diagramů je jejich následné použití v regulačních dokumentech organizace. Tato schémata zpravidla používají zaměstnanci, kteří nejsou vyškoleni ve složitých notacích, nemají dovednosti systémové analýzy atd. Velmi důležitá je pro ně jednoduchost a srozumitelnost schémat. Složitým, matoucím diagramům obsahujícím mnoho různých symbolů lidé špatně rozumějí, což ztěžuje jejich použití v praxi. Proto je pro praktické účely důležité správně vybrat a používat zápis (metodiku) pro popis procesů. Jaká kritéria by měla být použita pro výběr takového zápisu? Jak porovnat různé zápisy mezi sebou? Podívejme se na několik příkladů popisu obchodního procesu pomocí populárních notací a pokusme se na tyto otázky odpovědět.

Porovnání notací

Pro srovnání byly zvoleny následující zápisy popisu procesu:

„Jednoduchý vývojový diagram“ (zobrazení pohybu dokumentů pomocí bloku „Řešení“);
„Jednoduché blokové schéma“ (bez zobrazení pohybu dokumentů, bez použití bloků „Řešení“);
"Postup" systému Business Studio (jeden z možné možnosti reprezentace);
ARIS eEPC.

Jako testovací případ byl zvolen jednoduchý a intuitivní proces. Výsledky popisu tohoto procesu jsou uvedeny na Obr. 1-4.

Rýže. 1. Diagram procesu v zápisu „Jednoduchý vývojový diagram“ v MS Visio (s pohybem dokumentu, pomocí bloku „Řešení“)

Ve schématu uvedeném na Obr. 1 je sled operací procesu v průběhu času znázorněn pomocí silných šipek a pohyb dokumentů je znázorněn pomocí tenkých tečkovaných šipek. Bloky řešení se používají klasickým způsobem. Zobrazují informace (otázky), na kterých „závisí“ další průběh procesu. Tento přístup k používání „diamantů“ je velmi běžný. Ve skutečnosti by však celá logika rozhodování a tvorba určitých výstupů (dokumentů) měla být obsažena v operacích procesu. Pokud se nad tím zamyslíte, hodnota (význam) kreslení těchto „diamantů“ není zřejmá. Jaké jsou tyto objekty: operace procesů, události? Zdá se, že není ani jedno, ani druhé. Jedná se spíše o operátory pro rozhodování na základě nějaké podmínky. Ale vyvíjíme procesní diagram pro lidi, a ne píšeme počítačový program ve speciálním jazyce. V počítačovém programu by byl „diamant“ plnohodnotnou operací pro porovnávání podmínek atd. Procesní diagram však musí zobrazovat skutečné objekty – procesy prováděné lidmi, dokumenty, Informační systémy atd. Přemýšlejte o tom, zda je správné zobrazovat „diamanty“ odděleně od operace procesu na diagramu? Místo toho můžete:

Popište logiku rozhodování ve formě sledu operací na diagramu uvažovaného procesu;
Popište logiku ve formě diagramu kroků odpovídajícího podprocesu s přechodem na další úroveň;
Popište logiku textem (v textových atributech operace) a následně ji zobrazte v předpisech pro provádění procesu.

Zformulujme „pro“ a „proti“ výše popsané metody použití „diamantů“ (obr. 1).

"Jednoduchý vývojový diagram" v MS Visio (s pohybem dokumentu, pomocí bloku "Řešení")

Na Obr. Obrázek 2 ukazuje příklad stejného procesu, pouze popsaného bez použití bloků a dokumentů „Solution“. Je snadné zkontrolovat, že tento diagram má o 24 méně grafických prvků než diagram na Obr. 1. Schéma Obr. 2 vypadá mnohem jednodušeji. Grafické prvky neoslňují oči a z hlediska informačního obsahu je toto schéma celkem srozumitelné a dostupné koncovému uživateli. Pokud u každé procesní operace popíšete textově požadavky na její implementaci, pak kombinací tabulkové a grafické prezentační formy můžete zcela adekvátně popsat postup provedení procesu pro zaměstnance firmy.

Rýže. 2. Diagram procesu v zápisu „Jednoduchý vývojový diagram“ v MS Visio (bez pohybu dokumentu, bez použití bloku „Řešení“)

„Pro“ a „proti“ grafického znázornění procesu ve formě uvedené na Obr. 2 jsou uvedeny níže.

"Jednoduchý vývojový diagram" v MS Visio (bez pohybu dokumentu, bez použití bloku "Řešení")

Obecně platí, že použití diagramů ve formátu podobném těm na Obr. 2 je vhodný jak pro vývojáře, tak pro zaměstnance pracující na těchto schématech.

Na Obr. Obrázek 3 ukazuje procesní diagram vygenerovaný v zápisu „Procedura“ modelovacího prostředí Business Studio. Schéma má několik funkcí. Za prvé, bloky „Rozhodnutí“ se používají nestandardním způsobem – ne jako grafický prvek pro zobrazení otázky a větvení, ale jako plnohodnotná procesní operace spojená s rozhodováním. V Business Studiu má „diamant“ téměř všechny atributy plnohodnotného procesu, ale nelze jej rozložit (snad to vývojáři systému časem umožní). Použití „diamantu“ (místo čtyřúhelníku) činí diagram vizuálnějším. Zároveň můžete do atributů „diamant“ zadat libovolné textové informace: popis, začátek, dokončení, požadavky na termín atd.

Druhý rys procesního diagramu na Obr. 3, je aplikace šipek. Chcete-li zobrazit posloupnost operací, můžete použít šipku s jediným hrotem - šipku "precedence". K zobrazení pohybu dokumentu můžete použít dvouhlavou šipku. V Business Studiu si však vystačíte s použitím pouze jednoho typu šipek – „precedentních“ šipek. Zároveň lze na pojmenované šipky propojit požadovaný počet dokumentů, které jsou definovány v adresáři objektů aktivit.

Tento přístup umožňuje:

Výrazně snížit počet grafických prvků na procesním diagramu a zároveň;
Zobrazte v procesních předpisech potřebné informace o příchozích a odchozích dokumentech.

Bez zahlcení diagramu zbytečnými prvky můžeme přesto celý proces popsat a všechny potřebné informace nahrát do předpisů.

Skutečnost, že název šipky nezávisí na dokumentech, které jsou k ní připojeny, umožňuje pojmenovat šipky na diagramu nejsrozumitelnějším a nejpohodlnějším způsobem pro zaměstnance. Například sadu konkrétních dokumentů lze propojit s šipkou priority „Byla připravena sada zpráv“. Název šipky v tomto případě ukazuje interpretovi událost, která dokončila předchozí operaci nazvanou „Vygenerovat zprávu o kolekci pro daný den“. (Všimněte si, že v metodice firmy STU je šipka za procesní operací entitou, nikoli událostí. Po bloku „Rozhodnutí“ můžete zobrazit možné výsledkyřešení).

Rýže. 3. „Procedura“ systému Business Studio (možnost s netradičním využitím bloků „Solution“)

„Pro“ a „proti“ grafického znázornění procesu ve formě uvedené na Obr. 3 jsou uvedeny níže.

„Procedura“ systému Business Studio (možnost s netradičním využitím bloků „Solution“)

Při použití Business Studia lze zápis procedury používat mírně odlišnými způsoby. Autor článku se přiklání k přístupu uvedenému na Obr. 3.

Na Obr. Obrázek 4 ukazuje schéma uvažovaného procesu vyvinutého v notaci ARIS eEPC. Všimněte si, že některé procesní operace se do diagramu nevešly. Tento dílčí diagram jednoduchého procesu, napsaný v notaci ARIS eEPC, obsahuje čtyři logické příkazy a osm událostí! Osoba, která čte diagram, musí být schopna správně interpretovat všechny tyto logické operátory. Bez speciálního školení a určitých dovedností ve čtení takových diagramů je nepravděpodobné, že by běžný zaměstnanec byl schopen porozumět logice daného procesu bez podrobného textového popisu nebo pomoci kvalifikovaného obchodního analytika.

Všimněte si, že procesní diagram v notaci ARIS eEPC zabírá výrazně více místa než diagramy uvedené na obr. 1-3. Složitost vytvoření takového schématu je také výrazně vyšší.

Rýže. 4. Diagram procesu v notaci ARIS eEPC (vestavěný v Business Studiu)

Procesní diagram v notaci ARIS eEPC (vestavěný v Business Studiu)

Obecně platí, že pokud se nechystáte kupovat SAP R/3, pak výběr a používání notace ARIS eEPC není z pohledu autora článku optimálním řešením. Stojí za to věnovat pozornost zápisům pro popis procesů, které jsou pro účinkující vizuálnější a intuitivnější. Někomu se však může zdát zápis ARIS eEPC vizuálnější a srozumitelnější. Do jisté míry je to věc vkusu.

Popis procesu pro účely následné automatizace

Je zajímavé zvážit výše uvedený příklad popisu obchodního procesu, pokud je uveden v notaci BPMN 2.0. Tento zápis je určen k popisu „spustitelných“ procesů, tj. procesů, které systém BPM podporuje.

Váš názor na používání BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, generální ředitel společnosti Business Console, akcie:

"Na obr. Obrázek 5 znázorňuje stejný proces v notaci BPMN. Jak vidíme, tento obrázek je podobný obr. 1: v notaci BPMN jsou úkoly zobrazeny jako obdélníky, vidlice jako kosočtverce a data jako ikona podobná dokumentu. Řídicí toky jsou plné čáry, datové toky jsou tečkované.

Je třeba vzít v úvahu, že tento diagram zahrnuje pouze malá část BPMN notace: v paletě je k dispozici pouze jeden typ vidlice z 5, jeden typ úlohy z 8. Kromě širší palety se tato notace vyznačuje schopností modelovat nejen izolovaný workflow, ale také několik procesů vzájemnou interakci prostřednictvím zpráv nebo dat. Tento zápis je navíc přísnější: definuje nejen ikony, ale také pravidla, podle kterých je lze vzájemně kombinovat. Potřeba takových pravidel je dána skutečností, že notace BPMN je zaměřena nejen na to, že ji lidé budou číst, ale také na přímé provádění speciálními software— „motor“ systému BPM.

Zároveň, jak ukazuje tento příklad, při použití omezené podmnožiny palety se ukázalo, že BPMN není o nic složitější než konvenční vývojový diagram. Pro ty, kteří chtějí BPMN ovládat profesionálně, doporučujeme specializované školení bpmntraining.ru.“

Rýže. 5. Diagram procesu v notaci BPMN 2.0

Životní praxe

Na Obr. Obrázek 6 ukazuje fragment procesního diagramu vyvinutého obchodními analytiky velmi specifické společnosti v notaci, kterou vynalezli. Diagram je postaven na principech „Jednoduchého vývojového diagramu“ – blok „Řešení“ je použit v klasické verzi. Kromě toho schéma ukazuje mnoho dalších symbolů používaných nestandardním způsobem.

Rýže. 6. Příklady procesního diagramu pro jednu z firem

Při vytváření diagramu Obr. 6, obchodní analytici evidentně „bojovali“ o srozumitelnost a maximální srozumitelnost pro běžného uživatele. Snažili se minimalizovat, nebo dokonce eliminovat textové komentáře k procesním diagramům. Účinkující byli jednoduše vytištěni schématem formátu A3, po přečtení bylo vše okamžitě jasné: co dělat, jak, jaké dokumenty použít atd.

Zvažované schéma samozřejmě není příkladem jednoduchosti a jasnosti. Byl však vytvořen tak, aby zprostředkovával maximum užitečných informací těm, kteří jsou zapojeni do procesu.

závěry

Je tedy zřejmé, že při popisu procesů je třeba usilovat o jednoduchost a přehlednost pro zaměstnance.

Použití složitých, formalizovaných zápisů při popisu procesů vede k:

Obtíže při používání (interpretaci) diagramů řadovými zaměstnanci;
Nemožnost (obtížnost) organizace práce popsat procesy zaměstnanci oddělení, kteří neprošli speciálním školením;
Významné zvýšení nákladů na pracovní sílu obchodních analytiků při vytváření schémat;
Další potíže při dokumentaci obvodů (velký objem atd.).

Proto byste neměli zahlcovat procesní diagram různými grafickými prvky. Ale pokud je používáte, je lepší, když je nosíte užitečné informace pro zaměstnance, spíše než být pouhým důsledkem formální aplikace modelování notací.

http://finexpert.ru/ - komunikační prostředí pro profesionály http://bpm3.ru/ - procesy, projekty, efektivita

Pracovní postupy jsou důležitou a téměř povinnou součástí portálu SharePoint, jsou základem toku dokumentů a mnoha dalších obchodních procesů. Není divu, že existují systémy jako Nintex, které se snaží rozšířit a doplnit možnosti standardních pracovních postupů.

Z mé zkušenosti s Nintexem to mohu říci tento systém není bez nevýhod: vysoká cena, periodické chyby, obecná pomalost systému (ačkoli to je typické pro všechny SharePointy) - to vše mě nutí používat standardní mechanismus workflow. Nicméně, Nintex má důležitou výhodou- vizualizace diagramu a aktuální stav proces. Díky tomu je tvorba workflow zjednodušena a mohou je vytvářet i lidé, kteří mají k programování poměrně daleko (správci obsahu, business analytici atd.). SharePoint 2010 má podobnou příležitost Vytvořte pracovní postup založený na vizuálním diagramu pomocí Visio 2010 a SharePoint Designer 2010.

Vytvořte diagram v aplikaci Visio

Visio 2010 má novou šablonu – Microsoft SharePoint Workflow (k dispozici pouze v Premium edici Visio). Diagram získaný z této šablony lze exportovat do Designeru pro další práci.
Otevřete tedy Visio a vyhledejte šablonu v kategorii Vývojový diagram.

Po otevření šablony budou prvky diagramu umístěny vlevo - podmínky, akce, začátek a konec (snímek obrazovky zobrazuje pouze „rychlé“ akce, obecně jich je mnohem více):

Nyní se zamyslíme nad logikou obchodního procesu a vytvoříme diagram pomocí nezbytných prvků. Udělal jsem například jednoduchý proces schvalování firmy:

existují 2 seznamy – „Doručená pošta“ a „Odpovědnost“
v seznamu „Odpovědní“ jsou kategorie požadavků (návrh/dotaz/stížnost atd.) a odpovídající odpovědné osoby
uživatel vytvoří položku ve složce Doručená pošta a určí kategorii
workflow najde osobu odpovědnou za tuto kategorii a vytvoří pro ni úkol
odpovědná osoba na úkol zareaguje a stav požadavku v seznamu Doručená pošta se změní

Samozřejmě je těžké to pojmout slovy, takže vám okamžitě dám hotový diagram pracovního postupu:

Při vytváření diagramu není nic složitého, stačí si představit logiku obchodního procesu. Popisky u prvků jsou celkem přehledné, ikony zabraňují záměně. Po vytvoření exportujte proces do souboru pro SharePoint Designer:

Navázání procesu na data v SharePoint Designeru

Otevřete Designer, připojte se k požadovanému webu a přejděte do složky Workflows. Na pásu karet klikněte na tlačítko „Importovat z aplikace Visio“ a zadejte soubor s uloženým diagramem. Napíšeme název pracovního postupu a seznam, ke kterému ho vážeme (v v tomto případě- „Příchozí“). Designer sám vygeneruje kód a komentáře k němu, vše, co musíme udělat, je označit pole, ze kterých získáme data (konkrétně v tomto případě jsem měl drobné problémy kvůli použití pole typu Lookup, ale obvykle; vše je jednoduché):

Po dokončení pracovního postupu přejděte do nastavení. Uvádíme tam nutná podmínka spustit (spustí se automaticky při vytvoření položky) a také zaškrtněte možnost „Zobrazit vizualizaci pracovního postupu na stavové stránce“ (v kolekci webů musíte aktivovat funkce SharePoint Server Enterprise). To je přesně to, proč stojí za to vytvářet pracovní postupy ve Visiu. Nyní přejděte na web, vytvořte libovolnou položku v seznamu Doručená pošta, přejděte na seznam úkolů a dokončete úkol a poté otevřete okno stavu pracovního postupu:

Vidíme tedy docela pěkný workflow diagram, který označuje všechny dokončené fáze. Pokud by se proces v jakékoli fázi zastavil (například čekal na schválení od nás), bylo by to také zaznamenáno na diagramu. Díky tomu bude každý uživatel vidět, v jaké fázi schvalování se jeho požadavek nachází.

Závěr

V důsledku toho uvedu pozitivní a negativní stránky pomocí Visia k vytváření pracovních postupů (podle mého subjektivního názoru).
Klady:

Snadné vytvoření, nemusíte být programátor
Uživatel může snadno zobrazit a pochopit stav požadavku

mínusy:

Vyžaduje SharePoint Enterprise Server a Visio Premium

Při porovnávání zápisů je hlavní důraz kladen na vytváření procesních diagramů, které jsou jednoduché a srozumitelné pro zaměstnance organizace.

Úvod

Jedním z nejdůležitějších cílů tvorby grafických procesních diagramů je jejich následné použití v regulačních dokumentech organizace. Tato schémata zpravidla používají zaměstnanci, kteří nejsou vyškoleni ve složitých notacích, nemají dovednosti systémové analýzy atd. Jednoduchost a přehlednost schémat je pro ně velmi důležitá. Složitým, matoucím diagramům obsahujícím mnoho různých symbolů lidé špatně rozumějí, což ztěžuje jejich použití v praxi. Proto je pro praktické účely důležité správně vybrat a používat zápis (metodiku) pro popis procesů. Jaká kritéria by měla být použita pro výběr takového zápisu? Jak porovnat různé zápisy mezi sebou? Podívejme se na několik populárních notací a pokusme se na tyto otázky odpovědět.

Porovnání notací

Pro srovnání byly zvoleny následující zápisy popisu procesu:

„Jednoduchý vývojový diagram“ (zobrazení pohybu dokumentů pomocí bloku „Řešení“);
„Jednoduché blokové schéma“ (bez zobrazení pohybu dokumentů, bez použití bloků „Řešení“);
„Postup“ systému Business Studio (jedna z možných variant prezentace);
ARIS eEPC.

Jako testovací případ byl zvolen jednoduchý a intuitivní proces. Výsledky popisu tohoto procesu jsou uvedeny na Obr. 1-4.

Rýže. 1. Diagram procesu v zápisu „Simple Flowchart“ v MS Visio (s pohybem dokumentů pomocí bloku „Rozhodnutí“).

Ve schématu Obr. 1. Posloupnost operací procesu v průběhu času je znázorněna pomocí silných šipek a pohyb dokumentů je znázorněn pomocí tenkých tečkovaných šipek. Bloky řešení se používají klasickým způsobem. Zobrazují informace (otázky), na kterých „závisí“ další průběh procesu. Tento přístup k používání „diamantů“ je velmi běžný. Ve skutečnosti by však celá logika rozhodování a tvorba určitých výstupů (dokumentů) měla být obsažena v operacích procesu. Pokud se nad tím zamyslíte, hodnota (význam) kreslení těchto „diamantů“ není zřejmá. Jaké jsou tyto objekty: operace procesů, události? Zdá se, že není ani jedno, ani druhé. Jedná se spíše o operátory pro rozhodování na základě nějaké podmínky. Ale vyvíjíme procesní diagram pro lidi, a ne píšeme počítačový program ve speciálním jazyce. V počítačovém programu by byl „diamant“ plnohodnotnou operací pro porovnávání podmínek atd. Procesní diagram však musí zobrazovat skutečné objekty - procesy prováděné lidmi, dokumenty, informační systémy atd. Přemýšlejte o tom: je správné zobrazovat „diamanty“ odděleně od operace procesu na diagramu? Místo toho můžete:

a) popsat logiku rozhodování ve formě sledu operací na schématu uvažovaného procesu;
b) popsat logiku ve formě diagramu kroků odpovídajícího podprocesu s přechodem na nižší úroveň;
c) popsat logiku textem (v textových atributech operace) a následně ji zobrazit v předpisech pro provádění procesu.

Zformulujme „pro“ a „proti“ výše popsané metody použití „diamantů“ (obr. 1).

"Jednoduchý vývojový diagram" v MS Visio (s pohybem dokumentu, pomocí bloku "Řešení")
"Klady"	"mínusy"
Vizuální zobrazení „logiky“ výběru určitých procesních výstupů. Zaměření pozornosti interpreta na rozhodovací bod/rozvětvení procesu v závislosti na podmínkách.	Přesunutí rozhodovací logiky „mimo“ procesní provoz (nesprávné z hlediska formální dekompozice procesu). Dokumentovat proces je nepohodlné (při vytváření textového popisu operace musíte „kosočtverce“ duplikovat textem). Procesní diagram se stává informačním přetížením. „Diamanty“ se často používají příliš formálně, bez skutečné potřeby.

Na Obr. 2. ukazuje příklad stejného procesu, pouze popsaného bez použití bloků a dokumentů „Solution“. Je snadné zkontrolovat, že tento diagram má o 24 méně grafických prvků než diagram na Obr. 1. Schéma Obr. 2. vypadá mnohem jednodušeji. Grafické prvky neoslňují oči a z hlediska informačního obsahu je toto schéma celkem srozumitelné a dostupné koncovému uživateli. Pokud u každé procesní operace popíšete textově požadavky na její implementaci, pak kombinací tabulkové a grafické prezentační formy můžete zcela adekvátně popsat postup provedení procesu pro zaměstnance firmy.

Rýže. 2. Diagram procesu v zápisu „Jednoduchý vývojový diagram“ v MS Visio (bez pohybu dokumentu, bez použití bloku „Rozhodnutí“).

„Pro“ a „proti“ grafického znázornění procesu ve formě uvedené na Obr. 2. jsou uvedeny níže.

Obecně platí, že použití diagramů ve formátu podobném těm na Obr. 2 je vhodný jak pro vývojáře, tak pro zaměstnance pracující na těchto schématech.

Na Obr. 3. Zobrazí se procesní diagram vytvořený v zápisu „Procedura“ v modelovacím prostředí Business Studio. Schéma má několik funkcí. Za prvé, bloky „Rozhodnutí“ se nepoužívají standardním způsobem – nikoli jako grafický prvek pro zobrazení otázky a větvení, ale jako plnohodnotná procesní operace spojená s rozhodováním. V Business Studiu má „diamant“ téměř všechny atributy plnohodnotného procesu, ale nelze jej rozložit (snad to vývojáři systému časem umožní). Použití „diamantu“ (místo čtyřúhelníku) činí diagram vizuálnějším. Zároveň můžete do atributů „diamantu“ zadat libovolné textové informace: popis, začátek, dokončení, požadavky na termín atd.

Druhý rys procesního diagramu na Obr. 3., je použití šipek. Chcete-li zobrazit posloupnost operací, můžete použít šipku s jedním hrotem - šipku „precedence“. K zobrazení pohybu dokumentu můžete použít dvouhlavou šipku. Ale právě v Business Studiu můžete použít pouze jeden typ šipek - šipky „precedence“. Zároveň lze na pojmenované šipky propojit požadovaný počet dokumentů, které jsou definovány v adresáři objektů aktivit. Tento přístup umožňuje:

výrazně snížit počet grafických prvků v procesním diagramu a zároveň:
zobrazit potřebné informace o příchozích a odchozích dokumentech v procesních předpisech.

Bez zahlcení diagramu zbytečnými prvky můžeme přesto celý proces popsat a všechny potřebné informace nahrát do předpisů.

„Pro“ a „proti“ grafického znázornění procesu ve formě uvedené na Obr. 3. jsou uvedeny níže.

Rýže. 3. „Procedura“ systému Business Studio (možnost s netradičním využitím bloků „Solution“).

Při použití Business Studia lze zápis procedury používat mírně odlišnými způsoby. Autor článku se přiklání k přístupu uvedenému na Obr. 3.

Všimněte si, že procesní diagram v notaci ARIS eEPC zabírá podstatně více místa než diagramy uvedené na Obr. 1-3. Složitost vytvoření takového schématu je také výrazně vyšší.

Rýže. 4. Diagram procesu v notaci ARIS eEPC (vestavěný v Business Studiu).

Popis procesu pro účely následné automatizace

Je zajímavé podívat se na dotyčný procesní diagram, pokud je popsán v notaci BPMN 2.0. Tento zápis je určen k popisu „provádění“ procesů, tzn. procesy podporované systémem BPM.

Váš názor na používání BPMN 2.0. akcie A.A. Belaichuk - generální ředitel společnosti "Business Console":

Na Obr. Obrázek 5 znázorňuje stejný proces v notaci BPMN. Jak vidíme, tento obrázek je podobný obrázku 1: v zápisu BPMN jsou úkoly zobrazeny jako obdélníky, vidlice jako kosočtverce a data jako ikona podobná dokumentu. Řídicí toky jsou plné čáry, datové toky jsou tečkované.

Je třeba vzít v úvahu, že tento diagram používá pouze malou část zápisu BPMN: pouze jeden typ vidlice z 5 dostupných v paletě, jeden typ úlohy z 8. Kromě širší palety je tato notace vyznačuje se schopností modelovat nejen izolovaný pracovní tok, ale také několik procesů, které na sebe vzájemně reagují prostřednictvím zpráv nebo dat. Tento zápis je navíc přísnější: definuje nejen ikony, ale také pravidla, podle kterých je lze vzájemně kombinovat. Potřeba takových pravidel je dána skutečností, že notace BPMN je zaměřena nejen na skutečnost, že bude čtena lidmi, ale také na přímé provádění speciálním softwarem - „motorem“ systému BPM.

Zároveň, jak ukazuje tento příklad, při použití omezené podmnožiny palety se ukázalo, že BPMN není o nic složitější než konvenční vývojový diagram. No a pro ty, kteří chtějí BPMN ovládnout profesionálně, doporučujeme specializovaná školení.

Rýže. 5. Diagram procesu v notaci BPMN 2.0.

Životní praxe

Na Obr. Obrázek 6 ukazuje fragment procesního diagramu vyvinutého obchodními analytiky velmi specifické společnosti v notaci, kterou vynalezli. Diagram je vytvořen na principech „Simple Block Diagram“ – blok „Solution“ je použit v klasické verzi. Kromě toho schéma ukazuje mnoho dalších symbolů používaných nestandardním způsobem.

Při vytváření diagramu na Obr. 6, obchodní analytici evidentně „bojovali“ o srozumitelnost a maximální srozumitelnost pro běžného uživatele. Snažili se minimalizovat, nebo dokonce eliminovat textové komentáře k procesním diagramům. Účinkující byli jednoduše vytištěni schématem formátu A3, po přečtení bylo vše okamžitě jasné: co dělat, jak, jaké dokumenty použít atd.

Zvažované schéma samozřejmě není příkladem jednoduchosti a jasnosti. Byl však vytvořen tak, aby zprostředkovával maximum užitečných informací těm, kteří jsou zapojeni do procesu.

závěry

Je tedy zřejmé, že při popisu procesů je třeba usilovat o jednoduchost a přehlednost pro zaměstnance.
Použití složitých, formalizovaných zápisů při popisu procesů vede k:

potíže při používání (interpretaci) diagramů běžnými zaměstnanci;
nemožnost (obtížnost) organizace práce na popisu procesů zaměstnanci oddělení, kteří neprošli speciálním školením;
výrazné zvýšení mzdových nákladů obchodních analytiků při vytváření schémat;
další potíže při dokumentaci obvodů (velký objem atd.);

Proto byste neměli zahlcovat procesní diagram různými grafickými prvky. Ale i když je používáte, je lepší, aby přinášely užitečné informace pro zaměstnance a nebyly pouze důsledkem formálního použití modelovacích notací.

, Ph.D., docent, výkonný ředitel LLC "", vedoucí. Katedra řízení podnikových procesů Národní vzdělávací instituce vyššího odborného vzdělávání „IEF „Synergy“, zakladatel portálu www.FineXpert.ru

- komunikační prostředí pro profesionály

zveřejněno v sekci:

najít další články

Z mé zkušenosti s prací s Nintexem mohu říci, že tento systém není bez nevýhod: vysoká cena, periodické chyby, obecná pomalost systému (ačkoli to je typické pro všechny SharePointy) - to vše mě nutí používat standardní mechanismus workflow . Nintex má však důležitou výhodu – vizualizaci diagramu a aktuálního stavu procesu. Díky tomu je tvorba workflow zjednodušena a mohou je vytvářet i lidé, kteří mají k programování poměrně daleko (správci obsahu, business analytici atd.). SharePoint 2010 má podobnou schopnost vytvořit pracovní postup založený na vizuálním diagramu pomocí Visio 2010 a SharePoint Designer 2010.

Vytvořte diagram v aplikaci Visio

Po otevření šablony budou prvky diagramu umístěny vlevo - podmínky, akce, začátek a konec (snímek obrazovky zobrazuje pouze „rychlé“ akce, obecně jich je mnohem více):

Nyní se zamyslíme nad logikou obchodního procesu a vytvoříme diagram pomocí nezbytných prvků. Udělal jsem například jednoduchý proces schvalování firmy:

existují 2 seznamy – „Doručená pošta“ a „Odpovědnost“
v seznamu „Odpovědní“ jsou kategorie požadavků (návrh/dotaz/stížnost atd.) a odpovídající odpovědné osoby
uživatel vytvoří položku ve složce Doručená pošta a určí kategorii
workflow najde osobu odpovědnou za tuto kategorii a vytvoří pro ni úkol
odpovědná osoba na úkol zareaguje a stav požadavku v seznamu Doručená pošta se změní

Samozřejmě je těžké to pojmout slovy, takže vám okamžitě dám hotový diagram pracovního postupu:

Navázání procesu na data v SharePoint Designeru

Otevřete Designer, připojte se k požadovanému webu a přejděte do složky Workflows. Na pásu karet klikněte na tlačítko „Importovat z aplikace Visio“ a zadejte soubor s uloženým diagramem. Napíšeme název pracovního postupu a seznam, ke kterému ho vážeme (v tomto případě „Doručená pošta“). Designer sám vygeneruje kód a komentáře k němu, vše, co musíme udělat, je označit pole, ze kterých získáme data (konkrétně v tomto případě jsem měl drobné problémy kvůli použití pole typu Lookup, ale obvykle; vše je jednoduché):

Po dokončení pracovního postupu přejděte do nastavení. Zde označíme nezbytnou podmínku spuštění (spustí se automaticky při vytvoření prvku) a také zaškrtneme možnost „Zobrazit vizualizaci pracovního postupu na stavové stránce“ (je třeba aktivovat funkce SharePoint Server Enterprise na kolekci webů). To je přesně to, proč stojí za to vytvářet pracovní postupy ve Visiu. Nyní přejděte na web, vytvořte libovolnou položku v seznamu Doručená pošta, přejděte na seznam úkolů a dokončete úkol a poté otevřete okno stavu pracovního postupu: