Documentos de correspondencia. Ética de la correspondencia comercial.

En las últimas décadas, la correspondencia comercial por correo electrónico ha ganado una inmensa popularidad y se ha convertido en uno de los principales métodos de comunicación empresarial. Hoy en día es difícil encontrar una persona que no utilice el correo electrónico en la práctica de las comunicaciones interpersonales. A pesar de esto, hoy muchos se preguntan: ¿para que se sigan todas las reglas? Cómo utilizar una carta competente para formar al destinatario. buena impresion sobre el remitente?

Este artículo describe las regulaciones. correspondencia de negocios Por correo electrónico, A Consejo practico presentado en el artículo le ayudará a aprender la comunicación empresarial adecuada al redactar correos electrónicos.

Muchas personas comienzan su jornada laboral revisando su buzón en busca de mensajes nuevos. Pero, lamentablemente, a pesar de la prevalencia de este método de intercambio de información, muchos no saben cómo utilizar correctamente el lenguaje de la correspondencia comercial, confundiendo los correos electrónicos con una forma informal de comunicación.

Gracias a la rapidez de entrega, simplifica el intercambio de importantes documentos oficiales, formularios, declaraciones, pero incluso aquí la gente comete errores al enviar cartas. Muy a menudo sucede que al redactar un correo electrónico al intercambiar archivos, los destinatarios, por alguna razón, no escriben ensayos adjuntos y no ingresan temas, lo que puede complicar el trabajo de los destinatarios. El propósito de este artículo es responder a la pregunta: ¿cómo enviar una carta por correo electrónico y cumplir con todas las reglas de la comunicación escrita comercial por correo electrónico?

Al redactar correos electrónicos, se deben completar todos los campos proporcionados.

Las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico obligan al remitente de la carta a completar todos los campos proporcionados en el correo electrónico, como la dirección y el nombre del destinatario y del remitente de la carta. Se debe describir un asunto que describa brevemente la esencia de la carta que se envía. Muy a menudo, el destino de la carta enviada y la velocidad de resolución del problema planteado en ella dependen del tema descrito correctamente. Un correo electrónico comercial debe comenzar con un saludo; esta simple muestra de respeto por el destinatario es muy importante a la hora de escribir correspondencia. Después del saludo, debe haber un texto llamado "cuerpo de la carta", y al final se debe dejar una firma, por ejemplo, "Con respeto, Petr Ivanovich Brisov".

Saludos en correspondencia comercial.

Vale la pena centrar más tu atención en este punto, ya que un gesto de respeto es muy importante en cualquier aspecto. comunicaciones de negocios. La frase de saludo óptima es "Buenas tardes" o "Hola". Realizar correspondencia comercial por correo electrónico limita al remitente el uso de las frases " Buenas noches" o " Buen día”, ya que el destinatario puede leer la carta mucho después de haberla recibido. Tampoco es correcto utilizar expresiones coloquiales utilizadas en los saludos.

Después de una palabra o frase de saludo, debe dirigirse al destinatario por su nombre y patronímico, y si el remitente desconoce el nombre, puede omitir este momento. Luego puede pasar a indicar el propósito de la carta.

Archivos adjuntos en correos electrónicos comerciales

Si el objetivo principal de la carta no es solo una narración escrita y una presentación de la esencia del problema, sino también el envío de un archivo, entonces es mejor adjuntar primero el objeto enviado. A menudo sucede que muchos remitentes, por falta de atención, al haber indicado la esencia del problema en el cuerpo de la carta, se olvidan de adjuntar el archivo adjunto necesario. Tal negligencia puede afectar negativamente la reputación comercial del remitente de una carta comercial.

La dirección de correo electrónico debe ser reconocible y concisa.

Las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico exigen que el remitente tenga un nombre electrónico reconocible, que debe contener información veraz sobre el nombre del remitente. Se ven muy poco concisos y estúpidos. cartas oficiales y solicita cuando la dirección de correo electrónico contiene expresiones o palabras informales, por ejemplo, la dirección de correo electrónico “limon_petya”. Esto parece muy indigno para un adulto. Para realizar correspondencia comercial, es mejor crear un correo electrónico separado y observar la etiqueta del correo electrónico comercial.

Uso de la función de respuesta rápida (Respuesta) para responder a correos electrónicos recibidos anteriormente

La función Responder o Respuesta (en su versión abreviada parece Re:) ayuda al usuario de una manera rapida Responder a mensajes enviados anteriormente por el remitente. Esta función también tiene la capacidad universal de leer correspondencia anterior con un interlocutor sobre un tema determinado. Pero las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico obligan al remitente a cambiar el nombre del asunto de la carta comercial si la esencia de la discusión cambia durante la correspondencia.

Antes de enviar una carta comercial, debe revisarla para detectar errores de ortografía y puntuación.

El correo electrónico simplifica el intercambio de información, pero durante la correspondencia comercial no se deben descuidar las reglas del idioma ruso, ya que un error cometido por descuido puede afectar la autoridad del remitente. Antes de enviar una carta, debe revisar el texto varias veces y revisar cuidadosamente la ortografía y errores de puntuación. Muchos clientes de correo electrónico tienen una función de revisión ortográfica, por lo que debes prestar atención a las palabras subrayadas en rojo. Si tiene dudas sobre la ortografía correcta, debe buscar ayuda en Internet o verificar la ortografía utilizando un diccionario ortográfico.

El campo del destinatario debe completarse al final.

Para evitar enviar cartas sin terminar o sin editar, la dirección del destinatario de una carta comercial debe ingresarse en el último momento antes de enviarla. Esta regla también se incluye en los conceptos básicos de la correspondencia comercial por correo electrónico. Sucede que al completar el campo del destinatario, el correo electrónico puede ofrecer una lista de destinatarios utilizados anteriormente; aquí también debes centrar tu atención para no enviar por error una carta comercial redactada a un tercer destinatario.

Estructurar una carta comercial

Las reglas para estructurar el texto se aplican no solo a los soportes en papel, sino también a las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico. No siempre es conveniente para el destinatario leer grandes volúmenes de texto de cartas en la pantalla del monitor. Para simplificar este punto, debes dividir el texto en pequeños párrafos formados lógicamente y evitar oraciones complicadas al escribir el texto de cartas comerciales. La longitud óptima de una frase en una carta comercial no debe superar las quince palabras.

La esencia de una carta comercial debe expresarse en esencia.

Además del tema especificado de la carta comercial, el destinatario también debe estar interesado en la primera y segunda frase del texto principal, claramente formuladas. La tarea del remitente es exponer al principio de la carta la esencia del problema o cuestión por la que se dirige al destinatario. La primera oración debe indicar el propósito para el cual se envía la carta comercial. Muestra: “Le informamos que los términos de la obligación bajo el contrato No. 45 del 02/01/2017 “Sobre el suministro de materiales a granel” están llegando a su fin. Para renovar el contrato, deberá presentar un segundo paquete de documentos”. Gracias a la finalidad designada, el destinatario tiene la oportunidad de profundizar en Idea principal carta de negocio. Si el texto de la carta es demasiado grande, entonces es mejor utilizar la función de adjuntar un objeto como archivo adjunto en el formulario. Documento de texto, pero al mismo tiempo, el ensayo adjunto que destaca la carta comercial debe dejarse con un cuadro de texto. Ejemplo: "Le enviamos una copia electrónica de la carta de la empresa Mak-Stroy LLC para que la revise". Le pedimos que nos informe de su decisión sobre la cuestión de la prórroga del contrato nº 45 del 02/01/2017 “Sobre el suministro de materiales a granel” hasta el plazo especificado en la carta”.

Cada correo electrónico empresarial debe tener una respuesta.

Existir ejemplos negativos correspondencia comercial, cuando el destinatario ignora la carta comercial por algún motivo. A veces puede haber casos en los que no se pueda dar la respuesta debido a ciertas situaciones, por ejemplo, es posible que el problema tarde varios días en resolverse o que el destinatario esté pensativo y no pueda responder de inmediato a la pregunta planteada. En este caso, conviene hacer un breve comentario al respecto, por ejemplo: “Hola, Pyotr Ivanovich. Recibí su carta, pero hoy me resulta difícil responder, ya que debo consultar con la alta dirección. Informaré de su problema al director ejecutivo de nuestra empresa y le daré una respuesta oficial al final de la semana. Atentamente, Belov Ivan Gennadievich, director del departamento de ventas”.

Vale la pena recordar que si no se recibió una respuesta dentro de los tres días hábiles, entonces el hecho de que el destinatario de una carta comercial guarde silencio puede considerarse como ignorar y negarse a comunicarse con el remitente.

Al escribir cartas de respuesta, debe responder todas las preguntas que se le hagan.

Si la carta enviada al destinatario es de carácter interrogativo, al redactar la carta debe dar las respuestas a las preguntas en el orden en que están presentes en el texto recibido de la carta comercial. Si se han formulado preguntas, el remitente espera recibir respuestas específicas. Al redactar una carta, no debes numerar tus respuestas, solo necesitas expresar tus pensamientos en orden. Para responder a todas las preguntas planteadas, primero debe volver a leer la carta comercial recibida varias veces y, si hay demasiadas preguntas, es mejor escribirlas por separado para evitar que se pierdan. Si es imposible responder a algunas de las preguntas planteadas, cabe señalar que este momento por alguna razón no se puede dar la respuesta.

No abuses de las abreviaturas, el diseño emocional y las mayúsculas.

Hay ejemplos negativos de correspondencia comercial en la que los remitentes la diluyen utilizando signos informales en forma de emoticones. Su uso es popular cuando se comunica en en las redes sociales Sin embargo, las reglas de la correspondencia comercial no aceptan tales manifestaciones de emociones, ya que el destinatario puede desconocer su verdadero significado y tomarlas por un conjunto incomprensible de errores de puntuación.

También debes evitar escribir texto en mayúsculas. En Internet, un conjunto de palabras escritas en mayúsculas se denominan “frases llamativas” y, en la mayoría de los casos, dichas frases tienen una connotación negativa. El destinatario, al leer una carta comercial electrónica, puede evaluar negativamente dicha fuente, lo que tendrá un efecto perjudicial en la percepción del significado. Si en una carta comercial necesita enfatizar la importancia de algún punto, es mejor usar frases introductorias, por ejemplo, “Tenga en cuenta que debe proporcionar un paquete de documentos para renovar el contrato a más tardar el 10/02/2017 ” o “Tenga en cuenta que los documentos de extensión del contrato deben presentarse antes del 10/02/2017”.

No transmitir información sensible por correo electrónico

Al transmitir información personal o confidencial, es mejor rechazar los buzones de correo electrónico, ya que existe el riesgo de que los atacantes intercepten la información para utilizarla para sus propios fines egoístas. Dicha información puede incluir: números de teléfono, contraseñas de tarjetas bancarias, cuentas bancarias personales, etc. Es importante recordar que la información se almacena en el servidor del agente de correo y puede ser robada si es pirateada.

La firma del remitente debe estar al final de la carta.

Como se mencionó anteriormente, cada carta enviada debe contener una firma específica. A menudo, los desarrolladores de buzones de correo introducen una función de bloqueo de firma, en la que puede ingresar su puesto de trabajo, nombre y número de teléfono de contacto. Posteriormente, este bloque aparecerá automáticamente al final de cada letra, lo que facilitará la escritura. Es importante escribir la firma correctamente para que el destinatario tenga la oportunidad de dirigirse correctamente al remitente al responder a la carta. Un ejemplo de firma podría verse así: "Con todo respeto, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000".

Al sacar conclusiones, cabe señalar que para comprender cómo realizar la correspondencia comercial por correo electrónico, no es necesario dominar conceptos básicos adicionales y complejos. Sólo hay que cumplir con las reglas básicas de etiqueta y observar las normas del idioma ruso.

Conversación de negocios Es imposible imaginarlo sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. Problemas más urgentes correspondencia comercial

La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. La correspondencia comercial ayuda a resolver los problemas más urgentes en poco tiempo, pero el incumplimiento de las reglas de etiqueta o la estructura ilógica de la carta puede dañar la sociedad o alienar a un cliente potencial. Como en las negociaciones formales, existen ciertas reglas: el formato de la carta y el estilo de comunicación.

Reglas generales para realizar correspondencia comercial.

1. Antes de escribir una carta, decide sus características:

tipo de carta (carta de presentación, garantía, orden, recordatorio, aviso, etc.; carta de presentación o invitación a respuesta);

grado de accesibilidad para el destinatario (si puede indicar todos los puntos necesarios en una carta o necesitará una segunda y aclaratoria);

urgencia de entrega (si la carta es urgente, es mejor enviarla por correo certificado o por correo electrónico).

2. Crear una carta usando plantillas existentes, según su tipo, y también se basan en GOST R 6.30-2003. “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."

3. Cualquier carta comercial tiene la siguiente estructura general:

• nombre de la organización de envío;
• fecha de escritura;
• dirección del destinatario, indicación de un corresponsal específico;
• discurso de apertura;
• una indicación del tema y propósito de la carta;
• texto principal;
• conclusión (fórmula de cortesía);
• firma del remitente;
• indicación de la solicitud y distribución de copias (si las hubiera).

4. Al preparar una carta comercial, utilice el editor de texto Microsoft Word.:

utilice tipo de letra Times New Roman, tamaño de fuente de 12 a 14 puntos, interlineado de 1 a 2 puntos;

Coloque los números de página de la carta en la parte inferior derecha;

al imprimir texto en formato A4, utilice un interlineado de 1,5 a 2, formato A5 o menos: un interlineado. Los detalles siempre se escriben con un interlineado.

5. Si habla en nombre de una organización y tiene intención de enviar una carta impresa, asegúrese de utilizar membrete de la empresa, ya que su presencia será tarjeta de visita tu compañía. Tenga especial cuidado al preparar un formulario oficial, esta habilidad debería ser obligatoria para cualquier empleado de oficina.

6. Para correspondencia internacional, la carta debe estar escrita en el idioma del destinatario o en inglés.(como el más común en las relaciones comerciales).

7. Mantener un tono correcto y profesional.. Comience la carta con una dirección que, dependiendo del grado de cercanía con el corresponsal, puede comenzar con las palabras “Estimado + Nombre completo” o “Estimado + Nombre completo”. Recuerde, las palabras en una dirección o en una indicación del destinatario en ningún caso deben abreviarse (por ejemplo, "respetado" como "uv." o "jefe de departamento" como "jefe de departamento"): estas son las reglas etiqueta de negocios. Termine siempre su carta con un agradecimiento por su cooperación. Antes de la firma debe ir la frase “Con respeto…” o “Atentamente,…”. Dirigirse a "usted" en la correspondencia oficial es inaceptable, incluso si mantiene relaciones amistosas con el corresponsal.

8. Elige cuidadosamente tu vocabulario, evita imprecisiones y frases ambiguas, y el uso excesivo de profesionalismos.. La carta debe ser comprensible.

9. Divida el contenido de la carta en párrafos significativos para que no sea engorroso ni difícil de entender para el destinatario.. Siga la regla: el primer y último párrafo no deben contener más de cuatro líneas impresas y el resto, no más de ocho.

10. Responda a los correos electrónicos comerciales de acuerdo con la etiqueta aceptada: para una solicitud por escrito, dentro de los 10 días posteriores a la recepción; para cartas enviadas por fax o correo electrónico, dentro de las 48 horas, excluidos los fines de semana.

Correspondencia comercial intraorganizacional

La correspondencia comercial entre empleados de una empresa está más simplificada que la correspondencia enviada a un tercero.

• sé conciso;
• ser de carácter empresarial;
• la carta debe indicar la fecha;
• Al final de la carta hay una fórmula de cortesía y una firma.

Un ejemplo de correspondencia comercial dentro de una organización podría ser una carta de felicitación en nombre del gerente o del equipo, dirigida al héroe del día o a un empleado que haya recibido un ascenso.

Cuando se discuten proyectos por escrito, generalmente solo se utilizan algunos elementos obligatorios de una carta comercial: indicación del tema, atractivo, resumen la esencia del tema y la fórmula de cortesía con firma impresa.

Recuerde que la forma de carta y plantilla requerida debe elegir según el nivel de correspondencia comercial y el tipo de información que desea proporcionar al destinatario.

1 448 0 Con la llegada del siglo XXI y el uso generalizado de las computadoras, la correspondencia comercial en papel prácticamente ha desaparecido: se utiliza sólo cuando se necesita un nivel exorbitante de formalidad. Pero esto no significa en absoluto que las reglas de la correspondencia comercial también hayan desaparecido. Incluso en los correos electrónicos, se deben seguir.

Reglas para escribir correspondencia comercial.

Cuando te sientas a escribir una carta comercial por primera vez, probablemente te sientas confundido. Después de todo, esto no es lo mismo que enviar un mensaje a un amigo o familiar. ¿Cómo contactar a tu interlocutor? ¿Debo usar emoticonos o no? ¿Cómo completar todos estos numerosos campos?

Debes comenzar en orden y recuerda comenzar. reglas generales Manejo de correos electrónicos desde el trabajo.

• Examen. Si la correspondencia comercial no es su principal campo de actividad, puede consultar su correo dos veces: por la mañana, cuando viene a trabajar y después del almuerzo. Si la comunicación con clientes y socios comerciales es parte de sus actividades diarias, será más fácil instalar un cliente de correo electrónico que mostrará notificaciones sobre cartas en su escritorio.
• Respuesta. La etiqueta tácita requiere que la respuesta a una carta se escriba lo más rápido posible, por lo que puedes ignorar las cartas solo si hay algo que no puede tolerar la distracción. Las normas oficiales establecen que una carta debe contestarse con diez días de antelación si se recibe por correo y con dos días de antelación si se recibe por fax.
• Almacenamiento. Debes asegurarte de que los correos electrónicos no terminen en la carpeta de spam. Además, no se pueden eliminar: de lo contrario, si situación de conflicto, no será posible simplemente consultar la correspondencia y ver quién tiene razón.
• Uso. Puede utilizar la dirección de correo electrónico de una empresa solo cuando se comunique en su nombre. Si por alguna razón necesita utilizar un correo electrónico personal para la correspondencia, debe asegurarse de que parezca oficial y no contenga palabras obscenas o vulgares.
  Ordenamos el almacenamiento, calculamos los tiempos de respuesta y qué correo electrónico usar. Todo esto es fácil de recordar y puedes pasar a próximo paso: Ha llegado una carta comercial. ¿Cómo responder sin ofender a tu interlocutor?
• Correctamente. Cartas como "Hola Vasya, recibí tu carta y pensé..." deberían reservarse para la correspondencia personal. Realizar correspondencia comercial requiere corrección y cortesía. No se pueden utilizar jergas, expresiones expresivas o groseras. No puedes utilizar emoticones, incluso si llevas varios años trabajando con tu interlocutor. No puede dirigirse a sí mismo como "usted" y resultar familiar; la carta debe ser educada y seca.
• Competente. La alfabetización es un indicador del desarrollo cultural, del nivel intelectual, una forma de mantener la reputación de la empresa y escribir una carta con estilo. Si no domina el idioma escrito en ruso, lo cual suele ser el caso y no es en absoluto motivo de vergüenza, utilice servicios especiales para comprobar la gramática, la ortografía y la puntuación.
• Adecuadamente. Incluso la respuesta más competente y correcta puede desperdiciarse si el interlocutor simplemente no comprende de qué está hablando. Por lo tanto, debes abstenerte de utilizar términos profesionales o darles una explicación. Además, no conviene utilizar palabras demasiado complejas o poco comunes, que puedan confundir al interlocutor. Y, por supuesto, no debes insertar palabras cuyo significado dudes.
• Lógico. Si no sabes la respuesta, pide a tu interlocutor que espere, averigüe y escriba otra carta. Si lo sabe, verifique que esté presentado en la carta de manera consistente, lógica y clara, y solo entonces envíela.
• Hermoso. El diseño no es menos importante que el contenido. Debes usar párrafos, citar la pregunta y solo luego dar una respuesta, usar listas numeradas y con viñetas.

Para responder a una carta entrante, basta con hacerlo de forma competente, correcta, adecuada y lógica. ¿Pero cómo escribir una carta primero?

Primero, debes formatearlo correctamente:

• Sujeto . El campo "Asunto" en el cuerpo del correo electrónico no debe ignorarse, porque es al leerlo que el interlocutor se formará la primera impresión de lo que se le pide. Idealmente, debería verse así: "Nombre de la empresa, esencia del problema" - "JSC Romashka". Suministros de vidrio."
• Firma . La mayoría de los servicios de correo electrónico le permiten configurar una firma automática, que debe incluir: "Nombre, cargo, empresa" - "I.V. Makarova, jefe de contabilidad de Romashka OJSC". Este formulario permitirá al destinatario descubrir fácilmente a quién se dirige y cómo comenzar su respuesta.
• Saludos . El saludo no debe ser familiar: nada de “Hola”, “buenos días”, “aloha” u otras opciones similares. Lo mejor sería un “Hola” o “Buenas tardes” neutrales.
• Apelar . Las direcciones por nombre - "Anya" - en lugar del nombre completo - "Anna Dmitrievna" parecen familiares y pueden estropear toda la impresión de la carta. Por lo tanto, es mejor elegir una dirección por nombre y patronímico.
• Longitud . Las cartas demasiado largas requieren mucho tiempo y son difíciles de leer. Por tanto, se considera que el volumen óptimo es aquel que cabe en una página estándar de un editor de texto.

Reglas generales para trabajar con cartas, respuestas y cartas nuevas: aprender a escribir todo esto no es difícil. Pero hay algunos matices más para recordar:

• Contenido . La carta debe contener el motivo por el que fue escrita, una descripción coherente de la misma y luego preguntas y sugerencias.
• Importancia . La mayoría de los servicios de correo electrónico tienen una casilla de verificación "¡Importante!" que puede marcar al escribir. Luego, dicha carta se resaltará en la carpeta del destinatario.

¡IMPORTANTE! No puede simplemente usar una casilla de verificación; de lo contrario, una carta verdaderamente urgente simplemente se ahogará en la abundancia de cartas resaltadas sin pensar.

• Fin del dialogo . De acuerdo con las reglas de etiqueta tácita, la persona que la inició finaliza la correspondencia.
• Tiempo. Enviar cartas al final de la jornada laboral y el viernes por la tarde no sólo es una mala forma, sino también una idea inútil; de todos modos, la respuesta no llegará hasta la mañana siguiente o incluso el lunes.
• Cortesía . Deberíamos felicitarlo por las próximas vacaciones. Gracias por su respuesta. Si no es posible responder rápidamente a una carta urgente, se debe notificar al destinatario.
• Archivos adjuntos . Cualquier archivo adjunto debe archivarse y notificarse al destinatario por separado en el cuerpo de la carta.

¡IMPORTANTE! Las reglas de la correspondencia comercial electrónica requieren atención al interlocutor: debe dejarlo hablar, hacer preguntas y no exigir nada en forma de ultimátum.

Tipos de correspondencia por correo electrónico

Las reglas que rigen la correspondencia pueden variar ligeramente según el lugar al que se envíe la carta.

• Correspondencia interna implica que es aconsejable responder a las cartas el mismo día, para no entorpecer el trabajo de la propia empresa, y también que el tono de la carta puede resultar algo más familiar que en otros casos.

¡IMPORTANTE! Sería una buena idea desarrollar una plantilla única para la correspondencia interna, según la cual los empleados puedan escribir cartas rápidamente, sin devanarse los sesos sobre la estructura.

• Correspondencia externa implica un mayor grado de formalidad, así como la necesidad de filtrar la jerga profesional; a menudo, un interlocutor de otra empresa simplemente no entiende palabras específicas.
• correspondencia internacional implica una mayor formalidad, así como la necesidad de tener en cuenta los husos horarios. Por lo tanto, no debes enviar una carta a Nueva York por la mañana y esperar que la respuesta llegue en un futuro próximo, preocupándote y apresurándote, porque lo más probable es que el empleado que debe responder la carta todavía esté durmiendo en la cama.

Sin embargo, no hay grandes diferencias. La cortesía, la alfabetización y la capacidad de formular claramente una solicitud se valoran en todas partes.

Cómo escribir una carta comercial

Para preparar un documento, utilice Microsoft Word y las siguientes reglas:

• membrete de la organización;
• fuente Times New Roman;
• amplios campos;
• talla 12-14 p.;
• interlineado – 1-2 p.;
• Coloque los números de página de la carta en la parte inferior derecha.

Si se trata de correspondencia internacional, la carta está escrita en el idioma del destinatario.

Estructura de una carta comercial:

1. Apelar;
2. Preámbulo;
3. Texto principal;
4. Conclusión;
5. Firma;
6. Solicitud.

¿Qué más es importante recordar?

• Dirígete a tu interlocutor usando “tú”.
• Si está escribiendo una respuesta a una carta recibida, anote esto al principio, por ejemplo: "A su solicitud, de fecha 01/01/2020..."
• Si la carta fue recibida con agresión, no sea como su oponente y no utilice expresiones agresivas, suplicantes o un tono autoritario en su correspondencia.
• Escribe cada nuevo pensamiento en una nueva línea, así se percibirá mejor la información. No hagas párrafos largos. Máximo 5-7 frases.
• Evite las palabras escritas con Bloq Mayús ( en letras mayúsculas) - dicho texto se percibe como una amenaza.
• No olvide incluir la información de contacto del remitente y la fecha en que se envió la carta.
• En la correspondencia comercial, no utilice emoticonos ni comillas.
• No utilice palabras extranjeras, elige un sinónimo ruso.
• Escribe en una fuente. No utilice texto coloreado ni excesivo subrayado, negrita, etc.
• Sea cortés con su interlocutor y abierto en la comunicación. Aclare su opinión y pregúntele qué piensa al respecto. Muestre empatía y respeto.
• Observa cómo te responde tu oponente.

Frases estándar aceptables para su uso.

Para no pensar cada vez en qué forma expresar sus pensamientos, puede utilizar frases estándar aceptadas para la correspondencia comercial:

• Apelar. "Hola, querido Ígor Petrovich"- si conoce personalmente al destinatario. "Hola, señor Smirnov"- si le escribes por primera vez en tu vida. Generalmente se dirige a los militares. "Hola, camarada coronel Smirnov".
• Aviso. Ejemplo estándar frases: "Le informamos que...". Se puede cambiar a "Por favor, esté informado", “te informamos”, “te informamos”.
• Explicación. Para informar al destinatario sobre el propósito de la carta desde el principio, puede utilizar las siguientes construcciones: “En respuesta a su solicitud...”, “Con el fin de realizar el trabajo...”, “Con el fin de prestarle asistencia...”, “De acuerdo con sus deseos...”.
• Pedido. La solicitud en la carta debe ser de acuerdo con la fórmula. "Te preguntamos…".
• Oferta. “Podemos ofrecerte...”, “Te recomendamos...”.
• Confirmación. “Confirmamos…”, “Hemos recibido…”.
• Rechazo. “Su propuesta es rechazada...”, “Por los motivos que se describen a continuación, no podemos llegar a un acuerdo...”, “Su propuesta ha sido revisada y se considera no constructiva”..

La formalidad es la mejor compañera de la correspondencia comercial, pero es importante que el significado no se pierda detrás de las frases oficiales. Buen ejemplo una carta comercial se verá así:

¡Hola, Ígor Petrovich!

En relación con la ampliación, OJSC Romashka necesita aumentar en un 25% los lotes de materias primas para la producción de equipos. Nuestra cooperación con la empresa Margaritka dura ya 5 años y hasta ahora no hemos tenido ningún motivo de queja. Por ello, proponemos discutir las posibilidades de incrementar la oferta y las dificultades que puedan surgir.

Esperando una cooperación productiva, CEO JSC "Romashka", Smirnov G.V.

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Cuando escribimos una carta a un amigo o familiar, podemos ignorar los errores y los signos de puntuación, abreviar las palabras como queramos y usar jerga. Lo principal es dejar claro de qué estamos hablando. Pero si le escribimos a un extraño o a una persona desconocida y queremos obtener una respuesta de él, entonces debemos tener en cuenta algunas reglas.

Reglas de comunicación

1 . Indique siempre el asunto de la carta.

El campo “Asunto” debe cumplimentarse en cualquier caso y es muy deseable que corresponda al contenido del mensaje.

Por ejemplo, si desea programar una cita para una consulta el 5 de marzo, escriba: “Inscríbete para una consulta (05/03)”.

2. Al responder una carta, guarde su historial de correspondencia.

Cuando recibes una carta de alguien, puedes responderla de tres maneras:

1. Copie la dirección del remitente y escríbale una nueva carta.
2. Haga clic en el campo de respuesta especial en la parte inferior del mensaje.
3. Utilice el botón "Responder".

Para correspondencia comercial, debe responder de la tercera manera, es decir, hacer clic en el botón "Responder". Se abrirá un nuevo correo electrónico repitiendo el que recibió. El tema es el mismo, sólo que con el prefijo “Re:”, el texto original está citado íntegramente.

Este es el formulario de respuesta estándar y no debe cambiar nada al respecto. Su respuesta debe imprimirse antes del texto citado. Esto se hace para que cada participante en la conversación pueda recordar lo que se discutió en cualquier momento.

3. Saluda siempre y dirígete a tu interlocutor como "tú".

Cualquier mensaje debe comenzar con un saludo. Y es mejor si es individual. Si corresponde, llame al interlocutor por su nombre; en caso contrario, por su nombre y patronímico.

Es recomendable finalizar la carta con la siguiente construcción: Atentamente, ... (nombre/apellido o nombre/patronímico).

Por ejemplo: Hola, Alexey Petrovich. Envíe el contrato a Ivan Mikhailovich. Saludos cordiales, Iliá Krivosheev

4 . Responde lo más rápido posible.

Cuanto antes respondas a un mensaje, mejor. Idealmente en unas pocas horas. Pero también es posible en unos pocos días. Cuanto más espere para responder, peor afectará su reputación.

En cuanto al texto del mensaje, a la hora de escribirlo también debes seguir algunas reglas.

Escribe específicamente, pero en detalle.

No hagas que la otra persona adivine lo que quisiste decir. Si el problema no es obvio, descríbalo lo más detalladamente posible: cómo obtuvo el resultado que tiene, qué es exactamente lo que quiere lograr y qué se requiere de su interlocutor.

Pero esto no significa que debas indicar todos los detalles con gran detalle. Omita lo innecesario: valore el tiempo de la otra persona.

Intenta escribir brevemente y al grano.

No es necesario, por ejemplo, hablar de cómo se encuentran su esposa, su suegra y otros familiares.

En cuanto al tamaño, lo ideal es una “pantalla” (sin desplazamiento). Máximo: tamaño de texto que cabe en una hoja A4.

Utilice el sentido común y la decencia común.

Sea educado, atento, gracias por sus cartas y su tiempo.

Lo que absolutamente NO PUEDES hacer

1 . Abusar de los signos de puntuación.

Un signo de exclamación o de interrogación es suficiente. No deben duplicarse. Además, no abuses de las elipses.

Un ejemplo de carta “mala”:

2. Utilice diferentes fuentes, tamaños de letras y colores.

Los sitios y programas de correo le permiten cambiar esta configuración. Puede elegir una fuente inusual, agrandar o reducir las letras, colorear el texto en Colores diferentes. ¡Pero esto es inapropiado en la correspondencia comercial!

Es mejor no cambiar nada y dejar todo como está por defecto. Lo único aceptable es resaltar algunas palabras en negrita o cursiva. ¡Pero sólo si es necesario!

Un ejemplo de carta “mala”:

3. Inserta imágenes sonrientes.

Deje caritas, flores y corazones felices y tristes para la correspondencia personal. EN cartas de negocios Es mejor no utilizar emoticones, ni texto ni imágenes.

Un ejemplo de carta “mala”:

4 . Imprimir texto en letras mayúsculas.

Escribir texto en mayúsculas en Internet se considera de mala educación. Esto se aplica tanto a la correspondencia comercial como personal, así como a la comunicación en redes sociales, Skype, foros y otros lugares. Además, esto se aplica tanto al texto completo como a palabras individuales.

La tecla del teclado Bloq Mayús es responsable de las letras mayúsculas. Es decir, si todas tus letras están escritas en mayúsculas, solo necesitas presionarlo una vez y soltarlo.

Además, no imprima el "Asunto" de la carta en letras mayúsculas: ¡esto es el colmo de la falta de respeto!

En una nota. Escribir palabras individuales y texto completo en letras mayúsculas es como gritar. Y gritar es agresión, que va más allá de la correspondencia cultural.

Si realmente necesitas resaltar algo en el texto, es mejor hacerlo en negrita o cursiva.

Y también es muy recomendable evitar las palabras “Urgente”, “Importante” y otras que expresen impaciencia en el asunto de la carta.

Literatura

No debes ser demasiado estricto al respecto, pero intenta escribir correctamente en tus cartas. Algunos consejos sencillos:

• Cada oración debe comenzar con una letra mayúscula. Para escribirlo, mantenga presionada la tecla Shift.
• Debe haber un punto al final de cada oración. En la distribución del teclado ruso, se encuentra en la fila inferior a la derecha (antes de Shift).
• Para escribir una coma, mantenga presionada la tecla Mayús y presione la tecla de punto.
• No pongas un espacio antes de una coma o punto. Debería haber un espacio después de ellos.

Y un consejo más para aquellos que saben al menos un poco cómo utilizar el editor de texto de Word (Writer). Primero escriba la letra en este programa. Resaltará los errores con una línea roja y, al hacer clic derecho en dicha palabra, podrá corregirla.

Copie y pegue el texto terminado en el campo de letra. Pero antes de insertar, debes desactivar el formato para que se agregue sin formatear desde programas de palabras(Escritor).

En mail.ru, para hacer esto, haga clic en la inscripción "Eliminar diseño" en la parte superior.

En Yandex.Mail, el botón "Desactivar diseño" a la derecha.

Después de pegar, se puede volver a activar la apariencia.

Cualquiera que se esfuerce por lucir decente en los círculos empresariales siempre lo utiliza. Y siempre recuerda lo principal: el correo electrónico no debe empañar ni al destinatario ni a la reputación de la empresa de la que es representante ni a la imagen empresarial.

La capacidad de realizar de forma correcta y competente la correspondencia electrónica comercial es el componente principal de la imagen de un gerente moderno. Esto es tanto un signo de nivel cultural general como un indicador de profesionalismo personal. De acuerdo con cómo una persona es capaz de formular y formalizar sus pensamientos, se puede juzgar con confianza su actitud hacia los demás y hacia sí mismo personalmente. Un correo electrónico escrito descuidadamente puede arruinar fácilmente la reputación empresarial del autor ante los ojos de socios y colegas.

Reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico.

1. Utilice su dirección de correo electrónico del trabajo únicamente con fines comerciales. Si envía una carta desde un servidor de trabajo mientras está en el trabajo, se guarda, tanto el correo saliente como el entrante. Su empleador puede leer la carta en cualquier momento. Realice correspondencia comercial únicamente dentro de las paredes de la oficina.

2. Entender claramente a quién va dirigido su mensaje y a quién puede resultar útil la información contenida en él. ¿A quién va dirigida tu carta? ¿Al cliente? ¿A un socio? ¿Colega? ¿A un subordinado? ¿Al jefe? El destinatario se indica en la columna “a”, los interesados ​​se indican en la “copia”. Nunca envíe copias adicionales, especialmente a su jefe. Si se menciona a terceros en el correo electrónico, normalmente también se incluyen en la columna "copia".

3. Formule usted mismo el propósito del mensaje. ¿Qué objetivo te propones? ¿Qué te esfuerzas por conseguir del lector de tu carta? ¿Qué reacción esperas? El destinatario, después de leer su mensaje, debe comprender inmediatamente lo que necesita de él. Reglas para realizar correspondencia electrónica:

Si desea aportar una perspectiva individual a los acontecimientos, desde la primera persona (nosotros, yo)
Si su mensaje es de naturaleza instructiva o de consulta, de la segunda persona (usted, usted)
Si escribe una carta como observador externo y desea informar al destinatario sobre hechos o eventos ocurridos, en tercera persona (ellos, ella, él).

4. No deje vacío el campo “asunto”. La mayoría de las personas que reciben un correo electrónico comienzan a examinar la correspondencia mirando el campo de asunto. Una persona toma la decisión de leer una carta en unos segundos, por lo que el contenido de la carta debe reflejarse en la línea de asunto. El tema debe ser breve, específico e informativo.

5. Mantenga claro el contenido: dirección y saludo, parte principal, resumen, firma, contactos. Cualquier carta debe contener etiqueta de correo electrónico. No seas perezoso y no te saltes ninguna parte del contenido aceptado, una carta con el formato correcto es un indicador de tu profesionalismo.

6. Dirigirse y saludar al destinatario es un indicador de su respeto por él. Si es posible, comience cada carta con un mensaje y un saludo personal. Una señal de cortesía es dirigirse a su interlocutor por su nombre. Después de la dirección, coloque una coma si desea darle al mensaje un carácter cotidiano. Y si desea enfatizar la formalidad y la importancia, utilice un signo de exclamación, incluso si esta carta está dirigida a un colega con quien se comunica a menudo.

7. Respete el principio: breve y claro (KY). Una de las principales reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico es "mínimo de palabras, máximo de información". Presente sus pensamientos de manera específica (clara), consistente, concisa y de una manera que sea fácil de entender. Las oraciones deben ser breves, esto facilita que el destinatario transmita la información necesaria. Hay uno La regla de oro de los correos electrónicos– en porciones, un tema – una letra. Es mejor enviar varios correos electrónicos (cada uno con un tema) que un mensaje grande con varias ideas no relacionadas.

8. No convierta la comunicación informal en correspondencia comercial. ¡No hay emoción en el correo electrónico! Si cumple con las disposiciones establecidas en su correo electrónico Si se quiere enfatizar emocionalmente, el subtexto emocional debe esconderse detrás de un tono de presentación neutral, externo, tranquilo y correcto. Se logra por el contenido, no por el lenguaje.

9. Siga una estructura clara del texto principal de la carta. La mayoría de las veces una carta consta de tres partes:

El motivo de la redacción de la carta (motivo, fundamentos). Esta parte suele ser lo más corta posible.
Presentación coherente de la esencia del problema.
Soluciones, peticiones, propuestas, conclusiones.

10. Apariencia El mensaje debe ser extremadamente fácil de entender. Divide el texto en párrafos, que no deben contener más de cinco a seis líneas. Es mejor separar los párrafos entre sí con una línea en blanco. Elige un color y una fuente, así se percibirá mejor el texto. Es mejor no utilizar signos de exclamación, emoticones, abreviaturas o elementos cursivos a menos que sea absolutamente necesario.

11. Escribe correctamente. La escritura analfabeta indica que el autor no tiene la educación suficiente. La reputación de su empresa se ve desacreditada por errores tipográficos y en el texto. Antes de enviar una carta, etiqueta de correo electrónico recomienda que vuelva a leer la carta atentamente. Muchos programas de correo electrónico y editores de texto pueden verificar la puntuación y la ortografía y, si encuentran errores, ofrecen opciones de corrección. Este servicio es necesario para escribir correos electrónicos.

12. Considere qué documentación debe incluirse en los archivos adjuntos. No debes incluir en el cuerpo de la carta. información detallada, es mejor enviarlo como un archivo separado. En la línea de asunto del correo electrónico, asegúrese de indicar qué archivo está insertando; de lo contrario, el destinatario puede considerarlo como un virus. Todos los archivos deben escanearse con software antivirus antes de enviarlos.

13. Escribe siempre la información de contacto y suscríbete. Esto le mostrará el lado bueno y demostrará su calidad profesional. La firma no debe tener más de cinco o seis líneas. Debe consistir en el nombre de la empresa, su nombre y apellido, y su puesto. Normalmente, para los destinatarios externos, también se indica su dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección del sitio web de la empresa.

14. La posdata se utiliza muy raramente en la correspondencia comercial. Si utiliza una posdata en su mensaje, esto es una indicación de que no ha pensado lo suficiente en el contenido de la carta.

15. Sólo en casos especiales se entrega un recibo de lectura. Normalmente, una confirmación de lectura debe establecerse sólo para destinatarios externos y sólo cuando se espera una respuesta del destinatario.

16. Utilice la casilla de verificación "alta importancia" sólo cuando sea realmente necesario. Si el correo electrónico contiene información importante que necesita atención urgente, establezca la importancia en "alta". Esto resaltará su correo electrónico en su bandeja de entrada. Pero no se recomienda abusar innecesariamente de esta función.

17. Vuelva a leer la carta antes de enviarla. ¿Es todo conciso, específico, comprensible y hay información inapropiada o errores gramaticales? ¿Son correctos los datos del destinatario? Verificar la secuencia y lógica de presentación.

18. Responda los correos electrónicos con prontitud. La notificación de recepción de una carta es una señal de respeto hacia los compañeros o socios, una señal de buenos modales. Si en este momento no puede responder la carta, debe informar al autor y prometerle que responderá de inmediato en la primera oportunidad. Responda todas las preguntas planteadas de manera consistente. No empieces tu respuesta como una nueva carta. Si una carta no recibe respuesta dentro de las 48 horas, el destinatario puede pensar que su carta fue ignorada o perdida.

19. Quien inició la correspondencia finaliza el diálogo electrónico.

20. Recuerda que Reglas para la correspondencia por correo electrónico., o más bien su cumplimiento es un indicador de un gerente profesional moderno.