El éxito en las actividades de cualquier organización, firma comercial o empresa está indisolublemente ligado a la cultura de comportamiento y etiqueta. Todas las acciones del gerente y de los empleados deben necesariamente tener en cuenta las reglas de buena educación y ser apropiadas a la situación.
Una de las partes más importantes de la etiqueta es la correspondencia comercial.
Se estima que casi el 50% del tiempo en el trabajo se dedica a lidiar con papeles y correo. Pero esto es necesario, ya que una correspondencia comercial competente puede aumentar significativamente la facturación de una empresa y acelerar la interacción de los diferentes servicios y departamentos.
Por supuesto, hay ciertos patrones aquí, y definitivamente hablaremos de ellos en este artículo. Las reglas de la correspondencia comercial están estandarizadas desde hace mucho tiempo. El GOST R.6.30-2003 existente lo ayudará a colocar correctamente el texto en la hoja y le indicará qué sangrías, márgenes y fuentes debe hacer. La correspondencia comercial se caracteriza por la uniformidad y repetición de patrones de habla.
Sin embargo, cualquier carta es individual. Una gran huella la deja la identidad del remitente, su cargo, situación y destinatario. Hasta cierto punto, la correspondencia comercial es una combinación de creatividad y trabajo duro.
Tipos de correspondencia comercial
La circulación de documentos se realiza en papel y vía correo electrónico.
Toda la correspondencia en la empresa se puede dividir en los siguientes grupos:
Correspondencia oficial/informal;
Interno y externo.
La correspondencia oficial incluye ofertas comerciales, cartas de agradecimiento y garantías, acuerdos comerciales, pedidos para la empresa, responsabilidades laborales, solicitudes, demandas, reclamos.
La correspondencia informal incluye diversas felicitaciones de socios comerciales, clientes y empleados; condolencias, disculpas, invitaciones y agradecimientos.
Los documentos internos circulan únicamente entre departamentos de una empresa, mientras que los documentos externos van más allá de sus fronteras.
Reglas de correspondencia comercial: contenido interno.
El principal requisito es la brevedad y claridad de la carta. No estire el texto en varias páginas. La mejor opción- encajar en uno.
Las reglas de la correspondencia comercial implican la exclusión del texto de palabras y expresiones complejas, incomprensibles, extranjeras y altamente especializadas. Todas las frases deben ser breves, con los pensamientos principales del autor y sin “agua”.
Evite dobles interpretaciones en su carta, de lo contrario, si surgen disputas, será más difícil defender su punto de vista y demostrar lo que quiso decir con una determinada frase.
Las reglas para redactar correspondencia comercial obligan al autor a llamar al destinatario por su nombre y patronímico, precedido del título "Estimado...". Y asegúrese de utilizar "usted", incluso si tiene una buena relación amistosa con el destinatario de la carta.
En la introducción, además de indicar el apellido y el nombre, se expone el objetivo principal del mensaje. Los ejemplos de correspondencia comercial conocen suficientes plantillas y clichés para tales casos: "En relación con la carta anterior...", "Le recordamos...", "Permítanos informarle..." y otros.
Suaviza una respuesta desfavorable para el destinatario (rechazo de una oferta, rechazo de cooperación) con frases: “Lamentablemente, no podremos aprovechar las condiciones propuestas...” o similares.
Documentación externa en papel
Cualquier carta comercial debe estar escrita en papel con membrete de la empresa con los detalles de la empresa y toda la información de contacto.
Asegúrate de indicar la fecha exacta documento.
La esquina superior derecha de la hoja está ocupada por las iniciales del destinatario y la dirección de la empresa destinataria.
Divida el texto en párrafos significativos para que al lector le resulte más fácil comprenderlo y percibirlo. No más de 4-5 líneas.
Escribir todas las palabras en mayúsculas es de mala educación.
Se pueden adjuntar documentos a la carta. En este caso, aparecen listados en una línea separada en la parte inferior izquierda de la hoja. Por etiqueta de negocios Se debe recibir una respuesta a la carta dentro de los 10 días. Si el problema requiere más tiempo para resolverse, el destinatario deberá notificarlo.
Después de escribir, asegúrese de revisar cuidadosamente el texto nuevamente para detectar errores, tanto ortográficos como gramaticales. Si tienes tiempo, debes dejar la carta a un lado y volver a leerla más tarde. Como regla general, se descubrirán imprecisiones que no se advirtieron al principio. Este consejo es muy importante al responder a una queja de un cliente. No deberías irritar aún más a una persona con una carta escrita de forma analfabeta.
Cuando el documento esté escrito y revisado un par de veces, imprímalo en papel A4. Este tamaño es el tamaño estándar utilizado para cualquier correspondencia, incluso si el texto en sí sólo ocupa media hoja.
Pruebe la tinta de la impresora antes de imprimir para evitar resultados borrosos o descuidados.
En algunos casos, puede adjuntar su tarjeta de presentación al documento y adjuntar la hoja impresa en un archivo transparente.
También se considera de buena forma un sobre con el logotipo de la empresa.
Las reglas para llevar a cabo la correspondencia comercial informal suelen ser más emotivas que en los periódicos comerciales y menos clichés. Las abreviaturas y el uso de adjetivos coloridos son apropiados aquí, por ejemplo, en felicitaciones: asombroso, comprensivo, amable.
Correos electrónicos comerciales
El hecho de no enviar correspondencia en sobre a través de la red postal no debería resultar relajante. En estos casos también se aplican las normas de la correspondencia comercial.
Los mensajes comerciales electrónicos competentes y correctos crean una imagen positiva tanto de la empresa como de una persona específica. ¡La reputación en los negocios vale mucho!
Reglas básicas para la correspondencia por correo electrónico.
Utilice su dirección de correo electrónico del trabajo únicamente para el fin previsto.
Preste atención al nombre del buzón. No utilice nombres incorrectos cuando trabaje, como “baby”, “superman”, incluso si están indicados en transcripción en inglés.
Complete siempre la columna "asunto", de lo contrario su carta puede terminar en spam. Descripciones como “plan”, “lista”, “propuesta comercial”, “informe” no son adecuadas. Es posible que haya muchas cartas similares en la bandeja de entrada de su destinatario. Sea lo más específico posible sobre de qué se trata su mensaje. No utilices más de cinco palabras. Escribe en mayúscula tu tema. No es necesario poner un punto al final.
Si está respondiendo a un correo electrónico recibido anteriormente, asegúrese de eliminar "Re" en la línea de asunto.
Estilo de comunicación
Mantenga la carta en un formato profesional. Elimine el tono amenazante, suplicante y autoritario.
Las reglas de la correspondencia comercial electrónica no permiten el uso de emoticones o una gran cantidad de signos de interrogación o exclamación en el texto.
Ser cortés. Un saludo obligatorio al principio y una despedida del interlocutor al final es de buena forma. Por ejemplo, “Con respeto…” o así: “Atentamente…”.
Correspondencia por correo electrónico comercial y su “ regla de oro": no mezcle varios temas diferentes en un solo mensaje. Es mejor enviar una serie de cartas.
Un correo electrónico debe tener la mitad de longitud que una carta en papel.
Trabajar con archivos adjuntos
Si hay demasiada información para transmitir, no la ponga toda en el cuerpo de la carta, sino adjúntela como documentos separados como archivos adjuntos.
Para comodidad del destinatario, cambie el nombre de los documentos que preparó por nombres que comprenda. Esto mostrará su interés y lo conquistará. Piensa en cuántas carpetas de trabajo tiene el destinatario en su computadora y cómo buscará tu carta entre ellas.
Asegúrese de informar al destinatario sobre los archivos que está enviando para que no los considere un virus aleatorio. Archive documentos grandes.
Es mejor enviar archivos adjuntos demasiado grandes (más de 200 kbytes) de otras formas, por ejemplo, a través de un servidor ftp.
Algunos servidores de correo no permiten el paso de formatos como COM, EXE, CMD, PIF y muchos otros y los bloquean.
Si hubo varios destinatarios de su carta, tómese el tiempo para eliminar toda la evidencia del envío masivo cada vez. El destinatario no necesita en absoluto dicha información adicional. El comando "bcc" te ayudará.
Reglas para realizar correspondencia comercial. correo electrónico Implica informar a la otra parte sobre la recepción de la correspondencia. si está encendido este momento No hay posibilidad de responder, notifique esto a su interlocutor. Guarde su historial de correspondencia para evitar más preguntas y procedimientos.
Si la respuesta es importante y urgente, se permite notificar adicionalmente al destinatario por teléfono, Skype o ICQ. Si después de esto resultado positivo No lo lograste, recuérdalo nuevamente.
No es raro que cuando solicitas un documento recibas como respuesta una carta vacía con un archivo adjunto. Es inaceptable. Los ejemplos de correspondencia comercial requieren que la información relevante se incluya en el cuerpo del documento. Por ejemplo, esto: “Le envío los datos necesarios para su solicitud”.
No olvides indicar las coordenadas al final de la carta: todos métodos disponibles conexiones, cargo, página web de la empresa, enlaces a redes sociales.
Al escribir los contactos de la organización, proporcione la mayor cantidad de información posible: número de teléfono con código de área, dirección con código postal. Después de todo, su comunicación no se produce sólo con los residentes de su región. Si tienes toda la información será más fácil contactar contigo.
Y última regla: quien inició la correspondencia debe finalizar el diálogo electrónico.
Conclusión
Correspondencia de negocios- Es un asunto delicado. A veces basta una mirada para formarse una opinión definitiva sobre una persona y la organización que representa. Conocimiento de las reglas. carta de negocio puede ser de gran ayuda en tu carrera.
Cualquiera que se esfuerce por lucir decente en los círculos empresariales siempre lo utiliza. Y siempre recuerda lo principal: el correo electrónico no debe empañar ni al destinatario ni a la reputación de la empresa de la que es representante ni a la imagen empresarial.
La capacidad de realizar de forma correcta y competente la correspondencia electrónica comercial es el componente principal de la imagen de un gerente moderno. Esto es tanto un signo de nivel cultural general como un indicador de profesionalismo personal. De acuerdo con cómo una persona es capaz de formular y formalizar sus pensamientos, se puede juzgar con confianza su actitud hacia los demás y hacia sí mismo personalmente. Un correo electrónico escrito descuidadamente puede arruinar fácilmente la reputación empresarial del autor ante los ojos de socios y colegas.
Reglas para la correspondencia comercial por correo electrónico.
1. Utilice su dirección de correo electrónico del trabajo únicamente con fines comerciales. Si envía una carta desde un servidor de trabajo mientras está en el trabajo, se guarda, tanto el correo saliente como el entrante. Su empleador puede leer la carta en cualquier momento. Realice correspondencia comercial únicamente dentro de las paredes de la oficina.2. Entender claramente a quién va dirigido su mensaje y a quién puede resultar útil la información contenida en él. ¿A quién va dirigida tu carta? ¿Al cliente? ¿A un socio? ¿Colega? ¿A un subordinado? ¿Al jefe? El destinatario se indica en la columna “a”, los interesados se indican en la “copia”. Nunca envíe copias adicionales, especialmente a su jefe. Si se menciona a terceros en el correo electrónico, normalmente también se incluyen en la columna "copia".
3. Formule usted mismo el propósito del mensaje. ¿Qué objetivo te propones? ¿Qué te esfuerzas por conseguir del lector de tu carta? ¿Qué reacción esperas? El destinatario, después de leer su mensaje, debe comprender inmediatamente lo que necesita de él. Reglas para realizar correspondencia electrónica:
Si desea aportar una perspectiva individual a los acontecimientos, desde la primera persona (nosotros, yo)
Si su mensaje es de naturaleza instructiva o de consulta, de la segunda persona (usted, usted)
Si escribe una carta como observador externo y desea informar al destinatario sobre hechos o eventos ocurridos, en tercera persona (ellos, ella, él).
4. No deje vacío el campo “asunto”. La mayoría de las personas que reciben un correo electrónico comienzan a examinar la correspondencia mirando el campo de asunto. Una persona toma la decisión de leer una carta en unos segundos, por lo que el contenido de la carta debe reflejarse en la línea de asunto. El tema debe ser breve, específico e informativo.
5. Mantenga claro el contenido: dirección y saludo, parte principal, resumen, firma, contactos. Cualquier carta debe contener etiqueta de correo electrónico. No seas perezoso y no te saltes ninguna parte del contenido aceptado; una carta con el formato correcto es un indicador de tu profesionalismo.
6. Dirigirse y saludar al destinatario es un indicador de su respeto por él. Si es posible, comience cada carta con un mensaje y un saludo personal. Una señal de cortesía es dirigirse a su interlocutor por su nombre. Después de la dirección, coloque una coma si desea darle al mensaje un carácter cotidiano. Y si desea enfatizar la formalidad y la importancia, utilice un signo de exclamación, incluso si esta carta está dirigida a un colega con quien se comunica a menudo.
7. Respete el principio: breve y claro (KY). Una de las principales reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico es "mínimo de palabras, máximo de información". Presente sus pensamientos de manera específica (clara), consistente, concisa y de una manera que sea fácil de entender. Las oraciones deben ser breves, esto facilita que el destinatario transmita la información necesaria. Hay uno "Regla de oro correos electrónicos – en porciones, un tema – una letra. Es mejor enviar varios correos electrónicos (cada uno con un tema) que un mensaje grande con varias ideas no relacionadas.
8. No convierta la comunicación informal en correspondencia comercial. ¡No hay emoción en el correo electrónico! Si desea enfatizar emocionalmente los puntos expuestos en su mensaje de correo electrónico, el subtexto emocional debe ocultarse detrás de un tono de presentación neutral, aparentemente tranquilo y correcto. Se logra por el contenido, no por el lenguaje.
9. Siga una estructura clara del texto principal de la carta. La mayoría de las veces una carta consta de tres partes:
El motivo de la redacción de la carta (motivo, fundamentos). Esta parte suele ser lo más corta posible.
Presentación coherente de la esencia del problema.
Soluciones, peticiones, propuestas, conclusiones.
10. Apariencia El mensaje debe ser extremadamente fácil de entender. Divide el texto en párrafos, que no deben contener más de cinco a seis líneas. Es mejor separar los párrafos entre sí con una línea en blanco. Elige un color y una fuente, así se percibirá mejor el texto. Es mejor no utilizar signos de exclamación, emoticones, abreviaturas o elementos cursivos a menos que sea absolutamente necesario.
11. Escribe correctamente. La escritura analfabeta indica que el autor no tiene la educación suficiente. La reputación de su empresa se ve desacreditada por errores tipográficos y en el texto. Antes de enviar una carta, etiqueta de correo electrónico recomienda que vuelva a leer la carta atentamente. Muchos programas de correo electrónico y editores de texto pueden verificar la puntuación y la ortografía y, si encuentran errores, ofrecen opciones de corrección. Este servicio es necesario para escribir correos electrónicos.
12. Considere qué documentación debe incluirse en los archivos adjuntos. No debes incluir en el cuerpo de la carta. información detallada, es mejor enviarlo como un archivo separado. En la línea de asunto del correo electrónico, asegúrese de indicar qué archivo está insertando; de lo contrario, el destinatario puede considerarlo como un virus. Todos los archivos deben escanearse con software antivirus antes de enviarlos.
13. Escribe siempre la información de contacto y suscríbete. Esto le mostrará el lado bueno y demostrará su calidad profesional. La firma no debe tener más de cinco o seis líneas. Debe consistir en el nombre de la empresa, su nombre y apellido, y su puesto. Normalmente, para los destinatarios externos, también se indica su dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección del sitio web de la empresa.
14. La posdata se utiliza muy raramente en la correspondencia comercial. Si utiliza una posdata en su mensaje, esto es una indicación de que no ha pensado lo suficiente en el contenido de la carta.
15. Sólo en casos especiales se entrega un recibo de lectura. Normalmente, una confirmación de lectura debe establecerse sólo para destinatarios externos y sólo cuando se espera una respuesta del destinatario.
16. Utilice la casilla de verificación "alta importancia" sólo cuando sea realmente necesario. Si el correo electrónico contiene información importante que necesita atención urgente, establezca la importancia en "alta". Esto resaltará su correo electrónico en su bandeja de entrada. Pero no se recomienda abusar innecesariamente de esta función.
17. Vuelva a leer la carta antes de enviarla. ¿Es todo conciso, específico, comprensible y hay información inapropiada o errores gramaticales? ¿Son correctos los datos del destinatario? Verificar la secuencia y lógica de presentación.
18. Responda los correos electrónicos con prontitud. La notificación de recepción de una carta es una señal de respeto hacia los compañeros o socios, una señal de buenos modales. Si en este momento no puede responder la carta, debe informar al autor y prometerle que responderá de inmediato en la primera oportunidad. Responda todas las preguntas planteadas de manera consistente. No empieces tu respuesta como una nueva carta. Si una carta no recibe respuesta dentro de las 48 horas, el destinatario puede pensar que su carta fue ignorada o perdida.
19. Quien inició la correspondencia finaliza el diálogo electrónico.
20. Recuerda que Reglas para la correspondencia por correo electrónico., o más bien su cumplimiento es un indicador de un gerente profesional moderno.
En condiciones mundo moderno El contacto comercial a menudo comienza con la correspondencia comercial. una forma escrita de interacción comercial, que incluye cualquier tipo de correspondencia (carta, mensaje, etc.) enviada por cualquier funcionario en su nombre y en virtud de su cargo.
Un aspecto importante es el cumplimiento de ciertos estándares de etiqueta. De lo contrario, las conexiones establecidas podrían cortarse y perderse un cliente o socio comercial. Una correspondencia comercial bien diseñada contribuye a crear una impresión más favorable sobre usted o su empresa.
Dominar la magia de las letras es importante para todas las personas. Por ejemplo, al buscar un nuevo trabajo: redactar y enviar un currículum, tareas de prueba, cartas de presentación, información adicional sobre usted, acordando una hora de reunión.
Curiosamente, las reglas de la correspondencia comercial que existen hoy en día se desarrollaron hace unos 150 años en Inglaterra.
Tipos de cartas comerciales
Para decidir cómo redactar una carta, es necesario conocer las diferencias entre sus tipos. Esto te ayudará a decidir sobre el tema del mensaje y su correcto diseño. Esto te ayudará a evitar parecer estúpido ante los ojos de un oponente importante.
Según la estructura de diseño existen:
- Cartas de comunicación
Esto incluye cartas de negativa, reclamos, excusas y confesiones. Todo lo que un empleado utiliza en el desarrollo de sus actividades profesionales.
- Cartas de acuerdo
Un tipo de escritura importante. Gracias a ella se resumen los resultados de la reunión, se llegan a acuerdos, se determina el tiempo para completar las tareas y ambas partes están convencidas de la correcta comprensión del contrato.
Reglas de cartas comerciales
La forma en que los bloggers se permiten expresarse no es tu elección. No hay excusa para errores y errores tipográficos. No puedes consolarte con las dificultades que supone aprender un idioma desde la infancia. Debes ser lo más exigente contigo mismo posible. De lo contrario, pintará una imagen desfavorable de su personalidad y educación.
La peculiaridad de la correspondencia comercial es que los errores en la ortografía de palabras profesionales se consideran un indicador de la incompetencia de una persona en el campo elegido.
Reglas básicas:
- deja de usar palabras definición precisa que no sabes. Como último recurso, consulta sus significados en los diccionarios.
- Evite el uso de terminología específica. Algunas palabras pueden resultar desconocidas para el interlocutor y pueden ser malinterpretadas por él. La etiqueta de la correspondencia comercial implica en tales casos proporcionar una explicación de los términos y abreviaturas.
- Escribe en oraciones cortas. La longitud y la floritura de las construcciones son apropiadas al escribir una novela y no durante las negociaciones comerciales.
- Primero escriba el mensaje no en el cuerpo de la carta, sino en un documento en su computadora o editor en línea. Un aspecto positivo es la revisión automática de ortografía y puntuación del texto. Esto también evita que la carta se envíe accidentalmente al destinatario prematuramente o se pierda debido al cierre del navegador o la pérdida de Internet. Trabajando en Microsoft Word, utilice el guardado automático de material en ciertos intervalos.
- Debes evitar escribir un mensaje en tu teléfono o tableta. Existe el riesgo de una autocorrección inadecuada.
- Antes de enviar, compruebe si hay errores y la coherencia del texto. Se recomienda volver a revisar el texto escrito después de una hora, cambiando temporalmente a otras cosas y olvidándose de escribirlo. Esto te ayudará a mirar el texto desde una perspectiva diferente, viendo todas las imprecisiones.
Dar formato a una carta comercial
Necesario Atención especial a los detalles al preparar y mantener la correspondencia. También muestra respeto por tu oponente y te permite ahorrar tiempo que podrías dedicar a rehacer el material.
No se deben descuidar los siguientes aspectos:
- Relleno correcto de la línea de asunto de la carta.
Si este es el primer mensaje, el título puede ser brillante. Sin embargo, si ya existe comunicación con el oponente, el tema de la carta debe indicarse de manera breve y concisa. Estos son los conceptos básicos de la comunicación. Le ayudan a encontrar el mensaje después de un tiempo para que volver a leerlo sea fácil tanto para el remitente como para el destinatario.
- Citación
El mensaje que envíes puede contener preguntas que deberás responder. Tiene sentido responderlas citando cada una por separado. Al enviar una carta con varios reenvíos, conviene numerar y dividir el texto en párrafos. De esta forma quedará claro para el interlocutor a qué pregunta estás respondiendo.
Las cadenas de cotizaciones excesivas crean una sensación de caos en las comunicaciones. Sin embargo, si es necesario volver a mensajes enviados anteriormente o recordarle algo al interlocutor, vale la pena hacerlo. En particular, en lo que respecta al presupuesto, el paquete de servicios y el tiempo.
- Tener en cuenta toda la información recibida.
Al redactar una carta, debe comentar brevemente todos los documentos adjuntos por usted o su interlocutor. De este modo, el destinatario tendrá inmediatamente claro qué contenidos de los archivos le esperan.
- Su propia firma es una analogía con una tarjeta de presentación.
La correspondencia comercial requiere una firma. Se puede hacer automático y luego estará presente en cada carta enviada. ¿Cómo crear una firma informativa? Utilice su nombre y apellido, puesto actual, contactos laborales y logotipo de la empresa.
Por ejemplo: "Con todo respeto, Ivan Ivanov, su director de proyecto, número de teléfono o cualquier otro mensajero". O “Saludos cordiales, Ivan Ivanov...”.
La firma también puede ser pegadiza y creativa, indicando una conexión especial con la empresa o causa. Por ejemplo, los empleados de una red de la industria del libro pueden utilizar la frase "Actualmente estoy leyendo..." al insertar el nombre de nuevos productos actuales. Pero es mejor coordinar esas cosas con sus superiores.
- Dirección de envio
Las reglas de la correspondencia comercial exigen la visualización de una dirección postal. Sería mejor si fuera puramente un trabajador. Allí se puede mostrar el nombre de la empresa, el puesto, el nombre o el apellido, pero no el año de nacimiento ni apodos/palabras divertidos. Es mejor pensar en el nombre correcto de la dirección durante muchos años si planeas dejarla incluso si cambias de actividad o de puesto.
- Fuente y espaciado
En documentación, la fuente más utilizada es Times New Roman, tamaño 12 para tablas o 14 para texto. 1,5-2 intervalos. Estos son los conceptos básicos tácitos.
Estilo de comunicación empresarial.
La correspondencia comercial implica un delicado acto de equilibrio. La comunicación amistosa es inapropiada aquí, pero la comunicación enfáticamente dura tampoco es apropiada.
Características de la comunicación:
- Severidad de los diseños.
palabras diminutas, expresiones de jerga será inapropiado.
- Usando emoticones
Utilice los emoticones con cuidado o evítelos. El primer contacto no permite en principio su presencia. En el futuro pueden aparecer paréntesis, pero sólo positivos, en cantidades moderadas. La amabilidad y el humor son inaceptables en este estilo de comunicación. Este formulario es inaceptable si está subordinado a su interlocutor.
- Saludos por nombre y patronímico.
Las reglas para la realización de la correspondencia comercial implican respeto por el interlocutor, atención e interés por su persona. Esto aumenta el interés de tu oponente en ti y aumenta las posibilidades de que sea indulgente. Es recomendable conocer de antemano el nombre de la persona a la que se dirige, así como sus preferencias de dirección.
- Responder dentro de dos días
Es correcto enviar una respuesta al mensaje dentro de unos días hábiles. De lo contrario se considera una falta de respeto. Si la carta se envió antes del fin de semana o las vacaciones, no es necesario que la responda si no es urgente. En caso contrario, deberá advertir a su interlocutor sobre la ausencia temporal de su respuesta o darse de baja brevemente sobre el contenido de la carta.
- Falta de intrusión
Preguntar constantemente sobre algo, pedir confirmación le mostrará que está equivocado mejor luz. Si se requiere la confirmación del interlocutor, puede recordarle la necesidad de responder en tres días. Si el asunto es urgente, es mejor mencionarlo inicialmente en su primer mensaje.
- regla del espejo
La etiqueta de la correspondencia comercial a menudo le permite dirigirse a su oponente como él lo hace. Esto aumenta la posibilidad de comprensión mutua y comunicación al mismo nivel. Lleve un registro de los términos, el estilo de comunicación y la dirección que utiliza su interlocutor.
- Felices vacaciones
Si la comunicación se produce alrededor o durante días festivos oficiales, vale la pena felicitar al interlocutor. Estas son las reglas de la correspondencia comercial. También es útil saber cuándo es el cumpleaños de tu oponente.
- Gratitud
La cortesía elemental serían palabras de agradecimiento en respuesta a una felicitación, invitación o explicación.
Teniendo en cuenta todas las características anteriores, no será difícil establecer contacto con su interlocutor y formarse una opinión favorable sobre usted mismo.
La importancia de las reglas de redacción empresarial
De hecho, cualquier carta enviada... tarjeta de visita, mostrando la posición de negocio que hemos seleccionado. Para que luzca decente, inspire respeto y confianza, y las negociaciones vayan acompañadas de comodidad y eficiencia en la resolución de problemas, el conocimiento de las reglas de los buenos modales y su constante observancia es garantía inquebrantable de éxito.
Con respecto a cualquier correspondencia, en Internet o por carta, se aplican los mismos estándares estrictos que cuando se comunica por teléfono o en negociaciones personales. Los principios sobre los que se construye la interacción:
- respeto mutuo entre oponentes por la personalidad y posición comercial de la otra persona;
- atención a los intereses comerciales del oponente;
- mantener la confidencialidad;
- Puntualidad en la resolución de tareas importantes.
La correspondencia comercial es necesaria porque:
- al enviar una carta no hay respuesta, aunque fuera implícita;
- las cartas se pierden en el flujo de información innecesaria y los empleados se llaman constantemente para consultar su correo;
- despues de leer correo electrónico no está del todo claro qué se necesita de usted;
- Debido a la abundancia de detalles y al caos de información en los mensajes, los pensamientos se confunden y un tema complejo nunca se resuelve.
Puedes ahorrar mucho tiempo libre si implementas reglas generales realizar correspondencia comercial. Esto ayudará a evitar los problemas anteriores.
La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. Problemas más urgentes correspondencia comercial
La comunicación empresarial no se puede imaginar sin correspondencia, ya que no siempre es posible un encuentro personal para resolver cuestiones de cooperación. La correspondencia comercial ayuda a resolver los problemas más urgentes en poco tiempo, pero el incumplimiento de las reglas de etiqueta o la estructura ilógica de la carta puede dañar la sociedad o alienar a un cliente potencial. Como en las negociaciones formales, existen ciertas reglas: el formato de la carta y el estilo de comunicación.
Reglas generales para realizar correspondencia comercial.
1. Antes de escribir una carta, decide sus características:
tipo de carta (carta de presentación, garantía, orden, recordatorio, aviso, etc.; carta de presentación o invitación a respuesta);
grado de accesibilidad para el destinatario (si puede indicar todos los puntos necesarios en una carta o necesitará una segunda aclaratoria);
urgencia de entrega (si la carta es urgente, es mejor enviarla por correo certificado o por correo electrónico).
2. Crear una carta usando plantillas existentes, según su tipo, y también se basan en GOST R 6.30-2003. “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."
3. Cualquier carta comercial tiene la siguiente estructura general:
- nombre de la organización de envío;
- fecha de escritura;
- dirección del destinatario, indicación de un corresponsal específico;
- discurso de apertura;
- una indicación del tema y propósito de la carta;
- texto principal;
- conclusión (fórmula de cortesía);
- firma del remitente;
- indicación de la solicitud y distribución de copias (si las hubiera).
4. Al preparar una carta comercial, utilice editor de texto Microsoft Word:
utilice tipo de letra Times New Roman, tamaño de fuente de 12 a 14 puntos, interlineado de 1 a 2 puntos;
Coloque los números de página de la carta en la parte inferior derecha;
al imprimir texto en formato A4, utilice un interlineado de 1,5 a 2, formato A5 o menos: un interlineado. Los detalles siempre se escriben con un interlineado.
5. Si habla en nombre de una organización y tiene intención de enviar una carta impresa, asegúrese de utilizar membrete de la empresa, ya que su presencia será la tarjeta de presentación de tu empresa. Tenga especial cuidado al preparar un formulario oficial; esta habilidad debería ser obligatoria para cualquier empleado de oficina.
6. Para correspondencia internacional, la carta debe estar escrita en el idioma del destinatario o en inglés.(como el más común en las relaciones comerciales).
7. Mantener un tono correcto y profesional.. Comience la carta con una dirección que, dependiendo del grado de cercanía con el corresponsal, puede comenzar con las palabras “Estimado + Nombre completo” o “Estimado + Nombre completo”. Recuerde, las palabras en la dirección o en la indicación del destinatario en ningún caso deben abreviarse (por ejemplo, “respetado” como “uv.” o “al jefe del departamento” como “jefe del departamento”) - estas son las reglas de etiqueta comercial. Termine siempre su carta con un agradecimiento por su cooperación. Antes de la firma debe ir la frase “Con respeto…” o “Atentamente,…”. Dirigirse a "usted" en la correspondencia oficial es inaceptable, incluso si mantiene relaciones amistosas con el corresponsal.
8. Elige cuidadosamente tu vocabulario, evita imprecisiones y frases ambiguas, y el uso excesivo de profesionalismos.. La carta debe ser comprensible.
9. Divida el contenido de la carta en párrafos significativos para que no sea engorroso ni difícil de entender para el destinatario.. Siga la regla: el primer y último párrafo no deben contener más de cuatro líneas impresas y el resto, no más de ocho.
10. Responda a los correos electrónicos comerciales de acuerdo con la etiqueta aceptada: para una solicitud por escrito, dentro de los 10 días posteriores a la recepción; para cartas enviadas por fax o correo electrónico, dentro de las 48 horas, excluidos los fines de semana.
Correspondencia comercial intraorganizacional
La correspondencia comercial entre empleados de una empresa está más simplificada que la correspondencia enviada a un tercero.
- sé conciso;
- ser de carácter empresarial;
- la carta debe indicar la fecha;
- Al final de la carta hay una fórmula de cortesía y una firma.
Un ejemplo de correspondencia comercial dentro de una organización podría ser una carta de felicitación en nombre del gerente o del equipo, dirigida al héroe del día o a un empleado que haya recibido un ascenso.
Cuando se discuten proyectos por escrito, generalmente solo se utilizan algunos elementos obligatorios de una carta comercial: indicación del tema, atractivo, resumen la esencia del tema y la fórmula de cortesía con firma impresa.
Recuerde que la forma de carta y plantilla requerida debe elegir según el nivel de correspondencia comercial y el tipo de información que desea proporcionar al destinatario.
Una carta comercial es una especie de retrato psicológico del remitente, su tarjeta de presentación, así como parte de la imagen y reputación de la empresa. En nuestro artículo encontrará cómo protegerse de la perspectiva de renunciar a todo esto.
Tatiana Nikolaeva,
destacado experto en etiqueta empresarial en el Centro de Formación en Negociación de Moscú
Reglas para la correspondencia por correo electrónico. Para gente de negocios– este es un tipo de herramienta que permite “mantener la cara” de la empresa y reflejar su imagen en la comunicación con los socios. Qué reglas clave¿Los comerciantes deberían tener en cuenta la correspondencia comercial por correo electrónico? Echemos un vistazo más de cerca, porque esto realmente juega un papel muy importante.
Regla 1: Indique el asunto del correo electrónico
Es según este criterio que una persona ocupada decide qué carta abrir primero. Además, esta regla de la correspondencia electrónica permite al interlocutor encontrar la carta deseada entre el flujo de correspondencia. Por ejemplo, es conveniente recibir correos electrónicos cuyas líneas de asunto reflejen diferentes aspectos organizativos de un mismo proceso.
Por ejemplo: "Paquete de documentos de participación", "Factura de pago por participación en la exposición", "Memorando para el participante de la exposición", "Esquema de distribución de los pabellones de la exposición", etc. Si toda la correspondencia se realizó con el tema "Participación en la exposición”, encontrar la carta solicitada en una correspondencia extensa sería mucho más difícil.
Regla 2. No te olvides del discurso y el saludo.
Aquí es donde debería comenzar la carta. Es mejor hacerlo de la siguiente forma: "Buenas tardes, nombre (patronímico) del destinatario". El voluminoso diseño de “¡Buenos días!” Es mejor no usarlo. También es incorrecto indicar la siguiente redacción: "Hola, señor Ivanov". En el entorno empresarial no se habla de salud. Si la carta está dirigida a un grupo de personas, se puede utilizar una palabra colectiva: “¡Estimados señores!” o "¡Colegas!" Puede prescindir de contactar solo en caso de correspondencia intensiva en modo pregunta-respuesta, como cuando se comunica por Skype.
Frases que no deben usarse en correspondencia.
Si el correo electrónico es un canal importante de generación de leads para su organización, aquí está 11 frases, del que los editores de la revista “Commercial Director” recomiendan deshacerse urgentemente.
Regla 3. Recuerda que la brevedad es hermana del talento.
Si el asunto de la carta requiere explicación y detalle, por favor indique parámetros requeridos. Sin embargo, no viertas demasiada agua sobre esto; escribe específicamente. La opción ideal sería una carta pequeña en la que esté de acuerdo con el destinatario sobre conversación telefónica o una reunión donde poder discutir todos los detalles.
Regla 4. Estilo de escritura – profesional, tono – neutral
A diferencia de la comunicación cara a cara y las conversaciones telefónicas, en las que tienes un guión, tu destinatario no sólo no te ve, sino que tampoco te oye. No puedes complementar tus palabras con expresiones faciales, entonación u otras señales no verbales. Por lo tanto, respete estrictamente esta regla de la correspondencia comercial por correo electrónico. Por ejemplo, en una conversación, la frase “¿qué más necesitas de mí?”, pronunciada con cierta entonación, expresará el deseo de conocer la lista completa de responsabilidades o acciones. Y en forma escrita se puede leer así: “¿Con cuánto me puedes cargar? ¡Ten conciencia!
Por lo tanto, si estás listo para otras acciones, es mejor utilizar siempre esta regla de la correspondencia por correo electrónico. Escríbalo así: “¿de qué otra manera puedo ser útil/útil?” Si no desea participar en el proceso posterior, debe indicarlo correctamente. Por ejemplo, así: “Colegas, en vista de mi gran carga de trabajo en otro proyecto, les agradecería que…” y luego describan sus deseos: “liberarme de seguir trabajando en este proyecto”, “descríbame toda la gama de responsabilidades para poder planificar mi trabajo." Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta la subordinación: si mantiene correspondencia con su superior, consulte con él la prioridad de este trabajo.
Regla 5. Dosis la cantidad de emoticones en el texto.
Esta es una regla fundamental de la correspondencia electrónica entre empresarios. Algunas empresas prohíben estrictamente el uso de emoticonos. Si tu organización no es una de ellas, utiliza estos iconos, pero con mucho cuidado. Después de todo, los “emoticones” son símbolos de emociones que deben dosificarse en un entorno empresarial. Un icono en una carta es suficiente para que el interlocutor comprenda sus emociones. Esta regla para la correspondencia por correo electrónico también se aplica a comunicacion de negocios en Skype e ICQ.
Regla 6. No te olvides de la firma electrónica
Al final de cualquier carta (no solo de la primera) debe haber una firma que contenga el nombre y cargo del remitente, sus contactos laborales y el logotipo de la empresa. Esta es una buena forma y un indicador de la presencia de una cultura corporativa.
Regla 7. Vuelva a leer la carta antes de enviarla. Corregir errores y erratas
La negligencia no es mejor calidad para una persona de negocios.
Regla 8. Responder a la correspondencia dentro de las 24 horas
Si necesita más tiempo, debe escribirlo dentro de las 24 horas. Después del envío, sería una buena idea ponerse en contacto con el destinatario de la carta y asegurarse de que la recibió y de cuándo esperar una respuesta de él.
Regla 9. Confirmar la recepción de correos electrónicos con archivos adjuntos
Comprueba si se abren correctamente. Tenga en cuenta que los ejecutivos de la empresa no deben enviarles ofertas promocionales ni enlaces (a menos que sean el tema de discusión).
Es mejor enviar dichas cartas en nombre del gerente de ventas con la notificación correspondiente en el cuerpo de la carta.
Regla 10. La correspondencia termina con quien la inició.
La última carta la envía el iniciador de la correspondencia. Incluso si ya se han discutido todos los temas, escriba a su socio palabras de agradecimiento por la cooperación efectiva y las respuestas rápidas. Al final tal vez desees Que tengas buen humor y una semana productiva. Sin embargo, sólo si tiene una relación estrecha y duradera con el destinatario. En todos los demás casos es mejor indicar: “Con mis mejores deseos”.
