La correspondencia que discutiremos en este trabajo del curso, es un medio de transmisión de información en una empresa. En definitiva, este capítulo revela el concepto general del término “correspondencia comercial” o “correspondencia oficial”.
Correspondencia oficial varios tipos, que se envía en nombre de una organización, institución de otra organización, institución, aunque puede estar dirigido a un funcionario y firmado por un funcionario, representa correspondencia comercial.
La correspondencia comercial puede incluir un informe, informe, certificado, resumen, carta oficial o de presentación, etc. Sus variedades:
· Una investigación
· Carta recordatoria
· Pedido
· Aviso
· Telegrama
· Mensaje de teléfono
Una carta comercial es uno de los medios de intercambio de información y gestión operativa de diversos procesos en las actividades de organizaciones e instituciones.
Con toda la variedad de comunicaciones comerciales escritas, su iniciador decide tareas tipicas. Durante muchos años de práctica. correspondencia de negocios Se desarrollaron modelos de lenguaje que permitieron expresar de forma clara y concisa los motivos, razones y objetivos del mensaje oficial.
Los tipos y división de la correspondencia según su impacto funcional se presentan en la Tabla 1.
Tabla 1. Distribución de la correspondencia según su funcionamiento
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Función de correspondencia comercial |
Tipo de correspondencia comercial |
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Informar |
Ш Nota de servicio Ш Carta de presentación Ш Mensaje de carta |
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Inducción |
Ш Orden Ш Nota |
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Dar estatus legal a algo |
Ш Acuerdo Ш Poder notarial |
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Iniciar y mantener relaciones |
Ш Ayuda Ш Carta de garantía Ш Carta de referencia Ш Carta de invitación |
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Expresión de advertencia, exigencia, negativa. |
Ш Carta recordatoria Ш Carta de respuesta |
Tipos de registro y contabilidad de correspondencia.
Durante la organización de la contabilidad de la correspondencia entrante y saliente en la empresa, este proceso cambió, se desarrolló de acuerdo con el progreso técnico y finalmente adoptó la forma que está disponible para todos los usuarios de PC: sistemas de información de referencia o registros automatizados de gestión de documentos. Pero para comenzar a estudiar estos sistemas automatizados, es necesario familiarizarse con otros métodos de registro y contabilidad de la correspondencia entrante y saliente, y rastrear las etapas de evolución de este proceso.
Métodos de registro y contabilidad de correspondencia entrante y saliente:
1. Método del papel.
Como regla general, toda la información sobre la correspondencia entrante y saliente se registra manualmente en papel (formularios y formularios especialmente designados). Se indica el nombre (nombre de la organización) y dirección del remitente/destinatario, fecha, nomenclatura y números de serie. Ventaja este método radica en su bajo costo y simplicidad, pero incluso si hay más de 20 registros en un año, la búsqueda de la información necesaria sobre un registro en particular se vuelve mucho más complicada. También se debe tener en cuenta el desgaste del papel, su vida útil y el mantenimiento de los registros de documentos en los archivos.
2. Método manual electrónico.
Análogo al método del papel, con la única diferencia de que en lugar de papel se utilizan documentos de palabra o Excel. Se completan hojas de cálculo y formularios y se realizan informes. Este método tampoco es caro, es ligero y fácil de usar, pero también tiene sus inconvenientes. Un empleado que presenta informes necesita conocimientos básicos de informática. Este método no tiene ninguna copia de seguridad de datos y, nuevamente, encontrar la información necesaria puede resultar difícil. Además, si ocurre una falla en la PC o en el software, los archivos de información pueden perderse o dañarse sin posibilidad de reparación; las copias de seguridad deben actualizarse periódicamente y esto también tiene sus inconvenientes.
3. Método automático electrónico.
Se trata de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS), enfocados a ingresar, almacenar y recuperar documentos (correspondencia), y visualizar todo el proceso técnico. ciclo vital documento. Estos sistemas de tecnología de la información también se denominan Registros para el registro automático de correspondencia entrante y saliente. Estos sistemas simplifican radicalmente la vida de toda la empresa, ya que el registro y contabilidad de toda la correspondencia se realiza de forma totalmente automática, sin la intervención de recursos humanos.
El procesamiento de cartas entrantes (y correspondencia entrante en general) comienza desde el momento en que el documento llega a su organización. Debemos comenzar a describir este proceso de trabajo con un análisis de los factores que inciden directamente en su organización. En mi opinión, estos son:
- método de entrega de correspondencia;
- contenido del documento;
- autor del documento;
- plazos establecidos para la ejecución de documentos.
Método de entrega de correo
Los métodos para entregar correspondencia son similares a los métodos a nuestra disposición para enviar correspondencia. Está claro que así como envié el documento, lo recibí.
El método más antiguo de entregar correspondencia es mensajero. Debajo puede esconder a un “chico de los recados” o a un oficial de comunicaciones especial.
Los servicios de comunicaciones especiales suelen ser utilizados por agencias gubernamentales que envían “despachos” de importancia nacional.
Ejemplo 1
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De esta forma, se realiza correspondencia postal entre el Ministerio de Asuntos Exteriores de Rusia y las embajadas de la Federación de Rusia ubicadas en diversos países extranjeros. Recuerde, hubo una película soviética: "Diplomatic Courier". Incluso hoy, cuando un hombre con una gorra verde aparece en el umbral de su institución, el corazón de un simple mortal comienza a latir más rápido: ¡sí, participo en la solución de los asuntos estatales más importantes (es broma)!
Pero también hay una pizca de verdad en cada chiste, porque al abrir el sobre se puede leer fácilmente en la hoja de sellos el texto del clásico inmortal: “Un auditor viene a verte”.
Si su organización tiene un servicio de entrega (servicio de mensajería), la entrega de documentos particularmente importantes y urgentes (dentro de ciudad natal) confiarás sólo en ella. Al mismo tiempo, estarás seguro de que los documentos llegarán lo antes posible y serán pasados, como dicen, de mano en mano.
Y la entrega de documentos a otra ciudad, por regla general, se confía a especialistas empresas postales. Afortunadamente, hoy tenemos una opción. Todo depende de la reputación de la empresa, del tamaño de su billetera y del tiempo de entrega requerido. Además, se confía en las empresas postales para organizar envíos masivos, por ejemplo, regalos para las vacaciones de Año Nuevo.
Método de entrega clásico cartas oficiales tanto dentro del territorio de nuestro país como más allá de sus fronteras, es el envío postal vía FSUE Correo Ruso: cartas simples, certificadas, cartas con acuse de recibo, cartas valiosas, etc. Sólo hay que lamentar que la red tan extensa que tiene esta empresa estatal, esa marca, que no ha sido creada hoy, sea inferior en el mercado de servicios postales a las empresas jóvenes y, a menudo, occidentales. Ella se queda atrás así indicadores importantes, como la cultura de servicio y la tecnología de trabajo.
Por correo electrónico En la mayoría de los casos se entregan diversos tipos de materiales informativos, invitaciones, publicidad, etc.
Sin embargo, hoy en día muchas agencias gubernamentales utilizan el correo electrónico (canales de comunicación dedicados) para organizar la comunicación interdepartamental oficial. Por ejemplo, una carta se puede emitir electrónicamente, firmarse con una firma digital electrónica, registrarse en el EDMS y enviarse al corresponsal con solo hacer clic en un botón. Belleza.
A veces, por correo electrónico se reciben copias electrónicas de documentos urgentes, cuya entrega en papel se realizará posteriormente por correo postal (para ello, en el trabajo de oficina moderno se utiliza un término como "entrega").
Entonces vemos que en organización moderna se puede recibir correspondencia diferentes caminos. Y la opción elegida depende directamente del contenido del documento, su relevancia/urgencia, lo que afecta significativamente su procesamiento posterior.
Esta cantidad medios modernos la entrega de correspondencia es conveniente sólo para la parte que envía. Pero puede “sobrecargar” a los empleados que reciben correspondencia.
Ejemplo 2
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Digamos que trabaja en una empresa pequeña pero en desarrollo bastante activo. En el servicio de preescolar hay dos, o como máximo tres, personas. Y todo el día corres a la recepción, aceptas correo de mensajeros, miras Outlook (tenga en cuenta que los mensajeros y el correo electrónico no funcionan según un horario). Todavía no ha resuelto la montaña de correspondencia recibida de la oficina de correos local (es bueno que al menos Russian Post entregue la correspondencia una vez al día; al mismo tiempo, muchas organizaciones reciben correspondencia de forma independiente en la oficina de correos, sin confiar una tarea tan importante procedimiento al cartero, que también es una persona (puede enfermarse, irse de vacaciones o simplemente no presentarse).
Y entonces aparece un mensajero en la puerta. Lo dejas todo y acudes a él para recibir un documento especialmente importante con el que trabajarás durante el resto de la jornada laboral...
Autor del documento
Segundo factor importante, lo que influye en el proceso de procesamiento de la correspondencia entrante es la autoría del documento. Por supuesto, los documentos recibidos en nombre del ministro de su industria deben procesarse con urgencia y transferirse inmediatamente al jefe para su revisión.
Los procesos de trabajo de oficina modernos implican el desarrollo de rutas especiales para determinados grupos de documentos, características de documentos de un determinado contenido.
Ejemplo 3
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Si utiliza un sistema de gestión de documentos electrónicos, el documento estándar recibido se puede enviar por la ruta adecuada a todas las partes interesadas al mismo tiempo, o puede organizar la ruta del documento de tal manera que se transfiera automáticamente de una empleado al siguiente.
También puede desarrollar rutas "inversas" para grupos individuales de documentos, es decir, no del líder a los artistas, sino de los artistas al líder.
- cartas que contengan cualquier demanda, solicitud, propuesta, queja, es decir. cartas rogatorias requiriendo la realización de cualquier acción o decisión;
- cartas de respuesta a los documentos de iniciativa que envió;
- Cartas de referencia e información.
Sólo por su nombre " cartas de consulta"Está claro que este tipo Los documentos requieren una elaboración cuidadosa y trabajar con un documento de este grupo puede incluir todas las etapas del procesamiento de la correspondencia entrante, desde el registro hasta el control de ejecución. Las cartas de este tipo incluyen las llamadas circular, enviado desde organizaciones superiores a las subordinadas. En estas cartas, a su organización se le asignan tareas que requieren una ejecución obligatoria y, a veces, urgente. Por tanto, para esta categoría de oficios son importantes dos factores: la necesidad de ejecución y, en consecuencia, los plazos de ejecución.
cartas de respuesta son documentos de respuesta a sus consultas, peticiones, propuestas, demandas y otras cartas de iniciativa enviadas a otras organizaciones con el fin de solucionar cualquiera de sus problemas. En la mayoría de los casos, no se requieren cartas de respuesta. otras acciones, excepto su transferencia a los empleados que iniciaron la consideración de este tema.
Cartas informativas inherentemente no contienen el elemento de “necesidad de ejecución” y la mayoría de las veces no están sujetos a ejecución: tienen corta vida: Lo leí, tomé nota y lo tiré a la basura.
Periodo de ejecución
¿En qué momento se empieza a calcular el plazo de ejecución (desde el día en que se emite la orden o el día siguiente)? ¿Se debe contar en días naturales o laborables? ¿Qué hacer con los documentos cuyo plazo cae en fin de semana? ¿Qué pasa si no se especifica el plazo en absoluto? Encontrarás respuestas a estas preguntas en el artículo “¿Cómo determinar los plazos? » en la página 12 de la revista N° 8’ 2011
Los plazos de ejecución pueden establecerse mediante instrucciones estándar para el mantenimiento de registros y ampliarse a 1 mes. Pero para especies individuales Los plazos de ejecución de los documentos se establecen mediante acuerdos especiales. regulaciones, según el cual se pueden calcular en días, por ejemplo, desde el momento en que la organización recibe la carta. Por tanto, para documentos con diferentes plazos, es recomendable desarrollar diferentes procesos para su tramitación.
Hablamos detalladamente de este importante tema en nuestra revista los últimos seis meses, publicando varios artículos.
Y ahora hemos mostrado a qué debe prestar atención al crear un proceso para trabajar con la correspondencia entrante. En el mundo moderno de plazos y reglas estrictas, un enorme flujo de información, no está permitido dirigir el movimiento de este flujo de información en una dirección, es muy fácil ahogarse en este rápido y furioso río de montaña.
Etapas del proceso de trabajo con correspondencia entrante.
El proceso de trabajar con la correspondencia entrante se puede dividir en etapas:
- recepción;
- clasificación;
- registro de correspondencia;
- envío de documentos a los destinatarios para la toma de decisiones de gestión;
- envío de documentos para ejecución;
- ejecución de documentos;
- organización del control sobre la ejecución de documentos;
- Formación de documentos ejecutados en casos.
El proceso de trabajar con la correspondencia entrante, como cualquier otro proceso comercial, además de sus elementos constitutivos, necesariamente describe o regula sus actividades de producción. Participantes. Cada participante en el proceso tiene un rol específico. EN en este caso Los roles se pueden distribuir así:
- Supervisor- este es el jefe de una institución o unidad estructural. Revisa los documentos recibidos a su nombre, toma decisiones de gestión sobre los mismos y evalúa el resultado de la ejecución.
- Ejecutor responsable- un empleado de la institución indicado en la resolución del Director como “Ejecutivo Responsable”. Recibe, de acuerdo con la resolución del Gerente, un documento para su posterior ejecución, organiza el trabajo de los coejecutores e informa al Contralor sobre el avance de la ejecución del documento.
- Ejecutor- un empleado de la institución indicado en la resolución del Director como “Albacea”. Recibe, de acuerdo con la resolución del Gerente, un documento para su posterior ejecución, informa al Gerente o Contralor sobre el progreso de la ejecución de las instrucciones contenidas en el documento. Si existe un Ejecutor Responsable, éste es coejecutor.
- Controlador- un empleado de la institución indicado en la resolución del Director como “Controlador” o que lo sea en base a los documentos normativos internos de la organización. Recibe informes del Ejecutor Responsable y coejecutores sobre el avance de la ejecución de los documentos. Toma la decisión de completar el trabajo en el documento y eliminarlo del control.
- Secretario- Secretario jefe. Recibe documentos en papel para su posterior presentación de informes al Gerente, toma notas sobre el movimiento de documentos en los materiales de registro.
- Oficinista- empleado de la institución de educación preescolar. Responsable de recibir, clasificar, registrar, ingresar información sobre el documento en los materiales de registro, enviar el documento para resolución, enviar el documento para ejecución, monitorear el avance del documento. Recibe informes de los artistas intérpretes o ejecutantes sobre la finalización del trabajo de ejecución del documento y envía informes al Contralor. En nombre del Responsable, devuelve los documentos para su revisión o los retira del control.
Además, desde mi punto de vista, es necesario introducir conceptos como etapa del ciclo de vida de una carta de servicio o estado del documento, dependiendo de cuál cada participante en el proceso puede tener sus propios roles/responsabilidades claramente definidos (ver Tabla 1).
Recibir correspondencia entrante
Consideraremos tres fuentes de recepción de documentos para la organización: el departamento postal de la Empresa Unitaria del Estado Federal "Russian Post", mensajería y correo electrónico.
entrega de correspondencia desde la oficina de correos Suele realizarse una vez al día, normalmente por la mañana.
Los documentos que lleguen desde una oficina de correos podrán ir acompañados de un registro postal que indique total envíos postales entregados a su dirección. Si se recibió correo certificado a nombre de su organización, se creará un registro postal separado para ellos. Como regla general, estos registros incluyen no solo la correspondencia enviada a usted desde otras organizaciones, sino también la correspondencia enviada por usted, pero devuelta a su dirección por algún motivo. Los motivos de la devolución pueden ser la dirección del destinatario especificada incorrectamente, la entrega de notificaciones postales de la entrega de su carta al destinatario, etc.
Si recibe cartas certificadas, tenga en cuenta que su corresponsal tiene el derecho y la oportunidad de comprobar el hecho de la entrega del documento a su organización. Por ello, recomiendo comparar atentamente los sobres recibidos con el registro antes de ponerle firma, fecha y hora de entrega. Dado que este trabajo debe realizarse todos los días, puede hacer un sello especial que reducirá el tiempo para completar dichos documentos. A veces es necesario certificar su firma en el registro postal con un sello. Si dispone de un sello especial para la tramitación de documentos de envío, no tendrá que buscar un sello oficial en cada registro. Para los mensajeros y empleados de correos, por regla general, en el sello es suficiente el nombre de la organización que envía/recibe la correspondencia.
Ejemplo 4
Muestras de sellos y sellos de expedición.
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Si estás tratando con entrega por mensajería, entonces también deberá firmar al recibir el documento y, en algunos casos (por ejemplo, si el documento fue entregado por un oficial de comunicaciones especial) y certificar su firma con un sello.
Entonces, se ha recibido la correspondencia. Ha consultado los registros postales con los documentos a su disposición. Si se encuentran discrepancias entre el registro y la disponibilidad real de los documentos, se debe informar inmediatamente a la organización que entregó la correspondencia y se debe elaborar el informe correspondiente.
¡Atención! Podrá firmar los registros solo cuando esté completamente seguro de que todos los documentos indicados en ellos fueron entregados sanos y salvos.
Tómese la molestia de comprobar que todos los sobres estén dirigidos a su organización. Los envíos postales entregados por error se devuelven inmediatamente a la oficina de correos o al mensajero que los entregó, sobre el cual también se hace la anotación correspondiente en el registro. Por ejemplo, “Se entregó carta certificada N° 120320113516 por error”.
entrega de documentos Por correo electrónico se puede llevar a cabo tanto en el marco del flujo de documentos electrónicos interdepartamentales como entre varias organizaciones y ciudadanos que no participan en este proceso.
La recepción de documentos por correo electrónico también comienza con la comprobación de la integridad y la integridad de la correspondencia. En primer lugar, debes comprobar si el nombre del destinatario es correcto. Después de todo, no sólo los sobres pueden tener errores. Si encuentras eso correo electrónico Si el mensaje se entregó a la dirección incorrecta o no hay suficientes archivos adjuntos en el mensaje, informe inmediatamente al corresponsal.
Clasificación primaria de la correspondencia entrante.
La segunda etapa del procesamiento de la correspondencia entrante es su clasificación inicial por destinatarios y luego en correspondencia registrada y no registrada.
Como sabemos, el registro de documentos depende de la forma de trabajo de oficina adoptada en la organización. De forma centralizada, todos los documentos recibidos por la organización se registran en una unidad estructural. En un sistema descentralizado, cada departamento registra de forma independiente “sus” documentos. Con una forma mixta de trabajo de oficina, son posibles varias opciones, por ejemplo, el lugar de registro puede depender no solo del nombre de quién se recibió el documento, sino también de su contenido.
Entonces, lea atentamente el nombre del destinatario en los sobres y distribuya el correo. Para clasificación de correo se pueden utilizar bastidores especiales con celdas, carpetas, buzones, etc. Por supuesto, algo similar es inherente a los buzones de correo normales. Ésta es la forma más cómoda de clasificar: puede estar seguro de que nadie, excepto el destinatario, leerá o retirará su correo. Si utiliza carpetas para este propósito, asegúrese de que estén en un lugar estrictamente designado, lo que evitará confusión en los documentos.
El correo ha sido ordenado, solo quedan aquellos documentos que están registrados en su unidad estructural. Ahora abramos los sobres y familiaricémonos con su contenido. Por cierto, sobres con la inscripción “Personalmente” Por regla general, nadie los abre, sino que se transfieren al destinatario.
Ciertamente toda organización tiene lista de documentos no sujetos a registro. Por supuesto, los materiales promocionales, felicitaciones, etc. no están sujetos a registro. Quería agregar publicaciones por suscripción a esta lista, pero la experiencia demuestra que si no se registra, su contabilidad aún es necesaria.
Del mismo modo, los documentos contables (cuentas, actos, etc.) no están sujetos a registro. Pero si ya se ha encontrado con dichos documentos, debe saber: todo lo que no esté registrado definitivamente se perderá. Y la pérdida de documentos puede provocar varios tipos sanciones contra su organización. Por tanto, los documentos contables también se pueden registrar, pero es recomendable separarlos en un grupo separado y, como nos permiten los EDMS modernos, modelar rutas especiales para su procesamiento.
Por tanto, para mi profundo pesar, la lista de documentos no registrados es extremadamente corta.
Además, guiado por mi experiencia, te aconsejaré. de la masa total de documentos recibidos, seleccione aquellos que están sujetos a reporte inmediato a la gerencia. Primero los registrará. Luego seleccione documentos cuyo plazo esté fijado por alguna normativa. acto legal y muy breve, por ejemplo, 3 días laborables.
Como regla general, los documentos recibidos de organizaciones superiores o de supervisión que contengan instrucciones o requisitos relacionados con su organización están sujetos a notificación inmediata.
También observamos que los documentos con un sello, por ejemplo, "DSP", suelen registrarse en registros contables separados.
Entonces, revisó toda la correspondencia entrante y realizó su clasificación inicial. Y ahora estamos listos para comenzar a registrarlo.
Registro de correspondencia entrante.
El registro de los documentos recibidos se confía a los empleados del servicio de la institución de educación preescolar y, en una forma descentralizada de trabajo de oficina, a las secretarias o empleados. divisiones estructurales.
El registro implica ingresar ciertos metadatos del documento en los materiales de registro para dejar constancia de que el documento ha sido recibido por la organización, lo que en el futuro permitirá rastrear no solo el movimiento del documento entre divisiones estructurales y el lugar de su almacenamiento, sino también el resultado de su ejecución.
La inscripción se puede realizar:
- como en papel (en este caso, se lleva un Diario estándar de registro de los documentos entrantes o se emiten tarjetas de control y registro (en adelante, RK)),
- y en formato electrónico:
- visualmente para el usuario de EDMS esto puede parecer como completar los metadatos del documento registrado en el mismo Diario o en una tarjeta de registro separada;
- Si aún no hay dinero para un EDMS, entonces se puede utilizar el popular programa de oficina MS Excel, guardando en él una hoja de cálculo en forma del libro de registro que conocemos. Luego podrá ordenar, filtrar y encontrar rápidamente la información que le interesa.
Por supuesto, EDMS es conveniente. En primer lugar, le permite utilizar varios directorios (por ejemplo, un directorio de corresponsales, un directorio de tipos de entrega postal, un directorio de empleados de la organización, etc.). En segundo lugar, con la ayuda de un EDMS es fácil realizar un seguimiento del ciclo de vida de un documento, generar formularios de informes y, lo más importante, organizar el trabajo colectivo con los documentos.
Al registrar la correspondencia entrante, por regla general, se utiliza un conjunto estándar de detalles, que se ingresan en el registro de registro o RC en la primera etapa del procesamiento de la carta entrante:
- número de registro del documento entrante;
- fecha de registro (recibo) del documento;
- fecha y número de registro del documento recibido;
- información sobre el corresponsal (nombre de la organización - autor del documento; cargo y nombre completo de la persona que firmó la carta);
- resumen de la carta;
- método de entrega (si la carta se entrega por correo certificado, puede ingresar el número del correo certificado en los materiales de registro, lo cual es conveniente cuando llegan varios documentos en un sobre);
- número de copias de la carta recibida;
- número de la copia recibida;
- información sobre el destinatario (nombre completo y cargo de la persona en cuyo nombre se recibió la carta, aunque puede estar dirigida a la propia organización sin indicar un funcionario específico);
- a quién (nombre completo y cargo) se transfiere el documento entrante para tomar una decisión de gestión, familiarización o ejecución.
Además, el elemento principal del registro de cartas entrantes utilizando EDMS moderno es adjuntar una imagen electrónica de un documento a la República de Kazajstán. Si la organización recibió el documento en papel, se escanea y el archivo resultante se adjunta a la República de Kazajstán. Si el documento se recibió electrónicamente, su archivo simplemente se adjunta a la tarjeta de registro. Los EDMS modernos le permiten registrar automáticamente los documentos recibidos directamente desde Correo electrónico o desde el propio documento electrónico abierto.
Si su organización participa en el flujo de documentos electrónicos interdepartamentales o usted y su corresponsal utilizan el mismo EDS, el registro (es decir, el llenado inicial de los campos RK en su sistema) se puede realizar automáticamente.
Una vez que hayamos ingresado toda la información sobre la carta recibida en los materiales de registro, le asignaremos el estado "Registrado". A continuación, no olvide poner un sello de registro en los documentos recibidos en papel. Suele ubicarse en la esquina inferior derecha de la primera página del documento y consta de los siguientes elementos:
- nombre de la organización;
- fecha de registro del documento (a veces se agrega la hora de recepción);
- entrante número de registro(no confundir con el número asignado al documento por su autor).
Ejemplo 5
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Ejemplo 6
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Como puede ver en los detalles del documento recibido (del Ejemplo 6) y los materiales de registro (Diario del Ejemplo 5), no solo ingresamos metadatos sobre el documento recién recibido, sino que también indicamos que la carta recibida es una respuesta (ver columna 6 de la Revista).
Desafortunadamente, solo los formularios de registro electrónicos le permiten registrar de manera más completa la información necesaria sobre un documento.
Por ejemplo, el EDMS nos permitirá no solo indicar que la carta recibida es una respuesta, sino también, mediante un sistema de vinculación, combinar el RC de dos documentos en un solo complejo.
Ahora imagine que la carta de respuesta se envió inicialmente a la oficina de impuestos no por correo, sino en el formulario correo electrónico y ya ha sido registrado en la oficina de impuestos. Y apreciará los beneficios de la gestión de documentos electrónicos cuando el propio sistema analice el documento recién registrado de acuerdo con ciertos parámetros e informe al registrador que este documento ya ha sido registrado y que actualmente se está registrando nuevamente. ¡Imagínese cuánto tiempo le llevaría hojear el libro de registro e identificar duplicaciones!
Además, EDMS ayudará al secretario a registrar una cierta cantidad de cartas similares recibidas de un corresponsal. Por ejemplo, el banco recibió 15 solicitudes de la oficina de impuestos simultáneamente para obtener información sobre el movimiento de Dinero en cuentas de clientes bancarios. 15 letras idénticas, que se diferencian entre sí únicamente por el número de registro y el nombre del cliente del banco sobre el que se solicita información. EDMS creará fácilmente uno nuevo basado en un documento ya registrado, copiando la información repetida en los campos correspondientes de la República de Kazajstán. El usuario sólo tendrá que introducir datos individuales.
Registro de cartas de presentación. Como sabes, los documentos importantes (documentación contractual, cartas circulares, etc.) se envían o envían mediante cartas de presentación. En este sentido, los empleados a menudo se preguntan qué documento registrar: ¿la carta de presentación o el documento que la acompaña? En esta situación, es necesario responder a la pregunta: ¿qué parámetros utilizará para buscar documentos en el futuro? En la mayoría de los casos, debe mantenerse de acuerdo con los datos del documento "acompañado". Por tanto, es más conveniente considerar el documento “acompañado” como documento principal, y adjuntar la carta de presentación como documento vinculado. Por ejemplo, en la tarjeta de registro del documento EDMS entrante "NEGOCIOS" hay una pestaña especial para este propósito, que se llama "Documento adjunto".
Envío de documentos al gerente para su revisión.
Los originales de los documentos entrantes registrados en papel se entregan a la secretaria para su posterior informe al gerente. En las grandes empresas, antes de entregar los documentos al gerente, el asistente prepara proyectos de resolución, que se redactan en formularios especiales, los llamados "runners". El "corredor" solo puede contener los datos del gerente: su cargo y apellido, nombre, patronímico o tener una forma estándar. Durante el desarrollo forma estándar"corredor" Atención especial Se debe dar atención al contenido de la resolución, es necesario prever un lugar para escribir el texto de la resolución, indicar el nombre del funcionario a quien se le confiará el control de la ejecución de este documento, así como los nombres. del ejecutor responsable y de los coejecutores. También es recomendable prever un lugar para marcar la presentación del documento para control y el plazo para la ejecución del documento (es mejor indicarlo no en días, sino como una fecha concreta). Consulte el Ejemplo 7 en la página siguiente.
EN Últimamente Con la introducción de EDMS en grandes organizaciones, los documentos en papel no se transfieren al gerente, solo se le envía una copia electrónica. Los EDMS permiten resolver el problema con la preparación de un proyecto de resolución, que también es preparado por el subgerente en formato electrónico y enviado al gerente para su posterior perfeccionamiento y aprobación.
Pero volvamos al papeleo.
Momento transferencia de documentos del empleado a la secretaria del gerente Esto es muy importante, ya que muy a menudo es necesario anunciar una "búsqueda de documentos faltantes", mientras yacen tranquilamente en la oficina del gerente. Por tanto, el hecho de trasladar documentos del secretario a la secretaria y viceversa requiere llevar los registros más estrictos.
Para ello aún es necesario dejar solo una ruta para el movimiento de documentos del gerente al albacea: gerente - secretario - oficinista - albacea. De lo contrario, el gerente, que transfiere los documentos directamente a los albaceas "de mano en mano", crea él mismo las condiciones previas para el movimiento incontrolado de documentos, lo que conduce no solo a una ejecución inoportuna, sino también a la pérdida de documentos.
Si realiza únicamente trabajo de oficina "en papel", la única opción para registrar el hecho de la transferencia de documentos al gerente (o su secretaria) será una lista (lista de números) de los documentos transferidos.
Si trabaja en un EDMS, la secretaria que recibe la correspondencia entrante solo puede verificar la disponibilidad de los documentos transmitidos en papel con los documentos registrados en el sistema. También conviene utilizar las etapas del ciclo de vida de un documento electrónico. Recuerde que después del registro, configuramos la etapa "Registrado" para los documentos registrados en el sistema. El secretario, después de recibir los documentos en papel y verificarlos con los datos del sistema, puede asignarles un nuevo estado: "Para consideración".
El gerente que recibió el documento, y la decisión de gestión tomada al respecto, lo formaliza en forma de resolución, que está escrita en el propio documento (ver el texto en cursiva en un fragmento de la carta entrante en el Ejemplo 8) o está elaborado en el “control deslizante” adjunto (Ejemplo 7). El "corredor" que contiene la resolución del administrador es parte integral del documento y está sujeto a almacenamiento posterior con él.
Ejemplo 7
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El texto de la resolución debe indicar claramente quién debe hacer qué y cuándo, y además contener la fecha de su aplicación y la firma del administrador. Por cierto, si el proyecto de "corredor" contiene información que debería ser diferente en la resolución final (por ejemplo, el gerente decidió nombrar a Ivanov como albacea, y no a Petrova, a quien el asistente ya había incluido en el proyecto de resolución sobre el “corredor”), luego, en lugar de reimprimir el “corredor” o si le hace correcciones manuales, puede redactar una resolución en el documento mismo.
Ejemplo 8
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Los documentos en papel con la resolución del gerente son transferidos por la secretaria al departamento de la institución de educación preescolar para su posterior ejecución, sobre lo cual se realiza el asiento correspondiente en los documentos contables de la secretaría, o se registra el hecho de la devolución de los documentos cambiando la etapa de la ciclo de vida del documento, al que se le asigna el siguiente estado: "Para ejecución".
Envío de documentos para ejecución.
En esta etapa de trabajo con la correspondencia entrante, los empleados del servicio de educación preescolar se enfrentan a dos tareas:
- en primer lugar, transfiera la resolución del administrador a los materiales de registro (el texto de la resolución (es decir, las instrucciones del administrador), así como los nombres funcionarios, al cual se enviará el documento para su ejecución y para el ejercicio de la función de control);
- en segundo lugar, transferir los documentos a unidades estructurales para su ejecución o revisión.
No olvide que si la resolución del gerente indica la fecha límite para la ejecución del documento o se coloca la marca "Para control" / "Control", entonces el servicio de la institución de educación preescolar debe monitorear la ejecución de este documento. En el registro de registro, el signo de control se puede ingresar en la columna "Número de registro" (aparece primero y es inmediatamente visible), o en la columna "Resolución" (como en el Ejemplo 9), o en una columna especialmente designada.
Los EDMS modernos permiten controlar los documentos automáticamente cuando se ingresan ciertos parámetros en los materiales de registro, por ejemplo, la fecha planificada de ejecución del documento. Además, en esta situación, puedes utilizar las etapas del ciclo de vida del documento asignándole la etapa “Bajo Control”.
Cuando trabajan con soportes en papel, los empleados deben de alguna manera transferir los documentos a los albaceas. Por ejemplo, los empleados los colocan en las mismas carpetas, celdas o buzones de las unidades estructurales y esperan que los empleados de estas unidades vengan a buscar los documentos. Algunas organizaciones utilizan mensajeros internos para entregar documentos entre departamentos, entregando documentos de acuerdo con un cronograma establecido.
Y cuando se trabaja en un EDMS, los documentos electrónicos se envían a los ejecutores automáticamente inmediatamente después de que se emite la resolución del gerente. Y el documento se envía al contratista unos segundos después de presionar el botón mágico "Aceptar".
Ahora demostremos una muestra de una carta entrante e indiquemos en qué etapas del procesamiento, qué marcas aparecen en ella y, al mismo tiempo, qué información se ingresa en el Diario de registro.
Ejemplo 8
Reflexión de las etapas de tramitación de un documento entrante sobre sí mismo y en el Diario de Registro.
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Ejecución de documentos.
La responsabilidad de la ejecución de los documentos (cartas entrantes e instrucciones para ellas) recae en los empleados de la organización designados como ejecutores de acuerdo con:
- resolución del jefe;
- responsabilidades laborales;
- proceso de negocio aprobado.
Guiado por las reglas del trabajo de oficina clásico, el progreso del trabajo del ejecutante con el documento y su resultado se refleja en los materiales de registro (por ejemplo, en las columnas/campos "Progreso de la ejecución" y "Informe de ejecución"). En el documento en sí, por regla general, solo se coloca una marca en la ejecución del documento sin detalles sobre el progreso de la ejecución (la entrada correspondiente se realiza en el campo inferior del documento)
La tarea del secretario en esta etapa es únicamente aceptar informes de los artistas sobre el trabajo realizado y, si es necesario, transferirlos a los formularios de registro. La base para realizar anotaciones sobre el avance de la ejecución de un documento es un informe escrito u oral del ejecutor responsable sobre el trabajo realizado.
En la columna “Avance de la ejecución” se ingresan las principales etapas de trabajo con el documento o los motivos que sirvieron de base para extender (posponer) el plazo de ejecución del documento. Por ejemplo, “25/08/2011 se realizó una reunión con el socio, se llegó a un acuerdo preliminar, se enviaron documentos para el desarrollo de un acuerdo de cooperación” o “Debido a que se requiere verificación adicional y se solicitaron copias de los documentos de pago el 11/08/2011, le pido que posponga la fecha de ejecución hasta el 20/08/2011”.
En la columna "Nota sobre la ejecución" se ingresa información sobre la ejecución del documento en su conjunto: “El 15 de agosto de 2011 se llevó a cabo una auditoría documental de OJSC Alatyr. El informe de inspección fue presentado a la gerencia el 18 de agosto de 2011”.. Si la ejecución del documento se realiza mediante una carta de respuesta, entonces se indican la fecha y el número del documento de respuesta, por ejemplo, "Ex. N° 1561/12 del 25/08/2011".
Si trabaja en un EDMS, se debe prestar especial atención a los llamados informes "vacíos": cuando los empleados que han recibido documentos para su ejecución simplemente marcan "Ejecutado", sin pensar en el hecho de que con una sola pulsación de tecla están informando sobre el ejecución del documento, y no en su lectura. Sólo se considera ejecutado aquel documento respecto del cual se han resuelto todas las cuestiones planteadas en el mismo. No se debe aceptar un informe “en blanco” del ejecutor responsable con texto como “Completado” o “Ejecutado”, sin indicar información específica sobre la ejecución por parte del secretario, y la orden debe enviarse para revisión.
Una vez ejecutado el documento, el ejecutante está obligado a colocar una marca de ejecución en él (en el margen inferior del documento). Si se realiza alguna acción, el ejecutante en el informe de desempeño describe esta acción, anota la fecha de la acción, la firma personal y la fecha de registro de la marca de ejecución. Vea el Ejemplo 9. Esto es lo que hacen en el papeleo. Cuando se trabaja en el EDMS, dicha información puede ingresarse inmediatamente en el sistema o ser redactada nuevamente por el contratista en un documento en papel con su firma, y luego él mismo o el secretario también la transfiere al EDMS. En este punto, el documento pasa a la siguiente etapa de su ciclo de vida: "Informe de ejecución".
Organización del control de ejecución.
El control sobre la ejecución de los documentos recae esencialmente enteramente sobre los hombros del empleado designado por el controlador. A los empleados del servicio de la institución de educación preescolar se les encomienda únicamente mantener el lado “técnico” del control: verificar la ejecución del documento “hecho / no completado”, así como el cumplimiento de los plazos.
Desafortunadamente, el formulario de diario para registrar temas es un inconveniente, lo que no permite el control operativo de la ejecución de los documentos. Mantener la función de control en modo automático es una de las ventajas del EDMS, que le permite obtener información sobre los documentos bajo control en varios aspectos: ver los documentos ejecutados tanto por empleados individuales como por un departamento específico en su conjunto; documentos cuyo plazo de ejecución vence en una fecha determinada, etc.
Por supuesto, lo más conveniente para llevar a cabo el control actual es centrarse en los plazos y clasificar los documentos en consecuencia. No te olvides del control intermedio, que se realiza unos días antes de la fecha de control establecida. Hoy en día, para realizar el control intermedio utilizan un sistema de “recordatorios” que se envían a los artistas de forma automática.
Se pueden aceptar varios documentos para un solo documento. las decisiones de gestión, que se emitirá en forma de varios pedidos. Además, pueden tener instalado términos diferentes¡actuación! Y cada instrucción debe estar bajo control, lo que en el futuro conducirá al control de la ejecución no solo del documento en su conjunto, sino también de cada instrucción por separado.
Por ello, hoy se distingue entre los conceptos de “instrucción” y “resolución”, “resolución” ordinaria y “resolución de control”, “instrucción” ordinaria y “orden de control” o “documento de control”. Un documento puede contener varias instrucciones regulares y de control al mismo tiempo. En este caso, por ejemplo, si la resolución de un directivo superior no tiene una única orden de control, entonces el documento en sí en su conjunto no se considerará control.
Si no tiene un sistema de gestión de documentos electrónicos, le recomendamos mantener el Registro de registro no en papel, sino al menos en una hoja de cálculo en MS Excel o MS Access. Si necesita controlar varias órdenes emitidas en un documento, puede ingresarlas en la tabla como líneas separadas:
- en el primero de los cuales rellenas todos los campos,
- y en todos los posteriores repites solo el número entrante y la fecha de recepción del documento (para identificarlo), y también completas aquellas columnas que contienen información individual sobre la orden emitida y su ejecución.
La implementación de funciones de control por parte del servicio DOU será menos onerosa si la información sobre la ejecución de las órdenes se ingresa de manera oportuna, ya que se procesan tanto los documentos entrantes como los salientes. Por ejemplo, si está registrando un documento saliente, que también es una carta de respuesta a algún documento entrante, no sea perezoso e ingrese información en los materiales de registro de la carta entrante y, si es posible, elimínela del control.
El documento es retirado del control únicamente por el responsable del tratamiento. El contratista, habiendo informado sobre la ejecución del documento, solo solicita sacarlo del control (ver marca No. 3 en la carta entrante del Ejemplo 9). Otros empleados también pueden “pedir” que se haga esto si “notan” un cambio en la situación.
Después de que un documento se retira del control, el signo de control en los materiales de registro se reemplaza por el signo “eliminado del control”: en los sistemas de gestión de documentos electrónicos, el signo pierde su color brillante (a menudo rojo), y en el registro de registro el La letra brillante se puede simplemente tachar. La marca de control colocada en el documento en sí no cambia (en nuestro Ejemplo 9, este es el sello de "Control"; no está tachado).
En este momento, el documento se puede establecer en un nuevo estado: "Ejecutado". Eliminado del control."
Formación de documentos en casos.
Las cartas entrantes ejecutadas en el trabajo de oficina se agrupan en casos de acuerdo con los siguientes criterios:
- según el contenido (tema) de los documentos (por ejemplo, la correspondencia sobre el envío/recepción de informes se agrupa en un solo archivo);
- geográficamente (los documentos que llegan/envían desde una región se forman en un solo archivo);
- por corresponsal (la correspondencia con un corresponsal se forma en un solo archivo), y así sucesivamente.
La creación de casos con los nombres "Entrante" y "Saliente" está permitida sólo si entre los documentos generados en estos cosas diferentes, se establecerá una estrecha conexión. Por ejemplo, el documento entrante debe indicar el número y fecha del documento de respuesta, así como el número del caso en el que se presenta. Exactamente la misma información debe contener los materiales de registro. De lo contrario, tendrá que buscar durante mucho tiempo una carta de solicitud o una respuesta.
El número de caso según la nomenclatura en la que se archivará el documento después de la ejecución podrá formar parte de su número de registro. Esto se aplica igualmente tanto al número asignado por el autor del documento como al número entrante asignado por el destinatario de la carta.
El secretario hace la inscripción correspondiente en el documento: “Para expediente No. 01-15”, y la misma información se transfiere a los materiales de registro (ver en el Ejemplo 9, la última columna 15 del Diario y la marca No. 4 en el carta entrante).
A menudo se preparan varios tipos de informes analíticos para trabajar con la correspondencia entrante:
- informe sobre el control de la ejecución de los documentos (se proporcionan indicadores tanto cuantitativos como cualitativos);
- informes sobre el número de documentos recibidos en general y por divisiones estructurales;
- informes sobre el tema de los documentos entrantes o sobre las regiones con las que se mantiene la correspondencia, etc.
Por lo tanto, hoy en día las formas obsoletas de trabajar con documentos en papel están pasando a un segundo plano, dando paso a la gestión de documentos electrónicos. El formulario de registro de revistas permanece vivo sólo en instituciones particularmente secretas, y su lugar en los procesos de oficina lo ocupan con confianza los sistemas de gestión de documentos electrónicos y el "experto en todos los oficios" MS Excel.
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Nombre generalizado para un gran grupo de documentos de gestión que sirven como medio de comunicación con instituciones y particulares, comunicando algo, notificando algo.
Los oficios se utilizan para resolver numerosas cuestiones operativas que surgen en las actividades de gestión, de ahí la diversidad del contenido de los oficios: solicitudes, notificaciones, invitaciones, reclamaciones, cambios, aclaraciones, tareas, mensajes, aclaraciones, recordatorios, confirmaciones, recomendaciones, propuestas, comentarios, solicitudes, requisitos, etc.
Dado que las cartas de servicio actúan como vínculo entre empresas, instituciones y organizaciones, ocupan hasta el 80% de la documentación entrante y saliente de la institución. Por lo tanto, en un esfuerzo por reducir el flujo de documentos, en primer lugar conviene prestar atención a la validez de la elaboración de este grupo de documentos. Se debe escribir una carta solo en los casos en que sea imposible resolver el problema mediante comunicación oral (resolviendo el problema por teléfono o en una conversación personal). 79
El texto de la carta oficial debe ser sencillo, es decir. cubrir un tema. Esto no solo simplificará las operaciones técnicas para procesar la carta en la institución receptora (principalmente registro, control, archivo), sino que también acelerará la ejecución del documento, ya que si hay varias preguntas en la carta, se realiza una copia. o se establece el orden de ejecución de las preguntas. Por tanto, si es necesario resolver varias cuestiones con un mismo destinatario, conviene redactar un documento independiente para cada uno. En una carta se exponen varias cuestiones sólo si están interrelacionadas.
El texto de la carta, por regla general, consta de dos partes: en la primera se exponen los motivos que motivaron la redacción del documento, y también se pueden hacer referencias a las decisiones de las autoridades superiores que sirvieron de base para la redacción del documento. carta. La segunda parte recoge la parte principal del documento para el que fue elaborado: conclusiones, peticiones, propuestas, comentarios, etc. Teniendo en cuenta el constante crecimiento del volumen de información con el que los empleados directivos deben familiarizarse, para mejorar la percepción de la información contenida en la carta, se puede recomendar cambiar el orden tradicional de presentación del texto de la carta y Comience con la esencia del tema, colocando pruebas y argumentos en la segunda parte.
Las cartas sobre temas sencillos discutidos de antemano pueden constar de una parte principal, sin explicación.
Por ejemplo: "Le pedimos que asigne 15 computadoras para el concurso de operadores de computadoras".
El objetivo principal de una carta de servicio es fomentar A acción, convencer, mostrar, explicar. Esto se logra mediante la claridad, claridad y brevedad del texto. Las palabras deben reflejar con precisión el significado. La verbosidad dificulta resaltar la esencia del documento.
Los hechos presentados deben ser objetivos, verificados y los datos digitales deben ser exactos. El tono de la carta debe ser neutral.
GOST R 6.30-97 establece: “En las cartas se utilizan las siguientes formas de presentación:
Primera persona del plural (“por favor reenvíe”, “remitir para consideración”);
Primera persona singular(“Lo considero necesario”, “por favor resalte”);
De la tercera persona del singular (“el ministerio no se opone”, “VNIIDAD lo considera posible”).”*
El respeto por el destinatario se puede expresar mediante frases adverbiales como:
“habiendo considerado atentamente sus propuestas...”, “Habiendo estudiado atentamente sus comentarios...”.
A pesar de la variedad de cuestiones reflejadas en las cartas, se utiliza un conjunto limitado de frases y expresiones iniciales y finales para justificar las acciones: "Como intercambio...", "Como excepción...", "En conexión...", "De conformidad con..." etcétera.
Los motivos para tomar decisiones también se formulan mediante frases participiales: “considerando”, “considerando”, “teniendo en cuenta”, “considerando”, “guiado por” etc.
Dado que la carta está redactada en un formulario, su texto no debe comenzar con el nombre de la institución autora; éste ya está incluido en el propio formulario.
Las cartas se emiten en un papel con membrete especial. Además del texto, el autor del documento debe formular el título de la carta (para formato A4), respondiendo a la pregunta “sobre qué”, indicar el destinatario, cargo, apellido e iniciales del firmante, su apellido, nombre. , patronímico y número de teléfono (datos del compilador), verifique la disponibilidad de los archivos adjuntos (si los hay). 80
Si una carta se envía a más de 4 direcciones, su autor está obligado a presentar una lista para su envío por correo.
Las cartas enviadas desde la institución se dividen en dos grupos: proactivo Y respuesta. Si la carta es una respuesta, el autor indica la fecha y el número del documento de iniciativa al que responde. Estos detalles se transfieren al formulario de la carta de iniciativa al finalizar la carta de respuesta. Al escribir una carta, el mecanógrafo se guía por la sección correspondiente de GOST.
Según la naturaleza de la información, las letras se dividen en una gran cantidad de variedades.
carta de presentación- un documento redactado con frecuencia que informa al destinatario que le han sido enviados los documentos adjuntos a la carta. Está permitido redactar una carta de presentación si es necesario aclarar o agregar algo a los documentos adjuntos: indicar la fecha límite, explicar el motivo del retraso, aclarar puntos difíciles, etc. También se redacta una carta de presentación si el documento que se envía no tiene una parte de direccionamiento (por ejemplo, al enviar documentos organizativos, reglamentarios, administrativos), o si es necesario registrar una lista de varios documentos que se envían. Las letras de este tipo comienzan con las palabras: “Enviamos”, “Reenviamos”, “Devolvemos”, “Adjunto”” etc., luego se indican los encabezados y características de búsqueda (fecha y número) del documento que se envía. Normalmente, el texto de una carta de presentación es muy breve, cabe en formato A5 y no tiene un título independiente. Por ejemplo:
En el resto de casos, cuando la carta de presentación no contenga ninguna información, será superflua y no deberá redactarse.
Las cartas de invitación invitan al destinatario a participar en cualquier evento en curso. Pueden dirigirse tanto a personas como a instituciones específicas. A menudo estas letras comienzan con las palabras "Te invitamos" o "Les pedimos que participen".
Revelan la naturaleza del evento, indican los plazos y condiciones para participar en el mismo.
Por ejemplo: 81
Correo de información- informa al destinatario sobre cualquier hecho o evento. En la mayoría de los casos, con la ayuda de cartas informativas, promueven las actividades de cualquier organización, sus productos o la literatura publicada. Por ejemplo:
Este tipo de cartas se generalizó con la creación de organizaciones autosuficientes y cooperativas. Su finalidad es incentivar al destinatario a aprovechar los servicios ofrecidos. El texto de las cartas es específico, claro y lleno de información. En dichas cartas, la dirección o el número de teléfono de la organización autora se indican por separado. A continuación se muestra un ejemplo de cómo formatear una carta publicitaria. 82
Carta de notificación su estilo se acerca a las cartas de invitación y cartas informativas. Se compila para un destinatario específico y, en la mayoría de los casos, es una respuesta a una solicitud. Comienza con las palabras: "Te informaremos." “Informamos”, “Te informamos” etc., entonces se declaran los hechos. Por ejemplo:
Si dicha carta está dirigida a una persona específica, indica el apellido, nombre y patronímico de la persona a quien se envía.
Carta de confirmación- contiene un mensaje sobre la recepción de cualquier envío (carta, telegrama, transferencia, paquete, mercancías, objetos de valor, etc.), que un documento previamente redactado permanece en vigor (por ejemplo, un acuerdo, instrucciones, etc.). Una carta puede confirmar cualquier hecho, acción, conversación telefónica. Este tipo de escritura comienza con palabras derivadas del verbo “confirmar”. Por ejemplo: 83
Enviar dichas cartas es una parte obligatoria. relaciones de negocio. La puntualidad en su envío permite al destinatario sacar el asunto de control y elimina el envío de cartas recordatorias.
carta recordatoria- contiene una indicación de la proximidad o vencimiento del plazo para el cumplimiento de cualquier obligación o la realización de un evento. Una carta así puede ser especialmente concisa y contener una parte final.
Este tipo de carta suele comenzar con la palabra "Recordar", por ejemplo,
Carta de garantía- un documento que acredite el cumplimiento de las obligaciones en él establecidas. En él se suele garantizar al destinatario el pago o la provisión de algo (un lugar de trabajo, investigación, etc.). Estas cartas tienen una elevada función jurídica, por lo que la presentación del texto debe ser sumamente clara y precisa.
Por ejemplo:
Las cartas de garantía suelen tener dos firmas (el gerente y el contador) y están selladas.
Cartas de iniciativa - Estas son cartas que requieren una respuesta. Una gran categoría de este tipo de cartas expresa una solicitud (sugerencia, solicitud) al destinatario para que resuelva cualquier problema. Este es el tipo de carta más común, cuyo tema no está limitado. Sin embargo, su naturaleza presupone la posibilidad de una solución positiva o negativa a la cuestión planteada. Por ejemplo: 84
cartas de respuesta- en su contenido dependen de las cartas de iniciativa, ya que el tema de su texto ya está fijado y queda por indicar la naturaleza de la solución a la cuestión planteada en la carta de iniciativa: aceptación o rechazo de la propuesta, cumplimiento de la solicitud. La respuesta siempre debe expresarse de forma concreta y clara: si se pueden satisfacer todas las solicitudes, en qué medida y en qué plazo. Si la carta contiene una negativa, ésta deberá estar bien motivada. Por ejemplo:
23. Redacción de documentos personales (currículum, autobiografía, declaraciones, poderes, recibos)
Una de las principales características de una carta comercial es el estilo y el lenguaje de su redacción.
Estilo formal de negocios es un estilo que sirve a los ámbitos jurídico y administrativo-público de la actividad. Se utiliza al redactar documentos, documentos comerciales y cartas en instituciones gubernamentales, tribunal, así como en diferentes tipos comunicación oral empresarial. Se distingue por su relativa estabilidad y aislamiento. El estilo comercial oficial es el estilo de documentos de diferentes géneros: tratados internacionales, actos estatales, leyes legales, reglamentos, estatutos, instrucciones, correspondencia oficial, documentos comerciales, etc.
Una característica del lenguaje y el estilo de los documentos oficiales es el uso de expresiones lingüísticas estables (modelo, estandarizadas), que permiten reflejar situaciones de comunicación empresarial que se repiten periódicamente con un alto grado de precisión.
Requisitos de idioma y estilo de los documentos:
1. falta de ambigüedad de las palabras y términos utilizados;
2. tono neutral de presentación;
3. cumplimiento de las normas léxicas, gramaticales y estilísticas, asegurando la precisión y claridad de la presentación;
4. suficiencia semántica y concisión del texto.
Los principales grupos de objetivos de comunicación (cognitivos, prácticos y cognitivo-prácticos) son igualmente inherentes a correspondencia comercial. En la correspondencia comercial, las cartas de consulta o cartas de respuesta corresponden a fines cognitivos. A cartas comerciales de Propósitos prácticos se refiere a la carta de oferta.
La correspondencia comercial formaliza, registra la celebración y ejecución de una transacción comercial, precede a la redacción de un contrato y contiene documentos que regulan el progreso de su implementación.
El tono de la carta debe caracterizarse por la cortesía y la precisión, cualidades inherentes a la correspondencia comercial. Las cartas dirigidas a funcionarios gubernamentales y funcionarios gubernamentales deben ser más formales y respetuosas que las cartas comerciales habituales. La dirección, la dirección en el sobre, el saludo y la frase final (consistente con el saludo) deben utilizar direcciones oficiales generalmente aceptadas y específicas de cada país y cada clase de funcionario.
Características de la unificación del idioma de los documentos oficiales. Consiste en la formación de un sistema de modelos de lenguaje estándar que reflejan situaciones típicas de la comunicación empresarial. Al mismo tiempo, “se entiende por modelo una construcción tanto lógica como sintáctica que cubre el máximo número de situaciones de gestión”.
El factor más importante desde el punto de vista de mecanografiar situaciones de comunicación es el factor objetivo, ya que es el objetivo de realizar un acto de habla lo que determina el tipo y estilo del documento que se crea.
El objetivo que se propone el iniciador de la comunicación empresarial está determinado no solo por la elección de los modelos lingüísticos, sino, sobre todo, por el tipo temático y funcional del documento comercial.
| Objetivo | Tipo de Documento | Modelos de lenguaje |
| Informar | Memo de servicio, carta de presentación, carta de mensaje, etc. | Le enviamos su solicitado... Le notificamos que... Le informamos que... Le notificamos que... |
| Inducción | Orden, instrucción, instrucción, etc. | Ordenar una investigación sobre el hecho... Poner en funcionamiento... Encontrar oportunidades adicionales para... |
| Iniciar y mantener relaciones | Carta de garantía | Garantizamos que... La Empresa... garantiza... |
| Carta de solicitud | Le pedimos... Le insto a resolver el problema... Nos gustaría involucrarlo... Por favor, háganoslo saber... | |
| Expresión de advertencia, exigencia, negativa. | Carta de invitación | Acepta nuestra invitación... Déjame invitarte... Estaremos muy agradecidos por tu participación en... |
| carta recordatoria | Os recordamos que... Os volvemos a informar... | |
| Carta de demanda | Estamos presentando un reclamo contra... Estamos presentando oficialmente un reclamo ante usted por... | |
| carta de respuesta | Su oferta ha sido rechazada debido a las siguientes razones... Lamentablemente, no podemos responder positivamente a su propuesta de... |
Por tanto, todos los aspectos semánticos del documento se implementan en forma de formas lógicas estables: modelos. Como resultado, el proceso de elaboración de un documento oficial se reduce a combinar modelos de lenguaje estándar en una secuencia lógica determinada.
