El Código Civil de la Federación de Rusia obliga a los inspectores fiscales a verificar la autenticidad de la información contenida en los documentos presentados para el registro de LLC. Entre otras cosas, deberán comprobar el domicilio legal de la organización que se está creando. Para simplificar esta tarea, los empleados de la autoridad de registro requieren una carta de garantía del solicitante al domicilio legal.
Carta de garantía para el registro de LLC
Mediante el texto de dicha carta y su firma, una persona jurídica o una persona física garantiza que está dispuesta a alquilar la propiedad que posee. legalmenteárea tan pronto como la LLC pase el registro estatal. El arrendador también garantiza que el local le pertenece por ley y, al celebrar un contrato de arrendamiento, no viola los intereses de terceros. Adjunto a la carta se encuentra una copia del certificado de registro estatal derechos de propiedad.
Un espacio de oficina no tiene por qué ser un espacio de oficina. Se permite utilizar la dirección de un local de producción (almacén, taller) como domicilio legal, si el único órgano ejecutivo De hecho, una LLC puede ubicarse allí si garantiza la recepción sin obstáculos de la correspondencia enviada a la LLC. Si el solicitante intenta registrar una LLC en un garaje, la autoridad de registro puede tener reclamos; deberá demostrar la realidad del acuerdo de oficina.
En el caso de “comprar” un domicilio legal, debes tener cuidado. Confíe únicamente en una empresa con buena reputación; de lo contrario, corre el riesgo de que le nieguen el registro. Su “oficina” puede resultar un lugar de registro masivo de empresas, ruinas o un edificio en construcción, unidad militar o una clínica. Sucede que la dirección no existe como tal. Sería una buena idea volver a comprobar todo.
Si la dirección en el certificado de propiedad y la carta de garantía es ligeramente diferente, en los documentos para registrar la LLC, indique la de la carta, ya que aparecerá en el contrato de arrendamiento.
Una carta de garantía no se encuentra entre los documentos requeridos para registrar una LLC, pero su ausencia puede resultar en la denegación del registro. Propietario fallido propio negocio puede defender su caso ante los tribunales, donde las autoridades fiscales demostrarán que no tuvieron la oportunidad de verificar la exactitud del domicilio legal. De hecho, el Pleno de la Corte Suprema de Arbitraje no considera la ausencia de una carta de garantía como prueba de la falta de fiabilidad del domicilio legal. Sin embargo, cualquier procedimiento judicial es un trámite desagradable, y más aún en el primer paso hacia el propio negocio. Por lo tanto, recomendamos descargar un modelo de carta de garantía a la dirección legal, preparar el documento y enviarlo junto con la solicitud de registro de LLC.
Puede encontrar un modelo actual de una carta de garantía para el suministro de un domicilio legal en nuestro sitio web.
No es necesario que la carta de garantía esté certificada por un notario. Basta que el propietario confirme el hecho del acuerdo existente en conversación telefónica con un empleado de la autoridad de registro.
Carta de garantía de una persona jurídica.
En cuanto al contenido de la carta, no existe un único modelo de carta de garantía para la provisión de una dirección. Puedes utilizar nuestro ejemplo, manteniendo la lógica del documento y sin olvidar indicar la información requerida, como por ejemplo:
- en el "encabezado" - los datos del arrendador y el nombre del Servicio de Impuestos Federales donde se supone que está registrada la empresa;
- dirección detallada, área del local que se alquila y sus características, como se especificará en el contrato de arrendamiento;
- el nombre del director de la LLC que se está creando y la razón social de su empresa;
- confirmación de la disposición para transferir el local para su uso en virtud de un contrato de arrendamiento.
No es necesario indicar la fecha en la carta de garantía para registrar una LLC. Puedes indicarlo, pero no importa: la carta de garantía no tiene fecha de vencimiento.
Tenga en cuenta: en la carta de garantía, el propietario declara que celebrará un contrato de arrendamiento con el director de la LLC cuando la LLC esté registrada, pero no está obligado a hacerlo. Con una carta de garantía certifica que no tiene nada en contra de que se registre una entidad jurídica específica en la dirección del inmueble que posee. En última instancia, celebrar un acuerdo o abandonar esta idea es elección libre del propietario, y la carta de garantía no es un decreto para él. Por tanto, si quieres estar seguro de que los metros cuadrados seguirán siendo tuyos, redacta un acuerdo previo con el arrendador.
Todo esto funciona en reverso: el director de una LLC no está obligado, según el registro de la empresa, a alquilar una oficina a la persona que proporcionó una carta de garantía para el arrendamiento al registrar la LLC. Si rechaza acuerdos preliminares, deberá notificar a la autoridad fiscal sobre el cambio de domicilio legal. Esto se hace en el formulario P13001 o P14001. El primero se utiliza si el domicilio legal estaba indicado en el estatuto, lo que significa que con su cambio habrá que ajustar el texto del estatuto. El segundo formulario es adecuado para aquellas LLC cuyos estatutos no pierden relevancia después de un cambio de domicilio legal.
Carta de garantía a domicilio legal de un particular
Si está registrando una LLC en la dirección particular del administrador, no necesitará una carta de garantía para registrar la dirección legal. En este caso se requerirá el consentimiento del propietario del local y, posiblemente, de otras personas inscritas en el mismo. Consulta los requisitos en la oficina de inspección donde piensas registrarte.
Es necesaria una carta de garantía al domicilio legal de un individuo en una situación en la que el propietario del local arrendado a una organización es un individuo. Tiene un formato similar al de una carta de entidad legal. Aquí ya no aparecerán sólo los datos de la empresa. Solo el apellido, nombre, patronímico del ciudadano, su consentimiento para registrar tal o cual LLC en tal o cual dirección, garantía de que es el propietario, que no viola los intereses del Estado y de terceros al celebrar un contrato de arrendamiento, etc.
Es interesante que el propietario de un local no residencial tiene derecho a emitirse una carta de garantía si actúa como fundador de una LLC y desea utilizar el local de su propiedad como domicilio legal. Dicha carta se redacta como una garantía de arrendamiento otorgada a una entidad jurídica por un individuo. La autoridad de registro no se dejará confundir por el hecho de que el nombre del director de la LLC y el del arrendador coincidan.
Quien actúe como arrendador debe estar preparado para ser contactado por un empleado de la autoridad de registro utilizando el número de contacto indicado en la carta de garantía. Este procedimiento normal, porque el empleado que aceptó los documentos para el registro de LLC debe asegurarse de que la información proporcionada sea correcta. Si el arrendador no está disponible o no responde, existe la posibilidad de que la LLC no sea registrada, considerando que la carta de garantía no es válida.
Carta de garantía de pago (muestra) por qué se necesita el documento, cómo redactarlo correctamente, ejemplos de redacción de una carta de garantía de pago de deuda y ejecución del trabajo.
Qué es una carta de garantía, cómo redactarla correctamente, ejemplos de cómo redactar una carta de garantía. Una carta de garantía es un documento que confirma la intención de una de las partes de realizar determinadas acciones a favor de la otra parte o, por ejemplo, la intención de cumplir con cualquier condición en relación con la otra parte. Una carta de garantía escrita de manera competente es la clave para su confianza en su ejecución.
(haga clic para abrir)
Carta de garantía: ¿qué es?
Carta de garantía de pago (muestra)- se trata, en primer lugar, de un documento que contiene una garantía del cumplimiento de las obligaciones asumidas por una parte en relación con la otra. Tales obligaciones pueden ser la prestación de cualquier servicio, la ejecución diferentes tipos trabajo, pago de deudas, etc.
El tipo más común de carta de garantía es una carta de garantía para el pago de una deuda.
Un documento correctamente redactado es garantía de su implementación.
Para que la carta de garantía se redacte correcta y correctamente, se deben seguir las siguientes recomendaciones:
- Estilo de escritura apropiado: al escribir una carta debes respetarlo estilo de negocios, porque una carta de garantía es, ante todo, un documento.
- Conveniencia y brevedad: no conviene escribir demasiado; bastará con indicar de forma breve y concisa lo que se necesita;
- Especificidad: excluya las palabras que conlleven incertidumbre; conviene formular oraciones con claridad, utilizando palabras como, por ejemplo, garantizamos, emprendemos.
- Certeza y claridad: el texto de la carta de garantía debe ser claro y sencillo.
- Ortografía y errores de puntuación en una carta.
Las cartas de garantía en nombre de una persona jurídica siempre deben contener los datos necesarios y la firma del administrador.
Detalles obligatorios para una entidad legal:
- Nombre de la organización y sus datos.
- Datos de contacto requeridos
- La esencia de la apelación en la carta.
- fecha de firma
- Sello de la organización, así como la firma del responsable.
Detalles para particulares:
- Detalles del pasaporte y dirección residencial.
- La esencia de la apelación en la carta.
- Firma
Preparación de documentos
Dado que la ley no establece claramente un formulario para redactar una carta de garantía para el pago de la deuda, la confirmación de la finalización de los servicios y el trabajo, sobre el empleo y otros tipos de esta carta, redactarla es bastante simple.
Al escribir una carta de garantía, vale la pena considerar solo que si la carta está redactada en nombre de, debe estar redactada con el membrete de una entidad legal y contener los detalles necesarios. De un individuo, se puede escribir una carta de garantía en cualquier forma escrita.
Muestras de documentos de garantía por escrito.
Carta de garantía para el pago de la deuda (el documento debe estar redactado con membrete de la organización, debe estar firmado por el jefe de contabilidad, así como por el gerente, y debe llevar el sello de la empresa).
En actividades comerciales y civiles, a menudo es necesario ponerse en contacto con funcionarios.
Cada solicitud debe hacerse por escrito. Las cartas oficiales se envían en una amplia variedad de ocasiones. Esto podría ser: un requisito para realizar el pago, una solicitud para proporcionar productos sin pago, un reclamo de pago de deuda, etc.
A los llamamientos oficiales formas especiales no se aplica. Legislación Federación Rusa supone escritura libre. Pero además de esto, existen normas generalmente aceptadas. Su uso permite otorgar estatus legal a las cartas. Ausencia condiciones necesarias y atributos no permiten considerarlos como correspondencia oficial.
Por lo tanto, antes de contactar formalmente con el destinatario, debe familiarizarse con muestras y ejemplos gratuitos. Se pueden obtener utilizando los enlaces debajo de esta publicación. Este artículo explicativo puede servirte de gran ayuda a la hora de escribir.
Estructura y atributos de las cartas oficiales.
La correspondencia oficial se realiza en hojas A4. Además, para las empresas (personas jurídicas) se utiliza un membrete de empresa. Ya asume la presencia de información de identificación de registro.
Este requisito no elimina la necesidad de un "límite". Está escrito en el sector superior derecho de la hoja. Indica el nombre de la organización receptora y el funcionario. También es posible escribir en él el nombre de la empresa, departamento, gerente, remitente.
Enfrente a la izquierda hay un lugar para hacer marcas de salida/entrada. Contienen el número, fecha y ciudad. En consecuencia, el saliente lo establece el remitente y el entrante, el destinatario. Para el destinatario requisito necesario Es una indicación del cargo y de la persona que registra el documento.
El siguiente (abajo) es el texto en sí. Para algunas cartas es posible escribir un título (opcional). Debajo del texto se debe indicar el nombre completo del cargo de la persona autorizada, su Apellido, Nombre, Patronímico, teléfono de contacto, datos del ejecutante (si se espera uno). Frente a estos datos se coloca la firma de la persona autorizada. Esta firma está certificada por el sello de la organización de envío.
Habla y forma de escribir cartas.
Dado que lo que se está considerando es correspondencia oficial, se supone que el discurso será serio. Es decir, el texto no debe contener expresiones literarias (comparaciones, metáforas, alegorías). Debe entenderse que la persona que recibió el mensaje probablemente no tenga tiempo suficiente para leer frases literarias innecesarias.
Estructura del texto carta oficial Generalmente se acepta lo siguiente: la parte informativa se da al principio. Describe la relación entre el remitente y el destinatario. Más adelante en el texto es necesario describir la esencia del problema.
La descripción debe ser concisa y estar respaldada por fechas de finalización, cifras y evidencia.
Luego de esto, es necesario proponer el desarrollo deseado de acciones encaminadas a resolver el problema.
A continuación se muestra un formulario estándar y una muestra de una carta oficial, cuya versión se puede descargar de forma gratuita.
GOST 7.0.8-2013 “Sistema de estándares para información, biblioteca y publicación. Mantenimiento y archivo de registros. Términos y Definiciones” consolidó los significados básicos de los conceptos que usaremos más adelante:
- destino- detalles que contienen información sobre el destinatario del documento;
- detalles del documento– elemento de diseño del documento.
Además, debe prestar atención al nuevo término. atributo, que se utiliza activamente cuando se trabaja con documentación científica y técnica electrónica y se considera como obligatorio componente accesorios documento. Las reglas para registrar los detalles del "destinatario" establecidas por GOST R 6.30-2003 proporcionan varias opciones su diseño: en ellos se formalizan o no los principales atributos del requisito “destinatario” de forma diferente.
Y finalmente, el término destino debe distinguirse del concepto obsoleto destinatario, que sin embargo se menciona en el apéndice de las Reglas para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales (aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de junio de 2009 No. 477) en el sentido autor, es decir. remitente del documento(y sobre todo letras).
Dado que la correspondencia suele ocupar más del 80% del flujo de documentos de las organizaciones, consideraremos las reglas para registrar los detalles del "destinatario" utilizando el ejemplo de las cartas oficiales oficiales, que se redactan en papel y se envían al destinatario principalmente por correo.
En el proceso de realización de correspondencia, los gerentes, los empleados y el servicio de gestión de registros de la organización deben tener en cuenta los siguientes factores:
- tecnológico, lo que significa que la organización enviará su carta a través de oficinas de correos o utilizando los servicios de empresas que entregan correspondencia. Estas empresas y Russian Post actúan como terceros independientes durante el proceso de entrega. Al redactar una carta, es necesario tener en cuenta cómo se enviará, empaquetará, que el orden y secuencia de registro de los atributos de la dirección postal están establecidos por las Reglas para la prestación de servicios postales, que se aprueban mediante resoluciones. del Gobierno de la Federación de Rusia y se actualizan periódicamente;
- gerencial, porque La carta puede contener:
- específico decisión de gestión, propuesta, informe o reclamo: puede dirigirse a una organización superior o a un socio igualitario, cliente;
- orden obligatoria o normativa acto jurídico, que se envía a organizaciones subordinadas para su ejecución o información.
Es decir, el propósito de la creación y el contenido del documento, el lugar de la organización autora en el sistema de gestión y la relación con el destinatario de la carta influyen en el diseño del requisito de “destinatario”. Además, la carta debe enviarse al punto (organización, funcionario, especialista, unidad estructural) donde existe la autoridad para resolver la cuestión planteada en el documento, finalmente y en cuanto al fondo. Si tiene varias preguntas/sugerencias para esta organización que no están relacionadas entre sí y cuya solución es de su competencia diferentes personas, entonces es mejor escribir una carta separada a cada “destinatario final”. Y si no sabe a quién se asignará la tarea de resolver sus preguntas, puede escribirlas en una carta dirigida a director general o dirigirlo en general a la organización;
- factor de etiqueta– la necesidad de cumplir con las reglas de cortesía aceptadas, teniendo en cuenta la situación específica comunicación empresarial, estado y cargo del destinatario (legal o particular, organización superior o subordinada, la carta se envía por primera vez o a un corresponsal permanente, etc.).
Formulario de carta de organización
Para realizar la correspondencia, casi todas las organizaciones desarrollan y aprueban su propio formulario de carta. La composición de sus detalles y ejemplos de diseño se pueden encontrar:
- en GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la elaboración de documentos" (Figuras B.2 - B.4) y
- Se aprueban recomendaciones metodológicas para la elaboración de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. por orden de Rosarkhiv de 23 de diciembre de 2009 No. 76 (cláusula 3.3.1 con anexos).
Las organizaciones pagan gran atención desarrollar una forma de carta e incluso incluirla en un libro de estilo “corporativo”, lo cual es absolutamente justo, porque es el “rostro” de una persona jurídica, forma la imagen del autor de la carta y la impresión de él. Pero no se trata sólo de la calidad del papel y los colores de la pintura utilizados para crear el formulario. El formulario indica el nombre completo y abreviado de la organización, forma organizativa y jurídica y subordinación. Lo más importante es asegurarse de que la información sobre el autor que se indica en él esté formateada correctamente, enumerando todas las formas de contactar al autor. En ambiente externo esto transmite signos de estabilidad, voluntad de contacto, apertura y “buena voluntad” de la organización.
La ubicación de los datos en el formulario puede ser:
- longitudinal(como en el ejemplo 1) o
- esquina:
- centrado(como en el ejemplo 2) o
- bandera(los atributos están ubicados en la misma zona lateral, pero el texto de cada línea comienza desde el borde del margen izquierdo).
Los formularios longitudinal y de esquina tienen una ubicación diferente para el atributo "destinatario"; se indica con un relleno naranja (compárese con los Ejemplos 1 y 2).
Atributos del atributo “destinatario”
Además, la respuesta a la pregunta "¿Dónde?", es decir GOST considera opcional el registro del atributo "dirección postal". Si encaja, entonces sus elementos se escriben en la secuencia prevista por las Reglas para la prestación de servicios postales (esto se establece Recomendaciones metodológicas sobre el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, Anexo No. 11). Indicar la dirección postal en la carta en sí resulta conveniente cuando se utiliza un sobre con una ventana, en la que todos los datos sobre el destinatario (a quién y dónde se debe entregar la carta) serán visibles, entonces esta información no tiene que ser duplicado en el sobre manualmente o pegando una “etiqueta”. Con grandes volúmenes de correspondencia, este enfoque ahorra significativamente tiempo y dinero.
Si la carta va dirigida agencia gubernamental, organismo gobierno local, la máxima autoridad, organización superior, entonces el atributo "dirección postal" aún no se emite (se indica solo en el sobre). Véanse los ejemplos 3 y 4.
Si la carta se envía al primero. el jefe de esta “organización superior”, luego se incluye el nombre de la organización en el puesto, ver Ejemplos 5 y 6. Tanto el puesto como el nombre completo se escriben en caso dativo.
Ejemplo 1
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Ejemplo 2
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Ejemplo 3
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Ejemplo 4
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Ejemplo 5
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Ejemplo 6
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si la carta dirigido a un tercero par u organización de línea descendente, entonces el "destinatario" de la carta puede incluir una dirección postal, que es mejor separarla del nombre de la organización con un espacio entre líneas de 1,5 a 2 y comenzar con una letra minúscula según lo prescrito por GOST R 6.30-2003 (por ejemplo, " calle” o “pr. "):
Ejemplo 7
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Si la carta va dirigida al gerente organización, entonces el puesto incluye el nombre completo de la organización indicando la forma organizativa y jurídica:
Ejemplo 8
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Si la carta está dirigida al director de una organización con la que no se realiza comunicación por primera vez, es mejor no indicar la dirección postal.
Si la carta va dirigida subdirector u otro oficial(y no el primer gerente), entonces se permiten opciones (con o sin agregar una dirección postal), y debe prestar atención a las mayúsculas y minúsculas y al interlineado. El dirigirse a un funcionario se hace siempre en caso dativo; si el nombre de la organización está separado de su cargo, entonces se escribe en el caso nominativo:
Ejemplo 9
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Ejemplo 10
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Si la carta va dirigida unidad estructural de la organización, luego, en el atributo "destinatario", primero indique el nombre de la organización (se permiten abreviaturas establecidas), y solo entonces, esta unidad estructural en el caso nominativo.
Es aconsejable utilizar interlineado en los Ejemplos 7, 10 y 11 para separar los atributos del atributo “destinatario” para acelerar la percepción y el aislamiento de la información por parte del destinatario, pero este no es un requisito estricto.
Ejemplo 11
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Ejemplo 12
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Si la carta está dirigida al jefe de una unidad estructural, entonces el nombre de la organización (en el caso nominativo) se incluye en el atributo "destinatario" y el nombre de la unidad se incluye en el nombre completo del puesto en el caso dativo:
Ejemplo 13
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GOST R 6.30-2003 establece un método de diseño generalizado de destinatarios al enviar cartas a varias organizaciones homogéneas o varios divisiones estructurales una organización. Este método proporciona:
- en la propia carta, el diseño del nombre generalizado de los destinatarios;
- compilación adicional de una lista separada para cartas postales, que incluye sus nombres específicos y direcciones postales.
Ejemplo 14
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Ejemplo 15
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Consulte el artículo "Creación de sobres en MS Word" para aprender cómo personalizar su dirección de remitente, crear rápidamente muchos sobres según una plantilla y lista de correo determinadas, decorarlos con un fondo o diseño (ideas para decorar un sobre para el 23 de febrero y el 23 de marzo). Se sugieren 8
Lista de correo o lista de correo es generado por el ejecutor de la carta en base al clasificador de organizaciones y sus direcciones, que generalmente se acumula en el servicio de gestión de oficina como resultado de las operaciones de registro de documentos (en el EDMS o en tablas de Word, Excel). En cada sobre en el que está sellada cada copia de la carta, se indica el nombre específico y la dirección de la organización de acuerdo con la lista de correo. Según esta lista, la información de impresión en sobres se puede configurar automáticamente incluso a través de Word.
Es necesario señalar que este método suele ser utilizado por una organización superior al enviar cartas a sus órganos subordinados.
Sin embargo si no hay más de 4 destinatarios de una carta, luego todos los destinatarios están registrados en el documento, luego puede prescindir de una lista de correo (la palabra "Copiar" no aparece antes del segundo, tercer y cuarto destinatario). Esta limitación en el número de destinatarios de una carta está establecida por GOST R 6.30-2003 y el sentido común. En este caso, la dirección se redacta en la esquina superior derecha como una lista de los detalles del "destinatario" de cada organismo/organización, pero todas las copias de dicha carta están firmadas como originales y cada copia está sellada en un sobre separado. en el que se expide la dirección postal específica correspondiente.
Este método de direccionamiento es conveniente cuando es necesario notificar violaciones o eventos importantes, principalmente a las autoridades reguladoras y de supervisión de nivel superior. De esta manera, todos los destinatarios verán a quién más se envió esta carta.
Ejemplo 16
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Si es necesario enviar una carta del mismo contenido (una carta de oferta, por ejemplo) a varias organizaciones "independientes", entonces es mejor emitir cada carta en el estado de original, es decir, En cada uno indique un destinatario individual. Al mismo tiempo números de registro estas letras serán diferentes.
Registro de los datos del “destinatario” al mantener correspondencia con individuos tiene sus propias características. El primer atributo es el apellido en caso dativo, luego las iniciales y luego la dirección postal:
Ejemplo 17
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Al dirigir una carta a un funcionario indicando su cargo, se escriben las iniciales antes apellido (ver Ejemplos 9, 10, 13), ya que la principal identificación del destinatario es el puesto de trabajo. Al dirigir una carta a un particular, se indican sus iniciales. detrás apellido (Ejemplo 17), ya que nuestra identificación como ciudadanos se realiza principalmente por el apellido. Al registrar un apellido e iniciales, se separan por un espacio; las iniciales no están separadas por un espacio, es decir “I.I. Ivanov”, pero no “I. I. Ivánov."
Cómo hacerlo correctamente correspondencia comercial¿Nombres dobles abreviados y patronímicos dobles del destinatario, escritos con un guión, por ejemplo, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vea la respuesta a la pregunta “¿Cuál es la forma correcta de abreviar los nombres dobles y los segundos nombres dobles del destinatario, escritos con un guión, en la correspondencia comercial? »
Para no cometer errores al dirigirse, en los sitios web de las organizaciones es necesario conocer las direcciones postales exactas, los nombres completos y cargos de los gerentes, así como otra información que ayudará a establecer mejor la comunicación en la primera etapa de la percepción del documento. . Puede intentar obtener información similar del secretario o obtenerla de los documentos recibidos de esta organización.
Preste especial atención al uso de letras mayúsculas y minúsculas en los nombres de organizaciones y puestos. Las normas del idioma ruso sugieren escribir una posición con una letra minúscula (pequeña), pero específica posición alta también se puede escribir con mayúscula, si se proporciona documentos constitutivos y locales regulaciones organización receptora. Presta atención a estas sutilezas.
factor de etiqueta
Apelar- una frase de etiqueta convencional, una fórmula de discurso que expresa respeto y una actitud amistosa y educada hacia el destinatario. Se recomienda finalizarlo. signo de admiración, enfatizando la importancia tanto de la pregunta como de la apelación a esta persona.
Contactado con más frecuencia por nombre y patronímico(Ejemplo 18), y mucho menos a menudo - por posición(Ejemplo 20). La segunda opción es de naturaleza estrictamente comercial y se utiliza cuando se dirige a una persona que ocupa un alto cargo oficial en organismos estatales y municipales o en una gran organización. Menos aún se ponen en contacto por apellido sin iniciales(Ejemplo 19): esto enfatiza la "distancia", la formalidad de la relación entre el autor y el destinatario, bastante típica de la correspondencia con un particular.
Ejemplo 18
Dirección por nombre y patronímico
Colapso 20
Otra forma de actitud especialmente respetuosa hacia el destinatario se manifiesta en el “marco de etiqueta”: "Estimado..." – "Con profundo respeto", que se utiliza cuando se dirige a una persona de rango superior (presidente de la junta directiva, jefe de una autoridad superior o del órgano de dirección, etc.), así como en el caso de felicitaciones, por ejemplo, por un aniversario.
Apelar "Caro..." incluso en el caso de felicitaciones al destinatario, debe utilizarse con precaución, porque En las relaciones oficiales aún es necesario mantener cierta distancia gerencial.
Apelar "Estimado" Actualmente se considera obsoleto, redundante y no se corresponde con las normas del estilo empresarial ruso moderno. lenguaje literario.
Poco a poco surgieron normas de manipulación especiales al trabajar con llamamientos ciudadanos. En respuesta a sus cartas "mejores prácticas" organismos gubernamentales y los gobiernos locales recomiendan las siguientes fórmulas de discurso:
Ejemplo 22
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Pero independientemente de la cuestión planteada en el recurso ciudadano, independientemente de la situación (conflicto, queja o recurso sobre una cuestión personal, por primera vez o repetida, etc.), sigue siendo fórmula universal llamamientos a los ciudadanos se dirige por nombre y patronímico (como en el ejemplo 18).
Las organizaciones comerciales, al mantener correspondencia con los clientes y considerar sus quejas, pueden guiarse por las mismas recomendaciones.
¿Cómo escribir una carta comercial que no se pierda en la “basura de información” y sea leída? Reglas, recomendaciones, ejemplos.
La palabra es una herramienta empresarial accesible. En el mundo empresarial es imposible encontrar una persona que no utilice palabras en su trabajo.
Los negocios modernos se están convirtiendo gradualmente en un negocio por correspondencia. Con la ayuda de cartas, electrónicas o tradicionales, se produce la comunicación con clientes, socios comerciales y empleadores. La carta posiciona al autor ya sea como un profesional o como una persona con la que no debería continuar una relación.
Un profesional debe poder escribir.
- Está vacío
- eficazmente
- formalmente
- Interesante
Y nunca es demasiado tarde para aprender esto. Comencemos con lo básico: comprenda la diferencia entre redacción comercial y redacción habitual.
¿En qué se diferencia una carta de servicio de una carta normal? Detalles de una carta comercial
Una carta es un texto breve de una o dos páginas, cuya finalidad es transmitir información sobre algo al destinatario.
La naturaleza de la información y la relación entre el remitente y el destinatario de la carta dividen la correspondencia en
- negocios (formales)
- personales (informales)
Para carta comercial característica:
- brevedad
- exactitud
- razonamiento y lógica
- contenido de la información
- neutralidad evaluativa y emocional
- normalización:
- Se utilizan formularios oficiales.
- Se utilizan figuras retóricas estables, términos y construcciones clericales especiales.
- número de temas - 1-2
- apuntar
- cadena de mando claramente definida (si es necesario)
¿Qué tipos de cartas comerciales existen?
El tipo de carta comercial determina
1. Propósito de escribirlo
Fines comerciales
- Quiere cerrar un trato y proponer sus términos específicos: redacte una carta de oferta (oferta) para el destinatario.
- Si no ha decidido los términos de la transacción que le resulten aceptables, envíe una carta de solicitud
- ¿Quiere informar a su destinatario de un incumplimiento de sus obligaciones contractuales? Escribir una carta de reclamo (queja)
Fines sin fines de lucro
- Da las gracias en una carta de agradecimiento
- Confirme sus obligaciones con una carta de garantía y su consentimiento con una carta de confirmación
- Escribe newsletters si crees que tu información será de interés para el destinatario.
- Recuerde acuerdos importantes, obligaciones y sanciones con cartas recordatorias.
- Felicitar en cartas de felicitación, preguntar en cartas de petición, dar el pésame en cartas de condolencias.
- Si necesita enviar documentos importantes o bienes materiales, asegúrese de preparar una carta de presentación para su carga.
2. Destinatario
Si envía una carta a varios destinatarios a la vez, está escribiendo una carta circular.
Su carta puede abordar varios temas al mismo tiempo, lo que automáticamente la hace multifacética.
4. Estructura
Las cartas reguladas implican compilar la parte textual de la carta de acuerdo con un patrón determinado, mientras que las cartas no reguladas tienen una forma de presentación libre.
5. Forma de salida
- en un sobre
- en formato electrónico
- por fax
Estructura de una carta comercial: introducción, cuerpo, conclusión.
La estructura de una carta comercial estándar requiere una consideración más cuidadosa.
Una carta con el formato correcto debe cumplir siguiente diagrama:
Echemos un vistazo más de cerca a algunos puntos del esquema:
1. Título
Normalmente esto es resumen temas de letras.
Importante: escribe el título correctamente si quieres que el destinatario lea tu carta.
No hay encabezados en correspondencia comercial típico de principiantes que no tienen habilidades básicas de correspondencia comercial.
2. Apelación
- tiene la forma tradicional "Estimado"
- en mayúscula en el medio de la línea
Importante: ¡Está prohibido el uso de abreviaturas!
3.Preámbulo
- presenta al destinatario la idea principal de la carta
- prepara al destinatario para la correcta percepción de la información posterior contenida en la carta
4. El cuerpo principal del texto fundamenta la idea clave expuesta en el preámbulo.
En esta parte de la carta
- usted indica claramente la esencia de la propuesta/apelación
- proporcione argumentos: hechos, cifras y otros detalles específicos sobre el tema de la carta. opinión de expertos, propia experiencia positiva/negativa
Para facilitar la justificación, puede utilizar el siguiente diagrama:
Importante: el último párrafo debe contener una frase que indique un paso específico o un resultado esperado y aliente al destinatario a tomar medidas.
5. En conclusión:
6. En la ventana “Firma” se debe indicar información sobre el destinatario:
- título profesional
¿Cómo no equivocarse al elegir un estilo de escritura?
En la correspondencia comercial, constantemente hay que elegir el estilo de escritura y el tono de comunicación con el destinatario. ¿Cuán seco, formal o, por el contrario, cuán vivaz, cálido y humano debe ser su mensaje?
- El estilo personal en la correspondencia comercial enfatiza las cualidades individuales de la persona que escribe la carta.
- Cuando se utiliza un estilo formal, se presentan hechos y se extraen conclusiones apropiadas en base a ellos.
- El estilo personal implica la comunicación entre el autor de la carta y el destinatario en igualdad de condiciones.
- El estilo formal demuestra una clara cadena de mando y una fuerza con la que el lector de la carta se ve obligado a tener en cuenta.
Para elegir el estilo de comunicación correcto en una carta comercial, considere:
- ¿En qué categorías de peso se encuentran usted y su destinatario?
- desea negociar amistosamente o ejercer presión desde una posición de fuerza
¿Cómo ceñirse al estilo elegido?
estilo personal
- Presencia de pronombres personales: yo, nosotros, tú.
Por ejemplo: le pido disculpas y espero sinceramente que errores similares no vuelvan a ocurrir. - Llamamientos y solicitudes directas
Por ejemplo: No deje objetos personales desatendidos. - Uso de expresiones evaluativas emocionales: juventud estrella, fracaso ensordecedor.
Estilo formal
- Reemplazo de pronombres personales por sustantivos abstractos
Por ejemplo: La administración del cine se disculpa sinceramente por cambiar el horario de espectáculos nocturnos. - Reemplazo de apelaciones y solicitudes personales con declaraciones.
Por ejemplo: No deje objetos personales desatendidos. - Uso del clericalismo común: Llamo a su atención, debido a que
Un estilo formal no es en absoluto adecuado si estás escribiendo una carta de agradecimiento o una carta de condolencia, es decir, aquellas cartas comerciales en las que necesitas expresar sentimientos. En una situación en la que esté escribiendo una carta de solicitud o una carta de oferta, también es mejor ceñirse a un estilo personal.
¿Qué es una carta de denuncia y cómo redactarla? ¿En qué se diferencia de otros tipos de letras?
Importante: al redactar una carta, centre la atención del destinatario exactamente en las acciones que espera de él. Indique también plazos específicos para la implementación de sus tareas.
El modelo de carta de reclamación te ayudará a redactarla correctamente:
¿Qué es una carta de respuesta y cómo redactarla?
Hay dos tipos de cartas de consejo:
- carta de rechazo
- carta con una respuesta positiva
Componer ambos tipos de letras tiene dos reglas generales(siempre que la carta de iniciativa esté redactada correctamente):
1. La carta de respuesta conserva el vocabulario y los patrones de habla de la carta de iniciativa.
2. El texto de la carta de respuesta no debe contener información sobre
- fecha de redacción de la carta de iniciativa
- su número de registro
A continuación se ofrece un ejemplo de carta de rechazo amistosa y correcta:
Sin embargo, la negativa no siempre tiene por qué ser suave. Hay situaciones en las que es necesario un estilo de comunicación duro y estricto. A continuación se muestra una plantilla de cartas de rechazo para todas las ocasiones, desde duras hasta blandas:
Carta informativa: su diferencia con las cartas de respuesta y las cartas de queja
La carta informativa es multifuncional:
- informes (por ejemplo, sobre cambios de precios en listas de precios)
- notifica (de la reelección de los miembros de la junta directiva)
- notifica (sobre el envío de mercancías)
- declara (de intenciones)
- confirma (recepción de mercancías)
- recuerda (sobre el cumplimiento de las obligaciones asumidas en virtud del contrato)
- anuncia e informa (sobre la empresa en general, sobre productos/servicios en particular)
Quizás lo más tema de actualidad Hoy la pregunta es cómo redactar correctamente una carta publicitaria e informativa.
1. Falta de estructura
2. Presencia de jerga o lenguaje informal en el texto de la carta.
3. Diseño descuidado
4. Abundancia de errores ortográficos, sintácticos y estilísticos.
5. Falta de hechos confiables e información objetiva en la carta.
6. Violación de reglas básicas de cortesía (especialmente en cartas de queja)
7. Uso de frases engorrosas y poco claras en el texto.
8. Falta de lógica en la presentación del material.
9. Falta de explicaciones de abreviaturas.
10. Desenfoque general del texto si se compila sin rumbo
¿Qué más necesitas saber sobre las cartas comerciales?
1. Para la correspondencia comercial moderna, se utiliza el método de composición de texto con estructura de bloques.
Este método ahorra tiempo y mantiene el estilo general de toda la documentación comercial. rasgo característico método: puntuación abierta o ausencia de puntos/comas (por ejemplo, al crear listas)
2. Se puede utilizar una fuente sans-serif (por ejemplo, Arial) para el título de la carta. Una fuente así se percibe a nivel subconsciente como estable y sólida.
3. Se deben utilizar fuentes Serif (Times News Roman) en el cuerpo del texto. Las serifas facilitan que los ojos pasen de una letra a otra, lo que agiliza la lectura.
Importante: ¡Hay cartas que siempre están escritas solo a mano!
Estas son cartas de felicitación, cartas de condolencias, cartas de agradecimiento.
Gran cantidad información útil sobre la redacción de textos de cartas comerciales se puede encontrar en el vídeo de Sasha Karepina.
Vídeo: Cómo escribir cartas de presentación y currículums
Vídeo: “Aprender de los narradores”. Secretos de vender textos.
