Bir təşkilatdan sadə məktubları necə göndərmək olar. E-poçt bülleteni nə vaxt göndərilməlidir - gün və vaxt

Sənədlərin hazırlanması və qeydiyyatı proseslərinə ənənəvi olaraq çox diqqət yetirilir, lakin onların ünvana çatdırılması, xüsusən də poçt xidmətləri ilə praktiki olaraq nəzərə alınmır. Bu arada burada çoxlu çətinliklər var. Bir şirkət nə qədər çox e-poçt göndərirsə, o qədər çox olur daha aktual sual göndərmə prosedurunu necə sadələşdirmək və minimal xərclərlə mümkün qədər səmərəli etmək barədə.

Bu yazıda poçtun növlərinə, onların qeydiyyatı və axtarışı proseduruna, habelə poçtla yazışmaların göndərilməsi prosesinin avtomatlaşdırılması yollarına baxacağıq.

Poçtla kim məşğul olmalıdır?

Bir təşkilatda yazışmaların həcmi kifayət qədər böyükdürsə, poçt göndərmə prosesini mərkəzləşdirmək lazımdır. Tipik olaraq bu vəzifələr katibə və ya kuryerə verilir. Onların vəzifəsi bu prosesi mümkün qədər az vaxt sərf edəcək şəkildə təşkil etməkdir.

Həqiqətən, ifaçıların özləri poçt şöbəsinə getdikləri zaman məktubların göndərilməsinə bu yanaşma məntiqsizdir və yalnız poçtun həcminin vahidlərlə hesablandığı təşkilatlar üçün uyğundur. Bu yanaşmanın mənfi cəhətləri açıqdır:

• ifaçının həqiqətən poçt şöbəsinə getdiyini izləmək çətindir;
• ifaçı nə qədər tez-tez məktub yazırsa, bir o qədər tez-tez poçt şöbəsinə baş çəkməyə məcbur olur, vaxtını sərf edir iş saatları, və buna görə də işəgötürənin səyahət üçün pulu;
• böyük iş həcmi ilə ifaçılar iş saatlarından sonra poçt şöbəsinə getməyə məcbur olurlar və bu da müvafiq olaraq artır.

Biz rus poçtu ilə işləyirik

Bu gün əksər təşkilatlar Rusiya Postu ilə işləyir, çünki o, ən sərfəli göndərmə tariflərini təklif edir, ölkənin istənilən yerinə göndərir və ünvançı tərəfindən yazışmaların alınmasını sənədləşdirə bilər ki, bu da məhkəmə çəkişmələri zamanı çox vacibdir.

Müqayisə üçün: qeyri-dövlət ekspress poçt xidmətləri yalnız onlarla işləyir yaşayış məntəqələri filiallarının olduğu yerlərdə; bəzən onlar sizə çatdırılma barədə yalnız SMS mesajı ilə məlumat verə bilərlər və onların xidmətləri daha bahadır.

Rus Postunun işi ciddi şəkildə tənzimlənir. Yazışmaların göndərilməsinə cavabdeh olan işçinin aşağıdakı normativ sənədlərlə tanış olması məsləhətdir:

• 17 iyul 1999-cu il tarixli, 176-FZ nömrəli "Poçt xidmətləri haqqında" Federal Qanun (6 dekabr 2011-ci il tarixli dəyişikliklərlə);
• Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 aprel 2005-ci il tarixli 221 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş poçt xidmətlərinin göstərilməsi qaydaları;
• "Rusiya Poçtu" Federal Dövlət Unitar Müəssisəsinin 17 may 2012-ci il tarixli 114-p nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş daxili sifarişli poçt göndərişlərinin qəbulu və çatdırılması qaydası;
• "Rusiya Poçtu" Federal Dövlət Unitar Müəssisəsinin 24 yanvar 2007-ci il tarixli 28-p nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş daxili bağlama poçtunun qəbulu, çatdırılması və təhvil verilməsi qaydası;
• Beynəlxalq poçt göndərişlərinin qəbulu üçün təlimatlar (bu məqalənin yazıldığı zaman 17.10.2013-cü il tarixində düzəliş edilmiş).

Əgər məktubların həcmi onları növbəyə duraraq ümumi əsaslarla təhvil verməyə imkan vermirsə, poçt şöbəsi ilə müqavilə bağlamaq mümkündür. korporativ xidmət müqaviləsi. Bu halda müəyyən edilmiş günlərdə poçt işçisi təşkilata gələrək katibə və ya kuryer tərəfindən hazırlanmış məktubları götürür. Növbəti səfərinizdə poçt işçisi doldurulmuş göndərmə sənədlərini gətirəcək. Ətraflı məlumat bu xidmət haqqında məlumat poçt saytında yerləşdirilib www.russianpost.ru, və həmçinin qaynar xətt operatorlarından asanlıqla əldə edilə bilər.

Hansı növ hərflər var?

Bütün poçt göndərişləri iki kateqoriyaya bölünür: qeydiyyatdan keçmişdir Və qeydiyyatsız. Onların arasındakı fərq əsasdır: göndəricinin tələbi ilə poçt şöbəsi qeydiyyatdan keçmiş göndərişi tapmağa və ya onun yerləşdiyi yer haqqında məlumat verməyə borcludur. Qeydiyyatdan keçməmiş elementin izi göndərici onu poçt qutusuna yerləşdirdiyi anda itirilir. Öz növbəsində, poçt şöbəsində qeydə alınmış məktub ünvan sahibinə imza qarşılığında təhvil veriləcək, qeydiyyatsız məktub qutuya atılacaq və ya sadəcə olaraq katibə təhvil veriləcək və məktubun alındığını heç kim sübut etməyəcək.

Buna görə sənədləri qeydiyyatsız və ya sadə məktubla göndərmək daha yaxşıdır, itirilməsi heç bir hüquqi və ya maliyyə nəticələrinə səbəb olmayacaq, məsələn təbrik kartları bayramlar üçün. Ən azı nəzəri olaraq mübahisə predmetinə çevrilə biləcək hər şeyin poçtla qeydiyyata alınması tövsiyə olunur.

Qeydə alınmış yazışmaların əsas növüdür qeydə alınmış məktublar Və bağlamalar. Sadə məktublardan fərqli olaraq, alıcıya xüsusi qəbzlə sifarişli məktubun alınması barədə məlumat veriləcək və poçt işçisinin əlindən, artıq qeyd olunduğu kimi, imzaya qarşı zərf alacaq.

Siz qeydiyyatdan keçmiş göndərişi əlavə edə bilərsiniz əlavənin inventarlaşdırılması. Bu, poçt göndərişinin kəmiyyət və qiymət xüsusiyyətlərini təsvir edən sənəddir. İnventarın bir nüsxəsi poçt əlavəsinin üstündə zərfə qoyulur, digəri isə qəbzlə birlikdə göndərənə verilir. İnventarla bir məktub aldıqdan sonra ünvan sahibi ona heç bir sənəd göndərilmədiyini iddia edə bilməyəcək.

Diqqət edin!

Göndərməzdən əvvəl içindəki inventarla zərfi möhürləməyə ehtiyac yoxdur: poçt şöbəsi operatoru inventarda göstərilən bütün sənədlərin həqiqətən zərfdə olmasına əmin olmağa borcludur.

Nəhayət, xüsusi diqqət verilməlidir sadə bildirişlər sifarişli məktubların alınması haqqında. Bildiriş zərfə yapışdırılmış bir kartdır. Məktubu aldıqdan sonra ünvan sahibi kartı imzalayır, bundan sonra o, göndərənə göndərilir. Geri qaytarılmış bildiriş məktubun alınmasını rəsmi təsdiq edən sənəddir. Bildirişlərin saxlanma müddəti 5 ildir.

Bildiriş qaytarıldıqdan sonra onun mövcudluğu haqqında məlumat Poçt Qeydiyyatı jurnalında qeyd oluna bilər (aşağıya bax). Məktubu kimin və hansı tarixdə aldığını kartdan diqqətlə köçürmək lazım deyil. İfaçıya bu məlumat lazımdırsa, o, həmişə katibə ilə əlaqə saxlaya bilər. Çox vaxt məktubun alındığı barədə məlumat kifayətdir. Bildirişlərin skan edilməsi yalnız şirkət elektron sənəd idarəetmə sistemini (EDMS) tətbiq etdikdə məna kəsb edir. EDMS bildiriş faylını gedən sənəd haqqında məlumatla "bağlamaq" imkanına malikdir. Bu, çox rahatdır: podratçı istənilən vaxt məktubun ünvana çatdırılıb-çatdırılmamasını yoxlaya bilər.

Rəflərə düzün

Katibə göndəriləcək məktubları gətirən ifaçılar poçt indeksi ilə tam ünvanı göstərməklə yanaşı, məktubda əşyanın növü haqqında qeyd aparmalıdırlar. Bir seçim olaraq, ofisdə yazıları olan qablar qoya bilərsiniz: "Sadə məktublar", "Qeydiyyatlı məktublar", "Bildirişli qeydiyyatlı məktublar", "Bildiriş və inventar olan qeydiyyatlı məktublar" və s. Sonra ifaçılar ofis işçilərinin diqqətini yayındırmadan istənilən vaxt göndərmək üçün məktublar buraxa biləcəklər.

Məsləhətimiz

Yazışmaların göndərilməsi qaydalarında səhv doldurulmuş yazışmaların, habelə ünvanı və ya poçt indeksi olmayan məktubların təcili olmasına baxmayaraq, podratçıya qaytarılacağını göstərmək tövsiyə olunur.

Məktubun göndərilməsi üçün hazırlanması

Hər hansı bir prosesi avtomatlaşdırmaq imkanı varsa, onu laqeyd yanaşmayın. Beləliklə, katib hələ də poçt zərflərini əl ilə yazırsa, o, funksiyalar dəstinə diqqət yetirməlidir. mətn redaktoru Microsoft Word zərflərin etiketlənməsi, onlara korporativ şəxsiyyət verilməsi, eləcə də poçt siyahısı üçün zərflərin çap edilməsi. Başqa sözlə, hər bir zərfi əl ilə etiketləmək əvəzinə, proqramda bir dəfə qeyd edə bilərsiniz:

• göndərənin qayıdış ünvanı;
• zərfin korporativ üslubu.

Qəbul edən ünvanların siyahısı (paylama siyahısı) proqrama daxil edildikdən sonra printerə zərflər yığını daxil etmək və “Çap et” əmrini təyin etmək qalır. Təsvir edilən funksiyaları tabda tapa bilərsiniz Poçt göndərişləri (Yarat ® Zərflər,Stikerlər).

Yeri gəlmişkən

Ünvana əlavə olaraq, zərfdə alıcının indeksini çap edə və indekslərin yazılması qaydalarına uyğun olaraq formatlaya bilərsiniz. Bunun üçün kompüterinizə xüsusi şrift quraşdırmaq lazımdır. İnternetdə tapmaq asandır - sadəcə axtarış sistemində "İndeks üçün şrift" sorğusunu daxil edin. Şrift faylı .ttf uzantısına malikdir. Onu yüklədikdən sonra "Kompüterim" qovluğuna getməli, sonra "İdarəetmə Paneli" qovluğunda "Şriftlər" qovluğunu tapmalı və şrift faylını orada yerləşdirməlisiniz.

Şəkildə. 1 MS Word-də yaradılmış çapa hazır zərfin necə göründüyünü görə bilərsiniz.

düyü. 1

Göndəriləcək məktublar dəsti hazır olduqda, doldurmaq lazımdır ilk iki sütun Forma 103 "Poçt bağlamalarının göndərilməsi üçün siyahı." Bu poçt tələbi 5 və ya daha çox məktub göndərdiyi təqdirdə bütün təşkilatlara şamil edilir. Dispetçer göndərilən bütün qeydiyyatdan keçmiş e-poçtları siyahıya almalıdır. Qalan sütunlar poçt operatoru tərəfindən doldurulur. Siyahı iki nüsxədə çap olunur, göndəriş üçün məsul şəxs tərəfindən imzalanır, bundan sonra onun imzası möhürlə təsdiqlənir. Doldurulmuş reyestrin bir nüsxəsi poçt şöbəsində qalacaq, ikincisi isə təşkilata qaytarılacaq. O, izləmə üçün göndərişin identifikasiya kodunu ehtiva edəcək.

Bu forma Rus Post saytında mövcuddur. Yeganə çatışmazlıq: fayl yalnız .jpg formatında endirilə bilər, yəni. şəkil şəklindədir, buna görə də forma əl ilə çoxaldılmalı və şablon kimi saxlanılmalıdır.

E-poçt izləmə

Qeydiyyatdan keçmiş poçt göndərişlərini Rusiya Postunun saytında izləmək olar. Əsas səhifənin solunda “Poçt göndərişlərinin izlənməsi” linki var (şək. 2). “Ətraflı məlumat” üzərinə klikləməklə onu keçirik və özümüzü istədiyiniz səhifədə tapırıq.

düyü. 2

İndi operator tərəfindən hər bir göndərişə təyin edilən unikal kodu (poçt identifikatoru) daxil etməlisiniz. Siz bu kodu ya qəbzdə, ya da Forma 103-dəki siyahıda tapa bilərsiniz (sütun 3). Kod 14 rəqəmdən ibarətdir. Onu “Mail ID” sahəsinə daxil edin, sonra aşağıdakı sahəyə beş rəqəmli təhlükəsizlik kodunu daxil edin və “Tap” düyməsini basın (Şəkil 3).

Məktubumuzun yolunu izləməyə imkan verən bir cədvəl açılacaq (Nümunə 1).

Misal 1

Hərflərin hərəkəti haqqında məlumat

Əməliyyat	Tarix	Əməliyyatın yeri		Əməliyyat atributu	Çəki (kq)	Elan dəyər (rub.)	Overlay ödəniş (rub.)	Ünvanlı
		indeks	OPS adı					indeks	Ünvan
				Vahid
Emal edilir				Çeşidləmə mərkəzindən çıxdı
Emal edilir				Çatdırılma yerinə çatdı
Təqdimat				Ünvan sahibinə çatdırılma

Yeri gəlmişkən

Məktubun hərəkəti haqqında məlumatın hüquqi qüvvəsi məsələsi kifayət qədər mübahisəlidir. Məktublarına nəzarət edən bir təşkilat üçün hərtərəfli görünür, lakin məhkəmədə sübut kimi qəbul edilə bilməz.
Rus Poçtu ilə yazışmalar zəmanətli hüquqi qüvvəyə malik olacaqdır. Siz qəbzin surətini və ya Forma 103 əlavə edərək poçt şöbəsinə rəsmi sorğu məktubu göndərməlisiniz. Cavab olaraq, Rus Postunun blankında lazımi məlumatları əks etdirən məktub alacaqsınız, bu da sübut kimi heç bir sual yaratmayacaqdır. məhkəmə.

Göndərilən məktubların uçotu

Sənədlərin təşkilatdan hər hansı bir çıxışı, hansı sənədlərdən və hansı yoldan çıxmasından asılı olmayaraq qeyd edilməlidir. Məktublar da istisna deyil. Məktubun göndərilməsinə cavabdeh olan işçiyə hər məktubu xüsusi jurnalda qeyd etməyi tövsiyə edirik (Nümunə 2). Belə bir jurnal saxlamaq öhdəliyi təsbit edilmədiyi üçün normativ sənədlər və bu, yalnız rahatlıq və nəzarət məsələsidir, hər bir şirkət jurnalın formasını müstəqil şəkildə inkişaf etdirə bilər;

Məsləhətimiz

Jurnalda hər dəfə eyni mətni daxil etməmək üçün abreviaturalardan istifadə edə bilərsiniz, məsələn: "Poçt şöbəsi" - PR , ekspress poçt - EP , sadə hərf - P , xüsusi - Z , bildiriş - U , inventar - HAQQINDA və s.
Siz həmçinin şöbələrin adlarını qısalda bilərsiniz.

Misal 2

Poçt poçtu jurnalı

	Poçt xidməti	Məktub növü	Təyinat	indeks	Ünvan	Məzmun inventar	icraçı	Göndərmə tarixi	İzləmə nömrəsi	Bildiriş	Qeyd
			İvanov K.I.		st. Puşkina, 56, mənzil. 43, Moskva	Sərgiyə dəvət
			Çay plantasiyası, MMC		st. Korablestroiteley, 454, ofis. 34, Volqoqrad	Ref. 14 iyun 2014-cü il tarixli, 3324-3 nömrəli	İstehsal şöbəsi
			Zerkalo, MMC		st. 7-ci Sadovaya, 33, Togliatti, Samara bölgəsi.	Ref. 15 iyun 2014-cü il tarixli, 3354-2 nömrəli	Texniki şöbə
			Promregiongaz, ASC		st. Şkolnaya, 3, 353-B, İrkutsk	Ref. 17.06.2014-cü il tarixli, 3465-6 nömrəli	Hüquq xidməti				Qayıdın - alıcı məktub üçün gəlmədi

Cədvəl sütunlarının doldurulması

1. Seriya nömrəsi. Sütun ofisin işi haqqında hesabat yaratmaq üçün vacibdir: poçt kanalları vasitəsilə neçə məktubun göndərildiyini dərhal görə bilərsiniz.
2. Poçt xidməti. Təşkilat təkcə Rusiya Postunun deyil, həm də təcili poçtun xidmətlərindən istifadə edirsə, müvafiqdir.
3. Məktub növü. Sütun mübahisəli hallarda və ya ünvanı alan şəxsin məktubu aldığını sübut etmək lazım olduqda faydalıdır.
4. Təyinat. Sütun soyadı və baş hərfləri göstərir fərdi və ya alıcı təşkilatın adı. Filtrləmə asanlığı üçün, məsələn, təşkilatın soyadı və ya adı ilə başlayan sütunu doldurmağı tövsiyə edirik. İvanov K.A. və ya Çayxana plantasiya, MMC.
5. indeks. Zərf yaratarkən onu kopyalayıb düzgün yerə yapışdırmağı asanlaşdırmaq üçün ayrı bir sütunda yerləşdirilmişdir (əvvəllərə bax). Katib zərfləri əl ilə yazmağa üstünlük verirsə, indeksi ünvanla birlikdə yaza bilərsiniz.
6. Ünvan. Qəbul edənin poçt ünvanı göstərilir.
7. Məzmunun təsviri. Bu sütunda qarşı tərəflə aktiv yazışmaların olduğu hallarda xüsusilə zəruri olan məlumatlar var. Daşınmalarda çaşqınlıq yaratmamağa və müəyyən bir gündə hansı sənədin göndərildiyini dəqiq bilməyə imkan verir. Sütunu çox təfərrüatlı şəkildə doldurmağa ehtiyac yoxdur - sadəcə sənədin qeydiyyat məlumatları kifayətdir, məsələn Ref. 23.05.2014-cü il tarixli, 4543 nömrəli.
8. icraçı. Göndəriləcək məktubun işçisi gətirdiyi şöbənin adı və ya bu işçinin soyadı göstərilir. Şöbəni göstərməyi tövsiyə edirik, çünki... təşkilatda işçidən daha daimi vahiddir.
9. Göndərmə tarixi. Məktubun poçt operatoruna təhvil verildiyi və ya poçt qutusuna qoyulduğu gün göstərilir.
10. İzləmə nömrəsi. Rus Post saytında məktubun taleyini izləyə biləcəyiniz kodu göstərən bir sütun.
11. Bildiriş. Məktubun alınması barədə bildirişin geri qaytarıldığını göstərən qutu.
12. Qeyd. Göstərmək üçün ənənəvi sütun əlavə məlumat(məsələn, 2-ci nümunədəki kimi məktubun qaytarılması haqqında).

Jurnal üzrə axtarış

Jurnalda heç bir əlyazma imzası tələb olunmadığından o, elektron qaydada (məsələn, MS Excel proqramında) saxlanılır. Bu jurnalı yaratmaqda məqsəd şirkət tərəfindən göndərilən istənilən məktubu tez bir zamanda tapa bilməkdir. Bunu etmək üçün sizə lazımdır:

• üst sətri sütunun adı ilə düzəldin ki, onu həmişə görə biləsiniz;
• onu filtrlə təchiz edin.

Bütün bunlar cədvəldə hərflərin axtarışını əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirəcək.

Jurnalda sürüşərkən cədvəlin yuxarı cərgəsinin həmişə görünməsini təmin etmək üçün nişana keçməlisiniz. Baxın. Burada alətlər panelində Pəncərə komanda seçin Əraziləri dondurun, və açılan menyuda - Üst sıranı dondurun(Şəkil 4). İndi reyestrdə çoxlu mövqelər olsa belə, sütunların adları cədvəlin yuxarı hissəsində sabitlənəcək.

düyü. 4

Yalnız sütun məzmununu filtrləmək seçimini aktivləşdirmək qalır. Bunu etmək üçün alətlər panelində Redaktə ikona klikləyin Çeşidləmə və Filtr, sonra açılan pəncərədə - Filtr(şək. 5).

düyü. 5

Sütun adının aşağı sağ küncündə oxlu bir düymə görünəcək - bu filtrdir. Müəyyən bir sütunun oxuna klikləməklə, onun hər hansı bir dəyərini çeşidləyə bilərsiniz. Məsələn, Promregiongaz ASC-yə göndərilən bütün məktubları nəzərdən keçirməliyik. Oxa vurun - və biz reyestrə daxil edilmiş alıcıların bütün siyahısını görürük. "Hamısını seçin" dəyərini işarədən çıxarırıq və onu Promregiongaz ASC-nin qarşısındakı onay qutusuna qoyuruq. düyməni basın OK və bu təşkilata göndərilən bütün məktubları görürük (şək. 6).

düyü. 6

Məktub kiməsə yalnız bir dəfə göndərilibsə, klaviatura qısa yolunu basmaq daha asan olacaq Ctrl + F axtarış xəttini göstərmək üçün ona məlumat daxil edin (soyadı, adı, şəhəri və s.) və basın Növbəti tapın(Şəkil 7). Proqram istədiyiniz hüceyrəni tapacaq və vurğulayacaqdır.

düyü. 7

Sənədlərin poçtla göndərilməsinin tənzimlənməsi

Sənədlərin poçtla göndərilməsi qaydaları ya ofis işi üçün təlimatların bir hissəsi, ya da müstəqil sənəd ola bilər. Təşkilat öz mülahizəsinə görə sənədləri təcili poçtla göndərmə proseduru ilə əlavə edə bilər. Budur, məktubların poçtla göndərilməsi prosedurunu əks etdirən sənədləşmə təlimatlarının bir hissəsi (Misal 3).

Misal 3

Ofis işi üçün təlimat parçası

“Sənədlərin təcili poçtla göndərilməsi qaydaları”

7. ÇIXIŞ SƏNƏDLƏRİNİN POST XİDMƏTİ İLƏ GÖNDƏRİLMƏSİ

7.1. Sənədlərin poçtla (o cümlədən sürətli poçtla) göndərilməsi İdarə tərəfindən həyata keçirilir.

7.2. Məktublar həftə sonları istisna olmaqla, hər gün göndərilmək üçün qəbul edilir bayramlar, 9:00-dan 13:00-dək və 14:00-dan 18:00-dək (qısaldılmış günlərdə və bayramqabağı - 17:00-a qədər).

7.3. Sənədləri göndərməzdən əvvəl icraçı sənədin bütün səhifələrinin mövcudluğunu və onların yerləşdirilməsinin düzgünlüyünü, dizaynını və ünvanını, imzaların, vizaların, ərizələrin, qeydiyyat məlumatlarının, sorğunun nömrəsinə və tarixinə istinadın olmasını yoxlamağa borcludur. (sorğuya cavab verildikdə). Göndərmə ünvanı, o cümlədən poçt indeksi sənədə əlavə edilir və poçt göndərişinin növü haqqında qeyd aparılır: sadə məktub, sifarişli məktub, sadə bildirişli sifarişli məktub, əlavənin təsviri olan sifarişli məktub, sürətli poçt və s. Göstərilən məlumatlar çatışmırsa, yazışma podratçıya qaytarılır. Səhv formatlaşdırılmış yazışmalar və qeyri-rəsmi xarakterli yazışmalar göndərilməyə qəbul edilməyəcək və podratçıya qaytarılacaqdır.

7.4. Sənədlər həftədə iki dəfə: bazar ertəsi və cümə axşamı saat 15:00-da poçtla göndərilir. Podratçı təcili yazışmaları müstəqil şəkildə göndərə bilər. Bazar ertəsi və cümə axşamı saat 15:00-dan sonra Ofisə daxil olan yazışmalar göndərilmənin növbəti günü göndərilir.

7.5. Sənədlər göndərişin İdarəyə daxil olduğu gün və ya göndəriş saat 15:00-dan sonra (qısaldılmış iş günlərində saat 14:00-dan sonra) qəbul edilibsə, növbəti iş günündə təcili poçtla göndərilir.

7.6. Göndərmək üçün sənədləri qəbul edərkən İdarənin mütəxəssisi əsas və ya müşayiətedici sənəddə göstərilən imzaların, arayış nömrələrinin, habelə əlavələrin olmasını yoxlayır.

7.7. Göndərməyə qəbul edilmiş yazışmalar Poçt göndərişi jurnalına (Əlavə 5) daxil edilir və sonra konvertasiya edilir.

7.8. Konvertasiya edilmiş yazışmalar bağlama poçtunun göndərilməsi üçün Siyahıya daxil edilmişdir (Əlavə 6). Siyahı iki nüsxədə çap olunur və yazışmaların göndərilməsinə cavabdeh olan Ofis əməkdaşı tərəfindən imzalanır. İmza “Sənədlər üçün” möhürü ilə təsdiqlənir. Sütunlar poçt operatoru tərəfindən doldurulur. Siyahının bir nüsxəsi İdarəyə qaytarılır və fayla yerləşdirilir.

7.9. Yazışmaların çatdırılması barədə bildiriş aldıqdan sonra İdarənin əməkdaşı Poçt Qeydiyyatı Jurnalının 11-ci sütununda işarə qoyur və bildirişi fayla verir.

Sənədlərin poçtla göndərilməsi prosesinin əsas komponentlərinə baxdıq. Ümid edirik ki, bu məlumat işinizi daha optimal şəkildə təşkil etməyə kömək edəcək.

Bəli, məqalələri daha az dərc etməyə başlamağımızın əsas səbəbi məhz fəaliyyətin qismən dəyişməsindədir... Bloqçu olmaq yaxşıdır, lakin qısa zamanda çoxlu pul (hətta kiçik də olsa!) qazanmaq çətin deyil. . -dən reklam Google Adsense, şübhəsiz ki, bəhrəsini verir, lakin təəssüf ki, hər ay 100 dollarlıq həddi çatmağa vaxtımız olmur və buna görə də gəliri nağdlaşdıra bilmirik. Və həyatdakı mövcud vəziyyəti nəzərə alsaq, indi həqiqətən pula ehtiyacımız var. Heç bir cinayət deyil, sadəcə indi yaşadığımız mənzil satışa çıxarılıb və... öz yuvamızı almaq hər hansı yaxın gələcəkdə baş verə bilər. Buna görə də biz aktiv şəkildə pul qazanmaq və qənaət etmək üçün “çamadan” rejimindəyik. Yeri gəlmişkən, heç kim N. Novqorodda dəbdəbəli üç rubl (79/46/11) almaqda maraqlı deyil? 🙂

İnformasiya biznesinin indi çətin dövrlərdən keçməsinə baxmayaraq, yalnız onda, həm də ortaq proqramlarda tez pul qazanmaq mümkündür (baxmayaraq ki, abunəçi bazası onların paylanması üçün mütləq artıq olmayacaq). Biz poçt xidmətimizi yenidən qurduq, 5 göndərmə serverini birləşdirdik və bağışlayın, ikiqat həvəslə məktublar göndəririk. Beləliklə, xəbər bülleteni göndərmək üçün ən yaxşı vaxt hansıdır? Bəlkə də məqalənin qeyd olunan mövzusuna keçməyin vaxtıdır...

E-poçt bülleteni göndərmək üçün ən yaxşı vaxt

Dərhal qeyd etmək lazımdır ki, optimal poçt saatları göndərilən məzmunun növündən asılıdır. Əgər siz e-poçt paylanmasından ilkin məqsədi üçün, məsələn, tərəfdaşlarla müntəzəm işgüzar ünsiyyət üçün istifadə edirsinizsə, onu səhər saat 11:00-dan 15:00-a qədər göndərmək daha yaxşıdır. Daha əvvəl göndərilərsə, alıcı səhər iş məsələlərini həll etməklə məşğul ola bilər və sadəcə olaraq poçtu yoxlamağa və daxil olan yazışmaları oxumağa vaxt tapmayacaq. Daha sonra, alıcının artıq iş yerində olmama riski olacaq.

Əgər poçt göndərişi istehlakçı məlumatlarını yaymaq üçün təşkil olunubsa (mövzumuz!), onda bu halda onun həyata keçirilməsi üçün optimal saatlar tanınmalıdır. axşam vaxtı, yəni. 17-dən 20 saata qədər. Bu dövrün seçilməsi onunla izah olunur ki, insanlar ən çox axşamlar öz poçt qutularını yoxlayırlar, çünki gün ərzində insanların şəxsi poçtlarını oxumaq üçün boş vaxtı olmur və evdar qadınlar hesablanmır; 🙂 Təbii ki, qənaətimizlə razılaşmaya bilərsiniz, lakin satışların sayına əsasən, ən uğurlu "egzoz" axşam poçt göndərişləri zamanı dəqiq qeyd olunur.

Xəbər bülleteni göndərmək üçün həftənin ən yaxşı günü

Həftənin günlərinin seçimi də hədəf auditoriyadan asılıdır. Biznes məlumatlarının göndərilməsi üçün optimal günlər çərşənbə axşamı, çərşənbə və cümə axşamı günləridir. Bazar ertəsi göndərilən məktublar diqqətdən kənarda qala bilər, çünki həftənin əvvəli demək olar ki, bütün müəssisələrdə qarşıdakı günlər üçün fəaliyyətin planlaşdırılması, iclasların keçirilməsi və həftəsonu yığılan məsələlərin həlli ilə bağlıdır + bazar ertəsi əhval-ruhiyyəsi dəniz, #yatmaq istəyirəm, #heç nə istəmirəm.

Cümə günü, işçilərin əksəriyyəti qarşıdan gələn həftə sonu ilə bağlı düşüncələri ilə məşğuldur və ya hətta işdən tez çıxmağa çalışırlar. Buna görə də hətta mühüm məlumat asanlıqla oxunmamış ola bilər.

Aktiv istehlak bazarıƏn təsirli poçt göndərişləri cümə axşamından bazar günü axşama qədər göndərilənlərdir. Məhz bu zaman insanlar hədsiz tələsmədən daxil olan təkliflərlə tanış olmaq imkanı əldə edirlər.

Ancaq informasiya biznesində tez və pullu nəticələr əldə etmək istəyirsinizsə, hər gün poçt göndərin və bazanızın hansı gün daha aktiv olduğuna özünüz baxın. İsti havaların gəlməsi və dacha və kənd mövsümlərinin açılması ilə gündəlik statistika 180 dərəcə dəyişə bilər. Həftə sonu yüksəkliyində hansı bağbanlar və bağbanlar poçtlarını yoxlayacaqlar? Yalnız ən tənbəl.

Bülletenlərin göndərilməsi üçün optimal tezlik

E-poçt cədvəlinizi yaratarkən iki şeyi nəzərə almaq lazımdır: psixoloji xüsusiyyətlərişəxs:

Buna görə də, poçt göndərişlərinin orta tezliyi hər bir və ya iki gündə bir xəbər bülleteni hesab olunur. Əlbəttə bu qayda müxtəlif tədbirlərdə iştirak üçün dəvətlərə, eləcə də gündəlik xəbərlərə şamil edilmir.

Ümumiyyətlə, e-poçt marketinqinin uğuru əsasən təbliğ olunan məhsul və ya xidmətlərin növündən asılıdır. Bazarda məhsul və ya xidmətin mövcud olma müddəti də böyük təsir göstərir. Bir qayda olaraq, ən son yeni məhsullar haqqında tanıtım məlumatlarının göndərilməsi geniş yayılmış təkliflərdən daha çox satışı stimullaşdırır.

Xəbər bülleteni göndərmək üçün ən yaxşı vaxt nə vaxtdır? Bazamızın fəaliyyətinə diqqət yetirərək və promosyon əşyaları təklif etdiyimiz ən təsirli vaxt Moskva vaxtı ilə saat 17.00-dan sonra cümə axşamı/cümə/şənbə günüdür. Ancaq heç bir halda sizi eyni günlərdə mesaj göndərməyə təşviq etmirik. Siz hər şeyi sınamalısınız, çünki tamamilə hər hansı bir müvəqqəti seçim işləyə bilər.

Sizə böyük qazanclar və yalnız aktiv abunəçilər arzulayırıq. Bu məqalələri də nəzərə aldığınızdan əmin olun.

Hər bir fərdi şirkətin göndərməyə çalışdığını gördünüzmü e-poçtlar təxminən içində eyni zamanda? Onlar adətən axşam və ya gecə, səhər tezdən gəlirlər. Tamaşaçıların necə yatması gülməlidir. Nəticədə, oyandığınız zaman poçt qutunuz doludur. Düşünürük ki, siz bu məsələ ilə ilkin tanışsınız. Gələn mesajların çoxunun silinməsi çox zəhlətökən səhər ritualının bir hissəsinə çevrilir. Məlumata əsaslanan marketinq haqqında oxuya bilərsiniz, lakin səhər 7-də yox.

Gündə iki dəfə e-poçtu yoxladığımız günlər - səhər və axşam - unudulmuşdu. Amma bəzi şirkətlər təəssüf ki, hələ də bu cədvələ əməl edirlər. Bu strategiya zirzəmidə toz toplayan zərgərlik tipli iMac və ya şlüz kompüteri qədər köhnədir. E-poçtunuzu göndərmək üçün səhv vaxt seçsəniz, keyfiyyətli məzmuna sərf etdiyiniz səy boşa çıxacaq.

Məktub göndərmək üçün ən yaxşı vaxtın nə vaxt olduğunu başa düşməyinizi təklif edirik. Bunu öyrənmək üçün ən elmi metoddan istifadə etdik: 100 müxtəlif poçt siyahısına abunə olduq və məktubları aldığımız vaxtı qeyd etdik.

Biznes üçün E-poçt Marketinqi sifariş edin

11:00 – 12:00, 13:00 – 14:00 və ya 14:00 – 15:00 arası göndərin

Bu strategiya e-poçtun açılma dərəcələrinin aşağı olduğu və abunəçilərin sayının azaldığı hallarda uyğundur.

Yeri gəlmişkən, təhsil müddətində qeyd olunan fasilələrlə bir məktub da gəlməyib. Aşağıda qrafik var:

Aşağıdakı intervallardan hansı optimaldır? 14:00-15:00 arası ən böyük potensiala malikdir. 11:00 – 12:00 və 13:00 – 14:00 nahara çox yaxındır, məktub itə bilər. Gülməli bir mövzunu əhatə etsəniz və insanların fasilə zamanı onu oxumasını gözləsəniz belə, onu günorta iki ilə üç arasında göndərmək yaxşı olar. Beləliklə, izləyiciləriniz e-poçtlarına baxarkən fasilə verə bilərlər. İnsanlar həmişə səhər e-poçtlarını təmizləyirlər, lakin sonradan yorulurlar və bir qədər "sürünməyə" ehtiyac duyurlar. Mesajınız belə hallar üçün faydalı olacaq.

Və ya saat 10:00-dan 11:00-a kimi

Müəyyən bir müddət ərzində e-poçt göndərən tək olmaq istəmirsinizsə, ideal vaxt var. Araşdırma apardığımız zaman 10-dan 11-ə qədər demək olar ki, heç bir mesaj yox idi, daha doğrusu, cəmi bir mesaj gəlib. Ona görə də belə rəqabətə tab gətirmək üçün yaxşı şanslar var.

Yuxarıdakı qrafikdə gördüyünüz kimi, bir neçə məktubun gəldiyi bir neçə dövr var idi. Amma faydalılıq baxımından onlar 10-dan 11-ə qədər olan dövrlə eyni səviyyədə deyil.Məsələn, 9-dan 10-a kimi iş günü adətən başlayır, 16-dan 17-dək isə bitir. Bu o deməkdir ki, tamaşaçıların diqqətini cəlb etmək üçün çox mübarizə aparmalı olacaqsınız. Hadisələrin belə inkişafının qarşısını almaq üçün 10-dan 11-ə qədər olan dövrü seçin. Bu vaxta qədər oxucular artıq iş yerində oturmuş olacaqlar, kofe qüvvəyə minəcək və gələnlər qutusunda sıfır olacaq. Mütləq bu ən yaxşı vaxt maraqlı məktublar üçün.

Bundan əlavə, bəzi qəribəliklər aşkar etdik: 10-11 arasında ekspertlər və rəy liderləri məktublar göndərirlər. Bir mesaj aldıq, amma fərqi yoxdur. Əhəmiyyətli olan odur ki, boşluq önə çıxmaq imkanı verir.

18:00-dan 19:00-a qədər - heç vaxt

Bu ən pis vaxtüçün e-poçt bülleteni. O qədər məşğuldur ki, araşdırmamız zamanı göstərilən saatda e-poçtların 10% -dən çoxunu aldıq. Bu, orta hesabla olması lazım olandan təxminən 3 dəfə çoxdur. Qrafik məlumatları aydın şəkildə göstərir.

Gördüyünüz kimi, bu müddət ərzində məktub göndərmək qərarına gəlsəniz, tamaşaçıların diqqətini cəlb etmək üçün yarışmalı olacaqsınız. Ancaq unutmayın: axşam saat 6-dan 19.00-a qədər təxminən 50 dəfə çox məktublar var. Mesajın poçt qutunuzda ölü çəki kimi asılmasını istəmirsinizsə, bu müddət ərzində məktub göndərməməyi məsləhət görürük. Brendlərin niyə məhz bu vaxt həftəlik bülletenlər göndərmək qərarına gəldiyi bəlli deyil. İnsanlar yalnız evlərinə qayıdırlar və dincəlirlər. Onların hobbi, maraqlı və ya aktiv fəaliyyətlər haqqında məlumatı olan bir e-poçt açmaq ehtimalı daha yüksək olacaq.

Bu halda, istifadəçilərin diqqətini cəlb etmək üçün tonlarla digər mesajlarla rəqabət aparmalı və ya sizə məhəl qoymadığınızı qəbul etməli olacaqsınız.

21:00-dan sonra və 7:00-dan əvvəl vaxtdan qaçın

Ən çox biri sadə yollar E-poçt səhər saatlarında zibil qutusuna düşürsə, bu o deməkdir ki, o, gecə gec göndərilib. İnsanların yuxuda olmasını və səhər mesajı oxumasını gözləyirsən. Bəzi şirkətlər bizim ən son marketinq xəbərlərini bilmək istədiyimizi düşünür sosial media saat 6:00. Ancaq belə bir zamanda bu, son arzudur. Mesaj qəhvənin yatağa çatdırılması ilə bağlı olsaydı, başqa məsələ olardı. Təəssüf ki, indi köhnəlmiş bu texnikadan istifadə edən bir çox şirkət var.

İstənilən vaxt poçt şöbəsinə gedə bilərik, xəbərləri öyrənmək və ya məktub oxumaq üçün müəyyən bir anda oyanmaq məcburiyyətində deyilik. Gecələr göndərilən mesajlar isə insanların heç vaxt onlara çata bilməyəcəyi siyahıda sona çata bilər.

Tədqiqat zamanı 21:00-7:00 arası e-məktubların 60%-dən çoxunu aldıq.

Onların təxminən 40%-i saat 21:00-2:00 arası gəlib. Bütün bu mesajlarla siz istifadəçilərin diqqəti üçün “rəqabət” etməli olacaqsınız. Auditoriyanızın əksəriyyəti yuxudadır və oyaq olanlar bu anda xəbər bülleteni oxumaq istəməyəcəklər. Müvafiq olaraq, məktub səhərə qədər təxirə salınır və sonra sadəcə silinir və ya unudulur. Nəticədə bütün işiniz boşa çıxır. Odur ki, zamanlama səhv olduğu üçün məzmunun boşa getməsinə imkan verməyin.

Çərşənbə və şənbə yaxşı həll yoludur

Günün müddəti ilə bənzətməklə, həftənin gününə də diqqət yetirmək vacibdir. Göstərilən günlərdə mesaj göndərsəniz, onlar keyfiyyətli məzmunun bir növ "mayakı" olacaqlar.

Mövzu istirahət və hobbi ilə bağlı olduqda, şənbə gününə üstünlük verin. Bu gün həyata keçirilə biləcək bir şey haqqında oxuyanda tamaşaçılar mətni daha çox qəbul edirlər. İnsanların oxuduqlarını “həzm etmək” üçün də daha çox vaxtı olacaq. İstənilən halda, sizin üçün nəyin işlədiyini görmək üçün həm çərşənbə, həm də şənbə günü göndərməyə çalışın.

Bazar günü niyə TOP siyahısına düşmədi? Əslində, həmin gün göndərilən mesaj sadəcə olaraq qarışıqlıqda itəcək və bazar ertəsi səhəri zibil qutusuna atılacaq. Üstəlik, bazar günü insanların oxumağa vaxtı olmaya bilər.

Cümə axşamı e-poçt göndərmək üçün ən pis gündür

Məktublar üçün optimal günləri müəyyən etmək o qədər də asan deyildi. Xoşbəxtlikdən, ən pisi daha asan oldu.

Bu gün çərşənbə və şənbə günlərindən iki dəfə çox məktub göndərilir. Bütün mesajların demək olar ki, 25%-i cümə axşamı günü gəlib.

Bəzi ekspertlər çərşənbə axşamı və cümə axşamı olduğunu müdafiə etdilər daha yaxşı günlər poçt üçün. İnsanlar illərlə kor-koranə tövsiyələrə əməl etdilər. Nəticədə onlar ən pis həll yoluna çevrildilər.

Nəticələr

İndi biz 100 göndərişin abunəliyini ləğv etməli və ya e-poçt ünvanını tamamilə silməli olacağıq. Bununla belə, təcrübə sizə e-poçt göndərmək üçün optimal vaxt haqqında dəyərli fikir verdi.

Unutmayın:

1. 11:00-12:00, 13:00-14:00 və ya 14:00-15:00 arası yazın.
2. Başqa bir yaxşı vaxt səhər 9-dan 10-a qədərdir.
3. Mesaj işlə bağlıdırsa, onu müvafiq saatlarda göndərin.
4. Səhər saat 8 və ya 17:00 kimi məşğul vaxtlarda (insanlar işə gələndə və ya işdən çıxanda) e-poçt göndərməkdən çəkinin.
5. Gecə və ya səhər tezdən göndərilən mesajlar pis fikirdir.
6. Cümə axşamı poçt üçün ən pis gündür.
7. Bazar ertəsi və cümə günləri yazmamaq daha yaxşıdır.
8. Həftənin optimal günü çərşənbə günüdür.

Əsas odur ki, bu məsləhətləri auditoriyanız üzərində sınaqdan keçirin.