Kā nosūtīt vienkāršas vēstules no organizācijas. Kad sūtīt e-pasta biļetenu – diena un laiks

Dokumentu sagatavošanas un reģistrēšanas procesiem tradicionāli tiek pievērsta liela uzmanība, bet to piegāde adresātam, it īpaši ar pasta pakalpojumiem, praktiski netiek apsvērta. Tikmēr šeit ir daudz grūtību. Jo vairāk e-pasta ziņojumu uzņēmums nosūta, jo aktuālāks jautājums par to, kā racionalizēt nosūtīšanas procedūru un padarīt to pēc iespējas efektīvāku ar minimālām izmaksām.

Šajā rakstā apskatīsim pasta veidus, to ierakstīšanas un meklēšanas kārtību, kā arī veidus, kā automatizēt korespondences nosūtīšanas pa pastu procesu.

Kam būtu jākārto pasta sūtīšana?

Ja korespondences apjoms organizācijā ir pietiekami liels, pasta sūtīšanas process ir jācentralizē. Parasti šie pienākumi tiek uzticēti sekretāram vai kurjeram. Viņu uzdevums ir organizēt šo procesu tā, lai tam veltītu pēc iespējas mazāk laika.

Patiešām, šāda pieeja vēstuļu sūtīšanai, kad izpildītāji paši dodas uz pastu, ir neracionāla un piemērota tikai tām organizācijām, kur pasta apjoms tiek skaitīts vienībās. Šīs pieejas trūkumi ir acīmredzami:

• ir grūti izsekot, vai izpildītājs patiešām devās uz pastu;
• jo biežāk izpildītājs raksta vēstules, jo biežāk viņš ir spiests apmeklēt pastu, tērējot savu darba laiks, un līdz ar to darba devēja nauda ceļojumiem;
• ar lielu darba apjomu izpildītāji pēc darba laika ir spiesti doties uz pastu, kas attiecīgi palielinās.

Strādājam ar Krievijas pastu

Lielākā daļa organizāciju mūsdienās strādā ar Krievijas pastu, galvenokārt tāpēc, ka tas piedāvā visizdevīgākos piegādes tarifus, piegādā sūtījumus uz jebkuru vietu valstī un var dokumentēt korespondences saņemšanu no adresāta, kas ir ļoti svarīgi tiesvedības gadījumā.

Salīdzinājumam: nevalstiskie eksprespasta pakalpojumi strādā tikai ar tiem apmetnes kur tiem ir filiāles; dažreiz viņi var jums paziņot par piegādi tikai ar SMS, un viņu pakalpojumi ir dārgāki.

Krievijas pasta darbs ir stingri reglamentēts. Par korespondences sūtīšanu atbildīgajam darbiniekam ieteicams iepazīties ar šādiem normatīvajiem dokumentiem:

• 1999. gada 17. jūlija federālais likums Nr. 176-FZ “Par pasta pakalpojumiem” (grozījumi 2011. gada 6. decembrī);
• Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumi, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 15. aprīļa dekrētu Nr. 221;
• Iekšzemes ierakstītā pasta saņemšanas un piegādes kārtība, kas apstiprināta ar Federālā valsts vienotā uzņēmuma "Krievijas pasts" 2012.gada 17.maija rīkojumu Nr.114-p;
• Iekšzemes paku saņemšanas, piegādes un nodošanas kārtība, kas apstiprināta ar Federālā valsts vienotā uzņēmuma "Krievijas pasts" 2007.gada 24.janvāra rīkojumu Nr.28-p;
• Vadlīnijas par starptautisko pasta sūtījumu pieņemšanu (šī raksta tapšanas laikā grozītas 17.10.2013.).

Ja vēstuļu apjoms neļauj tās nodot vispārīgi, stāvot rindā, iespējams noslēgt līgumu ar pasta nodaļu korporatīvā pakalpojuma līgums. Šajā gadījumā noteiktās dienās organizācijā ieradīsies pasta darbinieks un paņems sekretāra vai kurjera sagatavotās vēstules. Nākamajā vizītē pasta darbinieks atnesīs aizpildītos nosūtīšanas dokumentus. Detalizēta informācija informācija par šo pakalpojumu ir ievietota pasta vietnē www.russianpost.ru, un tas ir arī viegli pieejams no uzticības tālruņa operatoriem.

Kādi burtu veidi pastāv?

Visi pasta sūtījumi ir sadalīti divās kategorijās: reģistrēts Un nereģistrēts. Atšķirība starp tām ir būtiska: pēc sūtītāja pieprasījuma pasta nodaļai ir pienākums atrast ierakstīto sūtījumu vai sniegt informāciju par tā atrašanās vietu. Nereģistrēta sūtījuma pēdas tiek zaudētas brīdī, kad sūtītājs to ievieto pastkastē. Savukārt pasta nodaļā reģistrēta vēstule tiks nodota adresātam pret parakstu, neierakstīta vēstule tiks iemesta kastītē vai vienkārši nodota sekretārei, un neviens nepierādīs, ka vēstule ir saņemta.

Tāpēc dokumentus labāk sūtīt ar nereģistrētu vai vienkāršu vēstuli, kuru nozaudēšana neradīs nekādas juridiskas vai finansiālas sekas, piemēram, Apsveikumu kartiņas brīvdienām. Un visu, kas vismaz teorētiski varētu kļūt par strīda priekšmetu, ļoti ieteicams reģistrēt pa pastu.

Galvenais reģistrētās korespondences veids ir ierakstītas vēstules Un pakas. Atšķirībā no vienkāršām vēstulēm, par ierakstītas vēstules saņemšanu adresāts tiks informēts ar speciālu kvīti un saņems aploksni no pasta darbinieka rokām, kā jau minēts, pret parakstu.

Jūs varat papildināt reģistrētu sūtījumu pielikuma inventārs. Šis ir dokuments, kas apraksta pasta sūtījuma kvantitatīvos un izmaksu raksturlielumus. Vienu inventāra eksemplāru ievieto aploksnē virs pasta pielikuma, otru izsniedz sūtītājam kopā ar kvīti. Saņemot vēstuli ar inventarizāciju, adresāts nevarēs apgalvot, ka viņam nav nosūtīti nekādi dokumenti.

Piezīme!

Pirms nosūtīšanas aploksne ar satura uzskaiti nav jāaizlīmē: pasta operatora pienākums ir pārliecināties, vai aploksnē tiešām atrodas visi inventārā norādītie dokumenti.

Visbeidzot, Īpaša uzmanība būtu jādod vienkārši paziņojumi par ierakstītu vēstuļu saņemšanu. Paziņojums ir kartīte, kas tiek pielīmēta pie aploksnes. Saņemot vēstuli, adresāts paraksta karti, pēc tam to nosūta sūtītājam. Atgrieztais paziņojums ir dokuments, kas oficiāli apliecina vēstules saņemšanu. Paziņojumu glabāšanas laiks ir 5 gadi.

Pēc paziņojuma atgriešanas informāciju par tā pieejamību var ierakstīt pasta reģistrācijas žurnālā (skatīt zemāk). Maz ticams, ka jums būs rūpīgi jānokopē no kartes, kurš saņēma vēstuli un kurā datumā. Ja izpildītājam ir nepieciešama šī informācija, viņš vienmēr var sazināties ar sekretāri. Visbiežāk pietiek ar informāciju, ka vēstule saņemta. Paziņojumu skenēšanai ir jēga tikai tad, ja uzņēmumā ir ieviesta elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS). EDMS ir iespēja “saistīt” paziņojumu failu ar informāciju par izejošo dokumentu. Tas ir ļoti ērti: darbuzņēmējs jebkurā laikā var pārbaudīt, vai vēstule ir piegādāta adresātam.

Izklājiet to plauktos

Izpildītājiem, kuri atnes vēstules nosūtīšanai sekretārei, papildus pilnas adreses norādīšanai ar pasta indeksu, uz vēstules jāizdara atzīme par sūtījuma veidu. Kā opciju birojā varat ievietot paplātes ar uzrakstiem: “Vienkāršās vēstules”, “Ierakstītas vēstules”, “Ierakstītas vēstules ar paziņojumu”, “Ierakstītas vēstules ar paziņojumu un inventarizāciju” utt. Tad izpildītāji jebkurā laikā varēs atstāt vēstules nosūtīšanai, nenovēršot biroja darbinieku uzmanību.

Mūsu padoms

Korespondences nosūtīšanas noteikumos ieteicams norādīt, ka nepareizi noformēta korespondence, kā arī vēstules bez adreses vai pasta indeksa, neskatoties uz to steidzamību, tiks atgrieztas izpildītājam.

Pasta sagatavošana nosūtīšanai

Ja ir iespēja automatizēt kādu procesu, neatstājiet to novārtā. Tātad, ja sekretārs joprojām raksta pasta aploksnes ar roku, viņam jāpievērš uzmanība funkciju kopumam teksta redaktors Microsoft Word uz aplokšņu marķēšanu, piešķirot tām korporatīvo identitāti, kā arī aplokšņu drukāšanu adresātu sarakstam. Citiem vārdiem sakot, tā vietā, lai katru aploksni marķētu ar roku, programmā varat norādīt vienreiz:

• sūtītāja atgriešanas adrese;
• aploksnes korporatīvais stils.

Pēc tam, kad programmā ir ievadīts adresātu adrešu saraksts (adresātu saraksts), atliek tikai ievietot aplokšņu kaudzi printerī un iestatīt komandu “Drukāt”. Aprakstītās funkcijas var atrast cilnē Pasta sūtījumi (Izveidot ® Aploksnes,Uzlīmes).

Starp citu

Papildus adresei uz aploksnes var izdrukāt arī adresāta indeksu un formatēt to atbilstoši indeksu rakstīšanas noteikumiem. Lai to izdarītu, datorā jāinstalē īpašs fonts. To ir viegli atrast internetā - vienkārši ievadiet meklētājprogrammā vaicājumu “Font for index”. Fonta faila paplašinājums ir .ttf. Pēc tā lejupielādes jums jāiet uz mapi “Mans dators”, pēc tam mapē “Vadības panelis” atrodiet mapi “Fonti” un ievietojiet tajā fonta failu.

Attēlā 1 jūs varat redzēt, kā izskatās drukai gatava aploksne, kas izveidota programmā MS Word.

Rīsi. 1

Kad nosūtāmo vēstuļu komplekts ir gatavs, tas ir jāaizpilda pirmās divas kolonnas 103. veidlapa “Saraksts paku sūtījumu sūtīšanai”. Šī pasta prasība attiecas uz visām organizācijām, ja tās nosūta 5 vai vairāk vēstules. Dispečeram ir jāuzskaita visi reģistrētie e-pasta ziņojumi, kas tiek nosūtīti. Pārējās ailes aizpilda pasta operators. Saraksts ir iespiests divos eksemplāros, tos paraksta par nosūtīšanu atbildīgā persona, pēc tam viņa parakstu apliecina ar zīmogu. Viens aizpildītā reģistra eksemplārs paliks pasta nodaļā, otrs tiks atdots organizācijai. Tajā būs sūtījuma identifikācijas kods izsekošanai.

Šī veidlapa ir pieejama Krievijas pasta vietnē. Vienīgais trūkums: failu var lejupielādēt tikai .jpg formātā, t.i. attēla formā, tāpēc veidlapa būs jāatveido manuāli un jāsaglabā kā veidne.

E-pasta izsekošana

Reģistrētos pasta sūtījumus var izsekot Krievijas pasta vietnē. Galvenās lapas kreisajā pusē ir saite “Pasta sūtījumu izsekošana” (2. att.). Mēs to izejam, noklikšķinot uz “Detaļas”, un atrodamies vajadzīgajā lapā.

Rīsi. 2

Tagad jums jāievada unikāls kods (pasta identifikators), ko operators piešķir katram sūtījumam. Šo kodu varat atrast kvītī vai 103. veidlapas sarakstā (3. aile). Kods sastāv no 14 cipariem. Ievadiet to laukā “Pasta ID”, pēc tam zemāk esošajā laukā ievadiet piecu ciparu drošības kodu un noklikšķiniet uz “Atrast” (3. att.).

Tiks atvērta tabula, kas ļauj izsekot mūsu vēstules ceļam (1. piemērs).

1. piemērs

Informācija par vēstules kustību

Darbība	datums	Operācijas vieta		Atribūtu ķirurģija	Svars, kg)	Paziņojums vērtība (rub.)	Pārklājums maksājums (rub.)	Adresēts
		Rādītājs	OPS nosaukums					Rādītājs	Adrese
				Vienība
Ārstēšana				Izgāja no šķirošanas centra
Ārstēšana				Atbrauca uz piegādes vietu
Prezentācija				Piegāde adresātam

Starp citu

Jautājums par informācijas juridisko spēku par vēstules kustību ir visai strīdīgs. Šķiet, ka tas ir visaptverošs organizācijai, kas uzrauga savas vēstules, taču to var nepieņemt kā pierādījumu tiesā.
Sarakstei ar Krievijas pastu būs garantēts juridisks spēks. Jums ir jānosūta oficiāla pieprasījuma vēstule uz pasta nodaļu, pievienojot kvīts kopiju vai veidlapu 103. Atbildot uz to, jūs saņemsiet vēstuli uz Krievijas pasta veidlapas ar nepieciešamo informāciju, kas neradīs nekādus jautājumus kā pierādījumu. tiesa.

Nosūtīto vēstuļu uzskaite

Jebkura dokumentu izvešana no organizācijas ir jāreģistrē neatkarīgi no tā, kādi dokumenti tie ir un kāds ir to izejas ceļš. Vēstules nav izņēmums. Mēs iesakām par pasta sūtīšanu atbildīgajam darbiniekam katru vēstuli ierakstīt īpašā žurnālā (2. piemērs). Tā kā pienākums uzturēt šādu žurnālu nav noteikts normatīvie dokumenti un tas ir tikai ērtības un kontroles jautājums, katrs uzņēmums var patstāvīgi izstrādāt žurnāla formu.

Mūsu padoms

Lai žurnālā katru reizi neievadītu vienu un to pašu tekstu, varat izmantot saīsinājumus, piemēram: "Pasts" - UTC , Express pasts - EP , vienkārša vēstule - P , pielāgots - Z , paziņojums - U , inventārs - PAR utt.
Varat arī saīsināt nodaļu nosaukumus.

2. piemērs

Pasta sūtījumu žurnāls

	Pasta pakalpojumi	Vēstules veids	Galamērķis	Rādītājs	Adrese	Saturs Inventārs	Izpildītājs	izlidošanas datums	Izsekošanas numurs	Paziņojums	Piezīme
			Ivanovs K.I.		st. Puškina, 56 gadi, apt. 43, Maskava	Ielūgums uz izstādi
			Tējas plantācija, LLC		st. Korablestroiteley, 454, birojs. 34, Volgograda	Atsauce Nr.3324-3, datēts ar 2014.gada 14.jūniju	Ražošanas nodaļa
			Zerkalo, LLC		st. 7. Sadovaya, 33, Toljati, Samaras apgabals.	Atsauce Nr.3354-2, datēts ar 2014.gada 15.jūniju	Tehniskā daļa
			Promregiongaz, OJSC		st. Shkolnaya, 3, no. 353-B, Irkutska	Atsauce Nr.3465-6 17.06.2014	Juridiskais dienests				Atgriezt - adresāts neieradās pēc vēstules

Tabulas kolonnu aizpildīšana

1. Sērijas numurs. Kolonna ir svarīga, lai izveidotu pārskatu par biroja darbu: jūs varat uzreiz redzēt, cik vēstules tika nosūtītas pa pasta kanāliem.
2. Pasta pakalpojumi. Būtiski, ja organizācija izmanto ne tikai Krievijas pasta, bet arī eksprespasta pakalpojumus.
3. Vēstules veids. Kolonna ir noderīga strīdīgos gadījumos vai gadījumos, kad ir jāpierāda, ka adresāts ir saņēmis vēstuli.
4. Galamērķis. Ailē norādīts uzvārds un iniciāļi individuāls vai saņēmējas organizācijas nosaukums. Lai atvieglotu filtrēšanu, iesakām aizpildīt kolonnu, kas sākas, piemēram, ar uzvārdu vai organizācijas nosaukumu Ivanovs K.A. vai Tējnīca plantācija, SIA.
5. Rādītājs. Ievietots atsevišķā kolonnā, lai, veidojot aploksni, būtu vieglāk nokopēt un ielīmēt pareizajā vietā (skatīt iepriekš). Ja sekretāre vēlas rakstīt aploksnes ar roku, varat rakstīt indeksu kopā ar adresi.
6. Adrese. Tiek norādīta adresāta pasta adrese.
7. Satura apraksts.Šajā ailē ir informācija, kas ir īpaši nepieciešama gadījumos, kad notiek aktīva sarakste ar darījuma partneri. Ļauj neapjukt sūtījumos un precīzi zināt, kurš dokuments ir nosūtīts konkrētajā dienā. Aile nav jāaizpilda pārāk detalizēti – pietiek, piemēram, ar dokumenta reģistrācijas datiem Atsauce Nr.4543 23.05.2014.
8. Izpildītājs. Tiek norādīts tās nodaļas nosaukums, kuras darbinieks atnesa nosūtāmo vēstuli, vai šī darbinieka uzvārds. Iesakām precizēt nodaļu, jo... tā ir pastāvīgāka vienība organizācijā nekā darbinieks.
9. Izlidošanas datums. Tiek norādīta diena, kurā vēstule nodota pasta operatoram vai iemesta pastkastītē.
10. Izsekošanas numurs. Kolonna koda norādīšanai, pēc kuras jūs varat izsekot vēstules liktenim Krievijas pasta vietnē.
11. Paziņojums. Aile, kas norāda, ka ir atgriezts paziņojums par vēstules saņemšanu.
12. Piezīme. Tradicionālā kolonna norādīšanai Papildus informācija(piemēram, par vēstules atgriešanu, kā 2. piemērā).

Meklēt pēc žurnāla

Tā kā žurnālā nav nepieciešami ar roku rakstīti paraksti, tas tiek uzturēts elektroniski (piemēram, programmā MS Excel). Šī žurnāla izveides mērķis ir ātri atrast jebkuru uzņēmuma nosūtīto vēstuli. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams:

• piestipriniet augšējo rindiņu ar kolonnas nosaukumu, lai jūs to vienmēr varētu redzēt;
• aprīkojiet to ar filtru.

Tas viss ievērojami paātrinās burtu meklēšanu tabulā.

Lai nodrošinātu, ka, ritinot žurnālu, tabulas augšējā rinda vienmēr ir redzama, jums jādodas uz cilni Skatīt. Šeit rīkjoslā Logs izvēlieties komandu Lai salabotu zonas, un nolaižamajā izvēlnē - Iesaldēt augšējo rindu(4. att.). Tagad, pat ja reģistrā ir daudz pozīciju, kolonnu nosaukumi tiks fiksēti tabulas augšdaļā.

Rīsi. 4

Atliek tikai iespējot kolonnas satura filtrēšanas iespēju. Lai to izdarītu, rīkjoslā Rediģēšana noklikšķiniet uz ikonas Šķirošana un filtrēšana, pēc tam uznirstošajā logā - Filtrs(5. att.).

Rīsi. 5

Kolonnas nosaukuma apakšējā labajā stūrī parādīsies poga ar bultiņu - tas ir filtrs. Noklikšķinot uz konkrētas kolonnas bultiņas, varat kārtot jebkuru tās vērtību. Piemēram, mums ir jāapskata visas vēstules, kas nosūtītas OJSC Promregiongaz. Noklikšķiniet uz bultiņas - un mēs redzam visu reģistrā iekļauto adresātu sarakstu. Mēs noņemam atzīmi no vērtības “Atlasīt visu” un ievietojam to izvēles rūtiņā pretī Promregiongaz OJSC. Noklikšķiniet uz pogas labi un mēs redzam visas šai organizācijai nosūtītās vēstules (6. att.).

Rīsi. 6

Ja vēstule kādam tika nosūtīta tikai vienu reizi, būs vieglāk nospiest īsinājumtaustiņu Ctrl + F lai parādītu meklēšanas rindiņu, ievadiet tajā informāciju (uzvārds, nosaukums, pilsēta utt.) un nospiediet Atrodi nākamo(7. att.). Programma atradīs un iezīmēs vajadzīgo šūnu.

Rīsi. 7

Dokumentu nosūtīšanas pa pastu regulējums

Noteikumi dokumentu nosūtīšanai pa pastu var būt vai nu biroja darba instrukciju daļa, vai arī neatkarīgs dokuments. Pēc saviem ieskatiem organizācija var tos papildināt ar procedūru dokumentu nosūtīšanai pa ātrpa pastu. Šeit ir biroja darba instrukcijas fragments, kurā ir izklāstīta vēstuļu nosūtīšanas kārtība pa pastu (3. piemērs).

3. piemērs

Instrukciju fragments darbam birojā

“Noteikumi dokumentu nosūtīšanai pa eksprespastu”

7. IZEJOŠO DOKUMENTU SŪTĪŠANA AR PASTA DIENESTU

7.1. Dokumentu nosūtīšanu pa pastu (ieskaitot eksprespastu) veic Birojs.

7.2. Vēstules tiek pieņemtas sūtīšanai katru dienu, izņemot nedēļas nogales un brīvdienas, no 9:00 līdz 13:00 un no 14:00 līdz 18:00 (saīsinātajās dienās un pirmssvētku dienās - līdz 17:00).

7.3. Pirms dokumentu nosūtīšanas izpildītājam ir pienākums pārbaudīt visu dokumenta lapu esamību un to atrašanās vietas, noformējuma un adresācijas pareizību, parakstu, vīzu, iesniegumu, reģistrācijas datu esamību, atsauci uz pieprasījuma numuru un datumu. (ja tiek sniegta atbilde uz pieprasījumu). Dokumentam pievieno nosūtīšanas adresi, ieskaitot pasta indeksu, un izdara atzīmi par pasta sūtījuma veidu: vienkārša vēstule, ierakstīta vēstule, ierakstīta vēstule ar vienkāršu paziņojumu, ierakstīta vēstule ar pielikuma aprakstu, eksprespasts. utt. Ja norādītās informācijas trūkst, korespondence tiek atgriezta izpildītājam. Nepareizi noformēta korespondence un neoficiāla rakstura korespondence netiks pieņemta nosūtīšanai un tiks atgriezta darbuzņēmējam.

7.4. Dokumenti tiek nosūtīti pa pastu divas reizes nedēļā: pirmdien un ceturtdien plkst. 15:00. Darbuzņēmējs var patstāvīgi nosūtīt steidzamu korespondenci. Pārvaldē pēc pirmdienas un ceturtdienas plkst.15:00 saņemtā korespondence tiek nosūtīta nākamajā nosūtīšanas dienā.

7.5. Dokumenti tiek nosūtīti pa eksprespastu dienā, kad sūtījums saņemts Pārvaldē, vai nākamajā darba dienā, ja sūtījums saņemts pēc plkst. 15:00 (saīsinātajās darba dienās pēc plkst. 14:00).

7.6. Saņemot dokumentus nosūtīšanai, Biroja speciālists pārbauda parakstu, uzziņu numuru, kā arī galvenajā vai pavaddokumentā norādīto pielikumu esamību.

7.7. Nosūtīšanai pieņemtā korespondence tiek ievadīta Pasta nosūtīšanas žurnālā (5.pielikums) un pēc tam konvertēta.

7.8. Konvertētā korespondence ir iekļauta paku sūtīšanas sarakstā (6.pielikums). Saraksts tiek izdrukāts divos eksemplāros, un to paraksta par korespondences nosūtīšanu atbildīgais Biroja darbinieks. Paraksts ir apliecināts ar zīmogu “Par dokumentiem”. Ailes aizpilda pasta operators. Viens saraksta eksemplārs tiek atgriezts Birojam un ievietots lietā.

7.9. Pārvaldes darbinieks pēc paziņojuma par korespondences piegādi saņemšanas izdara atzīmi Pasta reģistrācijas žurnāla 11.ailē un ieraksta paziņojumu lietā.

Mēs apskatījām dokumentu nosūtīšanas pa pastu procesa galvenās sastāvdaļas. Mēs ceram, ka šī informācija palīdzēs jums optimālāk organizēt savu darbu.

Jā, galvenais iemesls, kāpēc sākām publicēt rakstus retāk, slēpjas tieši daļējā darbības pārmaiņā... Ir labi būt par emuāru autoru, taču diez vai īsā laikā var nopelnīt lielu naudu (pat mazu!) . Reklāma no Google Adsense, neapšaubāmi nes augļus, bet diemžēl katru mēnesi mums nav laika sasniegt 100 dolāru slieksni, un attiecīgi mēs nevaram izņemt ienākumus. Un, ņemot vērā pašreizējo situāciju dzīvē, nauda mums tagad ir ļoti vajadzīga. Nekas krimināls, vienkārši dzīvoklis, kurā dzīvojam šobrīd, ir izlikts pārdošanā un... mūsu ligzdas iegāde var notikt jebkurā tuvākajā nākotnē. Tāpēc mēs esam “čemodāna” režīmā, aktīvi pelnot un krājot naudu. Starp citu, vai N. Novgorodā neviens nav ieinteresēts iegādāties greznu trīs rubļu rubli (79/46/11)? 🙂

Neskatoties uz to, ka informācijas bizness šobrīd piedzīvo grūtus laikus, ātri nopelnīt ir iespējams tikai tajā un arī saistītajās programmās (lai gan abonentu bāze to izplatīšanai noteikti nebūs lieka). Esam atkārtoti izveidojuši savu pasta pakalpojumu, savienojuši 5 sūtīšanas serverus un, atvainojiet, mēs izsūtām vēstules ar dubultu entuziasmu. Tātad, kāds ir labākais laiks biļetena nosūtīšanai? Varbūt ir pienācis laiks pāriet pie raksta norādītās tēmas ...

Labākais laiks e-pasta biļetenu nosūtīšanai

Tūlīt ir vērts atzīmēt, ka optimālais pasta sūtīšanas laiks ir atkarīgs no nosūtītā satura veida. Ja e-pasta izplatīšanu izmantojat tā sākotnējam mērķim, piemēram, regulārai lietišķai saziņai ar partneriem, tad vislabāk to izsūtīt laikā no plkst. 11:00 līdz 15:00. Ja tas tiek nosūtīts agrāk, adresāts var būt aizņemts ar rīta darba problēmu risināšanu un vienkārši neatradīs laiku, lai pārbaudītu pastu un turpinātu lasīt ienākošo korespondenci. Vēlāk pastāvēs risks, ka saņēmējs vairs neatradīsies savā darba vietā.

Ja pasta sūtīšana tiek organizēta, lai izplatītu patērētāju informāciju (mūsu tēma!), tad šajā gadījumā būtu jāatzīst optimālās stundas tās īstenošanai vakara laiks, t.i. no 17 līdz 20 stundām. Šī perioda izvēle ir izskaidrojama ar to, ka tieši vakarā cilvēki visbiežāk pārbauda savas pastkastītes, jo dienas laikā cilvēkiem nav brīva laika, lai lasītu personīgo pastu, un mājsaimnieces neskaitās. 🙂 Protams, jūs varat nepiekrist mūsu secinājumam, taču, pamatojoties uz pārdošanas apjomu, veiksmīgākā “izplūde” tiek fiksēta tieši vakara sūtījumu laikā.

Labākā nedēļas diena informatīvā izdevuma nosūtīšanai

Nedēļas dienu izvēle ir atkarīga arī no mērķauditorijas. Optimālās dienas biznesa informācijas nosūtīšanai ir otrdiena, trešdiena un ceturtdiena. Pirmdien nosūtītās vēstules var palikt bez pienācīgas uzmanības, jo nedēļas sākums gandrīz visos uzņēmumos saistās ar tuvāko dienu aktivitāšu plānošanu, sanāksmju rīkošanu un nedēļas nogalē sakrājušos jautājumu risināšanu + noskaņojumu pirmdienās #Gribu jūra, #Gribu iet gulēt, #Vispār neko negribu.

Piektdien lielākā daļa darbinieku jau ir aizņemti ar domām par gaidāmo nedēļas nogali vai pat cenšas agri pamest darbu. Tāpēc pat svarīga informācija var viegli palikt nelasīts.

Ieslēgts patērētāju tirgus Visefektīvākie ir tie, kas tiek sūtīti no ceturtdienas līdz agram svētdienas vakaram. Tieši šajā laikā cilvēkiem ir iespēja bez liekas steigas iepazīties ar ienākošajiem piedāvājumiem.

Bet, ja informācijas biznesā vēlaties sasniegt ātrus un izdevīgus rezultātus, sūtiet sūtījumus katru dienu un pārbaudiet paši, kurā dienā jūsu bāze ir visaktīvākā. Līdz ar siltā laika iestāšanos un vasarnīcu un ciematu sezonu atklāšanu ikdienas statistika var mainīties par 180 grādiem. Kādi dārznieki un dārznieki pārbaudīs savu pastu nedēļas nogalē? Tikai slinkākie.

Optimāls biļetenu nosūtīšanas biežums

Veidojot pasta sūtīšanas grafiku, ir jāņem vērā divas lietas: psiholoģiskās īpašības persona:

Tāpēc par vidējo pasta sūtīšanas biežumu tiek uzskatīts viens biļetens ik pēc vienas vai divām dienām. Protams šo noteikumu neattiecas uz aicinājumiem piedalīties dažādos pasākumos, kā arī uz ikdienas ziņām.

Kopumā e-pasta mārketinga panākumi lielā mērā ir atkarīgi no reklamējamo produktu vai pakalpojumu veida. Liela ietekme ir arī produkta vai pakalpojuma pastāvēšanas ilgumam tirgū. Reklāmas informācijas sūtīšana par jaunākajiem jaunumiem parasti stimulē pārdošanu daudz vairāk nekā plaši izplatītu piedāvājumu gadījumā.

Kad ir labākais laiks biļetenu nosūtīšanai? Koncentrējoties uz mūsu bāzes darbību un reklāmas priekšmeti ka mēs piedāvājam, visefektīvākais laiks ir ceturtdiena/piektdiena/sestdiena pēc 17.00 pēc Maskavas laika. Taču mēs nekādā gadījumā nemudinām sūtīt ziņas šajās pašās dienās. Jāmēģina viss, jo var nostrādāt pilnīgi jebkura pagaidu iespēja.

Mēs vēlam jums lielus ienākumus un tikai aktīvus abonentus. Noteikti ņemiet vērā arī šos rakstus.

Vai esat ievērojuši, ka katrs atsevišķs uzņēmums cenšas nosūtīt e-pastiem aptuveni plkst tajā pašā laikā? Viņi parasti nāk vēlu vakarā vai naktī, agri no rīta. Smieklīgi, kā publika guļ. Līdz ar to, kad pamostaties, pastkaste ir pilna. Mēs domājam, ka jūs to esat iepazinies no pirmavotiem. Lielāko daļu ienākošo ziņojumu dzēšana kļūst par daļu no ļoti kaitinoša rīta rituāla. Jums varētu patikt lasīt par uz datiem balstītu mārketingu, taču ne pulksten 7:00.

Dienas, kad mēs pārbaudījām e-pastu divas reizes dienā – no rīta un vakarā, ir nogrimušas aizmirstībā. Bet daži uzņēmumi diemžēl joprojām ievēro šo grafiku. Šī stratēģija ir tikpat veca kā dārgakmeņiem līdzīgs iMac vai vārtejas dators, kas pagrabā vāc putekļus. Pūles, ko veltāt kvalitatīvam saturam, tiek izniekotas, ja e-pasta nosūtīšanai izvēlaties nepareizu laiku.

Mēs iesakām saprast, kad ir labākais laiks vēstuļu sūtīšanai. Lai to noskaidrotu, izmantojām zinātniskāko metodi: abonējām 100 dažādus adresātu sarakstus un pierakstījām vēstuļu saņemšanas laiku.

Pasūtiet e-pasta mārketingu uzņēmumiem

Nosūtiet tos no 11:00 līdz 12:00, 13:00 - 14:00 vai 14:00 - 15:00

Šī stratēģija ir piemērota gadījumos, kad e-pasta atvēršanas rādītāji ir zemi un abonentu skaits samazinās.

Starp citu, studiju laikā noteiktajos intervālos nepienāca neviena vēstule. Zemāk ir grafiks:

Kurš no šiem intervāliem ir optimāls? Vislielākais potenciāls ir laika posmā no 14:00 līdz 15:00. 11:00 - 12:00 un 13:00 - 14:00 ir pārāk tuvu pusdienām, vēstule var pazust. Pat ja runājat par smieklīgu tēmu un gaidāt, ka cilvēki to izlasīs pārtraukuma laikā, tomēr ieteicams to nosūtīt no diviem līdz trijiem pēcpusdienā. Tādā veidā jūsu auditorija var atpūsties, pārlūkojot savus e-pastus. Cilvēki vienmēr notīra savus e-pastus no rīta, bet vēlāk viņi nogurst un viņiem ir nepieciešama “vilcināšanās”. Jūsu ziņojums noderēs šādos gadījumos.

Vai no 10:00 līdz 11:00

Ja nevēlaties būt vienīgais, kas noteiktā laika posmā sūta e-pastus, ir ideāls laiks. Kad veicām pētījumu, no 10 līdz 11 ziņojumu gandrīz nebija, pareizāk sakot, pienāca tikai viena ziņa. Tāpēc pastāv labas izredzes izturēt šādu konkurenci.

Kā redzams augstāk esošajā grafikā, bija tikai daži periodi, kad tika saņemts maz vēstuļu. Bet lietderības ziņā tie nav vienā līmenī ar laika posmu no 10 līdz 11. Piemēram, no 9 līdz 10 parasti sākas darba diena, bet no 16 līdz 17 tā beidzas. Tas nozīmē, ka par skatītāju uzmanību būs smagi jācīnās. Lai izvairītos no šādas notikumu attīstības, izvēlieties laika posmu no 10 līdz 11. Pa šo laiku lasītāji jau būs apsēdušies savā darba vietā, kafija būs iedarbojusies, un pastkastītē būs nulle. Noteikti šis labakais laiks par interesantām vēstulēm.

Turklāt mēs atklājām kādu dīvainību: no 10 līdz 11 eksperti un viedokļu līderi sūta vēstules. Mēs saņēmām vienu ziņojumu, bet tas nav svarīgi. Svarīgi ir tas, ka plaisa sniedz iespēju izcelties.

No 18:00 līdz 19:00 - nekad

Šis sliktākais laiks Priekš e-pasta biļetens. Tas ir tik aizņemts, ka mūsu pētījuma laikā mēs saņēmām vairāk nekā 10% e-pastu norādītajā stundā. Tas ir gandrīz 3 reizes vairāk, nekā vajadzētu būt vidēji. Diagramma skaidri parāda datus.

Kā redzams, ja šajā periodā nolemsi nosūtīt vēstuli, nāksies sacensties par auditorijas uzmanību. Tomēr atcerieties: no pulksten 18 līdz 19 e-pastu ir aptuveni 50 reizes vairāk. Ja nevēlaties, lai ziņa jūsu pastkastē karātos kā bezsvara, mēs iesakām šajā laika posmā nesūtīt vēstules. Nav skaidrs, kāpēc zīmoli nolēma sūtīt iknedēļas biļetenus šajā konkrētajā laikā. Cilvēki vienkārši atgriežas mājās un atpūšas. Viņi biežāk atvērs e-pastu ar informāciju par vaļaspriekiem, interesantām vai aktīvām aktivitātēm.

Šajā gadījumā jums būs jāsacenšas ar daudzām citām ziņām par lietotāju uzmanību vai jāsamierinās, ka jūs tikāt ignorēts.

Izvairieties no laika pēc 21:00 un pirms 7:00

Viens no visvairāk vienkāršus veidus Ja e-pasts no rīta nonāk miskastē, tas nozīmē, ka tas ir nosūtīts vēlu vakarā. Jūs gaidāt, ka cilvēki gulēs un no rīta izlasīs ziņojumu. Daži uzņēmumi domā, ka mēs vēlamies uzzināt jaunākās mārketinga ziņas sociālie mēdiji pulksten 6:00. Tomēr šī ir pēdējā vēlēšanās šādā laikā. Cita lieta būtu, ja ziņa attiektos uz kafijas piegādi gultā. Diemžēl daudzi uzņēmumi izmanto šo novecojušo tehniku.

Mēs varam doties uz pastu jebkurā laikā, mums nav jāmostas noteiktā brīdī, lai uzzinātu jaunumus vai izlasītu vēstuli. Un ziņojumi, kas nosūtīti naktī, var nonākt sarakstā tik tālu, ka cilvēki tos nekad nesaņem.

Pētījuma laikā mēs saņēmām vairāk nekā 60% e-pasta ziņojumu laikā no 21:00 līdz 7:00.

Apmēram 40% no tiem bija no 21:00 līdz 2:00. Ar visiem šiem ziņojumiem jums būs “jākonkurē” par lietotāju uzmanību. Lielākā daļa jūsu auditorijas guļ, un tie, kas ir nomodā, šobrīd nevēlēsies lasīt biļetenu. Attiecīgi vēstule tiek atlikta līdz rītam un pēc tam vienkārši izdzēsta vai aizmirsta. Rezultātā viss jūsu darbs ir veltīgs. Tāpēc neļaujiet saturam iet velti tikai tāpēc, ka nav izvēlēts laiks.

Trešdiena un sestdiena ir labs risinājums

Pēc analoģijas ar dienas periodu ir svarīgi pievērst uzmanību arī nedēļas dienai. Ja nosūtīsiet ziņojumu norādītajās dienās, tie kļūs par sava veida kvalitatīva satura “bāku”.

Ja tēma attiecas uz atpūtu un vaļaspriekiem, dodiet priekšroku sestdienai. Publika vairāk uztver tekstu, lasot par kaut ko tādu, ko var īstenot jau šodien. Cilvēkiem būs arī vairāk laika, lai “sagremotu” lasīto. Jebkurā gadījumā mēģiniet sūtīt gan trešdien, gan sestdien, lai redzētu, kas jums der.

Kāpēc Sunday neiekļuva TOP sarakstā? Patiesībā tajā dienā nosūtītā ziņa vienkārši pazudīs jaukšanas procesā un pirmdienas rītā nonāks miskastē. Turklāt svētdien cilvēkiem var nebūt laika lasīt.

Ceturtdiena ir sliktākā diena e-pastu sūtīšanai

Noteikt optimālās dienas vēstulēm nebija nemaz tik vienkārši. Par laimi, sliktākais izrādījās vieglāks.

Šajā dienā tiek nosūtīts divreiz vairāk vēstuļu nekā trešdien un sestdien. Gandrīz 25% no visiem ziņojumiem tika saņemti ceturtdien.

Daži eksperti apgalvoja, ka otrdiena un ceturtdiena ir labākas dienas pasta sūtīšanai. Cilvēki ir akli sekojuši padomam gadiem ilgi. Rezultātā tie kļuva par sliktāko risinājumu.

secinājumus

Tagad mums būs jāatsakās no 100 sūtījumiem vai jādzēš e-pasta adrese pavisam. Tomēr eksperiments sniedza jums vērtīgu ieskatu par optimālo laiku e-pasta sūtīšanai.

Atcerieties:

1. Izlikt no 11:00 līdz 12:00, 13:00 un 14:00 vai 14:00 un 15:00.
2. Vēl viens labs periods ir no pulksten 9 līdz 10.
3. Ja ziņa ir saistīta ar darbu, nosūtiet to attiecīgajā laikā.
4. Izvairieties no e-pasta ziņojumu sūtīšanas aizņemtā laikā (kad cilvēki ierodas vai atstāj darbu), piemēram, 8:00 vai 17:00.
5. Ziņojumi, kas nosūtīti naktī vai agri no rīta, ir slikta ideja.
6. Ceturtdiena ir sliktākā diena pasta sūtīšanai.
7. Arī pirmdienās un piektdienās labāk nerakstīt.
8. Optimālā nedēļas diena ir trešdiena.

Galvenais ir pārbaudīt šos padomus savā auditorijā.