Tashkilotdan oddiy xatlarni qanday yuborish kerak. Elektron pochta xabarini qachon yuborish kerak - kun va vaqt

Hujjatlarni tayyorlash va ro'yxatga olish jarayonlariga an'anaviy ravishda katta e'tibor beriladi, lekin ularni qabul qiluvchiga, xususan, pochta xizmatlariga etkazish deyarli hisobga olinmaydi. Ayni paytda, bu erda juda ko'p qiyinchiliklar mavjud. Kompaniya qancha ko'p elektron pochta xabarlarini yuborsa, shuncha ko'p yanada dolzarb savol jo'natish tartibini qanday soddalashtirish va uni minimal xarajatlar bilan iloji boricha samarali qilish haqida.

Ushbu maqolada biz pochta turlarini, ularni yozib olish va qidirish tartibini, shuningdek, pochta orqali yozishmalarni jo'natish jarayonini avtomatlashtirish usullarini ko'rib chiqamiz.

Pochta bilan kim shug'ullanishi kerak?

Agar tashkilotda yozishmalar hajmi etarlicha katta bo'lsa, pochta jo'natish jarayoni markazlashtirilgan bo'lishi kerak. Odatda bu vazifalar kotibga yoki kurerga yuklanadi. Bu jarayonni imkon qadar kamroq vaqt sarflaydigan tarzda tashkil etish ularning vazifasidir.

Darhaqiqat, ijrochilarning o'zlari pochta bo'limiga borganlarida, xatlarni yuborishning bunday yondashuvi mantiqiy emas va faqat pochta hajmi birliklarda hisoblangan tashkilotlar uchun mos keladi. Ushbu yondashuvning kamchiliklari aniq:

• ijrochi haqiqatan ham pochta bo'limiga borganligini kuzatish qiyin;
• ijrochi qanchalik tez-tez xat yozsa, shunchalik tez-tez pochta bo'limiga tashrif buyurishga majbur bo'ladi, o'z vaqtini sarflaydi ish vaqti, va shuning uchun ish beruvchining sayohat uchun puli;
• katta hajmdagi ish bilan ijrochilar ish vaqtidan keyin pochta bo'limiga borishga majbur bo'lishadi, bu esa shunga mos ravishda ortadi.

Biz rus pochtasi bilan ishlaymiz

Bugungi kunda aksariyat tashkilotlar "Rossiya pochtasi" bilan ishlaydi, chunki u eng qulay yuk tashish tariflarini taklif qiladi, mamlakatning istalgan nuqtasiga tovarlarni etkazib beradi va sud muhokamasi paytida juda muhim bo'lgan adresat tomonidan yozishmalarni olishni hujjatlashtira oladi.

Taqqoslash uchun: nodavlat tezkor pochta xizmatlari faqat ular bilan ishlaydi aholi punktlari ularning filiallari bo'lgan joyda; ba'zan ular sizga etkazib berish haqida faqat SMS-xabar orqali xabar berishlari mumkin va ularning xizmatlari qimmatroq.

Rossiya pochtasining ishi qat'iy tartibga solinadi. Xat yuborish uchun mas'ul bo'lgan xodimga quyidagi me'yoriy hujjatlar bilan tanishish tavsiya etiladi:

• 1999 yil 17 iyuldagi 176-FZ-sonli "Pochta aloqalari to'g'risida" Federal qonuni (2011 yil 6 dekabrdagi tahrirda);
• Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2005 yil 15 apreldagi 221-sonli qarori bilan tasdiqlangan pochta aloqasi xizmatlarini ko'rsatish qoidalari;
• "Rossiya pochtasi" Federal davlat unitar korxonasining 2012 yil 17 maydagi 114-p-son buyrug'i bilan tasdiqlangan ichki ro'yxatdan o'tgan pochta jo'natmalarini qabul qilish va etkazib berish tartibi;
• "Rossiya pochtasi" Federal davlat unitar korxonasining 2007 yil 24 yanvardagi 28-p-son buyrug'i bilan tasdiqlangan ichki posilka pochta jo'natmalarini qabul qilish, etkazib berish va topshirish tartibi;
• Xalqaro pochta jo'natmalarini qabul qilish bo'yicha ko'rsatmalar (ushbu maqolani yozish paytida 10/17/2013 yildagi tahrirda).

Agar xatlar hajmi ularni umumiy asosda, navbatda turib topshirishga imkon bermasa, pochta bo'limi bilan shartnoma tuzish mumkin. korporativ xizmat shartnomasi. Bunday holda, belgilangan kunlarda pochta bo'limi xodimi tashkilotga kelib, kotib yoki kurer tomonidan tayyorlangan xatlarni olib ketadi. Keyingi tashrifingizda pochta xodimi to'ldirilgan yuk hujjatlarini olib keladi. batafsil ma'lumot ushbu xizmat haqidagi ma'lumotlar pochta veb-saytida joylashtirilgan www.russianpost.ru, va shuningdek, ishonch telefoni operatorlarida ham oson mavjud.

Qanday turdagi harflar mavjud?

Barcha pochta jo'natmalari ikki toifaga bo'lingan: Ro'yxatga olingan Va ro'yxatdan o'tmagan. Ularning orasidagi farq asosiy hisoblanadi: jo'natuvchining iltimosiga binoan pochta bo'limi ro'yxatdan o'tgan jo'natishni topishi yoki uning joylashgan joyi to'g'risida ma'lumot berishga majburdir. Ro'yxatdan o'tmagan elementning izi jo'natuvchi uni pochta qutisiga joylashtirgan paytda yo'qoladi. O'z navbatida, pochta bo'limida ro'yxatdan o'tgan xat adresatga imzo qarshi ravishda topshiriladi, ro'yxatdan o'tmagan xat qutiga tashlanadi yoki oddiygina kotibga topshiriladi va hech kim xat olinganligini isbotlamaydi.

Shuning uchun hujjatlarni ro'yxatdan o'tmagan yoki oddiy xat bilan yuborish yaxshiroqdir, ularning yo'qolishi hech qanday huquqiy yoki moliyaviy oqibatlarga olib kelmaydi, masalan Tabriknomalar bayramlar uchun. Va hech bo'lmaganda nazariy jihatdan nizo mavzusiga aylanishi mumkin bo'lgan barcha narsalarni pochta orqali ro'yxatdan o'tkazish tavsiya etiladi.

Ro'yxatga olingan yozishmalarning asosiy turi ro'yxatdan o'tgan xatlar Va posilkalar. Oddiy xatlardan farqli o'laroq, oluvchi ro'yxatdan o'tgan xatni olganligi to'g'risida maxsus tilxat orqali xabardor qilinadi va pochta xodimining qo'lidan, yuqorida aytib o'tilganidek, imzoga qarshi konvert oladi.

Siz ro'yxatdan o'tgan jo'natishni to'ldirishingiz mumkin ilovaning inventarizatsiyasi. Bu pochta jo'natmasining miqdoriy va xarajat xususiyatlarini tavsiflovchi hujjatdir. Inventarizatsiyaning bir nusxasi pochta ilovasining tepasida konvertga joylashtiriladi, ikkinchisi jo'natuvchiga chek bilan birga beriladi. Inventarizatsiya bilan xat olgandan so'ng, qabul qiluvchi unga hech qanday hujjat yuborilmaganligini da'vo qila olmaydi.

Eslatma!

Yuborishdan oldin konvertni tarkibini inventarizatsiya qilish bilan muhrlashning hojati yo'q: pochta aloqasi operatori inventarda ko'rsatilgan barcha hujjatlar haqiqatda konvertda ekanligiga ishonch hosil qilishi shart.

Nihoyat, Maxsus e'tibor berilishi kerak oddiy bildirishnomalar ro'yxatdan o'tgan xatlarni qabul qilish to'g'risida. Bildirishnoma konvertga yopishtirilgan kartadir. Xatni olgandan so'ng, qabul qiluvchi kartani imzolaydi, shundan so'ng u jo'natuvchiga yuboriladi. Qaytarilgan bildirishnoma xatning olinganligini rasman tasdiqlovchi hujjatdir. Bildirishnomalarni saqlash muddati - 5 yil.

Xabarnoma qaytarilgandan so'ng, uning mavjudligi to'g'risidagi ma'lumot pochta ro'yxatga olish jurnaliga yozilishi mumkin (pastga qarang). Siz xatni kim va qaysi sanada olganligingizdan ehtiyotkorlik bilan nusxa ko'chirishingiz kerak emas. Agar ijrochiga bu ma'lumot kerak bo'lsa, u har doim kotibga murojaat qilishi mumkin. Ko'pincha xat olinganligi haqidagi ma'lumot etarli. Agar kompaniya elektron hujjat aylanishi tizimini (EDMS) joriy qilgan bo'lsa, bildirishnomalarni skanerlash mantiqiy bo'ladi. EDMS xabarnoma faylini chiquvchi hujjat haqidagi ma'lumotlarga "bog'lash" imkoniyatiga ega. Bu juda qulay: pudratchi istalgan vaqtda xat adresatga yetkazilganligini tekshirishi mumkin.

Uni javonlarga qo'ying

Kotibga yuboriladigan xatlarni olib kelgan ijrochilar pochta indeksi bilan to'liq manzilni ko'rsatishdan tashqari, xatda buyumning turi haqida eslatma qo'yishlari kerak. Variant sifatida ofisda siz "Oddiy harflar", "Ro'yxatdan o'tgan xatlar", "Bildirishnoma bilan ro'yxatdan o'tgan xatlar", "Bildirishnoma va inventar bilan ro'yxatdan o'tgan xatlar" va hokazo yozuvlar bilan tovoqlar qo'yishingiz mumkin. Keyin ijrochilar ofis xodimlarini chalg'itmasdan istalgan vaqtda yuborish uchun xat qoldirishlari mumkin bo'ladi.

Bizning maslahatimiz

Korrespondensiyalarni jo'natish qoidalarida noto'g'ri formatlangan yozishmalar, shuningdek manzili yoki pochta indeksi bo'lmagan xatlar, shoshilinchligiga qaramay, pudratchiga qaytarilishini ko'rsatish tavsiya etiladi.

Pochta jo'natish uchun tayyorlanmoqda

Har qanday jarayonni avtomatlashtirish imkoniyati mavjud bo'lsa, uni e'tiborsiz qoldirmang. Shunday qilib, agar kotib hali ham pochta konvertlarini qo'lda yozsa, u funktsiyalar to'plamiga e'tibor berishi kerak. matn muharriri Microsoft Word konvertlarni etiketlash, ularga korporativ identifikatsiyani berish, shuningdek, pochta ro'yxati uchun konvertlarni chop etish. Boshqacha qilib aytganda, har bir konvertni qo'lda belgilash o'rniga, dasturda bir marta belgilashingiz mumkin:

• jo'natuvchining qaytish manzili;
• konvertning korporativ uslubi.

Qabul qiluvchilarning manzillari ro'yxati (tarqatish ro'yxati) dasturga kiritilgandan so'ng, printerga konvertlar to'plamini kiritish va "Chop etish" buyrug'ini o'rnatish qoladi. Ta'riflangan funktsiyalarni yorliqda topish mumkin Pochta xabarlari (Yaratish ® Konvertlar,Stikerlar).

Aytmoqchi

Manzilga qo'shimcha ravishda siz konvertda qabul qiluvchining indeksini chop etishingiz va indekslarni yozish qoidalariga muvofiq formatlashingiz mumkin. Buning uchun kompyuteringizga maxsus shrift o'rnatishingiz kerak. Internetda topish oson - qidiruv tizimiga "Indeks uchun shrift" so'rovini kiriting. Shrift fayli .ttf kengaytmasiga ega. Uni yuklab olgandan so'ng, siz "Mening kompyuterim" jildiga o'tishingiz kerak, keyin "Boshqarish paneli" papkasida "Shriftlar" papkasini toping va shrift faylini unga joylashtiring.

Shaklda. 1-rasmda siz MS Word da yaratilgan chop etishga tayyor konvert qanday ko'rinishini ko'rishingiz mumkin.

Guruch. 1

Yuboriladigan xatlar to'plami tayyor bo'lganda, siz to'ldirishingiz kerak birinchi ikkita ustun 103-shakl "Pochta jo'natmalarini jo'natish ro'yxati". Ushbu pochta talabi barcha tashkilotlarga, agar ular 5 yoki undan ortiq xat yuborsa, amal qiladi. Dispetcher yuborilayotgan barcha ro'yxatdan o'tgan elektron pochta xabarlarini ro'yxatga olishi kerak. Qolgan ustunlar pochta operatori tomonidan to'ldiriladi. Ro'yxat ikki nusxada chop etiladi, jo'natish uchun mas'ul shaxs tomonidan imzolanadi, shundan so'ng uning imzosi muhr bilan tasdiqlanadi. To'ldirilgan reestrning bir nusxasi pochta bo'limida qoladi, ikkinchisi tashkilotga qaytariladi. Unda kuzatuv uchun jo'natilish identifikatsiya kodi bo'ladi.

Ushbu shakl rus pochtasi veb-saytida mavjud. Yagona kamchilik: faylni faqat .jpg formatida yuklab olish mumkin, ya'ni. rasm shaklida, shuning uchun shaklni qo'lda ko'paytirish va shablon sifatida saqlash kerak bo'ladi.

Elektron pochtani kuzatish

Ro'yxatdan o'tgan pochta xabarlarini "Rossiya pochtasi" veb-saytida kuzatish mumkin. Asosiy sahifaning chap tomonida "Pochta jo'natmalarini kuzatish" havolasi mavjud (2-rasm). Biz "Tafsilotlar" ni bosish orqali o'tamiz va o'zimizni kerakli sahifada topamiz.

Guruch. 2

Endi siz operator tomonidan har bir jo'natishga tayinlangan noyob kodni (pochta identifikatorini) kiritishingiz kerak. Siz ushbu kodni kvitansiyada yoki 103-shakldagi ro'yxatda topishingiz mumkin (3-ustun). Kod 14 ta raqamdan iborat. Uni "Pochta identifikatori" maydoniga kiriting, so'ngra quyidagi maydonga besh xonali xavfsizlik kodini kiriting va "Topish" tugmasini bosing (3-rasm).

Bizning xatimiz yo'lini kuzatish imkonini beruvchi jadval ochiladi (1-misol).

1-misol

Harflarning harakati haqida ma'lumot

Operatsiya	sana	Operatsiyaning joylashuvi		Atribut jarrohlik	Og'irligi, kg)	E'lon qiymati (rub.)	Overlay to'lov (rub.)	ga murojaat qilgan
		Indeks	OPS nomi					Indeks	Manzil
				Birlik
Davolash				Saralash markazini tark etdi
Davolash				Yetkazib berish joyiga keldi
Taqdimot				Qabul qiluvchiga yetkazib berish

Aytmoqchi

Xatning harakati to'g'risidagi ma'lumotlarning yuridik kuchi masalasi juda ziddiyatli. Bu uning maktublarini nazorat qiluvchi tashkilot uchun keng qamrovli ko'rinadi, ammo sudda u dalil sifatida qabul qilinmasligi mumkin.
Rossiya pochtasi bilan yozishmalar kafolatlangan yuridik kuchga ega bo'ladi. Siz kvitansiya nusxasini yoki 103-shaklni ilova qilgan holda pochta bo'limiga rasmiy so'rov xatini yuborishingiz kerak. Bunga javoban siz "Rossiya pochtasi" blankida kerakli ma'lumotlar bilan xat olasiz, bu hujjatda dalil sifatida hech qanday savol tug'dirmaydi. sud.

Yuborilgan xatlarni hisobga olish

Hujjatlarning tashkilotdan har qanday chiqishi, ular qanday hujjatlar ekanligi va ularning chiqish yo'li qanday bo'lishidan qat'i nazar, qayd etilishi kerak. Xatlar bundan mustasno emas. Pochta jo'natish uchun mas'ul bo'lgan xodimga har bir xatni maxsus jurnalga yozib qo'yishni tavsiya qilamiz (2-misol). Chunki bunday jurnalni yuritish majburiyati belgilanmagan normativ hujjatlar va bu faqat qulaylik va nazorat masalasidir, har bir kompaniya jurnalning shaklini mustaqil ravishda ishlab chiqishi mumkin;

Bizning maslahatimiz

Jurnalga har safar bir xil matn kiritmaslik uchun siz qisqartmalardan foydalanishingiz mumkin, masalan: "Pochta" - VA BOSHQALAR , Ekspress pochta - EP , oddiy harf - P , odatiy - Z , bildirishnoma - U , inventar - HAQIDA va hokazo.
Shuningdek, siz bo'limlarning nomlarini qisqartirishingiz mumkin.

2-misol

Pochta jo'natmalari jurnali

	Pochta xizmati	Xat turi	Manzil	Indeks	Manzil	Tarkibni inventarizatsiya qilish	Ijrochi	ketish sanasi	Joylashuvni kuzatish raqami	Bildirishnoma	Eslatma
			Ivanov K.I.		st. Pushkina, 56, kvartira. 43, Moskva	Ko'rgazmaga taklif
			Choy plantatsiyasi, MChJ		st. Korablestroiteley, 454, ofis. 34, Volgograd	Ref. 2014 yil 14 iyundagi 3324-3-son	Ishlab chiqarish bo'limi
			Zerkalo MChJ		st. 7-Sadovaya, 33, Togliatti, Samara viloyati.	Ref. 2014 yil 15 iyundagi 3354-2-son	Texnik bo'lim
			"Promregiongaz" OAJ		st. Shkolnaya, 3 uy. 353-B, Irkutsk	Ref. 17.06.2014 yildagi 3465-6-son	Yuridik xizmat				Qaytish - oluvchi xatga kelmagan

Jadval ustunlarini to'ldirish

1. Tartib raqam. Ustun ofis ishi to'g'risida hisobot yaratish uchun muhim: siz pochta kanallari orqali qancha xat yuborilganligini darhol ko'rishingiz mumkin.
2. Pochta xizmati. Agar tashkilot nafaqat Rossiya pochtasi, balki tezkor pochta xizmatlaridan ham foydalansa, tegishli.
3. Xat turi. Ustun munozarali holatlarda yoki adresat xatni olganligini isbotlash zarur bo'lganda foydalidir.
4. Manzil. Ustun familiya va bosh harflarni ko'rsatadi individual yoki qabul qiluvchi tashkilotning nomi. Filtrlash qulayligi uchun, masalan, tashkilotning familiyasi yoki nomi bilan boshlanadigan ustunni to'ldirishni tavsiya etamiz. Ivanov K.A. yoki Choyxona plantatsiya, MChJ.
5. Indeks. Konvertni yaratishda uni to'g'ri joyga nusxalash va joylashtirishni osonlashtirish uchun alohida ustunga joylashtirilgan (oldinga qarang). Agar kotib konvertlarni qo'lda yozishni afzal ko'rsa, siz manzil bilan birga indeksni yozishingiz mumkin.
6. Manzil. Qabul qiluvchining pochta manzili ko'rsatilgan.
7. Tarkib tavsifi. Ushbu ustunda kontragent bilan faol yozishmalar mavjud bo'lgan hollarda ayniqsa zarur bo'lgan ma'lumotlar mavjud. Yuklarni jo'natishda chalkashmaslik va ma'lum bir kunda qaysi hujjat yuborilganligini aniq bilish imkonini beradi. Ustunni juda batafsil to'ldirishning hojati yo'q - hujjatning ro'yxatga olish ma'lumotlari kifoya qiladi, masalan Ref. 23.05.2014 yildagi 4543-son.
8. Ijrochi. Xodimi yuboriladigan xatni olib kelgan bo'limning nomi yoki ushbu xodimning familiyasi ko'rsatilgan. Bo'limni ko'rsatishni tavsiya qilamiz, chunki... bu tashkilotda xodimga qaraganda ko'proq doimiy birlikdir.
9. Ketish sanasi. Xat pochta operatoriga topshirilgan yoki pochta qutisiga tushgan kun ko'rsatiladi.
10. Joylashuvni kuzatish raqami."Rossiya pochtasi" veb-saytida xatning taqdirini kuzatishingiz mumkin bo'lgan kodni ko'rsatadigan ustun.
11. Bildirishnoma. Xat olinganligi haqidagi bildirishnoma qaytarilganligini bildiruvchi quti.
12. Eslatma. Ko'rsatish uchun an'anaviy ustun Qo'shimcha ma'lumot(masalan, 2-misoldagi kabi xatni qaytarish haqida).

Jurnal bo'yicha qidirish

Jurnalda qo'lda yozilgan imzo talab etilmaganligi sababli, u elektron shaklda (masalan, MS Excelda) yuritiladi. Ushbu jurnalni yaratishdan maqsad kompaniya tomonidan yuborilgan har qanday xatni tezda topa olishdir. Buning uchun sizga kerak:

• ustun nomi bilan yuqori qatorni har doim ko'rishingiz uchun mahkamlang;
• uni filtr bilan jihozlang.

Bularning barchasi jadvaldagi harflarni qidirishni sezilarli darajada tezlashtiradi.

Jurnal bo'ylab harakatlanayotganda jadvalning yuqori qatori har doim ko'rinib turishini ta'minlash uchun yorliqga o'tishingiz kerak. Ko'rinish. Bu erda asboblar panelida Oyna jamoani tanlang Hududlarni tuzatish uchun, va ochiladigan menyuda - Yuqori qatorni muzlatish(4-rasm). Endi, agar registrda ko'plab pozitsiyalar mavjud bo'lsa ham, ustunlar nomlari jadvalning yuqori qismida o'rnatiladi.

Guruch. 4

Qolgan narsa ustun tarkibini filtrlash opsiyasini yoqishdir. Buning uchun asboblar panelida Tahrirlash belgisini bosing Saralash va filtrlash, keyin qalqib chiquvchi oynada - Filtr(5-rasm).

Guruch. 5

Ustun nomining pastki o'ng burchagida o'q bilan tugma paydo bo'ladi - bu filtr. Muayyan ustunning o'qini bosish orqali siz uning istalgan qiymatlarini saralashingiz mumkin. Masalan, biz "Promregiongaz" OAJga yuborilgan barcha xatlarni ko'rishimiz kerak. O'qni bosing - va biz registrga kiritilgan qabul qiluvchilarning to'liq ro'yxatini ko'ramiz. Biz "Hammasini tanlash" qiymatini olib tashlaymiz va uni "Promregiongaz" OAJ qarshisidagi katakchaga qo'yamiz. Tugmani bosing KELISHDIKMI va biz ushbu tashkilotga yuborilgan barcha xatlarni ko'ramiz (6-rasm).

Guruch. 6

Agar xat kimgadir bir marta yuborilgan bo'lsa, klaviatura yorlig'ini bosish osonroq bo'ladi Ctrl + F qidiruv satrini ko'rsatish uchun unga ma'lumotlarni kiriting (familiya, unvon, shahar va boshqalar) va bosing Keyingisini toping(7-rasm). Dastur kerakli katakchani topadi va ajratib ko'rsatadi.

Guruch. 7

Hujjatlarni pochta orqali jo'natishni tartibga solish

Hujjatlarni pochta orqali jo'natish qoidalari ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarning bir qismi yoki mustaqil hujjat bo'lishi mumkin. Tashkilot o'z xohishiga ko'ra ularni tezkor pochta orqali hujjatlarni jo'natish tartibi bilan to'ldirishi mumkin. Bu erda pochta orqali xat jo'natish tartibi ko'rsatilgan ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarning bir qismi (3-misol).

3-misol

Ofis ishi uchun ko'rsatmalar parchasi

"Hujjatlarni tezkor pochta orqali jo'natish qoidalari"

7. POSCHAT XIZMATI ORQALI CHIQISH HUJJATLARINI YUBORISH

7.1. Hujjatlarni pochta orqali jo‘natish (shu jumladan tezkor pochta) idora tomonidan amalga oshiriladi.

7.2. Xatlar har kuni yuborish uchun qabul qilinadi, dam olish kunlaridan tashqari va bayramlar, 9:00 dan 13:00 gacha va 14:00 dan 18:00 gacha (qisqartirilgan kunlarda va bayram oldidan - 17:00 gacha).

7.3. Hujjatlarni jo'natishdan oldin ijrochi hujjatning barcha sahifalari mavjudligini va ularning joylashuvi, dizayni va manzilining to'g'riligini, imzolar, vizalar, arizalar, ro'yxatga olish ma'lumotlari mavjudligini, so'rovning raqami va sanasiga havolani tekshirishi shart. (agar so'rovga javob berilsa). Hujjatga jo'natuvchi manzil, shu jumladan pochta indeksi ilova qilinadi va pochta jo'natmasining turi haqida eslatma qo'yiladi: oddiy xat, buyurtma xat, oddiy bildirishnomali buyurtma xat, ilova tavsifi bilan buyurtma xat, tezkor pochta , va boshqalar. Agar ko'rsatilgan ma'lumotlar etishmayotgan bo'lsa, yozishmalar pudratchiga qaytariladi. Noto'g'ri formatlangan yozishmalar va norasmiy xarakterdagi yozishmalar jo'natish uchun qabul qilinmaydi va pudratchiga qaytariladi.

7.4. Hujjatlar pochta orqali haftasiga ikki marta: dushanba va payshanba kunlari soat 15:00 da yuboriladi. Pudratchi shoshilinch yozishmalarni mustaqil ravishda yuborishi mumkin. Ofisga dushanba va payshanba kunlari soat 15:00 dan keyin kelib tushgan yozishmalar jo'natilishning keyingi kuni yuboriladi.

7.5. Hujjatlar tezkor pochta orqali idoraga jo‘natma kelib tushgan kuni yoki agar jo‘natma soat 15:00 dan keyin qabul qilingan bo‘lsa, keyingi ish kunida (qisqartirilgan ish kunlarida soat 14:00 dan keyin) yuboriladi.

7.6. Hujjatlarni jo'natish uchun qabul qilishda idora mutaxassisi imzolar, ma'lumotnoma raqamlari, shuningdek asosiy yoki qo'shimcha hujjatda ko'rsatilgan ilovalar mavjudligini tekshiradi.

7.7. Jo‘natish uchun qabul qilingan yozishmalar pochta jo‘natmalari jurnaliga (5-ilova) kiritiladi va keyin konvertatsiya qilinadi.

7.8. O'zgartirilgan yozishmalar posilka jo'natmalari ro'yxatiga kiritilgan (6-ilova). Ro'yxat ikki nusxada chop etiladi va yozishmalarni yuborish uchun mas'ul bo'lgan Ofis xodimi tomonidan imzolanadi. Imzo “Hujjatlar uchun” muhri bilan tasdiqlangan. Ustunlar pochta operatori tomonidan to'ldiriladi. Ro‘yxatning bir nusxasi idoraga qaytariladi va faylga joylashtiriladi.

7.9. Korrespondensiyaning topshirilganligi to'g'risidagi bildirishnomani olgandan so'ng, idora xodimi pochta ro'yxatga olish jurnalining 11-ustuniga belgi qo'yadi va xabarnomani faylga qo'yadi.

Biz hujjatlarni pochta orqali jo'natish jarayonining asosiy tarkibiy qismlarini ko'rib chiqdik. Umid qilamizki, ushbu ma'lumot sizning ishingizni yanada optimal tashkil etishga yordam beradi.

Ha, maqolalarni kamroq chop eta boshlaganimizning asosiy sababi aynan faoliyatning qisman o'zgarishidadir... Blogger bo'lish yaxshi, lekin qisqa vaqt ichida ko'p pul (hatto kichik!) topish dargumon. . dan reklama Google Adsense, shubhasiz, meva beradi, lekin, afsuski, har oyda biz 100 dollar chegara miqdoriga erishish uchun vaqtimiz yo'q, va shunga ko'ra, biz daromadni naqd qila olmaymiz. Va hayotdagi hozirgi vaziyatni hisobga olsak, bizga hozir pul kerak. Hech qanday jinoiy narsa yo'q, shunchaki biz hozir yashayotgan kvartira sotuvga qo'yilgan va ... o'z uyimizni sotib olish har qanday yaqin kelajakda sodir bo'lishi mumkin. Shuning uchun biz faol ravishda pul topish va pulni tejashning "chamadon" rejimidamiz. Aytgancha, N. Novgorodda hashamatli uch rublli rublni (79/46/11) sotib olishdan hech kim manfaatdor emasmi? 🙂

Axborot biznesi hozir qiyin kunlarni boshdan kechirayotganiga qaramay, faqat unda, shuningdek, hamkorlik dasturlarida tez pul ishlash mumkin (garchi abonent bazasi ularni tarqatish uchun ortiqcha bo'lmasa ham). Biz pochta xizmatini yana yo'lga qo'ydik, 5 ta jo'natuvchi serverni uladik va kechirasiz, biz ikki baravar ishtiyoq bilan xat jo'natmoqdamiz. Xo'sh, axborot byulletenini yuborishning eng yaxshi vaqti qaysi? Ehtimol, maqolaning ko'rsatilgan mavzusiga o'tish vaqti keldi ...

Elektron pochta xabarnomalarini yuborish uchun eng yaxshi vaqt

Darhol ta'kidlash joizki, optimal pochta jo'natmalari yuborilayotgan kontent turiga bog'liq. Agar siz elektron pochtani tarqatishni asl maqsadi uchun ishlatsangiz, masalan, sheriklar bilan muntazam ishbilarmonlik aloqasi uchun, uni soat 11:00 dan 15:00 gacha yuborish yaxshiroqdir. Agar ilgari yuborilgan bo'lsa, qabul qiluvchi ertalab ish bilan bog'liq muammolarni hal qilish bilan band bo'lishi mumkin va shunchaki pochtani tekshirish va kiruvchi yozishmalarni o'qish uchun vaqt topolmaydi. Keyinchalik, qabul qiluvchining ish joyida bo'lmasligi xavfi mavjud.

Agar pochta jo'natmalari iste'molchi ma'lumotlarini tarqatish uchun tashkil etilgan bo'lsa (bizning mavzuimiz!), unda bu holda uni amalga oshirish uchun optimal soatlar tan olinishi kerak. kechki vaqt, ya'ni. 17 dan 20 soatgacha. Ushbu davrni tanlash, odamlar ko'pincha o'zlarining pochta qutilarini tekshirishlari bilan izohlanadi, chunki kun davomida odamlarning shaxsiy pochtalarini o'qish uchun bo'sh vaqti yo'q va uy bekalari hisobga olinmaydi; 🙂 Tabiiyki, siz bizning xulosamizga qo'shilmasligingiz mumkin, ammo sotuvlar soniga ko'ra, eng muvaffaqiyatli "egzoz" kechki pochta jo'natmalari paytida aniq qayd etiladi.

Xabarnoma yuborish uchun haftaning eng yaxshi kuni

Haftaning kunlarini tanlash ham maqsadli auditoriyaga bog'liq. Biznes ma'lumotlarini yuborish uchun optimal kunlar seshanba, chorshanba va payshanba. Dushanba kuni yuborilgan xatlar e'tiborsiz qolishi mumkin, chunki haftaning boshi deyarli barcha korxonalarda kelgusi kunlar uchun tadbirlarni rejalashtirish, yig'ilishlar o'tkazish va dam olish kunlarida to'plangan muammolarni hal qilish + dushanba kungi kayfiyat bilan bog'liq. dengiz, #Men yotishni xohlayman, #men hech narsani xohlamayman.

Juma kuni ko'pchilik xodimlar yaqinlashib kelayotgan dam olish kunlari haqida o'ylash bilan band yoki hatto ishdan erta ketishga intilishadi. Shuning uchun hatto muhim ma'lumotlar osongina o'qilmagan bo'lishi mumkin.

Yoniq iste'mol bozori Eng samarali pochta jo'natmalari payshanbadan yakshanba kuni kechqurungacha yuborilganlardir. Aynan shu vaqtda odamlar shoshilinch ravishda kiruvchi takliflar bilan tanishish imkoniyatiga ega.

Ammo agar siz axborot biznesida tez va pulli natijalarga erishmoqchi bo'lsangiz, har kuni pochta jo'natmalarini yuboring va bazangiz qaysi kun eng faol ekanligini o'zingiz ko'ring. Issiq havo kelishi va dacha va qishloq mavsumlarining ochilishi bilan kunlik statistika 180 darajaga o'zgarishi mumkin. Dam olish kunlarining balandligida qanday bog'bonlar va bog'bonlar o'z pochtalarini tekshiradilar? Faqat eng dangasa.

Axborot byulletenlarini yuborish uchun optimal chastota

Pochta jo'natish jadvalini tuzishda ikkita narsani hisobga olish kerak: psixologik xususiyatlar odam:

Shuning uchun, pochta jo'natmalarining o'rtacha chastotasi har bir yoki ikki kunda bitta axborot byulleteni hisoblanadi. Albatta bu qoida turli tadbirlarda ishtirok etish uchun taklifnomalarga, shuningdek, kundalik yangiliklarga taalluqli emas.

Umuman olganda, elektron pochta marketingining muvaffaqiyati ko'p jihatdan reklama qilinadigan mahsulot yoki xizmatlar turiga bog'liq. Bozorda mahsulot yoki xizmatning mavjud bo'lish muddati ham katta ta'sir ko'rsatadi. Qoidaga ko'ra, so'nggi yangi mahsulotlar haqida reklama ma'lumotlarini yuborish keng tarqalgan takliflarga qaraganda sotishni ko'proq rag'batlantiradi.

Axborot byulletenini yuborishning eng yaxshi vaqti qachon? Bazamiz faoliyatiga e'tibor qaratish va reklama buyumlari Biz taklif qilayotgan eng samarali vaqt Moskva vaqti bilan soat 17.00 dan keyin payshanba/juma/shanba. Lekin hech qanday holatda biz sizni shu kunlarda xabar yuborishga undamaymiz. Siz hamma narsani sinab ko'rishingiz kerak, chunki mutlaqo har qanday vaqtinchalik variant ishlashi mumkin.

Sizga katta daromad va faqat faol obunachilar tilaymiz. Ushbu maqolalarni ham hisobga olishga ishonch hosil qiling.

Har bir alohida kompaniya yuborishga harakat qilayotganini payqadingizmi elektron pochta xabarlari taxminan da bir vaqtda? Ular odatda kechqurun yoki kechasi, erta tongda kelishadi. Tomoshabinlar qanday qilib uxlayotgani qiziq. Natijada, siz uyg'ongan vaqtingizda pochta qutingiz to'lgan. O'ylaymizki, siz bu bilan bevosita tanishsiz. Ko'pgina kiruvchi xabarlarni o'chirish juda bezovta qiluvchi ertalabki marosimning bir qismiga aylanadi. Siz ma'lumotlarga asoslangan marketing haqida o'qishni yoqtirishingiz mumkin, lekin ertalab soat 7 da emas.

Biz kuniga ikki marta - ertalab va kechqurun elektron pochtani tekshirgan kunlarimiz unutilib ketdi. Ammo ba'zi kompaniyalar, afsuski, hali ham ushbu jadvalga amal qilishadi. Ushbu strategiya marvarid uslubidagi iMac yoki podvalda chang to'playdigan shlyuz kompyuteri kabi qadimgi. E-pochtangizni yuborish uchun noto'g'ri vaqtni tanlasangiz, sifatli tarkibga sarflagan harakatlaringiz behuda bo'ladi.

Xat yuborishning eng yaxshi vaqti qachon ekanligini tushunishingizni tavsiya qilamiz. Buni bilish uchun biz eng ilmiy usuldan foydalandik: biz 100 ta turli pochta ro‘yxatlariga obuna bo‘ldik va xatlarni olgan vaqtimizni yozib oldik.

Biznes uchun elektron pochta marketingiga buyurtma bering

Ularni 11:00 - 12:00, 13:00 - 14:00 yoki 14:00 - 15:00 oralig'ida yuboring

Ushbu strategiya elektron pochta xabarlarining ochiq tezligi past bo'lgan va obunachilar soni kamaygan hollarda mos keladi.

Aytgancha, o'qish davrida ko'rsatilgan vaqt oralig'ida bironta ham xat kelmadi. Quyida grafik keltirilgan:

Quyidagi intervallardan qaysi biri optimal hisoblanadi? 14:00 dan 15:00 gacha bo'lgan davr eng katta imkoniyatlarga ega. 11:00 - 12:00 va 13:00 - 14:00 tushlikka juda yaqin, xat yo'qolishi mumkin. Agar siz kulgili mavzuni yoritayotgan bo'lsangiz va odamlar uni tanaffus paytida o'qishini kutsangiz ham, uni tushdan keyin soat ikkidan uchgacha yuborish yaxshidir. Shunday qilib, tinglovchilaringiz elektron pochta xabarlarini ko'rib chiqishda tanaffus qilishlari mumkin. Odamlar har doim ertalab elektron pochtalarini tozalaydilar, lekin keyinchalik ular charchashadi va biroz "kechiktirish" kerak. Sizning xabaringiz bunday holatlar uchun foydali bo'ladi.

Yoki soat 10:00 dan 11:00 gacha

Agar ma'lum bir vaqt ichida elektron pochta xabarlarini yuboradigan yagona odam bo'lishni xohlamasangiz, ideal vaqt bor. Tadqiqot o'tkazganimizda, 10 dan 11 gacha xabarlar deyarli yo'q edi, aniqrog'i, faqat bitta xabar keldi. Shuning uchun bunday raqobatga dosh berish uchun yaxshi imkoniyatlar mavjud.

Yuqoridagi grafikda ko'rib turganingizdek, bir nechta xat kelgan bir necha davrlar bor edi. Ammo foydalilik nuqtai nazaridan ular 10 dan 11 gacha bo'lgan davr bilan bir xil darajada emas. Masalan, 9 dan 10 gacha ish kuni odatda boshlanadi va 16 dan 17 gacha tugaydi. Bu shuni anglatadiki, siz tomoshabinlar e'tiborini jalb qilish uchun qattiq kurashishingiz kerak bo'ladi. Voqealarning bunday rivojlanishiga yo'l qo'ymaslik uchun 10 dan 11 gacha bo'lgan davrni tanlang. Bu vaqtga kelib, o'quvchilar o'zlarining ish joylarida allaqachon o'tirishgan, qahva kuchga kiradi va kirish qutisida nol bo'ladi. Albatta bu eng yaxshi vaqt qiziqarli xatlar uchun.

Bundan tashqari, biz ba'zi bir g'alatilikni topdik: 10 dan 11 gacha ekspertlar va fikr yetakchilari xat jo'natishdi. Biz bitta xabar oldik, lekin bu muhim emas. Muhimi, bo'shliq ajralib turish imkoniyatini beradi.

18:00 dan 19:00 gacha - hech qachon

Bu eng yomon vaqt Uchun elektron pochta xabarnomasi. Ish shu qadar bandki, tadqiqotimiz paytida biz belgilangan soatda elektron pochta xabarlarining 10% dan ortig'ini oldik. Bu o'rtacha bo'lishi kerak bo'lganidan deyarli 3 baravar ko'p. Grafikda ma'lumotlar aniq ko'rsatilgan.

Ko'rib turganingizdek, agar siz ushbu davrda xat yuborishga qaror qilsangiz, tomoshabinlar e'tiborini jalb qilish uchun raqobat qilishingiz kerak bo'ladi. Biroq, esda tuting: 18 dan 19:00 gacha elektron pochta xabarlari taxminan 50 baravar ko'p. Agar siz xabarni pochta qutingizda o'lik vazn kabi osib qo'yishni xohlamasangiz, ushbu davrda xat yubormaslikni tavsiya qilamiz. Nima uchun brendlar aynan shu vaqtda haftalik axborot byulletenlarini yuborishga qaror qilgani noma'lum. Odamlar endigina uylariga qaytib, dam olishyapti. Ular sevimli mashg'ulotlari, qiziqarli yoki faol mashg'ulotlar haqida ma'lumotga ega bo'lgan elektron pochtani ochish ehtimoli ko'proq bo'ladi.

Bunday holda, foydalanuvchilarning e'tiborini jalb qilish uchun siz boshqa tonnalar bilan raqobatlashishingiz yoki e'tiborsiz qolganingizni qabul qilishingiz kerak bo'ladi.

21:00 dan keyin va 7:00 dan oldin vaqtdan qoching

Eng biri oddiy usullar Agar elektron pochta xabari ertalab axlat qutisiga tushib qolsa, demak u kechqurun yuborilgan. Siz odamlar uxlab qolishlarini va ertalab xabarni o'qishlarini kutasiz. Ba'zi kompaniyalar biz eng so'nggi marketing yangiliklarini bilishni xohlaymiz deb o'ylashadi ijtimoiy tarmoqlar soat 6:00 da. Biroq, bu shunday vaqtda oxirgi istak. Xabar to'shakka kofe yetkazib berish bilan bog'liq bo'lsa, bu boshqa masala. Afsuski, ko'plab kompaniyalar ushbu eskirgan texnikadan foydalanadilar.

Biz istalgan vaqtda pochta bo'limiga borishimiz mumkin, yangiliklarni bilish yoki xatni o'qish uchun ma'lum bir vaqtda uyg'onishimiz shart emas. Kechasi yuborilgan xabarlar esa ro'yxatning shu qadar pastga tushishi mumkinki, odamlar ularga hech qachon etib borishmaydi.

Tadqiqot davomida biz 21:00 dan 7:00 gacha elektron pochta xabarlarining 60% dan ortig'ini oldik.

Ularning taxminan 40% 21:00 dan 2:00 gacha kelgan. Ushbu xabarlarning barchasi bilan siz foydalanuvchilar e'tiborini jalb qilish uchun "raqobat" qilishingiz kerak bo'ladi. Tomoshabinlaringizning aksariyati uxlab yotibdi va hushyor bo‘lganlar ayni paytda axborot byulletenini o‘qishni xohlamaydilar. Shunga ko'ra, xat ertalabgacha qoldiriladi, keyin esa shunchaki o'chiriladi yoki u haqida unutiladi. Natijada sizning barcha ishlaringiz behuda. Shunday ekan, vaqt noto‘g‘ri bo‘lgani uchun kontentning behuda ketishiga yo‘l qo‘ymang.

Chorshanba va shanba - yaxshi yechim

Kunning davriga o'xshab, haftaning kuniga ham e'tibor berish muhimdir. Agar siz belgilangan kunlarda xabar yuborsangiz, ular sifatli kontentning o'ziga xos "mayoq" ga aylanadi.

Mavzu dam olish va sevimli mashg'ulotlariga tegishli bo'lsa, shanba kunini afzal ko'ring. Bugungi kunda amalga oshirilishi mumkin bo'lgan narsa haqida o'qiyotganda, tinglovchilar matnni ko'proq qabul qilishadi. Shuningdek, odamlar o'qiganlarini "hazm qilish" uchun ko'proq vaqtga ega bo'ladilar. Har qanday holatda ham, sizga nima mos kelishini bilish uchun chorshanba va shanba kunlari yuborishga harakat qiling.

Nega yakshanba TOP ro'yxatiga kirmadi? Darhaqiqat, o'sha kuni yuborilgan xabar shunchaki aralashtirishda yo'qoladi va dushanba kuni ertalab axlat qutisiga tushadi. Bundan tashqari, yakshanba kuni odamlar o'qishga vaqtlari bo'lmasligi mumkin.

Payshanba elektron pochta xabarlarini yuborish uchun eng yomon kun

Xatlar uchun maqbul kunlarni aniqlash unchalik oson emas edi. Yaxshiyamki, eng yomoni osonroq bo'ldi.

Bu kunda chorshanba va shanba kunlariga qaraganda ikki baravar ko'p xat yuboriladi. Barcha xabarlarning deyarli 25% payshanba kuni kelgan.

Ba'zi ekspertlar seshanba va payshanba kunlari ekanligini ta'kidladilar yaxshi kunlar pochta uchun. Odamlar ko'p yillar davomida maslahatlarga ko'r-ko'rona amal qilishdi. Natijada ular eng yomon yechimga aylandi.

xulosalar

Endi biz 100 ta xatga obunani bekor qilishimiz yoki elektron pochta manzilini butunlay o'chirib tashlashimiz kerak bo'ladi. Biroq, tajriba sizga elektron pochta xabarlarini yuborish uchun maqbul vaqt haqida qimmatli tushuncha berdi.

Eslab qoling:

1. 11:00 dan 12:00 gacha, 13:00 dan 14:00 gacha yoki 14:00 dan 15:00 gacha xabar qoldiring.
2. Yana bir yaxshi vaqt - ertalab soat 9 dan 10 gacha.
3. Agar xabar ish bilan bog'liq bo'lsa, uni tegishli soatlarda yuboring.
4. 8:00 yoki 17:00 kabi band bo'lgan vaqtlarda (odamlar kelgan yoki ishdan ketganda) elektron pochta xabarlarini yuborishdan saqlaning.
5. Kechasi yoki erta tongda yuborilgan xabarlar yomon fikrdir.
6. Payshanba - pochta jo'natmalari uchun eng yomon kun.
7. Shuningdek, dushanba va juma kunlari yozmaslik yaxshiroqdir.
8. Haftaning optimal kuni - chorshanba.

Asosiysi, ushbu maslahatlarni o'z auditoriyangizda sinab ko'ring.