Yazışma sənədləri. İşgüzar yazışmaların etikası

Son onilliklər ərzində e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmalar böyük populyarlıq qazandı və işgüzar ünsiyyətin əsas üsullarından birinə çevrildi. Bu gün şəxsiyyətlərarası ünsiyyət praktikasında e-poçtdan istifadə etməyən bir insan tapmaq çətindir. Buna baxmayaraq, bu gün çoxları sual verir: bütün qaydalara əməl olunsun? Ünvanı formalaşdırmaq üçün səlahiyyətli məktubdan necə istifadə etmək olar yaxşı təəssürat göndərən haqqında?

Bu məqalə qaydaları təsvir edir işgüzar yazışmalar By e-poçt, A praktiki məsləhət məqalədə təqdim olunanlar tərtib edərkən düzgün işgüzar ünsiyyəti öyrənməyə kömək edəcəkdir e-poçtlar.

Bir çox insan iş gününə poçt qutusunu yeni mesajlar üçün yoxlamaqla başlayır. Ancaq təəssüf ki, məlumat mübadiləsinin bu üsulunun geniş yayılmasına baxmayaraq, bir çoxları işgüzar yazışmaların dilindən düzgün istifadə etməyi bilmirlər, e-poçtları qeyri-rəsmi ünsiyyət üsulu ilə səhv salırlar.

Çatdırılma sürəti sayəsində vacib olanların mübadiləsini asanlaşdırır rəsmi sənədlər, formalar, bəyanatlar, lakin burada da insanlar məktub göndərərkən səhvlərə yol verirlər. Çox tez-tez olur ki, hər hansı bir fayl mübadiləsi zamanı e-poçt yazarkən, alıcılar nədənsə müşayiət olunan esselər yazmırlar və alıcıların işini çətinləşdirə biləcək mövzuları daxil etmirlər. Bu məqalənin məqsədi suala cavab verməkdir: elektron poçtla məktub göndərmək və e-poçt vasitəsilə işgüzar yazılı ünsiyyətin bütün qaydalarına necə riayət etmək olar?

E-poçt məktublarını tərtib edərkən, göstərilən bütün sahələr doldurulmalıdır

Elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları məktubu göndərəni elektron məktubda göstərilən bütün sahələri, məsələn, məktubu alan və göndərənin ünvanı və adı kimi doldurmağa məcbur edir. Göndərilən məktubun mahiyyətini qısaca təsvir edən mövzu təsvir edilməlidir. Çox vaxt göndərilən məktubun taleyi və orada göstərilən problemin həlli sürəti düzgün təsvir olunan mövzudan asılıdır. Biznes e-poçtu təbriklə başlamalıdır - alıcıya bu sadə hörmət nümayişi yazışma zamanı çox vacibdir. Salamdan sonra “məktubun əsas hissəsi” adlanan mətn olmalıdır və sonunda imza, məsələn, “Hörmətlə, Petr İvanoviç Brisov” olmalıdır.

İşgüzar yazışmalarda salamlar

Diqqətinizi bu məqama daha çox yönəltməyə dəyər, çünki hörmət jesti istənilən aspektdə çox vacibdir işgüzar ünsiyyət. Optimal təbrik ifadəsi “Axşamınız xeyir” və ya “Salam”dır. E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması göndəricinin “ifadələrindən istifadə etməyi məhdudlaşdırır. Axşamınız xeyir"və ya" Sabahınız xeyir”, çünki alıcı məktubu aldıqdan çox sonra oxuya bilər. Salamlaşmada işlənən danışıq ifadələrini işlətmək də düzgün deyil.

Təbrik sözü və ya ifadəsindən sonra alıcıya ad və ata adı ilə müraciət etməlisiniz və əgər ad göndərənə məlum deyilsə, bu anı atlaya bilərsiniz. Sonra məktubun məqsədini ifadə etməyə davam edə bilərsiniz.

Biznes e-poçtlarında əlavə edilmiş fayllar

Məktubun əsas məqsədi yalnız yazılı hekayə və məsələnin mahiyyətini təqdim etmək deyil, həm də fayl göndərməkdirsə, əvvəlcə göndərilən obyekti əlavə etmək daha yaxşıdır. Tez-tez olur ki, bir çox göndərənlər diqqətsizlik üzündən məktubun mətnində məsələnin mahiyyətini ifadə edərək, lazımi əlavəni əlavə etməyi unudurlar. Bu cür səhlənkarlıq işgüzar məktubu göndərənin işgüzar nüfuzuna mənfi təsir göstərə bilər.

E-poçt ünvanı tanınan və qısa olmalıdır

Elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları göndərəndən göndərənin adı haqqında həqiqəti əks etdirən məlumatı özündə əks etdirən tanınan elektron ada malik olmasını tələb edir. Çox yığcam və axmaq görünürlər rəsmi məktublar və e-poçt ünvanında qeyri-rəsmi ifadələr və ya sözlər, məsələn, “limon_petya” e-poçt ünvanı olduqda sorğular. Bu, böyüklər üçün çox ləyaqətsiz görünür. İşgüzar yazışmalar aparmaq üçün ayrıca e-poçt yaratmaq və işgüzar e-poçt etiketinə riayət etmək daha yaxşıdır.

Əvvəllər alınan e-poçtlara cavab vermək üçün sürətli Cavab (Cavab) funksiyasından istifadə

Cavab və ya Cavab funksiyası (qısaldılmış versiyada Re :) kimi görünür) istifadəçiyə kömək edir sürətli bir şəkildə Göndərəndən əvvəl göndərilmiş mesajlara cavab verin. Bu funksiya həm də verilmiş mövzu üzrə həmsöhbətlə əvvəlki yazışmaları oxumaq üçün universal imkana malikdir. Lakin elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları, yazışma zamanı müzakirənin mahiyyəti dəyişdirilərsə, göndəricini iş məktubunun mövzusunun adını dəyişməyə məcbur edir.

İş məktubu göndərməzdən əvvəl orfoqrafik səhvləri və durğu işarələrini yoxlamalısınız.

E-poçt məlumat mübadiləsini asanlaşdırır, lakin işgüzar yazışmalar zamanı rus dilinin qaydalarını laqeyd etməməlisiniz, çünki ehtiyatsızlıqla edilən səhv göndərənin səlahiyyətinə təsir göstərə bilər. Məktub göndərməzdən əvvəl mətni bir neçə dəfə nəzərdən keçirməli və orfoqrafik və imla üçün diqqətlə yoxlamalısınız durğu işarələri səhvləri. Bir çox e-poçt müştərisində orfoqrafik yoxlama funksiyası var, buna görə də qırmızı ilə vurğulanmış sözlərə diqqət yetirməlisiniz. Düzgün yazımla bağlı şübhəniz varsa, İnternetdə kömək axtarmalı və ya orfoqrafiya lüğətindən istifadə edərək orfoqrafiyanı yoxlamalısınız.

Ünvan sahəsi sonuncu doldurulmalıdır.

Yarımçıq və ya redaktə olunmamış məktubların göndərilməməsi üçün iş məktubunu qəbul edənin ünvanı göndərilməzdən əvvəl ən son anda daxil edilməlidir. Bu qayda işgüzar e-poçt yazışmalarının əsaslarına da daxildir. Belə olur ki, ünvan alanını doldurarkən e-poçt əvvəllər istifadə edilmiş alıcıların siyahısını təklif edə bilər, burada həm də üçüncü tərəfin ünvanına səhvən tərtib edilmiş iş məktubu göndərməmək üçün diqqətinizi cəmləməlisiniz.

İş məktubunun strukturlaşdırılması

Mətnin strukturlaşdırılması qaydaları təkcə kağız daşıyıcılara deyil, həm də elektron poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydalarına aiddir. Monitor ekranında böyük həcmdə məktubların mətnini oxumaq alıcı üçün həmişə əlverişli deyil. Bu məqamı sadələşdirmək üçün mətni məntiqi şəkildə formalaşmış kiçik abzaslara bölməli və işgüzar məktubların mətnini yazarkən mürəkkəb cümlələrdən qaçınmalısınız. İş məktubunda bir cümlənin optimal uzunluğu on beş sözdən çox olmamalıdır.

İş məktubunun mahiyyəti mahiyyətcə açıqlanmalıdır

İş məktubunun göstərilən mövzusu ilə yanaşı, alıcı əsas mətnin aydın şəkildə tərtib edilmiş birinci və ikinci cümlələri ilə də maraqlanmalıdır. Göndərənin vəzifəsi məktubun əvvəlində alıcıya müraciət etdiyi problemin və ya məsələnin mahiyyətini bildirməkdir. Birinci cümlə iş məktubunun hansı məqsədlə göndərildiyini göstərməlidir. Nümunə: “Sizə bildiririk ki, “Toplu materialların tədarükü haqqında” 01.02.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilə üzrə öhdəliyin müddəti başa çatmaq üzrədir. Müqaviləni yeniləmək üçün ikinci sənədlər paketini təqdim etməlisiniz”. Təyin edilmiş məqsəd sayəsində alıcının dərinləşmək imkanı var Əsas fikir iş məktubu. Məktubun mətni çox böyükdürsə, formada bir əlavə kimi bir obyekt əlavə etmək funksiyasından istifadə etmək daha yaxşıdır. mətn sənədi, lakin eyni zamanda, iş məktubunu vurğulayan müşayiət olunan esse mətn qutusu ilə buraxılmalıdır. Nümunə: "Biz sizə Mak-Stroy MMC şirkətindən məktubun elektron surətini baxmağınız üçün göndəririk." “Toplu materialların tədarükü haqqında” 01.02.2017-ci il tarixli 45 nömrəli müqavilənin müddətinin məktubda göstərilən müddətə qədər uzadılması ilə bağlı qərarınızı bizə bildirməyinizi xahiş edirik”.

Hər bir iş e-poçtuna cavab olmalıdır.

Mövcüd olmaq mənfi nümunələr iş yazışmaları, alıcı nədənsə iş məktubuna məhəl qoymadıqda. Bəzən həqiqətən cavabın verilə bilməyəcəyi hallar ola bilər müəyyən vəziyyətlər məsələn, problemin həlli bir neçə gün çəkə bilər və ya alıcı fikirdədir və verilən suala dərhal cavab verə bilmir. Bu halda, bu məsələ ilə bağlı qısa şərh vermək lazımdır, məsələn, “Salam, Pyotr İvanoviç. Məktubunuzu aldım, lakin bu gün cavab verməkdə çətinlik çəkirəm, çünki mən yüksək səviyyəli rəhbərliklə məsləhətləşməliyəm. Probleminizi şirkətimizin baş direktoruna çatdıracam və həftənin sonuna qədər rəsmi cavab verəcəm. Hörmətlə, Satış şöbəsinin meneceri Belov İvan Gennadieviç.”

Yadda saxlamaq lazımdır ki, üç iş günü ərzində cavab verilməyibsə, iş məktubunu alan şəxsin səssiz qalması faktı göndərənlə əlaqə saxlamamaq və ondan imtina etmək kimi qiymətləndirilə bilər.

Cavab məktubları yazarkən verilən bütün suallara cavab verməlisiniz.

Əgər alıcıya göndərilən məktub sorğu xarakteri daşıyırsa, məktubu tərtib edərkən iş məktubunun qəbul olunmuş mətnində mövcud olan ardıcıllıqla suallara cavab verməlisiniz. Əgər suallar verilibsə, göndərən onlara konkret cavablar alacağına ümid edir. Məktub yazarkən cavablarınızı nömrələməməlisiniz, sadəcə olaraq fikirlərinizi ardıcıllıqla bildirməlisiniz. Verilən bütün suallara cavab vermək üçün əvvəlcə alınan iş məktubunu bir neçə dəfə yenidən oxumaq lazımdır və əgər suallar çox olarsa, onları qaçırmamaq üçün onları ayrıca yazmaq daha yaxşıdır. Əgər verilən bəzi suallara cavab vermək mümkün deyilsə, bunu qeyd etməyə dəyər Bu an nədənsə cavab vermək olmur.

İxtisarlar, emosional dizayn və böyük hərflərdən çox istifadə etməyin

Göndərənlər ifadələr şəklində qeyri-rəsmi işarələrdən istifadə edərək onu sulandırdıqda işgüzar yazışmaların mənfi nümunələri var. Onların istifadəsi ünsiyyət zamanı məşhurdur sosial şəbəkələrdə Bununla belə, işgüzar yazışmaların qaydaları emosiyaların bu cür təzahürlərini alqışlamır, çünki alıcı onların əsl mənasını bilməyə və onları anlaşılmaz durğu işarələri səhvləri kimi qəbul edə bilər.

Mətni böyük hərflərlə yazmaqdan da çəkinməlisiniz. İnternetdə böyük hərflərlə yazılan sözlər toplusu “qırmızı ifadələr” adlanır və çox vaxt belə ifadələr mənfi məna daşıyır. Qəbul edən elektron iş məktubunu oxuyarkən belə bir şrifti mənfi qiymətləndirə bilər ki, bu da mənanın qavranılmasına mənfi təsir göstərəcək. Bir iş məktubunda hər hansı bir məqamın vacibliyini vurğulamağınız lazımdırsa, giriş ifadələrindən istifadə etmək daha yaxşıdır, məsələn, “Qeyd edin ki, müqaviləni yeniləmək üçün sənədlər paketini 02/10/2017 tarixindən gec olmayaraq təqdim etməlisiniz. ” və ya “Qeyd edək ki, müqavilənin uzadılması üçün sənədlər 02/10/2017-ci il tarixinədək təqdim edilməlidir.”

Həssas məlumatları e-poçt vasitəsilə ötürməyin

Şəxsi və ya məxfi məlumatları ötürərkən elektron poçt qutularından imtina etmək daha yaxşıdır, çünki məlumatın öz eqoist məqsədləri üçün istifadə etmək üçün təcavüzkarlar tərəfindən ələ keçirilməsi təhlükəsi var. Bu cür məlumatlara aşağıdakılar daxil ola bilər: telefon nömrələri, parollar bank kartları, şəxsi bank hesabları və s. Yadda saxlamaq lazımdır ki, məlumat poçt agenti serverində saxlanılır və sındırıldıqda oğurlana bilər.

Məktubun sonunda göndərənin imzası olmalıdır.

Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, göndərilən hər bir məktubda xüsusi imza olmalıdır. Çox vaxt poçt qutusu tərtibatçıları iş başlığınızı, adınızı və əlaqə telefon nömrənizi daxil edə biləcəyiniz imza bloku funksiyasını təqdim edirlər. Sonradan bu blok avtomatik olaraq hər hərfin sonunda görünəcək ki, bu da yazmağı asanlaşdıracaq. İmzanın düzgün yazılması vacibdir ki, alıcı məktuba cavab verərkən göndərənə düzgün müraciət etmək imkanı əldə etsin. İmza nümunəsi belə görünə bilər: "Hörmətlə, Nikolay Aleksandroviç Petrov, +79810000000."

Nəticələr çıxararaq qeyd etmək olar ki, e-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların necə aparılacağını başa düşmək üçün əlavə və mürəkkəb əsasları mənimsəməyə ehtiyac yoxdur. Sadəcə əsas etiket qaydalarına riayət etmək və rus dilinin normalarına riayət etmək lazımdır.

İşgüzar söhbət Yazışmasız təsəvvür etmək mümkün deyil, çünki əməkdaşlıq məsələlərini həll etmək üçün şəxsi görüş həmişə mümkün olmur. Ən aktual problemlər işgüzar yazışmalar

İşgüzar ünsiyyəti yazışmasız təsəvvür etmək olmaz, çünki əməkdaşlıq məsələlərini həll etmək üçün şəxsi görüş həmişə mümkün olmur. İşgüzar yazışmalar ən aktual problemləri həll etməyə kömək edir qısa müddət, lakin etiket qaydalarına əməl edilməməsi və ya məktubun məntiqsiz quruluşu tərəfdaşlığa zərər verə bilər və ya potensial müştərini uzaqlaşdıra bilər. Rəsmi danışıqlarda olduğu kimi, burada da müəyyən qaydalar var: məktubun formatı və ünsiyyət tərzi.

İşgüzar yazışmaların aparılması üçün ümumi qaydalar

1. Məktub yazmadan əvvəl onun xüsusiyyətlərinə qərar verin:

məktubun növü (əhatə, zəmanət, sifariş, xatırlatma, bildiriş və s.; təqdimat məktubu və ya cavabın dəvəti);

ünvan sahibi üçün əlçatanlıq dərəcəsi (bütün lazımi məqamları bir məktubda qeyd edə bilərsinizmi və ya ikinci, aydınlaşdıran bir məktuba ehtiyacınız varmı);

çatdırılmanın təcililiyi (məktub təcilidirsə, onu sifarişli poçt və ya elektron poçtla göndərmək daha yaxşıdır).

2. Mövcud şablonlardan istifadə edərək məktub yaradın, onun növünə görə, həmçinin GOST R 6.30-2003-ə əsaslanır. “Vahid sənədləşmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşmə tələbləri”.

3. Hər hansı bir iş məktubu aşağıdakı ümumi quruluşa malikdir:

• göndərən təşkilatın adı;
• yazı tarixi;
• alıcının ünvanı, konkret müxbirin göstərilməsi;
• açılış ünvanı;
• məktubun mövzusunun və məqsədinin göstəricisi;
• əsas mətn;
• nəticə (nəzakət düsturu);
• göndərənin imzası;
• müraciətin göstərilməsi və nüsxələrin paylanması (əgər varsa).

4. İş məktubu hazırlayarkən Microsoft Word mətn redaktorundan istifadə edin:

Times New Roman şriftindən istifadə edin, şrift ölçüsü 12-14 bal, sətirlər arası interval - 1-2 bal;

Məktubun səhifə nömrələrini sağ alt tərəfə qoyun;

mətni A4 formatında çap edərkən, 1,5-2 sətir məsafəsi, A5 formatı və ya daha az - bir sətir aralığından istifadə edin. Detallar həmişə bir sətir aralığı ilə yazılır.

5. Əgər siz bir təşkilat adından danışırsınızsa və çap olunmuş məktub göndərmək niyyətindəsinizsə, şirkətin blankından istifadə etməyinizə əmin olun, çünki onun varlığı olacaqdır vizit kartı sizin şirkət. Rəsmi forma hazırlayarkən xüsusi diqqətli olun, bu bacarıq istənilən ofis işçisi üçün məcburi olmalıdır.

6. Beynəlxalq yazışmalar üçün məktub ünvan sahibinin dilində və ya ingilis dilində yazılmalıdır(işgüzar münasibətlərdə ən çox yayılmış hal kimi).

7. Düzgün, işgüzar tonunu qoruyun. Məktubu müxbirlə yaxınlıq dərəcənizdən asılı olaraq "Hörmətli + Tam Adınız" və ya "Hörmətli + Tam Adınız" sözləri ilə başlaya bilən bir ünvanla başlayın. Unutmayın, ünvanda və ya ünvanda olan sözlər heç bir halda ixtisar edilməməlidir (məsələn, “uv.” kimi “hörmətli” və ya “şöbə müdiri” kimi “şöbə müdiri”) - bunlar qaydalardır. işgüzar etiket. Məktubunuzu həmişə əməkdaşlığınıza görə təşəkkürlə bitirin. İmzadan əvvəl “Hörmətlə,…” və ya “Hörmətlə,…” ifadəsi olmalıdır. Müxbirlə dostluq münasibətləri saxlasanız belə, rəsmi yazışmalarda “sizə” müraciət etmək yolverilməzdir.

8. Lüğətinizi diqqətlə seçin, qeyri-dəqiqliklərdən və qeyri-müəyyən ifadələrdən qaçın, peşəkarlıqdan həddindən artıq istifadə edin.. Məktub başa düşülən olmalıdır.

9. Məktubun məzmununu mənalı abzaslara bölün ki, alıcının başa düşməsi çətin və çətin olmasın.. Qaydaya əməl edin: birinci və sonuncu abzaslarda dörd çap sətirindən çox olmamalıdır, qalanları isə səkkizdən çox olmamalıdır.

10. İşgüzar məktublara qəbul edilmiş etiketə uyğun olaraq cavab verin: yazılı müraciət üçün - alındıqdan sonra 10 gün ərzində; faks və ya e-poçt vasitəsilə göndərilən məktublar üçün - həftə sonları istisna olmaqla, 48 saat ərzində.

Təşkilatdaxili işgüzar yazışmalar

Şirkət işçiləri arasında işgüzar yazışmalar üçüncü tərəfə göndərilən yazışmalarla müqayisədə daha sadələşdirilmişdir.

• yığcam olmaq;
• işgüzar xarakterli olmaq;
• məktubda tarix göstərilməlidir;
• Məktubun sonunda nəzakət düsturu və imzası var.

Təşkilatdaxili işgüzar yazışmalara misal olaraq menecer və ya komanda adından günün qəhrəmanına və ya yüksəliş almış işçiyə ünvanlanmış təbrik məktubu ola bilər.

Layihələri yazılı şəkildə müzakirə edərkən, adətən iş məktubunun yalnız bir neçə məcburi elementindən istifadə olunur - mövzu, müraciət, xülasə məsələnin mahiyyəti və çap olunmuş imza ilə nəzakət düsturu.

Unutmayın ki, hərf forması və tələb olunan şablon işgüzar yazışmaların səviyyəsinə və alıcıya təqdim etmək istədiyiniz məlumat növünə əsasən seçim etməlisiniz.

1 448 0 İyirmi birinci əsrin gəlməsi və kompüterlərin geniş yayılması ilə kağız üzərində işgüzar yazışmalar praktiki olaraq məhv oldu - o, yalnız hədsiz dərəcədə rəsmiyyət tələb olunduğu yerlərdə istifadə olunur. Amma bu, heç də o demək deyil ki, işgüzar yazışmaların qaydaları da ölüb. Hətta e-poçtlarda belə, onlara əməl edilməlidir.

İşgüzar yazışmaların yazılması qaydaları

İlk dəfə iş məktubu yazmaq üçün oturduğunuzda, yəqin ki, çaşqınlıq hiss edəcəksiniz. Axı bu, dostunuza və ya qohumunuza mesaj atmaqla eyni deyil. Həmsöhbətinizlə necə əlaqə saxlamalısınız? İfadələrdən istifadə etməliyəm, ya yox? Bütün bu çoxsaylı sahələri necə doldurmaq olar?

Siz ardıcıllıqla başlamalı və başlamağı unutmayın ümumi qaydalar işdən gələn e-poçtları idarə etmək.

• İmtahan. Əgər işgüzar yazışmalar əsas fəaliyyət sahəniz deyilsə, poçtunuzu iki dəfə - səhər, işə gələndə və nahardan sonra yoxlaya bilərsiniz. Müştərilər və biznes tərəfdaşları ilə ünsiyyət gündəlik fəaliyyətinizin bir hissəsidirsə, iş masanızda məktublar haqqında bildirişlər göstərəcək e-poçt müştərisini quraşdırmaq daha asan olacaq.
• Cavab verin. Açıqlamayan etiket məktuba cavabın mümkün qədər tez yazılmasını tələb edir, buna görə də diqqəti yayındırmağa dözə bilməyən bir şey varsa məktublara məhəl qoymamaq olar. Rəsmi qaydalarda deyilir ki, məktub poçtla alınarsa on gün, faksla alınarsa iki gün əvvəl cavablandırılmalıdır.
• Saxlama. E-poçtların spam qovluğuna düşməməsinə əmin olmalısınız. Bundan əlavə, onlar silinə bilməz: əks halda, əgər münaqişə vəziyyəti, sadəcə yazışmalara müraciət edib kimin haqlı olduğunu görmək mümkün olmayacaq.
• İstifadəsi. Siz şirkətin e-poçt ünvanından yalnız onun adından yazışma zamanı istifadə edə bilərsiniz. Əgər nədənsə yazışmalar üçün şəxsi E-poçtdan istifadə etmək lazımdırsa, onun rəsmi göründüyünə və nalayiq və ya vulqar sözlərin olmadığına əmin olmalısınız.
  Biz yaddaşı çeşidlədik, cavab vaxtlarını və hansı E-poçtdan istifadə edəcəyimizi müəyyənləşdirdik. Bütün bunları xatırlamaq asandır və siz davam edə bilərsiniz növbəti addım: İş məktubu gəldi. Həmsöhbətinizi incitmədən buna necə cavab vermək olar?
• Düzgün. “Salam Vasya, məktubunu aldım və düşündüm...” kimi məktublar şəxsi yazışmalar üçün nəzərdə tutulmalıdır. İşgüzar yazışmaların aparılması düzgünlük və nəzakət tələb edir. Siz jarqon, ifadəli və ya kobud ifadələrdən istifadə edə bilməzsiniz. Bir neçə ildir həmsöhbətinizlə işləsəniz belə, ifadələrdən istifadə edə bilməzsiniz. Özünüzə "sən" deyə müraciət edə və tanış ola bilməzsən - məktub nəzakətli və quru olmalıdır.
• Bacarıqlı. Savadlılıq mədəni inkişafın, intellektual səviyyənin göstəricisidir, şirkətin reputasiyasını qoruyub saxlamaq və qəşəng məktub yazmaq üsuludur. Əgər rus yazı dilini yaxşı bilmirsinizsə - bu çox vaxt belə olur və heç də utanc üçün əsas deyil - qrammatika, orfoqrafiya və durğu işarələrini yoxlamaq üçün xüsusi xidmətlərdən istifadə edin.
• Adekvat olaraq. Həmsöhbət sadəcə nə danışdığınızı başa düşmürsə, hətta ən səriştəli və düzgün cavab boşa çıxa bilər. Ona görə də ya peşəkar terminlər işlətməkdən çəkinməli, ya da onlara izahat verməlisiniz. Həmçinin, həmsöhbətinizi çaşdıra biləcək çox mürəkkəb və ya çox yaygın olmayan sözlərdən istifadə etməməlisiniz. Və təbii ki, mənasına şübhə etdiyiniz sözləri daxil etməməlisiniz.
• Məntiqi. Cavabı bilmirsinizsə, həmsöhbətinizdən gözləməsini, öyrənməsini və başqa bir məktub yazmasını xahiş edin. Əgər məlumdursa, onun məktubda ardıcıl, məntiqli və aydın şəkildə təqdim olunduğunu yoxlayın və yalnız bundan sonra göndərin.
• gözəl. Dizayn məzmundan az əhəmiyyət kəsb etmir. Paraqraflardan istifadə etməli, sualdan sitat gətirməli və yalnız bundan sonra cavab verməli, nömrələnmiş və markerli siyahılardan istifadə etməlisiniz.

Daxil olan məktuba cavab vermək üçün bunu savadlı, düzgün, adekvat və məntiqli etmək kifayətdir. Bəs əvvəlcə məktubu necə yazmaq olar?

Əvvəlcə onu düzgün formatlaşdırmalısınız:

• Mövzu . E-məktubun mətnindəki "Mövzu" sahəsinə məhəl qoyulmamalıdır, çünki həmsöhbət onu oxumaqla ondan tələb olunanlar haqqında ilk təəssürat yaradacaqdır. İdeal olaraq, belə görünməlidir: "Müəssisənin adı, problemin mahiyyəti" - "Romashka ASC". Şüşə ləvazimatları."
• İmza . Əksər e-poçt xidmətləri sizə avtomatik imza yaratmağa imkan verir, bunlara aşağıdakılar daxildir: "Ad, vəzifə, şirkət" - "Romashka ASC-nin baş mühasibi İ.V. Makarova." Bu forma, alıcıya kimə müraciət etdiyini və cavabına necə başlayacağını asanlıqla anlamağa imkan verəcək.
• salamlar . Salamlama tanış olmamalıdır - "Salam", "yaxşı gün", "aloha" və ya digər oxşar variantlar yoxdur. Neytral "Salam" və ya "Axşamınız xeyir" yaxşı olardı.
• Apellyasiya . Adlı ünvanlar - "Anya" - tam adın əvəzinə - "Anna Dmitrievna" tanış görünür və məktubun bütün təəssüratını poza bilər. Buna görə ad və ata adı ilə bir ünvan seçmək daha yaxşıdır.
• Uzunluq . Çox uzun məktublar vaxt aparır və oxunması çətindir. Buna görə də optimal həcm mətn redaktorunun standart səhifəsinə uyğun gələn həcm hesab olunur.

Məktublar, cavablar və yeni məktublarla işləmək üçün ümumi qaydalar - bütün bunları yazmağı öyrənmək çətin deyil. Ancaq yadda saxlamaq üçün daha bir neçə nüans var:

• Məzmun . Məktubda yazılmasının səbəbi, onun ardıcıl təsviri, sonra isə suallar və təkliflər olmalıdır.
• Əhəmiyyət . Əksər e-poçt xidmətlərində yazarkən yoxlaya biləcəyiniz “Vacib!” qutusu var. Sonra belə bir məktub alıcının qovluğunda vurğulanacaq.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Yalnız bir onay qutusundan istifadə edə bilməzsiniz - əks halda həqiqətən təcili bir məktub sadəcə düşünmədən vurğulananların bolluğunda boğulacaq.

• Dialoqun sonu . Sözsüz etiket qaydalarına görə, onu başlayan şəxs yazışmaları bitirir.
• Vaxt. İş gününün sonunda və cümə günü günortadan sonra məktublar göndərmək yalnız pis forma deyil, həm də boş fikirdir - hər halda, cavab yalnız növbəti səhər və ya hətta bazar ertəsi gələcək.
• Nəzakət . Sizi qarşıdan gələn bayram münasibətilə təbrik etməliyik. Cavabınız üçün təşəkkür edirik. Təcili məktuba dərhal cavab vermək mümkün olmadıqda, bu barədə ünvana məlumat verilməlidir.
• Qoşmalar . İstənilən əlavə arxivləşdirilməli və məktubun mətnində bu barədə alıcıya ayrıca məlumat verilməlidir.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları həmsöhbətə diqqətli olmağı tələb edir - ona danışmağa, suallar verməyə icazə verməli və ultimatum şəklində heç bir şey tələb etməməlisiniz.

E-poçt yazışmalarının növləri

Yazışmaları tənzimləyən qaydalar məktubun göndərildiyi yerə görə bir qədər fərqlənə bilər.

• Daxili yazışmalaröz müəssisənizin işinə mane olmamaq üçün məktublara eyni gündə cavab verməyin məqsədəuyğun olduğunu, həmçinin məktubun tonunun digər hallara nisbətən bir qədər daha tanış ola biləcəyini nəzərdə tutur.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Yaxşı olardı ki, daxili yazışmalar üçün vahid şablon işlənib hazırlansın ki, ona görə də işçilər beyinlərini struktur üzərində sındırmadan tez məktublar yaza bilərlər.

• Xarici yazışmalar daha yüksək dərəcədə rəsmiyyət, eləcə də peşəkar jarqon filtrləmə ehtiyacını nəzərdə tutur - tez-tez başqa bir şirkətdən olan həmsöhbət sadəcə konkret sözləri başa düşməyəcək.
• Beynəlxalq yazışmalar daha böyük formallığı, eləcə də vaxt zonalarının nəzərə alınması zərurətini nəzərdə tutur. Beləliklə, səhər Nyu-Yorka məktub göndərməməli və cavabın yaxın gələcəkdə, narahat və tələsik gələcəyini gözləməməlisiniz, çünki məktuba cavab verməli olan işçi çox güman ki, hələ də yataqda oturur.

Bununla belə, böyük fərqlər yoxdur. Nəzakət, savad və sorğunu aydın şəkildə formalaşdırmaq bacarığı hər yerdə qiymətləndirilir.

İş məktubunu necə yazmaq olar

Sənədi hazırlamaq üçün istifadə edin Microsoft Word və aşağıdakı qaydalar:

• təşkilat blankı;
• Times New Roman şrifti;
• geniş sahələr;
• ölçü 12-14 p.;
• sətir arası - 1-2 p.;
• Məktubun səhifə nömrələrini sağ alt tərəfə qoyun.

Əgər bu beynəlxalq yazışmadırsa, məktub ünvanlananın dilində yazılır.

İş məktubunun strukturu:

1. Apellyasiya;
2. preambula;
3. Əsas mətn;
4. Nəticə;
5. İmza;
6. Ərizə.

Xatırlamaq üçün başqa nə vacibdir:

• Həmsöhbətinizə “siz” sözü ilə müraciət edin.
• Alınan məktuba cavab yazırsanız, bu barədə ən əvvəl qeyd edin, məsələn: "Sizin istəyinizlə, 01/01/2020-ci il tarixli..."
• Əgər məktub aqressivliklə alınıbsa, rəqibiniz kimi olmayın və yazışmalarınızda aqressiv, yalvaran ifadələr və ya əmr tonu istifadə etməyin.
• Hər bir yeni fikri yeni sətirdə yazın ki, məlumat daha yaxşı qəbul edilsin. Uzun abzaslar yaratmayın. Maksimum 5-7 cümlə.
• Caps Lock ilə yazılmış sözlərdən çəkinin ( böyük hərflərlə) - belə mətn təhlükə kimi qəbul edilir.
• Göndərənin əlaqə məlumatlarını və məktubun göndərilmə tarixini daxil etməyi unutmayın.
• İşgüzar yazışmalarda ifadələr və ya dırnaq işarələrindən istifadə etməyin.
• İstifadə etməyin xarici sözlər, rus sinonimini seçin.
• Bir şriftlə yazın. Rəngli mətndən və ya həddindən artıq altdan xətt çəkməkdən, qalınlaşdırmaqdan və s. istifadə etməyin.
• Həmsöhbətinizlə nəzakətli olun və ünsiyyətdə açıq olun. Onun fikrini aydınlaşdırın və bu barədə nə düşündüyünü soruşun. Empati və hörmət göstərin.
• Rəqibinizin sizə necə cavab verdiyinə baxın.

İstifadə üçün məqbul olan standart ifadələr

Hər dəfə fikirlərinizi hansı formada qoyacağınızı düşünməmək üçün işgüzar yazışmalar üçün qəbul edilən standart ifadələrdən istifadə edə bilərsiniz:

• Apellyasiya. "Salam, əziz İqor Petroviç"- əgər alıcını şəxsən tanıyırsınızsa. "Salam, cənab Smirnov"- həyatınızda ilk dəfə ona yazırsınızsa. Adətən orduya müraciət edilir "Salam, yoldaş polkovnik Smirnov".
• Xəbərdarlıq. Standart nümunə ifadələr: “Sizə bildiririk ki,...”. Buna dəyişdirilə bilər "Nəzərinizə çatdırırıq", “məlumat veririk”, “məlumat veririk”.
• İzahat. Məktubun məqsədi barədə əvvəlcə ünvan sahibini məlumatlandırmaq üçün aşağıdakı konstruksiyalardan istifadə edə bilərsiniz: “Müraciətinizə cavab olaraq...”, “İşin aparılması məqsədi ilə...”, “Yardım göstərmək üçün...”, “İstəklərinizə uyğun olaraq...”.
• Sorğu. Məktubdakı sorğu düstura uyğun olmalıdır "Sizdən xahiş edirik...".
• Təklif. “Biz sizə təklif edə bilərik...”, “Sizə tövsiyə edirik...”.
• Təsdiq. “Təsdiq edirik...”, “Aldıq...”.
• İmtina. “Təklifiniz rədd edildi...”, “Aşağıda göstərilən səbəblərə görə razılaşa bilmərik...”, “Təklifiniz nəzərdən keçirildi və qeyri-konstruktiv hesab olundu.”.

Formallıq işgüzar yazışmalar üçün ən yaxşı yoldaşdır, lakin rəsmi ifadələrin arxasında mənanın itirilməməsi vacibdir. Yaxşı nümunə iş məktubu belə görünəcək:

Salam, İqor Petroviç!

Genişlənmə ilə əlaqədar olaraq, "Romashka" ASC avadanlıq istehsalı üçün xammal partiyalarını 25% artırmalıdır. Margaritka şirkəti ilə əməkdaşlığımız 5 ildir ki, davam edir və indiyədək şikayətlər üçün heç bir səbəbimiz olmayıb. Ona görə də tədarükün artırılması imkanlarını və yarana biləcək çətinlikləri müzakirə etməyi təklif edirik.

Məhsuldar əməkdaşlığa ümid edərək, CEO"Romashka" ASC, Smirnov G.V.

******************************************************************************

Dostumuza və ya qohumumuza məktub yazarkən səhvlərə və durğu işarələrinə əhəmiyyət verməz, sözləri istədiyimiz kimi ixtisar edə, jarqondan istifadə edə bilərik. Əsas odur ki, nədən danışdığımızı aydınlaşdıraq. Amma yad və ya tanımadığı adama yazıb ondan cavab almaq istəyiriksə, o zaman bəzi qaydaları nəzərə almalıyıq.

Ünsiyyət qaydaları

1 . Həmişə məktubun mövzusunu göstərin.

“Mövzu” sahəsi istənilən halda doldurulmalıdır və onun mesajın məzmununa uyğun olması çox arzu edilir.

Məsələn, 5 martda məsləhətləşmə üçün görüş təyin etmək istəyirsinizsə, yazın: "Məsləhətləşməyə yazıl (03/05)."

2. Məktuba cavab verərkən yazışma tarixçənizi yadda saxlayın.

Kimdənsə məktub aldığınız zaman ona üç yolla cavab verə bilərsiniz:

1. Göndərənin ünvanını kopyalayın və ona yeni məktub yazın.
2. Mesajın altındakı xüsusi cavab sahəsinə klikləyin.
3. "Cavab vermək" düyməsini istifadə edin.

İşgüzar yazışmalar üçün üçüncü şəkildə cavab verməlisiniz, yəni "Cavab ver" düyməsini basın. Aldığınızı təkrarlayan yeni e-poçt açılacaq. Mövzu eynidir, yalnız “Re:” prefiksi ilə orijinal mətn tam olaraq sitat gətirilir.

Bu standart cavab formasıdır və siz bu barədə heç nəyi dəyişməməlisiniz. Cavabınız sitat gətirilən mətndən əvvəl çap edilməlidir. Bu, söhbətin hər bir iştirakçısının istənilən vaxt müzakirə olunanları xatırlaya bilməsi üçün edilir.

3. Həmişə salam deyin və həmsöhbətinizə "sən" deyə müraciət edin.

İstənilən mesaj salamla başlamalıdır. Və fərdi olsa daha yaxşıdır. Lazım gələrsə, həmsöhbəti adı ilə, əks halda - adı və atasının adı ilə çağırın.

Məktubu aşağıdakı konstruksiya ilə bitirmək məsləhətdir: Hörmətlə, ... (ad/soyad və ya ad/ata adı).

Məsələn: Salam, Aleksey Petroviç. Zəhmət olmasa müqaviləni İvan Mixayloviçə göndərin. Hörmətlə, İlya Krivoşeyev

4 . Mümkün qədər tez cavab verin.

Mesaja nə qədər tez cavab versəniz, bir o qədər yaxşıdır. İdeal olaraq bir neçə saat ərzində. Ancaq bir neçə gün ərzində də mümkündür. Cavab vermək üçün nə qədər gözləsəniz, bu, nüfuzunuza bir o qədər pis təsir edər.

Mesajın mətninə gəlincə, onu yazarkən siz də bəzi qaydalara əməl etməlisiniz.

Konkret, lakin ətraflı yazın

Başqasının nə demək istədiyini təxmin etməsinə məcbur etmə. Problem aydın deyilsə, onu mümkün qədər ətraflı təsvir edin: əldə etdiyiniz nəticəni necə əldə etdiniz, tam olaraq nəyə nail olmaq istəyirsiniz və həmsöhbətinizdən nə tələb olunur.

Ancaq bu, bütün təfərrüatları ətraflı şəkildə göstərməyiniz lazım olduğunu ifadə etmir. Lazımsız şeyləri atlayın - başqasının vaxtını qiymətləndirin.

Qısa və əsas yazmağa çalışın

Məsələn, arvadınızın, qayınananızın və digər qohumlarınızın vəziyyəti haqqında danışmağa ehtiyac yoxdur.

Ölçüyə gəldikdə, ideal olaraq bir "ekran" (sürüşmə yoxdur). Maksimum - A4 vərəqinə uyğun mətn ölçüsü.

Sağlam düşüncə və ümumi ədəbdən istifadə edin

Nəzakətli, diqqətli olun, məktublarınıza və vaxtınıza görə təşəkkür edirəm.

Tamamilə EDE BİLMƏZİNİZ

1 . Durğu işarələrindən sui-istifadə.

Bir nida və ya sual işarəsi kifayətdir. Onlar təkrarlanmamalıdır. Həmçinin, ellipslərdən çox istifadə etməyin.

"Pis" məktubun nümunəsi:

2. Müxtəlif şriftlərdən, hərf ölçülərindən və rənglərdən istifadə edin.

Poçt saytları və proqramları bu parametrləri dəyişməyə imkan verir. Siz qeyri-adi şrift seçə, hərfləri böyüdə və ya kiçik edə, mətni rəngləndirə bilərsiniz müxtəlif rənglər. Amma bu işgüzar yazışmalarda yersizdir!

Heç nəyi dəyişdirməmək və hər şeyi standart olaraq olduğu kimi tərk etmək daha yaxşıdır. Məqbul olan yeganə şey bəzi sözləri qalın və ya kursivlə vurğulamaqdır. Ancaq yalnız lazım olduqda!

"Pis" məktubun nümunəsi:

3. Gülüş şəkilləri daxil edin.

Şəxsi yazışmalar üçün xoşbəxt və kədərli üzlər, çiçəklər və ürəklər buraxın. IN iş məktublarıİfadələrdən istifadə etməmək daha yaxşıdır - nə mətn, nə də şəkillər.

"Pis" məktubun nümunəsi:

4 . Mətni böyük hərflərlə çap edin.

İnternetdə böyük hərflərlə mətn yazmaq pis davranış sayılır. Bu həm işgüzar, həm şəxsi yazışmalara, həm də sosial şəbəkələrdə, Skype, forumlarda və digər yerlərdə ünsiyyətə aiddir. Üstəlik, bu həm bütün mətnə, həm də ayrı-ayrı sözlərə aiddir.

Caps Lock klaviatura düyməsi böyük hərflərdən məsuldur. Yəni bütün hərfləriniz böyük hərflərlə yazılıbsa, sadəcə bir dəfə basıb buraxmaq lazımdır.

Üstəlik, məktubun "Mövzunu" böyük hərflərlə çap etməyin - bu hörmətsizliyin zirvəsidir!

Bir qeyddə. Ayrı-ayrı sözləri və bütün mətni böyük hərflərlə yazmaq qışqırmağa bənzəyir. Qışqırmaq isə mədəni yazışmalardan kənara çıxan aqressiyadır.

Əgər həqiqətən mətndə nəyisə vurğulamağa ehtiyacınız varsa, bunu qalın və ya kursivdən istifadə etməklə etmək daha yaxşıdır.

Məktubun mövzu hissəsində səbirsizliyi ifadə edən "Təcili", "Vacib" və digər sözlərdən qaçınmaq da çox tövsiyə olunur.

Savadlılıq

Bu barədə çox sərt olmamalı, məktublarınızda düzgün yazmağa çalışın. Bir neçə sadə məsləhət:

• Hər cümlə böyük hərflə başlamalıdır. Onu yazmaq üçün Shift düyməsini basıb saxlayın.
• Hər cümlənin sonunda bir nöqtə olmalıdır. Rus klaviatura düzümündə o, sağdakı alt cərgədə (Shift-dən əvvəl) yerləşir.
• Vergül daxil etmək üçün Shift düyməsini basıb saxlayın və nöqtə düyməsini basın.
• Vergül və ya nöqtədən əvvəl boşluq qoymayın. Onlardan sonra boşluq olmalıdır.

Word mətn redaktorundan (Writer) istifadə etməyi az da olsa bilənlər üçün daha bir məsləhət. Əvvəlcə bu proqramda hərfi yazın. Səhvləri qırmızı xətt ilə vurğulayacaq və belə bir sözün üzərinə sağ klikləməklə, onu düzəldə bilərsiniz.

Bitmiş mətni hərf sahəsinə kopyalayın və yapışdırın. Ancaq daxil etməzdən əvvəl formatlaşdırmanı söndürməlisiniz ki, formatlaşdırmadan əlavə olunsun Word proqramları(Yazıçı).

Mail.ru saytında bunu etmək üçün yuxarıdakı “Dizaynı sil” yazısına klikləyin.

Yandex.Mail-də - sağdakı "Dizaynı deaktiv et" düyməsi.

Yapışdırıldıqdan sonra görünüş yenidən işə salına bilər.

İşgüzar dairələrdə layiqli görünməyə çalışan hər kəs həmişə istifadə edir. Və o, həmişə əsas şeyi xatırlayır - e-poçt nə ünvanı, nə nümayəndəsi olduğu şirkətin nüfuzunu, nə də işgüzar imicini ləkələməməlidir.

İşgüzar elektron yazışmaları düzgün və bacarıqlı aparmaq bacarığı müasir menecer imicinin əsas komponentidir. Bu həm ümumi mədəni səviyyənin əlamətidir, həm də şəxsi peşəkarlığın göstəricisidir. İnsan öz fikirlərini necə formalaşdırıb rəsmiləşdirə bildiyinə uyğun olaraq onun başqalarına və şəxsən özünə münasibətini inamla mühakimə etmək olar. Diqqətsiz yazılmış e-poçt, tərəfdaşların və həmkarlarının gözündə müəllifin işgüzar nüfuzunu asanlıqla məhv edə bilər.

E-poçt vasitəsilə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları

1. İş e-poçt ünvanınızı yalnız biznes məqsədləri üçün istifadə edin. İşdə olarkən iş serverindən məktub göndərirsinizsə, o, həm gedən, həm də daxil olan məktublar saxlanılır. İşəgötürəniniz istənilən vaxt məktubu oxuya bilər. İşgüzar yazışmaları yalnız ofisin divarları arasında aparın.

2. Mesajınızın kimə ünvanlandığını və içindəki məlumatların kimə faydalı ola biləcəyini aydın şəkildə anlayın. Məktubunuz kimə ünvanlanıb? Müştəriyə? Bir tərəfdaşa? Həmkar? Bir tabeçiyə? Patrona? Ünvan “to” qrafasında, maraqlananlar isə “surətdə” göstərilir. Heç vaxt əlavə nüsxələri, xüsusən də müdirinizə göndərməyin. E-poçtda üçüncü tərəflər qeyd edilərsə, onlar da adətən "kopya" sütununa daxil edilir.

3. Mesajın məqsədini özünüz üçün formalaşdırın. Qarşınıza hansı məqsəd qoyursunuz: məktubun oxucusundan nəyə nail olmağa çalışırsınız? Nə reaksiya gözləyirsiniz? Mesajınızı oxuyan alıcı dərhal ondan nə lazım olduğunu başa düşməlidir. Elektron yazışmaların aparılması qaydaları:

Hadisələrə fərdi perspektiv gətirmək istəyirsinizsə - birinci şəxsdən (biz, mən)
Mesajınız sorğu və ya təlimat xarakteri daşıyırsa - 2-ci şəxsdən (siz, siz)
Əgər siz kənar müşahidəçi kimi məktub yazırsanız və ünvan sahibini əldə edilmiş faktlar və ya hadisələr barədə məlumatlandırmaq istəyirsinizsə - 3-cü şəxslə (onlar, o, o).

4. “Mövzu” sahəsini boş qoymayın. E-poçt alan insanların əksəriyyəti mövzu sahəsinə baxaraq yazışmaları araşdırmağa başlayır. Bir şəxs bir neçə saniyə ərzində məktubu oxumaq qərarına gəlir, buna görə məktubun məzmunu mövzu hissəsində əks olunmalıdır. Mövzu qısa, konkret və informativ olmalıdır.

5. Məzmunu aydın saxlayın: ünvan və salamlama, əsas hissə, xülasə, imza, əlaqələr. Hər hansı bir məktub olmalıdır e-poçt etiketi. Tənbəl olmayın və qəbul edilən məzmunun heç bir hissəsini qaçırmayın; düzgün formatlaşdırılmış məktub peşəkarlığınızın göstəricisidir.

6. Ünvan sahibinə xitab etmək və salamlamaq ona olan hörmətinizin göstəricisidir. Mümkünsə, hər məktubu şəxsi mesaj və salamla başlayın. Nəzakət əlaməti həmsöhbətinizə adı ilə müraciət etməkdir. Ünvandan sonra mesaja gündəlik xarakter vermək istəyirsinizsə, vergül qoyun. Rəsmiliyi və əhəmiyyəti vurğulamaq istəyirsinizsə, bu məktub tez-tez ünsiyyət qurduğunuz həmkarınıza ünvanlansa belə, nida işarəsindən istifadə edin.

7. Prinsipə əməl edin: qısa və aydın (KY). İşgüzar e-poçt yazışmalarının əsas qaydalarından biri "minimum sözlər - maksimum məlumat" dır. Fikirlərinizi xüsusi (aydın), ardıcıl, qısa və başa düşülən şəkildə təqdim edin. Cümlələr qısa olmalıdır, bu, ünvana lazım olan məlumatları çatdırmağı asanlaşdırır. Biri var E-poçtların qızıl qaydası– hissəli, bir mövzu – bir məktub. Bir neçə əlaqəsi olmayan ideyaları olan bir böyük mesajdansa, bir neçə e-poçt (hər biri bir mövzu ilə) göndərmək daha yaxşıdır.

8. Qeyri-rəsmi ünsiyyəti işgüzar yazışmalara çevirməyin. E-poçtda heç bir emosiya yoxdur! Əgər siz müddəalar sizin e-poçt Emosional olaraq vurğulamaq istəyirsinizsə, emosional alt mətn neytral, xarici, sakit və düzgün təqdimat tonunun arxasında gizlənməlidir. Buna dillə deyil, məzmunla nail olunur.

9. Məktubun əsas mətninin aydın strukturuna riayət edin. Çox vaxt məktub üç hissədən ibarətdir:

Məktubun yazılma səbəbi (səbəb, əsaslar). Bu hissə adətən mümkün qədər qısadır
Məsələnin mahiyyətinin ardıcıl təqdimatı
Həll yolları, sorğular, təkliflər, nəticələr

10. Görünüş Mesaj çox asan başa düşülməlidir. Mətni beş-altı sətirdən çox olmayan paraqraflara bölün. Paraqrafları bir-birindən boş sətirlə ayırmaq daha yaxşıdır. Bir rəng və bir şrift seçin ki, mətn daha yaxşı qəbul edilsin. Zəruri olmadıqda nida işarələri, ifadələr, abbreviatura və ya kursiv elementlərdən istifadə etməmək daha yaxşıdır.

11. Düzgün yazın. Savadsız yazmaq müəllifin kifayət qədər savadlı olmadığını göstərir. İşgüzar nüfuzunuz mətndəki hərf və səhvlərə görə nüfuzdan düşür. Məktub göndərməzdən əvvəl, e-poçt etiketi məktubu diqqətlə oxumağı tövsiyə edir. Bir çox e-poçt proqramı və mətn redaktorları durğu işarələrini və orfoqrafiyanı yoxlaya bilər və səhvlər aşkar edilərsə, düzəliş variantları təklif edirlər. Bu xidmət e-poçt yazmaq üçün tələb olunur.

12. Əlavələrə hansı sənədlərin daxil edilməli olduğunu nəzərdən keçirin. Məktubun mətninə daxil etməməlisiniz ətraflı məlumat, onu ayrıca fayl kimi göndərmək daha yaxşıdır. E-poçtun mövzu hissəsində hansı faylı daxil etdiyinizi göstərdiyinizə əmin olun, əks halda alıcı onu virus hesab edə bilər. Göndərməzdən əvvəl bütün fayllar antivirus proqramı ilə skan edilməlidir.

13. Həmişə əlaqə məlumatlarını yazın və abunə olun. Bu, sizi yaxşı tərəfdən göstərəcək və özünüzü nümayiş etdirəcək peşəkar keyfiyyət. İmza beş-altı sətirdən çox olmamalıdır. Bu, şirkətin adı, adınız və soyadınız və vəzifənizdən ibarət olmalıdır. Tipik olaraq, xarici alıcılar üçün e-poçt ünvanınız, telefon nömrəniz və şirkətin veb-sayt ünvanı da göstərilir.

14. Postscript işgüzar yazışmalarda çox nadir hallarda istifadə olunur. Mesajınızda postscript istifadə edirsinizsə, bu, məktubun məzmunu haqqında kifayət qədər düşünmədiyinizin göstəricisidir.

15. Yalnız xüsusi hallar oxunması haqqında qəbz verilir. Tipik olaraq, oxunuş qəbzi yalnız xarici alıcılar üçün və yalnız alıcıdan cavab gözlənildikdə təyin edilməlidir.

16. “Yüksək əhəmiyyət” qutusunu yalnız həqiqətən zəruri olduqda istifadə edin. E-poçtda təcili diqqət tələb edən vacib məlumatlar varsa, əhəmiyyəti "yüksək" olaraq təyin edin. Bu, gələnlər qutunuzda e-poçtunuzu vurğulayacaq. Ancaq bu funksiyadan lazımsız yerə sui-istifadə etmək tövsiyə edilmir.

17. Məktubu göndərməzdən əvvəl yenidən oxuyun. Hər şey qısa, konkret, başa düşüləndirmi və hər hansı uyğun olmayan məlumat və ya qrammatik səhvlər varmı? Alıcının təfərrüatları düzgündürmü? Təqdimatın ardıcıllığını və məntiqini yoxlayın.

18. E-poçtlara dərhal cavab verin. Məktubun alınması barədə bildiriş həmkarlara və ya tərəfdaşlara hörmət əlaməti, yaxşı davranış əlamətidir. Əgər bu anda məktuba cavab verə bilmirsinizsə, o zaman müəllifə məlumat verməli və ilk fürsətdə dərhal cavab verəcəyinizə söz verməlisiniz. Ardıcıl olaraq verilən bütün suallara cavab verin. Cavabınızı yeni məktub kimi başlamayın. Əgər məktuba 48 saat ərzində cavab verilməzsə, alıcı onun məktubuna məhəl qoyulmadığını və ya itdiyini düşünə bilər.

19. Yazışmaların təşəbbüskarı elektron dialoqu bitirir.

20. Bunu yadda saxla E-poçt yazışmaları qaydaları, daha doğrusu, onların uyğunluğu müasir peşəkar menecerin göstəricisidir.