Xat yozish hujjatlari. Ishbilarmonlik yozishmalari etikasi

So'nggi o'n yilliklarda elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalar katta mashhurlikka erishdi va biznes aloqalarining asosiy usullaridan biriga aylandi. Bugungi kunda shaxslararo muloqot amaliyotida elektron pochtadan foydalanmaydigan odamni topish qiyin. Shunga qaramay, bugungi kunda ko'pchilik savol berishmoqda: barcha qoidalarga rioya qilish uchunmi? Adresantni shakllantirish uchun vakolatli xatdan qanday foydalanish kerak yaxshi taassurot jo'natuvchi haqida?

Ushbu maqolada qoidalar tasvirlangan ish yozishmalar tomonidan elektron pochta, A amaliy maslahat Maqolada taqdim etilgan hujjatlarni tuzishda to'g'ri biznes aloqalarini o'rganishga yordam beradi elektron pochta xabarlari.

Ko'pchilik o'z ish kunini pochta qutisini yangi xabarlar uchun tekshirish bilan boshlaydi. Ammo, afsuski, ma'lumot almashishning ushbu usuli keng tarqalgan bo'lishiga qaramay, ko'pchilik biznes yozishmalari tilidan qanday qilib to'g'ri foydalanishni bilishmaydi, elektron pochta xabarlarini norasmiy aloqa usuli deb bilishadi.

Yetkazib berish tezligi tufayli u muhim almashinuvni osonlashtiradi rasmiy hujjatlar, shakllar, bayonotlar, lekin bu erda ham odamlar xat yuborishda xato qilishadi. Ko'pincha har qanday faylni almashtirishda elektron pochta xabarini yozishda qabul qiluvchilar negadir qo'shimcha insho yozmaydilar va mavzularni kiritmaydilar, bu esa oluvchilarning ishini murakkablashtirishi mumkin. Ushbu maqolaning maqsadi savolga javob berishdir: qanday qilib elektron pochta orqali xat yuborish va elektron pochta orqali biznes yozma muloqotning barcha qoidalariga rioya qilish kerak?

Elektron pochta xabarlarini yozishda barcha ko'rsatilgan maydonlar to'ldirilishi kerak

Elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari xat jo'natuvchini elektron pochtada ko'rsatilgan barcha maydonlarni, masalan, xatni qabul qiluvchi va jo'natuvchining manzili va nomini to'ldirishga majbur qiladi. Yuborilayotgan xatning mohiyatini qisqacha tavsiflovchi mavzu tasvirlangan bo'lishi kerak. Ko'pincha yuborilgan xatning taqdiri va unda ko'rsatilgan muammoni hal qilish tezligi to'g'ri tasvirlangan mavzuga bog'liq. Ishbilarmonlik elektron pochta xabari salomlashish bilan boshlanishi kerak - bu qabul qiluvchiga hurmat ko'rsatish juda muhim. Salomdan keyin "maktubning asosiy qismi" deb nomlangan matn bo'lishi kerak va oxirida imzo qo'yilishi kerak, masalan, "Hurmat bilan, Petr Ivanovich Brisov".

Ish yozishmalarida salomlashish

E'tiboringizni ushbu nuqtaga qaratishga arziydi, chunki hurmat imo-ishorasi har qanday jihatda juda muhimdir biznes aloqalari. Optimal tabrik iborasi "Xayrli kun" yoki "Salom". Ishbilarmonlik yozishmalarini elektron pochta orqali o'tkazish jo'natuvchiga "iboralarni ishlatishni cheklaydi" Hayrli kech"yoki" Xayrli tong”, chunki qabul qiluvchi xatni olganidan keyin ancha keyin o'qishi mumkin. Salomlashishda qo‘llaniladigan so‘zlashuv iboralarini qo‘llash ham to‘g‘ri emas.

Salom so'zi yoki iborasidan so'ng, siz oluvchiga ismingiz va otasining ismi bilan murojaat qilishingiz kerak, agar ism jo'natuvchiga noma'lum bo'lsa, bu daqiqani o'tkazib yuborish mumkin. Keyin maktubning maqsadini ko'rsatishga o'tishingiz mumkin.

Tijorat xatlarida biriktirilgan fayllar

Agar xatning asosiy maqsadi nafaqat yozma bayon va masalaning mohiyatini taqdim etish, balki faylni jo'natish bo'lsa, unda avval yuborilayotgan ob'ektni biriktirish yaxshiroqdir. Ko'pincha ko'p jo'natuvchilar e'tiborsizlik tufayli xatning asosiy qismida masalaning mohiyatini bayon qilib, kerakli ilovani qo'shishni unutib qo'yishadi. Bunday beparvolik ish xatini jo'natuvchining ishbilarmonlik obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin.

Elektron pochta manzili aniq va qisqa bo'lishi kerak

Elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari jo'natuvchidan taniqli elektron ismga ega bo'lishini talab qiladi, unda jo'natuvchining nomi to'g'risidagi haqiqat ma'lumotlar bo'lishi kerak. Ular juda ixcham va ahmoqona ko'rinadi rasmiy xatlar va elektron pochta manzilida norasmiy iboralar yoki so'zlar, masalan, "limon_petya" elektron pochta manzili bo'lsa, so'rovlar. Bu kattalar uchun juda qadrsiz ko'rinadi. Ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish uchun alohida elektron pochta yaratish va biznes elektron pochta odob-axloq qoidalariga rioya qilish yaxshiroqdir.

Ilgari qabul qilingan xatlarga javob berish uchun tezkor javob berish (javob berish) funksiyasidan foydalanish

Javob berish yoki Javob berish funksiyasi (qisqartirilgan versiyada Re :) foydalanuvchiga yordam beradi tez tarzda Yuboruvchidan avval yuborilgan xabarlarga javob bering. Ushbu funktsiya, shuningdek, berilgan mavzu bo'yicha suhbatdosh bilan oldingi yozishmalarni o'qishning universal qobiliyatiga ega. Ammo elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari, agar yozishmalar davomida muhokamaning mohiyati o'zgartirilsa, jo'natuvchini ish xatining mavzusini o'zgartirishga majbur qiladi.

Ish xatini yuborishdan oldin imlo xatolari va tinish belgilarini tekshirishingiz kerak.

Elektron pochta ma'lumot almashishni osonlashtiradi, ammo ish yozishmalari paytida siz rus tili qoidalarini e'tiborsiz qoldirmasligingiz kerak, chunki beparvo qilingan xato jo'natuvchining vakolatiga ta'sir qilishi mumkin. Xat yuborishdan oldin siz matnni bir necha marta ko'rib chiqishingiz va uni imlo va imlo uchun diqqat bilan tekshirishingiz kerak tinish belgilaridagi xatolar. Ko'pgina elektron pochta mijozlari imloni tekshirish xususiyatiga ega, shuning uchun qizil rang bilan chizilgan so'zlarga e'tibor berishingiz kerak. To'g'ri imloga shubhangiz bo'lsa, Internetda yordam so'rashingiz yoki imlo lug'atidan foydalanib imloni tekshirishingiz kerak.

Qabul qiluvchi maydoni oxirgi to'ldirilishi kerak.

Tugallanmagan yoki tahrir qilinmagan xatlarni jo'natmaslik uchun ish xatini oluvchining manzili jo'natishdan oldin oxirgi daqiqada kiritilishi kerak. Ushbu qoida, shuningdek, biznes elektron pochta yozishmalari asoslariga kiritilgan. Qabul qiluvchi maydonini to'ldirganda, elektron pochta ilgari foydalanilgan oluvchilar ro'yxatini taklif qilishi mumkin, bu erda siz uchinchi tomon manziliga noto'g'ri tuzilgan biznes xatini yubormaslik uchun e'tiboringizni qaratishingiz kerak.

Ish xatini tuzish

Matnni tuzish qoidalari nafaqat qog'oz tashuvchilarga, balki elektron pochta orqali ish yozishmalari qoidalariga ham tegishli. Qabul qiluvchiga monitor ekranida katta hajmdagi harflar matnini o'qish har doim ham qulay emas. Ushbu fikrni soddalashtirish uchun siz matnni mantiqiy tuzilgan kichik paragraflarga bo'lishingiz va biznes xatlari matnini yozishda murakkab jumlalardan qochishingiz kerak. Ish xatidagi bitta jumlaning optimal uzunligi o'n besh so'zdan oshmasligi kerak.

Ish xatining mohiyati mohiyatan bayon qilinishi kerak

Ish xatining ko'rsatilgan mavzusiga qo'shimcha ravishda, oluvchi asosiy matnning aniq tuzilgan birinchi va ikkinchi jumlalariga ham qiziqishi kerak. Yuboruvchining vazifasi xat boshida u oluvchiga murojaat qilayotgan muammo yoki masalaning mohiyatini bayon etishdan iborat. Birinchi jumlada ish xati yuborilayotgan maqsad ko'rsatilishi kerak. Namuna: “Sizga shuni ma’lum qilamizki, 2017-yil 01-02-sonli “Ommaviy materiallar yetkazib berish to‘g‘risida”gi 45-sonli shartnoma bo‘yicha majburiyat muddati tugamoqda. Shartnomani yangilash uchun siz hujjatlarning ikkinchi paketini topshirishingiz kerak.” Belgilangan maqsad tufayli oluvchi o'rganish imkoniyatiga ega asosiy fikr; asosiy g'oya ish xati. Agar xatning matni juda katta bo'lsa, unda ob'ektni shaklda qo'shimcha sifatida biriktirish funktsiyasidan foydalanish yaxshidir. matnli hujjat, lekin shu bilan birga, ish maktubini ta'kidlaydigan qo'shimcha insho matn qutisi bilan qoldirilishi kerak. Namuna: "Biz sizga Mak-Stroy MChJ kompaniyasidan xatning elektron nusxasini ko'rib chiqishingiz uchun yuboramiz." 01.02.2017 yildagi “Ommaviy materiallar yetkazib berish toʻgʻrisida”gi 45-sonli shartnomani xatda koʻrsatilgan muddatga uzaytirish toʻgʻrisidagi qaroringiz haqida bizga xabar berishingizni soʻraymiz”.

Har bir biznes elektron pochtasiga javob bo'lishi kerak.

Mavjud salbiy misollar ish yozishmalari, qabul qiluvchi biron sababga ko'ra ish xatini e'tiborsiz qoldirganda. Ba'zida haqiqatan ham javobni berish mumkin bo'lmagan holatlar bo'lishi mumkin muayyan vaziyatlar, masalan, muammoni hal qilish uchun bir necha kun kerak bo'lishi mumkin yoki qabul qiluvchi o'yga tushib, berilgan savolga darhol javob bera olmaydi. Bunday holda, bu masala bo'yicha qisqacha izoh berish kerak, masalan: “Salom, Pyotr Ivanovich. Men sizning maktubingizni oldim, lekin bugun javob berish qiyin, chunki men yuqori rahbariyat bilan maslahatlashishim kerak. Muammoingiz haqida kompaniyamiz bosh direktoriga xabar beraman va hafta oxirigacha rasmiy javob beraman. Hurmat bilan, Savdo bo'limi menejeri Belov Ivan Gennadievich.

Shuni esda tutish kerakki, agar uch ish kuni ichida javob berilmagan bo'lsa, u holda ish xatini oluvchining jim turishini e'tiborsizlik va jo'natuvchi bilan muloqot qilishdan bosh tortish sifatida baholash mumkin.

Javob xatlarini yozishda siz berilgan barcha savollarga javob berishingiz kerak.

Agar qabul qiluvchiga yuborilgan xat so'roq xarakteriga ega bo'lsa, u holda xatni tuzishda siz savollarga ish xatining olingan matnida ko'rsatilgan tartibda javob berishingiz kerak. Agar savollar berilgan bo'lsa, jo'natuvchi ularga aniq javob olishga umid qiladi. Xat yozishda siz javoblaringizni raqamlashtirmasligingiz kerak, shunchaki fikrlaringizni tartibda bayon qilishingiz kerak. Barcha savollarga javob berish uchun, avvalo, olingan ish xatini bir necha marta qayta o'qib chiqishingiz kerak va agar juda ko'p savollar bo'lsa, ularni o'tkazib yubormaslik uchun ularni alohida yozish yaxshiroqdir. Agar qo'yilgan ba'zi savollarga javob berishning iloji bo'lmasa, shuni ta'kidlash kerak bu daqiqa negadir javob bera olmaydi.

Qisqartmalar, hissiy dizayn va bosh harflardan ortiqcha foydalanmang

Ishbilarmonlik yozishmalarining salbiy misollari bor, jo'natuvchilar uni kulgilar ko'rinishidagi norasmiy belgilar yordamida suyultirishadi. Muloqot paytida ulardan foydalanish mashhur ijtimoiy tarmoqlarda Biroq, ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari hissiyotlarning bunday namoyon bo'lishini mamnuniyat bilan qabul qilmaydi, chunki qabul qiluvchi ularning asl ma'nosini bilmasligi va ularni tushunarsiz tinish belgilari to'plami sifatida qabul qilishi mumkin.

Shuningdek, matnni katta harflar bilan yozishdan qochishingiz kerak. Internetda katta harflar bilan yozilgan so'zlar to'plami "yaltiroq iboralar" deb ataladi va ko'pincha bunday iboralar salbiy ma'noga ega. Qabul qiluvchi elektron ish xatini o'qiyotganda, bunday shriftni salbiy baholashi mumkin, bu esa ma'noni idrok etishga salbiy ta'sir qiladi. Agar ish maktubida biron bir fikrning muhimligini ta'kidlash kerak bo'lsa, kirish iboralarini qo'llagan ma'qul, masalan, "Iltimos, shartnomani yangilash uchun hujjatlar to'plamini 02/10/2017 dan kechiktirmay taqdim etishingiz kerakligini unutmang. ” yoki “Iltimos, shartnomani uzaytirish uchun hujjatlar 02/10/2017 yilgacha topshirilishi kerakligini unutmang.”

Maxfiy ma'lumotlarni elektron pochta orqali uzatmang

Shaxsiy yoki maxfiy ma'lumotlarni uzatishda elektron pochta qutilaridan voz kechgan ma'qul, chunki tajovuzkorlar tomonidan o'zlarining g'arazli maqsadlarida foydalanish uchun ma'lumotlar ushlanib qolish xavfi mavjud. Bunday ma'lumotlar quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin: telefon raqamlari, parollar bank kartalari, shaxsiy bank hisoblari va boshqalar. Shuni yodda tutish kerakki, ma'lumotlar pochta agenti serverida saqlanadi va agar buzilgan bo'lsa, o'g'irlanishi mumkin.

Xat oxirida jo'natuvchining imzosi bo'lishi kerak.

Yuqorida aytib o'tilganidek, har bir yuborilgan xat ma'lum bir imzoni o'z ichiga olishi kerak. Ko'pincha, pochta qutisi ishlab chiquvchilari imzo bloki funksiyasini joriy qiladilar, unda siz o'zingizning ish unvoningizni, ismingizni va aloqa telefon raqamingizni kiritishingiz mumkin. Keyinchalik, bu blok avtomatik ravishda har bir harf oxirida paydo bo'ladi, bu esa yozishni osonlashtiradi. Imzoni to'g'ri yozish muhimdir, shunda qabul qiluvchi xatga javob berayotganda jo'natuvchiga to'g'ri murojaat qilish imkoniyatiga ega bo'ladi. Imzo namunasi quyidagicha ko'rinishi mumkin: "Hurmat bilan, Nikolay Aleksandrovich Petrov, +79810000000".

Xulosa qilib shuni ta'kidlash mumkinki, elektron pochta orqali biznes yozishmalarini qanday olib borishni tushunish uchun siz qo'shimcha va murakkab asoslarni o'zlashtirishingiz shart emas. Siz shunchaki asosiy odob-axloq qoidalariga rioya qilishingiz va rus tilining me'yorlariga rioya qilishingiz kerak.

Biznes suhbati Yozuvlarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Biznes yozishmalarining eng dolzarb muammolari

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi Qisqa vaqt, lekin odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi sheriklikka zarar etkazishi yoki potentsial mijozni begonalashtirishi mumkin. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, ma'lum qoidalar mavjud: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

1. Xat yozishdan oldin uning xususiyatlarini aniqlang:

xat turi (qoplama, kafolat, buyurtma, eslatma, bildirishnoma va boshqalar; taqdimnoma xati yoki javobni taklif qilish);

adresat uchun qulaylik darajasi (siz barcha kerakli fikrlarni bitta harfda ko'rsatishingiz mumkinmi yoki sizga ikkinchi, aniqlovchi kerakmi);

yetkazib berishning shoshilinchligi (agar xat shoshilinch bo'lsa, uni ro'yxatdan o'tgan pochta yoki elektron pochta orqali yuborish yaxshiroqdir).

2. Mavjud shablonlardan foydalanib xat yarating, uning turiga qarab, shuningdek, GOST R 6.30-2003 ga tayanadi. “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

3. Har qanday biznes xat quyidagi umumiy tuzilishga ega:

• jo'natuvchi tashkilotning nomi;
• yozilgan sana;
• oluvchining manzili, ma'lum bir muxbirni ko'rsatish;
• ochilish manzili;
• maktubning mavzusi va maqsadini ko'rsatish;
• asosiy matn;
• xulosa (odoblilik formulasi);
• jo'natuvchining imzosi;
• qo'llash ko'rsatmasi va nusxalarini tarqatish (agar mavjud bo'lsa).

4. Ish xatini tayyorlashda Microsoft Word matn muharriridan foydalaning:

Times New Roman shriftida, shrift o‘lchami 12-14 ball, qatorlar oralig‘i – 1-2 balldan foydalanish;

Pastki o'ng tomonda harfning sahifa raqamlarini joylashtiring;

matnni A4 formatida chop etishda 1,5–2 satr oralig'i, A5 formati yoki undan kamroq - bir qator oralig'idan foydalaning. Tafsilotlar har doim bir qator oralig'i bilan yoziladi.

5. Agar siz tashkilot nomidan gapirayotgan bo'lsangiz va bosma xat jo'natmoqchi bo'lsangiz, kompaniya blankalaridan foydalanganingizga ishonch hosil qiling, chunki uning mavjudligi bo'ladi tashrif qog'ozi sizning kompaniyangiz. Rasmiy shaklni tayyorlashda alohida e'tibor bering, bu ko'nikma har qanday ofis xodimi uchun majburiy bo'lishi kerak.

6. Xalqaro yozishmalar uchun xat adresat tilida yoki ingliz tilida yozilishi kerak(ish munosabatlarida eng keng tarqalgani kabi).

7. To'g'ri, ishbilarmonlik ohangini saqlang. Xatni muxbir bilan yaqinligingiz darajasiga qarab, "Aziz + To'liq ism" yoki "Aziz + to'liq ism" so'zlari bilan boshlanishi mumkin bo'lgan manzildan boshlang. Yodda tuting, manzildagi yoki adresat belgisidagi so'zlar hech qanday holatda qisqartirilmasligi kerak (masalan, "hurmatli" "uv." yoki "bo'lim boshlig'i" "bo'lim boshlig'i") - bu qoidalar. biznes odob-axloq qoidalari. Xatingizni har doim hamkorlikingiz uchun minnatdorchilik bilan yakunlang. Imzodan oldin "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan, ..." iborasi bo'lishi kerak. Rasmiy yozishmalarda "siz" ga murojaat qilish mumkin emas, hatto siz muxbir bilan do'stona munosabatda bo'lsangiz ham.

8. Lug'atingizni diqqat bilan tanlang, noto'g'ri va noaniq iboralardan qoching va professionallikdan ortiqcha foydalanishdan saqlaning.. Xat tushunarli bo'lishi kerak.

9. Xat mazmunini ma'noli paragraflarga ajrating, shunda qabul qiluvchiga tushunarli va qiyin bo'lmaydi.. Qoidaga rioya qiling: birinchi va oxirgi xatboshilarda to'rttadan ko'p bo'lmagan bosma qatorlar, qolganlari esa sakkiztadan oshmasligi kerak.

10. Ishbilarmonlik xatlariga qabul qilingan odob-axloq qoidalariga muvofiq javob bering: yozma so'rov uchun - olingan kundan boshlab 10 kun ichida; faks yoki elektron pochta orqali yuborilgan xatlar uchun - dam olish kunlaridan tashqari 48 soat ichida.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalar

Kompaniya xodimlari o'rtasidagi biznes yozishmalari uchinchi shaxsga yuborilgan yozishmalarga qaraganda ancha soddalashtirilgan.

• qisqa bo'lishi;
• tadbirkorlik xususiyatiga ega bo'lishi;
• xatda sana ko'rsatilishi kerak;
• Xat oxirida xushmuomalalik formulasi va imzosi bor.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalariga misol sifatida kunning qahramoniga yoki lavozimga ko'tarilgan xodimga rahbar yoki jamoa nomidan tabrik xati bo'lishi mumkin.

Loyihalarni yozma ravishda muhokama qilishda odatda biznes xatining bir nechta majburiy elementlari qo'llaniladi - mavzu, murojaat, xulosa masalaning mohiyati va bosma imzo bilan xushmuomalalik formulasi.

Esda tutingki, harf shakli va kerakli shablon ishbilarmonlik yozishmalari darajasiga va oluvchiga taqdim etmoqchi bo'lgan ma'lumotlar turiga qarab tanlashingiz kerak.

1 448 0 Yigirma birinchi asrning kelishi va kompyuterlarning keng qo'llanilishi bilan qog'ozdagi ish yozishmalar deyarli yo'q bo'lib ketdi - u faqat haddan tashqari rasmiyatchilik talab qilinadigan joylarda qo'llaniladi. Ammo bu umuman biznes yozishmalari qoidalari ham yo'q bo'lib ketgan degani emas. Hatto elektron pochta xabarlarida ham ularga rioya qilish kerak.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari

Birinchi marta ish maktubi yozish uchun o'tirganingizda, ehtimol siz chalkashib ketasiz. Axir, bu do'stingiz yoki qarindoshingizga xabar yuborish bilan bir xil emas. Suhbatdoshingiz bilan qanday bog'lanish mumkin? Men kulgichlardan foydalanishim kerakmi yoki yo'qmi? Bu ko'p sonli maydonlarni qanday to'ldirish kerak?

Siz tartib bilan boshlashingiz kerak va boshlashni unutmang umumiy qoidalar ishdan elektron pochta xabarlarini qayta ishlash.

• Imtihon. Ishbilarmonlik yozishmalari sizning asosiy faoliyat sohangiz bo'lmasa, pochtangizni ikki marta tekshirishingiz mumkin - ertalab, ishga kelganingizda va tushlikdan keyin. Agar mijozlar va biznes hamkorlar bilan muloqot kundalik faoliyatingizning bir qismi bo'lsa, ish stolida harflar haqida bildirishnomalarni ko'rsatadigan elektron pochta mijozini o'rnatish osonroq bo'ladi.
• Javob. So'zsiz odob xatga javobni iloji boricha tezroq yozishni talab qiladi, shuning uchun siz chalg'itishga toqat qilmaydigan narsa bo'lsa, xatlarni e'tiborsiz qoldirishingiz mumkin. Rasmiy qoidalarga ko‘ra, xat pochta orqali kelgan bo‘lsa, o‘n kun oldin, faks orqali kelgan taqdirda esa ikki kun oldin javob berilishi kerak.
• Saqlash. Elektron pochta xabarlari spam jildiga tushmasligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Bundan tashqari, ularni o'chirib bo'lmaydi: aks holda, agar ziddiyatli vaziyat, shunchaki yozishmalarga murojaat qilib, kim haq ekanini ko'rish mumkin bo'lmaydi.
• Foydalanish. Siz kompaniyaning elektron pochta manzilidan faqat uning nomidan yozishmalarda foydalanishingiz mumkin. Agar biron sababga ko'ra yozishmalar uchun shaxsiy elektron pochtadan foydalanishingiz kerak bo'lsa, u rasmiy ko'rinishga ega ekanligiga va odobsiz yoki qo'pol so'zlar yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak.
  Biz xotirani saralab oldik, javob vaqtini va qaysi elektron pochtadan foydalanishni aniqladik. Bularning barchasini eslab qolish oson va siz davom etishingiz mumkin Keyingi qadam: Ish xati keldi. Suhbatdoshingizni xafa qilmasdan qanday javob berish kerak?
• To'g'ri. "Salom Vasya, men sizning xatingizni oldim va men o'yladim ..." kabi xatlar shaxsiy yozishmalar uchun ajratilishi kerak. Ish yozishmalarini olib borish to'g'rilik va xushmuomalalikni talab qiladi. Siz jargon, ifodali yoki qo'pol iboralarni ishlata olmaysiz. Agar siz suhbatdoshingiz bilan bir necha yil ishlagan bo'lsangiz ham, kulgichlardan foydalana olmaysiz. Siz o'zingizga "siz" deb murojaat qila olmaysiz va tanish bo'la olmaysiz - xat muloyim va quruq bo'lishi kerak.
• Barkamol. Savodxonlik - bu madaniy rivojlanish ko'rsatkichi, intellektual daraja, kompaniya obro'sini saqlab qolish va maktubni zamonaviy yozish usuli. Agar siz rus yozma tilini yaxshi bilmasangiz - bu ko'pincha shunday bo'ladi va sharmandalik uchun sabab bo'lmasa - grammatika, imlo va tinish belgilarini tekshirish uchun maxsus xizmatlardan foydalaning.
• Etarlicha. Agar suhbatdoshingiz nima haqida gapirayotganingizni tushunmasa, hatto eng malakali va to'g'ri javob ham behuda ketishi mumkin. Shuning uchun siz professional atamalarni ishlatishdan voz kechishingiz yoki ularga tushuntirish berishingiz kerak. Bundan tashqari, suhbatdoshni chalkashtirib yuborishi mumkin bo'lgan juda murakkab yoki juda keng tarqalgan bo'lmagan so'zlarni ishlatmaslik kerak. Va, albatta, siz ma'nosiga shubha qiladigan so'zlarni kiritmasligingiz kerak.
• Mantiqiy. Agar javobni bilmasangiz, suhbatdoshingizdan kutishni, bilib olishni va boshqa xat yozishni so'rang. Agar ma'lum bo'lsa, u maktubda izchil, mantiqiy va aniq taqdim etilganligini tekshiring va shundan keyingina uni yuboring.
• Chiroyli. Dizayn mazmunidan kam emas. Siz paragraflardan foydalanishingiz, savolni keltirishingiz va shundan keyingina javob berishingiz, raqamlangan va markirovka qilingan ro'yxatlardan foydalanishingiz kerak.

Kiruvchi xatga javob berish uchun uni malakali, to'g'ri, adekvat va mantiqiy bajarish kifoya. Lekin birinchi xatni qanday yozish kerak?

Birinchidan, uni to'g'ri formatlashingiz kerak:

• Mavzu . Elektron pochtaning asosiy qismidagi "Mavzu" maydonini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak, chunki uni o'qish orqali suhbatdosh undan talab qilinadigan narsa haqida birinchi taassurotni shakllantiradi. Ideal holda, u quyidagicha ko'rinishi kerak: "Korxonaning nomi, muammoning mohiyati" - "Romashka" OAJ. Shisha buyumlar."
• Imzo . Ko'pgina elektron pochta xizmatlari sizga avtomatik imzoni o'rnatishga imkon beradi, unda quyidagilar bo'lishi kerak: "Ism, lavozim, kompaniya" - "Romashka" OAJ bosh hisobchisi I.V. Makarova. Ushbu shakl oluvchiga kimga murojaat qilayotganini va javobini qanday boshlashni osongina aniqlash imkonini beradi.
• Salom . Salom tanish bo'lmasligi kerak - "Salom", "xayrli kun", "aloha" yoki boshqa shunga o'xshash variantlar mavjud emas. Neytral "Salom" yoki "Xayrli kun" yaxshi bo'lardi.
• Shikoyat qilish . Nomi bo'yicha manzillar - "Anya" - to'liq ism o'rniga - "Anna Dmitrievna" tanish ko'rinadi va xatning butun taassurotini buzishi mumkin. Shuning uchun, ism va otasining ismi bo'yicha manzilni tanlash yaxshidir.
• Uzunlik . Juda uzun xatlar ko'p vaqt talab etadi va o'qish qiyin. Shuning uchun optimal hajm matn muharririning standart sahifasiga mos keladigan hajm deb hisoblanadi.

Xatlar, javoblar va yangi harflar bilan ishlashning umumiy qoidalari - bularning barchasini yozishni o'rganish qiyin emas. Ammo yana bir nechta nuanslarni eslash kerak:

• Tarkib . Xatda nima uchun yozilganligi, uning izchil tavsifi, so'ngra savollar va takliflar bo'lishi kerak.
• Muhimligi . Aksariyat elektron pochta xizmatlarida “Muhim!” katakchasi bor, uni yozishda tekshirishingiz mumkin. Keyin bunday xat oluvchining papkasida ta'kidlanadi.

MUHIM! Siz shunchaki katakchadan foydalana olmaysiz - aks holda chinakam shoshilinch xat o'ylamasdan ta'kidlanganlarning ko'pligiga botib ketadi.

• Dialogning oxiri . So'zsiz odob qoidalariga ko'ra, uni boshlagan kishi yozishmalarni tugatadi.
• Vaqt. Ish kunining oxirida va juma kuni tushdan keyin xat yuborish nafaqat yomon shakl, balki behuda fikrdir - baribir, javob faqat ertasi kuni ertalab yoki hatto dushanba kuni keladi.
• Xushmuomalalik . Sizni yaqinlashib kelayotgan bayram bilan tabriklashimiz kerak. Javobingiz uchun rahmat. Agar shoshilinch xatga zudlik bilan javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda qabul qiluvchiga xabar berish kerak.
• Qo'shimchalar . Har qanday ilova arxivga saqlanishi kerak va bu haqda oluvchiga xatning matn qismida alohida xabar berilishi kerak.

MUHIM! Elektron ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari suhbatdoshga ehtiyotkorlik bilan munosabatda bo'lishni talab qiladi - siz unga gapirishga, savollar berishga ruxsat berishingiz va ultimatum shaklida hech narsa talab qilmasligingiz kerak.

Elektron pochta yozishmalarining turlari

Xat yuborilgan joyga qarab yozishmalarni tartibga soluvchi qoidalar biroz farq qilishi mumkin.

• Ichki yozishmalar o'z korxonangizning ishiga to'sqinlik qilmaslik uchun xatlarga o'sha kuni javob berish tavsiya etilishini, shuningdek, xatning ohangi boshqa holatlarga qaraganda bir oz tanishroq bo'lishi mumkinligini anglatadi.

MUHIM! Ichki yozishmalar uchun yagona shablonni ishlab chiqish maqsadga muvofiq bo'lar edi, unga ko'ra xodimlar tuzilma ustida miyalarini chalg'itmasdan, tezda xat yozishlari mumkin.

• Tashqi yozishmalar ko'proq rasmiyatchilikni, shuningdek, professional jaranglarni filtrlash zarurligini anglatadi - ko'pincha boshqa kompaniyaning suhbatdoshi aniq so'zlarni tushunmaydi.
• Xalqaro yozishmalar kattaroq rasmiyatchilikni, shuningdek, vaqt zonalarini hisobga olish zarurligini nazarda tutadi. Shunday qilib, ertalab Nyu-Yorkka xat jo'natmasligingiz kerak va javob yaqin kelajakda, tashvishlanib, shoshilib kelishini kutmasligingiz kerak, chunki xatga javob berishi kerak bo'lgan xodim, ehtimol, hali ham yotoqda yotibdi.

Biroq, katta farqlar yo'q. Xushmuomalalik, savodxonlik va so'rovni aniq shakllantirish qobiliyati hamma joyda qadrlanadi.

Ish xatini qanday yozish kerak

Hujjatni tayyorlash uchun foydalaning Microsoft Word va quyidagi qoidalar:

• tashkilot blankasi;
• Times New Roman shrifti;
• keng maydonlar;
• hajmi 12-14 p.;
• qator oralig'i - 1-2 p.;
• Harfning sahifa raqamlarini pastki o'ng tomonga qo'ying.

Agar bu xalqaro yozishmalar bo'lsa, u holda xat adresat tilida yoziladi.

Ish xatining tuzilishi:

1. Shikoyat qilish;
2. Preambula;
3. Asosiy matn;
4. Xulosa;
5. Imzo;
6. Ilova.

Yana nimani eslash muhim:

• Suhbatdoshingizga "siz" dan foydalanib murojaat qiling.
• Agar siz qabul qilingan xatga javob yozayotgan bo'lsangiz, bu haqda boshida qayd qiling, masalan: "Sizning so'rovingizga, 01.01.2020 yildagi ..."
• Agar xat tajovuzkorlik bilan qabul qilingan bo'lsa, raqibingizga o'xshamang va yozishmalaringizda tajovuzkor, iltimos yoki buyruq ohangini ishlatmang.
• Har bir yangi fikrni yangi satrga yozing, shunda ma'lumot yaxshiroq qabul qilinadi. Uzoq paragraflar yaratmang. Maksimal 5-7 jumla.
• Caps Lock bilan yozilgan so'zlardan saqlaning ( bosh harflar bilan) - bunday matn tahdid sifatida qabul qilinadi.
• Yuboruvchining aloqa ma'lumotlarini va xat yuborilgan sanani qo'shishni unutmang.
• Ish yozishmalarida kulgichlar yoki tirnoq belgilaridan foydalanmang.
• foydalanmang xorijiy so'zlar, ruscha sinonimni tanlang.
• Bitta shriftda yozing. Rangli matn yoki ortiqcha tagiga chizish, qalinlash va hokazolardan foydalanmang.
• Suhbatdoshingiz bilan xushmuomala bo'ling va muloqotda ochiq bo'ling. Uning fikrini aniqlang va bu haqda qanday fikrda ekanligini so'rang. Empatiya va hurmatni namoyon eting.
• Raqibingiz sizga qanday javob berishini kuzating.

Foydalanish uchun maqbul standart iboralar

Har safar fikringizni qanday shaklda qo'yishni o'ylamaslik uchun siz biznes yozishmalari uchun qabul qilingan standart iboralardan foydalanishingiz mumkin:

• Shikoyat qilish. "Salom, aziz Igor Petrovich"- agar siz oluvchini shaxsan bilsangiz. "Salom, janob Smirnov"- agar siz unga hayotingizda birinchi marta yozsangiz. Odatda harbiylarga murojaat qilinadi "Salom, o'rtoq polkovnik Smirnov".
• Eslatma. Standart misol iboralar: "Sizga shuni ma'lum qilamizki ...". ga o'zgartirilishi mumkin "Iltimos, xabardor bo'ling", "Sizga xabar beramiz", "Sizga xabar beramiz".
• Tushuntirish. Qabul qiluvchiga xatning maqsadi to'g'risida eng boshida xabar berish uchun siz quyidagi konstruktsiyalardan foydalanishingiz mumkin: “So‘rovingizga javoban...”, “Ishlarni bajarish maqsadida...”, “Yordam berish maqsadida...”, “Sizning xohishingizga ko‘ra...”.
• So'rov. Maktubdagi so'rov formulaga muvofiq bo'lishi kerak "Sizdan so'raymiz…".
• Taklif. “Biz sizga taklif qila olamiz...”, “Sizga tavsiya qilamiz...”.
• Tasdiqlash. “Tasdiqlaymiz...”, “Oldik...”.
• Rad etish. “Taklifingiz rad etildi...”, “Quyida tavsiflangan sabablarga ko‘ra biz rozi bo‘la olmaymiz...”, “Taklifingiz ko‘rib chiqildi va konstruktiv emasligi aniqlandi”..

Rasmiylik ishbilarmonlik yozishmalari uchun eng yaxshi hamrohdir, lekin rasmiy iboralar ortida ma'no yo'qolmasligi juda muhimdir. Yaxshi namuna ish xati quyidagicha ko'rinadi:

Salom, Igor Petrovich!

Kengayish munosabati bilan "Romashka" OAJ uskunalar ishlab chiqarish uchun xom ashyo partiyalarini 25 foizga oshirishi kerak. "Margaritka" kompaniyasi bilan hamkorligimiz 5 yil davom etdi va hozircha shikoyat qilish uchun hech qanday sabab yo'q. Shuning uchun biz etkazib berishni ko'paytirish imkoniyatlari va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklarni muhokama qilishni taklif qilamiz.

Samarali hamkorlikni orziqib kutamiz, Bosh direktor"Romashka" OAJ, Smirnov G.V.

******************************************************************************

Do'stimiz yoki qarindoshimizga xat yozganimizda, xatolar va tinish belgilariga e'tibor bermaslik, so'zlarni o'zimiz xohlagancha qisqartirish va jargon ishlatishimiz mumkin. Asosiysi, nima haqida gapirayotganimizni aniq ko'rsatish. Ammo notanish yoki notanish odamga xat yozsak va undan javob olmoqchi bo'lsak, unda ba'zi qoidalarni hisobga olishimiz kerak.

Muloqot qoidalari

1 . Har doim xat mavzusini ko'rsating.

"Mavzu" maydoni har qanday holatda ham to'ldirilishi kerak va uning xabar mazmuniga mos kelishi juda ma'qul.

Misol uchun, agar siz 5 mart kuni maslahatlashuv uchun uchrashuv tayinlamoqchi bo'lsangiz, yozing: "Konsultatsiya uchun ro'yxatdan o'ting (03/05).

2. Xatga javob berayotganda yozishmalar tarixini saqlang.

Biror kishidan xat olganingizda, unga uchta usulda javob berishingiz mumkin:

1. Yuboruvchining manzilidan nusxa oling va unga yangi xat yozing.
2. Xabarning pastki qismidagi maxsus javob maydonini bosing.
3. "Javob berish" tugmasidan foydalaning.

Ish yozishmalari uchun siz uchinchi usulda javob berishingiz kerak, ya'ni "Javob berish" tugmasini bosing. Yangi elektron pochta ochiladi, siz olgan xabarni takrorlaydi. Mavzu bir xil, faqat "Re:" prefiksi bilan asl matn to'liq iqtibos qilingan.

Bu standart javob shakli va siz u haqida hech narsani o'zgartirmasligingiz kerak. Javobingiz keltirilgan matndan oldin chop etilishi kerak. Bu suhbatning har bir ishtirokchisi istalgan vaqtda muhokama qilingan narsalarni eslab qolishi uchun amalga oshiriladi.

3. Har doim salom ayting va suhbatdoshingizga "siz" deb murojaat qiling.

Har qanday xabar salomlashish bilan boshlanishi kerak. Va agar u individual bo'lsa, yaxshiroqdir. Agar kerak bo'lsa, suhbatdoshni ism bilan, aks holda - ismi va otasining ismi bilan chaqiring.

Xatni quyidagi konstruktsiya bilan tugatish tavsiya etiladi: Hurmat bilan, ... (ism/familiya yoki ism/otaning ismi).

Masalan: Salom, Aleksey Petrovich. Iltimos, shartnomani Ivan Mixaylovichga yuboring. Hurmat bilan, Ilya Krivosheev

4 . Iloji boricha tezroq javob bering.

Xabarga qanchalik tez javob bersangiz, shuncha yaxshi. Ideal holda bir necha soat ichida. Ammo bu bir necha kun ichida ham mumkin. Javob berish uchun qancha uzoq kutsangiz, bu sizning obro'ingizga shunchalik yomon ta'sir qiladi.

Xabar matniga kelsak, uni yozishda siz ham ba'zi qoidalarga amal qilishingiz kerak.

Maxsus, lekin batafsil yozing

Boshqa odam nimani nazarda tutayotganingizni taxmin qilishga majburlamang. Agar muammo aniq bo'lmasa, uni iloji boricha batafsil tasvirlab bering: qanday natijaga erishdingiz, aniq nimaga erishmoqchisiz va suhbatdoshingizdan nima talab qilinadi.

Ammo bu siz barcha tafsilotlarni batafsil ko'rsatishingiz kerak degani emas. Keraksiz narsalarni o'tkazib yuboring - boshqa odamning vaqtini qadrlang.

Qisqa va mazmunli yozishga harakat qiling

Masalan, xotiningiz, qaynonangiz va boshqa qarindoshlaringizning ahvoli haqida gapirishning hojati yo'q.

O'lchamga kelsak, ideal holda bitta "ekran" (aylantirish yo'q). Maksimal - A4 varag'iga mos keladigan matn hajmi.

Sog'lom fikr va odob-axloqdan foydalaning

Xushmuomala, ehtiyotkor bo'ling, xatlaringiz va vaqtingiz uchun rahmat.

Siz mutlaqo qila olmaydigan narsa

1 . Tinish belgilarini suiiste'mol qilish.

Bitta undov yoki savol belgisi yetarli. Ular takrorlanmasligi kerak. Bundan tashqari, ellipslardan ortiqcha foydalanmang.

"Yomon" harfga misol:

2. Turli xil shriftlar, harf o'lchamlari va ranglardan foydalaning.

Pochta saytlari va dasturlari ushbu sozlamalarni o'zgartirishga imkon beradi. Siz g'ayrioddiy shriftni tanlashingiz, harflarni kattaroq yoki kichikroq qilishingiz, matnni ranglashingiz mumkin turli ranglar. Ammo bu biznes yozishmalarida noo'rin!

Hech narsani o'zgartirmaslik va hamma narsani sukut bo'yicha qoldirmaslik yaxshiroqdir. Qabul qilinadigan yagona narsa, ba'zi so'zlarni qalin yoki kursiv bilan ajratib ko'rsatishdir. Lekin faqat kerak bo'lganda!

"Yomon" harfga misol:

3. Smayli rasmlarini joylashtiring.

Shaxsiy yozishmalar uchun quvnoq va qayg'uli yuzlarni, gullar va yuraklarni qoldiring. IN ish xatlari Imo-ishoralarni ishlatmaslik yaxshiroqdir - na matn, na rasmlar.

"Yomon" harfga misol:

4 . Matnni katta harflar bilan chop eting.

Internetda katta harflar bilan matn kiritish yomon odob hisoblanadi. Bu ham biznes, ham shaxsiy yozishmalar, shuningdek, ijtimoiy tarmoqlar, Skype, forumlar va boshqa joylarda muloqot qilish uchun amal qiladi. Bundan tashqari, bu butun matnga ham, alohida so'zlarga ham tegishli.

Caps Lock klaviatura tugmasi bosh harflar uchun javobgardir. Ya'ni, agar sizning barcha harflaringiz bosh harflar bilan yozilgan bo'lsa, uni bir marta bosib, qo'yib yuborishingiz kerak.

Bundan tashqari, xatning "mavzusini" katta harflar bilan chop qilmang - bu hurmatsizlikning balandligi!

Eslatmada. Alohida so'zlarni va butun matnni katta harflar bilan yozish baqirish kabi tuyuladi. Qichqiriq esa tajovuzkorlikdir, bu madaniy yozishmalardan tashqariga chiqadi.

Agar siz haqiqatan ham matnda biror narsani ajratib ko'rsatishingiz kerak bo'lsa, uni qalin yoki kursiv yordamida bajarish yaxshiroqdir.

Shuningdek, maktubning mavzusida sabrsizlikni ifodalovchi "Shoshilinch", "Muhim" va boshqalar so'zlaridan qochish tavsiya etiladi.

Savodxonlik

Bu borada juda qattiqqo'l bo'lmaslik kerak, lekin xatlaringizda to'g'ri yozishga harakat qiling. Bir nechta oddiy maslahatlar:

• Har bir jumla bosh harf bilan boshlanishi kerak. Uni yozish uchun Shift tugmachasini bosib ushlab turing.
• Har bir gap oxirida nuqta bo'lishi kerak. Rus klaviaturasi tartibida u o'ngdagi pastki qatorda (Shift-dan oldin) joylashgan.
• Vergulni kiritish uchun Shift tugmachasini bosib turing va nuqta tugmasini bosing.
• Vergul yoki nuqtadan oldin bo'sh joy qo'ymang. Ulardan keyin bo'sh joy bo'lishi kerak.

Va Word matn muharriridan (Writer) qanday foydalanishni hech bo'lmaganda ozgina biladiganlar uchun yana bir maslahat. Avval ushbu dasturda harfni kiriting. U xatolarni qizil chiziq bilan ajratib ko'rsatadi va bunday so'zni o'ng tugmasini bosib, uni tuzatishingiz mumkin.

Tayyor matnni xat maydoniga nusxalash va joylashtirish. Lekin kiritishdan oldin formatlashni o'chirib qo'yishingiz kerak, shunda u formatlashsiz qo'shiladi Word dasturlari(yozuvchi).

Buni amalga oshirish uchun mail.ru saytida yuqoridagi "Dizaynni o'chirish" yozuvini bosing.

Yandex.Mail-da - o'ngdagi "Dizaynni o'chirish" tugmasi.

Yopishdan so'ng tashqi ko'rinish qayta yoqilishi mumkin.

Ishbilarmon doiralarda munosib ko'rinishga intilayotgan har doim undan foydalanadi. Va u doimo asosiy narsani eslaydi - elektron pochta na qabul qiluvchiga, na u vakili bo'lgan kompaniyaning obro'siga, na biznes imidjiga dog' tushirmasligi kerak.

Biznes elektron yozishmalarini to'g'ri va malakali olib borish qobiliyati zamonaviy menejer imidjining asosiy tarkibiy qismidir. Bu ham umumiy madaniy daraja belgisi, ham shaxsiy professionallik ko'rsatkichidir. Inson o'z fikrlarini qanday shakllantirish va rasmiylashtirishga qodir ekanligiga qarab, uning boshqalarga va shaxsan o'ziga bo'lgan munosabatini ishonch bilan baholash mumkin. Ehtiyotkorlik bilan yozilgan elektron pochta hamkorlar va hamkasblar oldida muallifning ishbilarmonlik obro'sini osongina buzishi mumkin.

Elektron pochta orqali biznes yozishmalari uchun qoidalar

1. Ishchi elektron pochta manzilingizdan faqat biznes maqsadlarida foydalaning. Agar siz ish vaqtida ish serveridan xat yuborsangiz, u chiquvchi va kiruvchi xatlar saqlanadi. Sizning ish beruvchingiz istalgan vaqtda xatni o'qishi mumkin. Ish yozishmalarini faqat ofis devorlari ichida olib boring.

2. Sizning xabaringiz kimga qaratilganligini va undagi ma'lumotlar kimga foydali bo'lishi mumkinligini aniq tushuning. Sizning maktubingiz kimga qaratilgan? Mijozgami? Hamkorgami? Hamkasbmi? Bo'ysunuvchigami? Rahbargami? Qabul qiluvchi "kimga" ustunida, qiziquvchilar esa "nusxa" da ko'rsatilgan. Hech qachon qo'shimcha nusxalarni, ayniqsa xo'jayiningizga yubormang. Agar uchinchi shaxslar elektron pochtada eslatib o'tilgan bo'lsa, ular odatda "nusxa olish" ustuniga kiritiladi.

3. Xabarning maqsadini o'zingiz uchun shakllantiring. O'z oldingizga qanday maqsadni qo'ygansiz: maktubingiz o'quvchisidan nimaga erishishga intilasiz? Qanday reaktsiyani kutmoqdasiz? Qabul qiluvchi sizning xabaringizni o'qib chiqib, undan nima kerakligini darhol tushunishi kerak. Elektron yozishmalarni olib borish qoidalari:

Agar siz voqealarga individual nuqtai nazarni keltirmoqchi bo'lsangiz - birinchi shaxsdan (biz, men)
Agar sizning xabaringiz so'rov yoki ko'rsatma xarakteriga ega bo'lsa - ikkinchi shaxsdan (siz, siz)
Agar siz tashqi kuzatuvchi sifatida xat yozayotgan bo'lsangiz va qabul qilingan faktlar yoki voqealar haqida qabul qiluvchiga xabar berishni istasangiz - uchinchi shaxsda (ular, u, u).

4. "Mavzu" maydonini bo'sh qoldirmang. Elektron pochtani olgan ko'pchilik odamlar mavzu maydoniga qarab yozishmalarni tekshirishni boshlaydilar. Biror kishi xatni bir necha soniya ichida o'qishga qaror qiladi, shuning uchun xatning mazmuni mavzu satrida aks ettirilishi kerak. Mavzu qisqa, aniq va ma'lumotli bo'lishi kerak.

5. Tarkibni aniq saqlang: manzil va salomlashish, asosiy qism, xulosa, imzo, kontaktlar. Har qanday harf o'z ichiga olishi kerak elektron pochta odobi. Dangasa bo'lmang va qabul qilingan tarkibning biron bir qismini o'tkazib yubormang; to'g'ri formatlangan xat sizning professionalligingizning ko'rsatkichidir.

6. Murojaat qiluvchiga murojaat qilish va salomlashish unga bo'lgan hurmatingizning ko'rsatkichidir. Iloji bo'lsa, har bir harfni shaxsiy xabar va salomlashish bilan boshlang. Xushmuomalalik belgisi suhbatdoshingizga ismingiz bilan murojaat qilishdir. Manzildan keyin, agar xabarga kundalik belgi berishni istasangiz, vergul qo'ying. Va agar siz rasmiyatchilik va ahamiyatlilikni ta'kidlamoqchi bo'lsangiz, undov belgisidan foydalaning, hatto bu xat siz tez-tez muloqot qiladigan hamkasbingizga qaratilgan bo'lsa ham.

7. Printsipga rioya qiling: qisqa va aniq (KY). Biznes elektron pochta yozishmalarining asosiy qoidalaridan biri bu "minimal so'zlar - maksimal ma'lumot". O'z fikrlaringizni aniq (aniq), izchil, qisqa va tushunarli tarzda taqdim eting. Jumlalar qisqa bo'lishi kerak, bu adresatga kerakli ma'lumotlarni etkazishni osonlashtiradi. Bittasi bor Elektron pochtaning oltin qoidasi– qismli, bitta mavzu – bitta harf. Bir nechta bog'liq bo'lmagan g'oyalarga ega bo'lgan katta xabardan ko'ra, bir nechta elektron pochta xabarlarini (har biri bitta mavzu bilan) yuborish yaxshiroqdir.

8. Norasmiy muloqotni biznes yozishmalariga aylantirmang. Elektron pochtada hech qanday hissiyot yo'q! Agar sizda ko'rsatilgan qoidalar elektron pochta Agar siz hissiy jihatdan ta'kidlashni istasangiz, hissiy subtekst neytral, tashqi, xotirjam va to'g'ri taqdimot ohangining orqasida yashiringan bo'lishi kerak. Unga til bilan emas, mazmun orqali erishiladi.

9. Xatning asosiy matnining aniq tuzilishiga rioya qiling. Ko'pincha xat uch qismdan iborat:

Xat yozish sababi (sabab, asoslar). Bu qism odatda imkon qadar qisqa
Masalaning mohiyatini izchil bayon etish
Yechimlar, talablar, takliflar, xulosalar

10. Tashqi ko'rinish Xabarni tushunish juda oson bo'lishi kerak. Matnni paragraflarga ajrating, ular besh-olti qatordan oshmasligi kerak. Paragraflarni bir-biridan bo'sh qator bilan ajratish yaxshiroqdir. Bitta rang va bitta shriftni tanlang, shunda matn yaxshiroq qabul qilinadi. Agar zarurat bo'lmasa, undov belgilari, kulgichlar, qisqartmalar yoki kursiv elementlardan foydalanmaslik yaxshiroqdir.

11. To'g'ri yozing. Savodsiz yozish muallifning yetarli bilimga ega emasligidan dalolat beradi. Sizning biznes obro'ingiz matndagi xatolar va xatolar tufayli obro'sizlanadi. Xat yuborishdan oldin, elektron pochta odobi xatni diqqat bilan qayta o‘qib chiqishingizni tavsiya qiladi. Ko'pgina elektron pochta dasturlari va matn muharrirlari tinish belgilari va imloni tekshirishlari mumkin va agar xatolar topilsa, ular tuzatish variantlarini taklif qilishadi. Ushbu xizmat elektron pochta xabarlarini yozish uchun talab qilinadi.

12. Qo'shimchalarga qanday hujjatlarni kiritish kerakligini ko'rib chiqing. Siz xatning tanasiga kiritmasligingiz kerak batafsil ma'lumot, uni alohida fayl sifatida yuborish yaxshiroqdir. Elektron pochtaning mavzu satrida qaysi faylni qo'shayotganingizni ko'rsatishni unutmang, aks holda qabul qiluvchi uni virus deb hisoblashi mumkin. Yuborishdan oldin barcha fayllar antivirus dasturi yordamida skanerdan o'tkazilishi kerak.

13. Har doim aloqa ma'lumotlarini yozing va obuna bo'ling. Bu sizni yaxshi tomondan ko'rsatadi va o'zingizni ko'rsatadi professional sifat. Imzo besh yoki olti qatordan oshmasligi kerak. U kompaniya nomi, ismingiz va familiyangiz va lavozimingizdan iborat bo'lishi kerak. Odatda, tashqi qabul qiluvchilar uchun sizning elektron pochta manzilingiz, telefon raqamingiz va kompaniya veb-sayti manzili ham ko'rsatiladi.

14. Postscript ish yozishmalarida juda kam qo'llaniladi. Agar siz xabaringizda postskriptdan foydalansangiz, bu sizning xat mazmuni haqida etarlicha o'ylamaganligingizdan dalolat beradi.

15. Faqat ichida maxsus holatlar o'qilganligi to'g'risidagi kvitansiya beriladi. Odatda, o'qish kvitansiyasi faqat tashqi qabul qiluvchilar uchun va faqat qabul qiluvchidan javob kutilganda o'rnatilishi kerak.

16. “Yuqori ahamiyatga ega” katagidan faqat zarur bo‘lganda foydalaning. Agar e-pochtada shoshilinch e'tibor talab qiladigan muhim ma'lumotlar bo'lsa, "yuqori" ahamiyatini belgilang. Bu sizning pochta qutingizdagi elektron pochtangizni ta'kidlaydi. Ammo bu funksiyadan behuda foydalanish tavsiya etilmaydi.

17. Xatni yuborishdan oldin uni qayta o‘qing. Hamma narsa ixcham, aniq, tushunarli va noto'g'ri ma'lumotlar yoki grammatik xatolar bormi? Qabul qiluvchi tafsilotlari to'g'rimi? Taqdimotning ketma-ketligi va mantiqiyligini tekshiring.

18. Elektron pochta xabarlariga zudlik bilan javob bering. Xat olinganligi haqida xabar berish hamkasblar yoki sheriklarga hurmat belgisi, yaxshi odob belgisidir. Agar siz hozirda xatga javob bera olmasangiz, muallifga xabar berishingiz va birinchi imkoniyatda darhol javob berishga va'da berishingiz kerak. Berilgan barcha savollarga izchil javob bering. Javobingizni yangi xat sifatida boshlamang. Agar xatga 48 soat ichida javob berilmasa, qabul qiluvchi uning xatini e'tiborsiz qoldirgan yoki yo'qolgan deb o'ylashi mumkin.

19. Xat yozishni boshlagan shaxs elektron muloqotni tugatadi.

20. Shuni esda tuting Elektron pochta orqali yozishmalar uchun qoidalar, yoki to'g'rirog'i, ularning muvofiqligi zamonaviy professional menejerning ko'rsatkichidir.